BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN · PKRT,CPKB, Sekretaris P2K3 Sumber : PT Multi IndoMandiri, 2019...
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN · PKRT,CPKB, Sekretaris P2K3 Sumber : PT Multi IndoMandiri, 2019...
21
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau
sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya adalah melakukan produksi dan
distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Didalam perusahaan
melibatkan berbagai kegiatan, salah satunya adalah kegiatan pembelian.
Pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaaan. Peran pembelian dalam upaya menunjang kegiatan
operasional perusahaan yakni menjaga kestabilan pengadaan barang. Perusahaan harus
dapat mengetahui barang apa daja yang dibutuhkan dan harus dibeli sehingga mampu
menjaga kestabilan dan menjaga kegiatan operasional perusahaan dengan baik.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan terhadap sistem di perusahaan ini dibagi menjadi sejarah perusahaan,
visi dan misi perusahaan, dan struktur perusahaan serta fungsinya yang berlaku di PT.
Multi IndoMandiri.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
PT. Multi IndoMandiri (PT MIM) merupakan salah satu anak perusahaan Wings
Grup yang memproduksi atau membuat berbagai macam produk - produk seperti
21
22
sabun, detergen, dan produk perlengkapan kebersihan rumah tangga lainnya yang
memiliki target market yang besar di Indonesia untuk memenuhi kebutuhan rumah
tangga. PT. Multi IndoMandiri merupakan cabang perusahaan PT. Sayap Mas Utama
yang berlokasi di Cakung, Jakarta Timur. PT. Sayap Mas Utama merupakan
perusahaan ke dua yang berdiri di Jakarta yang terus berkembang hingga sampai saat
ini dan merupakan perusahan multinasional yang besar di Indonesia.
PT. Multi Indomandiri resmi didirkan dan mulai beroperasi secara efektif pada
14 September 2013 berlokasi di Dusun Serang Kp Situwaringin RT 12, RW04 Desa
Sumur Kondang, Kecamatan Klari, Kabupaten Karawang Jawa Barat.
Visi dari PT Multi IndoMandiri adalah menjadi perusahaan fabric care, home
care & personal care nasional terbesar dan terdepan melalui “people & process
exellent” dan selalu menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari seluruh warga
Indonesia.
Sedangkan misi dari PT Multi IndoMandiri adalah memproduksi produk-produk
dibidang fabric care, home care & personal care dengan kualitas prima dan aman
dikonsumsi dalam rangka memuaskan pelanggan, karyawan dan masyarakat pada
umumnya.
23
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara
posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan.
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang
peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang baik
agar kordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi
dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang
terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau
organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.
Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi,
pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur
organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga
merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab
terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.
Sebagaimana penjelasan diatas, PT. Multi IndoMandiri juga berusaha
menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar struktur organisasi
serta fungsi tiap personil atau bagian yang ada :
24
General Manager
Production
Liquid
Production
Plastic
Quality
Control
Logistic
HRD-GA
EHS
Engineering
MULTI INDOMANDIRI PT.ORGANIZATION CHART
Karawang, 1 Januari 2017
Johan Pandawinata
General Manager
General
Support
Kepala Audit Internal
Auditor
Penanggung Jawab
PKRT,CPKB,
Sekretaris P2K3
Sumber : PT Multi IndoMandiri, 2019
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT MIM
Setiap organisasi mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing. Tugas adalah
keseluruhan dari pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Fungsi
adalah sekelompok aktifitas yang sama jenis berdasarkan sifat atau pelaksanaannya.
Adapun tugas dan fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi
PT. Multi IndoMandiri adalah sebagai berikut :
1. General Manager
Tugasnya adalah memimpin bagian khusus dalam perusahaan serta melakukan
koordinasi antar divisi dan memberikan laporan kepada direksi. Setiap bagian, tidak
memiliki garis komando lintas divisi. Sehingga hanya bisa mengambil kebijakan pada
masing-masing divisi.
25
2. Human Resource Dep. (HRD)
Bertugas dan bertanggung jawab atas penyediaan sumber daya manusia yang handal,
melakukan pengembangan-pengembangan terhadap karyawan dengan cara pemberian
training, mengatasi keluhan karyawan, memberikan gaji setiap bulannya sesuai dengan
ketentuan, menjaga kesehatan dan keselamatan kerja.
3. General Affair (GA)
Merupakan bagian divisi yang bertugas untuk menyediakan segala kebutuhan dan
perlengkapan guna menunjang aktivitas perusahaan. Seperti untuk mengurusi masalah
seragam karyawan, mobil dinas, mess karyawan, pemeliharaan lingkungan kantor atau
juga memilih mitra kesehatan dengan perusahaan.
4. Information Technic (IT)
Bertugas dan bertanggung jawab atas penggunaan hardware dan software komputer,
serta menjaga dan memperbaiki jika ada kerusakan pada komputer baik hardware
maupun software.
5. Finance & Accounting
Bertugas dan bertanggung jawab atas kondisi keuangan perusahaan serta mengontrol
semua pengeluaran setiap bagian dan bertanggung jawab atas Billing Pajak dan
membuat semua laporan keuangan perusahaan.
26
6. Purchasing
Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengontrol semua kegiatan pembelian bahan
baku untuk produksi serta menjalin kerjasama dengan pihak supplier guna menjamin
kelangsungan proses produksi perusahaan.
7. PPIC (Productionn Planning Inventory Control)
Bertugas dan bertanggung jawab menentukan waktu penyelesaian sebuah order
secara tepat, membuat schedule produksi agar dapat memenuhi target pengiriman,
mengontrol agar produk yang akan dikirim kepada customer dalam kondisi tepat waktu
dan tepat jumlah, menjamin ketersediaan raw material yang akan diproduksi.
8. Quality Control (QC)
Bertugas dan bertanggung jawab untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan
perusahaan sebelum dipasarkan ke tengah masyarakat. Produk yang tidak sesuai
standar, akan dipisahkan untuk kemudian dikelompokan ke dalam golongan produk
gagal.
9. Operator Produksi
Merupakan orang-orang (karyawan) yang membantu proses produksi untuk
menghasilkan produk sampai dengan proses finishing dan bertanggung jawab
melakukan perintah serta pekerjaan yang telah ditentukan oleh atasannya, yaitu
Koordinator dan Kepala Produksi
27
10. Logistik
Merupakan suatu bagian yang berfokus pada perpindahan barang dari tempat asal ke
tempat tujuan, untuk mencapai kepuasan pelanggan. Di departement logistik ini terdiri
dari gudang, ekspedisi dan timbangan.
11. Engineering
Bagian yang bertugas melaksanakan perencanaan, pemasangan dan pemeliharaan
gedung, serta perlengkapan lainnya.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Pengambilan Barang
Vendor datang dan mendaftar ke security. Lalu mobil di timbang oleh Admin
Timbangan. Setelah mobil ditimbang, vendor datang ke loket Ekspedisi untuk
membuat SPKB (Surat Perintah Keluar Barang). Setelah vendor mendapatkan SPKB,
vendor menuju gudang limbah untuk proses muat barang. Jika proses muat sudah
selesai, mobil kembali ke timbangan untuk melakukan proses timbang muatan limbah.
Hasil timbang isi ini digunakan sebagai acuan Admin Ekspedisi dalam pembuatan
Surat Jalan. Setelah itu, vendor datang ke loket Ekspedisi untuk mengambil surat jalan.
Jika Surat jalan sudah dibuat, proses muat selesai.
28
2. Prosedur Pembuatan SPKB
Admin Ekspedisi membuatkan list order berdasarkan stok barang yang ada. SPKB ini
isinya daftar barang apa saja yang akan dimuat sebagai acuan gudang untuk melakukan
proses muat barang limbah.
3. Prosedur Pembuatan Surat Jalan
Admin Ekspedisi melakukan proses pembuatan surat jalan berdasarkan hasil timbang
isi muatan limbah. Surat Jalan ini dicetak rangkap 3, lembar kedua diberikan kepada
vendor, lembar pertama diberikan ke pihak Accounting sebagai data laporan penjualan
dan lembar ketiga untuk arsip di Ekspedisi.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Admin Ekspedisi membuat rekapan laporan secara manual untuk diberikan ke Pihak
Accounting setiap harinya. Laporan ini digunakan oleh pikah Accounting sebagai acuan
untuk melakukan proses penagihan ke pihak vendor.
3.4 Activity Diagram
1. Activity Diagram Proses Pengambilan Barang
Vendor datang ke PT Multi IndoMandiri dengan membawa mobil truk untuk
muat limbah. Admin timbangan akan menimbang kosong mobil muat dan memberikan
struk timbang. Kemudian vendor menuju ke loket Ekspedisi untuk membuat SPKB
(Surat Perintah Keluar Barang). Admin Ekspedisi akan membuat SPKB secara manual
dan dicetak rangkap kedalam kertas 3 rangkap lalu diberikan ke vendor untuk proses
muat di gudang limbah. Setelah selesai muat, vendor dan mobilnya menuju ke
29
timbangan untuk melakukan proses timbang muatan. Setelah itu vendor kembali ke
loket Ekspedisi untuk pembuatan Surat Jalan. Admin Ekspedisi membuatkan Surat
Jalan berdasarkan SPKB dan hasil timbang isi. Surat jalan dicetak 3 rangkap dan
diberikan ke vendor lembar pertama. Lembar kedua akan diguanakan untuk pembuatan
laporan penjualan yang akan disetorkan ke Accounting setiap harinya. Sedangkan
lembar ketiga untuk arsip di Ekspedisi.
Gambar III.2 Activity Diagram Pengambilan Barang
30
2. Activity Diagram Pembuatan SPKB (Surat Perintah Keluar Barang)
Gambar III.3 Activity Diagram Pembuatan SPKB
Vendor datang ke loket Ekspedisi dan menyerahkan struk timbang dan checklist
kepada admin Ekspedisi. Kemudian admin Ekspedisi melakukan proses pembuatan
SPKB (Surat Perintah Keluar Barang) secara manual dan diberikan ke vendor untuk
melakukan proses muat ke gudang.
31
3. Activity Diagram Pembuatan Surat Jalan
Gambar III.4 Activity Diagram Pembuatan Surat Jalan
Setelah vendor selesai muat, vendor kembali ke loket Ekspedisi dan memberikan
SPKB kepada Admin Ekspedisi. Admin Ekspedisi akan melakukan proses pembuatan
Surat Jalan berdasarkan SPKB barang yang termuat dan kemudian Surat Jalan tersebut
diberikan ke vendor.
32
4. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Gambar III.5 Activity Diagram Pembuatan Laporan
Admin Ekspedisi membuat Laporan harian penjualan limbah dan kemuadian
diberikan kepada pihak Accounting untuk diproses selanjutnya.
3.5 Spesifikasi Dokumen Masukan
A. Dokumen Masukan
Nama Dokumen : SPKB (Surat Perintah Keluar Barang)
Fungsi : Untuk mengetahui barang daftar barang yang dimuat
Sumber : Admin Ekspedisi
33
Tujuan : Vendor dan Gudang Limbah
Media : Kertas
Jumlah : 3 lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan proses muat limbah
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
3.6 Spesifikasi Dokumen Keluaran
A. Dokumen Keluaran
Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk bukti penjualan barang
Sumber : Admin Ekspedisi
Tujuan : Vendor dan Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 3 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
B. Dokumen Keluaran
Nama Dokumen : Struk timbang isi
Fungsi : Untuk mengetahui berat muatan
Sumber : Admin Timbangan
Tujuan : Vendor dan Admin Ekspedisi
Media : Kertas
34
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap selesai muat
Bentuk : Lihat Lampiran C.1
3.7 Permasalahan Pokok
Permasalahan pokok adalah penyebab utama dari beberapa gejala masalah atau
dengan kata lain pokok masalah adalah penyebab dari serangkaian sebab dan akibat.
Permasalahan pokok merupakan suatu kendala yang dikeluhkan didalam suatu
organisasi pada suatu perusahaan atau badan usaha. Permasalahan bisa berupa
permasalahan pada sistem, data masukan dan keluaran, program dan lain sebagainya.
Setelah penulis menganalisa ada beberapa permasalahan yang terjadi pada PT
Multi IndoMandiri, yaitu:
1. Proses pembuatan SPKB yang masih manual sehingga memungkinkan terjadi
banyak kesalahan dan proses pembuatan memakan waktu yang cukup lama.
2. File SPKB yang jika lupa tidak disimpan harus membuat dari awal
3. Proses pembuatan surat jalan yang masih manual sehingga memungkinkan terjadi
kesalahan dalam penulisan nama barang dan jumlah muatan.
4. Laporan dibuat dalam bentuk tabel di Ms. Word yang memungkinkan terjadi
kesalahan dalam penulisan nama barang dan jumlah muatan, serta terjadi
kemungkinan ada transaksi yang tidak terinput.
35
3.8 Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada diatas, penulis mengemukakan usulan
sebagai berikut:
1. Pembuatan SPKB dilakukan secara terkomputerisasi dapat menghindari terjadinya
kesalahan dan untuk mempercepat proses pembuatan.
2. Pembuatan surat jalan dilakukan secara terkomputerisasi dapat menghindari
terjadinya kesalahan dalam penulisan nama barang dan jumlah muatan, serta
mempermudah dalam pembuatan laporan.
3. Laporan dapat langsung dicetak, karena data transaksi langsung tersimpan ke
dalam database komputer.