BAB IV

PERANCANGNAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem

4.1.1. Analisis Kebutuhan

Dalam merancang pengajuan cuti karyawan ini, penulis telah melakukan

analisis kebutuhan yang dapat menjelaskan informasi dari sistem yang ada pada PT.

Asama Indonesia Manufacturing, yang dimana saat ini sistem Pengajuan Cuti

Karyawan masih menggunakan sistem manual, dengan pencatatan dan penyimpanan

menggunakan media Kertas. Karena belum tersedianya rancangan Program

Pengajuan Cuti Karyawan dari PT. Asama Indonesia Manufacturing masih tetap

menggunakan sistem manual.

Demi menjaga data Pengajuan Cuti Karyawan yang disimpan maka PT.

Asama Indonesia Manufacturing membutuhkan suatu media penyimpanan berbasis

program dan database yang digunakan untuk menyimpan data Pengajuan Cuti

Karyawan maupun Laporan Cuti Karyawan, program ini telah banyak digunakan

dikalangan perusahaan maupun instansi pemerintahan yang lainnya,

untuk mewujudkannya maka penulis merancang suatu sistem Pengajuan Cuti

karyawan berbasis aplikasi web yang dapat membantu karyawan dan perusahaan

untuk mempermudah dalam pemrosesan pengajuan cuti karyawan yang ada di PT.

Asama Indonesia Manufacturing yang meliputi Pengajuan Cuti Karyawan maupun

Penyimpanan Data Penngajuan Cuti Karyawan.

43

44

Berdasarkan dari analisis kebutuhan diatas dapat disimpulkan beberapa poin

penting dari perancangan Sistem Pengajuan Cuti Karyawan yang akan dibuat yaitu:

A. Analisis Kebutuhan Pengguna

Dalam aplikasi Pengajuan cuti ini terdapat tiga pengguna yang dapat

saling berinteraksi dalam lingkungan sistem, yaitu : bagian personalia,

pimpinan depatemen dan karyawan ketiga pengguna tersebut memiliki

karakteristik interaksi dengan sistem yang brbeda-beda dan memiliki

kebutuhan informasi yang berbeda-beda, seperti berikut:

A 1 Skenario Kebutuhan Admin

a) Mengelola data cuti karyawan

b) Mengelola Data User

c) Mengelola Data Karyawan

d) Mengelola Data Departemen

e) Input data cuti karyawan

f) Mengecek setiap pengajuan cuti karyawan

A 2 Skenario Kebutuhan pimpinan departemen

a) Mengecek Setiap pengajuan cuti yang masuk

b) Memberikan persetujun kepada Setiap pengajuan cuti yang masuk

A 3 Skenario Kebutuhan Karyawan

a) Mengisi form pengajuan cuti

b) Mengajukan Form Cuti kepada atasan

c) Melihat History Pengajuan Cuti

45

A 2 Kebutuhan Sistem

1) Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk mendapat

akses dari sistem pengajuan cuti ini dengan memasukan password

dan username agar privasi masing-masing pengguna tetap terjaga

keamanannya.

2) Sistem merekam semua data pengajuan cuti karyawan

3) Sistem menampilkan semua data pengajuan cuti karyawan

4) Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan

aplikasi.

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case

Gambar IV.1.

Rancangan Diagram Use Case

46

Skenario Use Case

1. Skenario Usecase Registrasi Cutia. Use case : Registrasi Cutib. Aktor : Karyawanc. Deskripsi : Merupakan sebuah kegiatan untuk mengajukan d. Prakondisi : Karyawan login dan berada pada dashboarde. Poskondisi : Pengajuan cuti tersimpanf. Skenario :

Tabel IV.1.

Deskripsi Use Case Registrasi Cuti

Skenario normalAktor Reaksi Sistem1. Pilih Menu Registrasi    2. Menampilkan halaman pengajuan 3. Mengisi form, tanggal, jenis Cuti, Keterangan

 

4. Kirim pengajuan   a. Ajukan a. Form pengajuan yang telah diisi akan

dikirim, dan akan masuk ke laman dashboard atasan

b. Reset b. Form pengajuan yang telah diisi tidak akan terkirim (batal mengajukan )

  5. Menampilkan status pengiriman  a. Form terkirimb. Pegawai mengisi ulang form pengajuan cuti

b. Form gagal terkirim

  6. Kembali ke menu awal di halaman

2. Skenario Usecase Lihat Data Cutia. Use case : Lihat Data Cutib. Aktor : Adminc. Deskripsi : Merupakan sebuah kegiatan untuk mengetahui daftar-daftar

yang diajukand. Prakondisi : Admin langsung login pada system dan berada pada menu e. Poskondisi : Daftar cuti yang diajukan yang diajukan ditampilkanf. Skenario :

47

Tabel IV.2.

Deskripsi Use Case Lihat Histori Cuti

Skenario normalAktor Reaksi Sistem1. Pilih menu data cuti    4. Menampilkan halaman data

cuti 3. Pilih menu search apabila ingin mencari data laporan pengajuan cuti

 

  4. Menampilkan data laporan pengajuan yang dicari

3. Skenario Use case Approve Cutia. Use case : Approve Cutib. Aktor : Atasan langsung, Bag. SDM, Manajerc. Deskripsi : merupakan sebuah kegiatan untuk mengaprove pengajuan

yang telah diajukan oleh karyawand. Prakondisi : Aktor login dan berada pada menu approvale. Poskondisi : laporan pengajuan yang telah di approve tersimpanf. Skenario :

Tabel IV.3.

Deskripsi Use Case Approve Cuti

Skenario normalAktor Reaksi Sistem1. Pilih menu approval    2. Menampilkan halaman daftar pengajuan 4. Pilih daftar yang akan di approve

 

a. Klik Terima Cuti a. Akan menampilkan status 'Diterima' pada daftar laporan pengajuan cuti.

b. Klik Tolak Cuti b. Akan menampilkan status 'Ditolak' pada daftar laporan pengajuan cuti

48

4.1.3. Rancangan Diagaram Aktivitas

Gambar IV.2.

Rancangan Diagram Aktivitas Admin

49

Gambar IV.3.

Rancangan Diagram Aktivitas Karyawan dan Pimpinan

4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

Dalam spesifikasi rancangan sistem usulan ini akan dijelaskan

mengenai dokumen – dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya,

dokumen – dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan keluaran.

50

4.1.5. Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan menguraikan tentang dokumen-dokumen

usulan yang terdapat dari extern perusahaan atau dokumen tambahan dan

menjadi masukan terhadap sistem yang menjelaskan fungsi, sumber, dan tujuan

dari dokumen tersebut. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut akan

diuraikan sebagai berikut.

1. Nama Dokumen : Daftar Pengambilan Lembar Cuti Karyawan

Fungsi : Sebagai List pengambilan lembar cuti

Sumber : Karyawan

Tujuan : Bagian SDM

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap ada karyawan yang mengajukan

Bentuk : Lihat Lampiran C.1

4.1.6. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dalam bentuk dokuman keluaran akan dijelaskan mengenai berkas-

berkas yang merupakan hasil masukan hasil dari sistem yang telah ada dari

sumber tertentu ke tujuan tertentu juga. Dokumen keluaran tersebut sebagai

berikut :

1. Nama Dokumen : Bukti Pengesahan Cuti

Fungsi : Bukti Approval Cuti

Sumber : Pimpinan Departemen

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap approve oleh Pimpinan departemen

Bentuk : Lihat Lampiran D.1

51

4.1.7. Rancangan Prototype

a. Halaman Utama Website PT. Asama Indonesia Manufacturing

Gambar IV.4.

Halaman Utama Website

b. Karyawan

1) Form Login Pengajuan Cuti Hak Akses Karyawan

Gambar IV.5.

Form Login Cuti Karyawan Hak Akses Karyawan

52

2) Halaman Dashboard Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar IV.6.

Halama Dashboard Cuti Karyawan

3) Form Resgistrasi Cuti Karyawan

Gambar IV.7.

Form Registrasi Cuti Karyawan

53

4) Menu Histori Cuti Karyawan

Gambar IV.8.

Histori Cuti Karyawan

5) Menu Info User Karyawan

Gambar IV.9.

Menu Info User Karyawan

54

c. Administrator

1) Form Login Admin Pengajuan Cuti Karyawan Hak AksesAdministrator

Gambar IV.10.

Form Login Administrator

2) Halaman Dashboard Admin Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar IV.11.

Halaman Dashboard Administrator

55

3) Menu Registrasi Cuti Manual Hak Akses Admin

Gambar IV.12.

Menu Registrasi Cuti Administrator

4) Data Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar IV.13.

Data Pengajuan Cuti Karyawan

56

5) Data User Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar IV.14.

Menu Data User

6) Data Departemen Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar IV.15.

Data Departemen

57

7) Menu Edit User Program Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar IV.16.

Menu Edit User

8) Ubah Password User Hak Akses Admin

Gambar IV.17.

Ubah Password Administrator

58

d. Pimpinan

1) Form Login Pimpinan Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar IV.18.

Form Login Pimpinan

2) Halaman Approval Cuti Pimpinan

Gambar IV.19.

Halaman Approval Cuti Pimpinan

59

3) Menu Edit User Pimpinan

Gambar IV.20.

Menu Edit User Pimpinan

4.2. Perancangan Perangakat Lunak

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship Diagram (ERD) merupakan bagian dari tahapanperancangan sistem yang menjelaskan hubungan antara basisdata terkait.Adapun hubungan keterkaitan antara table didalam basis data akan dijelaskanberupa gambar di bawah ini.

Gambar IV.21.

Entity Relationship Diagram (ERD)

60

4.2.1. Logical Record Structure (LRS)

Entity relationship Diagram (ERD) yang dirancang kemudianditampilkan ke dalam bentuk Logical Record Structure (LRS) agarmemberikan gambaran lebih jelas terhadap basis data yang dirancang olehpenulis. Adapun Logical Record Structure (LRS) yang dirancang oleh penulisdapat dilihat dibawah ini.

Gambar IV.22.

Logical Relatinship Structure (LRS)

4.2.1. Spesifikasi File

Basis data yang dirancang penulis yang telah digambarkan ke dalambentuk entity relationship diagram (ERD) dan logical record structure (LRS)akan dijelaskan lebih rinci berupa spesifikasi file. Adapun spesifikasi filetersebut antara lain:

1. Spesifikasi File CutiNama File : CutiAkronim : CutiFungsi : Untuk menyimpan data penjajuan cutiType File : File MasterOrganisasi File : Indexed SequentialAkses File : RandomMedia : HardiskPanjang record :Kunci File : kodecutiSoftware : MySql

61

Tabel IV.4.

Spesifikasi File Cuti

No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket1 kode cuti kode cuti varchar 8 Primary key2 pegawai id pegawai id int 11  3 tgl pengajuan tgl pengajuan date    4 tanggal 1 tanggal 1 date    5 Batascuti batascuti date    6 Keterangan keterangan varchar 300  

2. Spesifikasi File CutiprosesNama File : cutiprosesAkronim : cutiprosesFungsi : Menyimpan data cuti yang sedang di prosesType File : File MasterOrganisasi File : Indexed SequentialAkses File : RandomMedia : HardiskPanjang record : Kunci File : idcpSoftware : MySql

Tabel IV.5.

Spesifikasi File Cuti Proses

No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket1 Idcp Idcp int 20 Primary key2 Kodecuti kodecuti varchar 11  3 Tglapprove tglapprove date    4 Approvement Approvement int 11   

3. Spesifikasi File DepartemenNama File : departemenAkronim : departemenFungsi : menyimpan data departemenType File : File MasterOrganisasi File : Index SequentialAkses File : RandomMedia : HardiskPanjang record :Kunci File : idSoftware : MySql

62

Tabel IV.6.

Spesifikasi File Departemen

No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket1 id Id int 11 Primary key2 nama Nama varchar 50  

4. Spesifikasi File KaryawanNama File : karyawanAkronim : karyawanFungsi : Menyimpan semua data diri karyawanType File : File MasterOrganisasi File : Indexed SequentialAkses File : RandomMedia : HardiskPanjang record : Kunci File : id

Tabel IV.7.

Spesifikasi File Karyawan

No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket1 id Id int 11 Primary key2 gbrpgw gbrpgw varchar 60  3 nik Nik varchar  8  4 noktp noktp varchar  16  5 nonpwp nonpwp varchar  21  6 nama nama varchar 100  7 jkelamin jkelamin varchar 118 alamat alamat varchar 3009 agama agama varchar 1610 statusnikah statusnikah varchar 1611 no_tlp no_tlp varchar 1212 departemen_id departemen_id int 1113 password password varchar 814 status status varchar 11

63

5. Spesifikasi File UserNama File : userAkronim : userFungsi : menyimpan data user sistem pengajuan cutiType File : File MasterOrganisasi File : Indexed SequentialAkses File : Random

Media : HardiskPanjang record : Kunci File : id userSoftware : MySql

Tabel IV.8.

Spesifikasi File User

No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket1 id Id int 11 Primary key2 nik Nik varchar 8  3 username username varchar 20  4 password password varchar 100  5 nama nama varchar 50  6 alamat alamat varchar 300  7 Jenis_kelamin Jenis_kelamin varchar 98 no_tlp no_tlp varchar 129 email email varchar 10010 blokir blokir varchar 111 level level enum

64

4.2.2. Class Model / Class Diagram

Gambar IV.23.

Class Model / Class Diagram

4.2.1. Sequence Diagram

Gambar IV.24.

Sequence Diagram

65

4.2.1. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam

Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Cuti Karyawan pada

PT.Asama Indonesia Manufacturing terdiri dari:

1. Server

1) CPU

a) Processor : Pentium® Core 2 Duo

b) Memory (RAM) : 4 GB DDR3

c) Harddisk : 500 GB

2) Monitor : Generic PnP monitor dengan Resolution 1366 x

7680

3) Mouse : Standard Mouse

4) Keyboard : Standart PS/2 Keyboard 68 Keys

5) Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps

2. Client

1) CPU

a) Processor : Pentium® 4

b) Memory (RAM) : 2 GB DDR2

c) Harddisk : 50 GB

2) Monitor : Generic PnP monitor dengan Resolution 1366 x

7680

3) Mouse : Standard Mouse

4) Keyboard : Standart PS/2 Keyboard 68 Keys

5) Koneksi internet dengan kecepatan 56 Kbps

66

4.2.2. Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam

Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Cuti Karyawan pada

PT.Asama Indonesia Manufacturing terdiri dari:

1. Server

a. Sistem Operasi : Microsoft Windows Server 2008 atau Linux

Ubuntu 18.04 LTS

b. Aplikasi bundle web server : Xampp 5.30.0 yang terdiri dari

beberapa komponen, diantaranya :

1) Apache server V5.1

2) PHP Server V7

3) MySQL Server V5

4) phpMyAdmin V7

c. Web browser : Mozila Firefox, Google Chrome

d. Program Pendukung : Apache Netbeans 10.0

2. Client

a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 atau Linux Ubuntu

Destop

b. Web browser : Mozilla Firefox atau Google Chrome

67

4.3. Jadwal Implementasi

Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-tahapan

tepat agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya.

Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu sekitar 4 bulan. Adapun

rincian kegiatannya akan diuraikan kedalam tabel berikut ini.

Tabel IV.9.

Jadwal Implementasi