BAB III KINERJA PELAYANAN SIRKULASI PADA …lib.mic.ac.id/perpus/Skripsi/Chapter...

BAB III

KINERJA PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI

ILMU PERTANIAAN-AGROBISNIS PERKEBUNAN

(STIP-AP) MEDAN

3.1 Sekilas Tentang Perpustakaan STIP-AP Medan

Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP)

Medan sebelumnya bernama Perpustakaan Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) Kampus

Medan yang berdiri sejak tahun 1985, yang lokasinya terletak dijalan Williem Iskandar atau

Jalan Pancing No.1. Sampali Medan.

Awalnya Perpustakaan LPP Kampus Medan ini terletak dihalaman depan kompleks LPP

Kampus Medan, posisinya yang kurang strategis ini menyebabkan para pengguna (user)

perpustakaan enggan untuk datang berkunjung keperpustakaan. Pada tahun 1995 Perpustakaan

LPP Kampus Medan pindah ke gedung baru dengan luas perpustakaan 600 M2 dan terletak

ditengah kampus, sehingga mudah dijangkau oleh pengunjung.

Kemudian seiring berjalanya waktu, tahun 2006 pengolahan Perpustakaan LPP Kampus

Medan diambil alih oleh Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP)

berubah nama menjadi STIP-AP Medan.

Perpustakaan STIP-AP Medan terdiri dari beberapa ruangan yaitu:

1. Ruangan koordinator perpustakaan yang bersatu dengan ruangan referensi

2. Ruangan audi-visual

3. Ruangan komputer (internet)

4. Ruangan gudang

5. Ruangan toilet (kamar mandi)

Perpustakaan STIP-AP Medan dikelolah oleh 5 orang petugas, yang mana tugasnya

selain sebagai petugas perpustakaan, juga merangkap tugas-tugas lain yang datang dari STIP-AP

Medan maupun yang ada dilingkungan LPP Kampus Medan.

Saat ini Perpustakaan STIP-AP Medan sudah menggunakan teknologi komputerisasi

(automasi perpustakaan) yaitu dengan menggunakan program DCS-ISIS (Winisis) for windows

yang meliputi program pengelolahan data (input data), selain itu sistem penelusuran buku juga

Universitas Sumatera Utara

menggunakan teknologi komputer yaitu sistem catalog online (OPAC), program sirkulasi yang

meliputi peminjaman maupun pengembalian dengan menggunakan barcode buku.

3.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan

Perpustakaan sebagai suatu unit kerja diperpustakaan perguruan tinggi harus mampu

menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, menggolah dan merawat

serta mendayagunakan bahan pustaka kepada pengguna perpustakaan .

Adapun tugas Perpustakaan STIP-AP Medan antara lain:

1. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas lembaga yang dilayani.

2. Melaksanakan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dilingkungan tempat

perpustakaan bernaung.

3. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi bahan pustaka dan lain-lain, dalam

bidang tertentu.

4. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara aktif memberikan informasi literature

dalam segala bentuk pilihan.

Eksitensi perpustakaan dalam masyarakat tetap dipertahankan karena perpustakaan

mempunyai fungsi yang berkaitan dengan kepentigan masyarakat.

Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut:

1. Fungsi Pendidikan

Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan koleksi buku-buku agar mempelancar

pelaksanaan sivitas akademika ditempat perpustakaan bernaung.

2. Fungsi Informasi

Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai sarana tugas informasi, penelitian bagi para

penggunanya.

3. Fungsi Administratif

Dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan melalui peminjaman, pengembaliaan dan

perpanjangan bahan pustaka (koleksi)selalu dicatat oleh petugas.

4. Fungsi Rekreatif

Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan bahan pustaka fiksi, majalah, Koran dan

sebagainya untuk digunakan oleh pengguna sebagai bacaan yang menarik.

3.3 Visi dan Misi Perpustakaan Medan


Perpustakaan Medan mempunyai visi dan misi dalam mengembangkan perpustakaanya.

a. Visi Perpustakaan STIP-AP Medan

Adapun yang menjadi visi Perpustakaan STIP-AP Medan yaitu berfungsi sebagi unit

pelayanan yang mampu pelayanan pendidikan, diklat maupun pelayanan kepada pengguna

perpustakaan.

b. Misi Perpustakaan STIP-AP Medan

Misi Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Berusaha menyajikan sumber informasi dan sarana informasi sesuai dengan

kebutuhan pendidikan maupun diklat.

2. Menggembangkan jenis dan sistem pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman.

3. Membina kemampuan sumber daya manusia (SDM) perpustakaan untuk mendukung

proses kerja sehingga dapat memenuhi kinerja yang diharapkan.

4. Membina kerja sama dengan perpustakaan lain dalam proses penyediaan informasi

bahan pustaka tercetak maupun noncetak.

3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan

Stuktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu

unit organisasi atau instansi. Untuk dapat memudahkan proses kerja operasionalnya,

Perpustakaan STIP-AP Medan membuat bagan organisasi.


Bagan struktur organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan dapat dilihat sebagai berikut

Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan

Sumber : Perpustakaan STIP-APMedan

Koordintor Perpustakaan

Urusan Pelayanaan Perpustakaan dan

Informasi

Urusan Pelayanana Multimedia dan

Automasi

Pelayanan Pengguna

Tata Usaha Perpustakaan

Urusan Pelayanan Penerbitan dan

Publikasi

Pelayanan Teknis

Sirkulasi

Pengadaan

Pengolahan

Refrensi Pemeliharaan

Bimbingan pengguna Bimbingan pengguna


Agar tujuan perpustakaan memberikan layanan yang baik kepada pengguna dapat

tercapai, disamping koleksi yang lengkap dan baik, diperlukan pula pustakawan yang ahli dan

terampil. Tanpa pustakawan yang ahli dan terampil, perpustakaan tidak akan dapat

melaksanakan peranannya secara sempurna.

Sesuai dengan pengelompokan tugas yang telah ditetapkan, maka Perpustakaan STIP-AP

Medan tertuang dalam organisasi yang terdiri dari :

1. Koordinator Perpustakaan

2. Tata Usaha Perpustakaan

3. Urusan Pelayanan Penerbitan dan Publikasi

4. Urusan Pelayanan Perpustakaan dan Informasi

5. Urusan Pelayanan Multimedia dan Automasi

Adapun tugas dari masing-masing sub bagian pelayanan perpustakaan dan informasi

yaitu:

A. Pelayanan Teknis

1. Pustakawan Pengadaan Bahan Pustaka

Pustakawan pengadaan bahan pustaka bertugas melakukan proses pengadaan bahan

pustaka baik yang diperoleh melalui pembeli, hadiah atau sumbangan, serta penerbitan

sendiri.

Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :

a. Memilih bahan pustaka

b. Menyusun daftar pesanan

c. Menerima bahan pustaka

d. Mengecek apakah bahan pustaka diterima sesuai dengan pesanan

e. Melakukan penagihan apabila ada bahan pustaka yang tidak sesuai dengan

pesanan

2. Pustakawan Pengolahan/Katalogisasi Bahan Pustaka

Pustakawan pengolahan/katalogisasi bahan pustaka bertugas mengelolah bahan pustaka

agar dapat dengan mudah ditelusuri oleh pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan.


a. Membubuhkan cap (stempel hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi)

pada bahan pustaka baru.


b. Mencatat bahan pustaka baru dalam buku induk

c. Membuat katalog dan klasifikasiaan

d. Menempel lebel dan kantong buku

e. Menempatkan bahan pustaka dirak

3. Pustakawan Pemeliharaan Bahan Pustaka

Bahan pustaka harus dipelihara dan dilestarikanan agar informasi yang terdapat

didalamnya dapat terus dipergunakan bagi perkembangan ilmu pengetahuaan sesuai

dengan kebutuhan para penggunanya.


a. Reproduksi (penambahan jumlah eksemplar)

b. Penjilidan

c. Laminasi (penyampulan bahan pustaka)

d. Penyiangan (stock opname, weeding)

B. Pelayanan Pengguna

Tugas bagian pelayanan pengguna adalah sebagai berikut:

a. Melakukan proses peminjaman dan pengembalian buku

b. Layanan refrensi

c. Pendaftaran anggota perpustakaan

d. Melakukan surat penagihan buku

3.5 Personalia

Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memiliki 5 orang pegawai dan seorang koordinator

perpustakaan.

Latar belakang pendidikan kepegawaian pada Perpustakaan STIP-AP Medan beraneka

ragam, hanya 2 orang saja yang berlatar belakang Pendidikan Ilmu Perpustakaan.

Akan tetapi bagi para pegawai yang tidak memiliki latar belakang pendidikan

perpustakaan mereka diberikan perhatian khusus seperti:

1.Pelatihan mengenai perpustakaan

2. Mengikuti seminar mengenai perpustakaan

3. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi DOS

4. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi Window


Adapun nama pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

Tabel-1. Jumlah Pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan

No Pendidikan Jabatan/Tugas

1 S-2 Pertaniaan Kepala BSU dan Kepala

Perpustakaan

2 D-III Perpustakaan Pegandaan, Pengolahan,

PelayananRefrensi danKoordinator

CDS-ISIS

3 D-III Sekretaris Layanan Sirkulasi dan

Administrasi Perpustakaan

4 SLTA Pelayanan Multimedia, Komputer

dan Internet

5 SLTA Pelayanan Ruangan

Sumber: Hasil Wawancara penulis dengan Kepala Perpustakaan

3.6 Anggaran Perpustakaan STIP-AP Medan

Salah satu syarat yang diperhatikan dalam penyelengaraan suatu perpustakaan adalah

tersedianya dana yang memadai. Karena tanpa dana yang memadai maka perpustakaan tidak

dapat menambah jumlah koleksi.

Anggaran perpustakaan selam masih dikelolah oleh STIP-AP Medan sebesar Rp.

16.000.000,00 per tahun. Dana yang disediakan ini dipergunakan untuk pengadaan bahan

pustaka (buku, Koran, majalah dan publikasi), pemiliharaan bahan pustaka, perawatan bahan

pustaka, pembeliaan perlengkapan perpustakaan serta keperluaan operasional lainya yang

berhubungan dengan perpustakaan.

Setelah dikelolah oleh Perpustakaan STIP-AP Medan anggaran perpustakaan belum

dapat diketahuai berapa besar jumlahnya, namun proses pengadaan buku tetap dilaksanakan.


3.7 Waktu Pelayanan Perpustakaan

Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut:

Senin-Kamis : pukul 07.30 – 16.00 WIB

Jum’at : pukul 07.30 – 15.30 WIB

Sabtu : disesuaikan dengan kebutuhan dan kursus di LPP KM.

Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, pada masa liburan

semester perpustakaan tetap buka mulai jam 08.00 – 16.00 WIB.

Dari uraian di atas dapat kita ketahui bahwa jam layanan Perpustakaan STIP-AP Medan

sudah cukup memadai, sehingga pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan perpustakan

secara lebih leluasa dan optimal .

3.8 Peraturan Perpustakaan

Setiap pengguna / anggota berkewajiban untuk memenuhi peraturan dan tata tertib

perpustakaan. Pelanggaran terhadap tata tertib dikenakan sanksi denda atau sanksi administratif.

Peraturan dibuat agar pengguna dapat mematuhi peraturan yang sudah digariskan, tujuannya

untuk mendisiplinkan diri demi ketertiban dan kenyamanan diperpustakaan.

Peraturan / Tata Tertib Perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna (user) perpustakaan wajib mengisi buku pengunjung perpustakaan yang telah

disediakan oleh petugas.

2. Pengguna wajib menitipkan tas, jaket dan sejenisnya pada tempat penitipan tas sebelum

memasuki ruang koleksi. Bagi mahasiswa yang membawa laptop, hanya laptop dan

charger saja yang boleh dibawa. Sedangkan tas tetap dititipkan pada penitipan tas.

3. Bagi mahasiswa yang membawa handphone, mohon di silent atau ke mode diam.

4. Pengguna harus berkelakuan baik dan berpakain rapi selama didalam perpustakaan, serta

tidak memakai sandal.

5. Meletakkan buku yang telah selesai dibaca diatas meja baca bukan dirak.

6. Pengguna/ anggota perpustakaan harus menjaga dengan baik agar bahan bacaan/buku

yang dipinjam tidak rusak baik sampulnya maupan isinya.

7. a). Bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen STIP-AP (Dosen Dalam) jumlah buku

yang dapat dipinjam maksimal 6 (enam) judul buku dengan masa pinjaman selama 1

(satu) bulan. Kemudiaan bila ingin melakukan perpanjangan buku diberikan


perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 bulan). Proses perpanjangan buku dapat

dilakukan dengan membawa buku pinjaman.

b). Bagi mahasiswa STIP-AP jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 4 (empat)

judul buku dengan masa pinjamna selama 1 minggu. Kemudian bila ingin mekakukan

perpanjangan buku diberikakan perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 minggu).

Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan membawa buku pinjaman.

8. Mengembalikan pinjaman bahan bacaan/buku tepat waktu dan tidak melampaui batas

tanggal kembali.

9. Membayar denda keterlambatan yaitu Rp. 500,00/ hari.

10. Menganti buku yang sengaja dirusak atau hilang dengan buku yang baru dengan judul

yang sama.

11. Koleksi refrensi tidak boleh dipinjam hanya dibaca ditempat atau difotocopy kopi saja,

kecuali bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen dalam STIP-AP koleksi dapat

dipinjam maksimal 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang.

12. Buku/bahan bacaan yang akan difotocopy melalui petugas perpustakaan.

13. Menjaga KTA (Kartu Tanda Anggota) agar tidak sampai digunakan oleh orang lain yang

tidak berhak.

14. Selama berada diperpustakaan pengguna dilarang :

a. Merokok, membawa makanan, dan minuman

b. Mencoret, merobek atau merusak lembar bahan pustaka/buku

c. Memindahkan bahan pustaka/buku dari rak ke rak yang lain

d. Berkelahi dan menimbulkan suara-suara yang menggangu orang atau pembaca lain.

e. Membuang sampah sembarangan. Buanglah sampah pada tempat yang telah

disediakan.

3.9 Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan

Salah satu unsur penting perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik

dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang baik kepada pengguna.

Penyediaaan koleksi perpustakaan bertujuan untuk menunjang pelaksanaan pendidikan,

pengajaran, pelatihan dan pengabdiaan kepada masyarakat. Oleh karena itu, koleksi


perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya disajikan bagi para mahasiswa, pengajar, penelitian

tetapi juga bagi masyarakat yang memerlukannya.

Pengelompokan disiplin ilmu pengetahuaan, berdasarkan pengelompokan disiplin ilmu

yang dipakai diseluruh dunia yaitu Dewey Decimal Clasification (DDC) yang digolongkan ke

dalam golongan utama. Pengelompokan berarti penggolongan dokumen sehingga dokumen yang

mempunyai ciri-ciri dan sifat yang sama akan berdekatan letaknya.

Berikut ini tabel klasifikasi berdasarkan ilmu pengetahuaan pada Perpustakaan STIP-AP

Medan.

Tabel-2. Koleksi Umum Buku Teks Secara Umum Menurut No Klas DDC

N No.Klas Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul

Buku

Jumlah

Eksemplar

1 000-090 Karya Umum 283 1.116

2 100-190 Filsafat & Psikologi Umum 177 421

3 200-290 Agama 134 142

4 300-390 Ilmu Sosial 189 247

5 400-490 Koleksi Bahasa 125 161

6 500-590 Ilmu Pengetahuan 1.089 1.301

7 600-690 Teknologi/ Ilmu Terapan 3.095 7.148

8 700-790 Kesenian 95 126

9 800-890 Kesusastraan 144 152

10 900-990 Sejarah & Geografi 201 250

Total 5.532 11.064

Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-AP Medan.


Tabel-3. Koleksi Buku Refrensi

No Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul Buku Jumlah Eksemplar

1 Kamus (Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia

dan Bahasa Jerman )

21 78

2 Kamus (Perkebunan dan Pertaniaan ) 34 144

3 Vademecum 579 843

4 Buku Pintar Mandor Kelapa Sawit 325 645

5 Ensiklopedia 94 396

Total 1.053 2.106

Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-AP Medan

Tabel-4. Koleksi Terbitan Berseri

No Majalah/Jurnal Jumlah Judul

Majalah/Jurnal

Jumlah Eksemplar

1 Usahawan 45 83

2 Swa sembada 37 64

3 Majalah LPP Com 123 192

4 Warta Ekonomi 57 96

5 Manajemen 25 60

6 Jurnal Penelitian Karet 153 352

7 Jurnal Kelapa Sawit 161 487

8 Warta Kelapa Sawit 91 128

9 Jurnal cholate 142 221

10 Warta cholate 81 147

Total 915 1.830

Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-APMedan


Selain koleksi diatas, Perpustakaan STIP-AP Medan juga mempunyai koleksi lain

diantaranya :

1. Surat Kabar, antara lain Kompas, Analisa, Bisnis Indonesia, Mitra Nusantara.

2. Brosur/Leaflet, antara lain Brosur Pelatihan Khusus, Brosur Politeknik LPP Kampus

Medan, Selayang Pandang STIP-AP Medan

3. Audio Visual, antara lain LCD, CD tentang STIP-AP Medan dan tentang LPP Kampus

Medan.

Maka dari uraian diatas Jumlah koleksi buku yang dimiliki oleh Perpustakaan STIP-AP

Medan adalah 6.585 judul dengan 13.170 eksemplar. Jumlah koleksi perpustakaan dapat

diperinci lagi seperti yang terlihat pada table berikut :

Tabel-5. Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan

Tahun 1985 s/d 2009

No Jenis Koleksi Judul Eksemplar

1 Buku Umum (Teks Book) 5.532 11.064

2 Buku Refrensi 1.053 2.106

Total 6.585 13.170

Sumber : CDS-ISIS Perpustakaan STIP-APMedan

3.10 Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan

Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut:

Pengguna Jumlah

Mahasiswa STIP-AP Medan 1.475

Karyawan STIP-AP Medan 600

Total 2.075

Sumber : Perpustakaan STIP-AP Medan

Berikut ini tabel jumlah pengunjung Perpustakaan STIP-AP Medan


Tabel-7: Jumlah Pengunjung Perpustakaan STIP-AP Medan

Tahun 2005/2009

Pengunjung Jumlah

Mahasiswa STIP-AP LPP Kampus Medan 600

Peserta Pelatihan Kursus 537

Dosen 100

Karyawan STIP-AP LPP Kampus Medan 100

Pengunjung Luar( Umum) 350

Total 1.687

Sumber : Perpustakaan STIP-AP LPP Medan

Selain civitas akademik, Perpustakaan STIP-AP Medan juga melayani pengguna luar

yang ingin datang berkunjung ke Perpustakaan STIP-AP Medan. Bagi pengguna luar,

Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memperbolehkan baca di tempat saja. Apabila

menginginkan informasi yang ada maka Perpustakaan STIP-AP Medan memperbolehkan

pengguna luar untuk mengfotocopy bahan pustaka yang diinginkan.

Agar dapat meminjam bahan pustaka, perpustakaan harus memiliki kartu anggota. Untuk

mendapatkan kartu anggota pengguna harus mengisi formulir yang telah disediakan.

Adapun syarat yang harus dipenuhi yaitu:

1. Bagi Mahasiswa

Untuk memiliki kartu anggota perpustakaan harus mengisi formulir pendaftaran dengan

mengisi:

Nama : ……………………………….

Tempat/alamat : ……………………………….

Nim /Nip : ……………………………….

Jurusan/semester : ……………………………….

Fakultas : ……………………………….

Pas photo berukuran 2 x 3 sebanyak 2 lembar

2. Bagi Peserta Kursus/Diklat

Untuk peserta kursus/diklat Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan kartu tanda

anggota perpustakaan semester yang warna-warna kartunya terdiri dari:


1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan

2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya)

3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman

4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan

5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD TUK

Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan

pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya.

3.11 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi

Salah satu pelayanan yang terdapat di Perpustakaan STIP-AP Medan ialah pelayanan

sirkulasi. Pelayanan sirkulasi memegang peranan yang sangat penting diperpustakaan, apabila

dibandingkan dengan pelayanan-pelayanan yang lainya. Seperti pelayanan Refrensi, pelayanan

bimbingan penggguna, pelayanan internet dan pelayanan lainya. Karena setiap pengguna yang

akan meminjam atau mengembalikan bahan pustaka pasti akan terkait dengan pelayanan

sirkulasi.

Adapun sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan STIP-AP Medan ialah

sistem pelayanan terbuka (open acces). Dimana setiap pengguna bebas menelusur informasi

yang dibutuhkan ke rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan, maka secara otomatis

pengguna lebih tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan. untuk menelusur informasi dengan

cepat dan tepat, perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan fasilitas catalog On-line (KAUT)

dengan sistem CDS-ISIS.

Dalam pelayanan sirkulasi ada beberapa kegiatan yang saling terkait antara satu dengan

yang lainya. Beberapa kegiatan kerja pelayanan sirkulasi pada perpustakaan STIP-AP Medan

antara lain: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian

sanksi dan surat keterangan bebas pustaka (SKBP).

3.11.1 Keanggotaan

Untuk dapat meminjam bahan pustaka, pengguna perpustakaan harus memiliki kartu

anggota. Untuk mendapatkan kartu anggota tersebut, pengguna harus mendaftarkan diri sebagai

anggota dengan mengisi formulir yang telah disediakan. Adapun yang menjadi anggota


Perpustakaan STIP-AP Medan mahasiswa PAUP, peserta kursus, staf pengajar/karyawan yang

ada di STIP-AP Medan berjumlah lebih kurang 600 orang.

Untuk dapat menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu harus memenuhi persyaratan

adalah sebagai berikut:

1. Bagi mahasiswa PAUP, untuk dapat memiliki kartu anggota perpustakaan, pengguna

harus mengisi formulir pendaftaran yang berisi data, antara lain:

nama, nim/nip, fakultas, semester/jurusan, tempat/tanggal lahir dan alamat.

2. Pas photo berukuran 2x3 sebanyak dua lembar.

3. Bagi peserta kursus, cukup dengan membawa kartu tanda peserta kursus.

4. Bagi staf/karyawan STIP-AP, secara otomatis sudah menjadi aggota tanpa harus

membuat kartu keanggotaan.

Bagi peserta kursus disediakan kartu tanda tangan anggota perpustakaan yang berbeda

warna menurut peserta kursus jabatan yang mereka ambil, semester warna-warna kartunya terdiri

dari:

1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan

2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya)

3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman

4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan

5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD Umum dan KPMD TUK

6. Warna orage untuk peserta kursus program Mcs

Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan

pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya.

3.11.2 Peminjaman

Proses peminjaman dilakukan pada bagian sirkulasi. Kartu peminjaman sangat diperlukan

dalam suatu perpustakaan, dengan adanya kartu peminjaman maka dapat diketahui berapa

banyak pengguna perpustakaan meminjam buku.

Adapun prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah

sebagai berikut:

1. Peminjam mencari dan mengambil buku yang dibutuhkan dari rak buku.


2. Peminjam menunjukaan tanda pengenal yang telah ditentukan oleh perpustakaan, dalam

hal ini dalah kartu anggota perpustakaan.

3. Buku yang telah dipilh dan akan dipinjam diserahkan pada petugas.

4. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku peminjaman dan slip

pengembalian.

5. Petugas mengambil kartu buku dan kartu tersebut disatukan dengan kartu anggota

peminjam yang disusun berdasarkan jurusaan pada kotak kartu peminjaman.

6. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada sipeminjam

7. Jangka waktu peminjaman bahan pustaka 1 minggu, dapat diperpanjang dengan

membawa buku( koleksi) tersebut keperpustakaan.

8. Jumlah buku(koleksi) dipinjam maksimal 4 buah

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan, bahwa jumlah

koleksi yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan setiap hari lebik kurang 50 eksemplar. Ini

merupakan suatu peningkatan minat baca apabila dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya.

3.11.3 Pengembalian

Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman.

Pengembalian dilakukan apabila batas waktu peminjaman telah habis. Adapun prosedur

pengembalian pada Perpustakaan STIPA-AP Medan adalah sebagai berikut:

1. Petugas memeriksa keutuhan bahan pustaka yang akan dikembalikan oleh pengguna.

2. Memeriksa buku peminjaman dan slip pengembalian, apakah waktu pengembalian

terlambat atau tidak.

3. Petugas memberi paraf pada buku peminjaman bahwa buku yang dipinjam telah

dikembalikan.

4. Petugas memasukan kembali kartu buku kedalam kantong buku setelah diperiksa dan

diparaf.

5. Petugas menyerahkan kartu kepada peminjam.

6. Petugas menyusun kembali buku yang telah dikembalikan tersebut ke rak.

3.11.4 Perpanjangan


Perpustakaan STIP-AP Medan memberikan layanan perpanjangan bahan pustaka yang

dipinjam. Apabila batas peminjaman telah selesai maka pengguna wajib mengembalikan bahan

pustaka yang dipinjam. Dan apabila buku tersebut masih dibutuhkan maka pengguna dapat

memperpanjang jangka waktu peminjaman.

Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai

berikut:

1. Pengguna membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas

perpustakaan.

2. Petugas akan mencatat kembali tanggal kembali yang baru pada buku peminjaman dan

slip pengembalian buku yang dipinjam.

3. Petugas menyerahkan kartu dan buku tersebut kepada pengguna.

4. Jangka waktu perpanjangan buku satu minggu dengan batas waktu dua kali perpanjangan.

3.11.5 Penagihan

Penagihan dilakukan oleh perpustakaan kepada anggota yang meminjam bahan pustaka

setelah batas waktu pengembalian yang ditetapkan sudah lewat.

Adapun prosedur penagihan bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah

sebagai berikut:

1. Bagi staf/karyawan STIP-AP kepada peminjam akan dibuat surat penagihan buku sesuai

dengan nama, judul buku, dan tanggal pinjam buku.

2. Bagi mahasiswa PAUP yang terlambat mengembalikan buku akan dibuat daftar nama

yang akan diserahkan kepada jurusan.

3. Bila pengumuman tersebut tidak diindahkan oleh mahasiswa PAUP maka akan dibuat

surat tagihan buku yang diterapkan dengan judul yang dipinjam.

Menurut penulis cara penagihan yang diterapkan diperpustakaan tersebut sudah baik,

karena dapat mengingatkan peminjam yang lupa akan kewajibannya mengembalikan pinjaman

tepat pada waktunya.


3.11.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang

ditetapkan. Umpannya mengembalikan buku yang terlambat dan kondisi buku dalam keadaan

rusak, dan sebagainya.

Pada Perpustakaa STIP-AP Medan pemberian sanksi adalah sebagai berikut:

1. Apabila buku (bahan pustaka) rusak/hilang dapat diganti dengan buku yang sama atau

dengan uang seharga buku tersebut.

2. Untuk buku yang terlambat dikembalikan dari batas waktu yang telah ditentukan

dikenakan denda sebesar Rp 150,-/ hari /judul, bagi mahasiwa PAUP dan bagi peserta

kursus dikenakan denda sebesar Rp 250,-/ hari/ judul.

3.11.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP)

Mahasiswa dan peserta yang akan menyelesaikan studinya, wajib mengurus Surat

Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Surat ini sebagai bukti tidak ada lagi peminjaman

diperpustakaan.

Adapun Prosedur pengurusan surat bebas pinjam adalah sebagai berikut:

1. Anggota datang sendiri keperpustakaan, dan mengajukan permohonan Surat

Keterangan Bebas Pustaka.

2. Petugas meminta tanda pengenal, sebagai bukti bahwa pemohon adalah

mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Perkebunan Agrobisnis

(STIP-AP) Medan.

3. Petugas mengecek melalui komputer, apakah masih ada bahan pustaka yang

belum dikembalikan. Bila tidak ada lagi bahan pustaka yang dipinjam, maka

petugas mengisi formulir surat bebas pinjam.

Surat bebas pustaka berfungsi untuk menjaga bahan pustaka agar tidak hilang,

akibat dari kelalaian pengguna.


Contoh formulir surat keterangan bebas pinjam sebagai berikut:

Perpustakaan

Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunan (STIP-AP)

Medan

BUKTI BEBAS PINJAM

No……………

Menerangkan bahwa :

Nama :

NIP/NIM :

Fak/jur :

Program/tingkat :

No. anggota :

Alamat :

Tidak mempunyai tagihan buku atau denda pada perpustakaan STIP-AP

Kota,……,20…

Kepala

Sumber : Perpustkaan STIP-AP Medan


BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

Berdasarkan uraian dalam bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Kegiatan pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan mencakup kegiatan;

keangotaan, peminjaman, pengembaliaan, perpanjangan, pemberian sanksi, penagihan

dan bebas pinjam pustaka.

2. Sistem pelayanan yang dilaksanakan Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sistem

pelayanan terbuka. Dengan sistem ini pengguna diberi kebebasan untuk membuka-buka

dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan.

3. Prosedur peminjaman dan pengembalian telah dilakukan secara on-line

4. Tidak semua tenaga pustakawan pada perpustakaan STIP-AP Medan memiliki latar

belakang pendidikan Perpustakaan, akan tetapi mereka diberikan pelatihan khusus

mengenai perpustakaan.

5. Anggota perpustakaan berhak meminjam bahan pustaka maksimal 4 judul dengan lama

peminjaman 1 minggu.

6. Perpustakaan STIP-AP Medan menetapkan sanksi berupa denda untuk keterlambatan

pengembalian buku. Besar denda yang harus dibayar oleh pengguna adalah sebesar Rp.

500/-hari untuk setiap buku.

7. Perpustakaan STIP-AP Medan telah memiliki OPAC dan koleksi bahan pustakanya telah

tersusun rapi.

8. Koleksi perpustakaan Perpustakaan STIP-AP Medan sampai saat ini adalah 6.585 judul

dengan 13.170 eksemplar.


4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis memberikan saran yang mungkin

bermanfaat untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut:

1. Sebaiknya Perpustakaan STIP-AP Medan memiliki koleksi dalam bentuk CD-ROOM

agar tidak memakan tempat yang banyak.

2. Komputer pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebaiknya ditambah beberapa unit untuk

mempermudah pengguna dalam penelusuran informasi.

3. Perpustakaan STIP-AP Medan, hendaknya menyediakan media komputer tersendiri

untuk catalog on-line. Sehingga ketika ingin mencari buku melalui katalog tidak

menggangu petugas yang sedang melakukan kegiatan sirkulasi.

4. Bila dilihat dari bagan struktur organisasi dan semakin banyaknya pekerjaan dengan

jumlah pegawai yang sangat terbatas maka ada baiknya Perpustakaan STIP-AP Medan

menambah jumlah pustakawan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.


BAB III KINERJA PELAYANAN SIRKULASI PADA …lib.mic.ac.id/perpus/Skripsi/Chapter...

Documents

Transcript of BAB III KINERJA PELAYANAN SIRKULASI PADA …lib.mic.ac.id/perpus/Skripsi/Chapter...