45

BAB IV

HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1 Hasil Praktek Kerja

4.1.1 Prosedur Penagihan di PT Coca-Cola Amatil Indonesia

1. Sales Representative (SR) / National Contact Center (NCC) melakukan

taking order sesuai dengan keinginan customer / outlet.

2. Sesuai dengan taking order dari SR / NCC, bagian Distribution Center

(DC) / Direct Sales Distribution (DSD) membuatkan Faktur Penjualan

yang sudah di cap dan di tanda tangani outlet. Kemudian Faktur

Penjualan disettle (diinputkan ke sistem yang bernama BASIS) oleh

Dilivery Man (DM) / DSD dan dikirimkan ke Accounts Receivable

Head Office ( AR HO).

3. Bagian Pajak mencetak faktur pajak sesuai dengan data yang sudah di

settle ke dalam sistem BASIS dan menandatanganinya, kemudian

mengirimkan ke AR HO.

4. Oleh Admin supervisor di bagian AR HO Faktur Penjualan di scan

untuk dokumen AR HOdan faktur pajak di copy. Faktur Penjualan

disatukan dengan faktur pajak asli dan copyan, kemudian di lakukan

perhitungan ulang setelah itu dipisahkan sesuai nomor outlet. Admin

supervisor akan membuatkan invoice barcode tagihan sesuai nomor

faktur penjualan kemudian ditanda tangani oleh manager AR untuk

dikirimkan ke collector, kecuali untukoutlet Alfamart, Indomart,

Indogrosir admin supervisor tidak membuatkan invoice barcode tagihan

46

melainkan akan membuatkan list sesuai nomor outlet untuk dikirimkan

ke collector.

5. Dengan Faktur Penjualan, invoice barcode dan faktur pajak collector

melakukan Tukar Faktur (TF) outlet. Outlet akan mentransferkan uang

sesuai dengan nominal pada tagihan yang akan memunculkan Tanda

Terima (TT) yang sudah ditanda tangani oleh outlet kemudian dikirim

ke AR HO.

6. Sesuai dengan TT bagian AR HO akan mengalokasikan transferan dari

setiap outlet dan menginfokan daftar tagihan kepada collector untuk di

payment dengan menginputkan ke sistem BASIS. Kemudian TT akan

direkap oleh AR HO.

4.1.2 Dokumen dan Formulir

1. Faktur Penjualan (invoice)

Dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang

atas dasar transaksi penjualan kredit yang di cetak oleh Direct

Sales Distribution (DSD) sebanyak 2 rangkapdiberikan kepada

bagian Account Receivable (AR) yang nantinya akan dikirim ke

collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.

2. Faktur Pajak

Formulir ini digunakan sebagai dasar penagihan yang di cetak oleh

Bagian Pajak sebanyak 2 rangkap, rangkap 2 diarsip bagian pajak

dan rangkap 2 diberikan ke Bagian AR yang nantinya akan dikirim

ke collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.

47

3. Daftar Tagihan

Dokumen ini digunakan sebagai pencatatan tagihan dari para

outlet ini dibuat sebanyak 1 rangkap oleh AR admin yang dikirim

kepada collector untuk dilakukan tukar faktur kepada outlet dan

AR mengarsip soft file excel..

4. Surat Pengantar Tagihan

Formulir ini sebagai bukti penagihan dibuat oleh AR admin

sebanyak 1 rangkap melalui software excel untuk diberikan kepada

konsumen dan AR mengarsip soft file excel.

5. Kwitansi

Formulir ini sebagai bukti pembayaran yang dibuat oleh AR admin

sebanyak 1 rangkap melalui software MS Excel untuk diberikan

kepada konsumen dan AR mengarsip soft file excel.

4.1.3 Catatan yang digunakan bagian AR

1. Catatan Piutang

Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi untuk

mencatat piutang per outlet.

2. Daftar Hasil Tagihan

Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi

mencatat piutang dagang yang berhasil tertagih untuk nantinya

dialokasikan

48

4.1.4 Laporan yang digunakan

1. Laporan Tagihan Mingguan

Laporan yang dibuat oleh AR admin berfungsi untuk memberikan

informasi penagihan dan penerimaan kas atas penjualan kredit.

4.2 Sistem Penagihan Perusahaan

4.2.1 Data Age Trial Balance (ATB)

Seminggu sekali AR HO melakukan penarikan data yang dilakukan setiap

hari jumatnya melalui sistem yang bernama BASIS. Data ini ditarik untuk

mendapatkan data penjualan kredit yang terbaru, yang nantinya akan

digunakan sebagai acuan AR admin untuk membuat tagihan dan

catatannya.

49

Tabel 7. ATB

3396096 E4 PIZZA HUT DP MALL EII00794621 2/1/15 IQ1 CCC 113 CR 19,500,000.00 40 457,760

3372547 EC PIZZA HUT SUTOYO TEGAL ELI00954566 26/12/14 C31 A7U 115 CR 17,500,000.00 40 457,760

3034947 EF PIZZA HUT S. RIYADI EFI01470158 2/1/15 YW1 CNJ 113 CR 15,000,000.00 40 457,760

3522825 EE PIZZA HUT KALIURANG EEI01589962 5/1/15 YW1 CGM 113 CR 35,000,000.00 30 686,640

3522880 EE PIZZA HUT SUDIRMAN YOGYA EEI01587311 30/12/14 YW1 CGM 113 CR 25,000,000.00 30 686,640

3376356 EE PIZZA HUT AMBARUKMO EEI01597954 10/1/15 YW1 EGG 113 CR 20,000,000.00 40 457,760

3522825 EE PIZZA HUT KALIURANG EEI01596984 9/1/15 YW1 CGM 113 CR 35,000,000.00 30 686,640

3225571 EE PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA EEI01597003 9/1/15 YW1 EGG 113 CR 20,000,000.00 40 228,880

9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00781880 20/12/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 2,199,920

3376356 EE PIZZA HUT AMBARUKMO EEI01583255 29/12/14 YW1 EGG 113 CR 20,000,000 40 457,760

3225571 EE PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA EEI01582104 27/12/14 YW1 EGG 113 CR 20,000,000 40 228,880

3522825 EE PIZZA HUT KALIURANG EEI01581632 27/12/14 YW1 CGM 113 CR 35,000,000 30 2,288,800

9547814 EG PIZZA HUT EGI00783959 26/12/14 C71 AAK 113 CR 25,000,000 30 457,760

9513748 E4 PIZZA HUT MAJAPAHIT EII00775400 13/12/14 IQ1 BES 113 CR 20,000,000 14 435,080

3034947 EF PIZZA HUT S. RIYADI EFI01459879 26/12/14 YW1 CNJ 113 CR 15,000,000 40 652,620

3376356 EE PIZZA HUT AMBARUKMO EEI01557741 6/12/14 YW1 EGG 113 CR 20,000,000 40 686,640

9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00753370 8/11/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 686,640

3396096 EI PIZZA HUT DP MALL EII00753373 8/11/14 IQ1 CCC 113 CR 19,500,000 40 457,760

9513748 EI PIZZA HUT MAJAPAHIT EII00753345 8/11/14 IQ1 BES 113 CR 20,000,000 14 457,760

3396096 EI PIZZA HUT DP MALL EII00761872 21/11/14 IQ1 CCC 113 CR 19,500,000 40 457,760

9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00761886 21/11/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 915,520

9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00758255 15/11/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 457,760

3009061 EI PIZZA HUT JAVA SUPERMALL EII00761854 21/11/14 IQ1 BES 113 CR 15,000,000 40 1,144,400

50

4.2.2 Daftar Sales Office (SO)

Daftar sales office ini digunakan sebagai kode outlet yang mempunyai

keterangan nama kota otulet yang nantinya untuk pembuatan daftar

tagihan.

Tabel8. SO

EG MADIUN EK REMBANG

EA BAWEN EL PEKALONGAN

EB KUDUS EM KEBUMEN

EC TEGAL EA WONOSOBO

ED PURWOKERTO EO SOLO TIMUR

EE YOGYAKARTA EP BUNTU

EF SOLO INDUK EQ PONOROGO

EH KENDAL ER MAGELANG

EI SEMARANG ES KLATEN

E4 SEMARANG ED CILACAP

EJ SEMARANG EU KUDUS

4.2.3 Daftar Tagihan

Daftar ini dibuat menggunakan MS Excel oleh AR admin dengan

mencari nomor faktur penjualan dalam data ATB yang sudah difilter

sesuai nama outlet, yang kemudian disalin ke sheet baru dengan nama

nomor kwitansi. Daftar yang sudah jadi akan dikirim kepada collector

Semarang untuk dilakukan tukar faktur kepada outlet yang

bersangkutan. Daftar ini kemudian akandisimpan oleh AR admin.

51

Gambar 1Sistem Penagihan

4.2.4 Kwitansi

Bagian AR setelah menerima transfer dari outlet akan membuat

kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan excel dengan fitur

standart yang ada pada excel.

Gambar 2Sistem Penagihan

52

4.3 Implementasi Sistem Informasi Laporan Penagihan Piutang Berbasis Macro

Excel

4.3.1 Tombol Input

Gambar 3Implementasi Tombol Input

Ketika admin klik tombol input pada MS Excel yang sudah terdapat

program macro. Maka halaman yang akan tampil adalah form input.

4.3.2 Form Input

Gambar 4 Implementasi Form Input

53

Form input ini merupakan halaman pertama kali, form ini

disimpan dengan nama Form_input sebagai langkah awal membuat

daftar tagihan. Form ini terdapat tiga textbox dan tiga commandbutton

yang masing-masing memiliki fungsi. Tiga textbox untuk mengisikan

nama perusahaan, nama outlet dan nomor kwitansi, sedangkan tiga

commandbutton dengan label simpan digunakan untuk mencetaknama

perusahaan, nama outlet, nomor kwitansi dan otomatis akan membuat

tabel daftar dengan format yang sudah dibuat pada macro untuk dicetak

pada sheet baru yang secara otomatis memberi nama sesuai nomor

kwitansi dengan nama 3 digit angka depan. Saat commanbutton

“simpan” ini diklik, maka commanbutton “tambah invoice” akan aktif

yang sebelumnya nonaktif.

Gambar 5Implementasi Cetak Form Input ke Excel

54

4.3.3 Inputbox Nomor Faktur Penjualan

Gambar 6Implementasi Inputbox Faktur Penjualan

Form inputbox faktur penjualan/invoice tampil ketika admin mengklik

commanbutton yang berlabel “tambah invoice” maka commanbutton

“simpan” akan dinonaktifkan dan menampilkan form seperti gambar diatas.

Setelah mengisikan nomor faktur penjualan kemudian klik “ok” akan tampil

inputbox faktur pajak dan sistem akan merekam data yang akan diambil yaitu,

kode outlet yang mempunyai arti nama kota (sales center), nomor outlet,

nomor faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. Namun

jika inputbox tidak diisikan / kosong maka akan muncul kotak dialogdengan

tulisan “Silahkan masukkan Nomor Invoice”, lalu tekan “ok” maka form akan

kembali ke awal / form input.

Gambar 7Implementasi Kotak Dialog Faktur Penjualan

55

4.3.4 Inputbox Nomor Faktur Pajak

Gambar 8 Implementasi Inputbox Faktur Pajak

Form inputbox faktur pajak ini diisikan dengan nomor faktur pajak

yang sudah diterima AR admin dari bagian pajak. Setelah klik “ok”

maka secara otomatis akan mencetak sales center, nomor outlet, nomor

faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. yang

sudah direkam oleh program macro sesuai dengan nama kolom masing-

masing.

4.3.5 Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi

Gambar 9Implementasi Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi

56

Halaman excel pada sheet “Rumus” ini ditambahkan satu kolom

dengan nama “tanda no kwitansi” dengan maksud untuk mengetahui apakah

nomor faktur penjualan sudah dibuatkan daftar atau belum. Jika nomor faktur

penjualan ini sudah dibuatkan daftar maka akan tampil kotak dialog“Sudah

Ada Nomor Kwitansi, Mau tetap lanjut?”.Jadi fungsi ini untuk

mempermudah admin dalam pembuatan daftar, selain itu pada kolom nomor

faktur penjualan secara otomatis akan diberikan background color kuning

untuk menandai faktur penjualan yang sudah dibuatkan daftar.

Gambar 10Implementasi Kotak Dialog Nomor Kwitansi

Ketika memilih tombol “yes” maka sistem akan memaksa untuk mencetak

nomor faktur pajak yang sudah dibuat daftar, jika memilih tombol “no” maka

sistem akan kembali ke form inputbox faktur penjualan dan menlanjutkan

program.

4.3.6 Hasil Daftar Tagihan

Setelah semua proses berjalan, mulai dari input nama perusahaan

hingga menginputkan no faktur pajak. Maka akan menjadikan hasil

akhir dari proses ini sebuah daftar tagihan untuk outlet di tiap kotanya.

Dengan data meliputi: no, sales cemnter, nomor outlet, nomor faktur,

tanggal faktur, nomor faktur pajak, total dan grand total.

57

Gambar 11Implementasi Hasil Daftar Tagihan

4.3.7 Kwitansi Dengan Function

Membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan

excel dengan function pada cell cukup mengetikkan

function=Terbilang(E14) & " Rupiah" maka secara otomatis akan

mencetakkan terbilamg dari jumlah uang yang ada pada cell E14.

Gambar 12 Implementasi Kwitansi

58

4.4 Analisis

Aktivitas bisnis yang dilakukan PT Coca Cola Amatil Indonesia

adalah mendistribusikan produknya kepada customer. Sistem Informasi

AkuntansiPenagihan Piutang yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup

baik dengan memperhatikan juga pengendalian internal. Mulai dari

prosedur yang berjalan sesuai yang ada, dokumen yang memenuhi syarat,

catatan dan laporan penagihan piutang disajikan dengan baik dan

memberikan informasi yang akurat. Namun ketika sistem informasi

penagihan piutang ini dibuat, admin membutuhkan waktu cukup lama.

Dikarenakan admin masih menggunakan sistem masih manual atau

sederhana. Sehingga ini menjadi sangat tidak efektif untuk meningkat

produktifitas perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi PenagihanBerbasis Macroini akan

membantu dan meringankan admin dalam menyajikan informasi

penagihan piutang.Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi ini admin

akan lebih cepat dalam mengerjkan laporan penagihan piutang yang

nantinya waktu sisa bisa dialihkan untuk pekerjaan selanjutnya. Disini

admin cukup menjalankan form-form yang ada dan mengisikan sedikit data

maka secara otomatis akan membentuk laporan penagihan piutang sesuai

dengan laporan yang dibuat oleh admin secara manual.

58

Tetapi, sebuah sistem ini tidah lepas dari sebuah kelemahan. Sistem ini juga

memiliki sedikit kelemahan, yaitu ketika admin memasukkan nomor faktur pajak dan

ternyata data tiak ditemukan atau tidak ada maka sistem akan berhenti seketika. Namun

sistem ini masih bisa untuk dikembangkan lagi dengan menghilangkan kelemahan

seperti diatas.