BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2010-1-00588-sias bab...

66

BAB 4

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

Gambaran umum perusahaan meliputi profil perusahaan, visi dan misi

perusahaan, tujuan perusahaan, struktur organisasi perusahaan serta uraian tugas

dan tanggung jawab karyawan. Semua hal tersebut akan dijelaskan pada subbab

berikut.

4.1.1 Profil Perusahaan

PT. iForte Solusi Infotek sebelumnya dikenal sebagai PT. Prisma

Sentra Telekomunikasi. Pada awal operasinya, perusahaan ini memiliki

izin untuk menyediakan layanan komunikasi satelit di Indonesia. Pada

tahun 2002, nama perusahaan diubah menjadi PT. iForte Solusi Infotek

yang mencerminkan visi dan misi perusahaan.

Bersama perusahaan grup iForte, perusahaan telah memiliki

infrastuktur SI/TI sendiri dan mampu untuk menyediakan layanan

Internet dan solusi komunikasi data. PT. iForte Solusi Infotek bergerak

dalam bidang Internet Service Provider (ISP) juga mempunyai

broadband jaringan Very Small Aperture Terminal (VSAT) antarnegara.

Ketertarikan PT. iForte Solusi Infotek untuk membangun jaringan fiber

optic di seluruh jalan protokol di Jakarta juga dikarenakan beberapa

67

perusahaan dan industri besar mendiami sejumlah kantor yang terletak di

jalan protokol tersebut. Sejak Agustus 2008, perusahaan ini telah

meluncurkan layanan Internet dengan nama M-WIFO (Mobility Mesh

Broadband Wireless and Fiber Optic). Untuk layanan ini perusahaan

telah menyediakan lebih dari 250 km jaringan utama fiber optic yang

terpasang di beberapa jalan protokol Jakarta. Jaringan fiber optic yang

disediakan untuk layanan M-WIFO terdapat di sepanjang jalur

transjakarta, juga memiliki posisi strategis untuk menyediakan jangkauan

broadband terjauh. Keuntungan yang diberikanpun sangat beragam dan

tidak hanya digunakan untuk komunikasi data, suara, serta video. Namun

juga dapat digunakan sebagai fasilitas untuk IP Phone, IP TV, Video

Conference, Video-in-demand, dan CCTV.

Jaringan untuk layanan M-WIFO tidak hanya mengandalkan

jaringan fiber optic, tetapi juga memiliki jaringan mesh broadband wifi

melalui access point yang sangat kuat dengan kemampuan sampai dengan

70 Mbps. Sehingga setiap perangkat, seperti komputer, PDA, mobile

phone yang memiliki fungsi wifi dengan mudah akan mendapatkan

koneksi jaringan Internet murah dan praktis. Teknologi mesh akan

menjamin reliabilitas dari jaringan tersebut dan memastikan data akan

selalu tersambung dengan menggunakan beberapa jalur lainnya.

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari perusahaan PT iForte Solusi Infotek adalah: “menjadi

perusahaan teknologi informasi terkemuka yang bereputasi baik, yang

68

memiliki bisnis yang berkesinambungan dan memberikan nilai kepada

pemegang saham dan kepada karyawan”. Dalam mewujudkan visi

tersebut perusahaan memiliki misi yaitu dengan cara menyediakan solusi

yang terintegrasi untuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan para pelanggan

serta mendukung karyawan-karyawan untuk mencapai kesuksesan

mereka.

4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

PT. iForte Solusi Infotek dipimpin oleh seorang presiden direktur

yang membawahi kepala bagian divisi yang meliputi divisi M-WIFO,

infrastruktur, finance dan banking, treasury, accunting, coorporate

control ,coprporate service serta divisi logistic dan legal. Setiap kepala

bagian divisi memiliki beberapa subdivisi. Setiap divisi harus

memberikan masukan dan laporan kepada presiden direktur mengenai

kegiatan operasional yang dilakukan di masing-masing divisi.

Struktur organisasi dapat menggambarkan tugas, tanggung jawab,

dan wewenang antarbagian dalam perusahaan, sehingga akan diperoleh

informasi yang efektif dan efesien dalam pemberian laporan antarbagian.

Struktur organisasi yang terdapat pada PT. iForte Solusi Infotek dapat

dilihat pada gambar 4.1.

69

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. iForte Solusi Infotek

70

4.1.4 Tugas dan Tanggung Jawab

Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi

perusahaan yang terdapat pada PT. iForte Solusi Infotek, antara lain:

1. Presiden Direktur

Presiden direktur merupakan pemegang pucuk pimpinan tertinggi di

PT. iForte Solusi Infotek.

Tanggung jawab dari presiden direktur adalah sebagai berikut:

• Bertanggung jawab kepada share holder.

• Bertanggung jawab atas tercapainya objektivitas perusahaan.

Sedangkan tugas dari presiden direktur adalah sebagai berikut:

• Menetapkan kebijakan mutu perusahaan dan sasaran mutu

perusahaan.

• Menyediakan kebutuhan sumber daya.

• Melakukan tinjauan manajemen untuk melihat efektifitas

penerapan sistem manajemen mutu.

• Menunjuk Management Representative (MR) dengan suatu

surat keputusan.

2. Divisi M-WIFO

Divisi M-WIFO adalah divisi yang bertugas untuk mengelola

produk M-WIFO baik dalam hal pemasaran, penjualan dan

operasinya.

71

3. Divisi Infrastruktur

Divisi infrastruktur bertanggung jawab atas pengelolalan akan

infrastruktur yang dimilki oleh PT. iForte Solusi Infotek.

4. Divisi Finance

Fungsi utama dari departemen finance adalah:

• Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan perusahaan.

• Menyusun program kerja divisi finance & accounting.

• Menyusun anggaran tahunan perusahaan berdasarkan masukan

dari setiap divisi.

• Memimpin rapat divisi finance & accounting dan mengikuti

rapat koordinasi lain.

• Menyetujui pembayaran pembelian barang.

• Melakukan pembayaran kepada para vendor/supplier.

• Membayar gaji karyawan atas usulan departemen HRD.

• Membuat laporan pajak dan laporan bulanan, triwulan,

semester, dan tahunan.

• Menetapkan kebutuhan tenaga kerja di divisi Finance &

accounting.

• Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan Divisi Finance &

Accounting.

• Memutuskan promosi, mutasi, rotasi & pelatihan SDM Divisi

finance & accounting.

72

5. Divisi teasury dan accounting

Divisi treasury dan accounting bertugas mengelola keuangan yang

dimiliki perusahaan dan bertanggung jawab langsung kepada

direktur utama. Adapun tugas dari divisi akuntansi adalah sebagai

berikut:

• Bertanggung jawab atas pencatatan setiap transaksi yang

berhubungan dengan kegiatan bank sesuai dengan sistem

akuntasi yang ada.

• Melaksanakan pencatatan atas setiap transaksi yang terjadi

untuk dituangkan ke dalam suatu bentuk laporan keuangan yang

dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

• Berkewajiban memberikan laporan secara rutin menyangkut

laporaan keungan baik untuk manajemen maupun untuk pihak

ketiga atau pemeriksa.

• Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran penyampaian

data-data laporan.

6. Divisi Kontrol

Divisi kontrol berfungsi untuk mengawasi dan mengendalikan

aktivitas PT. iForte Solusi Infotek sehingga terpelihara

kelangsungan, kelancaran dan kesatuan gerak langkah pekerjaan

sesuai dengan tata kerja dan prosedur yang tekah ditetapkan.

Adapun tugas divisi kontrol adalah sebagai berikut:

73

• Menyusun dan melaksanakan kebijasanaan prosedur-prosedur

perencanaan audit.

• Menyampaikan laporan hasil pemeriksaaan secara objektif,

jelas, singkat, konstuktif, dan tepat waktu.

• Memberikan tanggapan atas kecukupan sistem pengendalian

intern dan melakukan konsultasi dengan pihak intern yang

dibutuhkan terutama yang berkaitan dengan ruang lingkup tugas

audit intern.

7. Divisi Service

Divisi service bertanggung jawab atas ketenagakerjaan mulai dari

perekrutan karyawan, penggajian, kenaikan jabatan (promosi),

penilaian prestasi kerja, penghargaan karyawan secara langsung

maupun tidak langsung, pengadaan keamanan (security)

perusahaan.

8. Divisi Legal dan Logistik

Adapun tugas dan tanggung jawab divisi legal dan logistik adalah

sebagai berikut:

• Mengambil keputusan investasi (investment decision).

Menyangkut masalah pemilihan investasi yang diinginkan dari

kesempatan yang ada, memilih satu atau lebih alternatif

investasi yang dinilai paling menguntungkan.

• Mengambil keputusan pembelanjaan (financing decision).

Menyangkut masalah pemilihan berbagai bentuk sumber dana

74

yang tersedia untuk melakukan investasi, memilih satu atau

lebih alternatif pembelanjaan yang menimbulkan biaya paling

murah.

4.2 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Bisnis

4.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis

Pada bab ini akan dibahas mengenai analisis lingkungan eksternal

bisnis perusahaan.

4.2.1.1 Lima (5) Daya Porter

Salah satu metode analisis yang digunakan dalam menganalisis

lingkungan eksternal bisnis pada PT. iForte Solusi Infotek adalah Lima

(5) Daya Porter. Lima Daya Porter bertujuan untuk menentukan potensi

keuntungan dalam industri yang diukur berdasarkan pengendalian

jangka panjang terhadap modal yang diinvestasikan serta mendapatkan

peran kompetitif sistem informasi baru untuk dapat berkompetisi dalam

industri.

75

Gambar 4.2 Lima (5) Daya Porter pada PT. iForte Solusi Infotek

1. Ancaman Pendatang Baru

Pendatang baru dapat berupa perusahaan baru maupun perusahaan

yang mengubah strategi bisnisnya untuk mendapatkan pangsa pasar.

Pendatang baru akan menjadi ancaman terhadap PT. iForte Solusi

Infotek apabila pendatang baru tersebut menawarkan barang dan

jasa yang sama dengan PT. iForte Solusi Infotek. Untuk saat ini

yang menjadi ancaman pendatang baru bagi PT. iForte Solusi

Infotek adalah PT. Supra Primatama Nusantara, dan PT. Core

Mediatech sebagai penyedia layanan Internet.

76

2. Kekuatan Pemasok

Penyedia barang dan jasa atau pemasok merupakan salah satu hal

yang memberikan kontribusi untuk menjadikan perusahaan menjadi

kompetitif. Kualitas yang diberikan pemasok merupakan faktor

penting kepada perusahaan terhadap barang dan jasa yang

ditawarkan. Saat ini yang menjadi pemasok bagi PT. iForte Solusi

Infotek adalah Corning sebagai penyedia kabel fiber optic, Sonic

Wall sebagai penyedia perangkat firewall, Allied Telesis sebagai

penyedia perangkat jaringan, dan Firetide sebagai penyedia

perangkat wireless.

3. Ancaman Produk Pengganti

Produk pengganti yang ditawarkan oleh perusahaan pesaing

merupakan ancaman bagi PT. iForte Solusi Infotek. Untuk itu

perusahaan tetap melakukan survei pasar untuk mengetahui hal-hal

yang dibutuhkan oleh pembeli agar tidak berpaling kepada

perusahaan lain dalam memenuhi kebutuhannya. Saat ini tidak ada

produk pengganti untuk produk PT. iForte Solusi Infotek.

4. Kekuatan Pembeli

Pembeli adalah faktor utama yang memberikan keuntungan kepada

perusahaan, pembeli akan selalu meminta kualitas yang lebih tinggi,

pelayanan yang lebih baik, dan dengan harga yang lebih murah.

Saat ini yang menjadi pelanggan dari PT. iForte Solusi Infotek

adalah Japfa Group, PT. Kawan Lama, PT. Indonesia Asahan

Aluminium, PT. Kiani Kertas, Wilmar Group, dan PT. Panin Life.

77

5. Persaingan industri

Pesaing merupakan faktor penting yang harus diperhitungkan oleh

PT. iForte Solusi Infotek, terutama perusahaan dengan industri yang

sama. Ada beberapa perusahaan yang menjadi saingan dari PT.

iForte Solusi Infotek saat ini, diantaranya NAP Info Lintas Nusa,

PT. Cyberindo Aditama, PT. Mora Telematika Indonesia, dan PT.

Aplikanusa Lintasarta. Dengan adanya pesaing PT. iForte Solusi

Infotek harus memiliki nilai lebih dari perusahaan pesaingnnya

karena pesaing dapat memberikan ancaman apabila perusahaan

pesaingnya memberikan nilai kompetitif yang lebih baik.

4.2.1.2 Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi)

Untuk melakukan analisis eksternal bisnis PT. iForte Solusi

Infotek, maka metode lain yang dapat digunakan adalah PEST (Politik,

Ekonomi, Sosial dan Teknologi). Keterkaitan dari masing-masing faktor

tersebut di atas dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Politik

Dalam bidang politik PT. iForte Solusi Infotek selalu mengikuti

peraturan dan regulasi dari pemerintah.

2. Ekonomi

Faktor ekonomi menjadi faktor yang paling dirasakan pengaruhnya

pada PT. iForte Solusi Infotek. Hal ini dapat dilihat dari penjualan

yang meningkat karena semakin tingginya tingkat daya beli

78

terhadap Internet. Hal ini terjadi karena Internet memang tidak

pernah lepas dari kehidupan masyarakat.

3. Sosial

Walaupun belum menjadi perhatian utama PT. iForte Solusi

Infotek, namun perusahaan telah ikut serta dalam penanggulangan

bencana banjir di Jakarta. Selain itu PT. iForte Solusi Infotek juga

berperan serta dalam menyediakan lapangan pekerjaan.

4. Teknologi

Kemajuan teknologi juga mempengaruhi kebijakan perusahaan

dalam bidang layanan Internet seperti penggunaan fiber optik

sebagai tulang punggung jalur komunikasi .

4.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis

Analisis lingkungan internal bisnis dapat dilakukan dengan

mengetahui faktor-faktor internal yang ada di dalam PT. iForte Solusi

Infotek yang mendukung dalam kegiatan bisnis, yang dapat

memunculkan peluang dengan meningkatkan kekuatan serta kelebihan

yang telah ada pada PT. iForte Solusi Infotek. Ada beberapa metode

analisis yang digunakan dalam lingkungan internal bisnis, diantaranya

Rantai Nilai (Value Chain), CSFs dan KPI, Balanced Scorecard serta

Area, Fungsi, dan Proses Bisnis.

Berikut ini akan diuraikan kondisi PT. iForte Solusi Infotek

dengan menggunakan beberapa metode analisis lingkungan internal

bisnis.

79

4.2.2.1 Rantai Nilai (Value Chain)

PT. iForte Solusi Infotek merupakan perusahaan yang bergerak

dalam bidang jasa. Analisis value chain pada perusahaan ini dapat

dilihat dari dua kegiatan yaitu kegiatan utama dan kegiatan pendukung.

Pada kegiatan utama, PT. iForte Solusi Infotek sebagai perusahaan

penyedia layanan Internet, dituntut untuk dapat memberikan layanan

yang terbaik bagi pelanggan. Kegiatan utama dan kegiatan pendukung

PT. iForte Solusi Infotek dapat dilihat pada gambar 4.3.

80

Gambar 4.3 Value Chain PT. iForte Solusi Infotek

81

Aktivitas utama PT. iForte Solusi Infotek sebagai perusahaan

penyedia layanan Internet adalah menyediakan dan memelihara layanan

Internet bagi pelanggan. PT. iForte Solusi Infotek bertanggung jawab

untuk menyediakan layanan Internet sesuai dengan perjanjian yang

dibuat dengan pelanggan dan harus melakukan pemeliharaan

infrastruktur dan layanan Internet. Berdasarkan pada gambar 4.3, maka

kegiatan utama pada PT. iForte Solusi Infotek adalah sebagai berikut:

1. Penanganan order pelanggan baru (Tender)

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses

penanganan order pelanggan baru melalui proses tender, sehingga

setiap aktivitas penanganan penjualan jasa yang dihasilkan oleh PT.

iForte Solusi Infotek dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

Prosedur ini mencakup pencarian informasi pengadaan atau

undangan atau pengumuman tender, mendapatkan dokumen tender,

membuat proposal tender serta melengkapinya dengan dokumen

persyaratan dan memproses Surat perintah kerja atau Purchase

Order (SPK/PO).

2. Penanganan order pelanggan baru (Non Tender)


penanganan order pelanggan baru melalui proses non tender,

sehingga setiap aktivitas penanganan penjualan jasa yang dihasilkan

oleh PT. iForte Solusi Infotek dapat dilaksanakan dengan efektif

dan efisien. Prosedur ini terdiri atas identifikasi prospek-prospek

potensial, membuat surat perkenalan, melaksanakan kunjungan,

82

mengumpulkan infromasi detail, membuat, mengirimkan dan

menindaklanjuti proposal, memproses surat perintah kerja atau

purchase order (SPK/PO).

3. Penanganan pesanan pelanggan


penanganan pesanan pelanggan yang ada (existing) sehingga dapat

ditangani dengan baik. Prosedur ini mencakup aktivitas mulai dari

menerima pesanan sampai kepada menerima konfirmasi

kesepakatan pelanggan.

4. Penanganan kontrak baru


penanganan kontrak baru, sehingga kontrak yang dibuat sesuai

dengan kesepakatan kedua belah pihak dan sah secara hukum.

Prosedur ini dimulai dari menerima surat perintah kerja atau

purchase order (SPK/PO), menyiapkan draft kontrak, melakukan

negosiasi draft kontrak, menyiapkan kontrak asli, penandatanganan

kontrak, sampai pada distribusi kontrak.

5. Pengadaan barang dan jasa

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengadaan

barang di PT. iForte Solusi Infotek, memastikan produk yang dibeli

memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, memilih pemasok yang

memiliki kemampuan memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Prosedur ini mencakup pengadaan barang dan jasa yang prosesnya

meliputi: permintaan pengadaan barang, mencari penawaran dari

83

supplier/pemasok, membuat Purchase Order (PO),

memberitahukan kepada pemohon dan Warehouse Coordinator

bahwa barang sudah dipesan.

6. Penerimaan dan penyimpanan barang


penerimaan dan penyimpanan barang di PT. iForte Solusi Infotek,

supaya setiap penerimaan dan penyimpanan barang dapat terlaksana

dan terkontrol dengan baik sesuai dengan ketetapan yang ada.

Prosedur ini mencakup penerimaan dan penyimpanan barang yang

prosesnya mencakup: menerima informasi tentang kedatangan

barang, menerima barang, memeriksa barang dan menyimpan

barang sesuai dengan ketetapan.

7. Pengeluaran dan pengiriman barang


pengeluaran barang di PT. iForte Solusi Infotek, supaya setiap

pengeluaran barang dapat terlaksana dan terkontrol dengan baik

sesuai dengan ketetapan yang ada. Prosedur ini mencakup

menerima delivery request, menyiapkan barang yang akan dikirim,

memeriksa barang sebelum dikirim dan mengirim barang ke lokasi

yang dituju sesuai permintaan.

8. Survey instalasi VSAT

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses kerja

dalam melakukan survey lokasi instalasi VSAT. Prosedur ini

mencakup penerimaan permintaan survey dan instalasi, penugasan

84

field engineer, pelaksanaan survey dan pembuatan laporan hasil

survey.

9. Instalasi dan commissioning VSAT

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan urutan-urutan

kegiatan instalasi dan commissioning VSAT di lokasi pelanggan

supaya dapat dilakukan dengan baik dan memenuhi kesepakatan

dengan pelanggan. Prosedur ini mencakup pekerjaan yang dimulai

dari permintaan pemasangan, survey, pengiriman barang ke lokasi

pemasangan, melakukan pemasangan dan testing, pembuatan berita

acara.

10. Pembongkaran VSAT


pembongkaran VSAT sehingga dapat dilakukan dengan baik dan

komponen VSAT tidak ada yang rusak dan hilang selama

pembongkaran. Prosedur ini mencakup kegiatan dimulai dari

menerima permintaan pembongkaran, melakukan persiapan dan

pembongkaran VSAT, membuat laporan dan menyimpan barang

kembali ke gudang.

11. VSAT operation

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan mekanisme

VSAT operation, sehingga aktivitas operation dapat dilaksanakan

dengan efektif dan efisien serta dapat dengan cepat menemukan

ketidaknormalan operasional pada peralatan hub, peralatan

pendukungnya dan remote VSAT. Prosedur ini dimulai dari

85

menerima hasil instalasi dan commissioning remote VSAT,

pembuatan jadwal shift hub operator, membackup semua database

NMS.

12. Corrective maintenance remote VSAT

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan mekanisme

corrective maintenance remote VSAT yang terpasang di lokasi

pelanggan, sehingga setiap gangguan VSAT dapat diselesaikan

dengan cepat dan hasil mutu yang baik. Prosedur ini mencakup

identifikasi gangguan yang disampaikan oleh hub operator,

menganalisis, menetapkan dan melakukan tindakan perbaikan.

13. Corrective maintenance hub

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan penanganan

gangguan yang terjadi pada hub sehingga setiap gangguan dapat

ditangani dan diselesaikan secara efektif dan efisien. Prosedur ini

mencakup menemukan atau menerima gangguan hub, mengeskalasi

penanganan gangguan, menganalisis gangguan, melakukan tindakan

perbaikan sementara, menganalisis penyebab kerusakan,

menetapkan serta melakukan tindakan perbaikan.

14. Penanganan ketidaksesuaian layanan


ketidaksesuaian layanan sehingga setiap ketidaksesuaian yang

ditemukan dapat ditangani dan diselesaikan secara efektif dan

efisien. Prosedur ini mencakup identifikasi ketidaksesuaian oleh

staff unit bisnis VSAT, menganalisis ketidaksesuaian, melakukan

86

tindakan perbaikan, mengeskalasi penanganan gangguan dan

konfirmasi penyelesaian ketidaksesuaian layanan.

15. Penagihan

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses penagihan

di PT. iForte Solusi Infotek agar setiap proses penagihan kepada

pelanggan dapat berjalan dengan baik. Prosedur ini mencakup

penagihan kepada pelanggan yang prosesnya meliputi menerima

salinan kontrak/berita acara instalasi/relokasi/pembongkaran,

membuat invoice, mengirimkan invoice, memantau pembayaran,

memeriksa jumlah piutang dan memperbaharui daftar piutang bila

invoice telah dibayar oleh pelanggan.

16. Penanganan keluhan pelanggan


keluhan pelanggan sehingga setiap keluhan pelanggan dapat

ditangani dan diselesaikan dengan baik serta memuaskan

pelanggan. Prosedur ini dimulai dari menerima keluhan pelanggan,

menganalisis keluhan pelanggan, melakukan tindakan perbaikan,

mengeskalasi penanganan keluhan jika diperlukan dan konfirmasi

penyelesaian keluhan pelanggan.

17. Pengukuran kepuasan pelanggan

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan langkah kerja

dalam melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sehingga hasil

penilaian dari pelanggan dapat ditanggapi, dianalisis dan diterapkan

perbaikannya secara efektif dan efisien untuk kepentingan PT.

87

iForte Solusi Infotek dan pelanggan di masa datang. Prosedur ini

mencakup memperbarui data pelanggan, merencanakan pengukuran

kepuasan pelanggan, menentukan pelanggan yang akan disurvey,

mengirimkan dan memastikan kuesioner sudah diterima pelanggan,

membuat laporan hasil pengukurannya dan menginformasikan

kepada direktur dan manager terkait untuk ditindaklanjuti.

18. Evaluasi kinerja supplier/subkontraktor

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses evaluasi

kinerja supplier/subkontraktor yang telah menjadi partner bagi PT.

iForte Solusi Infotek agar kinerja mereka dapat terpantau dengan

baik. Prosedur ini mencakup pembuatan jadwal evaluasi kinerja

supplier/subkontraktor, membuat laporan kinerja supplier/

subkontraktor, menganalisis kinerja supplier/subkontraktor dan

menginformasikan ke supplier/subkontraktor mengenai kinerjanya.

Aktivitas pendukung pada PT. iForte Solusi Infotek adalah

semua aktivitas yang membantu kelancaran aktivitas utama.

Berdasarkan pada gambar di atas, maka kegiatan pendukung pada PT.

iForte Solusi Infotek adalah sebagai berikut:

1. Pelatihan Karyawan

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pelatihan

karyawan yang ada di PT. iForte Solusi Infotek, supaya setiap

karyawan mendapatkan kesempatan pelatihan yang berguna untuk

meningkatkan keterampilan, pengetahuan dan sikap dalam bekerja.

88

Prosedur ini mencakup kegiatan-kegiatan yang terdiri dari

menganalisis kebutuhan pelatihan atau permintaan pelatihan

karyawan, meminta persetujuan Direktur, membuat program

pelatihan berdasarkan hasil Analisis Kebutuhan Pelatihan (AKP)

atau permintaan pelatihan, menginformasikan kepada trainee

tentang pelatihan yang akan diikuti, memantau pelaksanaan

pelatihan, mencatat riwayat pelatihan karyawan, mengevaluasi

efektifitas pelatihan.

2. Pemeliharaan gedung Dan fasilitas pendukungnya


pemeliharaan fasilitas gedung dan fasilitas pendukungnya yang ada

di PT. iForte Solusi Infotek agar seluruh fasilitas terpelihara dan

dapat berfungsi dengan baik. Prosedur ini terdiri dari mendata

semua fasilitas gedung, membuat jadwal dan melaksanakan

pemeliharaan berkala dan melakukan tindakan perbaikan atas

kerusakan yang ada.

3. Pengendalian dokumen


pengendalian dokumen di PT. iForte Solusi Infotek, supaya setiap

dokumen yang beredar adalah sah dan terbaru serta terdistribusi

sesuai pemegang dokumen. Prosedur ini mencakup pengendalian

dokumen internal dan eksternal yang meliputi proses usulan

perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft dokumen,

pembahasan dokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan

89

persetujuan dokumen, pencetakan dokumen, pendistribusian

dokumen, penarikan dokumen lama, pengidentifikasian atau

penyimpanan dokumen serta pemberitahuan kepada staf tentang

dokumen baru.

4. Pengendalian catatan mutu


pengendalian catatan mutu di PT. iForte Solusi Infotek, sehingga

setiap catatan mutu dapat diakses dengan mudah serta tersimpan

sesuai masa retensi. Prosedur ini mencakup proses identifikasi,

penentuan batas waktu, pemeriksaan dan disposisi catatan mutu.

5. Audit internal

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses audit

internal di PT. iForte Solusi Infotek sebagai salah satu tindakan

memantau dan mengukur proses-proses dalam Sistem Manajemen

Mutu serta untuk memastikan efektifitas penerapan Sistem

Manajemen Mutu. Prosedur ini mencakup perencanaan internal

audit tahunan, penentuan jadwal, pembuatan checklist audit,

pelaksanaan audit, penerbitan LKAI (Laporan Ketidaksesuaian

Audit Internal) dan tindak-lanjutnya (perbaikan), serta pembuatan

laporan dan simpulan audit.

6. Tindakan perbaikan

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses tindakan

perbaikan di PT. iForte Solusi Infotek untuk memperbaiki

ketidaksesuaian dan menghilangkan potensi ketidaksesuaian dalam

90

penerapan Sistem Manajemen Mutu agar tidak terulang lagi.

Prosedur ini mencakup penemuan ketidaksesuaian, analisis

penyebab ketidaksesuaian, penentuan dan pelaksanaan tindakan

perbaikan, serta verifikasi hasil tindakan perbaikan tersebut.

7. Tindakan pencegahan

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses tindakan

pencegahan di PT. iForte Solusi Infotek, untuk mengidentifikasi dan

menghilangkan potensi ketidaksesuaian dalam penerapan Sistem

Manajemen Mutu sehingga tidak akan pernah terjadi. Prosedur ini

mencakup penemuan potensi ketidaksesuaian, verifikasi kelayakan,

analisis penyebab potensi ketidaksesuaian, penentuan dan pelaksana

tindakan pencegahan, serta verifikasi hasil tindakan pencegahan

tersebut.

8. Tinjauan manajemen

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses tinjauan

manajemen di PT. iForte Solusi Infotek, untuk mengevaluasi dan

memastikan kesesuaian dan efektifitas pelaksanaan Sistem

Manajemen Mutu. Prosedur ini mencakup perencanaan dan

pelaksanaan rapat tinjauan manajemen, pelaporan penerapan Sistem

Manajemen Mutu (SMM), rekomendasi peningkatan dan tindak

lanjutnya serta pembuatan notulen rapat.

91

4.2.2.2 CSFs dan KPI

CSFs adalah segala sesuatu yang menjadi faktor penentu

keberhasilan sebuah perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan

tersebut, sedangkan KPI adalah salah satu pendekatan yang digunakan

untuk mengukur kinerja, yang didesain untuk memungkinkan

pemonitoran yang efektif.

Untuk menjadi perusahaan yang terbaik dalam layanan kepada

pelanggan maka manajemen puncak dan seluruh karyawan selalu

memberikan layanan yang memuaskan pelanggan dengan menerapkan

komitmen untuk:

• Memberikan jasa layanan yang cepat, tepat, availability link yang

tinggi, akurat, handal serta ramah.

• Menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 secara efektif

dan efisien serta selalu menerapkan perbaikan dan peningkatan

yang berkesinambungan.

92

Tabel 4.1 Analisis CSFs dan KPI

Divisi Critical Success Factors Key Performance Indicator

VSAT dan M-WIFO

Availability link Min 99,75%

Penanganan gangguan: Response Time maks 30 menit (97% on time)

Laporan bulanan kepada pelanggan Setiap tgl 10 (100% tepat waktu) Proses instalasi 98% tepat waktu (sesuai kontrak) Preventive Maintenance 98% tepat waktu (sesuai jadwal)

Sales Sales visit Min 5 kunjungan/minggu/sales Sales call Min 15 call/minggu/sales indeks Kepuasan Pelanggan 3 kontrak/kwartal

Procurement Ketepatan kedatangan barang dari supplier 95% tepat waktu

Logistic

Tidak ada barang yang hilang/rusak selama penyimpanan Tepat 100% Akurasi kartu stok vs fisik barang Tepat 100% Pengiriman barang untuk instalasi ke site 100% tepat waktu Tidak ada salah kirim barang ke site

HR&GA Efektifitas pelatihan

90% trainee meningkat setelah pelatihan

Pelatihan untuk karyawan Min 2 jam/orang/bulan Tingkat kehadiran karyawan Min 98%

Finance & Administration Pengiriman invoice kepada pelanggan

100% tepat waktu (maks 5 hari sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran)

Indeks Kepuasan Pelanggan Min 3.25 (dari skala 5)

4.2.2.3 Balanced Scorecard

PT. iForte Solusi Infotek memiliki perspektif keuangan,

pelanggan, proses intenal bisnis, pembelajaran dan pertumbuhan. Setiap

perspektif tersebut akan dipetakan dengan tujuan, ukuran, target, insiatif,

IS Demand, potensial teknologi. Berikut pemetaannya:

93

Tabel 4.2 Balanced Scorecard PT. iForte Solusi Infotek

Perspektif Tujuan Ukuran Target Inisiatif SI Demand Potensial Teknologi

Keuangan Meningkatkan pemasukan penjualan produk dan jasa

Persentase pemasukan

100% per tahun Melakukan inovasi dan kualitas produk

Aplikasi yang mendukung proses bisnis

Info.i4te.com

Memperluas pangsa pasar

Jumlah Pelanggan

Membuka cabang-cabang baru

Mencari lokasi baru baru yang potensial

Menggunakan sistem informasi

Official Website dan CRM

Pelanggan Meningkatkan kepuasan pelanggan

Persentase pelaporan dan keluhan

Menurunkan pelaporan dan keluhan mendekati 0%

Sistem discount dan pelayanan yang lebih baik

Sistem informasi yang mampu menampung dan menangani keluhan

CRM

Meningkatkan loyalitas

Jumlah pelanggan

Perpanjangan kontrak

Meningkatkan layanan internet dengan mutu yang baik

Sistem Informasi dan observasi pasar

CRM dan Aplkasi Info.i4te.com

Proses Bisnis Internal

Meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis

Persentase biaya Menurunnya biaya produksi 20-30%

Mencari pemasok yang memberikan kualitas yang lebih baik dengan harga minimal dan mengurangi pemborosan

Menggunakan sistem sehingga tidak menggunakan kertas dan memelihara data pemasok

webmail.i4te.com, m-wifo.com

Pembelajaran dan pertumbuhan

Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan karyawan

Persentase biaya Pengurangan biaya pelatihan sebesar 50%

Mengadakan pelatihan internal

Menggunakan sistem manajemen pengetahuan

Knowledge Management System (KMS)

94

4.3 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal SI/TI

4.3.1 Analisis Lingkungan Internal SI/TI

Lingkungan internal SI/TI pada PT. iForte Solusi Infotek

bertujuan untuk mendukung kegiatan bisnis dan operasional perusahaan.

Dengan adanya SI/TI maka proses kegiatan bisnis dalam perusahaan

dapat berjalan dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan masing-

masing fungsi serta antara fungsi yang terdapat pada PT. iForte Solusi

Infotek. Namun ada beberapa fungsi pada PT. iForte Solusi Infotek yang

belum didukung oleh sistem informasi dalam melakukan kegiatan

bisnisnya.

4.3.1.1 Sistem Informasi Perusahaan

PT. iForte Solusi Infotek telah memiliki beberapa sistem

informasi yang telah digunakan untuk membantu perusahaan dalam

menjalankan kegiatan bisnis yang mencakup:

• m-wifo.com

m-wifo.com adalah merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang

terdapat di PT. iForte Solusi Infotek. Pada saat ini aplikasi m-wifo

digunakan untuk mendukung proses bisnis yang ada di perusahaan

dimana memiliki fitur-fitur seperti daftar produk dan wilayah

jangkauan jaringan PT. iForte Solusi Infotek.

95

• info.i4te.com

info.i4te.com adalah merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang

terdapat di PT. iForte Solusi Infotek. Aplikasi web ini terdiri dari

beberapa subbagian aplikasi yang digunakan untuk mendukung

beberapa proses bisnis di perusahaan.

Berikut ini adalah aplikasi-aplikasi yang terintegrasi pada

info.i4te.com:

a. cuti online

Aplikasi untuk mengelola permohonan cuti karyawan PT. iForte

Solusi Infotek.

b. permintaan ruang rapat

Aplikasi untuk mengelola permohonan penggunaan ruang rapat

oleh karyawan PT. iForte Solusi Infotek.

c. permintaan kendaraan

Aplikasi untuk mengelola permohonan permintaan kendaraan

oleh karyawan PT. iForte Solusi Infotek.

• mail.i4te.com

Merupakan aplikasi pengelolaan e-mail berbasis web yang dapat

diakses dari Web Internet. Melalui web tersebut pengguna yang

terdaftar dapat membaca, membalas, menghapus, atau membuat

pesan.

96

• Manajemen bandwidth

Merupakan aplikasi yang berfungsi untuk mengatur jumlah

bandwidth untuk pelanggan.

4.3.1.2 Portfolio Aplikasi Pada Perusahaan

Portfolio aplikasi merupakan salah satu metode yang digunakan

untuk menilai aplikasi yang telah ada dan digunakan saat ini pada PT.

iForte Solusi Infotek. Metode portfolio dapat digunakan untuk

menentukan aplikasi termasuk dalam kategori apa, dimana ada empat

kategori, diantaranya strategic, high potential, key operational dan

support dan dikategorikan sesuai dengan fungsi dan penggunaannya di

dalam PT. iForte Solusi Infotek.

Tabel 4.3 Portfolio aplikasi Sekarang STRATEGIC HIGH POTENTIAL

- -

( ) Web Intranet

( ) aplikasi manajemen bandwidth

(*) aplikasi finance

(*) iforte.com

( ) Web Mail

( ) cuti online

(* ) Aplikasi permintaan ruang rapat

(*) Aplikasi permintaan kendaraan

(*) m-wifo.com

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Keterangan :

(*) : Aplikasi yang sedang berjalan dan memuaskan

( ) : Aplikasi yang sedang berjalan tapi butuh pengembangan

97

4.3.1.3 Spesifikasi Perangkat Keras dan Lunak Perusahaan

Berikut merupakan spesifikasi perangkat keras dan perangkat

lunak pada PT. iForte Solusi Infotek.

Tabel 4.4 Infrastruktur Teknologi Informasi Jenis Keterangan Spesifikasi

Perangkat Keras

-

PC Desktop 1

• Intel Pentium Core Duo • CPU 1,8 GHz • Memory 2 GB • Harddisk 80 GB

PC Desktop 2

• Intel Pentium IV • CPU 2 GHz • Memory 512 MB • Hardisk 40 GB

-

Notebook 1

• Intel Pentium Core 2 Duo • CPU P5000 1,8 GHz • Memory 2 GB • Harddisk 160 GB

Notebook 2

• Intel Pentium Core 2 Duo • CPU T7100 1,8 GHz • Memory 1 GB • Harddisk 80 GB

-

Server

• Prosesor Xeon 3 Ghz • Memory 1024 Mb • Hard Disk 160 Gb

Input Mouse, Keyboard

Output Monitor, Printer

Penyimpanan Flash Memory, CDR R/RW, DVD R/RW,

External Harddisk.

98

Jenis Keterangan Spesifikasi

Telekomunikasi

Komunikasi Suara:

• PABX • Pesawat Telefon Analog Data:

• UTP Cat6 Internet:

• Leased Line

Penghubungan • Switch/Hub • Modem • Router

Perangkat Lunak

Aplikasi

• Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Visio, Project, Outlook

• Autocad • Adobe: Reader, Photoshop, Flash • Microsoft Exchange

Browser • Internet Explorer, Mozilla Firefox

Sistem • Windows XP Professional • Windows Server 2003 • Ubuntu • Red Hat

4.3.1.4 Arsitektur Jaringan

Untuk menjalankan keseluruhan aplikasi, serta kegiatan

operasional PT. iForte Solusi Infotek sudah memiliki perangkat

teknologi informasi yang cukup mendukung. Saat ini PT. iForte Solusi

Infotek telah memiliki jaringan lokal yang menghubungkan antara

masing-masing stasiun kerja dengan server. Besar bandwidth Internet

lokal berkisar 100 Mbps dan Internet Internasional sebesar 20 Mbps.

Fitur-fitur lain yang dimiliki oleh PT. iForte Solusi Infotek

adalah file dan print sharing, mail server, Internet sharing, dan

database. Untuk jaringan fiber optic, PT. iForte Solusi Infotek memiliki

99

jaringan fiber optic yang terletak di jalur transjakarta dalam bentuk

topologi ring.

Di bawah ini adalah gambar jaringan PT. iForte Solusi Infotek:

Gambar 4.4 Topologi Jaringan PT. iForte Solusi Infotek

100

Jaringan PT. iForte Solusi Infotek yang terdapat pada koridor

satu jalur transjakarta menggunakan topologi ring yang dibagi atas tiga

buah ring. Dibawah ini adalah gambar jaringa koridor satu:

Gambar 4.5 Topologi Jaringan Ring Koridor Satu

101

Jaringan PT. iForte Solusi Infotek yang terdapat pada koridor

enam jalur transjakarta menggunakan topologi ring yang dibagi atas satu

buah ring.

Dibawah ini adalah gambar jaringa koridor enam:

Gambar 4.6 Topologi Jaringan Ring Koridor Enam

102

Jaringan PT. iForte Solusi Infotek yang terdapat pada koridor dua jalur transjakarta menggunakan topologi ring

yang dibagi atas dua buah ring.

Dibawah ini adalah gambar jaringa koridor dua:

Gambar 4.7 Topologi Jaringan Ring Koridor Dua

103

4.3.2 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI

Peran SI/TI pada PT. iForte Solusi Infotek saat ini adalah sebagai

peran utama, hal ini menjadi sebuah investasi untuk meningkatkan

keuntungan dari segi bisnis kepada perusahaan. Dengan adanya SI/TI

tersebut telah membantu PT. iForte Solusi Infotek dalam melakukan

proses operasional dan transaksi di dalam perusahaan.

Pihak manajemen menyadari sepenuhnya arti pentingnya SI/TI

bagi perusahaan, SI/TI tidak hanya sebatas untuk mendukung tetapi juga

digunakan di dalam internal perusahaan, dan untuk lingkungan eksternal.

PT. iForte Solusi Infotek belum memaksimalkan SI/TI yang dapat

menunjang kegiatan bisnis perusahaan.

4.4 SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats)

4.4.1 Matrik Faktor Strategi Internal (IFAS)

Jika dilihat dari segi internal perusahaan, maka PT. iForte Solusi

Infotek memiliki kekuatan dan kelemahan (strength dan weakness) yang

digunakan dalam penentuan strategi.

1. Strength (Kekuatan)

Produk yang ditawarkan PT. iForte Solusi Infotek memiliki variasi,

hal ini memungkinkan pelanggan untuk memilih sesuai dengan

produk yang diinginkan. Selain itu produk yang ditawarkan juga

didukung dengan infrastruktur yang handal. Dengan jangkauan

104

jaringan yang luas, maka PT. iForte Solusi Infotek cukup dikenal di

kalangan masyarakat luas. PT . iForte Solusi Infotek juga memiliki

kekuatan dalam bidang sumber daya manusia, hal ini dapat dilihat

dari jumlah karyawan yang memiliki sertifikat dalam bidang SI/TI.

2. Weakness (Kelemahan)

Dalam memberikan layanan Internet kepada pelanggannya, PT. iForte

Solusi Infotek memiliki kendala dalam memonitoring layanan

Internet, hal ini mengakibatkan respon yang diberikan kepada

pelanggan menjadi lambat. Dalam pelaporan setiap permasalahan

yang terjadi pada layanan Internet, pelanggan mengalami kendala

karena PT iForte Solusi Infotek belum memiliki sistem helpdesk.

Penggunaan infrastruktur-infrastruktur yang ada di PT. Solusi Infotek

masih bergantung pada vendor atau konsultan sehingga menimbulkan

biaya yang lebih mahal untuk maintance. Hubungan komunikasi

antara divisi yang satu dengan divisi yang lain pada PT. iForte Solusi

Infotek masih sangat kurang. Hal ini menyebabkan sulitnya dalam

mengambil keputusan bersama.

105

Berikut ini adalah perhitungan faktor strategi internal pada PT.

iForte Solusi Infotek.

Tabel 4.5 Penghitungan IFAS Faktor-Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot X Rating

Kekuatan :

Pilihan produk yang bervariasi 0,10 3 0,30

Memiliki infrastruktur yang handal (fiber

optic dan wireless)

0,10 3 0,30

Image perusahaan yang baik 0,05 2 0,10

Memiliki jangkauan jaringan yang luas 0,10 2 0,20

Memiliki karyawan bersertifikat 0,05 2 0,10

Total Kekuatan 0, 40 1,00

Kelemahan :

Tidak didukung dengan sistem helpdesk 0,15 4 0,60

Tidak didukung dengan sistem informasi

dalam melakukan monitoring 0,15 3 0,45

Ketergantungan kepada konsultan atau

vendor

0,10 3 0,30

Komunikasi antardivisi masih kurang baik 0,10 3 0,30

Pengelolaan dokumen yang masih manual 0,10 3 0,30

Total Kelemahan 0, 60 1,95

TOTAL IFAS 1,0 2,95

106

4.4.2 Matrik Faktor Strategi Eksternal (EFAS)

Jika dilihat dari segi eksternal perusahaan, PT. iForte Solusi

Infotek memiliki kesempatan dan ancaman (opportunity dan threats)

yang digunakan dalam penentuan strategi.

1. Opportunity (Peluang)

Dilihat dari perkembangan pasar, maka kebutuhan akan penggunaan

Internet cukup besar di kalangan masyarakat. Kebutuhan informasi

juga perlu didukung dengan layanan Internet yang cepat dan akurat.

Perkembangan jejaring sosial seperti facebook, twitter, dan friendster

memicu peningkatan kebutuhan akan Internet. PT. iForte Solusi

Infotek sendiri memiliki konsumen yang terdiri dari perusahaan

maupun organisasi.

2. Threat (Ancaman)

Banyaknya perusahaan sejenis yang menawarkan produk yang sama

menjadi ancaman bagi PT. iForte Solusi Infotek. Selain itu konsumen

juga semakin kritis dalam memilih layanan Internet yang sesuai

dengan kebutuhannya. Melihat perkembangan teknologi yang cepat

membuat banyak produk yang beredar di masyarakat cenderung

sama, hal ini menandakan bahwa strategi bisnis yang dimiliki PT.

iForte Solusi Infotek mudah ditiru.

107

Berikut ini adalah perhitungan faktor strategi internal pada PT. iForte

Solusi Infotek.

Tabel 4.6 Penghitungan EFAS Faktor-Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot X Rating

Peluang :

Perkembangan situs jejaring sosial yang

pesat 0,20 4 0,80

Kebutuhan masyarakat akan layanan

Internet cukup banyak 0,20 3 0,60

Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat

0,10 3 0,30

Perluasan pasar 0,10 2 0,20

Banyak perusahaan yang menggunakan

Internet

0,10 2 0,20

Total Peluang 0,70 2,10

Ancaman :

Munculnya Perusahaan lain yang sejenis 0,10 3 0,30

Konsumen semakin sensitif terhadap harga 0,05 3 0,15

Strategi bisnis yang mudah ditiru 0,05 3 0,15

Perkembangan teknologi yang sangat cepat 0,05 2 0,10

Regulasi pemerintah tenatang penurunan

harga internet

0,05 2 0,10

Total Ancaman 0,30 0,80

TOTAL EFAS 1,0 2,90

108

4.4.3 Matrik SWOT

Total nilai yang diperoleh dari tabel penghitungan EFAS dan

IFAS diatas dapat disimpulkan bahwa nilai EFAS = 3,55 dan nilai IFAS

= 3,10. Untuk menenntukan titik koordinat diagram analisis SWOT,

maka:

a. Sumbu X, diperoleh dari hasil selisih antara total nilai kekuatan dan

kelemahan.

Kekuatan = 1,00

Kelemahan = 1,95

Sumbu X = 1,00 – 1,95 = -0,95

b. Sumbu Y, diperoleh dari hasil selisih antara total nilai peluang dan

ancaman.

Peluang = 2,10

Ancaman = 0,80

Sumbu Y = 2,10 – 0,80 = 1,30

Hasil analisis di atas akan digunakan untuk menentukan posisi

dari PT. iForte Solusi Infotek terhadap faktor eksternal maupun internal.

Maka sesuai dengan koordinat perhitungan SWOT, posisi PT. iForte

Solusi Infotek dapat dilihat dari gambar 4.8.

109

Gambar 4.8 Analisis SWOT

Dari hasil pembobotan matrik EFAS dan IFAS, PT. iForte Solusi

Infotek berada pada kuadran III yaitu perusahaan memanfaatkan peluang

yang ada dengan cara mengatasi kelemahan-kelemahan yang dimiliki.

Strategi yang digunakan adalah strategi WO.

Dalam menetapkan strategi perusahaan, PT iForte Solusi Infotek

memiliki kerangka sistematis yang disesuaikan dengan kondisi dari

perusahaan sendiri yang nantinya digunakan sebagai pertimbangan dalam

penentuan strategi. PT. iForte Solusi Infotek sendiri memiliki kondisi

yang dapat digambarkan melalui matrik SWOT sebagai berikut:

110

Tabel 4.7 Matrik SWOT

IFAS

EFAS

STRENGTHS (S)

• Pilihan produk yang bervariasi

• Image perusahaan yang baik

• Memiliki jangkauan jaringan yang luas

• Memiliki infrastruktur yang handal (fiber optic dan wireless)

• Memiliki karyawan bersertifikat

WEAKNESS (W)

• Tidak didukung dengan sistem informasi dalam melakukan monitoring

• Tidak didukung dengan sistem helpdesk.

• Ketergantungan kepada konsultan atau vendor

• Komunikasi antardivisi masih kurang baik

• Pengelolaan dokumen yang masih manual

OPPORTUNITIES (O)

• Kebutuhan masyarakat akan layanan Internet cukup banyak

• Perkembangan situs jejaring sosial yang pesat

• Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat

• Perluasan pasar • Banyak perusahaan

yang menggunakan Internet

STRATEGI SO

• Meningkatkan penawaran produk yang lebih bervariasi, baik dari segi harga maupun kualitas produk itu sendiri

• Meningkatkan pemasaran produk

• Memperluas pangsa pasar ke daerah lain yang potensial

STRATEGI WO

• Mengembangkan SI/TI dalam mendukung kegiatan operasional

• Mengambangkan SI/TI untuk menjembatani komunikasi dengan pelanggan

THREATS(T)

• Munculnya Perusahaan lain yang sejenis

• Konsumen semakin sensitif terhadap harga

• Strategi bisnis yang mudah ditiru

• Perkembangan teknologi yang sangat cepat

• Regulasi pemerintah tenatang penurunan harga Internet

STRATEGI ST

• Memberikan harga yang bersaing dengan perusahaan lain

• Menjalin kerjasama dengan perusahaan sejenis

STRATEGI WT

• Mengadakan kerjasama dengan vendor dalam hal pemberian pelatihan kepada pegawai untuk mengurangi ketergantungan

• Memberikan pelatihan kepada karyawan supaya bisa mengembangkan inovasi baru

111

4.5 Hasil Analisis Nilai Perusahaan

Sesuai dengan hasil analisis yang telah disimpulkan, berdasarkan analisis

terhadap lingkungan internal dan eksternal bisnis serta lingkungan internal dan

eksternal SI/TI PT. iForte Solusi Infotek, maka diambil simpulan bahwa ada

beberapa hal yang menjadi masalah pada perusahaan, diantaranya:

1. Sistem informasi pendukung aktivitas bisnis perusahaan yang telah ada masih

belum berfungsi secara optimal untuk mendukung strategi bisnis.

2. Kurangnya distribusi informasi di dalam perusahaan yang mengakibatkan

aktivitas bisnis tidak berjalan secara efektif dan efesien.

3. Kebutuhan manajemen tingkat atas terhadap laporan mengenai keadaan

perusahaan masih ditangani secara manual.

4.6 Usulan Perencanaan Strategi SI/TI

4.6.1 Strategi Bisnis Sistem Informasi

Salah satu hasil dari perencanaan strategi sistem dan teknologi

informasi sesuai dengan model yang telah didefinisikan pada subbab

sebelumnya adalah strategi bisnis sistem informasi. Berikut ini detail dari

strategi bisnis sistem informasi yang ada pada PT. iForte Solusi Infotek

sesuai dengan hasil analisis yang telah dilakukan.

4.6.1.1 Usulan Area, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis

Usulan proses bisnis yang diusulkan terhadap PT. iForte Solusi

Infotek meliputi sebagian besar fungsional area yang ada. Hal ini terjadi

112

karena dengan penggunaan sistem dan teknologi informasi yang akan

diterapkan membuat proses bisnis dari area tertentu dapat ditiadakan dan

sebaliknya pada fungsional area yang lain memerlukan penambahan.

Perubahan ini dilakukan untuk menciptakan sinergi yang baik

antarfungsional area satu dengan yang lain dan demikian juga halnya

dengan fungsi bisnis dan proses bisnis yang terkait di dalamnya.

Tabel 4.8 Usulan Proses Bisnis pada PT iForte Solusi Infotek Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis

Information

Technology

`

Monitoring jaringan

Internet

Menjaga agar komunikasi jaringan tidak terputus *

Membuat laporan penggunaan jaringan kepada manajemen *

Memastikan pelanggan menggunakan jaringan yang telah ditentukan *

Proses

Maintenance

Memperbaiki jaringan yang rusak dengan cepat

Mengetahui letak kerusakan jaringan secara jelas

Mengetahui pelanggan yang mengalami kerusakan jaringan

Mengetahui penyebab kerusakan jaringan secara cepat

Membuat laporan kerusakan atau perbaikan jaringan kepada manajemen

Pengembangan Aplikasi

Membuat aplikasi Mengembangkan aplikasi Memonitor aplikasi berjalan

dengan baik Pemeliharaan SI/TI Memelihara perangkat lunak

dan perangkat keras yang ada Memelihara aplikasi dan sistem

yang ada Pengelolaan basis data

Memonitor basis data Meningkatkan kinerja basis data

Pemasaran Product & Bussiness Development & Improvement

Menerima data market survei, market need dan demand, dan proposal saluran jaringan distribusi

Menyediakan informasi produk kepada pelanggan

113

Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis

Menerima permintaan produk baru

Melakukan sosialisasi tarif terhadap konsumen

Marketing Product and service

Membuat marketing support Membuat strategi distribusi

produk Membuat data forecast, target

penjualan Memberikan informasi produk

dan service Promotion and Communication

Membuat proposal event, promosi dan advertisement

Menerima produk dan service Customer Care Menerima keluhan dari

pelanggan * Menindaklanjuti keluhan atas

pelaporan pelanggan * Penjualan Sales management Membuat usulan budget

Membuat laporan pencapaian budget

Melakukan kunjungan kepada pelanggan

Membuat laporan pencapaian target

Proses order Membuat quotation kepada pelanggan

Membuat sales order Corp Service Melakukan

perekrutan Melakukan seleksi calon

pegawai sesuai kualifikasi perusahaan

Persetujuan penerimaan pegaawai baru

Mengelola data pegawai

Mencatat informasi pegawai Mengelola absesnsi pegawai

Memberikan

pelatihan Memberikan training untuk

meningkatkan kompetensi

Corp Control Pengendalian dokumen

Pengendalian dokumen eksternal dan internal *

Note: * = aplikasi usulan

114

4.6.1.2 Usulan Sistem Informasi

Setelah memetakan aplikasi, maka kemudian sistem informasi

yang diusulkan meliputi level operasional sampai strategis. Hal ini

dilakukan untuk menjamin bahwa proses bisnis yang berjalan akan

selalu sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Sehingga diharapkan

pada akhirnya tercipta kekompetitivan dan nilai tambah untuk

memperkuat daya saing dan tahan terhadap perubahan-perubahan yang

terjadi dengan sangat cepat. Berikut merupakan sistem informasi yang

diusulkan:

1. Sistem monitoring infrastruktur jaringan: berfungsi untuk memantau

aktivitas dari perangkat jaringan yang dimiliki oleh PT. iForte Solusi

Infotek. Sistem monitoring infrastruktur ini berfungsi untuk

mengetahui kondisi dari layanan Internet yang disediakan bagi

pelanggan. Dengan adanya sistem monitoring maka apabila terjadi

masalah jaringan di pelanggan, maka pihak PT. iForte Solusi Infotek

dapat mengetahui terlebih dahulu tanpa menunggu keluhan dari

pelanggan sehingga perbaikan terhadap masalah layanan Internet

tersebut juga dapat langsung diatasi.

2. Sistem helpdesk: berfungsi sebagai media komunikasi antara

pelanggan dengan PT. iForte Solusi Infotek. Sistem ini dibangun

dengan berbasis web dengan tujuan untuk menangani keluhan dari

pelanggan, menindaklanjuti keluhan atas pelaporan pelanggan.

Dengan sistem ini maka semua history laporan pelanggan akan

115

disimpan di dalam sistem dan begitu juga dengan tindak lanjut atas

laporan tersebut. Sistem ini akan memberikan kemudahan bagi

pelanggan untuk menelusuri kembali permasalahan yang pernah

terjadi.

3. Sistem pengelolaan dokumen

Dokumen merupakan suatu hal yang sangat penting bagi perusahaan.

Dengan adanya modul ini, diharapkan dapat menjadi pusat

penyimpanan digital semua dokumen yang dimiliki oleh PT. iForte

Solusi Infotek. Dengan demikian, dapat dihindarkan kehilangan

dokumen, kerusakan dokumen, dan dokumen selalu terupdate.

4. Knowledge Management System (KMS)

Sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu para karyawan dalam

mengatur pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan.

Dengan sistem ini maka proses untuk membagi ilmu akan lebih

mudah.

5. Decision Support System (DSS)

Sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu para manajer dalam

melakukan pembuatan keputusan. Manajer di setiap divisi pada PT.

iForte Solusi Infotek merupakan pemegang keputusan tertinggi di

sebuah divisi. Sukses atau tidaknya program kerja sebuah divisi

dipengaruhi oleh keputusan manajer.

Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) yang akan

dibangun merupakan sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu

116

para manajer dalam menyediakan informasi pemecahan masalah

maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah. DSS

ini diharapkan akan membantu manajer dalam mengambil keputusan,

mendukung penilaian manajer dan meningkatkan efektivatas

pengambilan keputusan.

Salah satu bentuk nyata yang diharapkan dari adanya sistem DSS ini

adalah menyediakan informasi mengenai kondisi penjualan Internet

terhadap pelanggan sehingga para manajer mengetahui apa yang

harus diperbaiki dalam meningkatkan penjualan atau memperluas

pangsa pasar.

6. E-CRM (Electronic Customer Relationship Management)

Electronic Customer Relationship Management (E-CRM) merupakan

salah satu faktor penting untuk menjaga hubungan antara perusahaan

dengan pelanggan. E-CRM adalah usaha sebuah perusahaan untuk

berkonsentrasi menjaga pelanggan dengan mengumpulkan segala

bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon, e-mail, masukan di

situs atau hasil pembicaraan dengan staf penjualan dan marketing. E-

CRM yang dimaksud di sini adalah aplikasi berbasis web yang

nantinya dapat menjadi saran komunikasi antara pelanggan dan

perusahaan.

117

4.6.2 Strategi Manajemen Sistem dan Teknologi Informasi

Strategi manajemen sistem informasi sebagai bagian dari hasil

perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi sesuai dengan model

perencanaan yang telah dijelaskan pada bab 2 merupakan sebuah

komponen yang akan dijabarkan pada bab berikut. Strategi majamen

sistem informasi yang ada pada PT. iForte Solusi Infotek sesuai dengan

hasil analisis yang telah dilakukan adalah sebagai berikut.

4.6.2.1 Usulan Personil Sistem dan Teknologi Informasi

Usulan personil TI yang perlu ditambahkan sebagai personil

pada PT. iForte Solusi Infotek adalah pada posisi Business Analyst,

System Analyst, programmer, dan Database Administrator. Keempat

posisi ini diperlukan untuk mendukung aplikasi yang ada dan yang

diusulkan. Dengan dimikian diharapkan aplikasi yang berjalan dapat

terus dikembangkan dan dapat berjalan dengan baik. Untuk aplikasi

yang diusulkan diharapkan melalui personil-personil baru ini aplikasi

tersebut dapat lebih cepat terealisasi dan jika sudah selesai aplikasi

tersebut dapat terpelihara dengan baik serta dapat dikembangkan jika

diperlukan.

Adapun uraian tugas dan tanggung jawab personil yang

diusulkan kepada perusahaan, antara lain:

1. Business Analyst

Business Analyst diharapkan mampu dengan cepat menyerap bisnis

proses atau aplikasi bisnis perusahaan secara detail dan mampu

118

memberikan usulan-usulan untuk mengembangkan apa yang dapat

lebih mengefisiensikan aktivitas-aktivitas yang ada. Selain itu

diharapkan pula business analyst mampu menjadi jembatan antara

pengguna dan pengembang aplikasi. Untuk usulan aplikasi bisnis,

business analyst diharapkan mampu untuk membantu dalam

mempercepat proses perolehan kebutuhan untuk pembangunan

aplikasi. Sehingga dengan demikian aplikasi dapat selesai dengan

tepat waktu dan tentunya dengan hasil yang diharapkan.

2. System Analyst

System Analyst mulai mendesain basis data dan aplikasi yang akan

dibangun setelah business analyst mengumpulkan informasi yang

dibutuhkan dari pengguna. Dengan adanya system analyst maka

diharapkan pada proses pengembangan dan pembangunan aplikasi

yang baru dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana.

System analyst juga berfungsi untuk memberikan gambaran yang

baik kepada programmer untuk membangun aplikasi agar sesuai

dengan yang telah direncanakan.

3. Database Administrator

Database administrator berperan untuk memelihara dan menjaga

keamanan data yang disimpan, dan PT. iForte Solusi Infotek

membutuhkan tenaga yang mampu melakukannya untuk

mendukung aplikasi yang berjalan serta aplikasi yang diusulkan.

Sehingga basis data yang menyimpan data penting perusahaan

selalu aman. Mem-backup, restore, authentication, dan role dari

119

pengguna juga merupakan tanggung jawab dari database

administrator untuk mengelolanya.

4. Programmer

Programmer berperan untuk membangun maupun memelihara

sistem, dan PT. iForte Solusi Infotek membutuhkan tenaga yang

mampu melakukannya untuk mendukung aplikasi yang berjalan

serta aplikasi yang diusulkan.

4.6.2.2 Usulan Struktur Organisasi

Usualan struktur organisasi pada PT. iForte Solusi Infotek tidak

banyak mengalami perubahan. Perubahan yang terjadi juga merupakan

sebagai bentuk kehadiran sistem dan teknologi informasi yang diusulkan

sehingga menjadikan proses aliran data antara elemen-elemen yang

terkait menjadi lebih efektif. Dengan demikian proses pelaporan dan

monitoring juga dapat dilakukan dengan lebih cepat terhadap proses

bisnis yang berjalan.

Untuk membangun sistem dan teknologi informasi yang

diusulkan maka perlu ditambahkan divisi Management Information

System (MIS) pada struktur organisasi, penambahan personil bertujuan

untuk mendukung sistem dan teknologi informasi yang berjalan dengan

lebih baik. Penambahan personil yang dimaksud adalah untuk mengisi

posisi business analyst, system analyst, database administrator dan

programmer. Hal ini diperlukan untuk lebih cepat dapat menangkap

120

kebutuhan-kebutuhan dan juga memelihara sistem yang berjalan

nantinya atau bahkan untuk pengembangan dimasa yang akan datang.

Berikut merupakan bagan dari struktur organisasi PT. iForte

Solusi Infotek yang diusulkan.

121

Gambar 4.9 Usulan Struktur Organisasi

122

Untuk mewujudkan visi PT iForte Solusi Infotek untuk menjadi perusahaan

teknologi informasi terkemuka yang bereputasi baik maka PT . iForte Solusi Infotek

menggunakan strategi WO. Ada dua strategi yang dijalankan pada strategi WO , yaitu :

1. Mengembangkan SI/TI dalam mendukung kegiatan operasional.

2. Mengambangkan SI/TI untuk menjembatani komunikasi dengan

pelanggan

Untuk menjalankan strategi ini maka PT. iForte solusi Infotek memerlukan divisi

MIS yang terdiri atas business analyst, system analyst, database administrator, dan

programmer.

Untuk mengisi divisi MIS, cara yang dapat dilakukan adalah dengan

melalakukan perekrutan internal. Adapun beberapa pertimbangan yang dilakukan dalam

melakukan perekerutan internal adalah sebagai berikut:

1. Organisasi mengetahui pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang

kosong.

2. Pekerja memiliki motivasi yang tinggi karena mengetahui kemungkinan

peningkatan pengembangan karier yang jelas.

3. Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan

kebiasaan organisasi.

123

4.6.3 Strategi Teknologi Informasi

Strategi teknologi informasi adalah hasil dari perencanaan strategi

sistem dan teknologi informasi sesuai dengan model perencanaan. Ada

beberapa komponen yang menjadi bagian dari strategi teknologi

informasi, diantaranya arsitektur jaringan dan infrastruktur teknologi

informasi.

4.6.3.1 Usulan Arsitektur Jaringan

Pembangunan infrastruktur TI yang kuat dan memadai dinilai

sangat penting sekarang ini. Mengingat bahwa setiap hari jumlah

permintaan kebutuhan Internet semakin meningkat, maka PT. iForte

Solusi Infotek harus mampu memberikan layanan yang optimal kepada

pelanggan. Permasalahan yang sering dialami oleh PT. iForte Solusi

Infotek pada jaringan infrastrukturnya adalah pada jaringan fiber optik.

Permasalahan yang dihadapi adalah bahwa kabel fiber optik yang

terletak pada koridor satu, dua, dan enam transjakarta sering terputus

karena minimnya pengawasan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap

infrastruktur jaringan yang ada di lapangan.

Usulan yang dapat diberikan adalah dengan cara membuat jalur

cadangan (backup link) untuk menggantikan peran jalur utama (main

link) apabila terjadi gangguan pada jalur utama. Backup link yang

124

diusulkan adalah dengan menggunakan perangkat wireless pada setiap

ring.

Dibawah ini adalah gambar usulan jaringan pada PT. iForte

Solusi Infotek:

Gambar 4.10 Usulan Arsitektur Jaringan

125

Dalam estimasi biaya berikut, dilakukan perhitungan terhadap biaya

estimasi maksimum dari perangkat keras yang akan digunakan.

Tabel 4.9 Estimasi Biaya Link Back Up

Nama Perangkat Spesifikasi Jumlah Biaya / Unit Total Biaya

HotPort 6201

Outdoor

Single Radio, Triband

Spectrum 2.4Ghz/

4.9Ghz/ 5 Ghz.

6 Rp. 25.000.000 Rp. 150.000.000

Switch AT-

8000/8PoE

8 port 10/100TX ,

1 copper Gigabit port

and 1 combo SFP

Slot.

3 Rp. 4.000.000 Rp. 12.000.000

Jumlah Rp. 162.000.000

Total biaya pengadaan perangkat keras untuk backup link adalah Rp.

150.000.000 + Rp. 12.000.000 = Rp. 162.000.000.

126

4.6.3.2 Usulan Infrastruktur Teknologi Informasi

Berikut merupakan spesifikasi usulan infrastruktur pendukung

TI. Bagian yang bertanda bintang ”*” merupakan spesifikasi tambahan.

Tabel 4.10 Usulan Infrastruktur Teknologi Informasi Jenis Keterangan Spesifikasi

Perangkat Keras

PC Desktop 1

• Intel Pentium Core Duo • CPU 1,8 GHz • Memory 2 GB • Harddisk 80 GB PC Desktop 2

• Intel Pentium IV • CPU 2 GHz • Memory 512 MB • Hardisk 40 GB

Notebook 1

Intel Pentium Core 2 Duo

• CPU P5000 1,8 GHz • Memory 2 GB • Harddisk 160 GB Notebook 2

• Intel Pentium Core 2 Duo • CPU T7100 1,8 GHz • Memory 1 GB • Harddisk 80 GB

Server

• Prosesor Xeon 3 Ghz • Memory 1024 Mb • Hard Disk 160 Gb

Server(*)

• ServerQuad Core Intel® Xeon® L5430, 2X6MB Cache, 2.6GHz, 1333MHz FSB

• 4GB 667MHz (4x1GB) Input Mouse, Keyboard

127

Jenis Keterangan Spesifikasi

Output Monitor, Printer

Penyimpanan Flash Memory, CDR R/RW, DVD

R/RW, External Harddisk.

Telekomunikasi

Komunikasi Suara:

• PABX • Pesawat Telefon Analog

Data:

• UTP Cat6 • Fax Internet:

• Leased Line Sistem Pengamanan • RSA Security System (*)

Penghubungan • Switch/Hub • Modem • Router • Access Point (*)

Perangkat Lunak

Aplikasi

• Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Visio, Project, Outlook

• Autocad • Adobe: Reader, Photoshop,

Flash • Microsoft Exchange • MS. Sql Server 2008 (*)

Browser • Internet Explorer, Mozilla Firefox

Sistem

• Windows XP Professional • Windows Server 2005 • Ubuntu • Red Hat • Mac • CentOS (*)

Note: * = infrastruktur usulan

128

4.6.4 Aplikasi Portfolio Masa Mendatang

Analisis Portfolio aplikasi digunakan untuk memetakan aplikasi

yang ada saaat ini dan juga kebutuhan aplikasi di masa yang akan datang

dalam mendukung aktivitas bisnis perusahaan. Dari hasil pemetaan

aplikasi ini didapat gambaran kontribusi SI terhadapa bisnis.

Tabel 4.11 Portfolio pada PT. iForte Solusi Infotek STRATEGIC HIGH POTENTIAL

(*) Decision Support System

(*) Knowledge Management System

(*) E-CRM

(*) Sistem Monitoring Perangkat Jaringan

(* ) Aplikasi layanan ”helpdesk”

( ) Web Intranet

( ) Aplikasi Manajemen Bandwidth

( ) Web Mail

(*) Applikasi Pengelolaan dokumen

( ) cuti online

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Keterangan:

(*) : Aplikasi usulan

( ) : Aplikasi yang sedang berjalan tetapi butuh pengembang

BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2010-1-00588-sias bab...

Documents

Transcript of BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2010-1-00588-sias bab...