Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

39
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom Pengenalan Manajemen Proyek TIPS Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA) 2016 CEP - CCIT Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Transcript of Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Page 1: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengenalan Manajemen ProyekTIPS

Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)2016

CEP - CCITFakultas Teknik Universitas Indonesia

Page 2: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Kegagalan Proyek Teknologi Informasi

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Page 3: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Kegagalan Proyek Teknologi Informasi

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tapi, 70% Proyek TI di Indonesia mengalami kegagalan (Majalah Swa)

Page 4: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Kegagalan Proyek Teknologi Informasi

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

How the customer explained it

How the project leader understood it

Page 5: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Kegagalan Proyek Teknologi Informasi

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

How the analyst designed it

How the customer was billed

Page 6: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Kegagalan Proyek Teknologi Informasi

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

How the programmer wrote it

What the customer really needed

Page 7: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Keuntungan Penggunaan Manajemen Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

o Pengawasan yang lebih baik untuk segi keuangan secara fisik dan pada sumber daya manusia.

o Meningkatkan relasi pelanggan.o Waktu pengembangan yang lebih singkat.o Biaya yang lebih rendah.o Kualitas yang lebih tinggi dan meningkatkan keandalano Menaikkan keuntungano Meningkatkan produktivitaso Koordinasi internal lebih baiko Meningkatkan moral kerja (mengurangi stres)

Page 8: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Proyek adalah usaha atau pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk, menghasilkan jasa atau hasil yang unik.

~ PMBOK Guide (2004)

Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.

~ Graham McLeod & Derek Smith (2001)

Catatan :Dalam suatu proyek, ada suatu kepastian dimulai dan selesai, entah karena semua tujuan atau sasaran sudah tercapai atau karena terpaksa diakhiri karena satu atau lain hal.

Definisi Proyek

Page 9: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Definisi Proyek

Sifat / Atribut Suatu Proyek :

o Memiliki tujuan yang uniko Bersifat sementarao Dibangun berdasarkan Progressive Elaboration (dilaksanakan

serta dikendalikan)o Membutuhkan sumber daya yang bisa berasal dari berbagai

areao Harus memiliki satu pelanggan utama atau sponsoro Melibatkan ketidakpastian

Page 10: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Definisi Proyek

Apa yang bisa dihasilkan dari suatu Proyek?1. Sebuah Produk

o Menjadi produk hasil ataupun menjadi komponen pengembangan produk lain

2. Kemampuan untuk menghasilkan jasao Contoh : Fungsi bisnis yang mendukung produksi atau distribusi

3. Sebuah hasil berupa dokumeno Contoh : Proyek penelitian yang menghasilkan pengetahuan untuk

menentukan pasar atau sebuah proses baru yang menguntungkan masyarakat

Page 11: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Kendala Dalam Proyek

1. Ruang Lingkupo Mendefinisikan apa yang

termasuk dalam pekerjaan proyek

2. Waktuo Mendefinisikan waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

3. Biayao Mendefinisikan dana yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

Page 12: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Definisi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keahlian, alat-alat, dan teknik untuk aktivitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek.

~ PMBOK Guide (2004)

Fase yang tersedia dalam Manajemen Proyek :

1. Fase Pengenalan2. Fase Perencanaan3. Fase Pelaksanaan4. Fase Pengawasan dan Kontrol5. Fase Penyelesaian

Page 13: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Definisi Manajemen Proyek

Cakupan Pengelolaan Suatu Proyek

Mengenali Permintaan

Menangani Kebutuhan

Menyeimbangkan Kendala

Relasi antara faktor-faktor ini adalah jika salah satu faktor berubah, paling tidak ada satu faktor yang terpengaruh.

Page 14: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Sembilan Area Pengetahuan Manajemen Proyek

1. Scope Management2. Time Management3. Cost Management4. Quality Management5. Human Resource

Management6. Communication

Management7. Risk Management8. Procurement Management9. Integration Management

Page 15: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Alat-Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek

1. Project Charter2. Scope Statement3. WBS (Scope)4. Gantt Charts5. Network Diagrams6. Critical Path Analysis7. Critical Chain Scheduling8. Cost Estimation9. Earned Value Management (Cost)

Page 16: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Alat-Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek

Contoh Gantt Chart

Page 17: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Alat-Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek

Network Diagram (1958)

Page 18: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Peran Manajer Proyek

o Manajer proyek adalah seseorang yang ditugaskan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan proyek.

o Memiliki tugas yang berbeda dari manajer fungsional atau manajer operasional.

Karakter Yang Harus Dimiliki Manajer Proyek1. Pengetahuan

o Seorang manajer proyek harus menguasai hal manajemen proyek.

2. Kinerjao Seorang manajer harus dapat mengaplikasian seluruh pengetahuan yang

dimilikinya ke dalam manajemen proyek

3. Kepribadiano Seorang manajer harus berperilaku baik dalam menjalankan tugasnya, termasuk

memiliki sikap dan jiwa kepemimpinan.

Page 19: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Peran Manajer Proyek

Untuk mencapai tujuan proyek, manajer proyek harus:

Mengidentifikasi kebutuhan proyek

Membangun dan mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas

Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan, dan pendekatan dari berbagai pertimbangan

Perlu diingat bahwa 97% proyek yang sukses dipimpin oleh manajer proyek yang berpengalaman.

Page 20: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Peran Manajer Proyek

Komunikasi

Organisasi

Team-Building

Kepemimpinan

Teknologi

Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Proyek :

Page 21: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Peran Manajer Proyek

Page 22: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Faktor Lingkungan Perusahaan

o Faktor-faktor lingkungan perusahaan adalah faktor-faktor yang mendukung suksesnya sebuah proyek, baik itu dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.

o Faktor-faktor ini dapat meningkatkan atau malah menghambat jalannya proyek

Budaya Perusahaan

Struktur Perusahaan

Standarisasi Kualitas

Infrastruktur

Sumber Daya Manusia

Kondisi Pasar Iklim Politik Etc..

Faktor-faktor yang mempengaruhi :

Page 23: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pihak yang terlibat (Project Stakeholders)

Nama Stakeholders Definisi

Sponsor Proyek Perorangan atau grup yang menyediakan sumber daya keuangan, baik secara tunai atau lainnya, untuk sebuah proyek

Manajer Program Manajer yang bertanggung jawab dalam mengelola proyek-proyek terkait untuk memperoleh manfaat dari proyek-proyek yang sudah ada

Manajer Proyek Seseorang yang ditunjuk oleh perusahaan terkait untuk mencapai tujuan proyek

Anggota Tim Proyek Sumber daya manusia untuk suatu proyek yang akan dikerjakan dan memiliki tanggung jawab yang tinggi pada posisinya masing-masing

Stakeholders adalah orang-orang atau pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam sebuah proyek

Page 24: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pihak yang terlibat (Project Stakeholders)

Nama Stakeholders Definisi

Staf Pendukung Sumber daya manusia yang membantu dalam proses-proses yang berlangsung pada pelaksanaan proyek

Client/User Perorangan/perusahaan yang akan menggunakan produk atau hasil dari sebuah proyek

Pemasok Pihak yang menyalurkan bahan baku kepada perusahaan-perusahan guna memperoses produksinya untuk menghasikan produk akhir.

Manager Portofolio Manajer yang bertanggung-jawab untuk sekumpulan proyek atau program pada jajaran tingkat tinggi dalam perusahan

Stakeholders adalah orang-orang atau pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam sebuah proyek

Page 25: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pihak yang terlibat (Project Stakeholders)

Page 26: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Perkembangan Manajemen Proyek

o Secara Fisik (Project Management Office)o Mengumpulkan, mengatur dan menggabungkan data proyek untuk

seluruh perusahaano Mengembangkan dan memelihara templates untuk dokumen-dokumen

proyek.o Membangun atau mengkoordinasi pelatihan di berbagai topik

manajemen proyek.o Membuat dan menyediakan jalur karir resmi untuk para manajer

proyek.o Menyediakan jasa konsultasi manajemen proyek

o Secara Teknologi (Software Management Proyek)o Low-end Tools (kurang dari $200)o Mid-range Tools ($200 - $500)o High-end Tools (lisensi per pengguna)

Page 27: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Perkembangan Manajemen Proyek

Contoh tools manajemen proyek untuk perusahaan

Page 28: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Siklus Hidup Manajemen Proyek

Tiga peraga bola untuk manajemen sistem

Page 29: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Siklus Hidup Manajemen Proyek

Page 30: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Siklus Hidup Manajemen Proyek

Karakteristik Siklus Hidup Proyek1. Dilakukan secara berurutan2. Level biaya dan sumber daya di awal adalah rendah kemudian

memuncak dan akhirnya menurun di akhir proyek3. Level ketidakpastian dan resiko berada paling tinggi pada awal

proyek4. Keterlibatan stakeholders untuk menentukan produk akhir dari

sebuah proyek berada paling besar di awal proyek, berkaitan dengan biaya perubahan yang makin meningkat di akhir proyek

Page 31: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Siklus Hidup Manajemen Proyek

Beberapa variable berimbas pada jadwal perencanaan

Page 32: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Fase Proyek

Fase-fase proyek adalah pembagian dalam sebuah proyek agar proyek dapat diselesaikan secara efektif. Fase-fase dalam proyek biasanya diselesaikan secara berurutan, terkadang dapat mendahului satu sama lain dibeberapa situasi.

Page 33: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Fase Proyek

Fase-fase proyek adalah pembagian dalam sebuah proyek agar proyek dapat diselesaikan secara efektif. Fase-fase dalam proyek biasanya diselesaikan secara berurutan, terkadang dapat mendahului satu sama lain dibeberapa situasi.

Page 34: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Fase Proyek

3 Dasar Tipe Relasi Fase ke Fase1. Sequential Relationship (Hubungan Berurutan)

o Fase yang berikutnya hanya dikerjakan setelah fase yang sebelumnya sudah selesai.

2. Overlapping Relationship (Hubungan Saling Mendahului)o Fase yang berikutnya dimulai ketika fase yang sebelumnya hampir

selesai.

3. Iterative Relationship (Hubungan Berulang)o Hanya satu fase yang direncanakan, kemudian dengan berjalannya fase

yang pertama ini, perencanaan fase-fase berikutnya turut dikerjakan.

Page 35: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Perusahaan

Rangka Struktural (Structural Frame) Rangka SDM (Human Resource Frame)

Rangka ini menekankan pada struktur perusahaan (umumnya digambarkan dengan

bagan perusahaan). Berfokus pada kelompok-kelompok dan tanggung jawabnya. Sangat rasional dan berfokus pada koordinasi

dan pengendalian.

Rangka ini berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan-kebutuhan perusahaan dan kebutuhan-kebutuhan “orangnya”. Kelemahan rangka ini adalah rentan terhadap “konflik kepentingan” pribadi atau kelompok.

Rangka Politik (Political Frame) Rangka Simbolik (Symbolic Frame)

Rangka ini mengasumsikan perusahaan sebagai kumpulan berbagai individu dan

kelompok yang memiliki kepentingan yang beragam. Masalah utama dari rangka ini

adalah konflik dan kekuasaan.

Berfokus pada simbol dan makna. Apa makna dari sebuah peristiwa di dalam perusahaan merupakan hal yang lebih penting dibandingkan apa yang benar-benar terjadi. Contoh: bagaimana cara seseorang berpakaian? Biasanya sangat erat kaitannya dengan budaya perusahaan tersebut.

Rangka-rangka dalam pemahaman perusahaan

Page 36: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Struktur Perusahaan

3 Struktur dasar perusahaan:o Functionalo Projecto Matrix

Page 37: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pentingnya Manajemen Stakeholders

Manajer proyek harus meluangkan waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan menjaga hubungan antara semua stakeholders proyek.

Komitment manajemen tingkat atas sangatlah dibutuhkan karena :

o Beberapa studi membuktikan bahwa komitmen manajemen tingkat atas adalah salah satu kunci keberhasilan sebuah proyek

o Manajemen tingkat atas dapat membantu manajer proyek mengamankan sumber daya yang memadai, mendapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek yang unik pada waktu yang tepat, mendapat kerja sama dari orang-orang diseluruh perusahaan, dan belajar bagaimana menjadi seorang pemimpin yang lebih baik.

o Standar dan pedoman membantu manajer proyek untuk lebih efektif.o Manajemen senior dapat mendorong penggunaan bentuk standar dan perangkat

lunak untuk manajemen proyek, pengembangan dan penggunaan pedomana untuk menulis rancangan proyek.

Page 38: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Proyek dan Management Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Latihan Mandiri

1. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan proyek teknologi informasi.

2. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek.3. Sebutkan dan jelaskan keuntungan dari penggunaan manajemen proyek.4. Sebutkan dan jelaskan 3 kendala sekaligus faktur penentu kualitas yang

biasanya dialami oleh setiap proyek.5. Sebutkan dan jelaskan masing-masing fase yang ada dalam manajemen

proyek.6. Sebutkan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Proyek dan

jelaskan mengapa keterampilan tersebut menjadi penting untuk dimiliki.7. Sebutkan pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam sebuah proyek

beserta definisinya.

Jawaban diketik di MS Word dengan mencantumkan nama dan kelas, dan dikumpulkan dalam bentuk PDF.

Page 39: Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Terima KasihDudy Fathan Ali S.Kom

[email protected]