1

BAB I

PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang

tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia,

material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan

data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya

sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin

mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber

daya mereka yang paling berharga.

Informasi adalah salahsatu jenis utama sumberdaya yang tersedia bagi manajer

dan merujuk pada suatu perusahaan ataupun organisasi baik para pemimpinnya maupun

anggota lainya. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumberdaya lain, dan perhatian

pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Perrtama, bisnis telah menjadi semakin

rumit dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer,non-manajer, serta orang-

orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Aplikasi utama komputer

adalah pengelolaan data akutansi, aplikasi tersebut diikuti oleh empat aplikasi lain ;

system informasi manajemen (management information system), system pendukung

keputusan (decision support system), kantor visual (virtualovicee), dan system berbasis

pengetahuan (knowledge-based system).Kelima aplikasi ini membentuk system informasi

berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS.

Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri

dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system

berbasis komputer.Para spesialis ini mencakup analisis system(system analyst ),

pengelola database (database administrator), spesialist jaringan (network specialists),

programmer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, fpara pemakai telah mulai

melakukan sebagian besar para spesialist-suatu fenomena yang disebut end-user

computing.

Sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi

banyak analisis yang dilakukan umtuk menjustifykasi tiap proyek potensial. Setelah

2

berjalan proyek tersebut berkembang melalui suatu siklus hidup system (system life

cycle).

Dasar Sistem dan Informasi Dasar Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan /bekerja sama guna mencapai / menyelesaikan suatu tujuan tertentu.

Karakteristik sistem

Adalah : Hal-hal yang menentukan sesuatu dapat dikatakan sistem / ciri-ciri sistem

- Komponen (componen) - Proses ( Process)

- Batasan Sistem ( Boundary ) - Keluaran ( output )

- Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) - Sasaran ( objektifitas )

- Masukan ( Input )

Jenis- jenis Sistem

Sistem abstrak dan fisik

Sistem alamiah dan buatan manusia

Sistem terbuka dan tertutup

Sistem tentu dan tak tentu

Komponen / Model sistem

Masukan ( input )

Proses ( process )

Keluaran ( Output )

Umpan Balik ( feed Back )

Data adalah : Fakta-fakta , pemikiran-pemikiran yang belum memiliki arti /manfaat bagi

orang yang membutuhkannya.

Jenis-jenis Data

DataTerformat adalah data yang ditampilkan dengan menggunakan format tertentu Data Text Æ data yang ditampilkan yang merupakan penggabungan dari

huruf,angka, simbol-simbol tertentu ( % , $, + , etc )

Data Image ( Gambar ) adalah data yang ditampilkan dalam bentuk gambar

3

Data Audio adalah Data yang di tampilkan berupa suara ex: suara manusia ,dll

Data Video adalah Data yang ditampilkan berupa gambar yang bergerak dan

juga dilengkapi dengan suara.

Proses/Model

Data/Informasi Output/Informasi

DataBase

Data/Kejadian

(Pengumpulan )

Penerima/User

Hasil Tindakan

Keputusan/Tindakan

Gambar 1.1 siklus informasi

4

1.1. Manajemen Informasi

Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif

mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)

Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin

besar terhadap manajemen informasi.

Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat

1. Pengaruh Ekonomi Internasional

2. Persaingan Dunia

3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat

4. Batas waktu yang Singkat

5. Kendala kendala Sosial

Kemampuan komputer yang semakin baik Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen

Informasi Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah

berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki

beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen

Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang

mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

Keahlian komunikasi

Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.

Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala.

Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas,

makan bisnis, dan kunjungan sosial.

Keahlian Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah

pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena

sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.

Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau

mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang

menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah

adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan

keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan.

Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

Pengetahuan manajemen

Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen

informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.

Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian

mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan

komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.

Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan

informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah,

5

dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.Manajer dan Sistem

Manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang

organisasinya sebagai suatu sistem.

Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan

atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan,

Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.

Elemen Sistem

Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki

susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian,

Tujuan)

6

Tujuan

Mekanisme

Pengendalian

Input Transformasi Output

Gambar mekanisme sistem 1.2

Subsistem dan Supersistem

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem

adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut disebut

subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem.

Jenis-jenis Sistem

Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan

(tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan

sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system).

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya

disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan

lingkungannya disebut sistem tertutup (close system).

Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem

konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi

untuk mewakili sistem fisik.

Sistem Perusahaan

Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai

tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan

bekerjasama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang

bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar,

dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun

setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya

mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.

Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3

elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan

lingkungannya melalui arus sumber daya.

Pandangan Sistem ini,

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian

pekerjaan.

7

2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik

3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi

4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat

dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

Data dan Informasi

Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya

, namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara

relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang

memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information

processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual,

yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan

kombinasinya.

1.2. Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan

komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi

berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan

teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi

(Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan,

menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan

Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi

manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis

sistem informasi.

Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :

Perangkat keras (hardware)

Perangkat lunak (software)

Prosedur

Orang

Basisdata

Jaringan komputer dan komunikasi data

1.3. Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

Fokus Awal pada Data

Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer

hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi

berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP).

Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem

yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa

informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

Fokus pada Informasi

Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan

proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer

8

harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area

fungsional dan level aktivitasnya.

Fokus pada Pendukung Keputusan

Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi

pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut

sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS

adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus

dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat

berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area

fungsional apa pun.

Fokus pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer

yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi

dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui

penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau

artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa

komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti

manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat

paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang

spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang

manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan

manajemen.

Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu : 1. Akurat,

berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan

bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus

jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu

informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari

informasi tersebut. Komponen akurat meliputi :

- Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki

kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian

akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

- Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki

kebenaran.

- Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki

keamanan.

2. Tepat waktu,

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang

(terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar

dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai

informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan

teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

9

3. Relevan,

Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk

tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-

musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan

dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

4. Ekonomis,

Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan

dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir

keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Nilai Informasi Yang menentukan nilai informasi ( value of informations) adalah :

Manfaat

Biaya

Nilai informasi sering dihubungkan dengan :

Analisa biaya

Analisa Efektifitas

1.4 Sistem Informasi

Pengertian

Jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan atau bekerjasama untuk

melakukan kegiatan guna menyelesaikan suatu masalah yang memiliki manfaat

bagi orang yang membutuhkannya (Aller,1992)

Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan tenologi yang

diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Hall, 2001)Æ

Sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diparasi menjadi

informasi dan didistribusikan kepada pemakai

Komponen sistem informasi

Block Hardware

Block Basis Data

Block Software

Block Jaringan Komputer dan komunikasi Data

Block Brainware

Klasifikasi Sistem Informasi

Level organisasi

Area fungsional

Dukungan yang diberikan

Arsitektur sistem informasi

Dll

Sistem Informasi Dalam Perusahaan (Kroenke, 1992)

Sistem informasi pribadi

Sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system), dan

Sistem informasi perusahaan (enterprise information system)

10

1.5 Sistem Informasi Fungsional

o Sistem informasi akuntansi (Accounting information system)

o Sistem informasi keuangan (Finance information system)

o Sistem informasi manufaktur (Manufacturing/production information system)

o Sistem informasi SDM (Human resources information system atau HRIS)

Klasifikasi Sistem Informasi Menurut Aktivitas Manajemen

o Sistem informasi pengetahuan

Sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Sistem seperti

ES dan OAS termasuk dalam katagori ini.

o Sistem informasi operasional

Berurusan dengan operasi organisasi sehari-hari, seperti penempatan pesanan

pembelian dan pencatatan jumlah jam kerja pegawai. TPS, SIM, dan DSS sederhana

termasuk ke dalam jenis sistem informasi ini

o Sistem informasi manajerial

Sistem informasi manajerial atau disebut juga sistem informasi taktis adalah

sistem informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial

o Sistem informasi strategis

Sistem informasi yang digunakan untuk menangani masalah-masalah strategis dalam

organisasi. Sistem ini sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses- proses

manajemen yang menyediakan jasa dan produk strategis untuk menuju ke keunggulan

yang kompetitif.

Sistem Informasi Menurut Dukungan

Sistem Fungsi Pemakai

TPS Menghimpun dan menyimpan informasi

transaksi

Orang yang memproses transaksi

MIS Mengonversi data yang berasal dari TPS

menjadi informasi yang berguna untuk

mengelola organisasi dan memantau kinerja

Semua level manajemen

DSS Membantu pengambil keputusan dengan

menyediakan informasi, model, atau perangkat

untuk menganalisa informasi

Analis, manajer, dan profesional

11

EIS Menyediakan informasi yang mudah diakses

dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan

eksekutif menjadi ahli analisis

Manajemen tingkat menengah dan

atas

ES Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang

tertentu untuk membantu pemecahan masalah

Orang yang hendak memecahkan

masalah yang memerlukan

kepakaran

OAS Menyediakan fasilitas untuk memproses

dokumen maupun pesan-pesan sehingga

pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan

efektif

Staf maupun manajer

Tabel 1.1 Sistem Informasi menurut dukungan

Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)

o Sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan

o Fokus utama pada data transaksi

o Sesuai dengan namanya,sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun,

menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan

keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. o Contoh yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang

sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang

yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

12

Model Sistem Pemrosesan Transaksi

Pemasukan

Data

Basis

Data

Tabel 1.2 Model system pemrosesan transaksi

Karakteristik SPT (Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999) • Jumlah data yang diproses sangat besar

• Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak

internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)

• Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya

• Kapasitas penyimpan (basis data) besar

• Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar

• Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu

• Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil,

data diformat dalam suatu standar

• Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi

seringkali juga pada keluaran

• Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi

statistik)

• Memerlukan kehandalan yang tinggi

• Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat

melakukan permintaan terhadap basis data

13

Tabel 1.3 Contoh SPT

Cara Pemrosesan pada SPT

Pemrosesan batch Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu

misalnya pada waktu sore hari atau malam hari. Kelemahan pemrosesan batch adalah

membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali terdapat data

transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data.

Pemrosesan online Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan.

Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir.

Pemrosesan Hibrid

o Merupakan perpaduan antara pemrosesan batch dan online

o Model seperti ini dijumpai pada beberapa sistem POS (Point-of-sale). Data

dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika transaksi terjadi, tetapi

pemrosesan lebih lanjut (misalnya pemutakhiran ke sediaan) dilakukan pada

waktu malam hari. o Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang offline (belum tersedia

layanan komunikasi ke pusat atau komunikasi sedang terputus).

14

Istilah Lain-lain Tentang SPT

o CIS (customer integrated system) merupakan contoh lain hasil pengembangan

dari TPS. Sistem ini memanfaatkan teknologi yang memungkinkan pelanggan

dapat melaksanakan transaksinya sendiri. Contoh ATM dan B2C o Istilah lain untuk CIS adalah pemrosesan interaktif

Perbedaan Pemrosesan Batch dan Online

Karakteristik Pemrosesan Batch Pemrosesan Online

Pemrosesan

transaksi

Data transaksi direkam,

dikumpulkan, dan diurutkan, dan

diproses secara periodis

Transaksi diproses seketika

Pemutakhiran

berkas

Ketika tumpukan diproses Saat transaksi diproses

Waktu

tanggapan

Beberapa jam atau hari setelah

tumpukan dikirim untuk diproses

Beberapa detik setelah setiap

transaksi diproses

Tabel 1.4 Perbedaan batch dan online

Pengembangan sistem informasi Dalam melakukan pengembangan terhadap kebutuhan sistem informasi ada 3 tes yang

dapat dilakukan, yaitu :

Kepada siapa SI ditujukan

Untuk keputusan apa informasi ditujukan

Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan

masalah

1.6. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada.

Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahan

yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,

15

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.

3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya

pemerintah).

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama

untuk menyelesaikannya.

1.7. Analis Sistem

Definisi Analisis Sistem

Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem

informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi

dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan

menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan

menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.

Analis Sistem Menurut Yogiyanto (1995) analis sistem (analis informasi) adalah orang yang

menganalis sistem (mempelajari masalah-masalahan yang timbul dan menentukan

kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan permasalahan

tersebut.

Menurut Kristanto (2003) analis sistem adalah orang yang mempunyai

kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan masalah

dan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan komputer.

Peranan Analis Sistem Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara

mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk

membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem

mempunyai tiga peranan penting, yaitu :

1. Sebagai konsultan

2. Sebagai ahli pendukung

3. Sebagai agen perubahan

Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :

1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan

pada sistem yang telah berjalan.

2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-

kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut

kepada pemakai sistem.

3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.

4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang

baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari

pemakian sistem yang baru tersebut.

5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru

tersebut.

16

Sistem Informasi Manajemen (SIM atau MIS)

o Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan

untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah

organisasi. o SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara

koordinasi,dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.

o Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi

o Sistem peringatan manajemen (management alerting system), karena sistem ini

memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap

masalah maupun peluang (Haag, 2000) o Sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998)

Basis Data Informasi

Table 1.5 SIM

Sistem

Informasi

Manajemen

Informasi

Untuk

Pemakai

17

Karakteristik SIM (Diadaptasi dari Turban, 1998) • Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah

mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan

pengambilan keputusan, dan arus informasi

• Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya

• Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan

keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan

informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan

pengambilan keputusan).

Contoh Laporan Hasil SIM

Divisi/

Cabang

Penjuala

n

Rencana

Rasio

Penjualan/

Rencana

Jawa Tengah

Kudus

Magelang

Semarang

Total

1.200.0

00

2.350.0

00

5.000.5

00

8.550.5

00

1.750.00

0

2.100.00

0

5.000.00

0

8.850.00

0

0,69

1,12

1,00

0,97

Jawa

Timur

Banyuwangi

Madiun

Malang

Surabaya

Total

1.300.0

00

2.250.0

00

1.560.0

00

6.750.0

00

11.860.0

00

1.250.00

0

1.200.00

0

1.200.00

0

7.500.00

0

11.150.0

00

1,04

1,88

1,30

0,90

1,06

Tabel 1.6 Hasil SIM

Macam Laporan SIM

Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu

seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya. Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah

data/informasi.

Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan

yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan

laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu.

Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.

Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih

himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan terkadang SIM

juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand (Ad Hoc) report,

yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur

sendiri tataletak informasi yang diperlukan.

18

BAB II

SISTEM INFORMASI & TEKNOLOGI INFORMASI

Kemampuan utama Sistem Informasi

Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja

Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia

Mengotomatisasi proses-proses bisnis

Mempercepat pengetikan dan penyuntingan

Kemampuan di atas dapat mendukung pencapaian sasaran bisnis suatu perusahaan:

Peningkatan produktifitas

Pengukuran biaya

Peningkatan pengambilan keputusan

Peningkatan layanan ke pelanggan

Pengembangan aplikasi-aplikasi strategi yang baru

Alasan sebuah perusahaan menggunakan Sistem Informasi 1. Kegiatan bisnis semakin rumit

2. Komputer telah mencapai kemampuan yang lebih baik

Teknologi Informasi

Menurut kamus oxford (1995)adalah suatu studi atau penggunaan

peralatan elektronika terutama komputer untuk menyimpan, menganalisa dan

mendistribusikan informasi apa saja.

Menurut alter (1992)adalah mencakup perangkat keras dan perangkat lunak

untu melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data

seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau

menampilkan data.

Ruang Lingkup Teknologi Informasi (TI) Secara garis besar TI dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu :

1. Perangkat lunak (software)

2. Perangkat keras (hardware)

Macam-macam Teknologi Informasi menjadi :

1. Teknologi Masukan ( Input)

2. Teknologi Keluaran (Output)

3. Teknologi Penyimpanan (storage)

4. Teknologi Telekomunikasi (telecomunication)

5. Teknologi Pemrosesan (Process)

Peran Teknologi Informasi

1. TI menggantikan peran manusia

2. TI memperkuat peran manusia

3. TI restrukturisasi terhadap peran manusia

4. TI mempengaruhi strategi pemasaran

19

BAB III

MODEL UMUM SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

Lingkungan Organisasi Sistem informasi Kekuatan-kekuatan ekonomi, budaya, politik

yang mempengaruhi kehidupan organisasi (eksternal)

Yang termasuk kekuatan tersebut adalah :

a. Inflasi

b. Tingkat serapan tenaga kerja

c. Kebiasaan Masyarakat

d. Sifat Pasar

e. Pribadi dan organisasi lain

f. Budaya dalam organisasi

Hirarki Hirarki adalah : adanya hubungan antara atasan dan bawahan

Hirarki dalam suatu organisasi dapat mempengaruhi berbagai hal, diantaranya :

a.Arus informasi

b.Rentang kendali manajemen

c.Peringkasan informasi

d. Penyaringan informasi

Pemusatan Wewenang

Pemusatan wewenang dalam pengelolaan sebuah perusahaan terdiri atas :

a. Manajemen terpusat

b. Manajemen tersebar

c. Manajemen koordinatif

Jenis Informasi Yang Dibutuhkan Manajer

Kelompok Manajer Format Informasi Yang Disukai

Akuntan Tabel Keuangan & Lap. Keuangan

Manajer Keuangan Bagian-bagian di tabel keuangan

Insyinyur Grafik

Manajer Umum Deskripsi Naratif

Pengacara Ringkasan naratif dalam bentuk tulisan

Ilmuan Manajer Rumusan dan model matematis

Tabel 2.1 Jenis Informasi yang dibutuhkan Manajer

20

Pengaruh sifat manajer terhadap Sistem Informasi

Sifat Manajer Dampaknya Terhadap Sistem

Informasi

Manajer tidak akan mengendalikan diri pada sistem

yang tidak dipahami

Sistem harus sederhana dan mudah

dipahami

Manajer berorientasi pada manusia Manajer lebih sering menerima

informasi dari sumberdaya manusia

Penggunaan waktu yang efisien Manajer kurang suka berinteraksi

langsung dengan sistem Informasi

Prioritas ulang Harus disediakan informasi dan

waktu setiap saat

Kerja yang terbagi Akan membingungkan sistem analis

Manajer tidak ingin terlihat ketidaktahuannya Manajer cendrung menghindari

diskusi tentang sistem dengan para

personel

Tabel 2.2 pengaruh sifat Manajer terhadap Sistem Informasi

Peran Manajer dalam Sistem Informasi

Manajer memiliki peran dalam sistem informasi, diantaranya :

• Mengindentifikasi masalah dan kesempatan

• Melakukan pencarian informasi

• Melakukan pemilihan alternatif

• Melakukan pembuatan dan pengambilan keputusan

21

BAB IV

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM SISTEM INFORMASI

Strategi Mempersiapkan SDM sistem Informasi

Dalam penerapan Sistem Informasi pada suatu perusahaan terdapat beberapa hal

yang akan dipengaruhinya terutama kedudukan SDM pada suatu organisasi. Pengaruh-

pengaruh tesebut antaranya :

Birokrasi menjadi lebih flat / datar

Komunikasi antar staf berlangsung cepat

Distribusi informasi antar bagian lebih cepat

Staf di semualini menjadi lebih produktif dan pola kerja bergeser / berubah

menjadi team work

Transformasi

Birokrasi SI

Tradisional menuju

SI Berbasis TI

Makin Flat

Gambar 4 Pengaruh SI/TI Terhada SDM

Manajemen SDM sistem Informasi

Î Adalah suatu proses yang berlangsung terus menerus di dalam suatu perusahaan

untuk mendapatkan orang yang tepat pada posisi pada saat yang di butuhkan.

Menurut Stoner, Proses dalam MSDM terdapat 7 Aktivitas dasar, yaitu :

22

1. Perencanaan

2. Rekrutmen

3. Seleksi

4. Sosialisasi

5. Pelatihan dan pengembangan

6. Penilaian

7. Apresiasi

Kebutuhan staf dalam perusahaan kini semakin diperketat dengan sejumlah

persyaratan. Karakteristik Staf yang diperlukan perusahaan telah berubah dan

berkembang, antara lain :

a. Berpengalaman

b. Berwawasan

c. Trampil

d. Kreatif

e. Daya adaptasi

Karir di bidang Teknologi Informasi

Secara umum, karir di bidang komputer dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Ahli SI, yaitu seorang yang ahli dalam melakukan analisa dan menyusun suatu

program atau sistem informasi. Ahli SI ini dapat dikelompokkan menjadi Sistem

Analis dan Programer

2. Ahli Ilmu Komputer, yaitu seorang yang mampu mengembangkan sistem

komputer baik software maupun hardware.

3. Ahli Hardware, yaitu orang yang memiliki keahlian dalam merakit, menginstal

dan melakukan perawatan secara teknis peralatan-peralatan komputer, termasuk

di dalamnya jaringan komputer, dan Internet.

4. Operator, yaitu orang yang betugas untuk mengoperasikan dan mengawasi sistem

komputer dan SI yang diimplementasikan di dalam perusahaan. Di samping itu, ia

juga bertugas untuk memasukkan data-data baik itu data awal maupun data

transaksi.

Memotivasi SDM SI

Pimpinan perusahaan harus memikirkan cara untuk memotivasi SDM internal.

Menurut maslow motivasi dapat ditumbuhkan berdasarkan kebutuhan individu dalam

hirarki kebutuhannya. Hirarki kebutuhan Maslow (stoner, 1995) adalah:

- Kebutuhan Fisiologis

- Kebutuhan Keamanan

- Kebutuhan Sosial

- Kebutuhan Harga Diri

- Kebutuhan Aktualisasi Diri

23

Pengurangan Jumlah SDM SI

Untuk mencegah timbulnya gejolak apabila terjadi pengurangan jumlah SDM pimpinan

dapat mengambil langkah-langkah berikut :

- Meningkatkan volume transaksi

- Mempertimbangkan dengan hati-hati penambahan SDM

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumber daya informasi (Information Resourch Management) IRM

adalah dengan tujuan mengindentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya

informasi yang diperlukan.

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara

penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

- Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya

informasi yang unggul.

- Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.

- Kesadaran bahwa CIO adalah executive puncak.

- Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan

strategis.

- Rencana strategis formal untuk mendorong dan mengelola nd-user computing

Apa itu CBIS ?

Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia

disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data

menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu

pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas

pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis

komputer” sebagai kata kuncinya.

Kontribusi CBIS

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian

manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk

membantu manajemen dalam Mengkoordinasi subunit-subunit dari organisasi dan

mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang

menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu

saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan

pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian

manajemen adalah :

· penghematan waktu (time saving)

· penghematan biaya (cost saving)

· peningkatan efektivitas (effectiveness)

· pengembangan teknologi (technology development)

· pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan

setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.

TUGAS KONTROL CBIS mencakup semua fase siklus hidup, selama siklus hidup dibagi

menjadi kontrol- kontrol yang berhubungan dengan pengembangan sistem, desain dan

operasi Metode untuk mendapatkan dan memelihara kontrol CBIS

1. Manajemen dapat melakukan kontrol langsung

2. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus.

24

BAB V

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan.

Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.

Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama :

1. Pengumpulan data

2. Manipulasi data

3. Penyimpanan data

4. Penyiapan dokumen

Pengolahan Data

Adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad,

untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.

Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi

(SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data

tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun

diluar perusahaan.

Tugas pengolahan data

1. Pengumpulan data

Setiap tindakan yang dilakukan perusahaan yang melibatkan semua elemen

lingkungan yang disebut dengan transaksi.

2. Manipulasi Data

Data dimanipulasi untuk menghasilkan/mengubahnya menjadi suatu informasi.

operasi manipulasi meliputi :

a. Pengklarifikasian

Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode

(dalam catatan gaji dipakai kode karyawan).

b. Penyortiran

Catatan-catatan disusun sebagai urutan tertentu berdasarkan kode atau

elemen data tertentu (misal file catatan gaji disusun sehingga semua

catatan tiap pegawai terkumpul menjadi satu).

c. Penghitungan

Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data

tambahan (misal upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk

menghasilkan pendapatan kotor).

d. Pengikhtisaran

terdapat banyak data yang perlu disintesiskan, atau disarikan, menjadi

bentuk total, subtotal, rata-rata, dst.

3. Penyimpanan Data

Data disimpan disuatu tempat hingga diperlukan. Data disimpan di media

penyimpanan sekunder, dan file dapat di integrasikan secara logis untuk membentuk

suatu database.

4. Penyiapan dokumen

SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik dalam maupun

luar organisasi.

25

Karakteristik SIA

1. Melaksanakan tugas yang diperlukan ; perusahaan tidak memutuskan untuk

pengolahan data atau tidak, apabila semua elemen menuntut dilakukan

pengolahan data maka dilakukan, dan begitu sebaliknya.

2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar.

3. Menangani data yang rinci ; perusahaan menyediakan jejak audit (audit trail),

jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal sampai

akhir.

4. Terutama berfokus historis. Menjelaskan masa lampau.

SIKLUS SIA

Pengolaha

n Pesanan

Penjualan

Penagiha

n

Piutang Penerimaan

Kas

Buku

Besar

Pelaporan

Keuangan

Sistem

Pemrosesan

Transaksi

Penjualan

Analisis

Penjuala

n

Sistem Pemrosesan

Transaksi

Pengeluaran dan Penerimaan

Kas

Utang Pengeluaran

Kas

Sistem

Pelaporan

dan

Pemrosesa

n Buku

Besar

Pmbelian Pembayaran

Gaji

Pemrosesan

Sediaan

Sistem Pemrosesan

Transaksi Pembelian

Tabel 5 Siklus SIA

Pencatatan

Kehadiran

Sistem Pemrosesan

Transaksi

Penggajian

26

BAB VI

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF ( EIS )

SISTEM Informasi eksekutif adalah ( EIS ) :

Adalah : Suatu sistem yang dirancang khusus bagi manajer pada tingkat perencanaan

strategis.

` Sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan

eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk

mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang

` Pemakai yang awam dengan komputerpun tidak sulit mengoperasikannya karena

sistem dilengkapi dengan antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk

menggunakannya (user-friendly).

• Informasi

Internal

• Informasi

Eksternal

• Laporan yang

ditentukan oleh

MIS

• Kemampuan

drill-down

• Perangkat DSS

1. Menyediakan akses

terhadap seluruh

jenis informasi

2. Mendukung

keluwesan pelaporan

dan menyediakan

perangkat untuk

menganalisis

informasi

3. Membantu eksekutif

mengidentifikasi

masalah dan

mengenali peluang

27

CONTOH EIS

Gambar 6.1 Contoh EIS

Karakteristik EIS

• Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detil data

• Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan perkecualian,

dan kemampuan drill-down

• Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal

• Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan

28

• Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara

• Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan tabel

• Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail dan konferensi

dengan komputer), kemampuan analisis data (spreadsheet, bahasa query, dan

DSS), dan perangkat produktivitas pribadi (seperti kalendar elektronis)

Model sistem Informasi Eksekutif terdiri dari :

1. Data base yang berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan kotak pos elektronik

(elektronic mail box) :

yaitu yang digunakan oleh eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elektronik

dan kalender elektronik, yang digunakan eksekutif untuk mengadakan pertemuan.

2. Perangkat lunak EIS

Menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun sebelumnya

(preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan disimpan di

database eksekutif. Eksekutif memasukan permintaan informasi dan menerima

tampilan.

Dialog Antara Eksekutif dan EIS

1. Eksekutif memasukan instruksi kedalam sistem melalui menu.

2. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik, atau narasi.

Drill down

Berarti eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara

bertahap-tahap mengambil informasi yang lebih rinci.

Rute ke EIS

Ada tiga rute utama untuk mendapatkan perangkat lunak yang menghasilkan

informasi eksekutif

1. Spesialis informasi perusahaan dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan

(custom software).

2. Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktivitas perorangan

(personal productivity software) seperti ; sistem manajemen database dan paket

grafik.

3. Perusahaan dapat menciptakan perangkat lunak EIS khusus.

Mengapa EIS berbeda dengan MIS dan DSS?

` MIS menyediakan laporan-laporan standar yang dibuat berdasarkan periode yang

tertentu (harian, mingguan, dan sebagainya). Hasilnya dipakai untuk memantau

indikator-indikator yang sama dari waktu ke waktu dan tak dapat digunakan untuk

menganalisis masalah atau situasi baru.

` DSS awalnya dirancang untuk menganalisa masalah dan situasi baru, tetapi dalam

prakteknya perangkat-perangkat yang disediakan terlalu menuntut kepakaran.

Hanya analis yang bisa memanfaatkannya. Sementara itu, hanya sedikit manajer

yang mempunyai kemampuan analis. Oleh karena itu, DSS jarang dipakai secara

langsung oleh eksekutif pada tingkat menengah dan atas.

` Berbeda dengan tipe sistem informasi yang lain, EIS secara pokok tidak dirancang

untuk menyelesaikan masalah tertentu

` EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan

manakala mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apapun yang paling

bermanfaat

29

BAB VII

SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Sistem Informasi pemasaran merupakan subset dari sistem informasi manajemen

yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan.

Struktur dasar sistem informasi pemasaran terdiri dari :

- Subsistem input yang bertugas mengumpulkan data dan informasi, yang

dimasukan kedalam database.

- Subsistem output yang terdiri dari program-program komputer yang mengubah

data menjadi informasi bagi para pemakai.

- Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi

pemasaran.

- Mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix),

yang mencakup:

- produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan

- tempat yang menjadi sasaran pemasaran

- promosi yang perlu dilakukan

- harga produk

Riset

Pemasaran

Data prospek

dan konsumen

Subsistem

Bauran Pemasaran

Informasi

Pemasaran

Subsistem

Pemrosesan

Transaksi

Table 7 Siklus SI Pemasaran

Data pesaing

Data transaksi

Basis

Data

Subsistem

Produk

Subsistem

Tempat

Subsistem

Promosi

Subsistem

Harga

Peramalan

Penjualan

30

Subsistem Input pemasaran

Input ini menyediakan catatan kegiatan penjualan yang terinci, yang dapat

menjadi dasar bagi laporan periodik dan khusus, atau model matematika.

Yang terdiri dari :

Subsistem penelitian pemasaran (Marketing research subsystem ) :

mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, namun

terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Data

dikumpulkan terutama melalui survei.

Subsistem inteligen pemasaran (marketing intelligence subsystem):

mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan.

Subsistem output pemasaran

semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran disebut bauran

pemasaran ( marketing mix ), yang mencakup :

- Produk ( produck )

- Tempat ( place ) produk itu dijual

- Promosi ( promotion )

- Harga ( price ) produk

Semua perangkat lunak yang menginformasikan kepada manajer mengenai

produk tercakup didalam subsistem produk.

Semua perangkat lunak yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke

pelanggan tercakup didalam subsistem tempat.

Perangkat lunak yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan

periklanan berada didalam subsistem promosi.

Dan semua informasi mengenai harga disediakan oleh subsistem harga.

Manajer dapat menggunakan subsistem-subsistem ini secara terpisah atau

gabungan. Integrated–mix subsystem memungkinkan manajer mengembangkan

strategi pemasaran yang menggunakan campuran unsur-unsur secara gabungan.

31

BAB VIII

SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Komputer digunakan sebagai komponen sistem fisik maupun sebagai sistem

informasi konsepual. Komputer digunakan dalam sistem produk fisik untuk aplikasi

seperti computer-aided design ( CAD ) dan computer-aided manufacturing ( CAM ).

Sebagai sistem informasi konseptual, komputer juga digunakan dalam

menjadwalkan produksi, mengatur persediaan, mengendalikan kualitas produk, dan

melaporkan biaya produksi. Semua aplikasi fisik dan konseptual diberi nama computer

integrated manufactured.

Sistem informasi manufaktur merupakan subset dari sistem informasi manajemen

yang menyediakan informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.

Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup

seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk

memproduksi barang atau jasa Berbagai Nama SI Manufaktur

„ ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian

berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem

ifnormasi manufaktur yang paling sederhana

„ MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai

untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam

proses produksi

„ MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan

MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor

operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan

sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan

mesin secara efektif.

„ JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku

melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku

tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau “tepat pada waktunya” (just in

time).

„ CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang

menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang

luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara efisien.

Implementasi CIM

„ Menyederhanakan proses produksi, perancangan produk, organisasi pabrik

sebagai dasar yang penting untuk pengotomasikan dan pengintegrasian

„ Mengotomasikan proses-proses produksi dan fungsi-fungsi bisnis yang

mendukungnya dengan komputer, mesin, dan robot.

„ Mengintegrasikan seluruh proses produksi dan pendukungnya dengan memakai

komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi yang lain

32

Sistem Keteknikan

CAD / CAE

CAM

Simulasi dan

Prototipe

Produk

Sistem

Perencanaan

Sumber Daya

Manufaktur

Sistem

Pengendalian

Manufaktur

CIM (computer integrated manufacturing)

Gambar 8 CIM

Sistem-sistem Produksi

Sistem Keterangan

CAD (computer-aided design) Sistem yang menggunakan komputer

untuk merancang suatu produk

(mobil, kapal, pesawat terbang, dan

sebagainya)

33

CAE (computer-aided engineering) Sistem yang dirancang untuk

menganalis karakteristik dari suatu

desain dan dipakai untuk

mensimulasikan kinerja produk di

bawah kondisi yang berbeda-beda

dengan tujuan untuk mengurangi

kebutuhan membuat prototipe

(Martin, 2002). Dalam beberapa

literatur (misalnya McLeod, 1998),

CAE identik dengan CAD

CAM (computer-aided manufacturing) Sistem berbasis komputer yang

digunakan untuk mengontrol suatu

proses produksi. Misalnya, mesin bor

atau mesin bubut yang telah

terprogram untuk melaksanakan

pelubangan atau pembubutan

CAPP (computer-aided -process planning) Sistem yang digunakan untuk

merencanakan urutan proses untuk

memproduksi atau merakit suatu

komponen

Table VIII – Sistem produksi

Subsistem input manufaktur

- Subsistem rekayasa industri ( industrial engineering sub system yang menyediakan data

tambahan yang menjelaskan operasi manufaktur internal. Subsistem ini terdiri dari para

industrial engineer, atau IE,yang mempelajari proses produksi untuk membuatnya lebih

menjadi lebih efisien. Tugas IE :

- Merancang sistem produksi fisik dengan menentukan letak pabrik

- Merancang cara mengatur jalur produksi

- Merancang urutan proses yang harus dilakukan

34

- Merancang sistem penjadwalan dan persediaan

- Menyediakan data dan informasi yang menggambarkan subsistem rekayasa

industri.

- Subsistem intelejen manufaktur

Menyediakan data dan informasi mengenai dua elemen dalam lingkungan

perusahaan – pemasok dan serikat buruh.

Dalam kedua hal tersebut, data dan informasi dapat dikumpulkan melalui

penelitian khusus yang dilengkapi dengan pertemuan pribadi.

Subsistem output manufaktur

4 subsistem output mengukur secara terpisah dimensi-dimensi proses produksi :

1. Subsistem produksi

Mengukur proses produksi dalam hal waktu – menelusuri arus kerja dari satu

langkah kelangkah berikutnya.

2. Subsistem persediaan

mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah

menjadi barang dalam proses dan akhirnya menjadi barang jadi.

3. Subsistem kualitas

mengukur kualitas barang saat diubah, bahan mentah diperiksa kualitasnya saat

diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses

produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan barang jadi sebelum meninggalkan pabrik.

4. Subsistem biaya

35

BAB IX

SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Sistem informasi keuangan

Yaitu dirancang menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai

diseluruh perusahaan, dimana pemakai utama adalah manajer yang mengunakan

informasi keuangan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki.

Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan

(departemen/bagian Keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya berupa

ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran.

Subsistem

Intelijen

Keuangan

Subsistem

Audit Internal

Subsistem

Pemrosesan Transaksi

Basis

Data

Subsistem

Peramalan dan Perencanaan

Keuangan

Subsistem Manajemen

Dana

Subsistem

Pengendalian Keuangan

Gambar 9 Sistem Informasi Keuangan

Subsistem input keuangan

- Subsistem audit internal

bertujuan untuk membantu sistem informasi akuntansi dalam menyediakan data

dan informasi internal dengan cara penelitian khusus yang dilakukan oleh

auditor internal.

Perusahaan- perusahaan besar umumnya memiliki auditor internal yang secara periodik

mempelajari sistem konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data dan informasi

mereka benar-benar menggambarkan sistem fisik yang diwakili.

- Subsistem intelejen keuangan ( financial intelligence system)

36

mengumpulkan informasi dari elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi

arus uang – masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik, serta pemerintah.

Subsistem output keuangan

- Subsistem peramalan ( forecasting subsystem )

melakukan peramalan jangka panjang lima sampai sepuluh tahun kedepan untuk

menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.

- Subsistem manajemen dana ( fund management subsystem )

berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan, manajemen ingin mengetahui

sebelumnya kelebihan atau kekurangan kas sehingga mereka dapat merencanakan

cara menaganinya.

- Subsistem pengendalian

menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi

umpan balik kepada para manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual

dibandingkan dengan anggaran.

37

Subsistem

Perencanaan SDM

Subsistem

Perekrutan

Subsistem

Kompensasi dan

Tunjangan

Subsistem

Angkatan Kerja

Subsistem

Pelaporan

Lingkungan

BAB X

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan

adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource Information System),

atau HRIS, nama lainnya Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource

Management System), atau HRMS.

Sistem informasi sumber daya manusia biasa disebut HRIS

Istilah lain yang sering dipakai yaitu HRMIS (Human Resource Management

Information System) dan HRMS (Human Resource Management System)

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi

personalia. Misalnya berisi informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan-tunjangan,

hingga kinerja pegawai.

Subsistem

Penggajian

Subsistem

Riset

SDM

Basis

Data

Subsistem

Intelijen

SDM

Gambar 10 HRIS

Sistem input HRIS

- Subsistem penelitian sumber daya manusia

penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan,

pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan tingkat kompensasi yang sesuai.

38

SDM harus mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh dari

lingkungan yang mempengaruhi arus personil.

Informasi dikumpulkan dari :

☻Masyarakat keuangan, yang menyediakan perkiraan ekonomi yang mempengaruhi

perencanaan personil jangka panjang.

☻Serikat pekerja, masyarakat global, dan bahkan pesaing, yang berfungsi sebagai

sumber-sumber pegawai baru.

☻pemasok, seperti agen tenaga kerja, universitas dan perusahaan pencari eksekutif, yang

menyalurkan personil keperusahaan.

☻pemerintah, yang mengeluarkan peraturan yang mendukung dan mengatur program-

program seperti Equal Employment Opportunity (EEO), Affirmative Action Program

(AAP), serta Occupational safety and Health Administration (OSHA), berbagai peraturan

tersebut mempengaruhi kebijakan dan praktek personalia perusahaan.

Subsistem output HRIS

- Subsistem perencanaan tenaga kerja

mencakup semua aplikasi yang membantu perusahaan mengantisipasi kebutuhan

SDM ke masa depan, seperti bagan perusahaan, perkiraan gaji, analisis/evaluasi

pekerjaan, dan pembuatan model kerja.

- Subsistem perekrutan

Digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil, juga

untuk melakukan pencarian internal untuk mengidentifikasi pegawai yang patut

dipertimbangkan untuk kesempatan kerja yang berkembang dalam perusahaan.

- Subsistem kompensasi

Digunakan untuk mengkompensasi para pegawai untuk pekerjaan mereka.

- Subsistem benefit.

Mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih bekerja

maupun telah pensiun.

- Subsistem pelaporan lingkungan

bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM kepada

pemerintah. Subsistem ini menciptakan catatan yang berkaitan dengan bahan-bahan

beracun yang digunakan, selain pada pemerintah, subsistem ini juga

bertanggungjawab pada serikat pekerja, dengan menyimpan catatan para pekerja

dari serikat pekerja perusahaan.

39

BAB XI

SISTEM INFORMASI ORGANISASI

Informasi adalah salah satu sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi

dapat dikelola seperti sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari

dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan kedua, komputer

telah mencapai kemampuan yang lebih baik.

Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non manajer, serta

orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan, dan dalam semua

area fungsional, manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dna untuk berhasil

manajer memerlukan dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti

komputer (computer literature), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti

informasi (informasi literature).

Awalnya aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi

tersebut diikuti oleh empat aplikasi lain: Sistem Informasi Manajemen (Management

Information System), sistem pendukung keputusan (decision support System), otomatisasi

kantor (Office automation) dan sistem pakar (expert system). Kelima, aplikasi ini

membentuk informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau

CBIS.

Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasijasa informasi yang terdiri

dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem

yang berbasis komputer. Para spesialis ini ini mencakup analis komputer (System

Analysts), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (Network

spesialists), programer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakai telah

melakukan sebahagian besar pkerjaan para spesialis-suatu fenomena yang disebut end-

user computing.

Jenis-jenis utama sumber daya

Manajer mengelola lima j enis utama sumber daya:

• Manusia

• Material

• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

• Uang

• Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan

cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud, mereka

ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk

menggambarkannya. Jenis sumber daya yang kelima, informasi, kita memiliki nilai dari

apa yang diwakilkannya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber

daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan

sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

Manajemen Sumber Daya Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat

sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi

suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian

mesin yang khusus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk

memaksimalkan penggunaannya.

40

Bagian Informasi Dikelola

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan

kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian ia memastikan bahwa

orang yang layak dalam organisasi menerima informasi yang berguna. Kemudian ia

memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut

dalam waktu yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan, akhirnya

manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikannya dengan

informasi yang mutkahir dan akurat. Seluruh aktifitas ini memperoleh informasi,

menggunakannya seselektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, ini disebut

Perhatian pada Manajemen Informasi Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi

pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alasan utam. Pertama, kegiatan bisnis telah

menjadi semakin kompleks. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang

semakin baik.

• Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang meningkat

Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang lebih kompleks dari pada

sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing

dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu

untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.

• Kemampuan Komputer yang semakin Baik

Pada tahun 1950-an komputer diletakkan di dalam ruangan besar, dan hanya boleh

disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Para pemakain tidak pernah

berhubungan langsung dengan perangkat keras, tapi penggunaan seperti ini dirasa

cocok oleh para pemakai.

Para pemakai sekarang memiliki terminal keyboard atau komputer mikro diruang

mereka. Banyak komputer mikri yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain

dalam satu jaringan.

Para pemakaian sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang

istimewa, tetapi sebagai bahan dari peralatan kantor yang dibutuhkan.

Siapakah Para Pemakai? Awalnya, para pemakai output komputer adalah pegawai adminitrasi dibagian

akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi seperti pembayaran gaji,

pengelolaan persediaan, dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para

manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akuntansi.

Para pemakai meliputi :

• Manajer

• Non-manajer

• Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana terdapat para manajer perlu disadari bahwa para manajer ada diberbagai

tingkat dan dalam berbagai area fungsional di dalam perusahaan.

Tingat-tingkat Manajemen : Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil

direktur disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level).

Istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tersebut pada

seluruh organisasi pada tahun-tahun yang akan datang. Manajer tingkat menengah

41

mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka disebut

tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna

tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.

Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisior), dan

pemimpin proyek yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah

ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi. Tingkat terendah ini disebut

tingkat pengendalian operasional (operational control level) yaitu tempat

berlangsungnya operasi perusahaan.

Istilah eksekutif serig digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada

tingkat perencanaan strategis. Dibeberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil

direktur membentuk suatu komite eksekutif yang menangani masalah-masalah besar

yang dihadapi perusahaan.

Area fungsional disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manejer terdapat

dalam area fungsional perusahaan, dimana sumbr daya dipisahkan menurut pekerjaan

yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan

keuangan. Belakangan ini, dua area tambahan menjadi semakin pnting, yaitu sumber

daya manusia dan jasa informasi.

Fungsi-fungsi Manajemen: Pada awal abad ini, skitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen

berkebangsaan Prancis, Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima

fungsi-fungsi manajemen yang utama.

Pertama, manajer merencanakan (plan) apa yang akan mreka lakukan. Kemudian,

mreka mngorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya

mereka mnyusun staff (Staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.

Dengan sumbr daya yang ada, mereka mengarahkan (Direct) untuk melaksanakan rncana.

Akhirnya mereka mengendalikan (Control) sumber daya, menjaga aagar tetap beroperasi

secara optimal.

Peran-peran manajerial dalam dua dasawarsa trakhir ini, gagasan pran-peran

manajerial ini menjadi populer. Henry Mintzbrg, professor pada McGill University di

Kanada, menganggap bahwa fungsi-fungsi fayol tidak membrikan gambaran yang

menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang trdiri dari sepuluh

peran manajerial yang dimainkan oleh para manajer, meliputi aktivitas intr-personal,

informational da decisional.

PERAN-PERAN MANAJERIAL MINTZBRG:

InterpersonalRoles: Figurehead Manajerial melaksanakan tugas-tugas seremonial,

seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas’

Leader Manajer memelihara unit dengan mempekrjakan dan

melatih staf serta menyediakan motivai dan dorongan.

Liaison manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit

manajer tersebut rkan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan

tujuan mnyelesaikan masalah-masalah bisnis.

Informational Roles: Monitor Manajer secara tetap mencari informasi mengnai kinerja

unitnya.

Indera Manajer mengamati aktivitas intrn unit dan lingkungannya.

42

Disseminator Manajr meneruskan informasi yang brharga kepada

orang lain didalam unitnya.

Spekesperson Manajer meneruskan informasi yang brharga kepada

orang-orang dilingkungannya.

Peran keputusan : Entrpreneur Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup

permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi.

Disturbance handlr Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian yang

tak terduga, seperti devaluasi dolar dingara asing yang menjadi

tmpat perusahaanya.

Resource Allocator Manajer mengendalikan pengeluaran unitnya,

menentukan unit bawahan mana yang mendapatkan sumber daya.

Negotiator Manajer menengahi perselisihan baik didalam unitnya

maupun antar unit dan lingkungannya.

Keahlian Manajer Dua keahlian yang sangat dibutuhkan bagi seorang manajer yaitu komunikasi dan

pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya,

manajer lain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Merka

juga mmecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi

perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

’ Keahlian Komunikasi

Tiap manajer memiliki pilihan medianya sendiri. Seorang manajer mungkin

lebih menyukai percakapan telepon dari pada elektronic mail, sementara yang

lain mungkin kebalikannya. Para manajer menuyusn suatu paduan media

komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemn mereka.

’ Keahlian Pemecahan Masalah

Selama Proses pemecahan masalah, manajer trlibat dalam pengambilan

keputusan (decision making) , yaitu tinakan memilih dari berbagai alternatif

tinakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

Umumnya manajer perlu membuat keputusan-keputusan brganda dalam

proses pemecahan masalah tunggal.

Pengetahun Manajemen Istilah “ mngrti (Literacy)” digunakan untuk menggambarkan dua jenis

pengtahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer (Computer

Literacy,), an yang lain adalah mngrti informasi (Information Literacy).

’ Mengerti Komputer

Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi dimasa

kini disebut mengrti komputer (computer literacy). Pengetahuan ini mencakup

pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengnai

keunggulan da kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer(

walau tak perlu mnjadi seorang programmer).

’ Mengerti Informasi

Selain mngrti komputer, manajer perlu mengerti informasi. Mengrti informasi

(Information Literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan

informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana

informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan

orang lain.

43

Manajemen dan sistem

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang

sama untuk mencapai tujuan suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area

fungsional cocok dengan defenisi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti

yang telah kita bahas seblumnya, dan sumber daya tersebut bekrja menuju tercapainay

suatu tujuan yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Kecenderungan End-user computing

Pada tahunj 70-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada

penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai

dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan

untuk situasi ini adalah nd-user computing. End-user sinonim dengan pemakai, ia

menggunakan produk akhir sistem yang berbasis komputer. Jadi, end-user computing

(EUC) adalah pengembangan sluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh

pemakai.

Apa yang mendorong end-usr computing?

End-use computing karena empat pengaruh.

Meningkatnya pengtahuan tentang informasi

Antrian jasa informasi

Perangkat keras yang murah

Perangkat lunak jadi

Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-use

computing.

Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme

hidup-lahir, tumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Pross

evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem ( System life cycl). Dan terdir

dari tahap-tahap sebagai berikut:

• Perencanaan

• Analisis

• Rancangan

• Penerapan

• Penggunaan

Siklus kehidupan dari suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya

berlangsung beberapa, atau mungkin berlangsung beberapa tahun. Semua sumber

daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengolahan informasi semakin penting

saat bisnis menjadi lebih kompleks dan kemampaun komputer berkembang.

Output komputer digunakan oleh para manajer, non manajer, dan orang-

orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen yang semuanya bekerja

menuju satu tujuan. Semua sistem meliput tiga elemen utama : input, transformasi

dan output. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri dan

disebut Sistem Lingkaran Tertutup (Cloosed-Looped System). Sistem lingkaran

tertutup suatu mekanisme sistem control, tujuan, dan lingkaran umpan balik

(Feedback-Loop) disamping tiga elemen utama. Sistem yang tidak memiliki

kemampuan pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka ( open-Loop system).

Komputer pertama kali digunakan sebagai Sistem Informasi Akuntansi (

44

SIA), tapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu sistem

informasi manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada area seperti

sistem pendukung keputusan ( Decision Support System)-DSS, Otomatisasi

kantor (Office Automation)-OA, dan sistem pakar (expert System)-ES. Kelima

area aplikasi membentuk sistem informasi berbasis komputer ( computer Base

Information System)-CBIS.

Selama tahun-tahun terakhir ini, pemakai telah mengambil inisiatif untuk

mengembangkan aplikasi mereka sendiri dari pada bergantung sepenuhnya pada

para spesialis informasi. Pendekatan ini dinamakan end-user computing. Namun,

pemakai dapat menggunakan spesialis informasi untuk melaksanakan sebagian

pekrjaan pengembangan atau untuk menjadi konsultan. Suatu CBIS

dikembangkan melalui tahap-tahap : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan

dan penggunaan.

45

BAB XII

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DSS)

Sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan

pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada

situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun

tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Alter, 2002)

Macam Keputusan

„ Keputusan terstruktur (structured decision),

„ Keputusan semiterstruktur (semistructured decision)

„ Keputusan tak terstruktur (unstructured decision)

Keputusan Terstruktur

„ Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan

bersifat rutin

„ Prosedur untuk pengambilan keputusan sangat jelas

„ Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah

„ Keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang merupakan

contoh keputusan yang terstruktur

Keputusan Semiterstruktur

„ Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni

sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus

dilakukan oleh pengambil keputusan

„ Pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi, pengendalian sediaan merupakan

beberapa contoh keputusan ini.

Keputusan Tak Terstruktur

„ Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit, karena

tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi.

„ Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal

Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas.

„ Pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan

lain, dan perekrutan eksekutif merupakan contoh keputusan yang tak terstruktur

DSS lebih ditujukan untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan

yang bersifat analitis, dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang

kurang jelas.

DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi

memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat

melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.

Karakteristik DSS (Laudon, 1998)

• Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi, dan tanggapan yang cepat

• Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran

• Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuan pemrogram profesional

• Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak

dapat ditentukan di depan

• Menggunakan analisis data dan perangkat pemodelan yang canggih

46

Model Konseptual DSS

Sistem berbasis

komputer yang lain

Data Eksternal dan

Internal

Manajemen

Data Manajemen

Model

Manajemen

Pengetahuan

Antarmuka

Pemakai

Pemakai

Gambar 12 siklus DSS

47

Teknik Pemodelan DSS

Teknik Pendekatan

Simulasi Menciptakan model matematis terhadap suatu

keadaan menggunakan teknik-teknik simulasi

untuk meniru keadaan yang nyata

Optimisasi Menciptakan model matematis terhadap suatu

keadaan dengan menggunakan teknik riset

operasi untuk memperoleh solusi yang terbaik

OLAP (Online analytical processing)

dan data mining

Menggunakan teknik statistik untuk

menganalisis hasil-hasil bisnis dan mencari

hubungan-hubungan yang tersembunyi

Sistem pakar Meniru seorang ahli di bidang tertentu dalam

melakukan pengambilan keputusan

Jaringan saraf (neural networks) Menggunakan teknik pembelajaran untuk

mengenali pola dalam suatu data

Logika kabur (fuzzy logic) Menggunaan pendekatan derajat keanggotaan

(derajat kerelativan) dalam melakukan

pengambilan keputusan sebagai pengganti

logika biner (benar atau salah)

Penalaran berbasis kasus (Case-based

reasoning)

Menggunakan pendekatan kecerdasan buatan

yang membuat basis data contoh-contoh yang

membantu pengambilan keputusan

Agen cerdas (Intelligent Agents) Menentukan parameter-parameter keputusan

terhadap agen terkomputerisasi yang mencari

salah satu atau beberapa basis data untuk

48

menemukan jawaban tertentu, seperti

harga terendah sebuah kamera

Tabel 12 Pemodelan DSS

49

DAFTAR PUSTAKA

Cheryl L.Dun,Enterprise Information System, McGrawHill, 2005

Gordon B.Davis, Management Information System : Conceptual and Development,

Mc.Graw Hill,1992

James A O’Brein,Introduction to Information System, Prentice Hall ,2001

James A O’Brein, Management Information System, Prentice Hall, 2004

Jogiyanto HM,MBA, Akt., Ph.D, Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset, 2003

Kenneth C.Laudon & jane P.Laudon, Management Information Systems :

Organization and Technololgy in the Network Enterprise, Prentice –Hall, 2004

M.Suyanto, Sistem Informasi Manajemen, IMKI Yogyakarta, 1999

Raymond Mc.Leod,Jr, Management Information System, Prentice Hall, 2001

Robert G.Murdick, Information System for Nodern Management, Prentice-Hall, 1999