BAB 4

ORGANISASI DAN TATA KELOLA TIK UNHAS

4.1 Model Tata Kelola dan Proses TIK

Sebagai acuan model tata kelola TIK yang perlu diterapkan di UNHAS

dapat mengikuti model tata kelola seperti yang pada Gambar 4.1.

EMBED Visio.Drawing.11

Prinsip TIK

Kebijakan

Strategi TIK

Perencanaan & Pengorganisasian TIK

Pengawasan TIKLayanan & Dukungan

TIKPengadaan &

Implementasi TIK

Investasi & Penentuan Prioritas

Kebutuhan Aplikasi

Infrastruktur TIKArsitektur TIK

Struktur TIK

Program TIK

Visi TIK

Misi TIK

Standar

Prosedur

Model Gambar 4.1 dapat dijelaskan sebagai berikut:

a) Rumusan Visi, Misi, dan Strategi TIK harus sesuai dengan Visi, Misi, dan

Renstra UNHAS dan akan menjadi landasan penting dalam setiap aktivitas

TIK UNHAS.

43

Gambar 4.1 Model Tata Kelola TIK

b) Struktur TIK merupakan penjabaran dari rumusan Visi, Misi, dan Strategi

TIK yang akan mengatur keterlibatan dan peran masing-masing bidang

TIK. Struktur TIK ini meliputi:

Prinsip TIK, yaitu menegaskan peranan TIK pada suatu organisasi.

Arsitektur TIK, yaitu mendefinisikan standar-standar TIK yang akan

diimplementasikan dan dilegalisasi dalam keputusan-keputusan tentang

kebijakan pengaturan data, kebijakan mengenai aplikasi yang

dibutuhkan, dan juga arsitektur integrasi data keseluruhan.

Infrastruktur TIK, yaitu menentukan bagian dan pelayanan yang akan

diberikan dan sebaiknya ada koordinasi yang dilakukan secara

tersentral. Untuk layanan TIK di buat dengan model bisa di-share

sehingga dapat melayani semua elemen organisasi.

Kebutuhan Aplikasi, yaitu menentukan kebutuhan UNHAS berkaitan

dengan penggunaan dan pemanfaatan TIK. Kebutuhan ini dikaitkan

dengan business requirements untuk menentukan apakah akan

dilakukan pembelian atau dikembangkan secara internal.

Investasi TIK dan Penentuan Prioritas, yaitu menentukan prioritas

barang yang akan dibeli/dikembangkan dan berapa biaya yang akan

dikeluarkan, termasuk persetujuan proyek/program dan teknis

justifikasinya.

c) Program TIK merupakan skema di lapisan operasional yang sesuai dengan

struktur tata kelola TIK dan mengarah pada pencapaian Visi dan Misi TIK

dengan melaksanakan strategi TIK yang telah dibuat. Program TIK

dituangkan dalam kebijakan umum TIK yang kemudian dari kebijakan

umum di buat standar tata kelola TIK masing-masing program dan dibuat

peta perjalanan dari setiap kebijakan umum. Untuk mengarahkan dan

mengoptimalkan dalam pelaksanaannya, standar tersebut akan didukung

oleh prosedur operasional. Selanjutnya, apabila mengacu pada perspektif

COBIT dalam pengelolaan TIK perlu dilakukan berbagai proses TIK sesuai

dengan masing-masing tahap seperti bisa dilihat pada Tabel 4.1.

44

Tabel 4.1 Tahapan Proses TIK Menurut Acuan COBIT

Perencanaan dan

Organisasi TIK

Pengadaan dan

Implementasi TIK

Layanan dan

Dukungan TIKPengawasan TIK

Rencana Strategis TIK

Identifikasi solusi otomatisasi TIK

Mengidentifikasi dan mengatur level layanan

Pengawasan terhadap proses

Arsitektur Informasi Pemeliharaan aplikasi

Mengatur layanan (baik pihak ke-3 ataupun internal)

Mengukur pengendalian internal

Arah Teknologi Pemeliharaan infrastruktur TIK

Mengatur kinerja dan kapasitas

Pengawasan & pengendalian internal

Organisasi TIK dan Tata Kelola TIK

Mengembangkan dan memelihara prosedur

Memastikan layanan berkelanjutan

Proses evaluasi & audit yang konsisten

Investasi TIK Instalasi sistem Memastikan keamanan sistem

 Proses evaluasi & audit yang konsisten

Komunikasi dan Arah Manajemen

Mengatur perubahan

Identifikasi dan alokasi biaya/sumber daya

 Proses evaluasi & audit yang konsisten

Pengelolaan SDM   Edukasi dan pelatihanan penguna

  Proses evaluasi

Kesesuaian dengan Kebutuhan Eksternal

  Mengatur konfigurasi

 Proses evaluasi & audit yang konsisten

Penilaian Resiko   Mengatur masalah dan kejadian luar biasa

 Proses evaluasi & audit yang konsisten

Manajemen Proyek   Mengatur data  Proses evaluasi & audit yang konsisten

Manajemen Kualitas Data & Aplikasi

  Mengatur fasilitas  Proses evaluasi & audit yang konsisten

    Mengatur operasional

 

4.2 Organisasi TIK UNHAS

Seiring dengan perkembangan UNHAS dan proses bisnis yang semakin

kompleks, organisasi pengelola TIK UNHAS dituntut untuk lebih fokus dan

fleksibel dalam setiap aktivitasnya. Dan mengingat peranan TIK yang

semakin dominan dalam mendukung keseluruhan aktivitas organisasi, maka

organisasi TIK selain harus memiliki posisi yang lebih kuat dalam universitas

45

juga harus memiliki mekanisme dan struktur operasional yang lebih jelas di

antara unit-unit lain dalam organisasi.

Gambar 4.2 adalah usulan bentuk struktur organisasi TIK untuk

menginisiasi, mengkoordinasi dan mengawasi pengembangan dan

implementasi TIK di UNHAS.

Penjelasan masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

Kepala Organisasi TIK

Dalam era informasi saat ini, level pimpinan organisasi TIK dalam sebuah

universitas seharusnya menempati tingkatan yang strategis karena

aktivitas dan program-program kerja TIK akan berdampak langsung bagi

langkah-langkah strategis keseluruhan organisasi.

Guna mendukung pelaksanaan strategi dan seluruh program kerja TIK,

maka kepala organisasi TIK akan didukung beberapa posisi sebagai

berikut :

Kepala Bagian Layanan Aplikasi

Posisi ini memiliki tanggung jawab mengelola koordinasi dengan unit-unit

universitas yang lain terutama berkaitan dengan manajemen jasa dan

kualitas atas layanan aplikasi TIK.

Kepala Bagian Layanan Pengelolaan Master Data

Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh gudang data

universitas.

Kepala Bagian Solusi TIK

46

Gambar 4.2 Struktur Organisasi TIK yang Diusulkan

Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan Arsitektur TIK, strategi dan

keamanan, serta pengembangan aplikasi yang dibutuhkan oleh seluruh

unit universitas.

Kepala Bagian Operasional

Posisi ini bertanggung jawab atas operasional seluruh perangkat TIK

termasuk Data Center, jaringan data & komunikasi, disaster recovery &

security, helpdesk dan lain sebagainya.

Kepala Bagian Tata Kelola Internal

Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan kebijakan TIK, SOP dan

pengembangan kompetensi SDM.

4.3 Tata Kelola Layanan TIK

Sebagai acuan pola koordinasi antara organisasi TIK dengan

manajemen universitas dan unit-unit universitas yang lainnya. Dalam Gambar

4.3 dan Gambar 4.4 disajikan suatu pola pengembangan dan pengelolaan

TIK.

Dalam konsep ini organisasi TIK menjadi sentral pengembangan dan

pengelolaan TIK dalam universitas, sementara unit-unit lain sifatnya hanya

menggunakan jasa dari organisasi TIK untuk setiap kebutuhan

pengembangan dan implementasi TIK. Di sisi lain, organisasi TIK tidak harus

selalu melakukan dukungan jasa secara mandiri kepada unit-unit yang

membutuhkan layanan TIK, melainkan dapat meminta pihak eksternal untuk

menyediakan layanan yang dibutuhkan masing-masing unit universitas.

47

Gambar 4.3 Proses Pengembangan TIK

EMBED Visio.Drawing.11

Organisasi TIK

cUnit PelaksanaAdministrasi

cUnit Pelaksana

Akademik

cUnit Pendukung

Universitas

Vendor Produk

Vendor J aringan

Vendor J asa

Universitas5. Mengundang partisipasi

4. Menyusun RFP

6. Kesepakatan syarat dan ketentuan

3. Menentukan kebutuhan grup 1. Penyusun Kebijakan

2. Mendefinisikan kebutuhan jasa

48

Gambar 4.4 Proses Pengelolaan TIK

49