BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin Di Kantor Pemerintahan Desa

Cibalongsari terdapat aturan yang telah ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi

yang menggambarkan garis besar perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-

fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan

menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis melakukan kegiatan

Riset untuk pembuatan Tugas Akhir (TA) ini, yakni sebagai berikut :

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Pemerintahan Desa meliputi berbagai kedudukan yang strategis dalam

meningkatkan suatu kemampuan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan Desa

terhadap masyarakat setempat. Dalam melaksanakan tugas pokok serta fungsinya,

Desa mempunyai berbagai keterbatasan untuk menunjang kinerjanya yang baik pada

aspek kompetensi aparatur, sarana dan prasarana serta dukungan anggaran

pemerintahan Desa, berdasarkan pada peraturan pemerintahan Republik Indonesia

Nomor 72 Tahun 2005, tentang Pemerintahan Desa serta peraturan daerah Kabupaten

Karawang Nomor 6 Tahun 2006 tentang Desa.

Desa Cibalongsari, merupakan salah satu Desa yang terdiri dari tiga belas

Desa yang ada di wilayah kecamatan Klari. Desa Cibalongsari mempunyai luas

wilayah 467 Ha, terdiri dari luas tanah sawah 85 Ha dan tanah darat 486 Ha, meliputi

18

19

sebelas Dusun dan 109 RT. Jarak tempuh ke kantor Camat Klari kurang lebih sekitar

2 Km dan ke Kota Kabupaten Karawang sekitar 25 Km, dengan permukaan tanahnya

termasuk dataran rendah yang terdiri dari sebagian besar tanah datar dengan

ketinggian 24 Meter di atas permukaan laut. Suhu rata-rata maksimum 30 derajat

celcius dan minimumnya 24 derajat celcius.

Batas-batas Desa Kiarapayung adalah sebagai berikut :

Sebelah Utara : Desa Belendung

Sebelah Timur : Desa Duren

Sebelah Selatan : Gintung Kerta

Sebelah Barat : Klari

Tipologi Desa Cibalongsari merupakan Desa pertanian yang tercatat di lima

perusahaan besar dan Kecamatan yang berada di wilayah Desa Cibalongsari, dengan

jumlah sebanyak 34.954 Jiwa dengan Kepala Keluarga 11.473 KK.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi Kantor Pemerintahan Desa Cibalongsari adalah

sekelompok orang-orangyang bekerja sama serta sangat kompak dan solidaritas

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Berikut skema struktur organisasi pada

Kantor Pemerintahan Desa Cibalongsari :

20

Sumber : Kantor Pemerintahan Desa Cibalongsari, (2019).

Gambar III.1.

Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI PEMERINTAH DESA

Desa : Cibalongsari Kecamatan : Klari

BPD

Tja Tju

Sutedja

Kepala

Desa

Titi Hayati

LPM

Sekertaris Desa

Sodikin

PELAKSANA TEKNIS

Kaur Umum

Ajang JumatKaur

Pemerintahan

Amin

Au MurtopoH. Udin T

Kaur

Pembangunan

Kemen

Agus Jahidi

Kaur Keuangan

Tata Suminta

Nining

Winingsih

Kaur Kersa

Robi Nuryaman

Kepala Dusun

Redi Nuryadi

Kepala Dusun

Rasman

Kepala Dusun

Rasikun

Kepala Dusun

Hermanto

Kepala Dusun

Wina Wiyasari

Kepala Dusun

Budi Supriyono

Kepala Dusun

Nur Puji. W

Keterangan :

: Garis Komando

: Garis Koordinasi

21

Dalam struktur organisasi perusahaan masing-masing jabatan mempunyai

tanggung jawab dan wewenang yang berbeda sesuai bidang keahliannya, adapun

tugas dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

1. BPD (Badan Permusyawaratan Desa)

Pengawasan dan penetapan keputusan desa dan kegiatan desa.

2. LPM (Lembaga Pemberdayaan Masyarakat) Pengawasan di dalam kegiatan desa.

3. Kepala DesaPemimpin di suatu wilayah desa, di bawah staff desa dan kedusunan/RT/RW.

4. Pelaksana TeknisMembantu kepala desa sebagian pelaksana tugas operasional.

5. Sekertaris DesaWakil Kepala desa mewakili kepala desa.

6. Kaur Pemerintah Dewan kegiatan desa serta kependudukkannya.

7. Kaur KuanganPengelola keuangan.

8. Kaur PembangunanPelaksana tugas-tugas pembangunan yang dilimpahkan oleh kepala desa.

9. Kaur UmumMembantu sekertaris desa dalam melaksanakan administrasi umum, tata usaha

dan kearsipan.10. Kaur Kesra

Menyusun program kebijakan pemerintah desa dalam rangka penyelenggaraan

kesejahteraan masyarakat.11. Kaur Dusun

Melakukan koordinasi terhadap jalannya pemerintahan desa.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan menjelaskan setiap proses kegiatan utama pada

sebuah sistem yang sesuai dengan tema yang di ambil dari Tugas Akhir ini, yaitu :

1. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Domisili.a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga).

22

Pemohon yang akan membuat surat keterangan Domisili, diharuskan untuk

meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga) setempat untuk

menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan permohonan

pembuatan surat keterangan domisili.b. Pembuatan Surat Keterangan Domisili.

Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT

tersebut beserta persyaratan pembuatan surat keterangan domisili lainnya,

seperti : Pas foto ukuran 3x4 sebanyak 1 lembar dan baground foto sesuai

tahun lahir (Genap berwarna biru sedangkan ganjil berwarna merah),

menyerahkan foto copy KTP (Kartu Tanda Penduduk) sebanyak satu lembar.

Dan bagian administrasi akan memproses data tersebut, lalu mengeluarkan

print out-nya yang akan diserahkan kepada Sekertaris Desa untuk diberi cap

Stemple desa dan tanda tangannya dan kepada pemohon yang mengajukan.c. Pembuatan Laporan

Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian

menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.2. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro).

a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetanga).Pemohon yang akan membuat surat keterangan usaha, diharuskan untuk

meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga) setempat untuk

menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan permohonan

pembuatan surat keterangan usaha.b. Pembuatan Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro).

Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT

tersebut beserta foto copy KTP. Dan bagian administrasi akan memproses

data tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya yang akan diserahkan kepada

Sekertaris Desa untuk diberi cap stemple desa dan tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan

Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian

menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.

23

3. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Tidak Mampu.a. Pembuatan Surat Pengantar Pengantar RT (Rukun Tetangga).

Pemohon yang akan membuat SKTM (surat keterangan tidak mampu),

diharuskan untuk meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga)

setempat untuk menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan

permohonan pembuatan SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu).b. Pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu.

Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT

tersebut beserta foto copy KTP (untuk orang tua), foto copy akta kelahiran

(untuk anak), foto copy KK (Kartu Keluarga). Dan bagian administrasi akan

memproses data tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya yang akan

diserahkan kepada Kepala Desa dan Camat untuk diberi cap stemple dan

tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan

Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian

menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.

4. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Kematian.a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga).

Pemohon yang akan membuat surat keterangan kematian, diharuskan untuk

meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga) setempat untuk

menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan permohonan

pembuatan keterangan kematian pada kerabat/saudaranya.b. Pembuatan Surat Keterangan Kematian.

Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT

tersebut beserta foto copy KTP kerabat/saudaranya yang meninggal (Jenazah)

dan foto copy KTP pelapor. Dan bagian administrasi akan memproses data

tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya yang akan diserahkan kepada

Sekertaris Desa untuk diberi cap stemple desa dan tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan

Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian

menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.

24

5. Prosedur Sistem Berjalan Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes).a. Pembuatan Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga).

Pemohon yang akan membuat surat keterangan izin rame-rame (rekes),

diharuskan untuk meminta surat pengantar dari RT (Rukun Tetangga)

setempat untuk menyatakan bahwa seseorang tersebut akan mengajukan

permohonan pembuatan keterangan izin rame-rame (rekes).b. Pembuatan Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes).

Pemohon diharuskan menyerahkan surat keterangan pengantar dari RT

tersebut beserta foto copy KTP sang penyelenggara keramaian, foto copy

surat undangan (Pernikahan, sunatan dan acara lainnya). Dan bagian

administrasi akan memproses data tersebut, lalu mengeluarkan print out-nya

yang akan diserahkan kepada Sekertaris Desa, Camat, Kapolsek, dan Ramil

setempat untuk diberi cap stemple dan tanda tangannya.c. Pembuatan Laporan

Bagian administrasi membuat laporan hasil pembuatan surat, kemudian

menyerahkan kepada sekertaris desa sebagai laporan.

3.3. Use Case Diagram

Pemodelan use case diagram yang berkaitan dengan sistem administrasi pada

Kantor Desa Cibalongsari, Karawang. Pemodelan use case diagram ini dapat

digambarkan dengan use case diagram .

3.3.1. Use Case Diagram

25

1. Use Case Diagram Surat Keterangan Domisili

Gambar III.2.

Use Case Diagram Surat Keterangan Domisili

2. Use Case Diagram Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro)

Gambar III.3.

Use Case Diagram Surat Keterangan Usaha

3. Use Case Diagram Surat Keterangan Tidak Mampu

26

Gambar III.4.

Use Case Diagram Surat Keterangan Tidak Mampu

4. Use Case Diagram Surat Keterangan Kematian

Sistem Pembuatan Surat Keterangan Kematian

Gambar III.5.

Use Case Diagram Surat Keterangan Kematian

5. Use Case Diagram Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes)

27

Gambar III.6.

Use Case Diagram Surat Keterangan Izin Rame-rame

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan ini merupakan sebuah rancangan terhadap proses

jalannya permasalahan yang sedang terjadi, serta memerlukan beberapa dokumen

masukan yang menjadi pendukung terhadap setiap jalannya proses guna

menghasilkan dokumen keluaran.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

28

1. Nama Dokumen : Surat Pengantar RT (Rukun Tetangga)

Fungsi : Sebagai bukti pernyataan pengantar untuk pengajuan

Sumber : RT (Rukun Tetangga)

Tujuan : Bagian Administrasi Desa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Pas Foto ukuran 3x4 Backround sesuai tahun lahir (Ganjil :

Merah, Genap : Biru)

Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian Administrasi Desa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan

Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Foto Copy KTP (Kartu Tanda Penduduk)

Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian Administrasi Desa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

29

Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan

Bentuk : Lampiran A.3

4. Nama Dokumen : Foto KK (Kartu Keluarga)

Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian Administrasi Desa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan

Bentuk : Lampiran A.4

5. Nama Dokumen : Foto Copy Akta Kelahiran

Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian Administrasi Desa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan

Bentuk : Lampiran A.5

6. Nama Dokumen : Foto Copy Undangan

Fungsi : Sebagai Syarat Lampiran

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian Administrasi Desa

30

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan

Bentuk : Lampiran A.6

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Domisili

Fungsi : Menerangkan status tempat tinggal dan data diri seseorang

(pendatang) di suatu wilayah atau daerah tertentu.

Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)

Tujuan : Pemohon

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan administrasi berbagai aspek

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha (Menengah/Kecil/Mikro).

Fungsi : Sebagai syarat mengajukan pinjaman modal ke bank.

Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)

Tujuan : Pemohon

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengesahan secara resmi modal usaha

Bentuk : Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian

31

Fungsi : Untuk kepentingan berbagai kalangan, seperti ahli waris,

statistik/sensus penduduk dan instansi tempat korban bekerja,

serta pengurusan saat penguburan jenazah

Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)

Tujuan : Pemohon

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan administrasi beberapa aspek

Bentuk : Lampiran B.3

4. Nama Dokumen : Surat Keterangan Tidak Mampu

Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa keluarga tersebut kurang

mampu dan meminta bantuan pemerintah untuk meringankan

biaya pendidikan, kesehatan dan biaya yang lainnya

Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)

Tujuan : Pemohon

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan administrasi berbagai aspek

Bentuk : Lampiran B.4

5. Nama Dokumen : Surat Keterangan Izin Rame-rame (Rekes)

Fungsi : Sebagai bukti keterangan bahwa seseorang tersebut akan

menyelenggarakan keramaian

Sumber : Pihak Berwenang (Kepala Desa)

32

Tujuan : Pemohon

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan penyelenggaraan keramaian

Bentuk : Lampiran B.5

3.5. Permasalahan Pokok

Dalam pembuatan surat menyurat di kantor Desa Cibalongsari, perlu adanya

pula pengawasan yang mesti dilakukan terhadap jalannya sebuah proses yang sedang

terjadi. Antara lain :

1. Selama ini, proses pembuatan surat menyurat tersebut masih menggunakan cara

yang manual seperti pengisian formulir yang masih menggunakan tulis tangan.2. Proses antrian pendaftaran yang tidak terstruktur. 3. Kurangnya informasi mengenai persyaratan pembuatan surat menyurat. 4. Jalannya proses pembuatan yang belum memadai serta warga yang masih kurang

teratur.5. Pengolahan data seperti penyimpanan file yang masih transparan sehingga

mudah diketahui oleh orang lain selain bagian administrasi.

3.6. Pemecahan Masalah

Dilihat dari segi perkembangan jaman yang semakin canggih maka dari itu,

dengan adanya semua kekurangan tersebut, maka bagian pengolahan administrasi

pada kantor Desa Cibalongsari perlu adanya pembenahan dalam sistem pengolahan

data agar lebih terkomputerisasi serta aman terkendali. Antara lain :

1. Demi mempersingkat waktu dan efisien dengan adanya pemecahan masalah

serta usulan dari penulis, maka pembuatan surat dilakukan secara online tanpa

pengisian formulir (Pembuatan surat secara langsung).

33

2. Karena masih adanya pemohon yang belum teratur dan patuh terhadap aturan

sehingga terkadang menjadi penghambat proses administrasi, maka para

pemohon diharapkan untuk lebih teratur dengan membuat surat secara online

tanpa mengantri pada saat pendaftaran.3. Masih banyak pemohon yang kurang mengetahui mengenai informasi tentang

persyaratan pembuatan surat, dengan adanya sistem pembuatan surat menyurat

secara online ini pemohon hanya tinggal mengikuti prosedur pengisian surat di

website.4. Banyaknya Pemohon yang selalu ingin menjadi yang terdahulu tidak sesuai

dengan antrian yang berlaku, maka pemohon diharapkan membuat surat secara

mandiri sehingga tidak perlu berdesakan lagi dan menimbulkan masalah.5. Pengolahan data diharapkan disimpan tanpa transparan dengan menggunakan

akun berprivasi milik bagian administrasi.