BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Universitas...

52

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Universitas Terbuka

Universitas Terbuka (UT) adalah perguruan tinggi Negeri yang ke 45 di

Indonesia yang diresmikan pada tanggal 4 September 1984, berdasarkan

keputusan Presiden RI Nomor 41 Tahun 1984, Dengan menyelenggarakan sistem

belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak

dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak

(modul) maupun non cetak (video/audio, Komputer/Internet, siaran radio dan

televisi). Makna terbuka adalah tidak ada pembatas usia, tahun ijazah, masa

belajar, waktu registrasi, dan frekuensi waktu ujian. Batasan yang ada hanyalah

bahwa setiap calon mahasiswa UT harus sudah menamatkan jenjang pendidikan

sekolah menengah atas (SMA atau yang sederajat).

4.1.1 Tujuan Pendirian Universitas Terbuka

Dalam mendukung meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang

berkualitas serta ikut serta mencerdaskan kehidupan bangsa, maka universitas

terbuka memberikan kesempatan kepada semua warga negara dalam

meningkatkan pendidikan tinggi di Universitas terbuka, oleh karena itu tujuan

didirikannya Universitas Terbuka antara lain :

53

1. Memberikan kesempatan yang luas bagi warga negara Indonesia dan

warga negara asing, dimanapun tempat tinggalnya untuk memperoleh

pendidikan tinggi.

2. Memberikan layanan pendidikan tinggi bagi mereka, yang karena bekerja

atau karena alasan lain, tidak dapat melanjutkan pendidikannya di

perguruan tinggi tatap muka.

3. Mengembangkan program pendidikan akademik dan profesional sesuai

dengan kebutuhan nyata pembangunan yang belum banyak dikembangkan

oleh perguruan tinggi lain.

4.1.2 Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) Universitas Terbuka (UT),

Bandung.

Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) UT Bandung adalah unit

pelaksana teknis di daerah. Adapun fungsi dan tugas UPBJJ-UT Bandung adalah

sebagai tempat mahasiswa untuk melakukan kegiatan administratif akademik dan

kegiatan akademik. Untuk kegiatan sehari-hari, UPBJJ-UT mempunyai tugas

penyelenggaraan pelayanan belajar jarak jauh.

Dalam menyelenggarakan tugas tersebut UPBJJ-UT mempunyai fungsi pokok

yaitu:

1. Melaksanakan kegiatan administrasi dan humas serta promosi yang di

koordinasi oleh Ka.Subbag Tata Usaha. Melaksanakan kegiatan pelayanan

administrasi akademik yang meliputi kegiatan registrasi dan pengujian.

54

Kegiatan ini tidak dilakukan secara bersamaan tetapi sangat berkaitan dan

berkesinambungan. Oleh karena itu dapat dikoordinasi oleh satu orang

koordinator. Jika beban kerja UPBJJ-UT meningkat karena perubahan

jumlah mahasiswa, UPBJJ-UT dapat memecahnya menjadi dua yaitu

koodinator registrasi dan koordinator pengujian.

2. Melaksanakan kegiatan pelayanan bantuan belajar dan layanan bahan ajar

yang meliputi pelaksanaan tutorial dan ekstrakurikuler. Pelaksanaan

tutorial di masa yang akan datang diharapkan volumenya akan meningkat

yaitu dengan adanya kebijakan baru tentang tutorial dengan rancangan

khusus, kegiatan ini cukup dikoordinasi oleh seorang koordinator.

3. Mengembangkan, membina, dan melaksanakan kerjasama dengan

berbagai instansi. Fungsi ini adalah wewenang Kepala UPBJJ-UT yang

akan menjadi tidak efektif jika didelegasikan kepada koordinator atau staf

lainnya.

UPBJJ-UT Bandung mempunyai cakupan wilayah kerja dengan 18 (delapan

belas) Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Barat. Dalam menyelengarakan tugasnya

UPBJJ-UT Bandung mempunyai fungsi antara lain, melaksanakan layanan

administrasi umum, layanan akademik, akademik dan kemahasiswaan serta

mengembangkan, membina dengan melaksanakan kerjasama dengan berbagai

instansi daerah.

Selain itu layanan akademik dan umum yang ada di UPBJJ Universitas

Terbuka Bandung, dibawah tanggung jawab Kepala Tata Usaha, Koordinator

55

registrasi dan ujian, (REGJIAN) dan Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan

Bahan Ajar (BBLBA).

4.1.3. Visi dan Misi

UPBJJ-UT Bandung dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya yang

menjadi prioritas acuan dalam melaksanakan program kerjanya yaitu berpegang

kepada visi dan misi yaitu sebagai berikut :

- Visi

Menjadi UPBJJ-UT yang berkualitas dalam bidang PTJJ untuk membantu

mewujudkan Universitas Terbuka sebagai salah satu institusi PTJJ unggulan di

antara institusi PTJJ di Asia 2010 dan di dunia 2020.

- Misi

1. Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat di wilayah UPBJJ-UT pada

jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas.

2. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar.

3. Memastikan penyelenggaraan evaluasi proses dan hasil belajar dilakukan secara

kredibel.

4.Meningkatkan partisipasi masyarakat pengguna dalam pendidikan berkelanjutan

untuk mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based

society).

56

5. Menyebarluaskan dan berbagi informasi tentang PTJJ secara inovatif dan

berkesinambungan.

6. Memperkokoh persatuan dan kesatuan bangsa khususnya di wilayah kerja

UPBJJ-UT melalui pendidikan secara luas dan merata.

7. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerjasama melalui

kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, regional, nasional, dan global.

4.1.4 Kebijakan Kualitas

1. Meningkatkan efektifitas sistem manajemen kualitas UT secara

berkesinambungan demi meningkatkan layanan registrasi, distribusi bahan

ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar, administrasi kelulusan dan

sertifikasi.

2. Melakukan kegiatan promosi untuk menunjang pencapaian jumlah mahasiswa

non-FKIP menjadi 150.000 pada tahun 2015 dan memantapkan citra institusi/

lembaga.

3. Menginisiasi, mengembangkan dan memelihara kerjasama dengan berbagai

pihak (Lembaga Pemerintah dan Swasta).

4. Mengirimkan bahan ajar, bahan ujian, bahan kelengkapan akademik dan bahan

pendukung ujian secara akurat, tepat waktu, tanpa cacat, dan efisien dengan

melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

57

4.1.5 Struktur Organisasi UPBJJ-UT Bandung

Struktur Organisasi UPBJJ-UT Bandung mengacu pada SK Mendiknas RI

Nomor 123/O/2004 tanggal 6 Oktober 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Universitas Terbuka. Untuk mendukung seluruh kegiatan yang menjadi tanggung

jawabnya, UPBJJ-UT Bandung melakukan penyesuaian terhadap struktur

organisasi pelayanan mahasiswa yang telah ditetapkan oleh UT. Penyesuaian

tersebut dilakukan berdasarkan hasil evaluasi internal terhadap struktur organisasi

dan kinerja pegawai UPBJJ-UT Bandung yang mulai dilaksanakan secara rutin

minimal setahun sekali sejak tahun 2000.

UPBJJ- Universitas Terbuka Bandung merupakan Unit Pelaksana Teknis

Universitas Terbuka dibidang penyelengaraan Program Belajar Jarak Jauh dengan

wilayah kerja meliputi 18 Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Barat.

Struktur layanan pada UPBJJ-UT Bandung ditetapkan melalui Sk Rektor

No. 049/PT.45/KEP/1994. Dengan tiga perluasan meliputi daerah Purwakarta,

Cirebon dan Tasilmalaya. Dalam kurun waktu 18 tahun UPBJJ-UT Bandung telah

dua kali mengalami penyesuian yaitu tahun 1996 dan tahun 2000. Unit Program

Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) adalah unit pelaksana teknis UT di daerah. UPBJJ-UT

Bandung merupakan salah satu pelaksana teknis Universitas Terbuka. dalam

menyelenggarakan tugas tersebut UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung

mempunyai bidang kerja antara lain fungsi dan tugas UPBJJ-UT adalah sebagai

tempat mahasiswa untuk melakukan kegiatan administratif akademik dan kegiatan

58

akademik. Untuk kegiatan sehari-hari, UPBJJ-UT mempunyai tugas

penyelenggaraan pelayanan belajar jarak jauh.

Berikut susunan organisasi UPBJJ-UT Bandung

1. Kepala UPBJJ-UT Bandung

2. Koordinator Registrasi dan Pengujian

- Penanggung jawab registrasi, registrasi Online

- Penanggung jawab kasus Registrasi

- Penanggungjawab Kasus Ujian

- ICT

3. Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan ajar (BBLBA)

- Penanggung jawab Tutorial Tatap Muka

- Penanganan kasus Bantuan Belajar

3. Kasubbag Tata Usaha

- Keuangan ( Bendahara, verifikator)

- SDM

- Kepegawaian

4. Penaggung Jawab Wilayah (PJW), sebanyak 18 Kab/kota di jawa barat

- Program Pasca Sarjana

- Program Non Pendas, Non D2 perpustakaan

- Program Pendidikan Dasar dan Perpustakaan

59

5. Pembimbing akademik (PA)

- FISIP, FEKON, FMIPA, FKIP

4.1.6 Pedoman Kerja UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung.

Prioritas Kegiatan UPBJJ-UT Bandung ditetapkan berdasarkan rencana Strategis

2010-2021 serta Operasional UT 2010-2013 dan Simintas UT. Prioritas kegiatan

dibagi dalam tiga sub kegiatan yang mengacu kepada tiga fokus pengembangan

UT, yakni :

1. Peningkatan kualitas dan relevansi Akademik

2. Peningkatan Daya Jangkau Layanan Pendidikan dan

3. Peningkatan Manajemen Internal.

1. Peningkatan Kualitas dan Relevansi akademik

Peningkatan kualitas akademik di fokuskan pada kegiatan penyedianaan data

sebaran mahasiswa, pengembangan jaringan komunikasi antar mahasiswa,

rekruitmen dan pelatihan tutor online, sosialisasi program tutor online,

peningkatan kualitas interaksi tutorial, rekruitmen dan pelatihan tutorial tatap

muka, sosialisasi program tutorial tatap muka, sosialisasi tutorial tertulis,

optimalisasi pemanfaatan ICT, pemutahiran data layanan bantuan belajar,

peningkatan layanan akademik, penyelenggaraan ujian yang tertib, peningkatan

layanan pustaka dan sosialisasi layanan pustaka.

60

2. Daya Jangkau Layanan Pendidikan

Fokus kegiatan diarahkan kepada layanan data base, partisipasi pada

semua jenjang, pengembangan data base kebutuhan tenaga kerja, peningkatan titik

akses di UPBJJ, pengembangan sistem ujian online, peningkatan akses mahasiswa

terhadap sumber belajar di Kab/kota, menjalin kemitraan dengan PTN/PTS

pembentukan pos belajar, pengembangan sistem registrasi online, pengembangan

sistem informasi secara online, pendistribusian bahan ajar secara online,

pengembangan sistem data base administrasi akademika yang akurat, peningkatan

kualitas upacara penyerahan ijazah (UPI), peningkatan kualitas sistema

komunikasi internal, dan pengembangan program sosialisasi dan pemberdayaan

alumni.

3. Manajemen Internal

Fokus kegiatan diarahkan kepada analisis dan uraian jabatan (sesuai

struktur organisasi Universitas Terbuka), pemetaan SDM yang ada saat ini

(jumlah, masa kerja, pendidikan, kompotensi dan spesifikasi), penyempurnaan

rencana kebutuhan SDM sesuai visi misi dan sasaran UT (spesifikasi, persyaratan

jabatan, jumlah dan waktu), penempatan pegawai, pelaksanaan pedoman

kompensasi, penghargaan, sanksi, dan hukuman, pengkajian ulang atau redifinisi

tupoksi setiap unit, pengembangan sisdur kerja secara terus menerus,

pengembangan sisdur manual untuk mendukung pengembangan sisdur berbantuan

IT, pengembangan dan pemanfaatana ICT, Implementasi sisdur, monitoring dan

evaluasi penyempurnaan tupoksi setiap unit, penyempurnaan perencanaan

61

keuangan unit yang komperhensif, pencatatan semua transaksi dalam jurnal harian

dengan format yang seragam di UPBJJ, pelaksanan dan pertanggungjawaban

anggaran, sosialisasi sistem pengelolaan keuangan, pengembangan sistem

perencanaan sarana dan prasarana secara elektronik, adanya database

ketersediaan, distribusi dan kebutuhan sarana dan prasarana tiap tahun, legalitas

seluruh sofware dan hardware, pengembangan sistem penggunaan dan

pemeliharaan sarana dan prasarana, penugasan di berbagai tempat kerja untuk

pekerja manajerial, identifikasi fasilitas pendukung, pendistribusian fasilitas

pendukung, implementasi knowledge management sistem. Pengelolaan keuangan

transparan dan akuntabel yang mencangkup pencatatan semua transaksi keuangan,

pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran.

Kuantitas serta kualitas pelaksanaan kegiatan pada butir (1) dan (2) tersebut

diatas pada tingkat Kabupaten/Kota bertumpu pada ujung tombak UPBJJ-UT

Bandung yakni penanggungjawab wilayah (PJW) dengan kendali sepenuhnya

dari pimpinan. Kendali kegiatan pada butir (3) dilaksanakan oleh Kasubag Tu

dan jajarannya. Keberhasilan tugas hanya akan terjadi apabila terdapat, motivasi,

komitmen, kemauan dan ikhtiar yang kuat dari seluruh staf UPBJJ-UT Bandung.

Berikut tugas-tugas yang berkaitan dengan kegiatan pekerjaan sehari hari pada

UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :

62

A. Tugas-tugas kegiatan Operasional.

1. KEPALA UPBJJ.

a) Mengkoordinasi susunan rencana kegiatan

b) Mengkoordinasi pelaksanaan hubungan masyarakat dan penyebaran

informasi

c) Mengkoordinasi pelaksanaan rekruitmen dan registrasi

d) Mengkoordiansi kemitraan kepada tingkat daerah

e) Mengkoordinasi pelaksanaan layanan bahan ajar

f) Mengkoordinasi pelaksanaan layanan bantuan belajar dan kemahasiswaan

g) Mengkoordinasi pelaksanaan evalusi hasil belajar

h) Mengkoordinasi pelaksanaan penyerahan sertifikat

i) Mengkoordinasi monitoring, evaluasi, dan penyusunan laporan kegiatan.

j) Mengkoordinasi pelaksanaan urusan tata usaha unit

k) Mengkoordinasi pelaksanaan rapat tinjauan manajemen minimal 2 kali

setahun

l) Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan pengukuran pencapaian sasaran

kualitas kegiatan UPBJJ

m) Mengkoordinasi tindak lanjut hasil audit internal dan eksternal

n) Mengkoordinasi tindakan perbaikan dan pencegahan pada setiap kegiatan

2. KOORDINATOR

A. Koordinator Registrasi dan Pengujian

63

Registrasi dan pengujian dikendalikan oleh seorang koordinator dengan

rincian tugas sebagai berikut :

1. Menyusun rencana kerja, program dan ususlan anggaran kegiatan

registrasi dan ujian UPBJJ-UT tengah tahunan dan tahunan

2. Melaksanakan rekruitmen calon mahasiswa UT pendas dan non-pendas

3. Memproses registrasi dan mengirimkan data registrasi mahasiswa ke UT

Pusat (BAAPM) secara periodik

4. Menyusun rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang dan

mahasiswa Ujian TAP per masa registrasi

5. Mengkoordinasikan pemberian bimbingan dan konsultasi administrasi

akademik

6. Merencanakan pelaksanaan UAS UjianTAP, PKM dan PKP

7. Menentukan lokasi ujian, jumlah ruangan, petugas pengawas dan

panitia ujian

8. Melaksanakan ujian mahasiswa pendas dan non-pendas di wilayah

UPBJJ-UT Bandung

9. Mengirimkan hasil pelaksaan ujian ke Pusjian

10. Menerima disket data hasil ujian mahasiswa, mencetak dan

mengirimkan DNU kepada mahasiswa

11. Mengkoordiansikan pengkeyinan dan pengiriman nilai TTM

12. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pemeriksaan hasil ujian

uraian dan laporan praktek

64

13. Melakukan pengukuran pencapaian sasaran pelaksanaan registrasi dan

pengujian

14. Melaksanakan tindak lanjut audit internal dan eksternal kegiatan

registrasi dan ujian

15. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ

A.1 Penanggung jawab Registrasi

1) Menyusun rencana kerja dan program registrasi

2) Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan registrasi

3) Membuat rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang

dan mahasiswa Ujian TAP permasa registrasi baik pendas maupun

Non Pendas

4) Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan data registrasi

5) Memantau pelaksaan registrasi di kota perluasan

6) Melakukan pengukuran pencapaian sasaran kualitas registrasi

7) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan registrasi

8) Melaporkan hasil kerja kepada Koordinator Registrasi

A.2 Penanganan Kasus Registrasi.

1) Mengumpulkan masalah registrasi dari PJW, pengurus pokjar atau

mahasiswa

2) Memilah dan mengelompokan perjenis kasus

3) Mengumpulkan pendukung penanganan kasus

65

4) Menindaklanjuti kasus ke UT Pusat sesuai dengan permasalahannya

5) Melaporkan hasil kegiatan kepada PJ. Registrasi

A.3. Penanganan kasus Ujian

1) Mengumpulkan masalah ujian dari PJW, pengurus pokjar atau

mahasiswa

2) Memilah dan mengelompokan per jenis kasus

3) Mengumpulkan pendukung penanganan kasus

4) Menindaklanjuti kasus ke UT pusat sesuai dengan permasalahannya

5) Melaporkan hasil kegiatan kepada Koordinator registrasi dan

Pengujian.

A.4. ICT

1) Mengelola data registrasi

2) Melayani penyediaan data yang diperlukan untuk menunjang kegiatan

3) Backup data

4) Download data

5) Up grade data

6) Up load data ke Pusat

7) Mengoprasikan internet

8) Mengedarkan berita yang berkenaan dengan UT kepada staf yang

bersumber dari internet kepada seluruh staf UPBJJ

9) Membimbing seluruh staf dalam mengoperasikan internet

66

B. Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar (BBLBA)

Bantuan belajar dan layanan bahan ajar dikendalikan oleh seorang koordinator

dan dibantu beberapa staf dengan rincian tugas sebagai berikut :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran kegiatan BBLBA

2. Menjajagi kerjasama dengan lembaga-lembaga dalam kegiatan

praktek/praktikum

3. Melaksanakan rekruitmen tutor, supervisor dan instruktur

praktek/praktikum

4. Merencanakan pelatihan tutor

5. Menyusun jadwal tutorial mahasiswa

6. Menerbitkan SK pelaksanaan kegiatan tutorial

7. Merencanakan dan evaluasi kegiatan tutorial.

8. Merencanakan pendistribusian bahan ajar pendidikan dasar

9. Melaksanakan pensdistribusian bahan ajar pendidikan dasar kepada

mahasiswa atau pokjar

10. Mengelola gudang bahan ajar Pendas di UPBJJ

11. Memelihara data dan informasi bahan ajar di UPBJJ UT Bandung

12. Melakukan pengukuran pencapaian sasaran kualitas kegiatan BBLBA

13. Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal

14. Melaksanakan tindakan pencegahan dan perbaikan untuk kegiatan

BBLBA

67

15. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan data keluhan dan kepuasan

pelanggan

16. Menindak lanjuti keluhan pelanggan

17. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ

B.1 Penanggung jawab Tutorial Tatap Muka (TTM)

1) Merencanakan tutorial

2) Rekruitmen tutor pendas/non pendas

3) Menyusun jadwal tutorial mahasiswa pendas dan non pendas

4) Menerbikan Surat Tugas, SK dan sertifikat pelatihan

5) Mangadakan pelatihan tutor pendas dan non pendas

6) Pelaksanaan tutorial

7) Monitoring dan evaluasi

8) Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator BBLBA

B.2 Penanganan kasus bantuan belajar

1) Mengumpulkan masalah bantuan belajar dari PJW, pengurus pokjar atau

mahasiswa

2) Memilih dan mengelompokan perjenis kasus

3) Mengumpulkan pendukung penenanganan kasus

4) Menyelesaikan kasus ke UT Pusat sesuai dengan pemasalahan

5) Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator BBLBA

68

3. TATA USAHA

A. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas:

1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan

penyusunan rencana dan program kerja bagian

2) Mennghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang

kepegawaian dan ketatausahaan

3) Mengumpulkan, mengelola dan menganalisis data ketatausahaan dan

kepegawaian

4) Mengelola penyusunan rencana kerja, program dan anggaran UPBBJ-UT

tengah tahunan dan tahunan.

5) Memproses pengadaan barang dan jasa

6) Mengelola anggaran dan administrasi keuangan UPBJJ-UT

7) Mengkoordinasi kegiatan promosi, sosialisasi, pemasaran dan kerjasama

dengan mitra

8) Membina hubungan dengan Pemda dan Mitra setempat

9) Mengadministrasikan dan mekordinasikan persuratan dan ijazah

mahasiswa

10) Mengelola sarana dan prasarana kantor UPBBJ-UT

11) Memerikan layanan informasi melalui berbagai media

12) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan dan

kepegawaian

69

13) Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapan penyusunan laporan

bagian

14) Melakukan pengukuran pencapaian ssaran kualitas kegiatan promosi

15) Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal

16) Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan kegiatan-kegiatan tentang

ketatausahaan

17). Mendistribusikan format-format kepuasan dan keluhan pelanggan dan

layanan akademik

18). Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada kepala UPBBJ-UT

B. Keuangan

b.1. Bendahara

1) Membuat rencana anggaran biaya kegiatan

2) Membbuat daftar nominatif berdasarkan RKA

3) Melaksanakan administrasi penerimaan dan penggunaan dana

4) Mengelola SPJ keuangan

5) Membukukkan UMK

6) Mengirimkan laporan SPJ keuangan

7) Melaporkan hasil pekerjaan kepada Kepala

8) Membuat laporan keuangan

9) Mengelola arsip keuangan

70

b.2. Verifikator

1) Melakukan verifikasi atas daftar nominatif yang dibuat

2) Melakukan verifikasi semua kegiatan yang berhubungan dengan masalah

keuangan

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kassubag TU

C. Sumber Daya Manusia

1) Membuat peta kompetensi SDM bagi staff UPBBJ-UT Bandung

2) Merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan Seminar

Akademik/Pelatihan bagi staf edukatif dan pelatihan bagi tenaga

administratif

3) Mengikut sertakan staff dalam kegiatan seminar yang diadakan oleh UT

Pusat atau instansi lain.

4) Menyelenggarakan kegiatan diskusi umum bagi staff UPBBJ-UT

Bandung tentang kebijakan akademik atau peraturan baru yang

ditetapkan oleh Depdiknas/UT

5) Mendistribusikan informasi mengenai pendidikan lanjutan bagi tenaga

edukatif dan pelatihan bagi seluruh staf.

6) Menyusun laporan kegiatan seminar dan diskusi yang sudah dilakukan

per-tahun.

71

D. Kepegawaian

1) Mengelola administrasi seluruh pegawai UPBJJ-UT Bandung yang

meliputi staf administratif, staf edukati, dan Tenaga Kontrak Tahunan

(TKT)

2) Merekap kehadiran staf setiap bulan untuk disampaikan kepadda Kepala

BAUK

3) Memproses usulan kenaikan pangkat dan jabatan

4) Memproses /membuat SK Kontrak Kerja Tahunan (TKT)

5) Memproses surat ijin belajar dan permohonan beasiswa dari UT untuk

pegawai

6) Memproses/membuat DP3 dan hasil penilaian DP3 tenaga dosen

disampaikan ke Dekan Fakultas dan Staf administrasi melalui

kepegawaian

7) Memproses KP4

8) Mengetik daftar urut kepangkatan setiap tahun

4. PENANGGUNGJAWAB WILAYAH (PJW)

1) Mengkaji dan menindak lanjuti peraturan atau perubaan keurikulum dari

UT

2) Membimbing mahasiswa binaan dalam bidang akademik dan

administrasi.

3) Memeriksa hasil pemrosesan data pribadi, TBS, UT dan data registrasi

matakuliah.

72

4) Menyerahkan berkas TAP disertai rekap calon peserta TAP ke

penanggung jawab registrasi

5) Bersama sama dengan anggota kelompok lain dalam suatu wilayah untuk

melaksanakan kegiatan promosi

6) Mencatat kemajuan akademik mahasiswa (aktif) yang ada dibawah

binaannya.

7) Melaksanakan kegiatan registrasi, orientasi tutorial, ujian dan sebagainya

dibawah koordinasi koordinator yang terkait.

8) Mengarsipkan TBS terisi disertai rekap data registrasi mahasiswa

permasa registrasi.

9) Melaporkan hasil kerja kepada koordinator dan kasubag Tata Usaha

5. PEMBIMBING AKADEMIK

1) Mengkaji dan menindak lanjuti peraturan atau perubahan kurikulum dari

UT

2) Membimbing mahasiswa non pendas binaannya dalam bidang akademik

dan administrasi

3) Menyerahkan berkas registrasi TAP ke Penanggung jawab Registrasi

4) Membimbing mahasiswa calon peserta ujian TAP dan menyerahkan

berkas registrasi Ujian TAP ke penanggung jawab registrasi

5) Memproses dan meyerahkan berkas registrasi matakuliah mahasiswa non

pendas ke Pokkom

73

4.1.7 Jumlah Pegawai Pada UPBJJ-UT Bandung

Pegawai UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung terdiri dari pegawai staf

administrasi dan akademika (dosen), jumlah pegawai secara keseluruhan akan

mempengaruhi kepada beban kerja yang ada di UPBJJ-Universitas Terbuka

Bandung. Berikut daftar data pegawai pada UPBJJ-UT Bandung berdasarkan data

Usia, pendidikan, lama bekerja dan jenis kelamin, adalah sebagai berikut :

A. Data pegawai berdasarkan Usia

Pengelompokan Pegawai berdasarkan usia, memberikan hasil bahwa

pegawai UPBJJ -Universitas Terbuka Bandung, mayoritas berusia antara 51-60

tahun. Hal ini disebabkan usia ini dalam Instansi Pegawai Negeri tidak seperti

pegawai di perusahaan swasta yang dianggap sudah tidak produktif bisa

diberhentikan namun jika di instansi pemerintah bahwa pengangkatan dan

pemberhentian pegawai harus sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku.

Jadi jika selama masih belum saatnya masa pensiun pegawai tersebut

masih tetap bekerja karena memang harus menunggu batas waktu pensiun dan

diharapkan masih memiliki semangat yang tinggi serta mampu berkomunikasi

secara baik dengan atasan maupun pegawai yang menjadi bawahannya.

Diharapkan dengan adanya kesamaan usia dan rentang usia yang tidak terlalu jauh

dapat menjadikan semua pegawai mampu bekerja sama dengan baik dan saling

berbagi pengalaman dalam menyelesaikan pekerjaan. Dimana hal ini sesuai

dengan nilai-nilai yang utama pada pelaksanaan kegiatan dalam melaksanakan

tugas pekerjaan yang dibebankan pada masing-masing pegawai. Sedangkan untuk

74

pegawai yang berusia 26 - 30 tahun merupakan pegawai yang baru diangkat

beberapa tahun terkahir ini berdasarkan kebijakan dari Universitas Terbuka pusat.

Namun usia antara 51-60 masih mendominasi pegawai UPBJJ-UT Bandung,

walaupun yang mengabdi pada kepentingan bangsa dan negara

Tabel . 4.1

Keadaan Pegawai dilihat dari Usia

No Usia

Jumlah

Pegawai Persentase

1 <25 0 0,00

2 26-30 1 2,13

3 31-40 7 14,89

4 41-50 10 21,28

5 51-60 28 59,57

6 61-65 1 2,13

Total 47 100,00

Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013

B. Keadaan Pegawai dilihat dari latar belakang pendidikan.

Dilihat dari pendidikan terakhir, mayoritas pegawai yang bekerja pada

UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung berpendidikan terakhir adalah strata dua.

Pekerjaan pada UPBJJ-UT Bandung merupakan pekerjaan yang bergelut di

bidang pendidikan yaitu pendidikan belajar jarak jauh,dilihat dari kualifikasi

pendidikannya, pegawai yang ada di UPBJJ-UT Bandung memiliki pendidikan

yang sesuai dengan kualifikasi masing-masing tugas pekerjaannya. Khususnya

untuk pekerjaan yang merupakan kegiatan inti di UPBJJ-UT Bandung yaitu

melayani mahasiswa dalam bidang akademik, untuk tenaga pendidik minimal

strata dua walaupun masih ada beberapa tenaga pendidik yang masih dalam

75

rangka penyelesaian studi di Pascasarjana. Untuk pekerjaan sebagai tenaga

pendidik dituntut pendidikan dari pegawai tersebut adalah strata dua. sedangkan

untuk pekerjaan bagian staf administrasi rata-rata berpendidikan Strata satu dan

masih ada Diploma dan SMA/sederajat. namun disini masih terlihat adanya satu

orang pegawai yang pendidikannya SD yang diangkat sebagai pembatu umum

yang sebelumnya telah lama menjadi tenaga sukarela pada UPBJJ-UT Bandung.

walaupun demikian tidak mengurangi semangat kerja pegawai dalam

melaksanakan beban kerja yang diberikan atasannya untuk saling bekerjasama

antara satu pegawai dengan pegawai yang lainnya, berikut tabel daftar keadaan

pegawai dilihat dari tingkatan pendidikan.

Tabel. 4.2

Keadaan Pegawai dilihat dari latar belakang pendidikan

No Tingkat Pendidikan

Jumlah

Pegawai Persentase

1 SD 1 2,13

2 SMP 0 0,00

3 SMA/SEDERAJAT 9 19,15

4 DIPLOMA 2 4,26

5 STRATA SATU 17 36,17

6 STRATA DUA 18 38,30

7 DOKTOR 0 0,00

Total 47 100,00


C. Data pegawai Berdasarkan Lama Bekerja

Dilihat dari masa kerja pegawai pada kantor UPBJJ-UT Bandung

diperoleh hasil bahwa mayoritas pegawai telah bekerja selama 21-25 tahun. Hal

76

ini disebabkan karena banyaknya pegawai yang memiliki masa kerja 21-25 tahun

merupakan pegawai lama yang sudah diangkat semenjak UPBJJ- UT Bandung

berdiri Tahun 1984, atau bahkan pindahan dari instansi lain, namun diantaranya

sebagaian pegawai juga sudah banyak yang pensiun serta adanya mutasi pegawai

ke pusat atau ke UPBJJ lainnya, sehingga banyak terdapat pembaharuan baik

terhadap personil-personilnya. Pegawai yang memiliki masa kerja 21-25 tahun

merupakan pegawai senior dengan loyalitas yang tinggi diharapkan diikuti oleh

setiap pegawai yang bekerja pada UPBJJ-UT Bandung ini. Berikut tabel keadaan

pegawai dilihat dari masa kerja pegawai.

Tabel. 4.3

Keadaan pegawai berdasarkan lama bekerja

No

Lama Bekerja

(Tahun)

Jumlah

Pegawai Persentase

1 <1 1 2,13

2 1-5 0 0,00

3 6-10 9 19,15

4 11-15 2 4,26

5 16-20 17 36,17

6 21-25 18 38,30

7 26-30 0 0,00

Total 47 100,00


D. Data Keadaan pegawai dilihat dari jenis Kelamin

Jenis kelamin dalam dunia kerja biasa akan mempengaruhi terhadap

kinerja pegawai, dan biasanya laki-laki akan lebih unggul ketimbang wanita

apalagi dalam jenis-jenis pekerjaan tertentu yang membutuhkan stamina yang

tinggi, namun hal itu belum tentu ketika dalam mengerjakan pekerjaan yang

77

sifatnya administrasi perkantoran atau yang berkaitan dengan pekerjaan yang

menggunakan otak. Bisa saja perempuan akan lebih baik ketimbang pekerjaan

laki-laki

Berdasarkan jenis kelamin, yang terdapat di UPBJJ-UT Bandung berjenis

kelamin pria merupakan jumlah yang mayoritasi. Hal ini disebabkan bukan

karena sengaja dipilih oleh pimpinan namun siapun jenis kelamin pria atau wanita

harus mampu bekerja dengan baik, apalagi dengan status sebagai pegawai negeri

sipil, yang diangkat tidak berdasarkan pilihan lak-laki atau perempuan. Karena

pekerjaan yang terdapat pada UPBJJ-UT Bandung adalah pekerjaan dalam dunia

pendidikan yang mana tidak dikhususkan laki-laki atau perempuan.

Namun secara kebetulan bahwa pegawai pada UPBJJ-UT Bandung

mayoritas berjenis kelamin laki-laki sehingga dengan adanya mayoritas pegawai

laki-laki diharapkan mampu memberikan semangat kerja pada pegawai

perempuan.

Tabel. 4.4 Keadaan pegawai dilihat dari Jenis Kelamin

No Jenis Kelamin Jumlah Pegawai Persentase

1 LAKI-LAKI 29 61,70

2 PEREMPUAN 18 38,30

TOTAL 47 100,00

Sumber UPBJJ-UT Bandung 2013

E. Data Keadaan pegawai dilihat dari penempatan posisi

Banyaknya pegawai pada tiap bagian disesuaikan dengan banyaknya

beban kerja serta variasi pekerjaan di tiap bidang. Jumlah pegawai yang

78

ditempatkan di tiap bidang akan berpengaruh pada waktu penyelesaian pekerjaan

yang biasanya selalu ditentukan tanggal tengat waktu selesai pekerjaan.

Berikut tabel gambaran keadaan pegawai di kantor UPBJJ UT Bandung

berdasarkan dari penempatan posisi di tiap bidang pada tabel berikut ini:

Tabel. 4.5 Keadaan pegawai dilihat dari Penempatan posisi saat ini

No Bagian

Jumlah

Pegawai Persentase

1 Kepala 1 2,13

2 Bagian Regjian 13 27,66

3 Bagian BLBA 9 19,15

4 Bagian TU 17 36,17

5 Office boy 3 6,38

6 Keamanan 2 4,26

7 Driver 2 4,26

TOTAL 47 100

Sumber UPBJJ-UT Bandung 2013

Bagian yang menjadi fokus penelitian adalah bagian koordinator registrasi

dan ujian, koordinator BLBA dan Tata Usaha dengan pertimbangan bagian-bagian

tersebut yang memiliki urgensi yang mendesak untuk dianalisis berhubungan

dengan beban kerja yang diampu oleh tiap bagian tersebut.

4.1.8 Jumlah Mahasiswa Pendidikan dasar (Pendas) dan Mahasiswa Non

Pendas UPBJJ-UT Bandung.

Mahasiswa UPBJJ-UT Bandung tediri dari dua jenis program berbeda

yaitu mahasiswa Program Pendidikan dasar (Pendas) seperti PGSD, PAUD dan

Mahasiswa Program Non Pendas (Bukan Pendidikan dasar), FISIP, FEKON,

FMIPA. Mahasiswa UT pada umumnya beragam usia, tua muda, serta pada

79

dasarnya mahasiswa Universitas terbuka adalah mereka yang tidak bisa

melanjutkan studi atau kuliah ditempat kuliah reguler / pertemuan tiap hari karena

keterbatasan waktu mereka dengan kegiatan pekerjaannya, sehingga memilih

kuliah di Universitas Terbuka, kuliah di Universitas terbuka tidak terlalu banyak

waktu terganggu bagi mereka yang bekerja tiap hari. Demikian juga dengan

mahasiswa yang ada di UPBJJ-UT Bandung, dimana mahasiswanya terdiri dari

beragam usia, dan pekerjaan, berikut jumlah mahasiswa aktif tiga tahun terakhir

yang ada di UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :

Tabel 4.6 Jumlah mahasiswa tiga tahun terakhir di UPBJJ-UT Bandung


No Masa Registrasi Jumlah Mahasiswa

Pendas

Jumlah mahasiswa

Non Pendas

Jumlah

1 2010.1 1145 350 1495

2 2010.2 1233 495 1728

3 2011.1 652 1590 2242

4 2011.2 1003 2859 3862

5 2012.1 694 1643 2337

6 2012.2 550 1534 2084

7 2013.1 325 505 830

Jumlah 5602 8976 14578

80

Dengan jumlah mahasiswa yang cukup banyak yang tersebar di 18

(delapan belas) wilayah kabupaten/kota di Jawa Barat, semua pegawai pada

UPBJJ-UT harus selalu siap dalam melayani mahasiswa baik kebutuhan

adminitratif maupun kebutuhan akademik.

4.I.9 Wilayah Kerja UPBJJ-UT Bandung

Wilayah kerja pada UPBJJ-UT Bandung hampir meliputi semua

kabupaten/Kota yang ada di Propinsi Jawa Barat kecuali Bogor, Kota Depok,

Cianjur dan Sukabumi yang di kelola Oleh UPBJJ-UT Bogor. Di tiap

kabupaten/kota tersebut memiliki kelompok belajar mahasiswa pengelola daerah

masing-masing serta mempunyai Penanggung Jawab Wilayah masing-masing

yang di pegang oleh pegawai UPBJJ-UT Bandung. Berikut peta sebaran

mahasiswa UPBJJ-UT Bandung.

Sumber : UPBJJ-UT Bandung Tahun 2013

81

Tabel 4.7 Pembagian Wilayah Kerja UPBJJ-UT Bandung

No Wilayah I Wilayah II Wilayah III Wilayah IV

1 Bandung Subang Kota Cirebon Banjar

2 Kota Bandung Purwakarta Cirebon Kota Banjar

3 Kota Cimahi Karawang Kuningan Kota Tasikmalaya

4 Kab. Bandung Barat Indramayu Tasikmalaya

5 Sumedang Majalengka Garut


Dengan sebaran jumlah wilayah terbagi kedalam 18 Kabupaten/kota

Kepala UPBJJ-UT menyarankan agar semua pegawai pada UPBJJ-UT harus

selalu siap turun ke daerah baik kerjasama dengan mitra maupun sosialisasi dan

monitoring kegiatan mahasiswa ke setiap pokjar yang ada diwilayah

kabupaten/kota sampai ke wilayah - wilayah kecamatan yang ada di pelosok.

4.2. Menghitung dan Menganalisis Alokasi Beban Kerja Pegawai

Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi

pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Jika

pegawai setiap harinya dapat bekerja secara efektif maka pekerjaannya dapat

selesai tepat pada waktunya.

82

Sebagian Beban kerja pegawai masing-masing bagian akan diuraikan

dari Koordiantor Registrasi dan Ujian, Koordinator Bantuan Belajar dan layanan

Bahan Ajar (BBLBA) dan Kasubbag Tata Usaha.

Hasil wawancara dengan Koordinator Registrasi Ujian, Koordinator

BBLBA dan Kepala tata Usaha mengenai Beban Kerja yang ada di UPBJJ-UT

Bandung, bahwa Beban kerja yang ada di UPBJJ-UT Bandung berada pada

tingkat sedang sampai tinggi, untuk tata usaha dengan tensi tinggi yaitu pada

bagian keuangan, koordinator BBLBA pekerjaan yang bertensi tinggi yaitu pada

tutorial dan layanan mahasiswa dan bahan Ajar, sedangkan pada Koordinator

registrasi dan Ujian pekerjaan yang memiliki tensi tinggi yaitu pada penyusunan

kegiatan persiapan Ujian dan program-program anggaran keuangan persiapan

ujian. Berikut tabel-tabel yang menggambarkan deskripsi Beban pekerjaan pada

Koordiantor registrasi dan Ujian, Koordinator BBLBA dan Bagian Tata Usaha

UPBJJ-UT Bandung.

Pada Tabel 4.8 sampai dengan tabel 4.12 menunjukkan beban kerja untuk

masing-masing jabatan pegawai pada bagian koordinator Registrasi dan ujian.

Pada bagian ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun

secara rata-rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin

karena proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun

pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Untuk lebih jelasnya

diperinci pada Tabel berikut ini.

83

Tabel 4.8 Beban Kerja Koordinator Registrasi dan Ujian (Regjian)

Deskripsi Pekerjaan

Koordinator Regjian

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar

belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dalam 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Menyusun rencana

kerja,program dan

anggaran,registrasi,ujia

n, tengah tahun dan

tahunan

Rutinitas Berat

Perlu

ketelitian

dan

perhitungan

cermat

16x 5 jam

2/2

Melaksanakan

rekruitmen calon

mahasiswa UT pendas

dan non-pendas

rutinitas sedang

Hanya

tinggal

memasukan

data

72x 3 jam

Memproses registrasi

dan mengirimkan data

registrasi mahasiswa ke

UT Pusat (BAAPM)

secara periodik

berkala Ringan

Hanya

memasukan

dan

mengirimka

n data

72x 3 jam

Menyususn rekapitulasi

data statistik

mahasiswa

baru/registrasi ulang

dan mahasiswa Ujian

TAP per masa registrasi

rutin Berat

Dilakukan

tiap

semester

untuk

mengetahui

turun naik

jumlah mhs

teregistrasi

72x 4 jam

Mengkoordinasikan

pemberian bimbingan

dan konsultasi

administrasi akademik

rutinitas

sedang

Melayani

Mhs yang

membutuhk

an layanan

akademik

72x 3 Jam

Merencanakan

pelaksanaan UAS

UjianTAP, PKM dan

PKP

berkala sedang

Dilakukan

tiap

semeseter 72x 4 Jam

Menentukan lokasi

ujian, jumlah ruangan,

petugas pengawas dan panitia ujian

berkala sedang

Dilakukan

setiap

menjelang

Ujian 16x 4 Jam

Melaksanakan ujian

mahasiswa pendas dan

non-pendas di wilayah

UPBJJ-UT Bandung

berkala Berat

Dilakukan

tiap

semester 72x 6 Jam

Mengirimkan hasil

pelaksaan ujian ke

Pusjian

berkala sedang

Dilakukan

setiap

selesai

ujian

36x 4 Jam

Menerima disket data

hasil ujian mahasiswa,

mencetak dan

mengirimkan DNU kepada mahasiswa

berkala Ringan

Dilakukan

setiap

semester 36x 4 Jam

84

Mengkoordiansikan

pengkeyinan dan

pengiriman nilai TTM

berkala sedang

Dilakukan

setiap data

masuk. 72x 4 Jam

Mengkoordinasikan

pelaksanaan kegiatan

pemeriksaan hasil ujian

uraian dan laporan praktek

berkala sedang

Tiap

semester

36x 4 Jam

Melakukan pengukuran

pencapaian sasaran

pelaksanaan registrasi dan pengujian

rutin sedang

Dilakukan

sebelum dn

sesudah

ujian/ 72x 2

Melaksanakan tindak

lanjut audit internal dan

eksternal kegiatan registrasi dan ujian

rutin sedang

Tiap hari

36x 5

Melaporkan hasil

kegiatan kepada kepala UPBJJ

berkala Ringan

Setiap

kegiatan

berakhir

perbulannya

12x 2

Total beban kerja Koordinator Regjian

2580 Jam

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai, UPBJJ-UT Bandung 2013

Beban kerja Koordinator Regjian dalam satu tahun adalah 2580 jam.

Persepsi koordinator regjian untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari

ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan koordinator regjian sudah

menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan

yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut

membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat, terutama masalah yang

berkaitan dengan anggaran registrasi dan ujian.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator registrasi dan ujian

mengenai tugas pekerjaan sesuai dengan rencana dan waktu kerja, bahwa pada

85

dasarnya bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik namun terkadang tidak

tepat waktu sesuai dengan waktu yang diberikan. Hal ini menunjukan bahwa

masih adanya beban pekerjaan berat yang belum bisa diselesaikan dengan

pegawai yang ada di bagian koordinator registrasi dan ujian.

Tabel 4.9 Deskripsi Beban kerja Penanggung Jawab Registrasi

Deskripsi Pekerjaan

Penanggung jawab

registrasi

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dalam 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jmlah

peg.

Menyususun

rencana kerja dan

program

registrasi

Berkala Berat

Perlu

ketelitian,

perhitungan

serta

pertimbangan

yang cermat

2x 5 jam

4/5

Mengkoordinir

pelaksanaan

pemrosesan

registrasi

Rutin Sedang

Dilakukan

sesuai

prosedur yang

ada 408x 4 jam

Membuat

rekapitulasi data

statistik

mahasiswa

baru/registrasi

ulang dan

mahasiswa Ujian

TAP permasa

registrasi baik

pendas maupun

Non Pendas

Rutin Ringan

Sudah

merupakan

rutinitas

sehari-hari

408x 3 jam

Mengkoordinir

pelaksanaan

pemrosesan data

registrasi

Rutin Sedang

Dilakukan

dengan

prosedur yang

baik

408x 3 jam

Memantau

pelaksaan

registrasi di kota

perluasan

Berkala Sedang

Memerlukan

mobilisasi dan

perencanaan

yang baik

72x 3 jam

Melakukan

pengukuran

pencapaian

Berkala rutin

Dilakukan

sesuai

prosedur

72 4 jam

86

sasaran kualitas

registrasi

Membuat laporan

pelaksanaan

kegiatan

registrasi

Berkala rutin

Dilakukan dgn

data yang

sesuai 72 7 jam

Melaporkan hasil

kerja kepada

Koordinator

Registrasi

Berkala rutin

Dilakukan

setiap tugas

kerja selesai. 36 3 jam

Total Beban kerja

penanggungjawab

Regitrasi

5422 Jam

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013

Beban kerja Penanggung Jawab Registrasi dalam satu tahun adalah 5422

jam. Persepsi penanggung jawab registrasi untuk pekerjaan yang dilakukan tidak

terlalu sulit karena sudah terbiasa melakukannya tetapi perlu keakuratan dalam

penyelesaiannya pekerjaan karena jika saja data mahasiswa yang registrasi salah

akan mengakibatkan data yang masuk ke UT pusat salah juga.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordiantor Registrasi dan Ujian

serta penanggungjawab registrasi mengenai pegawai yang kebingungan dalam

menyelesaikan beban pekerjaannya, yaitu hendak nya memberikan pekerjaan

disesuaikan dengan karakter dan kemampuan pegawai supaya tidak kebingungan

dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Selanjutnya tabel berikut mengenai deskripsi pekerjaan sebagai

penanggung jawab kasus ujian dapat dilihat sebagai berikut :

87

Tabel 4.10 Deskripsi beban kerja Penanggung jawab kasus Ujian

Deskripsi

Pekerjaan

Penanggung

jawab Kasus

Ujian

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dalam 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Mengumpulkan

masalah registrasi

dari PJW,

pengurus pokjar atau mahasiswa

rutin sedang

Dilakukan dgn

koordinasi ke

pengelola

wilayah

Kab/Kota 408x 3 jam

¾

Memilah dan

mengelompokan

perjenis kasus

rutin sedang

Dilakukan

secara cermat

dan teliti 408x 4 jam

Mengumpulkan

pendukung

penanganan kasus

rutin sedang

Mengumpulkan

syarat yg harus

dipenuhi 204x 2 jam

Menindaklanjuti

kasus ke UT

Pusat sesuai

dengan permasalahannya

rutin sedang

Dilakukan

secara

diplomasi untk

menyelesaikan

kasus akademik 102x 5 jam

Melaporkan hasil

kegiatan kepada

PJ. Registrasi

rutin ringan

Dilakukan dgn

data lisan/data

tulisan 8x 2 jam

Total Beban Kerja Penanganan kasus Ujian

4010 Jam


Beban kerja Penanggung Jawab kasus Ujian dalam satu tahun adalah

4010 jam. Persepsi Penanggung jawab kasus untuk pekerjaan yang dilakukan

adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan

Penanggung jawab kasus didukung oleh data yang disetorkan oleh tiap pokjar.

Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh Penanggung jawab kasus, hal ini

88

dikarenakan pekerjaan tersebut melibatkan pokjar di bawahnya yang kadang-

kadang telat memberikan data sehingga pekerjaan akan terganggu. Penanggung

jawab ujian bertanggung jawab terhadap kasus-kasus atau kejadian kejadian

selama ujian berlangsung diseluruh penyelenggara ujian Kabupaten/kota.

Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator registrasi dan ujian, mengenai

beban kerja yang cukup sulit dan keadaan beban kerja apa cukup tinggi ? bahwa

jika ada pekerjaan pekerjaan yang mempunyai tensi tinggi terkadang pekerjaan

tidak selesai pada waktunya, pegawai diharuskan memerlukan waktu ekstra diluar

jam kerja termasuk hari libur seperti persiapan ujian.

Berikutnya adalah tabel deskripsi pekerjaan dari Penangung jawab kasus

Registrasi, adalah sebagi berikut :

Tabel 4. 11 Deskripsi Beban kerja Penanggung Jawab kasus Registrasi

Deskripsi

Pekerjaan

Penanggung

jawab Kasus

Registrasi

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar

belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dalam 1 tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jml

peg.

Mengumpulkan

masalah

registrasi dari

PJW, pengurus

pokjar atau

mahasiswa

rutin sedang

Dilakukan

dgn

koordinasi

ke

pengelola

wilayah

Kab/Kota

408x 2 jam

2/3

Memilah dan

mengelompoka

n perjenis kasus

rutin sedang

Dilakukan

secara

cermat dan

teliti 408x 2 jam

Mengumpulkan

pendukung

penanganan

kasus rutin sedang

Mengump

ulkan

syarat yg

harus

dipenuhi

204x 2 jam

89

Menindaklanjuti

kasus ke UT

Pusat sesuai

dengan permasalahannya

rutin sedang

Dilakukan

secara

diplomasi

untk

menyelesai

kan kasus

akademik

204x 4 jam

Melaporkan

hasil kegiatan

kepada PJ.

Registrasi

rutin ringan

Dilakukan

dgn data

lisan/data

tulisan 36 2 jam

Total Beban Kerja Penanganan kasus

regsitrasi

2928 Jam

Beban kerja Penanggung Jawab kasus Registrasi dalam satu tahun adalah

2928 jam. Persepsi Penanggung jawab kasus registrasi untuk pekerjaan yang

dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan

Penanggung jawab kasus registrasi didukung oleh data yang disetorkan oleh tiap

pokjar. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh Penanggung jawab kasus

registrasi, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut melibatkan pokjar di bawahnya

yang kadang-kadang terlambat memberikan data sehingga pekerjaan akan

terganggu. Penanggung jawab registrasi bertanggung jawab terhadap kasus-kasus

atau kejadian kejadian selama keyin data registrasi berlangsung yang dilakukan

oleh para petugas keyin data regiastrasi mahasiswa baru maupun lama.

Selanjutnya gambaran mengenai deskripsi beban kerja yang ada pada

pegawai Information and Communication Technology (ICT) untuk lebih jelasnya

mengenai jumlah waktu kerja dalam satu tahun dapat dilihat pada tabel sebagai

berikut :

90

Tabel 4.12 Deskripsi beban kerja ICT

Deskripsi Pekerjaan

ICT

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dalam 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Mengelola data

registrasi rutin berat

Dilakukan

secara teliti 204x 2 jam

2/2

Melayani

penyediaan data

yang diperlukan

untuk menunjang

kegiatan

rutin sedang

Dilakukan

sesuai dgn data

204x 2 jam

Backup data

rutin sedang

Dilakukan

setiap data

terkey-in

204x 1 jam

Download data

rutin ringan

Hanya

dilakukan ketika

ada kiriman data

dari pusat

204x 2 jam

Up grade data

rutin sedang

Dilakukan

setiap data

masuk dan

keluar

36x 2 jam

Up load data ke

Pusat dan

Mengoprasikan

internet

rutin ringan

Dilakukan

setiap

permintaan data

dari pusat

204x 1 jam

Mengedarkan berita

yang berkenaan

dengan UT kepada

staf yang

bersumber dari

internet kepada

seluruh staf UPBJJ

rutin ringan

Dilakuk hanya

jika ada

surat/pengumu

man/perintah

dari pusat

204x 1 jam

Membimbing

seluruh staf dalam

mengoperasikan

internet berkala sedang

Dilakuakn jika

pegawai

mengalami

kesulitan 204x 1 jam

Total Beban kerja

ICT

2520 Jam


Beban kerja ICT dalam satu tahun adalah 2520 jam. Persepsi ICT untuk

pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini

dikarenakan pekerjaan ICT sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data

yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini

91

dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang

cermat seperti pengelolaan data registrasi karena membutuhkan beberapa aplikasi

yang berbeda.

Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator registrasi dan ujian

bahwa dalam beban kerja ICT, tugas pekerjaan selalu terselesaikan dengan baik

untuk penambahan waktu esktra sangat jarang, sehingga jika dalam bidang lain

beban kerjanya tinggi pegawai ICT terkadang diperbantukan di bagian lainnya.

Berikut gambaran jumlah seluruh pegawai pada bidang koordinator

registrasi dan ujian sebanyak 13 orang pegawai dengan rincian sebagai berikut :

Tabel 4.13 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian pada Bagian Koordinator

Registrasi dan Ujian

Sub Bagian Jumlah Pegawai

Koordinator Regjian 2

Penanggung Jawab registrasi 4

Penanggung Jawab Kasus Ujian 3

Penanggung Jawab Kasus Registrasi 2

I C T 2

Total 13


Selanjutnya pada tabel 4.14 sampai dengan 4.16 menunjukkan beban

kerja untuk masing-masing jabatan pegawai pada bagian koordinator BLBA. Pada

bagian ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun

secara rata-rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin

karena proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun

pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Berikut deskripsi

92

pekerjaan pegawai pada bagian BBLBA melalui analisis beban kerja seperti pada

tabel berikut :

Tabel 4.14 Deskripsi Beban Kerja Koordinator BBLBA

Deskripsi Pekerjaan

Koordinator

BBLBA

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar

belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

Dalam 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Menysusun rencana

kerja dan anggaran

kegiatan BBLBA

Berkala Berat

Dilakukan

secara teliti

sesuai rencana

kegiatan

4x 7

3/4

Menjajagi

kerjasama dengan

lembaga-lembaga

dalam kegiatan

praktek/praktikum

berkala sedang

Dilakukan

secara

koordinasi

dan

diplomasix

204x 3

Melaksanakan

rekruitmen tutor,

supervisor dan

instruktur

praktek/praktikum

rutin sedang

Dilakukan

secara selektif

sesuai

bidangnya

4x 3

Merencanakan

pelatihan tutor berkala sedang

Dilakukan

dibawah

arahan

4x 3

Menyusun jadwal

tutorial mahasiswa rutin berat

Dilakukan

secara tepat

dan cermat

72x 3

Menerbitkan SK

pelaksanaan

kegiatan tutorial

rutin sedang

Disesuaikan

dgn jadwal

tutorial

72x 3

Merencanakan dan

evaluasi kegiatan

tutorial rutin sedang

Dilakukan

setelah

tutorial oleh

semua PJW

72x 5

Merencanakan

pendistribusian

bahan ajar

pendidikan dasar

rutin sedang

Sesuai

perhitungan

jml

mahasiswa

72x 4

Melaksanakan

pensdistribusian

bahan ajar

pendidikan dasar

kepada mahasiswa

atau pokjar

rutin berat

Distribusi

harus teliti

dan tepat

sasaran 72x 4

Mengelola gudang

bahan ajar Pendas

di UPBJJ

rutin sedang

Semangat, dan

tanggungjawa

b

204x 3

Memelihara data

dan informasi

bahan ajar di

UPBJJ UT

Bandung

rutin sedang

Dilakukan

dengan tekun

dan

tanggungjawa

b

204x 3

Melakukan

pengukuran rutin berat

Diperlukan

ketelitian, 36x 4

93

pencapaian sasaran

kualitas kegiatan

BBLBA

sesuai

sasaran,dan

cermat

Menindaklanjuti

hasil audit internal

dan eksternal berkala berat

Memperbaiki,

hasil audit

sesuai temuan,

pekerjaan

penuh

ketelitian

12x 5

Melaksanakan

tindakan

pencegahan dan

perbaikan untuk

kegiatan BBLBA

berkala sedang

Mengevaluasi,

dan

memberikan

masukan

terhadap

kesalahan

sistem.

72x 4

Mengkoordinasikan

kegiatan

pengelolaan data

keluhan dan

kepuasan pelanggan

Dan

Menindaklanjuti

keluhan pelanggan

rutin sedang

Diperlukan

keuletan

dalam

menyelesaika

n keluhan. 72x 5

Melaporkan hasil

kegiatan kepada

kepala UPBJJ rutin sedang

Tulisan dan

lisan berupa

data sesuai

kegiatan

12x 4

Total Beban Kerja Koordinator BBLBA 4156 Jam


Beban kerja Koordinator BLBA dalam satu tahun adalah 4156 jam.

Persepsi koordinator BBLBA untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam

dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan koordinator BBLBA

sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula

pekerjaan yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut

membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator BBLBA mengenai

pemberian batasan waktu kerja agar semua pegawai yang ada di bagian

koordinator BBLBA bisa menyelesaikan pekejaan sesuai dengan waktu yang

94

diberikan, sehingga pegawai tidak bersantai-santai dalam menyelesaikan beban

kerjanya.

Selanjutnya gambaran deskripsi beban kerja pegawai untuk

penanggungjawab tutorial dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4.15. Deskripsi beban kerja penanggung jawab tutorial

Deskripsi Pekerjaan

Penanggung jawab

tutorial

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar

belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dlm 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Merencanakan

tutorial

rutin sedang

Koordinasi

dgn pengurus

pokjar 4 5

2

Rekruitmen tutor

pendas/non pendas rutin sedang

Rekruitmen

dan seleksi

calon tutor

204 4

Menyusun jadwal

tutorial mahasiswa

pendas dan non

pendas

rutin berat

Dibuat

disesuaikan

latarbelakang

tutor

12 4

Menerbikan Surat

Tugas, SK dan

sertifikat pelatihan

rutin sedang

Dibuat sesuai

jadwal 36 3

Mangadakan

pelatihan tutor

pendas dan non

pendas berkala berat

Membutuhkan

tenaga,

pikiran serta

koordinasi

dgn berbagai

pihak

72 6

Pelakanaan tutorial,

Monitoring dan

evaluasi rutin berat

Diperlukan

Tenaga, biaya,

dan

pengorbanan

waktu

72 6

Melaporkan hasil

kegiatan kepada

koordinator

BBLBA

rutin sedang

Bisa berupa

data lisan

/tulisan 12 5

Beban kerja penanggung jawab tutorial 1916 Jam


Beban kerja Penanggung Jawab Tutorial dalam satu tahun adalah 1916

jam. Persepsi penanggung jawab tutorial untuk pekerjaan yang dilakukan tidak

95

terlalu sulit karena sudah terbiasa melakukannya tetapi pada bagian ini pegawai

harus memiliki pertimbangan yang baik dalam menyelesaikan permasalahan-

permasalahan menyangkut penyelenggaraan tutorial.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator Bantuan Belajar dan

Layanan Bahan Ajar, mengenai pemanfaatan waktu jika pekerjaan lain telah

selesai, bahwa di pegawai selalu memanfaatkan waktu kerjanya untuk

menyelesaikan pekerjaan lain yang tertunda, namun masih ada juga pegawai yang

belum memaksimalkan sisa waktunya. Deskripsi beban kerja untuk

penanggungjawab bidang bahan ajar dapat digambarkan seperti pada tabel

berikut:

Tabel 4.16 Deskripsi beban kerja Penanggung jawab bahan ajar

Deskripsi Pekerjaan

Penanggung jawab bahan

ajar

Status

Pekerjaan Persepsi

pekerjaan

Latar

belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dlm 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jml

peg.

Mengecek bahan ajar

yang dikirim dari UT

Pusat.

rutin berat

Butuh

Tenaga,

konsentrasi,

408 3 jam

4

Menata bahan ajar pada

rak-rak di gudang bahan

ajar

rutin berat

Butuh tenaga

ekstra 408

3 jam

Mencatat dan melaporkan

stock bahan ajar dan

formulir yang ada di

gudang

rutin berat

Butuh

ketelitian dan

tenaga ekstra 204 3 jam

Melakukan stock opname

secara rutin rutin berat

Butuh

ketelitian dan

tenaga ekstra

204 3 jam

Memelihara kebersihan

gudang secara rutin rutin berat Butuh tenaga, dan

tanggungjawab 204 2 jam

Melaporkan hasil

kegiatan kepada

koordiantor BBLBA

rutin sedang

Bisa berupa

data

lisan/tulisan

12 3 jam

Beban kerja penanggung

jawab bahan ajar

4116 Jam


Beban kerja Penanggung Jawab Bahan Ajar dalam satu tahun adalah

4116 jam. Persepsi Penanggung jawab Bahan Ajar untuk pekerjaan yang

96

dilakukan tidaklah terlalu sulit karena sudah merupakan kegiatan harian, tetapi

pada bagian ini pegawai harus cermat, tepat sasaran dan cepat dalam

mendistribusikan bahan ajar ke tiap pokjar yang ada selain itu dalam

pendistribusian bahan ajar harus diterima mahasiswa sesuai data sehingga bahan

diterima tepat sasaran.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordiantor BBLBA dan

penanggung jawab Bahan Ajar mengenai kosentrasi penuh dalam melaksanakan

beban kerjanya, yaitu dengan memberikan pekerjaan disesuaikan dengan

kemampuan pegawai agar egawai dapat berkonsentrasi dan mampu menjalankan

pekerjaaan dengan baik. Jadi pada dasarnya jika pegawai bekerja dengan baik

pimpinan selalu berusaha memberikan reward agar pegawai selalu bekerja dengan

baik.

Jumlah seluruhnya pegawai pada koordinator BBLBA saat ini adalah

sebanyak 9 (sembilan) orang dan jika dilihat dari beberapa pekerjaan berat jumlah

pegawai pada bagian ini memerlukan penambahan paegawai, rincian pegawainya

sebagai berikut :

Tabel 4.17 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian pada Koordinator BBLBA


Koordinator BLBA 3

Penanggung Jawab Tutorial 2

Penanggung Jawab Bahan Ajar 4

Total 9


Pada tabel 4.16 diatas menunjukan jumlah keseluruhan pegawai yang ada

di bagian Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar, jumlah pegawai saat ini ada 9

97

orang pegawai, untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bidang tutorial dan

layanan bahan ajar setidaknya jumlah pegawai pada bagian ini perlu ditambah,

untuk meningkatkan efektivitas kerja yang baik.

Selanjutnya pada Tabel 4.18 sampai dengan 4.21 menunjukkan beban

kerja untuk masing-masing jabatan pegawai pada bagian Tata Usaha. Pada bagian

ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun secara rata-

rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin karena proses

pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun pelaporannya hanya

diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Berikut tabel deskripsi beban kerja

pegawai pada bagian tata usaha.

Tabel 4.18 Deskripsi Beban kerja kepala Tata Usaha

Deskripsi

Pekerjaan Ka.

Subbag TU

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Menyusun

rencana dan

program kerja sub

bagian dan

mempersiapkan

penyusunan

rencana dan

program kerja bagian

Rutin

Berat

Penuh ketelitian

dan keseuaian

rencana terutama

dlm anggaran

24x 7

Mengumpulkan,

mengelola dan

menganalisis data

ketatausahaan

dan kepegawaian

Rutin

Berat

Dilakukan secara

cermat dan tepat 204x 2

Mengelola

penyusunan

rencana kerja,

program dan

anggaran UPBBJ-

UT tengah

tahunan dan

tahunan

Rutin

Berat

Dilakukan penuh

kecermatan dan

kesesuaian

anggaran.

4x 5

Memproses

pengadaan barang

dan jasa

Rutin Sedang Efektif terhadap

daya guna

barang, jasa

204x 2

98

Mengkoordinasi

kegiatan promosi,

sosialisasi,

pemasaran dan

kerjasama dengan

mitra

Berkala

Berat

Dilakukan dgn

penuh

perjuangan dan

tenaga dan

pikiran

24x 4

1

Mengadministrasi

kan dan

koordinasikan

persuratan,dan

ijazah

Rutin Ringan

Karena terbiasa 102x 1

Memberikan

layanan informasi

melalui berbagai

media

Rutin

Ringan

Sering dilakukan 36x 1

Melakukan

penyimpanan

dokumen dan

surat di bidang

ketatausahaan

dan kepegawaian

Rutin

Sedang

Terbiasa

dilakukan 102x 1

Menyusun

laporan sub

bagian dan

mempersiapan

penyusunan

laporan bagian

Rutin Sedang

Sering dilakukan

4x 3

Melakukan

pengukuran

pencapaian saran

kualitas kegiatan

promosi

Rutin

Sedang

Selalu dilakukan

sesuai acuan

standar UT 12x 3

Menindaklanjuti

hasil audit

internal dan

eksternal

Rutin Berat

Dilakukan harus

teliti,sesuai

prosedur kerja. 12x 4

Melakukan

tindakan

perbaikan dan

pencegahan

kegiatan-kegiatan

tentang ketatausahaan

Rutin

Sedang

Mengevaluasi,

dan memberikan

masukan thdp

kesalahan sistem

di tata usaha

24x 2

Mendistribusikan

format-format

kepuasan dan

keluhan

pelanggan dan

layanan akademik

Rutin Ringan

Terbiasa

dilakukan 24x 4

Melaporkan hasil

pelaksanaan

kegiatan kepada

kepala UPBBJ-

Rutin Sedang

Biasa dilakukan

baik berupa data/

lisan/ tulisan

4x 5

99

UT

Total Beban Kerja Ka Subbag 1600 Jam


Beban kerja Kepala TU dalam satu tahun adalah 1600 jam. Persepsi

Kepala TU untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai

berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan Tata Usaha sudah menjadi rutinitas dan telah

didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh

Pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan

perhitungan yang cermat seperti dalam masalah-masalah keuangan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Tata Usaha mengenai teguran

kepada pegawai yang selalu lalai dalam bekerja menyatakan bahwa pegawai

selalu diberikan teguran baik secara lisan ataupun dalam bentuk tulisan peneguran

dilakukan secara penuh kehati-hatian, dan apabila tidak ada perubahan maka

ditindak lanjuti oleh Kepala UPBJJ.

Berikut adalah gambaran deskripsi beban kerja bidang Bendahara yang

dapat di lihat pada tabel berikut :

Tabel 4.19 Deskripsi beban kerja Bendahara

Deskripsi

Pekerjaan

Bendahara

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dlm 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Membuat rencana

anggaran biaya

kegiatan

Rutin Berat Teliti, cermat dan

tepat 24x 5 jam

Membuat daftar

nominatif

berdasarkan RKA

Rutin Berat Teliti, cermat,

sesuai RKA 408x 5jam

100

Melaksanakan

administrasi

penerimaan dan

penggunaan dana

Rutin Berat

Dilakukan harus

teliti, cermat dan

tepat

408x 5 jam

2/8

Mengelola SPJ

keuangan Rutin Berat

Teliti,

cermat,sesuai dgn

pengeluaran dan

tanggungjawab

408x 5 jam

Membukukkan

UMK Rutin Berat

Teliti,tepat sesuai

dgn keluar masuk

keuangan

408x 5 jam

Mengirimkan

laporan SPJ

keuangan

Rutin Sedang Terbiasa

dilakukan,

tanggungjawab

12x 5 jam

Melaporkan hasil

pekerjaan kepada

Kepala

Rutin Sedang Sering dilakukan

12x 5 jam

Membuat laporan

keuangan Rutin Berat

Harus Teliti,

tepat, konsentrasi

dan

tanggungjawab

24x 7 jam

Mengelola arsip

keuangan

Rutin Sedang Sering dilakukan 204x 1 jam

Total Beban Kerja Bendahara

8676 Jam


Beban kerja Bendahara dalam satu tahun adalah 8676 jam. Persepsi

bendahara untuk pekerjaan yang dilakukan dari tingkat ringan sampai berat

karena diperlukan ketelitian dan perhitungan yang akurat seperti perhitungan

perhitungan keuangan, maka beban kerja bendahara lebih banyak beban berat

karena selalu disibukan dengan perhitungan keuangan, karena jika ada ketidak

sesuaian dalam masalah keuangan akan berdampak kepada kegiatan-kegiatan

kerja di UPBJJ-UT Bandung.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Tata Usaha dan Bendahara

mengenai pegawai yang tekun dan ulet adalah pegawai yang menikmati

pekerjaannya, bahwa para pegawai di UPBJJ-UT Bandung pada dasarnya bekerja

dengan baik, pegawai sering bekerja sampai diluar jam kerja sehingga banyak

101

pegawai yang bekerja melebihi jam kerja bahkan hari libur digunakan untuk kerja

jika beban kerja cukup berat.

Verifikator adalah satu bidang yang diperbantukan di keuangan untuk

memeriksa semua data mengenai keluar masuk keuangan, SPJ keuangan termasuk

kesesuaian data nominatif, pembukuan dan hal lainya yang bersangkut paut

dengan keuangan pada UPBJJ-UT Bandung, berikut deskripsi kerja dari

verifikator sebagai berikut :

Tabel 4.20 Deskripsi beban kerja Verifikator

Deskripsi

Pekerjaan

Verifikator

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dlm 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

pegawai

.

Melakukan

verifikasi atas

daftar nominatif yang dibuat

Rutin Berat

Harus Teliti,

cermat,

konsentrasi dan

sesuaikan dgn

anggaran

1224x 6 jam

4/7

Melaporkan hasil

kegiatan kepada

Ka.subbag.TU

Rutin Sedang

Sering

dilakukan 72x 4 jam

Total Beban

Kerja Verifikator 7632 jam


Beban kerja Verifikator dalam satu tahun adalah 7632 jam. Verifikator

untuk pekerjaan yang dilakukan tidaklah terlalu sulit karena sudah merupakan

kegiatan harian, tetapi pada intinya pegawai harus cermat serta teliti dalam

memeriksa dokumen-dokumen terutama masalah keuangan jika saja verifikator

kurang teliti dan jeli terhadap hal-hal yang berkaitan dengan keuangan akan

berdampak ke tidak sesuaian terhadap laporan-laporan dan masalah-masalah

keuangan di UPBJJ-UT Bandung. Selanjut dapat kita lihat gambaran beban kerja

102

dari Sumber Daya Manusia dimana bagian ini lebih melihat kepada

pengembangan sumber daya pegawai dalam upaya peningkatan kualitas kerja

pada UPBJJ-UT Bandung, berikut secara rinci deskripsi Beban Kerja di bidang

Sumber daya manusia sebagai berikut :

Tabel 4.21 Deskripsi Beban kerja SDM

Deskripsi Pekerjaan

SDM

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dlm 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Membuat peta

kompetensi SDM

bagi staff UPBBJ-

UT Bandung

Berkala Sedang

Dilakukan hanya

melihat pada data

pegawai

816x 3 jam

4/5

Merencanakan dan

menyelenggarakan

kegiatan Seminar

Akademik/Pelatiha

n bagi staf edukatif

dan pelatihan bagi

tenaga administratif

Berkala Sedang

Dilakukan

secara koordinasi

bersama staf yg

terlibat. 204x 5 jam

Mengikut sertakan

staff dalam

kegiatan seminar

yang diadakan oleh

UT Pusat atau

instansi lain.

Berkala Ringan

Penunjukan

pegawai yang

dianggap perlu

mengikuti

24x 6 jam

Menyelenggarakan

kegiatan diskusi

umum bagi staff

UPBBJ-UT

Bandung tentang

kebijakan akademik

atau peraturan baru

yang ditetapkan

oleh Depdiknas/UT

Berkala Sedang

Dilakukan secara

terkoordinasi dgn

semua staf yang

ada 24x 6 jam

Mendistribusikan

informasi mengenai

pendidikan lanjutan

bagi tenaga

edukatif dan

pelatihan bagi

seluruh staf

Berkala

Ringan

Hanya

menindaklanjutin

formasi atasan

408x 3 jam

Menyusun laporan

kegiatan seminar

dan diskusi yang

sudah dilakukan

per-tahun

Berkala Sedang

Oleh Panitia

dilakukan secara

bergilir.

24x 6 jam

Total Beban kerja

SDM 5124 Jam


103

Beban kerja SDM dalam satu tahun adalah 5124 jam. Persepsi SDM untuk

pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini

dikarenakan pekerjaan SDM merupakan sub bagian yang membutuhkan kejelian

serta kemampuan dalam mengorganisasi dan memonitor sumber daya yang baik,

Bagian SDM di UPBJJ-UT Bandung berupaya untuk selalu meningkatkan

Sumber Daya Manusianya guna menunjang kegiatan pekerjaannya dengan

mengikutsertakan pelatihan-pelatihan pegawainya baik di tingkat pusat maupun

internal.

Selanjutnya petikan wawancara dengan kepala tata usaha dan pegawai

bidang kepegawaian mengenai jika beban kerja yang diberikan tidak sesuai

dengan kemampuan maka pegawai akan merasa prustasi, menyatakan bahwa

sebelumnya pegawai diberikan arahan tentang jenis pekerjaan yang diberikan

sehingga pegawai tidak terbebani dengan beban kerja yang diberikan pimpinan.

Bagian kepegawaian adalah merupakan bagian yang mengurusi secara

administrasi semua urusan dan kebutuhan pegawai dilingkungan UPBJJ-UT

Bandung secara rinci deskripsi beban kerja kepegawaian dapat terlihat pada tabel

berikut :

Tabel 4.22 Deskripsi beban kerja Kepegawaian

Deskripsi

Pekerjaan

Kepegawaian

Status

Pekerjaan

Persepsi

pekerjaan

Latar belakang

pekerjaan

Frekuensi

Pekerjaan

dalam 1

tahun

Waktu yang

dibutuhkan

dalam

penyelesaian

tugas

Jumlah

peg.

Mengelola

administrasi

seluruh pegawai

UPBJJ-UT

Bandung yang

rutin

sedang

Terbiasa

dilakukan

namun tensi

pekerjaan

terkadang

816x 5 jam

104

meliputi staf

administratif,

staf edukatif,

dan Tenaga

Kontrak

Tahunan (TKT)

berat.

6/6

Merekap

kehadiran staf

setiap bulan

untuk

disampaikan

kepada Kepala

BAUK

Rutin Ringan

Terbiasa

dilakukan

12x 5 jam

Memproses

usulan kenaikan

pangkat dan

jabatan

Berkala Ringan

Dilakukan

tidak setiap

bulan. 12x 4 jam

Memproses

/membuat SK

Kontrak Kerja

Tahunan (TKT)

Berkala Ringan

dilakukan tidak

setiap bulan 12x 4 jam

Memproses

surat ijin belajar

dan

permohonan

beasiswa dari

UT untuk

pegawai

Berkala Ringan

Dilakukan saat

ada pengajuan

saja 12x 4 jam

Memproses/me

mbuat DP3 dan

hasil penilaian

DP3 tenaga

dosen

disampaikan ke

Dekan Fakultas

dan Staf

administrasi

melalui

kepegawaian

Rutin Sedang

Dilakukan

hanya setahun

sekali 1x 5 jam

Memproses

KP4 Berkala Ringan

Dilakukan jika

ada

permohonan

12x 4 jam

Mengetik daftar

urut

kepangkatan

setiap tahun

Berkala Ringan

Dilakukan jika

ada perubahan

data pegawai 2x 5 jam

Total Beban kerja Kepegawaian

4347 Jam


105

Beban kerja Kepegawaian dalam satu tahun adalah 4347 jam. Persepsi

Kepegawaian untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai

berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan kepegawaian merupakan sub bagian yang

mengontrol seluruh data pegawai yang ada di kantor baik pegawai tetap maupun

pegawai honor selain itu pada bagian ini melayani semua bidang kepegawaian

UPBJJ- UT Bandung.

Jumlah seluruh pegawai pada bagian tata usaha adalah sebanyak 17 orang

dengan rincian sebagai berikut :

Tabel 4.23 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian Tata Usaha


Kasubbag TU 1

Bendahara 2

Verifikator 4

SDM 4

Kepegawaian 6

Total 17


Tabel 4.23 merupakan data keseluruhan pegawai pada sub bagian tata

usaha yang berjumlah 17 orang pegawai, yang dibagi kedalam beberapa bagian

seperti Kasubag, Bendahara/Keuangan, verifikator, SDM dan Kepegawaian.

Dengan jumlah sebanyak itu dianggap perlu untuk menambah pegawai terutama

bagian bendahara yang dianggap cukup berat dan beresiko terutama dalam

masalah-masalah keuangan, sementara jumlah bagian kepegawaian mencapai 6

orang rata-rata pekerjaannya tidak terlalu beresiko padahal yang semestinya jika

dilihat dari hasil analisis beban kerja pegawai bagian bendaharalah yang

memerlukan pegawai yang lebih banyak ketimbang bagian bagian lainnya untuk

106

itu pimpinan harus jeli melihat intensitas atau volume pekerjaan pada tiap

bagiannya.

Selanjutnya dari tabel tabel deskripsi pekerjaan Koordinator registrasi dan

ujian, Koordinator BBLBA dan Bagian Tata Usaha tersebut diatas menyatakan

persepsi pegawai yang menilai pekerjaan yang dilakukannya adalah berat jika

pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian, ketepatan, kecepatan, konsentrasi

yang tinggi, penyelesaiannya membutuhkan waktu yang cukup lama,

berhubungan dengan unit lain bahkan dengan principal dan pelanggan. Sedangkan

persepsi pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukannya bernilai sedang jika

pekerjaan tersebut telah didukung oleh infrastruktur atau fasilitas yang disediakan

oleh organisasi, telah menjadi rutinitas dan sesuai dengan kemampuan dan

keahlian yang dimiliki oleh pegawai, data atau dokumen yang dibutuhkan telah

ada dan telah sesuai prosedur kerja.

Untuk pekerjaan yang dinilai ringan oleh pegawai hal ini dikarenakan

pekerjaan tersebut tidak membutuhkan tenaga ekstra untuk melakukannya dan

tidak terlalu membutuhkan waktu yang banyak dalam penyelesaiannya. Pekerjaan

yang banyak dinilai ringan oleh pegawai adalah pekerjaan pencatatan data

pegawai dan serta pengajuan-pengajuan usulan kebutuhan pegawai lainnya,

karena pegawai tersebut telah merasa nyaman dengan pekerjaan yang

dilakukannya.

4.2.1 Menghitung Jumlah Pegawai yang efisien pada Kantor UPBJJ

Universitas Terbuka Bandung

107

Menghitung jumlah pegawai yang efisien dilakukan dengan cara membagi jumlah

beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan selama satu tahun, dengan

rumus sebagai berikut :

1. Koordinator Registrasi dan Ujian

a.

Berdasarkan perhitungan untuk koordinator regjian diperoleh hasil bahwa

jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang. Hasil

analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan rata rata beban

kerja dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

b.

Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab registrasi diperoleh

hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 5 orang.

Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 4 (empat) orang,

jadi menurut hasil analisis masih diperlukan pegawai 1 orang pegawai.

c.

Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab kasus ujian diperoleh


108

Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 3 (tiga) orang,

menurut hasil analisis seharusnya ada penambahan pegawai 1 orang

pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal.

d.

Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab kasus registrasi

diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah

3 orang. Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 2 (dua)

orang menurut hasil analisis seharusnya ada penambahan pegawai 1 orang

pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal.

e. ICT

Berdasarkan perhitungan untuk koordinator regjian diperoleh hasil bahwa

jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang. Hasil

analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata

rata yang dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

2. Koordinator BLBA

a.

Berdasarkan perhitungan untuk bagian koordinator BBLBA diperoleh


109

Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 3 (tiga) orang,

seharusnya adanya penambahan pegawai 1 orang pegawai, agar supaya

pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal

b.

Berdasarkan perhitungan untuk penanggun jawab tutorial diperoleh hasil

bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang. Hasil

analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata

rata dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

c.

Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab bahan ajar diperoleh


Hasil analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban

kerja rata rata dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

3. Bagian Tata Usaha

a.

Berdasarkan perhitungan diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang

efisien untuk bagian ini adalah 1 orang. Nilai beban kerja yang masih

berlebihan masih dapat ditangani oleh pegawai dan sebagai imbalan atas

pekerjaan tersebut maka diperlukan peningkatan kompensasi maupun

insentif.

110

b.

Berdasarkan perhitungan untuk bendahara diperoleh hasil bahwa

jumlah pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 8 orang.

Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 2 (dua) orang, hasil

analisis beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai 6

orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal

dan efektif.

c.

Berdasarkan perhitungan untuk verifikator diperoleh hasil bahwa jumlah

pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 7 orang. Sedangkan

untuk jumlah pegawai saat ini adalah 4 (empat) orang jadi hasil analisis

beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai pegawai 3

(tiga) orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara

optimal

d.

Berdasarkan perhitungan untuk bidang SDM diperoleh hasil bahwa jumlah

pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 5 orang.

Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 4 (empat) orang, hasil

analisis beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai 1

orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal

dan efektif.

111

e. Berdasarkan perhitungan

untuk penanggung jawab kasus diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai

yang efisien untuk bagian ini adalah 6 orang. Hasil analisis untuk bagian

ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata rata di anggap

mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

4.2.2 Uji Validitas dan reliabilitas Instrumen Angket

1. Uji Validitas Instrumen Angket

Selanjutnya pengolahan angket dengan menggunakan uji validitas

instrumen angket hasil penelitian, di UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :

Tabel 4.24 Uji Validitas Instrumen Angket Beban Kerja.

No

Item

Koefisien Keterangan No

Item

Koefisien Keterangan

1 0,715 VT 11 0,700 VT

2 0,443 VS 12 0,654 VT

3 0,434 VS 13 0,422 VS

4 0,767 VT 14 0,411 VS

5 0,745 VT 15 0,723 VT

6 0,767 VT 16 0,732 VT

7 0,712 VT 17 0,611 VT

8 0,657 VT 18 0,378 VS

9 0,715 VT 19 0,411 VS

10 0,400 VS 20 0,654 VT

Rata-rata 0,603 VT

Sumber : Hasil Olahan Data Microsoft Excell 2007

Dari tabel diatas, semua item pertanyaan untuk beban kerja memiliki

koefisien validitas tinggi sehingga item pertanyaan yang digunakan untuk

112

mengukur beban kerja akan mampu menghasilkan data yang akurat sesuai

dengan tujuan penelitian.

2. Uji Reliabilitas Instrumen Angket

Pengujian reliabilitas juga sama seperti pengujian validitas, untuk melihat

apakah kuesioner yang akan digunakan untuk mengukur kompetensi pedagogik

dan media pembelajaran reliabel (handal) atau tidak. Adapun klasifikasi

interpretasi koefisien reliabilitas menurut Guilford (dalam Suherman dan Sukjaya,

1990 : 177) adalah sebagai berikut :

0,80 < ri ≤ 1,00 derajat reliabilitas sangat tinggi

0,60 < ri ≤ 0,80 derajat reliabilitas tinggi

0,40 < ri ≤ 0,60 derajat reliabilitas sedang

0,02 < ri ≤ 0,40 derajat reliabilitas sangat rendah

Hasil perhitungan dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 4.25 Hasil Pengujian Reliabilitas Beban Kerja Pegawai

Sumber: hasil olahan data kuesioner penelitian 201

Dari hasil perhitungan relaibilitas beban kerja memiliki nilai koefisien reliabilitas

tinggi sehingga alat uji dalam hal ini kuesioner yang digunakan dapat dinyatakan

reliabel dimana akan mampu menghasilkan jawaban yang konsisten.

RELIABILITAS

reliabilitas Keterangan

Beban Kerja 0,677 Reliabilitas Tinggi

113

4.2.3 Persepsi Pegawai terhadap Beban Kerja

Beban kerja merupakan sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus

diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu

tertentu (Menpan, 1997). Beban kerja pada kantor UPBJJ UT Bandung belum

terdistribusi secara efektif dan efisien secara kuantitas jumlah pekerja dan beban

kerja yang yang dimiliki harus diketahui persepsi pegawai terhadap beban kerja

yang telah diberikan kepadanya.

Berdasarkan hasil analisis instrumen angket yang disajikan hasil

wawancara dan observasi menunjukan bahwa persepsi responden terhadap beban

kerja di kantor UPBJJ UT Bandung dinilai setuju. Beban kerja, kejelasan target,

efektivitas penanganan pekerjaan dan disiplin waktu dinilai oleh responden sudah

baik namun terkadang waktu yang dalam penyelesaian pekerjaan masih dirasakan

masih belum cukup, oleh karena itu sering menggunakan waktu tambahan diluar

jam kerja. Intensitas pekerjaan yang tinggi disebabkan karena jumlah mahasiswa

pada UPBJJ-UT Bandung pada tahun 2013 ini mengalami kenaikan, dengan

jumlah mahasiswa yang aktif sekitar 14578 mahasiswa sedangkan pegawai pada

saat ini adalah 39 (tiga puluh sembilan pegawai) untuk itu sangatlah wajar jika

pada UPBJJ-UT Bandung, perlu adanya penambahan pegawai untuk

memperlancar pekerjaan menjadi lebih terarah. Dalam melayani berbagai urusan

akademik, urusan kepegawaian, dan kegiatan lainnya, pimpinan UPBJJ-UT

Bandung selalu memaksimalkan pegawai yang ada, mengingat karena dalam

114

pengangkatan pegawai baru harus melalui prosedur dan aturan serta kebijakan

dari Universitas Terbuka Pusat.

Selanjutnya untuk intensitas dalam bekerja dinilai sudah cukup baik,

namun berdasarkan hasil analisis beban kerja serta teori-teori yang salah satunya

menurut Tarwaka (2011:131) adalah Beban waktu (time load) menunjukan

jumlah waktu yang tersedia dalam perencanaan, pelaksanaan dan monitoring

tugas atau kerja. Masih dirasakan kurang sesuai oleh sebab itu masih selalu

menggunakan waktu diluar jam kerja untuk menyelesaikan pekerjaan yang

intensitasnya cukup tinggi dan berat, sebagai contoh dalam masalah keuangan dan

masalah registrasi dan ujian.

Berdasarkan teori di atas diperoleh bahwa kondisi riil yang terjadi di

kantor UPBJJ Bandung termasuk kedalam beban kerja berlebihan kuantitatif,

yang timbul sebagai akibat dari tugas-tugas yang terlalu banyak diberikan kepada

tenaga kerja tidak sesuai dengan jumlah pegawai yang ada untuk diselesaikan

dalam target waktu tertentu. Sehingga diharapkan hasil analisis yang menunjukan

bahwa perlunya penambahan jumlah pegawai di beberapa bagian dan sub bagian

di kantor UPBJJ Bandung dapat menjadi sebuah perhatian khusus dengan tujuan

untuk meningkatkan efektivitas kerja serta pencapaian target yang dibebankan

kepada para pegawainya.

Oleh karena itu Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan

jabatan atau pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan

atau pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun

115

demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat,

maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan melalui analisis beban kerja

pegawai. Mengingat bahwa dalam menyelesaikan beban kerja pada bagian

tertentu sering kali tidak mencukupi sehingga berakibat sering menambah waktu

kerja diluar jam/hari kerja

Persepsi pegawai mengenai beban kerja dapat menjadi bahan

pertimbangan bagi kantor UPBJJ UT Bandung terhadap hasil perhitungan beban

kerja yang telah dijabarkan sebelumnya. Melalui informasi tentang persepsi beban

kerja yang diperoleh dari pegawai, maka pihak pengambil keputusan di kantor

UPBJJ UT Bandung dapat mengambil keputusan yang tepat bagi para

pegawainya.

4.2.4. Alokasi Beban Kerja Pegawai UPBJJ UT Bandung

Berdasarkan uraian pada tabel tentang perhitungan beban kerja yang telah

dibahas di atas, menunjukan bahwa bobot beban kerja terbesar terjadi pada bagian

Tata Usaha yaitu 27.379 jam karena di bagian Tata Usaha terdapat paling banyak

sub bagian dengan deskripsi pekerjaan yang variatif. Sedangkan bobot beban

kerja paling sedikit terjadi pada koordinator BLBA yaitu sebanyak 10.188, karena

pada bagian ini hanya berhubungan dengan bantuan belajar dan penyaluran bahan

ajar saja. Total keseluruhan beban kerja untuk pegawai kantor UPBJJ UT

Bandung adalah 55.027 jam selama satu tahun.

116

secara jelasnya dapat kita lihat jumlah beban kerja pegawai pada bagian

Koordinator registrasi dan ujian, Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan

Ajar serta Bagian Tatat Usaha seperti pada tabel berikut :

Tabel 4.26 Hitungan Beban Kerja Pegawai UPBJJ UT Bandung

Bagian Beban Kerja

Koordinator Registrasi dan Ujian 17460 Jam

Koordinator BLBA 10188 Jam

Tata Usaha 27379 Jam

Total 55027 Jam

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja Pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013

Dari tabel tersebut diatas jumlah beban kerja tidaklah selamanya sesuai

hitungan pada tabel tersebut, namun beban kerja tersebut sewaktu waktu bisa

bertambah atau berkurang, jika pada saat munculnya pekerjaan yang sifatnya

segera dan mendadak atau biasanya menjelang akhir-akhir semester dan akhir

tahun dimana semua laporan pekerjaan dari masing-masing bagian harus segera

tuntas dalam menyelesaikan pertanggung jawaban pekerjaannya untuk dilaporkan

kepada atasan masing-masing intensitas pekerjaan bisa meningkat.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator dan Kasubag mengenai

beban kerja tinggi menyatakan bahwa banyak terjadi pada bidang registrasi,

layanan akademik, tutorial dan bahan ajar untuk bagian BBLBA terjadi pada

waktu waktu tertentu saja, sedang pekerjaan yang mempunyai intensitas tinggi

pada tata usaha yaitu pada bagian Keuangan, yang sering menggunakan waktu

tambahan diluar jam kerja untuk menyelesaikan beban pekerjaan tersebut

117

sehingga beban waktu kerja sangat sedikit sekali waktu luang pada jam efektif

kerja.

4.2.5. Perbandingan Jumlah Pegawai Kantor UPBJJ UT Bandung

Berdasarkan hasil yang telah diperoleh maka akan mempermudah dalam

membandingkan jumlah pegawai sekarang dengan pegawai yang efisien. Lebih

jelasnya dapat dilihat pada tabel 4.28 sampai 4.31 sehingga diperoleh jumlah total

pegawai yang efisien untuk UPBJJ UT Bandung untuk Bagian Koordinator

Registrasi dan Ujian, Koordinator BLBA dan Tata Usaha adalah 46 orang

pegawai. Pada bagian koordinator registrasi dan ujian, sub bagian yang

membutuhkan perubahan adalah penanggung jawab registrasi, penanggung jawab

kasus ujian dan penanggung jawab kasus registrasi sebaiknya ditambah 1 orang.

Pada bagian koordinator BLBA, sub bagian yang membutuhkan perubahan

adalah hanya terdapat pada koordinator BLBA sebaiknya ditambah 1 orang

pegawai. Pada bagian Tata Usaha sub bagian yang membutuhkan perubahan

adalah pada bendahara, verifikator, SDM adalah 10 (sepuluh) pegawai sedangkan

kepegawaian masih dirasakan belum membutuhkan tambahan pegawai karena

beban kerja bidang kepegawaian masih dapat tertanggulangi secara baik oleh

pegawai yang ada. Selanjutnya perhitungan hasil analisis beban kerja pegawai

pada bagian koordiantor Registrasi dan Ujian saat ini dan jika ada penambahan

pegawai dapat dilihat pada tabel dibawah berikut ini.

Tabel 4.27 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Koordinator Registrasi dan

Ujian UPBJJ UT Bandung

118


Sekarang

Jumlah yang

Dibutuhkan

Koordinator Regjian 2 2

Penanggung Jawab registrasi 4 5

Penanggung Jawab Kasus Ujian 3 4

Penanggung Jawab Kasus

Registrasi

2 3

I C T 2 2

Total 13 16

Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai.

Selanjutnya dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Koordinator

Registrasi dan ujian dalam upaya meningkatkan pelayanannya perlu adanya

usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-bagian penting dan dianggap

berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga proses pekerjaan dapat berjalan

efektif untuk itu pada bagian ini dibutuhkan penambahan bantuan pegawai 3 (tiga)

pegawai. Selanjutnya perhitungan hasil analisis beban kerja pegawai pada bagian

Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar saat ini dan jika ada penambahan

pegawai, dapat dilihat pada tabel dibawah berikut ini.

Tabel 4.28 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Koordinator BBLBA

UPBJJ UT Bandung

Sub Bagian Jumlah

Pegawai

Jumlah yang

Dibutuhkan

Keterangan

Koordinator BLBA 3 4 Dibutukan 1

Penanggung Jawab Tutorial 2 2

Penanggung Jawab Bahan Ajar 4 4

Total 9 10 1

Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai. 2013

Dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Koordinator Bantuan

Belajat dan Layanan Bahan Ajar (BBLBA) dalam upaya meningkatkan

119

pelayanannya perlu adanya usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-

bagian penting yang dianggap berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga

proses pekerjaan dapat berjalan efektif dibutuhkan tambahan 1 (satu pegawai).

Selanjut hasil analisis kebutuhan pegawai pada bagian Tata Usaha saat ini

merupakan yang paling besar dalam membutuhkan tambahan pegawai baru untuk

menunjang proses kerja yang lebih baik, dengan adanya penambahan pegawai

diharapkan mampu menunjang pekerjaaan yang lebih optimal, berikut tabel

jumlah pegawai yang di bagian tata usaha beserta data hasil analisis beban kerja

pegawai, dalam tabel sebagai berikut :

Tabel 4.29 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Tata Usaha UPBJJ UT Bandung


Jumlah yang

Dibutuhkan

Keterangan

Kasubbag TU 1 1

Bendahara 2 8 Dibutuhkan 6

Verifikator 4 7 Dibutuhkan 3

SDM 4 5 Dibutuhkan 1

Kepegawaian 6 6

Total 17 27 10

Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai 2013

Dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Tata usaha dalam upaya

meningkatkan kerja yang optimal serta meningkatkan layanannya perlu adanya

usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-bagian penting yang dianggap

berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga proses pekerjaan dapat berjalan

dengan baik sebagai contoh untuk membantu keuangan hendaknya kerja

bendahara dapat diberikan tambahan pegawai sebanyak enam orang pegawai

120

karena intensitas dan beban kerja bendahara cukup berat dan tinggi. Selanjutnya

tabel perbandingan jumlah pegawai pada tiap bagian sebelum penambahan dan

jika ada penambahan pegawai baru pada UPBJJ-UT Bandung dapat dilihat pada

tabel berikut :

Tabel 4.30 Jumlah pegawai pada UPBJJ UT Bandung untuk Bagian Koordinator

Regjian, Koordinator BLBA dan Tata Usaha

Bagian Jumlah Pegawai

Tetap

Jumlah kebutuhan

pegawai

Koordinator Registrasi dan Ujian 13 16

Koordinator BLBA 9 10

Tata Usaha 17 27

Total 39 53

Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai 2013

Tabel ini menunjukan jumlah pegawai pada UPBJJ-UT Bandung dimana

hasil analisis perhitungan dari beban kerja pegawai masing-masing bagian

diperlukan adanya penambahan pegawai dimana Koordinator registrasi Ujian

memerlukan tambahan 3 (tiga) orang pegawai, Bagian Koordinator BBLBA

diperlukan penambahan cukup 1 (satu) pegawai sedangkan untuk Bagian Tata

usaha merupakan yang cukup banyak memerlukan tambahan pegawai paling

banyak yaitu 10 (sepuluh) orang pegawai.

Selanjutnya tabel secara keseluruhan pegawai pada UPBJJ-UT Bandung

dimana didalamnya termasuk pegawai tidak tetap ditambah dengan jumlah

pegawai hasil dari analisis beban kerja pegawai diperkirakan jumlah pegawai

pada UPBJJ-UT Bandung seperti nampak pada tabel berikut ini.

121

Tabel 4.31 Jumlah total kebutuhan pegawai hasil analisis beban kerja Pegawai

UPBJJ UT Bandung.

No Bagian

Jumlah Pegawai

sekarang

Jumlah pegawai yang

dibutuhkan

Keterangan

1 Kepala 1 1

2 Bagian Regjian 13 16 Dibutuhkan 3

3 Bagian BLBA 9 10 Dibutuhkan 1

4 Bagian TU 17 27 Dibutuhkan 10

5 Office boy 3 3 Tidak ada perubaan

6 Keamanan 2 2 Tidak ada perubahan

7 Driver 2 2 Tidak ada perubahan

TOTAL 47 61 14

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja Pegawai, UPBJJ-UT Bandung 2013

Jadi jumlah kebutuhan pegawai idealnya menurut hasil analisis dari beban

kerja pegawai jika perlu adanya penambahan pegawai adalah sebanyak 14 (empat

belas) pegawai seperti nampak pada tabel tersebut diatas, jumlah pegawai saat ini

adalah sebanyak empat puluh tujuh pegawai yang didalamnya yaitu pegawai tetap

dan tidak tetap, jika di hitung dari hasil analisis beban kerja UPBJJ-UT Bandung,

dan untuk memperlancar pekerjaan membutuhkan sekitar 61 (enam puluh satu)

pegawai, dengan demikian kelancaran dan peningkatan mutu pekerjaan akan lebih

baik, serta mengarah pada efisiensi waktu kerja.

122

4.2.6. Tanggapan Responden tentang Beban Kerja Pegawai

Tanggapan responden dapat diperoleh dengan cara wawancara. Menurut

Sukmadinata (2012:216), wawancara atau (interview) meru-pakan salah satu

bentuk teknik pengumpulan data yang banyak digunakan dalam penelitian

deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif. Sedangkan menurut Komara

(2009:135) Interview atau wawancara merupakan metode pengumpulan data yang

menghendaki komunikasi langsung antara penyelidik dengan subjek atau

responden.

Wawancara dalam penelitian ini merupakan salah satu instrumen

pendukung dalam memperoleh informasi tentang tanggapan pegawai terhadap

beban kerja. Wawancara dilakukan terhadap para kepala bidang Tata usaha dan

Koordinator di kantor UPBJJ UT Bandung. Berikut adalah hasil wawancara yang

dilakukan peneliti dengan responden.

1) Apakah pegawai dalam mengerjakan tugas pekerjaan dengan rencana kerja

dan waktu kerja yang diberikan?

Sebagian besar responden memberi jawaban selalu tepat waktu meskipun ada

responden yang menjawab kadang-kadang ada pegawai yang tidak tepat

123

waktu, hal ini ditunjukan oleh jawaban responden “E”, “N” dan “S”, yaitu

sebagai berikut :

Ibu “E” (TU): “ Ya, selalu tepat waktu, tapi masih ada beberapa pegawai yang

kadang tidak selalu tepat waktu (BLBA, TU )”

Ibu “N”(BLBA): “ Selalu tepat waktu, tapi kalau ada pekerjaan tensi tinggi

suka melebihi waktu kerja”.

Bapak “S” (Registrasi): “Ya, meskipun sekali waktu ada pegawai yang tidak

tepat waktu”.

2) Dalam pelaksanaan beban pekerjaan apakah pegawai selalu diberikan batas

waktu?

Seluruh responden yang ditanya memberikan jawaban selalu diberikan batas

waktu dalam bekerja, hal ini ditunjukan oleh jawaban responden “E” dan “N”

dan “S”, yaitu sebagai berikut :

Ibu “E” (TU): “ Selalu diberikan batas waktu untuk menghindari banyak

waktu terbuang”

Ibu “N” (BBLBA): “ ya, ada batas waktu supaya pekerjaan tepat waktu”.

Bapak “S” (Registrasi): “ batas waktu diperlukan supaya benar-benar fokus

pada pekerjaan”.

3) Jika salah satu pekerjaan selesai dengan cepat apakah para pegawai selalu

memanfaatkan sisa waktu efektif kerja untuk melaksanakan pekerjaan

lainnya?

124

Seluruh responden menjawab selalu, ketika satu pekerjaan telah selesai para

pegawai memanfaatkan waktu sisa dengan mengerjakan pekerjaan lain dengan

alasan untuk lebih mengefektifkan waktu kerja.

4) Monitoring dalam pelaksanaan pekerjaan adalah salah satu yang harus

dilakukan oleh atasan pegawai agar supaya pekerjaan yang dikerjakan

bawahan dapat terlihat dan terkendali sejauh mana pegawai tersebut

menjalankan pekerjaannya apakah pekerjaan tersebut sesuai rencana atau tidak

serta waktu yang dipergunakannya mencukupi atau tidak. Sejauh manakah

monitoring yang dilakukan Bapak/Ibu terhadap pekerjaan yang dikerjakan

pegawai di bagian kerja Bapak/Ibu?

Seluruh responden menjawab selalu dilakukan monitoring untuk

mengendalikan dan mengontrol hasil kerja para staff pegawai yang dilakukan

oleh para penanggung jawab wilayah, seperti yang dikemukakan oleh para

responden berikut ini:

Ibu “E” (TU): “ Selalu melakukan monitoring dengan mendatangi meja kerja

pegawai, menanyakan tentang pekerjaan apa yang sedang dikerjakan, apa

sudah selesai atau belum?”.

Ibu “N” (BBLBA): “ Monitoring dilakukan dengan sistem penanggung jawab

kerja wilayah. Mendatangi dan melihat hasil kerja pegawai ”.

Bapak “S” (Registrasi): “ Monitoring dilakukan setiap harinya dalam

mengontrol pekerjaan pegawai”.

125

5) Apa yang Bapak/Ibu lakukan agar pegawai dalam mengerjakan beban

pekerjaannya selalu berkonsentrasi penuh terhadap tugas kerja yang

diembannya?

Jawaban para responden berupa pemberian arahan terhadap para pegawai,

memberikan pekerjaan sesuai dengan kemampuan pegawai maupun selalu

memberikan dorongan dan reward terhadap pegawai yang teladan, seperti

yang dikemukakan para responden berikut ini.

Ibu “E” (TU): “ memberikan arahan kepada pegawai agar tetap fokus terhadap

pekerjaan yang dikerjakannya agar pekerjaan dapat selesai secara efektif”.

Ibu “N” (BBLBA): “ Memberikan pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan

pegawai agar egawai dapat ebrkonsentrasi dan mampu menjalankan

pekerjaaan dengan baik ”.

Bapak “S” (Registrasi): “ Memberikan arahan bahwa pegawai harus

bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memberikan reward yang

sesuai terhadap pegawai teladan”.

6) Apakah Bapak/Ibu selalu menegur terhadap pegawai yang tidak konsentrasi

terhadap pekerjaannya? Contoh teguran apa saja?

Semua responden menjawab selalu memberikan tegurang terhadap para

pegawai yang lalai maupun tidak berkonsentrasi pada pekerjaannya, bentuk

teguran biasanya berbentuk lisan, dan apabila tidak terdapat perubahan maka

pegawai tersebut akan ditindaklanjuti oleh kepala UPBJJ secara langsung.

Jawaban para responden adalah sebagai berikut ini.

126

Ibu “E” (TU): “ Selalu menegur dengan cara lisan dengan penuh kehati-hatian

agar pegawai tersebut tidak merasa tertekan”.

Ibu “N” (BBLBA): “memberikan teguran secara lisan serta memberikan

motivasi agar pegawai dapat bekerja dengan penuh konsentrasi”.

Bapak“S” (Registrasi): “ selalu menegur secara lisan, dan apabia sudah

ditegur tidak ada perubahan maka diserahkan lagi pada atasan lagi yaitu

kepala UPBJJ”.

7) Pegawai ulet dan tekun adalah pegawai yang mampu menikmati pekerjaannya

sehingga setiap beban kerja yang diberikan mampu dikerjakan dengan baik.

Apakah hal tersebut selalu terjadi dengan pegawai ditempat kerja Bapak/Ibu?

Semua responden menjawab setuju bahwa pegawai yang ulet dan tekun selalu

mampu mengerjakan beban kerja yang diberikan dengan baik, hal ini

ditunjukan dengan banyaknya pegawai yang bekerja melebihi waktu kerjanya,

bahkan pada hari libur pun mereka bekerja. Seperti jawaban para responden

yang hampir sama dimana mereka menjawab “ Y, akibat hal tersebut banyak

pegawai yang menghabiskan waktu kerja melebihi jam kerja mislnya sampai

jam 6 atau 7 malam, bahkan hari sabtu dan minggu mereka bekerja!”.

8) Bagaimana cara Bapak/Ibu dalam mengendalikan pegawai yang kebingungan

saat diberikan beban pekerjaan?

Para responden menjawab bahwa dalam memberikan suatu pekerjaan kepada

egawai hendaknya dilihat karakter dan kemampuan pegawai untuk

disesuaikan dengan pekerjaan yang diberikan supaya tidak kebingungan dalam

menyelesaikan pekerjaan.

127

9) Jika beban kerja yang diberikan tidak sesuai dengan kemampuan maka

pegawai akan merasa frustasi karena tugas pekerjaannya merasa sulit untuk

dikerjakan, apa yang Bapak/Ibu lakukan jika melihat pegawai yang seperti

itu?

Kepala bidang TU dan Regjian menjawab dengan memberikan pengarahan

tentang pekerjaan agar dapat diselesaikan dengan baik, sedangkan kepala

BLBA menjawab dengan melakukan analisis kembali pegawai yang mampu

mengerjakan atau mengalihkan pekerjaan tersebut kepada pegawai yang lebih

mampu maupun dibantu oleh pembimbing.

10) Akibat beban kerja yang cukup tinggi/ kebingungan dalam menyelesaikan

pekerjaan biasanya berakibat pada tekanan psikologis pegawai (stress

pekerjaan), bagaimana dengan keadaan tingkat beban kerja yang ada di bagian

tempat Bapak/Ibu apakah tergolong tinggi, sedang atau rendah?

Jawaban para responden menunjukan bahwa tingkat bebn kerja di kantor

UPBJJ UT Bandung berada pada tingkat sedang sampai tinggi, hal ini

ditunjukan oleh jawaban responden berikut ini.

Ibu “E” (TU): “ Tinggi, apalagi bidang-bidang keuangan dan laporan-laporan

keuangan”.

Ibu “N” (BBLBA): “Tinggi, untuk pekerjaan monitoring tutorial dan layanan-

layanan mahasiswa”.

Bapak “S” (Registrasi): “ Normal-normal saja tidak ada tensi tinggi kecuali

akhir-akhir masa registrasi bekerja bisa sampai malam bahkan hari libur juga”.

128

Berdasarkan tanggapan dari para responden dapat peneliti simpulkan

bahwa rata-rata beban kerja pegawai di UPBJJ UT Bandung berada pada

tingkatan tinggi, tetapi dapat dilihat juga dari jawaban para responden bahwa

tingkat kenyamanan serta kondisi kerja para pegawai dengan pegawai maupun

atasan terbentuk kondusif.

BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Universitas...

Documents

Transcript of BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Universitas...