9

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Penelitian Terdahulu

Metode yang dilakukan untuk memperoleh data dan teori-teori yang

berhubungan dengan masalah yang ditemukan dalam penelitian dengan cara

membaca buku-buku ilmiah, diktat, literatur, dan internet yang berkaitan

dengan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas.

Penelitian oleh Nurwathony (2003) meneliti tentang Evaluasi dan

Desain Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan Dagang (Dealer Yamaha

Sahabat Baru Motor di Magetan). Hasil penelitian menunjukkan bahwa

sistem informasi perusahaan belum baik hal ini ditunjukkan dengan adanya

tumpang tindih wewenang tanggungjawab dalam perkerjaan seperti

ditunjukkan dalam fungsi kas dan fungsi akuntansi, perusahaan masih belum

menggunakan kode akun tersebut dapat berakibat pada kemungkinan

terjadinya kesalahan dalam mencatat transaksi yang berakibat pada

pengendalian yang lemah.

Penelitian dilakukan oleh Khairunnisa (2012) meneliti tentang Analisis

Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Pada Bengkel Intan Mulia

Motor. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Sistem informasi akuntansi

penerimaan kas Bengkel Intan Mulia Motor yang sedang berjalan diketahui

dari data kualitatif berupa prosedur penerimaan kas. Prosedur tersebut dilihat

berdasarkan tugas dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi yang terkait. Dari

hasil penelitian yang didapat terdiri dari tiga prosedur pada bengkel ini

diantaranya prosedur bagian frontdesk, bagian asisten, dan bagian montir.

Namun pada prosedur bagian front desk hanya dilakukan oleh satu orang

10

yang sama. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada perusahaan

Bengkel Intan Mulia Motor berjalan kurang efektif, hal ini terjadi karena

adanya kerangkapan tugas dan tanggung jawab pada prosedur bagian

frontdesk yang hanya dilakukan oleh satu orang yang sama. Selain prosedur

penerimaan kas, penulis juga menemukan kekurangan dan kelemahan pada

dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penerimaan kas, dan laporan

yang dihasilkan yang belum terkomputerisasi atau masih dilakukan secara

manual. Perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas tersebut

menghasilkan beberapa file atau database yang nantinya akan diolah menjadi

laporan seperti laporan penerimaan kas dan laporan penjualan.

Penelitian oleh Manik (2014) meneliti tentang Evaluasi Sistem

Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Bengkel Honda Ahass

Gondanglegi. Hasil penelitian menunjukkan bahwaSistem informasi

akuntansi penerimaan kaspada perusahaan Bengkel Siaga Ban berjalan

kurang efektif, hal ini terjadi karena adanya kerangkapan tugas dan tanggung

jawab pada prosedur bagian. Selain prosedur penerimaan kas, penulis juga

menemukan kekurangan dan kelemahan pada dokumen yang digunakan,

pencatatan transaksi penerimaan kas, dan laporan yang dihasilkan yang

belum terkomputerisasi atau masih dilakukan secara manual. Kelemahan

tersebut dapat memicu terjadinya kecurangan dan manipulasi data yang

mungkin saja dilakukan oleh karyawan. Perancangan sistem informasi

akuntansi penerimaan kas tersebut menghasilkan beberapa file atau database

yang nantinya akan diolah menjadi laporan seperti laporan penerimaan kas

11

dan laporan penjualan. Dengan perancangan sistem tersebut, penulis dapat

mengetahui apa saja yang seharusnya diperbaiki agar sistem penerimaan kas

berjalan dengan efektif, tepat, lengkap, akurat dan terkomputerisasi.

Penelitian dilakukan oleh Susmia et al. (2016) meneliti tentang Analisis

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Untuk

Meningkatkan Pengendalian Intern Pada Benkel Pump Jaya Diesel

Pematangsiantar. Hasil penelitian menunjukkan bahwa struktur organisasi

telah menggambarkan adanya pembagian tugas dan wewenang setiap bagian

namun belum terlaksana dengan baik dan efektif, prosedur penjualan tunai

yang diterapkan perusahaan belum memadai untuk meningkatkan

pengendalian intern dan tidak terdapat fungsi penjualan yang memisahkan

tugas penjualan dengan penerimaan kas.

Penelitian oleh Fitrianingasri (2018) meneliti tentang Evaluasi Sistem

Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Bengkel Honda Ahass

Gondanglegi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi

perusahaan belum baik hal ini ditunjukkan dengan adanya fungsi-fungsi yang

terdapat pada Bengkel belum memiliki pemisahan tugas dan wewenang,

terdapat beberapa kelemahan yang pada dokumen yang digunakan seperti :

tidak adanya nomor urut tercetak pada form service advisor, kuitansi

pembayaran dan laporan bulanan yang tidak dibuat rangkap sehingga bengkel

tidak memiliki bukti fisik serta dokumen pendukung seperti checklist dari

mekanik, tidak adanya cap “Lunas” dan tidak adanya penggunaan pita

register pada kuitansi pembayaran, tidak adanya tanda tangan mekanik yang

12

bertanggung jawab atas kendaraan yang telah dikerjakan, tidak tercantumnya

nama pengawai atau karyawan yang bertugas pada kuitansi pembayaran,

tidak dipisahkannya absensi terhadap kepala bengkel dan frontdesk.

Kesimpulan yang bisa peneliti ambil dari permasalahan-permasalahan

perusahaan yang terjadi pada penelitian terdahulu adalah, perusahaan jasa

masih belum bisa menerapkan sistem informasi akuntansi penerimaan dan

pengeluaran kas dengan baik. Permasalahan-permasalahan yang harus

diselesaikan yaitu tidak terdapat fungsi penjualan yang memisahkan tugas

penjualan dengan penerimaan kas (Susmia et al. 2016) dan adanya tumpang

tindih wewenang tanggungjawab dalam perkerjaan menjadikan kerangkapan

tugas dan tanggung jawab pada prosedur (Khairunnisa 2012), perusahaan

masih belum menggunakan kode akun tersebut (Nurwathony 2003), terdapat

beberapa kelemahan yang pada dokumen yang digunakan seperti tidak

adanya nomor urut tercetak pada form service advisor, kuitansi pembayaran

dan laporan bulanan, kurangnya otorisasi dengan cap “lunas” (Fitrianingasri

2018), pencatatan transaksi penerimaan kas dan laporan yang dihasilkan yang

belum terkomputerisasi atau masih dilakukan secara manual (Manik 2014).

Maka dari itu kita perlu mengkaji lebih lanjut terkait dengan sistem informasi

akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas.

13

B. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian sistem

Menurut Mulyadi (2016) Sistem pada dasarnya adalah sekelompok

unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-

sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Romney dan Steinbart (2015) sistem adalah serangkaian

komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang

mendukung sistem yang lebih besar. Jadi sistem adalah serangkaian

komponen atau unsur yang saling berkaitan terdiri dari sub sistem yang

diciptakan untuk menangani sesuatu yang rutin terjadi agar mencapai tujuan

yang diinginkan.

2. Informasi

Informasi merupakan data yang telah dikelola dan diproses agar dapat

memberikan arti serta memperbaiki proses pengambilan keputusan. Informasi

akan bermanfaat jika informasi tersebut berpaut dengan keputusan yang

menjadi sasaran informasi. Informasi akan bermanfaat jika dapat dipahami

serta digunakan oleh pemakai dan apabila pemakai mempercayai informasi

tersebut (Suwardjono 2014).

Menurut Suwardjono (2014) Informasi dikatakan bernilai apabila

informasi tersebut :

a. Menambah pengetahuan pembuat keputusan tentang keputusan

yang sudah dibuat dimasalalu ataupun yang akan dibuat dimasa mendatang.

14

b. Menambah keyakinan pengguna informasi mengenai profitabilitas

yang tercapainya suatu harapan dalam kondisi ketidak pastian.

c. Mengubah keputusan atau perilaku para pemakai

Adapun informasi yang dikatakan berkualitas menurut Suwardjono

(2014) apabila memenuhi beberapa kriteria berikut :

a. Keterpahaman

Keterpahaman merupakan kemampuan informasi dpata dipahami

pemakaiannya. Ada dua factor yang mempengaruhi keterpahamian sebuah

informasi yaitu pemakai informasi dan informasi tersebut.

b. Keberpautan

Keberpautan atau kerelevanan adalah kemampuan informasi untuk

membantu pemakai dalam membacakan beberapa alternativ keputusan

sehingga pemakai dapat dengan mudah menentukan pilihan.

c. Nilai Prediktif

Nilai prediktif adalah kemampuan informasi dalam membantu

pengguna informasi dalam meningkatkan profitabilitas bahwa harapan

pemakai akan hasil suatu kejadian dimasa lalu atau mendatang akan terjadi

sesuai harapan. Dengan kata lain dapat memperbaiki kemmapuan pengguna

informasi untuk melakukan prediksi dalam mengambil keputusan.

d. Nilai Balikan

Nilai balikan adalah kemampuan informasi untuk membantu pemakai

dalam mengkonfirmasi dalam mengkoreksi harapan–harapan pemakai di

masa lalu.

15

e. Ketepatan Waktu

Ketepatan watu adalah tersedianya informasi bagi pembuat keputusan

pada saat dibutuhkan sebelum informasi tersebut kehilangan kekuatan untuk

mempengaruhi keputusan.

f. Keterandalan

Merupakan kemampuan informasi dalam memberi keyakinan bahwa

informasi tersebut valid.

g. Ketepatan Penyimbolan

Merupakan kesesuaian antara pengukur atau deskripsi dan fenomena

yang diukur atau dideskripsi.

h. Keterujian

Merupakan kemampuan informasi untuk memberikeyakinan yang

tinggi keada para pengguna karena informasi yang ada dapat diuji

kebenarannya.

i. Kenetralan

Merupakan ketidak berpihakan pada kelompok pengguna informasi

tertentu atau ketidakbiasan dalam perlakuan akuntansi.

j. Keterbandingan

Merupakan kemampuan informasi membantu para pengguna informasi

untuk mengidentifikasi persamaan dan perbedaan dalam menentukan

keputusan atas fenomena economi yang terjadi.

16

3. Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mulyadi (2016) Sistem informasi akuntansi adalah salah satu

sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh

manajemen dalam mengelola perusahaan dan setiap sistem informasi terdiri

dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Komponen

bangunan sistem informasi akuntansi terdiri dari enam blok: masukan, model,

keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian. Terlepas dari organisasi

yang dilayani oleh sistem informasi atau cara yang dipakai untuk merancang

dan mengembangkan sistem informasi.

4. Pengertian Kas

Dalam PSAK No.2 (2002) dijelaskan bahwa “Kas adalah suatu alat

pemayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan

umum perusahaan”. Dari pengertian tersebut, berarti bahwa kas terdiri dari

kas yang ada di perusahaan dan bank merupakan alat pembayaran untuk

seluruh kegiatan perusahaan. Kas atau cash merupakan sebuah account atau

rekening yang bersifat paling lancar dalam kelompok asset aktiva. Di dalam

penerapan bookkeeping atau pembukuan kas dibagi menjadi beberapa

rekening atau account beberapa jenis yaitu :

1. Petty Cash (kas kecil) dan General Cash (kas umum)

2. Petty Cash (kas kecil) dan Checking Account (kas bank)

3. Petty Cash (kas kecil) dan Cash Bank A dan Bank B

Pemecahan akun kas ini bermaksud agar mempermudah pengawasan

dan proses pemeriksaan.

17

Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI 2009), mengungkapkan pengertian kas

adalah “ kas terdiri atas saldo kas (Cash On Hand), rekening giro, atau setara

kas (Cash Equivalent) adalah sebuah investasi yang bersifat sangat likuid,

berjangka pendek dan bisa dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu

tanpa menghadapi resiko atas perubahan nilai yang signifikan.”

Perusahaan memiliki resiko yang relaitf lebih kecil untuk tidak bisa

memenuhi kewajiban (hutang) finasialnya. Sebuah perusahaan harus terus

berusaha mempertahankan persediaan kas makin besar dana yang

menganggur atau tidak berguna dan nantinya akan memperkecil laba

perusahaan yang kan didapat. Begitu juga sebaliknya apabila perusahaan

hanya mengejar aktivitas mencari laba atau keuntungan saja tanpa

memperhitungkan faktor yang lainya maka seluruh kas yang dimiliki akan

dalam keadaan berkerja (digunakan). Apabila ini terjadi,artinya perusahaan

mengalami posisi ilikuid (tidak lancar) jika sewaktu-waktu ada penagihan

kewajiban (hutang) yang jatuh tempo dan perusahaan tidak sanggup untuk

membayar dikarnakan tidak memiliki persediaan kas baik di bank ataupun di

brankas perusahaan.

5. Sistem Penerimaan Kas

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu :

penerimaan kas dari penjualan tunai dan penjualan kas kredit (Mulyadi 2016).

Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa

uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segara

digunkan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai,

18

yang dapat menambah kas perusahaan. “sumber penerimaan kas terbesar

suatu perusahaan dagang berasal dari transaksai penjualan tunai” Sistem

akuntansi penerimaan kas yaitu suatu jaringan prosedur yang menangani

suatu peristiwa atau kejadian yang mengakibatkan terjadinya penambahan

uang didalam kas yang berasal dari penjualan tunai maupun piutang yang

melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain.

Sistem penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui beberapa

cara :

1. Melalui penagih perusahaan,

2. Melalui Pos atau ekspedisi,

3. Melaui Lock-Box Collection Plan

Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari

piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran yang berhak

menerima pembayaran diatas cek dan BG (Bilyet Giro). Dengan cek dan BG

atas nama ini (penjual), perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur,

sehingga kemukinan kecil orang yang tidak berhak dapat mengunakan cek

dan BG yang diterima dari debitur untuk keprntingan pribadinya.

6. Fungsi yang terkait

Menurut Nugroho (2001) fungsi mengandung unsur prosedur penjualan

yang adanya pemisahan fungsi pada umumnya pada:

a. Fungsi pelaksanaan penjualan yang tercermin pada penanganan

pesanan dari pelanggan yang ditangani oleh bagian penjualan dan bagian

kredit.

19

b. Fungsi penguasaan dan penanganan barang yang tercermin pada

kegiatan pengeluaran barang dari gudang dan pengiriman barang oleh bagian

pengiriman barang.

c. Fungsi pencatatan dan pengelolaan tagihan yang ditangani oleh

bagian akuntansi dan bagian penagihan sebagai akibat dari penjualan dan

penyerahan barang.

Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan

kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2016), yaitu:

a. Fungsi Penjualan

Bagian penjualan bertanggungjawab untuk menerima order dari

pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut

kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b) Fungsi Kas

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai

penerimaan kas dari pembeli.

c) Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang

dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi

pengiriman.

d) Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan

menyerahkan barang yang telah dibayar harganya dari pembeli.

e) Fungsi Akuntansi

20

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan

penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

7. Dokumen yang Digunakan

Menurut Baridwan (1998) bukti transaksi penjualan dan penerimaan

kas, terdiri dari formulir-formulir :

a. Pesanan Penjualan

b. Perintah Pengiriman

c. Faktur Penjualan

d. Surat Pengangkutan (Bill of lading)

e. Bukti Memo (Debit maupun kredit)

f. Pernyataan Piutang (Formulir ini bukan bukti transaksi)

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dan

penjualan (Nugroho 2001) yaitu :

a. Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Dokumen yang digunakan oleh pelanggan untuk memesan barang dari

perusahaan

b. Faktur (Invoice)

Dokumen untuk menagih harga barang yang dibeli

c. Pesanan Pelanggan (Customer Purchase Order)

Dokumen yang diterima dari pelanggan yang mencantumkan jenis,

jumlah, kualitas, serta harga barang yang dipesan

d. Order Penjualan (Sales Order)

21

Dokumen yang berfungsi sebagai perintah kepada bagian gudang dan

bagian pengiriman untuk memenuhi pesanan pelanggan

e. Nota Penjualan

Dokumen yang digunakan untuk tand pembayaran

Menurut Sutabri (2004) dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai antara lain : slip penjualan,

jurnal voucher, nota pengiriman uang, slip setoran, rekening koran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari

penjualan tunai menurut Mulyadi (2016), yaitu:

a. Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang

diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

b. Pita register kas (Cash Register Tape)

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh

fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang

dicatat dalam jurnal penjualan.

c. Credit card sales slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan

kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu

kredit.

d. Bill off lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan dari perusahaan penjualan

barang kepada perusahaan angkutan umum.

22

e. Faktur penjualan COD (Cash On Delivery Sales)

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD.

f) Bukti setor bank

Dokumen ini dibuat oleh bagian kas sebagai bukti penyetoran kas ke

bank.

g) Rekap beban pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga

pokok produk yang dijual selama satu periode.

8. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Nugroho (2001) catatan akuntansi yang digunakan dalam

sistem penerimaan kas antara lain :

a. Jurnal umum/voucher jurnal

Untuk mencatat transaksi-transaksi yang terkait.

b. Surat pernyataan piutang

Surat yang memuat rincian transaksi dalam periode terakhir dan

menyatakan jumlah total piutang perusahaan kepada pelanggan atau debitur

yang bersangkutan.

c. Kartu persediaan barang

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dan penerimaan barang yang

akan dicocokkan dengan nota-nota penjualan dan bukti penerimaan barang.

d. Kartu piutang

Untuk mencatat faktur dari bagian penagihan dan memiliki peran

sebagai buku pembantu

23

Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

penerimaan kas menurut Mulyadi (2016) adalah sebagai berikut:

a. Jurnal penjualan

Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data

penjualan.

b. Jurnal penerimaan kas

Untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari

penjualan tunai.

c. Jurnal umum

Untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

d. Kartu persediaan

Untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Selain

itu kartu ini juga digunakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang

yang disimpan di gudang.

e. Kartu gudang

Untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual

9. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Menurut Nugroho (2001) daur pendapatan perusahaan meliputi fungsi-

fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkannya

kepada pelanggan. Daur ini mencakup antara lain:

a. Prosedur atau subsistem penjualan produk dan jasa hasil kegiatan

perusahaan

b. Prosedur atau subsistem piutang

24

Prosedur-prosedur menurut Sutabri (2004) seperti penyimpanan segera

penerimaan kas, sentralisasi penangan kas, penyeleggaraan saldo kas minimal

dan pencatatan segera atas transaksi-transaksi kas

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari

penjualan tunai menurut Mulyadi (2016) yaitu:

a. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan

membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan

pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi

gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan

kepada pembeli.

b. Prosedur Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari

pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap

“lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan

pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi

pengiriman.

c. Prosedur Penyerahan Barang

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada

pembeli.

d. Prosedur pencatatan Penjualan Tunai

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi

penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di

25

samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang

yang dijual dalam kartu persediaan.

e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran

dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam

prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai

ke bank dalam jumlah penuh.

f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke

dalam jurnal kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui

fungsi kas.

g. Prosedur Pencatatan Beban Pokok PenjualanDalam prosedur ini,

fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan

data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan kartu rekapitulasi

harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai

dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan kedalam jurnal

umum.

26

Gambar 2.1 Sistem penerimaan kas dari over-the-counter sale

(Mulyadi 2016)

27

Gambar 2.1 Sistem penerimaan kas dari over-the-counter sale (Lanjutan)

(Mulyadi 2016)

28

10. Sistem Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2016) “Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah

suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik

dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum

perusahaan.”

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi

pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan

pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney and Steinbart 2015).

Siklus pengeluaran mencakup empat aktivitas dasar menurut Romney

dan Steinbart (2015), yaitu: Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa

Terdapat dua tahap dalam memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa

antara lain:

a. Mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak untuk pembelian.

Perusahaan harus menjaga stok yang cukup sehingga proses produksi

dapat berlangsung tanpa gangguan bahka jika persediaan yang digunakan

lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam

pengiriman.

b. Memilih Pemasok

Perusahaan harus memperhatikan beberapa hal dalam memilih pemasok

yaitu harga, kualitas bahan baku, dan keandalan dalam mengirim.

29

b. Penerimaan

Ketika pengiriman tiba, bagian penerimaan barang membandingkan

nomor pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan

pemasok dengan pesanan pembeli terbuka untuk memverifikasi bahwa

barang tersebut sesuai dengan yang dipesan. Bagian penerimaan kemudian

menghitung kuantitas barang yang diterima dan memeriksa barang guna

memastikan tidak ada barang yang cacat sebelum dipindahkan ke gudang.

c. Menyetujui Faktur Pemasok

Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk

pembayaran. Sebuah kewajiban untuk membayar pemasok pada saat barang

diterima. Bagian utang bertanggungjawab untuk mencocokkan pesanan

pembeli dengan laporan penerimaan yang berkaitan.

d. Pengeluaran Kas

Melakukan pembayaran kepada pemasok atas barang yang dipesan oleh

perusahaan.

11. Fungsi Yang Terkait

Menurut Nugroho (2001) fungsi mengandung unsur prosedur

pembelian barang persediaan yang adanya pemisahan fungsi pada umumnya

pada:

1) Fungsi pelaksanaan pembelian oleh bagian pembelian sesuai

dengan permintaan pembelian yang diajukan oleh petugas pencatat

persediaan atau petugas gudang persediaan.

30

2) Fungsi penguasaan dan penanganan baang yang tercermin pada

proses penerimaan barang oleh bagian penerimaan dan penyimpanan barang

oleh bagian gudang.

3) Fungsi pencatatan dan pembebanan utang yang dilaksanakan oleh

bagian akuntansi sebagai akibat dari pembelian dan penerimaan barang.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek

menurut Mulyadi (2016) adalah:

a. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas

b. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil,

pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang

ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi

atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat

pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

d. Fungsi Akuntansi

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas

antara lain:

a) Pencatatan transaksi pembetukan dana kas kecil.

b) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan

persediaan.

31

c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran kas atau register cek.

d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran

kas kecil.

e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada

fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen

tersebut. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi

kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar

pembuatan bukti kas keluar.

e. Fungsi Pemeriksaan Internal

Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara

periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini

juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo

dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

12. Formulir yang Digunakan

Menurut Baridwan (1998) bukti transaksi pembelian dan pengeluaran

kas, terdiri dari formulir-formulir :

1. Permintaan pembelian (Jika prosedur pembelian berdasar

anggaran, atau transaksinya timbul dari proses transaksi sebelumnya, maka

formulir ini dapat diadakan)

2. Permintaan penawaran harga

3. Order pembelian

4. Laporan penerimaan barang

32

5. Bukti kas keluar (voucher pengeluaran)

6. Bukti pengeluaran kas kecil

7. Daftar pengeluaran kas kecil (formulir ini bukan bukti transaksi)

Menurut Sutabri (2004) dokumen yang termasuk dalam sistem

pengeluaran kas dengan cek antara lain : cek voucher, jurnal voucher, laporan

pengendalian, canceled check, rekening koran

Formulir yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas dengan cek

adalah: (Mulyadi, 2016)

1) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian

Kasa sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut.

2) Cek

Cek merupakan dokumen untuk memerintahkan bank melakukan

pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya

tercantum pada cek.

3) Permintaan Cek (Check Request)

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang

memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi.untuk membuat bukti

kas keluar.

Formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran tunai

dengan kas kecil menurut Mulyadi (2016) adalah:

33

1) Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi

akuntansi kas sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut. Dalam sistem

dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil

dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2) Cek

3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil.

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta

uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen

ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil.

4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri

dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana

kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta

kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali

dana kas kecil.

13. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Nugroho (2001) catatan yang digunakan dalam sistem

akuntansi pengeluaran kas antara lain:

34

1. Jurnal pengeluaran kas

Catatan akuntansi digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan

pengeluaran kas untuk jurnal

2. Kartu barang

Untuk merekam semua transaksi masuk dan keluarnya barang dari

gudang secara terinci menurut masing-masing jenis barang.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran

kas dengan cek menurut Mulyadi (2016), yaitu:

1) Jurnal Pengeluaran kas

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan

jurnal pengeluaran kas.

2) Register cek

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat utang dengan voucher

payable sistem, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua

jurnal:register bukti kas keluar dan register cek.

Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat

pengeluaran tunai dengan kas kecil menurut Mulyadi (2016) yaitu:

1) Jurnal pengeluaran kas

Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil, digunakan untuk

mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian

kembali dana kas kecil.

35

2) Register cek

Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan

untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

3) Jurnal pengeluaran dana kas kecil

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal

khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang

timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan

dalam sistem dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi.

14. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Menurut Nugroho (2001) daur pengeluaran adalah daur yang mencakup

fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa yang

dipergunakan dalam kegiatan perusahaan. Daur pengeluaran pada umumnya

meliputi:

1) Prosedur atau subsistem pembelian barang persediaan dengan

tujuan untuk dijual kembali atau diproduksi

2) Prosedur atau subsistem pembayaran gaji sebagai imbalan atas jasa

yang diberikan karyawan

3) Prosedur atau subsistem pembelian aktiva tetap yang tidak

dimaksudkan untuk dijual kembali

Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan

permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur menurut Mulyadi (2016)

berikut:

1) Prosedur pembuatan bukti kas keluar

36

2) Prosedur pembayaran kas

3) Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuatingfund-balance sistem

dibagi menjadi tiga prosedur, menurut Mulyadi (2016) yaitu:

1) Prosedur pembentukan dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana

Kas Kecil dan mengkredit kas bank.

2) Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana

kas kecil

Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana

kas kecil dan mendebit biaya-biaya yang dikeluarkan, sehingga setiap saat

saldo rekening ini berfluktuasi.

3) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai

dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil dan

mengkredit kas bank. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil

berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Sedangkan dalam sistem dana kas kecil dengan imprest sistem menurut

Mulyadi (2016) dibagi menjadi tiga prosedur:

1) Prosedur pembentukan dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan

mendebit akun Dana Kas Kecil. Saldo akun Dana Kas Kecil ini tidak boleh

37

berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah

ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.

2) Prosedur permintaan dana kas kecil

Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak

mengkredit akun dana kas kacil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil

dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh

pemegang dana kas kecil.

3) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang

tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali

dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun

beban dan mengkredit akun kas. Apabila pada akhir periode (31 Desember)

terdapat pengeluaran dan tidak dilakukan pengisian kembali kas kecil atas

pengeluaran akhir periode, maka metode imprest melakukan jurnal

penyesuaian, untuk penyesuaian laporan keuangan 31 desember. Pada awal

tahun dilakukan jurnal penyesuaian kembali 1 januari tahun berikutnya. Akun

dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan

demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu

dengan secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil.

Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil

yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil,

harus sama dengan saldo akun dana kas kecil yang tercantum dalam buku

besar.

38

Gambar 2.2 Prosedur pencatatan utang dengan account payable sistem dan

pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi 2016)

39

Gambar 2.3 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran

dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance

sistem (Mulyadi 2016)

40

Gambar 2.4 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran

dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan imprest sistem (Mulyadi

2016)