BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum fileSMA Santun Untan Pontianak masih menggunakan sistem...

47

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sistem berjalan Pengolahan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada

SMA Santun Untan Pontianak masih menggunakan sistem belom

terkomputerisasi seperti halnaya pengolahan data yang mesih menggunakan

Microsoft excel, Microsoft Word, Setelah itu data tersebut diprin dan disimpan

dalam bentuk kertas dan pembayaran masuh menggunakan kuwitansi belum

menggunakan sistem terkomputerisasi tidak menutup kemungkinan data tersebut

bisa hilang dan rusak. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem pengolahan data

Administrasi Penerimaan Mutasi siswa yang terkomputerisasi untuk lebih

mempermudah Pengolahan data mempermudah pencarian data tersebut.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan akan menjelasan alur cerita yang akan diusulkan

dalam Sistem Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada SMA Santun Untan

Pontianak. Adapun prosedur sistem usulan sebagai berikut:

1. Sistem Login

Pada proses ini TU melakukan login kepada sitem , Setelah TU

melakukan login maka sistem akan melakukan pengecekan

berdasarkan usernem dan password, Jika benar maka sistem akan

membawa kepada sistem yang akan dituju.

47

48

2. Prosedur Entry Data Siswa

Pada proses ini, TU melakukan Entry data siswa pindahan dari sekolah

asalnya, untuk melakukan proses mutasi calon siswa sekolah asal, menuju

sekolah yang akan dituju dan membuat surat rekomendasi, diserah kepada

kepala sekolah untuk ditanda tangani kemudian diserahkan kembali ke TU

dan TU memberikan Surat Rekomendasi yang Sah Kesiswa Pindahan

Tersebut.

3. Prosedur Pembayaran

Pada proses ini calon siswa dari sekolah lain melakukan pembayaran

sesuai dengan biaya administrasi yang telah tertera. Jika sudah maka

selanjutnya calon siswa akan diproses. Untuk menjadi calon siswa

pindahan yang baru di Sma Santun Untan Pontianak.

4. Prosedur Laporan

Pada proses ini laporan data siswa yang telah disahkan di serahkan kepada

kepala sekolah sebagai laporan data siswa kepindahan siswa tersebut.

4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram Alir Data akan menguraikan gambaran Prosedur Aliran Data

yang akan menginput dokumen masukan dan menghasilkan dokumen keluaran.

Adapun Diagram Alir Data akan dibahas dengan tiga tahapan yaitu Diagram

Konteks, Diagram Nol dan Diagram Detail.

49

1. Diagram Konteks Usulan

Sumber: hasil rancangan(2017)

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan Administrasi Penerimaan

Mutasi Siswa Pada SMA Santun Untan Pontianak

Keterangan:

LDP : Laporan Data Pembayaran

UP : Username Password

SR :Surat Rekomendasi

SRS : Surat Rekomendasi Sah

DP :Data Pembayaran

I :Ijazah

SKHUN:Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional

KK :Kartu Keluarga

Siswa

Proses

Sistem Usulan

Penerimaan

Mutasi Siswa

SMA Santun

Untan Pontianak

Tata

Usaha

SP,I,SKHUN,KK,AK,R

SP,I,SKHUN,KK,AK,R LDP

UP,SR

Kepala

Sekolah SR

LSP,LSR

LSP,LSR

SRS

Bedahara

DP

LDP

50

AK :Akte Kelahiran

R :Raport

LSP, LRS: Laporan Surat Pindah Dan Laporan Surat Rekomendasi

2. Diagram Nol Usulan

Tata

Usaha 1.0

Login

UP

UP

UP

D1 File Login

2.0

Entry

Data Siswa

Sp,I,Skhun,Kk,Ak,

R

Sp,I,Skhun,KK,AK,R

D2

2 SP

3.0

Pembayaran

Siswa

DP

DA

D3 File Administrasi

Bendahara

DP

LDP

LDP

4.0

Laporan

SR

LSP,LSR

SRS

Kepala

Sekolah LSP,LSR

SR

51


Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi

Siswa Pada SMA Santun Untan

Keterangan:

UP :Usernema Password

LDP :Laporan Data Pembayaran

DP : Data Pembayaran

SP :Surat Pindah

I :Ijazah

Skhun :Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional

KK :Kartu Keluarga

AK :Akte Kelahiran

R :Raport

SR :Surat Rekomendasi

SRS :Surat Rekomendasi Sah

LSP,LSR:Laporan Surat Pindah, Laporan Surat Rekomendasi

DA :Data Administrasi

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada

sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat

dipahami secara umum (memiliki stardar cara penulisan) (Rosa dan Shalahuddin,

2013:73). Kamus data Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa

Pada SMA Santun Untan Pontianak adalah:

52

4.4.1 Kamus Data Masukan Sistem Usulan

1. Nama Arus Data : Username password

Alias : UP

Bentuk Data : Form Login

Arus Data : FL- Proses 1.0

Penjelasan : Form Login

Periode : Setiap Kali Melakukan Login

Volume : Username+ password

Struktur Data :Header + Isi

Header= 1 {Username+Password}n

Isi =1{Username+Pasword}n

Username *Terdiri Dari 10 Huruf*

Password *Terdiri Dari 15 agka dan huruf*

2. Nama Arus Data : Entry Data Siswa

Alias : EDS

Bentuk Data : Form Data Siswa

Arus Data : EDS- Proses 2.0

Penjelasan : Form Data Siswa

Periode : Setiap Kali Melakukan Pindahan

Volume : Satu Lembar

Struktur Data :Header+isi

53

4.4.2 Kamus Data Usulan Keluaran

1. Nama Arus Data : Entry Data Siswa

Alias : EDS

Bentuk Data : Form Data Siswa

Arus Data : FDS - Proses 2.0

Penjelasan : Form Data Siswa

Periode : Setiap Kali Melakukan Pengisian Data Pindahan


Struktur Data :Header

2. Nama Arus Data : Laporan

Alias : -

Bentuk Data : Form Laporan Pindahan Siswa

Arus Data : FL - Proses 4.0

Penjelasan : Form Laporan

Periode : Setiap Kali Pindahan Selesai


Struktur Data :Header+ Isi

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi Dokumen Sistem usulan akan dijelaskan dengan dua jenis

yaitu Spesifikasi Dokumen Masukan dan Spesifikasi Dokumen Keluaran

4.51. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : UP

Fungsi : From Login

Tujuan : Bagian TU

54

Media : Cetak Komputer

Jumlah : satu lembar

Frekuensi : Setiap Kali Melakukan Login

Format : Lampiran C.1

2. Nama Dokumen : Entry Data Siswa

Fungsi : sebagai Sumber Informasi data Siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Bagian TU

Media : Cetak Komputer


Frekuensi : Sekali Selama Pindahan

Format : Lampiran C.2

4.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Surat Rekomendasi

Fungsi : sebagai Sumber Informasi Bahwa Siswa telah

diterima sebagai Siswa Pindahan Baru.

Sumber : Program

Tujuan : Siswa Pindahan

Media : Cetakan Komputer


Frekuensi : Sekali Setiap Penerimaan Mutasi

Format : Lampiran D.1

55

2. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai Sumber Informasi bahwa Siswa telah

membayar Penerimaan Pindahan

Sumber : Bendahara

Tujuan : Siswa Pindahan

Media : Cetakan Komputer


Frekuensi : Sekali Selama Penerimaan Mutasi

Format : Lampiran D.2

4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

1. Entity Relationship Diagram

Username

KK

SKHUN

AK

Ijazah

Id_SP password Nip

Login

Pembayaran Memiliki

Alamat

Agama

JK

TTL

Nama

M

Siswa

Memilikiki Entry Data

siswa

M Memiliki

1

1

Id-SR Total

1

`

1

Id_pem

No_pem

No_SP

Nis

M

1

raport

56


Gambar IV.3 ERD Sistem Usulan Mutasi Siswa SMA Santun Untan

Pontianak

2. Logical Record Structure (LRS)


Gambar IV.4 LRS Sistem Usulan Mutasi Siswa SMA Santun Untan

Pontianak

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi File akan menguraikan tentang file yang digunakan. Adapun

Spesifikasi File Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Pada SMA

Santun Untan Pontianak Sebagai berikut:

1. Spesifikasi File Login

Nama file : File Login

1

M

Pembayaran Id_Pem Total no_Pem

Siswa Id_SR NIS Nama TTL Jenis Kelamin Agama Alamat

1

M

Login NIP Username Password

Entry Data Siswa

Id_Surat Pindah

No_Surat

Ijazah

SKHUN

Kartu Keluarga

Akta Keluar

Rapot

M

1 1

1

57

Akronim : Login

Fungsi : Untuk Masuk Kemenu Utama

Tipe file : master data

Organisasi file : Index Sequential

Akses File : Random

Panjang record : 28

Kunci file : Id_Nip

Software : MS.Access

Tabel IV.1

Spesifikasi File Login

No

Elemen

Data

Nama Field Tipe

Panjang

Record

Keterangan

1 Nip Nip Varchar 8 Primery key

2 Username Username Varchar 10

3 Password Password Varchar 10

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

2. Spesifikasi File Entry Data Siswa

Nama file : File Entry Data Siswa

Akronim : Pindahan

Fungsi : mengelola data siswa

Tipe file : master data


Akses File : Random

Panjang record : 62

58

Kunci file : Id_Surat Pindah


Tabel IV.2

Spesifikasi File Entry Data Siswa

No Elemen Data

Nama

Field

Tipe

Panjang

Record

Keterangan

1 Id_Surat

Pindah

Id_surat

pindah

Varchar 10 Primery key

2 No_Surat No_surat Varchar 10

3 Ijazah Ijazah Varchar 8

4 SKHUN SKHUN Varchar 8

5 KK KK Varchar 8

6 AK AK Varchar 8

7 Raport Raport Varchar 10


3. Spesifikasi File siswa

Nama file : File Siswa

Akronim : Siswa

Fungsi : Untuk Mengetahui Identitas Siswa

Tipe file : File Master


Akses File : Random

Panjang record : 82

59

Kunci file : Id_SR


Tabel IV.3

Spesifikasi File Siswa

No Elemen Data

Nama

Field

Tipe

Panjang

Record

Keterangan

1 Id_SR Id_SR Varchar 10 Primery key

2 Nis Nis Varchar 6

3 Nama Nama Varchar 20

4 TTL TTL Varchar 20

5 Jenis Kelamin Jenis

Kelamin

Varchar 8

6 Agama Agama Varchar 8

7 Alamat Alamat Varchar 10


4. Spesifikasi File Pembayaran

Nama file : File Pembayaran

Akronim : Pembayaran

Fungsi : Untuk mengelola data pembayaran pindahan

Tipe file : File Master


Akses File : Random

Panjang record : 36 Karakter

60

Kunci file : Id_pem


Tabel IV.4

Spesifikasi File Pembayaran

No Elemen Data Nama Field Tipe

Panjang

Record

Keterangan

1 Id_Pembayaran Id_Pembayaran Varchar 8 Primery key

2 Total Total Varchar 20

3 No-

Pembayaran

No_

Pembayaran

Varchar 8


4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode akan menjelaskan fungsi kode kunci yang digunakan.

Adapun Struktur Kode yang digunakan adalah:

1. Struktur Kode Login

Format kode Login adalah:

X X X 9 9 9

Identitas No.Urut

Identitas

Contoh : LGN-001

LGN =Identitas

61

001 =No.Urut

2. Struktur Kode Entry Data Siswa

Format Kode Entry Data Siswa

X X - X X - 9 9

Identitas Identitas No.Urut

Contoh : EDS-001

SP = Identitas

001 = No. Urut

3. Struktur Kode Siswa

Format Kode Siswa

X X - X X - 9 9

Identitas Identitas No.Urut

Contoh : Siswa-001

Siswa = Identitas

001 = No. Urut

4. Struktur Kode Pembayaran

Format Kode Pembayaran:

62

X X - 9 9 9

Identitas No.Urut

Contoh : PMM-001

PMM = Identitas

001 = No.Urut

4.5.6. Spesifikasi Program

Berikut inimerupakan HIPO yang dirancang sebagai struktur menu sisstem

Informasi Administrasi Penerimaan Mutasi Pada Sma Santun Untan Pontianak.

1. Hipo Operator


Gambar IV.5 HIPO User Sistem Usulan Penerimaan Mutasi Siswa

SMA Santun Untan Pontianak

0.0

Login

1.0

Menu Utama

1.1

Entry Data Siswa

1.2

Proses

Pembayaran

1.4

Logout

1.3

Laporan

63

1. Spesifikasi Program Login

Nama program :Login

Fungsi :Form Login

Fungsi Program :Untuk Keamanan Program

Media Input : Mouse

Bentuk Output : File

Paket Program : Visual Basic 6.0

Bentuk : Lampiran E.1

Proses Program : 01

a. Pertama-tama masuk keprogram login, lalu ketikan Username dan password

untuk membuka program

b. Klik tombol Ok, jika Username dan password Benar maka menu utama akan

tampil,tetapi jika salah maka akan kembali ke form login

c. Klik tombol Cencel untuk Keluar dari form login.

2.Spesifikasi Program Menu Entry Data Siswa

Nama Program : Menu Entry Data Siswa

Akronim : Menu Entry Data Siswa.form

Fungsi Program :Untuk Menampilkan Entry Data Siswa

Media Input : Mouse




64

Proses Program : 02

a. Klik Tombol Surat Pindah dan No Surat Pindah Untuk Mengisi Lampiran

Scan Surat Pindah

b. Setelah Surat Pindah masuk Klik tombol Ijazah Untuk Mengisi scan Ijazah

c. Setelah itu Klik tombol Skhu Untuk Memasukkan Scan Nilai

d. Setelah Itu klik tombol Kartu Keluarga Untuk mengisi Scan Kartu Keluarga

e. Setelah Ijazah masuk Klik tomssbol Akte Kelahiran Untuk Mengisi scan Akte

f. Setelah Semuanya Diisi dengan Benar Maka klik tombol Simpan Untuk

Menyimpan Data

g. Dan jika salah maka klik tombol Edit Untuk mengedit data yang salah

h. Selanjutnya klik tombol Keluar Untuk Keluar dari Form Entry Data Siswa.

3.Spesifikasi Program Siswa

Nama Program : Input Siswa

Akronim : Form Siswa

Fungsi Program : Form untuk mengetahui nama siswa pindahan

Media Input : Mouse




Proses Program : 03

a. Klik Tombol Nis Untuk Mengisi Nomor Induk Siswa

b. Setelah Nis diisi masuk Klik tombol NamaUntuk Mengisi nama siswa

c. Setelah itu Klik tombol Tempat tanggal lahir, Dan tombol jenis kelamin

d. Setelah Itu klik tombol Agama Untuk mengisi Agama

65

e. Setelah itu Klik Tombol Alamat Untuk Mengisi Alamat siswa

f. Setelah Semuanya Diisi dengan Benar Maka klik tombol Save Untuk

Menyimpan Data

g. Dan jika salah maka klik tombol Edit Untuk mengedit data yang salah

h. Selanjutnya klik tombol Keluar Untuk Keluar dari Form Siswa.

4.Spesifikasi Program Pembayaran

Nama Program : Input Pembayaran

Akronim : Form Data Pembayaran

Fungsi Program : Form untuk mengetahui Data Pembayaran

Media Input : Mouse




Proses Program : 04

a. Klik Tombol Id pembayaran Untuk Mengisi Nomor Pembayaran

b. Setelah itu Klik Tombol Total untuk Memasukan Jumlah Pembayaran Tersebut

c. dan Klik tombol Cetak Untuk mencetak data pembayaran yang telah disimpan.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Penggunaan Komputer saat ini telah berkembang dengan pesat, sehingga

perkembangan teknologi terus diamati oleh para user. Komputer merupan sarana

pendukung bagi suatu instansi atau lembaga pendidikan. Penggunaan komputer

sebagai alat bantu dalam pengolahan data merupakan pilihan yang tepat agar

aktifitas suatu lembaga pendidikan dapat tertata dengan baik. Sarana pendukung

tersebut terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (sofware).

66

4.6.1 Umum

Program aplikasi yang digunakan akan sangat membantu dalam

menyelesaikan suatu pekerjaan. Kemudian dalam penggunaan aplikasi tersebut

dapat meminilisirkan kesalahan yang dilakukan oleh para user pada saat

menjalankan program yang pada akhirnya diharapkan akan berfungsi secara

maksimal. Dengan demikian keahlian user dalam menggunakan aplikasi juga

sangat dibutuhkan.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan komponen komputer yang digunakan untuk

memasukkan suatu data kedalam komputer yang berbentuk fisik yang bisa

disentuh oleh kulit manusia. Adapun spesifikasi perangkat keras yang digunakan

dalam perancangan Sistem usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada

SMA Santun Untan Pontianak sebagai berikut:

1. Prosesor : 20 Ghz

2. Memory (RAM) : 2 GB

3. Hard Disk : 20 GB

4. Keyboard : 102 Keys

5. Monitor : Resolasi Layar Minimum 1024x768

6. Mouse : Standar Mouse

7. Printer : Ink Jet

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak merupakan suatu komponen komputer yang diperlukan

untuk mengolah data yang dimasukkan dari perangkat keras yang digunakan

untuk mengolah data menjadi sebuah informasi.

67

1. Microsoft Windows 7

2. Aplikasi Visual Basic 6.0

3. MS. Access

4.6.4. Konfigurasi Sistem Komputer

Komfigurasi sistem Komputer merupakan suatu susunan dan proses kerja

dari komputer yang terdiri dari CPU, Harddisk, Keybord, Monitor,

Flashdisk, dan Printer.

Hasil kerja dari sebuah komputer saling berkaitan satu dengan lainya.

4.7. Jadwal Implementasi

Implementasi merupakan peletakan sistem baru yang siap dioperasikan.

Tujuan dari implementasi adalah untuk melaksanakan uji coba atas rancangan

yang telah disusun ketika terjadi kesalahan dapat segera mungkin untuk

diperbaiki. Adapun proses implementasi yang dilakukan adalah:

1. Persiapan Data Awal

Pada tahap ini, perancang sistem mempersiapkan data-data sistem berjalan

yang di butuhkan dalam perancangan sistem usulan. Tahap ini merupakan

tahap paling awal dalam implementasi sistem usulan.

2. Pengumpulan Data

Pada tahap ini, penulis mengumpulkan data sistem berjalan yang akan

dibutuhkan dalam perancangan sistem usulan.

3. Analisa

Analisa adalah mempelajari sistem yang telah ada serta menganalisa masalah

yang sering dihadapi, tujuannya adalah mendapatkan gambaran mengenai

68

sitem yang dibutuhkan, agar sistem yang dibuat nantinya tepat guna dan

bermanfaat bagi kinerja tersebut.

4. Bab I

Penulis mempelajari tentang latar belakang masalah dan metode penelitian

yang digunakan.

5. Bab II

Pada tahap ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang

dibahas dalam ruang lingkup dan peralatan rancangan sistem yang

meliputi diagram alir data (DAD) dan kamus data.

6. Bab III

Penulis menjelaskan tentang diagram alir data (DAD), kamus data sistem

berjalan, Diagram Alir Data Sistem Berjalan, kamus data sistem masukan,

kamus data sistem keluaran, Spesifikasi Sistem Berjalan, Permasalahan, dan

alternatif pemecahan masalah.

7. Bab IV

Pada tahap ini penulis merancang sebuah perancangan prosedur yang

Diusulkan, Diagram Alir Data Sistem Usulan, diagram kontek usulan,

diagram nol usulan, kamus data sistem usulan, Spesifikasi Dokumen keluaran

dan masukan,Entity Relationship Diagram,Logical Record Structure,

Spesifikasi File, Struktur kode,Hipo, strukture sistem komputer, jadwal

implementasi.

8. Bab V

Tahap ini dimana penulis memberikan kesimpulan dan saran-saran.

69

9. Evaluasi dan Operasional

Tahap ini merupakan tahap pengecekan sistem yang telah dirancang oleh

penulis sehingga bisa memberikan manfaat bagi pengguna dan instansi.

Tabel IV.5

Jadwal Implementasi

NO KETERANGAN

WAKTU

Bulan1 Bulan 2 Bulan3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan Data Awal

2 Pengumpulan Data

3 Analisa

4 Bab I

5 Bab II

6 Bab III

7 Bab IV

8 Bab V

9 Evalusi dan Operasional

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum fileSMA Santun Untan Pontianak masih menggunakan sistem...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum fileSMA Santun Untan Pontianak masih menggunakan sistem...