BAB IIIANALISA SISTEM

1. Tinjauan Organisasi

Informasi tentang sistem yang sedang berjalan sangat penting seringkali dalam proses perancangan sistem informasi. Karena dari informasi tersebut, dapat di ketahui sejauh mana sistem yang berjalan sekarang, apakah dapat memenuhi kebutuhan dan kebutuhan apa saja yang ingin dicapai tetapi belum bisa ditangani oleh sistem ynag sedang berjalan. Analisa sistem informasi akan membantu dalam mengetahui informasi-informasi tentang sistem ynag berjalan. Sehingga dengan analisa sistem, di harapkan bisa di ketahui sejauh mana kebutuhan yang telah ditangani oleh sistem ynag berjalan dan bagaimana agar kebutuhan-kebutuhan yang belum bisa terpenuhi dapat diberikan solusinya dan diterapkan dalam tahap perancangan sistem. Sebelum penulis menganalisa sistem informasi pada layanan Body repair Bengkel Sabang Motor Tangerang, terlebih dahulu penulis akan menggambarkan sedikit tentang sejarah dan struktur lembaga Bengkel Sabang Motor Tangerang.

a. Sejarah Instansi

Bengkel Sabang Motor beralamat di jln.Raya Imam Bonjol No.84 RT/RW 003/004 KEL. Panunggangan Barat Kec. Cibodas-Tangerang. Dibawah naungan PT. Sarana Bangunan Prima Jaya.

NPWP : 01.430.342.4.402.000TDUP : 01.62 / PM / X / 2003

BengkelSabang Motor berdiri sejak tahun 1986.Sesuai perkembangan waktu saat ini bengekl memiliki saran yang memadai meliputi: Area Service yang cukup luas 2400 M meliputi Work Shop, Toko Spareparts, Gudang Spareparts,peralatan Sporing-Blancing,Cucian Mobil, sarana Kantor, Ruang Tunggu Konsumen Full Ac dan peralatan bengkel lainnya. Denga pangalaman yang memadai di tunjang Tenaga Mekanik (SDM) yang profesional kami dapat melayani pekerjaan: Over Houle, Tune Up, Sporing Balancing, Mesin dan Electrical, Salon Mobil, Ganti Oli, Cucian Mobil, Body repair dan Karoseri (menggunakan sistem Oven Doble Blower).

b. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Bengkel Sabang Motor Tangerang

c. Tugas dan Tanggung Jawab

Untuk lebih jelasnya tugas, wewenang, serta tanggung jawab secara garis besar mengenai masing-masing fungsi dari struktur organisasi di atas di uraikan sebagai berikut:

1) Presiden Direktur

Tugas Presiden Direktur diantaranya adalah:

Merencanakan dan menetapkan kebijakan umum perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang maupun jangka pendek.

Memberhentikan dan mengangkat karyawan. Menentukan sistem dan prosedur untuk dilaksanakan

para pimpinan mulai dari pelaksanaan sampai dengan pelaporan.

Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan perusahaan.

2) Direktur Keuangan

Tugas direktur Keuangan dan Administrasi diantaranya adalah: Bertanggung jawab atas seluruh keuangan yang

berhubungan dengan kegiata akuntansi dan administrasi keuangan dan pelaksanaannya.

Menyusun kebijakan prosedurdan program kerja bidang akuntansi, administrasi keuangan dan pelaksanaanya.

Mengawasi dan mengamankan seluruh harta perusahaan, mengadakan analisis biaya untuk manajemen.

Memeriksa laporan keuangan dan hasil operasi perusahaan.

3) Pimpinan Mekanik

Tugas Pimpinan Mekanik diantaranya adalah: Memimpin serta mengarahkan, mengawsi pelaksanaan

kegiatan oprasional bengkel. Membuat rencana dan pengendalian produksi. Mengdakan penelitian bahan baku atau sparepart. Meningkatkan produktivitas dan efesian di segala

bidang. Memberikan laporan secara berkala. Meneliti dan menganalisa perkembangan perusahaan. Mengadakan pengontrolan terhadap hasil produksi

pekerjaan.

4) Pimpinan Produksi Body repair

Tugas Pimpinan Produksi Body repair diantaranya adalah: Memimpin, mengarahkan, serta mengawasi

pelaksanaan kegiatan operasional bengkel. Membuat rencana dan pengendalia produksi painting. Mengkoordinir pengadaan bahan baku dan mesin-mesin. Mengadakan penelitian bahan baku. Mengusahakan peningkatan produktivitas dan efesiensi

di segala hal dan memberikan laporan secara berkala. Meneliti dan menganalisa perkembangan perusahaan.

2. Uraian ProsedurKegiatan yang dilakukan oleh staff di bengkel adalah sebagai berikut:

a. Proses TandaTerimaKendaraanPelanggan mendatangani ke staff body repair akan

menceritakan keluhan atas kendaraan yang dimikinya untuk memperbaik ikerusakan kendaraan, lalu staff akan mendata data pelanggan dan kendaraan serta keluhan atas kendaraan yang dicatat pada form tanda terima. Pelanggan pun menerima rangkapan form tanda terima.

b. Proses PembuatanSuratPerintahKerjadanPerbaikanKendaraan

Setelah dibuatkan tanda terima kendaraan maka staff body repair akan membuatkan surat perintah kerja yang berisikan barang-barang untuk pemakaian bahan yang dikerjakanolehbagianmekanik.Setelahmendapatkansuratperintahkerjadari staff body repairlalubagianmekanikmemperbaikikendaraanberdasarkansuratperintahkerja.

c. Proses PembayarandanPengambilanKendaraanPelangganmenyerahkan form

tandaterimakendaraansebagaibuktibahwakendaraanmiliknyadiperbaiki, kemudian staffbody repairakan membuatkan kwitansi pembayaran berdasarkanperbaikan yang dibutuhkan.kemudianpelangganmengambilkendaraanmiliknya yang sudahselesaidiperbaiki.

d. Proses LaporanPada akhir bulanstaff akan membuatkan

laporantandaterimakendaraan dan pembayaran yang akan di serahkan ke pada pimpinan.

3. Analisa ProsesBerdasarkan uraian prosedur di atas, berikut ini adalah kegiatan-kegiatan yang di lakukan oleh Bengkel Sabang Motor pada layanan body repair dalam melaksanakan transaksi perbaikan yang di gambarkan denganactivity diagram.

a) Activity Diagram TandaTerimaKendaraan

Gambar 3.2Activity DiagramTandaTerimaKendaraan

b) Activity Diagram PembuatanSuratPerintahKerjadanPerbaikanKendaraan

Gambar 3.3Activity

DiagramPembuatanSuratPerintahKerjadanPerbaikanKendaraan

c) Activity diagram Pembayaran

Gambar 3.4Activity DiagramPembayaran

d) Activity DiagramLaporan

Gambar 3.5

Activity DiagramLaporan

4. Analisa KeluaranAdapun analisa keluaran yang dihasilkan dari sistem yang berjalan

adalah sebagai berikut :

1. Nama Keluaran : SuratPerintahKerja (SPK)Fungsi : SebagaisuratperintahperbaikankendaraanMedia : KertasDistribusi : Staff, ArsipRangkap : 1 RangkapFrekuensi : Setiap ada perbaikankendaraanVolume : 10 (Sepuluh per hari)Format : -Keterangan : Dibuat berdasarkan informasi dari keluhanpelangganHasil Analisa : Pembuatan suratperintahkerja masih dilakukanmanual.

2. Nama Keluaran : KwitansiPembayaranFungsi : SebagaibuktipembayaranadministrasiMedia : KertasDistribusi : Staff, ArsipRangkap : 2 RangkapFrekuensi : Setiap ada pembayaranadministrasiVolume : 10 (Sepuluh per hari)Format : -Keterangan : Dibuat berdasarkan informasi dari biayaperbaikankendaraanHasil Analisa : Pembuatan kwitansipembayaran masih

dilakukanmanual.

5. Analisa MasukanAdapun analisa keluaran yang dihasilkan dari sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :1. Nama Masukan : TandaTerimaKendaraan

Sumber : StaffFungsi : Sebagai bukti pendataankendaraanMedia : kertasRangkap : 2 RangkapFrekuensi : Setiap ada kendaraan yang diperbaikiVolume : 10 (Sepuluh per hari)Format : -

Keterangan : InformasitandaterimakendaraandaripelangganHasil Analisa : Dalam proses pengerjaannya masih dalam bentuk

tulisan tangan sehingga penyimpanan dokumen tersebut

kurang efektif sehingga dapat terjadinya kehilangan data.

2. Nama Masukan : LaporanStokSparepartSumber : StaffFungsi : Laporan stoksparepart untuk pimpinanMedia : kertasRangkap : 2 RangkapFrekuensi : Setiap akhir minggu menyerahkan laporan

stoksparepartke pimpinanVolume : 4 (Empat) perbulanFormat : -

Keterangan : Dibuat berdasarkan informasi dari transaksi perbaikankendaraan

Hasil Analisa : Dalam proses pengerjaannya masih dalam bentuk tulisan

tangan sehingga penyimpanan dokumen tersebut kurang

efektif sehingga dapat terjadinya kehilangan data.

6. Analisa Terapan Akuntansi

Gambar 3.6Analisa Terapan Akuntansi

7. Identifikasi kebutuhanRangkuman hasil analisa dalam bentuk uraian masalah yang berkaitan

dengan pengelolaan sumber daya kebutuhan sistem-sistem perbaikan yang diinginkan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan pelayanan yang diberikan sistem ke pengguna. Kebutuhan-kebutuhan yang harus terpenuhi oleh sistem yang akan dirancang berdasarkan hasil analisa adalah sebagai berikut :

a. Kebutuhan : Entry data akunMasalah : Tidak adanya data akun untuk penjurnalan saat

transaksipembayaran.

Usulan : Menyediakan informasi data akun sebagai masukan ke dalam sistem yang dibuat.

b. Kebutuhan : Entry data sparepartMasalah :Tidak adanya proses pencatatan data sparepartyang

mengakibatkan informasi mengenai data sparepartsehingga sulit untuk mengetahui sparepartapa saja yang tersedia.

Usulan : Disediakan data masukan berupa data sparepartpada sistem yang sudah terkomputerisasi agar memudahkan dalam mengetahui data sparepartyang dipakai oleh perusahaan.

c. Kebutuhan : Entry data serviceMasalah :Tidak adanya proses pencatatan data serviceyang

tertulissecararutinUsulan : Disediakan data masukan berupa data service pada

sistem yang sudah terkomputerisasi agar memudahkan dalam mengetahui data service yang dipakai oleh perusahaan.

d. Kebutuhan : Entry data staffMasalah : Data staff masih dibuatkan dengan secara manual.Usulan : Disediakan data staff secara komputerisasi agar

mempermudah pencarian data staff pada sistem yang dibuat.

e. Kebutuhan : Entry data kendaraanMasalah : Data kendaraanmasihdibuatkansecara manual.

Usulan : Disediakan data kendaraan secara komputerisasi agar mempermudah pencarian data supplier pada sistem

yang dibuat.

f. Kebutuhan : Entry data suratperintahkerjaMasalah : Proses suratperintahkerja masih dilakukan secara

manual.Usulan : Disediakan informasi dalam bentuk suratperintahkerja

yang berisi mengenai perbaikan-perbaikankendaraan untuk dapat memberikan informasi yang sebaik mungkin.

g. Kebutuhan : Cetak suratperintahkerjaMasalah : Cetakan suratperintahkerja sudah berbentuk form namun

sering terjadi kesalahan secara manual.Usulan : Disediakannya informasi yang terkomputerisasi dalam

bentuk cetak suratperintahkerja atas perbaikankendaraan.

h. Kebutuhan : Entry data pembayaranadministrasiMasalah : Proses pembayaranadministrasi masih dilakukan secara

manual.Usulan : Disediakannya data-data yang akurat mengenai transaksi

pembayaranadministrasi atas perbaikankendaraan dalam sistem yang sudah terkomputerisasi agar terhindar dari kesulitan dan kesalahan informasinya.

i. Kebutuhan : Cetak kwitansipembayaranMasalah : Cetakan kwitansipembayaran sudah berbentuk form

namun sering terjadi kesalahan secara manual.Usulan : Disediakannya informasi yang terkomputerisasi dalam

bentuk cetak kwitansisesuai total perbaikankendaraan.

j. Kebutuhan : Laporan Jurnal UmumMasalah : Penanganan transaksi yang ada pada sistem adalah

merupakan salah satu bagian dari serangkaian proses akuntansi. Dalam hal penanganan pencatatan transaksi dilakukan berkali-kali karena disamping proses transaksi itu sendiri pencatatan akuntansi juga dilakukan

Usulan : Disediakannya informasi dalam bentuk laporan dan data mentah dalam bentuk berkas komputer yang langsung menginformasikan transaksi akuntansi yang terjadi pada sistem.

8. Package DiagramUntuk memudahkan pembuatan rancangan use case maka akan

lebih mudah bila dikelompokkan dahulu dengan menggunakan package. Rancangan proses tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar 3.7Package Diagram

9. Use Case Diagram

a.Use Case Diagram Sistem Usulan File Login

Gambar 3.8Use Case Diagram Usulan File Login

a. Use Case Diagram Sistem Usulan File Master

Gambar 3.9Use Case Diagram Usulan File Master

b. Use Case DiagramSistem UsulanFile Transaksi

Gambar 3.10Use Case Diagram UsulanFileTransaksi

c. Use Case Diagram Sistem Usulan File Laporan

Gambar 3.11Use Case Diagram Usulan File Laporan

d. Use Case Diagram Sistem Usulan File Bantuan

Gambar 3.12Use Case Diagram Usulan File Bantuan

e. Use Case Diagram Sistem Usulan File Keluar

Gambar 3.13Use Case Diagram Usulan File Keluar

10.Deskripsi Use Case

Berikut ini adalah deskripsi dari masing-masing Use Case yang digambarkan diatas :

a. Package Diagram File Master1) Use Case : Entry Data Staff

Actor : Staff Body Repair, StaffDeskripsi : Staff Body Repair memasukkan data staff

a) Data staff merupakan data staff yang meliputi kode_staff, nama_staff, tmpt_lhr, tgl_lhr, jenkel, agama,alamat, jabatan,dan no_telp.

b) kode_staff didapat dari kode staff terakhir ditambah satu.

c) Kemudian data-data yang akan diinput antara lain : nama_staff, tmpt_lhr, tgl_lhr, jenkel, agama,alamat, jabatan,dan no_telp.

d) Staff Body Repairmenyimpan data staff ke dalam file staff.

2) Use Case : Entry Data AkunActor : Staff Body RepairDeskripsi : Staff Body Repair memasukkan data akun

a) Data akun merupakan data akun yang meliputi kode_akun, nama_akun, posisi, dan klasifikasi.

b) kode_akun diketik manual yang mempunyai format hirarki.

c) Kemudian data-data yang akan diinput antara lain : nama_akun, posisi, dan klasifikasi.

d) Staff Body Repairmenyimpan data akun ke dalam file akun.

3) Use Case : Entry Data SparepartActor : Staff Body RepairDeskripsi : Staff Body Repair memasukkan data sparepart

a) Data sparepartmerupakan data sparepartyang meliputi kode_spr, nama_spr, satuan, harsat, dan stok.

b) kode_spr didapat dari kode sparepartterakhir ditambah satu.

c) Kemudian data-data yang akan diinput antara lain : nama_brg, satuan, harsat, dan stok.

d) Staff Body Repairmenyimpan data sparepartke dalam file sparepart.

4) Use Case : Entry Data ServiceActor : Staff Body RepairDeskripsi : Staff Body Repair memasukkan data service

a) Data service merupakan data service yang meliputi kode_srv, nama_srv, danharga.

b) kode_srv didapat dari kode srv terakhir ditambah satu.

c) Kemudian data-data yang akan diinput antara lain : nama_srv, danharga.

d) Staff Body Repair menyimpan data service ke dalam

file service.

5) Use Case : Entry Data PelangganActor : Staff Body Repair, PelangganDeskripsi : Staff Body Repair memasukkan data pelanggan

a) Data pelangganmerupakan data pelangganyang meliputi kode_plg, nama_plg, alamat, no_hpdanno_telp

b) kode_plgdi input secaraotomatis.c) Kemudian data-data yang akan diinput antara lain

: nama_plg, alamat, no_hpdanno_telp.d) Staff Body Repair menyimpan data pelangganke

dalamfile pelanggan.

6) Use Case : Entry Data KendaraanActor : Staff Body RepairDeskripsi : Staff Body Repair memasukkan data kendaraan

a) Data kendaraan merupakan data kendaraan yang meliputi no_polisi, jns_kndrn, type_kndrn, danpemilik.

b) no_polisidi input secara manual.c) Kemudian data-data yang akan diinput antara lain

: no_polisi, jns_kndrn, type_kndrn, danpemilik.d) Staff Body Repair menyimpan data kendaraan ke

dalamfile kendaraan.

b. Package Diagram Transaksi1) Use Case : Entry SuratPerintahKerja (SPK)

Actor : Staff Body Repair, MekanikDeskripsi : Staff Body Repairmemasukkan daftarperintahkerja

a) SPK merupakan suratperintahkerjakepada mekanikyang berisi kode_spk, tgl_spk, kode_staff, no_polisi, kode_srv, total dan keterangan.

b) kode_spk didapat dari No. SPK terakhir ditambah satu.

c) Tgl_spk didapat dari tanggal sistem saat data tersebut dientry.

d) Kode_staff dientry oleh user sedangkan nama_staff diambil dari file staff.

e) No_polisi dientry oleh user sedangkan type_kndrn, jns_kndrndanpemilik diambil dari file kendaraan.

f) Kode_srv dientry oleh user sedangkan nama_srvdanharga diambil dari file service.

g) kode_spk, tgl_spk, kode_staff, no_polisi, kode_srv, total dan keteranganakan disimpan ke dalam file SPK.

h) Kemudian data-data yang akan diinput setelah itu antara lain Kode_spr, Harga_jual, qty_spr dan jumlah.

i) Sedangkan Nama_spr akan diambil dari file sparepart.

j) Setelah itu akan dilakukan perhitungan jumlah diproses dengan mengalikan harga_jual dengan qty_spk.

k) Kode_spk, Kode_spr, Harga_jual, qty_spr dan jumlahakan disimpan ke dalam file Detail_SPK.

2) Use Case : Entry PembayaranAdministrasiActor : Staff Body Repair, PelangganDeskripsi: Staff Body Repairmemasukkan data kwitansi dan

Detail_Kwitansia) Kwitansi merupakan bukti

pembayaranperbaikankendaraanyang diinput oleh Staff Body Repair yang berisi kode_kwt, Tgl_kwt, kode_spk, kode_spr,harga_jual, qty_spr, jumlah, keterangan dan total.

b) Kode_kwt didapat dari Kode_bpb terakhir ditambah satu.

c) Tgl_kwt didapat dari tanggal sistem saat data tersebut dientry.

d) Kode_spk dipilih oleh user dan akan tampil no_polisi,kode_srv, nama_srv, harga, kode_spr, nama_spr, Satuan, Harga_jual, qty_sprdan Jumlah.

e) Jumlah didapat dari mengalikan Harga_jual dengan Qty_spr.

f) Qty_spr dientry oleh user.g) Setelah itu akan dilakukan perhitungan jumlah

diproses dengan mengalikan Harga_jual dengan Qty_spr (harga_jual berasal dari file detail_SPK).

h) total didapat dari nilai seluruh jumlah.i) Data-data tersebut akan disimpan ke dalam file

kwitansi dan Detail_kwitansi.j) Staff Body Repair mencetak kwitansi yang

kemudian diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti telah diperbaikinyakendaraan.

c. Package Diagram Pembuatan Laporan1) Use Case : Cetak Laporan PerbaikanKendaraan

Actor : Staff Body Repair, PimpinanDeskripsi : Staff Body Repair membuat laporan

perbaikankendaraana) Laporan perbaikankendaraan berisi kode_spk,

tgl_spk, no_polisi,kode_plg, nama_plg,kode_srv, nama_srv, kode_spr, nama_spr, harsat, qty_spr, jumlahdan total.

b) Laporan perbaikankendaraandidapat dari transaksi suratperintahkerja (SPK).

2) Use Case : Cetak Laporan PembayaranAdministrasiActor : Staff Body Repair, Pimpinan

Deskripsi : Staff Body Repair membuat laporan pembayaranadministrasia) Laporan pembayaranadministrasiberisi kode_kwt,

Tgl_kwt, kode_spk, no_polisi, kode_srv, nama_srv, kode_spr, nama_spr, harga_jual, qty_spr, jumlahdan total.

b) Laporan pembayaranadministrasi didapat dari transaksi pembayaranadministrasi.

3) Use Case : Cetak Laporan Jurnal Umum.Actor : Staff Body Repair, Pimpinan

Deskripsi : Staff Body Repair membuat laporan Jurnal umuma) Laporan laporan Jurnal umum didapat dari

transaksi pembayaranadministrasi.b) Staff Body Repair memilih periode untuk

mencetak laporan jurnal umum.