Bab I Membuat Data dan Isi (Main Skill Number: … · Web view... jika kita ingin merubahnya dengan...

Bab I Membuat Data dan Isi (Main Skill Number: XL03S-1)

Pada Bab ini akan dipelajari:1. Bekerja dengan daftar data yang ada2. Membidik data dalam daftar3. Membuat Workbook dan Daftar Data4. Memeriksa dan Memperbaiki data5. Menambahkan Gambar pada Dokumen

Setiap Bisnis mempunyai kesamaan yakni membutuhkan rekod/catatan yang akurat. Sebagaimana bertambahnya jenis produk, pelanggan, pelayanan maka bisnis tsb membutuhkan suatu sistem berdasarkan komputer untuk menyimpan, mengolah data keuangan atau data lainnya.Microsoft Excel adalah suatu program spread sheet yang memungkinkan kita untuk mengorganisasikan, meringkas, membandingkan dan menampilkan data secara grafis. Sebagai contoh akan kita dapatkan pada Excel formula penjumlahan, rata-rata atau nilai maksimum untuk hasil penjualan dalam sehari, membuat grafik untuk hasil penjualan dalam jangka tertentu, dan menunjukkan bagaimana total penjualan dibandingkan dengan total penjualan pada hari lain pada minggu yang sama. Pendeknya Excel membantu kita membuat ringkasan tersebut daripada dilakulan secara manual.

Pengenalan ExcelSewaktu memulai Excel maka akan muncul dokumen kosong, dari sini

kita dapat menambahkan data, merubah tampilan data, meringkasnya atau meminta bantuan informasi. Gambar dibawah ini menunjukkan beberapa bagian penting dari Excel: Workbook Window, Menu Utama, Formula bar, Standard dan Formatting Toolbars, Kotak pertanyaan dan task pane.

1

Hal yang paling mendasar pada sebuah dokumen Excel adalah kotak yang memuat sebuah elemen data, kotak tersebut disebut “cell”. Masing-masing cell merupakan interseksi antara “row/baris” dan “Column/kolom” Baris diidentifikasikan dengan Angka dan Kolom dengan Huruf. Nomor baris dan Angka Kolom yang ditunjuk sebagai cell khusus disebut “cell acuan/cell reference”. Satu set dari kolom dan baris disebut “Worksheet” yang muncul pada dokumen Excel dan Koleksi dari beberapa “Worksheet” disebut “Workbook”. Sewaktu membuat sebuah Workbook maka akan otomatis terdapat tiga Worksheet

1. Bekerja dengan Data yang adaPada latihan ini kita akan membuka Excel dari menu Start dan

menggunakan Kotak Dialog “Buka/Open” untuk membuka Workbook yang ada, Setelah Kita membuka workbook kita akan mengupdate harga dari suatu item dan menyimpan workbook dua kali, sewaktu sudah menjadi Workbook dan merubah property dari file sebelum disimpan dalam bentuk file Lotus dalam directory baru.

1. Pada Taskbar, klik Start button, tunjuk Program, Microsoft office lalu Click Microsoft Office Excel 2003, muncul Jendela program utama Excel

2. Pada Standard Toolbar, klik Open button, muncul kotak dialog buka3. Click Panah Look in Down, dan pilih drive dimana tempat menginstall

step by step file, file dan folder dari drive yang dipilih akan muncul4. Cari SBS folder, lalu double klik Excel folder, akan muncul file dan

folder pada Excel folder5. Double klik GettingToKnowXL folder6. Double Click FileOpen.xls7. Click cell C16, ketik 15.95 lalu Enter, data pada cell C16 berubah

menjadi $15.958. Pada Standard toolbar, click Save button, Excel akan menyimpan

perubahan9. Pada Menu File, klik Properties, Kotak dialog Properties akan muncul10.Klik summary tab lalu ketik “Latihan”11.Klik Custom tab, pilih Date Completed12.Klik Panah Turun Type, Pilih Tanggal13.Ketik tanggal sekarang pada kotak Nilai14. Klik Kotak Filename, hapus filename yang ada dan ketik SaveAs15.Klik Up One Level button, untuk berpindah dari folder

GettingToKnowXL ke folder Excel16.Klik Panah turun SaveAsType, untuk memperluas daftar, klik WK4 (1-2-

3) (*.wk4)17.Klik Save button, mumcul kotak dialog lalu klik Yes

2. Membidik Data pada Daftar

2

Sewaktu kita sudah membuka Workbook, kita dapat memeriksa dan memodifikasi datanya. Untuk merubah suatu data kita dapat langsung berpindah ke cell yang dituju lalu merubah isinya.Sewaktu cell yang dipilih dengan adanya indikasi kotak bergaris tebal, cell tersebut disebut cell aktif, berarti kita dapat memodifikasi isinya. Kita dapat memilih cell yang tidak berdampingan dengan menekan tombol Ctrl lalu klik cell yang akan dipilih, lalu kita dapat mengcopy atau mengcut cell tsb ke cell yang lain dimana saja dalam workbook.

Sewaktu mengcopy cell maka akan muncul Paste Option button pada cell tujuan. Sewaktu paste option button diklik maka akan ditampilkan sebuah daftar aksi yang berhubungan dengan paste sbb:

No. Pilihan Aksi1 Keep Source Formatting Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang

memegang informasi terakhir melalui pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan format datanya sesuai dengan format cell asal

2 Match Destination Formatting

Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang memegang informasi terakhir melalui pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan format datanya sesuai dengan format cell tujuan

3 Values and Numbers Formatting

Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang memegang informasi terakhir melalui pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan Format Nilai dan Angkanya sesuai dengan cell asal

4 Keep Source Column Widths

Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang memegang informasi terakhir melalui pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan mengubah ukuran lebar kolom cell tujuan sesuai dengan cell asal

5 Formatting Only Mengaplikasikan format cell asal ke cell tujuan tetapi tidak dengan isinya

6 Link cells Menampilkan cell asal ke cell tujuan, setiap ada perubahan pada cell asal maka cell tujuan pun akan berubah

7 Values Only Mengpastekan Nilai Kolom asal ke Kolom tujuan dan formatnya menggunakan format Kolom tujuan

8 Values and Source Formatting

Mengpastekan Kolom cell ke kolom tujuan dan menerapkan format kolom asal ke kolom tujuan

Pada latihan ini kita akan berpindah dari satu Worksheet ke lainnya untuk memeriksa data produk yang dijual Perusahaan The Garden dan memilih sebuah rangkuman cell yang berisi data yang akan disalin ke Summary sheet di Workbook. Setelah mengkopi dan mengpaste kan informasi, kita akan

3

memilih tiga kolom pertama di Summary sheet, mengkopi ke clipboard dan memindahkan kolom dan isinya ke kolom yang lain.

1. Pada sudut kiri bawah, klik Furniture sheet2. Pada tab bar, klik kanan arrow button, akan muncul shortcut menu,

klik Passiflora3. Klik Tools sheet tab, untuk mengaktifkan Tools worksheet4. Klik cell A3, A3 menjadi aktif cell

5. Tarik sorot cell A3 ke cell C6, cell yang dipilih diterangi/highlight6. Pada toolbar Standard klik Copy button7. Klik Summary sheet tab8. Klik cell A3 pada Summary sheet, lalu pada toolbar Standard klik Paste

button

9. Klik Tools sheet tab10. Klik name Box 11. Pada Name box, ketik B9 lalu Enter. Cell B9 disorot

12. Klik Name Box, ketik B14 lalu Enter13.Klik Summary sheet tab14.Tarik sorot kolom heading A, setiap cell pada kolom A diterangi/sorot

4

15.Lalu Tarik sorot ke kolom heading C, setiap cell pada kolom A hingga C diterangi/sorot

16.Pada toolbar Standard, klik Cut button17.Tarik sorot kolom heading B hingga ke D, setiap cell pada kolom B

hingga D disorot18.Pada Menu Edit, Klik Paste

19.Pada Toolbar Standar Klik Save, untuk menyimpan perubahan3. Membuat Workbook dan Daftar Data

Setiap kita akan mengumpulkan dan menyimpan data yang tidak berhubungan dengan data yang ada, kita harus membuat sebuah Workbook baru.

Sewaktu workbook sudah dibuat kita dapat langsung memasukkan data, cara sederhana memasukkan data dengan cara mengklik cell dan megetikkan nilainya. Cara ini bekerja dengan baik jika kita memasukkan data yang sedikit, jika kita ingin memasukkan data yang banyak dan berderet/berurutan cara ini tidaklah tepat.

Sebagai contoh jika kita ingin megetikkan data hari Monday, Tuesday, Wednesday dst secara berulang dapat dilakukan dengan menyalin deretan yang pertama lalu mengpastekannya, tetapi ada cara yang lebih mudah yaitu dengan cara melakukan Autofill.Autofill dapat dilakukan dengan menangkap (grab) fill handle bagian kanan bawah dan menarik fill handle hingga ke cell tujuan yang kita kehendaki. Dibawah ini beberapa cara memasukkan dataNo Metoda Aksi

1 Auto Fill Memasukkan data pertama sebagai deret yang dikenali lalu menggunakan fill handle untuk memperpanjang data

2 Fill Series Memasukkan dua data berderet lalu menggunakan fill handle untuk memperpanjang data

3 Auto Complete Ketikkan beberapa Huruf pertama, jika ada nilai yang sama pada kolom yang sama, excel akan menyarankan nilai yang ada

4 Pick from List Klik kanan cell dan dari shortcut menu

5

yang muncul pilih Pick from List. Daftar nilai yang ada pada kolom cell akan muncul

5 Ctrl + Enter Pilih rangkuman cell yang mengandung data yang sama, ketik data pada aktif cell dan tekan Ctrl + Enter

Keistimewaan lain dari Excel versi sekarang adalah Autofill Options button yang muncul setelah data kita tambahkan menggunakan Autofill atau Fill series.

Dengan mengklik button Autofill options akan muncul beberapa pilihan dan aksi yang dirangkum dibawah ini. No Option Action

1 Copy Cells Menyalin isi cell yang dipilih ke cell yang diindikasikan oleh operasi fill

2 Fill Series Mengisi cell yang diindikasikan oleh operasi fill dengan item berikutnya pada deret

3 Fill Formatting Only Menyalin format cell yang dipilih ke cell yang diindikasikan oleh operasi fill tetapi tidak meletakkan sebarang nilai pada cell tujuan

4 Fill Without Formatting Mengisi cell yang diindikasikan oleh operasi fill dengan item berikutnya pada deret, tetapi mengabaikan semua format cell asal

5 Fill Days, Weekdays etc Pilihan ini merubah deret sesuai dengan apa yang kita perluas, sebagai contoh jika kita memperluas Wed, Thur dan Fri, Excel menghadirkan dua pilihan Fill Days atau Fill Weekdays dan membiarkan kita memilih apa yang kita inginkan.jika kita tidak memakai urutan yang dikenal, pilihan tidak muncul

Pada latihan ini kita akan membuat sebuah workbook yang menjejak jumlah pelanggan dari perusahaan The Garden yang melakukan pembelian selama perioda dua jam dalam waktu tiga hari.Workbook ini akan

6

mempunyai sheet sesuai dengan jumlah pelanggan yang akan menjual setiap 1/4 jam., barang yang dijual beserta jumlahnya.

1. Pada toolbar Standard, klik New button, Workbook kosong akan muncul

2. Pada toolbar Standard, klik Save button, muncul kotak dialog save3. Simpan Workbook anda di disket atau hardisk4. Pada kotak File name, ketik SalesTrack5. Klik Save6. Klik cell B6, ketik Day7. Klik cell C5, ketik Time8. Klik cell B8, ketik Wed, kotak hitam muncul mengelilingi B89. Gerakkan penunjuk mouse ke bagian sudut kanan bawah dari cell B8.

Penunjuk mouse berubah menjadi tanda tambah hitam10.Klik tanda tambah hitam pada cell B8 dan tarik sorot hingga ke B10.

Excel akan mengisi cell B9 dengan Thur dan B10 dengan Fri

11.Klik cell C6, ketik 9:00, lalu klik cell D6 dan ketik 9:1512.Klik cell C6 lalu sorot hingga D613.Gerakkan penunjuk mouse ke sudut kanan bawah cell D614.Klik tanda tambah hitam pada cell D6 lalu tarik sorok ke cell J6. Excel

mengisi cell E6 hingga J6 dengan urutan nilai berikutnya yaitu 9:30 ~ 10.45

15.Pada toolbar standard, klik Open button. Kotak dialog buka muncul16.Masuk ke folder GettingToKnowXL lalu pilih file DataEntry dan klik

Open . Excel membuka filename DataEntry.xls17.Klik Sheet2 tab18.Klik cell C8 dan ketik Bamboo S tetapi jangan tekan Enter. Setelah kita

mengetik huruf S, Excel mencari item yang ada pada kolom dan

7

mencari yang sepadan dan menambahkan text yang disorot takes (30 cnt)

19.Untuk menerima nilai yang disarankan Bamboo Stakes (30 cnt), tekan Enter

20.Klik cell C9, ketik Bamboo T, tetapi jangan tekan Enter. Setelah huruf T diketik, excel menambahkan text yang disorot rellis.

21.Tekan Tab untuk menerima nilai yang disarankan Bamboo Trellis22.Klik kanan cell C10 dan pada menu shortcut yang muncul, pilih Pick

from List. Daftar nilai yang ada akan muncul.

23.Klik Bird Netting. Bird Netting muncul pada cell C1024.Klik tab Sheet125.Tarik sorot cell C8 hingga J1026.Ketik 0 dan tekan Ctrl+Enter. Angka 0 muncul pada setiap cell yang

dipilih27.Pada toolbar Standard, klik save button untuk menyimpan perubahan

pada file

4. Memeriksa dan Memperbaiki Data Sewaktu kita telah memasukkan data, kita seharusnya meluangkan

waktu untuk memeriksa dan meperbaikinya. Kita harus memeriksa setiap data yang berupa Angka secara visual, tetapi untuk data Text kita dapat menggunakan Excel spelling checker untuk memeriksa ejaannya, sewaktu spelling checker menemukan kata yang tidak dikenali maka kata tersebut akan disorot dan Excel akan menawarkan saran untuk perkiraan kata yang benar.

8

Kita dapat mengedit kata secara langsung, mengambil kata dari daftar saran atau meminta spelling checker mengabaikan kata yang salah eja.Kita juga dapat menggunakan spelling checker untuk menambahkan sebarang kata yang tidak ada pada kamus standard, sehingga Excell dapat mengenali mereka kemudian.

Pada latihan ini, Kita menemukan bahwa pembuat produk Cushy Chair telah merubah namanya menjadi Comfy Chair. Kita menggunakan Find untuk menemukan apakah ada kata Cushy dan jika ada kita gunakan Replace untuk mengubahnya menjadi Comfy. Setelah perubahan dibuat Kita menggunakan Find Format untuk mengalokasikan Format data khusus dan merubahnya. Akhirnya dengan menggunakan Spelling checker untuk meyakinkan bahwa data yang dimasukkan telah benar.

1. Buka file Replace.xls pada folder GettingToKnowXL2. Pada menu Edit, klik Find. Muncul kotak dialog Find dan Replace. Kita

juga dapat menggunakan Ctrl+F untuk memunculkan kotak dialog Find dan Replace

3. Pada kotak Find What ketik Comfy lalu klik Find Next. Cell pertama yang mengandung Comfy disorot

4. Lalu klik Find Next lagi. Cell kedua yang mengandung Comfy disorot5. Klik tab Replace6. Pada kotak Replace with ketik Comfy7. Klik Replace All. 8. Klik OK .Tiga kata Cushy telah dirubah menjadi Comfy9. Pada kotak dialog Find dan Replace, klik tab Find10.Bersihkan kotak Find What11.Klik Options button untuk memperluas pilihan halaman Find tab

12.Klik Format button. Muncul kotak dialog Find Format13.Jika dibutuhkan klik tab Font

9

14. Pada daftar Font style klik italic, dan kemudian klik OK15.Pada kotak dialog Find dan Replace, klik Find Next. Excel menyorot cell

pertama yang mengandung text italic

16.Pada kotak dialog Find dan Replace, Klik Close17.Pada toolbar Formatting, klik italic button18. Ketik 44.95 lalu tekan Enter19.Pada toolbar Standard, klik Undo button. Isi cell C12 kembali ke 47.9520. Klik Undo button, Isi cell C12 kembali menjadi italic21.Klik Redo button, Isi cell C12 kembali normal22.Pada Menu Tools, klik Spelling. Kotak dialog muncul

23.Pada daftar sugggestions klik Arbor kemudian klik Change24.Klik Yes. Tidak diketemukan salah eja lagi25.Klik OK

10

26.Klik cell A1, Pada menu Tools klik Research. Muncul Research task pane

27.Pada Research task pane, klik Reference Down Arrow, pilih Thesaurus: English(US) dari daftar dan klik Start Searching button

28.Pada Research task pane, klik Reference Down Arrow, pilih Encarta Encyclopedia: English (North America) dari daftar.

5. Menambahkan Grafik pada DokumenBagian penting dalam mendirikan Bisnis yang kuat adalah

menciptakan identitas perusahaan yang selalu dapat diingat. Dua attribut fisik yang penting adalah dalam bisnis adalah penyusunan ruang toko yang baik dan pandangan mata logo yang mudah untuk diingat. Sewaktu logo perusahaan sudh ada maka logo tersebut sebaiknya dicetak didokumen perusahaan.Satu cara untuk menambahkan picture ke worksheet ialah melalui menu Insert dan klik item Picture.

Setelah kita menambahkan gambar pada worksheet maka kita dapat memindahkan gambar tersebut kemana saja lokasinya di worksheet atau merubah ukurannya.Jika kita ingin menambahkan gambar pada latar belakang worksheet kita maka menu Format tunjuk sheet dan klik Background.

Pada latihan ini kita akan menambahkan logo perusahaan Garden baru pada worksheet yang ada, merubah lokasi grafik, mengurangi ukuran grafik, dan menset gambar pada latar belakang worksheet.Buka file AddPicture.xls

1. Klik cell A12. Pada menu Insert, tunjuk Picture dan klik From File. Kotak dialog Insert

Picture muncul 3. Masuk ke folder dimana gambar logo perusahaan Garden diletakkan

dan double klik file tersebut

4. Klik kanan grafik, dari shortcut menu yang muncul, klik Format Picture5. Klik tab Size. Muncul halaman tab Size. Perhatikan bahwa kotak check

Lock Aspect Ration dipilih

11

6. Pada bagian Scale, kosongkan isi dari kotak Height dan ketik 50%7. Pada bagian Size dan Rotate, kosongkan isi dari kotak Rotation dan

ketik 180 lalu klik OK8. Klik tengah grafik, tarik ketengah layar dan bagian atasnya tepat

dibawah baris 19. Pada menu Format, klik Picture10.Klik tab Picture11.Pada bagian Image Control, kosongkan isi dari kotak Brightness dan

ketik 4012.Pada bagian Image Control, kosongkan isi dari kotak Contrast dan ketik

4013.Pada bagian Crop From, kosongkan isi kotak Top, ketik 5 dan klik OK.

Gambar berubah sesuai dengan pengaturan kita14. Pilih gambar, pada menu Standard klik Cut button. Gambar hilang15.Pada menu Format, tunjuk Sheet dan klik Background16.Pilih gambar logo dimana kita meletakkannya. Gambar muncul sebagai

latar belakang worksheet

17.Pada toolbar Standard, klik Save button18. Tutup file AddPicture.xls

12

Bab II Menganalisa Data (Main Skill Number: XL03S-2)

Pada bab ini dipelajari:1. Menamai Group cell2. Membuat Rumus/Formula untuk melakukan perhitungan3. Menemukan dan Memperbaiki kesalahan dalam perhitungan4. Membuat Grafik5. Membuat Diagram6. Membatasi Data yang muncul pada layar7. Melakukan perhitungan pada Data yang difilter8. Menyortir Daftar Data

Tugas penting yang dapat kita lakukan di Excel adalah melakukan total untuk sederetan nilai dari cell yang berhubungan. Kita juga dapat menggunakan Excel menemukan informasi lain dari data yang kita pilih seperti nilai minimum dam maksimum.Pada bab ini kita kan mempelajari bagaimana mempersingkat acuan dari kelompok data pada worksheet, Bagaimana membuat dan memperbaiki formula yang meringkas penjualan dan data produk perusahaan Garden

1. Menamai Group CellSewaktu kita bekerja dengan sejumlah besar data, lebih mudah jika

kita mengidentifikasi group cell yang berisikan data yang berhubungan. Pada grafik berikut, sebgai contoh cell C2 ~ C6 memuat harga barang dari permintaan pelanggan.

Daripada menentukan cell secara individu setiap kali kita ingin menggunakan data yang mereka muat, kita dapat mendefinisikan cell tersebut sebagai rangkuman/range (juga disebut penamaan range). Sebagai contoh kita dapat mengkelompokkan item pada grafik sebelumnya sebagai nama range OrderItems1. Kapanpun kita kan menggunakan isi range tersebut dalam perhitungan, kita dapat menggunakan nama range daripada menentukan masing-masing cell secara individu.

Kita dapat membuat penamaan range dengan dua cara, Pertama dengan menu Insert, Metoda ini bekerja dengan baik jika kita mempunyai kolom data dengan label pada kepala kolomnya. Dengan cara ini kita mengakses kotak dialog Create Names dengan menunjuk Name pada menu Insert. Kita dapat mendefinisikan nama dengan Excel menggunakan label pada bagian paling atas cell atau Kita juga dapat mendefinisikan dan

13

menghapus nama range dengan cara, pada Insert menu, tunjuk Name, tunjuk Define dan klik Name.

Cara Kedua adalah dengan memilih range, klik Name box lalu ketik nama range. Kita dapat menampilkan nama range yang ada pada workbook dengan mengklik Name box down arrow. Pada latihan kita membuat penamaan range untuk mempersingkat acuan kelompok cell.Buka NameRange.xls

1. Klik Tools sheet tab2. Klik cell C3 dan tarik sorot ke cell C183. Pada menu Insert, tunjuk Name lalu klik Create. Kotak dialog Create

Name muncul

4. Pilih kotak check Top Row. Excel menunjuk nama Price sebagai nama range

5. Pada sudut kiri bawah jendela workbook, klik sheet Supplies6. Klik cell C4 tarik sorot ke C297. Pada menu Insert, tunjuk Name klik Define. Kotak dialog Define muncul

8. Pada kotak Names in Workbook, ketik SuppliesPrice lalu klik OK. Excel menunjuk SuppliesPrice sebagai nama range

9. Pada sudut kiri bawah jendela workbook, klik sheet Furniture10.Klik cell C4 tarik sorot hingga C1811.Klik Name box, ketik FurniturePrice lalu Enter12.Pada menu Insert , tunjuk Name lalu klik Define13.Pada daftar Name in Workbook pada kotak dialog Define Name, klik

Price14.Pada daftar Name in Workbook, hapus Price, ketik ToolsPrice lalu klik

OK15.Pada toolbar Standar, klik Save button

2. Membuat Formula untuk Perhitungan Nilai

14

Setelah menambahkan data dan mendefinisikan range, Kita dapat membuat formula atau ekspresi yang dapat melakukan perhitungan. Sebagai contoh kita dapat menghitung total biaya dari oder pelanggan.Untuk menulis sebuah formula kita mulai isi cell dengan tanda sama dengan setelah itu kita ketik formula sebagai contoh –C2+C3.Mengetik cell acuan untuk 15 hingga 20 cell dalam perhitungan akan membosankan tetapi Excel membuatnya menjadi mudah.

Untuk membuat perhitungan baru, pada Insert menu, klik Function. Kotak dialog Insert Function muncul dengan daftar Fungsi atau Formula Predefinisi yang dapat dipilih.

Berikut ini bebrapa Fungsi yang sangat bergunaNo Fungsi Aksi

1 SUM Menjumlahkan bilangan pada cell yang ditentukan

2 AVERAGE Menemukan nilai rata-rata bilangan pada cell yang ditentukan

3 COUNT Menemukan jumlah masukan pada cell yang ditentukan

4 MAX Menemukan nilai terbesar pada cell yang ditentukan

5 MIN Menemukan nilai terkecil pada cell yang ditentukan

Dua fungsi lain yang mungkin digunakan adalah Now() dan PMT(). Fungsi Now() mwmberikan nilai waktu saat workbook dibuka jadi nilai akan berubah setiap kali workbook dibuka.

Fungsi PMT() sedikit lebih komplek, PMT menghitung pembayaran dikarenakan pinjaman, menganggap bunga pinjaman dan pembayaran konstan. Untuk melakukan perhitungan PMT membutuhkan nilai bunga pinjaman, jumlah bulan pembayaran dan neraca awal. Elemen-elemen tersebut dimasukkan kedalam fungsi yang disebut argumen dan harus dimasukkan dalam urutan tertentu, Tabel berikut ini meringkas argumen pada fungsi PMT().No. Argumen Penjelasan

1 Rate Bunga pinjaman, dibagi dengan 12 untuk pembayaran bulanan

2 Nper Jumlah total pembayaran pinjaman3 Pv Jumlah pinjaman

15

4 Fv Jumlah yang ditinggalkan setelah pembayaran terakhir (biasanya kosong yang dindikasikan dengan 0)

5 Type 0 atau 1, mengindikasikan apakah pembayaran dibuat pada awal atau akhir bulan (biasanya kosong, yang dindikasikan dengan 0 atau pada akhir bulan)

Jika kita ingin meminjam $20,000 dengan bunga 8% dan dibayar selama 24 bulan,, kita dapat menggunakan fungsi PMT() untuk mengetahui cicilan bulanan. Pada kasus ini formulanya dituliskan sbb: =PMT(8%/12, 24, 20000) yang mana hasilnya adalah cicilan perbulan $904.55.

Kita juga dapat menggunakan nama range untuk mendefinisikan formula. Sebagai contoh nama range adalah Order1 mengacu pada cell C2 hingga C6, kita dapat menghitung rata-rata dari cell C2 hingga C6 dengan formula =AVERAGE(Order1). Jika kita ingin memasukkan deretan cell yang berurutan pada formula tetapi kita belum mendefinisikannya sebagai nama range, kita dapat mengklik cell pertama pada range dan menariknya hingga ke cell terakhir. Jika cellnya tidak berurutan, tekan terus Ctrl dan klik cell yang akan dimasukkan. Pada kedua cara tersebut sewaktu kita melepaskan button mouse, cell acuan yang dipilih muncul di formula.

Kegunaan lain dari formula adalah untuk menampilkan pesan sewaktu kondisi tetentu terpenuhi, Sebagai contoh, Chatherine Turner, Pemilik perusahaan Garden, akan memberikan majalah berkebun gratis ke pelanggan jika nilai penjualan lebih dari $150. formula semacam ini disebut conditional formula dan menggunakan fungsi IF. Untuk membuat conditional formula, klik cell yang dimana formula akan dibuat dan buka kotak dialog Insert Function. Dari kotak dialog pilih IF dari daftar fungsi yang ada dan klik OK. Kotak dialog Function Arguments muncul

Sewaktu kita bekerja dengan fungsi IF, kotak dialog Function Arguments akan mempunyai tiga kotak: Logical_test, Value_if_true dan Value_if_false. Kotak Logical_test memuat kondisi yang akan kita periksa. Untuk memeriksa apkah total pembelian lebih dari $150, ekspresinya adalah SUM(Order1)>150.Sekarang kita membutuhkan Excel menampilkan pesan apakah pelanggan majalah gratis. Untuk dapat menampilkan pesan pada fungsi IF kita menuliskan pesan dalam tanda kutip pada kotak Value_if_true atau Value_if_false. Pada kasus ini kita menuliskan “Memenuhi syarat mendapatkan majalah gratis pada kotak value_if_true dab kotak Value_if_false “Terima Kasih atas pembelian anda.

16

Setelah formula dibuat maka kita dapat menyalinnya ke cell yang lain, selain itu Excel akan merubah formula agar dapat bekerja di cell yang baru. Sebagai contoh pada gambar berikut:

cell D8 memuat formula = SUM(C2:C6), salin isi cell D8 dan paste kan ke cell D16, hasilnya =SUM(C10:C14). Excel telah menginterpretasikan formula sehinga pas dengan cell sekelilingnya. Excel dapat mengreintepretasikan karena formula menggunkan acuan relatif atau acuan yang dapat berubah jika formula disalin ke cell yang lain. Relatif cell hanya ditulis dalam bentuk label kolom dan baris contohnya C14. Jika kita ingin cell acuan tetap sewaktu formla disalin ke cell lain, jita dapat menggunakan acuan mutlak yakni dengan mengetikkan $ sebelum nama kolom atau baris sehingga jika kita ingin formula paada cell D16 dimana saja sewaktu disalin ke cell yang lain maka formula tersebut dituliskan seperti berikut =SUM(($C$10:$C$14).

Pada latihan ini kita akan membuat formula untuk menghitung biaya total pembelian, menyalin formula tersebut ke cell yang lain, lalu membuat formula harga rata item yang dibeli. Cell yang berisi biaya produk disimpan pada nama range OrderItemsBuka file Formula.xls

1. Klik cell D72. Pada bar Formula, ketik =SUM, tarik cell D4 hingg D5 dan ketik Enter.

Nilai $63.90 muncul pada cell D7

3. Klik cell D7 dan pada tool bar standar, klik Copy button4. Klik cell D8 dan pada toolbar Standard, klik Paste button5. Tekan Del. Menghapus isi cell D86. Pada menu Insert, klik Function

17

7. Klik AVERAGE, kemudian klik OK. Kotak dialog Function Arguments muncul

8. Ketik OrderItems, kemudian klik OK

9. Klik cell C1010.Pada menu Insert, klik Function11.Pilih daftar fungsi, klik IF dan klik OK12.Pada kotak Logical_test, ketik D7>5013.Pada kotak Value_If_true, ketik “5% Discount”14.Pada kotak Valur_If_false, ketik “No Discount”, klik OK

15.Pada toolbar Standard, Klik Save button16.Close file Formula.xls

3. Menemukan dan Memperbaiki Kesalahan pada Perhitungan

Dalam perhitungan dalam worksheet memberikan kita jawaban yang bernilai tentang data kita. Kebanyakan jawabannya adlah benar, tetapi kadang kala terjadi kesalahan pada formula kita. Excel mempermudah kita untuk menemukan sumber keslahan pada formula kita dengan mengidentifikasi cell yang digunakan dalam perhitungan dan menjelaskan suatu kesalahan terjadi. Proses memeriksa kesalahan pada worksheet disebut auditing.

Excel mengidentifikasi kesalahan dalam beberapa cara.Cara pertama adalah mengisi cell yang memuat formula yang menyebabkan kesalahan dengan error code/kode kesalahan. Pada gambar dibawah ini, cell D8 mempunyai kode kesalahan #NAME?.

18

Sewaktu cell dengan kesalahan formula adalah cell aktif , Error button muncul disebelahnya. Kita dapat mengklik button untuk menampilkan menu dengan pilihan yang menyediakan informasi tentang kesalahan dan menawarkan kita bantuan utnuk memperbaikinya. Daftar tabel berikut kode kesalahan yang sering terjadi dan artinya.No. Kode Kesalahan Penjelasan1 ##### Lebar kolom tidak cukup untuk

menampilkan nilai 2 #VALUE! Formula mempunyai tipe argumen

yang salah (seperti text dimana nilai Benar atau Salah yang dibutuhkan)

3 #NAME? Formula berisi test yang mana excel tidak mengenalinya (seperti nama range yang tidak diketahui)

4 #REF! Formula yang mengacu kepada cell tidak ada (cellnya terhapus)

5 #DIV/0! Formula mencoba membagi dengan nol

Cara lain untuk menemukan kesalahan formula adalah dengan

meyakinkan bahwa cell yang tepat memberikan nilai pada formula. Sebagai contoh kita ingin menghitung total penjualan suatu kategori produk, tetapi secara tidak sengaja kita membuat formula yang mengacu pada nama produk bukan harganya. Kita dapat mengidentifikasi bahwa kesalahan dengan mentrace cell yang ditiru/diacu(precedents), yang mana cell yang digunakan formula cell aktif. Excel mengidentifikasi cell yang ditiru dengan menggambar panah biru dari preseden cell ke cell aktif.

Kita juga dapat mengaudit worksheet dengan mengidentifikasi cell dengan formula yang menggunakan nilai yang diberikan aebuah cell. Sebagai contoh, kita mungkin memiliki total biaya dari pembelian tunggal digunakan dalam sebuah formula yang menghitung biaya rata-rata dari seluruh pembelian pada suatu hari. Cell yang menggunakan nilai cell lain dalam perhitungannya disebut dependents, yang berarti mereka tergantung dengan nilai pada cell lainya untuk menghasilkan nilai mereka. Sebagaimana mentrace preseden, kita dapat menunjuk Formula Auditing pada menu Tools dan klik Trace Dependents untuk mendapatkan panah biru dari cell aktif ke cell yang perhitungannya tergantung pada cell tersebut.

Jika cell yang didentifikasi oleh panah bitu bukanlah cell yang benar. Kita dapat menyembunyikan panah dan memperbaiki formula. Untuk

19

menghilangkan panah pada worksheet, kita tunjuk Formula Auditing pada menu Tools dan klik Remove All Arrows.

Jika kita menginginkan mempunyai elemendari kesalahan formula ditampilkan sebagai text pada kotak dialog, kita dapat menggunakan kotak dialog Error Checking dengan mengklik Error Checking pada menu Tools. Kita juga dapat menggunakan kontrol pada kotak dialog Error Checking untuk bergerak di formula selangkah setiap satu waktu, untuk mengabaikan kesalahan, atau untuk bergrak ke kesalahan berikutnya atau sebelumnya. Jika kita mengklik Options button, kita juga dapat menggunakan kontrol pada kotak dialog Options untuk merubah bagaimana Excel menentukan apa itu kesalahan dan apa yang bukan.

Sewaktu kita hanya ingin menampilkan hasil masing-masing langkah ari formula dan tidak membutuhkan kekuatuan penuh dari Tool Error Checking, kita dapat mengunakan kotak dialog Evaluate Formula untuk bergerak melalui elemen formula. Untuk menampilkan kotak dialog Evaluate Formula, tunjuk ke Formula Auditing pada menu Tools dan klik Evaluate Formula. Kotak dialog evaluate Formula lebih berguna untuk memeriksa formula yang tidak menghasilkan kesalahan tetapi tidak menghasilkan nilai yang diharapkan.

Yang terakhir, kita dapat memonitor nilai cell tanpa memandang dimana kita berada di workbook dengan membuka watch window yang menampilkan nilai cell. Sebagai contoh jika salah satu dari formula kita menggunakan nilai dari worksheet yang lain atau workbook yang lain, kita dapat mengatur pengamatan pada cell yang mengandung formula dan mengubah nilai pada cell yang lain. Untuk menset Watch, klik cell yang ingin diamati, tunjuk ke Formula Auditing pada menu Tools, dan klik Show Watch Window, Klik Add Watch untuk memonitor cell yang dipilih.

Segera setelah kita ketik nilai baru, Watch window menampilkan hasil baru dari formula. Sewaktu telah selesai pengamatan, pilih pengamatan, klik Delete Watch dan tutup Watch Window.

20

Pada latihan ini, kita menggunakan kemampuan formula auditing untuk mengidenifikasi dan memperbaiki formula.Buka file FindErrors.xls

1. Klik cell D202. Pada menu Tools, tunjuk Formula Auditing, dan kemudian klik Show

Watch Window.3. Klik Add Watch, dan kemudian klik Add in pada kotak dialog Add

Watch. Cell D20 muncul di jendela pengamatan4. Klik cell D8. =SUM(C2:C6) muncul pada bar Formula.5. Pada menu Tools, tunjuk Formula Auditing kemudian klik Trace

Precedents. Panah biru muncul antara cell D8 dan kelompok cell C2 ke C6, mengindikasikan bahwa cell pada range C2:C6, mengacu nilai cell D8.

6. Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing dan kemudian klil Remove All Arrows.

7. Klik cell A18. Pada menu Tools, klik Error Checking9. Klik Next. Kesalahan pada cell D8 muncul kotak dialog Error Checking10.Klik Close button untuk menutupkotak dialog Error Checking11.Pada menu Tools, tunjuk Formula Auditing dan kemudian klik Trace

Error. Panah biru muncul, menunjuk ke cell D20 dari cell D7 dan D15. Panah ini mengindikasikan bahwa penggunaan nilai (atau kekurangan nilai) pada cell indikasi menghasilkan kesalahan pada cll D20.

12.Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing, klik Remove All Arrows13.Pada bar Formula, hapus formula yang ada, ketik =AVERAGE(D8, D16),

dan tekan Enter14.Klik cell D2015.Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing, dan kemudian klik Evaluate

Formula. Kotak dialog Evaluate Formula muncul dengan formula dari cell D20

16.Klik Evaluate. Hasil dari formula D20 muncul17.Klik Close18.Pada Watch Window, klik pengamatan pada daftar19.Klik Delete Watch20.Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing dan kemudian klik Hide

Watch Window

21

21.Pada toolbar Standard, klik Save button22.Tutup file

4. Membuat GrafikUntuk menampilkan data secara grafis, pilih cell yang ingin kita

tampilkan dan kemudian klik Chart wizard button.

Pada halaman pertama pada Chart Wizard, pilih Tipe dan Subtipe dari chart yang kita inginkan. Sewaktu kita klik tipe chart, subtipe chart untuk tipe tersebut akan muncul pada bagian Chart sub-type.Kita juga dapat melakukan preview bagaimana data kita muncul dalam bentuk chart yang dipilih menggunakan Press and Hold to View Sample button. Setelah Tipe dan Subtipe chart dipilih klik Next.

Pada halaman ini, yakinkan bahwa kotak Data range mempunyai cell acuan untuk digunakan membuat chart, dan pilihlah apakah data akan diatur berdasarkan baris atau kolom.Setelah itu klik tab Series untuk menamai data atau nilai yang digunakan untuk mendefinisikan isi chart.

Rangkuman cell yang digunakan untuk membuat chart mempunyai label data, sehingga label yang benar muncul pada wizard, periksa label urutan dan range benar dan kemudian klik Next.

22

Pada wizard diatas mengizinkan kita mengatur tampilan chart, seperti menambahkan judul chart dan label untuk aksis hosrisontal (X) dan Vertikal (Y). Setelah kita ketik label atau judul, preview dari chart akan berubah merefleksikan tambahan yang dibuat. Pada tab Other, kita dapat merubah tampilan dari chart seperti gridline, memnyembunyikan legend dll.Setelah puas dengan tampilan, klik Next untuk Wizard yang terakhir.

Pada wizard ini, kita dapat memilih untuk membuat chart kita pada sheet yang baru dengan memilih As new sheet option button atau sebagai bagian dari worksheet yang ada dengan memilih As object in option button, nama dari worksheet yagn dipilih tertera pada kotak daftar tsb. Sewaktu kita klik Finish maka grafik akan muncul pada worksheet.

Pada latihan ini, kita membuat grafik menggunakan Chart Wizard, merubah ukuran grafik, merubah tampilan chart dan kemudian merubah fill effect grafik.Buka file CreateChart.xls

1. Pilih cell C1:G13, lalu klik Chart Wizard button2. Klik daftar Chart List, klik Column dan kemudian pada Chart Sub-type,

klik subtype pertama3. Klik Next4. Pilih tab Series, periksa kotak Categoty (X) axis labels memuat bulanan

(=ByCategory!$C$2:$C$13) dan empat deret lain adalah Tools, Supplies, Furniture dan Plants

5. Klik Next6. Pada kotak Chart title, ketik Monthly Sales by Category dan tekan Tab7. Pada kotak Category (X) axis, ketik Month dan tkan Tab8. Pada korak Value (Y) axis, ketik Sales dan kemudian klik Next9. Klik Finish untuk menerima pilihan default untuk membuat grafik

sebagai bagian worksheet ByCategory

23

10. Tarik grafik hingga melingkupi cell C17:G3011. Rengkuh sizing handle pada sudut kanan bawah dari grafik, dan tarik

sudut kanan bawah dari cell H3312.Klik kanan dimana saja pada grafik, dan kemudian dari menu shortcut,

klik Format Chart Area.

13.Pada bagian Border, klik Custom Option button14.Klik panah kebawah Weight, kemudian dari daftar pili item paling

bawah15.Pilih kotak check Shadow16.Pada bagian Area, klik Fill Effects button17.Klik tab Texture 18.Klik Teksture pada sudut kiri atas19.Klik OK20.Klik OK21.Klik Save button22.Tutup file

5. Membuat DiagramExcel memiliki tool untuk membuat diagram, dengan membuka menu

Insert dan kemudian mengklik Diagram, maka akan muncul kotak dialog Diagram Gallery.Tabel berikut ini daftar dari 6 tipe diagram pada Diagram Gallery.No. Diagram Penjelasan1 Organization chart Digunakan untuk menunjukkan

24

hubungan hirarki, seperti dalam suatu perusahaan

2 Cycle Diagram Digunakan untuk menunjukkan proses dengan siklus yang berkelanjutan

3 Radial Diagram Digunakan untuk menunjukkan hubungan antara elemen inti

4 Pyramid Diagram Digunakan untuk menunjukkan hubungan dasar pondasi, seperti urutan keterampilan

5 Venn Diagram Digunakan untuk menunjukkan area yang overlap diantara beberapa item

6 Target Diagram Digunakan untuk menunjukkan langkah-langkah menuju tujuan

Setelah mengklik button yang mewakili tipe diagram yang kita inginkan, klik OK akan menambahkan diagram pada worksheet kita. Kemudian kita dapat mengedit elemen dari diagram dengan menggunakan Format AutoShape.

Pada latihan ini, kita akan membuat Organization Chart, mengisi bentuknya, menambahkan bentuk, merubah layout diagram tanpa merubah informasi yang ada padanya dan merubah dalah satu elemen diagram.Buka file Diagram.xls

1. Pada menu Insert, klik Diagram2. Klik organization chart button pada kiri atas kotak dialog dan klik OK.

Muncul diagram pada worksheet aktif dan toolbar Organization chart

3. Klik bentuk atas pada Organization chart, ketik Owner, dan klik ruang kosong pada Org. chart

4. Klik bentuk pada kiri baris kedua, ketik Product Manager, klik ruang kosong pada Org. chart

5. Klik bentuk pada tengah baris kedua, ketik Sales Manager, klik ruang kosong pada Org. chart

6. Klik bentuk pada kanan baris kedua, ketik landscaping Manager, klik ruang kosong pada Org. chart

7. Klik bentuk Products Manager8. Pada toolbar Organization chart, klik panah kebawah Insert Shape, dan

klik Subordinate

25

9. Klik new shape, ketik Warehouse, dan klik ruang kosong pada Org. chart

10.Klik bentuk Owner11.Pada toolbar Organization chart, klik panah kebwah Layout dan klik

Right Hanging. Pada bentuk satu level kebawah, bentuk Owner berubah ke susunan right-hanging.

12.Klik bentuk Products Manager13.Pada toolbar Organization chart, klik panah kebwah Layout dan klik

Right Hanging

14. Klik border dari bentuk Owner15. Pada menu Format. Klik AutoShape16. Pilih tab Font, dan kemudian Font Style, klik Bold17.Klik OK18.Klik Save button19.Tutup file

6. Membatasi Data yang Muncul pada LayarAspek penting sewaktu bekerja dengan jumlah data yang besar adalah

kemampuan melakukan membidik pada data yang lebih penting pada worksheet, apakah data itu mewakili 10 hari terbaik dalam penjualan bulan itu atau penjualan produk yang lambat yang dibutuhkan evaluasi kembali. Pada Excel ada sejumlah tool yang berdayaguna dan fleksible yang mana dapat membatasi yang ditampilkan. Sewaktu Excel menampilkan sebagian kumpulan data, kita harus membuat keputusan, kita dapat melakukan perhitungan pada data. Kita dapat menemukan persentasi penjualan bulanan yang dibuat dari 10 hari terbaik dalam sebulan, mendapatkan total penjualan untuk hari tertentu dalam satu minggu, atau melokasikan hari bisnis yang paling lambat dalam sebulan.

Excel dapat memuat data sebanyak yang kita butuhkan, tetapi mungkin kita tidak ingin bekerja dengan seluruh data pada sebuah worksheet dalam waktu yang sama. Sebagai contoh, kita ingin melihat hasil penjualan pertama, kedua dan terkahir bulan ketiga. Kita dapat membatasi data yang ditunjukkan pada worksheet dengan membuat Filter.Untuk membuat filter, klik cell dalam kelompok yang ingin difilter dan gunkan menu Data dan hidupkan AutoFilter. Sewaktu AutoFilter diaktifkan, panah kebawah muncul pada cell yang Excel kenali sebagai label kolom.Mengklik panah kebawah menampilkan daftar nilai dan pilihan. Beberapa item pertama pada daftar adalah pilhan filter, seperti apakah kita ingin menampilkan nilai top 10 pada kolom, membuat custom filter, atau menampilkan semua nilai pada kolom.

Pada latihan ini, kita membuat filter untuk menunjukkan top 5 hari penjualan pada bulan January, menunjukkan nilai penjualan pada hari Senin

26

selama bulan yang sama, menampilkan hari dimana nilai penjualan paling sedikit $3,000, memilih hari-hari acak pada satu bulan untuk diaudit dan menghasilkan daftar nilai unik dari kolom worksheet.Buka file Filter.xls

1. Klik Tab sheet January2. Klik cell P53. Pada menu Data, tunjuk Filter dan klik AutoFilter4. Pada cell P5, klik panah kebawah, dari daftar yang muncul, Klik (Top

10…)

5. Klik pada kotak bagian tengah, hapus 10, ketik 5 dan klik OK.

6. Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter. Baris filter hilang

7. Klik cell B58. Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter9. Pada cell B5, klik panah kebawah dan dari daftar nilai kolom unik, klik

Mon10.Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter11.Klik cell P5,. Dan kemudian pada menu Data, tunjuk Filter dan Klik

AutoFilter12.Pada cell P5, klik panah kebawah dan kemudian dri daftar yang

muncul, klik (Custom…). Kotak dialog Custom AutoFilter

13.Pada bagian kiri atas, klik panah kebawah, dari daftar yang muncul, klik greater than atau equal to

14.Pada kotak bagian kanan atas, ketik 3000 dan klik OK. Hanya baris dengan total paling sedikit 3000 yang ditampilkan

27

15.Pada menu Data, tunjuk Filter, dan kemudian klik AutoFilter16.Pada menu Data, tunjuk Filter, dan kemudian klik AutoFilter17.Pada cell P5, klik panah kebawah dan kemudian dari daftar nilai kolom

unik yang muncul, klik 2236. Semua baris kecuali baris yang mengandung 2236 pada kolom P hilang.

18.Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter19.Pada cell Q5, ketik Audit 20.Pada cell Q6, ketik +RAND()<17%. Jika hasil fungsi RAND lebih kecil

dari 17%, cell Q6 akan menampilkan TRUE sebaliknya FALSE21.Tarik AutoFill handle dari cell Q6 ke cell Q36

22.Pada menu Data, tunjuk Filter, dan kemudian klik Advanced Filter23.Bersihkan kotak List Range, dan kemudian klik cell B5 dan tarik ke cell

B3624.Pilih Kotak check Unique records only, dan kemudian klik OK

25.Pada menu Data, tunjuk filter, lalu klik Show All26.Pada toolbar Standard, klik Save button27.Tutup file

7. Melakukan Perhitungan pada data yang di Filter

Sewaktu kita memfilter worksheet, kita membatasi data yang muncul. Kemampuan untuk memfokuskan data yang sangat vital terhadap kebutuhan kita sangatlah penting, tetapi ada keterbatasan. Salah satu keterbatasan tersebut adalah formula yang telah kita buat tidak merubah perhitungan mereka, walaupun beberapa baris yang digunakan oleh formula disembunyikan oleh filter.

28

Ada dua cara untuk mendapatkan total dari sekelompok cell yang difilter. Metoda pertama menggunakan AutoCalculate, kita tidak dibatasi untuk emndapatkan jumlah dari cell yanf dipilih. Untuk menggunakan AutoCalculate, pilih cell yang totalnya ingin diketahui. Sewaktu kita melakukannya total untuk cell yang dipilih muncul pada status bar di tepi bawah jendela Excel.

Kita kita menggunakan AutoCalculate, kita tidak dibatasi hanya pada fungsi sum saja, tetapi juga fungsi yang lainnya dengan mengklik kanan AutoCalculate pane dan pilih fungsi yang kita inginkan dari menu shortcut yang muncul.

Data yang didapatkan menggunkan AutoCalculate tidak ditampilkan diworksheet. Untuk menampilkannya kita gunakan fungsi SUBTOTAL.

Pada latihan ini, kita menggunakan AutoCalculate untuk menemukan total dari sekelompok cell yang difilter, membuat fungsi SUBTOTAL untuk membuat nilai yang sama muncul pada worksheet, dan mengedit fungsi SUBTOTAL sehingga dia menghitung rata-rata daripada jumlah.Buka file Calculations.xls

1. Klik tab sheet January2. Klik cell P53. Pada menu Data, tunjuk Filter dan klik AutoFilter4. Pada cell P5, klik panah kebawah button dan kemudian dari list yang

muncul, klik (Top 10…)5. Klik OK6. Kotak dialog Top 10 AutoFilter menghilang, dan pada baris 10 nilai

tertinggi ditampilkan di kolom P7. Klik cell P6 dan tarik ke cell P27

8. Klik cell P37, dan kemudian pada toolbar Standard, klik AutoSum button. Formula =SUBTOTAL(9,P6:P36) muncul

9. Press Enter10.Klik cell P37 dan kemudian pada bar Formula, edit formula sehingg

terbaca =SUBTOTAL(1,P6:P36) dan kemudian tekan Enter11.Klik cell P37 dan tekana Del12.Pada toolbar Standard, klik save button13.Tutup file

8. Menyortir Daftar DataKadang-kadang data yang kita tidak dapat menjawab pertanyaan yang

kita inginkan, seperti total penjualan tertinggi, yang mana tertinggi

29

berikutnya dan seterusnya. Untuk mendapatkan informasi seperti itu kita harus memisah-misahkan data kita.

Sewaktu kita menyortir data pada worksheet, kita mengatur kembali baris worksheet berdasarkan isi dari cell pada kolom tertentu.Kita dapat menyortir sekumpulan baris dari worksheet denan beberapa cara, tetapi langkah pertama adalah mengidentifikasi kolom yang akan memberikan nilai bagaimana baris disortir.

Sort Ascending button digunakan untuk menyortir data dari yang kecil ke yang besar dan sebaliknya Sort Descending button menyortir dari yang besar hingga ke yang kecil.

Excel dapat menyortir isi dari worksheet berdasarkan nilai pada daftar yang telah dikenal, jika dibutuhkan kita dapat membuat daftar nilai lainnya menggunakan tab Custom List pada kotak dialog Option

Daftar default dari hari pada Excel dimulai dengan Sunday, jika kita ingin merubahnya dengan memulai pada hari Monday, maka kita membuat hari pertama pada daftar adalah Monday dan Sunday yang terakhir.

Pada latihan ini, kita menyortir worksheet mengunakan Sort Ascending button, menggunakan kotak dialog Sort untuk menyortir worksheet berdasarkan isi baris yang lebih dari satu baris, membuat urutan sorting khusus dan menggunakan urutan tersebut.Buka file Sorting.xls

1. Klik tab Sales2. Klik cell A1 tarik ke cell A323. Pada toolbar Standard klik Ascending button. Data pada rangkuman

cell yang dipilih disortir secara ascending. Catatan cell pertama yang mengandung label data tidak dimasukkan dalam sortiran

4. Klik tab AllInfo sheet5. Klik cell A1 dan tarik ke D326. Pada menu Data, klik Sort. Muncul kotak dialog

7. Klik panah kebawah Sort by dan klik Sales8. Klik panah kebawah Then by, dari daftar yang muncul klik Weekday

30

9. Klik OK

10.Klik Undo button11.Klik cell G2 dan tarik ke cell G812.Pada menu Tools, klik Options13.Klik tab Custom Lists. Muncul halaman Custom Lists, dengan

$G$2:$G$8 pada daftar Import dari kotak cell14.Klik Import15.Klik OK16.Klik cell A1 tarik ke cell D3217.Pada menu Data, klik Sort18.Klik panah kebawah Sort by, dan kemudian klik Weekday19.Klik Options button. Muncul kotak dialog Sort Options

20.Klik panah kebawah Frst Key sort order, dan kemudian dari daftar, klik Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun

21.Klik OK

22.Klik Save button23.Tutup file

Bab III Menformat Data dan Isi (Main Skill number XL03S-3)

Pada Bab ini kita akan mempelajari:1. Merubah Tampilan Data2. Menggunakan format yang ada3. Membuat bilangan lebih mudah utnuk dibaca4. Merubah Tampilan data berdasarkan nilainya5. Membuat cetakan lebih mudah untuk diikuti6. Posisi data pada dokumen

31

Aspek penting dalam bekerja dengan data yang dimasukkan ke dalam workbook adalah meyakinkan bahwa data nudah untuk dibaca. Excel memberi kita banyak variasi untuk membuat data mudah untuk dimengerti, Contohnya kita dapa merubah font, ukuran huruf atau warna untuk menampilkan isi cell. Kita juga dapat merubah tampilan data pada cetakan, seperti merubah margin printer atau menambahkan informasi pada atas atau bawah setiap halaman.

1. Merubah Tampilan DataExcel dapat memuat dan memproses sejumlah besar data, tetapi

sewaktu kita mengelola spreadsheet yang banyak jumlahnya ini mungkin susah untuk diingat dari judul worksheet data apa saja yang disimpan disana. Label data memberi kita dan rekan kita informasi tentang dat pada worksheet, tetapi penting untuk memformat labelnya sehinga secara visual menonjol. Untuk membuat label data atau data lainnya menonjol kita dapat memformat cell yang mana data disimpan.Kebanyakan dari alat yang kita butuhkan untuk merubah format cell dapat ditemukan pada toolbar Formatting.

Kita dapat menggunakan button tersebut untuk memformat cell kita dengan cara memilih cell yang akan diformat lalu mengklik bentuk format yang diinginkan. Untuk menghilangkannya maka pilih lagi cell tersebut dan klik button format yang sama.

Pada latihan ini menekankan pada judul worksheet dengan merubah format data cell, menambahkan border ke cell, dan kemudian merubah warna cell, Setelah semua tugas selesai , kita merubah default font workbook.Buka file Format.xls

1. Klik tab sheet January2. Klik cell E23. Pada toolbar Formatting, klik ukuran font panah kebawah, dari daftar

yang muncul, klik 144. Pada toolbar Formatting, klik Bold button5. Klik kepala baris 56. Pada toolbar Formatting, klik Center button

7. Klik cell E2

32

8. Pada toolbar Formatting, klik panah kebawah pada kanan Border button, dan kemudian dari daftar yang muncul, klik Draw Borders

9. Klik tepi kiri cell E2 dan tarik ke tepi kanan. Border muncul diseliling E210.Pada toolbar Border, klik close button11.Pada toolbar Formatting , klik panah kebawah Fill Color. Palete Fill

Color muncul12.Pada palete Fill Color, klik kotak kuning13.Pada menu Tools, klik Options14.Klik tab General, klik panah kebawah Standard Font dan pilih Courier

New15.Klik panah kebawah Size, pilih 9 dan klik OK16.Klik OK untuk menghilangkan kotak dialog yang muncul17.Pada toolbar Standard, klik save button18.Tutup file

2. Menggunakan Format Data yang AdaBekerja dengan Excel, kita mungkin mengembangkan format yang

kita inginkan untuk data, judul dan elemen worksheet yang lain. Daripada menambahkan format karakterisitik suatu elemen pada satu waktu pada cell tujuan, kita dapat menyimpan format tersebut dan menggunakannya sewaktu dibutuhkan, Kita dapat menemukan predefined format pada kotak dialog Style.

Kita dapat menggunakan style yang ada ke cell dari kotak dialog Style. Jika tidak ada satupun style yang ada seperti yang kita inginkan, kita dapat membuat style kita sendiri dengan mengetikkan style yang baru pada kotak Style name dan kemudian klik Modify. Kotak dialog Format Cell muncul.

Setelah kita mengatur karakteristik style baru kita, klik OK untuk membuat style secara permanen ada.

Kotak dialog Style memang serbaguna, tetapi jadi tidak tepat jika yang kita inginkan membuat perubahan pada cell yang kita buat ke cell yang lainnya. Untuk melakukan ini kita dapat menggunakan toolbar Standard Format Painter button, hanya dengan mengklik cell dengan format yang kita inginkan, klik Format Painter button, dan pilih cell tujuan.

33

Tentu jika kita ingin merubah format seluruh worksheet, Format Painter Style tidaklah efisien. Excel memberikan tool AutoFormat yang mana mertupakan pola predefined format untuk kelompok cell. Untuk menggunakan AutoFormat, klik cell yang ingin diformat, pada menu Format, klik AutoFormat. Pada kotak dialog AutoFormat pilih autoformat yang diinginkan dan klik OK.

Pada latihan ini, kita membuat style, menggunakan style baru pada label data, dan kemudian menggunakan Format Painter untuk menggunakan style ke isi cell yang lain. Akhirnya kita menggunakan AutoFormat.Buka file CreateNew.xls

1. Klik tab sheet January2. Klik cell C33. Pada menu Format, klik Style4. Pada kotak Style name, hapus nilai yang ada dan krtik Emphasis5. Klik Modify. Kotak dialog Format Cells muncul6. Klik tab Font7. Pada kotak Font style, klik Bold Italic8. Kik tab Alignment9. Pada kotak Horizontal, klik panah kebawah dan dari daftar yang

muncul klik Center10.Klik OK11.Klik OK12.Pada toolbar Standard, klik Format Painter button13.Klik cell B514.Pilih cell A3 hingga P3815.Pada menu Format, klik AutoFormat16.Gulung daftar, klik daftar 3 AutoFormat dan klik OK17.Pada toolbar Standard, klik save button18.Tutup file

3. Membuat Bilangan mudah untuk dibacaMerubah format cell pada worksheet dapat membuat data lebih mudah

untuk dibaca, keduanya dengan mengatur label data bagian dari data actual dan menambahkan border untuk mendefinisikan batasan antara label dan data menjadi lebih jelas. Tentunya, menggunakan pilihan fomat untuk merubah font dan isi cell tidak begitu banyak menolong jika dengan tipe data yang istimewa seperti tangal, nomor telepon atau mata uang.

Sebagai contoh. Anggaplah telepon di Amerika yang mempunyai 10 angka yang dibagi menjadi tiga angka kode area, tiga angka pertukaran, dan empat angka jalur telepon yang ditulis dalam bentuk (###) ###-####. Jelas mungkin kita menuliskan nomer telepon tersebut dengan format yang diharapkan, tetapi lebih sederhana jika kita hanya mengetikkan urutan 10 angka dan Excel merubah tampilan datanya untuk kita.

Kita dapat mengharapkan format nomer telepon tersebut dengan membuka kotak dialog Format Cells lalu ntab number dan ditampilkan pada format kategori khusus.

34

Klik Phone Number dari daftar Type, sebagimana kita lihat dengan membandingkan isi dari cell aktif dan isi dari bar formula dari gambar berikut, data dasar tidak berubah, hanya tampilannya saja yang berubah.

Kita juga dapat membuat format angka khusus untuk menambahkan kata atau kalimat ke angka dalam cell, Untuk membuatnya klik tab Number, pada daftar Category, klik Custom untuk menampilkan format bilangan yang ada pada daftar Type. Kita dapat mengklik format dasar yang kita inginkan dan memodifikasinya pada kotak Type. Sebagai contoh, klik format 0.00 menyebabkan Excel memformat bilangan dalam cell dengan dau digit setelah titik.

Untuk membuat format khusus, klik kotak Type dan tambahkan ke format symbol apa saja atau text yang kita inginkan. Sebagai contoh, ketik tanda dollar dikiri format dan “per month” dikanan format yang ada menyebabkan bilangan 1500 ditampilkan $1500.00 per month.

Pada latihan ini, kita menempatkan format tanggal, nomor telepon dan mata uang ke sekelompok cell di worksheet. Setelah kita menempatkan format, kita mengujinya.Buka file EasyRead.xls

1. Klik cell B42. Pada menu Format, klik Cells3. Klik tab Number4. Pada daftar Kategori, klik Date

5. Pada daftar Type, klik*3/14/016. Klik OK7. Pada toolbar Standard, klik format Painter button8. Klik cell B5 dan tarik ke cell B23

35

9. Klik cell J410.Pada menu Format, klik Cells11.Pada daftar Kategori, klik Special12.Pada daftar Type, klik Phone Number dan klik OK13.Pada toolbar Standard, klik Format Painter button14.Klik cell J5 and tarik ke cell J2315.Klik cell K416.Pada menu Format, klik Cells17.Pada daftar Category, klik Custom

18.Pada daftar Type, klik #.##0.0019.Pada kotak Type, klik dikiri format yang ada dengan $ dan pada kanan

format “total”20.Klik OK21.Pada toolbar Standard, klik Format Painter button22.Klik cell K5 dan tarik ke cell K2323.Pada cell B4, ketik January 25, 2004 dan tekan Enter24.Pada cell C4, ketik C10000125.Pada cell D4, ketik Steven26.Pada cell E4, ketik Levy27.Pada cell f4, ketik 6789 Elm Street28.Pada cell G4, ketik Redmond29.Pada cell H4, ketik WA30.Pada cell I4, ketik 8706331.Pada cell J4, ketik 425555010232.Pada cell K4, ketik 240033.Pada toolbar Standard, klik save button34.Tutup file

4. Merubah tampilan Data berdasarkan Nilainya

Mencatat penjualan, batas kredit dan data bisnis lainnya pada worksheet, mengizinkan kita membuat keputusan penting tentang bisnis kita. Kita dapat membuat data kita menjadi lebih mudah untuk diinterpretasikan dengan cara Excel mengubah tampilan data berdasarkan nilainya. Format ini disebut conditional format karena data harus memenuhi kondisi tertentu. Sebagai contoh, jika Chaterine ingin menyorot hari sabtu yang mana penjualan harian pada perusahaan Garden melebihi $4.000, Dia dapat mendefinisikan conditional format yang menguji nilai pada cell yang

36

mencatat total penjualan, dan akan merubah format isi cell sewaktu kondidi terpenuhi.

Untuk membuat conditional format, klik cell yang kita inginkan, bika menu Format, klik Conditional Foramtting untuk membuka kotak dialog Conditional Formatting sbb:

Kotak pertama, mengizinkan kita memilih seperti apa kondisi yang mengikuti pada isi cell atau formula. Hampir pada setiap kesempatan, kita akan menggunakan isi cell sebagai nilai uji untuk kondisi.Kotak Kedua, memilih perbandingan yang dibuat, tergantung pada perbandingan yang dipilih, kotak dialog akan ada satu atau dua yang mana kita memasukkan nilai yang digunakan pada perbandingan. Perbandingan default between membutukan dau nilai, sebaliknya perbandingan less than membutukan satu.Kita juga dapat membuat kondisi lebih dari satu dengan mengklik Add button.

Pada latihan ini, kita membuat sederet conditional format utnuk merubah tampilan data pada cell worksheet menampilkan batas kredit pelanggan perusahaan Garden.Buka file Conditional.xls

1. Click cell K42. Pada menu Format, klik Conditional Format3. Pada kotak daftar kedua, klik panah kebawah dan kemudian dari daftar

klik between4. Pada kotak argument pertama, ketik 10005. Pada kotak argument kedua, ketik 20006. Klik Format button7. Klik tab Font8. Pada kotak Color, klik panah kebawah dan kemudian, dari palete

warna, klik kotak biru9. Klik OK10.Klik Add button11.Pada kotak daftar kedua, klik panah kebawah, dari daftar klik between12.Pada kotak argument pertama, ketik 200013.Pada kotak argument kedua, ketik 250014.Klik Format button15. Pada kotak Color, klik panah kebawah dan kemudian, dari palete

warna, klik kotak hijau16.Klik OK17.Klik OK18.Pada cell K4, klik Fill handle, dan arik ke cell K619.Isi dari cell K5 dan K6 rubah ke $2,400.00, dan Auto Fill Options button

muncul20.Klik Auto Fill Options button, dan dari daftar yang muncul, klil

Formatting Only. Isi dari cell K5 dan K6 kembali ke nilai sebelumnya.

37

21.Pada toolbar Standard, klik save button22.Tutup file

Bab IV Kolaborasi (Main Skill Number XL03S-4)

1. Mengelola KomentarExcel membuat mudah kita dan rekan kita untuk menyisipkan

kom,entar pada cell workbook, menambahkan pengetahuan yang mendalam memlebih data pada cell. Sebagai contoh, jika penjualan secara pengecualian tinggi untuk satu jam pada hari tertentu, Manajer yang bertugas dapat menambahkan komentar pada cell yang mana Dia mencatat penjualan pada jam tersebut.

Sewaktu kita menambahkan komentar , sebuah bendera muncul pada sudut kanan paling atas cell. Jika penunjuk mouse melewati atas cell dengan komentar. Komentar dapat muncul pada kotak setelah cell

Kita dapat menambahkan komentar dengan mengklik cell dan pada menu Insert klik Comment. Sewaktu kita lakukan, bendera komentar muncul pada cell dan kotak perintah muncul setelah cell. Kita dapat mengetik komentar pada kotak, ketika selesai klik cell lain untuk menutup kotak.

Jika kita ingin komentar ditampilkan setiap waktu worbook dibuka, klik kanan cell yang ada komentarnya dan kemudian klik Show, kita dapat menyembunyikan komentar dengan mengklik Hide, Menghapusnya dengan mengklik Delete Comment, atau membuka komentar untuk diedit dengan mengklik Edit Comment.

Jika kita ingin memilih setiap cell yang mempunyai komentar, kita dapat melakukannya pada menu Edit, klik Go To, pada kotak dialog Go To, klik Special untuk menampilkan kotak dialog Go To Special, Pilih Comment dan Klik OK.

38

Pada latihan ini, Kita menambahkan komentar pada dua cell. Kemudian kita menyorot cell yang mengandung komentar, mereview komentar dan menghapusnya.Buka File Comments.xls

1. Klik cell D32. Pada menu Insert, Kik Comment. Muncul area komentar

3. Klik area komentar, dan klik cell F54. Gerakkan mouse diatas cell D35. Pada menu Insert, Klik Comment6. Pada area komentar, ketik Diharapkan dapat membuat Furniture

sendiri pada tahun 2006, klik area yang lain untuk menutup komentar7. Pada menu Edit, klik Go To. Muncul kotak dialog Go To8. Klik Special. Muncul kotak dialog Special9. Pilih Comment option button dan klik OK, cell D3 dan F5 dipilih10.Klik cell selain cell D3 atau F5, untuk membersihkan pilihan11.Klik kanan cell D3 dan kemudian dari menu shortcut yan muncul, klik

Delete Comment. Komentar dihapus pada cell D312.Pada toolbar Standard, klik Save button.13.Tutup file

39

Bab V Mengelola Workbook (Main Skill Number XL03S-05)

Pada Bab ini dipelajari:1. Menggunakan daftar data sebagai Template untuk daftar yang lain2. Membuat Hyperlink3. Bekerja dengan lebih dari satu kumpulan Data4. Membuat cetakan lebih mudah untuk diikuti5. Posisi data pada dokumen6. Mencetak Daftar Data7. Mempublish worksheet pada web

1. Menggunakan daftar data sebagai Template untuk daftar yang lain

Setelah kita memutuskan tipe data yang ingin disimpan pada sebuah workbook dan seperti apa tampilan dari workbook tersebut, kita mungkin ingin membuat workbook yang sama tanpa harus membuat semuat format dan formula yang sama, maka setelah kita memastikan rancangan workbook kita, kita dapat menyimpannya sebagai Template atau pola untuk workbook yang sama yanga kana dibuat diwaktu mendatang.

Untuk membuat template dari workbook yang ada, kita simpan contoh workbook dengan jenis file template, yang mana dengan memilihnya pada daftar drop-down Save as type pada kotak dialog Save as. Jika kita ingin merubah template, setelah dilakukan perubahan lalu simpan seperti biasa, maka template kita akan berubah.

Sewaktu kita merubah tipe file ke Template, Excel merubah direktori aktif ke default Microsoft office 2003 direktori template. Jika kita ingin merubah direktori template kita maka pada menu Tools, klik Options, klik tab General dan ketikan direktori yang kita inginkan pada At startup, open all files in box.

Pada latihan ini, kita membuat sebuah template untuk menjejak penjualan bulanan pada perusahan Garden. Kita akan menghapus worksheet

40

yang tidak dibutuhkan dari template, menyimpan file dengan tipe template dan menggunakan template batu kita untuk membuat workbook.Buka file TemplateStart.xls

1. Pada tab bar, disudut kiri bawah dari jendela workbook, klik kanan tab Sheet2, dari menu shortcut, klik Delete. Sheet2 menghilang.

2. Pada tab bar, disudut kiri bawah dari jendela workbook, klik kanan tab Sheet3, dari menu shortcut, klik Delete. Sheet3 menghilang.

3. Pada menu File, klik Save as. Muncul kotak dialog Save as.4. Klik panah kebawah Save as type, dan dari daftar yang muncul. klik

Template(*.xlt). Direktori aktif berubah ke default Office 2003 direktori Template.

5. Pada kotak File name, hapus nama yang ada dan ketik Monthly Sales6. Klik Save7. Klik button penutup Template. MonthlySales.xlt ditutup.8. Pada menu File, klik MonthlySales9. Klik kolom header kolom B.10.Pada toolbar Formatting, kik button Center.11.Pada toolbar Standard, klik button Save.12.Klik button penutup Template. TemplateStart ditutup.13.Pada menu View, Klik Task Pane, klik panah kebawah Task Pane dan

pilih New Woorbook. New Workbook Task Pane muncul.14.Pada bagian template pada Task Pane, klik On my computer. Kotak

dialog template muncul.15.Pada kotak dialog template, double klik MonthlySales.xlt. Workbook

baru bernama MonthlySales1.xls muncul.16.Pada toolbar Standard, klik button Save.17.Pilih MultipleSources exercise directory, dan pada kotak File name,

ketik December.18.Klik Save19.Pada menu Tools, klik Options20.Klik tab General21.Pada At startup, open all files in box, ketik C:\SBS\Excel\

MultipleSources22.Klik Cancel23.Pada toolbar Standard, klik Button Save.24.Tutup file

2. Membuat HyperlinkSalah satu tanda resmi WWW (World Wide Web) adalah doumen

diterbitkan pada Web yang mempunyai acuan-acuan atau hyperlink untuk menunjuk ke dokumen yang sama atau dolumen Web ang lain. Sebuah fungsi Hyperlink lebih banyak seperti hubungan antara dua cell atau dua file, tapi hyperlink dapat mencapai komputer mana saja pada Web, tidak saja pada jaringan tertentu. Hyperrlink yang belum pernah diklik akan tampak dengan text biru yang digarisbawahi dan hyperlink yang sudah diklik tampak dengan text ungu digarisbawahi, tetapi setting tersebut bias dirubah.

Untuk membuat hyperlink, klik kanan cell yang ingin kita sisipkan hyperlink, kemudian pada menu shortcut yang muncul, klik Hyperlink. Kotak dialog Insert Hyperlink muncul.

41

Kita dapat memilih satu dari empat target dari hyperlink: an existing File or Web page, a place in the current document, a new document you create on the spot, or an e-mail address.

Untuk membuat hyperlink ke file yang lain atau Web page yang ingin kita hubungkan, kita dapat mengklik button Browsed Pages atau Recent Files untuk menampilkan Web pages atau file pada daftar History.

Jika kita ingin membuat hyperlink ke tempat lain pada dokumen Excel sekarang, klik button Place in This Document untuk menampilkan daftar target yang ada pada workbook sekarang.

Untuk memilih yang ingin kita rujuk, klik nama worksheet pada kotak Or select a place in this document. Sewaktu kita melaukan itu, pada kotak Text to display muncul nama worksheet dan cell A1.

Jika kita ingin mengacu le cell khusus pada worksheet, klik nama worksheet pad kotak Or select a place in this document dan kemudian rubah cell acuan pada kotak Type the cell reference.

Kita juga dapat membuat hyperlink yang membangkitkan pesan e-mail ke alamat yang kita pilih. Untuk membuat tipe hyperlink ini, yang disebut hyperlink mailto, klik button E-mail Address.

Pada kotak dialog yang muncul, kita dapat mengeikan e-mail address penerima dan subjectnya. Sewaktu hyperlink diklik, program e-mail default akan terbuka dan pesan e-mail baru akan dibuat.

Kita dapat mengedit hyperlink yang ada dengan mengklik kanan cell yang mengandung hyperlink kemudian dari menu shortcut yang muncul, klik Edit Hyperlink. Kita juga dapat mengklik Open Hyperlink untuk menuju ke target atau mengklik Remove Hyperlink untuk menghapus Hyperlink.

Pada latihan ini, kita membuat hyperlink ke dokumen lain dan hyperlink ke lokasi yang berbeda pada Workbook sekarang.Buka Hyperlink.xls

1. Klik kanan cell D17, kemudian dari menu shortcut klik Hyperlink. Kotak dialog Insert Hyperlink muncul.

42

2. Klik Existing File or Web Page3. Cari direktori C:\~\SBS\OtherProgram4. Klik ProductList.xls5. Pada kotak Text to display, ketik Product List dan kemudian klik OK.

Sebuah hyperlink dengan Text Product List muncul pada cell D17

6. Klik kanan cell I2, kemudian dari menu shortcut, klik Hyperlink7. Klik Place in This Document. Kotak dialog berubah merefleksikan

pilihan kita.8. Pada kotak Or select a place in this document, klik January9. Pada kotak Text to display, ketik January dan kemudian klik OK.

Hyperlink dengan text January details muncul pada cell I2

10.Klik kanan cell I2, kemudian klik Edit Hyperlink. Kotak dialog Edit Hyperlink muncul.

11.Pada kotak Text to display, ketik January sales dan klik OK. Tampilan Text cell I2 berubah menjadi January sales.

12.Klik hyperlink pada cell I2. Worksheet January muncul.13.Pada toolbar Standard. Klik button Save.14.Tutup file

3. Bekerja dengan lebih dari satu kumpulan Data

Bagian penting dalam mengelola data excel secara efektif adalah dengan mengorganisasikannya pada workbook. Sebagai contoh, kita dapat membuat workbook untuk menjejak penjualan pada tahun baru atau menambahkan worksheet pada workbook untuk memelihara catatan kategori produk baru. Ketika kita menyimpan data kita pada lebih satu workbook, kita membutuhkan cara untuk bekerja dengan banyak workbook secara bersamaan.

Untuk membuka lebih dari satu workbook pada saat yang sama, Klik button Open, pada kotak dialog Open, tekan terus , klik file yang ingin kita buka dan klik Open.

Setelah beberapa workbook dibuka kita dapat mengatur workbook pada jendela excel sehingga mudah untuk diakses dengan cara pada menu Window, klik Arrange dan pada kotak dialog Arrange Windows, pilih Cascade. Sewaktu kita melakukan ini workbook akan diatur sebagai berikut:

43

Pada latihan ini, kita membuka beberapa workbook, merubah bagaimana workbook ditampilkan, menyisipkan dua worksheet ke workbook, mengurut kembali worksheet, menyembunyikan salahsatu worksheet dan kemudian merubah warna tab dari worksheet.

1. Pada toolbar Standard, klik button Open2. Tekan terus Ctrl key lalu klik January.xls, February.xls dan March.xls

dan kemudian klik Open.3. Klik menu Window, klik January.xls4. Pada menu Window, klik Arrange. Kotak dialog Arrange muncul.

5. Klik Cascade dan klik OK6. Klik bar judul January.xls7. Pada menu File. Klik Save As.8. Pada kotak File name, ketik FirstQuarter dan klik Save9. Klik bar judul February.xls10.Pada bar Tab, klik kanan tab February dan dari menu shortcut yang

muncul, klik Move or Copy. Kotak dialog Move or Copy muncul..

11.Klik panah kebawah To book, dan kemudian dari daftar klik FirstQuarter.xls

12.Pada daftar Before sheet, klik (move to end).13.Pada bawah kotak dialog Move or Copy, pilih kotak Create a copy .14.Klik OK15.Pilih cell D38 hingga O38.16.Klik buton Error Options, kemudian dari menu shortcut yang

muncul, klik Ignore Error. Tanda salah menghilang.17.Klik judul bar March.xls

44

18.Pada bar tab, klik kanan tab March dan kemudian dari menu shortcut, klik Move or Copy.

19.Klik panah kebawah To Book, kemudian dari daftar yang muncul, klik FirstQuarter.xls

20.Pada daftar Before sheet, klik February.21.Pada bawah kotak dialog Move or Copy, pilih kotak check Create a

copy.22.Klik OK. Worksheet March muncul pada FirstQuarter.xls, bagian kiri

tab February.23.Pilih cell D38 hingga O38. Button Error Options muncul24.Klik button Error Options, dari menu shortcut, klik Ignorre Error.25.Pada bar tab, tarik tab February ke kiri dari tab March. Sewaktu

menarik tab February, sebuah garis muncul sebgai tanda tempat tab February.

26.Pada bar tab, klik tab January, kemudian pada menu Format, tunjuk Sheet dan klik Hide. Sheet January menghilang.

27.Pada bar tab, klik kanan tab March, dan kemudian dari menu shortcut, klik tab Color. Kotak dialog Format Tab Colot muncul.

28.Klik kotak warna Birum dan klik OK.29.Klik tab February. Tab March berubah menjadi biru.30.Pada toolbar Standard, klik button Save.31.Tutup file.

4. Membuat Cetakan lebih mudah untuk diikutiMerubah tampilan data kita di worksheet dapat membuat data kita

lebih mudah untuk dimengerti, tetapi tidak mengkomunikasikan kapan worksheet terakhir dibuka dan oleh siapa. Kita dapat selalu menambahkan informasi kebagian atas setiap halaman yang dicetak, tetapi kita harus merubah tanggal sekarang setiap waktu dokumen dibuka.

Jika kita ingin meyakinkan informasi yang sama muncul pada bagian atas atau bawah halaman yang dicetak, kita dapat mengunakan header atau footer. Untuk membuka Header atu Footer, buka kotak dialog Page Setup lalu klik tab Header/Footer.

Pada latihan ini, kita membuat header khusus dan footer khusus untuk workbook. Kita menambahkan gambar pada footer dan mengedit gambar dengan ormat Picture.Buka file Follow.xls

1. Pada menu View, klik Header and Footer

45

2. Klik Custom Footer button

3. Klik kotak bagian Center, dan klik Insert Picture button4. Cari folder yang memuat logo perusahaan Garden, dan kemudian

double klik file5. Klik Format Picture button

6. Pilih kotak check Lock aspect ratio7. Pada kotak Height, ketik 50%, dan kemudian klik OK8. Pada kotak dialog Footer, klik OK9. Klik Custom Header button10.Klik bagian kotak Left, dan klik Date button11.Klik bagian kotak Right, dan klik Page Number button12.Klik OK13.Klik Print Preview button

46

14.Klik Close15.Klik cell E216.Pada menu Edit, tunjuk Clear, dan kemudian klik All17.Isi dari gabungan cell hilang, dan cell tidak tergabung18.Pada toolbar Standard, klik Save button19.Tutup file

5. Posisi Data pada CetakanKita dapat merubah properties workbook untuk meyakinkan worksheet

menampilkan semua informasi dan mencetak ditengah-tengah halaman.Pada properties workbook, kita dapat merubah margin, atau batas antara bagian yang berbeda dari halaman yang dicetak. Kita dapat melihat margin dokumen dan isi header, footer dan body muncul dalam hubungannya dengan margin pada jendela Print Preview.

Pada gambar diatas, logo pada footer melimpah ke margin atas dari footer. Untuk memindahkan overlap, kita dapat menggerakkan margin atas footer keatas, menaikkan ruangan untuk footer. Menaikkan ukuran footer emngurangi ukuran body worksheet, berarti makin sedikit baris yang dicetak per halaman.

Masalah lain dengan cetakan worksheet adalah data pada worksheet cenderung utnuk membesar secara horizontal daripada ukuran standard kertas. Sebagai contoh, data pada worksheet pada gambar sebelumnya, beberap kolom lebih besar dari standard kertas. Kita sapat menggunakan kontrol pada kotak dialog Page Setup untuk merubah penjajaran dari baris dan kolom pada halaman. Ketika kolom mengikuti tepi panjang dari kertas, halaman disusun dalam mode Portrait, sewaktu kolom mengikuti tepi pendek dari kertas, halaman disusun dalam mode Landscape.

Pada latihan ini, kita merubah margin pada workbook, untuk menghentikan gambar overlap dengan data pada body worksheet. Kemudian kita merubah penjajaran dari workbook sehingga isinya disusun dalam mode Landscape dan ditengah halaman cetak.Buka file Margin.xls

1. Pada toolbar Standard, klik Print Preview button2. Klik Margins

47

3. Tarik garis kedua margin dari bawah halaman keatas hingga gambar jadi jelas.

4. Klik Setup5. Klik tab Page6. Klik Ladscape option button7. Pilih Fit to option button dan atur ke 1 halaman lebar kali 1 halaman

tinggi8. Pada tengah halaman dari tab page, pilih kotak check keduanya

Horizontally dan Vertically9. Klik OK

10. Klik Close11.Pada toolbar Standard, klik Save button12.Tutup file

6. Mencetak Daftar DataSalah satu pertimbangan yang sangat penting dalam membuat kertas

salinan dari dolumen excel adalah menentukan bagaimana kamu ingin data kita muncul pada halaman yang dicetak. Sebagai contoh, kita dapat memutuskan seberapa jauh dari data tepi halaman dimulai, merubah urutan bagaimana halaman dicetak dan merubah akhir halaman yang dicetak da nmemulai halaman berikutnya.

Kita dapat melihat worksheet yang akan dicetak dengan mengklik button Print Preview pada toolbar Standard. Sewaktu kita melakukan hal itu

48

excel menampilkan worksheet aktif pada jendela Print Preview. Sewaktu worksheet terbuka dijendela Print Preview, kita dapat menggunakan button pada bagian atas jendela untuk merubah bagaimana worksheet akan tampak sewaktu dicetak. Dengan mengklik button Setup, maka kotak dialog Page setup akan muncul, disini kita dapat merubah orientasi kertas Portrait atau Landscape, merubah batas Margin dan lain-lain.

Kita juga dapat melihat detail dari bagaian worksheet dengan mengklik button Zoom. Mengklik button Zoom menggandakan ukuran dokumen pada Jendela, mengkliknya kembali mengembalikan ukuran dokumen ke ukuran normal.

Cara lain untuk merubah bentuk worksheet yang akan dicetak adalah dengan merubah dimana excel menetapkan Page breaks, atau menunjuk dimana excel mencetak semua data berikutnya. Kita dapat melakukannya secara tidak langsung dengan merubah margin worksheet, tetapi kita juga dapat melakukanny secara langsung dengan menampilkan dokumen pada mode Page Break Preview dengan mengklik button Page Break Preview.

Garis biru pada jendela mewakili page break. Untuk memindahkan page break, kita dapat menarik garis yang mewakili page break ke posisi yang baru. Excel akan merubah property worksheet sehingga area yang kita definisikan akan dicetak pada halaman tunggal. Untuk keluar dari mode page break, klik Normal pada menu View.

Sewaktu melihat dokumen pada mode Page break, excel mengindikasikan urutan halaman yang akan dicetak dengan kata-kata abu-abu muda pada halaman worksheet. Kita dapat merubah urutan halaman yang akan dicetak dengan mengklik button Setup dan pada kotak dialog Page Setup, klik halaman Sheet. Pada halaman Sheet, pemilihan Over then down button akan merubah urutan worksheet yang kan dicetak dari defaultnya Down then over.

Pilihan yang berguna pada halaman Sheet pada kotak dialog Page setup adalah kotak Cell errors as, yang mengizinkan kita memilih bagaimana excel akan mencetak kesalahan pada worksheet. Kita dapat mencetak kesalahan sebagaimana adanya, mencetak cell kosong pada tempat kesalahan atau memilih satu dari dua pesan kesalahan yang bukan standard excel.

Setelah kita menyiapkan worksheet untuk dicetak, kita dapat mencetaknya dengan membuka kotak dialog Print. Pada kotak dialog Print, kita dapat memilih halaman worksheet yang akan dicetak. Untuk mencetak seluruh halaman worksheet, pilih All option button pada bagian Print range

49

kemudian klik OK. Untuk mencetak setiap worksheet pada workbook aktif, pilih Entire Workbook option button pada bagian Print what.

Jika kita ingin mencetak lebih dari satu worksheet dari workbook aktif, tetapi tidak setipa worksheet pada workbook, kita dapat memilih worksheet yang akan dicetak, dengan menekan terus kunci Ctrl dan mengklik tab sheet dari worksheet dan kemudian klik button Print.

Pada latihan ini kita kan melihat worksheet sebwlum dicetak, merubah printer setup, merubah margin dokumen, memperbesar bagian halaman, melihat dan merubah page break worksheet, merubah urutan halaman yang dicetak, menyembunyikan kesalahan pada worksheet dan kemudian mencetak worksheet yang tidak berdekatan/berurutan pada workbook.Bukad file Printing.xls

1. Klik tab sheet January2. Pada toolbar Standard, klik button Print Preview. Worksheet muncul

pada mode Preview.3. Klik Setup

4. Klik button Zoom. Excel meningkatkan ukuran dokumen5. Klik button Zoom. Excel menurunkan ukuran dokumen.6. pada bagian Orientation pada tab Page, pilih Landscape option button

kemudian klik OK. Kotak dialog Page setup ditutup dan aktif worksheet muncul kembali pada mode Preview.

7. Klik Margin. Garis margin muncul pada wprksheet.

8. Gerakkan penunjuk mouse diats garis margin kedua, kemudian sewaktup penunjuk mouse berubah menjadi dua panah vertical, tarik garis margin hingga diatas logo.

9. Klik Page Break Preview10.Jika kotak pesan muncul, klik OK untuk menutupnya. Jendela Print

Preview ditutup. Worksheet aktif muncul, dengan page break

50

diindikasikan oleh garis biru dan urutan pencetakan diindikasikan dengan text abu-abu pada latar belakang halaman.

11.Traik garis page break pada batas kolom I dan J ke batas kolom G dan H. Excel memberi halaman pada dokumen sesuai dengan posisi page break yang baru.

12.Pada menu View, klik Normal. Excel merubah dolumen dari mode page break ke normal.

13.Pada menu File, kli Page Setup14.Klik tab Sheet

15.Pada bagian Page Order, pilih button option Over, then down 16.Pada bagian Print, klik kotak Cell errors as dan kemudian dari daftar

yang muncul klik <blank>.17.Klik tab Page18.Pilih button option Adjust to, kemudian pada kotak Adjust to ketik 10019.Klik OK20.Tekan terus kunci Ctrl, lalu klik tab March pada bar tab. Worksheet

January dan March menjadi aktif.21.Pada menu File, klik Print22.Pada bagian Print what, yakinkan button option Active sheet(s) dipilih.23.Klik OK untuk mencetak worksheet, atau mengklik Cancel untuk

menghindari mencetak worksheet yang dipilih.24.Pada toolbar Standard, Klik button Save25.Tutup file.

7. Mempublish worksheet pada webSebagai tambahan, Excel mempunyai kemampuan untuk menyimpan

Workbook sebagai file HTML, kita juga dapat menyimpai worksheet sebagai file HTML yakni dengan Save as Web Page pada kotak dialog Save As pada menu File.

Memilih button option Selection:Sheet memerintahkan Excel untuk menyimpan worksheet aktif sebagai dokumen HTML. Kita juga dapat merubah judul yang muncul pada bar judul dari file sewaktu dibuka pada Web browser, mengizinkan orang yang melihat berinteraksi dengan file setelah diterbitkan pada Web, dan memerintahkan Excel memperbaharui file Web kapanpun file diperbaharui.

Jika diinginkan, kita dapat menyimpan sebarang file HTML pada folder terpisah, Untuk membuat folder, pada menu File, klik Open. Pada kotak dialog Open, klik button Create New Folder untuk membuat folder baru pada dalam folder sekarang. Kita dapat mengubah nama folder dengan mengklik

51

kanan ikonnya, memilih Rename pada menu shorcut dan kemudian ketikkan nama folder yang baru.

Sewaktu membuka dokumen HTML pada Web browser, judul akan muncul pada bar judul dokumen. Kita dapat mengset judul workbook atau worksheet yang kita simpan ke file Web deng mengklik button Publish untuk menampilkan kotak dialog Publish as Web Page, klik button change pada bagian Publish as, membuka kotak dialog lain, yang mana kita dapat mengetikkan judul untuk dokumen excel.

Pada beberapa pilihan yang dapat kita set pada kotak dialog Publish as Web Page. Sebagai contoh, kita dapat mengizinkan rekan kita berinteraksi dengan workbook atau worksheet yang kit simpan sebagai HTML dokumen dengan cara memilih kotak check Add Interactivity with, pilih Spreadsheet functionality pada daftar, yakinkan kotak check Open published web page in browser dipilih dan kemudian klik Publish.

Setelah di download disuatu website yang dapat diakses secara internet atau intranet, kita dan reakn kita dapat berinteraksi dengan worksheet dengan mengedit cell, sorting, filtering atau menghitung dengan formula.

Pada latihan ini, kita kan menerbitkan sebuah worksheet pada Web, mengset judul worksheet, membuat worksheet menjadi interaktif, merubah format elemen worksheet pada Web browser, dan mengaktifkan AutoRepublish sehingga setiap perubahan pada dokumen asli ditampilkan pada dokumen Web.Buka file Publish.xls

1. Pada bar tab, klik sheet January untuk menampilkan worksheet January.

2. Pada menu File, klik Save as Web Page3. Pada Kotak File name, ketik Publish.4. Pada bagian Save dari kotak dialog, pilih button option Selection:sheet

untuk mnerbitkan worksheet pada Web.5. Pada bagian Save dari kotak dialog, pilih kotak check Add Interactivity

dan Klik Publish. Muncul kotak dialog sbb.

6. Pada bagian Publish, klik button Change. Kotak dialog Set title muncul7. Pada kotak Title, ketik January Sales Data dan klik OK. Kotak dialog

hilang, January Sales Data muncul pada judul halaman Web.8. Pilih kotak check AutoRepublish every time this workbook is saved.9. Pilih kotak check Open published web page in browser dan kemudian

klik Publish. Workbook muncul pada Internet Explorer.

52

10.Klik cell B5, kemudian pada toolbar interactivity, klik button Commands and Options. Muncul kotak dialog.

11.Klik tab Format.

12.Pada bagian Text format dari kotak dialog, klik button Allign Left. Isi cell B5 disejajarkan ke tepi kiri dari cell.

13.Pada kotak dialog Commands and Options, klik button Close

53

Bab I Membuat Data dan Isi (Main Skill Number: … · Web view... jika kita ingin merubahnya dengan...

Documents

Transcript of Bab I Membuat Data dan Isi (Main Skill Number: … · Web view... jika kita ingin merubahnya dengan...