BAB I PEENNDDAAHHUULLUUAANN fileUmum dengan meng-aktualisasikan prinsip-prnsip manajemen mutu dalam...

Balai Bendungan Pengawasan Konstruksi Bendungan Tingkat Dasar

Dasar Dasar Pelaksanaan Konstruksi 1

BBAABB II

PPEENNDDAAHHUULLUUAANN

1.1 Latar Belakang

Sejalan dengan perkembangan jumlah penduduk dan kemajuan taraf hidup masyarakat,

kebutuhan masyarakat akan air irigasi dan air baku untuk kehidupan sehari-hari,

semakin berkembang pula. Bendungan yang tadinya hanya dibangun untuk membantu

memenuhi kebutuhan air bagi masyarakat, kemudian dibangun pula untuk tujuan yang

lebih luas seperti : pengendalian banjir, pembangkit tenaga listrik, dan yang terakhir

untuk penampungan limbah industri dan limbah tambang.

Telah terbukti bahwa bendungan memiliki manfaat yang sangat besar bagi manusia,

sebaliknya bendungan juga menyimpan potensi bahaya yang besar bila pembangunan

dan pengelolaannya tidak dilaksanakn dengan benar sesuai kaidah-kaidah keamanan

bendungan yang tertuang pada berbagai peraturan, standar, pedoman dan manual yang

terkait. Dari pengalaman banyak kegagalan bendungan yang disebabkan oleh

pelaksanaan konstruksi yang kurang baik. Salah satu penyebabnya pengawas maupun

pelaksana konstruksi kurang memahami dengan baik kaidah-kaidah keamanan

bendungan termasuk prinsip-prinsip pelaksanaan konstruksi bendungan. .

Pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di lingkungan Kementerian

Pekerjaan Umum untuk mengakomodasi semua system yang terkait dengan penjaminan

mutu seluruh proses kegiatan yang dilaksanakan oleh Kementerian Pekerjaan Umum.

Penerapan SMM Kementerian Pekerjaan Umum harus dapat menunjukkan peningkatan

berkelanjutan dalam Unit Kerja/Unit Pelaksana di lingkungan Kementerian Pekerjaan

Umum dengan meng-aktualisasikan prinsip-prnsip manajemen mutu dalam setiap

proses kegiatan,

Bahan ajar ini menjelaskan mengenai : pengertian sistem manajemen mutu, rencana

mutu, audit mutu internal, pengendalian dokumen dan produk yang tidak sesuai, langkah

pemecahan masalah dan kaji ulang manajemen.

1.2 Deskripsi Singkat

Mata pendidikan dan pelatihan ini membekali peserta dengan pengetahuan mengenai

dasar-dasar sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi bendungan urugan

yang disajikan dengan cara ceramah dan tanya jawab.



1.3 Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dasar-

dasar sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi bendungan urugan.

1.4 Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)

Setelah pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu:

1) Menjelaskan pengertian sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi

bendungan urugan.

2) Menjelaskan rencana mutu pekerjaan.

3) Menjelaskan audit mutu internal.

4) Menjelaskan pengendalian dokumen dan produk yang tidak sesuai.

5) Menjelaskan langkah pemecahan masalah.

6) Menjelaskan kaji ulang manajemen.

1.5 Pokok Bahasan

Pokok materi yang dibahas dalam modul ini adalah :

1) Pengertian sistem manajemen mutu.

2) Rencana mutu internal.

3) Audit mutu internal.

4) Pengendalian dokumen dan produk yang tidak sesuai.

5) Langkah pemecahan masalah.

6) Kaji ulang manajemen.

1.6 Petunjuk Belajar

Agar peserta diklat dapat memahami mengenai sistem manajemen mutu (SMM) pada

pelaksanaan konstruksi bendungan urugan secara lebih mendalam dan komprehensif,

sebaiknya peserta juga mempelajari Standar Nasional Indonesia (SNI) dan pedoman-

pedoman yang terkait yang dikeluarkan oleh Kementerian PU atau Direktorat Jenderal

Sumber Daya Air serta referensi yang digunakan dalam penyusunan modul ini.



BAB II

PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1 Prinsip Manajemen Mutu

Sistem Manajemen mengandung arti sebagai Sistem untuk menetapkan kebijakan dan

sasaran serta untuk mencapai sasaran itu.

(Catatan: Suatu sistem manajemen sebuah organisasi dapat mencakup sistem-sistem

manajemen berbeda seperti Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Keuangan

atau Sistem Manajemen Lingkungan).

Sistem Manajemen Mutu (selanjutnya disebut SMM) sebagai Sistem Manajemen

untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

Organisasi yang dimaksud adalah organisasi yang menangani pelaksanaan pekerjaan

bendungan.

Sistem Manajemen Mutu menganut prinsip-prinsip manajemen sebagai berikut :

a. Customer Focus(Fokus pada pelanggan)

Pelanggan adalah kunci untuk meraih keberhasilan, kelangsungan hidup suatu

organisasi sangat ditentukan bagaimana pandangan pelanggan terhadap organisasi

tersebut. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan, sekarang

dan masa depan dengan berusaha memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha

melebihi harapan pelanggan.

Apabila dilihat dari kedua sisi, penyedia jasa maupun pengguna jasa, sebagai

pelanggannya adalah masyarakat yang akan memperoleh manfaat dari

pembangunan bendungan.

Hubungan dengan pelanggan diutamakan berada diatas, dengan demikian karyawan

garis depan bertemu, melayani dan memuaskan pelanggan secara langsung,

sedangkan manajemen madya akan menyokong kinerja karyawan garis depan agar

pelanggan terlayani dengan baik. Selanjutnya manajemen puncak akan menyokong

kinerja manajemen madya. Diharapkan, bahwa semua pimpinan organisasi tersebut

langsung terlibat dalam mengenal, bertemu dan melayani pelanggan.

Manfaat yang diperoleh organisasi dalam menerapkan prinsip ini adalah

meningkatnya keuntungan secara finansial bagi penyedia jasa serta organisasi

diberdayakan secara efektif untuk mencapai kepuasan pelanggannya, bagi pengguna

jasa akan tercapainya outcome yang telah diamanatkan dalam regulasinya.

b. Leadership (Kepemimpinan)

Manajemen dan kepemimpinan sering disama-artikan, padahal keduanya berbeda,

walaupun saling melengkapi.



Kepemimpinan berhubungan dengan top line ” apa yang kita hasilkan ”, sedangkan

manajemen berhubungan dengan bottom line, ” bagaimana kita menghasilkan

dengan cara terbaik ”.

Kepemimpinan melaksanakan sesuatu yang tepat, manajemen melaksanakan

sesuatu dengan benar.

Kepemimpinan menentukan apakah tangga disandarkan pada dinding yang tepat,

manajemen berkaitan dengan efisiensi dalam pemanjatan tangga menuju

keberhasilan.

Kepemimpinan berkaitan dengan apa dan mengapa, manajemen berkaitan dengan

bagaimana.

Kepemimpinan berkaitan dengan kepercayaan terhadap manusia, sedangkan

manajemen berkaitan dengan sistem, pengendalian, prosedur, kebijakan dan

struktur.

Dengan demikian kinerja pemimpin adalah memiliki kemampuan untuk menciptakan

visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya, membawa orang lain

ketempat yang baru. Pemimpin mempunyai kemampuan untuk menarik orang lain

secara bersama-sama mewujudkan visinya. Apa yang dilakukan pimpinan adalah

menginspirasikan orang lain dan memberdayakan orang lain untuk mewujudkan

visinya, menarik orang lain, bukan mendorong orang lain.

Seorang manajer pelaksanaan pekerjaan bendungan harus mempunyai

jiwa/karakter yang benar-benar seorang pemimpin, harus tegas, konsisten, komited,

jujur, adil, serta dapat menerima pendapat/kritikan orang lain.

c. Involvement of People (Keterlibatan personil/orang lain)

Kegiatan didunia ini, tidak ada satupun kegiatan yang tidak melibatkan orang lain,

pasti memerlukannya, karena hal ini merupakan dasar utama yang diinginkan dalam

manajemen mutu.

Dalam sebuah organisasi, personil disemua tingkatan menjadi modal utama, dimana

keterlibatan kemampuannya secara penuh sangat bermanfaat bagi organisasi. Hal ini

dapat dilakukan dengan cara memberikan kesempatan untuk merencanakan, untuk

menerapkan rencana dan mengendalikannya sesuai lingkup yang menjadi

tanggungjawabnya. Kebebasan dan pemberian kewenangan perlu diberikan kepada

personil dalam melaksanakan pekerjaan. Dengan keterlibatan personil secara

menyeluruh, segala keputusan dilakukan secara kolegial, team work, maka akan

menghasilkan rasa memiliki dan tanggung jawab dalam memecahkan masalah. Hal

ini akan memicu karyawan untuk aktif dalam melihat peluang untuk peningkatan,

kompetensi, pengetahuan, dan pengalaman, dalam arti tidak membiarkan karyawan

mengambil keputusan sendiri dalam melaksanakan tugasnya, standar yang ketat

harus dipatuhi.

Keterlibatan personil dapat dimulai dengan perekrutan SDM yang tepat, memberikan

pelatihan, memberikan tingkat tanggung jawab yang sesuai. Bagi seorang

manajer/pimpinan, keterlibatan personil merupakan proses untuk meningkatkan

keandalan diri personil yang bersangkutan agar dipercaya dalam merencanakan dan



mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Sedangkan bagi organisasi,keterlibatan personil menimbulkan antusiasme dan rasa

bangga karena merasa menjadi bagian dari perusahaan yang akhirnya memberikan

nilai tambah bagi pelanggan.

Untuk mencapai keterlibatan personil ini, tingkat pencapaiannya dipengaruhi sejauh

mana organisasi mengidentifikasi sistem dan prosedur yang ada.

Suatu organisasi yang dapat membuat karyawan mengambil inisiatif dan terlibat aktif

maka organisasi tersebut telah mencapai adaptif. Sedangkan organisasi yang kondisi

pemberdayaan dan preverensi individual lemah dikatagorikan sebagai organisasi

tunduk/mengalah(compliant).

d. Proccess Approach (Pendekatan dengan proses)

Proses dalam ISO-9000:2000 didefinisikan sebagai kumpulan aktifitas yang saling

berhubungan/mempengaruhi, dimana berubahnya input (material, persyaratan,

peralatan, instruksi) menjadi output (barang, jasa).

ISO mengembangkan pemakaian pendekatan proses pada masa pembuatan,

penerapan, dan peningkatan system manajemen mutu yang efektif.

Karena banyaknya proses yang berlangsung, maka perlu dilakukan penataan proses-

proses tersebut yang bertujuan agar pencapaian hasil yang diinginkan lebih efisien

dengan cara mengelola sumber daya dan kegiatan.

Proses-proses tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan bagan alir

kegiatan, yang disusun berdasarkan prosedur yang berlaku, sebagai contoh dalam

pekerjaan pengecoran beton, harus melalui tahapan-tahapan diantaranya begisting,

pemadatan, prosedur pengecoran pada bagian sambungan, dan tahapan lainnya

sesuai dengan prosedur masing-masing kriteria teknis yang berlaku(SNI, Peraturan

beton Indonesia dan lain-lain). Apabila proses-proses tersebut dilakukan dengan

benar maka akan diperoleh hasil yang benar-benar sesuai dengan spesifikasi

teknis yang dipersyaratkan dalam kontrak pekerjaan

Keuntungan dari pendekatan proses adalah pengawasan secara terus menerus yang

menyediakan hubungan lebih pada masing-masing proses didalam sistemnya, begitu

pula dengan kombinasi dan interaksi proses-proses tersebut.

e. System Approach to Management (Pendekatan sistem untuk pengelolaan)

Pendekatan system untuk pengelolaan, baru dapat dilakukan jika pendekatan proses

telah diterapkan.

Kedua belah pihak, pemilik maupun pelaksana menggunakan system yang sama

dalam menangani pekerjaan bendungan misalnya, maka akan diperoleh kesamaan

pendapat dalam memahami spesifikasi teknis maupun isi daripada kontrak

pekerjaan.

Pendekatan system dapat didefinisikan sebagai kumpulan pendekatan proses.

Pendekatan system ke manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian,

pemahaman, dan pengelolaan system dari proses yang saling terkait untuk

pencapaian dan peningkatan sasaran organisasi dengan efektif dan efisien.



f. Continual Improvement (Peningkatan Berkesinambungan)

Pemahaman peningkatan berkesinambungan berkaitan erat dengan peningkatan

terus menerus (Continuous Improvement) yang dikembangkan melalui ISO edisi

1994. Pada continuous improvement terjadi proses pendekatan yang terus menerus

dan dilakukan dengan segera setelah terjadi penyempurnaan. Peningkatan yang

baru terjadi, direvisi dan diganti untuk mencapai nilai yang baru yang lebih baik.

Dengan kata lain bahwa terjadi peningkatan terus menerus tiada henti.

Khususnya dipelaksanaan pekerjaan bendungan, pada saat dilakukan kaji ulang

manajemen/management review akan dijumpai ketidaksesuaian dalam

melaksanakan pekerjaan, hal dapat disebabkan kekurangfahaman masalah, ataupn

sumber daya yang tidak mendukung, untuk itu perlu dilakukan peningkatan

khususnya Sumber daya manusianya dengan memberikan bimbingan, pelatihan dan

sebagainya.

Pada pemahaman continual improvement, setelah dilakukan peningkatan yang

pertama kali, maka sebelum ditingkatkan terlebih dahulu dilakukan stabilisasi. Bila

stabilisasi sudah berjalan, baru dilanjutkan dengan meningkatkan standar, dan hal ini

dilakukan terus menerus.

g. Factual Approach to Decision Making (Pengambilan Keputusan berdasarkan

Fakta)

Pada saat ini, banyak terjadi pengambilan keputusan terutama di lingkungan birokrasi

berdasarkan feeling, kedekatan maupun faktor lain, dilain pihak kondisi menuntut

adanya profesionalitas terutama pengambilan keputusan untuk menempatkan

seorang top manajemen dari suatu organisasi. Hal ini akan menimbulkan dampak

terhadap keputusan nantinya setelah yang bersangkutan duduk dijabatannya,

sehingga segala sesuatu kebijakan yang diambilnya tidak berorientasi secara

professional dan mengakibatkan dampak sosial terhadap masyarakat.

Hal ini akan tercermin apabila dibandingkan dengan negara-negara yang sama-sama

negara berkembang, Indonesia akan terlihat kesan lambat dan tidak professional,

baik dibidang eksekutif, yudikatif maupun legislative, padahal dilain pihak era

globalisasi sudah berjalan. Apabila diibaratkan Indonesia digambarkan sebagai bola,

maka bola tersebut tidak akan dapat menggelinding dengan baik, dimana sebagai

kunci pokok adalah ketersediaan sumber daya manusia yang memadai disertai

lingkungan yang kondusif.

Untuk mengejar ketinggalan, maka pengambil keputusan harus berdasarkan

keputusan yang efektif berdasarkan analisa data dan informasi yang akurat,

akuntable dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dilingkup pekerjaan pembuatan bendungan, seluruh unit kerja harus menerapkan

pendokumentasian sesuai prosedur yang diberlakukan, sehingga data-data yang

diperoleh selama pelaksanaan pekerjaan dapat diperoleh kembali dengan cepat dan

benar, dengan demikian akurasi dalam menganalisa dapat dipergunakan disaat

pemgambilan keputusan.



h. Mutually Beneficial Supplier Relationships (Hubungan saling menguntungkan)

Dalam dunia konstruksi, yang disebut sebagai organisasi adalah pengelola satuan

kerja/proyek, sedangkan sebagai supplier/pemasok adalah para penyedia jasa baik

konsultan maupun kontraktor.

Pemahaman dari prinsip ke 8 ini adalah saling menguntungkan dan saling tergantung

satu dengan lainnya dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam

memberikan nilai/hasil, pihak pemilik pekerjaan sebagai mewakili negara diuntungkan

dari segi manfaat dari hasil pekerjaan, sedangkan dari sisi penyedia jasa diuntungkan

secara finansial.

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengimplementasikan prinsip ini antara

lain :

1. Mengidentifikasi dan menseleksi para penyedia jasa utama.

2. Melibatkan penyedia jasa dalam mengidentifikasi kebutuhan organisasi pemilik

pekerjaan.

3. Melibatkan penyedia jasa dalam proses pengembangan strategi organisasi

pemilik pekerjaan.

4. Membina hubungan dengan penyedia jasa dan memperlakukannya sebagai mitra

kerja.

5. Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang

sekaligus membina untuk peningkatan kinerja penyedia jasa.

6. Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan penyedia jasa.

7. Memastikan bahwa output penyedia jasa sudah sesuai dengan persyaratan

pemilik pekerjaan.

8. Membuat aktifitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan.

9. Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan prestasi oleh para

penyedia jasa.

2.2 Perbedaan QA (Quality Assurance) dan QC (Quality Controle)

Quality Assurance/Jaminan Mutu sebagai proses untuk menjamin mutu yang

dipersyaratkan, apabila prosesnya dilakukan/diikuti dengan baik, maka akan

menghasilkan mutu yang dipersyaratkan, sedangkan Quality controle/mengecek mutu

terfokus pada hasilnya, keduanya merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan satu

sama lain, dapat diibaratkan sebagai sebuah mata uang dimana salah satu sisinya QA

sedangkan sisi lainnya adalah QC.

Kedua hal tersebut akan menghasilkan Quality Management yang diharapkan

organisasi, walaupun demikian tidaklah mudah untuk dilaksanakan, memerlukan

kediplinan serta konsistensi yang tinggi.

Dalam penerapannya tidak bisa seperti membalik tangan, memerlukan waktu, pimpinan

yang berjiwa leadership, dan organisasi yang kompak.



BAB III

RENCANA MUTU

3.1 Umum

Rencana Mutu sebagai rencana kerja sistematis yang harus dipersiapkan sebelum

memulai kegiatan agar hasil pekerjaan nantinya sesuai dengan persyaratan yang

dikehendaki, apalagi didalam penanganan pekerjaan pembangunan suatu bendungan

yang sangat memerlukan kecermatan dari setiap langkahnya, mengingat bahwa

pekerjaan bendungan merupakan pekerjaan yang sangat komplek. Untuk itu, mulai unit

organisasi yang menanganinya sampai dengan pihak penyedia jasanya harus membuat

rencana mutu terlebih dahulu.

3.2 Rencana Mutu Unit

Rencana Mutu Unit (RMU) disusun dalam rangka memberikan arahan penyelenggaraan

kegiatan sesuai dengan program kerja Eselon I/II yang mengacu kepada program kerja

Eselon I/II.

Rencana Mutu Unit ini berisi uraian rencana kerja yang berkaitan dengan Tugas Pokok

dan Fungsi dari Unit Kerja Eselon I/II, menunjang program kerja Menteri/Eselon I.

Rencana Mutu Unit ini merupakan uraian rencana kegiatan berikut pencapaian sasaran

dalam kurun waktu satu tahun anggaran yang berdasarkan program kerja

Menteri/Eselon I, sehingga pelaksanaan kegiatan dapat ditinjau kesesuaian terhadap

program kerja Menteri/Eselon I.

Sasaran yang akan dicapai dalam kegiatan tahun anggaran berjalan berdasarkan

kebijakan yang telah ditetapkan dalam program kerja Menteri/Eselon I.

Rencana pelaksanaan rapat koordinasi dengan Unit Kerja di lingkungan Unit Kerja

Eselon I/II untuk melihat progres secara keseluruhan beserta hal-hal- yang belum dapat

diselesaikan oleh Unit Kerja yang diberi tanggungjawab pelaksanaan kegiatan.

Pelaksanaan rapat koordinasi disesuaikan dengan penyelenggaraan Rapat Koordinasi

yang berlaku di masing-masing Unit Kerja.

Rapat Koordinasi ditujukan untuk mengetahui hal-hal sebagai berikut:

1. Menilai pencapaian secara kuantitatif dan kualitatif dari pelaksanaan kegiatan

terhadap sasaran dan program yang telah ditentukan dalam program kerja

Menteri/Eselon I.

2. Menjadi alat pengukuran pada hasil keluaran kegiatan terhadap output,

outcome dan manfaat yang telah ditetapkan dalam sasaran dan program.

3. Menjadi dasar perbaikan untuk peningkatan kinerja di masing-masing unit

kerja dalam melaksanakan program-program rencana kerja pembangunan

jangka panjang, rencana kerja pembangunan jangka menengah, dan rencana



kerja pembangunan tahunan yang mengacu kepada rencana strategi

(RENSTRA) pembangunan Departemen.

3.3 Rencana Mutu Pelaksanaan- Satuan Kerja

Seperti Rencana Mutu Unit, Rencana Mutu Pelaksanaan-Satuan Kerja disusun oleh

Satuan Kerja yang menggambarkan kegiatan satuan kerja selama satu tahun

kedepan/berjalan, diantaranya adalah proram kerja, jenis kegiatan, jumlah masing-

masing anggaran, jangka waktu pelaksanaan, sasaran mutu yang akan dicapai, struktur

organisasi beserta uraian tugas, tanggung jawab serta wewenang, kebutuhan sumber

daya, bagan alir kegiatan, rencana verifikasi dari seluruh laporan yang masuk, rencana

monitoring dan evaluasi, jadwal pelaksanaan kegiatan serta kegiatan-kegiatan lainnya.

Rincian format RMP-Satker dapat dilihat pada lampiran 3 PERMEN PU

no.04/PRT/M/2009.

3.4 Rencana Mutu Pelaksanaan-PPK

Seperti Rencana Mutu Pelaksanaan- Satker, Rencana Mutu Pelaksanaan-PPK disusun

oleh para PPK yang menggambarkan kegiatan PPK selama satu tahun

kedepan/berjalan, diantaranya adalah proram kerja, jenis kegiatan, jumlah masing-

masing anggaran, jangka waktu pelaksanaan, sasaran mutu yang akan dicapai, struktur

organisasi beserta uraian tugas, tanggungjawab serta wewenang, kebutuhan sumber

daya, bagan alir kegiatan, rencana verifikasi dari seluruh laporan yang masuk, rencana

monitoring dan evaluasi, jadwal pelaksanaan kegiatan serta kegiatan-kegiatan lainnya.

Dengan demikian karena kegiatan tersebut tergantung tersedianya anggaran, dan

diulang setiap tahunnya maka seluruh kegiatannya harus direncanakan secara cermat,

mulai dari pengadaan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan akhir.

Kontrak pekerjaan fisik khususnya, sesuai dengan PERPRES no. 54 tahun 2010, PPK

berkewajiban melakukan audit terhadap penyedia jasa, untuk itu dalam schedule

kegiatan termasuk jadwal kapan melakukan audit mutu sampai tingkat lapangan.

Rincian format RMP-PPK dapat dilihat pada lampiran 3 PERMEN PU

no.04/PRT/M/2009.

3.5 Rencana Mutu Kontrak

Seperti dalam penyajian Regulasi SMM telah disebutkan bahwa Penyedia jasa baik

kontraktor maupun konsultan berkewajiban membuat Rencana Mutu Kontrak sebelum

kegiatan lapangan dimulai dan menyajikan RMK tersebut pada Pre Construction

Meeting(PCM), untuk mendapatkan pengesahan dari pihak PPK.

Dalam pembuatan RMK sebagai acuan adalah perjanjian dalam kontrak pekerjaan

diantaranya spesifikasi teknis dan gambar. Berdasarkan kedua hal tersebut, dibuatlah



bagan alir kegiatan, mulai dari pekerjaan persiapan sampai dengan serah terima

pekerjaan, dengan demikian setiap proses kegiatan dapat diikuti dengan baik dan

diharapkan kualitas/mutu pekerjaan yang diharapkan sesuai dengan spesifikasi dan

gambar pekerjaan.

Rincian format RMP-PPK dapat dilihat pada lampiran 4 PERMEN PU

no.04/PRT/M/2009.

3.6 Penggunaan Rencana Mutu sebagai alat kendali

Apabila kita simak bersama butir 2.1. s/d 2.4., bahwa rencana mutu tersebut bukan

hanya sekedar dibuat, tetapi diterapkan, dimonitor dan dievaluasi untuk dilakukan

perbaikan dan peningkatan yang berkelanjutan.

Manajemen representatif ditingkat kementerian sampai ditingkat lapangan dapat

melakukan evaluasi terhadap kinerja aparatnya, ada peningkatan atau tidak, dikaji dan

diambil langkah-langkah, kalau perlu didiklatkan agar kompetensinya dapat terpenuhi.

Khususnya dipekerjaan konstruksi, apabila terdapat konsultan pengawas/supervisi maka

RMK kontraktor dipergunakan oleh konsultan pengawas/supervisi untuk mengawasi

pekerjaan dilapangan, sedangkan RMK konsultan dipergunakan oleh PPK/Direksi

mengawasi kegiatan konsultan, tidak menutup kemungkinan pihak PPK/direksi

melakukan checking secara acak terhadap RMK Kontraktor yang dipergunakan

konsultan.



BAB IV

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

4.1 Program AMI

Audit Mutu adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh

bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria

audit telah terpenuhi.

Pengelola Audit Internal SMM pada Unit Kerja Eselon I, Eselon II dan Eselon III (yang

terpisah dari Eselon II-nya) memiliki tugas, tanggungjawab dan wewenang sesuai

ketentuan Prosedur Audit Internal SMM yang meliputi:

a. bersama Wakil Manajemen menyusun Program Audit Internal SMM;

b. melaksanakan Audit Internal SMM;

c. melaporkan hasil Audit Internal SMM kepada Pimpinan unit kerjanya melalui Wakil

Manajemen;

d. mengevaluasi efektifitas pelaksanaan Audit Internal SMM beserta kinerja Auditor.

e. mengusulkan kebutuhan peningkatan kompetensi auditor.

Didalam kegiatan audit didominasi unsur pembinaan, sedangkan unsur pengawasan

memperoleh bobot/porsi lebih kecil. Kegiatan audit dilakukan pada saat proses kegiatan

sedang berlangsung, sehingga kalau terjadi ketidaksesuaian maka langsung dapat

dilakukan perbaikan.

AMI dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam enam bulan.

Program Tahunan AMI disusun oleh Wakil Manajemen dan disetujui oleh Pimpinan

Puncak pada setiap awal tahun anggaran.

Setiap akan melaksanakan AMI, Wakil Manajemen menyusun Program AMI yang

mencakup penyusunan Tim Audit & jadwal AMI dan harus mendapat persetujuan dari

Pimpinan.

Program AMI harus direncanakan dengan mempertimbangkan faktor-faktor antara lain

mengenai status dan tingkat kepentingan unit kerja yang akan diaudit, memperhatikan

hasil audit yang terdahulu, termasuk program Audit lainnya (bila ada) yang dilakukan

oleh Tim Audit dari Kementerian ( Audit dari Inspektorat) dan Tim Audit Eksternal (BPK,

BPKP).

Tim Audit sekurang-kurangnya terdiri dari : 1.Ketua Tim

2.Anggota



Pengelolaan dan pelaksanaan AMI mengacu kepada Tahapan Proses sesuai bagan alir

dibawah ini.

TAHAPAN PROSES :

Proses Pelaksanaan AMI mengikuti bagan alir berikut ini :

Setiap akan melaksanakan AMI, Wakil Manajemen harus melaksanakan Rapat

Persiapan dengan Tim AMI untuk memberikan arahan tentang pelaksanaan AMI serta

penyiapan Dokumen untuk pelaksanaan AMI yang sekurang-kurangnya terdiri dari :

Daftar Pertanyaan, Blangko/formulir temuan & Observasi & Catatan Auditor serta Surat

Pemberitahuan AMI untuk Unit Kerja yang akan diaudit.

Tdk

Ya

Tdk

Ya

MULAI

Penyusunan Program

AMI

Cek

Terima ?

?

Penyusunan Laporan AMI

Setuju

?

Pelaksanaan AMI

Verifikasi Tindak Lanjut

Temuan

Rapat Persiapan pelaksanaan

AMI

Pengiriman Informasi &

Jadwal AMI

Program

Tahunan AMI,

Temuan AMI

yang lalu

SK TIM AMI

& Jadwal

AMI

SELESAI Distribusi Laporan AMI



Surat Pemberitahuan pelaksanaan AMI sekurang-kurangnya berisikan :

1. Tujuan dan Sasaran Audit

2. Unit kerja yang akan diaudit

3. Kegiatan yang akan diaudit

4. Target waktu pelaksanaan audit

5. Kriteria Audit

6. Tim AMI

4.2 Auditor

Auditor yang melaksanakan AMI harus mempunyai kompetensi sebagai Auditor yaitu

memahami Sistem Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum, memahami proses

kegiatan unit kerja yang diaudit, mampu berkomunikasi serta telah mengikuti pelatihan

Auditor Mutu Internal.

Pelaksanaan AMI dilaksanakan secara independen yakni auditor tidak boleh memeriksa

pekerjaannya sendiri.

Pelaksanaan AMI dilakukan dengan agenda sebagai berikut :

1. Rapat Pembukaan yang menjelaskan Program AMI

2. Pelaksanaan pemeriksaan atau observasi dengan cara wawancara, interview,

pengamatan terhadap kegiatan atau rekaman.

3. Auditor Review yaitu seluruh Auditor berkumpul untuk membahas temuan yang

dihasilkan dan akan dilaporkan pada Rapat Penutupan.

4. Rapat Penutupan yang menjelaskan hasil pelaksanaan kegiatan AMI.

Hasil temuan AMI dikategorikan sebagai berikut :

1. Ketidaksesuaian Mayor : adalah temuan bila tidak ada bukti-bukti yang memadai

bahwa Dokumen Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan, dan / atau Dokumen

Sistem Manajemen Mutu tidak memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu

Kementerian Pekerjaan Umum atau terdapat pelanggaran yang bersifat mendasar

terhadap persyaratan sistem mutu yang berdampak tidak terpenuhinya mutu sesuai

persyaratan.

2. Ketidak sesuaian Minor : adalah temuan bila ada bukti-bukti bahwa Dokumen

Sistem Manajemen Mutu diterapkan kurang lengkap / kurang konsisten dan / atau

sistem mutu masih ada kekurangan yang tidak mendasar.

3. Catatan Observasi : adalah temuan yang diangkat untuk memperoleh perhatian agar

dapat lebih meningkatkan sistem mutu yang telah diperoleh (tidak termasuk dalam

kategori ketidaksesuaian).

Penyusunan Laporan AMI dilaksanakan setelah semua Auditee mengirimkan Rencana

Tindakan Perbaikan kepada Wakil Manajemen.

Laporan hasil AMI harus disampaikan kepada Atlas unit kerja yang diaudit dan Auditee.

Auditee harus melaksanakan Tindakan Perbaikan sesegera mungkin untuk

mengeliminasi ketidaksesuaian dan penyebab-penyebab yang telah ditemukan.



Temuan yang belum bisa ditutup setelah tanggal jatuh tempo dan Ketidaksesuaian yang

berulang harus dilakukan analisis dan dijadikan sebagai bahan masukan untuk Rapat

Tinjauan Manajemen.

Verifikasi terhadap tindakan perbaikan atas temuan ketidaksesuaian harus dilakukan

dan catatan verifikasinya dicantumkan dalam Formulir temuan Ketidaksesuaian.

Setelah selesai pelaksanaan AMI, Wakil Manajemen harus melaksanakan evaluasi

keefektifan pelaksanaan AMI sebagai bahan masukan kegiatan AMI yang akan datang.



BAB V

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

PRODUK YANG TIDAK SESUAI

5.1 Pengendalian Dokumen

Pengendalian dokumen mutu adalah perumusan, penetapan, pengesahan,

pendokumentasian, penerapan, serta pemeliharaan dokumen mutu, dalam kerangka

penjaminan mutu dan sistem manajemen mutu.

Dalam SNI 19-9001 : 2001, Pengendalian dokumen mutu, merupakan elemen 4.5, yang

termasuk dalam kelompok pengendalian sistem mutu, mensyaratkan antara lain :

a. Tersedia dan terpeliharanya prosedur untuk mengendalikan dokumen mutu (internal

dan eksternal) yang dibuat atau dikembangkan dalam rangka memenuhi persyaratan

standar manajemen mutu

b. Dokumen tersebut harus direview dan disetujui terlebih dulu oleh Wakil Manajemen

sebelum dipublikasikan

c. Dokumen yang telah dipublikasikan tersebut harus dapat tersedia di tempat kerja

yang memerlukan

d. Dokumen yang tidak belaku harus disingkirkan dari tempat kerja, tapi boleh disimpan

hanya sebagai referensi

e. Revisi dokumen mutu harus direview dan disetujui oleh unit kerja dan pejabat yang

pertama kali membuatnya

Dalam penerapan sistem manajemen mutu khususnya didalam pekerjaan

pembangunan, bendungan yang mempunyai demikian banyak dokumen, maka semua

dokumen mutu yang berkaitan dengan penjaminan mutu harus dapat dipantau dan

dievaluasi secara terus menerus, sehingga diperlukan suatu sistem dokumentasi yang

tertib, teratur dan mudah dicari bilamana diperlukan.

Dengan demikian pengendalian dokumen mutu mencakup pula tata cara identifikasi,

pengumpulan atau penarikan kembali dokumen yang sudah tidak berlaku, pemberian

nomor indeks, pengarsipan, penyimpanan dan pemeliharaan.

Dalam SMM Konstruksi, dikemukakan bahwa Wakil Manajemen tingkat Kementerian,

Direktorat Jenderal, dan Unit Pelaksana bertanggung jawab atas perumusan prosedur

pengendalian dokumen muru di lingkungan masing-maing. Semua dokumen yang telah

dipublikasikan dalam rangka penjaminan mutu konstruksi, harus dikendalikan dan

dipelihara, yang pelaksanaannya dilakukan oleh satu bagian organisasi khusus sesuai

dengan lingkup kegiatannya.

Untuk itu pengendalian dokumen mutu, minimal harus mencakup kriteria kecukupan

dokumen serta tata cara untuk :

a. Memastikan pengesahan dokumen mutu sebelum diterbitkan



b. Menjamin pengesahan ulang dokumen mutu, bila dilakukan peninjauan atau

perubahan dokumen sesuai keperluan

c. Memastikan bahwa perubajhan dan status revisi dokumen mutu telah diindentifikasi

dalam daftar dokumen, lengkap dengan nama dokumen, nomor dokumen, perubahan

yang dilakukan, serta distribusi dokumen

d. Memastikan bahwa revisi dokumen mutu yang berlaku, tersedia pada lokasi/tempat

digunakannya dokumen tersebut, serta dipastikan pula bahwa dokumen tersebut

mudah untuk didapatkan apabila diperlukan

e. Memastikan bahwa dokumen mutu dapat dengan jelas dibaca dan mudah

diindentifikasi, terutama untuk dokumen yang digunakan di lokasi kegiatan

f. Mengidentifikasi dan memastikan bahwa dokumen mutu yang berasal dari luar

lingkungan kementerian Pekerjaan Umum yang terkait dengan mutu konstruksi,

adalah versi terakhir, dan hal ini perlu diperkuat dengan pembuktian

g. Mencegah penggunaan dokumen mutu yang kadaluarsa, dengan menetapkan tata

cara penarikan dan penyimpanan dokumen mutu yang sudah tidak berlaku lagi

Dengan melakukan pengendalian dokumen mutu sesuai prosedur yang ditetapkan,

maka akan dapat diwujudkan sistem dokumentasi mutu yang baik, tertib dan teratur, dan

dapat menunjang pelaksanaan kegiatan baik dalam proses perencanaan, pelaksanaan,

pengendalian, pelaporan, maupun pemeriksaan, serta dapat memberi kepastian siapa

yang bertanggung jawab bilamana terjadi penyimpangan.

5.2 Pengendalian Produk tidak sesuai

Dimulai dari awal tahapan pekerjaan, pengawas lapangan/konsultan supervisi

pengawasan melakukan tes terhadap material yang datang dengan mempergunakan

daftar simak yang telah dibuat penyedia jasa.

Apabila hasil cek sesuai maka bahan dapat diterima dan selesai, tetapi apabila tidak

sesuai dengan daftar simak maka material/bahan ditolak dan dipisahkan untuk

mencegah bahan yang tidak sesuai tersebut tidak digunakan, sengaja maupun tidak

sengaja.

Demikian pula terhadap gambar kerja dan buku ukur yang dibuat kontraktor perlu di cek

apakah sesuai dengan daftar simak ataukah tidak.

Apabila pihak penyedia jasa tidak sanggup memenuhi daftar simak karena disebabkan

oleh ketidak tersediaan bahan misalnya, maka pengawas/konsultan pengawasan

mengajukan usulan tertulis keatasan langsungnya untuk dilakukan kaji ulang, dan bahan

yang tidak sesuai tersebut dipisahkan, menunggu keputusan atasannya.

Demikian pula mobilisasi personil apakah sesuai daftar personil yang diajukan atau

tidak, baik jabatan, kualifikasi maupun kuantitasnya.

Keberadaan yang bersangkutan dilapangan juga perlu dilakukan pengecekan terus

menerus.



Jika menggunakan alat berat, operator sangat menentukan kinerja pekerjaan, terutama

ketrampilan yang bersangkutan. Demikian pula juru ukur dan juru gambar juga harus

dilakukan pengecekan.

Sesuai dengan daftar peralatan yang diperlukan dilapangan, kedatangan peralatan

sangat penting, apakah juga sesuai dengan daftar simak, sesuai kriteria penerimaan,

spesifikasi, kapasitas, serta kondisi fisik alat tersebut, kalau perlu pengecekan dilakukan

sebelum alat dimobilisasi, sehingga tidak terjadi 2 kali mobilisasi.

Pengawas/konsultan supervisi melakukan Inspeksi & test atas produk pekerjaan

konstruksi yang sudah jadi maupun yang belum jadi, dengan menggunakan daftar simak

yang terdapat dalam rencana mutu kontrak.

Jika sesuai maka produk pekerjaan dapat diterima dan selesai, jika tidak maka produk

tersebut harus ditolak dan diminta untuk diperbaiki.

Apabila dijumpai situasi yang krusial sebagai contoh galian tanah pondasi belum cukup

elevasinya tetapi dijumpai batu besar, maka harus dibuatkan usulan ke atasan

langsungnya secara tertulis 1x 24 jam harus sudah diterima atasan langsungnya.



BAB VI

LANGKAH PEMECAHAN MASALAH

6.1 Plan

Kalau terjadi masalah disuatu kegiatan, maka perlu dilakukan tahapan pemecahannya,

untuk itu, pada tahap plan dibuatlah :

Menginventarisir prioritas masalah

Mencari sebab akibatnya

Teliti masalah yang paling berpengaruh

Disusun langkah perbaikannya

6.2 Do

Dari susunan langkah-langkah perbaikan diatas, kemudian dilaksanakanlah langkah-

langkah perbaikannya.

6.3 Check

Kemudian dari pelaksanaan perbaikan, dilakukanlah :

Pemantauan & pengukuran kinerja

Audit Internal

Kemungkinan adanya complain pelanggan

6.4 Action

Tahapan berikutnya adalah :

Melakukan pencegahan terulangnya masalah

Mereview, merevisi prosedur, standar, instruksi kerja



Dalam Pengendalian produk tidak sesuai akan dapat menghasilkan beberapa

alternative, diantaranya diturunkan mutunya, dilakukan perbaikan, atau dibongkar dan

dibangun kembali sesuai yang dipersyaratkan.



BAB VII

KAJI ULANG MANAJEMEN

(MANAGEMENT REVIEW)

6.1 Umum

Pimpinan Puncak masing-masing Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan dibantu oleh

masing-masing Wakil Manajemen wajib melaksanakan Kaji Ulang Manajemen secara

periodik, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya penerapan

SMM. Kaji Ulang Manajemen ini harus mencakup peluang untuk peningkatan dan

kebutuhan perubahan (apabila ada) pada SMM termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran

Mutu.

Kaji Ulang Manajemen harus dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali

dalam 1 tahun untuk tingkat Departemen dan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 6

(enam) bulan untuk Eselon I, Eselon II dan Eselon III (yang bertanggungjawab langsung

kepada Eselon I-

Kaji Ulang Manajemen dapat diselenggarakan bersamaan dengan rapat koordinasi

lainnya;

Kaji Ulang Manajemen harus mengagendakan acara sebagai berikut:

a) Laporan tindak lanjut Kaji Ulang Manajemen sebelumnya;

b) Laporan Audit Internal SMM;

c) Masukkan/umpan balik pelanggan;

d) Laporan kinerja proses dan pencapaian hasil pekerjaan;

e) Status tindakan pencegahan dan tindakan koreksi;

f) Perubahan yang dapat mempengaruhi SMM;

g) Saran-saran untuk peningkatan SMM.

Setiap pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen wajib dibuat Risalah Kaji Ulang Manajemen

mencakup keputusan dan tindakan yang diperlukan untuk:

- Perbaikan pada keefektifan SMM dan prosesnya;

- Perbaikan dan peningkatan kinerja dan hasil kerja;

- Penyediaan Sumber Daya sebagai pendukung penerapan SMM.

Bentuk Risalah Kaji Ulang Manajemen agar efektif digunakan dalam pembahasan Kaji

Ulang Manajemen wajib menjelaskan ketentuan tentang:

- Uraian permasalahan yang harus ditindaklanjuti;

- Rencana Tindak lanjut dari permasalahan yang ditindaklanjuti;

- Penanggung jawab pelaksanaan tindak lanjut;

- Target waktu penyelesaian pelaksanaan tindak lanjut.



Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen wajib dikelola dan dipelihara

sebagaimana diatur dalam butir 4.4 tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.

6.2 Agenda

Kaji Ulang manajemen merupakan kegiatan rutin yang harus dilaksanakan oleh suatu

organisasi untuk meninjau ulang atau menilai kinerja penerapan sistem manajemen

mutu.

Dengan penerapan tinjauan manajemen ini diharapkan ketidak sesuaian pekerjaan

konstruksi terhadap standar dan aturan yang telah ditetapkan akan dapat dicegah, dan

intensitas pekerjaan konstruksi yang tidak sesuai dapat diminimalkan atau dihilangkan.

Dalam SNI 19-9001 : 2001, aspek-aspek tinjauan manjemen merupakan salah satu

unsur dari elemen 4.1. Tanggung Jawab Manajemen. Unsur-unsur lainnya dari

elemen tersebut adalah Kebijakan Mutu dan Organisasi yang terdiri atas Tanggung

Jawab dan Wewenang, Sumber Daya dan Wakil Manajemen.

Ketentuan dalam sistem manajemen mutu tersebut, dikemukakan bahwa pimpinan suatu

organisasi harus meninjau sistem manajemen mutu secara periodik, pada periode

waktu yang memadai, untuk menjamin kesinambungan, kesesuaian, dan keefektifannya

dalam memenuhi sistem manajemen mutu, serta dalam memenuhi kebijakan dan

sasaran mutu yang telah ditetapkan. Kegiatan tinjauan manajemen tersebut harus

direkam, dan rekaman tinjauan manajemen harus selalu dipelihara dengan baik, untuk

itu diperlukan suatu prosedur yang mengatur tentang kegiatan tinjauan manajemen.

Agenda yang dibahas dalam pelaksanaan tinjauan manajemen minimal adalah :

a. Hasil audit mutu sebelumnya, baik audit mutu internal maupun eksternal

b. Umpan balik dari pihak-pihak yang terkait dengan kegiatan pembangunan bidang

pekerjaan umum

c. Laporan kinerja proses yang berkaitan dengan mutu konstruksi, serta kesesuaian

hasil pelaksanaan kegiatan dengan perencanaannya

d. Laporan tentang status pengambilan tindakan perbaikan dan pencegahan dari

program kegiatan atau pelaksanaan proyek yang tidak sesuai dalam hal teknis,

jadwal dan biaya

e. Perubahan-perubahan yang terjadi selama pelaksanaan program kegiatan yang

mempengaruhi sistem manajemen mutu konstruksi yang telah ditetapkan

sebelumnya

f. Rekomendasi peningkatan/perubahan sistem manajemen mutu konstruksi dari

seluruh jajaran dan unit-unit di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum yang terkait

dengan penjaminan mutu konstruksi, yang dapat berupa usulan perubahan kebijakan

mutu, sasaran mutu, pedoman mutu, manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja

dan/atau alokasi sumber daya.



6.3 Keluaran Tinjauan Manajemen.

Keluaran dari tinjauan manajemen minimal harus mencakup keputusan dan tindakan

yang berhubungan dengan :

a. Perencanaan proses efektifitas sistem manajemen mutu konstruksi lengkap dengan

penerapannya pada seluruh bagian yang terkait dengan penjaminan mutu konstruksi

dilingkungan organisasi masing masing

b. Rekomendasi proses untuk penyesuaian sistem manajemen mutu karena adanya

perubahan peraturan perundang-undangan

c. Re-alokasi kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan program

atau kegiatan selanjutnya.

6.4 Tanggung Jawab

a. Wakil manajemen bertanggung jawab atas pelaksanaan tinjauan manajemen pada

tingkatan masing-masing

b. Pelaksanaan tinjauan manajemen tingkat Departemen melibatkan jajaran Direktorat

Jenderal.

c. Pelaksanaan tinjauan manajemen tingkat Direktorat Jenderal melibatkan jajaran

Eselon II, serta Unit Pelaksana yang berada dibawah pembinaannya.

d. Tinjauan manajemen harus dilakukan secara berkala setiap 6 bulan sekali untuk

tingkat Departemen dan Direktorat Jenderal, serta setiap 3 bulan untuk tingkat

Atasan Langsung dan Unit Pelaksana.

e. Risalah pelaksanaan tinjauan manajemen diperlakukan sebagai catatan mutu

konstruksi, yang harus dipelihara.

f. Tinjauan manajemen dapat diselenggarakan bersamaan dengan rapat koordinasi

lainnya.



RANGKUMAN

Pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di lingkungan Kementerian

Pekerjaan Umum dilakukan untuk mengakomodasi semua system yang terkait dengan

penjaminan mutu seluruh proses kegiatan yang dilaksanakan oleh Kementerian

Pekerjaan Umum.

Sistem Manajemen Mutu (selanjutnya disebut SMM) sebagai Sistem Manajemen

untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Sistem Manajemen

Mutu menganut prinsip-prinsip manajemen adalah : mementingkan pelanggan,

kepemimpinan (leadership), keterlibatan personil, pendekatan proses, pendekatan

sistem pengelolaan, perbaikan/peningkatan secara berkesinambungan, pengambilan

keputusan secara fakta, dan hubungan saling menguntungkan.

Quality Assurance/Jaminan Mutu sebagai proses untuk menjamin mutu yang

dipersyaratkan, apabila prosesnya dilakukan/diikuti dengan baik, maka akan

menghasilkan mutu yang dipersyaratkan, sedangkan Quality controle/mengecek mutu

terfokus pada hasilnya, keduanya merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan satu

sama lain, dapat diibaratkan sebagai sebuah mata uang dimana salah satu sisinya QA

sedangkan sisi lainnya adalah QC.

Rencana Mutu sebagai rencana kerja sistematis harus dipersiapkan sebelum memulai

kegiatan agar hasil pekerjaan nantinya sesuai dengan persyaratan yang dikehendaki,

dalam menangani pekerjaan pembangunan suatu bendungan yang sangat

memerlukan kecermatan dari setiap langkahnya, mengingat bahwa pekerjaan

bendungan merupakan pekerjaan yang sangat komplek. Pengelola Audit Internal SMM

pada Unit Kerja Eselon I, Eselon II dan Eselon III (yang terpisah dari Eselon II-nya)

memiliki tugas, tanggungjawab dan wewenang sesuai ketentuan Prosedur Audit Internal.

Pada pelaksanaan konstruksi bendungan, apabila terdapat konsultan

pengawas/supervisi maka Rencana Mutu Kerja (RMK) kontraktor dapat digunakan oleh

konsultan pengawas/supervisi untuk mengawasi pekerjaan dilapangan, sedangkan RMK

konsultan dipergunakan oleh PPK/Direksi mengawasi kegiatan konsultan, tidak menutup

kemungkinan pihak PPK/direksi melakukan pemeriksaan secara acak terhadap RMK

Kontraktor yang dipergunakan konsultan.

Dalam penerapan sistem manajemen mutu khususnya didalam pekerjaan pembangunan

bendungan yang mempunyai demikian banyak dokumen, maka semua dokumen mutu

yang berkaitan dengan penjaminan mutu harus dapat dipantau dan dievaluasi secara

terus menerus, sehingga diperlukan suatu sistem dokumentasi yang tertib, teratur dan

mudah dicari bilamana diperlukan, mencakup tata cara identifikasi, pengumpulan atau

penarikan kembali dokumen yang sudah tidak berlaku, pemberian nomor indeks,

pengarsipan, penyimpanan dan pemeliharaan.



Sesuai dengan daftar peralatan yang diperlukan dilapangan, kedatangan peralatan

sangat penting, apakah sesuai dengan daftar simak, sesuai kriteria penerimaan,

spesifikasi, kapasitas, serta kondisi fisik alat tersebut, kalau perlu pengecekan dilakukan

sebelum alat dimobilisasi, sehingga tidak terjadi 2 kali mobilisasi. Pengawas/konsultan

supervisi harus melakukan Inspeksi & test atas produk pekerjaan konstruksi yang sudah

jadi maupun yang belum jadi, dengan menggunakan daftar simak yang terdapat dalam

rencana mutu kontrak.

Pimpinan Puncak masing-masing Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan dibantu oleh

masing-masing Wakil Manajemen wajib melaksanakan Kaji Ulang Manajemen secara

periodik, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya penerapan

SMM. Kaji Ulang Manajemen ini harus mencakup peluang untuk peningkatan dan

kebutuhan perubahan (apabila ada) pada SMM termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran

Mutu.



LATIHAN (TEST) :

1) Jelaskan dengan singkat perbedaan pokok antara Quality Assurance (QA) dengan

Quality Control (QC).

2) Apakah gunanya Rencana Mutu Kerja (RMK) dari kontraktor dan konsultan?

3) Apa yang harus dilakukan bila dtemui andikasi adanya produk yang tidak sesuai?

4) Seorang tukang bakso kewalahan dalam melayani para pelanggannya,tetapi yang

bersangkutan tidak mau merekrut tenaga pembantu lagi, alasannya nanti akan

mengurangi keuntungan, menurut saudara tukang bakso tersebut tidak memahami

prinsip-prinsip manajemen yang mana saja ?

5) Dalam pekerjaan pembuatan bendungan, mengingat kompleknya permasalahan

teknis maupun social dilapangan, maka perusahaan yang bersangkutan harus

menggunakan system manajemen mutu, dengan membuat rencana mutu kontrak

sebagai alat kendali dilapangan, menurut saudara, sebagai dasar penyusunan

rencana mutu kontrak tersebut, apa saja yang digunakan dalam menyusun rencana

tersebut ?

6) Bagaimana menurut pendapat saudara hubungan antara auditor internal dan auditor

eksternal dalam melakukan pengawasan terhadap kegiatan dimaksud ?

7) Didalam penyusunan prosedur mutu, sebagai referensi, apakah dapat menggunakan

ketentuan-ketentuan terdahulu, jelaskan !

8) Dalam pengambilan keputusan, apabila disepakati menggunakan system manajemen

tertentu maka keputusan yang diambil berdasarkan hasil keputusan pimpinan

ataukah kolegial, jelaskan maksud saudara !



DAFTAR PUSTAKA

a) Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 602/PRT/M/2006, tentang Tata

Persuiatan dan Kearsipan.

b) Peraturan Menteri Pekerjaan Umum nomor 02/PRT/2008, tanggal ll-Februari-

2008, tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Departemen Pekerjaan Umum

yang merupakan kewenangan Pemerintah dan Dilaksanakan sendiri.

c) Peraturan Menteri Pekerjaan Umum nomor 03/PRT/2008, tentang Pedoman

Pelaksanaan Kegiatan Bidang Pekerjaan Umum yang merupakan kewenangan

Pemerintah dan dilaksanakan melalui Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan.

d) SNI Nomor 19-9001-2001. Tentang Sistem Manajemen Mutu Persuaratan.

e) SNI Nomor 19-9001-2003. Tentang Pedoman Pengauditan Sistem Manajemen

Mutu dan Sistern Manajemen Lingkungan.

f) SNI Nomor 19-9001-2005. Tentang Sistem Manajemen Mutu Dasar-Dasar dan

Kosakata.

g) Undang-Undang No.18 Tahun 1999, tentang Jasa Konstruksi

h) Peraturan Pemerintah No.29 Tahun 2000, tentang Penyelenggaraan Jasa

Konstruksi

i) Peraturan Pemerintah No: 102 Tahun 2000, tentang Standar Nasional Indonesia

j) Peraturan Menteri PU, No. 04/PRT/M/2009, Sistem Manajemen Mutu, Dep. PU.

k) Departemen Pekerjaan Umum (2005). "Pedoman Umum Sistem Pengendalian

Manajemen (Sisdalmen) Penyelenggaraan Pembangunan Prasarana dan Sarana

Bidang Pekerjaan Umum". Jakarta : Departemen Pekerjaan Umum.

l) ISO 9001 : 2000, Quality Management Systems – Requirements

BAB I PEENNDDAAHHUULLUUAANN fileUmum dengan meng-aktualisasikan prinsip-prnsip manajemen mutu dalam...

Documents

Transcript of BAB I PEENNDDAAHHUULLUUAANN fileUmum dengan meng-aktualisasikan prinsip-prnsip manajemen mutu dalam...