1  

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Virtualisasi

Virtualisasi adalah sebuah teknik untuk menyembunyikan karakteristik fisik

dari sumber daya komputer dar i bagaimana cara sistem lain, aplikasi atau

pengguna berinteraksi dengan sumber daya tersebut. (ZDNet UK, 2009).

2.2 Virtual Office

2.2.1 Latar Belakang

Salah sat u faktor terbesar yang mempengaruhi karyawan dan perusahaan saat

ini adalah perubahan teknologi yang cepat yang terjadi di tempat kerja. Karena

masing – masing individu kin i telah semakin mengenal teknologi, maka hal itu

membawa perubahan pada kehidupan dan pekerjaan mereka. Sebagai contoh,

pengguna internet di Inggr is pada tahun 2002 yang mencapai 228 juta orang,

menghabiskan banyak waktu di chat room s, newsgroups, dan lingkungan

virtual lainnya. Hampir seluruh aspek dalam karir seorang karyawan

dipengaruhi oleh penggunaan teknologi, mulai dari karyawan tersebut diseleksi

(melalui website), dilatih (melalui distance learning), dan dievaluasi,

sebagaimana cara mereka bekerja, dan dimana mereka melakukan pekerjaan itu

(melalui teleworking, virtual team ), selalu berhubungan dengan suatu bentuk

teknologi. Jadi, kemajuan teknologi yang pesat telah mengubah jenis pekerjaan

2   

  

seorang karyawan, dan bagaimana mereka menger jakannya (Joyce Russel,

2003, pp 1-3).

Seir ing dengan perkem bangan teknologi, jumlah karyawan yang bekerja di

hom e office, atau disebut juga dengan istilah teleworker, semakin meningkat.

Menurut data dari IBM Global Employee Research, pada tahun 1998 jutaan

karyawan telah menggunakan alat komunikasi portabel yang dapat

meningkatkan f leksibilitas dalam hal waktu dan tempat bekerja (Sara Weiner,

1998, pp.51). Pada tahun 2002, menurut US Department of Commerce, 24

hingga 65 juta orang usia dewasa yang bekerja yang menggunakan komputer

untuk menyelesaikan pekerjaannya, menger jakan sebagian peker jaannya dari

rumah. Selain itu, jumlah teleworker diperkirakan mencapai 112 juta pada

tahun 2011 (Gartner Dataquest Insight, 2007). Data – data tersebut

menunjukkan bahwa virtua l office akan semakin banyak digunakan di masa

mendatang. Beberapa vendor telah melakukan riset dan mengeluarkan produk

yang terkait dengan virtual office, yaitu Nokia yang meriset mengenai teknologi

m obile terbaru untuk user yang berp indah – pindah (Yu You dan Akerman,

2007), dan Cisco yang mengeluarkan produk Cisco Virt ual Office (Cisco

Virtual Office, 2009).

Kecenderungan dalam peningkatan penggunaan virtual office membawa

keunt ungan bagi perusahaan, karena dapat mengurangi biaya untuk membangun

kantor dan fasilitasnya. Selain it u, karyawan masa kin i tampak sangat menerima

dan tertarik beker ja di lingkungan yang informal, dimana mereka dapat

mengurangi biaya transportasi, parkir, makan, pakaian kerja, dan lain – lain.

3   

  

Menurut penelitian, penggunaan virtual office dapat menyebabkan peningkatan

job satisfaction, performa, dan penurunan tingkat turnover dan stress dari

karyawan (Ravi S, 2007).

2.2.2 Sejarah

 

Virtual o ffice pertama kali berkembang di Amerika karena dilatarbelakangi hal –

hal berikut [3]:

a. Ekonomi di Amerika mengalami perubahan dar i ekonomi manufakt ur ke

ekonomi berbasis informasi dan servis dimana karyawan tidak perlu lagi

melaporkan pekerjaan mereka ke kantor pusat. Hal ini didukung oleh

meningkatnya kemajuan office technologiy yang dapat mendukung

penerapan virtual office. Pada tahun 1996, diperk irakan jumlah orang yang

bekerja di luar trad itional office, baik fu ll-tim e atau part-tim e mencapai 60

juta orang.

b. Peristiwa Baby boomer telah meningkatkan kebutuhan akan integrasi antara

waktu di kantor dan di rumah untuk memperhatikan anak – anak.

c. Terjadinya penurunan (downsizing) skala perusahaan di Amerika secara

besar – besaran mendorong para karyawan yang masih berada di

perusahaan memikirkan cara untuk meningkatkan produktivitas kerja di

kantor, yaitu dengan mengerjakan pekerjaan di luar kantor, dengan

menghabiskan wakt u bersama client di home office dimana hanya terdapat

sedik it gangguan, dan lain – lain.

4   

  

2.2.3 Pengertian Virtual Office

Sebuah virtual office adalah suatu tempat kerja (worksite) di luar

traditional office, dimana orang - orang dapat mengerjakan pekerjaan yang

berhubungan dengan traditional office. Orang – orang yang beker ja pada

sebuah virtual o ffice dapat berupa telecomm uter, yang bekerja untuk

sebuah perusahaan, atau entrepreneur, yang bekerja unt uk perusahaannya

sendir i. Kata virtua l dari virtual office mengacu pada penggunaan

teknologi. Virtua l office biasanya dilengkapi oleh beberapa kombinasi

teknologi yang memungkinkan orang – orang yang bekerja di perusahaan

untuk membuat kembali (re-create) support service dari traditional office.

Komponen – komponen dasar dari virtual office adalah :

1. Telepon

2. PC atau laptop

3. Koneksi internet

4. Scanner atau fax

Sementara itu, yang merupakan komponen pendukung virtual o ffice

adalah :

1. Instant m essaging

2. VoIP

3. Teleconferencing atau Videoconferencing

5   

  

4. Web (portal, net meeting, discussion board, google apps, skype,

sharepoint, groove, exchange)

2.2.4 Pertumbuhan

Pertumbuhan adalah perubahan yang dapat diukur secara kuantitatif. Di

dalam dun ia bisn is, pengertian pert umbuhan menunjukkan semakin

meningkatnya ukuran dan aktivitas perusahaan dalam jangka pan jang

(Gandung Tri Handoko, 2006, pp. 1).

2.2.5 Web Portal

Situs web yang menyediakan kemampuan tertentu yang dibuat sedemikian

rupa mencoba menuruti selera para pengunjungnya. Kemampuan portal

yang lebih spesifik adalah penyediaan kandungan informasi yang dapat

diakses menggunakan beragam perangkat, misalnya komputer pribadi,

komputer jinjing (notebook), P DA (Personal Digital Assistant), atau

bahkan telepon genggam (wikipedia, 2009).

2.2.6 VPortal

 

V-Portal merupakan teknologi yang diterapkan oleh PT.Visionet

International yang berbasiskan Sharepo int dan Workflow Fondation. V-

6   

  

Portal pertama kali dirilis pada tahun 2008 dan merupakan cikal bakal

perkembangan teknologi pada PT.Visionet International.

2.3 Visi dan Misi

2.3.1 Pengertian Visi

 

Vision statement : defines the desired or intended future state of a specif ic

organ ization or enterprise in terms of its fundamental objective and/or strategic

direction. (Wikipedia,2009)

Visi adalah suatu pernyataan tentang gambaran keadaan dan karakteristik yang

ingin di capai oleh suatu lembaga pada jauh dimasa yang akan datang.

(http://eng.unri.ac.id/ , 2009).

Jadi, visi itu sendiri dapat diartikan sebagai suatu pernyataan mengenai

keinginan yang dicapai di masa yang akan datang.

Visi itu sendir i tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail

gambaran sistem yang dit ujunya, o leh kemungkinan kemajuan clan perubahan

ilmu serta situasi yang sulit diprediksi selama masa yang panjang tersebut.

Pernyataan Visi tersebut harus selalu berlaku pada semua kemungkinan

perubahan yang mungk in terjadi sehingga suatu Visi hendaknya mempunyai

sifat / fleksibel.

7   

  

Untuk itu ada beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu

pernyataan Visi

• Berorientasi pada masa depan;

• Tidak dibuat berdasar kondisi atau trend saat ini;

• Mengekspresikan kreativitas;

• Berdasar pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi

masyarakat ;

• Memperhatikan sejarah, kultur, clan nilai organisasi meskipun ada

perubahan terduga ;

• Mempunyai standard yang tinggi, ideal serta harapan bagi anggauta

lembaga ;

• Memberikan k larif ikasi bagi manfaat lembaga serta tujuan-tujuannya ;

• Memberikan semangat clan mendorong timbulnya dedikasi pada lembaga ;

• Menggambarkan keunikan lembaga dalam kompetisi serta citranya ;

• Bersifat ambisius serta menantang segenap anggota lembaga (Lewis &

Smith 1994)

Contoh Visi:

“By 2025 my institu tion will have 500 thousand active students from nine

continen ts of the world studying in a virtual campus about m any cultures of the

world as well a s the latest sciences and technology. Graduates o f my institu tion

will bring and encourage peace to the world as a resu lt of their involvem ent with

my institution and will find the m eans to help hose who are unfortunate enough

8   

  

not to have been a graduate of m y institution in order to im prove their living and

intellectual conditions.”

2.3.2 Pengertian Misi

Mission statement : def ines the fundamental purpose of an organization or an

enterprise, basically describing why it exists. (Wikipedia, 2009)

A mission statement is a brief statement of the purpose of a company,

organ ization. It is ideally used to guide the actions of the organ ization.

(Wiktionary, 2009)

Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam

usahanya mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada

pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi

merupakan sesuat u yang nyata untuk dituju serta dapat pula member ikan

petunjuk gar is besar cara pencapaian Visi. (http://eng.unri.ac.id/, 2009)

Jadi, pengertian misi itu sendir i berbicara mengenai apa yang harus dikerjakan

dalam rangka mewujudkan visi yang ada.

Pernyataan Misi member ikan keterangan yang jelas tentang apa yang ingin

dituju serta kadang kala member ikan pula keterangan tentang bagaimana cara

lembaga bekerja. Mengingat demikian pentingnya pernyataan misi maka selama

pembentukannya perlu diperhatikan masukan-masukan dari anggota lembaga

9   

  

serta sumber-sumber lain yang dianggap penting. Untuk secara Iangsung

pernyataan Misi belum dapat dipergunakan sebagai petunjuk bekerja.

Intepretasi lebih mendetail diperlukan agar pernyataan Misi dapat

diterjemahkan ke langkah langkah kerja atau tahapan pencapaian tujuan

sebagaimana tertulis dalam pernyataan Misi. Untuk memberikan tekanan pada

faktor komprehensif dari pernyataan misi maka pernyataan tersebut hendaknya

mampu memberikan gambaran yang menjawab pertanyaan pertanyaan sbb

(Lewis & Smith 1944) :

• Keberadaan lembaga adalah untuk berbuat apa

• Apa produk atau jasa yang utama dari lembaga

• Apa yang bersifat unik dari lembaga

• Siapa konsumen utama dari lembaga

• Mengapa mereka merupakan konsumen utama

• Pihak lain mana yang berkepentingan dengan lembaga dan mengapa

• Apa "Core Values" / nilai dasar lembaga

• Apa yang berbeda pada lembaga 5 th yang lalu dan sekarang

• Mengapa berbeda

• Apa yang berbeda pada lembaga saat sekarang dan 5 th dari sekarang

• Mengapa hal itu akan menjadi beda

• Apa produk atau jenis jasa yang akan diberikan lembaga di masa depan

• Apa yang harus diker jakan lembaga unt uk menyiapkan produk baru

tersebut

• Apakah jawaban pertanyaan-pertanyaan di atas merefleksikan Visi

lembaga ?

10   

  

• Bila tidak, pertanyaan mana yang harus ada dan apa jawabannya

 

2.4 Balanced Scorecard (BSC)

Menurut Kaplan dan Norton pada bukunya yang berjudul The Balanced

Scorecard : Transla ting Strategy Into Action, Balanced scorecard (BSC) adalah

suatu performance management tools yang dapat mentranslasikan visi dan

strategi organisasi ke dalam aksi - aksi yang dapat diukur dengan

memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non-f inansial (Kaplan dan

Norton, 2003). Indikator finansial dan non-finansial tersebut semuanya terjalin

dalam hubungan sebab akibat. Dar i defin isi tersebut, tampak bahwa BSC tidak

berhenti pada saat strategi selesai dibangun, tetapi terus memonitor proses

eksekusinya.

Menurut Suwardi Luis dan Prima A. Biromo dalam bukunya yang berjudul S tep

by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, Balanced

berarti seimbang. Dengan demikian, BSC adalah suatu m anagement tool  yang

digunakan untuk menjaga keseimbangan antara (Suwardi Luis, 2007) :

1. Indikator finansial dan non-finansial

Umumnya perusahaan, terutama perusahaan swasta, berorientasi

pada profit. Aspek yang menjadi pertimbangan utama dalam

pengambilan keputusan adalah aspek finansial saja. Bagaimanapun

juga, diperlukan adanya keseimbangan antara aspek finansial dan

non-finansial. Balanced scorecard menekankan bahwa aspek

11   

  

finansial dan non-finansial harus menjadi bagian dari sistem

informasi bagi karyawan pada semua level di perusahaan.

2. Indikator kinerja masa lampau, masa kini, dan masa depan

Laporan keuangan adalah indikator yang menilai kiner ja organisasi

di masa lampau, dan tidak dapat dijadikan patokan tunggal untuk

menentukan strategi di masa mendatang.

3. Indikator internal dan eksternal

Keseimbangan dar i faktor – faktor internal dan eksternal berkaitan

dengan hubungan sebab ak ibat. Di sini faktor internal merupakan

penyebab (input) dan akibat (output) nya berdampak pada faktor

eksternal. BSC memungkinkan keseimbangan antara faktor internal

dan eksternal ini.

4. Indikator yang bersifat leading dan lagging (penyebab dan akibat)

Seperti telah dijelaskan di atas, faktor internal dan faktor eksternal

mempunyai hubungan sebab akibat. BSC dapat memetakan

“penyebab” yang mendorong terciptanya kiner ja yang baik atau

buruk, serta “akibat” yang dapat ditimbulkan atau dihasilkan dari

sebab – sebab tersebut.

Balanced scorecard memetakan indikator finansial dan non-finansial ke dalam

hubungan sebab akibat. Indikator – indikator tersebut berupa empat perspektif,

yaitu (Kaplan dan Norton, 2004):

12   

  

1. Perspektif Keuangan (financial perspective)

Pada perspektif ini, BSC menggar iskan upaya apa yang harus dilakukan

untuk dapat berhasil secara finansial. Keuangan organ isasi dapat dilihat

dar i 2 sudut pandang, yaitu :

a. Jangka pendek

Dalam pendekatan keuangan yang bertujuan jangka pendek,

strategi yang digunakan adalah strategi peningkatan

produktivitas, yaitu meliputi upaya – upaya yang dapat dilakukan

agar produktivitas dapat optimal. Strategi produktivitas in i dapat

dicapai dengan perbaikan strukt ur biaya dan pemaksimalan

utilisasi aset.

b. Jangka panjang

Dalam pendekatan keuangan yang bert ujuan jangka pan jang

dilakukan strategi khusus yang disebut strategi pertumbuhan.

Strategi ini meliputi dua hal utama, yaitu peningkatan

pendapatan, dan pen ingkatan nilai bagi pelanggan.

2. Perspektif pelanggan (customer perspective)

Pada perspektif ini, BSC menggar iskan upaya apa yang harus dilakukan

agar pelanggan menilai baik terhadap produk atau jasa, dan terhadap

organ isasi. Untuk member ikan nilai yang baik kepada pelanggan, ada 3

pendekatan (value proposition) yang berkaitan dengan produk yang

ditawarkan perusahaan. Pendekatan tersebut adalah :

a. Product leadership, yaitu perusahaan mempunyai produk –

produk unggulan yang selalu terdepan dalam hal inovasi.

13   

  

b. Operational excellence adalah produk – produk yang dirancang

untuk seekonomis mungkin dengan mengefisiensikan proses

operasional dalam manufakturnya.

c. Customer intimacy, yaitu menawarkan produk atau jasa yang

disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

Adapun hal – hal yang menjadi ukuran dari penerapan strategi yang tepat

dar i perspektif pelanggan in i di antaranya adalah :

a. Kepuasan pelanggan (custom er satisfaction)

b. Daya ingat pelanggan akan produk (custom er retention)

c. Perolehan jumlah pelanggan (customer acquisition)

d. Apakah pelanggan dapat member ikan keunt ungan kepada

perusahaan (customer profitability)

e. Market share

f. Account share

3. Perspektif proses bisn is internal (in ternal business process)

Proses bisnis internal adalah serangkaian aktivitas yang ada dalam bisnis

kita secara internal untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Pada

perspektif ini disusun strategi yang memungkinkan aktivitas – aktivitas

tersebut berjalan lancar, efisien, efektif, dan optimal.

Proses – proses internal perusahaan yang sangat banyak, dikelompokkan

menjadi empat bagian, yaitu :

a. Proses manajemen operasional (operations m anagement

processes)

14   

  

Proses operasional sehar i – har i dimana perusahaan menghasilkan

produk dan layanan mereka ke pelanggan.

b. Proses manajemen pelanggan (customer managem ent proceses)

Proses ini bertujuan memperluas dan memperdalam hubungan

dengan pelanggan yang telah ditargetkan.

c. Proses inovasi (inovvation processes)

Proses in i mencakup pengembangan produk, proses, dan layanan

baru, dan mengatur strategi agar produk dan layanan tersebut

dapat diterima pasar.

d. Proses regulasi dan sosial (regulatory and social processes)

Proses ini mencakup hal – hal yang harus dilakukan perusahaan

agar tetap mendapat izin di suatu negara. Contohnya adalah

mengikuti standar yang ber laku di suatu negara dalam perekrutan,

jaminan keselamatan, kesehatan, dan lain – lain.

4. Perspektif pembelajaran dan pertum buhan (learning and growth)

Perspektif ini berfokus pada aset – aset yang tidak berwujud (intangible

asset) dar i perusahaan, dan peran aset – aset tersebut dalam strategi

perusahaan. Aset – aset tersebut adalah :

a. Sumber daya manusia (hum an capital), yait u keterampilan, bakat

yang dibutuhkan unt uk mendukung strategi perusahaan.

b. Informasi (inform ation capital), yaitu sistem informasi, jaringan,

dan infrastrukt ur yang dibutuhkan untuk mendukung strategi

perusahaan.

15   

  

c. Organisasi (organization capital), yait u kemampuan organisasi

dalam menggerakkan dan mempertahankan perubahan proses

yang dibutuhkan unt uk mendukung strategi perusahaan.

Ber ikut adalah skema dar i empat perspektif dar i balanced scorecard, dimana

antar perspektif tersebut terdapat hubungan sebab akibat :

Gambar 2.1 Perspektif Balance Scorecard

Strategy Map adalah sebuah representasi visual dan alur logika (sebab akibat)

dari strategi – strategi perusahaan, memperlihatkan dengan jelas tujuan

(objectives) dari proses – proses internal penting yang bermanfaat bagi

perusahaan, serta aset- aset tak berwujud (in tangible assets) yang diper lukan

16   

  

untuk mendukung proses internal tersebut. Strategi – strategi perusahaan tidak

dapat dengan mudah dilaksanakan karena tidak dijabarkan secara rinci apa yang

harus dilakukan. Oleh karena itu, perusahaan harus menjabarkan suat u strategi

ke dalam aksi – aksi yang disebut dengan stra tegic in itia tives. Strategic

initia tive mempunyai suat u ukuran (m easure) yang menjadi indikator tercapai

atau tidaknya target dari strategic initiative yang dijalankan, disebut juga Key

Perform ance Indicator (KPI). Jadi, pelaksanaan strategi diatur, dijabarkan,

diukur melalui pelaksanaan dar i strategic initiatives.

Ber ikut adalah gambaran dari proses, intang ible asset, target, dan strategic

initia tive yang diperlukan untuk menjalankan suatu strategi, dimana semuanya

itu terangkum dalam strategic them e :

 

Gambar 2.2 Strateg ic Them e

17   

  

2.5 Microsoft Office Groove 2007  

Microsoft Off ice Groove client, dalam bentuknya yang paling sederhana,

memungkinkan dua atau lebih komputer unt uk berbagi dan sinkronisasi data

antar PC menggunakan berbagai tools yang mendukung produktivitas kerja.

Groove menyediakan workspace agar orang – orang dapat saling berkolaborasi

secara real time. Anggota dari sebuah workspace dapat bekerja secara interaktif

untuk mengumpulkan informasi, berdiskusi, menjadwalkan suatu pertemuan,

memberikan suatu laporan, bertukar data, bahkan berkomunikasi melalui f itur

chatting yang juga tersedia dalam bentuk suara. Kolaborasi tidak harus

dilakukan secara real time, melainkan anggota dari workspace dapat melakukan

aktivitas di dalam workspace tersebut secara offline dan kemudian

mensinkronisasikan hasil dengan yang anggota lainnya ketika mereka online.

Ketika suatu proyek selesai, hasil ko laborasi dalam suatu workspace dapat

diakses melalui sit us dari Microsoft Office Share Point (Groove Online, 2006).

Semua kapabilitas dari tools yang ditawarkan Groove dapat digunakan dengan

hanya menggunakan dua mesin dari dua user (Peer to peer) yang terhubung

melalui Loca l Area Network (LAN). Berikut adalah gambar dar i Peer to peer

Groove :

Gambar 2.2 Koneksi Groove

18   

  

Di luar LAN, banyak faktor yang mengganggu alur informasi rea l-tim e antar

user, contohnya adalah firewall perusahaan yang menghalangi transmisi, data

yang hilang tanpa sebab, koneksi internet yang lambat dapat mengganggu

transmisi, dan user – user dari zona waktu berbeda dapat online pada wakt u

yang berbeda. Semakin banyak jumlah orang yang berkolaborasi, maka

akibat dar i kondisi eksternal menjadi semakin jelas, karena kondisi

lingkungan dari setiap user yang mempengaruhi jaringan internet menjadi

tantangan bagi penggunaan Groove secara peer to peer.

Agar komunikasi antar banyak user (peer) berjalan sukses dalam lingkungan

yang dinamis, Groove menggunakan server yang disebut relay server yang

memungkinkan pert ukaran data setiap waktu, tanpa memperhitungkan

firewall, kondisi lalu lintas internet, atau status online/offline dari clien t.

Groove client dan server – server pendukungnya akan menggunakan protokol

– protokol publik yang dapat mengakomodasi komunikasi dalam cakupan

jaringan yang luas.

Sementara Groove soft ware didesain untuk memungkinkan user – user

berko laborasi melalui jaringan internet, dunia bisnis membutuhkan level

contro l yang lebih tinggi dan manajemen terhadap so ftware yang digunakan.

Suatu divisi IT harus memenuhi tujuan produktivitas dari perusahaan

sementara tetap memperhatikan batasan dar i dana dan policies yang

mempengaruhi banyak aspek dar i penggunaan software, termasuk

ketersediaan bandwidth jaringan, integr itas data, dan keamanan dari resource

– resource yang dimiliki perusahaan. Sebagai so lusi, maka digunakan

19   

  

Groove Server 2007, yang diinstal onsite atau diperoleh melalui Groove

Enterprise Services. Groove Manager atau Enterprise Service memungkinkan

administrator untuk mengatur operasional dari Groove. Groove Manager

dapat diakses melalui web browser, dan dapat digunakan untuk

mendefin isikan kegunaan Groove dan security policies yang disesuaikan

dengan kebutuhan perusahaan, user sementara dengan relay server, dan

memonitor aktivitas Groove.

Ber ikut adalah gambar Groove client dan server :

Gambar 2.3 Groove Client Server

20   

  

2.6 Manfaat Virtualisasi

Gambar 2.4 Tahap perkembangan penggunaan virtualisasi

Disini k ita bisa lihat dengan penggunaan virt ualisasi banyak hal yang bisa kita

dapatkan, pertama pengurangan biaya(reduce total cost), dari memaksimalkan

pemanfaatan asset, pengujian aplikasi dengan memakai virtual bisa lebih baik

dikarenakan kita bisa dengan cepat membuat dan menghapus mesin virt ual kita

dibandingkan kita menggunakan fisikal mesin, serta hemat listrik dan tempat,

kedua meningkatkan availability unt uk mendukung fungsi bisn is, ketiga

mempunyai kemampuan yang baru seperti migrasi yang cepat, pembangunan

yang dinamis, bisa memanage system secara dinamis (Wenninger, 2006, pp 23-

27).

21   

  

2.7 Teknologi yang digunakan

2.7.1 Hardware yang digunakan

 

Tabel 2.1 Tabel Hardware yang digunakan untuk Virtual Off ice

 

Component Requirement

Computer and

Processor

Minimum: Server with processor speed of 2.5 gigahertz (GHz) or higher

Recommended: Dual processor, 3 GHz or

higher

*32-bit and 64-bit support

Memory Minimum: 1 gigabyte (GB) RAM

Recommended: 2 GB recommended*

*Farm deployment requires 2 GB RAM;

4 GB recommended for SQL and K2 Server

Hard Disk 3 GB of available hard disk

Display 1024x768 or higher resolut ion monitor

Connection 100 megabits per second (Mbps) connection speed

required for farm deployment

56 kilobi ts per second (Kbps) required for client to

server connection

22   

  

2.7.2 Software yang digunakan

 

Tabel 2.2 Tabel Soft ware yang digunakan untuk Virtual Off ice

 

Operating System Windows 2003 Server with SP2 (Standard or

Enterprise)

atau

Windows 2003 Server R2 with SP2 (Standard or

Enterprise)

*Latest security patches

Windows Components 1. Internet Information Services (IIS) 6.0

2. Distributed Transaction Coordinator (DTC)

3. Untuk server, wajib ada Microsoft Message

Queueing (MSMQ), umumnya sudah ada

pada instalasi MOSS 2007

Additional Sof tware 1. Microsoft . NET Framework 2.0

Redist ributable Package

Microsoft . NET Framework 3.0

Redist ributable Package

2. Microsoft Visual C++ 2008 Redist ributable

Package

3. Microsof t Office SharePoint Server 2007 (Standard or Enterprise) with SP1

4. Microsoft Report Viewer Redist ributable

2005 with SP1

5. Internet Explorer 7

6. Untuk database : Microsoft SQL Server

2005 with SP2 (Standard atau Enterprise)

7. Microsoft Visual Studio 2005 (minimum

23   

  

professional edition)

*jangan lupa di IISRESET dan restart setelah Instalasi

Required for K2 Web Des

igner for SharePoint

1. Microsoft . NET Framework 3.5

Redist ributable Package

2. Microsoft Silverlight 2 (Latest version)

Forms Technology Visual Studio 2005 Web Deployment Projects

http://download.microsoft.com/download/9/4/9/9

496adc4-574e-4043-bb70-

bc841e27f13c/W ebDeploymentSetup.msi

Email Notifications Internet Simple Mail Transfer Protocol/Post

Office P rotocol 3 (SMTP/POP3)

2.8 Workflow  

Workflow adalah suat u proses (process) yang mendefinisikan dan

mengendalikan proses pengerjaan dar i satu atau lebih pekerjaan (task) untuk

dalam rangka realisasi dari sebuah tujuan (goal) yang sudah ditentukan.

Komponen – komponen utama dari defin isi tersebut adalah process, ta sk, dan

goal yang sudah ditentukan. Workflow terdiri dari dua buah kata, yait u work

yang berarti suatu ta sk yang harus diselesaikan, dan flow yang merupakan suatu

proses. Istilah lain yang umum digunakan untuk workflow adalah business

process management atau business process autom ation. Jadi, sebuah workflow

merupakan automasi dari sebuah proses bisn is, dimana dalam sebagian atau

keseluruhan workflow tersebut, dokumen – dokumen dan task – task dilewatkan

24   

  

(passed) dari sat u worker ke worker lainnya untuk diproses lebih lanjut sesuai

dengan serangkaian prosedur. Keuntungan dari workflow adalah automasi dari

paper driven processes yang biasanya dikerjakan secara manual, dan setiap

worker dapat berasumsi bahwa dokumen – dokumen dan ta sk – task sudah siap

diproses. Saat ini, sebagian besar workflow engine sudah dapat menangani

proses – proses yang sangat kompleks (David Mann, 2007).

Workflow pada dasarnya terbagi atas dua, yaitu :

1. Human-centric : manusia merupakan p ihak yang berperan utama sebagai

participant / worker dan completer dari sebuah ta sk.Workflow jenis ini

dibutuhkan ketika suatu proses dapat didefinisikan dengan baik sehingga

dapat dirum uskan dalam code.

2. Machine-centric : computer merupakan pihak yang berperan utama

sebagai participant / worker dan completer dari sebuah task. Workflow

jenis ini umumnya membutuhkan aktivitas membandingkan, advanced

reasoning, atau pemikiran abstrak, dimana hal – hal tersebut tidak dapat

dirumuskan dalam code.

Berdasarkan bagaimana cara ta sk – task diproses, workflow terbagi dua jenis,

yaitu :

1. Sequential workflow : workf low ini biasanya digam barkan sebagai sebuah

flowchart, dimana proses memilik i sebuah awal, path yang telah

ditentukan, criteria, branching, dan perulangan (looping).

25   

  

2. State m achine workflow : workflow jen is ini didasarkan pada kondisi dan

transisi. Kondisi adalah lingkungan yang mengindikasikan status saat ini

dar i proses yang dimodelkan. Even ts terjadi, kemudian menyebabkan

sebuah transisi terjadi dar i satu kondisi ke kondisi lainnya. Pada state

machine workflow, pa th yang ada pada workflow ditentukan oleh event –

event yang terjadi selama workflow sedang diproses.

2.9 Windows Workflow Foundation (WF)  

Windows Workflow Foundation (WF) adalah teknologi dari Microsoft untuk

mendefinisikan, mengeksekusi, dan melakukan pengaturan pada workflow

(Wikipedia, 2009). WF pertama kali dirilis pada tahun 2006 sebagai bagian dari

.NET framework 3.0. WF menyediakan foundation untuk membangun aplikasi

berbasis workflow pada Windows secara cepat, karena di dalamnya sudah

disediakan beberapa program ming m odel , in process workflow engine, serta tools

yang lengkap. Pemanfaatan WF saat ini adalah (Sony Setiawan, 2008, Part 1):

a. Workflow Designer di Visual St udio

b. Workflow classes dan tipe data

c. In Process Workflow Engine

Sementara itu, terdapat tiga buah cara unt uk menulis code dengan WF , yaitu :

a. Code – Only Authoring Mode

b. Code – Separation Authoring Mode

c. No – Code Authoring Mode

26   

  

WF dapat mempermudah pembuatan ap likasi berbasis workflow. Berikut adalah

hal – hal yang harus didukung oleh sebuah ap likasi berbasis workf low (David

Chappel, 2009):

a. Kemampuan untuk membuat keputusan berdasarkan prosedur bisnis

seperti keputusan “ya” atau “tidak” yang didapatkan dari hasil validasi.

b. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan soft ware dan sistem lain di luar

workflow.

c. Kemampuan unt uk berinteraksi dengan manusia. Jadi, workflow harus

dapat menampilkan user in terface untuk proses interaksi tersebut.

d. Kemampuan untuk melakukan state maintain selama workflow berjalan,

khususnya untuk workf low yang membutuhkan waktu lama dalam

penyelesaiannya.

2.10 SharePoint  

SharePoint adalah seperangkat produk dan teknologi yang menawarkan

kemampuan informatif dan kolaboratif berbasis web, yang dapat mempermudah

dalam pembuatan, organ isasi, distribusi, dan m aintenance terhadap stored

knowledge (Vanessa William, 2007). SharePoint menyediakan infrastruktur server

untuk mendukung kebutuhan dari karyawan dan perusahaan. Kebut uhan ini

mencakup kolaborasi, mengetahui siapa saja karyawan yang sedang online,

penyimpanan dokumen, dan kemampuan untuk memberikan dan diber ikan

informasi. Informasi perusahaan harus diaudit, dimonitor, diorgan isir, dipelihara,

27   

  

dan dilindungi. SharePoint dapat menghubungkan karyawan – karyawannya

dimanapun mereka berada melalui tools yang umum digunakan seperti Office

clien t ( seperti Word, Excel), Internet browser (seperti Internet Explorer), dan e-

mail client ( seperti Outlook).

Produk dan teknologi SharePoint mencakup dua platform , yaitu :

a. Windows SharePoint Service (WSS)

WSS menyediakan sebuah platform untuk kolaborasi, aplikasi, framework

untuk manajemen dokumen, dan tempat penyimpanan untuk sem ua tipe

dokumen. WSS mencakup site tem plates untuk Team Site, Document

Workspace, Meeting Workspace, blog, dan Wiki. Site – site tersebut dapat

disimpan sebagai sebuah tem plate dan user dapat membuat library untuk

menyimpan template tersebut agar dapat digunakan kembali. Setiap site

WSS berisi docum ent lib rary, fo rm library, kalender, task list, issue list,

dan custom list. W SS biasanya digunakan untuk membuat web site untuk

kolaborasi tim kerja pada sebuah proyek.

b. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)

MOSS merupakan infrastrukt ur server-side yang mengubah Microsoft

Office 2007 menjadi generator dan consumer dari content dari aplikasi

SharePoint. MOSS tersedia dalam dua versi, yaitu Standard Edition dan

Enterprise Ed ition. MOSS dibangun dengan W SS dengan kemampuan –

kemapuan seperti portal publish ing, en terprise search, enterprise content

management (ECM), business process autom ation, dan business

intelligence (BI) reporting and analysis tools.

28   

  

WSS digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan kecil dan suatu

departemen, sementara itu MOSS didesain untuk menjadi enterprise class

platform untuk mengatur dan mengontrol knowledge assets yang beraneka

ragam dari suatu perusahaan.

SharePoint merupakan aplikasi th ree-tier. Presentation layer ada pada aplikasi

ASP.NET, sementara itu komponen logika terletak pada .NET assemblies, dan

data ada pada SQL Server database. Fungsi utama dari SharePoint disediakan

oleh sebuah infrastruktur dari .NET assemblies dan Windows Service.

SharePoint menyimpan semua content dan konfigurasi pada SQL Server

database, tetapi tidak dapat diakses atau diubah secara langsung.

Ber ikut adalah gambar dari arsitektur SharePoint :

Gambar 2.5 arsitektur SharePoint

29   

  

2.11 InfoPath

InfoPath merupakan produk Microsoft yang digunakan untuk desain form, yaitu

user interface untuk berbagai aplikasi. InfoPath dapat digunakan pada basic

form yang menghasilkan XML, sampai aplikasi perusahaan yang harus

melakukan submit data melalui web service, hingga enterprise applica tion

integration (EAI) engine seperti BizTalk Server. Salah sat u kelebihan utama

dari InfoPath adalah sifatnya yang sepenuhnya XML-centric. Desain form pada

InfoPath berbasis pada XML schema (XSD). Desainer form memiliki pilihan

untuk mendesain form dari awal, atau dar i schema yang sudah disediakan.

InfoPath memiliki tampilan (view) yang berbasis XSL transform (XSLT) yang

dihasilkan secara otomatis oleh InfoPath. Semua data InfoPath disimpan

sebagai XML. InfoPath memiliki kelebihan – kelebihan, seperti (Philo Janus,

2007):

c. Adanya XML schema mempermudah proses desain dan editing form yang

user-friend ly, dan menyem bunyikan kompleksitas dari XML.

d. InfoPath mempunyai kemampuan unt uk menyimpan form data secara

local, untuk dibuka lagi di kemudian hari, sekalipun form tersebut berada

di server ketika dibuka oleh user. Jadi, user dapat melanjutkan pekerjaan

pada form tersebut walaupun pada server, form tersebut tidak tersedia lagi.

e. InfoPath memiliki control yang lengkap, seperti date picker, repea ting

section, check box, rad io button, drop-down list, dan lain – lain.

30   

  

f. Bagi perusahaan yang telah memiliki PKI (Public Key Infrastructure),

InfoPath menyediakan fit ur tanda tangan digital pada form. Fitur ini

mendukung authentikasi dan nonrepudia tion pada fo rm data.

2.12 Web Part  

Sebuah web part adalah sebuah ASP.NET server control yang ditambahkan ke

web part zone pada web part page pada saat run time. Web Part merupakan

sekumpulan con tro l terintegrasi untuk pembuatan web site yang memungkinkan

end user memodifikasi conten t, tampilan, dan behavior dari suatu halaman web,

langsung dari browser. Web Part dapat digunakan sebagai add-on dari teknologi

ASP.NET untuk Windows SharePoint Serv ice (W SS) (Wikipedia, 2009).

2.13 Virtual Private Network (VPN)  

Virtual Private Network (VPN) adalah per luasan dari sebuah intranet

perusahaan melalui jaringan publik ( internet) dengan cara membuat suatu jalur

koneksi yang aman. Kegunaan dar i VPN adalah untuk menghubungkan remote

users, kantor – kantor cabang, dan partner bisnis ke jaringan perusahaan. VPN

merupakan sebuah koneksi yang aman, yang menawarkan privasi dan kendali

manajemen terhadap sebuah ded icated point-to-poin t leased line, namun

sebenarnya beroperasi di atas jaringan publik yang bersifat shared. Metode

yang digunakan untuk membangun VPN adalah enkripsi, authentikasi, dan

tunneling. Tunneling adalah sebuah metode dimana paket – paket data dalam

31   

  

satu protokol dienkapsulasi ke protokol lainnya, sehingga memungkinkan

traffic dari berbagai sumber untuk melewati jaringan yang sama, tetapi tidak

saling mengganggu, seolah masing – masing tra ffic mempunyai jalurnya

masing – masing. Ber ikut adalah gambaran umum dari VPN (Regis Bates,

2002):

Gambar 2.6 Jaringan VPN