BAB II
-
Upload
iwan-nugraha -
Category
Documents
-
view
15 -
download
3
Transcript of BAB II
-
11
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Administrasi
Secara etimologi, administrasi sekolah berasal dari bahasa latin yang
terdiri dari Ad + Ministrasi yang berarti melayani, membaca dan memenuhi.
Sedangkan dalam bahasa Inggris administration yang selanjutnya diterjemahkan
ke dalam bahasa Indonesia menjadi administrasi.
Pada hakekatnya konsep tentang administrasi dapat mempunyai dua arti,
yaitu arti sempit dan luas. Dalam arti sempit, istilah administrasi disamakan
dengan istilah tata usaha; yaitu kegiatan mencatat, mengumpulkan dan
menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk pengambilan keputusan.
Dalam arti luas administrasi disamakan dengan istilah manajemen.
Dalam pengertian luas, administrasi mempunyai arti suatu kegiatan atau
rangkaian kegiatan yang berupa pengelolaan usaha kerja sama sekelompok
manusia yang tergantung dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan bersama
yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien.
Dari bahasa tersebut diatas, maka admistrasi dapat kita pandang sebagai
kegiatan yang memiliki empat pengertian yaitu :
1) Administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan manusia.
2) Rangkaian kegiatan itu menerapkan proses atau pengelolaan dari
rangkaian suatu rangkaian kegiatan yang kompleks. Oleh karena
itubersifat dinamis.
-
12
3) Proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung
dalam suatu organisasi.
4) Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya secara efektif dan efisien. (Sutomo, 1998 : 80).
Kegiatan administrasi itu dilaksanakan dalam setiap kelompok kerja sama
sejumlah manusia yang tergabung dalam suatu organisasi termasuk sekolah.
Sehingga boleh dikatakan administrasi sekolah adalah penerapan kegiatan-
kegiatan administrasi dalam berbagai bidang disekolah yang diselenggarakan
dalam bentuk kerja sama oleh sejumlah atau sekelompok manusia.
Pengertian perpustakaan sekolah secara umum adalah sebuah tempat yang
menyediakan koleksi literatur yang berguna bagi pendidikan di sekolah.
Keberadaannya pun menyatu dengan lingkungan sekolah, serta hanya bisa diakses
oleh civitas akademika sekolah yang bersangkutan.
Dari pengertian perpustakaan sekolah tersebut, menunjukkan bahwa perpustakaan
sekolah adalah sebuah tempat eksklusif yang tidak memungkinkan orang di luar
sekolah untuk mengaksesnya. Dalam arti, orang di luar sekolahan tidak memiliki
hak untuk menikmati koleksi perpustakaan serta meminjam koleksi yang ada
tersebut bagi kepentingan pribadinya.
Adanya pengertian perpustakaan sekolah yang demikian eksklusif tersebut,
bertujuan untuk memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para guru dan
siswa untuk menikmati koleksi perpustakaan. Di samping itu, hal tersebut untuk
memudahkan administrasi dan pencatatan transaksi peminjaman dan
pengembalian buku perpustakaan.
-
13
Perpustakaan sekolah adalah salah satu bagian kelengkapan yang harus ada di
setiap lembaga pendidikan formal di berbagai tingkatan. Karena perpustakaan
dianggap sebagai guru kedua, setelah guru yang ada di sekolah tersebut. Hal ini
disebabkan perpustakaan adalah sebuah tempat di mana di dalamnya terdapat
banyak ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi siswa untuk diketahui.
2.2 Tahap Pengembangan Sistem
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan
langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem
yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada
analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah
1) Digunakan untuk mendefinisikan dan menggambarkan kebutuhan pemakai
secara detil, waktu spesifik dan hambatan biaya
2) Mengikuti perencanaan sistem dan dilanjutkan rancangan sistem general
3) Tugas utama analis sistem mencakup :
a. Menetapkan ruang lingkup system
b. Mengumpulkan fakta studi
c. Menganalisis fakta studi
d. Mengkomunikasikan penemuan melalui LAPORAN ANALISIS
SISTEM
4) Sistem analis yang sukses bergantung pada :
a. Fakta studi yang komprehensif
-
14
b. Teknik untuk mengumpulkan fakta studi
c. Keterlibatan penuh pemakai
d. Perangkat pemodelan untuk menganalisis
e. Iterasi
5) Penggunaan metode kuno untuk mengembangkan sistem (GAMBAR)
a. Penggunaan metodologi, perangkat pemodelan dan teknik yang
kuno metodologi yg tidak jelas atau didefinisikan kurang baik,
template diagram alur cara lama dan penggunaan banyak kertas
b. Sistem yang dihasilkan akan :
Sulit untuk dipelihara
Tidak dapat digunakan tanpa perbaikan besar
Tidak dapat diandalkan
Sulit untuk dikembangkan
6) Penggunaan metode modern untuk mengurangi metode kuno : JAD,
Teknologi CASE, Diagram Jackson, W/O, Tim SWAT (Specialist With
Advanced Tools)
7) (Alat & Teknik/metode setiap Tahap)
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
a. Sistem Informasi
Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan
Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah :
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat
teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata
-
15
jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu
dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan
menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh
Jugianto H.M, menyatakan bahwa system Informasi adalah :
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang
diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.
Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan
oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa ;
Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk
mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin
tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-
kejadian internal.
Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan
keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang
layak untuk pihak luar perusahaan.
Selain itu pengertian sistem informasi menurut Rommey (1997:16) yang
dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002; 12) adalah sebagai berikut ;
-
16
Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn,
memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang
diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan
informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Gambar Proses Data Menjadi Informasi Sumber Azhar Susanto (2003:7)
Tujuan Sistem Informasi :
b. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen
c. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari
Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.
2.3.1 Visual Basic
Menurut Krisna D. Octovhiana
Visual Basic Adalah salah satu bahasa Pemrograman komputer. Bahasa
pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerrti oleh Komputer untuk
melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa Pemrograman Visual Basic, yang
dikembangkan Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari
pendahulunya yaitu bahasa pemrogramman BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkanpada era 1950-an. Visual Basic
merupakan Salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai
macam program komputer, khususnya yang memakai system operasi Windows.
Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman computer yang
mendukung objek (Object Oriented Programming=OOP) (Ilmu Komputer.com).
Peristiwa
Fakta
Transaksi Data Informasi Proses
-
17
2.3.2 Database
Basis data atau Representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan
disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudasi) yang
tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan dalam basis
data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data
perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi Basis Data yang baik juga berguna untuk efisiensi
kapasitas penyimpanannya.
Dalam maksud yang sama, bisa juga diartikan sebagai sekumpulan informasi
yang disusun sedemikian rupa utuk dapat diakses oleh sebuah software tertentu.
Database tersusun atas bagian yang disebut field atau record yang tersimpan
dalam sebuah field dan record yang tersimpan di dalam sebuah file. Sebuah field
merupakan kesatuan terkecil dari informasi dalam sebuah database. Sekumpulan
field yang saling berkaitan akan membentuk record (Machmoed
Effendhie:2003).
2.4 Jenis-Jenis Pemodelan Perancangan
2.4.1 Analisis Konseptual Database
Di dalam suatu organisasi yang besar, sistem database merupakan bagian
penting pada sistem informasi, karena di perlukan untuk mengelola sumber
informasi pada organisasi tersebut. Untuk mengelola sumber informasi tersebut
yang pertama kali di lakukan adalah merancang suatu sistem database agar
informasi yang ada pada organisasi tersebut dapat digunakan secara maksimal.
-
18
2.4.1.1 Teknik Normalisasi
Istilah normalisasi berasal dari Codd (dalam Kadir, 2000 : 65), salah
seorang perintis teknologi basis data. Normalisasi dipakai sebagai metodologi
tersendiri untuk menciptakan struktur tabel (relasi) dalam basis data dengan tujuan
untuk mengurangi kemubaziran data. Terkadang normalisasi itu sendiri dipakai
sebagai perangkat terhadap tabel-tabel yang dihasilkan, dan memberikan panduan
yang sangat membantu bagi pengembang untuk mencegah penciptaan struktur
tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi ketidakefisienan. Aturan-aturan
dalam normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk normal adalah
suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus
dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi
dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi-kondisi
tertentu. Bentuk normal pertama hingga ketiga merupakan bentuk normal yang
umum dipakai. Artinya bahwa pada kebanyakan relasi, bila ketiga bentuk normal
tersebut terpenuhi, maka persoalan ketidakkonsistenan data tidak akan muncul
lagi. Normal pertama merupakan pendefinisian semua atribut yang bernilai
tunggal dan berulang, sedangkan suatu relasi dikatakan normal kedua jika
memenuhi normal pertama dan setiap atribut memiliki dependensi total terhadap
kunci primer, misal : nis nama siswa dengan asumsi bahwa tak ada nama siswa
yang sama, berarti nis menentukan nama siswa begitu sebaliknya. Serta suatu
relasi dikatakan normal ketiga jika memenuhi normal kedua dan setiap atribut
bukan kunci (tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci utama/primer),
-
19
misal : Nis namasiswa
Tempat alamat
Terlihat bahwa : Nis namasiswa alamat, dengan demikian Alamat
mempunyai dependensi transitif terhadap Nis.
Aturan-aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk
normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi basis data dan harus
dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi
dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi-kondisi
tertentu. Misalnya, suatu relasi berada dalam bentuk normal pertama (biasa
disebut 1NF) jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.
Beberapa level yang biasa digunakan pada normalisasi adalah:
1. Bentuk normal pertama (1NF)
2. Bentuk normal kedua (2NF)
3. Bentuk normal ketiga (3NF)
4. Bentuk normal Boyce_Codd (BCNF)
5. Bentuk normal keempat (4NF)
6. Bentuk normal kelima (5NF)
Bentuk normal pertama hingga ketiga merupakan bentuk normal yang
umum dipakai. Artinya bahwa ada kebanyakan relasi, bila ketiga bentuk normal
tersebut telah dipenuhi, maka persoalan anomali tidak akan muncul lagi. Bentuk
normal Boyce-codd merupakan revisis terhadap bentuk normal ketiga. Bentuk
normal 4NF dan 5NF (dikemukakan oleh Fagin) hanya dipakai pada kasus-kasus
khusus, yakni pada relasi yang mengandung dependensi nilai banyak.
-
20
Semakin dalam levelnya, relasi mempunyai kecenderungan lebih baik,
dalam artian memiliki problem yang lebih kecil ataupun sama sekali tak memiliki
permasalahan anomali.
1. Bentuk Normal Pertama
Bentuk normal pertama adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk
normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap
baris. Bentuk normal pertama biasa dikenakan pada tabel yang belum
ternomalisasi. Tabel yang belum ternomalisasi adalah tabel yang memiliki
atribut yang berulang.
2. Bentuk Normal Kedua
Bentuk normal kedua adalah suatu relasi berada dalam bentuk normal
kedua jika dan hanya jika :
a. Berada pada bentuk normal pertama
b. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap
kunci primer.
3. Bentuk Normal Ketiga
Bentuk normal ketiga adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk
normal ketiga ( 3NF ) jika :
a. Berada dalam bentuk normal kedua
b. Setiap atribut bukan kunci tidak memenuhi dependensi transitif terhadap
kunci primer.
-
21
4. Bentuk Normal Boyce-Codd ( BCNF )
Bentuk normal Boyce-Codd adalah suatu relasi disebut memenuhi
bentuk normal Boyce-Codd jika dan hanya jika semua penentu ( determinan )
adalah kunci kandidat ( atribut yang bersifat unik ).
BCNF merupakan bentuk normal sebagai perbaikan terhadap 3NF.
Suatu relasi yang memenuhi BCNF selalu memenuhi 3NF, tetapi tidak untuk
sebaliknya. Suatu relasi yang memenuhi 3NF belum tentu memenuhi BCNF.
5. Dependensi Nilai Banyak dan Bentuk Normal Keempat
Dependensi nilai banyak merupakan terjemahan dari multivalued
dependency ( MVD ). Dependensi ini dipakai untuk menyatakan hubungan
satu ke banyak.
Secara umum, dependensi nilai banyak muncul pada relasi yang paling
tidak memiliki tiga atribut dan dua di antaranya bernilai banyak, dan nilai-
nilainya tergantung hanya pada atribut ketiga. Pada suatu relasi R dengan
atribut A, B, C atribut B dikatakan bersifat multidipenden terhadap A jika:
Sekumpulan nilai B yang diberikan pada pasangan (A,C ) hanya
tergantung pada nilai A tak tergantung pada nilai C.
6. Dependensi Gabungan dan Bentuk Normal Kelima ( 5NF )
Dependensi gabungan mendasari bentuk normal kelima. Suatu relasi R
( X, Y, ...,Z ) memenuhi dependensi gabungan jika gabungan dari proyeksi A,
B, ..., C dengan A, B, ..., C merupakan subhimpunan dari atribut-atribut R.
Perlu diketahui bahwa gabungan dari dua proyeksi-proyeksi di atas
bisa jadi menghasilkan relasi antara yang mengandung baris yang salah.
-
22
Namun, gabungan ketiga proyeksi akan menghasilkan relasi yang sesuai
dengan aslinya.
Bentuk normal kelima ( 5NF ), yang terkadang disebut PJ/NF (
Projection Join/Normal Form ), menggunakan acuan dependensi gabungan.
Suatu relasi berada dalam 5 NF jika dan hanya jika setiap dependensi
gabungan dalam R tersirat oleh kunci kandidat relasi R. Secara praktis dapat
dikatakan bahwa suatu relasi R berada dalam 5NF jika data yang ada padanya
tak dapat lagi didekomposisi menjadi relasi-relasi yang lebih kecil dengan
kunci kandidat relasirelasi yang lebih kecil ini tidak sama dengan kunci
kandidat relasi.
2.4.1.2 Teknik Entity Relationship
Konsep Entity Relationship (Cardinality)
a. One to One Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu.
b. One to Many atau Many to One Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding
banyak atau banyak berbanding satu.
Langkah-langkah perancangan ER:
1. Memilih kelompok atribut yang sama untuk dijadikan sebuah entitas dan
menentukan primary key dengan syarat unik dan mewakili entitas
2. Menggambarkan Cardinality dari ER diagram berdasarkan analisa relasi
yang didapat. Relasi yang terjadi dapat One to One, One to Many dan
Many to Many relationship
-
23
3. Membentuk SKEMA DATABASE atau LRS (Logical Record Structure)
berdasarkan ER diagram
Bila relasi One to One maka foreign key diletakkan pada salah satu
dari 2 entitas yang ada atau menyatukan ke dua entitas tersebut.
Bila relasi One to Many maka foreign key diletakkan di entitas yang
Many
Bila relasi many to many maka dibuat file konektor yang berisi 2
foreign key yang berasal dari kedua entitas.
2.4.2 Perangkat Implementasi
Dalam pengimplementasian terhadap hasil analisa, penulis menggunakan
beberapa perangkat system informasi diantaranya untuk pembuatan
program aplikasi, pelaporan dan sistem database. Dari perpaduan
komponen komponen ini suatu sistem akan teraplikasi sedara mudah dan
bias diandalkan dalam pelayanan informasi.
2.4.2.1 Program Visual Basic
Visual Basic adalah software pemrograman yang diciptakan oleh
Microsoft, orientasi VB digunakan untuk pemrograman database. Microsoft
meluncurkan dua versi yaitu versi ENTERPRISE dan PROFESIONAL. Sebelum
VB diluncurkan terdapat software pendahulunya yaitu Basica, Turbo Basic dan
QBasic (Quick Basic). Ketiga software tersebut bekerja under DOS (Disk
Operating System). Seiring dengan perkembangan OS dengan munculnya
Windows (operating system berbasis visual) maka diciptakanlah Visual Basic.
-
24
2.4.2.2 Report
Crystal Reports adalah piranti standar untuk pembuatan laporan pada
sistem operasi Windows, dimana cetakan/templete laporan yang dihasilkan dapat
disertakan pada banyak bahasa pemrograman, untuk memudahkan crystal report
disingkat CR
Prestasi yang di rasih CR tidak lepas dari sejarah perjalanan produk yang
panjang. CR versi 8.5 dilunjurkan pada tahun 2001 (tahun peluncuran didasarkan
pada tahun file Users Guiode, maka dapat diperkirakan versi pertama CR
diluncurkan pada tahun 1990-1992 dengan pola hitungan setiap versi
membutuhkan waktu 1 tahun. Pada saat ini versi CR sudah pada versi 11, tetapi
pembahasan pada tutorial ini, kita hanya membahas CR versi 8.5 karena lebih
mudah dipahami.