BAB II LANDASAN TEORI - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab2/2009-2-00538-AK Bab...
Transcript of BAB II LANDASAN TEORI - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab2/2009-2-00538-AK Bab...
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Evaluasi
Penelitian ini berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Internal atas Penerimaan
dan Pengeluaran Barang pada PT Hero Supermarket. Hal pertama yang harus dilakukan
adalah memberikan definisi atau pengertian yang jelas mengenai evaluasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:272), kata ”evaluasi”
didefinisikan sebagai ”hasil yang telah ada atau suatu hasil”.
Dengan demikian evaluasi berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan
bahwa evaluasi merupakan suatu hasil yang dapat dikoreksi kembali dalam suatu
keadaan tertentu.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Mengacu pada pendapat Jones Rama (2003, p4) Sistem Informasi
Akuntansi merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang
menyediakan informasi akuntansi dan keuangan sama seperti perolehan
informasi yang berasal dari pengolahan transaksi akuntansi rutin.
Namun McLeod (2001, p304) berpendapat bahwa Sistem Informasi
Akuntansi bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan,
8
mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi
pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Dapat disimpulkan pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah
subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan dan
mengumpulkan informasi akuntansi dan keuangan bagi pemakai di dalam
maupun di luar perusahaan.
2.2.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas – aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi agar pihak manajemen, pegawai dan pihak
pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah
terjadi.
• Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan.
• Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset
organisasi termasuk data organsiasi, untuk memastikan bahwa data tersebut
tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal.
2.2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Dari buku Jones Rama (2003, p6) ada 5 tujuan Sistem Informasi Akuntansi,
yaitu :
9
1. Menghasilkan laporan eksternal
Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan
laporan khusus untuk mencukupi kebutuhan informasi investor, kreditur,
pegawai pemungut pajak, agen regulator, dan lainnya. Laporan ini meliputi
laporan keuangan dan laporan yang diperlukan oleh pihak bank. Sebagai
hasilnya, ketika informasi yang diperlukan telah direkam, laporan eksternal
dapat diproduksi jauh lebih cepat dan mudah dibanding masa lalu.
2. Mendukung aktivitas rutin
Manajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk menangani
aktivitas operasi rutin selama siklus operasional perusahaan. Contohnya
menerima pesanan pelanggan, mengirim barang dan jasa menagih pelanggan
dan mengumpulkan kas. Ada banyak paket software akuntansi yang
mendukung fungsi rutin ini. Teknologi lain, seperti scanner untuk menscan
kode produk dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.
3. Mendukung keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung keputusan tidak rutin pada
semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya pengetahuan mengenai
produk mana yang terjual paling laku dan pelanggan mana yang sering
melakukan pembelian. Informasi ini penting untuk perencanaan produksi
baru, memutuskan produk yang disimpan untuk stok, dan memasarkan
produk ke pelanggan.
10
4. Perencanaan dan pengendalian
Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem
informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran
anggaran ke jumlah yang sebenarnya. Penggunaan scanner untuk merekam
hasil item yang dibeli dan yang dijual untuk mengumpulkan informasi
dalam jumlah yang sangat besar pada biaya yang rendah, mengijinkan
pemakai merencanakan dan mengendalikan pada tingkatan terperinci.
Sebagai contoh, analisa pendapatan dan biaya bisa dilakukan ditingkat
produk individu.
5. Menerapkan pengendalian internal
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur, dan sistem informasi
yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau
korupsi dan untuk memelihara data keuangan akurat. Sebagai contoh, suatu
sistem informasi dapat menggunakan password untuk mencegah individu
mempunyai akses ke form masukan data dan laporan yang tidak diperlukan
untuk tugas pekerjaan mereka.
2.2.4 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wilkinson (2003, p19) ada 3 siklus transaksi utama dalam
Sistem Informasi Akuntansi, yaitu :
1. Siklus Laporan keuangan dan buku besar (The General Ledger and
Financial Reporting Cycle).
11
2. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cyle).
3. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle).
Dalam pembahasan penelitian ini siklus yang terkait adalah Siklus
Pengeluaran (Expenditure Cyle) dan Siklus Pendapatan (Revenue Cycle).
2.3 Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem inventory perusahaan adalah
sistem pemasukan, pengeluaran, pemeriksaan stok. Untuk sistem inventory, yang akan
ditekankan pada proses pemasukan barang, pengeluaran barang serta pemeriksaan stok
barang. Berikut akan dijelaskan lebih detail lagi mengenai ketiga proses tersebut.
12
• Pemasukan barang
Pemasukan barang merupakan proses penambahan persediaan. Proses
pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari
supplier. Jika terjadi retur penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai barang
baru tetapi akan disimpan sebagai barang rusak. Harus ada Quality Control
(pemerikasaan stok), Pemeriksaan stok dilakukan secara periodik, misalnya per
triwulan namun bisa juga dilakukan tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak
selalu dilakukan secara keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa
barang yang dianggap memiliki penjualan yang baik.
• Pengeluaran barang
Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang
kepada outlet sesuai dengan pesanan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota
penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah
dikeluarkan.
• Pemeriksaan Stok
Pemeriksaan stok merupakan proses untuk mengetahui jumlah stok terakhir
digudang dan memeriksa kondisi fisik dari barang. Pemeriksaan stok dilakukan
secara periodik artinya terdapat waktu yang telah ditentukan untuk melakukan
pemeriksaan stok, misalnya seminggu sekali dan lainnya.
13
2.3.1 Tujuan Siklus Pengeluaran
Adapun tujuan dari expenditure cycle adalah :
- Memastikan semua barang dan jasa yang diminta sesuai dengan yang
diinginkan.
- Menerima semua penerimaan barang dan memastikan kondisinya sesuai
dengan spesifikasi yang diminta.
- Memastikan barang dalam keadaan baik sampai diterima.
- Memastikan bahwa barang dan jasa yang diterima benar dan tepat.
- Merekam dan mengklasifikasi pengeluaran secara tepat dan cepat.
- Memposting semua kewajiban dan pengeluaran uang kepada akun supplier
dalam akun jurnal hutang.
- Memastikan bahwa pengeluaran uang merupakan pengeluaran yang
terotorisasi.
- Merekam dan mengklasifikasikan pengeluaran kas yang tepat dan akurat.
2.3.2 Dokumen Yang Relevan Dengan Siklus Pengeluaran – Penerimaan Barang
Dalam expenditure cycle terdapat dokumen-dokumen yang digunakan
dalam memberikan informasi dan otorisasi. Dokumen – dokumen tersebut
antara lain :
- Surat Permintaan Pembelian
- Purchase Order
- Laporan Penerimaan
- Surat Tagihan
14
2.3.3 Pengendalian Internal Pada Siklus Pengeluaran – Penerimaan Barang
1. Otorisasi Transaksi
- Subsistem Pembelian
Departemen kontrol persediaan memonitor tingkat persediaan secara
kontinu. Ketika tingkat persediaan jatuh ke titik pemesanan kembali,
kontrol persediaan secara resmi mengotorisasi pengisian kembali
persediaan dengan suatu permintaan pembelian.
Memformalkan proses otorisasi mempromosikan manajemen persediaan
yang efisien dan memastikan legitimasi transaksi pembelian. Tanpa
langkah ini, agen pembelian dapat membeli berdasarkan
pertimbangannya semata, karena berada pada posisi untuk mengotorisasi
sekaligus memproses transaksi pembelian. Pembelian yang tidak
diotorisasi dapat menghasilkan tingkat persediaan yang berlebihan untuk
item-item tertentu, sementara item lainnya kekurangan. Kedua situasi
tersebut akan merugikan perusahaan. Persediaan yang berlebih mengikat
cadangan kas organisasi, dan kehabisan persediaan menyebabkan
hilangnya penjualan.
- Subsistem Pengeluaran Kas
Departemen utang mengotorisasi pengeluaran kas melalui voucher
pengeluaran kas. Untuk menyediakan kontrol yang efektif terhadap arus
kas dari perusahaan, petugas administrasi pengeluaran kas tidak boleh
menulis cek tanpa otorisasi eksplisit. Jurnal pengeluaran kas berisi
15
nomor voucher yang mengotorisasi setiap cek, karenanya menyediakan
jejak audit untuk verifikasi otentiksitas setiap cek yang ditulis.
2. Pemisahan Tugas
- Pemisahan Kontrol Persediaan dari Gudang
Dalam susbsistem pembelian, aktivasi fisik utama adalah persediaan.
Kontrol persediaan menjaga catatan rinci setiap aktiva, sementara
gudang diawasi.
- Pemisahan Buku Besar Umum dan Utang Dagang dari Pengeluaran Kas
Aktiva yang rentan terhadap kondisi eksposur dalam subsistem
pengeluaran kas adalah kas. Catatan yang mengontrol aktiva ini adalah
buku besar pembantu utang dagang dan akun kas dalam buku besar
umum. Individu dengan tanggung jawab kombinasi untuk menulis cek,
memposkan ke akun kas, dan memelihara akun utang dagang dapat
melakukan fraud terhadap perusahaan. Dengan melakukan pemisahan
fungsi-fungsi ini, kita dapat mengurangi eksposur jenis ini.
3. Supervisi
Area yang paling menguntungkan dari supervisi dalam siklus
pengeluaran adalah departemen penerimaan. Arus aktiva mengalir melalui
area ini menuju gudang.
- Inspeksi Aktiva
Ketika barang diterima dari pemasok, petugas penerima harus
menginspeksi item-item tersebut untuk kuantitas dan kondisinya
(kerusakan, kecurian dan lainnya). Untuk alasan ini, petugas penerimaan
16
menerima satu blind copy dari pesanan pembelian orisinal dari bagian
pembelian.
- Pencurian Aktiva
Departemen penerimaan kadang-kadang ramai dan berantakan selama
periode sibuk. Dalam lingkungan ini, persediaan yang masuk retan
terhadap pencurian sampai mereka semua disimpan aman dalam gudang.
Prosedur inspeksi yang tidak benar disertai dengan supervisi yang tidak
memadai dapat menciptakan situasi konduktif bagi pencurian persediaan
yang diangkut.
4. Catatan Akuntansi
Tujuang kontrol dari catatan akuntansi adalah memelihara jejak
pemeriksaan yag memadai untuk menelusuri suatu transaksi dari
dokumen sumbernya ke laporan keuangan. Siklus pengeluaran
mempengaruhi catatan akuntansi berikut ini: buku besar pembantu utang
dagang, register voucher, register cek, dan buku besar umum.
5. Kontrol Akses
- Akses Langsung
Dalam siklus pengeluaran, suatu perusahaan harus mengontrol akses ke
aktiva fisik seperti kas dan persediaan. Kontrol akses langsung meliputi
kunci, alarm dan akses terbatas ke area-area yang berisi persediaan dan
kas.
- Akses Tidak Langsung
17
Suatu perusahaan harus membatasi akses ke dokumen-dokumen yang
mengontrol aktiva fisiknya.
6. Verifikasi Independen
- Verifikasi Independen oleh Utang Dagang
Departemen utang dagang berperan penting dalam verifikasi pekerjaan
yang dilakukan oleh pihak lain dalam sistem ini. Salinan-salinan
dokumen sumber kunci mengalir ke departemen ini untuk diperiksa dan
dibandingkan. Setiap dokumen berisi fakta-fakta unik tentang transaksi
pembelian, dimana petugas administrasi utang dagang harus
merekonsiliasi sebelum perusahaan mengakui suatu kewajiban.
Verifikasi meliputi: permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok.
2.4 Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)
Secara umum siklus pendapatan terdiri dari :
1. Credit Sales Processing System
Credit sales processing system terdiri dari order entry, shipping, preparing
analyses and reports, handling sales return and allowances and processing
back order.
18
2. Credit Receipts Processing System
Credit receipts processing system terdiri dari remiitance entry, depositing
receipts, posting receipts, preparing analyses and reports and collecting
delinquent account.
2.4.1 Tujuan Siklus Pendapatan
Adapun tujuan dari revenue cycle adalah :
- Merekam data order penjualan secara cepat dan tepat.
- Memverifikasi pelanggan dan kreditnya.
- Menjaga pengiriman barang atau jasa tepat waktu.
- Penagihan terhadap produk dan jasa secara tepat dan akurat.
- Merekam dan mengklasifikasi penerimaan kas.
- Memposting penjualaan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat dalam
jurnal piutang.
- Menjaga produk sampai diterima oleh pelanggan.
- Menjaga uang kas sampai disimpan.
2.4.2 Dokumen Yang Relevan Dengan Siklus Pendapatan – Pengeluaran Barang
Dalam revenue cycle terdapat dokumen-dokumen yang digunakan dalam
memberikan informasi dan otorisasi. Dokumen – dokumen tersebut antara lain :
- Customer Order
- Sales Order
19
- Order Acknowledgement
- Packing List
- Packing Slip
- Bill of Lading
- Shipping Notice
- Sales Invoice
2.4.3 Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan – Pengeluaran Barang
1. Otorisasi Transaksi
- Pemeriksaan Kredit
Tujuan pengesahan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya
transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan
bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan
penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit
perusahaan dilaksanakan dengan benar. Pemilik sangat berkepentingan
dengan prosedur pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam membuat
keputusan, departemen kredit mungkin akan menggunakan berbagai
macam teknik dan tes. Kompleksitas dari prosedur pemberian kredit
akan sangat bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dengan
pelanggan dan materialitas dari transaksi. Diperlukan persetujuan khusus
untuk keadaan yang sangat khas (misalnya untuk pelanggan yang
mengajukan permohonan kredit) memerlukan waktu yang agak lama.
Sekali kredit disetujui, transaksi dapat diproses lebih lanjut.
20
- Kebijakan Retur (Pengembalian barang)
Depertemen kredit mengesahkan proses pengembalin barang dagangan.
Penentuan ini didasarkan atas sifat transaksi penjualan dan situasi
transaksi pengembalian barang. Konsep persetujuan yang bersifat
khusus dan yang bersifat umum juga berpengaruh pada aktivitas ini.
Kebanyakan organisasi mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui
pengembalian kas dan kredit untuk rekening pelanggan.
- Daftar Pembayaran Tunai
Daftar pembayaran tunai menyediakan sarana untuk melakukan
verifikasi apakah cek pelanggan dan bukti pembayaran sudah benar.
Terdapatnya kelebihan pada bukti pembayaran pada departemen kredit
atau kurangnya cek pelanggan pada departemen penerimaan tunai sudah
seharusnya dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokan antara batch
dengan daftar tersebut. Jadi, bukti pembayaran merupakan alat
persetujuan untuk dilakukan proses posting bukti pembayaran ke
rekening pelanggan.
4. Pemisahan Tugas
- Kebijakan 1
Bagian yang melakukan penegsahan transaksi harus terpisah dengan
bagian yang memproses transaksi. Depertemen kredit terpisah dengan
seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan
merupakan aktivitas yang independen.
21
- Kebijakan 2
Pengawasan aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Pada
proses sistem pesanan penjualan, gudang persediaan mempunyai
pengawas yang menjaga aktiva, dan fungsi akuntansi (buku besar umum
dan departemen persediaan) yang memelilhara pencatatan.
- Kebijakan 3
Organisasi seharusnya terstruktur sehingga tindak penipuan melakukan
kolusi lebih dari dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus lebih
hati-hati dalam pemisahannya. Khususnya buku besar pembantu
(piutang dan persediaan), jurnal (penjualan dan penerimaan tunai), dan
buku besar umum harus terpisah.
5. Supervisi
Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat
dilakukan pemisahan fungsi. Perusahaan-perusahaan seperti ini bergantung
pada supervisi sebagai kompensasi dari bentuk pengawasan. Dengan
melakukan supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk
melakukan sesuatu yang tidak selaras, perusahaan dapat melakukan
antisipasi dalam sistemnya. Supervisi dapat juga menyediakan kontrol pada
sistem yang terpisah. Sebagai contoh, pada sistem penerimaan, bagian
penerimaan dokumen merupakan titik rawan bagi pengungkapan
kecurangan untuk beberapa perusahaan.
7. Catatan Akuntansi
- Penomoran Dokumen Sumber (nomor tercetak pada dokumen)
22
Secara berurutan diberi nomor yang unik untuk setiap transaksi. Hal ini
memungkinkan untuk melakukan pemisahan dan penelusuran atas suatu
kejadian melalui sistem akuntansi.
- Jurnal Khusus
Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal khusus,
sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok
- Buku Besar Pembantu
Dua buku besar pembantu digunakan untuk mengangkap transaksi
rincian kejadian dalam siklus pendapatan : buku besar pembantu
persediaan dan piutang. Pencatatan pada pembantu menyediakan
hubungan timbal balik antara catatan jurnal dan sumber dokumen yang
ditangkap pada kejadian ini.
- Buku Besar Umum
Rekening kontrol buku besar umum berupakan dasar untuk
mempersiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendaatan
mempengaruhi rekening buku besar pembantu seperti, penjualan,
persediaan, harga pokok penjualan, piutang dan kas.
- Pengarsipan
Siklus penjualan memakai arsip semetara dan permanen untuk
menunjang jejak audit. Arsip – arsip ini merupakan tempat penyimpanan
berbagai macam dokumen.
23
8. Pengendalian Akses
Pengendalian akes mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan
terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah
persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut meliputi :
a. Keamanan gudang
b. Menyetorkan kas secara harian ke bank
c. Menggunakan kotak deposit yang aman untuk kas
9. Varifikasi Independen
Tujuan dari verifikasi yang dilakukan secara independen adalah untuk
meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur
yang dilaksanakan oleh sistem lainya. Untuk menjadikannya lebih efektif,
verifikasi ini harus dapat menunjuk ke tahapan dimana perusahaan dapat
dideteksi dengan cepat dan benar. Kontrol verifikasi yang independen dalam
tahapan siklus pendapatan melliputi :
a. Depertemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke
pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya.
b. Depertemen penagihan pencocokan surat jalan dengan tagihan
penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan yang ditagih untuk
barang yang sudah dikirmkan.
c. Departemen buku besar juga memegang peranan penting dalam
pengaturan verifikasi.
24
2.5 Pengendalian Internal
2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal
Mengacu pada pendapat Weber (1999, p35) pengendalian internal
adalah suatu sistem untuk mencegah, mendeteksi dan mengkoreksi kejadian
yang timbul.
Menurut Mulyadi (1998, p171) Pengendalian Internal adalah suatu
proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal lain,
yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga
golongan tujuan berikut ini:
- Keandalan pelaporan keuangan.
- Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
- Efektifitas dan efisiensi operasi.
Dapat disimpulkan, pengertian Pengendalian Internal adalah suatu
proses yang dijalankan untuk mencegah, mendeteksi dan mengkoreksi suatu
kejadian untuk memberikan keyakinan yang memadai atas sistem yang berjalan
dalam suatu perusahaan.
2.5.2 Tujuan Pengendalian Internal
Dalam buku Sanyoto (2006, pp145-146) tujuan sistem pengendalian
internal direncanakan atau dirancang dengan tujuan untuk:
25
1. Mengamankan aset organisasi.
2. Memperoleh informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
3. Meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan ekonomisnya kegiatan.
4. Mendorong kepatuhan terhadap pelaksanaan kebijakkan
organisasi/pimpinan.
2.5.3 Jenis Pengendalian Internal
a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen
dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi
tersebut. Ada beberapa komponen dalam pengendalian lingkungan antara
lain :
1. Filosofi manajemen dan gaya operasi
2. Integritas dan nilai-nilai etis
3. Komitmen terhadap kompetensi
4. Dewan direksi dan panitia audit
5. Struktur organisasi
6. Tugas tanggung jawab dan otoritas
26
7. Kebijakan SDM
8. Pengaruh eksternal
Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar
keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Manajemen dan
pegawai/karyawan seharusnya mempunyai komitmen dan sikap yang positif
dan konstruktif terhadap pengendalian internal dan kesungguhan manajemen.
kunci lingkungan pengendalian adalah:
i. Integritas dan etika.
ii. Komitmen tehadap kompetensi.
iii. Struktur organisasi.
iv. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.
v. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia yang baik.
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki resiko, dalam kondisi apapun yang namanya
resiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan
bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu resiko yang telah di
identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat diperkirakan
intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. Sebuah pengendalian
internal yang baik memungkinkan penaksiran resiko yang dihadapi oleh
27
organisasi baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi.
Langkah-langkah dalam penaksiran resiko adalah sebagai berikut:
• Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi resiko
• Menaksir resiko yang berpengaruh cukup signifikan
• Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage resiko.
3. Aktifitas Pengendalian (Control Activities)
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan, prosedur, teknik, dan
mekanisme yang digunakan untuk menjamin arahan manajemen telah
dilaksanakan. Aktivitas pengendalian seharusnya efesien dan efektif untuk
mencapai tujuan pengendalian itu sendiri. Aktivitas pengendalian meliputi :
- Pemisahan fungsi/tugas dan wewenang yang cukup
- Otorisasi transaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai
- Pendokumentasian dan pencatatan yang cukup
- Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan
- Evaluasi secara independen atas kinerja
- Pengendalian terhadap pemrosesan informasi
- Pembatasan akses terhadap sumber daya dan catatan.
28
6. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari
pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan
pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, monitoring untuk
menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku pada perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar
perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk
menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh
pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
7. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan
kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian
intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau
sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat
dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda
peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
2.5.4 Unsur Pengendalian Internal
Unsur pengendalian internal meliputi :
i. Preventive control, merupakan pengendalian pencegahan terhadap
peristiwa yang kurang baik seperti kerugian atau kesalahan yang terjadi.
29
ii. Detective Control, merupakan aktifitas untuk menemukan
kejadian/peristiwa yang kurang baik seperti pemborosan operasional.
iii. Corrective Control, merupakan aktifitas yang dirancang untuk
memperbaiki masalah – masalah yang ditemukan melalui Detective
Control
2.6 Persediaan
2.6.1 Pengertian Persediaan
Menurut Assauri (2004, h169) persediaan adalah suatu aktiva yang
meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam
suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih
ada dalam pengerjaan/proses produksi.
Menurut Standart Akuntansi Keuangan (2004), persediaan adalah aktiva
tersedia untuk di jual dalam kegiatan usaha normal, persediaan meliputi barang
yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup
barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesain yang sedang
diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang digunakan
dalam proses produksi.
Jadi dapat di tarik kesimpulan persediaan adalah aktiva perusahaan yang
meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual kembali.
30
2.6.2 Jenis-jenis persediaan
Mengacu pada Assauri (2004) persediaan yang terdapat dalam
perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari fungsinya dan
dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk. Dilihat dari
fungsinya:
1. Batch Stock atau lot inventory
Adalah persediaan yang muncul karena pembelian atau pembuatan
barang dalam jumlah besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada suatu
waktu tertentu untuk mendapatkan potongan harga pembelian, biaya
pengangkutan yang lebih murah per unit nya dan penghematan dalam biaya-
biaya lain nya yang mungkin di peroleh.
2. Fluctuation Stock
Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Jadi apabila terjadi
fluktuasi permintaan yang sangat besar maka persediaan yang dibutuhkan
sangat besar juga untuk menjaga kemungkinan naik turun nya permintaan
tersebut.
3. Anticipation stock
Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan yang dapat diramalkan yaitu berdasarkan pola musiman yang
terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan
permintaan yang meningkat. Disamping itu dimaksudkan pula untuk
31
menjaga kemungkinan sukarnya di peroleh bahan-bahan sehinggan tidak
mengganggu jalan nya produksi atau menghindari kemacetan produksi.
2.6.3 Metode Pencatatan Persediaan
Mengacu pada Dedhy Sulistiawan dan Yi eke Feliana (2006) terdapat
dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu:
1. Metode Pencatatan periodik
Pada metode ini, nilai persediaan ditentukan secara periodik dalam
kurun waktu tertentu.
Pada metode ini, apabila terjadi pembelian maka jurnal nya adalah
mendebet rekening pembelian dan mengkredit kas atau utang dagang. Jika
terjadi penjualan maka jurnalnya adalah mendebet rekening kas atau piutang
dagang dan mengkredit penjualan. Untuk mengetahui persediaan akhir
dilakukan inventarisasi atau stok opname pada akhir periode.
2. Metode Perpetual
Pada metode ini, nilai persediaan selalu diperbaharui, sehingga
perusahaan bisa mengetahui nilai persediaan dan harga pokok produksi
setiap saat.
Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah
sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di
pembukuan Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan
32
neraca dan laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi
mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.
Dari kedua metode di atas, metode persediaan periodik lebih sederhana
dan lebih mudah penyelengggaraanya bila di bandingkan dengan metode
perpetual. Namun bila di tinjau dari segi ketepatan dan kecepatan informasi
yang dihasilkan, metode persediaan perpetual jauh lebih unggul karena
setiap saat persediaan akhir dapat di ketahui.
2.6.4 Metode Penilaian Persediaan
Mengacu pada Assauri (2004) ada beberapa cara yang dapat digunakan
untuk menilai persediaan, diantaranya dengan :
1. First In First Out (FIFO)
Metode FIFO (First In First Out) pertama kali dikenal dalam akuntansi
keuangan sebagai salah satu metode dalam penilaian persediaan barang.
Harga yang digunakan sebagai dasar dalam menilai persediaan barang dapat
memakai harga lama atau harga baru. Pada metode FIFO, persediaan barang
yang dikeluarkan untuk produksi atau dijual, nilainya didasarkan pada harga
menurut urutan yang pertama masuk. Jadi, untuk penilaian pada persediaan
barang yang tersisa, berarti harganya didasarkan pada harga baru atau harga
menurut urutan yang terakhir.
Metode ini juga mengasumsikan bahwa barang yang terjual karena
pesanan adalah barang yang mereka beli. Oleh karenanya, barang-barang
yang dibeli pertama kali adalah barang-barang pertama yang dijual dan
33
barang-barang sisa di tangan (persediaan akhir) diasumsikan untuk biaya
akhir. Karenanya, untuk penentuan pendapatan, biaya-biaya sebelumnya
dicocokkan dengan pendapatan dan biaya-biaya yang baru digunakan untuk
penilaian laporan neraca.
Metode ini konsisten dengan arus biaya aktual, sejak pemilik barang
dagang mencoba untuk menjual persediaan lama pertama kali. FIFO
merupakan metode yang paling luas digunakan dalam penilaian persediaan.
Metode FIFO seringkali tidak nampak secara langsung pada aliran fisik
dari barang tersebut karena pengambilan barang dari gudang lebih
didasarkan pada pengaturan barangnya. Dengan demikian meode FIFO lebih
nampak pada perhitungan harga pokok barang. Dalam metode FIFO, biaya
yang digunakan untuk membeli barang pertama kali akan dikenali sebagai
Cost of Goods Sold (COGS).
2. Last In First Out (LIFO)
Cara penilaian persediaan berdasarkan atas asumsi bahwa barang yang
telah terjual dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk.
Sehingga persediaan yang masih ada di nilai berdasarkan harga pembelian
barang yang terdahulu. Metode LIFO mengasumsikan bahwa pembelian
terbaru item adalah akan menjadi yang pertama dijual dan sisa persediaan
akhir terdiri item yang pertama kali dibeli. Dengan kata lain, pesanan yang
barangnya dijual adalah kebalikan dari pesanan yang dibeli. Tidak seperti
FIFO, metode LIFO mengkhususkan bahwa biaya persediaan ditangan
(persediaan akhir) ditentukan oleh pekerjaan diawal dari persediaan awal
34
juga pembelian sampai dengan terpenuhinya unit yang diperoleh untuk
memperoleh persediaan akhir, tepat berlawanan dengan metode FIFO.
Kekurangan metode LIFO adalah tidak mewakili fisik aktual dari barang
dalam transaksi usaha, sebagai usaha tidak menunjukkan pembelian
terbarunya. Perusahaan membolehkan metode ini karena ada kesesuaian
antara biaya pembelian terbaru dengan pendapatan saat ini, karena itu,
menjaga pendapatan dari penyimpangan yang besar oleh kenaikan atau
penurunan fluktuasi harga.
3. Rata-rata Tertimbang
Adalah cara penilaian persediaan yang berdasarkan atas harga-harga
dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang diperoleh pada
masing-masing harganya.
Metode rata-rata tertimbang didasarkan pada anggapan bahwa barang
tersedia untuk dijual adalah homogen. Metode ini tidak mudah untuk
menentukan berapa unit yang harus keluar terakhir, dengan demikian
pengalokasian harga perolehan barang yang tersedia untuk dijual dilakukan
atas dasar harga perolehan rata-rata.
2.6.5 Pengawasan Persediaan
Menurut Assauri (2004, h176) Suatu sistem pengawasan persediaan
harus memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut :
• Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat
bahan atau barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu.
35
• Suatu sistem pencatatan dan pemerikasaan atas penerimaan bahan atau
barang.
• Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang.
• Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan, yang
dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia digudang.
• Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalan persediaan secara
langsung.
• Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan,
barang-barang yang telah lama dalam gudang, barang-barang yang sudah
usang dan ketinggalan zaman.
• Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin.
2.6.6 Biaya-biaya dalam persediaan
Mengacu pada Freddy Rangkuti (2004), perhitungan total biaya
persediaan secara keseluruhan dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor pembentuk
biaya seperti :
1. Biaya penyimpanan
Biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan.
Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan
yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi.
Yang termasuk adalah biaya fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya
keusangan, biaya perhitungan fisik, biaya asuransi persediaan, biaya pajak
36
persediaan, biaya pencurian, kerusakan atau perampokan dan biaya-biaya
penanganan.
2. Biaya pemesanan atau pembelian
Biaya-biaya ini meliputi: pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi, upah,
biaya telepon, pengeluaran surat menyurat, biaya pengepakan dan
penimbangan, biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan, biaya pengiriman
ke gudang, dan biaya utang lancar.
3. Biaya penyiapan
Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri
dalam pabrik perusahaan, biaya-biaya tersebut terdiri dari biaya mesin
menggangur, biaya persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadwalan,
biaya ekspedisi.
4. Biaya penghabisan atau kekurangan bahan
Biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya
permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk adalah biaya kehilangan
penjualan, kehilangan pelanggan, biaya pemesanan khusus, biaya ekspedisi,
selisih harga, terganggunya operasi, dan tambahan pengeluaran kegiatan
manajerial.
2.6.7 Titik Pemesanan Kembali (Re-Order Point)
Menurut McLeod (2001, p475) Re-Order Point adalah sebuah
pendekatan reaktif yang menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai
37
tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau atas suatu proses
produksi.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari pengertian Re-Order Point di atas
adalah pemesanan kembali barang bila saldo barang sudah mencapai tingkat
tertentu.
Apabila jangka waktu antara pemesanan barang dengan datangnya
barang tersebut ke gudang berubah-ubah (tenggang waktunya tidak pasti) maka
perlu ditentukan waktu pesanan sampai barang tiba (lead time) yang paling
optimal dipergunakan untuk menentukan titik pemesanan kembali. Karena jika
ada kesalahan dalam melakukan pemesanan barang maka akan menimbulkan
akibat sebagai berikut :
a. Jika barang tersebut sampai lebih cepat dari yang diperkirakan maka akan
mengakibatkan penimbunan persediaan.
b. Jika barang tersebut sampai lebih lambat dari yang diperkirakan maka akan
mengakibatkan habisnya persediaan.
Re-Order Point menjelaskan tentang suatu titik/tingkat persediaan tertentu
dimana perusahaan harus memesan kembali. Jadi pada saat itu jumlah
persediaan yang ada adalah jumlah persediaan yang paling rendah yang telah
ditentukan sebelumnya dan jumlah persediaan yang sekarang tersisa adalah
merupakan cadangan untuk pemesanan barang yang dilakukan.
Rumus:
Re-Order Point (ROP) = (LD x AU) + SS
38
Dimana ROP : Titik pemesanan kembali
LD : Rata-rata waktu penggantian kembali (lead time)
AU : Rata-rata permintaan
SS : Safety Stock
2.7 Flowchart
2.7.1 Definisi Flowchart
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan
dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan
dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses
tertentu.
2.7.2 Simbol-Simbol Flowchart
Simbol Nama Keterangan
Dokumen Digunakan untuk semua jenis dokumen.
yang merupakan formulir untuk merekam
transaksi
Dokumen rangkap Menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya
Berbagai dokumen Menggambarkan berbagai jenis dokumen
yang digabungkan bcrsama dalam satu paket
Catatan Menggambarkan caiatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data vang direkam
13 A
39
sebelumnya di dalam dokumen
Penghubung pada
halaman yang sama
Menggambarkan alir dokumen dibuat
mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri
kekanan. Simbol penghubung yang
memungkinkan aliran dokumen berhenti di
suatu lokasi pada halaman tertentu dan
kembali berjalan pada halaman yang sama.
Penghubung pada
halaman yang
berbeda
Untuk menggambarkan bagan alir dokumen
suatu sistem diperlukan lebih dari satu
halaman.
Kegiatan manual Untuk menggambarkan kegiatan manual
seperti : menerima order, mengisi
formulir,membandingkan dll
Keterangan/komentar Untuk menambahkan komentar agar pesan
yang disampaikan lebih jelas
Arsip sementara Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
yang dokumennya akan diambil kembali dari
arsip tersebut.
Arsip permanent Menunjukkan tempat penyimpanan
dokumen secara permanen yang tidak akan
diproses lagi
40
On-line computer
process
Menggambarkan pengolahan komputer secara
on-line
Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam
komputer melalui on-line terminal
Pita magnetic Menggambarkan arsip komputer yang
berbentuk pita magnetik
On-line storage Menggambarkan arsip komputer yang
berbentuk on-line (di dalam memori komputer)
Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat
dalam proses pengolahan data. Keputusan
yang dibuat ditulis dalam simbol |
Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data
Persimpangan garis
alir
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk
menunjukkan arah masing-masing garis, salah
satu garis dibuat melengkung
Pertemuan garis alir
Digunakan jika dua garis alir bertemu dan
salah satu garis mengikuti garis lainnya
Ya
41
Mulai/berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem
akuntansi
Masuk ke sistem Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk
ke dalam alir sistem
Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem)
keluar dari sistem
Dari pemasok
Ke sistem penjualan