Bag 1 Melakukan Prosedur Administrasi

Disusun oleh :Siti Aisyah HA,BA

Milik SMKN 1 MataramTidak Diperjualbelikan

2008

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 1

PEMERINTAH KOTA MATARAMDINAS PENDIDIKAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK )NEGERI 1 MATARAMJl. Pejanggik no 28 Mataram. Telp. (0370) 631244 Fax. (0370) 645133

Web: smkn1mataram.com emaill: [email protected]

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat rahmat dan hidayah-Nya modul

yang sederhana ini dapat kami susun. Modul ini merupakan tambahan bahan ajar kepada siswa,

semoga dapat di pelajari dengan baik.

Kami sadar bahwa modul ini masih jauh dari sempurna, karenanya pada kesempatan ini kami

sangat mengharapkan usul, saran atau pun kritik yang sifatnya membangun untuk perbaikan

modul ini.

Dan kepada yang terhormat: Bapak I Wayan Pura Yasnawan

Ibu Dra. Ni Nyoman Sukina

Yang telah banyak membantu dalam proses penyusunan modul ini, tak lupa pula kami haturkan

terima kasih.

Hormat,

Penyusun

Siti Aisyah, H.A.B.A


BAB IPENDAHULUAN

A. DISKRIPSIMODUL BERJUDUL : Melaksanakan Prosedur Administrasi ini merupakan salah satu modul yang harus dipelajari oleh peserta diklat program keahlian administrasi perkantoran. Dengan harapan peserta diklat atau siswa dapat menggunakannya sebagai bahan untuk menambah pengetahuan dan keterampilannya, dalam bidang surat menyurat maupun dokumentasi.

Karena kemampuan untuk menyusun surat dan menggunakannya, sangat besar peranannya dalam dunia kerja, sekaligus menyangkut kemampuan dan ketrampilan yang menunjang kelancaran dan efektifitas pekerjaan kantor.

B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL1. Bagi peserta diklat.

Bacalah setiap bagian modul ini secara cermat. Kerjakan tugas: baik secara individual maupun berkelompok dengan cermat dan benar.Bertanya, apabila ada hal-hal kurang jelas. Gunakan alat dan bahan yang tersedia dengan efisien.

2. Bagi guru/pelatihInformasikan kepada siswa, cara menggunakan modul. Cara penularan bahan dan alat yang digunakan dalam pembelajaran, durasi waktu dan metode penilaian nya.Mencatat pencapaian kemajuan siswa dan menindak lanjuti serta memberikan feed back atas pencapaian belajar siswa.

C. TUJUAN AKHIRSetelah mempelajari mata diklat ini peserta diklat diharapkan: mampu melaksanakan kegiatan menyusun, mengurus dan menggunakan surat baik pada kantor-kantor pemerintahan maupun perusahaan, mampu membedakan surat pribadi, surat dinas maupun yang lainnya sesuai dengan maksud dan tujuan surat atau dokumen.


Kegiatan Belajar 11. Kompetensi dasar: Melakuakn prosedur administrasi2. Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan:

a. Mampu melaksanakan/melakukan komunikasi internal dan eksternal.b. Dapat menyusun dokumen yang berlaku di kantor/organisasi.

Materi:A. Pengertian, Tujuan Dan Fungsi Surat Menyurat

Dalam masyarakat moderen segala kegiatan lebih banyak tergantung pada surat menyurat baik perorangan, lembaga pemerintahan, swasta dan organisasi kemasyarakatan. Karena surat dapat dipergunakan sebagai bukti dan media komunikasi dalam lingkungan interen maupun exteren. Surat sebagai komunikasi tertulis dinilai efektif jika isi yang dikomunikasikan mengena sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan oleh pengirim. Surat dapat dilihat dari dua sudut, yaitu pengertian dalam arti sempit dan arti luas.Surat dilihat dari pengertian yang sempit ditafsirkan sebagai alat untuk menyampaikan berita/pesan secara tertulis sementara jika dari pengertian yang lebih luas surat tidak hanya sebagai alat atau media untuk menyampaikan berita, tetapi mencakup dokumen, tanda bukti formulir yang telah diisi, surat-surat berharga dan segala sesuatu yang dapat memberikan informasi dan dapat digunakan dalam memperlancar komunikasi.Menurut Drs. Soewito, dkk, dalam bukunya Surat Menyurat Indonesia, mengemukakan sebagai berikut: “surat merupakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi (warta,gambar) secara tertulis kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau lembaga.”Informasi dapat berbentuk pemberitahuan, penawaran, permintaan, pertanyaan, pernyataan, ide-ide, laporan atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain baik perorangan maupun lembaga.Jika informasi tersebut dilakukan terus menerus dan berulang-ulang sehingga terjadi saling komunikasi antara dua pihak atau lebih, maka komunikasi seperti ini disebut surat menyurat atau korespondensi.Surat menyurat sering dipergunakan dalam komunikasi baik oleh perorangan maupun lembaga, karena memiliki kelebihan diantaranya:

1. Adanya dokumenter hitam diatas putih2. Bahan komunikasi lebih lengkap sesuai kehendak sumbernya.3. Biayanya relatif murah

Namun demikan komunikasi dengan surat memerlukan beberapa persiapan yang relatif banyak, yakni meliputi :

1. Dikte/pengimlakan2. Penulisan konsep surat dan pengetikan3. Diperlukan bahan dan alat-alat tulis4. Pengiriman surat5. Mengagendakan dan mengarsipkan surat6. Tenaga manusia dan peralatan kantor (mesin tik/komputer)

Surat merupakan alat atau media komunikasi berfungsi sebagai berikut:a. Alat bukti tertulis (yudis)

Surat sebagai bahan pembuktian. Misalnya: akta notaris, transaksi jual beli, naskah kontrak, surat wasiat dan lain lain.


b. Alat pengingat, Surat berfungsi sebagai bahan memori yang dapat dibaca kembali jika suatu saat diperlukan.Misalnya : Surat – surat yang telah disimpan atau diarsipkan.

c. Nilai historisSurat berfungsi sebagai bahan kerja peristiwa dimasa lalu atau gambaran dimasa lalu.Misalnya: foto-foto, risalah rapat, surat, bangunan dan lain lain.

d. Duta/wakil lembaga,Surat sebagai wakil seseorang atau lembaga, surat merupakan cerminan si pengirim dan dapat dianggap sebagai lawan komunikasi oleh seseorang pada saat menerima surat.

B. Surat sebagai media komunikasi dan barometer kemajuan kantor.Komunikasi merupakan tolak ukur keberhasilan suatu lembaga, baik interen maupun exteren. Surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi penting keberadaannya bagi suatu kantor. Hal ini karena surat merupakan media perekam dari setiap peristiwa secara tertulis yang dapat disampaikan serta dipergunakan kembali jika diperlukan.Surat merupakan alat komunikasi yang menunjukkan produktifitas suatu instansi. Yang dalam hal penanganannya berbeda antara instansi satu dengan yang lainnya.Kantor yang moderen dan besar, biasanya memiliki bagian khusus untuk mengurus surat menyurat. Dibagian ini terdapat tenaga-tenaga yang khusus menangani atau mengerjakan surat masuk dan surat keluar. Hal ini dilakukan dengan maksud untuk memudahkan terlaksananya pekerjaan pokok kantor. Bagian penanganan surat menyurat merupakan sentral kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan yang penting dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari-hari yang berhubungan dengan surat menyurat. Untuk menangani surat menyurat dalam kantor diperlukan tenaga-tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.Menangani urusan surat menyurat dengan baik berarti memelihara hubungan kerjasama yang harmonis dengan relasi dan secara administratif menunjukkan tertib administrasi mencerminkan kinerja kantor dan memberi kesan kepada pihak lain bahwa kantor yang bersangkutan bekerja secaara profesional. Surat menyurat merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang meliputi:

1. Pengumpulan dan pengolahan data2. Pengiriman dan penerimaan informasi3. Penyimpanan warkat, serta memelihara hubungan kerjasama atau komunikasi.

Surat berfungsi sebagai media komunikasi interen dan eksteren. Sebagai media ekteren, surat menunjukkan kinerja kantor dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi). Secara internal surat memiliki peranan penting sebagai media komunikasi baik dari atas ke bawah (berupa instruksi dan perintah) dan sebaliknya, secara diagonal maupun secara horizontal (berupa memo, nota). Mengingat surat berperan sebagai media komunikasi maka, untuk mencegah timbulnya masalah perlu dipahami oleh pegawai hal-hal berikut:

1. Latar belakang pendidikan si penemu2. Gaya bahasa yang digunakan dalam surat3. Mengetahui siapa yang di ajak berkomunikasi4. Lingkungan kantor/perusahaan yang menerima pesan5. Mengetahui keadaan physik si penerima pesan

Selain itu pegawai yang mengurus surat perlu memahami hal-hal berikut:


1. Surat menyurat (korespondensi) yaitu bagaimana membuat konsep surat yang baik termasuk mengoreksi konsepnya.

2. Pengetikan (typing), kegiatan mengetik konsep sampai surat siap dikirim.3. Mengarsip/filling, kegiatan menyimpan dan menemukan kembali surat dengan cepat

dan tepat dengan menggunakan sistem tertentu.4. Pengurusan surat (mail handling) yaitu cara menangani surat masuk dan keluar dengan

menggunakan prosedur yang efektif dan efisien.Komunikasi dengan surat pada perinsipnya kegiatan yang sangat penting dan merupakan jantung dari kinerja kantor, karena itu penanganan surat harus profesional dan tentunya diperlukan tenaga yang memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Harus cerdas dan cekatan2. Mengetahui dan memahami struktur organisasi lingkungan kerjanya.3. Berpandangan luas, teliti, tekun dan mudah memahami isi dari suatu pesan4. Memiliki daya ingat yang kuat5. Dapat menulis yang cepat, tepat dan rapi6. Disiplin dan jujur.

Untuk tidak menimbulkan kesalah pahaman dan menjadi kendala dalam memelihara hubungan dengan pihak lain, maka perlu diperhatikan juga oleh bagian persuratan sebuah kantor (tata usaha) hal-hal dalam penulisan surat sebagai berikut:

1. Surat ditulis dengan gaya yang menarik2. Mempunyai maksud dan tujuan yang jelas3. Ditulis dengan gaya bahasa dan susunan kalimat yang mudah dipahami4. Isinya singkat, tegas dan jelas5. Menunjukkan tutur bahasa dan wibawa si pengirim6. Mencerminkan terhadap masalah yang dihadapi si penerima7. Hindari kalimat yang tidak perlu dan membingungkan, pergunakan bahasa yang sesuai

dengan pemahaman si penerima.Jadi jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi yang sangat penting bagi kantor untuk melakukan dan memelihara kerjasama dengan pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah kantor. Merupakan media komunikasi dan barometer pengukur kemajuan kantor.Dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Surat merupakan salah satu media yang efektif dalam menjaga hubungan kerjasama2. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari-hari kantor baik interen

maupun exteren.3. Penanganan surat dan pengurusan surat yang tepat mencerminkan profesionalisme

kinerja kantor.4. Tertib penanganan surat, memberi kesan keteraturan kerja kantor5. Surat merupakan bukti otentik secara tertulis.


TES KOMPETENSI 1

A. Pilih a, b, c, d dan e yang benar

1. Surat dapat dibaca kembali jika diperlukan, hal ini fungsi surat sebagai....a. Alat yuridisb. Pedomanc. Pengingatd. Dutae. Nilai historis

2. Pengertian surat dari arti sempit adalah....a. Sebagai alat penyampai berita secara tertulisb. Sebagai alat untuk komunikasi secara langsungc. Alat komuniksid. Alat pengiriman beritae. Komunikasi dua arah

3. Hal yang perlu diperhatikan petugas yang menangani surat untuk mencegah timbulnya hambatan dalam komunikasi adalah seperti dibawah ini, kecuali....a. Latar belakang si penerimab. Gaya bahasa yang digunakan dalam suratc. Mengetahui siapa yang diajak komunikasd. Pahami lingkungan kantor si penerimae. Memahami keadaan physik si penerima

4. Surat merupakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi (warta, gambar) secara tertulis kepada pihak lain atau nama sendiri atau lembaga, pengertian ini dikemukakan oleh....a. Drs.Switob. Drs. Sarwitoc. Drs. Sugiantod. Drs. Martonoe. Drs. Guritno

5. Surat berfungsi sebagai nilai historis. Hal ini surat dapat dipergunakan sebagai....a. Bahan kajian pristiwa masa lalub. Bahan pembuktian di pengadilanc. Memori yang dapat dibaca kembalid. Wakil seseorang atau organisasie. Sebagai bahan acuan

6. Surat dapat digunakan sebagai bahan acuan dalam melakukan tindakan, surat semacam ini berfungsi sebagai...a. Alat pengingatb. Alat yuridis


c. Pedomand. Dutae. Nilai historis

7. Faktor lingkungan, bahan dan latar belakang pendidikan yang berbeda dapat menimbulkan hambatan dalam berkomunikasi, hambatan itu dapat berupa? Kecuali....a. Pesan tidak sampai atau terlambat sapmpaib. Pesan kurang dipahamic. Pesan dengan mudah dimengertid. Penerima salah menafsirankane. Pesan kurang ditanggapi

8. Proses pemekaran ide, pesan, konsep, pendapat, kemauan dan maksud dari seseorang kepada pihak lain disebut....a. Surat menyuratb. Komunikasic. Waktud. Pesane. Mail handling

9. Untuk mencegah timbulnya masalah-masalah dalam hubungan atau komunikasi dengan surat, maka pegawai harus memahami hal-hal berikut, kecuali....a. Gaya bahasa dalam suratb. Lingkungan kantor/perusahaanc. Latar belakang pendidikan si penerimad. Siapa yang diajak berkomunikasie. Berapa banyak karyawan di kantor tersebut

10. Yang dimaksud dengan mail handling adalah....a. Membuat konsep suratb. Mongoreksi konsep suratc. Menangani surat masuk dan keluar dengan prosedur yang efektif efisiend.e.

11. Kegiatan menyimpan dan menemukan kembali surat dengan cepat dan tepat dengan menggunakan sistem tertentu dinamakan....a. Mail handlingb. Fillingc. Typingd. Korespondensie. Komputerisasi

12. Untuk menangani surat secara profesional diperlukan tenaga dengan syarat-syarat sebagai berikut kecuali....a. Harus cerdas dan telitib. Memiliki daya ingat yang kuat


c. Disiplin dan jujurd. Penampilan yang menarike. Memahami lingkungan dan struktur organisasi tempat kerjanya

13. Merupakan sebagai memori yang dapat dibaca kembali jika suatu waktu di perlukan, ini adalah fungsi surat sebagai....a. Nilai historisb. Bukti tertulisc. Alat pengingatd. Pedomane. Data

14. Surat sering digunakan oleh organisasi maupun lembaga untuk berkomunikasi karena hal-hal berikut kecuali....a. Ada bukti hitam di atas putihb. Biaya relatif murahc. Bahan komunikasi lengkap dan sesuai sumbernyad. Komunikasi dapat dilakukan berulang-ulange. Dapat dijadikan alat pengingat

15. Sebagai bahan kajian peristiwa masa lalu adalah fungsi surat sebagai....a. Alat pengingatb. Pedomanc. Acuand. Nilai historise. Data lembaga

16. Sebuah kantor atau tata usaha harus memperhatikan hal-hal berikut, kecuali....a. Menulis surat dengan menarikb. Isi surat singkat dan menarikc. Tujuan dan maksud yang jelasd. Banyaknya karyawan bagian persuratane. Menunjukkan wibawa si pengirim

17. Tertib administrasi menunjukkan ....a. Etos kerja kantorb. Budaya kerja kantorc. Kinerja kantord. Keharmonisan dalam kantore. Kerjasama yang baik dalam kantor

18. Sebagai sarana komunikasi surat menyurat penting keberadaannya dalam organisasi atau kantor karena....a. Merupakan alat berhubunganb. Merupakan media perekam dari perusahaanc. Karena dibuat secara tertulisd. Karena sewaktu-waktu dapat dibuate. Karena ditempatkan di bagian khusus


19. Kegiatan surat menyurat dalam sebuah kantor meliputi, kecuali....a. Pengiriman dan pengolahan informasib. Pengumpulan datac. Komunikasid. Memelihara kebersihane. Menerima informasi

20. Instruksi atau perintah adalah dalam rangka hubungan secara....a. Eksternalb. Internalc. Vertikald. Horisontale. Paralel

B. Jawblah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas!1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan surat!

2. Sebutkan 3 kegunaan surat bagi kantor atau organisasi!

3. Apa yang dimaksud dengan perkataan surat sebagai barometer kemajuan kantor!

4. Sebutkan 3 kelebihan surat dibanding dengan sarana komunikasi yang lain!

5. Sebutkan 4 media alat komunikasi yang kamu ketahui!

Tugas : Bentuk grup diskusi, 1 grup terdidi dari 5 orangDiskusikan topik berikut:“ Surat sebagai barometer kantor kebaikan dan kelebihannya”Hasil dipersentasikan


Bag 1 Melakukan Prosedur Administrasi

Documents

Transcript of Bag 1 Melakukan Prosedur Administrasi