1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan di bidang teknologi informasi telah memungkinkan instansi-

instansi atau perkantoran melakukan interaksi dengan konsumen melalui jaringan

komputer. Seiring dengan kemajuan teknologi, perkembangan dunia informasi

saat ini sudah berkembang semakin cepat dan semakin pesat, sehingga banyak

instansi yang meningkatkan kualitas pelayanannya dalam berbagai hal. Salah satu

perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan sistem

yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara efisien,

cepat dan valid, selain itu juga mudah dalam pengolahan data dan juga mudah

dalam pencarian data saat diperlukan. Sebuah instansi yang ingin berkembang dan

mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat

pendukung pengolah data yaitu komputer. Komputer merupakan salah satu alat

yang sangat mendukung dan mempermudah dalam pemrosesan dan pengolahan

data sehingga data yang diolah tersebut dapat menghasilkan suatu informasi.

Sistem pelayanan secara online adalah salah satu jawaban terhadap instansi

atau kantor-kantor yang bergerak dalam bidang melayani masyarakat. Salah satu

instansi yang sangat baik dalam menerapkan sistem pelayanan secara online

seperti ini adalah kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh yang bergerak di bidang

melayani masyarakat dalam proses pembuatan paspor atau Surat Perjalanan

Republik Indonesia (SPRI). Dengan adanya sistem pelayanan seperti ini,

2

masyarakat yang membutuhkan paspor RI untuk ke luar negeri tidak perlu lagi

datang langsung ke kantor Imigrasi untuk mengurusnya, mereka bisa mengakses

melalui jaringan internet/website untuk mengajukan pra permohonan.

Mengingat hal itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai proses-proses

yang harus dilalui dalam mengajukan pra permohonan pengurusan paspor RI yang

diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu “Analisa Sistem Informasi

Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi Kelas I

Banda Aceh”.

1.2 Perumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam penulisan ini antara lain:

a. Mengimplementasikan sistem informasi pelayanan paspor Republik

Indonesia secara online.

b. Bagaimana cara mengakses sistem informasi pelayanan paspor online?

c. Proses apa saja yang harus dilalui dalam menjalankan sistem informasi

tersebut untuk pengentrian data?

d. Menjawab tantangan perkembangan teknologi dalam bidang informasi.

1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan lebih terfokus dan tidak menyimpang dari topik

permasalahan, maka dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membatasi

permasalahan yang hanya bertitik pada:

a. Penggunaan sistem informasi pelayanan paspor Republik Indonesia

secara online.

3

b. Proses pengajuan pra permohonan personal dan tata cara pengentrian

data pemohon.

c. Panduan cek status permohonan Surat Perjalanan Republik Indonesia

(SPRI).

1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan

Tujuan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengimplementasikan sistem pelayanan paspor Republik

Indonesia secara online pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.

b. Untuk berinteraksi dengan masyarakat dan memberi kemudahan bagi

mereka dalam pengurusan paspor atau Surat Perjalanan Republik

Indonesia (SPRI).

c. Bagi penulis, tujuannya adalah untuk menambah ilmu pengetahuan dan

wawasan tentang situs internet, disamping sebagai bahan Tugas Akhir

penulis di akhir perkuliahan sebagai syarat kelulusan pada STMIK

U’Budiyah Indonesia.

Adapun manfaat dari penulisan ini adalah:

a. Dapat mempermudah masyarakat dalam proses pengurusan paspor RI.

b. Untuk pengurusan paspor RI, seseorang tidak perlu bolak-balik ke

kantor imigrasi sehingga dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga

dalam proses pengajuan pra permohonan.

c. Bagi instansi sendiri manfaatnya adalah dapat membantu pihak kantor

Imigrasi dalam menerapkan dan memperkenalkan sebuah sistem kepada

masyarakat yang bahwa sistem tersebut dapat digunakan oleh

4

masyarakat dalam mengajukan permohonan paspor RI melalui internet.

Dengan dikenalnya sistem ini oleh masyarakat, pihak kantor Imigrasi

sangat terbantu dalam memperbaiki dan meningkatkan kualitas

pelayanannya kepada masyarakat dengan memanfaatkan media internet.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran tentang pembahasan Tugas Akhir ini dan

untuk mempermudah pemahaman, maka penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari

beberapa bab. Berikut sistematika penulisan Tugas Akhir yang akan disusun:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,

batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN

Pada bab ini membahas tentang gambaran umum instansi meliputi sejarah

dan struktur organisasi serta kajian kepustakaan mencakup tentang landasan teori

yang membahas tentang dasar-dasar teoritis yang menjadi landasan pemecahan

masalah yang meliputi sistem, informasi, sistem informasi, pengertian paspor, dan

pengertian web.

BAB III METODE PENELITIAN

Dalam bab ini memuat tentang lokasi penelitian dan metodologi penelitian

yang mencakup tentang penelitian kepustakaan serta penelitian lapangan yang

meliputi pengamatan dan wawancara.

5

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Menguraikan hasil penelitian yang mencakup semua aspek yang terkait

dengan penelitian dan menjelaskan tentang penggunaan sistem informasi yang

sedang diteliti dan beberapa bagian penting yang berhubungan dengan materi

serta membahas tentang masalah-masalah yang diajukan.

BAB V PENUTUP

Memuat kesimpulan berdasarkan pembahasan sebelumnya yang berisi

tentang pernyataan singkat dan tepat yang dijabarkan dari hasil penelitian dan

pembahasan serta memuat saran untuk pengembangan dan penyempurnaan

dimasa yang akan datang.

6

BAB II

TINJAUAN KEPUSTAKAAN

2.1 Gambaran Umum Instansi

Arus globalisasi dunia sejak dahulu telah membawa dampak pada

peningkatan lalu lintas orang dan barang antar negara, sehingga batas-batas negara

semakin mudah ditembus demi berbagai kepentingan manusia seperti

perdagangan, industri, pariwisata dan lain sebagainya. Fenomena ini sudah

menjadi hal atau perhatian negara-negara di dunia sejak dahulu sebab setiap

negara mempunyai kedaulatan untuk mengatur lalu lintas orang yang akan masuk

dan keluar wilayah negaranya dan bahkan untuk berkunjung maupun untuk

berdiam sementara. Untuk mengatur hal tersebut, di Indonesia telah terdapat

peraturan-peraturan perundang-undangan yang mengaturnya yaitu, Undang-

undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian.

Undang-undang imigrasi merupakan peraturan yang mengatur hal ihwal lalu

lintas orang yang masuk atau keluar wilayah Negara Republik Indonesia dan

pengawasan terhadap orang asing di wilayah Negara Republik Indonesia.

Keimigrasian di Indonesia sudah ada sejak jaman kolonial Belanda, namun

pada tanggal 26 Januari 1950 diatur langsung oleh pemerintah Republik Indonesia

dan diangkat Mr. Yusuf Adiwinata sebagai Kepala Jawatan Imigrasi berdasarkan

Surat Penetapan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Serikat No. JZ/30/16

tanggal 28 Januari 1950 yang berlaku surut mulai dari sejak tanggal 26 Januari

1950.

7

Organisasi Imigrasi sebagai lembaga dalam struktur kenegaraan merupakan

organisasi vital sesuai dengan sasanti Bhumi Pura Purna Wibawa yang berarti

penjaga pintu gerbang negara yang berwibawa. Sejak ditetapkannya Penetapan

Menteri Kehakiman Republik Indonesia, maka sejak saat itu tugas dan fungsi

keimigrasian di Indonesia dijalankan oleh Jawatan Imigrasi atau sekarang

Direktorat Jenderal Imigrasi dan berada langsung di bawah Kementerian Hukum

dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

Direktorat Jenderal Imigrasi semula hanya memiliki empat buah Direktorat

yaitu Direktorat Lalu Lintas Keimigrasian, Direktorat Ijin Tinggal dan Status

Kewarganegaraan Orang Asing, Direktorat Pengawasan dan Penindakan

Keimigrasian, Direktorat Informasi Keimigrasian.

Seiring dengan perkembangan zaman dan pengaruh globalisasi saat ini

dengan berbagai kepentingan kerjasama internasional antar negara serta berbagai

kepentingan pelaksanaan tugas-tugas keimigrasian, maka dibentuklah Direktorat

yang bernama Direktorat Kerjasama Luar Negeri Keimigrasian untuk menunjang

tugas-tugas keimigrasian dalam bekerjasama dengan negara lain. Sehingga saat ini

Direktorat Jenderal Imigrasi terdiri dari: Sekretariat Direktorat Jenderal,

Direktorat Lalu Lintas Keimigrasian, Direktorat Izin Tinggal Orang Asing dan

Status Kewarganegaraan, Direktorat Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian,

Direktorat Informasi Keimigrasian dan Direktorat Kerjasama Luar Negeri. Setiap

personil Direktorat Jenderal Imigrasi harus berpegang pada nilai-nilai yang

terdapat dalam Panca Bhakti Insan Imigrasi yakni: Taqwa, Menjunjung tinggi

kehormatan, Cendekia, Integritas pribadi dan Inovatif.

8

2.1.1 Sejarah Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh

Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh diresmikan pada tanggal 12 Maret 1983

dengan wilayah kerja meliputi satu pemerintah kota yaitu Kota Banda Aceh dan dua

Kabupaten yaitu Kabupaten Aceh Besar dan Kabupaten Pidie dengan jumlah kecamatan

keseluruhan 63 kecamatan, dengan jumlah penduduk sekitar 1.024.572 orang. Kantor

Imigrasi Kelas I Banda Aceh resmi beroperasional sekitar tahun 1947. Disamping itu juga

Kantor Imigrasi Banda Aceh memiliki tiga Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI), yaitu TPI

Bandara Sultan Iskandar Muda, TPI Pelabuhan Laut Malahayati dan TPI Pelabuhan laut

Ulee Lheu. Aktivitas keimigrasian pada Kantor Imigrasi Banda Aceh lebih terfokus

kepada pelayanan antara lain pemberian Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI),

pemberian dan perpanjangan Izin Tinggal bagi orang asing, dimana selama tiga tahun

terakhir ini menunjukkan hasil yang cukup signifikan.

Penegakan hukum pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh selama ini cukup

berjalan dengan baik, hal tersebut tidak terlepas dari peranan Sistem Pengawasan Orang

Asing (SIPORA) serta didukung oleh kesiapan dan kesigapan dari personil Kantor

Imigrasi Banda Aceh. Sektor lain yang menonjol dari Banda Aceh adalah pariwisata.

Meskipun Kantor Imigrasi Banda Aceh memiliki beberapa TPI, akan tetapi lalu lintas

kedatangan dan keberangkatan orang keluar dan masuk negara Indonesia melalui TPI ini

relatif sepi.

Sejak dahulu Aceh juga dikenal sebagai kerajaan yang kuat beragama dan

menjunjung tinggi nilai-nilai agama islam, dan juga Banda Aceh terkenal sebagai kota

budaya karena kedudukannya sebagai pusat Kerajaan Aceh yang banyak menyimpan

khazanah budaya, monumen, tempat-tempat bersejarah dan makam raja-raja. Tempat-

tempat itu kini menjadi objek wisata yang bernilai historis dan spiritual serta keindahan

alam bumi Aceh tercinta.

9

2.1.2 Struktur Organisasi kantor Imigrasi

Setiap instansi maupun lembaga/organisasi pasti memiliki struktur-struktur

kepengurusannya secara teratur yang berguna untuk menentukan batasan

pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari setiap karyawan dengan jabatan

mereka masing-masing.

Kantor Imigrasi Banda Aceh menerapkan struktur organisasi untuk

menunjang terlaksananya tujuan dan menjaga kestabilan agar tidak terjadi

tumpang tindih antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Berikut ini adalah struktur organisasi kantor imigrasi:

Gambar 2.1 Struktur organisasi kantor Imigrasi

KEPALAKANTORIMIGRASI

KEPALA SUBBAGIAN

TATA USAHA

KEPALAURUSAN

KEUANGAN

KEPALAURUSANUMUM

KEPALAURUSAN

KEPEGAWAIAN

KASIWASDAKIM

KASISTATUSKIM

KASUBSIPENTUSKIM

KASUBSIWASKIM

KASUBSILAHTUSKIM

KASUBSIDAKIM

KASILANTASKIM

KASIINSARKOM

KASUBSIINFORMASI

KASUBSILINTASBATAS

KASUBSIKOMUNIKASI

KASUBSIPERIZINAN

10

KETERANGAN:

- KASI INSARKOM : Kepala Seksi Informasi Sarana Komunikasi

- KASI LANTASKIM : Kepala Seksi Lalu Lintas Keimigrasian

- KASI STATUSKIM : Kepala Seksi Status Keimigrasian

- KASI WASDAKIM : Kepala Seksi Pengawasan dan Penindakan

Keimigrasian

- KASUBSI INFORMASI : Kepala Sub Seksi Informasi

- KASUBSI LINTAS BATAS : Kepala Sub Seksi Lintas Batas

- KASUBSI PENTUSKIM : Kepala Sub Seksi Penentuan Status

Keimigrasian

- KASUBSI WASKIM : Kepala Sub Seksi Pengawasan Keimigrasian

- KASUBSI KOMUNIKASI : Kepala Sub Seksi Komunikasi

- KASUBSI PERIZINAN : Kepala Sub Seksi Perizinan Keimigrasian

- KASUBSI LAHTUSKIM : Kepala Sub Seksi Penyidikan Penelaahan

Status Keimigrasian

- KASUBSI DAKIM : Kepala Sub Seksi Penindakan Keimigrasian

Dengan menerapkan struktur organisasi ini, suatu kantor atau instansi dapat

menunjang untuk terlaksananya suatu tujuan dan juga untuk menjaga kestabilan

dalam proses atau prosedur kerja agar tidak terjadi amburadul dan tumpang tindih

dalam pekerjaan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Dengan adanya struktur organisasi, proses kerja di suatu lembaga atau

instansi dapat teratur sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan karena setiap

jabatan sudah ada tugasnya masing-masing.

11

2.2 Landasan Teori

Sistem informasi pelayanan paspor secara online ini merupakan sebuah

sistem yang berbasis web dari sekian banyak sistem lainnya.

2.2.1 Konsep dasar sistem

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang

sama untuk mencapai tujuan (Mcleod, 1998).

Sistem adalah kumpulan dari komponen apapun baik pisik ataupun non pisik

yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk

mencapai satu tujuan (Putra, 2008).

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama

lain yang membentuk suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan

(Oetomo, 2002).

Sistem merupakan kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang saling

berkaitan dan beroperasi atau bekerja secara bersama-sama untuk mencapai satu

atau lebih tujuan atau sasaran (Kurniawan, 1998:5).

Menurut Jogiyanto (1997) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-

sifat yang tertentu, yaitu :

a. Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-

komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari

sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu.

12

b. Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lain atau dengan lingkungan luar. Batas sistem ini

memungkinkan suatu dipandang sebagai satu kesatuan.

c. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

d. Penghubung sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-

sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.

e. Masukan sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal

(signal input).

f. Keluaran sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu

sendiri sebagai pengolahannya. Pengolah yang akan mengubah masukan

menjadi keluaran.

13

h. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau

suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem

dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.

Jadi, “sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto, 1997).

Pada dasarnya, yang dikatakan dengan sistem yaitu sekumpulan elemen

yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak

memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut

dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem (Kadir, 2003:54).

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu

kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada

elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem

yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem

sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

14

tujuan tertentu. Kedua kelompok difinisi ini adalah benar dan tidak bertentangan,

yang berbeda adalah cara pendekatannya (Sutabri, 2004).

Berdasarkan definisi diatas dapat kita ambil kesimpulan bahwa sistem

merupakan kumpulan dari beberapa komponen atau bagian-bagian yang saling

berinteraksi, saling bekerja sama dan saling menutupi antara satu sama lainnya

dalam berbagai hal untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Apabila

dalam sebuah sistem tidak ada elemen-elemen atau bagian-bagian dan sub-sub

bagian yang saling berinteraksi, maka sistem tersebut tidak akan berjalan dengan

lancar dan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, secara otomatis sistem

tersebut tidak mencapai suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Sebagai

contoh, sebuah bangunan dapat dikatakan sistem karena bangunan tersebut terdiri

dari bagian-bagian yang saling berkaitan antara satu sama lain seperti batu bata,

pasir, semen, dan lain sebagainya. Bagian-bagian tersebut saling membutuhkan

dan bekerja sama sehingga sebuah bangunan dapat berdiri dengan kokoh. Jadi,

“Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan

dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu” (Sutabri, 2004).

2.2.2 Pengertian informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan arti dan

manfaat. Akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi

informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta

tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang

tersebut (Putra, 2008).

15

Informasi adalah “hasil pengolahan data yang telah mempunyai arti

sehingga dapat digunakan khususnya oleh manajemen dalam membuat

keputusan” (Kurniawan, 1998:13).

Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem

pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data

dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi

berhubungan dengan keputusan. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam

konteks pengambilan keputusan (Sutabri, 2004).

Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk

memahami sistem informasi. Pada gambar 2.2 memperlihatkan siklus informasi

yang menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan pemakaian

informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil

pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali (Kadir, 2003).

Gambar 2.2 Siklus Informasi

Masukan(Data)

Proses(Model)

Keluaran(Informasi)

Penerima

TindakanKeputusan

HasilTindakan

Data(Ditangkap) Basis

data

16

Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data yaitu,

informasi itu mempunyai kandungan “makna”, sedangkan data tidak. Secara

konseptual, data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan

transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung

kepada pemakai. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting,

karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan

secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau

bahkan mengambil keputusan (Kadir, 2003).

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1997).

Menurut Oetomo (2002) kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,

yaitu:

a. Keakuratan dan teruji kebenarannya

Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bisa, dan

tidak menyesatkan.

b. Kesempurnaan informasi

Kesempurnaan informasi sangat penting untuk mendukung faktor

keakuratan dan kesempurnaan di mana informasi tersebut disajikan dengan

lengkap.

c. Tepat waktu

Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan

menjadi lebih dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi

akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.

17

d. Relevan

Informasi akan memiliki nilai manfaat tinggi, jika informasi tersebut

diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan informasi tersebut menjadi

tidak berguna dan tidak bermakna jika diberikan kepada mereka yang tidak

membutuhkannya.

e. Mudah dan murah

Kini cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan

pertimbangan tersendiri. Bila cara dan biaya untuk memperoleh informasi

sulit dan mahal, maka orang akan menjadi tidak berminat untuk

memperolehnya.

Jadi, “informasi merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap

elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan

pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah

pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada” (Oetomo, 2002).

Dari beberapa sumber diatas terlihat bahwa informasi merupakan hasil

pengolahan data yang telah memiliki arti sehingga informasi tersebut dapat

digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan dalam mengambil suatu

kebijaksanaan. Data adalah elemen dari informasi, dimana data belum

memberikan tambahan pengetahuan atau suatu temuan tertentu. Dengan demikian,

“data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga

perlu diolah lebih lanjut, Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan

informasi” (Sutabri, 2004).

18

2.2.3 Pengertian sistem informasi

Data dengan informasi sering di kaitkan dengan adanya sistem informasi

yang sering dihubungkan satu sama lain. Perkembangan dari sistem informasi

menyebabkan juga perusahaan materi sistem informasi. Sistem informasi sekarang

ini semakin luas, perkembangan dari informasi ini juga menyebabkan perusahaan-

perusahaan peran dari sistem informasi itu sendiri, perkembangan informasi dapat

menentukan dalam mengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi.

“Pendefinisian Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke

dalam bentuk informasi yang berguna” (Bodnar dan Hopwood 1993).

Sistem informasi adalah sekumpulan hal, elemen, sub sistem atau bagian

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu

kesatuan yang saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian yang satu

dengan yang lainnya dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan

data, menerima masukan berupa data kemudian mengolahnya dan menghasilkan

keluaran berupa informasi yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat

bermanfaat dan dapat dirasakan akibatnya, sebagai dasar bagi proses pengambilan

keputusan, mendukung kegiatan manajemen dan operasional dengan

memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi proses tersebut

guna mencapai tujuan (Kurniawan, 1998:30).

Sistem informasi manajemen merupakan sebuah kelengkapan pengolahan

dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung

operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi (Oetomo, 2002).

19

Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi,

kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta

keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis

(Kroenke, 1992).

Ada empat peranan penting sistem informasi dalam organisasi (Alter, 1992).

1. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas

2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah

subsistem.

3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem.

4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem.

Jadi, sistem informasi berupa kombinasi antara prosedur kerja, informasi,

orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan

dalam sebuah organisasi (Alter, 1992).

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok

model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai

suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain

membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran (Sutabri, 2004).

a. Blok masukan (input block)

Input mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi, yang

dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap

data-data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen

dasar.

20

b. Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi ialah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok teknologi (technology block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Blok basis data (database block)

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan

yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak

digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data

untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

f. Blok kendali (control block)

Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,

temperatur, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang

dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem

dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan dapat dengan cepat diatasi.

21

Sebuah sistem informasi yang baik tentu memiliki sistematika yang jelas,

ringkas, dan sederhana. Mulai tahap pemasukan data, pengolahan data dengan

prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat

dan distribusinya. Jadi tidak hanya sekadar mengotomatisasi prosedur lama tetapi

menata dan memperbaharui bahkan menciptakan aliran data yang baru yang lebih

efektif dan efisien. “Partisipasi dalam pelaksanaan tugas berarti bahwa sistem

informasi dapat melakukan hal-hal yang biasa dikerjakan seseorang. Istilah

otomasi biasa digunakan untuk menyatakan hal ini. Selain itu, sistem informasi

bisa memberikan fasilitas berupa informasi yang berguna bagi seseorang untuk

keperluan analisis atau pengambilan keputusan” (Kadir, 2003).

2.2.4 Pengertian paspor

Dalam kamus besar bahasa Indonesia, disebutkan pengertian paspor adalah

“Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk seorang warga

negaranya yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri” (http://sauri-

sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html).

Sementara menurut wikipedia, paspor adalah “Dokumen resmi yang

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas

pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara”

(http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor).

Paspor internasional adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat

yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan

berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara. Paspor berisi biodata

pemegangnya yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan

22

tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan terkadang juga beberapa informasi

lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor

mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor

itu. Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang

berkunjung ke beberapa negara, antara lain negara Israel dan Taiwan

(http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html).

Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut e-paspor atau

elektronik paspor. E-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional,

dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata

pemegangnya beserta data biometrik-nya, data biometrik ini disimpan dengan

maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang yang memegang paspor adalah

benar orang yang memiliki paspor dan berhak atas paspor tersebut.

Karena dengan sistem biometrik ini, paspor dapat diterbitkan setelah mendapat

persetujuan langsung dari Pusat (Online System). Sejak diterapkannya sistem ini

di Indonesia, maka pembuatan paspor saat ini bisa dilakukan di kantor Imigrasi

manapun yang berada dalam batas wilayah negara Republik Indonesia

(http://sauri-sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html).

Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus

ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara

tertentu ada beberapa perjanjian dimana warga suatu negara tertentu dapat

memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor. Paspor akan diberi cap

(stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat

kedatangan (http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html).

23

2.2.5 Pengertian web

Komputer pribadi dan jaringan komputer yang terhubung ke internet

semakin bertambah serta orang yang mengakses internet makin banyak pula. Oleh

karena itu, para ahli terus bekerja keras untuk mengembangkan berbagai macam

layanan atau aplikasi dalam internet (Oetomo, 2001).

Perkembangan dunia internet telah melahirkan suatu fasilitas layanan baru

yaitu web, yang merupakan layanan terpenting internet. Dewasa ini, fasilitas web

mengizinkan pengakses untuk mengakses dan berinteraksi dengan teks, grafik,

animasi, foto, suara, dan video (Oetomo dkk, 2007).

Web adalah sebutan bagi sekelompok halaman web, yang umumnya

merupakan bagian dari suatu nama domain atau sub domain di World Wide Web

(WWW) di Internet. World Wide Web maupun web saja adalah sebuah sistem

yang saling terkait dalam sebuah dokumen berformat hypertext yang berisi

beragam informasi, baik tulisan, gambar, suara, video, dan informasi multimedia

lainnya dan dapat diakses melalui sebuah perangkat yang disebut web browser.

“World Wide Web merupakan jaringan ribuan komputer dari seluruh dunia yang

terbagi atas client dan server yang menggunakan software khusus” (Putra, 2007).

Layanan multimedia internet atau yang dikenal World Wide Web (WWW)

merupakan aplikasi internet yang paling diminati para pengakes. WWW disukai

karena mencakup sumber daya multimedia, antara lain suara, gambar, video,

audio, dan animasi. Oleh karena itu, aplikasi demikian menjadi semacam sarana

untuk menyajikan informasi yang interaktif dan atraktif (Oetomo dkk, 2007).

24

Secara fisik web adalah kumpulan komputer pribadi, web browser, koneksi

ke ISP, komputer server, router, dan switch yang digunakan untuk mengalirkan

informasi dan menjadi wahana pertama berbagai pihak terkait. Web dibagi

menjadi beberapa jenis (Oetomo dkk, 2007), yaitu:

a. Web Search Engine: adalah web yang memiliki kemampuan untuk

melakukan pencarian dokumen berdasarkan kata kunci tertentu. Contoh:

Google dan Alltheweb.

b. Web Portal: adalah web yang berisi kumpulan link, search engine, dan

informasi. Contoh: Yahoo dan AOL.

c. Web perusahaan: adalah web yang mendeskripsikan suatu perusahaan,

layanan, fasilitas, dan segala sesuatu tentang perusahaan. Contoh: Andi

Publisher dan Indosat.

d. Web pribadi: adalah web yang memberikan profil pemilik web.

Web dikenal dengan sistem client-server. Komputer pengguna disebut

komputer client, sedangkan komputer yang diakses disebut server. Ketika kita

ingin mengunjungi sebuah situs, maka cara kerja web adalah sebagai berikut

(Oetomo dkk, 2007):

a. Masukkan alamat web yang dituju pada web browser. Alamat web dikenal

sebagai Universal Resource Locator (URL).

b. Browser akan meminta halaman web dari web server.

c. Web server mengirimkan data web yang diminta ke browser.

d. Browser mengintepretasikan data dan menampilkannya.

25

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian

Penulis melakukan penelitian disebuah instansi pemerintahan yang bergerak

dalam bidang melayani masyarakat, yaitu pada kantor Imigrasi Kelas I Banda

Aceh yang beralamat di Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82 Banda Aceh.

3.2 Metodologi Penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan

data, adapun metode atau teknik pengumpulan data yang penulis gunakan yaitu:

1. Metode penelitian kepustakaan (Library Research)

Pengumpulan data dan bahan penulisan berdasarkan data teoritis dengan

cara penelaahan buku-buku perpustakaan dan panduan, materi kuliah, bahan

dari internet serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan dengan

penulisan Tugas Akhir ini.

2. Metode penelitian lapangan (Field Reseacrh)

Penelitian lapangan adalah pengumpulan data yang dilakukan ditempat On

the Job Trainig (OJT), data tersebut diperoleh dengan cara, yaitu:

a. Pengamatan (observasi), melakukan pengamatan langsung terhadap

kegiatan-kegiatan kantor terutama proses pengurusan dan pembuatan

paspor Republik Indonesia serta sistemnya guna untuk mengumpulkan

data dan informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada.

26

b. Wawancara (Interview), mengadakan wawancara berdasarkan tatap

muka dan tanya jawab dengan personal atau staf kantor yang dapat

memberikan masukan (input) untuk penulisan Tugas Akhir ini. Dalam

hal ini yang menjadi sumber informasi adalah kepala seksi Informasi

Sarana Komunikasi (INSARKOM) kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.

3.3 Analisa Data

Adapun metode dalam menganalisis data yang dipakai disini adalah metode

deskriptif, yaitu metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud

agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang

akan diteliti. data yang diperoleh akan dipilih dan disusun secara sistematis

kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang

sistem dan proses pengurusan paspor pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.

Sedangkan teknik pengolahan data yaitu data yang diperoleh dari hasil

penelitian akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori

dengan hasil penemuan lapangan.

27

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil

Setiap kantor atau instansi pasti ada sebuah sistem aplikasi internal dan

eksternal kantor. Sistem aplikasi internal adalah sebuah sistem yang berlaku hanya

untuk sebuah kantor yang menerapkan aplikasi tersebut, dan yang memiliki hak

akses aplikasi itu hanyalah karyawan-karyawan kantor yang memiliki wewenang

untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut. Sedangkan sistem aplikasi eksternal

adalah sebuah sistem yang diterapkan oleh suatu kantor atau instansi yang berlaku

untuk umum dan bisa diakses oleh semua orang. Misalnya sistem aplikasi online,

dan lain sebagainya.

Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh menerapkan sebuah sistem aplikasi

yang bersifat eksternal untuk meningkatkan kualitas pelayanannya dalam

melayani masyarakat. Sistem aplikasi tersebut merupakan sebuah sistem yang bisa

diakses oleh semua orang dan siapa saja yang membutuhkan paspor Republik

Indonesia. Sistem aplikasi tersebut bisa diakses lewat internet atau website yang

telah ditetapkan. Dengan adanya sistem aplikasi tersebut, pihak kantor imigrasi

bisa melayani masyarakat secara online dalam bidang pengurusan paspor

Republik Indonesia.

Halaman Aplikasi paspor online atau yang disebut dengan xpasinet akan

tampil ketika pengunjung memilih menu layanan paspor online pada halaman

utama website Imigrasi, aplikasi ini sangat sederhana dan mudah dipahami.

28

4.1.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online

Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online dalam mengajukan pra

permohonan paspor RI dapat dilihat pada gambar 4.1.

No

Yes

No Yes

Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online

Start

Akses

Pilihanmenu

Input biodata pemohonInput alamat pemohon

Upload datadokumen pemohon

Copy KTP WNIcopy Kartu Keluargacopy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah

Input kodeverifikasi

LanjutPesan proses

penyelesaian prapermohonan

Tanda terima prapermohonan

End

29

Flowchart merupakan alat bantu yang digunakan untuk menerangkan logika

program, berupa suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari

proses program.

Adapun bagan pada gambar 4.1 menjelaskan bagaimana proses yang harus

dilakukan oleh pemohon pada saat mengajukan pra permohonan paspor online

dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Pemohon mengetik www.imigrasi.go.id untuk akses ke website Imigrasi.

2. Pada halaman utama website Imigrasi, pemohon memilih menu layanan

paspor online untuk akses ke dalam aplikasi. Kemudian muncul menu

utama tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI.

3. Pemohon memilih menu pra permohonan personal untuk melakukan entri

data pemohon dan dilanjutkan dengan entri alamat pemohon.

4. Upload data dokumen pemohon berupa copy KTP WNI, copy Kartu

Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah yang telah discan

sebelumnya.

5. Pemohon memasukkan kode verifikasi sesuai dengan gambar yang

ditampilkan, kemudian pilih OK dan muncul pesan proses penyelesaian

permohonan.

6. Setelah membaca pesan proses penyelesaian pra permohonan, pilih OK,

maka aplikasi akan menampilkan tanda terima pra permohonan.

7. Tanda terima pra permohonan tersebut harus dicetak oleh pemohon ke

printer dan membawanya pada saat datang ke kantor Imigrasi.

30

Berikut adalah tampilan umum fasilitas pra permohonan Surat Perjalanan

Republik Indonesia (SPRI).

Gambar 4.2 Tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI

Adapun fasilitas permohonan SPRI melalui internet/website ini dapat

dikelompokkan menjadi lima bagian, yaitu fasilitas input data permohonan

personal SPRI, fasilitas cek status permohonan personal SPRI, login perusahaan,

pendaftaran perusahaan, aktivasi pendaftaran perusahaan, dan FAQ.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pengisian data pemohon pada

pra permohonan personal melalui internet/website adalah sebagai berikut:

1. Lakukan pengisian data pemohon yang sesuai dan valid. Perhatikan tanda

“*” berarti harus dilakukan pengisian data tersebut.

2. Pilih Kantor imigrasi tujuan yang diinginkan.

3. Siapkan dokumen yang telah discan seperti copy KTP WNI, copy Kartu

Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah, Ijazah, dll. Kemudian lakukan

proses upload untuk dokumen scanning tersebut.

31

4.2 Pembahasan

4.2.1 Cara mengakses sistem pelayanan paspor online

Untuk mengakses dan masuk kedalam sistem pelayanan paspor online, ketik

“www.imigrasi.go.id” pada halaman browser dan tekan enter, kemudian tampil

sebuah halaman yaitu halaman utama tampilan website imigrasi.

Gambar 4.3 Halaman utama website Imigrasi

Setelah halaman utama website Imigrasi muncul, pilih menu layanan

permohonan paspor online untuk masuk ke dalam aplikasi xpasinet atau sistem

pelayanan paspor Republik Indonesia.

32

Kemudian muncul halaman depan aplikasi xpasinet atau tampilan umum

fasilitas pra permohonan paspor RI.

Gambar 4.4 Link input data pada fasilitas pra permohonan SPRI

Pada halaman utama fasilitas pra permohonan SPRI ini, tekan link ”Pra

Permohonan Personal” untuk masuk ke proses pengisian data pemohon.

4.2.2 Proses atau panduan pengentrian data pemohon

Setelah menekan link pra permohonan personal akan muncul form untuk

pengentrian data dan identitas pemohon.

Tampilan form pengisian data pemohon adalah seperti pada gambar 4.5.

Gambar 4.5 Form input data informasi pemohon

Sayuthi

Aceh Besar 19-02-1989

1106091902890001

04-06-2007

Aceh Besar 19-02-2012

Kanim Kelas I Banda Aceh

165

33

Pada form seperti tampilan gambar 4.5, pilih kantor Imigrasi sesuai dengan

tempat pemohon akan melakukan pembuatan paspor, kemudian pilih jenis

permohonan yang diinginkan. Apabila jenis permohonannya penggantian paspor

karena habis berlaku atau karena hilang, rusak, akibat bencana alam dan lain

sebagainya dan apabila ada perubahan terhadap nama, alamat dan lain-lain pada

paspor, lakukan pengisian nomor paspor lama. Akan tetapi kalau jenis

permohonannya paspor baru atau paspor biasa pemohon tidak perlu mengisinya.

Sedangkan untuk jenis paspor terdapat tiga pilihan, yaitu jenis paspor 24H yang

berlaku untuk Tenaga Kerja Indonesia (TKI), paspor 48H berlaku untuk umum,

dan SPLP yaitu paspor untuk sekali jalan. Untuk nama lengkap, jenis kelamin,

tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, status sipil, no identitas, tempat dikeluarkan,

tanggal dikeluarkan, berlaku s/d adalah berhubungan dengan data KTP.

Sedangkan untuk nama lain dan alamat Email boleh diisi apabila ada, tetapi tidak

diharuskan untuk pengisiannya. Kemudian perhatikan tanda ‘*’ dimana pemohon

harus melakukan pengisian data tersebut. Setelah terisi semua data pemohon tekan

tombol “lanjut” untuk melanjutkannya dan muncul form input alamat pemohon.

Gambar 4.6 Form input data informasi alamat dan keluarga pemohon

34

Pada gambar 4.6 masukkan alamat rumah dan nomor telepon jika ada,

kemudian masukkan data mengenai hubungan keluarga seperti nama ayah, nama

ibu, nama suami/istri bagi yang sudah menikah serta kewarganegaraan dan tempat

dan tanggal lahir mereka yang sesuai. Untuk alamat kantor, alamat orang tua, dan

alamat lama boleh diisi jika ada dan bersedia, tetapi pengisiannya tidak

diharuskan. Setelah semua data sudah terisi dengan benar tekan pada link “lanjut”

untuk menuju proses selanjutnya.

Kemudian tampil form untuk upload dokumen yang dibutuhkan,

tampilannya seperti pada gambar 4.7.

Gambar 4.7 Form input data dokumen pemohon

35

Pada tampilan gambar 4.7, pilih jenis dokumen yang akan diupload ke

internet/website. Dokumen tersebut berupa copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga,

copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah yang telah discan dan disimpan

sebelumnya.

Setelah memilih jenis dokumen, tekan tombol “browse” untuk memilih file

yang akan diupload sesuai dengan jenis dokumen yang telah dipilih atau

ditentukan. Kemudian tekan tombol “upload” untuk melakukan proses upload file

dokumen tersebut ke website. Setelah melakukan proses upload, maka akan

terlihat seperti gambar 4.8.

Gambar 4.8 Form input data tampilan dokumen pemohon

36

Dokumen yang minimal harus diupload adalah copy KTP WNI, copy Kartu

Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah. Jika dokumen-dokumen

tersebut tidak lengkap, maka pemohon tidak dapat melanjutkan proses

selanjutnya. Tapi kalau dokumen-dokumen tersebut sudah lengkap semua,

pemohon baru bisa tekan tombol “lanjut” untuk melanjutkannya.

Proses selanjutnya adalah memasukkan kode verifikasi yang sesuai dengan

tampilan gambar pada website tersebut. Tampilannya seperti gambar 4.9.

Gambar 4.9 Form penginputan kode verifikasi

Setelah memasukkan kode verifikasi, selanjutnya tekan tombol “OK” dan

Aplikasi akan menampilkan pesan seperti yang terlihat pada gambar 4.10.

Gambar 4.10 Tampilan proses penyelesaian pra permohonan

Setelah membaca pesan yang muncul seperti pada gambar 4.10, tekan

tombol “OK”, maka aplikasi akan menampilkan Tanda Terima Pra Permohonan.

cxfnd

37

Tampilan tanda terima pra permohonan seperti yang ada pada gambar 4.11.

Gambar 4.11 Tanda terima pra permohonan

Tanda terima pra permohonan ini harus dicetak oleh pemohon ke printer.

Setelah menerima dan mencetaknya ke printer, maka proses pengajuan pra

permohonan melalui internet/website telah selesai dan berhasil.

Kemudian pemohon harus hadir pada kantor Imigrasi dengan membawa

tanda terima pra permohonan beserta dokumen persyaratan asli. Setelah itu

dilanjutkan dengan proses selanjutnya yaitu pembayaran, foto biometrik dan sidik

jari serta wawancara dengan petugas kantor Imigrasi.

Sebelum hadir ke kantor, pemohon bisa melakukan cek status

permohonannya dulu melalui fasilitas pra permohonan Surat Perjalanan Republik

Indonesia (SPRI). Karena dalam prosesnya melewati beberapa tahap proses alur

kerja sistem. Setelah mengecek status permohonannya, pemohon bisa mengetahui

pada tahap apa keberadaan status permohonanya.

Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82Banda Aceh

Telp/Fax : (0651)23784

SayuthiAceh BesarLaki-laki

19-02-1989

Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82Banda Aceh(0651)23784null

Kanim Kelas I Banda Aceh

38

4.2.3 Panduan cek status permohonan

Status permohonan dapat dilihat pada fitur Status Permohonan, untuk

melakukan cek status permohonan yaitu dengan cara menekan link “Status

Permohonan Personal” pada halaman utama aplikasi xpasinet atau tampilan umum

fasilitas pra permohonan SPRI.

Gambar 4.12 Link untuk cek status permohonan SPRI

Setelah menekan link status permohonan akan muncul form parameter input

untuk cek status permohonan SPRI.

Gambar 4.13 Parameter input untuk cek status permohonan SPRI

Pada tampilan form gambar 4.13 masukkan parameter yang dibutuhkan,

yaitu nomor permohonan saja atau kombinasi nama lengkap dan tanggal lahir.

39

Setelah memasukkan nomor permohonan atau nama lengkap, maka tekan

tombol ‘Lanjut’ dan akan muncul form kode verifikasi.

Gambar 4.14 Form penginputan kode verifikasi

Pada tampilan form gambar 4.14, masukkan kode verifikasi yang sesuai

dengan gambar yang ditampilkan pada website tersebut. Selanjutnya tekan tombol

‘OK’, maka aplikasi akan menampilkan status alur kerja dari permohonan

tersebut.

Gambar 4.15 Hasil cek status permohonan SPRI

Setelah mengetahui status permohonannya pada tahap penyerahan paspor,

maka pemohon bisa langsung hadir ke kantor imigrasi untuk pembayaran, foto

biometrik, sidik jari serta wawancara dan pengambilan paspor.

Demikianlah pembahasan tentang Aplikasi Layanan Paspor Online ini,

semoga aplikasi ini dapat membantu kita dalam pengurusan paspor RI.

Sayuthi

40

4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem

Setiap sebuah sistem atau aplikasi tentunya memiliki kelebihan dan

kekurangannya masing-masing.

Adapun kelebihan dari sistem informasi pelayanan paspor online ini adalah:

a. Tidak menggunakan sistem login seperti username dan password sehingga

aplikasi dapat digunakan oleh semua orang.

b. Aplikasi ini berlaku untuk umum dan bisa diakses 24 jam oleh siapa saja,

kapan saja, dan dimana saja tanpa ada batasan waktu.

c. Pengolahan data secara otomatis dan terkomputerisasi sehingga dapat

membantu kinerja instansi dalam melayani masyarakat.

d. Prosesnya cepat dan mudah dalam penggunaannya.

e. Tidak membutuhkan waktu dan tempat yang banyak dalam mengelola dan

menyimpan data-data pemohon.

Adapun masih ada juga kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada

sistem informasi pelayanan paspor online ini, antara lain:

a. Sistem ini tidak akan berjalan dengan lancar apabila terjadi gangguan

terhadap jaringan.

b. Jaringan yang kurang bagus membuat sistem lambat dan prosesnya lama.

c. Tidak ada perubahan atau pengembangan terhadap desain tampilan aplikasi

yang masih kurang sempurna.

41

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat

mengambil beberapa kesimpulan diantaranya sebagai berikut:

a. Penerapan sistem informasi pelayanan paspor RI secara online pada kantor

Imigrasi Kelas I Banda Aceh merupakan salah satu bentuk dalam

mempermudah dan memperbaiki kualitas pelayanannya terhadap

masyarakat.

b. Dengan adanya sistem informasi pelayanan paspor online ini, pihak kantor

Imigrasi dapat berinteraksi dengan masyarakat sehingga masyarakat sangat

terbantu dalam mendapatkan informasi-informasi terbaru tentang

keimigrasian, serta memberi kemudahan bagi mereka dalam pengurusan

paspor atau Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).

5.2 Saran

Dari hasil penulisan yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, ada

beberapa saran dari penulis dalam menerapkan sistem tersebut:

a. Melakukan perkembangan terhadap sistem agar lebih lengkap dan sesuai

dengan kebutuhan.

b. Desain tampilan aplikasi perlu dilakukan pengembangan yang lebih

sempurna dan lebih disesuaikan lagi dengan instansi.

42

c. Sistem atau website yang sudah dibangun selalu diupgrade atau

diperbaharui seluruh data-data yang tersimpan demi menarik peminat

masyarakat dalam mendukung kinerja perkantoran.

d. Fasilitas yang telah dirancang dapat dipergunakan semaksimal mungkin

untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

e. Pihak instansi diharapkan agar tidak juga mengandalkan sistem atau website

ini sebagai salah satu media pelayanan atau penyampaian informasi, karena

sebagian masyarakat masih sangat minim pengetahuannya terhadap internet.

Ada baiknya pihak instansi menyediakan program yang bisa melayani

melalui pesan singkat agar masyarakat lebih mudah dalam berinteraksi,

karena sebagian besar masyarakat masih menggunakan media handphone

(HP) dalam berkomunikasi.

Demikianlah kesimpulan dan saran dari penulis dalam penggunaan sistem

informasi ini, semoga sistem informasi ini dapat membantu ke arah yang lebih

baik dan dapat kita pergunakan dengan sebaik-baiknya.

DAFTAR PUSTAKA

Alter, Steven. 1992. Information Systems: A Management Perspective. TheBenjamin/Cummings Publishing Company, Inc.

Bodnar, George H., Hopwood, William S. 1993. Accounting Information System.5th Edition, Prentice-Hall, Inc.

Jogiyanto. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer. BPFE-Yogyakarta :Yogyakarta.

Kroenke, David M. 1992. Management Information Systems. Watsonville:Mitchell McGraw-Hill.

Kurniawan Puji Agus. 1998. Sistem Informasi Manajemen. IPW, Jakarta

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta.

Mcleod, Raymond. 1998. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhalindo : Jakarta.

Oetomo, B. Soetedjo. 2001. Perspektif e-Business. Andi : Yogyakarta.

Oetomo, B. Soetedjo. 2002. Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi.Andi : Yogyakarta.

Oetomo, B. Soetedjo, Esther Wibowo, Eddy Hartono, dan Samuel Prakoso. 2007.Pengantar Teknologi Informasi Internet: Konsep dan Aplikasi. Andi :Yogyakarta.

Putra, Irwansyah. 2007. Pengembangan Sistem Informasi Cyber Online IAIN AR-RANIRY Darussalam-B.Aceh dengan menggunakan Macromedia dan XAMMP,Prodi Informatika Komputer. LP3I cabang B.Aceh.

Putra, Irwansyah. 2008. Pembuatan Website pada Medan-Aceh Partnershipmenggunakan Dreamweaver MX 2004 dan XAMMP Versi 1.6.6.A, Prodi TeknikKomputer. Politeknik LP3I Medan.

Republik Indonesia. 2008. Permenkumham No. M.HH-04.0T.03.01 Tahun 2008tentang Pedoman Penerapan E-Office Keimigrasian, Menteri Hukum dan Ham.

Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. ANDI: Yogyakarta.

Http://sauri-sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.htmlHttp://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.htmlHttp://id.wikipedia.org/wiki/PasporHttp://www.imigrasi.go.id

ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI

KELAS I BANDA ACEH

Karya Tulis Ilmiah(KTI)

Di ajukan untuk melengkapi tugas-tugas danmemenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

OlehSAYUTHI07123016

PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKASEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER

STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH

2011

ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI

KELAS I BANDA ACEH

Karya Tulis Ilmiah(KTI)

Di ajukan untuk melengkapi tugas-tugas danmemenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

OlehSAYUTHI07123016

PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKASEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER

STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH

2011

ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI

KELAS I BANDA ACEH

Karya Tulis Ilmiah(KTI)

Di ajukan untuk melengkapi tugas-tugas danmemenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

OlehSAYUTHI07123016

PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKASEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER

STMIK U’BUDIYAH INDONESIABANDA ACEH

2011

ii

ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI

KELAS I BANDA ACEH

Karya Tulis IlmiahKTI

Oleh

Sayuthi07123016

Disetujui,

Dosen Pembimbing

(Mogi Diryanta Iskandar, S. Kom)

Diketahui,

Ketua Program Studi Ketua STMIK U’Budiyah IndonesiaManajemen Informatika

(Mogi Diryanta Iskandar, S. Kom) (Ahmad Fitri Annahar, SE.M.LIS)

iii

LEMBAR PENGESAHANKTI

ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPORREPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR

IMIGRASI KELAS I BANDA ACEH

Karya Tulis Ilmiah oleh Sayuthi ini telah dipertahankan didepan dewan penguji padaTanggal 23 MEI 2011

Dewan Penguji:

1. Ketua (Agustiar, ST.,MT)

2. Anggota (Saiful Amri, S.Kom.,MM)

3. Anggota (Fathiah, ST)

iv

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa Karya Tulis Ilmiah dengan judul

“Analisa Sistem Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh” ini beserta seluruh isinya adalah

benar-benar karya saya sendiri, dan saya tidak melakukan penjiplakan atau

pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang

berlaku dalam masyarakat keilmuan.

Atas pernyataan ini, saya siap menanggung risiko/sanksi yang dijatuhkan

kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika

keilmuan dalam karya saya ini, atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian

karya saya ini.

Banda Aceh, 23 April 2011Yang Membuat Pernyataan

(Sayuthi)

v

ABSTRAK

Kebutuhan akan sebuah informasi merupakan hal terpenting bagi setiap oranguntuk mengambil suatu keputusan. Internet merupakan suatu media yang menjangkauseluruh dunia dimana orang akan berlomba-lomba untuk memanfaatkannya sebagaisarana informasi dan publikasi yang murah dan cepat.

Sistem informasi pelayanan paspor online ini merupakan sebuahpemikiran dari hasil penelitian akan pelayanan, seseorang yang membutuhkanpaspor RI tidak perlu lagi membuang banyak waktu datang ke kantor Imigrasiuntuk mengurusnya. Mereka cukup dengan menggunakan media internet untukmengakses website Imigrasi dan mengajukan pra permohonan paspor RI. Selainitu, hal yang berupa informasi-informasi mengenai keimigrasian dapat diketahuioleh masyarakat.

Dengan ini penulis menganalisa pandangan tentang keakuratan dalam prosespenyampaian suatu data dan informasi dalam mempergunakan sistem yang berbasis webtersebut. Tujuannya adalah untuk mengembangkan sistem informasi pelayanan paspor RIonline ini supaya mempermudah proses pengajuan pra permohonan paspor RI dan prosespengolahan data untuk sebuah informasi yang lebih cepat, akurat, dan lebih tepat waktusesuai dengan yang diharapkan dan diinginkan oleh masyarakat.

Metode yang digunakan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah metodeobservasi dan wawancara dengan menggunakan teknik pengumpulan data primer dansekunder.

Dengan adanya sistem ini maka diharapkan akan membantu dan mempermudahmasyarakat dalam pengurusan paspor RI.

Kata kunci : sistem informasi, website.

vi

ABSTRACT

The need for an information is paramount for everyone to take a decision. TheInternet is a medium that reaches around the world where people will be vying to use it asa means of information and publications that are cheap and fast.

Online passport information service system is an idea of the results of the studywill be of service, someone who needs a passport RI no longer need to waste a lot of timeto come to the Immigration Department to take care of it. They are simply using theinternet to access the website of Immigration and apply for a passport pre RI. In addition,the form of information regarding immigration can be known by the public.

With this the author analyzes the notion of accuracy in the process of delivering adata and information in the use of such web-based system. The goal is to develop Affairspassport information service system in order to facilitate this online pre-filing process fora passport RI and data processing for an information more quickly, accurately, and moretimely as expected and desired by society.

The method used in completing this final task is observation and interviewmethods of data collection techniques using primary and secondary.

With this system it is hoped will assist and facilitate the community in themanagement of passport RI.

Key words: information systems, websites.

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji beserta syukur marilah kita panjatkan

kehadhirat Ilahi Rabbi Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan nikmat-

Nya kepada kita bersama serta hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat dan salam marilah kita sanjungkan

kepangkuan junjungan alam Nabi besar Muhammad SAW, yang telah membawa

umat manusia dari alam kebodohan kepada alam yang penuh dengan ilmu

pengetahuan seperti yang telah kita rasakan saat ini, dan beliau telah menjadi suri

tauladan bagi kita bersama sampai akhir zaman.

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Analisa Sistem

Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi

Kelas I Banda Aceh” adalah untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh

gelar ahli madya pada jurusan Manajemen Informatika STMIK U’budiyah

Indonesia. Dalam Tugas Akhir ini menjelaskan tentang pelayanan paspor secara

online pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh serta membahas proses-proses

yang harus dilalui dalam pengurusan paspor dengan menggunakan sistem yang

berbasis web.

Pada kesempatan ini, dengan hati yang tulus penulis ingin mengucapkan

terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak-pihak yang telah

membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini hingga selesai. Semua

viii

ini penulis tidak sanggup membalasnya secara materi, melainkan Allah Swt. yang

membalasnya.

Penulis ingin mengucapkan kata yang lebih dari sekedar terima kasih

kepada:

1. Kepada kedua orang tua yang telah memberikan dorongan dan dukungan

dalam bentuk moril dan material serta dengan berkat do’a dan motivasi

mereka penulis dapat menduduki jenjang perkuliahan.

2. Bapak Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom selaku pembimbing yang telah

banyak membantu penulis dalam proses penulisan Tugas Akhir hingga

selesainya penulisan ini.

3. Ketua Program Studi Manajemen Informatika yaitu bapak Irvanizam

Zamanhuri, M.SC.

4. Bapak Drs. Alfian Ibrahim, MS., selaku ketua STMIK U’Budiyah

Indonesia.

5. Pihak kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh yaitu Bapak Drs. Moh. Arsyad,

bapak Tri Hari Utomo, Mislina, kak Dinda Kinsaranate, kak Sari dan

kepada seluruh staf dan karyawan kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh.

6. Dosen-dosen pengajar dan kepada seluruh staf STMIK U’Budiyah

Indonesia yang telah banyak membantu serta kepada kawan-kawan

seperjuangan dan seangkatan yang telah memberi dukungan dan dorongan

mereka hingga selesainya penulisan ini.

Dalam penulisan ini penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa

penyusunan Tugas Akhir ini belum sempurna baik dalam penulisan maupun isi

ix

disebabkan keterbatasan kemampuan penulis, namun penulis sudah berusaha

semaksimal mungkin untuk melakukan yang terbaik. Oleh karena itu, penulis

sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari pembaca

untuk penyempurnaan Tugas Akhir ini dan demi kesempurnaan dimasa yang akan

datang. Lebih dan kurang pada penulisan ini penulis mohon maaf yang sebesar-

besarnya. Mohon ampun kepada Allah SWT, Maha pemilik kesempurnaan atas

segala kesalahan.

Akhir kata, penulis mengharapkan semoga penulisan ini dapat diambil

manfaat khususnya bagi pembaca sekalian, dan dapat memberi manfaat bagi kita

semua pada umumnya serta dapat berguna bagi yang memerlukannya.

Amin ya Rabbal’alamin...!

Wassalam

Banda Aceh, 15 April 2011

Penulis

Sayuthi07123016

x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................... iHALAMAN PERSETUJUAN ................................................................... iiHALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... iiiHALAMAN PERNYATAAN..................................................................... ivABSTRAK ................................................................................................... vABSTRACT ................................................................................................. viKATA PENGANTAR ................................................................................. viiDAFTAR ISI................................................................................................ xDAFTAR GAMBAR ................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 11.1. Latar Belakang ........................................................................... 11.2. Perumusan Masalah ................................................................... 21.3. Batasan Masalah......................................................................... 21.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan................................................... 31.5. Sistematika Penulisan ................................................................ 4

BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN ..................................................... 62.1.Gambaran Umum Instansi .......................................................... 6

2.1.1 Sejarah Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh................... 82.1.2 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi................................. 9

2.2. Landasan Teori........................................................................... 112.1.1 Konsep dasar sistem ......................................................... 112.1.2 Pengertian informasi......................................................... 142.1.3 Pengertian sistem informasi.............................................. 182.1.4 Pengertian paspor ............................................................. 212.1.5 Pengertian web ................................................................. 23

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................ 253.1. Lokasi Penelitian........................................................................ 253.2. Metodologi Penelitian ................................................................ 253.3. Analisa Data ............................................................................... 26

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................... 274.1. Hasil ........................................................................................... 27

4.1.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online....... 284.2.Pembahasan................................................................................. 31

4.2.1 Cara mengakses sistem pelayanan paspor online ............. 314.2.2 Proses atau panduan pengentrian data pemohon .............. 324.2.3 Panduan cek status permohonan ....................................... 38

xi

4.3. Kelebihan dan Kekurangan Sistem ............................................ 40

BAB V PENUTUP....................................................................................... 415.1. Kesimpulan ................................................................................ 415.2. Saran........................................................................................... 41

DAFTAR PUSTAKA

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur organisasi kantor Imigrasi ....................................... 9Gambar 2.2 Siklus Informasi .................................................................... 15Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online ........... 28Gambar 4.2 Tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI .................. 30Gambar 4.3 Halaman utama website Imigrasi .......................................... 31Gambar 4.4 Link input data pada fasilitas pra permohonan SPRI............ 32Gambar 4.5 Form input data informasi pemohon ..................................... 32Gambar 4.6 Form input data informasi alamat dan keluarga pemohon.... 33Gambar 4.7 Form input data dokumen pemohon ..................................... 34Gambar 4.8 Form input data tampilan dokumen pemohon ...................... 35Gambar 4.9 Form penginputan kode verifikasi ........................................ 36Gambar 4.10 Tampilan proses penyelesaian pra permohonan ................... 36Gambar 4.11 Tanda terima pra permohonan .............................................. 37Gambar 4.12 Link untuk cek status permohonan SPRI .............................. 38Gambar 4.13 Parameter input untuk cek status permohonan SPRI ............ 38Gambar 4.14 Form penginputan kode verifikasi ........................................ 39Gambar 4.15 Hasil cek status permohonan SPRI ....................................... 39