BAB I

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 1

BAB 1FUNGSI-FUNGSI DAN MENU-MENU PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI

1.1 Fungsi-fungsi yang Digunakan dalam Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi1.1.1 Fungsi SUMFungsi SUM adalah fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan nilai-nilai yang terdapat pada beberapa sel dalam suatu range tertentu atau menjumlahkan nilai-nilai yang terdapat pada beberapa deret angka atau deret sel. Bentuk penulisan fungsi SUM ada beberapa bentuk, yaitu sebagai berikut : =SUM(Range) =SUM(Angka_1;Angka_2;Angka_n) =SUM(Sel_1;Sel_2;Sel_n) =SUM(Range;Angka_n:Sel_n) Berikut contoh penerapan fungsi SUM tersebut dengan beberapa bentuk cara penulisannya seperti pada gambar 1.1. Formula Bar

Gambar 1.1

http://xclmedia.net

1

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel -2Perhatikan kotak Formula Bar pada gambar 1.1 di atas akan nampak isi sel B4 berupa rumus fungsi, dimana kursor diletakkan pada sel tersebut. Bagaimana jika fungsi SUM dihubungkan dengan sumber data yang berada pada lain sheet. Sebagai contoh sumber data berada pada sheet1, sedangkan tempat penulisan fungsi berada pada sheet2, maka bentuk penulisan fungsinya dapat dilihat seperti pada gambar 1.2.

Gambar 1.2

Keterangan : 1. Jika sumber data berada pada lain sheet atau berbeda dengan sheet penulisan fungsi, maka fungsi akan menuliskan identitas sheet data di depan sel atau range fungsi. Penulisan fungsi tersebut demikian karena ketika kita menuliskan rumus fungsi, kemudian kursor kita arahkan ke sel atau range data yang berada pada sheet lain, maka dengan sendirinya rumus akan menambahkan identitas sheet dari sel atau range dimana data tersebut berada, seperti "Sheet1!A!" menunjukkan Sheet 1 kolom A1. Jadi apabila Anda membuat rumus fungsi dan sumber data berada pada sheet lain, maka penulisan sumber data pada rumus fungsi cukup Anda lakukan dengan menggerakan atau meletakkan kursor pada sel atau range sumber data tersebut berada (lihat pembahasan sub bab 1.2 Rumus Fungsi antar Sheet) 2. Pada rumus fungsi kedua "=SUM(3;2;4;1)", perbedaan sheet tidak mempengaruhi isi rumus fungsi karena penulisan isi rumus fungsi tersebut sedikitpun tidak terkait dengan sel atau range sumber data, namun penulisan fungsi tersebut mengambil data nilai angka langsung dan bukan

2

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 3sel atau range sumber data tersebut.

1.1.2 Fungsi IFFungsi IF adalah sebuah fungsi logika yang digunakan untuk menentukan suatu keputusan berdasarkan suatu kondisi tertentu. Fungsi ini akan menghasilkan suatu nilai atau jawaban jika sesuai dengan kriteria yang disyaratkan. Sebaliknya fungsi ini akan menghasilkan nilai atau jawaban yang lain jika hasilnya tidak sesuai dengan kriteria yang disyaratkan. Sebagai contoh, jika Nilai Ujian di atas "59", maka "Lulus", jika tidak maka "Tidak Lulus". Berdasarkan contoh tersebut dapat kita buat menjadi sebuah rumus fungsi sebagai berikut : =IF(Nilai Ujian>59;"Lulus";"Tidak Lulus") Berikut ini contoh penerapan rumus fungsi IF tersebut seperti pada gambar 1.3 di bawah.

Gambar 1.3

Fungsi IF dapat kita kembangkan lagi dengan memanfaatkan fungsi lain, seperti fungsi OR atau fungsi AND. Sebagai contoh, jika Nilai Ujian Kimia < "59" atau Nilai Ujian Fisika < "59", maka "Tidak Lulus", jika tidak maka "Lulus". Berdasarkan contoh tersebut dapat kita buat menjadi sebuah rumus fungsi sebagai berikut : =IF(OR(Kimia "59", maka "Lulus", jika Nilai Ujian Kimia > "59" dan Nilai Ujian Fisika > "59", maka Lulus, jika tidak maka "Tidak Lulus". Berdasarkan contoh tersebut dapat kita buat menjadi sebuah rumus fungsi sebagai berikut : =IF(AND(Kimia 59);"Lulus";IF(AND(Kimia>59;Fisika > 59);"Lulus";"Tidak Lulus")) Fungsi di atas menunjukkan persyaratan (IF) akan dipenuhi melalui dua ketentuan (AND) yang harus dipenuhi kedua-duanya, maka akan memberikan jawaban :Lulus. Jika persyaratan (IF) dua ketentuan (AND) tersebut tidak ada, maka akan memberikan jawaban Tidak Lulus. Berikut ini contoh penerapan perluasan rumus fungsi IF dengan fungsi AND tersebut seperti pada gambar 1.5 di bawah.

Gambar 1.5

4

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 5Di dalam memberikan syarat pada fungsi IF, kita dapat menggunakan beberapa operator perhitungan maupun operator perbandingan berikut : Simbol Operator Perhitungan + penambahan pengurangan * perkalian / pembagian ^ perpangkatan % prosentase maupun operator perbandingan seperti : Simbol < >= = Operator Perbandingan lebih kecil dari lebih kecil sama dengan lebih besar dari lebih besar sama dengan sama dengan tidak sama dengan

Pada beberapa contoh fungsi IF di atas dapat kita lihat di situ terkandung adanya operator perbandingan. Pada gambar berikut ini akan diberikan contoh fungsi IF terkandung beberapa operator Perhitungan dan sekaligus operator Perbandingan seperti pada gambar 1.6 di bawah.

Gambar 1.6

Dengan mengambil contoh di atas, fungsi IF dapat kita kembangkan dimana sumber data tersebut berada pada sheet lain sehingga bentuk penulisan fungsinya seperti pada gambar 1.7 di bawah.

http://xclmedia.net

5


Gambar 1.7

1.1.3 Fungsi SUMIFFungsi SUMIF adalah fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan nilai-nilai yang terdapat pada beberapa sel dalam suatu range tertentu dengan kriteria tertentu yang dihubungkan dengan range kriterianya. Bentuk penulisan fungsi SUMIF adalah sebagai berikut : =SUMIF(Range;Kriteria;Sum_range) Range : adalah range yang berisi data-data yang akan dievaluasi Kriteria : adalah syarat dari isi sel range yang akan dijumlahkan Sum_range : adalah sel-sel yang isinya akan dijumlah dan berhubungan dengan sel-sel pada range yang sesuai dengan kriteria yang diberikan. Contoh penggunaan fungsi SUMIF berikut sekaligus dengan dua cara bentuk penulisan fungsi seperti pada gambar 1.8.

Gambar 1.8

6

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 7Dengan mengambil contoh di atas, fungsi SUMIF dapat kita kembangkan lagi dimana sumber data tersebut berada pada sheet lain sehingga bentuk penulisan rumus fungsinya seperti pada gambar 1.9. Fungsi SUMIF merupakan fungsi yang cukup banyak digunakan dalam pembuatan rumus-rumus fungsi pada program aplikasi akuntansi nantinya. Penggunaan fungsi ini mempunyai peran penting dalam proses pengolahan data melalui program aplikasi akuntansi ini, yaitu berfungsi untuk melakukan klasifikasi dan penjumlahan data-data angka pada range data (jurnal-jurnal) ke dalam kriteria Akun-akun.

Gambar 1.9

1.1.4 Fungsi SUBTOTALFungsi SUBTOTAL adalah fungsi yang akan menghasilkan nilai subtotal dalam sebuah daftar atau database. Fungsi ini secara otomatis akan terbentuk apabila kita bekerja dalam suatu daftar atau database dengan menggunakan menu Data Subtotal. Fungsi ini dapat juga digunakan berkaitan dengan tampilan data hasil dari suatu filter. Apabila kita bekerja dalam suatu filter dan menggunakan fungsi SUBTOTAL, maka tampilan sel-sel baris hasil dari suatu filter akan dihitung oleh fungsi SUB- TOTAL, sedangkan sel-sel baris yang tersembunyi akan diabaikan oleh fungsi SUBTOTAL. Bentuk penulisan fungsi SUBTOTAL adalah sebagai berikut :

http://xclmedia.net

7

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 8=SUBTOTAL(Function_number;Ref) Keterangan : - Fungsi_number adalah bilangan 1 hingga 11 yang menyatakan fungsi mana yang akan digunakan pada operasi fungsi SUBTOTAL. Fungsi number tersebut adalah : Nomor Fungsi Fungsi 1 AVERAGE 2 COUNT 3 COUNTA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCT 7 STDEV 8 STDEVP 9 SUM 10 VAR 11 VARP Dalam pembahasan buku ini kita akan menggunakan fungsi SUBTOTAL yang menggunakan nomor fungsi SUM (9) yang akan kita hubungkan dengan hasil dari suatu filter. - Ref adalah alamat range dari suatu daftar atau database yang akan disubtotal. Berikut ini contoh penggunaan fungsi SUBTOTAL yang kita hubungkan dengan hasil dari suatu filter. Buatlah contoh seperti pada gambar 1.10 berikut.G

Gambar 1.10

8

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 9Kemudian buatlah filter dengan cara berikut : 1. Bloklah sel range A1:B8. 2. Kemudian pilih menu Data Filter AutoFilter sehingga akan terbetuk filter (lihat terdapat icon filter ) seperti pada gambar 1.10. Kita lihat hasil dari suatu filter pada gambar berikut, dimana fungsi SUBTOTAL akan menghitung sesuai dengan tampilan hasil filter yang kita jalankan, sedangkan yang tersembunyi tidak dihitung atau diabaikan oleh fungsi SUBTOTAL. Filterlah kolom Golongan dengan mengklik icon filter pada tepi kolom A dan pilihlah filter yang akan kita pilih seperti pada gambar 1.11.

Gambar 1.11

Jika kita memilih filter Golongan A, maka fungsi SUBTOTAL akan menghitung filter Nilai Golongan A, sedangkan Nilai Golongan yang tersembunyi tidak akan dihitung oleh fungsi SUBTOTAL seperti pada gambar 1.12 :

Gambar 1.12

Begitu pula jika kita memilih filter Golongan B, maka fungsi SUBTOTAL akan menghitung filter Nilai Golongan B dan mengabaikan Nilai Golongan yang tersebunyi seperti pada gambar 1.13 :

http://xclmedia.net

9


Gambar 1.13

Selanjutnya Anda coba untuk memilih filter Golongan C, maka fungsi SUBTOTAL akan menghitung filter Nilai Golongan C seperti pada gambar 1.14 :

Gambar 1.14

1.1.5 Fungsi VLOOKUPFungsi VLOOKUP adalah fungsi yang digunakan untuk mencari data yang cocok dan sesuai dengan kolom paling kiri atau paling awal dari suatu range atau database, yang selanjutnya akan menampilkan isi field dari kolom yang kita sebutkan. Bentuk penulisan fungsi VLOOKUP adalah : = VLOOKUP(Field_kunci;Tabel array;Nomor kolom;Tingkat ketepatan) Field kunci : adalah nilai yang dijadikan patokan dalam pencarian dan nilai tersebut harus dijadikan kolom paling awal dalam suatu range tabel array. : adalah range yang memuat data-data yang akan dicari dengan lookup dan field kunci termasuk dalam range tabel array dengan urutan sebagai kolom paling kiri. : adalah nomor kolom dimana data yang ingin ditampilkan

Tabel array

Nomor kolom

10

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 11itu berada dan dihitung dimulai dari urutan paling kiri dalam range tabel array. Tingkat ketepatan : adalah argumen yang akan menentukan tingkat ketepatan dalam pencarian data, jika diisi FALSE maka pencarian diiginkan kepada jawaban yang tepat, jika diisi TRUE atau diabaikan saja maka pencarian diinginkan kepada jawaban yang terdekat jika angka yang tepat tidak ada. Namun, dalam pembahasan aplikasi ini kita akan menggunakan jawaban yang tepat (FALSE) dalam pencarian data. Contoh penggunaan fungsi VLOOKUP dengan dua bentuk cara penulisan fungsi seperti pada gambar 1.15.

Gambar 1.15

Fungsi VLOOKUP merupakan fungsi yang cukup banyak pula digunakan dalam pembuatan rumus-rumus fungsi pada program aplikasi akuntansi nantinya. Penggunaan fungsi ini mempunyai peran penting untuk melakukan pencarian dan penulisan data-data dalam suatu range tertentu, yaitu range data Daftar Akun. Karena penulisan Akun-akun sering berulang-ulang pada beberapa format program aplikasi akuntansi, maka untuk lebih efisien penulisan Akun-akun tersebut dilakukan dengan menggunakan fungsi VLOOKUP.

http://xclmedia.net

11


1.2 Rumus Fungsi antar SheetPembuatan rumus fungsi yang berada satu sheet dengan range (sumber) datanya pada dasarnya isi formulanya sama dengan pembuatan rumus fungsi yang berbeda sheet dengan range (sumber) datanya.Sebagai contoh perhatikan rumus-rumus fungsi berikut : 1. Dalam satu sheet : =SUM(A1:A4) Berbeda sheet : =SUM(Sheet1!A1:A4) 2. Dalam satu sheet : =SUMIF(A1:A5;A;B1:B 5) Berbeda sheet : =SUMIF(Sheet!A1:A5;A;Sheet!B1:B 5) Perbedaan isi formula dipengaruhi perbedaan sheet sumber data sehingga apabila sheet sumber data berbeda dengan sheet penulisan fungsi, maka pada rumus fungsi akan menambahkan keterangan sheet sumber data dimana data tersebut berada. Akan tetapi, maksud dan tujuan dari rumus fungsi tersebut adalah sama Dalam pembuatan rumus fungsi, baik sumber data berada dalam satu sheet maupun berbeda sheet dengan rumus fungsi, Anda perlu melakukan trik-trik berikut agar pembuatan rumus fungsi bisa lebih cepat & efektif daripada Anda menuliskan isi rumus fungsi secara manual yang dapat mengakibatkan kelambatan dan kesalahan, terlebih rumus fungsi antar sheet yang bisa cukup panjang isi formulanya. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan trik-trik berikut, misal untuk menuliskan rumus fungsi =SUM(A1:A4) atau =SUM(Sheet1!A1:A4) trik-trik yang perlu Anda lakukan : 1. Ketiklah rumus fungsi SUM pada suatu sheet (misal sheet1) seperti berikut =SUM( 2. Kemudian arahkan kursor ke range sumber data misal range A1:A4 - Jika range sumber data dalam satu sheet dengan rumus fungsi, maka secara otomatis rumus fungsi akan menuliskan =SUM(A1:A4 (lihat gambar 1.16) - Jika range sumber data berbeda sheet dengan rumus fungsi (misal sumber data pada sheet2), maka secara otomatis rumus fungsi akan menuliskan =SUM(sheet2!A1:A4 (lihat gambar 1.17) Saat kursor Anda arahkan ke range sumber data, kursor berubah menjadi

12

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 13tanda plus (lihat gambar 1.16 dan 1.17) 3. Kemudian Anda Enter.

Gambar 1.16

Gambar 1.17

Begitu pula dengan pembuatan rumus-rumus fungsi lainnya hendaknya range sumber data lansung Anda sorot dengan kursor sehingga secara otomatis rumus fungsi akan menuliskan isi rumus fungsi. Hal ini perlu penulis tekankan karena pembuatan program aplikasi akuntansi yang akan kita lakukan terdapat beberapa rumus fungsi yang isinya cukup panjang yang terkait dengan sejumlah sheet yang sebenarnya jika dibuat dalam satu sheet relatif lebih pendek. Dengan trik-trik seperti di atas diharapkan dapat mempercepat dan mengurangi kesalahan dalam pembuatan rumus fungsi.

1.3 Menu-Menu yang Digunakan dalam Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi1.3.1 Menu Edit Copy dan Menu Edit PasteMenu ini digunakan untuk membuat salinan (copy) dari suatu sel ke sel yang lain. Dalam pembahasan buku ini kita akan membuat copy-an rumus-rumus pada suatu sel ke sel-sel yang lain. Karena nantinya rumus-rumus yang

http://xclmedia.net

13

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 14telah dibuat akan diperbanyak, maka untuk memperbanyak cukup di-copykan saja dengan cara copy-an biasa, yaitu menggunakan menu Edit Copy dan menu Edit Paste atau menggunakan tombol Ctrl+C dan Ctrl+V atau dapat pula menggunakan toolbar Copy dan Paste .

1.3.2 Menu Format

Sheet

Rename

Menu ini digunakan untuk mengganti nama sheet. Anda klik menu Format Sheet Rename, maka posisi kursor akan berpindah pada edit nama sheet . Dalam pembahasan buku ini kita akan mengganti setiap sheet dengan nama-nama lembar kerja yang kita perlukan dalam pembuatan program aplikasi Akuntansi. Cara lain untuk mengganti nama sheet dapat pula kita lakukan dengan cara berikut : - Letakkan kursor pada field nama sheet.

Gambar 1.18

- Klik double (kiri mouse) secara berurutan sehingga nama sheet akan terblok (dalam keadaan edit) yang berarti kita dapat mengganti nama sheet.

Gambar 1.19

- Kemudian ketiklah nama sheet yang kita kehendaki.

1.3.3 Menu Insert

Name

Define

Menu ini digunakan untuk memberi nama pada suatu sel atau range. Sebagai contoh kita akan memberi nama pada suatu range tertentu yang berisi data seperti pada gambar 1.18.

Gambar 1.20

14

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel -15Kemudian pilihlah menu Insert kotak dialog berikut : Name Define sehingga akan tampil

Gambar 1.21

Kemudian letakan kursor pada kotak dialog Refers to, kemudian pindahkan dan letakkan kursor pada sel range data yang akan diblok dan bloklah range yang akan kita beri nama sehingga kotak dialog akan terisi sel atau range yang telah kita blok tadi.

Gambar 1.22

Untuk memberi nama range atau sel tersebut maka letakkanlah kursor pada kotak dialog Names in Workbook, di sini kita namakan (tuliskan) "Data".

Gambar 1.23

Kemudian kliklah Add untuk menambahkan range tersebut ke dalam daftar nama range, selanjutnya kliklah OK. Pemberian nama sebuah range atau sel dapat pula dilakukan dengan cara lain sebagai berikut :

http://xclmedia.net

15

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 16- Bloklah range A1:B4 yang akan kita beri nama. - Kemudian letakkan kursor pada field nama sel atau nama range dan tulislah nama range, contoh di sini adalah nama range "DATA". - Kemudian tekan Enter. (lihat gambar 1.21) nama range

Gambar 1.24

Dalam pembahasan buku ini, pemberian nama range melalui menu ini akan mempermudah penulisan fungsi VLOOKUP, dimana range yang akan diVlookup dapat kita ganti dengan nama range tersebut. Sebagai contoh kita buat fungsi VLOOKUP untuk range data yang telah kita beri nama di atas tadi adalah =VLOOKUP("A";A1:B4;2;FALSE) Dengan nama range yang sudah kita buat pada range data tersebut, maka range fungsi tersebut (A1:B4) dapat kita ganti dengan nama range "DATA" sehingga rumus tersebut menjadi (lihat juga gambar 1.23) =VLOOKUP("A"; DATA;2;FALSE)

Gambar 1.25

16

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel -17 1.3.4 Menu Data Filter Auto Filter

Menu ini digunakan untuk membuat filter (penyaring) data pada suatu tabel, Pembahasan tentang filter ini dapat kita lihat pada pembahasan sebelumnya tentang fungsi SUBTOTAL yang terkait dengan hasil dari suatu filter. Menu-menu dan perintah-perintah Microsoft Excel lainnya seperti format garis (pembuatan garis tabel), bentuk tanggal (pada kolom tanggal), bentuk angka, perataan isi sel (left, center, right) dan sebagainya yang digunakan dalam pembuatan format-format program aplikasi akuntansi ini tidak perlu penulis jelaskan karena disamping akan memperbanyak pembahasan buku ini, juga perintah-perintah tersebut tidak mempunyai peran yang terlalu penting dalam pembuatan format program aplikasi akuntansi ini. Perintah-perintah tersebut merupakan perintah-perintah dasar yang sudah tentu harus difahami dengan sendirinya oleh setiap pengguna Microsoft Excel.

http://xclmedia.net

17

BAB I

Documents

Transcript of BAB I