BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00538-si bab...

50

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah PT. Tresnamuda Sejati

PT.Tresnamuda Sejati adalah sebuah perusahaan nasional yang didirikan

pada bulan Januari 1986 di Jakarta, bertindak sebagai agen dari Thong Soon

Lines Singapore, mengembangkan kapal-kapal feeder container dari Jakarta dan

Singapura secara rutin setiap minggu. Pada tahun 1989 PT.Tresnamuda Sejati

membuka kantor cabang Surabaya untuk melayani kapal-kapal feeder Thong

Soon Lines dengan trayek yang baru setiap minggu Jakarta / Surabaya ke

Singapura. Thong Soon Lines disamping trayek tersebut juga melayani muatan

COC (Carrier On Container) ke Asia Tenggara seperti Singapura, Bangkok,

Malaysia Barat dan Malaysia Timur, Brunai, Kamboja, India dan Papua New

Guinea.

Pada tahun 1993 sampai tahun 1996 dengan dukungan dari Wan Hai

Lines, PT.Tresnamuda Sejati mengembangkan pelayanannya ke pelabuhan lain

di Indonesia seperti: Semarang, Makassar, Banjarmasin dan Panjang – Bandar

Lampung. Saat ini Wan Hai Lines menetapkan 10 unit kapal langsung dari

pelabuhan Jakarta, Semarang dan Surabaya ke Hongkong, Taiwan dan pelabuhan

Jepang dengan 2 (dua) unit kapal setiap minggu yang dinamakan trayek Kanto

51

Java & trayek Java Super (dengan masing-masing kapasitas muat 1200 teus =

1200 kontainer 40 feet).

PT. Tresnamuda Sejati juga mendirikan perusahaan pelayaran lainnya

yaitu PT.Samudera Daka Lines untuk melayani keagenan kapal dan angkutan

umum dalam negeri. PT.Tresnamuda Sejati mengharapkan dapat berkembang

serta berkelanjutan dari tahun ke tahun dan merencanakan dapat memiliki

cabang-cabang diseluruh pelabuhan Indonesia untuk menunjang kebutuhan pasar

impor dan ekspor Indonesia.

3.2 Visi dan Misi PT. Tresnamuda Sejati

a. Visi Perusahaan

Visi perusahaan adalah dengan pengalaman dan keinginan yang

kuat untuk maju, manajemen percaya bahwa perusahaan pelayaran

PT.Tresnamuda Sejati akan menjadi pemimpin dalam bidang pelayaran di

perairan Indonesia.

b. Misi Perusahaan

Misi perusahaan adalah mendirikan kantor-kantor cabang di

seluruh pelabuhan Indonesia untuk melayani barang-barang ekspor dan

impor dalam menghadapi era globalisasi.

52

3.1 Struktur Organisasi PT. Tresnamuda Sejati

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tresnamuda Sejati

MANAJER OPERASI

MANAJER IT

GENERAL MANAJER

KEUANGAN

GENERAL MANAJER OPERASI

DIREKTUR KEUANGAN & ACCOUNTING

DIREKTUR OPERASIONAL &

KOMERSIAL DIREKTUR ARMADA

QMR / DPA

DIREKTUR UTAMA

MANAJER LEGAL & CLAIM

MANAJER MARKETING

MANAJER EXPORT

MANAJER ACCCOUNTING

MANAJER KEUANGAN

MANAJER PURCHASING

MANAJER PERS & UMUM

Kb

M A R K E T I N G

GENERAL MANAJER ARMADA

KEPALA CABANG

Kb

E X P O R T

Kb P E R S O N A L I A

Kb

U M U M

Kb

C U S T & S E R V I S

Kb I M P O R T

Kb

A D M I N & U M U M

Kb

T R A F F I C

Kb

T E C H & N E T W K

Kb

A P P D S G & S Y D

Kb

Op & K A P A L

Kb

E Q U I P M E N T

Kb

L E G A L

Kb P U R C H A S I N G

Kb

D I S B U R S M E N T

Kb F I N A N C E

Kb

K A S I R

Kb

A U D I T

Kb

A C C O U N T I N G

Kb

C L A I M

Kb P E R S.

L A U T

Kb

N A U T I K

Kb

T E K N I K

Staf Pers

Staf teknik

Staf nautik

Super intendent

Staf Personalia

laut Staf

umum Staf

Mrktg Staf C&S

Staf Claim

Staf Purch

Staf Disb

Staf Legal

Staf Imp

Staf Acc

Staf T&N

Staf Eqp

Staf Op&K

Staf AD& SD

Staf Exp

Staf Audit

Staf Kasir

Staf Finc

Staf Trfc

Staf Adm

MANAJER ARMADA

KAPAL - KAPAL

MANAJER IMPORT

53

3.4 Pembagian Tugas dan Wewenang

1. Direktur Utama

Bertanggung jawab atas :

a. Mutu perusahaan, termasuk sistem manajemen keselamatan dan

perlindungan lingkungan secara menyeluruh.

b. Menyediakan sumber daya dan sarana / prasarana yang diperlukan untuk

pelaksanaan sistem manajemen mutu, keselamatan dan perlindungan

lingkungan.

c. Memonitor dan mengevaluasi perkembangan bisnis usaha, baik kondisi

saat ini maupun mendatang dalam rangka pengembangan usaha.

d. Mengadakan pertemuan dengan para manajer, kepala bagian dan staf

serta mengambil tindakan atas saran mereka untuk kemajuan operasi

secara menyeluruh.

e. Memperkenalkan kebijaksanaan dan prosedur yang akan meningkatkan

usaha dan pelayanan jasa perusahaan kepada semua pelanggan.

f. Memimpin rapat tinjauan manajemen.

2. QMR / DPA

Bertanggung jawab kepada direktur utama dalam hal :

a. Implementasi dan mempertahankan sistem manajemen mutu keselamatan

dan perlindungan lingkungan perusahaan yang efektif.

b. Mengkoordinir dan mengendalikan dokumen sistem manajemen mutu,

keselamatan dan perlindungan lingkungan perusahaan.

c. Mengkoordinir pelaksanaan internal audit.

54

d. Menyelidiki ketidaksesuaian / non-conformances yang dilaporkan

bersama dengan manajer / asisten manajer terkait.

e. Memastikan bahwa semua manajer dan operator benar-benar menguasai

sistem manajemen mutu, keselamatan dan perlindungan lingkungan

perusahaan.

f. Mengkoordinasikan dilakukannya internal dan eksternal audit secara

periodik dan berhubungan dengan eksternal auditor.

g. Membuat program dan mengadakan pertemuan pengkajian sistem

(management review meeting) dan membuat catatannya.

h. Melakukan koordinasi dengan personil terkait mengenai persoalan yang

rutin mengenai sistem manajemen mutu, keselamatan dan perlindungan

lingkungan.

i. Mengidentifikasi persyaratan pelatihan yang berkenaan dengan operator/

personil yang terlibat dengan sistem manajemen mutu, keselamatan dan

perlindungan lingkungan.

j. Memastikan bahwa sumber daya cukup dan dukungan darat dikerahkan,

seperti yang dipersyaratkan.

Wewenang

a. Mengambil segala tindakan yang berhubungan dengan aspek mutu,

keselamatan, pencegahan pencemaran sesuai kebijaksanaan perusahaan.

55

3. Direktur Armada

Bertanggung jawab kepada Direktur Utama dalam hal:

a. Menjamin bahwa kebijakan perusahaan dan sistem manajemen mutu,

keselamatan dan perlindungan lingkungan perusahaan,

diimplemantasikan dan dipelihara pada semua level organisasi.

b. Mengkoordinasikan pelaksaan perawatan kapal, penerimaan awak kapal.

c. Mengesahkan spesifikasi pekerjaan docking.

d. Mengkoordinasikan administrasi pengawakan kapal dan pelaksanaan

penilaian kinerja nahkoda dan awak kapal.

e. Memimpin, mengkoordinasikan administrasi dan mengawasi kerja

manajer, kepala bagian, staf pada departemen armada dan para nahkoda

kapal.

f. Menghadiri undangan, rapat-rapat yang diselenggarakan oleh dewan

pimpinan pusat Indonesian National Shipowners Association (INSA) baik

atas nama perusahaan ataupun atas nama organisasi.

Wewenang

a. Memutuskan untuk menggunakan biaya diluar dugaan, dengan batasan

maksimum Rp. 50.000.000 (untuk setiap kejadian) seperti yang telah

disepakati dengan direktur utama untuk menghindari kemungkinan yang

lebih besar.

b. Memutuskan semua hal yang berhubungan dengan aktifitas teknik

perawatan kapal dan pengawakan.

56

c. Bertindak mewakili direktur utama dengan berkoordinasi dengan direktur

lainnya jika direktur utama tidak dihubungi sama sekali dengan level

wewenang sebagaimana dan telah disetujui direktur utama berdasarkan

kasus per kasus.

d. Member otorasi untuk persetujuan permintaan rutin kapal dalam batas-

batas wajar sebagaimana telah dideleggasikan oleh direktur utama.

e. Menghadiri rapat intern departemen.

f. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

g. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

4. General Manajer Armada

Bertanggung jawab kepada direktur armada dalam hal:

a. Membantu QMR/DPA untuk implementasi sistem manajemen mutu,

keselamatan dan perlindungan lingkungan dan menangani semua

kebutuhan armada di darat dan di kapal.

b. Memonitor pengoperasian seluruh armada kapal apakah telah

dilaksanakan secara efisien dan optimal.

c. Mengendalikan kebutuhan rutin kapal, meliputi persediaan bahan bakar

minyak (BBM), minyak pelumas, hydraulic oil, bahan makanan dan air

tawar guna mencukupi kebutuhan kapal dan memesannya bila diperlukan.

d. Menjamin pengoperasian kapal secara aman dan bebas dari pencemaran.

e. Melakukan seleksi, pemilihan dan evaluasi kontraktor, sub-kontraktor

yang berhubungan dengan departemen armada.

57

f. Merencanakan, mengontrol dan menganalisa anggaran departemen

armada.

g. Berkoordinasi dengan departemen operasi dalam hal kelancaran

operasional kapal-kapal.

h. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemeliharaan kapal-kapal dilakukan

sesuai jadwal PMS (Planed Maintanance System).

i. Memonitor dan menilai hhasil kerja manajer, kepala bagian, staf pada

departemen armada.

j. Memonitor dan menilai hasil kerja manajer, kepala bagian, staf pada

departemen armada.

k. Melakukan seleksi terhadap penerimaan awak kapal yang baru.

l. Menjamin bahwa kecelakaan dan kejadian berbahaya dilaporkan .

m. Memberikan respons dan dukungan kepada kapal dalam situasi darurat.

n. Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang diinstruksikan oleh direktur

armada.

o. Mengawasi biaya pengeluaran seefisien mungkin.

p. Mengkoordinir rapat intern departemen.

q. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

r. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

Wewenang:

a. Bertindak mewakili direktur armada dan berkoordinasi dengan direktur

lainnya jika direktur armada tidak dapat dihubungi sama sekali dengan

58

level wewenang sebagaimana yang didelegasikan dan telah disetujui oleh

direktur armada berdasarkan kasus per kasus.

5. Manajer Armada

Bertanggung jawab kepada general manager armada atas segala tugas

yang dipercayakan oleh general manajer armada :

a. Sebagai koordinator dilakukannya familiarisasi, sosialisasi dan pelatihan

safety management system.

b. Mengkoordinir tugas-tugas kepala bagian

c. Berkoordinasi dengan manajer purchasing untuk pengadaan barang

permintaan kapal pada umumnya.

d. Mengkoordinir/memimpin rapat intern departemen armada berkoordinasi

dengan general manajer armada.

e. Mengawasi biaya pengeluaran seefisien mungkin.

f. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

g. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

6. Kepala Bagian Personalia Laut

Bertanggung jawab kepada manajer armada dalam hal :

a. Penanganan secara keseluruhan yang berkaitan dengan penerimaan

personil awak kapal serta menjamin bahwa kapal dijalankan oleh pelaut

yang berpengalaman, mempunyai sertifikat dan berbadan sehat sejalan

dengan persyaratan nasional dan internasional.

59

b. Menjamin bahwa personil awak kapal yang ditempatkan disetiap kapal

telah melalui tahap familiarisasi dan mampu menjabat diposisinya.

c. Mengendalikan dan melakukan proses sign on dan sign off awak kapal.

d. Melaporkan posisi terakhir personil awak kapal disetiap kapal dan

mengelola dokumentasinya.

e. Verifikasi pembayaran gaji, lembur awak kapal.

f. Melakukan evaluasi kinerja awak kapal.

g. Mengkoordinir pelaksanaan pelatihan terhadap personil baru atau yang di

sign on di suatu kapal, termasuk mengelola dokumentasinya.

h. Memonitor semua perundang-undangan bertalian dengan pengawakan

kapal. Menghimpun sumber tenaga pelaut dan bekerja sama dengan

organisasi profesi pelaut (KPI) dan departemen tenaga kerja Republik

Indonesia.

i. Mengatur dan mengontrol kerja, lembur, libur dan cuti tahunan awak

kapal.

j. Menghadiri rapat intern departemen.

7. Kepala Bagian Nautika


a. Mengendalikan dan memonitor kelengkapan peralatan navigasi dan

keselamatan yang ada di kapal berdasarkan persyaratan yang berlaku.

b. Memberikan panduan tentang penggunaan alat kesempatan,

penanggulangan keadaan bahaya dan pencegahan pencemaran kepada

para awak kapal.

60

c. Menyimpan dan mengendalikan dokumen kapal, meliputi surat-surat ijin,

sertifikat dan laporan survei/inspeksi.

d. Mengendalikan dan memenuhi kebutuhan dokumen dan publikasi nautis

yang diperlukan kapal, meliputi dokumen sistem manajemen mutu,

keselamatan dan perlindungan lingkungan, surat izin, sertifikat, peta-peta,

BPI/NTM, buku navigasi.

e. Memeriksa Deck Abstract Log, Journal/Deck Log Book, Radar Log,

Chronometer Log secara teratur dan berkelanjutan.

f. Menyiapkan dan memeriksa spesifikasi pekerjaan docking.

g. Membantu dalam membuat laporan kecelakaan kapal (LKK) apabila

diperlukan nahkoda, berita acara, marine note of protest dan berhubungan

dengan instansi terkait sehubungan dengan hal tersebut.

h. Membuat pemberitahuan penempatan kapal dalam trayek liner angkutan

laut dalam negeri atau pemberitahuan pengoperasian kapal tramper

angkutan laut dalam negeri dan laporan realisasi perjalanan kapal (voyage

report) setiap kapal yang dimiliki atau kapal yang dioperasikan

perusahaan ke direktur jenderal perhubungan laut.

i. Berhubungan dengan instansi terkait dalam rangka pengurusan dokumen

dan sertifikat kelaik lautan kapal.

j. Mengumpulkan dan menyebarkan ke kapal data nautis untuk keselamatan

trayek pelayaran, cara pencegahan pencemaran lingkungan hidup di laut

serta peraturan-peraturan pemerintah yang terkait termasuk

perubahannya.

61

k. Melakukan komunikasi/memonitor posisi kapal (noon position) setiap

hari pada saat kapal dalam pelayarannya di laut.

l. Menghadiri rapat intern departemen.

8. Kepala Bagian Teknika


a. Menjamin bahwa kapal-kapal dioperasikan dengan efisien/optimal dan

mempertahankan kondisi kapal sesuai peraturan dari klasifikasi dan

statutoria.

b. Memonitor jadwal pemeliharaan kapal.

c. Berhubungan dengan biro klasifikasi, inspektor dan pihak luar lainnya

dalam rangka pemeliharaan kapal.

d. Menyiapkan dan memeriksa spesifikasi pekerjaan docking.

e. Memeriksa laporan pemeliharaan kapal, Engine Abstract Log,

Journal/Engine Log Book.

f. Mengontrol pemakaian suku cadang (spare part), bahan bakar minyak

(BBM), minyak pelumas dan perlengkapannya.

g. Melakukan seleksi terhadap penerimaan awak kapal bagian mesin, para

perwira mesin, KKM yang baru.

h. Menghadiri rapat intern departemen.

62

9. Superintendent

Bertanggung jawab kepada kepala bagian nautika dan teknika dalam hal :

a. Memeriksa kondisi pemeliharaan kapal, meliputi bidang teknik (lambung

dan permesinan), nautis (peralatan keselamatan dan navigasi).

b. Melakukan kunjungan ke kapal secara periodik 6 (enam) bulan untuk

pemeriksaan nautis, teknis dan melaporkan hasilnya.

c. Mengendalikan pelaksanaan perbaikan kapal sesuai permintaan kapal.

d. Mengendalikan dan melakukan pemeliharaan kapal sesuai dengan PMS

(planed maintenance system).

e. Mengawasi pengisian bahan bakar minyak (BBM) apabila pengisian di

home base.

f. Mengendalikan, mengawasi dan memeriksa spesifikasi pekerjaan

docking.

g. Berkoordinasi dengan unit kerja lainnya dalam hal operasional kapal.

h. Memeriksa kebenaran permintaan kapal yang berkaitan dengan aspek

nautis, ke kapal, termasuk pengiriman barang dari kantor ke kapal,

termasuk pengiriman barang ke kapal tersebut.

i. Melaksanakan tugas/perintah yang lain dari atasan.


63

10. Direktur Operasi dan Komersial



keselamatan dan perlindungan lingkungan dipahami, diimplementasikan

dan dipelihara pada semua level organisasi.

b. Melaksanakan kebijakan dalam mengelola perusahaan sebagai tugas yang

telah ditetapkan oleh pemegang saham, pemilik, dewan komisaris.

c. Mengkoordinasikan penanganan container, mulai dari pemasaran,

kontrak pengapalan container, memonitor jumlah container, keagenan

kapal.

d. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengawasi kerja para manajer,

kepala-kepala bagian dan staf dibawah koordinasi direktur operasi dan

komersial.

e. Berkoordinasi dengan QMR/DPA dalam rangka memantapkan sistem

manajemen mutu, keselamatan dan perlindungan lingkungan sebagai

komitmen, jaminan, kedisiplinan dan kesungguhan menerapkan standar

keselamatan.

f. Merencanakan, mengontrol dan menganalisa anggaran operasional kapal

g. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

h. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

64

Wewenang

a. Menghentikan operasi yang berhubungan dengan kapal untuk

menghindari kemungkinan kehilangan yang lebih besar.

b. Memutuskan untuk menggunakan biaya diluar dugaan, dengan batasan

maksimum Rp. 100.000.000 (untuk setiap kejadian) seperti yang

disepakati dengan direktur utama untuk menghindari kehilangan yang

lebih besar.

c. Memutuskan semua hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional

rutin kapal.

d. Bertindak mewakili direktur utama dengan berkoordinasi dengan direktur

lainnya. Jika direktur tidak dapat dihubungi sama sekali dengan level

wewenang sebagaimana dan telah disetujui direktur utama berdasarkan

kasus / kasus.

e. Melakukan negosiasi dan kerja sama dengan pihak pelanggan.

f. Mengesahkan pembayaran invoice.

g. Menyetujui dan menandatangani perjanjian sewa menyewa kapal.

11. General Manajer Operasi

Bertanggung jawab kepada direktur operasi dan komersial dalam hal :

a. Melaksanakan kebijakan perusahaan dan sistem manajemen mutu,

keselamatan dan perlindungan lingkungan.

b. Mengkoordinir pelaksanaan tugas para manajer, kepala-kepala bagian

dibawah koordinasi departemen operasi.

65

c. Mewakili direktur operasi dan komersial dalam hal ditugaskan, baik

internal maupun eksternal.

Rincian pekerjaan

a. Mengawasi dan melakukan evaluasi kegiatan.

b. Memberikan masukan kepada dewan direksi khusus permasalahan yang

dihadapi departemen operasi.

c. Membantu QMR/DPA untuk implementasi sistem manajemen mutu,


d. Mengkoordinir dan mengatur keagenan kapal, mulai dari memilih agen,

sub-agen, melakukan negosiasi biaya, menginstruksikan pekerjaan agen,

sub-agen hingga mengevaluasi kinerja agen, sub-agen.

e. Mengkoordinir operasional kapal-kapal keagenan termasuk pengurusan

administrasi yang menyangkut pemberitahuan keagenan kapal asing

(PKKA), termasuk kapal-kapal yang dioperasikan/dicharter ke direktur

jenderal perhubungan laut.

f. Menyusun dan menyampaikan laporan kegiatan operasional kapal milik

dan kapal keagenan secara periodik kepada dewan direksi.

g. Membuat laporan tahunan perusahaan ke direktur jendral perhubungan

laut.

h. Mengawasi biaya pengeluaran seefisien mungkin.

i. Mengkoordinir dan memimpin rapat intern departemen.

j. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

k. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

66

12. Manajer Operasi Kapal

Bertanggung jawab kepada general manajer operasi dalam hal :


keselamatan dan perlindungan.

b. Berkoordinasi dengan manajer lininya dalam hal kelancaran operasional

kapal-kapal, mengendalikan penanganan container dan berkoordinasi

dengan perusahaan bongkar muat, terminal operator mulai dari

penerimaan, penempatan, memonitor jumlah dan penyerahan container.

c. Mengkoordinasikan jadwal dan trayek pelayaran kapal dan memastikan

komunikasi dengan kapal berjalan dengan baik, mengetahui posisi kapal

serta berkoordinasi dengan unit kerja yang terkait.

d. Melaksanakan penyandaran dan pemberangkatan kapal sesuai

penjadwalannya, apabila diprediksi akan terjadi keterlambatan kapal

sampai dengan 12 (dua belas jam) atau lebih harus segera memberikan

laporan kepada direktur operasi dan komersial dan ditindak lanjuti

dengan penanganan secara serius.

e. Memberikan respon dan dukungan kepada kapal dalam situasi darurat di

pelabuhan.

f. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan departemen operasi,

mengawasi perusahaan dalam menghadiri rapat-rapat dengan instansi

terkait.

g. Mengawasi biaya pengeluaran seefisien mungkin.

h. Mengkoordinir rapat intern department.

i. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

67

j. Menghadiri rapat tinjauan manajerial

13. Manajer Operasi Terminal

Bertanggung jawab kepada general manajer operasi dan berkoordinasi

kepada manajer lainnya dalam hal sebagai berikut :



b. Membuat perencanaan untuk pelaksanaan bongkar dan muat kapal-kapal

milik maupun keagenan.

c. Membuat stowage plan dan berkoordinasi dengan mualim I, nahkoda

serta terminal operator dalam pelaksanaan tugas baik untuk kapal milik

maupun kapal keagenan.

d. Memonitor pembuatan dokumen, ship berthing plan, loading list, voyage

estimate report, pre arrival report, departure report dan operation

report. Untuk kapal-kapal milik dan kapal keagenan pada setiap aktifitas

dan mendistribusikan kepada yang terkait.

e. Memonitor pembuatan laporan bulanan kegiatan bongkar / muat dan

kunjungan kapal.

f. Menangani semua tugas dan tanggung jawab general manager operasi

apabila berhalangan.

g. Membimbing dan mengawasi semua tugas staf internal departemen.


i. Menghadiri rapat intern departemen.


68

k. Meghadiri rapat tinjauan manajemen.

14. Kepala Bagian Operasi Kapal Keagenan

Bertanggung jawab kepada manajer operasi terminal dalam hal :

a. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan operasional bongkar/muat

kapal-kapal keagenan.

b. Membantu manajer operasi terminal dalam menyiapkan dokumen

pendukung untuk kegiatan operasional kapal keagenan seperti : pre

stowage/profile muat, bayplan bongkar/muat dan dokumen pendukung

lainnya ke pihak terminal operator pelabuhan atau ke pihak terkait

lainnya.

c. Berkoordinasi dengan terminal operator dan mualim I dalam pembuatan

stowage plan muat dan pelaksanaan kegiatan bongkar/muat kapal.

d. Mengatur dan memonitor staf operasi dalam pelaksanaan kegiatan

operasional kapal sejak kapal tiba, sandar sampai kapal berangkat.

e. Melaksanakan pembuatan dokumen : ship berthing plan, loading list, pre

arrival report, arrival report, departure report dan operation report

untuk kapal-kapal keagenan pada setiap aktifitas dan

mendistribusikannya kepada yang terkait.

f. Membantu pembuatan laporan bulanan kegiatan kunjungan kapal,

bongkar/muat kapal-kapal keagenan.

g. Melaporkan hal-hal yang bersifat darurat (emergency) kepada manajer

operasi terminal atau kepada general manajer operasi.

69

h. Apabila manajer operasi terminal dan atau manajer operasi kapal

berhalangan hadir atau sulit dihubungi maka laporan tersebut

disampaikan kepada general manajer operasi.

i. Membimbing dan mengawasi petugas operasi kapal atau petugas lainnya

yang berada diatas kapal.


15. Kepala Bagian Operasi Kapal Milik

Bertanggung jawab kepada manajer operasi terminal dan berkoordinasi

dengan manajer operasi kapal dalam hal sebagai berikut :

a. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan operasional bongkar / muat

kapal-kapal lokal / milik.

b. Membantu manajer operasi terminal dalam menyiapkan dokumen

pendukung untuk kegiatan operasional kapal milik seperti : pre stowage /

profile muat, bayplan bongkar / muat dan dokumen pendukung lainnya

ke pihak terminal operator pelabuhan atau ke pihak terkait lainnya.

c. Berkoordinasi dengan pihak terminal operator pelabuhan dan mualim I

dalam pembuatan stowage plan muat dan kegiatan pelaksanaan bongkar /

muat kapal.

d. Mengatur dan memonitor staf operasi dalam pelaksanaan kegiatan

operasional kapal sejak kapal tiba, sandar sampai kapal berangkat.

e. Melaksanakan pembuatan dokumen : ship berthing plan, loading list, pre

arrival report, arrival report, departure report dan operation report

70

untuk kapal-kapal lokal/milik, pada setiap aktifitas dan

mendistribusikannya kepada yang terkait.

f. Membantu pembuatan laporan bulanan kunjungan kapal, kegiatan

bongkar/muat kapal-kapal lokal/milik.

g. Melaporkan hal-hal yang bersifat darurat (emergency) kepada manajer

operasi terminal dan atau manajer operasi kapal. Apabila manajer operasi

terminal dan atau manajer operasi kapal berhalangan hadir atau sulit

dihubungi maka laporan tersebut disampaikan kepada general manajer

operasi.

h. Membimbing dan mengawasi petugas operasi kapal atau petugas lainnya

yang berada diatas kapal.


16. Staf Administrasi


a. Pembuatan surat-surat keluar dan registrasinya, filling system terhadap

surat-surat masuk/keluar serta administrasi umum departemen armada.

b. Menerima faximile e-mail yang ditujukan ke departemen armada dan

mendistribusikan ke masing-masing terkait.

c. Melaksanakan tugas/perintah yang lain dari atasan.

d. Menghadiri rapat intern departemen.

71

17. Kepala Bagian Equipment dan Control

Bertanggung jawab kepada manajer operasi terminal dalam hal :

a. Menginventarisir dan melaporkan jumlah container dari masing-masing

principal.

b. Menangani segala kegiatan, permasalahan yang berkaitan dengan

pengadaan, penyimpanan, pemakaian container dan pengawasan depo.

Rincian pekerjaan

a. Membuat daftar situasi container secara periodik perminggu.

b. Menginventarisir status tiap container dari masing-masing principal.

c. Menangani administrasi container (data entry, container list dan

sebagainya).

d. Menangani pengeluaran D/O container.

e. Menangani permasalahan container dengan shipper (out depo dan lain-

lain).

f. Memantau dan membuat daftar container (container stock list), baik

jumlah, status lokasi dan sebagainya (container position).

g. Menyampaikan daily report list, posisi container kepada pihak yang

terkait (departemen export, departemen marketing), laporan periodic

stock container on hire/free use kepada principal.


72

18. Kelapa Bagian Administrasi dan Umum

Bertanggung jawab kepada manajer operasi kapal dan berkoordinasi

dengan manajer opersi terminal dalam hal :

a. Mengkoordinir dan melaksanakan pendistribusian dokumentasi

departemen operasi atau departemen lainnya di kantor pusat ke instansi

yang terkait.

b. Membantu manajer operasi kapal dan manajer operasi terminal dalam

pembuatan dan pengurusan surat izin dari instansi terkait dalam rangka

keperluan kegiatan operasional kapal-kapal keagenan dan kapal-kapal

milik maupun keperluan perusahaan lainnya.

c. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pengurusan dokumen ke

instansi terkait baik untuk kegiatan kapal-kapal keagenan maupun kapal-

kapal milik, termasuk memonitor kegiatan pembayaran nota tagihan dan

proses pembayarannya.

d. Mengkoordinir dan melaksanakan pengurusan dokumen import seperti :

Redress, BO 1.2 dan dokumen lainnya sesuai permintaan ke Bea Cukai.

e. Mengkoordinasi kegiatan pengurusan container/container transhipment

antar pelabuhan khususnya dari kapal lokal/milik termasuk container dari

cabang TMS lines lainnya.

f. Memonitor keperluan administrasi, ATK dan menginventarisir/menjaga

peralatan kantor di kantor operasi (lapangan).

g. Mengatur dan membantu keperluan staf operasi yang bertugas di

lapangan baik untuk kapal-kapal keagenan maupun untuk kapal-kapal

milik.

73

h. Menjadi penghubung dan membantu keperluan yang bersifat informasi

khususnya dari awak kapal milik perusahaan.

i. Mengatur lalu lintas dokumen/surat-surat serta kegiatan pengarsipan

dokumen.


19. Kepala Bagian Traffic

Bertanggung jawab kepada manajer operasi kapal dalam hal:

a. Melaksanakan pengiriman data container yang sudah stack atau

ditumpuk di pelabuhan ke principal.

b. Mengkoordinir dan melaksanakan pengurusan izin muatan barang

berbahaya untuk kapal milik dan kapal keagenan.

c. Mengkoordinir dan melaksanakan pembuatan klasifikasi muatan untuk

kapal keagenan (tujuan penempatan di atas kapal dan tipe container) dan

mencek tujuan dan tiap container.

d. Memonitor dan melaksanakan pengujian izin stack ke pelabuhan untuk

semua kapal.

e. Mengkoordinir dan melaksanakan pengetrian data booking untuk kapal

keagenan dan mengkonfirmasikan muatan kapal ke principal dan TMS

Jakarta.

f. Mengawasi dan mencek container transhipment yang akan dimuat ke

kapal keagenan, serta mencek bila perubahan transhipment dari principal.

g. Mengikuti rapat intern departemen.

74

20. Manajer Marketing

Bertanggung jawab kepada direktur operasi dan komersial dalam hal:

a. Menyusun perencanaan secara periodik dan mengkoordinir segala bentuk

marketing meeting.

b. Mengkoordinir tim melakukan evaluasi marketing information dan

marketing development (analisa pasar, analisis resources dan sebagainya)

dan melaporkan kepada direktur operasi dan komersial.

c. Memantau dan menindaklanjuti kebijakan Ocean Freight.

d. Melakukan pembinaan kepada pelanggan.

e. Menjalin hubungan kerja yang baik dengan principal keagenan dan antara

cabang.

f. Melakukan pembinaan terhadap kepala bagian dan staf marketing dalam

usaha menunjang kegiatan.

g. Memeriksa dan bertanggung jawab terhadap penyampaian ocean freight

yang ditawarkan kepada direktur maupun departemen lain ( freight

report).

h. Mempersiapkan data pendukung dan disampaikan ke direktur operasi dan

kapal untuk mendapatkan (terobosan) keagenan baru.

i. Mengawasi biaya pengeluaran seefisien mungkin.

j. Mengkoordinir rapat intern department.

k. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

l. Menghadiri rapat tinjauan manajerial.

75

21. Kepala Bagian Marketing

Bertanggung jawab kepada manajer marketing dalam hal :

a. Membantu untuk menyusun perencanaan marketing secara periodic.

b. Melakukan evaluasi market information and development (analisa pasar,

sumber daya dan sebagainya) secara periodic.

c. Menindak lanjuti kebijaksanaan Ocean Freight yang diterapkan.

d. Mengadakan koordinasi, pertemuan dengan para pelanggan dan atau

calon pelanggan serta membina hubungna baik dan harmonis dengan para

pelanggan.

e. Mengkoordinasi semua tugas intern departemen kepada staf marketing.

f. Mengadakan koordinasi dengan departemen lain untuk menjaga

lancarnya kerjasama penyelesaian penanganan pengapalan dan dokumen

pelengkapnya.

g. Mengadakan pemantauan dan berkoordinasi dengan customer service dan

sales, kantor cabang dan departemen lainnya atas prospek muatan dan

alokasi space kapal.

h. Membuat laporan Ocean Freight yang ditawarkan kepada departemen

terkait.

i. Membuat laporan mingguan dan bulanan kepada manajer marketing.


76

22. Kepala Bagian Customer & Service dan Sales

Bertanggung jawab kepada Kepala bagian marketing dalam hal:

I. Sales

a. Mencari pelanggan baru dan mengadakan kunjungan secara rutin

terhadap pelanggan baru maupun pelanggan lama dengan

membina hubungan baik.

b. Bertanggung jawab terhadap sales target yang ditetapkan.

c. Menghimpun informasi yang berkaitan dengan pasar, kompetitor

dan perkembangannya secara rutin untuk dilaporkan kepada

manajer marketing.

d. Membuat sales visiting report setelah mengunjungi pelanggan dan

membuat evaluasi sales untuk dilaporkan kepada manajer

marketing, direktur operasi dan komersial serta direktur utama.

e. Membuat booking forecart yang berkaitan dengan pengadaan

container untuk dilaporkan kepada manajer marketing.

f. Membuat aplikasi rate dan membuat Freight Quotation setelah

mengadakan negosiasi dengan pelanggan (apabila diperlukan).

g. Memasukkan data freight yang ditawarkan dan bertanggung

jawab atas perubahan rate apabila terjadi.

h. Membuat aplikasi Free Time Demmurage, Back Date atau release

77

B/L dan aplikasi Credit Payment apabila ada permintaan dari

pelanggan.

i. Melakukan korespondensi dengan principal dan kantor cabang

terkait untuk mengadakan koordinasi.


II. Customer service

a. Menerima cargo booking, shipping instruction (SI), dan membuat

prospek atau memasukkan data yang berhubungan dengan cargo

booking untuk didistribusikan kepada direktur operasi dan

komersial serta direktur utama.

b. Membuat dan mengirim shipping instruction (S/I)

c. Bertanggung jawab atas laporan cargo booking untuk

didistribusikan kepada manajer marketing, direktur operasi dan

komersial, direktur utama serta departemen terkait.

d. Membuat shipment advice dan mengadakan koordinasi dengan

cabang terkait.

e. Membuat Salling Schedule dan mengirimkan kepada pelanggan.

f. Melakukan koordinasi dengan departemen terkait atas prospek

muatan, alokasi space dan pengadaan container.

g. Melakukan koordinasi dengan cabang untuk prospek muatan.

78

h. Memonitor laporan Loading Advice yang dikirim kepada

pelanggan setelah kapal berangkat.


23. Manajer Export (Outbond Doc)

Bertanggung jawab kepada direktur operasi dan komersil dalam hal:

a. Menangani segala kegiatan pembuatan dokumen yang menyangkut

export.

b. Menangani segala permasalahan yang berkaitan dengan dokumen

export.

c. Melakukan koordinasi dan membina hubungan baik dengan instansi

yang terkait.

Rincian pekerjaan :

a. Membantu QMR/DPA untuk mengimplementasi sistem manajemen

mutu, keselamatan dan perlindungna lingkungan.

b. Melakukan pengawasan terhadap hasil kerja bawahan.

c. Menangani segala permasalahan yang timbul dalam hal terjadinya

ketidaksesuaian dokumen export.

79

d. Melakukan koordinasi dan membina hubungan baik dengan cabang,

principal keagenan dan pelanggan.

e. Mengikuti perkembangan peraturan-peraturan dari instansi terkait.

f. Menyusun laporan secara periodik triwulan kepada direktur operasi

dan komersial.

g. Mengawasi pengeluaran biaya seefisien mungkin.

h. Mengkoordinir rapat intern departemen.


j. Menghadiri rapat tinjauan manajerial.

24. Kepala Bagian Dokumen Export (Outbond)

Bertanggung jawab kepada manajer export dalam hal :

a. Penyeselesaian segala permasalahan yang menyangkut dokumen

export.

b. Menangani pembuatan dokumen export dan kelengkapannya.

Rincian pekerjaan

a. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan/pembuatan dokumen.

b. Menangani permasalahan yang timbul dalam hal terjadinya

ketidaksesuaian dokumen.

80

c. Melakukan koordinasi pekerjaan dengan cabang, principal dan

pelanggan.

d. Menyusun laporan secara periodik triwulan kepada manajer.


25. Manajer Import (Inbound Doc)

Bertanggung jawab kepada direktur operasi dan komersil dalam hal:

a. Menangani segala kegiatan pembuatan dokumen yang menyangkut

import.

b. Menangani segala permasalahan yang berkaitan dengan dokumen

import.

c. melakukan koordinasi dan membina hubungan baik dengan instansi

yang terkait.

Rincian pekerjaan


mutu, keselamatan dan perlindungan lingkungan.

b. Melakukan pengawasan terhadap hasil kerja bawahan.

c. Menangani segala permasalahan yang timbul dalam hal terjadinya

ketidaksesuaian dokumen import.

d. Melakukan koordinasi dan membina hubungan baik dengan cabang,

principal keagenan dan pelanggan.

e. Mengikuti perkembangan peraturan-peraturan dari instansi terkait.

f. Menyusun laporan periodik kepada direktur operasi dan komersial.

81

g. Mengawasi pengeluaran biaya seefisien mungkin.

h. Mengkoordinir rapat intern department.


j. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

26. Kepala Bagian Dokumen Import (Inbound)

Bertanggung jawab kepada ke manajer import

a. Penyelesaian segala permasalahan yang menyangkut dokumen

import.

b. Menangani pembuatan dokumen import dan kelengkapannya.

Rincian pekerjaan

a. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan/pembuatan dokumen.

b. Menangani permasalahan yang timbul dalam hal terjadinya

ketidaksesuaian dokumen.

c. Melakukan koordinasi pekerjaan dengan cabang, principal dan

pelanggan.

d. Menyusun laporan secara periodik triwulan kepada manajer.


82

27. Direktur Keuangan dan Accounting

Bertanggung jawab kepada direktur itama dalam hal:


keselamatan dan perlindungan lingkungan perusahaan,

diimplemantasikan dan dipelihara pada semua level organisasi.

b. Menangani dan bertanggung jawab atas semua permasalahan

keuangan dan akuntasi perusahaan.

c. Bertindak mewakili Direktur Utama dengan berkoordinasi dengan

direktur lainnya jika direktur utama tidak dapat dihubungi sama sekali

dengan level wewenang sebagaimana dan telah disetujui direktur

utama berdasarkan kasus per kasus.

d. Membina para manajer, kepala bagian serta staff keuangan dan

accounting.

e. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

f. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

28. General Manajer Keuangan

Bertanggung jawab kepada direktur keuangan dalam hal :

a. Memonitor dan mengevaluasi kerja departemen keuangan di kantor

pusat dan kantor cabang.

b. Memonitor dan melakukan penyempurnaan atas sistem kerja yang

ada.

83

c. Melakukan penghematan di segala bidang baik di kantor pusat

maupun di kantor cabang.

29. Manajer Accounting

Bertanggung jawab kepada general manajer keuangan dalam hal:


mutu, keselamatan dan perlindungan lingkungan.

b. Seluruh pekerjaan accounting, audit dan pajak.

c. Memonitor dan mengevaluasi seluruh pekerjaan kepada bagian dan

staf.

d. Melakukan koordinasi – komunikasi baik internal/eksternal

departemen accounting.

e. Berkoordinasi dengan manajer keuangan dalam hal keuangan.

f. Berkoordinasi dengan manajer legal dan claim sehubungan dengan

asuransi dan P&I Club kapal-kapal.

g. Mengawasi tugas-tugas kepala bagian, staf dalam internal departemen


i. Mengkoordinir rapat intern departemen.


k. Menghadiri rapat tinjauan manajerial.

84

Wewenang

a. Melakukan koordinasi dan memonitor dalam mengambil keputusan

yang berhubungan dengan aspek P&I Club, asuransi dan pengurusan

claim.

b. Meminta data dari bagian lain sehubungan dengan lingkup tanggung

jawabnya maupun untuk pembuatan laporan yang dibutuhkan.

c. Melaporkan dan mengambil keputusan yang berhubungan dengan

tanggung jawab sesuai dengan batas kewenangannya.

d. Dalam hal tertentu dapat melakukan laporan kepada direktur utama.

30. Kepala Bagian Audit

Bertanggung jawab kepada manajer accounting dalam hal :

a. Pemeriksaan silang antara data-data print out B/L released dengan

print out laporan kwitansi terbit serta print out statement of

account/outstanding export import, pemeriksaan silang merge/kapal

dengan freight list yang bersangkutan, pemeriksaan tagihan principal.

b. Pemeriksaan data TAP check list dari principal serta instruksi ke

keuangan untuk membuat D/N ke principal sebagai tagihan bila ada

selisih.

c. Pemeriksaan transaksi yang harus ditagihkan dari principal NON TAP

dan NOC (Doc Fee, IPA, FAF), pemeriksaan nomor urut kwitansi

terbit dan yang tidak tampil di print out dan menanyakan ke cabang

yang bersangkutan, transaksi jaminan container, lain-lain yang

sifatnya insidentil.

85

d. Diperbantukan pada bagian finance untuk control cash flow.

e. Asistensi dalam hal pembuatan laporan tahunan dan tahun berjalan.

f. Menghadiri rapat intern departemen.

g. Menghadiri rapat koordinasi antar departemen bila atasan

berhalangan.

31. Kepala Bagian Accounting

Bertanggung jawab kepada manajer accounting dalam hal:

a. Membantu dan mewakili accounting secara umum.

b. Secara khusus mengawasi transaksi keuangan untuk aplikasi posting

dalam proses accounting.

c. Asistensi pajak dan penyelesaian SPT tahunan.

d. Mengkoordinir staf dan menyelesaikan masalah yang tidak perlu

melibatkan manajer.

e. Memberikan masukan kepada manajer dalam penyelesaian masalah

maupun membuat kebijakan accounting.

f. Menghadiri rapat intern departemen.

g. Menghadiri rapat koordinasi antar departemen bila atasan

berhalangan.

86

32. Manajer Keuangan

Bertanggung jawab kepada general manager keuangan dalam hal:



b. Melakukan koordinasi dalam hal pembuatan dan pelaporan

disbursement kapal-kapal milik maupun kapal-kapal keagenan tiap

bulannya.

c. Menangani pengaturan payment request.

d. Memonitor pekerjaan seluruh staf keuangan.

e. Melakukan koordinasi baik intern departemen maupun departemen

lain.

f. Mengawasi pengeluaran biaya seefisien mungkin.

g. Mengkoordinir rapat intern department.

h. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

i. Menghadiri rapat tinjauan manajerial.

33. Kepala Bagian Disbursment

Bertanggung jawab kepada manajer keuangan dalam hal :

I. Kapal-kapal Keagenan

a. Membuat debit note untuk pembiayaan / account principal.

b. Membuat credit note untuk pendapatan yang merupakan hak

principal.

87

c. Membuat disbursement per kapal atau perbulan dan melaporkan ke

principal.

d. Mengkoordinir cabang-cabang dalam hal pelaporan disbursement

bulanan.

II. Kapal-kapal Milik

a. Membukukan penerimaan freight, disbursement per kapal dan seluruh

biaya kapal lainnya.

b. Membuat laporan bulanan disbursement.

c. Menghadiri rapat intern departemen.

34. Kepala Bagian Finance

Bertanggung jawab kepada manajer keuangan

I. Utang/Piutang

a. Melakukan kontrol cek terhadap credit term yang diberikan

departemen marketing.

b. Melakukan penagihan piutang yang telah jatuh tempo dilaporkan ke

departemen marketing beserta tindak lanjut yang telah dilakukan.

c. Melakukan proses pembayaran cash refund bila ada.

d. Membukukan penerimaan tagihan dari pihak pelanggan dan

memastikan bahwa tagihan tersebut menjadi beban perusahaan atau

beban principal, melakukan cek dan ricek ke departemen lain yang

berhubungna dengan tagihan tersebut.

88

e. Mengajukan payment request kepada direktur, setelah disetujui

kemudian diserahkan ke kasir untuk ditindaklanjuti.

f. Membuat laporan mingguan tentang jumlah utang dan cut standing

piutang.

II. Billing Export

a. Setelah diterima copy B/L dari bagian export (departemen exim)

dilakukan get data dari data B/L pengecekan quotation yang diberikan

departemen antara lain : rate, refund bila ada, ocean freight shipping

yang lain dan Net rate principle, credit term.

b. Membuat penerbitan kwitansi 4 (empat) rangkap dan tanda terima

kwitansi.

c. Menerbitkan TAP bila ada pembayaran ocean freight yang dibayarkan

ke negara (tempat) ketiga (selain pelabuhan muat dan pelabuhan

bongkar) dan menerbitkan NOC bila dibayarkan di kantor cabang.

d. Melakukan konfirmasi penerbitan, maupun pelunasan NOC.

III. Billing Import

a. Setelah diterima dokumen import berupa freight manifest dari bagian

import (departemen exim) dibuatkan kwitansi dengan perincian :

ocean freight yang berstatus freight collect, THC, document fee,

jaminan container dan cleaning container.

89

b. Melakukan pengembalian pembayaran jaminan container bila

container telah kembali ke depo dan diperhitungkan apabila ada

kerusakan container.

c. Melakukan tagihan demmurage bila container terlambat

dikembalikan, diperhitungkan dengan uang jaminan container.

d. Membuat laporan mingguan kwitansi yang diterbitkan baik billing

export maupun import.


35. Kepala Bagian Kasir

Bertanggung jawab kepada manajer keuangan dalam hal :

I. Pengeluaran uang

a. Memeriksa payment request beserta kelengkapan lampiran yang

diajukan departemen lain dan diteruskan kepada manajer dan

selanjutnya akan dikontrol cek oleh bagian internal audit dikemudian

hari.

b. Payment request yang telah dicek dan ricek disampaikan kepada

pejabat yang berwenang atau direksi untuk persetujuannya.

c. Payment request yang telah disetujui dibuatkan voucher pengeluaran

dan dikeluarkan pembayarannya.

d. Membuat laporan rekapan pengeluaran harian.

90

II. Penerimaan uang

a. Menerima pembayaran dari relasi / shipper dan melakukan koordinasi

dengan bagian piutang untuk pelunasan kwitansinya.

b. Membuat voucher penerimaan.

c. Melakukan penyetoran ke bank.

36. Manajer Personalia dan Umum

Bertanggung jawab kepada direktur utama sebagai berikut :

a. Mempersiapkan peraturan-peraturan intern dan pengesahannya oleh

direksi.

b. Menyiapkan dan mengusulkan tenaga kerja yang dibutuhkan

perusahaan.

c. Merencakan dan mengatur program pendidikan dalam rangka

pengembangan karier karyawan.

d. Mengusulkan menyelenggarakan kesejahteraan, kesehatan dan

jaminan sosial karyawan.

e. Memelihara aset tetap, aset bergerak perusahaan kecuali kapal dan

serta merawatnya dengan baik dan mengajukan anggaran perawatan.

f. Mempersiapkan peraturan Perusahaan sesuai dengan peraturan

perundang-undangan ketenaga kerjaan.

91

g. Mengevaluasi kinerja karyawan secara periodic.


i. Mengkoordinir rapat intern departemen.


k. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

37. Kepala Bagian Personalia

Bertanggung jawab kepada manajer personalia dan umum dalam hal:

a. Menyediakan tenaga kerja yang telah dibutuhkan.

b. Memelihara suasana dan tegaknya disiplin kerja.

c. Melaksanakan hal-hal yang berhubungan dengan penyertaan

karyawan untuk mengikuti suatu kursus/seminar dalam rangka

pengembangan karier karyawan.

d. Menyiapkan laporan-laporan dan melakukan pekerjaan lain yang

berhubungan dengan tugas kepersonaliaan.

e. Mengatur dan menyelenggarakan seluruh administrasi kepegawaian.

f. Mengusulkan rencana kerja dan mengawasi kas kecil personalia dan

umum.

92

g. Mensosialisasikan peraturan dan kebijaksanaan perusahaan kepada

karyawan.

h. Menyiapkan hal-hal yang berhubungan dengan masalah pelanggaran

yang dilakukan karyawan, pemutusan hubungan kerja dan segala

akibat dari padanya.

i. Mengawasi peraturan kepegawaian dan keputusan direksi yang

berlaku.

j. Membuat administrasi absensi, cuti, lembur karyawan.

k. Menyiapkan perjalanan dinas, pindah tugas karyawan.


38. Kepala Bagian Umum

Bertanggung jawab kepada manajer personalia dan umum dalam hal:

a. Mengatur pengiriman barang kebutuhan kantor yang terkait dengan

umum

b. Mengawasi pembelian barang kebutuhan kantor yang terkait dengan

bagian umum.

c. Mengawasi kebersihan ruangan, pekarangan/halaman kantor dan

pengaturan keserasian/keindahan ruangan.

93

d. Mengatur makan siang karyawan (catering), maupun keperluan

rapat/pertemuan dan tamu-tamu Perusahaan.

e. Mengawasi dan mengatur tenaga satpam, pengemudi, massenger dan

office boy.

f. Mengurus dan mengatur pekerjaan teknik kantor dan inventarisasi

g. Kelancaran dan terlaksananya tugas kesekretariatan sebaik-baiknya.

h. Berkoordinasi dengan departemen/bagian lain menyangkut

pelaksanaan tugas.

i. Bertanggung jawab atas surat-surat masuk atau keluar dan

persiapannya

j. Melakukan tugas/perintah lain dari atasan.

k. Menghadiri rapat intern departemen.

39. Manajer IT


a. Membantu QMR / DPA untuk implementasi sistem manajemen mutu,


b. Membuat rencana kerja departemen IT, desain aplikasi yang akan

digunakan.

94

c. Melakukan evaluasi seluruh program aplikasi yang ada agar menjadi

lebih baik. Pemeliharaan atas aplikasi program dan software yang

ada.

d. Berkoordinasi dengan kepala bagian technical support dan rencana

tertentu seperti instalasi jaringan baru atau pengembangan.

e. Mengembangkan program aplikasi baru atau memodifikasi sesuai

networking jika ada perangkat keras (hardware) yang mengalami

gangguan/rusak atau ada permintaan user.

f. Mengatur dan mengarahkan tugas dari masing-masing kepala bagian.

g. Membuat laporan periodiktermasuk rencana dan budget pengadaan

peralatan. Dan komponen computer termasuk inventarisasi hardware

dan software.

h. Berkoordinasi dengan manajer lain dalam melaksanakan kebijakan

perusahaan.

i. Melaksanakan evaluasi kegiatan dan evaluasi terhadap masing-

masing staf.

j. Mendukung usulan atau saran staf jika dianggap baik dan dapat

dilaksanakan serta membantu dan mendukung staf dalam

implementasi program dan lain-lain.

k. Mengawasi biaya pengeluaran seefisien mungkin.

l. Mengkoordinir rapat intern departemen.

m. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

n. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

95

40. Kepala Bagian Technical Support dan Networking

Bertanggung jawab kepada manajer dalam hal :

a. Memelihara hardware, software dan melakukan perbaikan jika ada

yang rusak.

b. Melakukan uji coba dan simulasi teknik terhadap sistem operasi

network dan produk perangkat yang ada.

c. Mengikuti perkembangan software, hardware dan jika

memungkinkan melakukan uji coba atas perangkat baru yang dapat

digunakan.

d. Memantau kegiatan implementasi software maupun hardware,

membuat laporan kegiatan baik atau tidaknya sistem yang berjalan,

membuat usulan perbaikan, mempresentasikan untuk tindakan

selanjutnya.

e. Berlaku sebagai administrator network terhadap user dan bertanggung

jawab atas penggunaan program, file, directory (trustee & right) yang

diberikan.

f. Mengajukan saran dan usulan mengenai network dan komunikasi

data.

g. Menghadiri rapat internal departemen.

96

41. Kepala bagian Application Design & System Development

Bertanggung jawab kepada manajer dalam hal :

a. Membuat desain aplikasi (system flowchart) dan desain database

terhadap aplikasi yang akan digunakan, melakukan koordinasi dan

arahan kepada staf programmer dan konsultasi dengan manajer.

b. Membuat program yang mendukung kelancaran sistem informasi.

c. Melakukan perbaikan terhadap aplikasi program yang terganggu atau

sudah tidak sesuai dengan kebutuhan.

d. Melakukan pemeliharaan atas program dan database dalam server

dan melakukan back up data secara berkala.

e. Melaksanakan pemantauan dan terlibat langsung dalam implementasi

sistem network maupun sistem software, membantu dan

mengevaluasi penggunaan program aplikasi oleh user.

f. Mengembangkan sistem yang dianggap baik dan yang member nilai

tambah bagi perkembangan perusahaan.

g. Memberikan usulan dan rekomendasi berdasarkan hasil riset.

h. Membuat laporan bulanan berisi aktivitas kegiatan, rencana kerja dan

lain-lain.


97

42. Manajer Legal dan Claim




b. Melakukan koordinasi dengan penasehat hukum perusahaan,

konsultan hukum apabila terjadi tindakan hukum baik dari pihak

ketiga terhadap perusahaan atau sebaliknya melalui jalur peradilan

atau non peradilan.

c. Menerima dan menindak lanjuti pengaduan, keluhan dan klaim yang

diterima secara lisan atau tertulis dari bagian lain terhadap jasa

pelayanan P&I Club, asuransi atau pemberi jasa lainnya yang terkait,

termasuk memonitor penyelesaiannya dan menginformasikan

perkembangan serta hasilnya kepada pihak yang berkompeten.

d. Mengkoordinir rapat intern departemen.

e. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

f. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

Wewenang

a. Kendali koordinasi dalam mengambil keputusan yang berhubungan

dengan aspek asuransi dan pengurusan claim.

98

b. Memiliki akses kepada bagian lain untuk meminta data sehubungan

dengan lingkup kerja dan tanggung jawabnya maupun keperluan

pembuatan laporan.

c. melaporkan dan mengambil keputusan yang berhubungan dengan

tanggung jawabnya tersebut dan memberikan usulan kepada direksi

untuk keputusan di luar wewenangannya.

43. Kepala Bagian Legal dan Claim

Bertanggung jawab kepada manajer legal dan claim dalam hal :

a. Membuat pengajuan baru atau perpanjangan keanggotaan P&I club,

program asuransi atas aset perusahaan, termasuk penggunaan jasa

agen dan konsultan, asuransi atas aset perusahaan, termasuk

penggunaan jasa agen dan konsultan, surveyor, loss adjuster,

appraisal apabila dibutuhkan. Kemudian mengurus pengajuan baru

atau perpanjangan keikutsertaan perusahaan pada club dan perusahan

asuransi tersebut setelah mendapat persetujuan direksi.

b. Memonitor masa berlaku keanggotaan P&I Club, polis-

polis,kontrak/perjanjian, akta, sertifikat-sertifikat kapal dan membuat

pengajuan perpanjangan atau penghentian untuk periode berikutnya

sesuai dengan kebijakan direktur itama serta melaporkan hasilnya.

99

c. Melakukan koordinasi dengan general manajer armada, bagian

perpajakan dan pihak charterer kapal (jika perlu) apabila terjadi

charter kapal yang berkaitan dengan proteksi asuransi baik terhadap

kapal maupun awak kapal.

d. Berkoordinasi dengan departemen lain dalam hal penyelesaian claim

serta yang berhubungan dengan asuransi.


f. Menghadiri rapat koordinasi antar departemen.

44. Manajer Puchasing




b. Membuat daftar rekanan yang disetujui (approved supplier list).

c. Melakukan verifikasi permintaan yang berkaitan dengan aspek

operasional.

d. Memproses pengadaan/pembelian dan mengendalikan

pelaksanaannya.

e. Bertanggung jawab atas pengadaan barang sesuai dengan mutu,

kuantitas dan waktu permintaan barang oleh pengguna/peminta

barang.

100

f. Mengontrol dan mengesahkan permintaan kapal : suku cadang (spare

part), minyak pelumas, store dan lain-lain serta pengadaannya.

g. Pemeriksaan barang-barang suku cadang.

h. Penyimpanan barang-barang suku cadang.

i. Mencari dan menyetujui supplier yang menjual barang dan atau jasa

yang dibutuhkan.

j. Melakukan review dan penilaian atas hasil kerja supplier setiap

periode tertentu dan melaporkan hasilnya untuk perpanjangan atau

pemutusan kerja sama dengan supplier yang bersangkutan.

k. Mengawasi biaya pengeluaran seefektif mungkin.


m. Menghadiri rapat-rapat koordinasi antar departemen.

n. Menghadiri rapat tinjauan manajemen.

45. Kepala Bagian Purchasing


a. Memeriksa kebenaran permintaan kapal yang berkaitan dengan aspek

nautis, teknis dan melakukan pengadaan terhadap permintaan kapal.

b. Melakukan pemeriksaan terhadap barang yang baru diterima dan

memberitahukan kepada manajer purchasing jika tidak ada

kesesuaian.

c. Mengkoordinasikan pengiriman barang agar sampai kepada

pemintanya.

101

d. Menyelenggarakan inventarisasi terhadap kapal beserta

perlengkapannya baik perlengkapan keselamatan, navigasi dan

permesinan kapal.

e. Berkoordinasi dengan superintendent untuk pemutakhiran inventaris

yang didistribusikan ke kapal serta persediaan yang ada di

perusahaan.

f. Bertanggung jawab atas barang di gudang penyimpanan.

g. Melaksanakan tugas/perintah yang lain dari atasan.


102

3.5 Proses Bisnis Perusahaan

3.5.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

3.5.1.1 Proses Export

Proses pengiriman (export) barang yang terjadi pada PT.

Tresnamuda Sejati meliputi proses sebagai berikut, sales pada bagian

marketing menerima order 1 pengiriman barang yang berasal dari

shipper (pengguna jasa pengiriman barang), shipper merupakan orang

atau yang mempunyai muatan kapal untuk dikirim dari suatu pelabuhan

tertentu (pelabuhan pemuatan) untuk diangkut ke pelabuhan tujuan

(pelabuhan bongkar). Lalu bagian marketing membuat shipping

instruction 2 yang berisi kode SI, kode shipper, kode consignee, kode

branch, nama vessel, POL, POD, jenis container, description of goods,

jenis commodity, net weight, measurement, date of SI, date of stuffing,

date of export, place of stuffing.

Kemudian shipper menyetujui SI 3 yang telah dibuat bagian

marketing. Shipping instruction tersebut dikirim oleh bagian marketing

ke bagian export, bagian export menerima shipping instruction 4 yang

telah disetujui kedua belah pihak. Bagian export membuat B/L 5 yang

berisi kode bill of lading, nama dan alamat shipper, nama dan alamat

consignee, kode dan nama vessel, kode voy, pelabuhan muat, pelabuhan

bongkar, no item, kode container, kode seal, kode packing list,

description of goods, gross weight, measurement, total packages yang

akan ditujukan ke shipper untuk direvisi. Lalu bagian export

103

mengirimkan B/L 6 tersebut ke shipper sampai shipper memberikan

konfirmasi B/L 7.

Kemudian bagian export menyerahkan copy B/L 8 sebagai dasar

bagian inventory membuat DOExport 9 yang berisi kode DO Export,

kode shipping instruction, date of release DO Export, total container.

Pihak shipper menerima D/OExport 10 yang kemudian D/OExport

tersebut diserahkan 11 kepada pihak DEPO. D/OExport yang telah dibuat

berfungsi untuk mengeluarkan container 12 yang akan ditebus oleh

shipper di DEPO, dalam D/OExport tersebut tertera masa berlaku

pengambilan container.

Container yang telah ditebus oleh shipper kemudian dibawa ke

gudang untuk diisi barang-barang export (stuffing). Sebelum shipper

dapat mengambil container dengan D/O, shipper harus membayar

sebagian atau seluruh dari biaya pengiriman.

Lalu manager memberikan persetujuan/acc B/L 13, kemudian

bagian operasional menerima B/L 14 dari bagian export yang sebelumnya

telah di setujui oleh manager sebagai dasar untuk pembuatan loading list.

Bagian operasional membuat loading list 15 yang berisi daftar

pemuatan diantaranya yaitu kode loading list, nama vessel, ETA, ETD,

tanggal loading list dibuat, nama container, size, weight, cell lock, jumlah

container, total container. Daftar ini digunakan sebagai pedoman untuk

mengkonfirmasi posisi petikemas yang selanjutnya dimuat ke dalam

104

kapal oleh petugas di lapangan. Lalu loading list diserahkan 16 ke bagian

export, bagian export bekerjasama dengan bagian keuangan dengan

menyerahkan dokumen export 17 yang dibutuhkan.

Kemudian bagian keuangan membuat invoice 18 yang berisi kode

invoice, kode B/L, kode branch, kode container, tanggal export, biaya

B/L, biaya telex release, biaya cargo release, jumlah jaminan per

container, biaya ganti data dokumen, biaya late pickup, jumlah invoice,

dan total invoice. Invoice ini digunakan untuk melakukan penagihan

biaya pengiriman 19 . Setelah shipper membayar biaya pengiriman maka

container yang telah stuffing dikirim ke POL20 untuk di export.

3.5.1.2 Proses Import

Proses import barang dan alur dokumen yang ada pada

perusahaan pelayaran TMS yaitu pada proses awal bagian import akan

menerima Info Free Alert yang berupa data Final Pro Cast yang beriisi

99% angka, data tersebut berasal dari agent yang harus diolah dengan

program TMS. Agent akan membuat B/L dan bagian import menerima

B/L 21 tersebut. Data yang diberikan agent bisa dalam bentuk scan B/L

atau melalui pertukaran data / EDI (Elektronic Data Interchange).

Setelah kapal berlayar maka pihak agent tersebut juga akan

memberitahukan setiap adanya import barang dengan membuat

pemberitahuan kapal yang akan datang sesuai jadwal yang telah

105

ditentukan. Setelah mendapatkan jadwal kedatangan kapal, maka bagian

import akan membuat arrival notice 22 yang berisi kode arrival notice,

kode dan nama consignee, kode dan nama vessel, date of import, POL,

POD, ETA, ETD dan date of arrival notice. Lalu bagian ini akan

menginfokan by phone 23 kepada consignee perihal kedatangan

barangnya lalu consignee akan memberikan alamat email atau no faximile

agar pihak TMS dapat mengirimkan arrival notice 24 dan consignee

mengecek arrival notice 25 telah sesuai dengan barangnya. Kemudian

bagian import juga akan membuat delivery order import 26, lalu bagian

dokumen akan menerima D/OImport 27.

Consignee yang telah dihubungi akan datang ke cabang TMS

untuk memberikan dokumen import 28 ke bagian dokumen yang

diantaranya yaitu surat penyataan untuk pengambilan release D/O, surat

jaminan peminjaman container dan surat kuasa kepemilikan barang.

Surat-surat tersebut digunakan untuk dicek apakah barang sesuai dengan

dokumen-dokumen yang ada agar tidak terjadi kesalahan. Lalu bagian ini

akan bekerja sama dengan bagian keuangan (kasir), dengan

menyerahkan dokumen import dan D/O import 29 yang telah dicek oleh

bagian dokumen, kemudian bagian keuangan membuat invoice import30

untuk melakukan penagihan biaya import 31 kepada pihak consignee.

Setelah itu consignee yang telah melunasi biaya import barang akan

menerima invoice dan D/O.

106

Kemudian consignee dapat mengambil container 32 yang berisi

barang import di pelabuhan bongkar dengan D/O yang ada, setelah

barang tersebut telah dikirim ke gudang consignee maka container yang

membawa barang-barang importir akan dikembalikan ke DEPO. Apabila

consignee telah menyerahkan container 33 ke DEPO, kemudian DEPO

akan membuat tanda terima kembali container 34 dan consignee

menerima tanda terima kembali container 35 .

Setelah itu consignee akan menyerahkan tanda terima 36 kepada

kasir tanda terima tersebut akan digunakan consignee untuk mengambil

uang jaminan yang sebelumnya telah dibayarkan ke kasir. Kasir akan

mengecek berapakah uang jaminan yang masih tersisa berdasarkan

informasi yang tertera dalam tanda terima tersebut. Apabila ada

kerusakan dan atau adanya keterlambatan pengembalian container

(maksimal 7 hari dari tanggal kapal tiba di pelabuhan) maka uang

jaminan tersebut akan dipotong sesuai dengan denda keterlambatan

(demorit detension) dan besar uang pengganti kerusakan container yang

terjadi. Setelah dihitung maka kasir akan menyerahkan sisa uang

jaminan 37 kepada consignee.

107

3.5.2 Rich Picture Sistem Berjalan

Proses Eksport TMS Proses Im port TMS

1. ter ima_ or der2. b uat_ ship ping_ instr uctio n

4. te rima_s hipp in g_in stru ction

9 . b uat_ DO_e xpo rt

10 .ter ima _DO

3 . set ujui_ shipp ing_ in str uction

7. k onfir ma si_B/L

1 5. bua t_Lo adin g_L ist

14 . te rima _B/L 1 9 t agih_ biaya _e xpo rt

2 1. t erima_ B/ L22. bua t_a rriv al_no tice

23 . Inf o_impo rt_b ar ang _by_ pho ne

25 . che ck_ arr ival_n otice26. bua t_DO _imp or t

27. ter ima_DO_impo rt

28. ter ima _do kumen_ imp ort3 0. b uat _invo ice

2 9. se ra h_d ok_&_DO _imp or t

3 2. a mb il_con tain er_ dgn _DO

34 . bu at_t and a_terima_ kemba li_

c onta iner

11. ser ah_ DO

1 2. ke luar _con tain er

5 . bu at_B/L

Manager

1 3. a cc_B/L

16. ser ah_ load in g_ lis t

17 . ser ah_ do kumen_ exp ort 18. bua t_inv oice

2 4. k irim_a rr ival_n oticce

3 1. ta gih_ biaya _imp or t

3 3. sera h_con taine r

35. ter ima _tan da _te rima_k embali_

co nta in er

36 . ser ah_ tan da_ ter ima

37 . ser ah _sisa_ uan g_ja min an

6 . kir im B/L

8. s era h_cop y_B/L

2 0. kir im_ bar ang _ke_PO L

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan

3.1.1. ERD (Entity Relationship Diagram)

Gambar 3.3 ERD (Entity Relationship Diagram) 108

109

3.6 Spesifikasi Tabel

a. Nama tabel : MsShipper

Primary key : KdShipper

Deskripsi table : Tabel master shipper berisi mengenai data-data shipper

(pengirim barang) dari PT. Tresnamuda Sejati

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdShipper nchar 5 Kode pengirim barang NamaShipper nvarchar 20 Nama pengirim barang Alamat nvarchar 100 Alamat pengirim barang Kota nvarchar 20 Kota tempat shipper berada NoTlp nvarchar 20 Nomor telepon shipper NoFax nvarchar 20 Faximile pengirim barang IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.1 Tabel Master Shipper

b. Nama tabel : SI

Primary key : KdSI

Foreign key : KdShipper, KdConsignee, KdBranch

Deskripsi tabel : Tabel shipping instruction berisi mengenai data-data pada

shipping instruction (instruksi pengiriman)

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdSI nchar 5 Kode shipping instruction KdShipper nchar 5 Kode shipper KdConsignee nchar 5 Kode consignee KdBranch nchar 5 Kode cabang NamaVessel nvarchar 30 Nama kapal yang digunakan POL nvarchar 30 Pelabuhan muat barang POD nvarchar 30 Pelabuhan bongkar / tujuan JenisContainer nvarchar 30 Jenis container yg digunakan

110

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan DescriptionOf Goods

nvarchar 100 Deskripsi barang yg di-export

JenisComomodity nvarchar 50 Jenis commodity yang di-export

NetWeight nvarchar 20 Berat bersih dari barang Measurement nvarchar 20 Ukuran barang DateOfSI datetime - Tanggal SI DateOfStuffing datetime - Tanggal mengisi barang untuk

dimasukkan ke container DateOfExport datetime - Rencana tanggal export PlaceOfStuffing nvarchar 20 Tempat mengisi barang untuk

dimasukkan ke container IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.2 Tabel Shipping Instruction

c. Nama tabel : HdDOExport

Primary key : KdDOExport

Foreign key : KdSI

Deskripsi tabel : Tabel header delivery order export berisi mengenai

data-data delivery order per pengiriman

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdSI nchar 5 Kode shipping instruction KdDOExport nchar 5 Kode delivery order export DateOfReleaseDO datetime - Tanggal rilis DO TotalContainer int 8 Total container IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.3 Tabel Header Delivery Order Export

d. Nama tabel : DetilDOExport

Primary key : NoDetilDOExport, KdDOExport

Foreign key : KdCommodity, KdContainer

111

Deskripsi table : Tabel detil DO berisi mengenai detil data-data detil

delivery order yaitu data barang dari perusahaan

pelayaran

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdDOExport nchar 5 Kode DO export NoDetilDOExport nchar 5 Nomor detil DO export KdCommodity nchar 5 Kode commodity KdContainer nchar 5 Kode container JumlahContainer int 8 Jumlah container IDRecord timestamp 8 Lod Record

Tabel 3.4 Tabel Detil Delivery Order Export

e. Nama tabel : HdB/L

Primary key : KdB/L

Foreign key : KdVessel, KdBranch, KdAgent, KdDOExport

Deskripsi tabel : Tabel header B/L berisi mengenai data-data B/L

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdB/L nchar 12 Kode B/L KdVessel nchar 5 Kode vessel KdBranch nchar 5 Kode branch KdAgent nchar 5 Kode agent DateOfB/L datetime - Tanggal B/L dikeluarkan POL nvarchar 30 Pelabuhan muat POD nvarchar 30 Pelabuhan bongkar Rate float 8 Rate (harga pengiriman) Prepaid float 8 Jumlah yang telah dibayarkan Collect float 8 Sisa pembayaran IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.5 Tabel Header Bill of Loading

112

f. Nama tabel : DetilB/L

Primary key : NoDetilB/L, KdB/L

Foreign key : KdContainer, KdCommodity, KdPackingList

Deskripsi tabel : Tabel detil B/L berisi mengenai detil data-data B/L

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdB/L nchar 12 Kode B/L NoDetilB/L nchar 5 Nomor detil B/L KdContainer nchar 5 Kode container KdCommodity nchar 5 Kode commodity KdPackingList nchar 5 Kode packing list DescriptionOfGood nvarchar 100 Deskripsi barang yg di-export NamaShipper nvarchar 20 Nama Shipper NamaConsignee nvarchar 20 Nama consignee JumlahContainer int 8 Jumlah unit container NetWeight nvarchar 20 Berat barang IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.6 Tabel Detil Bill of Loading

g. Nama tabel : HdLoadingList

Primary key : KdLoadingList

Foreign key : KdVessel

Deskripsi tabel : Tabel loading berisi mengnai data-data loading list

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdLoadingList nchar 5 Kode loading list KdVessel nchar 5 Kode vessel ETA datetime - Tanggal kedatangan ETD datetime - Tanggal keberangkatan TotalContainer int 8 Total container yg digunakan IDRecord timestamp 8 Log Record

Tabel 3.7 Tabel Header LoadingList

113

h. Nama tabel : DetilLoadingList

Primary key : NoDetilLoadingList, KdLoadingList

Deskripsi tabel : Tabel loading berisi mengnai data-data detil loading list

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdLoadingList nchar 5 Kode Loading List NoDetilLoadingList nchar 5 Nomor detil loading list KdContainer nchar 5 Kode Container Size nvarchar 10 Ukuran Weight nvarchar 20 Berat CellLock nvarchar 20 Nomor cell lock JumlahContainer Int 8 Jumlah container Tujuan nvarchar 20 Tujuan export IDRecord TimeStamp 8 Log record

Tabel 3.8 Tabel Detil LoadingList

i. Nama tabel : HdInvoiceExport

Primary key : KdInvoiceExport

Foreign key : KdB/L, KdBranch

Deskripsi tabel : Tabel invoice berisi mengenai data-data pembayaran jasa

pengiriman barang

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdInvoiceExport nchar 5 Kode invoice export KdB/L nchar 12 Kode B/L KdBranch nchar 5 Kode cabang DateOfInvoiceExport datetime - Tanggal invoice dicetak DateOfExport datetime - Tanggal export dilakukan IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.9 Tabel Header Invoice Export

114

j. Nama tabel : DetilInvoiceExport

Primary key : NoDetilInvoiceExport, KdInvoiceExport

Foreign key : KdContainer


pengiriman barang

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdInvoiceExport nchar 5 Kode invoice export NoDetilInvoiceExport nchar 5 Nomor detil invoice

export KdContainer nchar 5 Kode container BiayaB/L float 8 Biaya B/L BiayaTelexRelease float 8 Biaya telex release BiayaCargoRelease float 8 Biaya cargo release JumlahJaminanPerCont float 8 Jumlah jaminan per

container BiayaGantiDataDokumen float 8 Biaya ganti data

dokumen BiayaLatePickUp float 8 Biaya keterlambatan IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.10 Tabel Detil Invoice Export

k. Nama tabel : MsVessel

Primary key : KdVessel

Deskripsi tabel : Tabel vessel (kapal) berisi mengenai data-data kapal

yang digunakan PT. Tresnamuda Sejati

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdVessel nchar 5 Kode vessel (kapal) NamaVessel nvarchar 30 Nama vesel (kapal) JenisVessel nvarchar 30 Jenis vessel (kapal) Keterangan nvarchar 30 Keterangan vessel (kapal)

115

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan ThnPembuatan nvarchar 5 Tahun pembuatan vessel IDRecord timestamp 8 Log Record

Tabel 3.11 Tabel Master Vessel

l. Nama tabel : MsContainer

Primary key : KdContainer

Deskripsi tabel : Tabel master container berisi mengenai data-data

container

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdContainer nchar 5 Kode container JenisContainer nvarchar 20 Jenis container UkuranContainer nvarchar 20 Ukuran container Status nvarchar 10 Status HargaSewa float 8 Harga Sewa IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.12 Tabel Master Container

m. Nama tabel : MsConsignee

Primary key : KdConsignee

Deskripsi tabel : Tabel master consignee berisi mengenai data-data

consignee (penerima barang)

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdConsignee nchar 5 Kode consignee NamaConsignee nvarchar 20 Nama consignee Alamat nvarchar 100 Alamat consignee Kota nvarchar 20 Kota consignee NoTlp nvarchar 20 Nomor tlp NoFax nvarchar 20 Nomor fax IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.13 Tabel Master Consignee

116

n. Nama tabel : MsAgent

Primary key : KdAgent

Deskripsi tabel : Tabel master agent berisi mengenai data-data agent

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdAgent nchar 5 Kode agent NamaAgent nvarchar 30 Nama agent AlamatKantor nvarchar 100 Alamat kantor agent NoTlp nvarchar 20 Nomor telepon agent NoFax nvarchar 20 Nomor faximile IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.14 Tabel Master Agent

o. Nama tabel : ArrivalNotice

Primary key : KdArrNot

Foreign key : KdConsignee, KdVessel

Deskripsi tabel : Tabel arrival notice berisi mengenai data-data

pemberitahuan bahwa kapal akan datang

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdArrNot nchar 5 Kode kedatangan kapal KdConsignee nchar 5 Kode consignee KdVessel nchar 5 Kode vessel DateOfImport datetime - Tanggal eksport NamaVessel nvarchar 20 Nama kapal POL nvarchar 30 Pelabuhan muat barang POD nvarchar 30 Pelabuhan bongkar / tujuan ETD datetime - Tanggal keberangkatan ETA datetime - Tanggal kedatangan DateOfArrNot datetime - Tanggal arrival notice IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.15 Tabel Arrival Notice

117

p. Nama tabel : MsBranch

Primary key : KdBranch

Deskripsi tabel : Tabel master cabang berisi mengnai data-data cabang

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdBranch nchar 5 Kode cabang NamaBranch nvarchar 30 Nama cabang Alamat nvarchar 100 Alamat cabang NoTlp1 nvarchar 20 Nomor telepon 1 NoTlp2 nvarchar 20 Nomor telepon 2 NoFax nvarchar 20 Nomor faxilime kantor cabang KepalaBranch nvarchar 30 Nama kepala cabang IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.16 Tabel Master Branch

q. Nama tabel : HdDOImport

Primary key : KdDOImport

Foreign key : KdB/L, KdArrNot

Deskripsi tabel : Tabel delivery order berisi mengenai data-data delivery

order per pengiriman

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdDOImport nchar 5 Kode delivery order KdB/L nchar 12 Kode B/L KdArrNot nchar 5 Kode arrival notice DateOfReleaseDO Import

datetime - Tanggal rilis DO import

TotalContainer int 8 Total container IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.17 Tabel Header Delivery Order Export

118

r. Nama tabel : DetilDOImport

Primary key : NoDetilDOImport, KdDOImport

Foreign key : KdCommodity, KdContainer

Deskripsi tabel : Tabel detil DO berisi mengenai detil data-data detil

delivery order yaitu data barang dari perusahaan

pelayaran

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdDOImport nchar 5 Kode DO Import NoDetilDOImport nchar 5 Nomor detil DO Import KdCommodity nchar 5 Kode commodity KdContainer nchar 5 Kode container JumlahContainer int 8 Jumlah container IDRecord timestamp 8 Lod Record

Tabel 3.18 Tabel Detil Delivery Order Import

s. Nama tabel : HdInvoiceImport

Primary key : KdInvoiceImport

Foreign key : KdB/L, KdBranch

Deskripsi tabel : Tabel header invoice berisi mengenai data-data

pembayaran jasa pengiriman barang

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdInvoiceImport nchar 5 Kode invoice Import KdB/L nchar 12 Kode B/L KdBranch nchar 5 Kode cabang DateOfInvoiceImport datetime - Tanggal invoice dicetak DateOfImport datetime - Tanggal Import dilakukan IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.19 Tabel Header Invoice Import

119

t. Nama tabel : DetilInvoiceImport

Primary key : NoDetilInvoiceImport, KdInvoiceImport

Foreign key : KdContainer


pengiriman barang

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdInvoiceImport nchar 5 Kode invoice Import NoDetilInvoiceImport nchar 5 Nomor detil invoice

Import KdContainer nchar 5 Kode container BiayaDO float 8 Biaya DO BiayaJaminanContainer float 8 Biaya jaminan

container BiayaPembersihanContainer float 8 Biaya pembersihan

container Demmorit float 8 Jumlah denda IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.20 Tabel Detil Invoice Export

u. Nama tabel : PackingList

Primary key : KdPacking

Deskripsi tabel : Tabel packing berisi data-data mengenai packing list

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdPackingList nchar 5 Kode packinglist NamaPackingList nvarchar 20 Nama packinglist IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.21 Tabel Packing List

120

v. Nama tabel : MsCommodity

Primary key : KdCommodity

Deskripsi tabel : Tabel master commodity berisi mengenai data-data

commodity

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan KdCommodity nchar 5 Kode commodity JenisCommodity nvarchar 50 Jenis commodity IDRecord timestamp 8 Log record

Tabel 3.22 Tabel Master Commodity

3.7 Spesifikasi Software Dan Hardware Pada PT. Tresnamuda Sejati

3.7.1 Spesifikasi Software

Spesifikasi Keterangan

Sistem Operasi Pentium IV 2GHz, Linux, Windows XP Profesional SP 2

Development Tools Clipper DBMS Fox pro, fox base Jaringan LAN & wireless Server Novell Modem ADSL Jumlah User 130

Tabel 3.23 Spesifikasi Software

121

3.7.2 Spesifikasi Hardware

Spesifikasi Tipe

Processor Pentium IV 2 GHz Hard Disk 80 GB, SATA 7200 rpm Memory DDR2 256 dan 512 MB Motherboard ASUS Floppy disk None VGA Card Intel Modem None Sound Card Vibra Live Ethernet Card D-LINK PCI 10/100 Monitor PHILIPS 15 inchi Casing Simbadda 300 watt Keyboard & Mouse Logitech Printer HP Laser 1020, Epson LQ 2180 Switch 3Com 100

Tabel 3.24 Spesifikasi Hardware

122

3.8 Analisis Permasalahan

Permasalahan yang dihadapi oleh para eksekutif PT. Tresnamuda Sejati

dalam proses menganalisis, melakukan perencanaan, serta pengambilan keputusan

bagi perusahaan antara lain sebagai berikut:

3.8.1 Masalah Yang Dihadapi

1. Perusahaan ini memiliki banyak cabang dimana setiap cabang selalu

memberikan update data setiap harinya ke kantor pusat melalui

electronic mail (e-mail), jadi kantor pusat belum memiliki integrasi

dengan kantor cabang sehingga dalam mengolah informasi memerlukan

waktu yang agak lama.

2. Perusahaan ini belum tersedia sistem informasi yang dapat

menghasilkan laporan dalam bentuk yang lebih ringkas dan yang dapat

menghasilkan sebuah grafik yang dapat membantu perusahaan untuk

memudahkan mereka dalam menganalisis data perusahaan sehingga

memperoleh suatu keputusan yang bersifat strategis bagi pihak

eksekutif secara rinci dan detail.

3. Pihak eksekutif sulit mendapatkan data yang berumur lama atau data

historical perusahaan sehingga jika data tersebut dibutuhkan untuk

digunakan sebagai bahan analisis belum dapat dimanfaatkan secara

optimal karena tidak tersedia di server.

123

3.8.2 Kebutuhan Laporan

Penentuan data dan informasi dalam data warehouse merupakan

suatu proses yang sangat penting karena berhubungan dengan hasil laporan

yang akan disajikan kepada pihak eksekutif. Hasil laporan tersebut harus

akurat dan mudah dimengerti karena akan sangat membantu dalam

pengambilan keputusan.

Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis dan database

pada PT. Tresnamuda Sejati, maka data dan informasi yang dibutuhkan

oleh para eksekutif adalah sebagai berikut :

• Laporan yang berhubungan dengan export bagian yang mencakup

jumlah export yang dilakukan, jumlah shipper, jumlah jenis commodity

export, jumlah container, jumlah branch yang melakukan export,

jumlah agent yang melakukan export, jumlah export dan total export

per periode waktu tertentu yang dapat dilihat per branch, per shipper,

per container, per agent dan per commodity.

• Laporan yang berhubungan dengan bagian import yang mencakup

jumlah import yang dilakukan, jumlah consignee, jumlah jenis

commodity import, jumlah container, jumlah branch yang melakukan

import, jumlah import dan total import per periode waktu tertentu yang

dapat dilihat per branch, per consignee, per container dan per

commodity.

124

3.9 Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Tresnamuda Sejati, maka

pemecahan yang terbaik saat ini yaitu diperlukannya sebuah data warehouse untuk

menggabungkan semua data history di pusat maupun di cabang untuk kemudian di

analisa menjadi data yang ringkas sehingga memudahkan dalam pembuatan

laporan untuk para eksekutif. Dimana laporan tersebut juga bersifat multidimensi

yang berarti bisa dilihat dari berbagai dimensi. Laporan yang dihasilkan dapat

dilihat dalam berbagai bentuk seperti dalam bentuk grafik dan pivot tabel. Selain

itu, dengan data warehouse maka akan dapat mengatasi permasalahan data yang

tidak terintegrasi atau tidak konsisten, serta mendukung jumlah data yang besar.

Dengan demikian, pihak eksekutif akan dapat memperoleh data dan

informasi bersifat summary dengan cepat, akurat dan sesuai dengan kebutuhan data

dan informasi sehingga dapat membantu pengambilan keputusan strategis. Data-

data yang bersifat historis pun tersimpan dalam data warehouse dan memiliki

jangka waktu yang lama, sehingga pemimpin perusahaan dapat melakukan

pengkajian ulang terhadap data-data historis.

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00538-si bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00538-si bab...