BAB I TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI - tnde.bnp2tki.go.idtnde.bnp2tki.go.id/uploads/TATA CARA...

BNP2TKI Petunjuk Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dokumen Elektronis

BAB I TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI

Aplikasi TNDE (E-Office) dapat diakses pada komputer yang telah terhubung dengan sever

TNDE, baik melalui jaringan lokal (LAN) maupun melalui internet.

1.1 MEMULAI APLIKASI

Untuk memulai aplikasi, lakukan langkah-langkah berikut ini.

1. Aktifkan browser

Pada address bar, inputkan alamat Aplikasi E-Office sehingga akan muncul halaman

seperti di bawah ini http://tnde.bnp2tki.go.id

Gambar I.1 Halaman Login

2. Inputkan Nama Pengguna dan Password yang diberikan oleh administrator,

kemudian klik tombol Login

3. Jika Nama Pengguna dan password yang diinputkan benar, maka aplikasi akan

terbuka dan masuk ke halaman Beranda.

4. Menu yang muncul di beranda adalah menu-menu yang sudah disesuaikan dengan

hak akses dari masing-masing pengguna.

1.2 MENGAKHIRI APLIKASI

Untuk mengakhiri aplikasi, lakukan langkah-langkah berikut ini.

1. Klik Keluar yang ada di pojok kanan atas aplikasi

2. Aplikasi akan kembali ke halaman Login.


1.3 GANTI PASSWORD

Sebelum menggunakan Aplikasi E-Office lebih lanjut, pengguna disarankan untuk mengganti

password yang telah diberikan oleh Administrator terlebih dahulu. Setiap pengguna diberi

wewenang untuk dapat mengakses halaman penggantian password. Berikut adalah langkah-

langkahnya.

1. Pilih menu Ubah Password yang ada pada Menu Utama

Gambar I.2 Daftar Menu Utama

2. Maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar I.3 Halaman Ubah Password

3. Inputkan data-data untuk membuat password baru.

4. Klik Simpan Perubahan untuk menyimpan data.

5. Keluar dari aplikasi dan login kembali dengan password baru.


USER : OPERATOR


BAB II USER OPERATOR

Bagi user Operator, setelah melakukan login, maka menu yang muncul di halaman Beranda

adalah sebagai berikut :

Naskah Masuk

Arsip Naskah Masuk

Naskah Keluar

Arsip Naskah Keluar

Struktur Organisasi

Pesan

Pencarian Mutakhir

Ubah Password

Kalender

Gambar II.1 Halaman Beranda untuk user Operator


2.1 MANAJEMEN NASKAH

Menu Manajemen Naskah digunakan untuk mengelola naskah yang masuk maupun naskah

yang keluar. Fitur yang terdapat dalam menu ini adalah :

Menginputkan data naskah masuk dan naskah keluar

Meng-unggah naskah masuk dan naskah keluar

Melihat arsip naskah masuk dan naskah keluar

Meng-unggah template naskah

Melihat arsip Nota Dinas

Melihat arsip Pemberitahuan

NASKAH MASUK

Naskah Masuk adalah naskah/dokumen persuratan yang berasal dari institusi/perorangan di

luar BNP2TKI dan ditujukan untuk internal BNP2TKI.

Untuk menginputkan data naskah masuk, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Pilih menu Naskah Masuk yang ada pada Menu Utama Manajemen Naskah

maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.2 Halaman input naskah masuk


1. Scan terlebih dahulu lembaran-lembaran naskah masuk kemudian simpan hasil

scan-an nya.

2. Inputkan atribut-atribut naskah masuk sesuai dokumen yang telah di-scan. Atribut-

atribut tersebut antara lain:

o Nomor Surat

o Dari (Asal Naskah)

o Tujuan (Unit Internal BNP2TKI sebagai tujuan surat. Tujuan surat bisa lebih

dari satu unit)

o Tembusan (Unit Internal BNP2TKI sebagai tembusan surat. Tembusan surat

bisa lebih dari satu unit)

o Jenis Naskah

o Keaslian Naskah

o Sifat Naskah

o Urgensi

o Tanggal Surat

o Perihal

3. Untuk meng-unggah file dari naskah yang telah di-scan, klik Telusuri maka akan

muncul halaman seperti di bawah ini.

II.3 Halaman unggah berkas

4. Double klik untuk file yang dipilih.

5. Apabila semua atribut sudah terisi, klik tombol Simpan untuk menyimpan data atau

klik tombol Batal untuk membatalkan proses.

6. Jika berhasil menyimpan data, maka akan muncul notifikasi bahwa data berhasil

disimpan.

7. Untuk melihat data yang telah diinputkan, pilih Menu Arsip Naskah Masuk yang

ada pada Menu Utama Manajemen Naskah


ARSIP NASKAH MASUK

Untuk melihat arsip naskah masuk, pilih Menu Arsip Naskah Masuk yang ada pada Menu

Utama Manajemen Naskah maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.4 Halaman Arsip Naskah Masuk

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah masuk yang ditujukan

kepadanya termasuk naskah masuk yang telah diinputkannya.

o Terdapat notifikasi : Berapa jumlah naskah masuk yang belum dibaca.

o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat

mengetikkan kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka

daftar surat yang tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata

kunci yang diketikkan.

o Apabila surat belum pernah dibaca, maka pada kolom Status akan bertuliskan

Belum dibaca dan jika sudah pernah dibaca maka akan bertuliskan Sudah dibaca

o Untuk melihat detail dari naskah masuk, klik tombol yang ada pada kolom

Tindak Lanjut

o Untuk user Operator tidak diberi wewenang untuk melakukan disposisi


Gambar II.5 Halaman detail naskah masuk

NASKAH KELUAR

Naskah Keluar adalah naskah/dokumen persuratan yang berasal dari internal BNP2TKI dan

ditujukan untuk institusi/perorangan di luar BNP2TKI maupun di internal BNP2TKI sendiri.

Untuk menginputkan data naskah keluar, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Pilih menu Naskah Keluar yang ada pada Menu Utama Manajemen Naskah

maka akan muncul halaman seperti di bawah ini.

Gambar II.6 Halaman input naskah keluar


2. Scan terlebih dahulu lembaran-lembaran naskah keluar kemudian simpan hasil scan-

an nya

3. Inputkan atribut-atribut naskah keluar, diantaranya:

o Nomor Surat

o Dari (Asal Naskah Keluar)

o Tujuan (Unit Internal/Eksternal BNP2TKI sebagai tujuan surat). Apabila

tidak menemukan nama institusi/perorangan yang dimaksud, data dapat

diinputkan sendiri melalui isian textfield yang terdapat di bawah daftar

tujuan.

o Tembusan (Unit Internal BNP2TKI sebagai tembusan surat)

o Jenis Naskah

o Keaslian Naskah

o Sifat Naskah

o Tanggal Surat

o Perihal

o Tanggal Pengiriman

o Cara Pengiriman

4. Untuk meng-unggah file dari naskah yang telah di-scan, klik Telusuri maka akan


Gambar II.7 Halaman unggah berkas

5. Double klik untuk file yang dipilih.

6. Apabila semua atribut sudah terisi, klik tombol Simpan untuk menyimpan data

atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses.

7. Jika berhasil menyimpan data, maka akan muncul notifikasi bahwa data berhasil

disimpan.


8. Untuk melihat data yang telah diinputkan, pilih Menu Arsip Naskah Keluar yang

ada pada Menu Utama Manajemen Naskah

ARSIP NASKAH KELUAR

Untuk melihat arsip naskah keluar, pilih Menu Arsip Naskah Keluar yang ada pada Menu


Gambar II.8 Halaman arsip naskah keluar

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah keluar yang telah

diinputkannya.

o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat

mengetikkan kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka

daftar surat yang tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata

kunci yang diketikkan.

o Untuk melihat detail dari naskah keluar, klik tombol yang ada pada kolom

Tindak Lanjut

Gambar II.9 Halaman detail naskah keluar


ARSIP NASKAH MASUK KE PIMPINAN

Untuk melihat arsip naskah yang masuk ke pimpinan, pilih Menu Utama Manajemen

Naskah Arsip Naskah Masuk Ke Pimpinan

Gambar II.10 Halaman Naskah masuk ke pimpinan

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah yang masuk ke pimpinan

o Operator dapat memantau aktifitas yang dilakukan oleh pimpinan apakah surat

sudah terdistribusi atau belum, atau apakah surat sudah ditindaklanjuti atau belum

o Untuk melihat detail dari naskah keluar, klik tombol yang ada pada kolom

Tindak Lanjut


STRUKTUR ORGANISASI

Untuk melihat struktur organisasi unit kerja, pilih Menu Utama Manajemen Naskah

Struktur Organisasi

Gambar II.11 Halaman Struktur Organisasi – Setting Data Master Pengguna

o Di halaman ini Operator dapat melakukan penggantian data pejabat pada unit kerja

masing – masing

o Untuk menghapus data pejabat yang lama, klik tombol yang ada pada kolom

Action

o Untuk melakukan edit (username/password/jabatan), klik tombol yang ada pada

kolom Action

o Untuk menambah User (pimpinan), klik tombol pada atas kiri halaman


Gambar II.12 Tambah user (pimpinan)

o Di halaman ini Operator dapat melakukan penambahan data pejabat pada unit kerja

masing o Apabila pada Nama pegawai tidak ada data yang dicari, berarti pegawai tersebut

masih tercantum pada unit lain. Lakukan konfirmasi kepada operator unit kerja

terkait untuk menghapus data pegawai/pejabat tersebut pada unit kerjanya agar

bisa didaftarkan pada unit kerja yang baru.


USER : PIMPINAN


BAB III USER PIMPINAN

Pimpinan adalah penerima naskah masuk yang ditujukan bagi unit-unit organisasi di lingkungan

BNP2TKI. Naskah masuk dapat ditindak lanjuti oleh pimpinan dengan memberikan disposisi

kepada staf yang ada dibawahnya atau meneruskan informasi / naskah yang masuk kepada

eselon lain yang sejajar.

Untuk user Pimpinan, menu yang ditampilkan adalah :

Arsip Naskah Masuk

Arsip Naskah Keluar

Nota Dinas

Pemberitahuan

Template Naskah

Pesan

Pencarian Mutakhir

Ubah Password

Kalender


Gambar III.1 Halaman beranda untuk user Pimpinan

3.1 MANAJEMEN NASKAH

Menu Manajemen Naskah digunakan untuk mengelola naskah yang masuk maupun naskah

yang keluar. Fitur yang terdapat dalam menu ini adalah :

Melihat arsip naskah masuk dan naskah keluar

Melakukan disposisi

Meng-unggah template naskah

Melihat arsip Nota Dinas

Melihat arsip Pemberitahuan

ARSIP NASKAH MASUK

Untuk melihat arsip naskah masuk, pilih Menu Arsip Naskah Masuk yang ada pada Menu


Gambar III.2 Halaman Arsip Naskah Masuk

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah masuk yang ditujukan

kepadanya.

o Terdapat notifikasi : Berapa jumlah naskah masuk yang belum dibaca.


o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat mengetikkan

kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka daftar surat yang

tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata kunci yang diketikkan.

o Apabila surat belum pernah dibaca, maka pada kolom Status akan bertuliskan Belum

dibaca dan jika sudah pernah dibaca maka akan bertuliskan Sudah dibaca

o Untuk melihat detail dari naskah masuk, klik tombol yang ada pada kolom Tindak

Lanjut

Gambar III.3 Halaman detail naskah masuk

o Untuk melakukan disposisi, klik tombol yang ada pada kolom Tindak Lanjut


Gambar III.4 Halaman Disposisi

DISPOSISI

Langkah-langkah untuk mendisposisikan surat adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol pada kolom Tindak Lanjut di halaman Arsip Naskah Masuk maka akan



Gambar III.5 Halaman Disposisi

Disposisi dapat juga dilakukan dengan mengklik tombol Disposisi ketika berada di

halaman detail surat

Gambar III.6 Halaman deyail surat

2. Inputkan atribut disposisi seperti:


Disposisi Kepada (Tujuan Disposisi)

Lajur Diteruskan (Tembusan Disposisi)

Sifat Disposisi

Perintah Disposisi

Catatan Disposisi

3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data disposisi atau tombol Batal untuk

membatalkan proses

4. Apabila disposisi telah berhasil disimpan maka status naskah masuk akan berubah

menjadi Sudah Didisposisi (pada halaman Arsip Naskah Masuk) seperti gambar di

bawah.


TINDAK LANJUT DISPOSISI

Apabila seorang pimpinan (Eselon I-IV) mendapatkan Disposisi maka langkah-langkah yang

harus dilakukan untuk melakukan Tindak Lanjut adalah sebagai berikut.

1. Baca terlebih dahulu naskah disposisi dengan cara mengklik tombol pada naskah

yang dimaksud (pada Arsip Naskah Masuk)


Maka akan muncul halaman detail naskah masuk yang mempunyai tombol Tindak

Lanjut seperti gambar di bawah ini


Gambar III.9 Halaman untuk melakukan Tindak lanjut

2. Tekan tombol Tindak Lanjut maka akan muncul halaman seperti ini.

Gambar III.10 Halaman Tindak Lanjut

3. Inputkan atribut-atribut untuk melakukan Tindak Lanjut kemudian klik Simpan

4. Apabila data berhasil disimpan maka status naskah akan berubah menjadi Sudah

Ditindaklanjuti

ARSIP NASKAH KELUAR

Untuk melihat arsip naskah keluar, pilih Menu Arsip Naskah Keluar yang ada pada Menu



Gambar III.11 Halaman arsip naskah keluar

o Di halaman ini pengguna dapat melihat semua naskah keluar yang telah diinputkannya.

o Untuk melakukan pencarian dengan kata kunci tertentu, pengguna dapat mengetikkan

kata kunci tersebut ke dalam kotak search di sebelah kanan atas maka daftar surat yang

tertampil secara otomatis akan menyesuaikan sesuai dengan kata kunci yang diketikkan.

o Untuk melihat detail dari naskah keluar, klik tombol yang ada pada kolom Tindak

Lanjut

Gambar III.12 Halaman detail naskah keluar

BAB I TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI - tnde.bnp2tki.go.idtnde.bnp2tki.go.id/uploads/TATA CARA...

Documents

Transcript of BAB I TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI - tnde.bnp2tki.go.idtnde.bnp2tki.go.id/uploads/TATA CARA...