BAB 3

LANDASAN TEORI

3.1 Gudang dan Pergudangan

Gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk

menyimpan barang. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam

gudang. Dalam arti yang lebih luas adalah untuk membahas pemindahan dan

penanganan barang. Selama dalam perjalanan, barang tersebut akan berhenti

untuk sesuatu maksud, tetapi akibat dari berhentinya barang ini harus diperiksa

dan akan menanyakan apakah perlu berhenti begitu sering, apakah kecepatan

arus barang dapat ditingkatkan, atau apakah sistem penggeraknya harus

diperbaiki.

Memindahkan barang dari suatu tempat, berhenti di tempat lain,

kemudian berpindah lagi adalah persoalan yang umum terjadi akibat dari adanya

kebutuhan. Pemindahan barang akan ditinjau dari:

1. Karakteristik barang; Bentuk dari barang tersebut, apakah padat, cair.

2. Sumber dari mana barang itu diterima dan bagaimana mengantarkannya.

3. Apa yang terjadi pada barang tersebut didalam gudang atau tempat

berhentinya barang.

4. Tujuan terakhir barang tersebut, siapa yang memerlukannya dan untuk

keperluan apa.

Masalah barang sering digarap secara keuangan, menggunakan uang

sebagai standar pembanding, tetapi dapat juga dikaitkan dengan orang dan

mesin, unsur pengkait untuk ini adalah waktu. Dapat diukur jumlah waktu yang

20

digunakan untuk menangani sejenis atau banyak jenis barang, selain waktu juga

dapat diambil jarak.

Gudang itu menempati ruangan (sebuah gedung) dan supaya berguna

untuk pergudangan atau penyimpanan, gedung itu harus mengandung manfaat

tertentu dan harus diperhitungkan apabila kita menganggap gedung tersebut

sebagai sumber daya. Dengan melihat kedalam gedung, maka akan dijumpai

barang persediaan, barang jadi, perkakas atau barang setengah jadi dan barang-

barang ini dapat dikukur, barangkali dalam satuan fisik atau dalam satuan

kilogram, ton atau liter. Mereka juga mempunyai kualitas yang melekat ada

barang yang penanganannya lebih berbahaya dari barang lain, sehingga waktu

atau kesulitan penanganan itu harus merupakan segi yang harus diperhatikan.

Orang adalah sumber daya. Apabila gedung itu tidak sesuai dengan

keperluan, dan tidak nyaman untuk bekerja didalamnya, maka orang tidak akan

bekerja sehebat mungkin menurut kemampuannya, dan dengan demikian sumber

daya ini akan terboroskan. Ternyata lokasi gudang dan tata letak, terutama dalam

hubungannya dengan manusia dapat juga dikatakan sebagai sumber daya.

3.2 Lean Warehousing

Lean didefinisikan sebagai suatu proses yang terdiri dari lima langkah:

mendefinisikan nilai bagi pelanggan, menetapkan value stream, membuatnya

“mengalir”, “ditarik” oleh pelanggan, dan berusaha keras untuk mencapai yang

terbaik. (menurut Womack, Jones). Bahkan menurut Taiichi Ohno, pencipta TPS

(Toyota Production System), Lean adalah:

21

“Segala yang kami lakukan hanyalah mengamati garis

waktu sejak pelanggan memberikan pesanannya hingga

saat kami mengumpulkan uang tunai. Dan kami

mengurangi garis waktu tersebut dengan menyingkirkan

pemborosan (muda) yang tidak memberi nilai tambah.”

Dengan kata lain sebenarnya lean adalah bagaimana menyingkat lead time yang

dibutuhkan oleh sistem untuk memberikan apa yang diinginkan oleh pelanggan

disaat dan ditempat yang tepat dengan menghilangkan muda yang terjadi

sepanjang proses.

Gambar 3.1 Model “4P"

Pendekatan yang tepat adalah untuk memusatkan perhatian pada “lapisan proses”

model 4P (Liker, 2004, p361), kemudian diikuti dengan perubahan budaya.

22

Warehouse difungsikan sebagai tempat penyimpanan entah itu barang

mentah, setengah jadi atau barang jadi dan biasanya memiliki operasi

penerimaan barang, menyimpan, mengambil, mensortir, mengirim, dan

mempacking. Pengelolaan warehouse berkaitan dengan tempat dan waktu.

Dengan demikian lean warehousing adalah suatu prinsip dalam

mengidentifikasi dan menghilangkan muda (pemborosan) dalam operasi/proses

warehouse dan menyingkat waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan. Dalam hal ini pelanggan warehouse merupakan pihak yang menerima

pelayanan dari warehouse bisa bagian produksi atau bagian lain didalam

perusahaan (untuk warehouse raw material) atau pihak luar seperti konsumen,

distributor (untuk warehouse finished goods). Jadi muda didalam warehouse

adalah segala kegiatan yang tidak menambah nilai bagi pihak-pihak yang

menerima pelayanan dari warehouse. Nilai yang dimaksud disini dalam konteks

lean adalah semua kegiatan yang merubah material atau informasi menjadi

sesuatu yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan. Namun yang menjadi

tantangan bukanlah sekedar menghilangkan muda tapi adalah untuk

mengembangkan metode sistematik untuk terus mengidentifikasi dan

menghilangkan muda. Perlu ditekankan bahwa yang dihilangkan bukanlah muda

tetapi akar permasalahan yang menyebabkan muda tersebut.

Kesuksesan yang sebenarnya datang dari proses yang berkembang terus

dalam mengidentifikasi dan memahami akar permasalahan. Kesuksesan

tergantung dari 3 hal:

1. Fokus pada pemahaman konsep mengenai filosofi lean, strategi implementasi

dan penggunaan metode lean yang benar.

23

2. Penerimaan sepenuhnya terhadap konsekuensi penerapan lean, termasuk

semua kegiatan yang mengakibatkan ketidaknyamanan sementara.

3. Dengan hati-hati melaksanakan rencana penerapan yang mencakup idetifikasi

muda yang sistematis, bersiklus dan berkelanjutan.

3.3 Muda / Waste

Telah disebutkan bahwa lean berarti menghilangkan muda (pemborosan)

yang terjadi, dan berikut adalah muda yang mungkin terjadi dalam warehouse

sesuai dengan delapan tipe muda oleh Taiichi Ohno:

1. Over Production (produksi berlebih)

Memproduksi barang lebih cepat atau dalam jumlah yang lebih banyak dari

yang dibutuhkan konsumen, dan akan menghasilkan muda lain seperti biaya

penyimpanan dan transportasi karena persediaan berlebih. Dalam warehouse,

maka produksi berlebih ini sama saja dengan terdapatnya persediaan material

yang berlebih, dimana muda ini akan menghasilkan pemborosan tempat serta

memperbesar kemungkinan kerusakan material. Persediaan disini dapat

berupa barang fisik ataupun informasi.

2. Waiting (muda waktu)

Pekerja hanya sebagai penjaga terhadap mesin otomatis yang sedang bekerja,

atau hanya berdiri menunggu kegiatan selanjutnya atau menunggu peralatan,

material dan lain-lain. Bisa juga tidak melakukan apa-apa karena terjadinya

penundaan atau kerusakan peralatan. Dalam warehouse muda yang sama

dapat ditemui, dimana sumber daya (pekerja, material, informasi) menunggu

untuk proses selanjutnya diakibatkan oleh menunggu peralatan, material tiba

24

sehingga menyebabkan proses pemenuhan pesanan menjadi jauh dari kata

optimal.

3. Transportation (transportasi yang tidak perlu)

Termasuk didalamnya adalah memindahkan barang dalam proses dari satu

tempat ke tempat lain, dari satu proses ke proses lain. Dalam lean,

transportasi dianggap sebagai suatu muda. Dalam kaitannya didalam

warehouse, maka muda terjadi apabila jarak yang ditempuh untuk

mengambil suatu material terlalu jauh.

4. Over Processing (memproses secara berlebih atau memproses secara keliru)

Melakukan tindakan-tindakan yang sebenarnya tidak diperlukan dalam

proses sehingga menimbulkan gerakan yang tidak seharusnya ada. Membuat

kualitas yang melebihi kebutuhan juga termasuk dalam muda ini. Berkaitan

dengan warehouse, maka muda ini dapat dilihat dari pengecekan kualitas

yang berlebih, persetujuan yang berulang-ulang, review pesanan pada akhir

pengepakan atau pengiriman.

5. Excess Inventory / Ineffective Inventory Control

Sebenarnya merupakan muda dimana terdapat persediaan yang menumpuk,

namun didalam warehouse, muda ini disebut sebagai Ineffective Inventory

Control (Inventory control yang tidak baik) seperti terjadinya kehabisan stok

atau dapat dikatakan persediaan yang tidak stabil, terkadang berlebih

terkadang kehabisan, terkadang cukup yang disebabkan oleh pendataan

mengenai persediaan yang tidak benar, tidak sinkron dan tidak terupdate.

25

6. Unnecessary Movement (gerakan yang tidak perlu)

Segala gerakan yang dilakukan pekerja dalam melaksanakan tugasnya yang

tidak menambah nilai bagi pelanggan adalah muda, seperti kegiatan mencari,

menyusun dan bahkan berjalan. Di warehouse, muda ini hadir dalam bentuk

pencarian material, pencarian tempat untuk menyimpan material, pencarian

peralatan yang sesuai, penyusunan material yang berulang-ulang.

7. Defects (produk cacat)

Menghasilkan barang cacat dan memperbaikinya merupakan suatu pekerjaan

yang sia-sia dan memboroskan sumber daya. Sama halnya dengan di

warehouse, apabila mengirim material yang salah dalam jumlah yang tidak

benar sehingga mengharuskan adanya pengiriman ulang dan pengecekan

ulang. Metode pengambilan dan penempatan material yang salah juga

termasuk dalam muda jenis ini.

8. Unused Employee Creativity (kreativitas karyawan yang tidak dimanfaatkan)

Pendapat, suara, dan keahlian pekerja yang tidak terperhatikan merupakan

suatu kehilangan bagi perusahaan. Hal ini berlaku pula dalam warehouse.

Bagaimana pun juga pekerjalah yang setiap harinya melaksanakan secara

langsung pekerjaan.

Perlu ditekankan bahwa dalam lean tidak ada kata berakhir, karena muda

dan masalah akan terus muncul sehingga kegiatan menghilangan muda pun tidak

akan pernah berakhir. Diperlukan suatu pengertian mendalam dari manajemen

mengenai prinsip lean, dan standarisasi kerja yang dimengerti dan diikuti oleh

semua pekerja sehingga akan menjadi suatu proses pembelajaran terus menerus

26

dimana masalah akan terus muncul dan tim dibekali dengan peralatan untuk

mengidentifikasi dan menghilangkan muda.

Dengan menerapkan Lean Warehousing diharapkan dapat:

1. Melayani konsumen dengan lebih cepat.

2. Mempunyai tingkat keakurasian yang lebih tinggi.

3. Menggunakan tempat yang lebih sedikit.

4. Memiliki persediaan yang lebih sedikit.

3.4 Value Sream Mapping (VSM)

Value Stream adalah semua aktivitas dari Raw Material sampai pada

pengiriman kepada konsumen, sedangkan value stream mapping adalah suatu

metode untuk memahami proses aktual untuk memproduksi barang dengan

memetakan baik aliran material dan juga aliran informasi dan pada semua level

tidak hanya pada proses individual tetapi juga mencakup konsumen dan supplier.

Dalam VSM akan dihitung rasio dari waktu untuk kegiatan yang

menambah nilai (value added time) kemudian mempelajari bagaimana untuk

mengembangkan future VSM, aliran informasi dan material berdasarkan flow

dan pull dan sesuai dengan tingkat permintaan konsumen (takt time). Dari sana

kemudian dibuat rencana action yang lebih mendetail dan melakukannya (do).

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam value stream mapping,

diantaranya adalah:

1. Menggunakan current state map hanya sebagai dasar bagi future state map.

Jangan sampai terjebak untuk memperbaiki masalah pada current state map

sehingga untuk mencapai pemecahan masalah tersebut yang dipetakan

27

hanyalah satu proses tertentu, karena value stream mapping digunakan untuk

memahami semua proses bukan hanya salah satu yang paling bermasalah.

2. Future map merupakan representasi dari apa yang ingin dicapai.

3. Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk melaksanakan suatu tindakan.

Saat yang paling penting adalah pada saat ingin menjalankan apa yang telah

dipetakan dalam future state map.

4. Jangan memetakan sebelum waktunya.

Adalah lebih baik untuk memetakan satu jenis produk kemudian

mengimplementasikannya pada produk tersebut daripada memetakan seluruh

proses dalam pabrik tapi diikuti dengan sepotong-sepotong dan penerapan

yang tidak konsisten. Mulailah dengan satu peta kemudian implementasi,

kemudian pindah ke peta yang lain.

5. Seseorang dari manajemen harus memimpin.

Harus ada seseorang dari manajemen apakah itu manajer pabrik atau manajer

divisi yang mempunyai semangat untuk terus melakukan inovasi yang

memimpin pelaksanaan.

6. Jangan hanya merencanakan (plan) dan melaksanakan (do), tetapi juga

mengecek (check) dan bertindak (act).

Kegiatan lean tidak pernah berhenti, ketika kita selesai implementasi future

state map, pada saat itulah sebenarnya pekerjaan dimulai. Semua yang telah

dirubah akan kembali pada keadaan semula apabila tidak ditinjau kembali,

ditingkatkan lebih jauh. Setelah sebagian besar dari future VSM tercapai,

maka future VSM tersebut akan menjadi current VSM dan berlanjut kembali

ke pembuatan future VSM selanjutnya.

28

Dengan menggunakan value stream mapping, membantu dalam

menghubungkan rantai dalam proses dan untuk memvisikan future lean value

stream sekaligus memvisualkan integrasi dari semua proses beserta dengan aliran

material dan informasi.

3.4.1 Langkah-langkah dalam Value Stream Mapping

1. Menggambar icons yang merepresentasikan konsumen, supplier dan

production control.

2. Menggambar kotak data dibawah icon konsumen dan masukkan kebutuhan

konsumen didalamnya termasuk jumlahnya dalam hari dan bulan.

3. Masukkan data pengiriman dan penerimaan, gambarkan media pengiriman

beserta dengan frekuensinya, gambarkan icon pengiriman dan arahnya

dibawah media pengiriman. Terakhir gambarkan media pengiriman di bawah

supplier beserta frekuensi dan arah.

4. Gambarkan operasi yang berlangsung dari supplier sampai ke konsumen.

5. Masukkan data proses seperti waktu siklus, uptime.

6. Gambarkan aliran informasi baik secara elektronik dan manual.

7. Gambarkan persediaan diantara proses termasuk barang dalam proses. Hitung

waktu untuk persediaan tersebut.

8. Gambarkan aliran push, pull atau gabungannya

29

3.4.2 Simbol dalam Value Stream Mapping

Tabel 3.1 Simbol VSM

Simbol Keterangan

Customer/Supplier

Representasi dari pemasok dan konsumen

Dedicated Process

Proses, operasi, mesin atau departemen dimana material mengalir.

Shared Process

Proses, operasi, mesin atau departemen dimana saling berbagi dengan value stream yang lain.

Data Box

Tempat untuk menuliskan informasi.

Workcell

Indikasi dari multi operasi yang terintegrasi dalam workcell .

Inventory

Menunjukkan persediaan diantara 2 proses. Juga untuk raw material dan barang jadi

Shipments

Menunjukkan pergerakan dari raw material dari pemasok dan dari tempat pengiriman ke konsumen.

Push Arrow

Menunjukkan aliran push

30

Tabel 3.1 Simbol VSM (Lanjutan)

Simbol Keterangan

Supermarket

Persediaan yang sedikit tersedia dan operasi-operasi dibawahnya kan datang untuk mengambil sesuai dengan yang dibutuhkan.

Material Pull

Supermarket terhubung ke operasi dibawahnya dengan aliran pull

FIFO Lane

First-In-First-Out inventory dengan maksimum persediaan

Safety Stock

Digunakan untuk persediaan yang berfungsi sebagai penahan terhadap masalah sehingga tidak terjadi kekurangan stok.

External Shipment

Pengiriman dari pemasok ke konsumen dengan transportasi luar.

Production Control

Pusat penjadwalan dan control.

Manual Info

Aliran informasi secara manual dapat berupa memo, laporan, percakapan.

Electronic Info

Aliran informasi secara elektronik.

Production Kanban

Sinyal untuk proses sebelumnya untuk menyediakan lebih lagi ke proses dibawahnya.

31

Tabel 3.1 Simbol VSM (Lanjutan)

Simbol Keterangan

Withdrawal Kanban

Menginstruksikan operator untuk pergi ke supermarket dan mengambil barang yang dibutuhkan.

Signal Kanban

Digunakan ketika level persediaan antara 2 proses telah mencapai titik minimum.

Kanban Post

Lokasi dimana sinyal kanban diletakkan.

MRP/ERP

Penjadwalan dengan sistem

Go See

Mengumpulkan informasi dengan melihat langsung.

Verbal Information

Aliran informasi verbal

Kaizen Burst

Menandakan perbaikan dan rencana untuk mencapai future state.

Operator

Menandakan pekerja.

Other

Informasi lainnya yang mungkin berguna.

Timeline

Menunjukkan waktu siklus dan waktu menunggu.

32

3.4.3 Continous Improvement

Penciptaan proses lean membutuhkan metodologi, pendekatan step by

step. Langkah pertama adalah untuk menciptakan proses yang stabil dalam

memnuhi kebutuhan konsumen, pembuatan flow dan standarisasi, setelah itu

melakukan peningkatan secara berkala sehingga menjadikan penciptaan proses

lean adalah sesuatu yang tidak pernah berakhir, hanya saja semakin lama

semakin ketat

Gambar 3.2 Spiral Continous Improvement

33

3.5 Menciptakan Stabilitas Proses

Stabilitas didefinisikan sebagai kapabilitas untuk menghasilkan hasil

yang konsisten sepanjang waktu. Pengukuran ini didasarkan pada hasil

keluarannya dan pada jumlah yang sama, sumber yang sama baik orang maupun

peralatan. Ketidakstabilan adalah hasil dari variabilitas didalam proses, bisa

merupakan hasil dari peralatan yang tidak dipelihara dengan baik sehingga rusak

secara berkala, atau mungkin tidak ada standar kerja dan waktu yang diperlukan

bervariasi sangat besar dari orang ke orang, dari shift ke shift atau berlainan dari

waktu ke waktu.

3.5.1 Indikator Ketidakstabilan

Melalui pengamatan langsung, proses yang tidak stabil diindikasikan

dengan kondisi berikut:

1. Tingkat variasi yang tinggi dalam pengukuran performansi, baik itu

banyaknya barang yang diproduksi atau barang per jam kerja.

2. Perubahan “rencana” yang sering terjadi ketika masalah terjadi. Termasuk

pemindahan pekerja atau tidak ada penggantian bila pekerja tidak masuk,

memindahkan produk ke mesin lain bila terjadi kerusakan dan pada akhirnya

tidak melaksanakan pesanan, serta menghentikan kerja di tengah-tengah

pesanan untuk berganti ke pesanan lain.

3. Tidak mungkin untuk mengamati pola atau metode kerja yang konsisten

4. Tumpukan kerja atau tumpukan WIP (Work in Process) bervariasi, terkadang

lebih terkadang kurang.

5. Operasi yang sekuensial berjalan secara independent (Island Process).

34

6. Penggunaan kata-kata “biasanya”,”kebanyakan” yang cukup sering ketika

menggambarkan operasi, misalnya “Biasanya kita melakukan…. Kecuali

ketika….. terjadi, maka kita akan melakukan….”.

7. Pernyataan seperti: “Kami mempercayai pekerja untuk membuat keputusan

tentang bagaimana kerja dilakukan”, bentuk yang salah dari employee

empowerment.

Pertimbangan utama adalah seberapa tidak stabilnya proses, dan sestabil

apa yang dibutuhkan untuk dapat mencapai flow. Tidak ada operasi yang

mencapai tingkat kestabilan yang sempurna secara langsung karena berdasarkan

spiral continous improvement, suatu proses akan mencapai suatu tingkat

kestabilan tertentu kemudian menghasilkan flow dan setelah itu proses akan

ditekan lagi untuk mencapai spesifikasi yang lebih tinggi.

Dalam mengobservasi operasi terkadang banyak ketidakjelasan yang

terjadi karena pekerja melakukan pekerjaan dengan cepat dan terlihat sangat

sibuk serta melakukan banyak hal, terkadang karena terlalu lama berada dalam

lingkungan tersebut malah menganggap suatu pekerjaan tertentu sebagai normal

dimana mamang harus dilakukan sehingga tidak memberikan pertimbangan dan

pemikiran lain, sehingga perlu adanya pandangan dari perspektif yang berbeda

sehingga keadaan yang sesungguhnya dapat terlihat.

35

3.5.2 Strategi untuk Menciptakan Stabilitas

Ada banyak lean tool yang dapat digunakan dan tidak semua harus

digunakan, tergantung dari kondisi masing-masing perusahaan, namun strategi

selalu diaplikasikan.

Tabel 3.2 Strategi dan lean tool dalam Fase Stabilitas

Strategi Primary Lean Tool Secondary Lean Tool

• Eliminasi muda besar

• Menggabungkan

berbagai aktivitas

muda untuk

menyediakan

visibilitas dan focus

• Meningkatkan

Operational

Availability

• Eliminasi atau

mengurangi variasi

• Genchi Genbutsu

• Standarisasi kerja

• 5S

• Organisasi tempat

kerja

• Changeover yang

cepat

• Preventive

Maintenance

• Problem Solving

• Basic Heijunka

• Pengumpulan data

dan pengukuran

• Story Board

Muda diidentifikasikan sesuai dengan 8 jenis muda yang telah disebutkan

sebelumnya baik yang terlihat dari VSM maupun dari Genchi Genbutsu,

kemudian dilihat apakah ada muda yang serupa yang dilakukan oleh banyak

operator, apabila ada maka kegiatan-kegiatan tersebut digabungkan.

36

Bagi kegiatan-kegiatan yang ada menjadi yang menambah nilai dan yang

tidak menambah nilai, kemudian bagi dalam 2 kategori yaitu:

1. In cycle: terjadi selama proses kerja, mesin atau peralatan bekerja. Dapat

berupa gerakan yang berlebihan dan jarak tempuh.

2. Out cycle: terjadi diluar proses kerja, mesin atau peralatan tidak bekerja.

Variabilitas dapat berbentuk:

1. Self inflicted : yang dapat dikontrol seperti absensi pekerja.

2. External : biasanya yang terkait dengan konsumen atau pemasok, dapat juga

berupa variasi produk itu sendiri seperti ukuran kemasan, bentuk dan

kompleksitas.

Pada fase ini sebagian besar dari perbaikan atau perkembangan berada

pada tingkat proses individu, bukan pada tingkat flow connected.

3.6 Menciptakan Connected Process Flow

Produk yang bergerak kontinu melalui tapahan-tahapan proses dengan

waktu menunggu minimal, jarak tempuh terpendek akan menghasilkan produksi

dengan efisiensi tertinggi. Tujuan utama dan filosofi dasar dari lean tetap untuk

mengeliminasi atau mengurangi muda dan salah satu cara untuk menghilangkan

muda di setiap proses adalah dengan menggunakan continous flow.

37

Filosofi

Eliminasi muda

Prinsip

Menciptakan ContinousProcess Flow

Strategi

Menciptakan connectedprocess yang saling

bergantung

Metode

Sistem Pull

Alasan

Masalah muncul kepermukaan dengan cepat

Efek

Masalah harus dikoreksidengan cepat

Metode Kontrol

Kontrol Visual agartidak ada masalahyang tidak terlihat

Lean Tool

Kanban,Supermarket, FIFO

Ukuran Performansi

Mengurangi LeadTime

Hasil

Pengurangan muda

Gambar 3.3 Hubungan antara Flow dengan Mengurangi Muda

Dalam one piece flow yang benar, tiap operasi hanya membuat apa yang

operasi selanjutnya butuhkan. Namun untuk mencapai hal ini sangat sulit dan

bahkan terkadang membutuhkan beberapa kali iterasi dari continous

improvement untuk dapat memperoleh flow, dan untuk mencapai tingkat presisi

yang tepat dari proses ke proses dibutuhkan keseimbangan waktu siklus yang

38

sempurna, oleh karena itu biasanya dipasang buffer untuk mengatasi variasi yang

terjadi, dan semakin banyak iterasi maka tingkat buffer itu semakin diturunkan.

Berikut adalah strategi, lean tool untuk menciptakan connected process

flow:

Tabel 3.3 Strategi dan Lean Tool untuk Menciptakan Connected Process Flow

Strategi Primary Lean

Tools

Secondary Lean

Tools

• Eliminasi muda yang terus

menerus

• Memaksa masalah untuk

muncul ke permukaan

• Membuat proses yang

terhubung untuk

menciptakan ketergantungan

• Identifikasi hubungan yang

lemah didalam flow

kemudian memperkuatnya.

• Workplace /

desain cell

• Teknik pull

• Visual Controls

• Kanban

• Supermarket

• FIFO

• Problem

Solving

3.6.1 Kunci Utama dalam Mencapai Flow

Beberapa kunci utama ini sudah ditemui dalam fase stabilitas, namun

masih tetap berkaitan:

39

1. Memastikan kapabilitas yang konsisten, maksud utama dalam fase stabilitas.

Paling tidak pastikan bahwa setiap harinya semua permintaan konsumen

terpenuhi.

2. Konsistensi dan ketersediaan sumber daya (orang, material dan peralatan).

Harus dipakai metode untuk menjamin ketersediaan sumber daya tanpa harus

menambah sumber daya (yang akan menambah biaya).

3. Waktu siklus operasi harus seimbang dengan takt time. Ketidakseimbangan

waktu kerja akan menyebabkan waktu menunggu dan produksi berlebih.

3.6.2 Pull

Pull dengan Flow sama-sama merupakan konsep dan keduanya saling

terhubung, namun keduanya berbeda, flow menyatakan status material saat

bergerak dari satu proses ke proses lain sedangkan pull menentukan kapan

material harus bergerak dan siapa konsumennya. Masih memungkinkan untuk

flow tanpa adanya pull

Perbedaan pull dengan push terletak pada ketiga karakteristik berikut:

1. Terdefinisi: Ada perjanjian yang terdefinisi dengan spesifikasi limit volume

produk, model dan urutan dari model diantara 2 pihak (pemasok dan

konsumen).

2. Terdedikasi: Barang yang dibagi bersama diantara kedua pihak harus

terdedikasi bagi mereka, termasuk lokasi, penyimpanan, referensi takt time,

dll.

3. Terkontrol: Metode control sederhana yang secara visual terlihat serta

menjaga perjanjian yang telah terdefinisi tadi.

40

Tabel 3.4 Perbedaan Push dengan Pull

Karakteristik Pull Push

Terdefinisi Ada perjanjian yang jelas

mengenai jumlah yang

harus dipasok dan kapan

Tidak ada perjanjian

jelas, pemasok bekerja

sesuai dengan

kecepatannya sendiri, dan

dikirim kapan pun

walaupun tidak diminta

Terdedikasi Lokasi, cara melakukan

penyimpanan, dan

informasi jelas

Tidak ada lokasi dan

informasi yang jelas,

dimanapun ada tempat

bisa dipakai.

Terkontrol Karena terdefinisi dan

terdedikasi maka lebih

mudah untuk melakukan

kontrol

Karena tidak terdefinisi

dan terdedikasi maka

tidak ada yang jelas pula

bagaimana untuk

melakukan kontrol.

Salah satu cara untuk melakukan pull adalah dengan menggunakan

kanban yaitu cara berkomunikasi untuk memberitahukan proses sebelumnya

bahwa proses selanjutnya sudah siap dan memerlukan masukan dari proses

sebelumnya dan dapat berupa kartu, tempat kosong, atau cara lain.

41

Batch Tradisional danAntrian

Kondisi Idealdari Lean

Push atauDijadwalkan

Menjadwalkansetiap proses

danmendorong ke

selanjutnya

SupermarketPull

Prosessebelumnya

menggantikanapa yang

diambil olehproses

selanjutnya

Sequenced Pull(broadcast)

Menarik darisebuah

pengumpandalam urutan

FIFOSequenced

Flow

Lintasan yangterdefinisi

dengan WIPstandar antaraproses-proses

yang tidakterhubung

dalam urutanFIFO

Continous Flow(1 pc flow)

Secara fisikmenghubungka

n langkahproses tanpapersediaandiantaranya

Gambar 3.4 Rangkaian Kesatuan dari Flow

Sequenced Pull atau Sequenced Flow adalah dimana setiap operasi akan

membuat barang selanjutnya dalam urutan yang sama dengan yang dilakukan

oleh operasi sebelumnya (biasanya untuk yang mempunyai variasi tinggi dengan

jumlah yang sedikit).

Persepsi umum mengenai lean adalah bahwa lean adalah selalu mengenai

just in time (barang, waktu, jumlah dan tempat yang tepat), namun sebenarnya

lebih dari pada itu, kunci dari lean adalah untuk menghilangkan muda dengan

cara menciptakan flow dengan metode pull yang membutuhkan prilaku just in

time. Jadi poin utama adalah bukan jika tidak menggunakan one piece flow tidak

lean, tapi yang paling penting adalah mengenai mengeliminasi muda yang

dilakukan secara terus menerus dalam spiral continous improvement.

42

3.7 Menciptakan Standarisasi Kerja dan Prosedur

Pembuatan standarisasi proses berdasarkan pada mendefinisikan,

menjelaskan secara visual dan terus menerus menggunakan metode yang dapat

memberikan hasil yang terbaik. Standarisasi tidak diterapkan pada elemen yang

berdiri sendiri dan hanya pada suatu interval waktu tetapi dilakukan secara terus

menerus untuk mengidentifikasi masalah, membangun suatu metode yang

efektif, dan mendefinisikan atau menjelaskan bagaimana caranya untuk

melaksanakan metode tersebut. Jadi apabila seseorang membuat suatu

perkembangan pada pekerjaannya tetapi tidak dijadikan standar maka

perkembangan hanya terjadi bila orang tersebut yang mengerjakannya.

Standarisasi memang sebagai suatu fase/tahapan namun dalam

kenyataannya konsep ini teraplikasi disepanjang perjalanan dan harus

diperhitungkan dalam mengembangkan metode apapun.

3.7.1 Tujuan dari Standarisasi

Perbedaan pemikiran tradisional dan konsep lean mengenai standarisasi.

Tabel 3.5 Perbedaan Pemikiran Tradisional dan Lean Mengenai Standarisasi

Tradisional Lean

Mempertimbangkan usaha individual

dengan biaya per satuan

Mempertimbangkan secara sistem

dengan biaya keseluruhan

Standarisasi sebagai suatu tujuan yang

harus dicapai

Standarisasi merupakan suatu titik

awal dalam usaha perkembangan

berikutnya

43

3.7.2 Strategi untuk Standarisasi Proses dan Prosedur

Tabel 3.6 Strategi dan Tool untuk Standarisasi Kerja dan Prosedur

Strategi Primary Lean Tool Secondary Lean Tool

• Menciptakan metode

kerja yang dapat

berulang yang menjadi

dasar dari kaizen

• Membangun ekspetasi

yang jelas

• Mengembangkan proses

untuk menjamin

konsistensi untuk semua

elemen kerja (pekerja,

metode kerja, material,

dan mesin)

• Dokumen

Standarisasi Kerja

(Chart

Standardized Work,

Production

Capacity Sheet,

Work Combination

Table)

• Kontrol Visual

• Kebijakan dan

Prosedur

• Process Check

Sheet

• Job Instruction

Training

44

3.7.3 Tipe Standarisasi

Instruksi Operator

Metode Kerja secara detaildidefin isikan un tuk

mengembangkan pengetahuandan kemampuan pekerja

Standarisasi Kerja

Spes

ifika

si S

tand

ar

Pros

edur

Sta

ndar

Kualitas - Keamanan - StandarLingkungan

Metode Operasionaldidefinisikan secara

internal

Metode kerja secaraumum yang

didefinisikan melaluipandangan mu da

Metode untukmendukung proses Lean

yang didefinisikansecara internal

Kebutuhan yan gdidefinisikan

oleh eksternal

Gambar 3.5 Hubungan dan Tujuan dari Standar

1. Kualitas, Keamanan dan Standar Lingkungan

Standar ini berasal dari ekspetasi konsumen terhadap kualitas barang yang

akan diberikan kepada mereka

2. Spesifikasi Standar

Informasi teknis akan pengoperasian yang benar atas peralatan dan

spesifikasi proses tertentu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk

bagi konsumen diantaranya adalah:

- Metode Proses

- Parameter operasi peralatan

- Informasi mengenai tindakan perbaikan

45

Spesifikasi Standar tidak dirinci dalam dokumen standarisasi kerja melainkan

terdapat pada dokumen instruksi kerja operator

3. Prosedur Standar

Digunakan untuk mendefinisikan aturan dalam pengoperasian, diantaranya:

- Kanban dan parameter seperti tingkat persediaan

- Rute dari aliran material

- 5S

- Pengkodean warna

Prosedur Standar tidak perlu didokumentasikan tapi harus dilakukan secara

visual karena prosedur ini akan berubah seiring dengan perbaikan dan

pengembangan proses sehingga akan menjadi paper work yang menyusahkan

apabila mencoba untuk mendokumentasikan standar ini. Buatlah suatu sistem

visual untuk menyampaikan standar dan menjaga kepekaan visual.

4. Standarisasi Kerja

Standarisasi kerja merupakan awal dari kaizen namun sebelum mencapai

standarisasi diperlukan suatu tingkat stabilitas tertentu dan tidak ada aturan

khusus kapan standarisasi ini harus dimulai. Tingkat stabilitas yang

dibutuhkan sebelum memulai ke standarisasi kerja:

- Pekerjaan harus dapat berulang, tidak mungkin melakukan standarisasi

apabila masih banyak terdapat aturan “jika…maka”.

- Peralatan harus dapat dihandalkan dan hanya tedapat sedikit downtime.

- Masalah kualitas harus minimal, produk mempunyai tingkat kerusakan

atau kesalahan yang sedikit

46

Beberapa hal mengenai standarisasi kerja:

- Orang tidak akan dapat belajar hanya dengan mengandalkan dokumentasi

karena lingkungan begitu kompleks untuk dapat memasukkan semuanya

kedalam suatu dokumen.

- Dengan standarisasi kerja tidak berarti kita dapat melatih siapa saja untuk

melakukan pekerjaan.

- Gunakan cara visual untuk menyampaikan standarisasi kerja.

- Pekerja dapat melaksanakan pekerjaan dengan cara masing-masing

namun masih mengikuti koridor dan aturan yang telah ditetapkan.

- Dengan adanya standarisasi kerja tidak berarti pekerja akan melakukan

sesuai dengan standar tersebut tanpa adanya penyimpangan sehingga

kontrol visual diperlukan sehingga penyimpangan terlihat.

3.7.4 Standardized Work Chart

Tidak ada aturan khusus dalam membuat dokumen ini namun mengikuti

tahapan berikut:

- Mencatat urutan kerja

- Menggambarkan pergerakan kerja

- Identifikasi muda.

- Menentukan perbaikan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

diinginkan

- Memasukkan pemakaian material

- Mencatat metode perbaikan

47

Standardized Work Chart dapat dijadikan alat untuk mengidentifikasi muda pada

tahap Stabilisasi.

3.7.5 Standarisasi sebagai Tool untuk Menghilangkan Muda

Standarisasi bukan hanya digunakan untuk menjelaskan bagaimana

pekerjaan dilakukan tetapi yang penting adalah menganalisa untuk

mengidentifikasi muda yang perlu untuk dihilangkan. Ketika standar kerja

dikembangkan dan pekerja telah dilatih, audit perlu dilakukan secara regular

untuk memastikan standar telah diikuti dan apabila tidak mengapa bisa demikian.

Pekerja perlu didorong untuk menyampaikan usulan perbaikan yang dapat

memperbaiki proses dan merivisi standarisasi kerja.

Kondisi standar juga perlu untuk dibangun secara visual agar

penyimpangan terhadap standar dapat terlihat. Indikator visual akan menjadi alat

yang berguna apabila digunakan sebagai kontrol visual dimana memperlihatkan

perbedaan antara standar dengan kenyataan di lapangan.

48

Standar

Membuat StandarTerlihat

Mampu untukVerifikasi

Perbedaan dariStandar

PenyimpanganTerlihat

LaporanPenyimpangan

MemperbaikiPenyimpangan

Pengertian danKejelasan

Gambar 3.6 Pentingnya Visual Indikator

3.8 Problem Solving

3.8.1 Definisi Masalah

Pertimbangan yang hati-hati perlu diberikan untuk memberikan

pengertian mengenai karakteristik masalah, dengan menimbang dampak dari

masalah terhadap konsumen, pegawai, dan perusahaan, dan pada akhirnya

memutuskan apakah masalah tersebut pantas untuk mendapatkan waktu dan

perhatian yang berharga.

Ada 4 ukuran performansi utama ketika mengidentifikasikan masalah,

yaitu keamanan, kualitas, produktivitas dan biaya. Kesemuanya ini saling terkait

49

sehingga dampak negatif dari salah satu ukuran akan secara otomatis

memberikan dampak negatif pula pada ukuran yang lain dimana semuanya akan

berujung pada kepuasan konsumen.

Dalam mendefinisikan masalah ada 4 macam informasi yang perlu

diketahui yaitu:

1. Keadaan aktual yang sekarang berlangsung.

2. Tujuan atau keadaan yang diharapkan.

3. Perbedaan antara yang diinginkan dengan kenyataan (gap).

4. Karakteristik masalah dan situasi.

Faktor-faktor untuk mengevaluasi suatu masalah:

1. Kepentingan, seberapa penting masalah tersebut terkait dengan kepuasan

pelanggan, tujuan departemen dan perusahaan.

2. Seberapa darurat masalah tersebut terkait dengan pemenuhan terhadap

pelanggan.

3. Kecenderungan, apakah masalah cenderung untuk semakin parah atau tetap.

3.8.2 Pencarian Akar Permasalahan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menganalisis penyebab

permasalahan:

1. Analisa harus bebas dari persepsi yang telah dibentuk sebelumnya mengenai

penyebab permasalahan (objektif).

2. Selalu mengikuti prinsip genchi genbutsu dalam verifikasi akar masalah,

lebih baik tidak mengandalkan seluruhnya pada data dan informasi dari pihak

50

lain, tetapi menggunakan data dan informasi tersebut sebagai langkah awal

untuk melihat langsung.

3. Terus menganalisa sampai yakin yang mana yang menjadi permasalahan

sesungguhnya. (5 Why)

4. Mengevaluasi penyebab melalui 4M: Manusia, Mesin, Material dan Metode.

5. Mencari akar permasalahan yang paling signifikan.

6. Terdapat langkah-langkah yang jelas dalam mendefinisikan masalah sampai

pada penyelesaiannya.

7. Analisa harus mempunyai dasar dan mempunyai prediksi mengenai efek

perkembangan yang dilakukan sebelum dilakukannya implementasi.

3.8.3 Pertimbangan dalam Mengambil Keputusan

Sama dengan banyaknya akar permasalahan, cara untuk menyelesaikan

masalah juga berbagai macam, sehingga perlu pertimbangan dalam mengambil

solusi yang tepat. Berikut adalah proses tipikal yang biasanya terjadi:

1. Melihat semua kemungkinan solusi.

2. Menyempitkan area pemilihan dengan mempertimbangkan factor-faktor

berikut:

a. Apakah implementasi berada dalam kontrol? (Tidak memerlukan bantuan

luar dalam menyelesaikan masalah).

b. Apakah memungkinkan untuk diimplementasi dengan cepat?

c. Apakah solusi merupakan yang paling simpel?

d. Apakah solusi mempunyai biaya yang rendah?

e. Apakah solusi dapat efektif sebagai tolak ukur?

51

3. Konsensus untuk solusi yang diajukan.

4. Mengecek efektivitas solusi.

5. Memilih solusi terbaik.

3.8.4 PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Plan mendeskripsikan apa, siapa, di mana, dan bagaimana langkah

pemecahan masalah dilakukan. Do adalah tahap dimana solusi diimplementasi

dengan batas akhir resmi adalah ketika masalah (sesuai dengan yang

didefinisikan) terpecahkan, namun dalam pelaksanaan di lapangan pasti akan ada

perkembangan atau perbaikan kecil yang dilakukan yang tidak pernah

direncanakan sebelumnya. Pada tahap Check, dilakukan verifikasi terhadap

solusi yang ingin diimplemetasi, bagaimana efeknya pada masalah yang telah

didefinisikan sebagai dasar perbandingan untuk mengetahui apakah perbaikan

benar tercapai, setelah solusi diimplementasi dilakukan pengecekan kembali atas

hasil yang telah dicapai, apakah berjalan dengan lancar atau menimbulkan

masalah baru, kemudian setelah itu dipirkan kembali masalah apa lagi yang

dapat diperbaiki.

3.8.5 A3 Report

A3 Report pada pokoknya adalah suatu cara penyampaian informasi

mengenai pemecahan masalah yang dilakukan mulai dari definisi masalah

sampai pada langkah masa depan yang perlu dilakukan dan semuanya ditaruh

dalam satu kertas (biasanya dalam ukuran kertas A3).

52

Format A3 Report dapat dilihat pada gambar berikut, namun ukuran dari

masing-masing bagian bersifat fleksibel, dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Judul dan Deskripsi A3 Report

Definisi danDeskripsi Masalah

Analisa Masalah

RencanaImplementasi

Hasil

Langkah MasaDepan

Gambar 3.7 Format A3 Report

Ada beberapa panduan yang perlu diperhatikan dalam membuat A3

report sehingga informasinya lebih mudah dimengerti:

1. Menyajikan data dalam bentuk grafik yang cepat dan mudah dimengerti.

2. Menggunakan format yang konstan untuk informasi yang serupa seperti skala

pada grafik.

3. Menggunakan poin-poin dalam menjelaskan inti utama.

4. Hindarkan untuk mencampurkan banyak permasalahan didalam satu grafik

sehingga data akan menjadi kecil dan sulit untuk dibaca.

5. Ukuran dari tulisan, grafik disesuaikan sehingga mempermudah pembacaan.

53

6. Bagian dalam format A3 Report disesuaikan dengan keperluan untuk

mempermudah pembacaan.

7. Menggunakan arah tanda panah untuk mempermudah pengertian tentang alur

informasi dan hubungan dari setiap bagiannya.

8. Hindari penggunaan bahasa teknis dan penyingkatan.

3.9 Istilah dalam Lean

5 Why adalah suatu metode yang dipakai dalam mencari akar

permasalahan dengan cara mengajukan pertanyaan mengenai mengapa masalah

dapat terjadi sebanyak 5 kali secara bertahap sehingga pada akhirnya penyebab-

penyebab masalah semakin mengecil dan mengecil dan mencapai suatu alasan

mengapa masalah terjadi.

Genchi Genbutsu bila diterjemahkan secara harafiah maka genchi berarti

lokasi sebenarnya, genbutsu adalah material atau produk sesungguhnya, dan

pengertiannya dalam konteks lean adalah pergi ke tempat untuk melihat situasi

yang sebenarnya agar paham, atau yang lebih dikenal dengan Gemba.

5S terdiri dari :

1. Seiri (Ringkas, Memilah)

Memilih barang-barang dan menyimpan hanya yang diperlukan dan

menyingkirkan yang tidak diperlukan.

2. Seiton (Rapi, Menata)

Setiap barang memiliki tempat dan setiap barang ada di tempatnya.

3. Seiso (Resik, Membersihkan)

54

Proses pembersihan sering kali berbentuk pemeriksaan yang mengungkapkan

ketidaknormalan dan kondisi sebelum terjadinya kesalahan yang dapat

berdampak buruk terhadap kualitas atau menyebabkan kerusakan pada mesin.

4. Seiketsu (Rawat, Menciptakan Aturan)

Mengembangkan system dan prosedur untuk mempertahankan dan

mengawasi ketiga S pertama.

5. Shitsuke (Rajin, Mendisiplinkan Diri)

Menjaga agar tempat kerja tetap stabil merupakan proses yang terus menerus

dari peningkatan yang berkesinambungan.

Muda (tidak menambah nilai), aktivitas yang tidak berguna yang

memperpanjang lead time, menimbulkan gerakan tambahan untuk memperoleh

komponen atau peralatan, menciptakan berbagai jenis waktu tunggu.

Muri (memberi beban berlebih), memanfaatkan mesin atau manusia

melebihi kemampuan atau kapasitasnya, membebani orang secara berlebih

menimbulkan masalah dalam keselamatan kerja dan kualitas, memberi beban

berlebih pada peralatan akan menyebabkan kerusakan dan produk cacat.

Mura (ketidakseimbangan), diakibatkan oleh jadwal yang tidak teratur

atau volume yang berfluktuasi karena masalah internal seperti kerusakan mesin

atau kekurangan komponen atau barang cacat.

3.10 Analisa ABC

Klasifikasi ABC diperkenalkan oleh HF Dickie pada tahun 1950-an.

Klasifikasi ABC merupakan aplikasi persediaan yang menggunakan prinsip

Pareto (the critical few and trivial many). Idenya untuk memfokuskan

55

pengendalian persediaan kepada jenis persediaan yang bernilai tinggi (critical)

daripada yang bernilai rendah (trivial). Klasifikasi ABC membagi persediaan

dalam tiga kelas berdasarkan atas nilai persediaan. Dengan mengetahui kelas-

kelas itu, dapat diketahui jenis persediaan tertentu yang harus mendapat

perhatian lebih intensif/serius dibandingkan dengan yang lain.

Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC adalah:

1. Kelas A; Kelas ini mewakili sekitar 70% dari total nilai persediaan, meskipun

jumlahnya hanya sedikit, bias dari 20% dari seluruh item. Persediaan yang

termasuk dalam jenis ini memerlukan perhatian tinggi.

2. Kelas B; Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan, dan

sekitar 30 dari jumlah item. Disini hanya diperlukan pengendalian yang

moderat.

3. Kelas C; Hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri

dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan, dan memerlukan pengendalian

yang sederhana, pemeriksaan hanya dilakukan sekali-sekali.

Nilai persentase diatas tidak mutlak, namun tergantung dari kebijakan

perusahaan. Demikian pula jumlah kelas, terbatas pada tiga kelas, tetapi dapat

dilakukan untuk lebih dari 3 kelas atau kurang.

Dalam pengendalian persediaan dengan klasifikasi ABC perlu untuk

melihat karakteristik fisik dari persediaan itu, apa terdapat persediaan yang cepat

rusak, bau, mudah terbakar dan semacamnya. Untuk item yang seperti itu perlu

ada perhatian tersendiri meskipun mereka masuk dalam kelas C misalnya. Dalam

penerapannya, analisis ABC hanya dilakukan sekali-kali, terutama jika terjadi

perubahan volume produksi atau penambahan item persediaan lain, sehingga

56

relatif tidak menyita waktu manajemen, sebaliknya, banyak manfaatnya dalam

proses pengendalian persediaan.

3.11 Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja

bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta

menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem pada

umumnya memiliki elemen-elemen, seperti input, transformasi (transformation

element), output, kontrol (control mechanism), feedback loop dan tujuan

(objective element). Sistem yang memiliki 3 (tiga) elemen – kontrol, feedback

loop dan tujuan – adalah sistem yang dapat melakukan kontrol terhadap

kegiatannya sendiri dan disebut sebagai closed-loop system. Model dari sistem

ini dideskripsikan pada Gambar 3.8 berikut.

Input Transformation Output

Control Mechanism

Objectives

Gambar 3.8 Model Closed-Loop System

57

Di samping itu, sistem tanpa ketiga elemen tersebut disebut sebagai open-

loop system. Elemen-elemen dalam sistem tersebut dapat dilihat pada Gambar

3.9.

Input Transformation Output

Gambar 3.9 Model Open-Loop System

Berdasarkan hubungan sistem dengan lingkungannya, terdapat 2 jenis

sistem. Sistem terbuka atau open system adalah sistem yang terhubung dengan

lingkungannya oleh karena aliran sumber daya antara sistem dan lingkungannya.

Sedangkan sistem yang tidak terhubung dengan lingkungannya disebut dengan

sistem tertutup atau closed system.

Berdasarkan bentuk sumber daya yang membentuk sistem, sistem terbagi

menjadi 2 jenis, yaitu sistem fisik (conceptual system) dan sistem konsep

(conceptual system). Sistem fisik adalah sistem yang terbentuk dari sumber daya

fisik. Perusahaan adalah salah satu contoh sistem fisik. Sedangkan sistem konsep

adalah sistem yang menggunakan sumber daya konsep untuk menggambarkan

sistem fisik. Sumber daya konsep terdiri dari informasi dan data.

Sistem memerlukan sumber daya untuk menjalankan sistem itu sendiri. 5

(lima) sumber daya utama yang diperlukan oleh sistem adalah manusia (man),

bahan (material), mesin (machines), uang (money) dan informasi (information).

58

Sumber daya seperti manusia, bahan, mesin dan uang digambarkan sebagai

sumber daya fisik (physical resource), karena tersedia secara fisik, dapat

dirasakan dan dapat diukur. Lain halnya dengan sumber daya informasi, karena

itu informasi disebut sebagai sumber daya konsep (conceptual resource).

Gambar 3.10 Komponen-komponen Sistem Informasi (O’Brian,2005,p34)

Informasi adalah data yang telah diproses dan telah mempunyai arti bagi

pihak tertentu, misalnya manajer. Sedangkan data itu sendiri adalah berbagai

fakta dan gambaran dari keadaan atau situasi yang belum mempunyai arti apa-

apa bagi penggunanya.

Proses transformasi dari data menjadi informasi dapat dilakukan dengan

menggunakan information processor yang dapat berupa komputer, bukan

komputer maupun kombinasi dari kedua metode tersebut.

59

Ada tiga peran dasar sistem informasi dalam bisnis, yaitu:

1. Mendukung proses dan operasi bisnis

2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya

3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif

Sistem informasi yang diproses berdasarkan computer (Computer-Based

Imformation System) atau yang lebih sering dikenal dengan singkatan CBIS

mempunyai 5 subsistem atau aplikasi yang menggunakan komputer dalam

information processes. Kelima subsistem tersebut adalah:

1. AIS (Accounting Information System), yaitu sistem yang melakukan

pemrosesan terhadap data-data perusahaan.

2. MIS (Management Information System), yaitu sistem komputer yang

diimplementasikan bagi tujuan utama untuk menghasilkan informasi

manajemen.

3. DSS (Decision Support System), yaitu sistem penghasil informasi yang

bertujuan memberikan dukungan bagi pemecahan masalah serta bagi

pengambilan keputusan oleh manajer.

4. Virtual office, yaitu sistem pengaturan modern bagi pekerjaan di perusahaan

yang dapat dilakukan dengan mudah menggunakan otomatisasi kantor (office

automation) dan aplikasi elektronik lainnya.

5. Knowledge-based system, yaitu sistem yang mencakup ragam sistem dengan

tujuan mengaplikasikan intelejensi buatan (artificial intelligence) untuk

kepentingan pengambilan keputusan.

Output yang dihasilkan oleh CBIS akan menjadi informasi bagi

pengambilan keputusan. Model CBIS ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.

60

AccountingInformation

System

ManagementInformation

System

DecisionInformation

System

The Vir tualOffice

Decisions

Knowledge-based

Systems

ProblemSolution

Information

Problem

Gambar 3.11 Model CBIS

Sistem Informasi Manajemen

Arti informasi manajemen adalah keseluruhan kegiatan pengumpulan

data, penggunaan data secara efektif serta menghapus data pada saat yang tepat.

Sedangkan sistem informasi manajemen dalam konteks sistem atau aplikasi

memiliki arti sistem penghasil informasi yang memberikan dukungan bagi pihak

manajer maupun dari berbagai unit organisasi, baik yang berasal dari tingkat

manajemen maupun area bisnis untuk kepentingan pengambilan keputusan

terhadap pemecahan masalah perusahaan. Gambar 3.12 berikut memperlihatkan

model sistem informasi manajemen.

61

ReportWriting

Software

MathematicalModels

Database

ManagementInformation

System

OrganizationalProblem Solvers

Environment

Environment

Gambar 3.12 Model Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen bagi satu perusahaan mencakup area atau

unit organisasi yang sangat luas. Oleh sebab itu, desain sistem informasi

manajemen sering diimplementasikan secara tersendiri bagi manajer beserta

kepentingannya di dalam area fungsionalnya (functional area) masing-masing.

Marketing information system, manufacturing information system, human

resources information system, marketing information sistem, financial

information system adalah subsistem informasi manajemen yang diaplikasikan

bagi area fungsional di dalam perusahaan. Seluruh subsistem informasi ini

terintegrasi dalam enterprise information system yang menggambarkan seluruh

62

proses komputer dalam perusahaan mulai dari pemrosesan data sampai persiapan

informasi manajemen.

Database dan Database Management System

Data telah diatur ke dalam suatu hierarki yang terdiri atas fields, records,

dan files. Data fields adalah bagian terkecil dari data contohnya nomor pegawai.

Record adalah kumpulan dari data fields yang saling berhubungan, contohnya

record pegawai, dan kumpulan dari record disebut dengan file.

Database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara

logika saling berhubungan, mengkonsolidasikan berbagai catatan yang disimpan

dalam file-file terpisah ke dalam satu gabungan umum elemen data yang

menyediakan data untuk banyak aplikasi. Database Management System adalah

aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur dari database, data itu

sendiri, hubungan antar data dalam database begitu pula dengan laporan yang

tersimpan di dalamnya.

Keuntungan dari Database Management System adalah:

1. Mengurangi data berulang

2. Memperoleh kebebasan data. Perubahan dapat dilakukan pada struktur data

tanpa mengubah program yang mengakses data.

3. Mengintegrasi data dari berbagai file.

4. Mengambil data dan informasi secara cepat.

5. Meningkatkan keamanan

Wide Area Network (WAN) merupakan jaringan telekomunikasi yang

mencakup area geografis yang luas. Jaringan yang mencakup area kota yang luas

63

atau metropolitan (Metropolitan Area Network) dapat juga termasuk dalam

kategori ini.

Local Area Network (LAN) menghubungkan computer dan alat

pemrosesan informasi lainnya pada area fisik terbatas, misalnya kantor, ruang

kelas, gedung, pabrik manufaktur atau tempat kerja lainnya. LAN telah menjadi

sesuatu yang umum bagi banyak organisasi untuk menyediakan jaringan

telekomunikasi yang menghubungkan pemakai akhir dengan kantor, departemen

atau kelompok kerja lainnya.

3.12 Analisa dan Perancangan Berorientasi Obyek (Object Oriented Analysis and

Design)

Object oriented telah menjadi pendekatan yang dominan dalam kegiatan

analisa dan perancangan sistem terkomputerisasi. Analisa berorientasi obyek

(object oriented analysis) dapat diartikan sebagai kegiatan penelitian terhadap

problem domain untuk mendapatkan spesifikasi dari behavior yang dapat diamati

secara eksternal, juga mendapatkan pernyataan yang layak, konsisten dan

lengkap terhadap apa yang dibutuhkan serta mendapatkan karakteristik

fungsional dan operasional terkuantifir. OOAD merupakan kegiatan untuk

mengambil behavior yang dapat diamati secara eksternal dan menambahkan

detail yang dibutuhkan bagi implementasi sistem komputer actual, termasuk di

dalamnya intraksi manusia, manajemen tugas serta detail manajemen data.

Secara singkat, analisis adalah kegiatan melakukan investigasi dari

permasalahan yang ada. Sedangkan perancangan atau desain adalah solusi logis

(logical solution) dari permasalahan yang ada agar sistem dapat memenuhi

64

kebutuhan yang ada. Dengan demikian, OOAD dapat diartikan sebagai kegiatan

untuk mencari problem domain dan solusi logisnya dari perspektif obyek.

Penggunaan metode object oriented ini mempunyai keunggulan

dibandingkan dengan metode lainnya dalam pengembangan sistem. Keunggulan

tersebut adalah:

1. Menyatakan situasi yang nyata dalam konteks yang intuitif dan natural

2. Lebih mudah pada saat melakukan implementasi

3. Hemat dalam hal biaya perawatan sistem

Sistem secara konteks dalam OOAD dideskripsikan terdiri dari 2 (dua)

bagian, yaitu problem domain dan application domain. Sistem secara nyata

mempunyai beberapa komponen di dalamnya. Arsitektur dari komponen sistem

ini merefleksikan konteks dari sistem. Gambaran mengenai sistem konteks dapat

dilihat pada Gambar 3.14 berikut, sedangkan arsitektur sistem ditampilkan pada

Gambar 3.15 .

Gambar 3.13 System Context

65

Gambar 3.14 System Architecture

Aktivitas dalam OOAD terdiri dari beberapa aktivitas yang menjadi

aktivitas utama dan aktivitas tambahan. Aktivitas utama ini terdiri dari beberapa

kegiatan, seperti problem domain analysis, application domain analysis,

architectural design dan component design. Keempat aktivitas ini merupakan

aktivitas analisa dan perancangan pada daur hidup dalam pengembangan sistem.

Aktivitas preliminary analysis pada daur hidup pengembangan sistem dilakukan

melalui system choice sebagai aktivitas tambahan dalam OOAD. Aktivitas ini

dilakukan sebelum aktivitas analisa dan desain dilakukan. Untuk

mendeskripsikan aktivitas OOAD ini, Gambar 3.16 berikut akan menampilkan

berbagai aktivitas tersebut serta hubungannya.

66

Gambar 3.15 Aktivitas-aktivitas dalam OOAD

3.12.1 Pemilihan sistem (system choice)

Awal dari suatu proyek pengembangan sistem informasi adalah

pengumpulan ide yang berbeda-beda mengenai sistem yang diinginkan. Analisa

awal ataupun daftar keputusan yang telah dibuat dapat menjadi awal yang baik.

System choice ini dapat dilakukan dengan terlebih dahulu

mendeskripsikan sistem yang diinginkan. Untuk dapat memformulasikan sistem

yang akan digunakan, perlu dilakukan pengamatan terhadap situasi yang terkait

dengan sistem serta pemahaman orang-orang yang berhubungan dengan situasi

tersebut. Pengamatan dapat dilakukan dengan membuat suatu rich picture, yaitu

sebuah gambaran umum yang menjelaskan pandangan si penggambar mengenai

situasi. Pengamatan terhadap situasi ini pun perlu didukung dengan penciptaan

dan evaluasi ide untuk desain sistem. Dengan demikian, pemilihan sistem akan

menjadi maksimal setelah melakukan diskusi serta evaluasi terhadap alternatif-

alternatif dari sistem yang lain.

67

Gambar 3.16 Aktivitas dalam Memilih Sistem

System definition menggambarkan sifat-sifat dasar dari pengembangan

dan penggunaan system, menjelaskan informasi yang harus tersedia, fungsi-

fungsi yang harus ada, kapan dan dimana sistem digunakan dan dalam kondisi

apa. System definition harus singkat dan jelas dan mencakup prinsip dasar dari

sistem.

Untuk memberikan dukungan bagi definisi sistem tersebut, pengujian

dilakukan dengan menganalisa 6 elemen yang sering disingkat menjadi

FACTOR. Keenam elemen tersebut adalah functionality, application domain,

conditions, technology, objects serta responsiliility. FACTOR dapat juga menjadi

kriteria yang dapat memberikan penilaian kepuasan dari system definition.

3.12.2 Problem Domain Analysis

Tujuan dari problem domain analysis ini adalah untuk mengidentifikasi

dan memodelkan problem domain. Fokus Problem Domain Analysis adalah

informasi apa yang terkait dengan sistem. Aktivitas yang dilakukan dalam

problem domain analysis ini adalah aktivitas pendefinisian class, structure serta

behavior.

68

Gambar 3.17 Aktivitas dalam Problem Domain Modelling

Tabel 3.7 Aktivitas dan Hasil Problem Domain Analysis

Aktivitas Isi Konsep

Classes Objek dan event apa saja

yang merupakan bagian

dari Problem Domain?

Class, Object, Event

Structure Bagaimana class dan event

secara konseptual saling

terkait ?

Generalization,

Aggregation, Association,

Cluster

Bahaviour Sifat dinamis apa saja yang

dipunya oleh object?

Event trace, Behavioral

Pattern, Attribute

Aktivitas class

Aktivitas ini bertujuan untuk mencari elemen dari problem domain, yaitu

objects, classes dan events yang terdapat dalam sistem. Tugas utamanya adalah

abstraksi, klasifikasi dan seleksi, dimana fenomena problem domain diabstraksi

dengan melihatnya sebagai class dan event, kemudian class dan event tersebut

diklasifikasikan dan yang terakhir adalah memilih class dan event mana yang

69

akan di maintain informasinya. Object adalah suatu entitas yang mempunyai

identitas, state dan behavior. Class adalah deskripsi dari kumpulan object yang

mempunyai struktur, behavior pattern (urutan dari event) dan attribute yang

sama, sedangkan event adalah kejadian yang terjadi seketika yang melibatkan

satu atau lebih object.

Aktivitas structure

Aktivitas structure bertujuan untuk membuat model dengan didasarkan

pada hubungan struktural antara class dan object yang dipilih., struktur antara

object dan class dapat ditentukan dan hubungan struktur tersebut digambarkan

dalam class diagram. Class diagram adalah diagram dari problem domain secara

umum yang menggambarkan seluruh hubungan struktural antara class dan object

yang terdapat di dalam model sistem yang telah ditetapkan.

Untuk menggambarkan hubungan antar object, terdapat 2 jenis hubungan

struktural yang dapat digunakan, yaitu aggregation dan association. Struktur

object ini mengekspesikan hubungan yang dinamis dan konkrit antara object

yang ada. Hubungan ini dapat berubah secara dinamis tanpa membuat perubahan

pada class description. Aggregation adalah hubungan definitif dan fundamental

object-superior yang terdiri dari beberapa inferior-object. Association adalah

hubungan atau relasi yang menyerupai hubungan aggregation, namun

hubungannya tidak tetap. Contoh dari kedua hubungan object ini ditampilkan

pada Gambar 3.18 dan Gambar 3.19.

70

Gambar 3.18 Contoh Hubungan Aggregation

Gambar 3.19 Contoh Hubungan Association

Hubungan antar class dapat digambarkan dalam 2 jenis hubungan, yaitu

generalization dan cluster. Struktur class ini mengekspresikan hubungan

konseptual yang statis antar class yang tidak akan berubah-ubah. Generalization

adalah suatu hubungan antara 2 subclass atau lebih dengan satu atau lebih super

class. Super class atau general class ini merupakan deskripsi properties umum

dari subclass atau specialized class. Cluster adalah sebuah kumpulan dari class

yang saling berhubungan. Contoh dari generalization dan cluster dapat dilihat

pada Gambar 3.20 dan Gambar 3.21 berikut ini.

71

Gambar 3.20 Contoh Hubungan Generalization

Gambar 3.21 Contoh Hubungan Cluster

Aktivitas behavior

Aktivitas ini adalah aktivitas yang bertujuan mendefinisikan interaksi

atau dynamic properties antara object dan class serta behavior dari object dan

class tersebut. Behavior perlu dibuat bagi semua class dan ditampilkan dalam

bentuk statechart diagram yang merupakan bentuk yang paling umum

digunakan, regular expression atau state table. Contoh dari statechart diagram

ditampilkan pada Gambar 3.22 di bawah ini.

72

Gambar 3.22 Contoh Statechart Diagram

3.12.3 Application Domain Analysis

Application domain analysis bertujuan untuk mendefinisikan fungsi dan

interface dari sistem. Aktivitas yang akan dilakukan pada tahap analisa ini

mencakup definsi dari usage, functions dan interfaces. Fokus dari Application

domain analysis adalah mengetahui bagaimana sistem digunakan, dengan tujuan

agar didapatkan kebutuhan bagi fungsi dan interface sistem.

Gambar 3.23 Aktivitas Application Domain Analysis

73

Tabel 3.8 Aktivitas dan Hasil Application Domain Analysis

Aktivitas Isi Konsep

Usage Bagaimana sistem

berinteraksi dengan

pengguna dan sistem?

Use case dan actor

Functions Kapabilitas apa saja yang

dimiliki sistem dalam

mengolah informasi?

Function

Interfaces Apa saja kebutuhan

interface dari sistem?

User Inteface dan system

interface

Usage

Dalam aktivitas analisa mengenai usage ini, hasill yang ingin didapatkan

adalah jawaban dari pertanyaan bagaimana sistem berinteraksi dengan orang dan

sistem lain. Hasil dari usage adalah use case. Use case adalah suatu gambaran

umum dari kebutuhan sistem dari sudut pandang pengguna (user) dan

menyediakan suatu dasar untuk menentukan dan melakukan evaluasi basic

function dan kebutuhan interface secara lebih mendalam. Secara singkat, use

case memberikan gambaran pola interaksi antara sistem dan actor. Actor adalah

abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan target sistem.

Penggambaran hubungan antara actor dan use case dapat ditampilkan dalam use

case diagram. Contoh dari use case diagram diperlihatkan pada Gambar 3.24

berikut ini.

74

Gambar 3.24 Contoh Use Case Diagram

Functions

Aktivitas functions bertujuan untuk mendefinisikan properties dari

pemrosesan informasi dari sistem (system information processing capabilities)

untuk membantu actor. Hasil akhir dari aktivitas ini adalah daftar lengkap dari

fungsi-fungsi dengan spesifikasi dari fungsi-fungsi yang kompleks.

Aktivitas interfaces mempunyai tujuan untuk mengidentifikasikan

kebutuhan akan interface dari sistem. Interface adalah suatu fasilitas yang

membuat model dan function dapat berinteraksi dengan actor. Interface terdiri

dari user interface dan system interface. Hasil dari aktivitas ini adalah

perancangan screen atau form, navigation diagram dan deskripsi lainnya.

3.12.4 Architecture Design

Aktivitas-aktivitas yang dilakukan adalah mendefinisikan criteria,

components dan processes.

75

Gambar 3.25 Aktivitas Architetural Design

Tabel 3.9 Aktivitas dan Hasil Architectural Design

Aktivitas Isi Konsep

Criteria Apa saja kondisi dan criteria

bagi sistem

Criterion

Components Bagaimana sistem distruktur

menjadi komponen?

Component

Architecture dan

Component

Process Bagaimana proses sistem

didistribusikan dan

dikoordinasikan

Process Architecture

dan Process

Yang dimaksud dengan criteria adalah property yang diinginkan dari

suatu arsitektur. Pada aktivitas ini, hasil yang diinginkan adalah criteria dan

kondisi yang tepat bagi suatu desain.

Kriteria umum bagi suatu desain meliputi usable, secure, efficient,

correct, reliable, maintainable, testable, flezible, comprehensible, reusable,

portable dan interoperable. Namun, kriteria utama bagi desain yang baik

76

mencakup 3 kriteria, yaitu usable, flexible dan comprehensible. Selain itu pula,

desain yang baik tidak mempunyai kelemahan utama dan memiliki beberapa

kriteria yang seimbang.

Komponen atau components adalah suatu kumpulan bagian-bagian

program yang mempunyai tugas yang telah ditentukan. Arsitektur komponen

dapat dirancang berdasarkan beberapa pola, yaitu layered architecture, generic

architecture atau client-server architecture.

Tabel 3.10 Bentuk Distribusi dalam Arsitektur Client Server

Client Server Arsitektur

U U+F+M Distributed Presentation

U F+M Local Presentation

U+F F+M Distributed Functionality

U+F M Centralized Data

U+F+M M Distributed Data

Komponen dari sistem terdiri dari 3 bagian, yaitu model, function dan

user interface component. Komponen model mempunyai tugas untuk

menampung objects yang merupakan bentuk dari problem domain. Komponen

function bertugas menyediakan functionality dari model. Komponen user

interface bertanggung jawab atas interaksi di antara actor dan functionality.

Processes

Process atau proses adalah sekumpulan operasi yang dieksekusi dalam

urutan yang terbatas dan terhubung. Jika terdapat proses yang banyak dengan

sumber daya yang digunakan bersama, maka perlu koordinasi antara sumber

daya tersebut, seperti processors, program components atau external devices.

77

Deployment diagram adalah diagram yang menggambarkan processors,

assigned components dan active objects. Contoh deployment diagram

diperlihatkan pada Gambar 3.26.

Gambar 3.26 Contoh Deployment Diagram

3.12.5 Component Design

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk menentukan kebutuhan bagi

implementasi dalam suatu kerangka arsitektur. Hasil yang diinginkan dari

component design adalah deskripsi dari komponen sistem. Aktivitas yang

dilakukan dalam perancangan komponen ini adalah desain model component,

function component dan connecting component.

Model component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan

model dari problem domain. Tujuan dari aktivitas model component adalah

mengirimkan data saat ini dan data historic ke function, interface dan kepada

user atau sistem lain.

78

Fokus utama dari perancangan model component adalah struktur. Dengan

demikian, hasil yang diharapkan dari aktivitas ini berhubungan dengan struktur

pula, yaitu revised class diagram dari hasil aktivitas analisa. Revisi dari class

diagram mencakup penambahan class baru, attributes dan structures untuk

menggambarkan events.

3.13 Pengenalan Visual Basic

Ide pembuatan Visual Basic dimulai dari ide untuk membuat simple

scripting language untuk GUI Windows. Visual Basic dapat dikategorikan

sebagai RAD tool (Rapid Application Development) yang memungkinkan

pembangunan dan perancangan software secara cepat dan dapat berhubungan

dengan database.

Visual Basic selama ini telah mengalami perkembangan sampai

terciptanya versi akhir yang dikeluarkan, yaitu Visual Basic 6. Mulai dari versi 5,

Visual Basic telah memiliki kemampuan untuk membuat ActuveX Control

beserta komponennya, yaitu ActiveX DLL dan ActiveX EXE yang memberikan

kemampuan lain bagi Visual Basic dalam teknik pemrograman yang baru dengan

konsep OOP. Versi 6 dari Visual Basic merupakan pengembangan Visual Basic

5 dengan menambahkan kemampuan internet programming, peningkatan

keamanan saat menjalankan thread, COM-based application.