BAB I

BAB I

I.I. Latar belakang masalah

Dalam era globalisasi saat ini, dimana teknologi informasi memegang peranan penting

dalam segala bidang. Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang

ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang

mengalir di dalam tubuh manusia. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu

tertentu perusahaan/instansi akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,

sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu.

Salah satu bentuk penyajian suatu informasi adalah melalui teknologi komputer, yang

pada sekarang ini banyak digunakan organisasi, perorangan ataupun perusahaan untuk

menghitung, menyimpan dan mengolah data yang cepat, relevan dan tepat waktu. Seperti halnya

pada Sekretariat Daerah Kota Pekanbaru di Bagian Administrasi Pembangunan yang dalam

pengolahan datanya telah menggunakan sistem komputerisasi dengan menggunakan Aplikasi

Microsoft office seperti Ms.excel dan Ms. Word, namun dalam pelaksanaannya tidaklah efektif

dan efisien untuk pengambilan data dan informasi.

Dalam proses pengolahan data dibutuhkan data yang lengkap dan informasi yang akurat

dan dibutuhkan pula teknik atau cara yang lebih terperinci untuk membuat suatu laporan yang

dibutuhkan pimpinan.Untuk itu, penulis memilih judul “ Sistem Pengolahan Laporan

Kegiatan Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Pekanbaru bagian Administrasi

Pembangunan “.

I.2.Identifikasi Masalah

Adapun identifikasi masalah yaitu :

1. Penyimpanan laporan yang tidak teratur dan terpisah dibeberapa tempat sehingga sulit

dalam pencarian data untuk pembuatan laporan.

2. Tidak menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dalam hal waktu mengerjakan

pencatatan data laporan.

3. Produktivitas kerja staff atau karyawan tidak meningkat

I.3. Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yaitu :

1. Penyimpanan Laporan Kegiatan Pembangunan Daerah kota Pekanbaru menggunakan

database

2. Pembuatan program untuk laporan Bulanan Kegiatan Pembangunan Daerah kota

Pekanbaru saja.

BAB II

HASIL DAN PEMBAHASAN

2.1. Analisa SWOT

Analisa SWOT meliputi Kekuatan (Strange), Kelemahan (Weakness), Peluang

(Opportunity) dan Ancaman (Threat). Adapun analisa SWOT dari sistem pengolahan surat

permohonan pada instansi adalah sebagai berikut :

Analisa Keterangan

S Sistem yang digunakan sudah menggunakan sistem komputerisasi

W Sistem yang digunakan masih sederhana (pengolahan surat masih

menggunakan Microsoft Word dan pembuatan laporan surat

masih secara manual)

O Bisa mengembangkan sistem pengolahan data (menggunakan

bahasa pemograman)

T User lain yang tidak mengetahui teknologi komputer

Gambar 5. Analisa SWOT

2.2. Sistem Informasi yang ada

Pada saat sekarang semua kegiatan Perlengkapan Pengolahan data di Bagian

Administrasi Pembangunan Sekretariat kota Pekanbaru, masih dilakuakan secara manual belum

menggunakan Aplikasi Program yang hanya saja sudah menggunakan komputer yang

digunakan untuk pengetikan surat-surat, laporan dan kegiatan lain-lainnya.

2.3. Analisa Sistem

Dengan adanya perkembangan dan kemajuan di berbagai bidang kehidupan terutama di

bidang teknologi dan informasi telah banyak membawa dampak perubahan dalam kehidupan

manusia. Analisa sistem didefinisikan sebagai penguraian dari sistem informasi yang utuh ke

dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikannya dan mengevaluasi

permasalahan – permasalahan, hambatan – hambatan yang ada dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Pada project II ini tujuan dari perubahan sistem adalah

karena adanya permasalahan yang berhubungan dengan manajemen file data dan pembuatan

laporan bulanan maupun laporan tahunan.

2.3.1 Aliran Sistem Informasi Lama

Secara sederhana system dapat diartikan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu masalah tertentu . Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya atau sumber informasi .

Sistem informasi dapat didefinisi sebagai komponen yang saling berhubungan dan

saaling bekerjasama untk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi

untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan memberikan gambaran aktivitas

dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Aliran Sistem Informasi adalah tool-tool yang digunakan dengan menggambarkan siklus

aliran dari beberapa entitas atau kesatuan luar. Dalam aliran sistem informasi lama digambarkan

aliran informasi yang sedang berjalan.

Entitas-entitas yang terlibat ada 3, yakni :

1. Bagian Administrasi Pembangunan

2. Dinas (PPTK)

3. Walikota

Adapun aliran sistem informasi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Bag. Adm. Pembangunan Dinas (PPTK) Walikota

Gambar 2. Aliran Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan

Surat Pemberitahuan percepatan Laporan



Laporan Bulanan Kegiatan Pembangunan

F


Lap. Pertriwulan Kegiatan Pemb yg telah di rekapitulasi

Lap. Triwulan Kegiatan Pemb yg telah di rekapitulasi

MengevaluasiLap pertriwulan kegiatan pembangunan

Lap. Triwulan Kegiatan Pemb

yg telah di Evaluasi

A

F

Merekapitulasi Lap. Pertriwulan Kegiatan

Pembangunan

Membuat Lap. Bulanan kegiatan pembangunan

2.3.2. Kelebihan dan kelemahan sistem Lama

a. Kelebihan Sistem Baru

1. Sistem lama masih manual sehingga membutuhkan waktu yang lama

2. Penyerahan hasil laporan sering terlambat

3. Pada penggunaan hardware hanya digunakan untuk pengetikan naskah, laporan dan

pencetakan. Sedangkan untuk penggunaan software umunya menggunakan Ms Office

seperti Ms Word dan Ms Excel

b. Kelemahan Sistem Lama

1. Sudah menggunakan komputer dalam pembuatan naskah, pencetakan dan laporan.

2. Semua staff mendapatkan tugas masing-masing sehingga semua staff dapat terpakai

2.3.3 Sistem Kerja Asi lama

Sekretariat daerah kota Pekanbaru mempunyai tugas penting dalam kegiatan

pembangunan kota Pekanbaru, khususnya pada Bagian Administrasi Pembangunan yang

bertugas merekap laporan bulanan kegiatan pembangunan . Adapun bentuk pengolahan

laporannya dibuat dengan proses manual dan kemudian laporannya akan diserahkan kepada

walikota yang sebelumnya Bagian Adm. Pembangunan mengarsipkan sendiri laporan-laporan

bulanan kegiatan pembangunan yang telah diterima dari Dinas-dinas ( PPTK) .

Walikota mendapatkan laporan bulanan kegiatan pembangunan yang sebelumnya telah

direkap oleh Bagian Adm. Pembangunan. Laporan bulanan kegiatan Pembangunan direkap

terlebih dahulu, kemudian penginputan laporan dengan menggunakan komputer dengan

menggunakan aplikasi microsoft office excel dan dicetak rekap laporan kegiatan pembangunan,

hasil cetak rekap laporan bulanan kegiatan Pembangunan diserahkan kepada walikota berupa

nilai realisasi fisik maupun non fisik. Kemudian walikota melakukan kegiatan berupa

mengevaluasi laporan bulanan kegitan pembangunan yang telah direkap oleh Bagian

Administrasi Pembangunan.

2.2.3. Aliran Sistem Informasi Baru

Aliran sistem informasi baru adalah aliran sistem yang disarankan oleh penulis. Adapun

aliran sistem informasi baru dalam sistem pengolahan surat permohonan pada instansi sama

seperti aliran sistem informasi lama, tetapi pada aliran sistem informasi yang baru proses

pembuatan laporan surat menggunakan program. Sedangkan pada aliran sistem yang lama,

pembuatan laporan dilakukan secara manual.

Adapun aliran sistem informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Bag. Adm. Pembangunan Dinas (PPTK) Walikota

Gambar 2. Aliran Sistem Informasi Yang Diusulkan


F


Lap. Bulanan Kegiatan Pemb yg telah di rekapitulasi

Lap. Bulanan Kegiatan Pemb yg telah di rekapitulasi

MengevaluasiLap. Bulanan kegiatan pembangunan

A

F


Lap. Bulanan Kegiatan Pemb

yg telah di Evaluasi

Lap. Bulanan Kegiatan Pemb yg telah di Evaluasi

A

Merekapitulasi Lap. Bulanan Kegiatan Pembangunan

Membuat Lap. Bulanan kegiatan pembangunan

Database

Membuat Lap. Bulanan Kegiatan Pembangunan


2.2.4. Kelebihan dan kelemahan sistem baru

a. Kelebihan Sistem Baru

1. Proses pengolahan Laporan akan lebih cepat

2. Pembuatan laporan akan lebih cepat, tepat, dan lengkap kepada pimpinan.

b. Kelemahan Sistem Baru

1. Membutuhkan dana awal yang cukup besar untuk penggunaan computer

2. Membutuhkan tenaga ahli dalam teknis dalam pembuatan program.

2.3. Context Diagram

Context Diagram adalah menggambarkan sistem secara umum dan keterkaitan entitas

serta data yang mengalir diantaranya. Adapun context diagram dari sistem ini adalah sebagai

berikut :

Lap.Bulanan keg. Pembangunan

Gbr 3. Context diagram

b Dinas (PPTK)

aBagian Adm. Pembangunan

c Walikota

0Sistem Laporan Kegiatan pembangunan

Surat pemberitahuan

Laporan bulanan kegiatan pembangunan

Lapo. bulanan keg. Pemb. Yg tlh dievaluasi




Laporan bulanan kegiatan pembangunan yg tlh dievaluasi

2.4. Data Flow Diagram (DFD)

DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik sistem lama maupun

sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut

berada. DFD ( Data Flow Diagram ) Leveled adalah penjabaran context diagram. Adapun Data

Flow Diagram (DFD) leveled 0 dari sistem ini adalah sebagai berikut :

Instansi

PPTK

Kegiatan

Transaksi

Gambar 4. Data Flow Diagram Leveled 0

aBagian Adm. Pembangunan

1.0Menyerahkan

surat pemberitahuan

b Dinas (PPTK)

2.0Membuat lap.

Bulanan kegiatan pembangunan

3.0Merekap Laporan Bulanan Kegiatan

Pembangunan

c Walikota

5.0Mengevaluasi Laporan Bulanan Kegiatan Pembangunan

4.0Membuat Laporan Bulanan Kegiatan Pembangunan

Surat Pemberitahuan

Surat PemberitahuanSurat Pemberitahuan

Lap Bulanan Kegiatan Pembangunan

Laporan Bulanan yang telah di

Data Rekap Instansi

Daftar Rekap Kegiatan

Daftar Rekap PPTK

Daftar Rekap Instansi

Laporan Bulanan

Laporan Bulanan

Data Rekap PPTK

Data Rekap Kegiatan

Daftar Rekap Transaksi

Data Rekap Transaksi

Entitiy Relationship Data

Entity Relationship Model merupakan sebuah model yang digunakan untuk menjelaskan

hubungan antar data dalam suatu basis data. Adapun hubungan antar data pada sistem ini dapat

dilihat pada gambar dibawah ini

a. Logical mode

Kode_PPTKNama_PPTKAlamatTelepon

Kode_InstansiNm_InstansiAlamatTelepon

Kode_PPTK

Kode_KegiatanNama_KegiatanNilai_Kegiatan

Kode_PPTK

PPTK

Kegiatan

instansi

Kode_PPTKKode_InstansiKode_ KegiatanNama_KegiatanBulanNilai_KegiatanRealisasiKeterangan

b. Physical Mode

2.6. Rekayasa Perangkat

Dalam laporan ini, penulis membuat rancangan program dengan menggunakan Delphi 6.

Dalam sistem ini menggunakan 4 tabel yakni : tabel Instansi dan tabel PPTK, table Kegiatan dan

table Transaksi.

Kode_PPTK : text (5)Nama_PPTK : text (30)Alamat : text (30)Telepon : text (12)

Kode_Instansi : text (5) Nm_Instansi : text (30)Alamat : text (30)Telepon : text (12)

Kode_Kegiatan : text (5)Nama_Kegiatan : text (30)Nilai_Kegiatan : currency

PPTK

Instansi

Kode_PPTK : text (5)Kode_Instansi : text (5)Kode_ Kegiatn : text (5)Nama_Kegiatan : text (30)Bulan : text (5)Nilai_Kegiatan : currencyRealisasi : currencyKeterangan : text (4)

a. Desain Output

LAPORAN PER-INSTANSI BULANAN KEGIATAN PEMBANGUNAN DAERAH

KOTA PEKANBARU

Kode Instansi : X(5)

Nama Instansi : X(30)

Kode Kegiatan Nama

Kegiatan

Bulan Nilai Kegiatan Realisasi Keterangan

X (5)

X (5)

X (50)

X(50)

X(8)

X(8)

Currency

Currency

Currency

Currency

X (3)

X(3)

Jumlah

Pekanbaru, 99/99/9999

Kepala Bagian Adm. Pembangunan

Drs. H. Zulkifli

NIP : xxxxxxxxxxxx

Gambar 6. Desain Laporan PerInstansi Kegiatan kegiatan Pembangunan

SEKRETARIAT DAERAH KOTA PEKANBARU BAGIAN ADM PEMBANGUNAN

LAPORAN PER-PPTK BULANAN KEGIATAN PEMBANGUNAN DAERAH

KOTA PEKANBARU

Kode PPTK : X(50)

Nama PPTK

Kode

Kegiatan

Nama

Kegiatan

Bulan Nilai

Kegiatan

Realisasi

Fisik

Kegiatan

Keterangan

X (5)

X (5)

X (30)

X (30)

X (8)

X (8)

Currency

Currency

Currency

Currency

X (3)

X (3)

Total

Pekanbaru,99/99/9999


Drs. H. Zulkifli

NIP : xxxxxxxxxxxx

Gambar 7. Desain Laporan PerPPTK Kegiatan Pembangunan daerah

SEKRETARIAT DAERAH KOTA PEKANBARU BAGIAN ADM PEMBANGUNAN

LAPORAN BULANAN KEGIATAN PEMBANGUNAN DAERAH

KOTA PEKANBARU

Bulan : X(8)

Kode

Instansi

Nama

Instansi

Nama

PPTK

Nama

Kegiatan

Nilai

Kegiatan

Realisasi

Fisik

Kegiatan

Keterangan

X(5)

X(5)

X (30)

X (30)

X (30)

X (30)

X (50)

X (50)

Currency

Currency

Currency

Currency

X (5)

X (5)

Pekanbaru,99/99/9999


Drs. H. Zulkifli

NIP : xxxxxxxxxxxx

Gambar 8. Desain Laporan Bulanan Kegiatan Pembangunan Daerah

b. Desain Input

Gambar 9. Desain Form Input data Instansi

Gambar 10. Desain Form Input Data PPTK

Gambar 11 . Desain Input Data Kegiatan

Gambar 12 . Desain Input Data laporan

Gambar 13 . Desain preview laporan PerInstansi

Gambar 14 . Desain preview laporan PerPPTK

Gambar 15 . Desain preview Bulanan

c. Database dan Tabel

Desain file Laporan Bulanan Kegiatan Pembangunan Daerah Kota Kota Pekanbaru

Nama file : Rekap.mdb

Nama table : Instansi

Primary key : kode_Instansi

N0. Field Name Type Size

1. Kode_ Instansi Text 5

2. Nama_Instansi Text 25

3. Alamat Text 25

4. Telepon Text 12

Tabel 1. Tabel Instanasi

Tabel 2 : Desain file Laporan Bulanan Kegiatan APBD Perinstansi

Nama file : Rekap.mdb

Nama table : PPTK

Primary key : Kode_PPTK

Tabel 2. Tabel Perinstansi

SizeTypeField NameNo.

4TextKode_PPTK1.

25TextNama_PPTK2.

25TextAlamat3.

12textTelepon4.

Tabel 3 : Desain file Laporan bulanan Kegiatan Pembangunan Kota Pekanbaru

Nama file : rekap.mdb

Nama table : Kegiatan

Primary key : Kode_ Kegiatan

Tabel 3. Tabel Kegiatan

Tabel 4 : Desain file Laporan bulanan Kegiatan Pembangunan Kota Pekanbaru

Nama file : rekap.mdb

Nama table :transaksi

Tabel 4. Tabel transaksi


5TextKode_Kegiatan1.

30TextNama_Kegiatan2.

currencyNilai_Kegiatan3.


5TextKode_PPTK1.

30TextNama_PPTK2.

5TextKode_Instansi3.

30TextNama_Instansi4.

5TextKode_Kegiatan5.

30TextNama_Kegiatan6.

8TextBulan7.

currencyNilai_Kegiatan8.

currencyRealisasi9.

4Textketerangan10.

BAB III

PENUTUP

Demikian Proposal project II ini dapat disusun dan dilaporkan penulis dalam bentuk

sebuah laporan. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan

pembaca, meskipun penulis sadar bahwa Proposal project II ini masih jauh dari sempurna,

mengingat singkatnya waktu pelaksanaan Proposal project II itu sendiri dan keterbatasan

wawasan yang dimiliki penulis.

Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih atas kesediaan pembaca yang telah

meluangkan waktunya untuk membaca Proposal project II ini.

1. Kesimpulan

Sistem Pengolahan Laporan Kegiata Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Pekanbaru

Bagian Administrasi Pembangunan, lebih memudahkan instansi dalam mengolah, membuat

laporan dan mempertanggung jawabkan Laporan-laporan yang masuk ke Bagian Administrasi

Pembangunan. Sistem ini akan memproses laporan yang masuk menggunakan proses elektronik

dengan program yang akan membuat proses pengolahan laporan lebih efektif dan efesien.

Sedangkan kekurangan pengolahan data ini yakni hanya terbatas untuk laporan bulanankegiatan

pembangunan pada instansi karena penulis hanya melakukan penelitian pada bagian tersebut.

2. Saran

Untuk meningkatkan efisiensi dalam penggunaan sistem pengolahan laporan bulanan

kegiatan pembangunan, penulis menyarankan :

a. Instansi menggunakan program dalam pengolahan laporan bulanan kegiatan pembangunan

agar lebih efektif dan efisien..

b. Dalam menggunakan program, staff harus mengetahui terlebih dahulu cara penginputan,

proses data dan hal lain yang perlu diketahui.

BAB I

Documents

Transcript of BAB I