BAB 5

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Keberhasilan pelaksanaan suatu proyek sangat ditentukan oleh keberadaan

sumber daya mansuai yang mengelola proyek. Pengelolaan sumber daya manusia

suatu proyek adalah suatu proses untuk mengorganisir dan mengatur tim proyek. Tim

proyek terdiri dari orang-orang yang memiliki peran dan tanggung jawab untuk

menyelesaikan suatu proyek. Setelah peran dan tanggung jawab masing-masing tim

ditetapkan, maka anggota-anggota tim seharusnya dilibatkan dalam perencanaan dan

pengambilan keputusan. proyek Keterlibatan awal anggota tim akan dapat menambah

keahlian mereka selama proses perencanaan dan memperkuat komitmen terhadap

proyek. Kualifikasi dan jumlah anggota tim proyek sering kali berubah selama

pelaksanaan proyek, sesuai dengan volume pekerjaan proyek. Anggota-anggota tim

proyek dapat juga disebut sebagai staf proyek.

99

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini anda diharapkan dapat:

a. Menjelaskan komponen-komponen pengelolaan kegiatan sumber daya

manusia

b. Menjelaskan hal-hal yang dibutuhkan dalam perencanaan Sumber Daya

Manusia

c. Menjelaskan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembentukan tim

kerja

d. Menjelaskan pengaruh kinerja tim terhadap keberhasilan proyek

e. Menjelaskan pertimbangan-pertimbangan dasar yang harus dilakukan dalam

memilih menejer proyek

f. Menjelaskan tanggung jawab seorang menejer proyek

g. Menjelaskan karakteristik personal menejer proyek

h. Menjelaskan pengetahuan dasar dan tanggung jawab yang harus dimiliki

seorang menejer proyek

i. Menjelaskan faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memilih menejer

proyek

j. Menjelaskan tugas-tugas dan deskripsi pekerjaan menejer proyek

Tim manajemen proyek adalah sub-rangkaian dari tim proyek dan bertanggung

jawab terhadap aktivitas-aktivitas manajemen proyek seperti perencanaan, pengontrolan

dan penutupan. Kelompok ini dapat disebut sebagai tim inti, eksekutif, atau

kepemimpinan. Untuk proyek-proyek yang lebih kecil, tanggung jawab manajemen

proyek dapat dibagi oleh seluruh tim atau semata-mata dijalankan oleh menejer proyek.

Sponsor proyek bekerja sama dengan tim manajemen proyek, khususnya membantu

penyelesaian persoalan-persoalan seperti membiayai proyek, klasifikasi ruang lingkup,

dan mempengaruhi orang lain supaya bisa mendapatkan manfaat dari proyek itu.

Pada bab ini akandibahas beberapa topik yang terkjait dengan sumber daya manusia

antara lain (1) Perencanaan Sumber daya manusia (SDM(, (2) Mencari Tim Proyek,

(3) Membentuk tim proyek, (4) Mengelola tim proyek, (5) pengaruh kinerja tim

terhadap keberhasilan proyek, (6) memilih menejer proyek, (7) tugas-tugas rinci

menejer proyek konstruksi, (8) posisi dan tanggung jawab tim manajemen dalam

proyek

1. SUMBER DAYA MANUSIA

Kegiatan pengelolaan sumber daya manusia proyek mencakup hal-hal sebagai

berikut:

a. Perencanaan Sumber daya manusia (SDM).

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran, tanggung jawab proyek, dan

melaporkan hubungan serta menciptakan rencana manajemen penempatan staff.

b. Mencari Tim Proyek

Mendapatkan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melengkapi poyek

c. Membentuk tim proyek.

Memperbaiki kompetensi dan interaksi anggota-anggota tim untuk mempertinggi

kinerja proyek itu.

d. Mengelola tim proyek.

Melacak kinerja anggota tim, menyediakan feedback, memecahkan isu-isu dan

mengkoordinasikan perubahan-perubahan untuk mempertinggi kinerja proyek itu.

PERENCANAAN SDM

Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses untuk menentukan peran,

tanggung jawab, sistem pelaporan dan menentukan staf manajemen perencana. Peran

proyek dapat dilakukan secara perorangan atau kelompok yang baik dari dalam atau

dari luar struktur organisasi proyek. Seorang staf perencana manajemen dapat

100

menentukan berapa dan kapan anggota tim proyek dibutuhkan, menentukan kriteria

memberhentikan proyek, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi calon anggota

tim, rencana pemberian penghargaan/gaji, masalah keselamatan kerja, dan pengaruh

pembentukan staf terhadap organisasi

Hal Yang Dibutuhkan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia

Pada dasarnya ada tiga hal yang perlu dibutuhkan sebagai masukan dalam peroses

perencanaan sumber daya manusia yaitu (l) Faktor-Faktor Lingkungan Usaha, (2)

proses aset organisasi, dan (3) rencana proyek manajemen

Faktor-Faktor Lingkungan

Beberapa faktor lingkungan yang relevan yang meliputi kultur dan struktur

organisasional adalah:

o Organisasi. Organisasi atau departemen model apa yang akan dilibatkan dalam

proyek? Bagaimana susunan kerja di antara mereka, bagaimana hubungan

formal dan informal yang ada di antara mereka?

o Teknis. Disiplin-disiplin dan keahlian apa yang akan diperlukan untuk

menyelesaikan proyek ini? Pendekatan-pendekatan engineering, atau jenis

peralatan yang diperlukan? Bagainanakah bentuk transisi dari satu siklus hidup

ke siklus hidup berikutnya adalah tantangan yang unik?

o Interpersonal. Bagaimana bentuk tipe hubungan pelaporan formal dan informal

yang ada di antara orang-orang yang merupakan calon-calon anggota tim

proyek itu ? bagaimana deskripsi kerja calon itu? Bagaimana hubungan

supervisor-bawahannya? Bagaimana hubungan suplier-konsumennya? Apa ada

perbedaan kultural atau bahasa yang akan mempengaruhi hubungan kerja di

antara anggota-anggota tim? Bagaimana tingkat kepercayaan dan penghargaan

yang ada ?

o Logistik. Berapa banyak jarak yang ada yang memisahkan orang dan unit-unit

yang akan menjadi bagian dari proyek itu? Apakah ada orang-orang yang

bekerja dalam area, zona waktu, atau negara yang terpisah?

o Politik. Apa ada tujuan-tujuan dan agenda-agenda khusus dari stakeholder

proyek. Sipakah kelompok-kelompok dan orang-orang yang memiliki kekuatan

dan pengaruh informal bagi proyek? Bagaimanakah model aliansi-aliansi

informal yang ada?

101

Hasil Perencanaan SDM

Proses perencanaan sumber daya manusia diharapkan menghasilkan beberapa hal

yaitu:

(1). Peran Dan Tanggung Jawab Personel

o Peran: Yaitu label/nama yang mendeskripsikan bagian dari suatu proyek

dimana seseorang berpertanggung jawab. Misalnya peran insinyur bangunan

sipil, humas, analis bisnis dan tim koordinator. Kejelasan peran, otoritas,

tanggung jawab, dan batasan-batasannya adalah sangat penting bagi

keberhasilan suatu proyek.

o Otoritas: yaitu hak pada seseorang untuk menggunakan sumber daya proyek,

membuat keputusan, dan persetujuan tanda tangan Misalnya: keputusan yang

memerlukan otoritas yang jelas meliputi pemilihan suatu metode untuk

melengkapi suatu aktivitas, penerimaan/persetujuan kualitas pekerjaan.

Anggota tim akan dapat bekerja dengan baik bila antara tingkat otoritas yang

mereka miliki sesuai dengan dengan tanggung jawab yang dibebani.

o Tanggung Jawab: yaitu pekerjaan anggota tim proyek yang diharapkan untuk

melaksanakan aktivitas proyek.

o Kemampuan: yaitu ketrampilan dan kapasitas yang diperlukan untuk

menyelesaikan aktivitas proyek. Jika proyek anggota tim tidak menguasai

kemampuan yang diperlukan, maka kinerjanya dapat membahayakan proyek.

Jika ada ketidak sepadanan kemampuan, maka perlu ada tanggapan proaktif

seperti melakukan pelatihan, perekrutan dan perubahan jadwal, atau perubahan

lingkup

(2). Struktur Organisasi

Struktur organisasi proyek adalah suatu tampilan grafis anggota tim proyek dan

hubungan pelaporan. Hal ini dapat berupa formal atau informal, yang sangat

terperinci atau terbingkai luas sesuai dengan kebutuhan proyek.. Sebagai contoh,

struktur organisasi proyek untuk 3000 orang tim penanggulangan bencana akan

mempunyai detil yang lebih besar dibanding struktur organisasi proyek untuk

dua puluh orang.

(3). Rencana staff manajemen

Rencana staff manajemen, merupakan bagian rencana manajemen proyek.

Menerangkan tentang kapan & bagaimana kebutuhan dapat diselaraskan. Rencana

102

staff manajeman dapat berbentuk informal atau formal, mendetail atau secara

luas, didasari atas keperluan proyek, dan suatu rencana selalu diperbarui secara

berkelanjutan selama proyek berlangsung. Informasi yang diperlukan pada

pembuatan rencana staff manajemen sangat bervariasi tergantung tempat dan

ukuran proyek, tapi beberapa hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:

Perencanaan/perekrutan staff

Beberapa pertanyaan timbul saat rencana penerimaan para pekerja proyek.

Misal: apakah sumber daya yang diperlukan berasal dari organisasi dalam atau

dari luar organisasi, atau sistem kontrak? Apakah para pekerja akan bekerja di

kantor pusat atau jauh dari kantor pusat? Berapakan gaji tiap kelompok

keahlian yang ada?

Pengaturan Waktu

Rencana staff manajemen menerangkan kerangka waktu yang dibutuhkan bagi

individu atau oleh kelompok Secara jelas hal ini mengatur jumlah jam

perorang, departemen atau seluruh tim proyek yang diperlukan tiap minggu,

bulan

Kriteria pemilihan

Menentukan metode dan waktu untuk pemilihan anggota tim yang bermanfaat

bagi proyek dan tim kerja..

Perlunya latihan

Jika tim yang dipilih tidak memiliki kompetensi seperti yang diharapkan, maka

perlu dilakukan latihan, sehingga dapat menghasilkan tim proyek yang baik.

Penghargaan dan hadiah

Kriteria yang jelas untuk mendapat/memberi penghargaan bagi tim dapat

digunakan untuk mempromosikan dan meningkatkan kemauan bekerja. Untuk

efektivnya, penghargaan harus didasari atas aktivitas dan performa tiap orang.

Penghargaan juga harus diberikan pada waktu yang tepat. Penghargaan

diberikan sesuai dengan terget yang dihasilkan tim proyek tim.

Keselamatan

Kebijakan dan prosedur yang melindungi anggota tim dalam bekerja juga

merupakan bagian penting dari rencana staff manajemen.

PEMBENTUKAN TIM KERJA PROYEK

Tim kerja diambil dari sumber daya yang tersedia baik dari dalam maupun

luar proyek/organisasi. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembentukan

103

tim kerja adalah (1) ketersediaan: siapa yang menyediakan dan kapan mereka

disediakan?, (2) Kemampuan: Kemampuan kerja apa yang dimiliki?, (3) Pengalaman:

Apakah pekerja dapat bekerja atau kerjasama? Apakah mereka telah berpengalaman

dengan baik?, (4) Ketertarikan. Apakah pekerja tertarik bekerja dalam proyek ini? dan

(5) Gaji: Berapa gaji tiap anggota tim, terutama jika mereka dikontrak dari luar

organisasi ?

Adapun hasil yang diharapkan/dapat dicapai dalam tahap pembentukan tim

proyek adalah

(l) Penugasan Staf Proyek:

Menetapkan orang-orang yang menjadi anggota tim, sesuai dengan pekerjaan pada

proyek tersebut

(2) Ketersediaan Sumber daya:

Dokumen ketersediaan sumber daya pada setiap periode/siklus proyek yang dapat

bekerja pada proyek tersebut.

(3). Rencana Manajemen Susunan Kepegawaian (Update)

Rencana manajemen susunan kepegawaian yaitu peran dan tanggung-jawab orang-

orang dalam proyek tersebut. Rencana manajemen susunan kepegawaian mungkin

perlu diubah/diperbaharui karena orang yang langsung cocok/tidak dengan susunan

kepegawaian yang telah direncanakan. Alasan lain untuk mengubah rencana

manajemen susunan kepegawaian antara lain adanya promosi, pengunduran diri,

sakit, isu kelelahan, dan mengubah beban kerja.

PENGEMBANGAN TIM PROYEK

Pengembangan tim proyek dilakukan agar dapat meningkatkan kemampuan

dan interaksi antar anggota tim sehingga kinerja proyek meningkat. Kegiatan ini

meliputi:

o Meningkatkan ketrampilan anggota tim dalam rangka meningkatkan

kemampuan mereka untuk menyelesaikan aktivitas proyek.

o Meningkatkan kepercayaan dan keterpaduan antar anggota tim dalam rangka

menaikkan produktivitas melalui kerjasama kelompok yang lebih besar.

Adapun alat dan teknik yang digunakan dan diperlukan untuk mengembangkan tim

proyek adalah

(1). Ketrampilan Manajemen Umum

Ketrampilan melakukan hubungan antar individu, yang biasa disebut sebagai "soft

skills", sangat penting bagi tim pengembangan. Dengan memahami karakter

104

anggota tim proyek, mengantisipasi tindakan mereka, memberikan perhatian

kepada mereka, dan mengikuti isu tentang mereka, manajemen tim proyek dapat

mengurangi permasalahan dan meningkatkan kerjasama. Ketrampilan seperti sifat

empati, kreativitas, dan pemberian kemudahan kelompok merupakan asset

berharga ketika mengelola tim proyek tersebut.

(2). Pelatihan

Pelatihan meliputi semua aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan

kemampuan anggota tim proyek. Pelatihan bisa dalam bentuk formal ataupun

informal. Contoh metode pelatihan meliputi diskusi kelas, online, berbasis-

komputer, latihan di tempat kerja dari anggota tim proyek yang lain, dan

sebagainya. Jika ketrampilan teknis atau manajemen yang diperlukan tidak

dimiliki oleh anggota tim proyek, maka ketrampilan itu dapat dikembangkan pada

saat mengerjakan proyek (on job traibning)

(3). Aktivitas Pembentukan Tim

Strategi pembentukan tim sangat penting, terutama ketika antar aggota tim tidak

bisa mengadakan kontak langsung. Hal ini dapat dilakukan misalnya melalui

agenda pertemuan dari lima menit pada suatu off-site, untuk meningkatkan

hubungan antar individu.

(4). Peraturan Dasar

Peraturan dasar dirancang untuk menetapkan perilaku yang bisa diterima oleh

anggota tim proyek. Proses untuk mendiskusikan peraturan dasar memberikan

tanggung jawab kepada anggota tim untuk mematuhinya.

(5). Penempatan

Penempatan adalah penempatan banyak orang atau bahkan semua anggota tim

proyek yang paling aktif di dalam lokasi fisik yang sama untuk meningkatkan

kemampuan mereka bekerja sebagai tim. Penempatan bisa temporer, seperti pada

waktu tertentu sepanjang proyek, atau untuk waktu keseluruhan proyek itu.

Strategi co-penempatan meliputi suatu pertemuan di dalam ruang (a war room),

dengan alat komunikasi elektronik, memasang jadwal, dan cara-cara yang lain

untuk meningkatkan komunikasi anggota. Apabila penempatan dipertimbangkan

dengan strategi yang baik, akan mengurangi frekuensi penempatan anggota tim

pada tempat lain secara bersamaan.

(6). Pengenalan dan Penghargaan

Salah satu bagian dari proses pengembangan tim yaitu dengan memberi

penghargaan terhadap anggota yang berprestasi. Hargai keputusan yang telah

105

dibuat, secara formal ataupun secara informal, dengan mempertimbangkan

prestasi. Penghargaan hanya diberikan pada perilaku yang sesuai dengan yang

diinginkan saja. Sebagai contoh, kesediaan untuk bekerja lembur dalam rangka

meningkatkan jadwal kerja perlu dihargai; namun bekerja lembur yang

dikarenakan mengisi jadwal yang pernah kosong tidak perlu dihargai

Penghargaan perlu mempertimbangkan perbedaan budaya.

Strategi pengembangan tim yang efektif diharapkan dapat meningkatkan prestasi tim

itu, sehingga dapat meningkatkan kemungkinan untuk menemukan sasaran hasil proyek.

Penilaian terhadap suatu efektivitas tim meliputi indikator seperti: (l) Peningkatan

dalam hal ketrampilan seseorang untuk melaksanakan aktivitas yang ditugaskan secara

lebih efektif, (2) Peningkatan dalam hal kemampuan dan perasaan untuk membantu

timnya agar menjadi tim yang lebih baik, dan (3) Mengurangi tingkat perputaran

pegawai.

MENGELOLA./MENGATUR TIM PROYEK

Mengelola/mengatur tim proyek terkait dengan pengelolaaan anggota tim,

pemberian umpan balik, memecahkan isu, dan mengkoordinir perubahan untuk

meningkatkan capaian proyek. Manajemen tim proyek harus mengamati perilaku tim,

mengatur konflik, memecahkan isu, dan menilai kinerja anggota tim. Sebagai hasil

pengelolaan tim proyek adalah rencana susunan kepegawaian yang perlu diperbaharui,

permintaan perubahan, pemecahan isu/masalah dan lain-lain. Manajemen tim proyek

menjadi rumit ketika anggota tim bertangung jawab pada dua orang yaitu menejer

fungsional dan manager proyek di dalam suatu organisasi matriks.

2. PENGARUH KINERJA TIM TERHADAP KEBERHASILAN PROYEK

Keberhasilan suatu proyek tidak hanya ditentukan oleh struktur organisasi saja,

tetapi juga ada faktor lain yaitu sejauh mana ketrampilan individu atau pemimpin

dalam mengelola fungsi-fungsi kunci/utama suatu proyek. Manajemen proyek tidak

mungkin dijalankan oleh seorang saja, tetapi membutuhkan tim (sekelompok orang)

yang solid dan memiliki dedikasi tinggi untuk mencapai tujuan proyek. Pada umumnya

tim manajemen proyek meliputi: (l) Seorang Menejer proyek (pimpro), (2) Beberapa

asistem menejer proyek, (3) Seorang kepala kantor proyek, dan (4) Sebuah Tim proyek

Pada umumnya personel proyek yang bertugas di kantor pusat bekerja penuh

waktu mengerjakan kegiatan-kegiatan proyek. Sedangkan anggota tim proyek

106

mengerjakan kegiatan unit-unit fungsional dan mungkin bekerja part time (tidak

penuh waktu) pada proyek. Pada dasarnya personel kantor pusat, melaporkan

kegiatannya langsung pada menejer proyek, tetapi juga masih terkait dengan lini

fungsional hanya untuk masalah pengawasan administratif. Untuk proyek skala kecil

umumnya personel kantor pusat tidak dibutuhkan, kegiatan admisnitratif dapat

dikerjakan oleh seorang tim proyek.

Sebelum melakukan pengelolaan sumber daya manusia, ada lima pertanyaan

pokok yang harus dijawab (Kerzner, 1995):

a. Apakah yang dibutuhkan oleh seseorang agar menjadi menejer proyek yang

berhasil?

b. Siapakah yang harus menjadi anggota tim proyek?

c. Masalah apa saja yang dapat terjadi selama masa perekrutan personel?

d. Faktor utama apa yang dapat menyebabkan hengkang/keluarnya anggota tim

kunci/utama?

3. PROSES PENYUSUNAN PERSONEL (STAFFING)

Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan personel proyek adalah

karakteristik manajemen proyek, meliputi (l) lingkungan proyek, (2) proses

manajemen proyek, dan (3) menejer proyek. Hal yang berhubungan dengan

lingkungan proyek yaitu: masalah unjuk kerja personel dan kebijakan personel.

Manajemen proyek akan berhasil jika menejer proyek dan tim proyek secara

penuh berdedikasi menyelesaikan kegiatan proyek. Hal ini tentu membutuhkan anggota

tim proyek yang memiliki pemahaman baik dan mendasar terhadap kebutuhan proyek

yaitu:

a. Hubungan dengan konsumen

b. Arah/misi/visi proyek

c. Perencanaan proyek

d. Pengawasan proyek

e. Evaluasi proyek

f. Pelaporan proyek

Setiap anggota tim proyek harus memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan

proyek tersebut. Jika secara individual kebutuhan proyek tersebut tidak bisa dipenuhi,

maka secara bersama, tim proyek harus mampu mengerjakan. Konsep tim kerja

proyek merupakan hal yang sangat vital bagi keberhasilan suatu proyek.

107

Orang yang paling berpengaruh selama tahap penyusuan personel adalah menejer

proyek. Menejer proyek seharusnya orang yang mampu mengatasi permasahan,

mampu mengevaluasi risiko yang terjadi, dan secara umum karakteristik dasar seorang

menejer proyek adalah:

a. Memiliki integritas pribadi dan jujur

b. Memahami masalah personalia

c. Memahami masalah teknologi proyek

d. Memiliki kompetensi dalam manajemen bisnis (memahami prinsip-prinsip

manajemen, memahami masalah manajemen komunikasi)

e. Memiliki kesiapsiagaan dan ketangkasan

f. Memiliki berbagai kepandaian/ketrampilan

g. Energik dan tabah

h. Memiliki kemampuan mengambil keputusan.

Dalam penyusunan personalia proyek seorang menejer proyek harus memiliki tujuan

yang jelas. Tujuan menejer proyek selama penyusunan personalia proyek adalah:

a. Memperoleh aset terbaik yang tersedia dan berusaha meningkatkannya

b. Menyediakan lingkungan kerja yang baik bagi seluruh personel

c. Memberi keyakinan bahwa semua sumber daya yang digunakan secara efektif dan

efisien, sehingga segala hambatan yang muncul dapat diatasi.

4. MEMILIH MENEJER PROYEK

Sesuatu yang mungkin paling sulit bagi eksekutif tingkat atas dalam

pengelolaan sumber daya adalah memilih menejer proyek. Dalam pemilihan menejer

proyek ada lima pertanyaan dasar yang harus dipertimbangkan (Kerzner, 1995):

a. Bagaimanakah keadaan sumber daya internal dan eksternal?

b. Bagaimana cara memilih menejer proyek?

c. Bagaimana memberi pengembangan karir dalam manajemen proyek?

d. Bagaimana memperbaiki ketrampilan (unjuk kerja) manajemen proyek

e. Bagaimana mengevaluasi unjuk kerja manajemen proyek?

Manajemen proyek tidak akan berhasil, kecuali jika seorang menejer proyek selalu

berada dibawah pengawasan. Proses pemilihan menejer proyek berada pada level

manajemen atas, karena menejer proyek menerima otoritas dari menejer utama(Dirut)

108

untuk mengelola organisasi lini dalam usaha mencapai tujuan proyek secara berhasil.

Tanggung jawab utama menejer proyek adalah:

a. Menghasilkan produk akhir suatu proyek dengan sumberdaya tersedia dan dengan

keterbatasan waktu, anggaran dan mutu/teknologi

b. Mencapai sasaran keuntungan sesuai dengan kontrak

c. Membuat semua keputusan yang dibutuhkan .

d. Bertindak sebagai pengendali komunikasi antara konsumen (ekternal) dan

manajemen level atas dan manajemen fungsional

e. Melakukan perundingan dengan lini fungsional untuk menyelesaikan paket

pekerjaan penting dalam keterbatas waktu, anggaran dan mutu/teknologi

f. Jika mungkin, menyelesaikan semua konflik yang muncul.

Agar seorang menejer proyek dapat menjalankan tangungjawabnya secara berhasil ,

maka seorang menejer proyek harus mampu melaksanakan/menunjukkan

ketrampilannya dalam beberapa bidang seperti manajemen interface, manajemen

sumber daya, manajemen perencanaan dan pengawasan. Secara implisit tanggung jawab

seorang menejer proyek dapat digambar sebagai berikut:

109

MENEJER PROYEK

MANAJEMEN INTERFACE

MANAJEMEN SUMBER DAYA

MANAJEMEN PERENCANAAN & PENGAWASAN

1. INTERFACE PRODUK Unjuk Kerja Bagian/Sub Seksi Hubugan fisik antar bagian/sub seksi2. INTERFACE PROYEK3. PELANGGAN4. MANAJEMEN (FUNGSIONAL/ LEVEL ATAS)5. PERUBAHAN TANGUNG JAWAB6. ALIRAN INFORMASI7. INTERFACE MATERIAL (PENGAWASAN INVENTORY)

1. WAKTU (PENJADUALAN)2. TENAGA KERJA3. UANG4. FASILITAS5. PERALATAN6. MATERIAL7. INFORMASI/TEKNOLOGI

1. PENINGKATAN PENGGUNAAN PERALATAN2. PENINGKATAN INJUK KERJA EFISIENSI3. MENGURANGI RISIKO4. MENGIDENTIFIKASI ALTERNATIF MASALAH 5. MENGIDENTIFIAKSI ALTERNATIF PEMECAHAN KONFLIK

Gambar 5.1. Tangung Jawab Menejer Proyek

Menemukan seorang yang memiliki kualifikasi baik sebagai menejer proyek adalah

bukan sesuatu hal yang gampang, karena memilih menejer proyek lebih terfokus pada

karakteristik personal dari pada deskripsi pekerjaan yang akan dilakukannya.

Menurut Russll Archibal (Kerzner, 1995) mendefinisikan karakteritik personal menejer

proyek yang diinginkan yaitu:

Gambar 5.2. Karakteristik Manajer Proyek

KARAKTERISTIK PERSONAL MENEJER

PROYEK

1. Memiliki Fleksibitas dan Kemampuan Berdaptasi2. Berinisiatif dan Berjiwa Kepemimpinan3. Agresif, Percaya Diri, Persuasif, Kemampuan Verbal yang Lancar4. Ambisius, Aktif, Mampu Melakukan Pemaksaan 5. Komunikator dan Integrator yang Efektif6. Memiliki Minat/Pengetahuan Pribadi yang Luas 7. Tenang, Antusias, Imajinasi, Spontan8. Memiliki Keseimbangan Pemecahan Masalah yang Terkait Dengan Waktu, Anggaran dan Faktor Manusia 9. Organisator yang Baik dan Disiplin10. Lebih Bersifat Generalis Dari Pada Spesialis11. Dapat dan Rela Mencurahkan Sebagian Besar Waktu Untuk Kegiatan Perencanaan dan Pengawasan12. Mampu Mengidentifikasi Permasalahan13. Mampu Membuat Keputusan14. Mampu Memelihara Keseimbangan dengan Baik Dalam Penggunaan Waktu

110

Gambar 5.3. Pengetahuan dasar dan tanggung jawab yang harus dimiliki Oleh seorang menejer Proyek (Sumber Kerzner, 1995)

111

KONSTRUKSI

MANAGERPROYEK

TEKNIK

KONTRAKTOR

KLIEN/KONSUMEN

ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

PENGADAAN

MANAJEMEN

PERENCANAAN DAN PENJADUALAN

PENGENDALIAN BIAYA

KONSULTAN

ESTAMASI

PEMASOK

Gambar 5.4. Tangung Jawab Manajemen Proyek (Sumber Kerzner, 1995)

Disamping itu untuk melihat karakteristik personal seorang menejer proyek, ada

beberapa pertanyaan mendasar yang perlu dicermati antara lain:

1) Apakah perlu diadakan analisis kelayakan dan analisis ekonomi, apakah ada

kemampuan itu dalam calon menejer proyek?

2) Apakah dibutuhkan keahlian teknik yang komplek? Jika ya, apakah ada

kemampuan itu dalam calon menejer proyek?

3) Jika calon menejer kurang memiliki kemampuan tertentu, apakah ada yang

dapat menutupi kekurangan itu pada lini organisasi lain?

4) Apakah perusahaan/individu (calon menejer) baru pertama kali

mengerjakan tipe proyek/klien semacam ini? Jika ya, risiko-risiko apa yang

perlu dipertimbangkan?

5) Prioritas apa yang ada dalam peroyek ini, dan apa risikonya?

6) Dengan siapa menejer proyek akan berinterface, baik yang berasal dari

dalam maupun luar organisasi?

MANAJEMEN PROYEK

ISU-ISU BUDAYA

PELATIHAN ISU SOSIAL EKONOMI

MANAJ. SUMBERDAYA

DUKUNGANPUBLIK

HUBUNGAN PEMERINTAH

REKAYASA PENGADAAN KONSTRUKSI

STUDI KELAYAKAN

EKONOMI

PENGARUH LINGKUNGAN &

PENGAWASAN

KEUANGAN

112

Untuk memenuhi kebutuhan seorang menejer proyek bisa didapatkan dari luar

perusahan dan bisa juga diangkat dari dalam perusahaan sendiri. Sebenarnya banyak

keuntungan jika seorang menejer proyek diangkat dari dalam perusahaan sendiri, yitu:

a. Memahami organisasi, kebijakan, prosedur perusahaan dan orang-orang

kunci/penting di perusahaan.

b. Telah diketahui relam jejaknya (performance record), sehingga mampu diberi

tanggung jawab dan wewenang secara maksimal

c. Klien akan lebih menyukai managernya yang track recordnya telah terbukti pada

perusahaan.

Salah satu hal yang penting bagi seorang menejer proyek adalah disamping harus

memahami kemampuann dirinya, dia juga harus memahami keunggulan dan

kelemahan bawahannya (karyawannya), atau menejer harus memahami human

behavior. Setiap menejer harus memahami human behavior, agar mampu mengarahkan

tenaga kerja secara efisien:

1) Menejer harus tahu apa kira-kira yang harus dikerjakan, terutama terkait dengan

produk akhir proyek

2) Menejer harus memiliki pemahaman yang jelas tentang wewenangnya serta

keterbatasan-keterbatasannya

3) Menejer harus tahu bagaimana berhubungan dengan orang lain

4) Menejer harus tahu langkah-langkah dasar melakukan pekerjaan secara baik,

khususnya untuk mencapai hasil-hasil yang spesifik

5) Menejer harus tahu kapan dan bila mana dia mungkin tidak mampu menyelesaikan

suatu pekerjaan.

6) Menejer harus tahu/sadar tentang apa yang dapat dan harus dikerjakan untuk

membenarkan hasil/produk yang tidak memuaskan/salah.

7) Menejer harus merasa bahwa atasannya (bos) secara individual menaruh perhatian

padanya

8) Menejer harus merasa bahwa atasannya (bos) percaya padanya dan tertarik atas

kesuksesan dan kemajuan yang dibuatnya.

5. KETRAMPILAN YANG DIPERSYARATKAN BAGI MENEJER

Suatu proyek sering bersifat komplek dan multifaset (multi aspek).

Mengelola proyek yang demikian tentu merupakan suatu tantangan dan membutuhkan

ketrampilan dalam: pembentukan tim, kepemimpinan, mengatasi konflik, kemampuan

113

teknis, perencanaan, organisasi, kewirausahaan, administrasi, manajemen pendukung,

dan alokasi sumber daya.

Ketrampilan pembentukan Tim

Pembentukan tim kerja merupakan tanggung jawab utama menejer proyek.

Pembentukan tim kerja melibatkan seluruh spektrum dari ketrampilan manajemen

untuk mengidentifikasi, melaksanakan dan mengintegrasikan berbagai macam pekerjaan

kelompok dari organisasi fungsional ke dalam sistem program manajemen. Agar efektif,

menejer proyek harus mampu menyediakan atmosfir kerja yang kondusif bagi tim kerja.

Menejer proyek harus mampu menciptakan/memelihara karakteristik iklim kerja seperti

berikut:

a. Anggota tim berkomitmen melaksanakan proyek

b. Hubungan intrapersonal yang baik dan semangat tim

c. Tujuan umum dan khusus proyek didefinisikan dengan jelas

d. Keterlibatan dan dukungan manajemen atas

e. Kepemimpinan yang baik

f. Komunikasi terbuka antar anggota tim dan dukungan organisasi

g. Tingkat konflik interpersonal dan antar kelompok rendah

Ada tiga fakor yang perlu dipertimbangkan untuk membantu mengintegrasikan

berbagai disiplin ke dalam suatu tim yang efektif adalah

o Komunikasi yang efektif

o Minat yang tulus dalam pengembangan profesionalisme anggota tim

o Memiliki komitmen pada proyek

Ketrampilan Kepemimpinan

Ketrampilan prasyarat absolut dan penting untuk keberhasilan proyek adalah

kemampuan menejer untuk memimpin tim kerja dari lingkungan yang relatif tidak

terstruktur. Hal ini melibatkan efektivitas menejer dan dukungan personel lini

fungsional dengan sedikit atau tanpa wewenang formal. Hal ini juga melibatkan

ketrampilan pengelolaan informasi, kemampuan mengumpulkan dan menyaring data

yang valid untuk mengambil keputusan dalam lingkungan yang dinamis, kemampuan

mengintergrasikan permintaan individu, kebutuhan dan keterbatasan-keterbatasan, ke

114

dalam suatu keputusan yang berguna bagi keseluruhan proyek. Disamping itu juga

membutuhkan kemampuan menejer proyek menyelesaikan konflik antar kelompok..

Agar suatu proyek dapat berhasil dengan baik dalam mencapai sasarannya maka

dibutuhkan seorang menejer proyek yang unggul. Dalam manajemen yang efektif

karakteristik menejer proyek adalah sebagai berikut:

1) Memiliki jiwa kepemimpinan dan mampu mengarahkan secara jelas

2) Membantu dalam memecahkan masalah

3) Membantu memudahkan integrasi anggota baru ke dalam tim kerja

4) Memiliki kemampuan menangani konflik interpersonal

5) Memudahkan mengambil keputusan secara kelompok

6) Memiliki kemampuan membuat perencanaan dan menumbuhkan/memiliki

komitmen

7) Memiliki kemampuan berkomunikasi secara jelas

8) Membawa tim kerja ke arah manajemen yang lebih baik

9) Berkemampuan menciptakan keseimbangan teknik pemecahan masalah antara

kepentingan ekonomi dan faktor manusia.

Ciri-ciri personal (orang) yang diinginkan dan sesuai dengan ketrampilan di atas

adalah:

1) Memiliki pengalaman dalam manajemen proyek

2) Memiliki fleksibilitas dan berorientasi pada perubahan

3) Berpikiran inovatif

4) Memiliki inisiatif dan antusias

5) Memiliki karisma dan persuasif

6) Disiplin dan organisator

Ketrampilan Memecahkan Konflik:

Konflik merupakan hal yang mendasar dalam tugas-tugas manajemen. Hal ini

dipengaruhi oleh sub organisasi dan organisasi induk serta berbagai komponen

organisasi yang memiliki berbagai fungsi. Untuk memahami penyebab timbulnya

konflik seorang menejer proyek harus mempunyai kemampuan mengelola konflik.

Konflik dapat menimbulkan efek negatif pada proyek, tetapi konflik juga bisa

menimbulkan keuntungan bila dapat meningkatkan keterlibatan, memunculkan

informasi baru dan meningkatkan jiwa kompetitif. Sejumlah saran yang berpijak pada

beberapa hasil penelitian dapat membantu meningkatkan kemampuan menejer program

115

dalam memecahkan konflik dan sekaligus dapat memperbaiki unjuk kerja program

secara keseluruhan. Oleh karena itu seorang menejer proyek harus:

1) Memahami interaksi organisasi dan elemen-elemen perilaku dalam rangka

membangun lingkungan proyek yang kondusif bagi tim kerja. Hal ini akan dapat

meningkatkan partisipasi aktif anggota dan mengurangi konflik yang tidak

produktif.

2) Komunikasi yang efektif dengan semua tingkatan organisasi terkait dengan tujuan

proyek dan keputusan-keputusan yang dibuat. Jadual pertemuan yang diadakan

secara teratur akan menjadi alat komunikasi yang penting.

3) Mengenali akar konflik dalam waktu siklus proyek. Perencanaan proyek yang

efektif, perencanaan kontigensi (hal-hal yang tidak menentu), pengamanan

komponen-komponen, dan pelibatan manajemen atas dapat membantu

menghindari atau mengurangi beberapa konflik sebelum menggangu kegiatan

proyek.

Apakah suatu konflik yang muncul akan bersifat positif atau negatif sangat tergantung

dari kemampuan menejer dalam meningkatkan efek positif konflik dan mengurangi

akibat risiko yang negatif. Seorang menejer membutuhkan indra ke enam (six sense)

untuk memahami tanda-randa bila suatu konflik diperlukan, jenis konflik yang

bagaimana yang akan paling berguna, berapa maksimal macam konflik yang

diperlukan dalam satu situasi. Pada akhirnya menejer bertanggung jawab secara

mandiri terhadap programnya dan bagaimana konflik yang muncul berkontribusi

pada keberhasilan atau kegagalan.

Ketrampilan Teknik

Menejer proyek jarang yang memiliki semua ketrampilan teknis, adminsitrasi, dan

keahlian pemasaran yang dibutuhkan secara langsung oleh proyek, meskipun hal

tersebut perlu dan dibutuhkan. Adalah sangat penting bagi menejer proyek untuk

memahami teknologi, pangsa pasar, lingkungan bisnis untuk berpartisipasi secara

efektif guna mencari pemecahan masalah yang terintegrasi dan melakukan inovasi-

inovasi teknologi. Keahlian teknis sangat penting bagi keberhasilan manajemen proyek

rekayasa. Oleh karena seorang menejer proyek harus memahami beberapa ketrampilan

teknis seperti:

1) Teknologi yang digunakan

2) Peralatan teknik dan cara penggunaannya

116

3) Pangsa pasar utama/spesifik, konsumennya dan kebutuhannya

4) Aplikasi produk

5) Tren teknologi dan evolusi-evolusinya

6) Keterkaitan antara teknologi pendukungnya

7) Orang-orang yang menjadi bagian dari komunitas teknis.

Ketrampilan Perencanaan

Ketrampilan perencanaan sangat membantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan

boleh dikatakan mutlak dibutuhkan, untuk mencapai keberhasilan manajemen pada

program-program besar yang cukup komplek. Rencana proyek adalah langkah-langkah

pokok (road map) yang mendefinisikan/menjelaskan bagaimana suatu proyek dimulai

dan mencapai hasil akhir. Perencanaan proyek adalah aktivitas yang terus berlangsung

pada seluruh tingkat organisasi. Mempersiapkan ringkasan rencana proyek, sebelum

proyek dimulai adalah tanggung jawab menejer proyek. Perencanaan proyek yang

efektif membutuhkan ketrampilan tertentu di luar masalah penulisan panjadualan dan

anggaran. Kegiatan ini membutuhkan ketrampilan komunikasi dan pengolahan

informasi untuk mendefinisikan/menentukan kebutuhan sumber daya aktual dan

keperluan dukungan administratif. Hal ini membutuhkan kemampuan menegoisasikan

kebutuhan sumber daya dan komitmen personel kunci/penting dari berbagai organisasi

pendukung dengan sedikit/tanpa wewenang formal. Perencanaan yang efektif

membutuhkan ketrampilan dalam bidang:

o Pengolahan informasi

o Komunikasi

o Negoisasi sumber daya

o Mempertahankan komitmen

o Incremental and modular planning (?)

o Assuring measurable milestones ( kepastian pengukuran milestone)

o Memudahkan keterlibatan manajemen puncak

Ketrampilan Organisasional

Seorang menejer proyek harus mampu menjadi seorang arsitek sosial, yang

memahami: bagaimana suatu organisasi bekerja dan bagaimana bekerja dalam

organisasi. Ketrampilan berorganisasi penting terutama selama pembentukan dan

memulai proyek, saat menejer proyek menetapkan program organisasi dengan

117

mengintegrasikan berbagai orang dari berbagai disiplin ke dalam tim kerja yang efektif.

Hal ini tidak hanya sekedar pembuatan bagan organisasi proyek yang sederhana, tetapi

lebih dari itu. Paling tidak hal ini memerlukan pendefinisian tentang jalur pelaporan,

tanggung jawab, pengawasan organisasi lini, dan kebutuhan informasi. Ketrampilan-

ketrampilan pendukung dalam bidang perencanaan, komunikasi, penyelesaian konflik,

sangat membantu sekali dalam aktivitas proyek. Rencana program proyek yang bagus

dan dengan menggunakan matrik tugas sangat berguna sebagai alat organisasi.

Demikian juga pembuatan tujuan organisasi yang jelas, saluran komunikasi yang

terbuka, program kepemimpinan yang baik, dan dukungan manajemen senior akan

mampu mempermudah pekerjaan.

Ketrampilan Kewirausahaan

Seorang menejer proyek juga membutuhkan perspektif manajemn umum.

Sebagai contoh: pertimbangan-pertimbangan ekonomi merupakan salah satu bidang

yang penting yang umumnya mempangaruhi unjuk kerja keuangan organisasi.

Kepuasan konsumen, pertumbuhan di masa mendatang, penanaman modal, aktivitas

pasar dan hambatan-hambatan kecil pada program yang lain, merupakan isu-isu penting

yang harus diperhatikan oleh menejer proyek. Ketrampilan kewirausahaan

dikembangkan melalui pengalaman nyata di lapangan pekerjaan. Beberapa model

pendidikan seperti training model MBA, seminar-seminar khusus, dan training

fungsional lintas program, dapat membantu mengembangkan jiwa kewirausahaan

yang dibutuhkan oleh menejer proyek.

Ketrampilan Administrasi

Ketrampilan administratif merupakan sesuatu yang amat penting. Seorang

menejer proyek harus memiliki pengalaman dalam bidang perencanaan,

staffing/personalia, anggaran, penjadualan dan teknik pengawasan. Pada program skala

besar, para menejer jarang memiliki seluruh ketrampilan administrasi yang

dibutuhkan, oleh karena itu untuk mengatasi masalah tersebut (tugas-tugas

adminsitratif) didelegasikan pada kelompok pendukung lainnya atau mencari

adminstrator proyek lain yang dibayar oleh perusahaan. Beberapa macam alat yang

membantu bidang administrasi seorang menejer proyek antara lain (l) rapat/pertemuan,

(2) pelaporan, (3) review, dan (4) pengawasan anggaran dan jadual kerja. Seorang

menejer proyek harus familiar dengan alat bantu tersebut dan tahu cara penggunaan

secara efektif.

118

Ketrampilan Membangun Manajemen Pendukung

Menejer proyek dikelilingi oleh berbagai macam organisasi yang juga

mendukung dan mengawasi aktivitasnya. Untuk memahami interface (keterhubungan)

adalah sangat penting bagi menejer proyek untuk meningkatkan kemampuannya

untuk mambangun hubungan baik dengan manajemen seniornya. Dukungan manajemen

lain merupakan sesuatu yang mutlak diperlukan untuk mengatasi interface kelompok

yang terjadi. Manajemen proyek merupakan sistem pembagian wewenang dengan

berbagai kepentingan. Kadang-kadang pembagian wewenang ini tidak seimbang,

sehingga memunculkan permasalahan. Hanya seorang pemimpin yang kuat yang

dibackup oleh manajemen senior mampu mencegah penyimpangan-penyimpangan

yang kurang baik.

Empat variabel kunci yang mempengaruhi kemampuan menejer proyek untuk

menciptakan hubungan yang baik dengan manajemen senior adalah (l) kridibilitas

seorang menejer, (2) kelayakan programnya, (3) prioritas programnya, dan (4)

kemampuan aksessibilitasnya.

Ketrampilan Mengalokasikan Sumber Daya

Program-program dalam organisasi memiliki banyak bos. Lini fungsional

sering digunakan sebagai perisai organisasi pendukung dalam pengawasan langsung

masalah keuangan oleh kantor proyek. Sesekali suatu tugas telah didelegasikan (diberi

hak pada orang lain), hal ini akhirnya tidak mungkin dilakukan pengawasan pada

pelaksana tugas, prioritas kerjanya, dan anggaran tenaga kerja tidak langsung.

Disamping itu pertanggungjawaban keuntungan sulit memiliki interpendensi

(ketergantungan) pada berbagai departemen pendukung dan sering mengalami

perubahan lingkup dan isi. Program perencanaan yang efektif dan detail mungkin dapat

mempermudah komitmen dan memperkuat pengendalian. Bagian dari suatu

perencanaan adalah merupakan “ pernyataan pekerjaan”, yang telah ditetapkan sebagai

dasar pengalokasian sumber daya. Adalah penting juga untuk membuat rencana

perjanjian yang spesifik dengan semua kontributor kunci dan atasannya untuk

melaksanakan hubungan (keterkaitan) anggaran dan jadual. Pengukuran terhadap

milestone tidak hanya penting untuk (sebagai) perangkat keras saja, tetapi juga untuk

sebagai komponen program yang tidak nampak seperti sistem tugas perangkat lunak.

119

Idealnya, komitmen terhadap pelaksanaan spesifikasi, jadual, dan anggaran seharusnya

dilaksanakan dengan melibatkan personel kunci, dalam tahap awal pembentukan

proyek. Ini adalah saat dimana kebutuhan -kebutuhan masih bersifat fleksibel, dan

memungkinkan terjadi pertukaran (trade-of) diantara unjuk kerja, dan anggaran.

6. PEMILIHAMAN MENEJER PROYEK YANG SALAH

Tingkat Kedewasaan

Kadang-kadang beberapa eksekutif memilih menejer di lihat dari faktor fisik sebagai

tingkat kematangan/kedewasaan seseorang. Tetapi hal itu bukan tipe kedewasaan yang

dibutuhkan oleh seorang menejer proyek. Kedewasaan dalam manajemen proyek

umumnya dapat dilihat dari jenis posisi apa yang akan diduduki dalam proyek

manajemen. Manajemen proyek yang berbeda akan memerlukan tipe menejer yang

berbeda pula. Kedewasaan dalam manajemen proyek berarti kedewasaan dalam

berhubungan dengan orang-orang.

Taktik Keras Kepala (hard-noses tactaics)

Penerapan taktik keras kepala pada bawahan dapat melemahkan semangat.

Seorang menejer proyek harus memberikan kebebasan yang cukup pada bawahan pada

saat bekerja, tanpa melakukan pengarahan dan pengawasan secara terus menerus. Jika

ada seorang karyawan yang diberi pekerjaan khusus oleh menejer lini misalnya, namun

tiba-tiba merasa diawasi terus menerus oleh menejer proyek, maka karyawan tersebut

jelas merasa tidak enak/nyaman Seorang karyawan harus dilatih untuk memahami

bahwa pengawasan perlu dilakukan pada waktu-waktu yang dianggap kritis, misalnya

perkerjaan yang harus selesai dalam 10 hari namun dalam 5 lima hari baru mampu

diselesaikan sekitar 25%, maka perlu dilakukan pengawasan dan pengarahan secara

kontinyu.

Ketersediaan

Seorang eksekutif perusahaan jangan menugaskan seseorang menjadi menejer proyek

karena faktor ketersediaan (yang ada hanya itu).

Keahlian Teknis

Eksekutif perusahaan sering mengangkat/mempromosikan seorang menejer lini

menjadi menejer proyek tanpa memilikirkan konsekuensinya. Seorang spesialis

(menejer lini), mungkin tidak bisa melepaskan diri dari kebiasaan yang bersifat teknis,

yang biasa menjadi pelaksana manajemen tahu-tahu manjadi menejer proyek yang

120

merupakan pekerjaan menejerial. Sebenarnya ada beberapa alasan untuk

mempromosikan seorang manajemen lini manjadi menajer proyek, jika orang tersebut

sering: (l) memiliki hubungan (pernah menjadi/terlibat) kegiatan penelitian yang

diadakan perusahaan, (2) dapat mencegah duplikasi usaha, (3) dapat membantu

perkembangan tim kerja, (4) memiliki prestasi kemajuan dalam pekerjaan teknis, (5)

memiliki pengetahuan dalam berbagai bidang teknis, (6) memahami philosofis

profitabilitas dan manajemen umum, (7) berminat dalam masalah pelatihan dan

pembelajaran, dan (8) mengerti bagaimana bekerja secara sempurna.

Orientasi Konsumen

Seorang eksekutif menunjuk seseorang manjadi menejer proyek karena diingini oleh

konsumen/pelanggan, mungkin karena orang tersebut mampu menjalin berhubungan

baik. Mampu berkomunikasi dengan baik dengan konsumen tidak menjadi jaminan

seseorang menjadi menejer proyek yang sukses.

7. METODE DAN TEKNIK PENGEMBANGAN DIRI MENEJER PROYEK

Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk pengembangan diri seorang

manajer proyek. Berikut disajikan teknik-teknik yang umum digunakan dalam

pengembangan diri seorang manajer proyek.

Tabel 5.1. Pengembangan Diri manajer Proyek

NO KOMPONEN SUB KOMPONEN1 Melalui Pengalaman

Pelatihan/Pengalaman Kerja

Bekerja dengan menejer profesionalBekerja sebagai tim suatu proyekBekerja secara teratur dalam berbagai manajemen proyekRotasi pekerjaanPelatihan formalMemberi dukungan aktivitas multi fungsional Aktivitas hubungan dengan konsumen

2 Melalui Pelatihan Konseptual/Pendidikan Lembaga Pendidikan Formal

Kursus, seminar, lokakaryaSimulai, permainan, pemecahan kasusPekerjaan kelompokPemecahan masalah dengan menggunakan metode manajemen proyekPertemuan-pertemuan profesionalKonferensi, simposiumMembaca, buku-buku, jurnal, majalah profesional

3 Melalui Pengembangan Organisasi

Ditetapkan secara formal sebagai staf manajemen dan mengenal fungsi-fungsi manajemen proyekSesuai organisasi proyek Sistem pendukung proyek

121

Piagam/dokumen proyek (project charter)Pengarahan, kebijakan prosedur manajemen proyek

Menurut Kerzner (1995) berdasarkan hasil penelitian kemampuan dan ketrampilan

menejer proyek dapat diperoleh melalui berbagai kegiatan antara lain (l) pengalaman

belajar ditempat kerja (60%), (2) pendidikan formal dan pendidikan khusus (20%), (3)

aktivitas profesional, seminar (10%), dan (4) membaca buku-buku (10%).

o Seseorang jangan diangkat menjadi menejer proyek karena ia berada pada posisi

paling tinggi dalam golongan kepangkatan.

o Seorang menejer proyek harus diangkat berdasarkan kinerjanya, bukan berdasarkan

penilaian sejumlah orang

8. TUGAS-TUGAS DAN DESKRIPSI PEKERJAAN

Tabel 5.2. Tugas-tugas seorang menejer proyek dalam industri konstruksi

NO BIDANG DESKRIPSI TUGAS 1 PERENCANAAN Menyiapkan seluruh dokumen kontrak

Mengembangkan rencana induk pengawasan dan pelaksanaan proyekMenyiapkan langsung prosedur proyekMenyiapkan langsung anggaran proyekMenyiapkan langsung jadual proyekMenyiapkan langsung kriteria utama/dasar desain proyek dan spesifikasi umum Menyiapkan langsung rencana untuk pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan lapangan kegiatan konstruksiMereview kembali rencana dan prosedur secara periodik, dan melakukan perubahan bila perlu

2 Organising Mengembangkan bagan organisasi proyekMeriview diskripsi posisi proyek, tugas-tugas secara garis besar, tanggungjawab, dan pengawasanBerpartisipasi dalam pemilihan pengawas utama proyekMengembangkan kebutuhan tenaga kerjaSecara kontinyu meriview organisasi proyek dan memberi rekomendasi perubahan dalam struktur organisasi dan personel, bila perlu.

3 Pengarahan Terlibat langsung dalam pekerjaan proyek, dalam melaksanaan kontrak-kontrakMengembangkan dan mempertahankan sistem pengambilan keputusan dengan tim kerja Mempromosikan pengawas kunci ke tingkat yang lebih tinggiMenetapkan tujuan proyek bagi menejer proyek dan unjuk kerja bagi pengawasMengembangkan iklim kerja tim proyek

122

Membantu pemecahan terjadinya perbedaan atau masalah antara departemen atau kelompok dalam pelaksanaan proyekMengantisipasi dan menghindari atau meminimalkan masalah yang munculMengembangkan garis besar strategi pemecahan masalah secara jelas (khususnya untuk masalah-masalah besar, dengan mendefinisikan secara jelas sistem tanggungjawab dan pengendalian proyek)

4 Pengawasan Memonitor aktivitas proyek untuk memenuhi pencapaian tujuan proyek dan filosopi kebijakan perusahaanMenginterpretasikan, mengkomunikasikan, memenuhi keperluan kontrak, persetujuan rencana, prosedur proyek, dan mengarahkan klienMempertahankan/memelihara pengawasan personal terhadap kesetiaan/jaminan keabsahan kontrak.Melakukan pengawasan melekat terhadap aktivitas proyek sesuai lingkup/isi kontrak. Membuat prosedur catatan perubahan, untuk mengevaluasi dan mengkomunikasikan lingkup perubahan. Melihat rencana yang telah dibuat untuk pengawasan dan pelaporan efektivitas penggunaan anggaran, waktu dan mutu Memelihara efektivitas komunikasi dengan klien dan semua kelompok tim kerja proyek

Secara rinci tugas-tugas seorang mejer proyek konstruksi adalah sebagai berikut:

1) Mengarahkan pengembangan tahap awal proyek dan merevisi diskripsi tugas-

tugas dan memperkirakan keterkaitan dengan kebutuhan teknis, tenaga kerja,

anggaran dan jadual untuk level tugas-tugas devisi proyek.

2) Mengarahkan secara langsung integrasi regular tahap awal dan merevisi tugas-tugas

peramalan devisi teknis, tenaga kerja, anggaran dan laporan jadual serta siklus awal

pelaporan

3) Mereview konflik dalam/antar devisi dalam menjalan tugas yang direkomendasikan

/dilakukan, yang mungkin terjadi mulai awal pendeskripsian tugas/pekerjaan

sampai akhir pelaksanaan tugas.

4) Melakukan evaluasi perencanaan tambahan yang dilakukan devisi sumber daya

manusia.

5) Merevisi laporan devisi anggaran dan penjadualan.

6) Melakukan prioritas, penyesuaian, dan usaha langsung devisi sumber daya personel.

7) Memberi laporan secara reguler kepada level manajemen lebih tinggi tentang hasil

evaluasi dari devisi tenaga kerja, penjadualan dan anggaran

123

8) Melakukan pengembangan secara langsung terhadap isi dan tugas-tugas individual

dan melakukan integrasi laporan program proyek

9) Memberikan rekomendasi baru atau melakukan revisi strategi devisi, dan tujuan

untuk melakukan antisipasi kebutuhan tenaga kerja dan anggaran jangka panjang.

10) Melakukan supervisi langsung tenaga kerja terhadap penyiapan dan isu deskripsi

tugas individual dan kaitannya dengan peramalan, integrasi tenaga kerja, anggaran,

jadual tiap devisi/bagian.

11) Menetapkan kebutuhan dasar organisasi dan kualifikasi personel dalam tiap devisi

12) Menetapkan kebutuhan untuk pengembangan langsung dan persetujuan pengawasan

program untuk melakukan standarisasi metode yang digunakan untuk melakukan

pengawasan aktivitas proyek dan departemen devisi.

13) Menetapkan kebutuhan pengembangan dan persetujuan program administrasi serta

pelatihan teknis Devisi personel

14) Memberikan rekomendasi penempatan/pelayanan order material yang dilakukan

oleh devisi personel

15) Menciptakan hubungan yang harmonis antar devisi

16) Mengerjakan tugas-tugas lain yang terkait.

KUALIFIKASI MENEJER ROYEK

Dalam memilih manajer proyek harus juga memperhatikan beberapa hal.

Secara umum kualifikasi manajer proyek adalah:

1) Pendidikan sarjana Teknik atau Bisnis

2) Jika lulusan Teknik, harus memiliki pengalaman 10 tahun/lebih pada bidang

konstruksi termasuk 5 tahun pengalaman sebagai supervisor dan 2 tahun pada

bidang manajemen. Jika lulusan bisnis, memiliki pengalaman 10 tahun lebih pada

bidang manajemen, dan minimal 5 tahun pengalaman bidang supervisor pada

bidang manajemen teknik/konstruksi, 2 tahun sebagai asisten menejer

teknik/konstruksi proyek dan pengalaman 2 tahun bidang elektrikal.

3) Memiliki pengetahuan tentang peraturan-peraturan/undang-undang negara yang

terkait dengan proyek konstruksi

4) Menunjukkan kemampuan program pengawasan manajemen level atas

5) Memiliki pengalaman terkait dengan pengolahan anggaran dan jadual dengan

program komputer

6) Sebagai anggota profesi Insinyur atau profesi manajemen lainnya

7) Memiliki kemampuan berbicara secara efektif di muka umum.

124

9. POSISI DAN TANGGUNG JAWAB TIM MANAJEMEN DALAM PROYEK

Setiap jabatan dalam proyek memiliki wewenang dan tanggung jawab sesuai

bidangnya. Wewenang dan tanggung jawab jabatan-jabatan dalam proyek adalah

sebagai berikut:

Tabel 5.3. Posisi Dan Tanggung Jawab Tim Manajemen Dalam Proyek

POSISI/JABATAN JENIS TANGGUNG JAWAB KETRAMPILAN YANG DIBUTUHKAN

Administrator ProyekKoordinator ProyekAsisten Teknis

Mengkordinasikan dan mengintegrasikan sub sistem tugas-tugas. Membantu masalah teknis seperti kebutuhan sumber daya manusia, penjadualan dan anggaran. Melakukan pengukuran dan analisis unjuk kerja proyek terkait dengan kemajuan masalah teknis, penjadualan dan anggaran

o Perencanaano Kordinasio Analisiso Pemahaman organisasi

Menejer Tugas (task)Insinyur ProyekAsisten Menejer Proyek

Sama seperti di atas, tetapi memiliki peran lebih besar dalam penetapan dan pemeliharaan kebutuhan-kebutuhan proyek. Melaksanakan penggantian/penukaran (trade-offs). Mengarahkan pelaksanaan pekerjaan teknis seperti penetapan jadual, dan anggaran

o Keahlian tekniso Penilaian trade-offso Implementasi

pengelolaan tugaso Memimpin tugas-tugas

khusus/spesialis

Menejer ProyekMenejer Program

Sama seperti di atas, tetapi memiliki peran lebih besar dalam perencanaan dan pengawasan proyek. Mengkoordinasikan dan menegoisasikan kebutuhan antara sponsor dan pelaksana organisasi. Mengembangkan proposal penawaran dan masalah harga (pembiayaan). Menetapkan organisasi dan staf proyek. Memimpin seluruh implementasi rencana proyek, perolehan keuntungan, dan mengembangkan bisnis baru.

o Kepemimpinan program

o Pembentukan timo Pemecahan konfliko Mengelola berbagai

macam disiplin tugas-tugas

o Perencanaan dan alokasi sumber daya

o Manajemen interfase dengan konsumen /sponsor

Menejer Program Mengelola keseluruhan o Kepemimpinan dalam

125

Eksekutif program kegiatan. Tanggung jawab sama seperti di atas. Lebih difokuskan pada pengarahan keseluruhan program khususnya yang berhubungan dengan hasil-hasil yang diinginkan. Hubungan dengan konsumen. Unjuk kerja keuntungan. Pengembangan organisasi

bisniso Pengelolaan seluruh

program bisniso Pembentukan program

organisasio Pengembangan

personelo Pengembangan bisnis

baru.

Direktur ProgramWakil Direktur Pengembangan Program

Bertanggung jawab pada pengelolaan bisnis multiprogram dalam berbagai macam organisasi proyek, dimana tiap-tiap proyek dipimpin oleh seorang menejer proyek. Lebih terfokus pada perencanaan dan pengembangan bisnis, unjuk kerja keuntungan; pengembangan teknologi, penetapan prosedur dan kebijakan, pengembangan petunjuk program manajemen, pengembangan personel; pengembangan organisasi

o Kepemimpinano Strategi perencanaano Mengarahkan dan

mengelola program bisnis

o Pembentukan organisasi

o Memilih dan membina personel kunci

o Melakukan identifikasi dan mengembangkan bisnis baru.

Seperti halnya seorang dokter, menejer proyek harus mahir dalam melakukan diagnose.

Manjaga proyek dari penyakit infeksi, mendeteksi simpton, mendiagnose penyebab

penyakit dan menjelaskan cara perawatan dari berbagai penyakit proyek.

PROSES PENYUSUNAN STAF

Penyusunan staf suatu organisasi merupakan sesuatu yang juga amat rumit

khususnya pada proyek rekayasa yang komplek. Ada tiga pertanyaan pokok yang harus

dijadikan acuan dalam penyusunan staf yaitu:

o Sumber daya manusia yang bagaimana yang dibutuhkan?

o Dari mana sumber daya manusia itu didapatkan?

o Jenis struktur organisasi proyek bagaimana yang terbaik?

Menentukan personel yang dibutuhkan, tipe individu (sesuai diskripsi tugas) harus

diputuskan, demikian juga berapa orang yang dibutuhkan tiap jenis pekerjaan dan bila

mana tenaga tersebut akan dibutuhkan. Terkait dengan pertimbangan tersebut, sebagai

126

menejer proyek akan menghadapi permasalahan, khususnya dengan menejer lini

(bawahannya). Ada tiga permasalahan:

o Menejer lini menjanjikan menyediakan personel terbaik sekarang juga tetapi tidak

membuat komitmen setelah itu.

o Menejer lini mungkin hanya tersedia personel yang memiliki kemampuan dibawah

rata-rata, tetapi menejer lini berjanji manjamin keberhasilannya. Dia akan

memberikan anda tenaga kerja yang dapat bekerja tetapi hanya memiliki

kemampuan rata-rata.

o Jika menerima personel dengan kemampuan rata-rata, menejer lini akan menjamin

bahwa personel itu akan dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan.

Dalam pemilihan personel sering terjadi ketidak cocokan antara menejer proyek dan

menejer lini. Jika personel yang dipilih oleh menejer proyek, sesuai/cocok dengan

menejer lini, maka tidak ada masalah. Namun sebaliknya jika terjadi ketidak sesuaian,

maka akan muncul masalah.

Ada beberapa pertimbangan psikologis yang dapat digunakan menejer proyek dalam

pemilihan staf antara lain:

o Menejer lini sering kurang mau menerima staf yang dipilih oleh menejer proyek.

o Harus yakin melihat orang, apakah dapat memberi keuntungan pada proyek?

o Janji-janji (perjanjian) selama peroses perekrutan harus didokumentasikan.

Organisasi fungsional ingat akan janji setelah peroyek selesai. (misalnya

dijanjikan diberikan bonus setelah proyek selesai)

o Mungkin kelihatannya aneh, menejer proyek harus menciptakan konflik selama

proses perekrutan staf. Konflik ini harus dibawa kepermukaaan dan harus

diselesaikan. Lebih baik konflik diselesaikan pada tahap perencanaan dan

kemudian baru mengadakan konfrontasi.

PETUNJUK MEMILIH PERSONEL PROYEK

Dalam memilih personel proyek tidak boleh secara serampangan. Ada

beberapa hal yang harus diperhatikan dalam memilih personel proyek antara lain:

o Kebijakan pemilihan personel proyek sebisa mungkin sama seperti

pemilihan personel organisasi/perusahaan yang ditugaskan dalam

pekerjaan baru

o Setiap orang calon personel harus diberi penjelasan yang sama tentang seluk

beluk proyek.

127

o Setiap orang yang terpilih menjadi personel proyek harus diberi penjelasan

mengapa ia dipilih menjadi tim proyek.

10. BEBERAPA PERMASALAHAN PERSONEL POTENSIAL YANG SERING

MUNCUL PADA ORGANISASI PROYEK:

o Tenaga kerja yang berkerja diproyek lebih gelisah saat kehilangan pekerjaan (karena

proyek selesai) dibandingkan dengan pekerja yang menjadi bagian dari organisasi

fungsional perusahaan

o Tenaga kerja proyek yang ditugaskan dalam organisasi model matrik akan lebih

sering frustasi karena banyaknya otoritas dibandingkan dengan pekerja yang

menjadi bagian dari organisasi fungsional perusahaan

o Tenaga kerja proyek lebih sering frustasi akibat adanya pengurangan tenaga kerja

setahap demi setahap, dibandingkan dengan pekerja yang menjadi bagian dari

organisasi fungsional perusahaan

o Tenaga kerja proyek lebih sering frustasi akibat kurangnya prosedur formal dan

tidak jelasnya peran dalam proyek, dibandingkan dengan pekerja yang menjadi

bagian dari organisasi fungsional perusahaan

o Tenaga kerja proyek lebih sering ragu-ragu tentang peningkatan karirnya dalam

proyek, dibandingkan dengan pekerja yang menjadi bagian dari organisasi

fungsional perusahaan

o Tenaga kerja proyek, kesetiaan/loyalitasnya terhadap organisasi lebih kecil,

dibandingkan dengan pekerja yang menjadi bagian dari organisasi fungsional

perusahaan

o Tenaga kerja proyek, merasa tergilas karena pengembangan personalnya tidak ada

yang memperhatikan, dibandingkan dengan pekerja yang menjadi bagian dari

organisasi fungsional perusahaan

o Tim tetap proyek sering lebih merasa frustasi karena banyaknya tingkatan/jalur

manajemen proyek, dibandingkan dengan pekerja yang menjadi bagian dari

organisasi fungsional perusahaan

o Frustasi akibat konflik yang dialami pekerja proyek lebih serius, dibandingkan

frustasi pekerja yang menjadi bagian dari organisasi fungsional perusahaan

o Menejer proyek dan menejer fungsional lebih sering berkompetensi dari pada

bekerjasama antara keduanya.

o 11. Ada tim kerja yang pintar ngomong, tetapi kenyataannya tidak bisa bekerja

128

PEKERJA HARUS MENGAKHIRI PEKERJAAN PADA PROYEK KARENA

Dalam pelaksanaan proyek kadang-kadang ada personel proyek yang berhenti

bekerja pada saat proyek masih berjalan. Ada bebeapa alasan mengapa seorang personel

proyek berhenti bekerja:

o Tidak cocok dengan aturan, kebijakan dan prosedur proyek

o Tidak cocok dengan otoritas formal yang ada

o Memandang profesionalisme lebih penting dari pada loyalitas pada perusahaan

o Tidak kompeten pada bidangnya

Pemimpin perusahaan harus mampu mengatasi permasalahan ketenagakerjaan

yang terjadi dalam lingkungan proyek. Masalah umum yang sering muncul adalah:

o Level/jalur tingkatan kepegawaian dalam lingkungan proyek terdiri dari berbagai

level

o Evaluasi keberhasilan/unjuk kerja lebih komplek dan pada organisasi matrik

kesalahan lebih sering terjadi

o Sistem penggajian/upah sulit dalam organisasi matrik. Diskripsi kerja sering tidak

ada nilainya/gunanya.

o Pelatihan dan pengembangan personel lebih komplek

o Masalah yang muncul akibat moral pekerja lebih sering muncul dalam organisasi

matrik.

11. KANTOR PROYEK

Pada dasarnya tim proyek merupakan sebuah kombinasi antara kantor proyek

dan pekerja fungsional Kantor proyek berfungsi sebagai organisasi yang dibuat untuk

mendukung menejer proyek dalam melaksanakan kegiatannya.

129

Gambar 5.5.. Lingkup Organisasi Proyek

Personel yang berada pada kantor proyek harus memiliki dedikasi yang sama dengan

menejer proyek dan harus mempunyai hubungan kerja yang baik dengan menejer

proyek maupun menejer fungsional. Tanggung jawab kantor proyek adalah:

1) Pusat kendali informasi baik yang berhubungan dengan masalah internal kantor

dan yang berhubungan dengan konsumen

2) Melakukan pengawasan terhadap waktu, anggaran dan mutu sesuai perjanjian

kontrak yang telah disepakati

3) Memastikan bahwa semua keperluan pekerjaan telah terdokumentasikan dan

terdistribusikan pada semua personel kunci.

4) Memastikan bahwa semua pekerjaan yang dilakukan telah sesuai dengan perjanjian

kontrak yang disepakai

Tanggung jawab utama menejer proyek dan tim kerjanya adalah mengintegrasikan

semua pekerjaan pada semua lini fungsional organisasi, seperti lini teknik, lini

pengembangan dan riset, manufaktur dan sebagainya. Kurangnya integrasi ini akan

mengkibatkan kegagalan pada proyek. Dengan demikian tim kerja proyek harus

menunjukan dedikasi yang tinggi pada proyek, bukan pada tanggung jawab

fungsionalnya. Untuk mengatasi permasalahan integrasi proyek, sebaiknya semua

(sebagai besar) personel fungsional harus dimasukan sebagai tim kerja proyek secara

penuh, atau tidak semua tim kerja fungsional dimasukan sebagai tim tetap proyek, tetapi

ada perwakilannya.

Salah satu tantangan bagi menejer proyek adalah menetapkan jumlah personel

yang bekerja pada kantor proyek. Jumlah personel kantor proyek tergantung dari

beberap faktor seperti: ukuran besar kecilnya proyek, jenis proyek, tingkat kompetensi

Asisten Menejer Proyek

Menejer Proyek

Menejer Fungsional

Pekerja Fungsional

Kantor Proyek

Tim Proyek

130

teknis yang dibutuhkan dan dukungan konsumen. Pada proyek-proyek berskala besar,

dan mungkin juga pada beberapa proyek skala lebih kecil, adalah tidak mungkin untuk

mencapai keberhasilan proyek tanpa adanya penugasan secara permanen personel

(adanya pegawai tetap proyek). Pada dasarnya terdapat empat aktivitas (pekerjaan) pada

kantor proyek yang membutuhkan pekerja penuh waktu yaitu (l) pekerjaaan integrasi,

(2) aktivitas komunikasi internal dan eksternal, (3) aktivitas penjadualan dan (4)

aktivitas pengawasan yang efektif.

12. KINERJA SUMBER DAYA MANUSIA

Keberadaan sumber daya manusia (SDM) dalam suatu kegiatan proyek sangat

berpengaruh terhadap keberhasilan suatu proyek. Seperti diungkapkan Soeharto (2001)

bahwa kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang memenuhi syarat akan

menjadi faktor penentu keberhasilan suatu proyek. Salah satu faktor sumber daya

manusia yang sangat menentukan kinerja pelaksanaan proyek adalah efektifitas

kinerja SDM dalam kerja tim. Karena sifatnya yang spesifik, kegiatan proyek menuntut

adanya kerja sama tim SDM yang amat erat. Salah satu cara untuk mendorong

kerjasama tim adalah mendorong adanya komunikasi dan interaksi antara para anggota

serta pembinaan yang intesif, sehingga (l) masing-masing anggota mengetahui

perannya dalam tim, (2) setiap anggota merasa diperlukan, dan (3) anggota merasakan

bahwa kerjasama sebagai suatu tim akan memberikan hasil yang lebih besar dari pada

bekerja sendiri-sendiri secara terpisah.

Sedangkan efektifitas kinerja tim terkait dengan hubungan dengan tugas dan

hubungan antara anggota tim. Kedua komponen tersebut akan menentukan kualitas

dan efektifitas kinerja tim (Soeharto, 2001). Secara grafis hal tersebut dapat

digambarkan sebagai berikut:

131

Hubungan Dengan Tugas:

1. Komitmen dengan proyek

2. Berorientasi terhadap tim kerja

3. Kreatif dan inovatif

4. Peduli terhadap kualitas produk

5. Tanggap terhadap perubahan

6. Mampu memperkirakan

kecenderungan (trend) yang

terjadi

Hubungan Antar Anggota

1. Terjalinnya komunikasi dengan

baik

2. Mampu memecahkan konflik

3. Adanya saling percaya

4. Berkeinginan mencapai sasaran

tim

5. Menjaga dan mengembangkan

semangat tim

6. Saling membantu meningkat -

kan kecakapan/kepandaian

Karakter Tim

Kualitas dan efektivitas tim

Gambar 5.6. Kinerja Sumber Daya Manusia

MENJADI MENEJER YANG EFEKTIF

Kunci utama untuk meningkatkan produktivitas terletak pada menejer proyek.

Salah satu tugas menejer proyek adalah memotivasi semua pihak (pekerja) yang terlibat

dalam proyek. Beberapa strategi yang harus dilakukan menejer proyek dalam

memotivasi bawahan antara lain:

1) Memberi keyakinan pada semua orang yang terlibat dalam proyek untuk

mengerti/paham terhadap sasaran proyek. Semua pihak yang terlibat dalam proyek

harus benar-benar paham pada sasaran proyek Jika orang-orang yang terlibat

dalam proyek tidak paham dengan sasaran proyek maka menejer proyek akan gagal

dalam melaksanakan tugasnya.

2) Memberi peluang/kesempatan pada setiap orang untuk terlibat aktif dalam tahap

manajemen dan perencanaan. Dalam hal ini harus ada pertimbangan akal sehat,

dimana tidak semua orang dapat berperan untuk setiap masalah.

3) Melakukan pengembangan sumber daya secara berkelanjutan. Pengembangan

sumber daya terkait dengan usaha mendorong karyawan untuk selalu melakukan

pembelajaran secara berkelanjutan untuk mencapai kesuksesan.

4) Melakukan komunikasi secara efektif. Komunikasi merupakan suatu yang amat

penting bagi seorang menejer proyek, sebab orang-orang yang terlibat dalam proyek

tidak bisa diharapkan untuk melaksanakan sesuatu jika mereka tidak memahami

apa yang harus dilakukan. Dalam berkomunikasi jangan mendikte pada bawahan

sebab bisa menurunkan motivasi mereka. Orang-orang yang terlibat dalam proyek

yakin bahwa komunikasi yang efektif merupakan unsur utama dalam kesuksesan

proyek, karena komunikasi yang baik berasal dari pemahaman dan kepercayaan.

5) Mendorong karyawan agar selalu kreatif. Kreativitas adalah syarat mutlak dalam

sebuah dunia yang penuh kompetisi. Kreativitas harus diwujudkan dalam suatu

tindakan yang penuh inovasi.

6) Melepaskan kesan berkuasa. Menejer proyek jangan sok berkuasa Berilah

karyawan untuk memecahkan masalah yang ada tanpa ijin dari pihak atasan.

7) Memberi kekuasaan/kepercayaan pada karyawan. Bawahan perlu diberi

kepercayaan. Untuk memberi kerpercayaan pada karyawan, menejer proyek terlebih

dahulu harus melakukan evaluasi pada karyawan terkait dengan pengetahuan,

ketrampilan dan keinginannya. Setelah itu baru seorang karyawan diberi

kepercayaan dimana mereka harus ditempatkan. Sekali seorang karyawan diberi

132

kepercayaan maka seorang menejer proyek harus mendukung mereka, memberi

dorongan jika terjadi permasalahan

8) Belajar untuk bersikap fleksibel. Bersikap fleksibel merupakan kunci keberhasilan

seorang menejer proyek. Sikap menejer proyek yang kaku atau adanya peraturan

yang kaku akan menekan perasaan karyawan.

9) Memperbaiki lingkungan pekerjaan. Menciptakan lingkungan dimana tiap karyawan

merasa senang dalam bekerja. Menejer proyek harus membantu karyawan

menikmati pekerjaan mereka. Biarkan karyawan tertawa ditempat kerja, hal itu

sesuatu yang amat baik

10) Menciptakan lingkungan yang bebas dari ketakutan. Bebas dari rasa takut

merupakan hal yang paling penting bagi tumbuhnya inovasi bagi karyawan. Jika

karyawan membuat kesalahan, menejer proyek harus mengijinkan mereka untuk

memperbaikinya. Hindari karyawan “merasa dihukum jika membuat kesalahan”.,

11) Membangun kepercayaan. Membangun kepercayaan adalah membangun

kepercayaan antara dua pihak, yaitu kepercayana menejer proyek pada karyawan

dan kepercayaan karyawan pada menejer proyek.

12) Berpandangan positif. Setiap orang (menejer proyek dan karyawan) harus memiliki

pandangan positif dalam menghadapi setiap permasalahan yang muncul. Adanya

pandangan positif dalam menyelesaikan setiap permasalahan akan memudahkan

dalam memecahkan masalah.

Perusahaan Caltran di California yang menggarap proyek-proyek jalan raya membagi

peran tim proyek sebagai berikut:

Tabel 5.4. Peran Manajer Pada Setiap Tahap Kegiatan

PERAN (ROLE)

TAHAP KEGIATAN (PROCESS GROUP)

TINDAKAN (ACTION)

Menejer Proyek

Inisiasi/Ide (Initiate)

Melakukan identifikasi keinginan, kebutuhan dan harapan-harapan dari sponsor proyek

Perencanaan (plan)

Memimpin tim proyek dalam mengembangkan perencanaan manajemen seperti perencanaan lingkup proyek, waktu/skedul, anggaran, sumber daya, risiko-risiko, dan manajemen komunikasi Memastikan bahwa perencanaan manajemen yang telah dibuat mencakup semua pekerjaan yang dibutuhkan dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan proyek.Membagi tugas kepada para bawahan seperti: Pertama, menugaskan menejer fungsional

133

untuk mengerjakan pekerjaan seperti yang telah tertuang dalam rincian pekerjaan (WBS) sesuai wilayah kerjanya

Kedua, membagi WBS pada menejer fungsional yang lain, jika menejer fungsional yang ditugasi tidak mampu

Ketiga, menggunakan konsultan untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan, jika tim proyek tidak mampu menyelesaikannya

Melakukan modifikasi rencana kerja, jika diperlukan

Pengendalian (control)

Melakukan koordinasi dan membantu melakukan semua pekerjaan dalam keseluruhan siklus proyekMelakukan monitoring terhadap pekerjaan proyek dan melakukan tindakan perbaikan bila diperlukan. Melakukan komunikasi terhadap isu-isu sensitif yang adaMemberikan masukan pada tim evaluasi proyek, dan merekomendasikan perubahan pada tim proyek bila diperlukan. Memberikan layanan/bantuan sebagai penanggung jawab tunggal terhadap berbagai hal yang menyangkut masalah lingkup proyek, biaya dan skedul.Memecahkan masalah-masalah yang berpengaruh terhadap lingkup proyek, biaya dan skedul.Melakukan pengawasan terhadap perubahan pada lingkup proyek, biaya dan skedul. Selama siklus proyekMengelola interaksi antara menejer operasional (task managers) untuk memastikan bahwa mereka tahu siapa yang akan menerima dan menggunakan produk proyekMelakukan usaha kordinasi terhadap seluruh tim proyekMelakukan rapat-rapat tim proyekMelakukan pengawasan terhadap anggaran proyek

Penutupan (Close)

Bertanggung jawab penyelesaian proyek sesuai waktuMemastikan bahwa produk akhir proyek sesuai dengan keinginanan pelangganMelakukan diskusi dengan sponsor tentang produk akhir proyek untuk mengukur tingkat kepuasan Menyiapkan laporan akhir, serta rekomendasi-rekomendasi untuk pengembangan lanjutMenyiapkan umpan balik bagi tim dalam

134

bentuk lessons learnedMenejer fungsional (fungtional manager)

Perencanaan (plan)

Menyiapan dan mereview perkiraan sumber daya proyekMemberi tugas dan mengatur beban kerja bagi setiap pekerja Menugaskan tim proyek bila diminta oleh menejer proyekMelakukan modifikasi rencana kerja

Pelaksanaan (execute)

Memberi pengarahan pada tim proyek dalam melakukan penyerahan produk/hasilMelakukan supervisi pada unit-unit fungsionalSegera melakukan pengawasan pada semua staf yang berkerja pada proyekMemberi kesempatan pada anggota staf untuk meningkatkan ketrampilannyaMemberi kekuasaan pada staf untuk melaksanakan tugasnya dengan pengawasan seminim mungkin, sesuai dengan kemampuan individualnya Memberi pengarahan teknis dan prosedural pada semua staf dalam melaksanakan pekerjaanMemberi persetujuan terhadap masalah pembelajaan proyekMemberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian dan jaminan mutu pada semua tahap pekerjaanMenyiapkan dokumen jaminan mutu pada setiap kontrak kerja

Pengawasan (control)

Melakukan monitoring dan memberikan umpan balik pada staf

Penutupan (close) Memberi jaminan bahwa produk antara (laporan-laporan, perkiraan-perkiraan, dokumen lingkungnan dsb) sesuai dengan kebutuhan pelanggan internal dan sesuai dengan standar , peraturan, serta kebijakan yang ada

Dokumen proyek yang memuat kesepakatan antara penyandang dana dan menejer

proyek merupakan elemen kunci suatu proyek. Dokumen proyek merupakan dokumen

yang berguna bagi menejer proyek dalam menggunakan atau mengelola tim proyek

selama siklus proyek, dan juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi tingkat

kepuasan konsumen.

13. HASIL PENELITIAN

Penelitian Alfianto. (2006) tentang “Pengaruh Keteramnpilan Terhadap

Kinerja manajer Proyek Pada Perusahaan Konstraktior Di Malang”, menyimpulkan

bahwa: (1) Kualifikasi perusahaan kontraktor di Kota Malang terbanyak kualifikasi K1

135

sebesar 61% (2) Perusahaan kontraktor menempatkan seorang manajer proyek pada

setiap proyek (3) Pada kontraktor kualifikasi B sebagian besar menggunakan penilaian

kinerja secara formal untuk menentukan manajer proyeknya sedangkan kontraktor

kualifikasi M dan K1 tidak menggunakan (4) Sebagian besar perusahaan mensyaratkan

berpendidikan sarjana strata 1 (S1) dan pengalaman kerja 3 sampai dengan 6 tahun

untuk posisi manajer proyek. Berdasarkan analisis statistik didapat model matematis

untuk penilaian kinerja manajer proyek konstruksi sebagai berikut.

Y = 7,659 + 0,153X1 + 0,260X2 + 0,433X3 + 0,380X6 (R2 = 0,826)

Dimana: Y = kinerja manajer proyek; X1 = ketrampilan communication; X2 =

ketrampilan organization; X3 = ketrampilan leadership; X6 = ketrampilan problem

solving, dan R2 = Koefisien determinasi

Penelitian Wena (2005) tentang “Pengelolaan Mutu Pada Perusahaan

Pengembangan di Kota Malang”, yang didalamnya juga mengkaji kualitas kinerja

sumber daya manusia (SDM) . Dalam penelitian ini Variabel kinerja tim SDM

diklasifikasikan menjadi 2 (dua) sub variabel yaitu (l) hubungan antar anggota dan (2)

hubungan dengan tugas.

(l) . Kualitas Hubungan Antar Anggota Secara Umum

Terdapat 6 (enam) indikator sub variabel kualitas hubungan antar anggota

perusahaan pengembang perumahan yang dijadikan kajian dalam penelitian ini yaitu:

X3.1 = Keterjalinan hubungan komunikasi antar anggota tim

X3.2 = Kemampuan anggota tim dalam memecahkan konflik yang terjadi

X3.3 = Rasa saling percaya antar anggota tim

X3.4 = Komitmen anggota dalam mencapai sasaran tim

X3.5 = Komitmen anggota dalam menjaga dan mengembangkan semangat tim

X3.6 = Komitmen untuk saling membantu meningkatkan keterampilan anggota

Berdasarkan hasil tabulasi data, gambaran skor frekuensi (f) dan prosentase (%)

penilaian responden terhadap variabel kinerja tim yang terkait dengan hubungan antar

anggota tim perusahaan pengembang perumahan disajikan dalam tabel berikut:

Tabel 5.5. Hubungan Antar Anggota

Kualifikasi

Penilaian

Variabel Kinerja SDM: Kualitas Hubungan Antar AnggotaX3.1 X3.2 X3.3 X3.4 X3.5 X3.6

f % f % f % F % f % f %Sangat baik 6 7.5 6 7.5 7 8.8 5 6.3 5 6.3 8 10.0Baik 25 31.3 16 20 13 16.3 31 38.8 24 30.0 15 18.8Cukup baik 35 43.8 37 46.3 31 38.8 31 38.8 34 42.5 37 46.3Kurang baik

14 17.5 21 26.3 29 36.3 13 16.3 17 21.3 20 25.0

136

Sangat kurang baik

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Jumlah80 100 80 100 80 100 80 100 80 100 80 100

Secara grafis data tentang variabel kinerja tim SDM yang terkait dengan hubungan

antar anggota disajikan dalam bentuk grafik histogram sebagai berikut:

Gambar 5.7. Kinerja Tim SDM : Hubungan Antar Anggota

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa masing-masing indikator variabel kinerja tim

SDM yang terkait dengan hubungan antar anggota perusahaan pengembang yang

paling banyak dipilih responden adalah klasifikasi “cukup baik” dengan rincian X3.1

= 43.8%, X3.2 = 46.3%, X3.3 = 38.8 %, X3.4 = 38.8 %, X3.5 = 42.5%, dan X3.6

= 46.3%

(2). Kualitas Hubungan Dengan Tugas Secara Umum

Terdapat 6 (enam) indikator sub variabel kualitas hubungan dengan tugas

perusahaan pengembang perumahan yang dijadikan kajian dalam penelitian ini yaitu:

X3.7 = Komitmen anggota tim terhadap kegiatan proyek

X3.8 = Orientasi anggota tim terhadap hasil kerja

X3.9 = Kreatifitas dan motif anggota tim terhadap pekerjaan proyek

X3.10 = Kepedulian anggota tim terhadap kualitas produk

X3.11 = Tanggapan anggota tim terhadap perubahan yang terjadi

137

X3.12 = Kemampuan anggota tim terhadap trend yang akan terjadi

Berdasarkan hasil tabulasi data, gambaran skor frekuensi (f) dan prosentase (%)

penilaian responden terhadap variabel kinerja tim yang terkait dengan hubungan

dengan tugas disajikan dalam tabel berikut:

Tabel 5.6. Hubungan Dengan TugasKualifikasi Penilaian

Variabel Kinerja SDM: Kualitas Hubungan Dengan TugasX3.7 X3.8 X3.9 X3.10 X3.11 X3.12

f % f % f % f % f % F %Sangat baik 10 12.5 10 12.5 7 8.8 8 10.0 10 12.5 10 12.5Baik 27 33.8 26 32.5 24 30.0 23 28.8 22 27.5 17 21.3Cukup baik 28 35.0 25 31.3 34 42.5 27 33.8 30 37.5 41 51.3Kurang baik

15 18.8 19 23.8 15 18.8 22 27.5 18 22.5 12 15.0

Sangat kurang baik

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Jumlah80 100 80 100 80 100 80 100 80 100 80 100

Secara grafis data tentang variabel kinerja tim SDM yang terkait dengan hubungan

dengan tugas disajikan dalam bentuk grafik histogram sebagai berikut:

Gambar 5.8. Kinerja Tim SDM Yang Terkait Dengan Hubungan Dengan Tugas

138

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa masing-masing indikator variabel kinerja tim

SDM yang terkait dengan hubungan dengan tugas yang paling banyak dipilih

responden adalah klasifikasi “cukup baik” dengan rincian X3.7 = 35 %,

X3.9 = 42.5 %, X4.10 = 33.8%, X3.11 = 37.5 %, dan X3.12 = 51.3%, sedangkan

untuk indikator X3.8 = 32.5% dengan klasifikasi “baik”

Dari paparan data-data di atas dapat dismpulkan bahwa (l) kualitas hubungan antar

anggota secara umum masuk katergori cukup baik, dan (2) kualitas hubungan dengan

tugas secara umum temauk kualifiasi baik.

14. RANGKUMAN

Kegiatan pengelolaan sumber daya manusia proyek mencakup hal-hal sebagai

berikut: (1).Perencanaan Sumber daya manusia (SDM): Mengidentifikasi dan

mendokumentasikan peran, tanggung jawab proyek, dan melaporkan hubungan serta

menciptakan rencana manajemen penempatan staff, (2). Mencari Tim Proyek:

Mendapatkan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melengkapi poyek, (3)

Membentuk tim proyek: Memperbaiki kompetensi dan interaksi anggota-anggota tim

untuk mempertinggi kinerja proyek itu, dan (4) Mengelola tim proyek: Melacak kinerja

anggota tim, menyediakan feedback, memecahkan isu-isu dan mengkoordinasikan

perubahan-perubahan untuk mempertinggi kinerja proyek itu. Pada umumnya tim

manajemen proyek meliputi: (l) Seorang Menejer proyek (pimpro), (2) Beberapa

asistem menejer proyek, (3) Seorang kepala kantor proyek, dan (4) Sebuah Tim proyek.

Sebelum melakukan pengelolaan sumber daya manusia, ada lima pertanyaan pokok

yang harus dijawab (l) Apakah yang dibutuhkan oleh seseorang agar menjadi menejer

proyek yang berhasil?, (2) Siapakah yang harus menjadi anggota tim proyek?, (3)

Masalah apa saja yang dapat terjadi selama masa perekrutan personel?, (4) Faktor

utama apa yang dapat menyebabkan hengkang/keluarnya anggota tim kunci/utama?

Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan personel proyek adalah karakteristik

manajemen proyek, meliputi (l) lingkungan proyek, (2) proses manajemen proyek, dan

(3) menejer proyek. Hal yang berhubungan dengan lingkungan proyek yaitu: masalah

unjuk kerja personel dan kebijakan personel. Manajemen proyek akan berhasil jika

menejer proyek dan tim proyek secara penuh berdedikasi menyelesaikan kegiatan

proyek. Salah satu cara untuk mendorong kerjasama tim adalah mendorong adanya

komunikasi dan interaksi antara para anggota serta pembinaan yang intesif, sehingga

139

(l) masing-masing anggota mengetahui perannya dalam tim, (2) setiap anggota merasa

diperlukan, dan (3) anggota merasakan bahwa kerjasama sebagai suatu tim akan

memberikan hasil yang lebih besar dari pada bekerja sendiri-sendiri secara terpisah.

15. PERTANYAAN EVALUATIF

a. Jelaskan komponen-komponen pengelolaan kegiatan sumber daya manusia

b. Jelaskan hal-hal yang dibutuhkan dalam perencanaan Sumber Daya Manusia

c. Jelaskan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembentukan tim kerja

d. Jelaskan pengaruh kinerja tim terhadap keberhasilan proyek

e. Jelaskan pertimbangan-pertimbangan dasar yang harus dilakukan dalam memilih

menejer proyek

f. Jelaskan tanggung jawab seorang menejer proyek

g. Jelaskan karakteristik personal menejer proyek

h. Jelaskan pengetahuan dasar dan tanggung jawab yang harus dimiliki seorang

menejer proyek

i. Jelaskan faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memilih menejer proyek

j. Jelaskan tugas-tugas dan deskripsi pekerjaan menejer proyek

140