BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM...

BAB 5

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

5.1 Analysis Document

5.1.1 The Task

5.1.1.1 Purpose

Sistem informasi penagihan merupakan salah satu bagian yang sangat

penting bagi perusahaan leasing ILUFA untuk mengelola penagihannya. Karena

jumlah transaksi yang harus ditagih menjadi semakin banyak dari hari ke hari,

maka perusahaan leasing ILUFA mengalami kesulitan dalam mengelola tagihan

sehari – hari. Dengan adanya suatu sistem informasi penagihan, maka

perusahaan akan terbantu dalam mengelola tagihan. Sistem informasi penagihan

harus dapat membantu bagian administrasi perusahaan dalam pencatatan

terhadap kupon tagihan yang dikeluarkan sehari – hari. Sistem informasi

penagihan juga harus dapat membantu bagian keuangan dalam mendapatkan

laporan jumlah penagihan secara cepat dan tepat, dimana sistemnya telah

terintegrasi dengan bagian administrasi. Sistem informasi penagihan juga harus

membantu kolektor dalam mendapatkan jalur penagihan terpendek, dan hal

tersebut dimungkinkan dengan penggunaan algoritma jalur terpendek Dijkstra.

Selain itu, sistem informasi penagihan diharapkan dapat membantu decision

maker dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk membuat suatu

keputusan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Contohnya sistem dapat

106

digunakan oleh manajer umum dan administrasi untuk mendeteksi adanya

keterlambatan dan kemacetan pembayaran.

5.1.1.2 System Definition

Sistem informasi penagihan dirancang untuk membantu perusahaan

leasing ILUFA dalam mengelola penagihannya. Berikut merupakan definisi

sistem berdasarkan kriteria FACTOR :

Tabel 5.1 FACTOR Criterion

Functionality

Sistem berfungsi untuk melakukan pencatatan

terhadap kupon tagihan yang keluar, membuat

laporan total penagihan harian, mencatat kupon

yang tidak tertagih, membuat laporan kredit macet,

menghitung jalur penagihan terpendek,

menyimpan data historis penagihan, dan

memproses data historis tersebut menjadi

informasi yang berguna bagi decision maker untuk

mengambil keputusan.

Application Domain

Sistem ini digunakan oleh bagian administrasi,

bagian keuangan, kolektor, divisi umum dan

administrasi. Manajer dapat menggunakan sistem

untuk melakukan controlling.

107

Tabel 5.1 FACTOR Criterion (lanjutan)

Condition

Sistem ini harus dapat digunakan oleh SDM yang

ada sekarang dan mampu memproses data secara

real-time dan akurat.

Technology

Sistem menggunakan PC yang mendukung

pengoperasian Microsoft .NET.

Dikembangkan dalam bahasa Visual Basic .NET.

dan menggunakan database SQL SERVER 2000.

Jaringan LAN yang digunakan disediakan oleh

perusahaan.

Object

Transaksi, Kupon, Administrasi, Keuangan,

Lokasi, Jalur Penagihan, Laporan Tagihan Harian,

Laporan Kredit Macet.

Responsibility

Sistem penagihan yang mampu mendukung

perusahaan ILUFA dalam mengelola tagihan

hariannya.

108

5.1.1.3 Context

Problem Domain

Gambar 5.1 Rich Picture Sistem yang Akan Dikembangkan

109

Dalam sistem yang akan dikembangkan, maka sistem penagihan

dijelaskan sebagai berikut :

1 Bagian Administrasi menginput semua data kupon yang

dikeluarkan ke dalam sistem.

1.1 Bagian Administrasi menyerahkan kupon yang akan ditagih

kepada kolektor.

2 Bagian Administrasi memproses jalur penagihan terpendek

melalui sistem.

2.1 Bagian Administrasi mencetak jalur penagihan terpendek.

2.2 Kolektor menerima jalur penagihan terpendek.

3 Kolektor menagih semua konsumen yang harus ditagih. Alamat

konsumen yang harus ditagih tertera pada lembar kupon

tagihan.

4 Konsumen melakukan pembayaran kepada kolektor sesuai

dengan nominal yang tertera pada kupon tagihan.

5 Setelah selesai menagih semua konsumen, kolektor

mengembalikan uang yang tertagih kepada bagian keuangan.

5.1 Kolektor mengembalikan kupon yang tidak tertagih ke bagian

administrasi.

5.2 Bagian administrasi menginput data semua kupon tidak tertagih

ke dalam sistem. Sistem akan mengtransfer tanggal lunas kupon

yang tidak tertagih ke hari kerja penagihan berikutnya.

6 Bagian Keuangan memproses data hasil penagihan dari sistem

menjadi laporan tagihan harian. Laporan digunakan untuk cross-

110

check hasil penagihan yang diserahkan oleh kolektor. Dalam

laporan tagihan tertera nominal hasil penagihan yang harus

diserahkan oleh kolektor.

7 Manajer Umum dan Administrasi akan mengevaluasi kinerja

penagihan dan memproses data tagihan, sehingga menghasilkan

laporan kredit macet. Laporan kredit macet kemudian

diserahkan ke bagian debt collector.

8 Bagian debt collector melakukan negosiasi dengan konsumen

dengan harapan masalah pembayaran yang macet dapat

diselesaikan.

Application Domain

Sistem informasi penagihan akan digunakan oleh bagian administrasi,

keuangan, kolektor dan manajer divisi umum dan administrasi. Sedangkan

manajer juga dapat menggunakan sistem untuk kegiatan controlling.

Bagian administrasi akan menggunakan sistem untuk melakukan

pencatatan terhadap kupon tagihan yang dikeluarkan sehari – hari. Sistem

informasi penagihan juga harus membantu kolektor dalam mendapatkan jalur

penagihan terpendek, dan hal tersebut dimungkinkan dengan penggunaan

algoritma jalur terpendek Dijkstra. Sistem informasi penagihan juga harus dapat

membantu bagian keuangan dalam mendapatkan laporan jumlah penagihan

secara cepat dan tepat, dimana sistemnya telah terintegrasi dengan bagian

administrasi. Adanya kupon yang tidak tertagih yang diinput oleh bagian

administrasi, juga harus dapat dilihat oleh bagian keuangan, sehingga mereka

111

dapat mengatur pengeluaran kupon untuk hari berikutnya. Kemudian, sistem

penagihan harus dapat digunakan oleh manajer umum dan administrasi untuk

mendeteksi adanya kemacetan pembayaran.

5.1.2 Problem Domain

5.1.2.1 Cluster

Terdapat tiga buah cluster untuk mengelompokan class yang ada, yaitu

cluster orang, cluster dokumen, dan cluster peta.

<<Cluster>>Orang

<<Cluster>>Dokumen

<<Cluster>>Peta

Gambar 5.2 Cluster

5.1.2.2 Structure

Cluster orang terdiri dari class administrasi.

Gambar 5.3 Structure Cluster Orang

112

Cluster dokumen terdiri dari class penjualan, class detail penjualan dan

class kupon.

<< Cluster >>Dokumen

Kupon-KodeTransaksi-NoKupon-JadwalLunas-TglLunas

Penjulan-KodeTransaksi-TanggalMulai-KodeKonsumen-JumlahHari-Angsuran-Angsuran-Kolektor-Sales-TanggalLunas-StatusPlot

Detail Penjualan-KodeTransaksi-Barang-Jumlah-Keterangan

1*

1*

Gambar 5.4 Structure Cluster Dokumen

Cluster peta terdiri dari class node, class lokasi penjualan, class jalur dan

class map.

Gambar 5.5 Structure Cluster Peta

113

Berikut ini merupakan rangkaian class – class yang digambarkan dalam

bentuk class diagram. Dalam class diagram hubungan relasi antar class akan

lebih jelas terlihat. Pada class diagram di bawah ini, ada dua jenis hubungan

antar class, yaitu :

1. Asosiasi

Hubungan asosiasi terlihat pada hubungan class administrasi

dengan penjualan, class lokasi penagihan dengan class penjualan,

dan hubungan class konsumen dengan penjualan.

2. Agregasi

Hubungan agregasi terlihat pada hubungan class kupon dengan

class penjualan, class detail penjualan dengan class penjualan,

class lokasi penagihan dengan class node, class path dengan class

node, dan class node dengan class map.

114

Gambar 5.6 Class Diagram

5.1.2.3 Classes

Berikut adalah penjelasan atas class – class yang ada dalam class

diagram.

1. Konsumen

Class ini merupakan kumpulan objek dari konsumen perusahaan ILUFA.

Class Konsumen memiliki atribut KodeKonsumen, NamaKonsumen,

NamaUsaha, AlamatRumah, AlamatUsaha, TeleponRumah, TeleponUsaha.

115

Operasi yang dimiliki oleh class Konsumen adalah registrasi dan

ubahDataPribadi.

Gambar 5.7 Class dan State Chart Konsumen

State chart Konsumen menggambarkan kalau aktivitas dimulai dari initial

state, kemudian konsumen berubah statusnya menjadi active ketika dia

telah terdaftar. Konsumen akan selamanya menjadi objek dari sistem,

sehingga dapat digunakan untuk keperluan dokumentasi. Selama konsumen

dalam state active, maka jika ada perubahan dalam data pribadi konsumen

maka data tersebut dapat diubah berkali – kali.

Tabel 5.2 Keterangan Behavioural Pattern Class Konsumen

Event Atribut registrasi KodeKonsumen, NamaKonsumen, NamaUsaha,

AlamatRumah, AlamatUsaha, TeleponRumah, TeleponUsaha

ubahDataPribadi NamaKonsumen, NamaUsaha, AlamatRumah, AlamatUsaha,

TeleponRumah, TeleponUsaha

2. Penjualan dan Detail Penjualan

116

Class ini merupakan kumpulan objek dokumen penjualan. Class ini terdiri

dari class Penjualan yang menyimpan data transaksi penjualan dan class

Detail Penjualan yang menyimpan detail dari transaksi penjualan yang

bersangkutan. Class Penjualan memiliki atribut KodeTransaksi,

TanggalMulai, KodeKonsumen, JumlahHari, Angsuran, Kolektor, Sales,

TanggalLunas, StatusPlot. Behaviour yang dimiliki oleh class Penjualan

adalah mendataPesanan, plotLokasi, dan cetakKupon. Class Detail

Penjualan memiliki atribut KodeTransaksi, Barang, Jumlah, dan

Keterangan. Behaviour yang dimiliki oleh class Detail Penjualan adalah

mendataPesanan.

-KodeTransaksi-TanggalMulai-KodeKonsumen-JumlahHari-Angsuran-Kolektor-Sales-TanggalLunas-StatusPlot-StatusCetak

Penjualan

-KodeTransaksi-Barang-Jumlah-Keterangan

Detail Penjualan

1 *

Gambar 5.8 Class dan State Chart Transaksi dan Detail Transaksi

Dalam state chart Penjualan dan Detail Penjualan, aktivitas dimulai dari

initial state. Jika ada penjualan, maka state dari Penjualan menjadi Open.

Sehingga pencatatan penjualan dapat dilakukan dan kemudian akan

disimpan. State class Penjualan berubah menjadi Active. Objek Penjualan

117

kemudian di plot ke dalam peta, dan state-nya berubah menjadi plotted.

Kemudian bila Penjualan dicetak kuponnya, maka state-nya berubah

menjadi printed. State ini digunakan kupon agar dalam 1 Penjualan, kupon

hanya dapat dicetak 1 kali. Final state dicapai ketika transaksi penjualan

telah dilunasi.

Tabel 5.3 Keterangan Behavioural Pattern Class Transaksi dan Detail Transaksi

Event Atribut catatPenjualan KodeTransaksi, TanggalMulai, KodeKonsumen, JumlahHari,

Angsuran, Kolektor, Sales, TanggalLunas, Barang, Jumlah,

Keterangan

plotLokasi KodeTransaksi, LokasiPenagihan, StatusPlot

cetakKupon KodeTransaksi, StatusCetak

3. Kupon

Class Kupon merupakan kumpulan objek kupon yang berfungsi untuk

menyimpan informasi penagihan untuk suatu transaksi. Atribut dari class

Kupon adalah KodeTransaksi, NoKupon, JadwalLunas, TglLunas.

Behaviour yang berhubungan dengan class ini adalah cetakKupon,

mengeluarkanKupon, dan transferKupon.

118

-KodeTransaksi-NoKupon-JadwalLunas-TglLunas

Kupon

Gambar 5.9 Class dan State Chart Kupon

Dalam state chart kupon, aktivitas dimulai dari initial state. Bila ada event

cetakKupon, maka state kupon berubah menjadi active. Bila Kupon telah

ditagihkan kepada konsumen, maka state kupon akan berubah menjadi

tertagih. Selama state tertagih, bila ada kupon yang tidak tertagih, maka

dapat dilakukan transferKupon, yang mengubah nilai tanggal pada atribut

TglLunas. Jika kupon telah dilunasi, maka dicapai final state.

Tabel 5.4 Keterangan Behavioural Pattern Class Kupon

Event Atribut

cetakKupon KodeTransaksi, NoKupon, JadwalLunas

mengeluarkanKupon KodeTransaksi, JadwalLunas

transferKupon KodeTransaksi, JadwalLunas

119

4. Administrasi

Class Administrasi menggambarkan aktivitas karyawan bagian

administrasi. Atribut dari class ini sama dengan class Karyawan. Behaviour

yang dimiliki oleh class ini adalah masukKerja, transferKupon,

catatPenjualan, mendataKuponKeluar, mendataPeta, dan cetakKupon.

/ Masuk KerjaActive

/Catat Penjualan/Mendata Kupon

Keluar /Transfer Kupon

/Cetak Kupon

/mendata Peta

/ Pulang Kerja

Gambar 5.10 Class dan State Chart Administrasi

Dalam state chart class Keuangan, aktivitas dimulai dari saat masuk kerja,

sehingga state dari karyawan akan menjadi active. Selama active, karyawan

administrasi dapat melakukan catatPenjualan dari transaksi baru, mencatat

kupon yang keluar, melakukan transfer kupon, melakukan pemetaan, dan

mencetak kupon penagihan. State dari keuangan akan berakhir ketika

pulang kerja.

120

Tabel 5.5 Keterangan Behavioural Pattern Class Administrasi

Event Atribut

masukKerja KodeKaryawan, Status

catatPenjualan KodeKaryawan, KodeTransaksi

mendataKuponKeluar NoKupon, KodeTransaksi, TglLunas

mendataPeta KodeNode, KodeMap, KodePath

cetakKupon KodeTransaksi, NoKupon

transferKupon NoKupon, KodeTransaksi, TglLunas

pulangKerja Status

5. Lokasi Penagihan

Class Node Transaksi merupakan kumpulan objek Node Transaksi yang

menyatakan lokasi suatu transaksi dalam suatu peta. Atribut yang dimiliki

oleh class Node Transaksi adalah KodeNode, KodeTransaksi, Status dan

Keterangan. Behaviour yang dimiliki class Node Transaksi adalah

mendataPeta dan hapusDataPeta.

-KodeNode-KodeTransaksi-Status-Keterangan

Lokasi Penagihan

Gambar 5.11 Class dan State Chart Node Transaksi

121

State chart dari objek Node Transaksi dimulai dari event mendataPeta.

Setelah itu, maka state dari class Node Transaksi akan berubah menjadi

active. Apabila transaksi telah lunas, maka state Node Transaksi akan

berubah menjadi inactive. Objek Node Transaksi akan mencapai final state

ketika dihapus.

Tabel 5.6 Keterangan Behavioural Pattern Class Node Transaksi

Event Atribut

mendataPeta KodeNode, KodeTransaksi, Status, Keterangan

hapusDataPeta KodeNode, KodeTransaksi

6. Node

Class Node merupakan kumpulan objek Node yang menyatakan titik – titik

dalam peta. Atribut yang dimiliki dalam class Node adalah KodeNode,

xPos, yPos dan KodeMap. Behaviour yang berhubungan dengan class ini

adalah mendata dan hapusDataPeta.

Gambar 5.12 Class dan State Chart Node

122

State chart dari objek Node akan dimulai ketika dilakukan mendataPeta.

Kemudian objek akan memasuki state active. Kemudian state dari objek

Node akan selesai ketika dilakukan operasi hapusDataPeta.

Tabel 5.7 Keterangan Behavioural Pattern Class Node

Event Atribut

mendataPeta KodeNode, xPos, yPos, KodeMap

hapusDataPeta KodeNode

7. Path

Class Path merupakan kumpulan objek Path yang menyatakan jalur yang

menghubungkan antara node yang satu dengan node yang lain. Atribut

yang dimiliki oleh class ini adalah KodePath, NodeFrom, NodeTo, dan

Distance. Behaviour yang dimiliki oleh class ini adalah mendataPeta dan

hapusDataPeta.

Gambar 5.13 Class dan State Chart Path

State chart dari class Path dimulai dari saat mendataPeta sehingga

membuat state objek Path menjadi active. Kemudian state dari objek Path

akan berakhir ketika hapusDataPeta dijalankan.

123

Tabel 5.8 Keterangan Behavioural Pattern Class Path

Event Atribut

mendataPeta KodePath, NodeFrom, NodeTo, Distance

hapusDataPeta KodePath

8. Map

Class Map merupakan kumpulan objek Map yang merupakan peta yang

disimpan dalam sistem. Satu objek Map akan mewakili 1 kawasan

penagihan seorang kolektor. Atribut dari class Map adalah KodeMap,

MapName, Kolektor, dan FilePath. Behaviour yang ada dalam class Map

adalah mendataPeta dan hapusDataPeta.

Gambar 5.14 Class dan State Chart Map

State chart dari class Map dimulai dari saat dilakukan mendataPeta. Hal

tersebut akan membuat state objek Map berubah menjadi active. Objek

Map akan berakhir ketika hapusDataPeta dijalankan.

124

Tabel 5.9 Keterangan Behavioural Pattern Class Map

Event Atribut

inputDataPeta KodeMap, MapName, Kolektor, FilePath

hapusDataPeta KodeMap

5.1.2.4 Events

Pada tabel berikut, dicantumkan behaviour yang terdapat pada setiap

class yang dirangkum dalam event table. Tanda asterisk (*) menunjukan bahwa

suatu event dijalankan berulang – ulang (iteration) oleh class yang bersangkutan.

Tanda plus (+) menunjukan bahwa suatu event dijalankan secara sequential

(selection).

125

Tabel 5.10 Event Table

Event

Kup

on

Kon

sum

en

Penj

uala

n

Det

ail P

enju

alan

Adm

inis

trasi

Loka

si P

enag

ihan

Nod

e

Map

Jalu

r

Catat Penjualan + * *

Plot Lokasi + * +

Cetak Kupon + + *

Mendata Kupon Keluar + *

Transfer Kupon * *

Registrasi + *

Ubah Data Pribadi *

Masuk Kerja +

Pulang Kerja +

Mendata Peta * + + +

Hapus Data Peta * + + + +

126

5.1.3 Application Domain

5.1.3.1 Usage

5.1.3.1.1 Overview

Pada tabel berikut, ditunjukan hubungan antara use case dengan actor

yang ditunjukan dalam actor table.

Tabel 5.11 Actor Table

Actors

Use Case A

dmin

istra

si

Keu

anga

n

Man

ajer

Um

um &

Adm

inis

trasi

Manage Kupon dan Transaksi √

Pencatatan Kupon Keluar √

Memproses Jalur Penagihan Terpendek √

Pemetaan √

Mengtransfer Kupon √

Membuat Laporan Kalkulasi Kupon Harian √ √

Membuat Laporan Penagihan √

Membuat Laporan Keterlambatan Pembayaran √

127

5.1.3.1.2 Use Case Diagram

Gambar 5.15 Use Case Diagram

128

5.1.3.1.3 Actor Specifications

Untuk menjelaskan hubungan antara actor dengan sistem yang dirancang,

maka dibutuhkan actor specifications. Actor yang berhubungan dengan sistem

yaitu :

1. Administrasi

Tabel 5.12 Tabel Actor Spesification Administrasi

Administrasi

Goal: Administrasi adalah orang yang memiliki tanggung jawab dalam me-manage

kupon dan transaksi yang sedang berjalan. Semua kupon yang keluar untuk

ditagihkan kepada konsumen akan dicatat oleh administrasi. Bagian administrasi

akan membuat laporan kalkulasi kupon berdasarkan kupon yang keluar tiap harinya.

Administrasi memiliki tanggung jawab dalam memetakan jalur penagihan, dan

memproses jalur penagihan terpendek, untuk diberikan kepada kolektor.

Administrasi juga memiliki tanggung jawab dalam me-manage adanya kupon yang

tidak tertagih (kupon balik). Kupon yang tidak tertagih akan ditransfer tanggal

lunasnya ke hari penagihan berikutnya.

Characteristics : Administrasi harus memiliki pengalaman dalam menggunakan

komputer dan aplikasi office. Orang yang bertanggung jawab pada tugas administrasi

disarankan mengenal lingkungan sekitar daerah penagihan sehingga mampu

memetakan jalur penagihan.

Examples: Seorang lulusan D3/S1 dan memiliki domisili di daerah perusahaan

sehingga mengenal daerah penagihan dan menguasai aplikasi dasar komputer.

129

2. Keuangan

Tabel 5.13 Tabel Actor Spesification Keuangan

Keuangan

Goal: Keuangan dalam proses penagihan memiliki tanggung jawab dalam mengelola

uang hasil penagihan. Oleh karena itu, keuangan akan mendapatkan laporan kalkulasi

kupon harian dari sistem yang terintegrasi dengan bagian administrasi, dimana

laporan tersebut memiliki ringkasan total nominal kupon yang keluar untuk ditagih

dan total nominal kupon tidak tertagih pada hari penagihan tertentu. Dengan

menggunakan laporan kalkulasi kupon harian, bagian keuangan dapat melakukan

cross check hasil penagihan yang seharusnya diserahkan oleh kolektor.

Characteristics : Orang yang bertanggung jawab pada tugas keuangan harus

memiliki dasar akuntansi sehingga dapat membuat laporan keuangan yang baik, dan

juga harus dapat menguasi aplikasi komputer dasar seperti aplikasi office.

Examples: Seorang lulusan SMK/D3 yang memiliki dasar akuntansi dan menguasai

aplikasi dasar komputer.

130

3. Manajer Umum dan Administrasi

Tabel 5.14 Tabel Actor Spesification Manajer Umum dan Administrasi

Manajer Umum dan Administrasi

Goal: Manajer umum dan administrasi adalah orang yang bertanggung jawab

sebagai atasan administrasi dan membuat laporan penagihan secara periodik.

Manajer umum dan administrasi secara periodik akan mengeluarkan laporan tentang

keterlambatan pembayaran, supaya dapat di-follow up oleh bagian lain. Secara

periodik pula, manajer umum dan administrasi akan membuat laporan kinerja

penagihan selama 1 periode tertentu, sebagai laporan pertanggungjawaban kepada

manajer.

Characteristics : Manajer umum dan administrasi haruslah orang yang memiliki

pengalaman manajemen dan akan membawahi beberapa orang staff. Manajer umum

dan administrasi harus memiliki pengetahuan dasar komputer, dan mampu

memahami dan menganalisa perhitungan laporan yang dihasilkan oleh komputer.

Examples: Seorang lulusan S1 yang memiliki kemampuan menjalankan aplikasi

dasar komputer, dan mampu memimpin serta memiliki kemampuan analisa dan

pengambilan keputusan yang tepat.

5.1.3.1.4 Use Case Specifications

Untuk menjelaskan bagaimana use case dilakukan oleh actor, maka

dibuat use case specifications. Use case yang ada di dalam sistem yaitu :

131

1. Manage Kupon dan Transaksi

Tabel 5.15 Tabel Use Case Manage Kupon dan Transaksi

Manage Kupon dan Transaksi

Use Case : Manage kupon dan transaksi dimulai oleh administrasi. Bila terdapat

perubahan pada transaksi ketika penagihan sedang berjalan, contohnya terdapat

perubahan alamat penagihan konsumen, atau terdapat peralihan tanggung jawab

kolektor yang menagih atau sales yang meng-handle konsumen, maka dapat dilakukan

update data. Dalam fungsinya untuk memanajemen kupon, use case ini menerangkan

status suatu kupon telah tercetak atau belum. Jika kupon belum tercetak, maka ada

fasilitas untuk mencetak kupon penagihan. Selain itu, lewat use case ini pula,

administrasi dapat melakukan track record atas kupon keluar dan transfer kupon serta

memperbaiki kesalahan dalam pencatatan kupon keluar ataupun pencatatan transfer

kupon.

Objects : Kupon, Konsumen, Transaksi, Detail Transaksi

Functions : updateTransaksi, viewDataKupon, viewHistoryKuponKeluar,

viewHistoryKuponTransfer, updateKuponKeluar, updateKuponTransfer, cetakKupon

132

2. Pencatatan Kupon Keluar

Tabel 5.16 Tabel Use Case Pencatatan Kupon Keluar

Pencatatan Kupon Keluar

Use Case : Pencatatan kupon keluar dapat dilakukan oleh administrasi. Sistem akan

mendapatkan tanggal penagihan berikutnya, kemudian administrasi akan memasukan

data kolektor yang bertanggung jawab atas penagihan kupon yang keluar tersebut.

Administrasi memasukan kode transaksi yang akan ditagih, dan jumlah kupon yang

keluar untuk transaksi tersebut. Sistem akan menampilkan range nomor kupon yang

keluar, dan administrasi membandingkannya dengan nomor kupon sebenarnya. Jika

benar maka sistem akan melakukan validasi terhadap kolektor yang bertanggung jawab

atas transaksi tersebut, dan kemudian data kupon akan disimpan.

Objects : Kupon, Transaksi

Functions : getTodayDate, cekLastPaidCoupon, viewRangeKuponDitagih,

cekDataKolektor, save

133

3. Memproses Jalur Penagihan Terpendek

Tabel 5.17 Tabel Use Case Memproses Jalur Penagihan Terpendek

Memproses Jalur Penagihan Terpendek

Use Case : Memproses jalur penagihan terpendek digunakan oleh administrasi. Tujuan

dari memproses jalur penagihan terpendek adalah supaya kolektor mengetahui jalur

penagihan terpendek yang harus dilalui. Administrasi akan memasukan kolektor, dan

sistem akan menampilkan kawasan penagihan kolektor yang bersangkutan. Kemudian

sistem juga akan men-load semua data seperti node, path dan node transaksi yang

masih aktif yang berada pada kawasan bersangkutan. Ketika administrasi

menginstruksikan sistem untuk memproses jalur penagihan terpendek, maka sistem

akan menghitung jalur penagihan terpendek dengan menggunakan algoritma Dijkstra.

Jalur penagihan terpendek akan ditampilkan pada tampilan peta. Jika administrasi

menekan tombol print, maka jalur penagihan akan dicetak melalui printer.

Objects : Map, Node, NodeTransaksi, Path

Functions : getMap, getNode, getNodeTransaksi, getPath, calculateShortestRoute,

drawShortestRoute, printMap

134

4. Pemetaan

Tabel 5.18 Tabel Use Case Pemetaan

Pemetaan

Use Case : Pemetaan akan digunakan oleh administrasi untuk memetakan jalur

penagihan. Administrasi dapat memasukan peta kawasan penagihan baru untuk

kolektor tertentu. Kemudian, administrasi dapat memasukan node – node baru.

Administrasi juga dapat memasukan path baru yang menghubungkan node – node pada

peta dan akan disimpan ke dalam sistem. Node transaksi akan merepresentasikan suatu

transaksi, sehingga node transaksi akan disimpan layaknya node biasa, ditambah atribut

node transaksi itu sendiri, seperti yang telah digambarkan dalam class diagram. Node

transaksi baru akan diberi state active di dalam sistem. Suatu saat apabila diperlukan,

administrasi dapat membaca data peta yang telah ada dalam sistem, dan sistem

menampilkan jalur dan node yang ada pada peta.

Objects : Map, Node, Path, Node Transaksi

Functions : saveMap, saveNode, savePath, saveNodeTransaksi, loadData, getMap,

getNode, getPath, getNodeTransaksi, drawRoute

135

5. Mengtransfer Kupon

Tabel 5.19 Tabel Use Case Mengtransfer Kupon

Mengtransfer Kupon

Use Case : Mengtransfer kupon digunakan oleh administrasi. Adanya kupon tidak

tertagih yang diserahkan oleh kolektor, akan diinput melalui modul ini dan secara

otomatis, sistem akan mengtransfer tanggal lunas kupon bersangkutan ke hari kerja

penagihan berikutnya. Tanggal lunas kupon merupakan tanggal dimana kupon

diasumsikan lunas. Saat administrasi memulai aplikasi, maka sistem akan otomatis

mencari tanggal saat itu. Adanya perubahan tanggal pada aplikasi, akan membuat

sistem otomatis menghitung tanggal transfer kupon ke hari kerja penagihan berikutnya.

Administrasi kemudian memasukan kolektor yang bertanggung jawab atas kupon yang

tidak tertagih tersebut, dan selanjutnya memasukan kode transaksi dan jumlah kupon

yang tidak tertagih. Sistem akan menampilkan range nomor kupon terakhir yang

keluar. Administrasi akan membandingkan data tersebut dengan kupon sebenarnya.

Bila benar, maka sistem akan mengtransfer kupon ke tanggal lunas berikutnya, dimana

sebelumnya sistem akan melakukan validasi terhadap kolektor yang bertanggung jawab

atas transaksi tersebut terlebih dahulu. Jika data tidak valid, maka sistem akan

memberikan alert kepada administrasi.

Objects : Kupon, Transaksi

Functions : getTodayDate, calculateTransferDate, getLastOutKupon,

calculateKuponNumber, getDataKolektor, dataValidation, save

136

6. Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian

Tabel 5.20 Tabel Use Case Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian

Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian

Use Case : Memproses laporan kalkulasi kupon harian dapat dimulai oleh administrasi

ataupun keuangan. Laporan akan digunakan untuk controlling transaksi penagihan

sehari – hari, seperti untuk cross check jumlah nominal penagihan dan jumlah

keterlambatan pembayaran konsumen. Pada saat dimulai, sistem akan mencari tanggal

pada saat itu. Tujuannya untuk memudahkan user supaya user tidak perlu mengubah

tanggal pada saat aplikasi dimulai. Setiap ada perubahan tanggal pada aplikasi, maka

otomatis aplikasi akan mengambil ulang data transaksi, data konsumen dan data kupon

yang ditagih dengan tanggal tersebut. Sistem akan menampilkan seluruh kupon yang

keluar dan kupon yang tidak tertagih pada tanggal yang bersangkutan, dikaitkan dengan

siapa kolektor, sales dan konsumen untuk transaksi yang bersangkutan. Kemudian

sistem akan menghitung keterlambatan untuk setiap transaksi, dimana keterlambatan

dihitung dari selisih antara jumlah kupon yang seharusnya udah dibayar dibanding

dengan realisasi jumlah kupon yang telah dibayar. Jika user ingin mencetak laporan,

maka data akan ditampilkan pada Microsoft Excel, dan user dapat memanipulasi dan

mencetak dari aplikasi tersebut.

Objects : Transaksi, Konsumen, Kupon

Functions : getTodayDate, getDataTransaksi, getDataKonsumen, getDataKupon,

calculcateKupon, print

137

7. Membuat Laporan Penagihan

Tabel 5.21 Tabel Use Case Manage Membuat Laporan Penagihan

Membuat Laporan Penagihan

Use Case : Membuat laporan penagihan dimulai oleh manajer umum dan administrasi.

Secara periodik, administrasi akan membuat laporan penagihan yang mampu

menunjukkan jumlah penagihan selama 1 periode dan mampu menggambarkan kinerja

bagian penagihan. Jumlah penagihan selama 1 periode dihitung dari jumlah nominal

kupon yang tertagih selama 1 periode. Kinerja bagian penagihan ditunjukkan dengan

rasio jumlah realisasi penagihan dibandingkan dengan jumlah yang seharusnya tertagih.

Rasio keberhasilan penagihan tersebut akan ditampilkan dalam bentuk persentase.


Functions : getDataTransaksi, getDataKonsumen, getDataKupon, calculatePenagihan,

print

138

8. Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan

Tabel 5.22 Tabel Use Case Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan

Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan

Use Case : Laporan keterlambatan pelunasan akan dimulai oleh manajer umum dan

administrasi. Laporan ini digunakan untuk menunjukkan transaksi yang sudah melewati

jadwal lunasnya. Selanjutnya, laporan ini akan dikirimkan kepada bagian yang

bertanggung jawab melakukan follow up terhadap keterlambatan pelunasan. Ketika

dimulai, sistem akan mendapatkan data transaksi, data konsumen dan data kupon. Dari

data tersebut, kemudian sistem akan menghitung dan menyeleksi transaksi mana saja

yang telah melewati tanggal lunasnya. Transaksi yang terlambat, akan ditampilkan juga

berapa hari keterlambatannya bila dihitung dari tanggal lunasnya. Laporan ini dapat

dicetak ke dalam Microsoft Excel, sehingga manajer umum dan administrasi dapat

memanipulasi dan mencetak laporan keterlambatan pelunasan sesuai dengan format

yang diinginkan.


Functions : getDataTransaksi, getDataKonsumen, getDataKupon, calculateLateness,

print

5.1.3.2 Function

Function List digunakan untuk mendaftarkan semua fungsi yang akan

dijalankan oleh sistem informasi. Dibawah ini menunjukkan daftar fungsi-fungsi yang

terdapat didalam sistem informasi ini.

139

Tabel 5.23 Function List

Function Complexity Type

1. Manage Kupon dan Transaksi

Menampilkan data transaksi, konsumen dan kupon Simple Read Update transaksi Simple Update Update data kupon Medium Update Cetak Kupon Simple Update

2. Pencatatan Kupon Keluar

Query nomor kupon yang terakhir dilunaskan konsumen Medium Read Hitung range nomor kupon yang keluar Simple Compute Validasi data kupon Simple Read,Signal Menyimpan data kupon keluar Simple Update

3. Memproses Jalur Penagihan Terpendek

Query data jalur penagihan Simple Read Hitung jalur penagihan terpendek Complex Compute Tampilkan jalur penagihan terpendek Medium Read Mencetak jalur penagihan terpendek Simple Read

4. Pemetaan

Menyimpan peta penagihan baru Simple Update Menyimpan data node baru Simple Update Menyimpan data path baru Simple Update Menyimpan data node transaksi baru Simple Update Query data peta Medium Read Tampilkan jalur penagihan Medium Read

5. Mentransfer Kupon

Hitung tanggal transfer kupon Simple Compute Query kupon yang terakhir keluar Medium Read Hitung range nomor kupon yang akan ditransferkan Simple Compute Validasi data kupon Simple Read,Signal Menyimpan data kupon keluar Simple Update

140

Tabel 5.23 Function List (lanjutan)

Function Complexity Type 6. Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian

Query data kupon yang keluar dan tidak tertagih Medium Read Hitung keterlambatan pembayaran kupon Simple Compute Mencetak laporan kalkulasi kupon harian Simple Read

7. Membuat Laporan Penagihan

Query data penagihan dalam 1 periode Medium Read Hitung jumlah penagihan dan rasio kinerja penagihan Medium Compute Mencetak Laporan Penagihan Simple Read

8. Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan

Query data transaksi yang terlambat lunas Complex Read Hitung keterlambatan pelunasan Simple Compute Mencetak laporan keterlambatan pelunasan Simple Read

5.1.3.3 Sequence Diagram

Sequence Diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan

interaksi antara actor, objek, serta user interface yang ada dalam sistem

informasi. Sequence Diagram juga menggambarkan urutan pemanggilan

prosedur dan event message yang dikirimkan antara entitas satu dengan lainnya

dalam suatu urutan waktu.

141

1. Sequence Diagram untuk Manage Kupon dan Transaksi

Gambar 5.16 Sequence Diagram untuk Manage Kupon dan Transaksi

2. Sequence Diagram untuk Pencatatan Kupon Keluar

142

Gambar 5.17 Sequence Diagram untuk Pencatatan Kupon Keluar

143

3. Sequence Diagram untuk Memproses Jalur Penagihan Terpendek

Gambar 5.18 Sequence Diagram untuk Memproses Jalur Penagihan Terpendek

144

4. Sequence Diagram untuk Pemetaan

Gambar 5.19 Sequence Diagram untuk Pemetaan

5. Sequence Diagram untuk Mengtransfer Kupon

145

Gambar 5.20 Sequence Diagram untuk Mengtransfer Kupon

6. Sequence Diagram untuk Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian

146

Gambar 5.21 Sequence Diagram untuk Proses Laporan Kalkulasi Kupon Harian

7. Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Penagihan

147

Gambar 5.22 Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Penagihan

148

8. Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan

Gambar 5.23 Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan

5.1.3.4 User Interface

149

5.1.3.4.1 Dialogue Style

Dialogue style menunjukkan form-form apa saja yang terdapat dalam

sistem dan dokumen atau laporan yang di print-out. Berikut merupakan dialogue

style yang ada pada sistem informasi penagihan perusahaan ILUFA.

Tabel 5.24 Dialogue Style

Window Printouts

Login

Menu utama

File

• Logout

• Exit

Transaksi

• Manage Transaksi

• Kupon

Kupon

• Kupon Keluar

• Transfer Kupon

• Kalkulasi Kupon

• Laporan Kalkulasi Kupon

• Detail Kalkulasi Kupon Per Kolektor

Rute

• Pemetaan

o Tambah Peta

• Jalur Penagihan

• Jalur Penagihan

Laporan

• Laporan Penagihan

• Laporan Keterlambatan Pelunasan

• Laporan Penagihan

• Laporan Keterlambatan Pelunasan

5.1.3.4.2 Overview

150

Gambar 5.24 Navigation Diagram

151

5.1.3.4.3 Examples

Berikut adalah contoh perancangan layar dan printouts yang akan

digunakan dalam sistem informasi penagihan.

• Window Login

Gambar 5.25 Window Login

Pada awal menjalankan aplikasi, maka user akan dihadapkan pada

window login. Window akan melakukan validasi pada user. Apabila login

sukses, maka user akan masuk ke menu utama, dimana fitur – fitur yang

dapat dilihat oleh user, adalah sesuai dengan hak akses mereka masing –

masing. User akan memasukan username, password dan memilih

bagiannya. Untuk menjamin keamanan, password user yang disimpan

dalam database dienkripsi dengan metode md5 oleh sistem. Oleh karena

itu, saat melakukan validasi data user, aplikasi juga harus mengenkripsi

152

password dengan metode md5 terlebih dahulu, sebelum selanjutnya

dibandingkan dengan data di database.

• Window Menu Utama

Gambar 5.26 Window Menu Utama

Bila user telah melakukan login, maka user dapat mengakses menu

utama. Pada menu utama, ada 4 macam sub layar yang dapat dipilih oleh

user.

153

o Window File

Main MenuMain Menu

File Transaksi Kupon Rute

Logout

Exit

Laporan

Gambar 5.27 Window File

Pada window ini, user dapat memilih logout, dan akan kembali ke

window login atau user juga dapat memilih exit, dan langsung keluar

dari aplikasi.

o Window Transaksi

Main MenuMain MenuFile Transaksi Kupon Rute

Manage TransaksiLaporan

Gambar 5.28 Window Transaksi

154

Pada window Transaksi, user dapat memilih sub-item menu Manage

Transaksi.

o Window Kupon

Main MenuMain Menu


Kupon Keluar

Transfer Kupon

Kalkulasi Kupon

Laporan

Gambar 5.29 Window Kupon

Pada window ini, jika user adalah administrasi, maka sub-item menu

yang dapat dipilih adalah Kupon Keluar, dan Kalkulasi Kupon. Jika

user adalah keuangan, maka maka sub-item menu yang dapat dipilih

adalah Transfer Kupon dan Kalkulasi Kupon.

155

o Window Rute

Main MenuMain Menu


Pemetaan

Laporan

Jalur Penagihan

Gambar 5.30 Window Rute

Pada window ini, user dapat memilih sub-item menu Pemetaan dan

Jalur Penagihan.

o Window Laporan

Main MenuMain Menu


Laporan Penagihan

Laporan

Laporan Keterlambatan Pelunasan

Gambar 5.31 Window Laporan

156

Pada window Laporan, jika user adalah manajer umum dan

administrasi, maka user dapat memilih sub-item menu Laporan

Penagihan dan Laporan Keterlambatan Pelunasan.

• Window Manage Transaksi

Gambar 5.32 Window Manage Transaksi

157

Window ini muncul ketika user memilih Transaksi >> Manage

Transaksi. Pada window ini, ada tombol navigasi <<, < , >, >>. Fungsi

tombol navigasi adalah supaya user dapat mencari transaksi yang

diinginkan. Selain itu, bila user ingin mencari transaksi dengan kode

transaksi tertentu, user dapat mengisi kodenya di textbox kode transaksi

dan menekan tombol Go. Dalam textbox selanjutnya di bawah kode

transaksi, ditampilkan data dari transaksi, beserta status tercetaknya

kupon penagihan. Bila statusnya belum tercetak, maka user dapat

mencetak kupon dengan menekan tombol Cetak Kupon.

Pada grid di sebelah kanan, ditampilkan data kupon, histori kupon keluar

dan histori kupon transfer. User dapat menggunakan fasilitas ubah

tanggal keluar untuk mengubah jadwal penagihan kupon. Selain itu,

apabila terdapat kesalahan pencatatan pada kupon keluar dan kupon

transfer, maka user dapat melakukan revisi dengan menghapus data yang

tidak valid. Revisi kesalahan pencatatan pada kupon keluar akan

dilakukan pada histori kupon keluar, dan revisi kesalahan pencatatan

pada kupon transfer akan dilakukan pada histori kupon transfer.

Apabila user ingin mengubah data transaksi dan alamat konsumen, telah

tersedia tombol Ubah dan Konsumen. Untuk perubahan alamat

konsumen, akan dilakukan pada window Ubah Alamat Konsumen.

158

o Window Ubah Alamat Konsumen

Ubah Alamat KonsumenUbah Alamat Konsumen

Manage Konsumen

Kode Konsumen

Alamat Usaha

Nama Usaha

Nama Konsumen

XX9999

xxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Save

Telepon Usaha

Jln. XXX No 99

999-99999999

Alamat Rumah

Telepon Rumah

Jln. XXX No 99

999-99999999

Close

Gambar 5.33 Window Ubah Alamat Konsumen

Saat user menekan tombol konsumen pada window Manage

Transaksi, maka window Ubah Alamat Konsumen muncul. Data

konsumen yang muncul diambil dari konsumen yang ada pada

window Manage Transaksi. Di sini, user dapat melakukan update

terhadap alamat usaha, telepon usaha, telepon rumah dan telepon

usaha dari konsumen yang bersangkutan dengan menekan tombol

save. Jika window ingin ditutup, user menekan tombol close.

159

• Window Kupon Keluar

Kupon KeluarKupon Keluar

Kupon Keluar Tanggal: DD/MM/YYYY

Kode Kolektor

No Kupon Keluar

Jumlah Kupon Keluar

Kode Transaksi

XX9999

999

999

999 - 999

Enter

Gambar 5.34 Window Kupon Keluar

Window ini muncul ketika user menekan tombol Kupon >> Kupon

Keluar. Fungsi dari window ini adalah untuk pencatatan kupon keluar.

Pada awal aplikasi, tanggal yang dimunculkan adalah tanggal hari yang

bersangkutan ditambah 1 hari. Bila diperlukan, user juga dapat mengubah

tanggal keluar kupon. Kemudian user dapat memasukan kode kolektor,

kode transaksi dan jumlah kupon yang keluar. Aplikasi akan

menampilkan range nomor kupon yang keluar. User menekan tombol

Enter untuk menyimpan data ke dalam database.

160

• Window Transfer Kupon

Transfer KuponTransfer Kupon

Transfer Kupon Tanggal: DD/MM/YYYY

Kode Kolektor

No Kupon Balik

Jumlah Kupon Balik

Kode Transaksi

XX9999

999

999

999 - 999

Enter

Gambar 5.35 Window Kupon Transfer

Window ini muncul ketika user menekan tombol Kupon >> Transfer

Kupon. Fungsi dari window ini adalah untuk pencatatan kupon tidak

tertagih (kupon balik) yang akan ditransfer ke hari kerja penagihan

berikutnya. Pada awal aplikasi muncul, maka tanggal yang ditampilkan

adalah tanggal hari saat itu. User memasukan kode kolektor, kode

transaksi, jumlah kupon balik. Aplikasi akan menampilkan range nomor

kupon yang akan ditransferkan ke hari kerja penagihan berikutnya. User

menekan tombol Enter untuk menyimpan data ke dalam database.

161

• Window Kalkulasi Kupon

Gambar 5.36 Window Kalkulasi Kupon

162

Window ini muncul ketika user menekan tombol Kupon >> Kalkulasi

Kupon. Fungsi dari window ini adalah untuk menampilkan kalkulasi

nominal penagihan harian, dikaitkan dengan banyak kupon yang keluar

dan banyak kupon yang tidak berhasil ditagih (kupon balik). Nominal

yang ditunjukkan oleh kalkulasi kupon menunjukan nominal tagihan

yang harus diserahkan oleh masing – masing kolektor.

Ketika modul ini dijalankan, secara otomatis aplikasi akan menampilkan

tanggal saat itu. Kemudian aplikasi akan membaca data kupon keluar dan

kupon balik pada tanggal yang bersangkutan. Aplikasi akan menampilkan

summary jumlah nominal dan jumlah lembar seluruh kupon yang lunas

serta jumlah nominal dan jumlah lembar seluruh kupon yang tidak

tertagih pada kiri atas window Kalkulasi Kupon. Detail jumlah nominal

dan jumlah lembar kupon lunas, jumlah nominal dan jumlah lembar

kupon tidak tertagih per kolektor akan ditampilkan di kotak di bawahnya.

Tersedia tombol navigasi untuk melihat data untuk kolektor yang lain.

Pada grid di samping kanan aplikasi, dimunculkan detail jumlah kupon

yang keluar, nomor kupon yang keluar , jumlah kupon yang balik, sampai

pada nominal yang tertagih. Kupon itu kemudian dikaitkan dengan siapa

konsumen, sales dan kolektornya. Keterlambatan sementara dari

pembayaran ditampilkan pula, untuk mengantisipasi adanya kemacetan

pembayaran. Keterlambatan didapat dari membandingkan selisih antara

nomor kupon yang seharusnya sudah dibayar dengan nomor kupon

terakhir yang telah dibayar.

163

Tersedia fasilitas untuk mencetak laporan. Jika user menekan tombol

Cetak ke Excel, maka data yang ada di grid akan tercetak di excel. Jika

user menginginkan tampilan yang lebih detail dari kupon yang keluar,

balik dan transfer per kolektor, maka user dapat menekan tombol Detail

per Kolektor. Pada laporan kalkulasi kupon detail per kolektor, user dapat

memilih untuk mencetak detail laporan untuk semua kolektor atau

kolektor tertentu saja melalui combo box yang tersedia.

• Window Pemetaan

Gambar 5.37 Window Pemetaan

Window ini muncul ketika user menekan tombol Rute >> Pemetaan.

Fungsi dari window ini adalah untuk memetakan jalur penagihan, supaya

164

data yang telah dipetakan dapat digunakan untuk menentukan jalur

penagihan terpendek. Window ini memiliki beberapa menu, yaitu load,

map, node, path, node transaksi, simpan, tutup. Load, digunakan untuk

membaca data jalur penagihan yang telah pernah dibuat. Map, digunakan

untuk menambah peta kawasan penagihan baru. Node, digunakan untuk

menambah node baru. Path, digunakan untuk menambah path baru. Node

Transaksi, digunakan untuk menambah node yang merepresentasikan

transaksi tertentu. Simpan, untuk menyimpan data yang ada ke dalam

database, dan Tutup untuk menutup window ini. Satu kolektor akan

menangani satu kawasan penagihan. Pada saat menu Map di pilih, maka

window baru akan muncul untuk menambah peta baru.

o Window Tambah Peta

Gambar 5.38 Window Tambah Peta

165

Window tambah peta digunakan untuk menyimpan peta kawasan

penagihan baru. User harus memasukan data nama peta, kolektor, dan

tempat peta itu disimpan.

• Window Jalur Penagihan

Gambar 5.39 Window Jalur Penagihan

Window ini muncul ketika user menekan tombol Rute >> Jalur

Penagihan. Fungsi dari window ini adalah untuk menampilkan jalur

penagihan terpendek. User akan memasukan data kolektor, dan menekan

tombol proses. Aplikasi kemudian akan memproses data jalur penagihan

yang berkaitan dengan kolektor yang bersangkutan dan mencari jalur

terpendeknya dengan algoritma Dijkstra. Jalur terpendek kemudian

166

digambarkan pada layar. Apabila peta jalur penagihan ingin dicetak,

maka user dapat menekan tombol cetak.

• Window Laporan Penagihan

Gambar 5.40 Window Laporan Penagihan

167

Window ini muncul ketika user menekan tombol Laporan >> Laporan

Penagihan. Fungsi dari window ini adalah untuk menunjukan jumlah

penagihan dan kinerja penagihan selama 1 periode tertentu. Untuk

menampilkan jumlah penagihan, user memasukan tanggal awal dan

tanggal akhir periode. Kemudian, user menekan tombol tampilkan. Data

hasil penagihan selama 1 periode tersebut akan tampil pada grid sebelah

kanan. Di bagian bawah laporan, disertakan rasio kinerja penagihan,

dimana rasio itu dihitung dari perbandingan realisasi penagihan dengan

jumlah penagihan yang telah dijadwalkan. Apabila user ingin mencetak

laporan, maka user dapat menekan tombol cetak.

168

• Window Laporan Keterlambatan Pelunasan

Gambar 5.41 Window Laporan Keterlambatan Pelunasan

Window ini muncul ketika user menekan tombol Laporan >> Laporan

Keterlambatan Pelunasan. Fungsi dari window ini adalah untuk

menampilkan data transaksi yang masih belum lunas sampai pada jadwal

169

lunasnya. User dapat memasukan periode yang diinginkan dan kemudian

menekan tombol tampilkan. Data akan ditampilkan di dalam grid di

sebelah kiri. Kupon terakhir menunjukan kupon terakhir yang dibayar

oleh konsumen. Keterlambatan dihitung berdasarkan selisih jumlah hari

antara jadwal lunas sampai dengan tanggal saat itu. User dapat mem-filter

dapat berdasarkan kategori yang ada, seperti keterlambatan antar 1 – 10

hari, 11 – 20 hari, dan seterusnya. Untuk mencetak laporan keterlambatan

penagihan, user dapat menekan tombol cetak.

• Printout Kupon

No Kupon 999/999 No Kupon : 999/999 [Sales] Kode Tr. 999 Nama : xxxxx Kode Tr. 999 Alamat : xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Hormat Kami, Tanggal DD/MM/YYYY Tanggal : DD/MM/YYYY Rp. : 999999

ILUFA ELECTRONIC Gambar 5.42 Printout Kupon

170

• Printout Kalkulasi Kupon

Gambar 5.43 Printout Kalkulasi Kupon

171

• Printout Detail Kalkulasi Kupon Per Kolektor

Gambar 5.44 Printout Kalkulasi Kupon

172

• Printout Jalur Penagihan

Gambar 5.45 Printout Jalur Penagihan

173

• Printout Laporan Penagihan

Gambar 5.46 Printout Laporan Penagihan

174

• Printout Laporan Keterlambatan Pelunasan

Gambar 5.47 Printout Laporan Keterlambatan Pelunasan

5.1.3.5 Technical Platform

Sistem yang dikembangkan akan menggunakan bahasa pemrograman

Visual Basic .NET 2005. Database yang akan digunakan untuk memanajemen

data dalam sistem adalah Microsoft SQL Server 2000. Setiap user akan

menggunakan komputer PC (Personal Computer) yang dilengkapi dengan

mouse, keyboard, dan terhubung dalam jaringan LAN (Local Area Network).

Ada beberapa printer yang juga terhubung dalam jaringan LAN, untuk

175

pencetakan kupon dan laporan lainnya. Printer dapat digunakan oleh beberapa

komputer secara bersama – sama.

5.1.4 Recommendation

5.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility

Fungsi dari sistem informasi penagihan yang dirancang adalah untuk

memperlancar dan meningkatkan kinerja bagian penagihan. Sistem informasi

penagihan akan mempercepat kerja perusahaan, menggambarkan jalur penagihan

terpendek yang akan menghemat waktu dan biaya, dan memudahkan kegiatan

controlling atas kegiatan sehari – hari. Adanya penagihan yang lancar, akan

meningkatkan arus kas perusahaan. Arus kas yang lancar tentu akan memberikan

keuntungan yang lebih besar kepada perusahaan. Sistem yang dirancang tentu

akan mempermudah proses bisnis perusahaan. Sistem yang dirancang, secara

teknis layak diterapkan karena kebutuhan technical platform dapat disediakan

dengan biaya yang tidak besar.

5.1.4.2 Strategy

Untuk dapat mengembangkan sistem informasi penagihan dengan jalur

penagihan terpendek, maka perusahaan harus menyiapkan semua fasilitas teknis

yang dibutuhkan terlebih dahulu. Sebelum sistem diimplementasikan, diadakan

uji coba program sekaligus pelatihan kepada semua user. User juga diberi

petunjuk dalam mengantisipasi masalah yang tidak terduga, dan dokumentasi

lengkap sistem diberikan kepada user supaya mereka dapat mempelajarinya.

176

Sesaat sebelum implementasi, perusahaan harus meng-convert data

perusahaan agar struktur dan format data dapat disimpan dan diproses oleh

sistem baru yang telah dirancang. Dengan strategi penerapan seperti ini,

diharapkan resiko yang ada dapat ditekan menjadi seminimal mungkin.

5.2 Design Document

5.2.1 The Task

5.2.1.1 Purpose

Sistem informasi penagihan dirancang untuk membantu bagian penagihan

dalam melakukan kegiatan operasionalnya, yaitu penagihan. Sistem yang

dirancang akan membantu pencatatan kupon penagihan yang keluar maupun

yang tidak tertagih. Sistem informasi penagihan yang dirancang harus mampu

membantu kolektor dalam mendapatkan jalur penagihan terpendek dengan

menggunakan algoritma pencarian jalur terpendek Dijkstra. Sistem juga akan

membantu bagian keuangan dalam menghitung jumlah penagihan harian. Sistem

informasi penagihan harus menghasilkan laporan-laporan yang berguna bagi

pihak manajemen dalam pengambilan keputusan dan melakukan kegiatan

controlling atas penagihan. Sistem informasi penagihan akan dirancang dengan

menggunakan technical platform yang sesuai. Dengan adanya sistem informasi

penagihan, tentu informasi yang akurat dan up-to-date dapat dihasilkan.

177

5.2.1.2 Correction to The Analysis

Dalam aktivitas perancangan sistem, class diagram direvisi agar dapat

lebih direpresentasikan oleh mekanisme technical platform. Salah satu tujuan

dari revisi class diagram adalah untuk menyimpan data historis dalam kaitannya

dengan problem domain. Revise class diagram yang dibuat, ditinjau dari segi

atribut dan operation pada class diagram yang sudah ada sebelumnya.

5.2.1.3 Quality Goals

Sistem ini dirancang dengan memprioritaskan beberapa criteria. Tujuan

dari adanya penentuan criteria ini, supaya sistem yang akan dirancang memiliki

nilai-nilai yang jelas. Kriteria yang paling penting dan harus diperhatikan adalah

useable, correct, reliable, flexible, comprehensible. Sistem yang dikembangkan

harus dapat memenuhi kebutuhan end user, dan dapat sesuai dengan technical

platform yang ada. Selain itu, sistem harus dapat menghasilkan informasi yang

tepat dan menjawab kebutuhan user. Sistem harus mampu menghitung secara

tepat, dan sistem harus mudah dipelajari dan dipahami, agar sistem tidak

membutuhkan biaya training yang besar. Sistem juga harus modular, sehingga

bila terjadi perubahan di kemudian hari, maka perubahan dapat dilakukan tanpa

memakan biaya yang besar.

Kriteria lain yang harus diperhatikan pula adalah secure, efficient,

maintainable, testable, reuseable, interoperable. Hanya user yang berhak yang

dapat masuk ke sistem. Sistem dirancang untuk dapat berjalan pada technical

platform yang sesuai dan bila terdapat kekurangan dalam sistem, perbaikan dapat

dilakukan tanpa memakan biaya yang besar. Pengetestan terhadap sistem juga

178

harus dapat dilakukan dengan biaya yang tidak besar. Potensi sistem untuk

digunakan di tempat lain juga perlu diperhatikan disamping kemampuan sistem

untuk berjalan bersama dengan sistem lain dalam perusahaan. Kriteria portable

dianggap kurang penting, karena sistem tidak dirancang untuk dapat berjalan

untuk technical platform yang sering berubah.

Tabel 5.25 Quality Goals

Criteria Very

important Important

Less

Important Irrelevant

Easily

Fulfilled

Useable √

Secure √

Efficient √

Correct √

Reliable √

Maintainable √

Testable √

Flexible √

Comprehensible √

Reuseable √

Portable √

Interoperable √

179

5.2.2 Technical Platform

5.2.2.1 Equipment

Sistem informasi penagihan dirancang untuk dapat berjalan pada PC

standar dengan spesifikasi sebagai berikut :

• Client

Kebutuhan peralatan dan perlengkapan perangkat keras untuk merancang

sistem informasi ini untuk ditempatkan di client, antara lain :

o Komputer PC dengan Processor Pentium IV 2,4 GHz

o Memory RAM 512MB.

o Hard Disk 40GB.

o Monitor, mouse, keyboard, printer

o Jaringan

o UPS (Uninterruptable Power Supply)

• Server

Kebutuhan peralatan dan perlengkapan perangkat keras untuk merancang

sistem informasi ini untuk ditempatkan di server, antara lain :

o Komputer PC dengan Processor Pentium IV 2,8 GHz

o Memory RAM 1 GB.

o Hard Disk 80GB

o Monitor, mouse, keyboard, printer

o Jaringan

o UPS (Uninterruptable Power Supply)

180

5.2.2.2 System Software

Bahasa pemrograman yang digunakan untuk pengembangan sistem

adalah Microsoft Visual Basic .NET 2005 dan aplikasi database yang digunakan

adalah Microsoft SQL Server 2000.

Sistem operasi untuk client, dapat menggunakan Windows XP

Professional Service Pack 2 yang dilengkapi dengan .NET Framework 3.5.

Komputer client juga harus dilengkapi dengan Microsoft Office 2003.

Sistem operasi untuk server, menggunakan Windows Server 2003 dan

dilengkapi dengan aplikasi database Microsoft SQL Server 2000.

5.2.2.3 System Interface

Sistem juga akan membutuhkan beberapa PC (Personal Computer), dan

perlengkapan lain yang akan menghubungkan system interface seperti printer

untuk mencetak dokumen dan switch untuk keperluan jaringan.

5.2.2.4 Design Language

Bahasa perancangan yang digunakan dalam perancangan sistem

informasi penagihan adalah dengan menggunakan notasi UML (Unified

Modelling Language). Sedangkan piranti lunak yang digunakan dalam

perancangan adalah Microsoft Visio 2003.

181

5.2.3 Architecture

5.2.3.1 Component Architecture

Component architecture yang digunakan untuk sistem informasi

penagihan adalah pola arsitektur client-server dengan bentuk distribusi

centralized data. Komponen pada client adalah user interface dan function,

sedangkan komponen pada server adalah model. Pada component client, terdapat

administrasi, keuangan dan manajer umum & administrasi.

<<component>> Client

<<component>>UI Administrasi

<<component>>Model

<<component>>Function

<<component>> Server


<<component>>UI Manajer Umum

& Administrasi



<<component>>UI Keuangan


Gambar 5.48 Component Architecture

182

5.2.3.2 Process Architecture

Process architecture yang digunakan untuk untuk sistem informasi

penagihan adalah centralized pattern dengan model yang terletak pada server.

Dengan demikian, data akan konsisten karena semuanya tersimpan dalam satu

tempat. Data hanya terletak pada server, sehingga back up terhadap data server

akan dilakukan setiap hari.

: Client Manajer Umum & Administrasi

UserInterface

SystemInterface

Function

: Server

SystemInterface

Model

: Client Administrasi

UserInterface

SystemInterface

Function

: Client Keuangan

UserInterface

SystemInterface

Function

Active Object

Printer

Printer

Active Object

Active ObjectPrinter

Gambar 5.49 Deployment Diagram

183

5.2.3.3 Standard

Rancangan sistem informasi penagihan secara keseluruhan akan

menggunakan standar bahasa Indonesia. Namun untuk beberapa istilah akan

menggunakan bahasa Inggris, karena keterbatasan arti dalam bahasa Indonesia

dan untuk penyingkatan kata.

Rancangan sistem informasi juga akan dibuat dalam standar windows,

dimana akan muncul window yang berisi pesan ketika terjadi suatu kesalahan

dalam menjalankan sistem ataupun ada pesan yang disampaikan oleh sistem.

Nama AplikasiNama Aplikasi

Keterangan Error

Ok


Keterangan Informasi

Ok


Keterangan Peringatan

Ok

Gambar 5.50 Contoh Pesan Kesalahan

184

Rancangan tombol navigasi akan menggunakan standar seperti gambar di

bawah ini. First menerangkan navigasi untuk data yang paling pertama. Previous

menerangkan navigasi untuk data sebelumnya. Next menerangkan navigasi untuk

data selanjutnya. Last menerangkan navigasi untuk data yang paling terakhir.

Gambar 5.51 Contoh Tombol Navigasi

5.2.4 Components

5.2.4.1 User Interface Component

Class window dan print akan mewarisi fitur – fitur standar dari standard

user – interface library. Berikut adalah gambar user interface component

diagram.

185

Gambar 5.52 User Interface Component Diagram

5.2.4.2 Model Component

Class diagram yang direvisi akan memiliki 3 class yang baru. Class yang

baru adalah HistoryKuponKeluar, HistoryTransferKupon, dan DataKonsumen.

Class yang baru berhubungan dengan perlunya menyimpan data historis dari

aktivitas problem domain. Class HistoryKuponKeluar dan Class

HistoryTransferKupon memiliki hubungan agregasi dengan class Kupon. Class

DataKonsumen memiliki hubungan agregasi dengan class Konsumen.

186

Gambar 5.53 Revised Class Diagram

Class yang memiliki atribut yang sama dapat disederhanakan ke dalam

sebuah class yang dapat mewakili class-class yang beratribut sama tersebut.

Class HistoryKuponKeluar dan class HistoryTransferKupon memiliki atribut

yang sama dan keduanya memiliki hubungan yang sama dengan class Kupon.

187

Oleh karena itu, kedua class tersebut dapat disederhanakan ke dalam sebuah

class HistoryKupon.

Gambar 5.54 Restructured Revised Class Diagram

Pada gambar restructured revised class diagram, class HistoryKupon

memiliki atribut KodeTransaksi, NoKupon, Tanggal, dan TipeHistory. Atribut

188

TipeHistory digunakan untuk menyimpan tipe history kupon, apakah itu kupon

sedang keluar atau kupon sedang ditransfer.

5.2.4.3 Function Component

Function component digunakan untuk menentukan implementasi function

pada sistem. Hasil dari perancangan function component ini adalah sebuah

revised class diagram yang dilengkapi dengan operasi dan spesifikasi operasi

yang sifatnya complex.

189

Gambar 5.55 Function Component

190

5.2.4.4 Operation Spesification

Tabel 5.26 Operation Spesification Hitung Jalur Terpendek

Name operation hitungJalurTerpendek

Category x Active _Update

Passive x Read

x Compute

_Signal

Purpose Untuk menghitung jalur penagihan terpendek dengan

menggunakan algoritma Dijkstra

Input data Map, Node, NodeTransaksi, Path

Conditions Data peta telah disimpan dalam database

Effect Jalur penagihan terpendek akan muncul di peta

Algorithm DIJKSTRA (G, w, s)

1 INITIALIZE-SINGLE-SOURCE(G, s)

2 S Ø

3 Q V[G]

4 while Q ≠ Ø

5 do u EXTRACT-MIN (Q)

6 S S U {u}

7 for each vertex v Є Adj[u]

8 do RELAX(u, v, w)

Data Structures -

Placement Hitung Jalur Terpendek

Involved objects Map, Node, NodeTransaksi, Path

191

Tabel 5.27 Operation Spesification Hitung Keterlambatan Pelunasan

Name operation hitungKeterlambatanPelunasan

Category x Active _Update

Passive x Read

x Compute

_Signal

Purpose Untuk mencari dan menghitung keterlambatan untuk transaksi

yang belum lunas sampai dengan jadwal lunasnya telah lewat.

Input data Transaksi, Kupon

Conditions Data transaksi dan kupon tersedia.

Effect Transaksi yang terlambat lunas beserta keterlambatannya akan

ditampilkan.

Algorithm SELECT [DATATRANSAKSI], [DATAKONSUMEN], [ANY RELEVANT INFORMATION], KUPONTERAKHIR_DIBAYAR, TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR, JDWLLUNAS, [SELISIH TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR DGN JDWLLUNAS], FROM (((( TRTRANSAKSI AS TR LEFT JOIN [SELECT Q.KODETRANSAKSI, Q.NOKUPON, Q.TGLKELUAR FROM KUPON Q, ( SELECT K.KODETRANSAKSI, MAX(NOKUPON) AS KPNAKHIR FROM KUPON K, ( [SUBQUERY_CARI_TGLTERAKHIR_PEMBAYARAN_KUPON] )AS AWAL WHERE

192

K.KODETRANSAKSI = AWAL.KODETRANSAKSI AND K.TGLLUNAS = AWAL.TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR GROUP BY K.KODETRANSAKSI ) AS AKHIR WHERE Q.KODETRANSAKSI = AKHIR.KODETRANSAKSI AND Q.NOKUPON = KPNAKHIR ]. AS LAST_COUPON ON TR.KODETRANSAKSI = LAST_COUPON.KODETRANSAKSI) LEFT JOIN KONSUMEN AS MK ON TR.KONSUMEN= MK.KONSUMEN) LEFT JOIN [ANY RELEVANT INFORMATION], LEFT JOIN [ [SUBQUERY CARI JADWALLUNAS] ]. AS T_LUNAS ON TR.KODETRANSAKSI = T_LUNAS.KODETRANSAKSI WHERE JDWLLUNAS BETWEEN CDATE([PERIODE AWAL]) AND CDATE([PERIODE AKHIR]) AND TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR < JDWLLUNAS;

Data Structures -

Placement Laporan Keterlambatan Pelunasan

Involved objects Transaksi, Kupon

193

5.2.4.5 Table Spesification

Transaksi

PK KodeTransaksi

FK1 KodeKonsumenTanggalMulaiJumlahHari

FK2 KolektorFK3 Sales

TanggalLunasStatusPlotStatusCetak

DetailTransaksi

PK,FK1 KodeTransaksiPK,FK2 KodeBarang

JumlahKeterangan

Kupon

PK NoKuponPK,FK1 KodeTransaksi

JadwalLunasTglLunas

HistoryKuponKeluar

PK,FK1 NoKuponPK,FK1 KodeTransaksi

TipeHistoryTanggal

Map

PK KodeMap

NamaMapFK1 Kolektor

FilePath

Path

PK KodePath

FK1 NodeFromFK2 NodeTo

Distance

Node

PK KodeNode

FK1 KodeMapXPosYPos

NodeTransaksi

PK,FK1 KodeTransaksiPK,FK2 KodeNode

StatusKeterangan

Konsumen

PK KodeKonsumen

NamaKonsumenNamaUsaha

DataKonsumen

PK,FK1 KodeKonsumenPK DateFrom

AlamatRumahAlamatUsahaTeleponRumahTeleponUsaha

Karyawan

PK KodeKaryawan

FK1 KodeBagianNamaKaryawanInisialKaryawanAlamatKaryawanTeleponKaryawanPassword

Bagian

PK KodeBagian

NamaBagian

Barang

PK KodeBarang

FK1 KodeJenisNamaBarangJumlahHarga

Jenis

PK KodeJenis

NamaJenis

Gambar 5.56 Entity Relationship Diagram

194

Tabel 5.28 Desain Tabel Bagian

Table Bagian

Primary Key KodeBagian

Foreign Key -

Field Tipe Data Panjang Null Keterangan

KodeBagian Char 5 NO Primary Key

NamaBagian Varchar 30 NO Nama bagian

Tabel 5.29 Desain Tabel Karyawan

Table Karyawan

Primary Key KodeKaryawan

Foreign Key KodeBagian (refer to Bagian)


KodeKaryawan Char 5 NO

Primary Key, digunakan sebagai

username untuk login ke sistem

KodeBagian Char 5 NO Foreign Key ke tabel Bagian

NamaKaryawan Varchar 30 NO Nama karyawan

InisialKaryawan Varchar 5 NO Inisial karyawan

AlamatKaryawan Varchar 100 YES Alamat karyawan

TeleponKaryawan Varchar 50 YES Telepon karyawan

Password Varchar 50 YES

Digunakan sebagai password untuk

login ke sistem

195

Tabel 5.30 Desain Tabel Jenis

Table Jenis

Primary Key KodeJenis

Foreign Key -


KodeJenis Char 5 NO Primary Key

NamaJenis Varchar 30 NO Nama jenis

Tabel 5.31 Desain Tabel Barang

Table Barang

Primary Key KodeBarang

Foreign Key KodeJenis (refer to Jenis)


KodeBarang Char 5 NO Primary Key

KodeJenis Char 5 NO Foreign Key ke tabel Jenis

NamaBarang Varchar 30 NO Nama barang

Jumlah Integer - NO Jumlah barang yang tersedia

Harga Currency - YES Harga barang

196

Tabel 5.32 Desain Tabel Konsumen

Table Konsumen

Primary Key KodeKonsumen

Foreign Key -


KodeKonsumen Char 5 NO Primary Key

NamaKonsumen Varchar 30 NO Nama konsumen

NamaUsaha Varchar 30 YES Nama usaha konsumen

Tabel 5.33 Desain Tabel DataKonsumen

Table DataKonsumen

Primary Key KodeKonsumen, DateFrom

Foreign Key KodeKonsumen (refer to Konsumen)


KodeKonsumen Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Konsumen,

sekaligus sebagai Primary Key

DateFrom DateTime 8 NO

Primary Key, tanggal data konsumen

aktif

AlamatRumah Varchar 100 NO Alamat rumah konsumen

AlamatUsaha Varchar 100 YES Alamat usaha konsumen

TeleponRumah Varchar 50 YES Nomor telepon rumah konsumen

TeleponUsaha Varchar 50 YES Nomor telepon usaha konsumen

197

Tabel 5.34 Desain Tabel Transaksi

Table Transaksi

Primary Key KodeTransaksi

Foreign Key KodeKonsumen (refer to Konsumen), Kolektor (refer to Karyawan),

Sales (refer to Karyawan)


KodeTransaksi Char 5 NO Primary Key

KodeKonsumen Char 5 NO Foreign Key ke tabel Konsumen

TanggalMulai DateTime 8 NO Tanggal mulai transaksi

JumlahHari Integer - NO Jumlah hari penagihan

Kolektor Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Karyawan,

mengambil data kolektor

Sales Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Karyawan,

mengambil data sales

TanggalLunas DateTime 8 YES

Tanggal lunas transaksi, NULL kalau

transaksi belum lunas.

StatusPlot Char 1 NO

Status plot, ‘Y’ jika sudah di-plot, ‘N’

jika belum di-plot

StatusCetak Char 1 NO

Status cetak kupon, ‘Y’ jika sudah di-

cetak, ‘N’ jika belum dicetak

198

Tabel 5.35 Desain Tabel DetailTransaksi

Table DetailTransaksi

Primary Key KodeTransaksi, KodeBarang

Foreign Key KodeTransaksi (refer to Transaksi), KodeBarang (refer to Barang)


KodeTransaksi Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Transaksi,


KodeBarang Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Barang,


Jumlah Integer - NO Jumlah barang dalam transaksi

Keterangan Varchar 50 YES Keterangan

Tabel 5.36 Desain Tabel Kupon

Table Kupon

Primary Key NoKupon, KodeTransaksi

Foreign Key KodeTransaksi (refer to Transaksi)


NoKupon Integer - NO Primary Key




JadwalLunas DateTime 8 NO Tanggal seharusnya kupon dilunasi

TanggalLunas DateTime 8 YES Tanggal aktual kupon dilunasi

199

Tabel 5.37 Desain Tabel HistoryKupon

Table HistoryKupon

Primary Key NoKupon, KodeTransaksi

Foreign Key NoKupon (refer to Kupon), KodeTransaksi (refer to Transaksi)


NoKupon Integer - NO

Foreign Key ke tabel Kupon,





TipeHistory Char 1 NO

‘K’ untuk kupon keluar, ‘T’ untuk

transfer kupon

Tanggal DateTime 8 NO Tanggal kupon keluar

200

Tabel 5.38 Desain Tabel Map

Table Map

Primary Key KodeMap

Foreign Key KodeKaryawan (refer to Karyawan)


KodeMap Char 5 NO Primary Key

Kolektor Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Karyawan

(kolektor yang akan menagih

konsumen di area map tersebut)

NamaMap Varchar 30 NO Nama map

FilePath Varchar 50 NO Path dari file gambar map

Tabel 5.39 Desain Tabel Node

Table Node

Primary Key KodeNode

Foreign Key KodeMap (refer to Map)


KodeNode Char 5 NO Primary Key

KodeMap Char 5 NO Foreign Key ke tabel Map

XPos Integer - NO Koordinat X dari node

YPos Integer - NO Koordinat Y dari node

201

Tabel 5.40 Desain Tabel Path

Table Path

Primary Key KodePath

Foreign Key NodeFrom (refer to Node), NodeTo (refer to Node)


KodePath Char 5 NO Primary Key

NodeFrom Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Node, node awal

pembentuk path.

NodeTo Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Node, node

akhir pembentuk path.

Distance Integer - NO

Panjang path, jarak dari NodeFrom ke

NodeTo

202

Tabel 5.41 Desain Tabel NodeTransaksi

Table NodeTransaksi

Primary Key KodeNode, KodeTransaksi

Foreign Key KodeNode (refer to Node), KodeTransaksi (refer to Transaksi)


KodeNode Char 5 NO

Foreign Key ke tabel Node, sekaligus

sebagai Primary Key




Status Char 1 NO

Status dari node transaksi, ‘Y’ jika

node transaksi masih aktif untuk

ditagih, ’N’ jika node transaksi sudah

tidak aktif (sudah lunas)

Keterangan Varchar 100 YES

Keterangan yang berkaitan dengan

node transaksi

203

5.2.5 Recommendation

5.2.5.1 The System’s Usefulness

Sistem informasi penagihan yang dirancang akan memenuhi beberapa

kriteria penting, yaitu :

• Useable

Kemampuan sistem untuk memenuhi kebutuhan end user dan dapat

berjalan pada technical platform yang ada dievaluasi pada saat

perancangan dan testing sistem.

• Correct

Kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang tepat dan

dapat menjawab kebutuhan user telah dirancang sesuai dengan

keinginan user dan telah dilakukan testing, sehingga informasi yang

dihasilkan dapat diandalkan.

• Reliable

Sistem dievaluasi dengan menguji apakah informasi yang ditampilkan

telah memenuhi akurasi yang diharapkan.

• Flexible

Sistem dievaluasi pada saat perancangan sistem agar sistem yang

dikembangkan mudah untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan

pada masa yang akan datang dan juga bersifat modular, sehingga

biaya yang dikeluarkan saat memodifikasi tidak besar.

204

• Comprehensible

Kemudahan sistem untuk dipelajari akan dievaluasi melalui

kelengkapan dokumentasi yang telah dibuat untuk sistem. Selain itu,

sistem dirancang untuk mudah dipahami dan dioperasikan.

5.2.5.2 Plan for Initiating Use

Perusahaan harus menyediakan dan menyiapkan kebutuhan technical

platform untuk sistem informasi penagihan. Selanjutnya, instalasi sistem, setting

jaringan dan setting sistem akan dilakukan. Perusahaan juga harus melakukan

training terhadap user yang akan menggunakan sistem. Dokumentasi sistem akan

membantu user dalam memahami sistem. Selain itu, perlu dibentuk bagian

khusus dari perusahaan yang memiliki tanggung jawab dalam maintenance

sistem dan melakukan pemetaan.

5.2.5.3 Proses Implementasi

Berikut merupakan proses implementasi sistem informasi penagihan yang

disusun dalam bentuk gantt chart. Implementasi dilakukan dengan secara

bertahap untuk mengurangi resiko kegagalan saat mengkonversi sistem lama ke

sistem baru. Analisis dan perancangan sistem dimulai dari tanggal 09 September

2008 dan sistem diujicobakan pada tanggal 23 Oktober 2008. Setelah itu,

dilakukan pemeliharaan sistem selama 3 minggu, untuk training kepada user dan

memperbaiki adanya kesalahan yang baru ditemukan maupun melakukan

penyesuaian terhadap sistem karena permintaan user.

205

Gambar 5.57 Gantt Chart Implementasi Sistem

5.3 Evaluasi Hasil Implementasi

Untuk menunjukan keberhasilan sistem ini, berikut ditampilkan tabel

evaluasi kinerja penagihan. Bulan sebelum sistem diujicobakan adalah Juli –

Oktober, dan bulan setelah sistem diujicobakan adalah November – Desember.

Tabel 5.42 Tabel Evaluasi Kinerja Penagihan

Bulan

(2008) Jumlah Tagihan Realisasi Penagihan

Rasio Keberhasilan

Penagihan

Juli Rp 4.047.000 Rp 3.942.000 97,41%

Agustus Rp 65.328.500 Rp 61.447.000 94,06%

September Rp 121.198.000 Rp 98.348.500 81,15%

Oktober Rp 147.942.000 Rp 99.416.500 67,20%

November Rp 194.841.000 Rp 188.648.000 96,82%

Desember Rp 248.341.500 Rp 229.453.600 92,39%

206

Dari bulan Juli sampai Oktober 2008, ketika perusahaan belum memiliki

sistem informasi penagihan, rasio keberhasilan penagihan cenderung menurun.

Penurunan rasio keberhasilan penagihan mencapai puncaknya pada bulan

Oktober 2008, yaitu hanya 67,20% penagihan yang berhasil.

Sistem dengan alur kerja baru, diujicobakan pada minggu ke-3 bulan

Oktober. Pada bulan November, terlihat kalau kinerja bagian penagihan

meningkat dengan rasio penagihan yang berhasil sebesar 96,82 %. Adanya

peningkatan ini menunjukan kalau sistem informasi penagihan berhasil

memperbaiki kinerja bagian penagihan, walau jumlah penagihan ke konsumen

yang perlu dilakukan terus mengalami peningkatan.

Alur kerja sistem transfer kupon juga mampu membantu kerja bagian

administrasi dan keuangan. Bagian administrasi tidak lagi perlu menunggu

kupon tidak tertagih dikembalikan oleh bagian keuangan untuk melakukan

pencatatan kupon yang akan ditagihkan pada hari berikutnya. Pencatatan kupon

yang keluar juga dapat dilakukan secara lebih cepat. Bagian keuangan juga

mampu melakukan penghitungan nominal kupon yang tidak tertagih secara lebih

cepat dari sebelumnya. Berdasarkan observasi yang dilakukan pada sistem yang

lama, rata – rata satu orang dapat menangani 200 transaksi. Dengan sistem

informasi penagihan yang diujicobakan rata – rata satu orang dapat menangani

800 transaksi.

Manajemen juga terbantu untuk melakukan controlling atas

keterlambatan pembayaran kupon harian dari konsumen. Hal ini disebabkan

adanya laporan keterlambatan pembayaran kupon harian yang dapat dibuat oleh

sistem secara cepat dan akurat. Selain itu ada laporan keterlambatan pelunasan,

207

yang dapat diteruskan ke bagian lain untuk ditangani. Sedangkan pada sistem

yang lama, laporan keterlambatan pembayaran kupon harian hanya dapat

diketahui berdasarkan laporan dari bagian operasional. Tanpa adanya laporan

dari bagian operasional, maka keterlambatan akan sulit terdeteksi. Adanya

keterlambatan pelunasan juga merupakan hal yang sulit untuk ditelusuri pada

sistem yang lama.

Dengan ini disimpulkan bahwa sistem informasi penagihan yang

diujicobakan berhasil dalam meningkatkan kinerja bagian penagihan dan mampu

membuat kegiatan operasional dapat berjalan secara efektif dan efisien. Sistem

informasi penagihan yang diujicobakan juga mampu menghasilkan laporan yang

memudahkan kegiatan controlling penagihan sehari – hari.

BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM...

Documents

Transcript of BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM...