BAB II

TINJAUAN LITERATUR

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Pertama-tama untuk mengerti definisi sistem informasi akuntansi, penulis akan

menjelaskan definisi dari sistem. Beberapa definisi sistem menurut pakar :

Menurut James A. Hall (2007, p.6, alih bahasa Dewi Fitriasari dan Deny

Arnos Kwary) :

“Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem

yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”

Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.1, alih bahasa Amir Abadi Jusuf dan

Rudi M.) :

“Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai

tujuan tertentu”.

Menurut Samiaji Sarosa (2009,p.11) :

“Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi dan

bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.”

Menurut Mulyadi (2001, p.2) :

“Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang eratnyang

berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi besama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu.”

Dari ketiga definisi dari pakar diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem

adalah kumpulan dari dua atau lebih komponen atau unsure yang saling

berhubungan satu sama lain yang memiliki tujuan yang sama.

Setelah melakukan pembahasan dari definisi sistem, sekarang penulis

akan memberikan beberapa definisi dari sistem informasi akuntansi. Beberapa

definisi sistem informasi akuntansi :

Menurut Samiaji Sarosa (2009, p.13) :

“Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan,

mencatat, menyimpan, dan memproses data sehingga menghasilkan informasi

yang berguna dalam membuat keputusan.”

Menurut Baridwan (2005, p.3) :

“Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen yang

mengumpulkan, mengklarisifkasikan, mengelola, menganalisa, dan

mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang

relevan kepada pihak ekstern perusahaan dari pihak intern perusahaan.”

Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.3, alih bahasa Amir Abadi Jusuf

dan Rudi M.) :

“Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti

manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”

Dari ketiga definisi sistem informask akuntansi menurut pakar diatas,

dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sistem

yang berupa sumber daya yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi

yang berguna dalam pengambilan keputusan.

2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Adapun tujuan sistem informasi menurut James A. Hall (2007, p.21, alih bahasa

Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary), terdapat tiga tujuan dasar yang umum

didapati semua sistem :

1. Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen.

Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk

mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi

menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para

pengguna eksternal melalui pelaporan keuangan tradisional serta dari

berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen

menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan

pertanggungjawaban.

2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. Sistem informasi

memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk

melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.

3. Mendukung operasional harian perusahaan.Sistem informasi

menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu

mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisien dan

efektif.

Adapun tujuan sistem informasi akuntansi menurut Mardi (2011, p.4), yaitu

sebagai berikut :

1. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan

kepada seseorang (to fulfill obligation relating to stewardship).

Pengelolaan perusahaan selalu mengacu kepada tanggung jawab

manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan

dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Keberadaan sistem

informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak

eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan keuangan

lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan

oleh semua jajaran dalam bentuk laporan pertanggungjawaban

pengelolaan perusahaan.

2. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi

pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by

internal decision makers). Sistem informasi menyediakan informasi guna

mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan

pertanggungjawaban yang ditetapkan.

3. Sistem informasi dibutuhkan untuk mendukung kelancaran operasional

perusahaan sehari-hari (to support day-to-day operations). Sistem

informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam

berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.

Berdasarkan kedua tujuan sistem informasi akuntansi menurut pakar diatas,

penulis menyimpulkan bahwa tujuan sistem informasi akuntansi bertujuan untuk

mendukung pengelolaan manajemen, pengambilan keputusan bagi pihak

manajemen, dan kelancara operasional perusahaan.

2.1.3 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Narko (2007), sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 komponen, yaitu:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan

berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang

dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data

tentang aktifitas-aktifitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4. Software yang dipakai untuk meproses data dan organisasi.

5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan

pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Menurut Mulyadi (2001, p.3-5), unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah:

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena

dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam

(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang

bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar

pencatatan dalam catatan.

2. Catatan

Catatan merupakan buku yang digunakan untuk melakukan pencatatan

transaksi berdasarkan formulir yang didokumentasikan. Catatan terdiri

dari :

Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data

keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan untuk

pertama kalinya diklasifikasi menurut penggolongan yang sesuai

dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening – rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya dalam jurnal. Rekening – rekening dalam buku besar

ini disediakan sesuai dengan undur – unsur informasi yang akan

disajikan dalam laporan keuangan.

Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar

diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu

(subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening –

rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum

dalam rekening tertentu dalam buku besar.

3. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat

berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan,

laporan harga pokok produksim laporan biaya pemasaran, laporan harga

pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar,

daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan yang berisi

informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat

berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor

komputer.

2.2 Sistem Pengendalian Intern

2.2.1 Definisi Sistem Pengendalian Intern

Adapun beberapa definisi sistem pengendalian intern menurut pakar :

Menurut Zaki Baridwan (2000, p.47) :

“Pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara

serta alat – alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan

dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa

ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam usaha,

dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah

ditetapkan lebih dahulu.”

Menurut Mulyadi (2001,p.163) adalah :

“ Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Dari kedua definisi sistem pengendalian intern diatas, dapat disimpulkan

bahwa sistem pengendalian intern adalah Sistem pengendalian internal meliputi

stuktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan untuk

menjaga kekayaan perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data

akuntansi, mendorong efisiensi di dalam operasi dan mendorong dipatuhinya

kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.2.2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Berikut akan diuraikan beberapa tujuan sistem pengendalian intern menurut

beberapa pakar :

Menurut James A.Hall (2007, p.181, alih bahasa Dewi Fitriasari dan Deny

Arnos Kwary), empat tujuan umum dari penerapan sistem pengendalian intern

adalah:

1. Untuk menjaga aktiva perusahaan.

2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi

akuntansinya.

3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.

4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah

ditetapkan oleh manajemen.

5. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah

ditetapkan oleh manajemen.

Adapun tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001, p.178) :

1. Menjaga Kekayaan Perusahaan :

Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi

yang telah ditetapkan.

Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.

2. Mengecek Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi :

Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.

Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.

3. Mendorong Efisiensi.

4. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen yang Telah Ditetapkan

Sebelumnya.

Dari ketiga definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem pengendalian

intern adalah untuk menjaga aktiva perusahaan, memastikan ketelitian dan

keandalan data akuntansinya, mendorong efisiensi, dan mengukur kesesuaian

dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya oleh

manajemen.

2.2.3 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

Unsur-unsur tersebut menurut Warren, Reeve, & Fees (1999, p184) adalah

sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap

manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah

satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah

manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan

pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan

pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.

2. Penilaian Resiko

Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi

perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan,

perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku

bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur

perusahaan. Manajemen harus memperhitungakn resiko ini dan

mengambl langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan

dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi,

maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh

dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk

menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar

bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan,

kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat

dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah :

Pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib

Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan

bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya.

Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan

yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya

juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan

klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil

cuti. Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur

yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat

dideteksi.

Pemisahan tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan

Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan

dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan

harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya, tanggungjawab

untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengakpan

komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang

yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang

yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka

penyelewengan bisa terjadi.

Upaya-upaya pengecekan yang akan timbul akibat dibaginya

tanggungjawab kepada berbagai departemen tidak perlu menyebabkan

tumpang tindih tugas. Dokumen perusahaan yang disiapkan oleh suatu

departemen dirancang agar terkoordinasi dan saling mendukung dengan

dokumen yang disiapkan oleh departemen lain.

Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi

Kebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yang

bertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangi

kemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, maka

tanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harus

dipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alat

pengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankan

aktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha

Prosedur pembuktian dan pengamanan

Prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan utnuk

melindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapat

dipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur

otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.

4. Pemantauan atau Monitoring

Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan

mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperaiki efektifitas

pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau

secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa

dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda

peringatan dari sistem akuntansi tersebut.

5. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian

internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko,

prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen

untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-

tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.

Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal utuk

menilai peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan

keputusan dan pelaporan eksternal. Misalnya manajemen menggunakan

informasi dari Financial Accounting Standarts Board (FASB) atau dari

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) serta Bapepam untuk menilai dampak dari

perubahan standar pelaporan yang mungkin akan terjadi.

2.3 Sistem Penggajian

2.3.2. Fungsi yang terkait

Menurut Mulyadi (2001, p. 382-384); fungsi-fungsi tersebut antara lain :

1. Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini mempunyai tugas untuk merekrut pegawai, menyeleksi,

mengadakan program latihan, membuat surat keputusan tarif gaji,

kenaikan pangkat dan golongan, mutasi dan pemberhentian pegawai.

2. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini menyelenggarakan catatan waktu hadir semua pegawai.

Fungsi ini harus dijalankan terpisah dari fungsi operasi dan fungsi

pembuat daftar gaji untuk menghindari kecurangan yang dilakukan

pegawai. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatat waktu biasanya

berada di tangan bagian pencatat waktu, di bawah departemen

personalia dan umum.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Berfungsi untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang

menjadi hak pegawai dan berbagai potongan yang menjadi beban

pegawai. Daftar gaji yang telah dibuat oleh bagian ini akan diteruskan ke

bagian akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar sebagai dasar

pembayaran gaji pada pegawai.

4. Fungsi Akuntansi

Berfungsi untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan

dengan pembayaran gaji pegawai. Fungsi akuntansi ini berada di tangan

bagian utang dan bagian jurnal, yaitu :

Bagian Utang

Bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji seperti

tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas

keluar yang memberi otorisasi pada fungsi pembayaran gaji untuk

membayar gaji pegawai, seperti tercantum dalam daftar gaji.

Bagian Kartu Biaya

Bertanggungjawab mencatat distribusi biaya dalam kartu harga

pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekapitulasi daftar gaji.

Bagian Jurnal

Memegang fungsi pencatatan jurnal, yang bertanggung jawab

untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.

5. Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek untuk pembayaran gaji

dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai akan dimasukkan ke

dalam amplop gaji masing-masing pegawai dan dibagikan kepada

pegawai yang berhak. Dalam struktur organisasi, fungsi keuangan ini

berada di tangan kassa.Seperti yang telah dijelaskan pada awal

penulisan, suatu sistem akuntansi merupakan suatu sistem yang terdiri

dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan satu sama lain. Demikian

pula dengan sistem akuntansi penggajian, yang terdiri dari berbagai

prosedur yang membentuknya.

2.3.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian

Menurut Mulyadi (2001, p.385-386), sistem penggajian terdiri dari jaringan

prosedur sebagai berikut :

1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir.

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan

waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan

menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi.

Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang

karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari

perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card)

yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu

(time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan

untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan,

daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat

memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran

mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah

karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur

(overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah

karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur

(yang umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa).

2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji.

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji

karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah

surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan

pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan

sebelumnya, dan daftar gaji. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan

tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung

oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum

dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini

dicantumkan dalam daftar gaji.

3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji.

Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan

kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya

dan perhitungan harga pokok produk.

4. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar.

Prosedur pembuatan bukti kas keluar melibatkan fungsi pembuat daftar

gaji dan fungsi akuntansi. Fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji

yang telah disesuaikan dengan dokumen pendukung perubahan gaji.

Lalu daftar gaji diserahkan ke fungsi akuntansi dan akan dilakukan

pengecekan ulang. Setelah sesuai, maka fungsi akuntansi akan

membuat bukti kas keluar.

5. Prosedur Pembayaran Gaji.

Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi

keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada

fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi

keuangan kemudian menguangakan cek tersebut ke bank dan

memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan

banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay

master). Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji

kepada karyawan.

2.3.4 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Sistem Penggajian

Menurut Mulyadi (2001, p. 374-379) dalam sistem penggajian, dokumen dan

catatan yang digunakan oleh suatu perusahaan adalah:

1. Kartu Jam Hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat

jam hadir dari setiap karyawan di perusahaan yang bersangkutan.

Catatan jam hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa (daftar yang diisi

oleh karyawan yang bersangkutan pada saat masuk dan pulang dengan

cara menandatangani) ataupun clock card (kartu hadir yang diisi dengan

mesin pencatat waktu).

2. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah

Dokumen ini dapat berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan

dengan karyawan, misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan

baru, adanya kenaikan maupun penurunan pangkat, perubahan tarif

upah, pemindahan pegawai dari satu bagian ke bagian lain ataupun dari

satu cabang ke cabang lainnya, pemberhentian sementara dari pekerjaan

(skorsing). Dokumen ini dibuat sebagai tembusan a tau arsip dalam

pembuatan daftar gaji.

3. Kartu Jam Kerja

Dokumen ini untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja

langsung pabrik guna mengerjakan suatu pesanan tertentu. Pada

umumnya dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi

pembuat daftar gaji untuk kemudian akan dibandingkan dengan kartu jam

hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung pada

setiap jenis produk atau pesanan. Catatan waktu kerja ini hanya

diperlukan oleh perusahaan yang produksinya hanya berdasarkan

pesanan tertentu saja. Sedangkan untuk perusahaan yang berproduksi

massa, dimana karyawan pabrik mengerjakan suatu pekerjaan yang

sama dari hari ke hari, maka tidak lagi diperlukan data dalam melakukan

distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik.

4. Daftar Gaji

Daftar gaji berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi

potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan dan iuran

organisasi karyawan lainnya.

5. Rekap Daftar Gaji

Dokumen ini berisi ringkasan gaji dari setiap departemen yang ada, yang

dibuat berdasarkan atas daftar gaji. Untuk perusahaan yang produksinya

berdasarkan atas pesanan, maka rekap daftar gaji dan upahnya dibuat

untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk

kepada pesanan yang bersangkutan.

6. Surat Pernyataan Gaji

Dokumen ini berisi catatan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima

karyawan, beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap

karyawan yang ada di perusahaan.

7. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini merupakan perintah mengeluarkan uang yang dilakukan

oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan atas

informasi yang ada dalam daftar gaji.

Menurut Mulyadi (2001, p. 382), catatan akuntansi yang digunakan dalam

sistem dan prosedur penggajian adalah sebagai berikut:

1. Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji biasanya jurnal umum ini digunakan untuk

mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen

dalam perusahaan.

2. Kartu Harga Pokok Produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang

dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3. Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung

dan juga biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam

perusahaan. Sumber informasi dalam kartu biaya ini adalah bukti

memorial.

4. Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai

potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Catatan ini akan

digunakan sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang akan menjadi

beban bagi setiap karyawan. Selain itu, kartu penghasilan karyawan akan

digunakan sebagai tanda terima gaji dengan ditandatanganinya kartu

tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan adanya tandatangan

pada kartu penghasilan ini, maka setiap karyawan hanya mengetahui

gajinya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan yang satu tidak

diketahui oleh karyawan yang lainnya.

2.3.5 Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penggajian

Menurut Mulyadi (2001,p.386), sistem pengendalian intern dalam terhadap

sistem akuntansi penggajian terdiri dari berberapa unsur, yaitu :

1. Organisasi

Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.

Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

2. Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan

Setiap orang yang tercantum dalam daftar gaji harus memiliki

surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan yang

ditandatangani oleh Direktur Utama.

Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan tarif,

tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan

Direktur Keuangan.

Setiap potongan atas gaji selain dari pajak penghasilan karyawan

harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh

fungsi kepegawaian.

Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen

karyawan yang bersangkutan.

Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh

fungsi akuntansi.

Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan daftar gaji.

Jumlah gaji yang dicantumkan dalam daftar gaji harus diverifikasi

ketelitian oleh fungsi akuntansi.

3. Praktik yang Sehat

Pemasukan kartu jam hadir ke mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan

pembayaran.

Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat

daftar gaji.

Menurut James A. Hall (2007, p.397-401, alih bahasa Dewi Fitriasari dan Deny

Arnos Kwary), unsur-unsur pengendalian intern terhadap sistem penggajian,

antara lain :

1. Otorisasi Transaksi

Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang

penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah

penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi.

Formulir kegiatan personalia memungkinkan departemen penggajian

menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu

waktu.

2. Pemisahan Tugas

Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia.

Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke

bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif

pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan,

senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung

oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan

melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif

pembayaran harus datang dari sumber independen – departemen

personalia.

3. Supervisi

Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang

karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau

absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan

kartu waktu dengan kehadiran aktual.

4. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut :

Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.

Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja

dan daftar gaji.

Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan

berbagai akun pengeluaran.

Akun buku besar umum : pengendali penggajian, kas, dan akun dana

gaji.

5. Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan

kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke

catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah

tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang

kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam

sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua

siklus pengeluaran.

6. Verifikasi Independen

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen

dalam sistem penggajian :

Verifikasi jam kerja

Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian penggajian, supervisor

harus memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.

Pengurus Pembayaran (pay master)

Penggunaan pengurus pembayaran yang independen untuk

mendistribusikan cek (daripada supervisor) membantu memverifikasi

eksistensi para karyawan. Supervisor dapat terlibat dalam penipuan

penggajian dengan berpura-pura mendistribusikan cek pembayaran

ke karyawan yang sebenarnya tidak ada.

Utang Usaha

Staf administrasi utang usaha memverifikasi keakuratan daftar gaji

sebelum membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana ke akun

dana gaji.

Buku Besar Umum

Departemen buku besar umum memverifikasi seluruh proses dengan

merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti

penggajian.