38

BAB III

ANALISA DAN DESAIN SISTEM

3.1 Analisa Sistem

Sebuah sistem informasi yang baik memerlukan syarat yang sederhana

yaitu mampu memfasilitasi pelaku-pelakunya dengan memberikan output yang

sesuai dengan input yang diberikan. Serta memiliki sinkronisasi antara bagian

yang satu dengan bagian yang lain.

Tahapan analisa permasalahan (Problem Analysis) bertujuan untuk

mempelajari dan memahami permasalahan inti yang dihadapi oleh suatu sistem

secara menyeluruh, untuk kemudian dianalisa problem, peluang dan batasannya.

Berikut akan dipaparkan sistem yang sudah ada beserta masalah yang dihadapi

untuk kemudian diberikan suatu usulan sistem yang diharapkan dapat

meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisir permasalahan-permasalahan yang

dihadapi.

3.1.1 Sistem Lama

PDAM Kediri saat ini telah menggunakan sistem informasi yang

terkomputerisasi, meskipun masih ada juga beberapa bagian yang

menggunakan sistem manual. Salah satu sistem yang terkomputerisasi di

PDAM Kediri yaitu pelayanan tagihan airnya.

Pada PDAM Kediri sistem pembayaran tagihan air dapat dilakukan di 2

tempat, yaitu di PDAM dan di kantor pos. Sejak Oktober 2006, PDAM Kediri

39

telah menjalin kerjasama dengan kantor pos. Jadi pelanggan bisa juga

membayar tagihannya melalui kantor pos, tetapi hanya melayani untuk

pembayaran antara tanggal 1-20 saja. Untuk selanjutnya, pembayaran harus

dilakukan langsung di PDAM karena tenggat akhir untuk membayar adalah

tanggal 20. Jadi pembayaran diatas tanggal 20 adalah pembayaran yang

disertai denda.

Prosedur pembayaran tagihan adalah pelanggan menyerahkan rekening

tagihan bulan sebelumnya kepada petugas yang menghitung rekening dan

menunggu dipanggil untuk membayar tagihan air sesuai yang dipakai bulan

ini. Pelanggan akan diberikan rekening tagihan air baru untuk bulan ini.

Berikut adalah prosedur pembuatan rekening tagihan air :

1. Unit kerja yang menangani pembuatan rekening menerima setiap hari dari

unit kerja yang menangani pelayanan pelanggan kartu-kartu pembacaan

meter (KMP) dan DSMP hasil pembacaan meter air pelanggan.

2. Membukukan kartu pembacaan meter pelanggan ke dalam Kartu

Perhitungan Rekening (KPR).

3. Melakukan perhitungan pemakaian air secara cermat dan benar.

4. Membuat Rekening (R) rangkap 2 dan Daftar Rekening Air yang harus

ditagih (DRD) rangkap 3 berikut Rekapitulasi Per Blok atau golongan

pelanggan dalam rangkap 2.

5. Menyerahkan R rangkap 2 dan DRD rangkap 3 berikut Rekapitulasinya

kepada unit kerja yang menangani penelitian rekening.

40

6. Unit kerja yang menangani penelitian rekening mencocokkan antara KPR,

R 1,2 dan DRD 1,2,3. Kebenaran hasil pencocokan diparaf dan diteruskan

kepada direksi untuk ditandatangani dan dibubuhi cap perusahaan.

7. Mendistribusikan R 1,2 dan DRD 1,2,3 kepada :

- KPR dikembalikan kepada unit kerja yang menangani pembuatan

rekening

- R 1,2 dan DRD 1 diteruskan ke unit kerja yang menangani

penagihan/kasir

- DRD 2 dan Rekapitulasi 1 diteruskan ke unit kerja yang menangani

akuntansi

- DRD 3 dan Rekapitulasi 2 sebagai arsip untuk bahan Laporan

Rekening Air

3.1.2 Masalah

Berikut adalah masalah-masalah yang terdapat pada sistem tersebut :

1. Karena banyaknya data dan beban kerja yang harus dikerjakan, maka

seringkali terjadi hilangnya laporan-laporan manual yang berhubungan

dengan sistem diatas.

2. Karena banyaknya pelanggan PDAM Kediri yang memiliki pekerjaan

yang berbeda-beda dari segi waktu, kondisi dan keadaan, maka tidak

semua pelanggan dapat mengetahui tagihan airnya setiap bulan secara

langsung dengan datang sendiri ke PDAM.

41

3.1.3 Usulan Sistem Baru

Melihat masalah yang ada diatas, maka penulis memberikan solusi

pengembangan sistem yang berhubungan dengan pelayanan tagihan air di

PDAM Kediri, yaitu dengan dibuatnya suatu sistem layanan tagihan air yang

berbasis SMS. Sistem baru ini diharapkan dapat meminimalisir kendala jarak

yang dialami oleh pelanggan PDAM Kediri yang tidak dapat mengetahui

secara langsung tagihan airnya setiap bulan.

Dengan sistem ini pula, pelanggan dapat mengajukan komplain/pengaduan

cukup melalui SMS yang dikirimkan ke PDAM Kediri. Selain itu, sistem ini

juga mampu memberi info kepada pelanggan-pelanggan yang bermasalah

pembayaran tagihan airnya. Sistemnya yaitu pelanggan-pelanggan yang telah

melampaui batas pembayaran akan diberi sms yang berisi informasi

keterlambatannya.

42

3.2 IOFC (Information Oriented Flow Chart) Sistem Informasi Layanan

Tagihan Air

Gambar 3.1 IOFC Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri

43

3.3 Context Diagram

Yaitu diagram tingkat atas, merupakan diagram dari sebuah sistem yang

menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar dari sistem dan yang

masuk dan keluar dari entitas luar.

Dalam penulisan laporan ini diawali dengan pembuatan contex diagram

dengan maksud untuk mengetahui logika dan alur dari sistem. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 berikut:

Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM

Kediri

44

3.4 DFD (Data Flow Diagram)

DFD adalah data yang tersimpan dan proses dengan proses yang

terhubung dengan data tersebut. DFD menggambarkan semua proses, meskipun

proses tersebut terjadi dalam waktu yang berbeda dan DFD bukan flowchart.

3.4.1 DFD level 1

Gambar 3.3 DFD Level 1 Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri

45

3.4.2 DFD level 2 Info Tagihan

Gambar 3.4 DFD Level 2 Info Tagihan

3.4.3 DFD level 2 Info Keluhan

Gambar 3.5 DFD Level 2 Info Keluhan

46

3.4.4 DFD level 2 Info Pelanggan Bermasalah

Gambar 3.6 DFD level 2 Info Pelanggan Bermasalah

3.5 ERD (Entity Relationship Diagram)

Setelah tercipta DFD (Data Flow Diagram), langkah selanjutnya adalah

membuat ERD (Entity Relationship Diagram) guna memperjelas aliran informasi

di dalam sistem ini.

Berikut ERD dari sistem informasi layanan tagihan air PDAM Kediri :

a) ERD Logic

47

Gambar 3.7 ERD Logic Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri

48

b) ERD Phisic

Pelanggan

NoSLnamaAlmtPelangganNoHPKecDesaPekerjaanFotoTgldaf tarKeperluanWilayahDiameterTglPasang

Karyawan

nipnamattljeniskelalmtidjabatanFotokodeaksessandi

Keluhan

NoKelNoSLKeluhanTglMasuk1TglMasuk2TglMasuk3

AirPerBulan

NoByrNoSLPemakaianBlnTotalBayarTglBayarThnidkelompok

Detail Wilayah

idDetailWilayahKodeWilayahDesa

IsiKelompok

idisikelompokidkelompokisikelompok

Kelompok

idkelompokkelompokKodeWilayah

Jabatan

idjabatanjabatan

TextTextText

NumberTextTextDate/TimeDate/TimeDate/Time

TextTextText

AutoNumberTextNumberTextCurrencyDate/TimeTextText

TextTextTextTextTextTextTextTextTextText

TextTextTextTextTextTextTextDate/TimeTextTextTextDate/Time

TextText

TextTextText

idjabatan=idjabatan

NoSL=NoSL

NoSL=NoSL

idkelompok=idkelompok

Wilayah

KodeWilayahNamaWilayah

TextText

KodeWilayah=KodeWilayah

KodeWilayah=KodeWilayah

idkelompok=idkelompok

Gambar 3.8 ERD Phisic Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri

49

3.6 Desain Database

1. Tabel Pelanggan

Primary Key : NoSL

Tabel 3.1 Tabel Pelanggan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. NoSL text 6 No sambungan dari PDAM

ketika resmi mendaftar menjadi pelanggan PDAM

2. Nama text 35 Nama pelanggan3. Wilayah text 15 Kode wilayah4. AlmtPelanggan text 35 Alamat pelanggan5. NoHP text 15 No HP pelanggan6. Kec text 25 Kecamatan7. Desa text 25 Nama Desa8. Pekerjaan text 30 Pekerjaan pelanggan9. Foto text 35 File foto pelanggan10. Tgldaftar Date/time Tgl daftar menjadi pelanggan11. Keperluan text 50 Keperluan pasang 12. Diameter text 5 Diameter pipa air13. TglPasang Date/time Tgl pasang baru air

2. Tabel Detail Wilayah

Primary Key : idDetailWilayah

Foreign Key : KodeWilayah

Tabel 3.2 Tabel Detail Wilayah

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idDetailWilayah text 2 No ID detail wilayah2. Kodewilayah text 2 Kode wilayah3. Desa text 25 Nama desa

50

3. Tabel Wilayah

Primary Key : KodeWilayah

Tabel 3.3 Tabel Wilayah

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. KodeWilayah text 2 Kode tiap wilayah2. NamaWilayah text 15 Nama wilayah

4. Tabel Kelompok

Primary Key : idkelompok

Foreign Key : KodeWilayah

Tabel 3.4 Tabel Kelompok

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idkelompok text 5 ID tiap kelompok2. kelompok text 10 Jenis kelompok3. kodewilayah text 2 Kode tiap wilayah

5. Tabel IsiKelompok

Primary Key : idisikelompok

Foreign Key : idkelompok

Tabel 3.5 Tabel Isi Kelompok

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idisikelompok text 2 ID dari isi kelompok2. idkelompok text 5 ID tiap kelompok3. isikelompok text 30 Nama kelompok

51

6. Tabel Jabatan

Primary Key : idjabatan

Tabel 3.6 Tabel Jabatan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idjabatan text 5 ID jabatan karyawan2. jabatan text 20 Nama jabatan

7. Tabel Karyawan

Primary Key : nip

Foreign Key : idjabatan

Tabel 3.7 Tabel Karyawan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. nip text 11 NIP karyawan2. nama text 25 Nama karyawan3. ttl text 35 Tempat & tgl lahir karyawan4. jeniskel text 6 Jenis kelamin karyawan5. almt text 30 Alamat karyawan6. idjabatan text 20 Nama jabatan7. foto text 35 File foto karyawan8. kodeakses text 5 Kode akses karyawan9. sandi text 35 Password

52

8. Tabel Keluhan

Primary Key : NoKel

Foreign Key : NoSL

Tabel 3.8 Tabel Keluhan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. NoKel Number No keluhan yang masuk2. NoSL text 6 No sambungan dari PDAM

ketika resmi mendaftar menjadi pelanggan PDAM

3. Keluhan text 30 Keluhan pelanggan4. TglMasuk1 Date/time Tanggal masuk keluhan5. TglMasuk2 Date/time Bulan masuk keluhan6. TglMasuk3 Date/time Tahun masuk keluhan

9. Tabel AirPerBulan

Primary Key : NoByr

Foreign Key : idkelompok, NoSL

Tabel 3.9 Tabel Air Per Bulan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. NoByr AutoNumber No pembayaran tagihan2. NoSL text 6 No sambungan3. Pemakaian Number Pemakaian air per bulan4. Bln text 2 Bulan pembayaran5. TotalBayar text 11 Total pembayaran tagihan6. TglBayar Date/time Tgl pembayaran tagihan7. Thn text 4 Tahun pembayaran8. idkelompok text 5 ID tiap kelompok

53

3.7 Desain Menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Air Berbasis SMS

PDAM Kediri

Sistem ini bisa diakses oleh 3 bagian dengan hak akses yang

berbeda-beda sesuai dengan jabatannya, antara lain Manajer, Admin dan

Operator.

Manajer bisa mengakses menu laporan & grafik, Admin bisa

mengakses seluruh menu, sedangkan Operator hanya bisa mengakses menu

transaksi dan PDAM Akses. Yang menangani info tagihan air, info keluhan

pelanggan dan info pelanggan bermasalah.

Berikut adalah desain menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Air Berbasis

SMS PDAM Kediri :

54

Gambar 3.9 Desain Menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Berbasis SMS

PDAM Kediri

55

3.8 Flowchart Program

3.8.1 Proses Entry Data Pelanggan

Gambar 3.10 Proses Entry Data Pelanggan

56

3.8.2 Proses Entry Data Karyawan

Gambar 3.11 Proses Entry Data Karyawan

57

3.8.3 Proses Entry Data Transaksi

Gambar 3.12 Proses Entry Data Transaksi

58

3.8.4 Proses SMS Info Masuk dari Pelanggan

Gambar 3.13 Proses SMS Info Masuk dari Pelanggan

59

3.8.5 Proses SMS Keluhan Masuk dari Pelanggan

Gambar 3.14 Proses SMS Keluhan Masuk dari Pelanggan

60

3.8.6 Proses Kirim SMS Pelanggan Bermasalah

Gambar 3.15 Proses Kirim SMS Pelanggan Bermasalah

61

3.8.7 Proses Kirim SMS Info Tagihan Air

Gambar 3.16 Proses Kirim SMS Info Tagihan Air