1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Knowledge Management (KM) akhir-akhir ini menjadi suatu sistem yang

penting untuk diterapkan di perusahaan-perusahaan, dan bukan sebagai suatu

trend (K. M Wiig, 1993). Selain bertujuan meningkatkan Competitive Advantage

bagi perusahaan, KM juga bertujuan untuk mengelola aset perusahaan yang

bersifat intelektual (T.H Davenport & De Long, 1997). Charles Handy (1985) dari

London Business School memperkirakan modal intelektual suatu perusahaan kini

dapat bernilai 3 atau 4 kali nilai aset berwujudnya. Leif Edvisson (1997)

menemukan bahwa rasio nilai modal intelektual terhadap modal fisik adalah 5:1,

sedangkan rasio nilai modal intelektual terhadap nilai modal keuangan adalah

16:1. Karena itu untuk memenangkan kompetisi perusahaan, perlu berinvestasi ke

dalam modal intelektual dengan bijaksana sehingga dapat mendatangkan added

value.

Implementasi dari KM akan menyebabkan perubahan dalam perusahaan

secara signifikan (T.H. Davenport & L. Prusak, Working Knowledge, 1998).

Sebagai langkah awal dalam memfasilitasi perubahan tersebut, perusahaan

membutuhkan suatu metode penilaian kesiapan/readiness secara detail dan

komprehensif (Daniel T. Holt, 2004). Penilaian readiness bagi pihak perusahaan

bertujuan untuk mengidentifikasi gap yang ada dan dapat dimanfaatkan sebagai

panduan dalam pengambilan keputusan mengenai implementasi knowledge

management. Pertanyaan utama yang harus dijawab oleh pihak perusahaan dalam

implementasi KM adalah sejauh mana tingkat kesiapan perusahaan untuk

mengimplementasikan KM agar initiative program tersebut dapat berjalan dengan

baik (N. Shaw dan F. Tuggle, 2003). Tingkat kesiapan ini dapat dilihat dari

parameter-parameter yang dihasilkan oleh kerangka (framework), alat dan metode

penilaian readiness perusahaan.

2

C.E. Siemieniuch dan M.A. Sinclair (2004) mengembangkan framework for

organisational readiness for knowledge management yang menitikberatkan pada

pentingnya knowledge lifecycle management (KLM) dalam suatu perusahaan.

Knowledge yang dimiliki perusahaan mempunyai batasan waktu tertentu,

sehingga knowledge yang ada harus sesegera mungkin untuk ditemukan, di-

capture, dan digunakan sebelum knowledge itu sendiri akan kadaluarsa atau

bahkan mati. Hal ini memunculkan suatu sense of urgency untuk menemukan,

meng-capture, dan menggunakan knowledge yang sesuai bagi perusahaan. KLM

dan KM itu sendiri memiliki pengertian yang sedikit berbeda. KLM merupakan

suatu gambaran kondisi atau iklim dari KM dalam perusahaan yang memiliki

beberapa prasyarat, yaitu: (1) A learning strategy – learning becomes a habit, (2)

A Flexible structure – reduces bureaucracy and encourages cross functional

cooperation, (3) Blame-free culture – encourages experimentation (4) Shared

vision – establishes overarching goal to help people pull in same direction, (5)

Knowledge creation and transfer – leads to new products/ process and

dissemination (6) Teamworking – helps combine existing and create new

knowledge. Berdasarkan uraian di atas, framework tersebut hanya cocok untuk

menilai kesiapan implementasi KM yang iklim KLM-nya sudah terbentuk.

C.E. Siemieniuch dan M.A. Sinclair (2004) mengembangkan framework

berdasarkan hasil pengalaman dari beberapa studi khususnya bidang supply chain,

dan bukan merupakan suatu penelitian langsung yang berkaitan dengan KM.

Framework tersebut sebaiknya hanya dipandang sebagai sebuah discussion paper,

bukan sebagai acuan dalam pengembangan alat ukur untuk readiness assesment

yang berkaitan dengan implementasi KM.

Daniel T. Holt (2004) mengemukakan bahwa ada lima aspek yang harus

diperhatikan dalam mengukur kesiapan implementasi KM, yaitu: (1) Individual

attributes, (2) Internal context, (3) Knowledge management initiative content, (4)

Process used to diffuse knowledge management, (5) Knowledge Management

Attitudes. Instrumen pengukuran yang berkaitan dengan kelima aspek tersebut

diadopsi dari berbagai penelitian lain, yang umumnya tidak fokus pada

implementasi KM. Instrumen pengukuran yang dikembangkan oleh Daniel T Holt

(2004) juga kurang applicable karena tidak menjelaskan bangaimana penggunaan

3

dan tindak lanjutnya berkaitan dengan implementasi KM, terutama dalam konteks

pemilihan metodologi implementasi KM.

American Production & Quality Center dan Arthur Andersen juga

mengembangkan Knowledge Management Assesment Tool (KMAT) sebagai alat

readiness asessment untuk memenuhi kebutuhan implementasi KM. Tetapi,

instrumen pengukuran readiness dalam KMAT hanya untuk menentukan letak

kekuatan suatu organisasi dalam pelaksanaan KM. Lebih jauh lagi, instrumen

tersebut digunakan untuk mengidentifikasi peluang-peluang pengembangan

organisasi lebih lanjut yang berkaitan dengan KM. Jadi, tujuan utama dari

pengembangan tool ini adalah hanya sebagai bahan evaluasi rutin organisasi

mengenai performansi organisasi dalam kaitannya dengan pelaksanaan program-

program KM. Walaupun demikian, instrumen pengukuran pada tool ini masih

memiliki kelemahan dalam konteks implementasi KM terutama untuk mendukung

pemilihan metodologi implementasi KM.

Berdasarkan uraian di atas, dibutuhkan suatu metode untuk mendapatkan

instrumen readiness dalam implemenatasi KM terutama dalam konteks pemilihan

metodologi implementasi KM.

1.2. Perumusan Penelitian

Latar belakang penelitian di atas mendorong perlunya pengkajian terhadap

masalah sebagai berikut “Bagaimana mengembangkan instrumen pengukuran

readiness asessment yang komprehensif, applicable dan detail, untuk melakukan

persiapan pemilihan metodologi implementasi knowledge management yang

sesuai”.

1.3. Tujuan Penelitian

Mengembangkan instrumen readiness asessment untuk persiapan pemilihan

metodologi implementasi knowledge management yang sesuai.

4

1.4. Manfaat Penelitian

Dengan Melakukan penelitian ini, diharapkan akan muncul manfaat untuk

keilmuan, dan manfaat untuk kebutuhan praktis.

1. Manfaat keilmuan

Penelitian ini dapat memberi kontribusi dalam pengembangan alat ukur

kesiapan implementasi Knowledge Management yang menilai semua aspek

yang terdapat dalam Knowledge management.

2. Manfaat praktis

Untuk keperluan praktis, terutama bagi perusahaan yang menjadi objek

penelitian, hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai acuan untuk melihat

kondisi kesiapan perusahaan sejauh mana untuk implementasi Knowedge

Management. Selain itu diharapkan dari penilaian kesiapan ini pihak

perusahaan mendapatkan bahan pertimbangan dalam pemilihan metodologi

implementasi yang sesuai, berdasarkan kondisi kesiapan yang ada.

1.5. Batasan Penelitian

Dalam setiap melakukan penelitian, ada beberapa hal yang tidak bisa di–

cover seluruhnya dalam penelitian, sehingga perlu dibuat pembatasan dan asumsi

penelitian masalah. Adapun batasan-batasan yang berlaku dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut: “Penelitian yang dilakukan tidak mengakomodasi

pemilihan metodologi implementasi KM, tetapi hanya ditujukan sebagai

pendukung dalam persiapan pemilihan metodologi implementasi KM”.

1.6. State of The Arts

State of the arts ini akan membandingkan penelitian ini dengan penelitian-

penelitian yang terdahulu dalam hal Readiness Measurement untuk implementasi

Knowledge Management. Untuk penelitian mengenai readiness measurement

belum banyak peneliti yang menyinggung dan meneliti pada area ini. Sejauh ini

penelitian yang ditemukan berhubungan secara langsung maupun tidak langsung

dengan readiness measurement ada 3 penelitian. Penelitian tersebut adalah :

5

1. A Framework for organizational readiness for Knowledge Management

C.E. Siemienuch, M.A. Sinclair, (2004)

2. The Development of an Instrument to Measure Readiness for Knowledge

Management

Daniel T. Holt, Summer E Bartczak, Steven W. Clark, Martin R. Trent, (2004)

3. Knowledge Management Assesment Tool (KMAT)

American Productivity & Quality Center dan Arthur Andersen

1.6.1. A Framework for Organizational Readiness for Knowledge

Management

Penelitian ini dikembangkan dalam CLEVER Project yang didanai oleh

European Commision, UK Government, dan beberapa perusahaan yang terkait.

Penelitian ini terbagi atas beberapa bagian, pada bagian pertama peneliti

menjelaskan mengenai latar belakang dari CLEVER project itu sendiri. Kemudian

pada bagian kedua dijelaskan mengenai pentingnya Knowledge Lifecycle

Management. Pada bagian ketiga dijelaskan Persiapan yang harus dilakukan

perusahaan dalam rangka KLM.

Ada 14 aspek yang harus diperhatikan dalam organizational readiness for

knowledge management menurut penelitian ini. Ke-14 aspek itu adalah : Build

trust through leadership, Identify and populate knowledge evangelist roles,

Establish ownership polices for knowledge, Identify and implement workable

security policies, Create generic process and procedures, Amend technical

infrastructures and processes to permit easy access, Review reward policies, Use

personal apprasial procedures to evaluate performance on knowledge

management, Establish personal performance measures for knowledge sharing,

Identify communities of knowledge, Move to an activity based costing approach,

Create a stretch targeting process, Amend project review procedures to ensure

discussion of capture of knowledge, Create dynamic knowledge and skill

databases. Untuk lebih jelasnya framework yang dikembangkan oleh peneliti

tersebut dapat dilihat pada gambar 1.1. di bawah ini.

6

Gambar I.1. Framework for organizational readiness for KM

7

1.6.2. The Development of An Instrument To Measure Readiness For

Knowledge Management

Penelitian ini dikembangkan oleh para peneliti dari Air Force Institute

Technology (Daniel T Holt, Summer E Bartezak, Steven W Clark, dan Martin R

Trent). Pada penelitian tersebut para peneliti mengemukakan bahwa penting untuk

mengetahui aspek-aspek yang menjadi enablers dalam suatu organisasi yang

mendukung kesuksesan program knowledge management. Keberadaan enablers

ini berdampak pada kesiapan dalam implementasi knowledge management.

Langkah awal penelitian ini, mengidentifikasi hal-hal yang menjadi

enablers dalam pelaksanaan knowledge management. Berdasarkan penelitian yang

dilakukan oleh Havens & Knapp (1999), yang menjadi enablers itu adalah

Content, Community, Computing. Penelitian yang dilakukan oleh G. Cho, H.

Jerrel, dan W. Landay (2000) yang menjadi enablers adalah people, process, dan

technology.

Setelah itu dilakukan identifikasi instrumen-instrumen yang berkaitan

dengan assesment readiness yang berkaitan dengan organizational change. Pada

penelitian readiness assesment yang berkaitan dengan organizational change hal-

hal yang diperhatikan berkaitan dengan (1) individual, (2) organizational culture

and climate, (3) the spesific change, (4) the process. Berangkat dari hal-hal yang

harus diperhatikan pada readiness assesment untuk organizational change, para

peneliti mencoba membuat pendekatan untuk readiness assesment dalam

knowledge management, dengan memperhatikan hal yang sama. Hal tersebut

dilakukan dengan pertimbangan bahwa untuk readiness assesment pada

knowledge management maupun organizational change belum ditemukan literatur

yang menyediakan pengukuran tersebut. Untuk itu dilakukan pendekatan yang

berdasarkan pada apsek-aspek yang harus diperhatikan pada organizational

change dengan asumsi orgnaizational change dan knowledge management pada

prinsip umumnya tidak berbeda secara signifikan. Untuk itu para peneliti tersebut

mengemukakan bahwa yang harus diukur dan diperhatikan dalam mengukur

kesiapan implementasi knowledge management adalah:

8

(1) Individual attributes

(2) Internal context

(3) Knowledge management initiative content

(4) Process used to diffuse knowledge management

(5) Knowledge Management Attitudes.

Untuk kelima aspek tersebut instrumen pengukurannya diambil dari

penelitian-penelitian lain yang berkaitan dengan kelima tersebut. Kelima aspek

tersebut dikembangkan dari penelitian-penelitian lain, dan merupakan pendekatan

untuk kelima aspek tersebut. Kelima aspek tersebut secara lebih detail dijelaskan

pada gambar 1.2 sampai dengan gambar 1.6.

Gambar I.2. Individual Attributes Measure

9

Gambar I.3. Internal Context Measure

Gambar I.4. KM Initiative Content

10

Gambar I.5. Process Measure

Gambar I.6. Knowledge Management Attitude

11

1.6.3. Knowledge Management Assesment Tool (KMAT)

Knowledge Management Assesment Tool dikembangkan oleh American

Production & Quality Center dan Arthur Andersen. Tool ini dikembangkan untuk

membantu organisasi dalam menentukan letak kekuatan suatu organisasi dalam

knowledge Management. Selain mengidentifikasi kekuatan organisasi dalam

pelaksanaan knowledge management, tool ini juga oleh para pengembangnya

ditujukan untuk mengidentifikasi peluang-peluang pengembangan lebih lanjut

dalam organisasi dalam kaitannya dengan knowledge management. Tool ini

dikembangkan dengan tujuan sebagai bahan evaluasi rutin organisasi mengenai

performansi organisasi dalam kaitannya dengan knowledge management program.

Tools ini terdiri dari 5 bagian pokok yang akan dievaluasi / dinilai.

Bagian-bagian itu adalah :

1. Knowledge Management Process

2. Leadership dalam Knowledge Management

3. Kultur dalam Knowledge Management

4. Teknologi dalam Knowledge Management

5. Pengukuran dalam Knowledge Management

Tool ini dalam konteks praktis/implementasi digunakan oleh pihak

organisasi untuk melakukan readiness measurement. Namun penggunaan tools ini

untuk melakukan readiness measurement kurang tepat, dikarenakan tools ini

dikembangkan bukan untuk melakukan readiness measurement tetapi untuk

penggunaan evaluasi program knowledge management. Kelemahan dari tools ini

adalah dikembangkan bukan untuk melakukan readiness measurement, serta

sifatnya terlalu global, sedangkan untuk readiness measurement dibutuhkan alat

ukur yang sifatnya komprehensif dan mendetail

Vlatka Hlupic, Athanasia Pouloudi, George Rzevski (2002) membagi

knowledge management atas 3 golongan besar, yaitu secara Abstrak, yang dalam

hal ini secara ontologi atau filosofi mengenai Knowledge Management itu sendiri,

secara Soft, yang ditinjau secara organisasi, dan secara hard yang ditinjau secara

pemanfaatan teknologi informasi. Instrumen pengukuran yang dikembangkan

dalam penelitian ini akan memisahkan menurut kategori-kategori tersebut. Untuk

kebutuhan implementasi KM itu sendiri membutuhkan ketiga aspek tersebut.

12

Perbandingan antara instrumen pengukuran yang diajukan Daniel T Holt

(2004) dengan instrumen pengukuran yang dikembangkan oleh APQC dan Arthur

Andersen (KMAT) dijelaskan secara lebih detail melalui tabel I.1 di bawah ini:

Tabel I.1. Perbandingan Instrumen Pengukuran

No Jenis Item Perbandingan Daniel T Holt KMAT

Aspek Yang Diukur 1 Positive and Negative Affect √ × 2 Efficacy √ × 3

Individual Attributes Measures Innovativeness √ ×

4 Perceived Organizational Support √ √ 5

Internal Context Measures Communication Climate √ √

6 Appropriateness √ √ 7 Personal Valence √ × 8

KM Initiative Content

KM Evaluations √ √ 10 Management Support √ √ 11 Participation √ √ 12

Process Measure Quality of Information √ √

13 Pessimism √ × 14

KM Attitude KM Commitment √ √

15 Technology Use × √ Pihak Yang Diukur

16 Managerial × × 17 Karyawan × ×

Aspek Yang Diukur 18 Abstract × × 19 Soft √ √ 20 Hard / Infratstrcture × ×

Perbandingan antara penelitian yang dilakukan oleh C.E. Siemienuch

(2004), Daniel T Holt (2004), APQC & Andersen Consulting dengan penelitian

ini (dengan meninjau aspek-aspek dalam KM yang harus diperhatikan) dijelaskan

dalam tabel I.2. dibawah ini :

13

Tabel I.2. Posisi Penelitian Aspek Pengukuran Hasil Pengukuran

Judul Penelitian Peneliti Tahun Penelitian

Abstract Soft Hard Proses Pemetaan

Pendukung Pemilihan

Metodologi Implentasi

A Framework for organizational readiness for knowledge Management

C.E. SiemienuchM.A. Sinclair

2004 × √ × × ×

The Development of an Instrument to Measure Readiness for Knowledge Management

Daniel T Holt Summer E Bartzack

Martin R Trent

2004 × √ × × ×

Knowledge Management Assesment Tool

Andersen Consulting

? × √ × × ×

Penelitian ini Erikson 2006 √ √ √ √ √

1.7. Sistematika Penulisan

Bab 1 Pendahuluan

Bagian ini terdiri dari : Latar belakang, Perumusan penelitian, Tujuan

penelitian, Manfaat Penelitian, Batasan penelitian dan Asumsi, State of

the arts, Sistematika penelitian.

Bab 2 Studi Literatur

Bagian ini berisikan studi literatur mengenai beberapa teori, penelitian

maupun literatur pendukung yang mengkaji penelitian-penelitian

sebelumnya dan yang masih berkaitan.

Bab 3 Metodologi Penelitian

Bagian ini terdiri dari langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan

penelitian ini.

14

Bab 4 Pengembangan Model Penelitian

Bagian ini terdiri dari 2 bagian besar, yaitu pengembangan model

penelitian dan Perancangan, Validasi instrumen pengukuran. Bagian

pengembangan model penelitian terdiri dari Knowledge Management

Readiness Assessment, Interpretasi hasil readiness assessment, penentuan

domain metode implementasi, proses benchmark, dan penentuan metode

implementasi.

Bagian Perancangan, Validasi instrumen pengukuran terdiri tiga sub-

bagian terpisah, yaitu penentuan sudut pandang Knowledge Management,

Perancangan instrumen pengukuran readiness, dan proses validasi

intstrumen pengukuran.

Bab 5 Validasi Instrumen Pengukuran

Bagian ini terdiri dari tahapan-tahapan bagaimana instrumen pengukuran

yang sudah dikembangkan divalidasi. Tahapan tersebut dilakukan dengan

melakukan pendekatan statistik.

Bab 6 Studi Kasus

Bagian ini menjelaskan proses ujicoba model penelitian, dengan mengikuti

tahapan-tahapan sebagaimana dijelaskan pada Bab IV.

Bab 7 Analisis dan Pembahasan

Bab ini meruapakan proses analisis dari penelitian, yang terdiri dari

analisis aspect abstract, analisis aspect soft, dan analisis aspect hard.

Bab 8 Kesimpulan dan Saran

Bab ini terdiri dari : Kesimpulan penelitian, Kesimpulan umum penelitian,

Saran bagi penelitian selanjutnya.