Panduan Penggunaan Aplikasi Expedisi versi 2016 Klik icon ... · Laporan Expedisi 6. Laporan...

1

©opyright 2016 by JNC Computer, Legenda wisata-Bogor, licency to PT. Rezeki Kapuas Prima

Panduan Penggunaan Aplikasi Expedisi versi 2016

dan dokumentasi program

Klik icon Expedisi 2 kali , maka akan tampil username dan password untuk

masuk ke program aplikasi itu.

Nama Login : admin

Password : *

Kemudian tekan tombol Oke, maka akan muncul Menu Utama Aplikasi.

2


Pengenalan / overview tampilan Program Aplikasi :

Menu bar

Menu bar paling atas menampilkan nama program Aplikasi EXP2016, pada menu

bar berikutnya terdapat tampilan Menu Utama yaitu :

“DATABASE TRANSAKSI LAPORAN OTHER”

Pada menu bar berikutnya adalah versi program aplikasi update

Shortcut Menu

Shortcut menu adalah menu icon-icon yang sering dipergunakan oleh user, secara

garis besar Shortcut tersebut dibagi ke dalam kelompok-kelompok sbb :

1. Tabel Expedisi

2. Transaksi Expedisi

3. Tabel General Ledger/keuangan

4. Utility aplikasi

5. Laporan Expedisi

6. Laporan General Ledger/keuangan

Tabel Expedisi.

adalah master data untuk menunjang aplikasi Expedisi, yang mana Expedisi

diperlukan kelengkapan data sebelum memulai transaksi.

yaitu: Master Mobil, Customer/pelanggan, jenis-jenis biaya dan table Ritase

Untuk memahami secara detail attribute master data tersebut, mari kita lihat

dibawah ini.

3


Master data Mobil

Klik 2x pada icon master Mobil, maka informasi yang dihasilkan sebagai berikut :

Perhatikan point-point penting yang harus ada di master mobil adalah No.Polisi,

Nama Supir, No.HP, Merk Mobil, Type Kendaraan, No.Rangka, No Mesin, Tahun.

Untuk maintenance master Mobil, di sediakan sub menu dibawahnya :

Tambah adalah untuk menambah data mobil baru

Revisi adalah untuk memperbaiki data yang sudah ada

Cari adalah mencari berdasarkan kode No.Polisi

Cetak adalah mencetak semua mobil yang sudah diinput

Exit adalah keluar dari screen table mobil

4


Klik icon Tambah, maka akan muncul screen tambah data mobil yang masih kosong

Masukkan data No.plat Mobil, jika no.plat sudah ada akan ditolak oleh system.

Lengkapilah data yang lainnya.

Kecuali „Gaji supir‟ dikosongkan saja, karena ada perhitungan tersendiri untuk gaji

supir, akan dibahas nanti.

Setelah semuanya benar, tekan tombol Simpan yang berarti akan masuk ke

database Mobil. Jika tidak jadi simpan anda tekan tombol Batal.

5


Klik icon Revisi, jika terjadi adanya kesalahan input data mobil, kecuali No.Polisi

tidak bisa dikoreksi, kenapa ?

karena No.Polisi adalah kode Unix, jika anda mau menghapusnya ada menu

tersendiri untuk menghapus dengan catatan No.Polisi tersebut belum pernah

dipakai di Transaksi (pendapatan & biaya).

Jika sudah selesai koreksi, anda tekan tombol Simpan untuk memastikan

perubahannya akan masuk ke database Mobil.

6


Klik icon Cari, jika kode plat mobil yang mau dicari anda hafal.

Jika anda tidak yakin kode No.Polisi dan ingin membatalkan, maka anda tekan

keyboard „ESC‟, maka akan ada pesan sbb :

Jawab dengan Yes, berarti batal pencarian.

Klik icon Cetak untuk menampilkan semua database mobil ke layar / printer.

dengan catatan printer sudah terpasang dengan computer anda.

Disini diberikan 2 pilihan untuk menampilkan database mobil ke : Preview (layar

computer / printer ).

7


Saya ambil contoh ke Preview, maka tampilan hasil printout nya seperti dibawah ini

Ketika muncul tampilan seperti diatas, untuk melihat secara melebar, anda klik

tanda kotak di pojok kanan atas. (maximize)

Jika data mobil banyak, maka tampilan bisa di display dalam beberapa halaman.

Lihat fungsi menu report :

Lihat page, Zoom, exit dan print

8


Master data Customer

Klik 2 x icon customer, maka akan tampil screen sebagai berikut :

Data customer adalah data pelanggan yang akan kita tagih pada saat

menggunakan jasa sewa mobil.

Item-item data customer terdiri dari : Kode Customer, nama Customer, alamat,

TOP (term of payment)

yang dimaksud TOP adalah jika ada pelanggan yang payment nya menggunakan

system kredit (7 hari, 14 hari, 1 bulan dst nya).

9


Ikon tambah Customer, untuk menambah data customer baru.

Masukkan kode customer yang unix, yang belum pernah ada dan kelengkapan data

alamat, kota , telepon, kontak person dan email.

Jika sudah tidak ada yang dimasukkan lagi, maka tekan tombol simpan atau tekan

tombol batal jika tidak akan menambah.

10


Ikon Revisi customer adalah jika ada koreksi dari data customer yang telah

dimasukkan, dengan catatan untuk kode customer tidak bisa di koreksi.

Jika terpaksa kode customer itu tidak dipakai, maka tekan tombol Delete untuk

menghapus customer itu dari database.

Jika koreksi sudah dilakukan, maka tombol simpan untuk memasukkan ke dalam

database customer atau tombol batal untuk mengagalkan penyimpanan.

Tombol cari untuk mencari customer jika data customer sudah terlalu banyak,

maka tombol Cari sangat diperlukan untuk mempercepat.

11


Tombol delete didalam customer adalah untuk menghilangkan data customer

secara fix. Caranya anda arahkan pointer ke record data customer yang akan

dihapus, kemudian tekan tombol Delete tersebut.

Master data Biaya-biaya

Klick icon Tabel biaya 2 x untuk memaintenance Tabel Biaya. Maka akan tampak

screen sebagai berikut :

Dalam tampilan daftar biaya-biaya dapat dijelaskan sebagi berikut :

Kode #, Nama Jenis Biaya, Jumlah dan keterangan

Misalnya kode = 07 Surat KIR Rp. 41,000,- yang akan di anggarkan setiap

bulannya.

12


Tombol tambah adalah untuk menambahkan jenis biaya yang lainnya.

Kode biaya tentu saja tidak boleh double input dan system akan menvalidasi.

Jika sudah semua lengkap, maka tekan tombol Simpan atau tombol batal.

13


Tombol Revisi adalah untuk memperbaiki data jenis biaya

Jika sudah benar, maka tekan tombol simpan atau sebaliknya.

Tombol delete biaya adalah untuk menghilangkan data biaya secara permanen

Master data Ritase

Yang dimaksud master data Ritase adalah Tabel konversi rate / rute perjalanan

mobil yang ditentukan oleh area tujuan lokasi pengiriman.

Konsepnya adalah one to many (dari 1 lokasi tertentu dapat dikirim ke beberapa

area tujuan pengiriman, yang sangat menentukan ke konversi rate karena jarak

tempuh dan muatan nya bisa dikategori kan dump biasa / full dump.

14


Mari kita lihat dibawah ini untuk memperjelas persepsi :

Menu header atas menunjukan area Lokasi asal.

Menu detail dibawah menunjukan area tujuan pengiriman

Menu header di support oleh sub menu sbb :

Tambah = untuk menambah line baru untuk Lokasi,

Hapus= untuk menghapus Lokasi dan Cetak=untuk printout all Lokasi dan detail

pengiriman.

Untuk Print Out Lokasi dan Address pengiriman, terlihat dibawah ini :

15


Dan hasil print out nya adalah sebagai berikut :

Menu Detail di support oleh sub menu sbb :

Tambah adalah menambah baris detail rate / hapus adalah menghapus baris /

simpan untuk menyimpan baris.

Caranya Input Ritase adalah dengan konsep One to Many :

Tentukan terlebih dahulu kode Lokasi yang mau ditambahkan dengan menghighligt baris lokasi,

kemudian Tekan tombol Bawah di detail ritase untuk menambahkan alamat tujuan baru, setelah itu

simpan.

16


Lihat tanda panah :

Tanda panah hitam, menunjukan untuk tambah di baris kosong

Tanda panah biru, menunjukan dari Induk nya diatas mempunyai beberapa detail tarif

Demikianlah Master table Expedisi, dimana bisa disimpulkan sebagai berikut :

1. Bahwa untuk setiap input table master, akan selalu ada tombol yang sama yaitu : Tambah,

Revisi, hapus, simpan dan keluar atau tombol delete jika diperlukan.

2. Cara menggunakan tombol nya sama, hanya yang membedakannya adalah object didalam

table yang sedang diakses.

17


Transaksi expedisi.

adalah segala kegiatan aplikasi Expedisi, pengiriman barang, mobil yang

dipergunakan, perhitungan shipment / route dan customer yang dituju.

Dalam hal ini Transaksi Expedisi terbagi menjadi 2 bagian besar yaitu :

1. Transaksi Pendapatan

2. Transaksi Biaya

Untuk memahami secara detail attribute transaksi tersebut, mari kita lihat

spesifikasi dibawah ini.

Transaksi Pendapatan Mobil

Keterangan header

S kode Transaksi

No.bukti No Urut transaksi

Tanggal tanggal transaksi

Cust # kode pelanggan

Customer nama pelanggan

Total qty total qty

Total Rupiah total sewa

Zona kode rute pengiriman

Alamat alamat pengiriman barang

Lokasi Lokasi pengiriman dari

Keterangan isi muatan kirim

18


Keterangan detail

No.Polisi no plat mobil

Keterangan jenis mobil

Qty quantum sewa

Tarif sewa biaya sewa pemakaian mobil

Jumlah tariff * qty

Gaji supir biaya gaji yang dihitung dari rumusan rate

Panduan Penggunaan Aplikasi Expedisi versi 2016 Klik icon ... · Laporan Expedisi 6. Laporan...

Documents

Transcript of Panduan Penggunaan Aplikasi Expedisi versi 2016 Klik icon ... · Laporan Expedisi 6. Laporan...