Modul Melakukan Prosedur Administrasi

8/9/2019 Modul Melakukan Prosedur Administrasi

1/42

I. PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI UMUM

Melakukan Prosedur Administrasi Perkantoran merupakan salah satu kompetensi yang harus

dikuasai oleh peserta didik program keahlian Administrasi Perkantoran.

Kompetensi ini memeiliki tiga Kompetensi Dasar, yaitu :

1. Proses dokumen-dokumen kantor.

2. Dasar surat-menyurat.3. Mengurus atau menjaga sistem dokumen.

Modul ini disiapkan seagai ahan pemelajaran untuk kompetensi dasar Melakukan Prosedur

Administrasi. Kompetensi ini sangat penting karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini

terdapat di segala idang kehidupan, khususnya di kalangan industri atau dunia usaha.

B. PRASYARAT.

Modul ini merupakan modul a!al agi peserta didik pada program keahlian Administrasi

Perkantoran seelum melanjutkan ke modul erikutnya, seperti Menangani "urat Masuk dan

Keluar dan #ekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL.

1. Peserta Didik.

a. #a$alah dan pahami modul ini dengan aik.

. Diskusikan dengan peserta didik yang lain tentang apa yang telah anda pahami dari

modul ini. #ila elum paham, maka tanyaka pada guru atau instruktur.

$. #ila anda mengalami kesulitan dalam pemahaman materi dalam modul ini, maka

diskusikan dengan peserta didik yang lain atau erkonsultasi dengan guru atau instruktur.

d. Kerjakan tugas-tugas dalam modul ini dengan jujur.

e. "etelah semua materi telah tuntas dipelajari dan tujuan kompetensi ter$apai, maka ajukan

uji kompetensi dan serti%ikasi.2. &uru atau 'nstruktur.

a. 'n%ormasikan tentang agaimana $ara penggunaan modul, $ara pemelajaran, $ar a

penilaian, ahan dan alat yang digunakan dalam !aktu yang diutuhkan.

. #erilah imingan pada peserta didik ila mereka mendapat kesulitan.

$. Pantau dan $atat kemajuan peserta didik dan erikan %eeda$k atas hasil elajar peserta.

3. Perlengkapan (ang )arus Disediakan.

Alat :

a. Ma$am-ma$am kertas.

. Ma$am-ma$am amplop.

$. Ma$am-ma$am entu surat.

d. Kertas !arna.#ahan :

a. #uku-uku yang erkaitan dengan surat-menyurat.

. #uku-uku kearsipan.

D. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN.

Kompetensi Dasa ! " Proses dokumen-dokumen kantor

1. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis dokumen.

2. Peserta didik dapat menyeutkan agian-agian surat.

3. Peserta didik dapat memedakan entuk-entuk surat.

Kompetensi Dasa # " Dasar surat menyurat.1. Peserta didik dapat menggunakan tata ahasa dalam surat menyurat sesuai kaidah.

2. Peserta didik dapat memedakan surat dinas, niaga, dan priadi.

Melakukan Prosedur Administrasi 1


2/42

Kompetensi Dasa $ " Mengurus atau menjaga sistem dokumen.

1. Peserta didik dapat menjelaskan sistem indeks.

2. Peserta didik dapat mengindeks nama-nama orang dan perusahaan sesuai peraturan yang

erlaku.

E. Stan%a Kompetensi %an Ce& Kemamp'an.

"tandar Kompetensi : Melakukan prosedur administrasi.

Kompetensi Dasa ! " Poses Do&'men(%o&'men &anto.

Apakah anda telah memahami tentang : "udah #elum

1. *enis-jenis dokumen dan surat

2. +ungsi surat

3. Ma$am-ma$am kertas dan sampul surat.

. #agian-agian surat.

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam: "udah elum

1. Memilih jenis kertas yang akan digunakan.

2. Memilih jenis sampul atau sampul surat yang akan

digunakan.

3. Memuat erma$am-ma$am lipatan surat.Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum

1 eliti dan $ermat dalam memilih atau menentukan

jenis kertas yang akan digunakan.

2 eliti dalam memilih atau menentukan jenis

sampul atau amplop yang akan digunakan

3 api dalam memuat erna$am-ma$am lipatan

surat.

Tin%a& )an*'t

*ika sudah Anda harus menunjukkan ukti elajar dan anda dapat

melanjutkan ke materi erikutnya.*ika elum Anda diminta untuk mengulang dan erlatih kemali se$ara

intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda.

Kompetensi Dasa # " Dasa s'at men+'at.

Anda telah memahami pengetahuan tentang : "udah #elum

1. /iri-$iri ahasa surat

2. Pengertian surat dinas dan surat niaga.

3. Ma$am-ma$am surat dinas dan surat niaga.

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam : "udah #elum

1. Memilih penggunaan ahasa dalam memuat surat.2. Memuat surat dinas dan surat niaga.

Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum

1 eliti dalam memilih atau menentukan penggunaan

ahasa surat.

2 eliti, $ekatan, dan rapi dalam memuat surat dinas

dan surat niaga

Tin%a& )an*'t


melanjutkan ke materi erikutnya.

*ika elum Anda diminta untuk mengulang dan erlatih kemali se$araintensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda.

Kompetensi Dasa $ " Men,''s ata' men*a,a sistem %o&'men



3/42

Apakah anda telah memahami pengetahuan tentang : "udah #elum

1. Pengertian indeks

2. /ara mengindeks nama orang dan nam perusahaan

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam : "udah #elum

1. Mengindeks nama orang

2. Mengindeks nama perusahaan

Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum1. eliti dalam mengindeks nama orang

2. eliti dalam mengindeks nama perusahaan.

Tin%a& )an*'t "


melanjutkan ke materi erikutnya.

*ika elum Anda diminta untuk mengulang dan erlatih kemali se$ara

intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda.

!. MENGIDENTI-IKASI DOKUMEN(DOKUMEN KANTOR.

A. Pen,etian Do&'men

Dokumen adalah surat-surat atau enda-enda yang erharga, termasuk rekaman yang dapat

dijadikan seagai alat ukti untuk mendukung keterangan supaya leih meyakinkan.

Dokimentasi adalah kegiatan men$ari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan

mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen aru sehingga leih erman%aat.

Dari de%inisi di atas terlihat ah!a dokumen itu leih luas daripada surat. "urat hanya sagian

ke$il dari dokumen.

Dalam idang administrasi perkantoran, seagian esar dokumennya memang erupa surat.

B. Jenis(Jenis Do&'men

!. Jenis(Jenis Do&'men Be%asa&an Kepentin,ann+a

a. Dokumen priadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.

/ontohnya: KP, "'M, dan ija0ah.

. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang erkaitan dengan perniagaan. /ontohnya: $ek,oligasi, dan saham.



4/42

$. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang erkaitan dengan sejarah. /ontohnya: %osil,

tugu, dan naskah proklamasi.

d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang erisi tentang in%ormasi ketatanegaraan

suatu pemerintahan. /ontohnya: Keppres dan .

#. Jenis(Jenis Do&'men Be%asa&an Bent'& -isi&n+a

a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena di$etak, ditulis, digamar, atau

direkam dikumpulkan di perpustakaan. /ontoh: uku, majalah, dan %ilm.

. Dokumen korporil adalah dokumen yang erupa enda ersejarah dokumen ini

dikumpulkan di museum.

$. Dokumen pri4at adalah dokumen yang erupa surat atau arsip disimpan dengan sistem

kearsipan.

C. R'an, Lin,&'p Do&'mentasi

1. Dokumentasi 5iterer

Dokumentasi literer meliputi idang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan

mengumpulkan uku, majalah, koran, rosur dan ahan pustaka lainnya yang disusun

menurut sistem tertentu agar pengunjung leih mudah men$ari ahan yang diinginkan serta

diperlukan.2. Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil meliputi idang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan

men$ari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, %osil-%osil, ar$a-ar$a, dan enda-enda kuno

yang disusun erdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Pri4at

Dokumentasi pri4at meliputi idang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan

mengumpulkan !arkat-!arkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang erguna dan

disimpan menurut sistem tertentu agar ila diperlukan mudah ditemukan.

D. Do&'men Kanto S'at/Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, 5P 5emar Pesan elepon, e-mail dan lain-

lain. 6amun dalam modul ini anyak ditekankan pada dokumen yang erentuk surat, karena

seagian esar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam entuk surat.

1. "urat

"urat adalah lemaran kertas yang memuat ahan komunikasi atau in%ormasi yang

disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, aik atas nama priadi maupun atas

nama organisasi atau kantor.

Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling e%ekti% dan ekonomis

!alaupun sudah anyak alat-alat komunikasi yang $anggih seperti handphone, radio, dan

tele4isi karena selain iayanya sangat murah juga in%ormasi yang sampai ke komunikan

sesuai dengan sumernya.

"elain er%ungsi seagai alat komunikasi, surat juga er%ungsi seagai erikut.

• Alat ukti tertulis

"urat dapat digunakan seagai ukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi

atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan huungan surat-

menyurat. /ontonya: surat perjanjian.

• Alat pengingat.

"urat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui

ersama. /ontohnya: akta jual eli.• #ukti historis



5/42

"urat dapat dijadikan ahan riset atau penelitian untuk mengetahui akti4itas organisasi

atau perusahaan di masa yang lalu. /ontohnya: ukti-ukti transaksi.

• Duta organisasi

"urat dapat men$erminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan.

/ontohnya: penggunaan ahasa surat dan pengetikan surat.

• Pedoman

"urat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. /ontohnya:

surat tugas.

• "arana promosi

"urat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena iasanya pada surat

resmi ter$antum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

a. Jenis(Jenis S'at

a *enis-jenis surat erdasarkan !ujudnya

Kartu Pos

"urat yang teruat dari kertas karton erukuran 17 8 19 $m untuk

mengirimkan erita yang isinya singkat dan ersi%at tidak rahasia.

arkat Pos

"ehelai kertas yang telah di$etak sedemikian rupa sehingga apaila dilipat

akan mementuk sampul surat. arkat pos hanya dikeluarkan oleh P. Pos

'ndonesia.

"urat #ersampul

"urat yang menggunakan sampul atau amplop.

Memorandum atau 6ota

Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat

intern organisasi perusahaan yang erisikan pokok-pokok masalah yang

ditulis se$ara singkat. Memo diuat oleh pemimpin kepada a!ahan atau

antar pejaat setingkat, seperti memerikan petunjuk, meminta in%ormasi

yang ersi%at mengingatkan, dan lain-lain. "edangkan nota dapat digunakan

oleh pimpinan kepada a!ahan atau a!ahan kepada pimpinan atau antar

pejaat dalam satu organisasi atau perusahaan.

"urat anda #ukti

"urat khusus yang iasanya erentuk %ormulir yang dipakai untuk

memuktikan keasahan akti4itas antara dua pihak. ujudnya dapat erupa

kuitansi, %aktur, tanda terima, dan lain-lain.

*enis-*enis erdasarkan tujuannya

"urat permintaan pena!aran

"urat pena!aran

"urat pesanan

"urat pemeritahuan

"urat pengantar

"urat perjanjian

"urat keputusan.

$ *enis-jenis surat erdasarkan si%at isinya

"urat dinas

"urat yang isinya erupa in%ormasi yang ersi%at kedinasan dan diuat oleh

instansi pemerintah. "urat priadi



6/42

"urat yang dikirimkan atas nama priadi aik yang ersi%at kekeluargaan,

persahaatan, perkenalan maupun yang ersi%at setengah resmi seperti surat

lamaran pekerjaan.

"urat niaga

"urat yang isinya erupa in%ormasi niaga atau isnis dan diuat oleh adan-

adan usaha atau perusahaan.

"urat sosial

"urat yang diuat oleh lemaga-lemaga sosial.

"urat pengantar

"urat yang erentuk da%tar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu

ersama surat terseut.

elegram

Ada 2 ma$am telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan

melaluipesa!at telegra% dan surat ka!at surat yang ditulis dengan gaya

ahasa telegram.

d *enis-*enis "urat #erdasarkan jumlah penerimanya

"urat iasa

"urat yang dikirim kepada seseorang seperti pejaat atau suatu organisasi.

"urat edaran

"urat yang dikirim kepada eerapa orang atau pejaat tertentu.

"urat pengumuman

"urat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejaat yang nama-

namanya sulit dituliskan satu-persatu.

e *enis-*enis "urat #erdasarkan Keamanan 'sinya

"urat sangat rahasia.

"urat ini dieri tanda ;")"< atau ;"< dan dimasukkan ke dalam 3 sampul

surat. "urat rahasia.

"urat ini diri tanda ;)"< atau ;< dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.

"urat iasa.

"urat yang jika isinya tera$a oleh oranglain tidak akan menimulkan

kerugian agi organisasi ataupun pejaat yang ersangkutan.

% *enis-*enis "urat #erdasarkan rgensi Penyelesaiannya.

"urat sangat segera

"urat yang perlu se$epatnya diketahui oleh penerimanya atau dija!a atau

diselesaikan. =leh karena itu ;surat sangat segera< memerlukan $ara

penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga leihdidahulukan daripada surat-surat lainnya.

"urat segera

"urat yang erisi in%ormasi yang memerlukan ja!aan atau penyelesaian

yang segera, namun tidak se$epat surat yang ersi%at ;sangat segera


7/42

panjang

Kertas Kuarto 2> $m 8 21,7 $m ntuk menulis surat yang isinya

pendek

Kertas =kta4o 29,7 $m 8 12,? $m ntuk menulis memo dan nota,

ukuran kertasnya setengah dari kertas

%olio atau kuarto

Kertas "ikmo 29,7 $m 8 1@,7 $m ntuk menulis surat dan merupakan

kertas ukuran 'nggris.

Kertas A 2,? $m 8 21 $m ntuk menulis surat dinas

Kertas A7 1,> $m 8 21 $m ntuk menulis surat dan merupakan

ukuran kertas internasional

Kertas A@ 19,7 $m 8 1,> $m ntuk menulis surat pengantar

Kertas A? ?, $m 8 19,7 $m ntuk menulis surat dan merupakan

ukuran kertas internasional

"edangkan jenis kertas yang iasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah

seagai erikut.

• Kertas nion "kin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang

iasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri.

• Kertas )B", iasa dipakai untuk surat asli.

• Kertas Doorslag, kertas tipis yang iasa dipakai untuk tindasan.

• Kertas "tensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah

anyak.

2. Amplop atau "ampul "urat

*enis-jenis amplop atau sampl surat yang iasa digunakan untuk kegiatan surat

menyurat adalah seagai erikut.

• /ommer$ial • =pen end • /atalogue• Bisiting $ard • /oin • #utton and string

• Drug • indo! • Cyelet and $lasp

• #i%old • =%%i$ial • 'n4oi$e tag

• /ard • Postage $a4our • /hur$h

• Doule %old • Pen$e • -ray

• Air mail • ork do$ket • e$eipt and page

3. 5ipatan "urat

• 5ipatan Peran$is

• 5ipatan #aron

• 5ipatan #aku "tandard +old

• 5ipatan Akordion A$$ordion +old

• 5ipatan #aku endah 5o! "tandard +old

• 5ipatan Akordion endah 5o! A$$ordion +old

• 5ipatan unggal "ingle +old

• 5ipatan &anda "ejajar Parallel Doule +old

1. Ba,ian(Ba,ian S'at

1

2



8/42

3

7

@

?

>

19

11

12

13

1

17

1@

Keterangan:

1. Kepala surat.

2. 6omor surat.

3. anggal surat.

. Alamat yang dituju.7. )al atau perihal.

@. "alam pemuka.

?. Pemuka.

>. 'si surat.

. Penutup.

19. "alam penutup.

11. 6ama organisasi atau perusahaan.

12. 6ama penandatangan.

13. *aatan penandatangan.

1. 5ampiran.

17. emusan.1@. 'nisial.

1 Kepala "urat

Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain

seagai in%ormasi tentang organisasi tetapi juga seagai alat promosi.

)al-hal yang terdapat pada kepala surat adalah seagai erikut.

a. 6ama =rganisasi atau perusahaan.

. Alamat kantor.

$. 6omor telepon atau %aksimili atau kode pos.

d. esite atau alamat e-mail.e. 6ama ankir.

%. 5ogo perusahaan.

g. #idang usaha khusus agi perusahaan.



9/42

Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi seagai $ara

menyampaikan in%ormasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau

organisasi ke pihak luar. Di sisi lain, er%ungsi seagai sarana promosi.

Misalkan, seperti ekspor impor. Cksportir dan importir ereda se$ara geora%is

dan geopolitik. "atu-satunya media yang memperkenalkan mereka hanyalah

korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang$itra perusahaan. Kop surat yang agus dan menarik akan memeri kesan

pertama yang aik yang akan mema!a pada penilaian integritas dan

ona%iditas yang aik juga. 'ntegritas dan ona%iditas sangat penting karena,

karena integritas yang tinggi dan ona%iditas yang tinggi akan menghasilkan

keper$ayaan, dan keper$ayaan inilah %aktor utama kesuksesan jalinan

perdagangan internasional.

/ontoh:

BEBBY BEAUTY CENTER

*alan erusan "uraaya ?> Malang *a!a imur @71?1elepon 931 ???>>> +aksimili 931 ???>>?

2 6omor "urat

+ungsi nomor surat yaitu:

a. Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kemali dokumen yang

diperlukan dalam arsip

. Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu

organisasi atau perusahaan.

$. Memudahkan dalam mengetahui !aktu saat anda melakukan hhuungan surat

menyurat./ara penomoran surat er4ariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh

intern masing-masing organisasi atau perusahaan.

/ontoh:

6omor: 237EPPElE9>

237 menunjukkan nomor urut surat

' menunjukkan ulan pemuatan surat

9> menunjukkan tahun pemuatan surat.

3 anggal "urat

/ara penulisan surat ada 2. ntuk surat yang mempunyai kepala surat atau

erkop, tanggal surat $ukup dituliskan dengan tanggal, ulan, dan tahun di kanan

atas.

6amun jika tanggal surat ditempatkan di seelah kanan a!ah, maka nama kota

!aji dituliskan.

5ampiran

5ampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat.

/ontohnya rosur da%tar harga, %aktur, %otokopi pemayaran, dan lain-lain.

Penulisan lampiran dapat diletakkan di a!ah nomor surat iasanya untuk surat

dinas pemerintah atau diletakkan setelah penanggung ja!a surat pada sisi

seelah kiri iasanya dipakai oleh surat niaga atau perusahaan.

7 Perihal atau )al

Perihal er%ungsi untuk memerikan petunjuk kepada pema$a mengenai isi

pokok surat.



10/42

+ungsi perihal seperti %ungsi judul dari seuah surat sehingga penulisannya

mengikuti tata $ara penulisan judul dalam seuah karangan. "e$ara umum, tata

$ara penulisan perihal adalah seagai erikut.

a. "etiap a!al kata ditulis dengan huru% kapital ke$uali dengan kata depan dan

kata tugas.

. Perihal tidak oleh menggunakan huru% kapital semua ke$uali digunakan pada

surat yang memakai judul.

$. Pada akhir perihal tidak deri tanda titik.

@ Alamat Dalam atau Alamat ujuan

Penulisan alamat ada dua, yaitu seagai erikut.

a. Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat.

. Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.

/ontohnya:

(th. 'u Fahira "alsaila

Direktur P. ings "urya

*alan Amon 32

Malang? "alam Pemuka

Pemakaian salam pemuka dalam seuah surat se$ara teoritis tidak di!ajikan,

namun salam pemuka erguna agar surat tidak terasa kaku.

/ontohnya: Dengan hormat,

> 'si "urat

'si surat terdiri dari alinea pemuka, alinea isi, dan alinea penutup.

a. Alinea pemuka.

Alinea pemuka merupakan pengantar agi pema$a untuk mengetahui

masalah pokok surat. Alinea pemuka harus dapat memoti4asi pema$a

untuk tetap mema$a seluruh isi surat.

. Alinea isi.

Alinea isi erisikan pesan keterangan atau penjelasan dari masalah pokok

surat yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan

pesan, penulis harus dapat menyampaikan pesan se$ara ringkas, lengkap,

jelas, dan sopan.

)al-hal yang perli diperhatikan dalam memuat alinea isi adalah seagai

erikut.

• etapkan terleih dahulu maksud dan tujuan surat

• umuskan pokok pemi$araan se$ara erurut dan logis serta kalimat yang

menarik.• Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti.

• )indarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak iasa dipakai

• Kuasai entuk surat dan $ara pengetikannya.

• Perhatikan penggunaan tanda a$a.

$. Alinea penutup.

Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang erarti

pemi$araan dalam surat telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan

tegas, tidak erisi asa-asi yang erleihan.

"alam Penutup

Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak di!ajikan, namunsalam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraan

pengirim kepada penerima surat.



11/42

/ontohnya: )ormat kami,

19 6ama =rganisasi atau Perusahaan.

6ama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih

sangat diutuhkan jika:

• "urat menggunakan kertas leih dari 1 lemar, maka kertas kedua, ketiga dan

seterusnya tidak menggunakan kertas erkepala surat sehingga penggunaan

nama organisasi atau perusahaan masih diutuhkan.

• "urat tidak menggunakan kertas yang erkepala surat.

6ama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apaila surat

dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera

nama induk organisasinya.

/ontohnya:

)ormat kami,

P. "arimelati

11 *aatan

Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jaatan diletakkan di a!ah nama

penanggungja!a surat karena surat niaga jarang di$antumkan nomor pokok

anggota organisasi.

/ontohnya:

)ormat kami,

P. "arimelati

Dian "astro!ardoyo

Manager Keuangan

Dalam surat dinas pemerintah, nama jaatan diletakkan di a!ah salam penutupdi atas tanda tangan karena surat dinas pemerintah men$antumkan nomor induk

pega!ai dari penanggungja!a surat.

12 Penanggungja!a "urat.

Dalam kegiatan surat menyurat di 'ndonesia, orang yang er!enang

menandatangani surat adalah orang yang ter$antum namanya dalam surat

terseut, yakni orang yang ertanggungja!a atas organisasi atau kegiatan yang

dilaksanakannya, aik atas nama organisasi se$ara keseluruhan maupun atas

nama unit organisasi yang ersangkutan.

Atas nama, disingkat menjadi a.n.

/ara ini dipakai jika pejaat utama melimpahkan kekuasaan kepada a!ahannya untuk menandatangani surat atas nama pejaat utama.

/ontoh:

a.n. Menteri Pemuda dan =lahraga

"ekretaris *enderal

Drs. "ulthon

6'P................

/ontoh ini menunjukkan ah!a "ekretaris *enderal Departemen Pemuda dan

=lahraga erhak menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan

=lahraga erdasarkan pelimpahan !e!enang.



12/42

#eliau, disingkat menjadi u..

/ara ini dipakai jika pejaat yang telah mendapatkan !e!enang atau atas

nama kemudian melimpahkan kemali kepada pejaat yang erada di

a!ahnya dan memeri kuasa menandatangani surat sesuai dengan tugas

rutinnya.

/ontoh:

a.n. Menteri Pemuda dan =lahraga

"ekretaris *enderal

u..

Kepala #iro Keuangan

+itri Putri, ".C

6'P...................

Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau s!asta, dikenal dengan

petunjuk p.p. perpro$urationem, yaitu seseorang yang dieri kuasa oleh pimpinan perusahaan.

/ontoh:

p.p. #outiGue Distro

humellina

Manajer Pemasaran

"eagai $atatan, perlu diingat ah!a pejaat yang menandatangani surat

ukan merupakan !akil dari atasannya langsung, akan tetapi hanya teratas

untuk me!akili atasan dalam hal penandatanganan surat saja, agar surat

terseut menjadi sah.

13 emusan atau indasan ata /aron /opy

"urat menggunakan temusan jika salinan surat dierikan kepada pihak lain yang

ada kaitannya dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri a!ah.

/ontoh:

5ampiran : 1 erkas

emusan:

1. Di4isi keuangan

2. Di4isi pemasaran

3. Arsip.

1'nisial'nisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. #iasanya

inisiak pengonsep surat dituliskan dengan huru% kapital, sedangkan pengetik

surat dengan huru% ke$il.

/ontoh:

5ampiran : 1 erkas

emusan:

1. Di4isi keuangan

2. Di4isi pemasaran

3. Arsip.

#KEsd



13/42


14/42

n

o

p

Keterangan:

a. Kepala surat.

. 6omor surat.

$. anggal surat.

d. Alamat yang dituju.

e. )al atau perihal.

%. "alam pemuka.

g. Pemuka.h. 'si surat.

i. Penutup.

j. "alam penutup.

k. 6ama organisasi atau perusahaan.

l. 6ama penandatangan.

m. *aatan penandatangan.

n. 5ampiran.

o. emusan.

p. 'nisial.

. #entuk surat lurus #lo$k "tyle.#entuk surat lurus #lo$k "tyle mirip dengan entuk surat lurus penuh.

Peredaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi,

nama terang, dan nama jaatan yang diketik di seelah kanan kertas.

a

$d

e

%

g

h

i



15/42

j

k

l

m

n

o

p

Keterangan:

a. Kepala surat.

. 6omor surat.

$. anggal surat.


e. )al atau perihal.%. "alam pemuka.

g. Pemuka.

h. 'si surat.

i. Penutup.

j. "alam penutup.




n. 5ampiran.

o. emusan.

p. 'nisial.

$. #entuk surat setengah lurus "emi lo$k "tyle.

#entuk surat setengah lurus atau "emi lo$k style. Pengetikan alamat suratnya

sama dengan entuk surat lurus, sedangkan pengtikan isi suratnya sama dengan

entuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.



16/42

a

$

d

e

%

g

h

i

j

k

l

m

n

o

p

Keterangan:

a. Kepala surat.



17/42

. 6omor surat.

$. anggal surat.



%. "alam pemuka.

g. Pemuka.

h. 'si surat.i. Penutup.

j. "alam penutup.




n. 5ampiran.

o. emusan.

p. 'nisial.

d. #entuk surat lekuk.

#entuk surat lekuk hampir sama dengan entuk surat setengah lurus.Peredaannya terletak padapenulisan alamat tujuan yang ergerigi. #aris pertama

dimulai dari margin kiri dan aris kedua dan seterusnya menjorok lima hentakan.

Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, serta nama dan jaatan diketik

seelah kanan dari tengah-tengah kertas, sedangkan pada isi surat setiap

pergantian alinea aru, pengetikannya masuk ke dalam seanyak lima hentakan.

a

$

d

e

%

g

h

i

j



18/42

k

l

m

n

o

p

Keterangan:

a. Kepala surat.

. 6omor surat.

$. anggal surat.



%. "alam pemuka.

g. Pemuka.

h. 'si surat.

i. Penutup.

j. "alam penutup.

k. 6ama organisasi atau perusahaan.l. 6ama penandatangan.


n. 5ampiran.

o. emusan.

p. 'nisial.

e. #entuk surat menggantung )anging Paragraph "tyle

Pada entuk surat menggantung seetulnya sama dengan entuk surat lurus

lo$k style. )anya saat pengetikan surat pada aris pertama setiap alinea

diketik seelah kiri, kemudian aris erikutnya diketik masuk lima spasi sampai

pergantian alinea.

a

$

d



19/42

e

%

g

h

i

j

k

l

m

n

o

p

Keterangan:

a. Kepala surat.

. 6omor surat.

$. anggal surat.


e. )al atau perihal.%. "alam pemuka.

g. Pemuka.

h. 'si surat.

i. Penutup.

j. "alam penutup.




n. 5ampiran.

o. emusan.

p. 'nisial.%. #entuk surat resmi =%%i$ial "tyle.



20/42

#entuk surat resmi sering dipakai oleh instansi-instansi pemerintah untuk

penulisan surat dinas. Alamat diketik di agian seelah kanan atau kiri,

sedangkan pada agian kiri diuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat.

"etiap pergantian alinea dari isi surat pengetikannya masuk lima spasi. #entuk

surat resmi yang dikenal di 'ndonesia diagi menjadi tiga, yaitu seagai erikut.

1. #entuk surat resmi 'ndonesia lama.

ntuk pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada seelah kiri

surat, kemudian tanggal surat diletakkan pada seelah kanan atas, dan

alamat surat diletakkan di a!ah tanggal surat dengan aris pertamanya

sejajar dengan perihal, untuk nama kota pada alamat tujuan diketik masuk

lima hentakan. "erta penulisan nama lemaga atau perusahaan atau

organisasi, nama jaatan, dan nama penandatangan menggunakan

$entering.

a

: $

: d

: e %

g

h

i

j

k

l

m

1.

2.Keterangan:

a. Kepala surat.

. 6omor surat.

$. anggal surat.

d. 5ampiran.

e. )al atu perihal.

%. Alamat yang dituju.

g. Pemuka.

h. 'si surat.

i. Penutup.

j. 6ama jaatan.

k. 6ama penandatangan.

l. 6'P.



21/42

m. emusan.

2. #entuk surat resmi 'ndonesia aru.

Pada surat ini, pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada

seelah kiri surat, tanggal surat diletakkan pada seelah kanan atas,

penulisan alamat surat diletakkan seelah kiri eerapa spasi di a!ah

perihal, tetapi tidak sejajar dengan perihal.

a

: $

: : d

: e

%

g

h

i

j

k

l

m

1.

2.Keterangan:

a. Kepala surat.

. 6omor surat.

$. anggal surat.

d. 5ampiran.

e. )al atu perihal.


g. Pemuka.

h. 'si surat.

i. Penutup. j. 6ama jaatan.




22/42

l. 6'P.

m. emusan.

3. #entuk surat resmi 'ndonesia aru menurut Depdiknas.

#entuk surat resmi 'ndonesia aru menurut Depdiknas seetulnya sama

dengan entuk surat resmi 'ndonesia aru, hanya menurut Depdiknas

penulisan tujuan dan isi surat diletakkan di a!ah nomor, lampiran, dan

hal.

a

: $: d

: e

%

g

h

i

j

k

l

m

1.

2.

Keterangan:

a. Kepala surat. . 6omor surat.

$. anggal surat.

d. 5ampiran.

e. )al atu perihal.


g. Pemuka.

h. 'si surat.

i. Penutup.

j. *aatan penandatangan surat.


l. 6'PE6'K.

m. emusan.



23/42

Tes -omati2

Pi)i3an Gan%a

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar

1.Dokumen yang erkaitan dengan sejarah adalah...

a. +osil

. "ejarah.

$. ugu.

d. Korporil

2.Di a!ah ini merupakan dokumen literer,ke$uali....

a. Majalah.

. #uku.

$. +ilm.

d.6askah Proklamasi.

3."urat sangan rahasia dieri kode....

a. ")".

. )".$. )".

d. )"".

.#erikut ini yang ukan merupakan $ontoh kertas surat yang digunakan untuk surat

menyurat adalah....

a. Kertas kuarto.

. Kertas A.

$. Kertas A7.

d. Kertas A.

7.kuran atas kiri pinggir dari entuk surat +ull #lo$k "tyle jika atas kanannya ?7 pi$a

adalah...

a. >9 elite.

. 29.

$. 17.

d. ?7 pi$a.

Esai

*elaskan se$ara rin$i menurut pendapatmu tentang apa yang dimaksud ah!a surat seagai

duta organisasiH

A&ti4itas

#uatlah surat permintaan arang dengan entuk lurus penuhH

#. DASAR SURAT MENYURAT

A. Ba3asa S'at Nia,a %an S'at Dinas.

Komunikasi melalui ahasa surat merupakan pesan yang dikomunikasikan se$ara

tertulis.

Agar komunikasi melalui surat menjadi leuh e%ekti% dan mampu menyampaikan pesan

dengan tepat serta pema$a juga dapat memerikan respon yang positi% terhadap isi

pesan yang disampaikan oleh penulis, maka penulis harus menggunakan susunan

kalimat dengan pilihan kata, ejaan, serta tanda a$a %ungtuasi yang sesuai dengan



24/42

kaidah ahasa 'ndonesia yang aik dan enar. 6ada surat harus simpatik, sopan,

menarik, lu!es tapi lugas dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang

tepat, yang ermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain.

#ahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari

tingkatan yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan

administrasi pemerintah.

#ahasa surat niaga ersi%at komplementer atau saling melengkapi. Penggunaan

ahasanya leih lu!es jika diandingkan dengan ahasa surat dinas, karena surat dinas

leih merujuk kepada surat seelumnya, seperti surat perintah, surat tugas, atau surat

keputusan.

Akan tetapi penggunaan ahasa pada surat dinas maupun surat niaga tetap harus jelas,

lugas, sederhana, tidak meragukan, mudah dan dapat $epat dipahami oleh pema$a.

1. /iri-$iri ahasa surat

a. *elas.

*elas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti namun harus tereas dari salah

ta%sir atau ran$u, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan

sasaran yang diinginkan. #ahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa

yang memuat surat itu dan kepada siapa surat itu ditujukan. =leh karena itu,

surat harus menggunakan pilihan-pilihan kata yang $ermat, kalimat yang utuh

tidak menggantung, dan tanda a$a yang enar serta tidak terlalu anyak

menggunakan kata-kata atau istilah asing.

. 5ugas.

5ugas artinya sederhana, praktis, ersahaja simpel. *ika diterapkan pada

penulisan kalimat dalam surat erarti kalimat yang digunakan harus langsung

menggunakan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak

ertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan se$ara tepat sesuai denganmaksud yang dikehendaki. #ahasa surat lugas di!ujudkan dalam ahasa yang

hemat dan jelas. )emat erarti tidak oros dalam penggunaan kata, tetapi tetap

dengan $akupan makna yang lengkap. *elas erarti tidak kaur dan mudah

dipahami oleh pema$a.

/ara yang dapat digunakan oleh penulis surat agar diperoleh ahasa surat yang

lugas adalah seagai erikut.

1 Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan.

2 Menghilangkan asa-asi.

3 Menamah unsur penjelas yang hilang.

Menggunakan istilah yang iasa digunakan dalam surat niaga.7 Menempatkan tanda a$a se$ara tepat.

$. Menarik dan "opan.

#ahasa yang menarik adalah ahasa yang hidup, lugas, jelas, !ajar, enak dia$a,

tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang, dan tidak

menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. #ahasa

menarik juga dapat menghindari pengulangan kata yang dapat mengakiatkan

nada surat menjadi monoton atau memosankan la!an i$ara. #ahasa surat yang

sopan maksudnya ahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah ahasa pada

umumnya dan tidak menggunakan ahasa yang erleihan serta kata-kata yang

merendahkan martaat orang lain.2. Penggunaan #ahasa dalam "urat-Menyurat.

a. Cjaan.



25/42

Penulisan huru%.

)uru% kapital seagai huru% pertama digunakan dalam penulisan erikut.

• 6ama gelar keturunan, agama, dan kehormatan, pangkat, jaatan,

dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang.

Misalnya: /ut 6yak Dien, Pro%. "te4e Cmmanuel, dan lain-lain.

• 6ama ahasa, suku angsa, dan angsa.

Misalnya: ahasa *epang, suku *a!a, dan lain-lain.

• Kata ulang ditulis menggunakan tanda huung antara kata yang

diulang.

Misalnya: surat-menyurat, dan lain-lain.

• Kata gaungan yang diapit oleh imuhan, maka penulisannya

digaung.

/ontohnya: melipatgandakan, dan lain-lain.

• Kata gaung yang menggunakan a!alan atau akhirannya saja ditulis

terpiasah, karen a!alan dan akhiranya hanya terdapat pada salah satu

kata gaungan.Misalnya: ertanggung ja!a, dan lain-lain.

• Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak erdiri

sendiri, dan digaung ila sudah dianggap satu kata.

Misalnya: tanda tangan, daripada, dan lain-lain.

• Kata depan di, ke, dan dari yang er%ungsi menunjukkan nama tempat

atau arah, maka penulisannya dipisah.

Misalnya : dari kota, ke #ulula!ang, dan lain-lain.

• Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, ke$uali

pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, !alaupun.

Misalnya: saya pun, dan lain-lain.• Kata ilangan dapat ditulis dengan tiga $ara.

Misalnya: Pihak ll, Pihak ke-2, Pihak kedua.

• Partikel per penulisannya dipisah dari kata yang mengikutinya. Arti

dari partikel per, yaitu tiap, mulai, dan demi.

• Misalnya: per April 2911, per hektar, satu- persatu, dan lain-lain.

3. Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari ahasa asing harus diperhatikan ketentuannya.

Misalnya:

Management : Manajemen.

Psy$hology : Psikologi.

. anda #a$a

1 anda titik.

Pada akhir kata singkatan dipergunakan tanda titik.

a "atu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik.

/ontohnya : nomor disingkat 6o.

Dua kata yang disingkat, maka menggunakan dua tanda titik. /ontohnya :

"arjana Ckonomi disingkat ".C.

$ iga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda

titik. /ontohnya : dan ka!an-ka!an disingkat dkk.

2 anda koma.

anda koma dapat digunakan untuk : Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului

dengan kata namun, tetapi, ahkan, dan lain-lain.



26/42

Memerin$i hal yang leih dari dua.

3 anda titik dua.

anda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan

rin$iannya. anda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang seelum

perin$iannya didahului dengan kata adalah, seagai erikut, dan yaitu.

anda garis miring.

Penggunaan tanda garis miring setelah kata atau seelum kata tidak

menggunakan spasi.

/ontoh: organisasiEperhimpunan.

anda garis miring dapat digunakan:

d. "eagai kata pengganti kata atau dan tiap.

e. Pada penomoran surat, nomor alamat.

B. Ane&a S'at Dinas %an S'at Nia,a

!. S'at Dinas ata' Resmi.

"urat dinas adalah surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah yang diuat

oleh lemaga pemerintah. "urat dinas diseut juga surat resmi karena dikeluarkan

oleh instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya ada korelasi antara peraturan pemerintah yang telah ditetapkan dengan peraturan yang telah diputuskan

oleh masing-masing departemen.

(ang termasuk surat dinas adalah seagai erikut.

a. "urat pemeritahuan.

"urat pemeritahuan adalah surat yang erisi pemeritahuan kepada semua

anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang mereka ketahui.

/iri-$iri surat pemeritahuan antara lain.

#ersi%at mengirim surat kaar atau erita.

Memeritahukan sesuatu, misalnya peruahan nomor telepon, pindah

alamat, pemukaan kantor $aang aru, peruahan harga, dan lain-lainyang ersi%at mengaarkan. "edangkan surat pemeritahuan yang tidak

semata-mata mengirimkan kaar tetai juga mengandung maksud khusus

yang ter$antum pada nama surat, yaitu mena!arkan, memesan,

memohon, melamar, dan seagainya.

"i%at isi dari surat pemeritahuan yang dapat disampaikan dapat diedakan

menjadi 2 ma$am, yaitu seagai erikut.

Pemeritahuan yang isinya merupakan inisiati% dari pengirim surat.

Pemeritahuan yang isinya merupakan ja!aan atau alasan atas

surat yang telah diterima seelumnya.

"truktur isi surat pemeritahuan adalah seagai erikut.

• #agian pemuka, yaitu agian pengantar atau pendahuluan yang

erisi masalah pokok surat.

• #aian isi, yaitu agian yang erisi rin$ian, uraian, keterangan,

atau penjelasan dari masalah pokok yang akan dieritakan.

•#agian penutup, yaitu agian yang pada umumnya erisi harapanagar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan ila



27/42

perlu dalam agian ini pengirim dapat meminta tanggapan atau

respon dari penerima surat.

. "urat undangan

"urat undangan adalah surat pemeritahuan yang si%atnya mengharapkan

kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk erpartisipasi dalam suatu

a$ara tertentu di tempat pada !aktu tertentu.

ndangan menurut kepentingannya ada 3 ma$am, yaitu seagai erikut.

1 ndangan resmi, dipakai untuk kepentingan resmi.

/ontohnya undangan rapat suatu organisasi, undangan upa$ara kenegaraan,

dan lain-lain. ndangan resmi dikeluarkan oleh adan atu oganisasi resmi,

sehingga pengundang harus menyeut pihaknya dengan kata ;kami


28/42

1 ntuk keperluan suatu intern organisasi

"urat kuasa yang dipakai di lingkungan organisasi,data priadi kedua elah pihak

tidak perlu di $antumkan se$ara rin$i.

2 ntuk keperluan ekstern organisasi

"urat kuasa yang dipakai di luar organasasi,harus men$antumkan se$ara jelas dan

rin$i data priadi pihak yang memeri kuasa dan pihak yang dieri kuasa,serta

entuk kekuasaan yang dieri kan lengkap dengan atas-atasnya.

"yarat-syarat memuat surat kuasa adalah seagai erikut.

1 "urat kuasa yang ersi%at perseoranganEpriadi,men$antumkan rin$ian data priadi

nama,no.kartu identitas pekerjaan,alamat dan tidak perlu men$antumkan nomor surat

kuasa.

2 "urat kuasa untuk mengamil gajiEhonorium yang ernilai kurang dari lima ratus riu

rupiah tidak perlu dieri materai.

3 "urat kuasa yang ersi%at kedinasan harus men$antumkan no.surat kuasa,rin$ian

datapriadi yang lengkap,serta dieri materai.

=rang yang memeri kuasa dan yang menerima kuasaharus sudah de!asa,sehat rohani

dan jasmani

7 "urat kuasa dianggap sah apaila kedua eleh pihak,yaitu pemeri dan penerima kuasa

telah menandatangani surat kuasa terseut.

D. S'at &etean,an

"urat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang akti4itas seseorang atau

sesuatu hal.

Menurut kepentingannya,surat keterangan dapat diedakan menjadi empat ma$am

yaitu,surat keterangan iasa,surat re%erensi,surat rekomendasi,dan surat

pernyataan.ntuk selengkapnya,simak penjelasan erikut.

1 "urat keterangan iasa adalah surat yang dierikan kepada seseorang yang isinya

menerangkan tentang kegiatan seagai !arga masyarakat di tengah kesiukan

sehari-hari.

Misalnya seagai karya!an atau seagai anggota suatu organisasi.

'si pokok surat keterangan iasa adalah seagai erikut.

a Data priadi atau jaatan yang menerangkan.

Data priadi pihak yang diterangkan$ 'si keterangan menerangkan apa.

d ujuan keterngan diuat untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan.

e Penutup,umumnya erisi himauan atau harapan agar pihak ketiga maklum.

2 "urat re%erensi adalah surat keterangan dari pihak ketiga,yang erisi penilaian

mengenai kepriadian,kelayakan,keahlian,dan kuali%ikasi pihak ' yang ersi%at

rahasia,untuk kepentingan pihak ''.

"urat re%erensi dapat diedakan menjadi tiga ma$am,yaitu seagai erikut.

a "urat re%erensi dagang,yaitu surat keterangan yang digunakan oleh pedagang

yang ingin memeli arang se$ara kredit dalam jumlah esar.

"urat re%erensi ank, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh nasaah untukmengajukan pinjamanEkredit multiguna pada ank.



29/42

$ "urat re%erensi priadi. (aitu surat yang digunakan oleh seseorang untuk

melamar pekerjaan dengan menunjukkan surat dari salah satu pejaat yang

memeri keterangan positi% mengenai identitas pelamar.

3 "urat rekomendasi adalah surat keterangan dari pimpinan perusahaan yang dierikan

kepada pihak ' erisi data-data kepriadian yang positi%,yang sudah diketahui

terleih dahulu daripada pihak ''.

Peredaan surat re%erensi dan surat rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan

surat."urat re%erensi diperoleh dengan menunjuk seseorang dan ersi%at rahasia yang

tidak diketahui oleh pihak pertama."edangkan surat rekomendasi diperolehdengan

meminta langsung ke pimpinan perusahaan,tidak ersi%at rahasia karena isi surat

sudah diketahui langsung ke pimpinan perusahaan,tidak ersi%at rahasia karena isi

surat sudah diketahui oleh pihak '.Persamaan surat re%erensi dengan surat

rekomendasi,yaitu pihak ''' tidak terikat dan tidak ertanggung ja!a dengan

permasalahan yang timul dikemudian hari.

"urat pernyataan adalah surat yang erisi pernyataan mengenai keadaan seseorangatau instansi yang ditulis dengan seenarnya dan dapat dipertanggungja!akan.

"urat pernyataan yang erkaitan dengan aspek hokum harus ditulis diatas kertas

segel atau kertas iasa yang di$antumkan materai. Perhatikan $ontoh surat

pernyataan erikut:

e. S'at memo %an nota %inasMemo dan nota merupakan surat khusus yang dipergunakan se$ara intern dalam

suatu unit organisasi , yang dilaksanakan oleh pejaat kantor.

"urat memo merupakan singkatan dari memorandum yang erasal dari kata memory

ahasa 'nggris yang erarti ingatan menyangkutkan sesuatu in%ormasi ersi%at mengingat,

yang isinya erupa erita suigkat mengenai perintah, pernyataan, pemeritahuan, dan

permintaan. Memo digunakan untuk memerikan petunjuk I petunjuk memintaEmemerikan

in%ormasi yang ersi%at mengingatkan. 6ota erasal dari ahasa inggris yaitu note yang

erarti $atatan. 6ota dinas merupakan erita singkat yang isinya erupa peringatan,

penunjukkan atau keterangan se$ara resmi dinas, ertujuan agar isi yang ter$antum

didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan seaik I aiknya dengan

penuh rasa tanggung ja!a. 6ota digunakan dengan maksud meminta in%ormasi,

memerikan in%ormasi, dan memerikan petunjuk I petunjuk.

/ara peredaran memo dan nota :

1 Peredaran nota dilakuakan oleh atasan kepada a!ahan atau a!ahan kepada atasan

4ertikal atau antara pejaat I pejaat dalam suatu kantorJ

2 Peredaran memo dilakukan atasan kepada a!ahan atau antara pejaat I pejaat yang

setingkat.

#entuk kop surat pada memo dengan nota ereda. Kop surat pada memo tidak perlumen$antumkan identitas se$ara lengkap seperti alamat kantor, nomor telepon, dan idang



30/42

usaha, melainkan nama perusahaan atau unti organisasi saja. "edangkan kop surat nota

men$antumkan identitas se$ara lengkap.

2. S'at e%aan

"urat edaran sirkuler adalahsurat yang diuatuntukmemeritahukansesuatu, yang

ditujukankepadaeerapa orangEkantoratukepadaanyakpihak.

"uratedaranerdasarkantujuansasarannyadapatdiedakanmenjadiduama$am,

yaituseagaierikut :

1 "urat edaran untuk orang anyak yang jumlahnyateratasatauisadihitung.

Misalnyasuratedaran di lingkungankantor, dari pemimpin kepada karya!annya atau

pelangganEnasaah. #entuknya seperti surat iasa di mana egian- agianya maupun isi

surat ditulis dengan lengkap.

2 "urat edaran untuk orang anyak tidak teratas jumlahnya atau kepada masyarakat

umum. Misalnya surat edaran ersi%at promosi atau pena!aran arang atau jasa. #entuk

surat edaran tidak perlu men$antumkan alamat seseorang, hanya menuliskan judulnya

atau perihal.,. S'at pen,anta

"urat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang

yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya.

"urat pengantar dapat er%ungsi seagai erikut :

1 Pengantar orang, missal dapatmemperkenalkanseseorangmelaluisurat yang dia!a oleh

orang itusendiriuntukmenghadap orang yang dituju.

2 Pengantar erkas atau dokumen, misalnya erkas usulan kenaikan pangkat karya!an

dari satu unit untukdiproseske unit lainnya agar diprosesleihlanjut.

3 Pengantar arang, misalnya mengantarkan arang paket kiriman dari penjual kepada

pemeli.

"urat pengantar diuat minimal rangkap dua. "atu kopi yang sudah ditanda tangan

pihak penerima, akan dikemalikan kepada pengirim seagai tanda ukti penerimaan

arang. "yarat Isyarat untuk memuat surat pengantar adalah seagai erilkut :

1 )arus men$antumkan nama dan alamat pengirim dan penerima sesuatu.

2 Perlu men$antumkan no. surat pengantar

3 Men$antumkan tempat dan tanggal pengantar

Kolom dalam lanko terdiri dari :

• 6omor suratJ

• raianJ

• #anyaknyaJ

• KeteranganJ

7 Perlu men$antumkan nama yang erhak mengantarkan arang atau sesuatu.

@ Perlu memerikan tempat tanda tangan dan nama terang yang menerima arang.

? Perlu di$ap atau distempel dari instansi yang mengantar arang terseut.

Perhatikan $ontoh surat pengantar erikut.

3. S'at peinta3

"urat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansiEpihak yang leih

tinggi yang ditujukan kepada instansiEpihak yang leih rendah #a!ahan agar a!ahan itu

eruat sesuatau atau tidak eruat sesuatu seagimana dijelaskan dalam surat perintah.

#agian I agian surat perintah adalah seagi erikut :

1 #agian kepala surat terdiri dari : nama dan alamat unit organisasi petunjuk surat perintahdan nomor surat perintah.



31/42

2 #agian sisi surat perintah terdiri dari : nama, jaatan, dannomor induk pega!ai dari

orang yang mendapat perintah, unit organisasi, isi perintah, serta jangka !aktu yang

diperlukan dan keterangan lain.

3 #agian kaki surat perintah terdiri dari J nama tempat, tanggal, ulan, dan tahun surat

perintah itu diuat, jaatan pemeri perintah, nama terang dan nomor induk pega!ai

pemeri ila surat resmi, stempel unti organisasi dan temusan.

i. S'at inst'&si

"urat instruksi adalah surat yang erisi perintah dan petunjuk I petunjuk yang

ersumer pada peraturan dan keijaksanaan pemimpin. "urat instruksi iasanya digunakan

di lingkungan pemerintahan dan lingkungan s!asta. mumnya, surat instruksi ditujukan

kepada anyak pihak, ereda dengan surat perintah yang umumnya ditujukan kepada pihak

tertentu saja.

*. S'at t',as

"urat tugas adalah surat yang datang dari pihak leih tinggiEpejaat untuk

menugaskan kepada a!ahan agar melakukan pekerjaan tertentu. "urat tugas si%atnya

singkat, tapi jelas. "urat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama

I sama diuat erjudul, tetapi teknis pemuatan dan unyi suratnya ereda. "urat perintak

atau instruksi mempunyai pertimangan tertentu konsideransi, yaitu hal I hal yang

menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi, sedangkan surat penugasan tidak

mempunyai konsiderans, isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang melandasi

pemerian tugas.

#. S'at nia,a"urat niaga digunakan seseorang atau organisasi untuk menyampaikan erita

in%ormasi yang erhuungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau isnis adalah dunia

yang penuh kesiukan di mana !aktu adalah seuah uang dan dalam ertindak akan

selalu erdasarkan e%isien dan e%ekti4itas. "eringkali seuah erita yang dituangkan

dalam surat niaga akan leih e%ekti% dan tepat sasaran karena memuat data I data penting

yang akurat, jika diandingkan erita terseut disampaikan melalui telepon atau lisan.

"eperti : jual eli produk atau in%ormasi data I data yang erhuungan denga

perdagangan atu isnis pada umumnya.

"urat niaga yang sering digunakan ada sepuluh jenis, yaitu seagai erikut.

a. S'at pe&ena)an"urat yang isinya perkenalan hasil produksi suatu perusahaan denga

keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada $alon pemeli.

"yarat I syarat memuat surat perkenalan adalah seagai erikut.

1 Menggunakan ahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat, tetapi padat.

2 Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, idang

usahanya, dan man%aat atas arang yang diperkenalkan.

3 Men$antumkan kapan perusahaan itu mulai ergerak dalam usahanya.

Memerikan gamran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang

dipakai.

7 Men$antumkan pekerjaanEproyek yang pernah ditangani.

@ )arus dapat meyakinkan pema$a ah!a arang yang diproduksi itu erkualitas

tinggi dan telah anyak yang memakainya.



32/42

? Khusus untuk instansi pemerintah perlu dilampirkan anda Da%tar ekenan

D, "urat '0in saha perdagangan "'P, dan 6omor Pokok aji Pajak

6PP

0. S'at pemintaan pena5aan

"urat permintaan adalah surat yang diuat oleh $alon pemeli ayng

dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan in%ormasi mengenai

harga, syarat jual eli, dan $atalog dari arang atau jasa tertentu yang diutuhkan.

"urat permintaan pen!aran merupakan tahap a!al dari proses terjadimya

transaksi isnis, karena ketika $alon pemeli meminta keterangan mengenai arang

dan jasa yang akan dieli, maka akan ada respon dari penjual untuk menerangkan hal

I hal apa yang diketahui oleh $alon pemeli.

"urat permintaan pena!aran diuat dalam ahasa yang sederhana tetapi

isinya harus jelas agar penjual mengetahui se$ara pasti, apa yang diinginkan oleh

$alon pemeli.

5angkah I langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat

permintaan pena!aran adalah seagai erikut .

1 Menetapkan leih dulu jenis arang apakah yang diperlukan.

2 Menentukan kapan arang terseut diperlukan.

3 Menanyakan syarat pemayaran dan syarat penyerahan arang.

Menanyakan pemerian potongan harga.

7 Meminta in%ormasi agaimana $ara pengiriman arang.

@ Menentukan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu.

? Menanyakan kemudahan yang diperolah pemeli sperti ser4i$e gratis, garansi,

dan layanan purna jual after sales servie.

> Menanyakan layanan jasa yang dapat dierikan oleh penjual.

Meminta da%tar harga, lea%let, rosur, $atalog, sample, atau monster arang yangakan diutuhkan.

1. S'at pena5aan

"urat pena!aran adalah surat daripenjual kepada $alon pemeli yang erisi

pena!aran arang atau jasa.

"urat pena!aran ada dua ma$am. (aitu seagai erikut.

1 Pena!aran atas inisiati% penjual yang mempunyai kedudukan lemah, karena surat

terseut elum tentu diharapkan oleh $alon pemeli.

2 Pena!aran seagai alasan dari surat permintaan pena!aran, yang isinya terikat

dan teratas hanya pada menerangkan hal-hal yang ditanya oleh $alon pemeli.

/ara menyusun surat pena!aran yang ail dan e%ekti%.

1 Mepergunakan gaya ahasa yang menarik, agar menimulkan minat $alon

pemeli.

2 Merin$i arang yang dita!arkan dengan keterangan yang lengkap dan seaiknya

dilampiri gamar I gamar, untuk menghindari keraguan $alon pemeli.

3 Merekomendasikan ah!a arang terseut ermutu tinggi dan keharusan untuk

memilikinya. Menjamin ketentuan harga, $ara pengiriman, dan penyerahan arang.



33/42

7 Memerikan potonga harga yang menarik dengan syarat pemayaran yang

mudah dan ringan.

@ Men$antumkan si%at pena!arannya pena!aran eas, pena!aran terikat,

pena!aran erjangka.

• Pena!aran eas adalah apaila se!aktu I!aktu terjadi peruahan harga

arang yang dita!arkan, maka tidak perlu memeritahuakan terleih

dahulu.

• Pena!aran terikat adalah pena!aran tetap, yaitu apaila terjadi peruahan

di kemudian jahri, maka harus dieritahukan terleih dahulu.

• Pena!aran erjangka adalah pena!aran hanya erlakupada !aktu

tertentu.

%. S'at pesanan

"urat pesanan adalah surat yang isinya memesan arangEjasa tertentu dari

pemeli kepada penjual. #iasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat

pena!aran atau da%tar harga. "urat pesanan adalah surat pemeli, sehinggakedudukannya kuat. etapi seelum melakukan pemelian, pemeli harus

mempertimangkan hal I hal erikut.

1 Apakah harga yang dita!arkan sesuai atau tidak, sehingga nantinya dapat

digunakan perusahaan atau tidak.

2 "yarat I syarat yang ada dalam surat pena!aran, apakah dapat diterima atau

tidak.

3 Keadaan keungan, apakah persediaan uang men$ukupi atau tidak, apakah arang

yang dipesan sesuai dengan keutuhan.

"emua hal yang dipertimangkan terseut, ertujuan agar jangan sampai

mengakiatkan perusahaan menderita kerugian. #ila segala sesuatu sudah jelas dankeuangan sudah men$ukupi, arulah memuat surat pesanan

e. S'at &on2imasi pesanan

"etelah menerima surat pesanan atau 4ia teleponE%aks dari $alon pemeli,

penjual perlu memastikan sejauh mana keenaran pesanan terseut. /aranya ialah

dengan memuat surat yang diseut surat kon%irmasi pesanan.

"urat kon%irmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual

erdasarkan surat pesanan atau 4ia telepon dari pemesan, tentang pesanan yangterdiri dari nama arang, jumlahnya, harga, dan syarat jual eli lainnya, seperti

tempat penyerahan, !aktu penyerahan, $ara pemayaran. Kemudian surat terseut

dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta

ketentuan jual eli yang diinginkan penjual seperti yang di$antumkan di dalam surat

kon%irmasi itu.

jika pesanan itu enar dan persyaratan tamahan dari penjual juga dapat

disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus memuuhkan tanda tangannya pada

surat kon%irmasi itu seagai tanda persetujuan pemelian. Kemudian lemar aslinya

harus dikemalikan kepada penjual seagai ukti otentik pesanan, yang %ungsinya



34/42

sama dengan surat pesanan. "ehingga penjual tidak ragu lagi untuk memuat %aktur

dan mengirimkan arangnya kepada pemesan.

2. S'at peno)a&an pesanan

Apaila terjadi pemesanan arangEjasa tidak dapat dipenuhi oleh penjual

karena ada suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan

pesanan, jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. 'si surat surat penolakan

pesanan harus diungkapkan dengan ijaksana dan menyatakan penghargaan atas

pesanan terseut, yaitu dengan $ara mengu$apkan terima kasih kepada pemeli serta

memerikan alasan yang logis mengenai penolakan pesanan, dengan ahasa yang

halus dan sopan agar huungan aik dengan pemesan tetap terjaga.

Alasan penjual menolak pesanan seagai erikut.

1 Persediaan arang yang dipesan tidak men$ukupi atau arangnya sudahhais.

2 idak adanya ke$o$okan antara penjual dengan pemeli mengenai $ara

pemayaran atau penyerahan arang.

3 erjadinya kenaikan harga arang.

,. S'at pen,iiman pesanan

Apaila antara pihak penjual dan pemeli sudah ada kesepakatan dalam

persyaratan jual eli, maka arulah dapat dilaksanakan pengiriman pesanan. "urat

pengiriman pesan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya

memeritahukan kepada pemeli ah!a surat pesanan sudah diterima."urat pengiriman pesanan untuk pemeli harus disertai dengan surat

pengantar arang yang er%ungsi seagai tanda ukti penerimaan arang, yang

nantinya harus ditandatangani oleh pemesan. Apaila saat pengiriman arang

jaraknya $ukup jauh, maka diperlukan dokumen yang lengkap, tidak hanya surat

pengantar arang saja.

+ungsi surat pengiriman pesanan adalah seagai erikut.

1 ntuk meyakinkan pemeli ah!a pesanan telah dilayani dengan alk.

2 "eagai pedoman untuk pengiriman suatu arang.3 "eagai alat untuk menge$ek $o$ok tidaknya arang yang dipesan dengan arang

yang dikirim.

"eagai alat untuk menagih ila pemeli lupa melakukan pemayaran atau tidak

mau memayar.

7 "eagai arometer maju tidaknya suatu perusahaan.

"urat pengiriman pesanan erisi pemeritahuan pengiriman pesanan

dengan keterangan-keterangan erikut.

1 #arang yang akan dikirim terseut erdasarkan order yang mana.2 *enis arang apa saja yang dikirim.

3 #erapa jumlah arang yang dikirim.



35/42

/ara pengangkutan arang.

7 Dokumen apa saja yang dilampirkan ersama surat pengiriman pesanan.

ntuk eerapa kasus tertentu, penjual harus melampirkan dokumen yang

erhuungan dengan surat pengiriman arang, misalnya:

1 *ika pengiriman iasa, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan %aktur dan

surat pengantarJ

2 *ika pengiriman arang menggunakan perusahaan angkutan darat, laut, darat,

surat pengiriman pesanan harus dilampirkan surat muatan arang atau surat

angkutan arang. "urat angkutan arang ereda-eda sesuai dengan alat

angkutnya, yaitu:

− "urat jalan, ila arang diangkut dengan kendaraan daratJ

− Bill of la!ing #E5 atau konosemen ila arang diangkut dengan kapal lautJ

− Air way bill A#, ila arang diangkut dengan kapal lautJ

3 *ika pengiriman arang dalam peti, surat pengiriman pesanan harus ditampirkan

pa"ing list atau da%tar perin$ian arang yang dalam petiJ *ika pemayaran dilakukan seagian atau seluruh harga arang, surat pengiriman

pesanan harus dilampirkan kuitansiJ

7 *ika arang yang dikirimkan diasuransikan, surat pengiriman pesanan harus

dilampirkan polisEsurat pertangung asuransi.

3. S'at pan,a%'an6pen'n%aan

"etiap perusahaan pasti akan erusaha ekerja dengan teliti dan se$ermat

mungkin sehingga semuanya selesai dengan aik dan sempurna. 6amun, dalam

prakteknya saat pengiriman arang kepada pemesan dilakukan, kadang tak dapat

dihindari adanya kesalahan, kekuranganEkerusakan dalam pengepakan atau keterlamatan

pengiriman. "ehuungan dengan hal ini, pemeliEpemesan dapat mengajukan surat

pengaduan atau surat klaim. "urat pengaduan klaim adalah surat pemeritahuan untuk

penjual yang diuat oleh pemeli mengenai ketidaksesuaian arang yang diterimanya

dengan arang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.

Dalam penyusunan surat pengaduan hendaknya menyampaikan alasan yang

kuat, seperti:

1 menyeutkan dengan jelas arang yang rusak, kualitas salah, jumlah yang tidak sesuai, dan lain-lainJ

2 memerikan ukti-ukti tentang hal yang tidak memuaskan karena

kesalahanEkelalaian penjual, misalnya arang terlamat datang atau hilangJ

3 menyeutkan ma$am-ma$am penyelesaian yang dikehendaki, misalnya:

minta potongan harga ra%aksiJ

minta penggantian arangJ

minta ganti rugiJ

meretour mengemalikan arang yang dipesanJ

mematalkan pemelian.

ntuk memudahkan penyelidikan dan penyelesaiannya, dapat dilihat darisumer terjadinya kesalahanEkekeliruan, yaitu pihakpenjual.pihak pengiriman

arang, atau pihak pemeli itu sendiri.



36/42

i. S'at pen,iiman pem0a+aan

"urat pengiriman pemayaran adalah surat yang diuat oleh pemeli, untuk

memeritahukan kepada penjual ah!a arang kiriman sudah diterima dan pemayaran

sudah dilakukan. "urat pengiriman pemayaran dilaksanakan oleh pemeli apaila arang

kiriman dari penjual lan$ar, sudah tidak ada penyimpangan dan permasalahan. *ika terjadi

penyimpangan dengan pesanan, pemeli harus segera memeritahukan kepada penjual,

agar penjual dapat menemukan solusi untuk langkah selanjutnya. *angan sampai terlamat

memeritahukan permasalahan karena akan menimulkan kesulitan dalam pengurusan

klaim. 'si surat pengiriman pemayaran adalah seagai erikut.

1 *umlah arang yang diterima.

2 )arga %aktur, yaitu harga yang harus diayar.

3 aktu pemayaran.

/ara pemayaran.

7 #esarnya pemayaran.

@ #ukti pemayaran.

Dalam menyusun surat pengiriman pemayaran, perlu diperhatikan hal-hal erikut.

1 5ihat kemali isi surat pengiriman arang.

2 Periksaiah jumlah uang yang akan diayarkan.

3 5ampirkan ukti pemayaran.

*elaskan $ara pemayaran.

5) #eri alasan jika tidak dapat memayar penuh.

*.S'at pena,i3an

"urat penagihan adalah surat yang diuat oleh penjual kepada pemeli erisi

peringatan agar pemeli memayar utangnya yang sudah le!at dari tanggal jatuh tempo

atau tidak sesuai dengan perjanjian.

Penulisan surat penagihan hendaklah dilakukan dengan hati-hati dan ijaksana

dengan mempergunakan kata-kata yang sopan. Pihak penjualEkreditur harus mengetahui

alasan deitur tidak memayar utangnya tepat pada !aktunya mungkin diseakan

pemeli lupa, kesulitan dalam hal keuangan, atau mendapatkan musiah yang menimpa

dirinya. "urat penagihan hendaknya memperlihatkan tujuan yang pasti, tetapi dengan

tindakan yang hati-hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil dalam penagihan

serta tidak sampai merusak huungan yang aik. ujuan penagihan ukan semata-mata

mendapatkan uang, melainkan untuk mempertahankan huungan aik dengan pihak

pemeli. )al-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah seagai erikut.

1 Menyeutkan jangka !aktu pemayaran yang sudah erlalu.

2 #esar tunggakan yang harus diayarEdilunasi.

3 anggal transaksi dan no. %aktur yang sudah erlalu. /ara pengirimanEpemayaran uang yang diinginkan oleh pemeli.

7 Menyeutkan hal lain, erupa peringatan atau an$aman ila perlu.



37/42

Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan eerapa tahap, yaitu seagai erikut.

1 "urat penagihan pertarna, erisi peringatan kepada pelanggan akan sesuatu ke!ajian yang

telah jatuh tempo le!at !aktunya.

2 "urat penagihan kedua agak leih tegas dari yang pertama.

3 "urat penagihan ketiga dengan melarnpirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan

dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pemeli dapat melunasi tunggakan,

kreditur akan menagih melalui inkaso ank.

"urat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang leih keras,

yaitu erupa an$aman kepada deitur akan mengadukan kepada pihak yang er!aji.

C. S'at Pi0a%i

!. Pen,etian S'at Pi0a%i

"urat priadi adalah surat yang diuat oleh seseorang yang isinya menyangkutkepentingan priadi. alaupun saat ini sudah hanyak alat komunikasi yang $anggih, seperti

telepon, telepon genggam #$an! phone%& 'nternet dan seagainya, namun seringkali Anda

masih sangat memerlukan surat seagai alat komunikasi yang dapat memantu Anda dalam

mengungkapkan perasaan dengan panjang lear k$pada orang lain, seperti kepada orang tua,

sahaat, teman dan anggota keluarga lainnya.

Dalam penulisan surat priadi, tidak anyak aturan-aturan khusus yang mengikat

seperti dalam penulisan surat resmi atau surat dinas. )al ini tergantung kepada priadi

masing-masing. )anya saja yang perlu diperhatikan dalam p$nulisannya adalah dari segitala hahasanya dan etika sopan santun sehingga surat t$rsehut tetap dapat dilihat seagai

sarana komunikasi yang indah dan aik ila Anda mema$anya.

Ada eerapa hal yang memedakan antara surat priadi dan surat resmi, yaitu

seagai erikut.

a. Penulisan surat priadi menggunakan kata saya karena penulisan tidak me!akili

organisasi.

. idak memakai kepala surat, nomor surat, jaatan, atau simol-simol organisasi.

$. 'si surat iasanya $ukup panjang dan herisi masalah priadi.d. #entuk surat tidak ada aturan khusus eas

#. Ma1am(Ma1am S'at Pi0a%i

Ada dua ma$am surat priadi, yaitu surat priadi yang ersi%at kedinasan dan

kekeluargaan.

a. S'at pi0a%i +an, 0esi2at &e%inasan seten,a3 esmi/

"urat priadi yang ersi%at kedinasan adalah surat yang diuat oleh

seseorang yang ditujukan kepada suatu organisasiElemagaEinstansi yang isinyamenyangkut masalah priadi dan kerja. /ontohnya surat lamaran pekerjaan, surat

i0in tidak masuk kerja, dan surat i0in tidak masuk sekolah.



38/42

0. S'at pi0a%i +an, 0esi2at &e&e)'a,aan

"urat priadi yang ersi%at kekeluargaan adalah surat yang diuat oleh

seseorang yang ditujukan kepada orang lain keraat atau teman dan isinya

iasanya ersi%at kekeluargaan. /ontohnya surat dari anak kepada orang tuanya,

surat dari sahaat, surat undangan pernikahan, surat u$apan selamat, dan surat

u$apan elasungka!a.

$. S'at Lamaan Pe&e*aan

a. Pen,etian s'at )amaan pe&e*aan

"urat lamaran pekerjaan adalah surat yang diuat oleh seseorang yang

ditujukan kepada perusahaan erisi tentang permohonan untuk memperoleh

pekerjaan sesuai dengan jaatan yang dita!arkan serta kemampuan yang dimiliki

oleh si pelamar. "urat lamaran Anda ukanlah satu-satunya surat yang akan

dia$a oleh perekrut yang ertugas menyeleksi surat-surat lamaran, apalagi jika

Anda mengirim surat lamaran erdasarkan massa. Mungkin saja ukan hanya

satu surat lamaran, tapi isa puluhan, ratusan, ahkan riuan surat lamaran yang

akan dia$a olehperekrut lamaran. ntuk itu, ke$ermatan dan keahlian Anda

meramu surat lamaran akan sangat menentukan apakah surat Anda akan

ditindaklanjuti atau diaaikan. "ural lamaran sangat penting agi si pelamar

maupun perusahaan, karena melalui surat inilah si pelamar dapat menunjukkan

kepada pihak perusahaan tentang segala hal yang dimiliki oleh si pelamar

terutama tentang pengetahuan, kepriadian, dan keahlian yang surat lamaran

dapat m$njadi panduan dalammen$ari dan menjaring siapa saja yang layakuntuk

menjadi $alon karya!an. =leh karena itu agar terkesan aik, si pelamar harus

dapat memhuat surat lamaran pekerjaan dengan haik pula.

/ara mengetahui in%ormasi tentang lo!ongan pekerjaan.

1 5ihat in%ormasi tentang lo!ongan pekerjaan di eragai media

massa.

2 Kunjungi pameran-pamoran hursa kerja.

3 *elajahi internet karena erhagai perusahaan menggunakan

internet dalam merekrut karya!annya, dan ergaunglah dengan

situs yang menyediakan in%ormasi mengenai eragai lo!ongan

pekerjaan.

)uungi teman atau relasi dan tanyakan mengenai in%ormasi

lo!ongan pekerjaan yang Anda $ari.

7 )uungi hea!hunter pen$ari "DM atau out souring dan

kirimkan kuali%ikasi diri.

@ Datangi langsung perusahaan-perusahaan dan tanyakan tentang

lo!ongan pekerjaan yang tersedia di perusahaan terseut.



39/42

mumnya, pengusaha mengharapkan kualitas teraik agi karya!annya.

Kriteria karya!an yang diharapkan oleh pengusaha adalah seagai erikut.

1 "eseorang yang responsi%dan erinisiati%, serta er%ikir seelum

ertindak.

2 erampil ekerja dan tidak irokratis.

3 /erdas smart dan pandai ergaul lu!es

idak mudah stres, serial, jujur, dan dapat diper$aya.

7 Memahami komputer internet dengan aik.

@ Memiliki anyak huungan relasi.

? 5oyal kepada atasan dan perusahaan.

> #erpenampilan menarik.

Dapat erahasa 'nggris lisan maupun tulisan.

. Isi po&o& %an tata 1aa pen')isan s'at )amaan pe&e*aan

'si pokok dalam surat lamaran pekerjaan harus men$antumkansumer in%ormasi lo!ongan pekerjaan, posisi jaatan yang diinginkan, data

priadi, serta melampirkan ukti-ukti pendukung, misalnya ija0ah, transkrip

nilai, dan serti%ikat.

"urat lamaran harus mengikuti tata $ara yang ditetapkan. ata $ara

penulisan surat lamaran pekerjaan adalah seagai erikut.

1 &unakan kertas ukuran standar. kuran kertas standar yang iasa

digunakan adalah A atau kuarto Eetter.

2 &unakan kertas )B" !arna putih atau kertas !ouble %olio. )indari

menggunakan kertas er!arna.

3 &unakan tinta hitam, karena !arna hitam merupakan !arna standar yang

digunakan dalam kegiatan administrasi.

ulis surat lamaran dalam satu halaman saja dan uatlah dengan jelas,

singkat, dan padat.

7 unjukkan rasa per$aya diri, tetapi jangan terkesan somong. )indari

surat lamaran yang meminta elas kasihan, seperti dengan men$eritakan

masalah priadi.

@ &unakan kaidah erahasa yang aik dan enar. alaupun surat lamaran

pekerjaan tergolong ke dalam surat priadi, tetapi ukan erarti ahasa

yang digunakan merupakan ahasa sesuai dengan keinginan priadi.

Penggunaan C(D Cjaan (ang Disempurnakan tetap harus dilakukan.

Misalnya, gunakan kata saya untuk menyeut diri Anda dan gunakan

kata #apakElu untuk menyapa pimpinan perusahaan.

? &unakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami. )indari

menggunakan kata-kata atau istilah asing yang tidak umum dan sulit

dimengerti.

> )indari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil %otokopi. Memang

leih mudah dan hemat apaila Anda memuat satu surat lamaran dankemudian di%otokopi, sehingga apaila ingin mengirim surat lamaran lagi

tidak perlu memuat surat yang aru.



40/42

"eelum surat lamaran dikirimkan, periksa kemali untuk memastikan

apakah surat lamaran sudah enar-enar ditulis dengan menggunakan

ejaan, kata-kata, atau istilah yang tepat atau elum. ermasuk dalam hal

ini adalah kelengkapan surat yang lain, seperti da%tar ri!ayat hidup dan

lampiran pendukung lainnya.

"urat lamaran merupakan kesan pertama diri si pelamar. =leh karena

itu, eerapa hal erikut harus diperhatikan, yaitu seagai erikut.

L jangan ertele-tele.

L *angan menggunakan ahasa yang tidak sopan.

L *angan terlalu anyak menggunakan singkatan dan ahasa asing

yang tidak umum.

L *ika tidak diminta, jangan menentukan gaji.

c. "umer in%ormasi tentang lo!ongan pekerjaan

"umer in%ormasi mengenai lo!ongan pekerjaan dapat di$ariEdiperoleh

dari ikian di media massa, seperti: majalah, surat kaar, B, dan radio,

rosurEselearan, temanEsahaat, ursa kerja, internet, datang langsung ke

perusahaan, atau pameran.

7. Da2ta Ri5a+at Hi%'p

Da%tar ri!ayat hidup urriulum vitae adalah da%tar yang memuat keterangan atau

in%ormasi tentang si pelamar. Apaila pihak perusahaan ingin mengetahui tentang diri si pelamar,

maka da%tar ri!ayat hidup ini dapat memantu mereka. Da%tar ri!ayat hidup ini disertakan seagai

lampiran dalam memuat surat lamaran kerja.

Komponen(&omponen pentin, pa%a %a2ta i5a+at 3i%'p

a. Komponen(&omponen pentin, pa%a %a2ta i5a+at 3i%'p a%a)a3 se0a,ai 0ei&'t.

• Data priadi, men$akup nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, agama, serta in%ormasi lain

yang terkait dengan kondisi priadi.

•

Pendidikan, erisi keterangan tentang pendidikan yang telah ditempuh mulai dari pendidikandasar sampai dengan jenjang pendidikan terakhir, lengkap dengan tahun serta nama dan

alamat sekolahnya.

• Pengalaman kerja, erisi keterangan tentang pengalaman kerja yaitu tentang jenis pekerjaan

atau jaatan, nama perusahaan tempat ekerja dan lamanya !aktu pengalaman kerja.

• 'n%ormasi lain seperti hoi, prestasi, dan seagainya.

0. Ha)(3a) +an, pe)' %ipe3ati&an %a)am pen')isan %a2ta i5a+at 3i%'p

#eerapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan da%tar ri!ayat hidup adalah seagai

erikut.

1 &unakan kertas putih polos yang alk dan erukuran A atau kuarto letter atau sesuai dengan

kertas yang digunakan dalam menulis surat lamaran pekerjaan.



41/42

2 &unakan %ormat standar surat resmi, huru% dengan ukuran dan jenis standar misalnya imes 6e!

oman serta er!arna hitam.

3 /antumkan identitas priadi yang ersi%at umum, jangan terlalu priadi.

/antumkan status perka!inan menikah, elum menikah, atau er$erai.

7 /antumkan latar elakang pendidikan aik %ormal maupun in%ormal, mulai dari tingkatan yang

paling tinggi atau sealiknya, termasuk tahun kelulusan dan nama instansi.

@ 5ampirkan pas %oto teraru. "eaiknya gunakan pas %oto er!arna, teraru dan erpakaian

%ormal. kuran %oto yang digunakan umumnya 38 atau 8@.

? *ika ada, $antumkan re%erensi, yaitu orang yang isa dihuungi oleh pihak penyeleksi untuk

menanyakan hal-hal penting seputar diri Anda iasanya nama atasan di mana Anda ekerja

seelumnya.

> *ika ada, $antumkan pengalaman kerja. #erikan deskripsi singkat tentang pekerjaan Anda pada

perusahaan seelumnya seanyak-seanyaknya tiga perusahan terakhir erikut pangkat, jaatan,

jenis pekerjaan, dan periode kerja.

/antumkan pengalaman lain yang menunjang dan erhuungan dengan spesialisasi Anda. *ika

Anda adalah seorang teknisi idang kimia, maka pengalaman seagai juara t loma menyanyi

tidak perlu di$antumkan.

Da%tar ri!ayat hidup dapat diuat sendiri, tetapi ada juga yang telah disediakan perusahaanE

kantor. *ika perusahaan sudah memilih %ormulir da%tar ri!ayat hidup, pelamar tinggal mengisinya.

Test -omati2

!. Pi)i3an Gan%a

Pilihiah salah satu ja!aan yang paling enarH

!. (ang ukan merupakan ma$am surat undangan adalah...

a. ndangan resmi.

0. ndangan terlalu resmi.

1. ndangan setengah resmi.

%. ndangan tidak resmi.

#. (ang termasuk surat keterangan adalah...a. "urat in%erensi.

0. "urat re%erensi.



42/42

1. "urat distriusi.

%. "urat interprestasi.

$. "urat memo merupakan singkatan dari...

a. Memory

0. Memorandum

1. Memondy

%. Memos7. "urat pengantar er%ungsi untuk, ke$uali...

a. Pengantar orang

0. Pengantar arang

1. Pengantar erkas

%. Pengantar uang.

8. /ontoh surat priadi yang ersi%at kekeluargaan adalah..

a. "urat dari sahaat.

0. "urat undangan pernikahan

1. "urat u$apan selamat

%. "urat ijin tidak masuk kerja kepada atasan.

e. Esai

#ahasa surat harus jelas dan lugas. *elaskan peredaan jelas dan lugas. Kemukakan menurut

ahasa anda sendiriH

A&ti4itas

#uatlah kelompok dengan anggota maksimal empat orang. Kunjungilah eerapa instansi

pemerintah. #uatlah kliping dari $ontoh-$ontoh surat edaran, nota dinas, dan undangan dinas dari

instansi-instansi yang Anda huungiH #uatlah alasanEanalisis mengenai surat-surat terseutH

Modul Melakukan Prosedur Administrasi

Documents

Transcript of Modul Melakukan Prosedur Administrasi