1
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Virtualisasi
Virtualisasi adalah sebuah teknik untuk menyembunyikan karakteristik fisik
dari sumber daya komputer dar i bagaimana cara sistem lain, aplikasi atau
pengguna berinteraksi dengan sumber daya tersebut. (ZDNet UK, 2009).
2.2 Virtual Office
2.2.1 Latar Belakang
Salah sat u faktor terbesar yang mempengaruhi karyawan dan perusahaan saat
ini adalah perubahan teknologi yang cepat yang terjadi di tempat kerja. Karena
masing – masing individu kin i telah semakin mengenal teknologi, maka hal itu
membawa perubahan pada kehidupan dan pekerjaan mereka. Sebagai contoh,
pengguna internet di Inggr is pada tahun 2002 yang mencapai 228 juta orang,
menghabiskan banyak waktu di chat room s, newsgroups, dan lingkungan
virtual lainnya. Hampir seluruh aspek dalam karir seorang karyawan
dipengaruhi oleh penggunaan teknologi, mulai dari karyawan tersebut diseleksi
(melalui website), dilatih (melalui distance learning), dan dievaluasi,
sebagaimana cara mereka bekerja, dan dimana mereka melakukan pekerjaan itu
(melalui teleworking, virtual team ), selalu berhubungan dengan suatu bentuk
teknologi. Jadi, kemajuan teknologi yang pesat telah mengubah jenis pekerjaan
2
seorang karyawan, dan bagaimana mereka menger jakannya (Joyce Russel,
2003, pp 1-3).
Seir ing dengan perkem bangan teknologi, jumlah karyawan yang bekerja di
hom e office, atau disebut juga dengan istilah teleworker, semakin meningkat.
Menurut data dari IBM Global Employee Research, pada tahun 1998 jutaan
karyawan telah menggunakan alat komunikasi portabel yang dapat
meningkatkan f leksibilitas dalam hal waktu dan tempat bekerja (Sara Weiner,
1998, pp.51). Pada tahun 2002, menurut US Department of Commerce, 24
hingga 65 juta orang usia dewasa yang bekerja yang menggunakan komputer
untuk menyelesaikan pekerjaannya, menger jakan sebagian peker jaannya dari
rumah. Selain itu, jumlah teleworker diperkirakan mencapai 112 juta pada
tahun 2011 (Gartner Dataquest Insight, 2007). Data – data tersebut
menunjukkan bahwa virtua l office akan semakin banyak digunakan di masa
mendatang. Beberapa vendor telah melakukan riset dan mengeluarkan produk
yang terkait dengan virtual office, yaitu Nokia yang meriset mengenai teknologi
m obile terbaru untuk user yang berp indah – pindah (Yu You dan Akerman,
2007), dan Cisco yang mengeluarkan produk Cisco Virt ual Office (Cisco
Virtual Office, 2009).
Kecenderungan dalam peningkatan penggunaan virtual office membawa
keunt ungan bagi perusahaan, karena dapat mengurangi biaya untuk membangun
kantor dan fasilitasnya. Selain it u, karyawan masa kin i tampak sangat menerima
dan tertarik beker ja di lingkungan yang informal, dimana mereka dapat
mengurangi biaya transportasi, parkir, makan, pakaian kerja, dan lain – lain.
3
Menurut penelitian, penggunaan virtual office dapat menyebabkan peningkatan
job satisfaction, performa, dan penurunan tingkat turnover dan stress dari
karyawan (Ravi S, 2007).
2.2.2 Sejarah
Virtual o ffice pertama kali berkembang di Amerika karena dilatarbelakangi hal –
hal berikut [3]:
a. Ekonomi di Amerika mengalami perubahan dar i ekonomi manufakt ur ke
ekonomi berbasis informasi dan servis dimana karyawan tidak perlu lagi
melaporkan pekerjaan mereka ke kantor pusat. Hal ini didukung oleh
meningkatnya kemajuan office technologiy yang dapat mendukung
penerapan virtual office. Pada tahun 1996, diperk irakan jumlah orang yang
bekerja di luar trad itional office, baik fu ll-tim e atau part-tim e mencapai 60
juta orang.
b. Peristiwa Baby boomer telah meningkatkan kebutuhan akan integrasi antara
waktu di kantor dan di rumah untuk memperhatikan anak – anak.
c. Terjadinya penurunan (downsizing) skala perusahaan di Amerika secara
besar – besaran mendorong para karyawan yang masih berada di
perusahaan memikirkan cara untuk meningkatkan produktivitas kerja di
kantor, yaitu dengan mengerjakan pekerjaan di luar kantor, dengan
menghabiskan wakt u bersama client di home office dimana hanya terdapat
sedik it gangguan, dan lain – lain.
4
2.2.3 Pengertian Virtual Office
Sebuah virtual office adalah suatu tempat kerja (worksite) di luar
traditional office, dimana orang - orang dapat mengerjakan pekerjaan yang
berhubungan dengan traditional office. Orang – orang yang beker ja pada
sebuah virtual o ffice dapat berupa telecomm uter, yang bekerja untuk
sebuah perusahaan, atau entrepreneur, yang bekerja unt uk perusahaannya
sendir i. Kata virtua l dari virtual office mengacu pada penggunaan
teknologi. Virtua l office biasanya dilengkapi oleh beberapa kombinasi
teknologi yang memungkinkan orang – orang yang bekerja di perusahaan
untuk membuat kembali (re-create) support service dari traditional office.
Komponen – komponen dasar dari virtual office adalah :
1. Telepon
2. PC atau laptop
3. Koneksi internet
4. Scanner atau fax
Sementara itu, yang merupakan komponen pendukung virtual o ffice
adalah :
1. Instant m essaging
2. VoIP
3. Teleconferencing atau Videoconferencing
5
4. Web (portal, net meeting, discussion board, google apps, skype,
sharepoint, groove, exchange)
2.2.4 Pertumbuhan
Pertumbuhan adalah perubahan yang dapat diukur secara kuantitatif. Di
dalam dun ia bisn is, pengertian pert umbuhan menunjukkan semakin
meningkatnya ukuran dan aktivitas perusahaan dalam jangka pan jang
(Gandung Tri Handoko, 2006, pp. 1).
2.2.5 Web Portal
Situs web yang menyediakan kemampuan tertentu yang dibuat sedemikian
rupa mencoba menuruti selera para pengunjungnya. Kemampuan portal
yang lebih spesifik adalah penyediaan kandungan informasi yang dapat
diakses menggunakan beragam perangkat, misalnya komputer pribadi,
komputer jinjing (notebook), P DA (Personal Digital Assistant), atau
bahkan telepon genggam (wikipedia, 2009).
2.2.6 VPortal
V-Portal merupakan teknologi yang diterapkan oleh PT.Visionet
International yang berbasiskan Sharepo int dan Workflow Fondation. V-
6
Portal pertama kali dirilis pada tahun 2008 dan merupakan cikal bakal
perkembangan teknologi pada PT.Visionet International.
2.3 Visi dan Misi
2.3.1 Pengertian Visi
Vision statement : defines the desired or intended future state of a specif ic
organ ization or enterprise in terms of its fundamental objective and/or strategic
direction. (Wikipedia,2009)
Visi adalah suatu pernyataan tentang gambaran keadaan dan karakteristik yang
ingin di capai oleh suatu lembaga pada jauh dimasa yang akan datang.
(http://eng.unri.ac.id/ , 2009).
Jadi, visi itu sendiri dapat diartikan sebagai suatu pernyataan mengenai
keinginan yang dicapai di masa yang akan datang.
Visi itu sendir i tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail
gambaran sistem yang dit ujunya, o leh kemungkinan kemajuan clan perubahan
ilmu serta situasi yang sulit diprediksi selama masa yang panjang tersebut.
Pernyataan Visi tersebut harus selalu berlaku pada semua kemungkinan
perubahan yang mungk in terjadi sehingga suatu Visi hendaknya mempunyai
sifat / fleksibel.
7
Untuk itu ada beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu
pernyataan Visi
• Berorientasi pada masa depan;
• Tidak dibuat berdasar kondisi atau trend saat ini;
• Mengekspresikan kreativitas;
• Berdasar pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi
masyarakat ;
• Memperhatikan sejarah, kultur, clan nilai organisasi meskipun ada
perubahan terduga ;
• Mempunyai standard yang tinggi, ideal serta harapan bagi anggauta
lembaga ;
• Memberikan k larif ikasi bagi manfaat lembaga serta tujuan-tujuannya ;
• Memberikan semangat clan mendorong timbulnya dedikasi pada lembaga ;
• Menggambarkan keunikan lembaga dalam kompetisi serta citranya ;
• Bersifat ambisius serta menantang segenap anggota lembaga (Lewis &
Smith 1994)
Contoh Visi:
“By 2025 my institu tion will have 500 thousand active students from nine
continen ts of the world studying in a virtual campus about m any cultures of the
world as well a s the latest sciences and technology. Graduates o f my institu tion
will bring and encourage peace to the world as a resu lt of their involvem ent with
my institution and will find the m eans to help hose who are unfortunate enough
8
not to have been a graduate of m y institution in order to im prove their living and
intellectual conditions.”
2.3.2 Pengertian Misi
Mission statement : def ines the fundamental purpose of an organization or an
enterprise, basically describing why it exists. (Wikipedia, 2009)
A mission statement is a brief statement of the purpose of a company,
organ ization. It is ideally used to guide the actions of the organ ization.
(Wiktionary, 2009)
Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam
usahanya mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada
pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi
merupakan sesuat u yang nyata untuk dituju serta dapat pula member ikan
petunjuk gar is besar cara pencapaian Visi. (http://eng.unri.ac.id/, 2009)
Jadi, pengertian misi itu sendir i berbicara mengenai apa yang harus dikerjakan
dalam rangka mewujudkan visi yang ada.
Pernyataan Misi member ikan keterangan yang jelas tentang apa yang ingin
dituju serta kadang kala member ikan pula keterangan tentang bagaimana cara
lembaga bekerja. Mengingat demikian pentingnya pernyataan misi maka selama
pembentukannya perlu diperhatikan masukan-masukan dari anggota lembaga
9
serta sumber-sumber lain yang dianggap penting. Untuk secara Iangsung
pernyataan Misi belum dapat dipergunakan sebagai petunjuk bekerja.
Intepretasi lebih mendetail diperlukan agar pernyataan Misi dapat
diterjemahkan ke langkah langkah kerja atau tahapan pencapaian tujuan
sebagaimana tertulis dalam pernyataan Misi. Untuk memberikan tekanan pada
faktor komprehensif dari pernyataan misi maka pernyataan tersebut hendaknya
mampu memberikan gambaran yang menjawab pertanyaan pertanyaan sbb
(Lewis & Smith 1944) :
• Keberadaan lembaga adalah untuk berbuat apa
• Apa produk atau jasa yang utama dari lembaga
• Apa yang bersifat unik dari lembaga
• Siapa konsumen utama dari lembaga
• Mengapa mereka merupakan konsumen utama
• Pihak lain mana yang berkepentingan dengan lembaga dan mengapa
• Apa "Core Values" / nilai dasar lembaga
• Apa yang berbeda pada lembaga 5 th yang lalu dan sekarang
• Mengapa berbeda
• Apa yang berbeda pada lembaga saat sekarang dan 5 th dari sekarang
• Mengapa hal itu akan menjadi beda
• Apa produk atau jenis jasa yang akan diberikan lembaga di masa depan
• Apa yang harus diker jakan lembaga unt uk menyiapkan produk baru
tersebut
• Apakah jawaban pertanyaan-pertanyaan di atas merefleksikan Visi
lembaga ?
10
• Bila tidak, pertanyaan mana yang harus ada dan apa jawabannya
2.4 Balanced Scorecard (BSC)
Menurut Kaplan dan Norton pada bukunya yang berjudul The Balanced
Scorecard : Transla ting Strategy Into Action, Balanced scorecard (BSC) adalah
suatu performance management tools yang dapat mentranslasikan visi dan
strategi organisasi ke dalam aksi - aksi yang dapat diukur dengan
memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non-f inansial (Kaplan dan
Norton, 2003). Indikator finansial dan non-finansial tersebut semuanya terjalin
dalam hubungan sebab akibat. Dar i defin isi tersebut, tampak bahwa BSC tidak
berhenti pada saat strategi selesai dibangun, tetapi terus memonitor proses
eksekusinya.
Menurut Suwardi Luis dan Prima A. Biromo dalam bukunya yang berjudul S tep
by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, Balanced
berarti seimbang. Dengan demikian, BSC adalah suatu m anagement tool yang
digunakan untuk menjaga keseimbangan antara (Suwardi Luis, 2007) :
1. Indikator finansial dan non-finansial
Umumnya perusahaan, terutama perusahaan swasta, berorientasi
pada profit. Aspek yang menjadi pertimbangan utama dalam
pengambilan keputusan adalah aspek finansial saja. Bagaimanapun
juga, diperlukan adanya keseimbangan antara aspek finansial dan
non-finansial. Balanced scorecard menekankan bahwa aspek
11
finansial dan non-finansial harus menjadi bagian dari sistem
informasi bagi karyawan pada semua level di perusahaan.
2. Indikator kinerja masa lampau, masa kini, dan masa depan
Laporan keuangan adalah indikator yang menilai kiner ja organisasi
di masa lampau, dan tidak dapat dijadikan patokan tunggal untuk
menentukan strategi di masa mendatang.
3. Indikator internal dan eksternal
Keseimbangan dar i faktor – faktor internal dan eksternal berkaitan
dengan hubungan sebab ak ibat. Di sini faktor internal merupakan
penyebab (input) dan akibat (output) nya berdampak pada faktor
eksternal. BSC memungkinkan keseimbangan antara faktor internal
dan eksternal ini.
4. Indikator yang bersifat leading dan lagging (penyebab dan akibat)
Seperti telah dijelaskan di atas, faktor internal dan faktor eksternal
mempunyai hubungan sebab akibat. BSC dapat memetakan
“penyebab” yang mendorong terciptanya kiner ja yang baik atau
buruk, serta “akibat” yang dapat ditimbulkan atau dihasilkan dari
sebab – sebab tersebut.
Balanced scorecard memetakan indikator finansial dan non-finansial ke dalam
hubungan sebab akibat. Indikator – indikator tersebut berupa empat perspektif,
yaitu (Kaplan dan Norton, 2004):
12
1. Perspektif Keuangan (financial perspective)
Pada perspektif ini, BSC menggar iskan upaya apa yang harus dilakukan
untuk dapat berhasil secara finansial. Keuangan organ isasi dapat dilihat
dar i 2 sudut pandang, yaitu :
a. Jangka pendek
Dalam pendekatan keuangan yang bertujuan jangka pendek,
strategi yang digunakan adalah strategi peningkatan
produktivitas, yaitu meliputi upaya – upaya yang dapat dilakukan
agar produktivitas dapat optimal. Strategi produktivitas in i dapat
dicapai dengan perbaikan strukt ur biaya dan pemaksimalan
utilisasi aset.
b. Jangka panjang
Dalam pendekatan keuangan yang bert ujuan jangka pan jang
dilakukan strategi khusus yang disebut strategi pertumbuhan.
Strategi ini meliputi dua hal utama, yaitu peningkatan
pendapatan, dan pen ingkatan nilai bagi pelanggan.
2. Perspektif pelanggan (customer perspective)
Pada perspektif ini, BSC menggar iskan upaya apa yang harus dilakukan
agar pelanggan menilai baik terhadap produk atau jasa, dan terhadap
organ isasi. Untuk member ikan nilai yang baik kepada pelanggan, ada 3
pendekatan (value proposition) yang berkaitan dengan produk yang
ditawarkan perusahaan. Pendekatan tersebut adalah :
a. Product leadership, yaitu perusahaan mempunyai produk –
produk unggulan yang selalu terdepan dalam hal inovasi.
13
b. Operational excellence adalah produk – produk yang dirancang
untuk seekonomis mungkin dengan mengefisiensikan proses
operasional dalam manufakturnya.
c. Customer intimacy, yaitu menawarkan produk atau jasa yang
disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
Adapun hal – hal yang menjadi ukuran dari penerapan strategi yang tepat
dar i perspektif pelanggan in i di antaranya adalah :
a. Kepuasan pelanggan (custom er satisfaction)
b. Daya ingat pelanggan akan produk (custom er retention)
c. Perolehan jumlah pelanggan (customer acquisition)
d. Apakah pelanggan dapat member ikan keunt ungan kepada
perusahaan (customer profitability)
e. Market share
f. Account share
3. Perspektif proses bisn is internal (in ternal business process)
Proses bisnis internal adalah serangkaian aktivitas yang ada dalam bisnis
kita secara internal untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Pada
perspektif ini disusun strategi yang memungkinkan aktivitas – aktivitas
tersebut berjalan lancar, efisien, efektif, dan optimal.
Proses – proses internal perusahaan yang sangat banyak, dikelompokkan
menjadi empat bagian, yaitu :
a. Proses manajemen operasional (operations m anagement
processes)
14
Proses operasional sehar i – har i dimana perusahaan menghasilkan
produk dan layanan mereka ke pelanggan.
b. Proses manajemen pelanggan (customer managem ent proceses)
Proses ini bertujuan memperluas dan memperdalam hubungan
dengan pelanggan yang telah ditargetkan.
c. Proses inovasi (inovvation processes)
Proses in i mencakup pengembangan produk, proses, dan layanan
baru, dan mengatur strategi agar produk dan layanan tersebut
dapat diterima pasar.
d. Proses regulasi dan sosial (regulatory and social processes)
Proses ini mencakup hal – hal yang harus dilakukan perusahaan
agar tetap mendapat izin di suatu negara. Contohnya adalah
mengikuti standar yang ber laku di suatu negara dalam perekrutan,
jaminan keselamatan, kesehatan, dan lain – lain.
4. Perspektif pembelajaran dan pertum buhan (learning and growth)
Perspektif ini berfokus pada aset – aset yang tidak berwujud (intangible
asset) dar i perusahaan, dan peran aset – aset tersebut dalam strategi
perusahaan. Aset – aset tersebut adalah :
a. Sumber daya manusia (hum an capital), yait u keterampilan, bakat
yang dibutuhkan unt uk mendukung strategi perusahaan.
b. Informasi (inform ation capital), yaitu sistem informasi, jaringan,
dan infrastrukt ur yang dibutuhkan untuk mendukung strategi
perusahaan.
15
c. Organisasi (organization capital), yait u kemampuan organisasi
dalam menggerakkan dan mempertahankan perubahan proses
yang dibutuhkan unt uk mendukung strategi perusahaan.
Ber ikut adalah skema dar i empat perspektif dar i balanced scorecard, dimana
antar perspektif tersebut terdapat hubungan sebab akibat :
Gambar 2.1 Perspektif Balance Scorecard
Strategy Map adalah sebuah representasi visual dan alur logika (sebab akibat)
dari strategi – strategi perusahaan, memperlihatkan dengan jelas tujuan
(objectives) dari proses – proses internal penting yang bermanfaat bagi
perusahaan, serta aset- aset tak berwujud (in tangible assets) yang diper lukan
16
untuk mendukung proses internal tersebut. Strategi – strategi perusahaan tidak
dapat dengan mudah dilaksanakan karena tidak dijabarkan secara rinci apa yang
harus dilakukan. Oleh karena itu, perusahaan harus menjabarkan suat u strategi
ke dalam aksi – aksi yang disebut dengan stra tegic in itia tives. Strategic
initia tive mempunyai suat u ukuran (m easure) yang menjadi indikator tercapai
atau tidaknya target dari strategic initiative yang dijalankan, disebut juga Key
Perform ance Indicator (KPI). Jadi, pelaksanaan strategi diatur, dijabarkan,
diukur melalui pelaksanaan dar i strategic initiatives.
Ber ikut adalah gambaran dari proses, intang ible asset, target, dan strategic
initia tive yang diperlukan untuk menjalankan suatu strategi, dimana semuanya
itu terangkum dalam strategic them e :
Gambar 2.2 Strateg ic Them e
17
2.5 Microsoft Office Groove 2007
Microsoft Off ice Groove client, dalam bentuknya yang paling sederhana,
memungkinkan dua atau lebih komputer unt uk berbagi dan sinkronisasi data
antar PC menggunakan berbagai tools yang mendukung produktivitas kerja.
Groove menyediakan workspace agar orang – orang dapat saling berkolaborasi
secara real time. Anggota dari sebuah workspace dapat bekerja secara interaktif
untuk mengumpulkan informasi, berdiskusi, menjadwalkan suatu pertemuan,
memberikan suatu laporan, bertukar data, bahkan berkomunikasi melalui f itur
chatting yang juga tersedia dalam bentuk suara. Kolaborasi tidak harus
dilakukan secara real time, melainkan anggota dari workspace dapat melakukan
aktivitas di dalam workspace tersebut secara offline dan kemudian
mensinkronisasikan hasil dengan yang anggota lainnya ketika mereka online.
Ketika suatu proyek selesai, hasil ko laborasi dalam suatu workspace dapat
diakses melalui sit us dari Microsoft Office Share Point (Groove Online, 2006).
Semua kapabilitas dari tools yang ditawarkan Groove dapat digunakan dengan
hanya menggunakan dua mesin dari dua user (Peer to peer) yang terhubung
melalui Loca l Area Network (LAN). Berikut adalah gambar dar i Peer to peer
Groove :
Gambar 2.2 Koneksi Groove
18
Di luar LAN, banyak faktor yang mengganggu alur informasi rea l-tim e antar
user, contohnya adalah firewall perusahaan yang menghalangi transmisi, data
yang hilang tanpa sebab, koneksi internet yang lambat dapat mengganggu
transmisi, dan user – user dari zona waktu berbeda dapat online pada wakt u
yang berbeda. Semakin banyak jumlah orang yang berkolaborasi, maka
akibat dar i kondisi eksternal menjadi semakin jelas, karena kondisi
lingkungan dari setiap user yang mempengaruhi jaringan internet menjadi
tantangan bagi penggunaan Groove secara peer to peer.
Agar komunikasi antar banyak user (peer) berjalan sukses dalam lingkungan
yang dinamis, Groove menggunakan server yang disebut relay server yang
memungkinkan pert ukaran data setiap waktu, tanpa memperhitungkan
firewall, kondisi lalu lintas internet, atau status online/offline dari clien t.
Groove client dan server – server pendukungnya akan menggunakan protokol
– protokol publik yang dapat mengakomodasi komunikasi dalam cakupan
jaringan yang luas.
Sementara Groove soft ware didesain untuk memungkinkan user – user
berko laborasi melalui jaringan internet, dunia bisnis membutuhkan level
contro l yang lebih tinggi dan manajemen terhadap so ftware yang digunakan.
Suatu divisi IT harus memenuhi tujuan produktivitas dari perusahaan
sementara tetap memperhatikan batasan dar i dana dan policies yang
mempengaruhi banyak aspek dar i penggunaan software, termasuk
ketersediaan bandwidth jaringan, integr itas data, dan keamanan dari resource
– resource yang dimiliki perusahaan. Sebagai so lusi, maka digunakan
19
Groove Server 2007, yang diinstal onsite atau diperoleh melalui Groove
Enterprise Services. Groove Manager atau Enterprise Service memungkinkan
administrator untuk mengatur operasional dari Groove. Groove Manager
dapat diakses melalui web browser, dan dapat digunakan untuk
mendefin isikan kegunaan Groove dan security policies yang disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan, user sementara dengan relay server, dan
memonitor aktivitas Groove.
Ber ikut adalah gambar Groove client dan server :
Gambar 2.3 Groove Client Server
20
2.6 Manfaat Virtualisasi
Gambar 2.4 Tahap perkembangan penggunaan virtualisasi
Disini k ita bisa lihat dengan penggunaan virt ualisasi banyak hal yang bisa kita
dapatkan, pertama pengurangan biaya(reduce total cost), dari memaksimalkan
pemanfaatan asset, pengujian aplikasi dengan memakai virtual bisa lebih baik
dikarenakan kita bisa dengan cepat membuat dan menghapus mesin virt ual kita
dibandingkan kita menggunakan fisikal mesin, serta hemat listrik dan tempat,
kedua meningkatkan availability unt uk mendukung fungsi bisn is, ketiga
mempunyai kemampuan yang baru seperti migrasi yang cepat, pembangunan
yang dinamis, bisa memanage system secara dinamis (Wenninger, 2006, pp 23-
27).
21
2.7 Teknologi yang digunakan
2.7.1 Hardware yang digunakan
Tabel 2.1 Tabel Hardware yang digunakan untuk Virtual Off ice
Component Requirement
Computer and
Processor
Minimum: Server with processor speed of 2.5 gigahertz (GHz) or higher
Recommended: Dual processor, 3 GHz or
higher
*32-bit and 64-bit support
Memory Minimum: 1 gigabyte (GB) RAM
Recommended: 2 GB recommended*
*Farm deployment requires 2 GB RAM;
4 GB recommended for SQL and K2 Server
Hard Disk 3 GB of available hard disk
Display 1024x768 or higher resolut ion monitor
Connection 100 megabits per second (Mbps) connection speed
required for farm deployment
56 kilobi ts per second (Kbps) required for client to
server connection
22
2.7.2 Software yang digunakan
Tabel 2.2 Tabel Soft ware yang digunakan untuk Virtual Off ice
Operating System Windows 2003 Server with SP2 (Standard or
Enterprise)
atau
Windows 2003 Server R2 with SP2 (Standard or
Enterprise)
*Latest security patches
Windows Components 1. Internet Information Services (IIS) 6.0
2. Distributed Transaction Coordinator (DTC)
3. Untuk server, wajib ada Microsoft Message
Queueing (MSMQ), umumnya sudah ada
pada instalasi MOSS 2007
Additional Sof tware 1. Microsoft . NET Framework 2.0
Redist ributable Package
Microsoft . NET Framework 3.0
Redist ributable Package
2. Microsoft Visual C++ 2008 Redist ributable
Package
3. Microsof t Office SharePoint Server 2007 (Standard or Enterprise) with SP1
4. Microsoft Report Viewer Redist ributable
2005 with SP1
5. Internet Explorer 7
6. Untuk database : Microsoft SQL Server
2005 with SP2 (Standard atau Enterprise)
7. Microsoft Visual Studio 2005 (minimum
23
professional edition)
*jangan lupa di IISRESET dan restart setelah Instalasi
Required for K2 Web Des
igner for SharePoint
1. Microsoft . NET Framework 3.5
Redist ributable Package
2. Microsoft Silverlight 2 (Latest version)
Forms Technology Visual Studio 2005 Web Deployment Projects
http://download.microsoft.com/download/9/4/9/9
496adc4-574e-4043-bb70-
bc841e27f13c/W ebDeploymentSetup.msi
Email Notifications Internet Simple Mail Transfer Protocol/Post
Office P rotocol 3 (SMTP/POP3)
2.8 Workflow
Workflow adalah suat u proses (process) yang mendefinisikan dan
mengendalikan proses pengerjaan dar i satu atau lebih pekerjaan (task) untuk
dalam rangka realisasi dari sebuah tujuan (goal) yang sudah ditentukan.
Komponen – komponen utama dari defin isi tersebut adalah process, ta sk, dan
goal yang sudah ditentukan. Workflow terdiri dari dua buah kata, yait u work
yang berarti suatu ta sk yang harus diselesaikan, dan flow yang merupakan suatu
proses. Istilah lain yang umum digunakan untuk workflow adalah business
process management atau business process autom ation. Jadi, sebuah workflow
merupakan automasi dari sebuah proses bisn is, dimana dalam sebagian atau
keseluruhan workflow tersebut, dokumen – dokumen dan task – task dilewatkan
24
(passed) dari sat u worker ke worker lainnya untuk diproses lebih lanjut sesuai
dengan serangkaian prosedur. Keuntungan dari workflow adalah automasi dari
paper driven processes yang biasanya dikerjakan secara manual, dan setiap
worker dapat berasumsi bahwa dokumen – dokumen dan ta sk – task sudah siap
diproses. Saat ini, sebagian besar workflow engine sudah dapat menangani
proses – proses yang sangat kompleks (David Mann, 2007).
Workflow pada dasarnya terbagi atas dua, yaitu :
1. Human-centric : manusia merupakan p ihak yang berperan utama sebagai
participant / worker dan completer dari sebuah ta sk.Workflow jenis ini
dibutuhkan ketika suatu proses dapat didefinisikan dengan baik sehingga
dapat dirum uskan dalam code.
2. Machine-centric : computer merupakan pihak yang berperan utama
sebagai participant / worker dan completer dari sebuah task. Workflow
jenis ini umumnya membutuhkan aktivitas membandingkan, advanced
reasoning, atau pemikiran abstrak, dimana hal – hal tersebut tidak dapat
dirumuskan dalam code.
Berdasarkan bagaimana cara ta sk – task diproses, workflow terbagi dua jenis,
yaitu :
1. Sequential workflow : workf low ini biasanya digam barkan sebagai sebuah
flowchart, dimana proses memilik i sebuah awal, path yang telah
ditentukan, criteria, branching, dan perulangan (looping).
25
2. State m achine workflow : workflow jen is ini didasarkan pada kondisi dan
transisi. Kondisi adalah lingkungan yang mengindikasikan status saat ini
dar i proses yang dimodelkan. Even ts terjadi, kemudian menyebabkan
sebuah transisi terjadi dar i satu kondisi ke kondisi lainnya. Pada state
machine workflow, pa th yang ada pada workflow ditentukan oleh event –
event yang terjadi selama workflow sedang diproses.
2.9 Windows Workflow Foundation (WF)
Windows Workflow Foundation (WF) adalah teknologi dari Microsoft untuk
mendefinisikan, mengeksekusi, dan melakukan pengaturan pada workflow
(Wikipedia, 2009). WF pertama kali dirilis pada tahun 2006 sebagai bagian dari
.NET framework 3.0. WF menyediakan foundation untuk membangun aplikasi
berbasis workflow pada Windows secara cepat, karena di dalamnya sudah
disediakan beberapa program ming m odel , in process workflow engine, serta tools
yang lengkap. Pemanfaatan WF saat ini adalah (Sony Setiawan, 2008, Part 1):
a. Workflow Designer di Visual St udio
b. Workflow classes dan tipe data
c. In Process Workflow Engine
Sementara itu, terdapat tiga buah cara unt uk menulis code dengan WF , yaitu :
a. Code – Only Authoring Mode
b. Code – Separation Authoring Mode
c. No – Code Authoring Mode
26
WF dapat mempermudah pembuatan ap likasi berbasis workflow. Berikut adalah
hal – hal yang harus didukung oleh sebuah ap likasi berbasis workf low (David
Chappel, 2009):
a. Kemampuan untuk membuat keputusan berdasarkan prosedur bisnis
seperti keputusan “ya” atau “tidak” yang didapatkan dari hasil validasi.
b. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan soft ware dan sistem lain di luar
workflow.
c. Kemampuan unt uk berinteraksi dengan manusia. Jadi, workflow harus
dapat menampilkan user in terface untuk proses interaksi tersebut.
d. Kemampuan untuk melakukan state maintain selama workflow berjalan,
khususnya untuk workf low yang membutuhkan waktu lama dalam
penyelesaiannya.
2.10 SharePoint
SharePoint adalah seperangkat produk dan teknologi yang menawarkan
kemampuan informatif dan kolaboratif berbasis web, yang dapat mempermudah
dalam pembuatan, organ isasi, distribusi, dan m aintenance terhadap stored
knowledge (Vanessa William, 2007). SharePoint menyediakan infrastruktur server
untuk mendukung kebutuhan dari karyawan dan perusahaan. Kebut uhan ini
mencakup kolaborasi, mengetahui siapa saja karyawan yang sedang online,
penyimpanan dokumen, dan kemampuan untuk memberikan dan diber ikan
informasi. Informasi perusahaan harus diaudit, dimonitor, diorgan isir, dipelihara,
27
dan dilindungi. SharePoint dapat menghubungkan karyawan – karyawannya
dimanapun mereka berada melalui tools yang umum digunakan seperti Office
clien t ( seperti Word, Excel), Internet browser (seperti Internet Explorer), dan e-
mail client ( seperti Outlook).
Produk dan teknologi SharePoint mencakup dua platform , yaitu :
a. Windows SharePoint Service (WSS)
WSS menyediakan sebuah platform untuk kolaborasi, aplikasi, framework
untuk manajemen dokumen, dan tempat penyimpanan untuk sem ua tipe
dokumen. WSS mencakup site tem plates untuk Team Site, Document
Workspace, Meeting Workspace, blog, dan Wiki. Site – site tersebut dapat
disimpan sebagai sebuah tem plate dan user dapat membuat library untuk
menyimpan template tersebut agar dapat digunakan kembali. Setiap site
WSS berisi docum ent lib rary, fo rm library, kalender, task list, issue list,
dan custom list. W SS biasanya digunakan untuk membuat web site untuk
kolaborasi tim kerja pada sebuah proyek.
b. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
MOSS merupakan infrastrukt ur server-side yang mengubah Microsoft
Office 2007 menjadi generator dan consumer dari content dari aplikasi
SharePoint. MOSS tersedia dalam dua versi, yaitu Standard Edition dan
Enterprise Ed ition. MOSS dibangun dengan W SS dengan kemampuan –
kemapuan seperti portal publish ing, en terprise search, enterprise content
management (ECM), business process autom ation, dan business
intelligence (BI) reporting and analysis tools.
28
WSS digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan kecil dan suatu
departemen, sementara itu MOSS didesain untuk menjadi enterprise class
platform untuk mengatur dan mengontrol knowledge assets yang beraneka
ragam dari suatu perusahaan.
SharePoint merupakan aplikasi th ree-tier. Presentation layer ada pada aplikasi
ASP.NET, sementara itu komponen logika terletak pada .NET assemblies, dan
data ada pada SQL Server database. Fungsi utama dari SharePoint disediakan
oleh sebuah infrastruktur dari .NET assemblies dan Windows Service.
SharePoint menyimpan semua content dan konfigurasi pada SQL Server
database, tetapi tidak dapat diakses atau diubah secara langsung.
Ber ikut adalah gambar dari arsitektur SharePoint :
Gambar 2.5 arsitektur SharePoint
29
2.11 InfoPath
InfoPath merupakan produk Microsoft yang digunakan untuk desain form, yaitu
user interface untuk berbagai aplikasi. InfoPath dapat digunakan pada basic
form yang menghasilkan XML, sampai aplikasi perusahaan yang harus
melakukan submit data melalui web service, hingga enterprise applica tion
integration (EAI) engine seperti BizTalk Server. Salah sat u kelebihan utama
dari InfoPath adalah sifatnya yang sepenuhnya XML-centric. Desain form pada
InfoPath berbasis pada XML schema (XSD). Desainer form memiliki pilihan
untuk mendesain form dari awal, atau dar i schema yang sudah disediakan.
InfoPath memiliki tampilan (view) yang berbasis XSL transform (XSLT) yang
dihasilkan secara otomatis oleh InfoPath. Semua data InfoPath disimpan
sebagai XML. InfoPath memiliki kelebihan – kelebihan, seperti (Philo Janus,
2007):
c. Adanya XML schema mempermudah proses desain dan editing form yang
user-friend ly, dan menyem bunyikan kompleksitas dari XML.
d. InfoPath mempunyai kemampuan unt uk menyimpan form data secara
local, untuk dibuka lagi di kemudian hari, sekalipun form tersebut berada
di server ketika dibuka oleh user. Jadi, user dapat melanjutkan pekerjaan
pada form tersebut walaupun pada server, form tersebut tidak tersedia lagi.
e. InfoPath memiliki control yang lengkap, seperti date picker, repea ting
section, check box, rad io button, drop-down list, dan lain – lain.
30
f. Bagi perusahaan yang telah memiliki PKI (Public Key Infrastructure),
InfoPath menyediakan fit ur tanda tangan digital pada form. Fitur ini
mendukung authentikasi dan nonrepudia tion pada fo rm data.
2.12 Web Part
Sebuah web part adalah sebuah ASP.NET server control yang ditambahkan ke
web part zone pada web part page pada saat run time. Web Part merupakan
sekumpulan con tro l terintegrasi untuk pembuatan web site yang memungkinkan
end user memodifikasi conten t, tampilan, dan behavior dari suatu halaman web,
langsung dari browser. Web Part dapat digunakan sebagai add-on dari teknologi
ASP.NET untuk Windows SharePoint Serv ice (W SS) (Wikipedia, 2009).
2.13 Virtual Private Network (VPN)
Virtual Private Network (VPN) adalah per luasan dari sebuah intranet
perusahaan melalui jaringan publik ( internet) dengan cara membuat suatu jalur
koneksi yang aman. Kegunaan dar i VPN adalah untuk menghubungkan remote
users, kantor – kantor cabang, dan partner bisnis ke jaringan perusahaan. VPN
merupakan sebuah koneksi yang aman, yang menawarkan privasi dan kendali
manajemen terhadap sebuah ded icated point-to-poin t leased line, namun
sebenarnya beroperasi di atas jaringan publik yang bersifat shared. Metode
yang digunakan untuk membangun VPN adalah enkripsi, authentikasi, dan
tunneling. Tunneling adalah sebuah metode dimana paket – paket data dalam
31
satu protokol dienkapsulasi ke protokol lainnya, sehingga memungkinkan
traffic dari berbagai sumber untuk melewati jaringan yang sama, tetapi tidak
saling mengganggu, seolah masing – masing tra ffic mempunyai jalurnya
masing – masing. Ber ikut adalah gambaran umum dari VPN (Regis Bates,
2002):
Gambar 2.6 Jaringan VPN
Top Related