17

BAB 3

DESKRIPSI UMUM FLEET MANAGEMENT SYSTEM

3.1 Latar Belakang IT Directorate

3.1.1 Profil IT Directorate

Salah satu kekuatan Universitas Binus dalam menciptakan dan

mengoperasikan kegiatan – kegiatan akademik serta servis untuk pemegang

saham grup Bina Nusantara adalah implementasi IT pada setiap aspek akademik

dan proses pendukung akademik.

3.1.2 Sejarah IT Directorate

Pada Agustus 2005, yayasan Bina Nusantara memutuskan untuk

meningkatkan status teknologi informasinya dari departmental menjadi

directorate yang langsung melaporkan kepada yayasan Bina Nusantara. IT

Directorate bertanggungjawab tidak hanya untuk mendukung Universitas Binus

tapi juga semua unit bisnis dalam grup Binus.

3.1.3 Susunan Organisasi IT Directorate

Sekarang ini IT Directorate dipimpin oleh seorang General Manager

dibidang IT yaitu Eddy Santosa Jaya, S.Kom., MM. IT Directorate terbagi atas 4

fungsi utama :

A. IS University Development

B. IS School Development

C. Technology Development

D. IT Operation

E. External Project Team

18

3.2 Latar Belakang External Project Team

3.2.1 Profil External Project Team

External Project Team atau dikenal juga dengan singkatan ExPert adalah

tim yang dibentuk untuk mengerjakan proyek – proyek IT Directorate yang

didapatkan dari luar lingkungan Bina Nusantara yang berisikan gabungan dari

staff IT Directorate, mahasiswa internship danAssociate Member yaitu

mahasiswa dan mahasiswi Binus yang menjadi bagian dari IT Directorate.

3.2.2 Struktur OrganisasiExternalProjectTeam

Gambar 3.1 Struktur Organisasi External Project Team

3.3 Latar Belakang PT. PatriaMaritimLines

3.3.1 Profil PT. PatriaMaritimLines

PT. PatriaMaritimLinesadalah perusahaan yang bergerak di bidang

pengangkutan batu bara melalui perairan atau coal barging dan perpindahan

Project Coordinator Arif Maulana Nurbani

Assistant System Analyst & Programmer

Irfan Haryanto

System Analyst Liem William Salim

Programmer & Quality Control

Albertus Raditya

Assistant System Analyst & Programmer

Gito Lukman

Programmer Ahmad Maulana

Irfanuddin

Programmer Gunadi

Programmer Fransisca Adelia

Programmer Jacky

19

kapal atau transhipment untuk mengantisipasi kebutuhan energi alternatif di

lingkup domestik maupun internasional.

3.3.2 Sejarah PT. PatriaMaritimLines

PT. United Tractors Tbk melalui anak usahanya, PT. United Tractors

Pandu Engineering mulai mengoperasikan PT. Patria Maritime Lines sejak Senin

27 Juli 2009.PT. PatriaMaritimLinespada tahap awal operasinya mengelola

delapan set tug boat dan barge.

Beberapa bulan kemudian, perusahaan itu membeli satu set tug

boat (Patria 1) dan barge (Auriga) berukuran 300 kaki dengan kapasitas angkut

8.000 ton batu bara.

Jumlah kapal itu meningkat menjadi 16 set pada 2010 dan 19 set pada

2011. Potensi total muatan diperkirakan mencapai 7 juta ton batu bara.

3.3.3 Susunan OrganisasiPT. PatriaMaritimLines

PT. PatriaMaritimLinesmemiliki susunan organisasi yang terdiri dari :

A. Direktur

B. GeneralManager

C. Manajer marketing

D. Manajer crewing / supervisor

E. Manajer production

F. Manajer maintenance

G. Manajer operation

H. Manajer finance

I. Manajer procurement

20

3.3.4 Struktur OrganisasiPT. PatriaMaritimLines

Gambar di bawah ini merupakan bagan struktur organisasi yang ada pada

PT. PatriaMaritimLines.

Gambar3.2Struktur Organisasi PT. PatriaMaritimLines

3.4 Ruang Lingkup

Dalam tahap perancangan sampai implementasi aplikasi ini dibuat dengan akses

general pada tiap departemennya sehingga belum dibagi atas hak akses tertentu

dikarenakan perancangan untuk hak akses merupakan modul tersendiri yang bukan

cakupan dari skripsi ini. Batasan pembuatan aplikasi yang tercakup dalam skripsi ini

terdiri dari :

a. Sistem pelayaran

• Pembuatan Quotation

• Pembuatan ShippingOrder untuk penjadwalan kapal

• Pembuatan VoyageOrder

• Pengumpulan dokumen wajib untuk berlayar

Direktur Hilman Risan

Manajer Operation

Rendy dan

Avison

Manajer Crewing

Oliv & Asep

Manajer Marketing

Denny &

Surya

Manajer Procurement

Joko

Manajer Production

Ratna

Manajer Maintenance

Wahyu &

Dika

Manajer Finance

Jessie

21

• Pencatatan laporan pelayaran seperti Timesheet, Worksheet dan ActivityReport

• Verifikasi dokumen setelah pelayaran

b. Sistem notifikasi

• Pembuatan sistem notifikasi secara general untuk setiap departemen di PT. Patria

Maritim Lines

c. Sistem pemeliharaan kapal

• Pembuatan VisitPlan untuk penjadwalan rutin inspeksi kapal secara berkala

• Pembuatan SchedularPlan untuk penjadwalan rutin inspeksi setiap peralatan dan

suku cadang yang ada di kapal secara berkala

• Pembuatan Template yang menjadi pilihan kategori dalam melakukan inspeksi

kapal (Vessel Inspection)

• Melakukan penilaian untuk kapal dengan menggunakan template yang dibuat

dari Vessel Inspection (Visit Inspection)

d. Sistem penerimaan gudang

• Pembuatan GoodsIssue untuk laporan pengeluaran barang di gudang

3.5 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Dari survei dan wawancara dapat disimpulkan prosedur sistem yang sedang

berjalan padaPT. PatriaMaritimLinessebagai berikut.

3.5.1 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan

a. Ordermanagement

Proses ini dimulai dari pelanggan yang ingin melakukan penggunaan

jasa PT. PatriaMaritimLinesmelakukan requestorder yang diterima oleh

22

DepartemenMarketing. Kemudian DepartemenMarketing melakukan

pencatatan requestorder yang telah diterima lalu mempersiapkan beberapa

rekomendasi kapal disertai estimasi ukuran dan biaya per metric tonnya

kepada pelanggan. Pelanggan akan menentukan apakah rekomendasi yang

diberikan layak atau tidak, apabila disetujui maka Departemen

Marketingakan mulai melakukan pengecekan ketersediaan kapal kepada

DepartemenProduction sesuai dengan requestorder dari pelanggan.

DepartemenProduction akan memberikan tanggapan mengenai request

order tersebut kepada Departemen Marketingdengan memberitahukan

ketersediaan kapalatau memberikan rekomendasi kapal lain apabila kapal

yang diinginkan sedang digunakan. Apabila tersedia, DepartemenMarketing

akan menghubungi pelanggan dan memberitahukan status requestorder.

Pelanggan akan melihat status dan rekomendasi yang diberikan oleh

Departemen Marketing, apabila pelanggan setuju maka pelanggan akan

memberikan shippinginstruction kepada DepartemenMarketing agar Voyage

Order dapat dibuat namun apabila pelanggan tidak setuju, makaVoyageOrder

akan dibatalkan dan akan mengulang siklus request order.

Setelah menerima shipping instruction dari pelanggan, Departemen

Marketing dapat membuat Voyage Order. Voyage Order kemudian akan

diberikan kepada Departemen Production. Dari sini Departemen Production

akan menjalankan proses Schedule Management.

Setelah proses Schedule Management selesai dan pelayaran sudah

berakhir, maka DepartemenProduction berhak mengeluarkan invoice untuk

diberikan kepada pelanggan dan Departemen Finance.

23

Kemudian Departemen Finance akan menagih jumlah yang harus

dibayarkan oleh pelanggan berdasarkan Invoice yang telah dibuat. Proses ini

selesai ketika pelanggan melakukan konfirmasi pembayaran kepada

Departemen Finance. Diagram aliran proses ini dapat dilihat pada Gambar

3.3.

Gambar 3.3Order Management

b. ScheduleManagement

Pada proses ini DepartemenProduction mulai membuat jadwal

keberangkatan kapal dan pengangkutan barang dari titik pengangkutan

sampai ke titik pembongkaran batu bara.Penjadwalan ini akan terus

dilakukan sampai menemukan tanggal yang tepat untuk melakukan

pelayaran. Setelah jadwal sudah ditentukan maka Departemen

24

Productionakan mengeluarkan surat jalan agar kru kapal dapat mulai

melakukan pelayaran.Setelah itu tug boat dan barge yang sudah dijadwalkan

akan dipasangkan dan mulai berlayar menuju titik pengangkutan atau

pembongkaran. Titik pengangkutan dan pembongkaran bisa merupakan

sebuah Jetty atau sebuah MotherVessel. Setelah pelayaran selesai maka akan

dicek dokumen kelengkapan kapal seperti DraughtSurvey, BillofLading,

ShippingInstruction dan Timesheet. Proses ini dapat terlihat pada Gambar 3.4

di bawah ini.

Gambar 3.4 Schedule Management

c. CrewManagement

Departemen Operation akan memantau periode kerja dan lisensi-lisensi

dari kru kapal. Apabila ada kru yang masa periode atau lisensinya yang akan

habis, maka Departemen Operation akan memberitahukanSupervisor /

25

Manajer Crewing. Kemudian supervisor/ Manajer Crewing akan

memberitahu kru untuk memperpanjang masa kerja ataupun lisensi tersebut.

Lalu kru diharuskan untuk memperbaharui lisensi dengan melapor kepada

Departemen Operation.

Gambar 3.5Crew Management

d. Maintenance Management

DepartemenOperation akan mengecek tanggal batas pemakaian peralatan

kapal. Apabila sudah melewati batas maka Departemen Operation akan

memberitahukan supervisor / ManajerCrewing. Kemudian supervisor /

Manajer Crewing akan menyampaikannya kepada Departemen

Maintenance.Departemen Maintenance akan menentukan jadwal

Maintenance yang harus dilakukan kemudian memberitahukan Departemen

26

Operation mengenai informasi perawatan atau perbaikan yang perlu

dilakukan. Proses ini dapat terlihat padaGambar 3.6di bawah ini.

Gambar 3.6Maintenance Management

e. Renting Management

Apabila pada saat proses order management, kapal alternatif tidak dapat

ditemukan, DepartemenProduction dapat melakukan membuat formulir

penyewaan kapal untuk kemudian diberikan kepada Departemen Procurement.

Kemudian Departemen Procurement akan membuat RequestforQuotation dan

mengirimnya ke vendor. Vendor akan menerima dan mengirimkan Quotation

sebagai tanggapan, lalu Departemen Procurement mempelajari Quotation dan

dapat memilih untuk menyetujui atau menolak Quotation tersebut. Apabila

disetujui maka Departemen Procurement akan membuat formulir persetujuan

penyewaan kapal dan diberikan ke vendor. Apabila vendor menyetujui, maka

kedua belah pihak akan menandatangani formulir persetujuan tersebut.

27

3.5.2 Diagram Alir

Gambar 3.7 Diagram alir proses manajemen PT. Patria Maritim Lines

28

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan analisis sistem dan pengumpulan kebutuhan yang sudah dilakukan

maka ditemukan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. PatriaMaritimLines.Secara

umum terdapat masalah yaitu sistem yang digunakan PT. PatriaMaritimLinesuntuk

menjalankan proses bisnisnya masih manual sehingga membutuhkan suatu sistem

terkomputerisasi untuk memudahkan proses kerja.

Secara spesifik masalah yang dihadapi oleh PT. PatriaMaritimLinesadalah :

a. Order management yang kurang efisien

Sering ditemukan masalah dalam pemesanan kapal karena sistem yang

masih mengakibatkan komunikasi antara pelanggan, DepartemenMarketing,

dan DepartemenProduction menjadi tidak lancar dan lambat. Sehingga hal

tersebut akan mengurangi transaksi-transaksi yang seharusnya bisa

dilakukan oleh PT. PatriaMaritimLines. Misalnya dalam hal pemberitahuan

mengenai status pesanan kapal dari Departemen Marketing ke pelanggan.

DepartemenMarketing harus memberi informasi mengenai kapal-kapal yang

tersedia kepada pelanggan secara manual melalui telepon. Proses manual ini

akan memakan banyak waktu bagi pelanggan untuk mempertimbangkan

kapal yang ingin digunakan dan DepartemenMarketing harus

memberitahukan mengenai detil kapal satu persatu kepada pelanggan dan

tentu saja hal itu juga akan memberi beban ingatan yang besar baik bagi

pelanggan maupun DepartemenMarketing. Hal ini juga dapat menyebabkan

human error di mana salah satu contohnya adalah penyampaian informasi

yang terlewatkan oleh DepartemenMarketing.

29

b. Pengawasan lisensi kru membutuhkan tenaga dan waktu yang kurang efektif

dan efisien

Mengingat PT. PatriaMaritimLinesmerupakan perusahaan yang besar, dapat

dipastikan jumlah kru yang bekerja memiliki jumlah yang cukup banyak, hal

ini membuat Departemen Crewingmengalami kesulitan dalam hal

pengecekan data dan lisensi tiap kru yang bekerja. Departemen

Crewingperlu untuk mengecek lisensi-lisensi kru setiap periode waktu

tertentu dengan jumlah kru PT. PatriaMaritimLinesyang berjumlah

300orang, maka untuk melakukan pengecekan saja diperlukan tenaga dan

waktu yang besar belum lagi ditambah dengan kemungkinan kesalahan yang

disebabkan oleh humanerror.

a. Pencatatan anggaran yang kurang akurat

Dengan sistem yang masih manual, sulit bagi departemen Finance untuk

menentukan estimasi biaya sampai beberapa tahun ke depan karena banyak

departemen yang ikut terlibat.

d. Kesulitan dalam hal pengontrolan dan penjadwalan maintenance

Untuk menjaga performa yang baik dari setiap kapal yang disewakan oleh

PT. PatriaMaritimLinesmaka Departemen Maintenance perlu melakukan

pengontrolan mesin-mesin maupun peralatan kapal. Karena sistem

maintenance yang masih manual, jadwal maintenance tiap kapal sering

tertunda. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti lupa akan jadwal

maintenance, kapal masih dalam pelayaran untuk memenuhi pesanan kapal

yang dibutuhkan pelanggan, ataupun jadwal maintenance yang

30

tertimpakarena kurangnya kesadaran dari DepartemenProduction bahwa

pada tanggal tersebut kapal akan dilakukan maintenance.

e. Permasalahan dalam penelusuran histori baik itu histori transaksi, histori

mutasi kru, hingga histori maintenance kapal

Pada sistem PT. PatriaMaritimLinesyang belum terkomputerisasi dan sangat

mengandalkan kertas, diperlukan pencarian manual secara menyeluruh

apabila departemen yang bersangkutan membutuhkan berkas – berkas lama.

Sehingga dibutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk melakukan pencarian

histori yang ada.

3.7 Solusi Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka disusunlah flow untuk

menggambarkan solusi yang akan dibuat. Beberapa solusi yang diusulkan adalah :

a. Marketing dan Operational

Dengan membangun sebuah sistem modul yang saling terintegerasi dengan

aliran – aliran dokumen yang dimulai dari Quotation, ShippingOrder sampai

ke VoyageOrder dan Invoice . List untuk shippingorder yang dapat dilihat

oleh kedua department untuk mengurangi penukaran yang terlewat.

Untuk DepartemenMarketing terdapat sistem informasi yang dapat

menampilkan, membuat shipping order. Dan untuk Departemen Operation

bisa melihat list shipping order yang sudah disetujui dan bisa langsung

membuat voyage order, serta dapat melihat jadwal kapal secara menyeluruh

dari jadwal penyewaan kapal dan maintenance kapal dalam bentuk kalender.

b. Maintenance

31

Dengan membangun sebuah sistem modul yang berfungsi untuk melakukan

penjadwalan maintenance kapal, peralatan dan suku cadang kapal dimana

modul tersebut terintegrasi dengan bagian penjadwalan operational. Dapat

membuat laporan temuan kapal, inspeksi kapal dan templateuntuk penilaian

inspeksi kapal.

c. Procurement

Dengan membangun sebuah sistem modul Goods Issue

untukmencatathistoripengeluaran barang yang mampu mengurangi jumlah

inventory secara otomatis

d. General

Dengan membuat sistem aplikasi notifikasi untuk setiap halaman awal per

departemen, sehingga pengguna bisa mengetahui tentang data baru yang

masuk.

Terdapat perubahan pada beberapa titik flow sistem pada proses penyewaan

kapal yang membuat sebuah flow berjalan lebih efesien dan mengurangi redudansi kerja,

serta pada flow maintenance kapal.

32

Gambar 3.8Flow Order Management PT. Patria Maritim Lines

33

Pada Gambar 3.8menggambarkan flow terbaru untuk order management PT.

Patria Maritim Lines, terjadi beberapa perubahan dari flow sebelumnya agar membuat

order management lebih efisien . Flow ini terbagi atas 3 fase. FaseQuotation dimulai

dari pelanggan melakukan requestorder kepada pihak marketing, lalu pihak marketing

akan membuat quotation untuk pelanggan [1]. Setelah itu pelanggan akan menerima

laporan quotation dari pihak marketing dan melakukan penyetujuan [2], jika ditolak

maka akan mengulang kerequestorder, jika diterima maka pelanggan akan membuat

shippingintruction [3] dan memasuki fase create shipping order. Shipping intruction

tersebut diberikan kepada pihak marketing, lalu pihak marketing akan membuat shipping

order yang berisikan jadwal kapal yang ingin dipesan oleh pelanggan[5], dan akan

mengirimkan laporan tersebut kepada pihak operational untuk persetujuan penyewaan

kapal[6]. Jika tidak penyewaan kapal tidak disetujui, pihak operational bisa meminta

bagian procurement untuk membeli atau menyewa kapal dengan membuat purchase

request, dan untuk persetujuan penyewaan atau pembelian kapal akan berlangsung di

pihak procurement[7]. Jika disetujui maka pihak operational akan langsung membuat

voyage order dan membuat jadwal pelayaran untuk kapal yang dipesan[8]. Untuk bisa

berlayar, kapal harus terlebih dahulu mengumpulkan dokumen keberangkatan[9].

Setelah itu, kapal akan memulai proses penggangkutan dan berlayar, dan pihak

operational akan mengganti status kapal menjadi berlayar[10]. Setelah selesai, maka

kapten kapal harus membuat laporan selama kapal berlayar[11], dan akan diperiksa oleh

pihak marketing jika ditolak maka kapten kapal harus mengisi ulang laporan dan

mengumpulkan semua dokumen[12]. Jika satu pelayaran selesai maka pihak marketing

akan membuat invoice untuk pelanggan[13].

34

Gambar 3.9Flow Maintenance PT. Patria Maritim Lines

PadaGambar 3.9 menggambarkan flow untuk maintenance yang terbagi atas 2

jenis, yaitu schedule plan yang merupakan maintenance untuk peralatan dan suku

cadang kapal[1], sedangkan visit plan untuk kunjungan rutin ke sebuah kapal[2], yang

akan dilanjutkan untuk inspeksi kapal dan pembuatan laporan[3]. Setiap jadwal

maintenance akan langsung masuk ke kalendar pada pihak operation. Dan finding

report, untuk pembuatan laporan hasil temuan untuk kerusakan kapal.