11

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Administrasi

Secara etimologi, administrasi sekolah berasal dari bahasa latin yang

terdiri dari Ad + Ministrasi yang berarti melayani, membaca dan memenuhi.

Sedangkan dalam bahasa Inggris administration yang selanjutnya diterjemahkan

ke dalam bahasa Indonesia menjadi administrasi.

Pada hakekatnya konsep tentang administrasi dapat mempunyai dua arti,

yaitu arti sempit dan luas. Dalam arti sempit, istilah administrasi disamakan

dengan istilah tata usaha; yaitu kegiatan mencatat, mengumpulkan dan

menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk pengambilan keputusan.

Dalam arti luas administrasi disamakan dengan istilah manajemen.

Dalam pengertian luas, administrasi mempunyai arti suatu kegiatan atau

rangkaian kegiatan yang berupa pengelolaan usaha kerja sama sekelompok

manusia yang tergantung dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan bersama

yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien.

Dari bahasa tersebut diatas, maka admistrasi dapat kita pandang sebagai

kegiatan yang memiliki empat pengertian yaitu :

1) Administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan manusia.

2) Rangkaian kegiatan itu menerapkan proses atau pengelolaan dari

rangkaian suatu rangkaian kegiatan yang kompleks. Oleh karena

itubersifat dinamis.

12

3) Proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung

dalam suatu organisasi.

4) Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan

sebelumnya secara efektif dan efisien. (Sutomo, 1998 : 80).

Kegiatan administrasi itu dilaksanakan dalam setiap kelompok kerja sama

sejumlah manusia yang tergabung dalam suatu organisasi termasuk sekolah.

Sehingga boleh dikatakan administrasi sekolah adalah penerapan kegiatan-

kegiatan administrasi dalam berbagai bidang disekolah yang diselenggarakan

dalam bentuk kerja sama oleh sejumlah atau sekelompok manusia.

Pengertian perpustakaan sekolah secara umum adalah sebuah tempat yang

menyediakan koleksi literatur yang berguna bagi pendidikan di sekolah.

Keberadaannya pun menyatu dengan lingkungan sekolah, serta hanya bisa diakses

oleh civitas akademika sekolah yang bersangkutan.

Dari pengertian perpustakaan sekolah tersebut, menunjukkan bahwa perpustakaan

sekolah adalah sebuah tempat eksklusif yang tidak memungkinkan orang di luar

sekolah untuk mengaksesnya. Dalam arti, orang di luar sekolahan tidak memiliki

hak untuk menikmati koleksi perpustakaan serta meminjam koleksi yang ada

tersebut bagi kepentingan pribadinya.

Adanya pengertian perpustakaan sekolah yang demikian eksklusif tersebut,

bertujuan untuk memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para guru dan

siswa untuk menikmati koleksi perpustakaan. Di samping itu, hal tersebut untuk

memudahkan administrasi dan pencatatan transaksi peminjaman dan

pengembalian buku perpustakaan.

13

Perpustakaan sekolah adalah salah satu bagian kelengkapan yang harus ada di

setiap lembaga pendidikan formal di berbagai tingkatan. Karena perpustakaan

dianggap sebagai guru kedua, setelah guru yang ada di sekolah tersebut. Hal ini

disebabkan perpustakaan adalah sebuah tempat di mana di dalamnya terdapat

banyak ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi siswa untuk diketahui.

2.2 Tahap Pengembangan Sistem

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan

langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem

yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada

analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah

1) Digunakan untuk mendefinisikan dan menggambarkan kebutuhan pemakai

secara detil, waktu spesifik dan hambatan biaya

2) Mengikuti perencanaan sistem dan dilanjutkan rancangan sistem general

3) Tugas utama analis sistem mencakup :

a. Menetapkan ruang lingkup system

b. Mengumpulkan fakta studi

c. Menganalisis fakta studi

d. Mengkomunikasikan penemuan melalui LAPORAN ANALISIS

SISTEM

4) Sistem analis yang sukses bergantung pada :

a. Fakta studi yang komprehensif

14

b. Teknik untuk mengumpulkan fakta studi

c. Keterlibatan penuh pemakai

d. Perangkat pemodelan untuk menganalisis

e. Iterasi

5) Penggunaan metode kuno untuk mengembangkan sistem (GAMBAR)

a. Penggunaan metodologi, perangkat pemodelan dan teknik yang

kuno metodologi yg tidak jelas atau didefinisikan kurang baik,

template diagram alur cara lama dan penggunaan banyak kertas

b. Sistem yang dihasilkan akan :

Sulit untuk dipelihara

Tidak dapat digunakan tanpa perbaikan besar

Tidak dapat diandalkan

Sulit untuk dikembangkan

6) Penggunaan metode modern untuk mengurangi metode kuno : JAD,

Teknologi CASE, Diagram Jackson, W/O, Tim SWAT (Specialist With

Advanced Tools)

7) (Alat & Teknik/metode setiap Tahap)

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

a. Sistem Informasi

Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan

Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah :

Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat

teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata

15

jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu

dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan

menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh

Jugianto H.M, menyatakan bahwa system Informasi adalah :

Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang

diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk

mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.

Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan

oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa ;

Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,

media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk

mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin

tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-

kejadian internal.

Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan

bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan

keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang

layak untuk pihak luar perusahaan.

Selain itu pengertian sistem informasi menurut Rommey (1997:16) yang

dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002; 12) adalah sebagai berikut ;

16

Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn,

memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang

diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan

informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai

tujuan yang telah ditetapkan.

Gambar Proses Data Menjadi Informasi Sumber Azhar Susanto (2003:7)

Tujuan Sistem Informasi :

b. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen

c. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari

Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.

2.3.1 Visual Basic

Menurut Krisna D. Octovhiana

Visual Basic Adalah salah satu bahasa Pemrograman komputer. Bahasa

pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerrti oleh Komputer untuk

melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa Pemrograman Visual Basic, yang

dikembangkan Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari

pendahulunya yaitu bahasa pemrogramman BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkanpada era 1950-an. Visual Basic

merupakan Salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai

macam program komputer, khususnya yang memakai system operasi Windows.

Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman computer yang

mendukung objek (Object Oriented Programming=OOP) (Ilmu Komputer.com).

Peristiwa

Fakta

Transaksi Data Informasi Proses

17

2.3.2 Database

Basis data atau Representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan

disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudasi) yang

tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan dalam basis

data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data

perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan

berkualitas. Organisasi Basis Data yang baik juga berguna untuk efisiensi

kapasitas penyimpanannya.

Dalam maksud yang sama, bisa juga diartikan sebagai sekumpulan informasi

yang disusun sedemikian rupa utuk dapat diakses oleh sebuah software tertentu.

Database tersusun atas bagian yang disebut field atau record yang tersimpan

dalam sebuah field dan record yang tersimpan di dalam sebuah file. Sebuah field

merupakan kesatuan terkecil dari informasi dalam sebuah database. Sekumpulan

field yang saling berkaitan akan membentuk record (Machmoed

Effendhie:2003).

2.4 Jenis-Jenis Pemodelan Perancangan

2.4.1 Analisis Konseptual Database

Di dalam suatu organisasi yang besar, sistem database merupakan bagian

penting pada sistem informasi, karena di perlukan untuk mengelola sumber

informasi pada organisasi tersebut. Untuk mengelola sumber informasi tersebut

yang pertama kali di lakukan adalah merancang suatu sistem database agar

informasi yang ada pada organisasi tersebut dapat digunakan secara maksimal.

18

2.4.1.1 Teknik Normalisasi

Istilah normalisasi berasal dari Codd (dalam Kadir, 2000 : 65), salah

seorang perintis teknologi basis data. Normalisasi dipakai sebagai metodologi

tersendiri untuk menciptakan struktur tabel (relasi) dalam basis data dengan tujuan

untuk mengurangi kemubaziran data. Terkadang normalisasi itu sendiri dipakai

sebagai perangkat terhadap tabel-tabel yang dihasilkan, dan memberikan panduan

yang sangat membantu bagi pengembang untuk mencegah penciptaan struktur

tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi ketidakefisienan. Aturan-aturan

dalam normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk normal adalah

suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus

dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi

dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi-kondisi

tertentu. Bentuk normal pertama hingga ketiga merupakan bentuk normal yang

umum dipakai. Artinya bahwa pada kebanyakan relasi, bila ketiga bentuk normal

tersebut terpenuhi, maka persoalan ketidakkonsistenan data tidak akan muncul

lagi. Normal pertama merupakan pendefinisian semua atribut yang bernilai

tunggal dan berulang, sedangkan suatu relasi dikatakan normal kedua jika

memenuhi normal pertama dan setiap atribut memiliki dependensi total terhadap

kunci primer, misal : nis nama siswa dengan asumsi bahwa tak ada nama siswa

yang sama, berarti nis menentukan nama siswa begitu sebaliknya. Serta suatu

relasi dikatakan normal ketiga jika memenuhi normal kedua dan setiap atribut

bukan kunci (tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci utama/primer),

19

misal : Nis namasiswa

Tempat alamat

Terlihat bahwa : Nis namasiswa alamat, dengan demikian Alamat

mempunyai dependensi transitif terhadap Nis.

Aturan-aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk

normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi basis data dan harus

dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi

dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi-kondisi

tertentu. Misalnya, suatu relasi berada dalam bentuk normal pertama (biasa

disebut 1NF) jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.

Beberapa level yang biasa digunakan pada normalisasi adalah:

1. Bentuk normal pertama (1NF)

2. Bentuk normal kedua (2NF)

3. Bentuk normal ketiga (3NF)

4. Bentuk normal Boyce_Codd (BCNF)

5. Bentuk normal keempat (4NF)

6. Bentuk normal kelima (5NF)

Bentuk normal pertama hingga ketiga merupakan bentuk normal yang

umum dipakai. Artinya bahwa ada kebanyakan relasi, bila ketiga bentuk normal

tersebut telah dipenuhi, maka persoalan anomali tidak akan muncul lagi. Bentuk

normal Boyce-codd merupakan revisis terhadap bentuk normal ketiga. Bentuk

normal 4NF dan 5NF (dikemukakan oleh Fagin) hanya dipakai pada kasus-kasus

khusus, yakni pada relasi yang mengandung dependensi nilai banyak.

20

Semakin dalam levelnya, relasi mempunyai kecenderungan lebih baik,

dalam artian memiliki problem yang lebih kecil ataupun sama sekali tak memiliki

permasalahan anomali.

1. Bentuk Normal Pertama

Bentuk normal pertama adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk

normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap

baris. Bentuk normal pertama biasa dikenakan pada tabel yang belum

ternomalisasi. Tabel yang belum ternomalisasi adalah tabel yang memiliki

atribut yang berulang.

2. Bentuk Normal Kedua

Bentuk normal kedua adalah suatu relasi berada dalam bentuk normal

kedua jika dan hanya jika :

a. Berada pada bentuk normal pertama

b. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap

kunci primer.

3. Bentuk Normal Ketiga

Bentuk normal ketiga adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk

normal ketiga ( 3NF ) jika :

a. Berada dalam bentuk normal kedua

b. Setiap atribut bukan kunci tidak memenuhi dependensi transitif terhadap

kunci primer.

21

4. Bentuk Normal Boyce-Codd ( BCNF )

Bentuk normal Boyce-Codd adalah suatu relasi disebut memenuhi

bentuk normal Boyce-Codd jika dan hanya jika semua penentu ( determinan )

adalah kunci kandidat ( atribut yang bersifat unik ).

BCNF merupakan bentuk normal sebagai perbaikan terhadap 3NF.

Suatu relasi yang memenuhi BCNF selalu memenuhi 3NF, tetapi tidak untuk

sebaliknya. Suatu relasi yang memenuhi 3NF belum tentu memenuhi BCNF.

5. Dependensi Nilai Banyak dan Bentuk Normal Keempat

Dependensi nilai banyak merupakan terjemahan dari multivalued

dependency ( MVD ). Dependensi ini dipakai untuk menyatakan hubungan

satu ke banyak.

Secara umum, dependensi nilai banyak muncul pada relasi yang paling

tidak memiliki tiga atribut dan dua di antaranya bernilai banyak, dan nilai-

nilainya tergantung hanya pada atribut ketiga. Pada suatu relasi R dengan

atribut A, B, C atribut B dikatakan bersifat multidipenden terhadap A jika:

Sekumpulan nilai B yang diberikan pada pasangan (A,C ) hanya

tergantung pada nilai A tak tergantung pada nilai C.

6. Dependensi Gabungan dan Bentuk Normal Kelima ( 5NF )

Dependensi gabungan mendasari bentuk normal kelima. Suatu relasi R

( X, Y, ...,Z ) memenuhi dependensi gabungan jika gabungan dari proyeksi A,

B, ..., C dengan A, B, ..., C merupakan subhimpunan dari atribut-atribut R.

Perlu diketahui bahwa gabungan dari dua proyeksi-proyeksi di atas

bisa jadi menghasilkan relasi antara yang mengandung baris yang salah.

22

Namun, gabungan ketiga proyeksi akan menghasilkan relasi yang sesuai

dengan aslinya.

Bentuk normal kelima ( 5NF ), yang terkadang disebut PJ/NF (

Projection Join/Normal Form ), menggunakan acuan dependensi gabungan.

Suatu relasi berada dalam 5 NF jika dan hanya jika setiap dependensi

gabungan dalam R tersirat oleh kunci kandidat relasi R. Secara praktis dapat

dikatakan bahwa suatu relasi R berada dalam 5NF jika data yang ada padanya

tak dapat lagi didekomposisi menjadi relasi-relasi yang lebih kecil dengan

kunci kandidat relasirelasi yang lebih kecil ini tidak sama dengan kunci

kandidat relasi.

2.4.1.2 Teknik Entity Relationship

Konsep Entity Relationship (Cardinality)

a. One to One Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu.

b. One to Many atau Many to One Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding

banyak atau banyak berbanding satu.

Langkah-langkah perancangan ER:

1. Memilih kelompok atribut yang sama untuk dijadikan sebuah entitas dan

menentukan primary key dengan syarat unik dan mewakili entitas

2. Menggambarkan Cardinality dari ER diagram berdasarkan analisa relasi

yang didapat. Relasi yang terjadi dapat One to One, One to Many dan

Many to Many relationship

23

3. Membentuk SKEMA DATABASE atau LRS (Logical Record Structure)

berdasarkan ER diagram

Bila relasi One to One maka foreign key diletakkan pada salah satu

dari 2 entitas yang ada atau menyatukan ke dua entitas tersebut.

Bila relasi One to Many maka foreign key diletakkan di entitas yang

Many

Bila relasi many to many maka dibuat file konektor yang berisi 2

foreign key yang berasal dari kedua entitas.

2.4.2 Perangkat Implementasi

Dalam pengimplementasian terhadap hasil analisa, penulis menggunakan

beberapa perangkat system informasi diantaranya untuk pembuatan

program aplikasi, pelaporan dan sistem database. Dari perpaduan

komponen komponen ini suatu sistem akan teraplikasi sedara mudah dan

bias diandalkan dalam pelayanan informasi.

2.4.2.1 Program Visual Basic

Visual Basic adalah software pemrograman yang diciptakan oleh

Microsoft, orientasi VB digunakan untuk pemrograman database. Microsoft

meluncurkan dua versi yaitu versi ENTERPRISE dan PROFESIONAL. Sebelum

VB diluncurkan terdapat software pendahulunya yaitu Basica, Turbo Basic dan

QBasic (Quick Basic). Ketiga software tersebut bekerja under DOS (Disk

Operating System). Seiring dengan perkembangan OS dengan munculnya

Windows (operating system berbasis visual) maka diciptakanlah Visual Basic.

24

2.4.2.2 Report

Crystal Reports adalah piranti standar untuk pembuatan laporan pada

sistem operasi Windows, dimana cetakan/templete laporan yang dihasilkan dapat

disertakan pada banyak bahasa pemrograman, untuk memudahkan crystal report

disingkat CR

Prestasi yang di rasih CR tidak lepas dari sejarah perjalanan produk yang

panjang. CR versi 8.5 dilunjurkan pada tahun 2001 (tahun peluncuran didasarkan

pada tahun file Users Guiode, maka dapat diperkirakan versi pertama CR

diluncurkan pada tahun 1990-1992 dengan pola hitungan setiap versi

membutuhkan waktu 1 tahun. Pada saat ini versi CR sudah pada versi 11, tetapi

pembahasan pada tutorial ini, kita hanya membahas CR versi 8.5 karena lebih

mudah dipahami.