Bab 8 pemberdayaan karyawan

Chapter 8. Employee Empowerment

Presented By. Hannas Amien Nurbianto - 122140069I Putu Eka Wardana - 122140074Nurma Patmawati - 122140111

Quality Management for Organizational Excellence 7th edition; By. Goetsch and Davis

Dosen Pembimbing,Dr. Dadang Surjasa, SSi, MT

Magister Manajemenen TrisaktiKelas Khusus, Angkatan - 2

Topik Utama• Definisi Pemberdayaan Karyawan• Alasan Pemberdayaan• Inhibitor Pemberdayaan• Peran Manajemen Pemberdayaan • Implementasi Pemberdayaan• Bagaimana Mengenali Pemberdayaan Karyawan• Menghindari Kesalahan Pemberdayaan• Daftar Diluar Pemberdayaan

Presented by. Nurma Patmawati -

122140111

Melibatkan karyawan dalam pembuatan keputusan berkaitan dengan pekerjaan mereka adalah sebuah prinsip fundamental yang mendasar dari manajemen yang baik. Dengan pengaplikasian kualitas total, prinsip ini dipaparkan lebih lanjut yaitu :Karyawan terlibat tidak hanya dalam pembuatan keputusan tapi juga dalam proses berpikir kreatif yang mendahului sebuah pembuatan keputusan.Karyawan tidak hanya terlibat tapi juga diberdayakan.

Kata Pengantar


122140111

Definisi Pemberdayaan Karyawan

Keterlibatan karyawan dan pemberdayaan karyawan merupakan konsep yang bekaitan tetapi keduanya tidak sama. Dalam peraturan kualitas total, karyawan harus menjadi diberdayakanKeterlibatan karyawan adalah menanyakan masukan mereka tapi mereka tidak diberi kepemilikan terhadap apa yang mereka kerjakan.

Pemberdayaan karyawan adalah memberikan kepemilikan untuk proses pertanggung jawaban produk atau jasa yang dihasilkan dalam proses itu. Pemberdayaan karyawan –pemberdayaan dengan kepemilikan- meletakan kebanggaan pada pekerjaan mereka dan hasil produksi atau jasa yang diproduksi. Menciptakan kepemilikan adalah rasa penting untuk keberlangsungan memperbaiki proses, produk dan jasa untuk menyenangkan pelanggan.


122140111

Bagaimana mencapai pemberdayaan karyawan

Dulu, banyak para manajer mengikuti Filosofi: manajer bertugas untuk berfikir dan karyawan mengerjakan apa yang Manajer pikirkan sehingga seorang karyawan yang baik adalah karyawan yang hanya melakukan apa yang manajer perintahkan. Filosofi ini kuno dan tidak efektif. Untuk membuat karyawan yang berdedikasi, termemotivasi, dimana mereka juga punya rasa memiliki yang kuat secara fisik, intelektual dan emosional terhadap pekerjaan yang mereka lakukan manajemen harus memberikan lingkungan keterbukaan, tidak mengancam, dan lingkungan kreatif yang mendorong keterlibatan karyawan, mengharapkan pemikiran dari karyawan, mengakui nilai karyawan, dan memberikan penghargaan terhadap proses, produk dan pelayanan.


122140111

Alat manajemen dan perubahan kebudayaan

Strategi manajemen dalam mengembangkan produktifitas, kualitas, biaya dan pelayanan telah banyak dikembangkan selama bertahun-tahun dan caranya bermacam-macam dan jika dibuat daftarnya akan menjadi daftar yang sangat panjang. Lalu pertanyaannya apakah pemberdayaan karyawan akan menambah daftar tersebut.

Kesuksesan implementasi dalam pemberdayaan membutuhkan perubahan di budaya perusahaan meliputi perubahan besar tentang bagaimana seorang manajer harus berpikir dan bekerja.

Kecenderungannya karyawan yang sudah lama bekerja (karyawan senior) yang telah merasakan beberapa inovasi strategi manajemen datang dan pergi akan memiliki keraguan jika mereka menilainya hanya akan menjadi strategi manajemen jangka pendek. Hal ini biasa dikenal sebagai sindrom WOHCAO (Watch Out, here comes another one)


122140111

Alasan untuk pemberdayaan

Secara tradisional, dengan bekerja keras adalah cara untuk mencapai kesuksesan. Dengan munculnya persaingan global dan kebutuhan tidak pernah berakhir untuk terus berkembang, kunci untuk menjadi sukses tidak hanya bekerja keras tapi juga bekerja cerdas. Dalam banyak kasus, para pembuat keputusan bisnis dan industri mengartikan bekerja cerdas adalah mengadopsi sistem berteknologi tinggi dan proses otomatis. Tetapi peningkatan teknologi hanyalah satu aspek dari bekerja secara cerdas dan aspek ini akan secara cepat ternetralisir jika pesaing kita juga mengadopsi teknologi yang sama atau bahkan teknologi yang lebih canggih lagiBerfikir kreatif dan inisatif dari sebanyak mungkin karyawan yang dimiliki akan meningkatkan kemungkinan terciptanya ide yang lebih baik, keputusan yang lebih baik, kualitas yang lebih baik, produktivitas yang lebih baik dan pada akhirnya meningkatkan daya saing. Alasan untuk pemberdayaan adalah bahwa hal ini merupakan cara untuk membawa kreativitas dan inisiatif dari karyawan terbaik kita untuk peningkatan daya saing dari perusahaan itu sendiri.


122140111

Pemberdayaan dan motivasi

Pemberdayaan adalah tentang bagaimana membuat karyawan untuk membantu diri mereka sendiri, membatu satu sama lainnya dan membantu perusahaan. Inilah alasan mengapa pemberdayaan dapat menjadi begitu efektif dalam membantu mempertahankan motivasi tinggi bekerja dari karyawan. Hal ini membantu karyawan mengembangkan rasa memiliki atas pekerjaan mereka dan atas perusahaan. Dan hal ini pada gilirannya akan mengarah kepada kemauan yang lebih besar pada bagian dari karyawan untuk membuat keputusan, mengambil resiko dalam upaya untuk melakukan perbaikan dan berani berbicara ketika mereka tidak setuju.


122140111

Inhibitor Pemberdayaan


122140111

Resistensi dari karyawan dan serikatSerikat pekerja dapat menjadi sumber lain dari perlawanan ketika mengimplementaikan pemberdayaan. kekhawatiran terbesar adalah bagaimana pemberdayaan akan mempengaruhi masa depan mereka.

Perlawanan dari ManajemenPemberdayaan tidak akan berhasil kecuali manajemen membuat komitmen penuh dan sepenuh hati untuk itu. Beberapa alasan di balik perlawanan manajemen untuk pemberdayaan termasuk ketidakamanan, nilai pribadi ego, pelatihan manajemen tidak cukup dan tidak efektif, karakteristik personal manajer dan pengucilan dari manajer.Takut kehilangan kontrolpepatah lama mengatakan “ pengetahuan adalah kekuatan” dengan mengendalikan akses ke pengetahuan serta aliran pengetahuan sehari-hari, manajer dapat mempertahankan kekuasaan atas karyawan.

I'm the boss syndromeSeorang manager dengan tipe semacam ini akan menolak segala macam keterlibatan pegawai dan peningkatan tanggung jawab kepadanya sebagai suatu hal yang tidak pantas. Mereka akan berpikiran bahwa “di tempat ini hanya ada 1 boss dan boss itu adalah saya”.

STATUS, Seseorang yang menjadi Manager akan merasa bangga dan menjadi protektif terhadap hal – hal yang menyertainya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap ego mereka dan manager semacam ini akan cenderung sulit untuk mengendalikan ego mereka sehingga bisa menjadi partisipan yang tidak efektif dalam perusahaan.Pelatihan Manajemen yang ketinggalan jamanBanyak manager saat ini mengadopsi system manajemen yang di buat oleh Frederick Taylor yang cenderung lebih fokus untuk mengaplikasikan prinsip ilmiah dalam melakukan perbaikan proses dan teknologi dan mengabaikan perbaikan terhadap hal yang berorientasi kepada faktor manusianya. Pendekatan semacam ini sudah tidak tepat lagi di dunia kerja modern, tetapi metode Taylor ini masih valid pengaplikasian SPC (statistical process control), JIT (Just in Time) semua hal ini adalah “quality tool” yang menjadi contoh pengaplikasian prinsip ilmiah dalam perbaikan di lingkungan kerja. JADI Dimana masalahnya..??

Dalam Total Quality Management, continual improvement tidak hanya berlaku untuk perbaikan di sisi proses dan teknologi saja namun juga kepada faktor manusianya karena bagaimanapun pengaplikasian cht. JIT, SPC membutuhkan keterlibatan langsung dari faktor manusianya. Sehingga sebagus apapun pengaplikasian sebuah metode ilmiah jika tidak didukung dengan perbaikan pada faktor manusianya akan kurang baik hasilnya.

Presented by. Hannas Amien Nurbianto -

122140069

Old School SyndromeSeorang manager berkarakter Old-School / tradisional akan lebih berorientasi kepada penyelesaian sebuah tugas daripada orang yang mengerjakan pekerjaan tersebut.

Manajer yang seimbang

Manajer dengan karakter terbaik untuk

pengaplikasian pemberdayaan

pegawai

Manajer yang berorientasi fokus

terhadap pekerjaan

Manajer yang berorientasi terhadap

orang yang menyelesaikan

pekerjaan

Seorang manager harus bisa menyadari bahwa pegawai memiliki perasaan, ego, dan agenda pribadi yang mana hal ini akan mempengaruhi mereka dalam melakukan pekerjaannya.

Note to my self..


122140069

Fear of ExclusionEmpowerment / Peberdayaan adalah tentang keterlibatan total dari semua personnel dalam suatu organisasi yang akan terdampak dari sebuah gagasan atau keputusan. Hal ini termasuk management level bawah (supervisor), level menengah dan level executive jika ada satu saja yang tidak dilibatkan dalam proses tersebut maka ia akan menentang hal ini. Meskipun keputusan tersebut mendapatkan full commitment dari level executive dan dukungan dari para pegawai lainnya.

Jangan setengah – setengah dalam mengaplikasikan empowerment, pihak yang tidak dilibatkan dalam penerapan sebuah gagasan atau keputusan secara konseptual mereka akan setuju namun ada kemungkinan mereka akan menentangnya karena merasa tidak dilibatkan

Note to my self..

John Carpenter's Village of the Damned, Universal Pictures, 1995


122140069

Workforce ReadinessEmpowerment / Pemberdayaan karyawan yang tidak siap akan lebih buruk hasilnya daripada tidak memberikan empowerment terhadap mereka. Tantangan bagi manajemen adalah (a) menentukan apakah karyawan sudah siap untuk dilibatkan (b) dan jika mereka tidak siap maka persiapkan mereka.Dalam menentukan apakah karyawan kita sudah siap untuk empowerment maka tanyakan pertanyaan berikut :1. Apakah karyawan terbiasa akan pemikiran yang kritis ?2. Apakah karyawan mengetahui mengenai proses pengambilan keputusan dan

peran mereka terhadap keputusan tersebut ?3. Apakah karyawan mendapatkan informasi secara menyeluruh mengenai

“gambaran besar” dan kemana hal itu akan berlaku?Terkecuali ketiga jawaban diatas adalah Iya maka karyawan kita belum siap untuk empowerment.Organizational Structure and Management PracticesKaryawan sama seperti kebanyakan orang akan menjadi frustasi jika gagasan mereka harus melalui birokrasi yang tak jelas sebelum sampai ke para pembuat keputusan. Terlalu banyak lapisan manager yang bisa berkata ya atau tidak terhadap suatu gagasan karyawan akan pada akhirnya “membunuh” sifat ambil resiko dan inisiatif dari sisi karyawan itu sendiri.Karyawan yang berani ambil resiko kadang kalanya akan membuat kesalahan atau mencoba sebuah ide yang tidak berhasil. Jika hal ini berdampak dalam penilaian kinerja mereka maka sifat inisiatif akan berganti dengan pendekatan “main aman saja”Hal ini juga berlaku terhadap kritik membangun kepada ketentuan perusahaan dan praktek manajemen yang berlaku. Apakah terhadap karyawan yang mengutarakan kritik membangun digolongkan “problem solver” atau “pembuat masalah”


122140069

Peran Manajemen dalam penerapan EmpowermentPeran manajemen dalam penerapan empowerment adalah melakukan segala hal yang diperlukan untuk memastikan suksesnya peng-implementasi-an dan pengaplikasian yang berkelanjutan dari konsep ini.

Facilitation

Leadership

Commitment

Komitmen : Secara konsisten memberikan dukungan dan menguatkannya secara nyata

Kepemimpinan : Secara konsisten menjadi panutan, mentor dan pelatih

Memfasilitasi : Secara konsisten melakukan monitoring dan bertindak cepat terhadap rekomendasi karyawan


122140069

Melakukan penilaian,

penyesuaian dan PerbaikanMengumpulkan

masukan dari karyawanMencari dan

mengatasi faktor pengahmbat

Mengimplementasikan EmpowermentAda 4 langkah dalam mengimplementasikan Empowerment, (1) Menciptakan lingkungan kerja yang mendukung terhadap empowerment sehingga mendorong para “pengambil resiko” dan inisiatif individual. (2) Sangatlah penting untuk bisa mencari / menargetkan lalu mengatasi faktor - faktor penghambat

*Ke-2 langkah tersebut telah dibahas sebelumnya

Putting the vehicles in placeBerbagai macam cara sebagai kendaraan dapat dilakukan untuk mengumpulkan masukan dari para karyawan. Dari yang sederhana dengan berkeliling tempat kerja dan bertanya kepada karyawan mengenai input mereka sampai mengadakan sesi brainstorming secara periodik, atau secara reguler mengadakan diskusi kualitas. Beberapa metode yang banyak digunakan adalah sebagai berikut :

Menciptakan lingkungan yang

mendukung


122140069

BrainstormingDengan brainstorming manager bertindak sebagai katalis dalam membuat kelompok peserta, dimana para peserta di dorong untuk mengeluarkan pendapat dan gagasan mereka dan hal tersebut dianggap sebagai suatu yang valid. Para peserta dilarang memberikan atau melakukan penilaian dan evaluasi terhadap pendapat tersebut. Setelah semua masukan tercatat maka proses evaluasi dimulai, dimana pendapat tersebut dinilai dan diberi pembobotan lalu dipersempit sampai ke beberapa masukan pilihan. Manager yang ingin melakukan brainstorming juga harus mengenal konsep dari groupthink dan groupshift. GroupthinkGroupthink adalah fenomena yang terjadi ketika sebuah kelompok fokus untuk mencapai sebuah keputusan ketimbang mencari sebuah keputusan yang baik. Hal ini bisa saja terjadi dan banyak faktor yang menyebabkanya. untuk mengatasinya ada beberapa strategi yang bisa digunakan:1. Terus mendorong sifat kritis2. Mendorong untuk membuat beberapa alternative, jangan biarkan group mengambil

keputusan terburu-buru3. Tugaskan beberapa anggota untuk menjadi pihak yang berlawanan dari keputusan

tersebut4. Libatkan orang – orang yang tidak biasa menghadapi dengan masalah yang di diskusikan5. Adakan meeting ulang beberapa hari kemudian, hal ini untuk memberikan kesempatan

anggota group untuk memikirkan kembali keputusan mereka dan memberikan kesempatan untuk memikirkan ulang .

GroupshiftHal ini terjadi ketika anggota group membesar – besarkan posisi mereka dengan harapan keputusan akhir akan sesuai dengan apa yang mereka inginkan. Manager bisa mengatasi hal ini dengan merendahkan point of view dan menugaskan beberapa anggota untuk menjadi pihak yang berlawanan dari keputusan tersebut.


122140069

National Group Technique

Presented by. I Putu Eka Wardana -

122140074

Pada tahap pertama, para manager memaparkan permasalahan dan memberikan penjelasan untuk memastikan semua anggota group mengerti.

Pada tahap ke dua , setiap anggota group secara diam-diam mencatat ide dari anggota lain, dan dalam tahap ini tidak ada diskusi sesama anggota group.

Tahap ketiga, ide dari masing-masing individu di publikasikan kedalam group dengan meminta setiap member untuk memaparkan ide-idenya.setiap ide di catat kedalam papan tulis dan setiap ide di berikan nomer.

Dalam tahap ke empat, setiap ide yang telah di catat di kalrifikasi dan di jelaskan oleh para masing-masing peserta, agar seluruh member group mengerti dari maksud ide tersebutTahap kelima, ide-ide yang telah dijelaskan kemudian dipilih secara tertutup oleh setiap member group

adalah sekelompok karyawan yang bertemu secara rutin dengan tujuan untuk mengidentifikasikan, merekomendasikan dan membuat perbaikan tempat kerja

Quality Circle

Pada QC anggotanya terbentuk dengan sendirinya atau para relawan, dan mereka melakukan pertemuan dengan sendirinya juga.

Perbedaan antara Quality Circle dan Brainstorming ialah

Sedangkan pada Brainstorming angotanya dan pertemuannya di tunjuk dan dilakukan oleh para manager

Ditempatkan secara strategis, dimana para karyawan dapat memasukkan ide-ide kedalam kota dengan cara menulis pada kertas.

Suggestion Boxes

Berjalan keliling memutari tempat kerja dan menanyakan kepada setiap karyawan mengenai ide dan feedback yang di dapat, hal ini juga sangat efektif sebagai sarana sosialisasi ke semua lini di perusahaan.

Walking and talking


122140074

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh seorang manager untuk mengetahui apakah karyawannya telah berhasil diberdayakan

Mengenali pegawai yang telah berhasil di berdayakan

Mengambil inisiatif, untuk karyawan yang telah berhasil diberdayakan akan lebih cepat dalam mengambil inisiatif terhadap suatu kondisi tertentuHanya melihat situasi sebagai suatu masalah atau sebagai sebuah kesempatan, pegawai seharusnya tidak memandang suatu situasi sebagai suatu permasalahan saja,tetapi harus menajdikan sebagai suatu kesempatan untuk berkembang, dan pembelajaran untuk lebih efektifMenerima masukan pada nilai nominal atau berfikir kritis, karyawan yang telah diberdayakan akan lebih memiliki pola fikir logic ,rasional dan lebih mencari pengalaman untuk menentang asumsi-asumsi dan status quoMemberikan keputusan pada lni atas atau membangun konsensus untuk mendapatkan solusi


122140074

TERIMA KASIH

J AK A R T A , 8

AG U S T U S 2

0 1 5

Bab 8 pemberdayaan karyawan

Education

Transcript of Bab 8 pemberdayaan karyawan