BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1 Riwayat Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00520-si bab...

34

BAB 3

DATA DAN ANALISIS

3.1 Riwayat Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Adi Sarana Armada , atau yang dikenal dengan nama Adira Rent,

adalah perusahaan yang bergerak di bidang penyedia jasa transportasi dan telah

beroperasi sejak tahun 2003. Saat ini Adira Rent tengah mengalami pertumbuhan

bisnis yang pesat dengan mengelola lebih dari 5000 unit kendaraan dan memiliki

jaringan cabang dan service point yang tersebar di seluruh Indonesia.

Dengan dilandasi filosofi bisnis: Growing fast for Commitment,

pengembangan Sistem Informasi yang handal serta merupakan bagian dari

TRIPUTRA GROUP yang menjunjung tinggi falsafah Good Coorporate

Governance, Adira Rent akan selalu meningkatkan kemampuannya dalam

memberikan pelayanan yang profesional. Selain ketersediaan armada yang

berkualitas, Adira Rent selalu mengutamakan kepuasan pelanggan dalam tiap

layanannya.

Oleh sebab itu sudah menjadi komitmen perusahaan untuk memahami

kondisi dan kebutuhan transportasi setiap pelanggan, baik sebagai perusahaan

maupun pribadi, sehingga dapat memberikan solusi pengelolaan yang tepat dan

efesien bagi siapa saja yang menjadi pengguna jasa Adira Rent.

35

3.1.2 Visi dan Misi

Visi : Menjadi pengatur yang baik dan menjadi tiga besar dalam penyedia solusi

perusahaan transportasi pada 2012

Misi : Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyediakan pelayanan yang

memuaskan dimana mengikuti standar tertinggi dari kepuasan pelanggan

dan karyawan, serta menciptakan nilai yang baik pada pemegang saham

3.1.3 Alamat Perusahaan

PT.Adi Sarana Armada

Gedung.Graha Kirana Lt.6, Jl.Yos Sudarso No.88 Jakarta 14350

Indonesia

Telephone : (+62-21) 6530 8811

Fax : (+62-21) 6530 8822

http://www.adirarent.com

http://www.adirarent.com

36

3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Adi Sarana Armada

OperationalDivision

FinanceDivision

SupportingDivision

CabangPerusahaan

MarketingKomunikasiHRD Acounting Finance General Af fair Af ter Sales Information

TechnologyMarketing QualityManagement

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Adi Sarana Armada

37

3.1.5 Tugas dan Wewenang

Berikut adalah tugas dan wewenang dari setiap elemen-elemen dalam

struktur organisasi PT. Adi Sarana Armada:

Operational Division, divisi ini membawahi :

• Cabang Perusahaan, merupakan cabang dari perusahaan yang

tersebar pada daerah – daerah tertentu khususnya kota besar yang ada di

Indonesia.

• Marketing, Merupakan departemen yang bertugas melayani

penyewaan, dan mengadakan promosi untuk memperkenalkan

perusahaan kepada masyarakat, sehingga dapat meningkatkan pendapatan

perusahaan.

Finance Division, divisi ini membawahi :

• HRD, merupakan departemen yang menangani masalah yang

berhubungan dengan karyawan mulai dari perekrutan, penggajian,

penghitungan uang lembur dan pensiun hingga mendata seluruh aktivitas

rotasi dan mutasi di dalam perusahaan tersebut.

• General Affair, merupakan departemen yang bertugas mengurus

kepentingan-kepentingan umum yang berhubungan dengan operasional

perusahaan. Seperti maintenance fasilitas perusahaan. Departemen

General Affair juga mengatur segala aktivitas karyawan seperti office boy,

38

security dan driver. Dan mengalokasikan beberapa fasilitas yang akan

digunakan seperti alat-alat kebersihan, keamanan.

• Finance, bertugas untuk mengelola arus masuk dan keluar,

pembayaran, tagihan dan menerima pembayaran piutang dari customer.

• Accounting, merupakan bagian yang bertugas memonitor,

menganalisa, dan membuat laporan/pembukuan kinerja keuangan baik

laporan laba rugi perusahaan, laporan penerimaan kas, laporan

pembayaran hingga melakukan perhitungan terhadap cash flow yang

terjadi dalam perusahaan.

Supporting division, divisi ini membawahi :

• IT, merupakan departemen yang bertugas mengelola Teknologi

Informasi Perusahaan. Mulai dari mengelola data, software, hardware

hingga menyediakan sistem aplikasi yang akan digunakan perusahaan.

• After Sales, bertugas melakukan pengawasan terhadap kegiatan

bengkel dan spare part di semua cabang melalui kordinasi kepala pool di

masing-masing cabang, melakukan kebijakan yang dianggap perlu untuk

memperlancar kegiatan pool di tiap cabang. Selain itu, After Sales

bertanggung jawab atas pelaksanaan kerja sama dengan asuransi, instasi

dalam hal pengadaan spare part dan pelayanan service kendaraan.

• Marketing Communication : bertugas untuk memadukan

aktivitas pemasaran dengan mengadakan kegiatan khusus sekaligus

39

bertanggung jawab membangun citra baik perusahaan. Bagian ini

bertanggung jawab penuh dalam membentuk atau menciptakan brand

image agar dapat mencapai sasaran bisnis dengan baik.

• Quality Management, bertanggung jawab untuk melakukan

pengontrolan dan pengelolaan terkait kualitas produk atau jasa yang

diberikan perusahaan kepada customer terkait dengan kepuasan customer

atas produk atau jasa yang diberikan perusahaan sesuai dengan ISO 9001-

2000.

40

3.1.6 Proses Bisnis

3.1.6.1 Proses Bisnis penyewaan Mobil dari PT.Adi Sarana Armada

Gambar 3.2 Proses Bisnis Penyewaan Mobil PT.Adi Sarana Armada

41

Penjelasan Proses Bisnis

Pada Proses bisnis penyewaan mobil PT. Adi Sarana Armada, pelanggan dapat

memesan dan memilih jenis pelayanan yang disediakan oleh PT. Adi Sarana

Armada kepada Sales. Kemudian Sales akan mengecek ketersediaan mobil. Sa-

les memberikan form surat peminjaman kepada pelanggan beserta persyaratan-

persyaratannya. Apabila pelanggan memilih jasa penyewaan jangka pendek, ma-

ka pelanggan diharuskan membayar langsung kepada Sales setelah menyetujui

persyaratan-persyaratan tersebut dan mengisi form peminjaman.

Apabila sudah mendekati massa habis penyewaan, pelanggan akan

dihubungi oleh Sales untuk sebagai pengingat bahwa sudah mendekati batas

tenggat penyewaan. Dan pelanggan dapat mengembalikan kunci dan kendaraan

yang telah d sewa kepada Sales, yang kemudian kendaraan tersebut akan dicek

apakah mengalami kerusakan atau tidak.

Apabila mengalami kerusakan terhadap kendaraan yang telah disewa,

maka kendaraan tersebut akan dibawa ke bengkel resmi yang kemudian tagihan

perbaikan tersebut diserahkan kepada bagian keuangan dan diteruskan ke Sales

untuk menyerahkan surat tagihan kerusakan kepada pelanggan tersebut.

Selain itu, PT. Adi Sarana Armada melayani penyewaan jangka panjang.

Yang proses bisnisnya hampir sama dengan jangka pendek. Yang

membedakannya hanya cara pembayarannya saja. Dimana penyewaan jangka

pendek diharuskan untuk pembayaran diawal penyewaan. Sedangkan jangka

42

panjang, pembayarannya dibebankan pada pelanggan tiap bulan atau tahun

tergantung dengan perjanjian.

3.1.6.2 proses Bisnis Logistik PT.Adi Sarana Armada

Gambar 3.3 Proses Bisnis Logistik PT.Adi Sarana Armada

43

Penjelasan Proses Bisnis

Selain melayani jasa penyewaan mobil, PT. Adi Sarana Armada juga

melayani jasa transportasi logistik. Pada pelayanan ini, pelanggan dapat

memesan dan memilih jasa layanan logistik yang disediakan PT. Adi Sarana

Armada kepada Sales. Kemudian Sales akan mengecek ketersediaan mobil pada

tanggal yang diinginkan pelanggan. Apabila kendaraan logistik yang dipesan

pada tanggal tersebut tersedia, Sales akan menyerahkan Form Layanan Logistik

kepada pelanggan untuk di setujui.

Proses penghitungan biaya layanan logistik adalah per ritase, yaitu per

antarnya barang sampai tujuan dan kembalinya kendaraan ke pool (gudang).

Maka, bagian gudang akan mengirimkan laporan pengiriman logistik kepada

Sales yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan surat tagihan pembayaran

kepada pelanggan yang penghitungan biayanya berdasarkan laporan pengiriman

logistik.

44

3.2 Identifikasi Masalah

Masalah yang dihadapi oleh PT. Adi Sarana Armada adalah :

• Selama ini PT. Adi Sarana Armada belum dapat memeriksa apakah investasi TI

yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut sudah berjalan se-

suai dengan strategi dan tujuan perusahaan.

• PT. Adi Sarana Armada juga ingin mengetahui dampak dan resiko dari proyek

yang akan dikembangkan dan apakah perkembangan proyek yang akan segera

dilakukan sesuai atau tidak dengan kebutuhan strategi perusahaan.

45

3.3 Strategic Intention / Arahan Strategi Perusahaan

Tabel 3.1 Strategic Intention PT.Adi Sarana Armada

Strategic Intention

Name

Strategic Intention

Goals

Strategic Intention

Metric

Weight Total Weight

Perusahaan fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Pengembangan target

pasar baik di kota besar

maupun di kota kecil

Pembukaan cabang-

cabang di wilayah kota-

kota besar di Indonesia

(min 3 cabang / tahun)

20

40

Meningkatkan atau

memperbanyak sarana

armada

Menambah jumlah sara-

na armada yang dimiliki

dan menggantinya sete-

lah 5 tahun pemakaian

20

Perusahaan fokus

terhadap kepuasan

pelanggan

Memberikan

kemudahan dalam

penyewaan unit mobil

Jumlah keluhan dalam

penyewaan unit mobil15

30

Menjamin kualitas

mobil dan layanan yang

diberikan

Mengganti unit mobil

yang berumur >5 tahun 15

46

Perusahaan fokus

terhadap peningkatan

operasional perusahaan

Meningkatkan

efektifitas dan efisiensi

perusahaan

Informasi yang real time

30 30

Dalam penggambaran strategic intention PT.Adi Sarana Armada, dapat dijelaskan

sebagai berikut :

Perkembangan bisnis perusahaan sebesar 40%

Pembukaan cabang-cabang di wilayah kota-kota besar di Indonesia

(minimal 3 cabang /tahun )

Jumlah sarana armada yang dimiliki dan menggantinya setelah 5

tahun pemakaian

Fokus terhadap kepuasan pelanggan sebesar 30%

Jumlah keluhan dalam penyewaan unit mobil

Penggatian unit mobil yang berumur lebih dari 5 tahun

Perusahaan fokus terhadap peningkatan operasional perusahaan sebesar 30%

Informasi Real Time

47

3.4 Demand/Supply Planning

Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisa terhadap

arahan strategis sebagai berikut :

Tabel 3.2 Demand/Supply Planning : Perusahaan fokus pada perkembangan bisnis

perusahaan

Demand Supply

Konteks Strategi Bisnis Perencanaan Strategi untuk

Penggunaan TI

Perencanaan Strategi

untuk Pemasok TI

Arahan

Strategi

Pengembangan Bisnis Menyediakan infrastruktur TI

dan pendukung system infor-

masi yang membantu dalam

pengembangan distribusi

Menggunakan aplikasi ad-

ministratif pada iStar untuk

membantu kinerja perusa-

haan

Tujuan

Strategi

Memperluas distribusi den-

gan membuka cabang dibe-

berapa daerah

Proses distribusi dapat

ditangani dengan cepat

Memanfaatkan modul asset

pada aplikasi iStar untuk

mempermudah kegiatan

operasional

Inisiatif

Strategi

Strategi menyediakan

informasi yang terintegrasi

dengan kantor pusat

Menyediakan modul sales

pada untuk mengintegrasikan

dengan kantor pusat

Mengimplementasikan

modul sales pada aplikasi

iStar yang dapat

memberikan informasi

sesuai kebutuhan.

48

Tabel 3.3 Demand/Supply Planning : Fokus terhadap kepuasan pelanggan

Demand Supply


Penggunaan TI


untuk Pemasok TI

Arahan

Strategi

Fokus pada potensi pelang-

gan

Bagian sales memiliki infor-

masi mengenai penyewaan

produk oleh pelanggan

Memanfaatkan modul sales

pada aplikasi iStar yang da-

pat merecord semua tran-

saksi yang dilakukan oleh

pelanggan

Tujuan

Strategi

Memprediksi permintaan

penyewaan produk dan

memberikan pelayanan yang

memuaskan

Mengumpulkan dan menga-

nalisis informasi penyewaan

pelanggan.

Memanfaatkan aplikasi

yang dapat memelihara data

dan informasi pelanggan

Inisiatif

Strategi

Melakukan analisa pengem-

bangan layanan yang mam-

pu mengetahui permintaan

produk

Menyediakan system yang

dapat mentracking informasi

mengenai pelanggan.

Menggunakan aplikasi re-

port yang dapat memberi-

kan informasi yang dibu-

tuhkan.

49

Tabel 3.4 Demand/Supply Planning : Fokus terhadap peningkatan operasional pe-

rusahaan

Demand Supply


Penggunaan TI


untuk Pemasok TI

Arahan

Strategi

Meningkatkan operasional

perusahaan

Karyawan dapat

menggunakan sistem dengan

baik dan sesuai dengan

fungsinya

Menyediakan aplikasi yang

dapat membantu kinerja

karyawan.

Tujuan

Strategi

Meningkatkan efektivitas

dan efisiensi perusahaan

Aplikasi dapat membantu

untuk meningkatkan

pengolahan informasi

perusahaan, penghematan

SDM

Memanfaatkan aplikasi

yang dapat membantu

karyawan agar lebih fokus

pada kegiatan analisa

Inisiatif

Strategi

Pengelolaan dengan aplikasi

tunggal

Meningkatkan control mana-

jemen, akurasi dan standa-

risasi proses

Mengimplementasikan ap-

likasi iStar yang dapat men-

gintegrasikan seluruh proses

bisnis.

50

3.5 Lights-On

Lights-On adalah aktivitas operasional TI yang sedang berjalan. Lights-On yang

terdapat pada PT.Adi Sarana Armada adalah sebagai berikut :

3.5.1 Portfolio Aplikasi

3.5.1.1 iStar

iStar adalah sebuah aplikasi sistem yang dirancang untuk membantu

fungsi dan kinerja dari karyawan-karyawan pada seluruh departemen-departemen

dalam perusahaan ini. iStar ini meliputi beberapa modul yang dibagi kedalam

masing-masing divisi dalam keseluruhan departemen. Sistem ini dikembangkan

oleh bagian IT bersama dengan bagian non IT sebanyak 7 orang. Sistem ini

menggunakan Operating System Windows Server 2003, Windows XP, Crystal

Report 8 sebagai aplikasi pembuat laporan, Programming Language Visual Basic

6, dan Database menggunakan SQL Server.

• Tujuan Awal : tujuan awal pembangunan iStar ini bertujuan untuk membantu

operasional karyawan dan mampu mengupdate data secara real time.

• Manfaat : Dapat membantu pekerjaan Operasional perusahaan.

• Fungsi : Account Receivable, Account Payable, Asset, Sales, General Ledger,

dan Purchase Order.

• Biaya Instalasi : Rp.140.000.000 atau Rp.23.333.333/Modul Aplikasi

• Divisi yang berhubungan : Seluruh divisi dan departemen yang

terdapat dalam PT.Adi Sarana Armada

51

Tabel 3.5 Penyelarasan Data Aplikasi

W

eight

40 30 30

Weight Fokus

pada

perkem

bangan

bisnis

perusah

aan

Fokus

pada

kepuasan

pelangga

n

Fokus

terhadap

Peningkatan

Operasional

Perusahaan

Unweight Weight Total

Account Receivable 15 4.5 4.75 4 13.25 198.75

Account Payable 15 4.25 4.75 3.75 12.75 191.25

Asset 20 4.25 4.25 3.5 12 240

General Ledger 10 4.3 4.3 4 12.6 126

Purchase Order 15 4.25 4.5 4 12.75 191.25

Sales 25 4.25 4.75 4.25 13.25 331.25

52

Tabel 3.6 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Account Receivable

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan

pelanggan

Fokus Terhadap

peningkatan Operasional

Perusahaan

User 1 5 5 4

User 2 4 5 4

User 3 5 5 4

User 4 4 4 4

Total 18 19 16

Average 4.5 4.75 4

Score 180 142.5 120

Total Score 375

Skor Portfolio Aplikasi Account Receivable :

a. Kualitas terbagi atas :

a. Fungsionalitas : 2

b. Keakuratan : 2

53

Skor Kualitas adalah 2 + 2 dibagi 2 = 2

b. Layanan terbagi atas :

a. Ketersediaan : 3.25

b. Kecepatan Merespon : 2.25

Skor Layanan adalah 2.25 + 3.25 dibagi 2 = 2.75

c. Intensitas Penggunaan terbagi atas :

a. Ketergantungan pada Aplikasi : 3.25

b. Pengguna aplikasi pada perusahaan : 2

Skor Intensitas Penggunan adalah 3.25 + 2 dibagi 2 = 2.625

d. Penyelaras strategi atas :

a. Fokus pada Perkembangan bisnis perusahaan : 112.5

b. Fokus pada kepuasan pelanggan : 142,5

c. Fokus terhadap peningkatan operasional Perusahaan : 120

Skor Penyelarasan Strategi adalah 375 dibagi 100 = 3.75

54

Tabel 3.7 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Account Payable

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap

peningkatan

operasional

perusahaan

User 1 4 5 4

User 2 4 4 4

User 3 4 5 4

User 4 5 5 3

Total 17 19 15

Average 4.25 4.75 3.75

Score 170 142.5 112.5

Total Score 425

Skor Portfolio Aplikasi Account Payable :


a. Fungsionalitas : 2.75

55

b. Keakuratan : 3.25

Skor Kualitas adalah 3.25 + 2.75 dibagi 2 = 3


a. Ketersediaan : 3


Skor Layanan adalah 3 +3.25 dibagi 2 = 3.125






a. Fokus pada Perkembangan bisnis perusahaan : 170

b. Fokus pada kepuasan pelanggan : 142.5

c. Fokus terhadap peningkatan operasional perusahaan : 112.5


56

Tabel 3.8 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Asset

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 4 4 4

User 2 5 5 4

User 3 4 4 3

User 4 4 4 3

Total 17 17 14

Average 4.25 4.25 3.5

Score 170 127.5 105

Total Score 402.5

Skor Portfolio Aplikasi Asset




57

Skor Kualitas adalah 3.25 + 3.25 dibagi 2 = 3.25



b. Kecepatan Merespon : 3

Skor Layanan adalah 3.25 + 3 dibagi 2 = 3.125



b. Pengguna aplikasi pada perusahaan : 4.25

Skor Intensitas Penggunan adalah 4.5 + 4.25 dibagi 2 = 4.375





Skor Penyelarasan Strategi adalah 402.5 dibagi 100 = 4.02

58

Tabel 3.9 Business Value Scorecard untuk Aplikasi General Ledger

Weigh

t

40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap

peningkatan

operasional

perusahaan

User 1 4 4 4

User 2 4 5 4

User 3 5 4 4

Total 13 13 12

Average 4.3 4.3 4

Score 172 129 120

Total Score 421

59

Skor Portfolio Aplikasi General Ledger :



b. Keakuratan : 4.3







a. Ketergantungan pada Aplikasi : 4


Skor Intensitas Penggunan adalah 4 + 3 dibagi 2 = 3.5



b. Fokus pada kepuasan pelanggan : 129

c. Fokus terhadap peningkatan operasional perusahaan : 120


60

Tabel 3.10 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Purchase Order

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap

peningkatan operasional

perusahaan

User 1 4 4 4

User 2 5 5 4

User 3 4 5 4

User 4 4 4 4

Total 17 18 16

Average 4.25 4.5 4

Score 170 135 120

Total Score 425

Skor Portfolio Aplikasi Purchase Order :




61





Skor Layanan adalah 3 + 3.5 dibagi 2 = 3.25




Skor Intensitas Penggunan adalah 4.25 + 2.75 = 3.5






62

Tabel 3.11 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Sal

Skor Portfolio Aplikasi Sales :


a. Fungsionalitas : 3


Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 4 4 4

User 2 5 5 4

User 3 4 5 4

User 4 4 5 5

Total 17 19 17

Average 4.25 4.75 4.25

Score 170 142.5 127.5

Total Score 440

63

Skor Kualitas adalah 3 + 2.75 dibagi 2 = 2.875




Skor Layanan adalah 3.25 + 2.75 dibagi 2 = 3




Skor Intensitas Penggunan adalah 4 + 4 dibagi 2 = 4




c. Fokus pada mitra kerja bisnis : 127.5


64

3.5.2 Portfolio Infrastruktur

3.5.2.1 Platform

Adalah infrastruktur yang digunakan untuk mengetahui lisensi mengenai

Software dan Aplikasi yang digunakan oleh perusahaan

Tujuan : Mengetahui lisensi digunakan oleh perusahaan

Manfaat : Mendukung kelancaran penggunaan aplikasi.

Fungsi : Sebagai jaminan legal terhadap penggunaan suatu aplikasi.

Perincian Biaya :

Tabel 3.12 Pembiayaan Infrastruktur Platform

No Detil Harga

1 Operating System :

- Windows Server 2003 Standard x 4 Server $ 1000/License x 4 = $ 4000

- Windows XP x 120 PC $143/License x 120 = $ 17160

2 Database : SQL Server 2003 x 4 Server $ 795/License x 4 = $ 3180

3 Programming : Visual Basic 6 x 5 PC $ 600 x 5 = $ 3000

4 Crystal Report 8 x 5 PC $ 475 x 5 = $ 2375

5 Open Source OS : Linux x 141 PC $ 0 x 141 = 0 (Free)

65

No Detil Harga

Total $ 29715 x Rp.9.500 =

Rp.282.292.500

Keterangan :

- Untuk aplikasi Crystal Report 8, Visual Basic 6 hanya

diimplementasikan di komputer bagian IT pada Head Office

- Lisensi OS Windows XP hanya berkisar 46 % dari semua

cabang dan Head Office. Sisanya menggunakan OS Open

Source Linux.

- Kurs digunakan saat mencapai angka Rp.9500

• Divisi yang berhubungan : Seluruh divisi dan dapartemen yang

terdapat dalam PT.Adi Sarana Armada

66

Tabel 3.13 Business Value Scorecard untuk Infrastruktur Platform

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 4 5 5

User 2 4 5 5

User 3 5 4 4

User 4 5 4 5

Total 18 18 19

Average 4.5 4.5 4.75

Score 180 135 142.5

Total Score 457.5

Skor Portfolio Aplikasi Platform :



b. Keakuratan : 3

67

Skor Kualitas adalah 3.25 + 3 dibagi 2 = 3.125












c. Fokus terhadap peningkatan operasional Perusahaan : 142.5


68

3.5.2.2 Hardware

Hardware adalah infrastruktur perangkat keras yang terdiri dari PC dan

Printer pada PT.Adi Sarana Armada

• Tujuan Awal : Untuk mendukung kinerja semua aplikasi dan sistem dalam

perusahaan.

• Manfaat :

ï Meningkatkan efisiensi dan efektivitas

ï Menunjang kegiatan operasional

• Fungsi :

§ Memasukan data

§ Mencetak laporan

§ Melakukan scan pada dokumen

69

• Perincian Biaya :

Tabel 3.14 Biaya untuk Infrastruktur Hardware

No Spek Hardware Harga

1 PC (Untuk karyawan di setiap bagian) x 261 Rp.3.500.000/PC x 261 =

Rp.913.000.000

2 Printer

- Printer LQ 2180 x 12 Rp.5.600.000 x 12 =

Rp.67.000.000

- Network Printer (1505) x 12 Rp.1.200.000 x 12 = Rp.

14.400.000

Total Rp.994.400.00

• Divisi yang berhubungan : Divisi IT

70

Tabel 3.15 Business Value Scorecard untuk Infrastruktur Hardware

Skor Portfolio Aplikasi Hardware :




Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 5 4 4

User 2 4 4 3

User 3 4 5 3

User 4 5 5 4

Total 14 18 14

Average 3.5 4.5 3.5

Score 140 135 105

Total Score 380

71













c. Fokus terhadap peningkatan operasional perusahaan : 105


72

3.5.2.3 Server

Server merupakan komputer yang menyediakan sumber daya data bagi

komputer yang terhubung dengan Server tersebut. Server PT.Adi Sarana Armada

terdiri dari Web Server, File Sharing Server, Mail Server, dan Database Server.

• Tujuan Awal : Digunakan untuk menyimpan, mengolah dan

membagikan informasi hasil dari pengolahan data-data dari semua

aktivitas yang dilakukan user, dan juga memudahkan bagi user lain

untuk mengakses data-data dibutuhkan dalam waktu bersamaan.

• Manfaat :

•Menjamin Keamanan Data

•Kemudahan dan kecepatan user dalam mengakses

•Mampu mengembangkan kemampaun server dalam peningkatan

kinerja

• Fungsi :

•Melakukan proses back-up data

•Melakukan proses File-Sharing

•Melakukan proses pengamanan data

73

• Biaya :

Tabel 3.16 Pembiyaan Infrastruktur Server

No Keterangan Biaya

1 File Sharing Server : Dell Server X5 x 1 Rp. 10.000.000

2 Web Server : HP ML 370 G5 x 1 Rp. 33.000.000

3 Mail Server : HP ML 150 G2 x 1 Rp. 11.400.000

4 Database Server : HP ML 370 G5 x 1 Rp. 33.000.000

Total Rp. 87.400.000


74

Tabel 3.17 Business Value Scorecard untuk Infrastruktur Server

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 4 5 5

User 2 5 5 5

User 3 4 4 4

User 4 4 5 4

Total 19 19 18

Average 4.75 4.75 4.5

Score 190 142.5 135

Total Score 467.5

75

Skor Portfolio Aplikasi Server :








Skor Layanan adalah 4.25 + 3.75 dibagi 2 = 4




Skor Intensitas Penggunan adalah 4.5 +4.25 dibagi 2 =4.375




c. Fokus terhadap peningkatan Operasional perusahaan : 135


76

3.5.2.4 Networking (Internet Connection)

Adalah sebuah jaringan dimana unit-unit antar departemen dapat saling

terintegrasi dan terhubung. Networking terdiri dari Internet, Intranet dan

Ekstranet.

• Tujuan Awal : Mengintegrasikan modul aplikasi yang digunakan

oleh semua departemen dalam perusahaan dengan menggunakan

LAN dan mendukung kinerja media komunikasi seperti Mail Server

• Manfaat :

• Kemudahan komunikasi dan kolaborasi antar staf

• Proses pengiriman data dan informasi yang cepat (lebih real time)

• Penghematan waktu dan tenaga

•Fungsi :

• Untuk mengirim dan mengakses data

• Media komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal

• Biaya : Rp.50.000.000/Bulan atau Rp.600.000.000/Tahun

• Divisi yang berhubungan : Semua divisi dalam perusahaan

77

Tabel 3.18 Business Value Scorecard untuk Infrastruktur Networking

Skor Portfolio Aplikasi Networking :



Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 4 4 4

User 2 5 4 4

User 3 4 5 4

User 4 4 5 5

Total 17 18 17

Average 4.25 4.5 4.25

Score 170 135 127.5

Total Score 432.5

78


Skor Kualitas adalah 4.25 + 3.75 dibagi 2 = 4












c. Fokus terhadap peningkatan Operasional perusahaan : 127.5


79

Tabel 3.19 Portfolio Infrastruktur

Portfolio Infrastruktur

Intensitas PenggunaanServis Biaya

(dalam

jutaan Rp)

Nilai

Penyelarasa

n

Tingkat

Layanan

Kualitas

Ketergantu

ngan

Jangkauan

Pengguna

Platform Rp.

282.292.50

0

4.58 3.375 3.125 3.5 4

Hardware Rp.994.4 3.8 4.125 4.25 4.75 5

Server Rp.87.4 4.68 4 4.375 4.5 4.25

Network Rp50 4.33 4.25 4 4.75 4.75

80

3.5.3 Portfolio Manajemen

3.5.3.1 Training

Adalah Infrastruktur Management yang digunakan sebagai alat pelatihan

karyawan agar mampu mengoperasikan aplikasi baru dalam perusahaan.

• Tujuan : Mengantisipasi timbulnya penolakan dari user karena

kesulitan mengoperasikan fungsi dari aplikasi-aplikasi baru yang

dibutuhkan untuk mendukung kelancaran proses bisnis perusahaan

• Manfaat :

• Menambah pengetahuan dan keterampilan karyawan

• Mengembangkan potensi kerja karyawan

• Fungsi : Mendidik user dalam menggunakan aplikasi.

• Perincian Biaya : Rp.30.000.000/tahun

• Divisi yang berhubungan : Divisi Manajemen dan Divisi IT

81

Tabel 3.20 Business Value Scorecard untuk Manajemen Training

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Karyawan

User 1 4 4 4

User 2 5 5 4

User 3 4 4 4

User 4 5 5 4

Total 18 18 12

Average 4.5 4.5 3

Score 180 135 90

Total Score 405

Skor Portfolio Aplikasi :



82

b. Keakuratan : 3















83

3.5.3.2 Sales Support

Sales Support adalah infrastruktur manajemen yang digunakan untuk

meningkatkan pelayanan terhadap produk yang ditawarkan oleh PT. Adi Sarana

Armada dengan mencari informasi mengenai keluhan ataupun pelayanan

terhadap service yang ditawarkan oleh PT.Adi

• Tujuan : Adalah sarana bagi pelanggan untuk menyampaikan

keluhan terhadap pelayanan yang diberikan oleh PT.Adi Sarana

Armada.

• Manfaat : pelanggan dapat menyampaikan keluhan mengenai

pelayanan dan jasa yang diberikan oleh PT.Adi Sarana Armada.

• Fungsi : menampung keluhan, saran dan pemesanan dari pelanggan.

• Biaya Tagihan Telepon : Rp.27.000.000/bulan atau Rp.324.000.000/tahun


84

Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Manajemen Sales Support

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 5 4 4

User 2 4 5 4

User 3 4 5 5

User 4 4 4 4

Total 17 18 17

Average 4.25 4.5 4.25

Score 170 135 127.5

Total Score 432.5

85

Skor Portfolio Aplikasi Sales Support :



b. Keakuratan : 3



a. Ketersediaan : 3


Skor Layanan adalah 3 + 2.75 dibagi 2 = 2.875








c. Fokus pada mitra kerja bisnis : 127.5


86

3.5.3.3 Service and Infrastructure Maintenance

Adalah infrastruktur manajemen berjalan yang dilakukan dalam periode

waktu tertentu untuk menjaga stabilitas dan kinerja dari semua infrastruktur

dalam perusahaan.

• Tujuan Awal : untuk melakukan perawatan secara berkala terhadap

infrastructure

• Manfaat : Memberikan kenyamanan user dalam bekerja.

• Fungsi :

ï Menanggapi keluhan user tentang system dan

kebutuhan hardware serta mengambil tindak lanjut

ï Melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi dan hardware secara

berkala

ï Memeriksa dan mengevaluasi kinerja sistem

• Biaya : Rp. 20.000.000/Tahun


87

Tabel 3.22 Business Value Scorecard untuk Manajemen Service and Maintenance

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 4 4 4

User 2 4 5 4

User 3 5 5 4

User 4 4 4 4

Total 17 18 16

Average 4.25 4.5 4

Score 170 135 120

Total Score 425

Skor Portfolio Aplikasi Service and Infrastructure Maintenance




88









Skor Intensitas Penggunan adalah 4 + 4 dibagi 2 = 4




c. Fokus terhadap peningkatan Operasional Perusahaan : 120


89

Tabel 3.23 Portfolio Manajemen

Portfolio Manajemen

Intensitas PenggunaanManajemen Biaya

(dalam

Jutaan

rupiah)

Nilai

Penyelaras

an

Tingkat

Pelayana

n

Kualitas

Ketergantu

ngan

Jangkauan

Pengguna

Training User 30 4.05 3.875 3.375 45 4.75

Sales Support 324 4.33 2.875 2.75 3.25 4.75

Service and

Maintenance

20 4.25 4.25 4.25 4 4

90

3.6 Project Portfolio

Pembahasan mengenai proyek-proyek yang dikembangkan ataupun yang

sedang diimplementasikan pada PT. Adi Sarana Armada. Selain itu portfolio ini

juga digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta jumlah biaya yang

dibutuhkan untuk masing-masing proyek.

Project

3.6.1 iStar Barcode

Adalah project yang sedang dikembangkan dimana keseluruhan aset dan

barang milik perusahaan diberi label barcode untuk memudahkan dalam

mengorganisirnya.

• Tujuan Awal : Menjaga agar barang-barang serta aset-aset milik

perusahaan agar selalu terjaga dan terkontrol keberadaannya.

• Manfaat :

• Dapat melacak keberadaan semua asset yang ada di dalam perusahaan.

• Mengefektifkan semua asset yang ada dalam perusahaan.

• Menekan biaya pembelian asset.

• Fungsi : Mengontrol dan mengatur asset yang ada dalam perusahaan

• Kebutuhan sistem/Requirment :

• Semua aset-aset barang milik PT.Adi Sarana Armada diberi label

Barcode

• Semua kendaraan yang merupakan aset perusahaan juga diberi label

Barcode

91

• Investasi :

Tabel 3.24 Investasi iStar Barcode

N

o

Deskripsi Harga

1 Hardware

Barcode Reader x1 Rp.600.000

Barcode Printer x1 Rp.1.000.000

2 Pembangunan Sistem

2 bulan x 4 Gaji Programmer Rp.20.000.000

Total Biaya Rp.21.600.000

92

Tabel 3.25 Business Value Scorecard untuk Project iStar Barcode

Weight 40 30 30

Fokus pada

perkembangan bisnis

perusahaan

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Fokus terhadap


Perusahaan

User 1 2 3 3

User 2 4 3 4

User 3 2 2 4

User 4 2 2 4

Total 10 10 15

Average 2.5 2.5 3.75

Score 100 75 112.5

Total Score 287.5

Dampak pada tujuan strategi GIS perusahaan : 287.5

Nilai Risiko terdiri atas :

a. Risiko Tingkat Kesuksesan : 4

b. Risiko Ketidakpastian Pendefinisian : 4

c. Risiko Ketidakpastian Teknis : 4

93

d. Risiko Infrastruktur Sistem Informasi : 4

e. Risiko Teknis : 5

f. Risiko Investasi : 5

g. Risiko Manajemen dalam proyek : 4

Tingkat Resiko Proyek : 30

Tabel 3.26 Portfolio Proyek

Nama

Proyek

Dampak Resiko Biaya

iStar Barcode 287.5 30 Rp.21.600.000

94

Dampak500

250

0 17 35 Resiko

iStar Barcode

Tabel 3.27 Kategori Portfolio Proyek

95

3.7 Manajemen Agenda

Manajemen agenda adalah tolak ukur untuk mengimplementasikan investasi

IT kedalam bentuk sistem informasi. Penilaian akan kondisi perusahaan sangat

diperlukan untuk mengimplementasikan suatu invastasi IT dalam bentuk sistem

kedalam perusahaan.

Ada beberapa sudut pandang yang digunakan untuk melakukan

penilaian terhadap perusahaan dalam manajemen agenda:

· Menentukan sasaran

· Bertanya dengan pertanyaan yang tepat

· Menghubungkan dengan lapisan bawah

· Memahami biaya dan sumber daya

· Fokus pada sesuatu yang benar

· Mengadopsi proses yang efektif untuk menghasilkan tindakan

Tabel 3.28 Manajemen Agenda 1: Menentukan Sasaran

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak Bila tidak, apa rencana untuk

membetulkannya

Apakah proses bisnis dan perencanaan IT

secara penuh terhubung dan terintegrasi?

Ya

Apakah IT mampu berinovasi memberikan

dampak pada rencana bisnis dan mengajukan

usulan baru?

Ya

96

Apakah investasi IT diprioritaskan pada

strategi bisnis?

Ya

Apakah seluruh pengeluaran IT

(pengembangan, pengoperasian, perawatan,

layanan) selaras dengan strategi bisnis

Ya

Apakah bisnis dan manajemen IT secara

konsisten melaksanakan proses manajemen

yang memperbaiki konstribusi IT pada

kinerja bisnis lapisan bawah

Ya

Apakah bisnis IT dan kinerja teknis telah

terlacak

Ya

Apakah proses perencanaan dan manajemen

fokus pada keseluruhan pengeluaran IT baik

operasional maupun proyek

Ya

Apakah manajer IT dan bisnis berpartisipasi

secara efektif pada proses manajemen

Ya

97

Tabel 3.29 Manajemen Agenda : Bertanya dengan pertanyaan yang tepat

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak Bila tidak, apa rencana

untuk membetulkannya

Apakah investasi IT sudah pada

tempat yang tepat?

Ya

Apakah kita tahu apa yang akan

dihasilkan?

Ya

Apakah dapat menghilangkan biaya

IT yang tidak perlu?

Ya

RIGHT DECISION

Apakah dapat menggunakan biaya

yang sudah dikeluarkan untuk

mendukung proyek yang lain?

Ya

Dapatkah mengurangi biaya dari

kegiatan yang kinerjanya buruk?

YaRIGHT ACTION

Dapatkah kita mengubah strategi

bisnis kita pada tindakan IT yang

akan menghasilkan hasil yang tepat?

Tidak Akan mengambil

tindakan strategi bisnis

sesuai dengan keefektifan

proses bisnis

Apakah kita akan mendapatkan hasil

dan nilai yang cukup dari semua

sumber daya operasional?

YaRIGHT RESULT

Dapatkah kita mengontrol secara

efektif biaya TI?

Ya

98

Tabel 3.30 Managemen agenda 3 : Menghubungkan pada Bottom line / lapisan

Pertanyaan Managemen Ya/Tidak Bila Tidak, Apa rencana untuk membetulkannya ?

Apakah kita mengetahui tujuan/

arahan strategisnya ?

Ya

Apakah investasi TI diprioritaskan

berdasarkan arahan strategi ?

Ya

Apakah seluruh biaya TI

(pengembangan, operasi, perawatan,

layanan) sudah selaras dengan

arahan strategi ?

Ya

Apakah IT dapat mengurangi

pengeluaran biaya yang tidak perlu ?

Ya

Apakah kita mengevaluasi anggaran

operasional berdasarkan arahan

strategi ?

Ya

Apakah manager TI dan bisnis

berpatisipasi secara efektif pada

proses manajemen ?

Ya

99

Tabel 3.31 Manajemen Agenda 4 : Mengerti Biaya dan Sumberdaya

Pertanyaan Managemen Ya/Tidak Bila Tidak, Apa rencana untuk membetulkannya ?

Apakah ada pengelolaan pada proyek

pengembangan dan peningkatan

sebagai Portfolio proyek ?

Ya

Adakah analisis biaya operasional

dari sudut pandang Portfolio ?

Ya

Adakah penaksiran kegiatan

operasional oleh penyelarasan

strategis ?

Ya

Adakah penaksiran kegiatan

operasional oleh kualitas atau tingkat

layanan ?

Ya

Apakah diketahui seberapa besar

investasi TI untuk layanan ? Untuk

manajemen

Ya

Apakah kita memiliki sebuah strategi

investasi untuk pengeluaran

operasional ?

Ya

Adakah strategi investasi pada

aplikasi yang ada ?

Ya

100

Bila kita saat ini melakukan Portfolio,

apakah kita mampu merawat

informasi secara akurat ?

Ya

101

Tabel 3.32 Manajemen agenda 5 : fokus pada sesuatu yang Benar

Pertanyaan Managemen Ya/Tidak Bila Tidak, Apa Rencana Untuk

Membetulkannya ?

Apakah aktivitas IT dan sumber daya yang

direncanakan, diutamakan, dilaksanakan, dan

diukur berdasarkan pada hubungan dan

kontribusi mereka pada hasil bisnis ?

Ya

Apakah perencanaan, prioritas, dan

pengukuran dukungan “strategy of action”

dengan kemampuannya dalam memberi

reaksi terhadap kegiatan yang tidak diduga

dan adanya perubahan bisnis ?

Ya

Apakah rencana perusahaan dan proses

manajemen menghasilkan tujuan yang

eksplisit dan strategi yang baik ?

Ya

Apakah semua aktivitas IT dan kegiatan

organisasi dalam sumber daya dan proses

Portfolio untuk tujuannya dalam mengatasi

dampak beban, manajemen perfoma, beban

tingkat kualitas dan layanan, komitmen

sumber daya ?

Ya

102

Apakah semua IT yang ada dikendalikan

oleh adanya tujuan strategi bisnis ?

Ya

Apakah sumberdaya – baik pengeluaran

(biaya) yang terus-menerus maupun investasi

baru dialokasikan dan dikeluarkan

berdasarkan pada hubungan yang jelas

kepada tujuan strategis ?

Ya

103

Tabel 3.33 Management agenda 6 : Mengadopsi proses yang efektif untuk

menghasilkan tindakan

Pertanyaan Managemen Ya/Tidak Bila Tidak, Apa Rencana Untuk Membetulkannya

?

Perencanaan kebutuhan pasokan –

Apakah perusahaan meningkatkan

dampak strategis dan operasional pada

investasi TI-nya ?

Ya

Inovasi – Apakah perusahaan punya

inovasi yang bagus melalui TI pada

proses dan kinerja ?

Ya

Prioritasasi – Apakah perusahaan

memilih investasi yang bernilai tinggi ?

Ya

Penyelarasan – Apakah perusahaan

mendapat peningkatan dari kegiatan TI-

nya ?

Ya

Pengukuran Kinerja – Apakah

penggunaan pengukuran kinerja

mengarah pada perbaikan kinerja TI

maupun bisnis ?

Ya

104

Pengelolaan Budaya – Apakah

perusahaan mampu untuk

mengoptimalisasikan konstribusi TI

pada kinerja bisnis ?

Ya

Manajemen Protfolio – Apakah semua

investasi TI dan sumber daya

berkontribusi pada kinerja bisnis ?

Ya

Pengelolaan dampak TI – Apakah

pemanfaatan aplikasi yang efektif pada

praktek NIE di semua area bisnis telah

meningkatkan pendapatan pada TI ?

Ya

BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1 Riwayat Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00520-si bab...

Documents

Transcript of BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1 Riwayat Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00520-si bab...