Bab 3 cover - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00815-SI bab 3.pdf- Menyetujui...

43

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

Seasons City, PT. Cakrawira Bumimandala merupakan anak perusahaan

Agung Podomoro Group dan Priamanaya Group yang memang ingin

mewujudkan sebuah kota kecil di kawasan Jakarta Barat. Seasons City terletak di

Pusat bisnis Latumenten, Jl. Jembatan Besi No.33, Jakarta Barat.

Sebuah kota dengan fasilitas lengkap untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat. Pusat perbelanjaan di Seasons City memiliki konsep one stop

shopping mall. Mall ini terdiri dari lima lantai untuk perdagangan ritel (trade

mall) yang terbagi menjadi zona emas dan arloji, tas dan sepatu, aksesoris, serta

butik pakaian dewasa dan anak–anak. Selain itu masih ada zona perlengkapan

elektonik dan computer. Mall yang berisi 1.500 kios dan 1.500 konter ini juga

akan dilengkapi hipermarket Carrefour yang akan beroperasi ditahun 2009.

Pusat belanja Carrefour ini menempati dua lantai dan menyediakan barang–

barang kebutuhan konsumen, baik penghuni tiga tower apartemen di atasnya,

maupun konsumen dari luar Seasons City.

44

3.2 Struktur Organisasi

Struktur perusahaan secara keseluruhan pada PT. Cakrawira Bumimandala dapat dilihat pada gambar di bawah

ini

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cakrawira Bumimandala

45

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Cakrawira Bumimandala (bagian HR&GA)

Adapun pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing–masing

manajemen, divisi dan departemen secara umum dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Executive ShareHolders

Mempunyai tugas sebagai berikut

- Mengangkat dan memberhentikan Board of Director

- Mengesahkan hasil usaha dan rencana perhitungan laba rugi tahunan

2. Direktur Utama

Mempunyai tugas sebagai berikut:

46

- Bertindak atas nama Board of Director mewakili perusahaan di dalam

dan diluar Pengadilan

- Meninjau hasil kebijakan yang dijalankan di perusahaan

3. Board of Director


- Mengawasi manajemen perusahaan yang sedang berjalan saat ini.

- Mengawasi kinerja dan menerima pertanggung jawaban dari CEO.

- Mengatur Arah dan Kebijakan yang akan dijalankan di perusahaan.

4. CEO


- Mempertanggungjawabkan Pelaksanaan Perusahaan terhadap Board of

Director

- Melaksanakan arah kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan

- Memberikan Laporan berkala kepada Board of Director

- Mengkoordinasi tugas dan kegiatan masing-masing manager yang berada

dibawah Direktur Utama.

5. COO


- Menangani dan Menyelesaikan masalah-masalah Operasional yang

bersifat taktis, internal dan jangka pendek

- Mempertanggungjawabkan Pelaksanaan Perusahaan terhadap Board of

Director

6. Finance and Account Manager


47

- Memantau sistem keuangan yang sesuai dengan kondisi perusahaan

- Memantau semua transaksi keuangan penerimaan dan pengeluaran

- Mencari dan mengelola fasilitas keuangan serta menjalin hubungan baik

dengan bank / instansi keuangan

- Memantau anggaran keuangan (budget) perusahaan setiap tahun

7. Finance Manager


- Melakukan observasi dan analisa terhadap kebijakan, system dan

prosedur yang telah dan sedang berjalan di bagian Keuangan

- Memberikan saran perbaikan Standar Operasi Perusahaan, bila ditemukan

ada kelemahan prosedur internal control.

- Mengusulkan perbaikan Standard Operasi Perusahaan sesuai dengan

kondisi perusahaan kepada Finance & Accounting General Manager

- Menandatangani atau mengetahui Permohonan Pembelian Barang.

- Membuat laporan Gaji, Lembur, Asuransi, dan Perjalan Dinas

Accounting Manager


- Berwewenang melakukan penginputan, penjurnalan dan penyesuaian

yang berkaitan dengan pembukuan

- Berwewenang mengedit, mereview, memposting, melakukan tutup buku

atau tutup tahun jurnal–jurnal yang telah diinput di program GL

- Berwewenang memberikan pelayanan dan melakukan konsultasi dengan

konsulan pajak dan eksternal auditor yang ditunjuk oleh perusahaan.

8. Purchasing Supervisor

48


- Berfungsi sebagai kasir dan bertanggung jawab atas kas kecil serta semua

pembayaran ke supplier atau kontraktor

- Membuat laporan posisi saldo

- Melakukan pengendalian terhadap Budget

9. Account Payable Assistant Finance Manager


- Melakukan pemeriksaan dan verifikasi Bukti pengeluaran Bank atas

tagihan–tagihan yang akan dibayarkan kepada kontraktor dan supllier

- Melakukan pemeriksaan dan verifokasi Bukti Penerimaan Bank atas

angsuran pembayaran yang diterima dari customer

- Melakukan koordinasi dengan Account Receivable Supervisor dan

Account Payable Supervisor

- Melakukan analisa variance antara budget dengan realisasi yang terjadi

10. Cashier Supervisor


- Sebagai kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran ke

supplier atau kontraktor atau internal perusahaan

- Menyimpan dan mengeluarkan uang dari brankas baik jumlah yang kecil

ataupun besar

- Mensupervisi kegiatan arus kas kecil baik kas masuk maupun kas keluar.

11. Account Receivable Assistant Finance Manager


49

- Mendelegasikan tugas penagihan pelanggan dengan kredit bermasalah

kepada AR Officer

- Menyetujui surat peringatan dan sanksi kepada pelanggan bermasalah

- Pengajuan laporan harian hasil follow up dan jumlah tagihan yang

terbayar maupun tidak terbayar dari seluruh kegiatan penagihan dalam

collection ke Finance & Accounting Manager

- Memeriksa dan menerima laporan penerimaan kasir harian

- Memeriksa kuitansi untuk diberikan paraf

- Meminta dan memeriksa data penerimaan penjualan, laporan internal

audit.

12. Account Assistant Manager


- Mereview atau merevisi atau mengedit jurnal di voucher (in / out) dan

data di program GL bila diperlukan (sesuai dengan PSAK yang berlaku)

- Membantu Manager Accounting dalam memberikan pelayanan dan

konsultasi ke konsultan pajak dan KPP serta auditor yang ditunjuk

perusahaan

13. Public Relation GM


- Membangun citra (image) perusahaan di hadapan publik secara tidak

langsung melalui media

- Membina hubungan baik dengan pihak eksternal perusahaan

- Bertanggung jawab terhadap lancarnya komunikasi di tingkat internal

Perusahaan

50

14. Promotion Assistant Manager


- Menetapkan kebijakan sistem promosi

- mengusulkan kebijakan opersaional dalam bidang promosi untuk

disetujui oleh atasan

- Mengusulkan sangsi dan penghargaan kepada karyawan dalam

departemennya

15. Public Relation Support


- Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna

- Menangani keluhan atau komplain pelanggan

- Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari

pelanggan

16. Project Manager


- Memimpin Pelaksanaan Proyek yang sedang dikembangkan

- Bertanggung jawab akan perkembangan dan hasil dari proyek

- Mengelola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan

tenaga ahli, terutama di bagian aspek perencanaan, pelaksanaan, dan

pengendalian proyek.

17. Secretacy


- Membantu tugas atasannya dalam menyelesaikan tugas-tugasnya

- Menyusun jadwal-jadwal aktivitas dari atasannya.

51

18. Support Project Engineering


- Mengawasi kondisi-kondisi peralatan penunjang operasional

- Mengatur pekerjaan yang akan diberikan ke para engineer

19. Engineering


- Memelihara segala sesuatu yang berhubungan dengan proses operasional

di perusahaan.

- Menjaga dan memelihara atau memaintenance peralatan-peralatan alat

Penunjang Operacional

20. Construction


- Mengawasi dan mengevaluasi perkembangan dari konstruksi

pembangunan yang sedang dilaksanakan

- Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data dan bahan untuk

pelaksanaan konstruksi, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

21. Quantity Surveyor


- Menterjemahkan suatu perencanaan / desain para Designer ke dalam

suatu bentuk atau format lain yang dapat menunjukkan suatu parameter-

parameter dari perencanaan tersebut agar dapat dievaluasi, diolah dan

dibandingkan yang pada akhirnya dapat membuat suatu jembatan yang

menghubungkan keinginan Pemberi Tugas (Client) dan perencanaan para

Designer

52

22. Marketing GM


- Membuat perencanaan strategi pemasaran produk

- Memantau pelaksanaan program marketing

- Memantau budget marketing tahunan

- Memantau perkembangan agen properti dalam memasarkan produk

- Memutuskan pemberian sanksi dan penghargaan kepada karyawan di

departemen Marketing

23. Marketing Apartment Manager


- Membuat budget marketing tahunan (rencana pengeluaran & target

penjualan) kepada manajemen pada bagian Apartment

- Menunjuk dan mengkoordinasikan agen properti untuk membantu

pemasaran produk di bagian Apartment

- Mengusulkan sanksi dan penghargaan kepada karyawan di departemen

Marketing

- Menentukan tema promosi produk bagian Apartment

24. Marketing Commercial Manager


- Membuat budget marketing tahunan (rencana pengeluaran & target

penjualan) kepada manajemen pada bagian Mall

- Menunjuk dan mengkoordinasikan agen properti untuk membantu

pemasaran produk di bagian Mall

53

- Mengusulkan sanksi dan penghargaan kepada karyawan di departemen

Marketing

- Menentukan tema promosi produk bagian Mall

25. Marketing Support


- Menangani kegiatan pameran produk Seasons City

- Bersama dengan tim promosi menangani kegiatan event promosi proyek

Seasons City

- Bertugas sebagai PIC dalam acara-acara marketing

26. Sales Apartment Manager


- Mengusulkan kegiatan penjualan produk Apartment dan target penjualan

bulanan kepada atasan

- Memberikan evaluasi hasil kerja bawahan

- Mengusulkan sangsi dan penghargaan kepada bawahan

- Mengusulkan diskon penjualan unit

27. Sales Trade Mall Manager


- Mengontrol pekerjaan bawahan

- Melakukan survey trend pasar, respon pasar dan kompetitor secara

berkala & berkesinambungan

- Membantu melakukan negosiasi dengan calon konsumen yang prospektif

- Mengusulkan strategi penjualan dan trend pasar kepada atasan

54

28. Leasing Manager


- Menetapkan kebijakan sistem leasing

- mengusulkan kebijakan opersaional dalam bidang leasing untuk disetujui

oleh atasan


departemennya

29. Sales Admin Manager


- Menetapkan sistem administrasi yang efektif dan efisien

- Mengevaluasi efektifitas system administrasi penjualan


departemennya

30. HR & GA(Human Resource and General Affair) Manager


- Mengontrol tugas seluruh staff HR dan GA dan mempertanggung

jawabkan hasil kerja kepada CEO

- Melakukan kerjasama dengan Manajer divisi lain berkenaan dengan

masalah efisiensi penggunaan tenaga kerja.

- Melakukan proses Penyeleksian hasil Recruitment karyawan sesuai

dengan kriteria dan kebutuhan Perusahaan.

- Membuat Keputusan dan Kebijakan menyangkut tugas seluruh staff

31. Supporting HR & GA


55

- Menjalankan keputusan dan kebijakan yang dibuat oleh HR & GA

manager

- Melakukan Pengembangan dan Pemberdayaan karyawan

32. Teknisi M & E


- Melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap mesin dan elektronik

yang terdapat di perusahaan

- Memperbaiki mesin atau elektronik yang rusak

33. IT Officer


- Menjaga dan mengatur semua infrastruktur yang berhubungan dengan

infrastruktur IT perusahaan

- Memperbaiki Permasalahan yang muncul berkaitan dengan infrastruktur

IT perusahaan

- Bertanggung jawab dalam jalur penyampaian informasi yang

berhubungan dengan IT perusahaan

34. HR Recruitment Officer


- Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan

perusahaan

35. Stock Keeper


- Mengawasi persediaan barang dan bahan yang dibutuhkan di semua

Bagian

56

- Memberikan informasi kepada HR & GA manajer bila kekurangan

persediaan untuk setiap tahun

36. Chief Security


- Membantu HR & GA manajer dalam menentukan kebijakan di bidang

penyelenggaraan kegiatan pengamanan dan ketertiban serta

penanggulangan keadaan darurat dilingkungan perusahaan

- Merencanakan dan menyusun kegiatan keamanan dan pengamanan secara

berkala dalam rangka pengembangan sumber daya manusia, demi

terciptanya suasana aman, nyaman, tentram dan dinamis di lingkungan

- Mengorganisir dan mengendalikan seluruh Anggota Security melalui

Koordinator serta Kepala Regu masing-masing.

37. Admin Security


- Mengurusi kebijakan security , proteksi, deteksi, audit dan recovery

38. Kepala Regu


- Memimpin anggota bagian security dalam menjaga keamanan di

lingkungan perusahaan

- Mengatur tugas masing-masing anggota bagian security

39. Tim Sus


- Melakukan tugas tugas khusus dalam mengawasi keamanan dan

menganggulangi keadaan darurat di lingkungan perusahaan

57

40. GA administration

Mempunyai tugas sebagai berikut :

- Melakukan koordinir terhadap staff-staff GA seperti office boy, cleaning

service, dll.

- Melakukan Pengawasan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staff-

staff GA

41. HR administration

Mempunyai tugas sebagai berikut:

- Mengurus Kontrak Pegawai / Karyawan

- Mengurus Data–data Pegawai / Karyawan

42. Chief Legal Affairs


- Mengusulkan sistem perbaikan maupun pengembangan instruksi kerja

bidang hokum kepada pihak terkait untuk dijadikan masukan dalam

rangka memastikan bahwa setiap kegiatan operasional yang dilaksanakan

dalam lingkungan perusahaan sesuai dengan aturan hukum yang berlaku

dan mengupayakan tidak adanya pelanggaran terhadap kewajiban yang

dikenakan kepada perusahaan.

- Memberikan masukan, usulan, perbaikan contract, legal advice terhadap

hal yang berhubungan dengan contract / agreement.

- Berhubungan langsung dengan pihak internal dan eksternal dalam hal

teknis operasional hukum dan legal

- Mengurus perijinan ke instansi terkait dan berhubungan langsung dengan

pejabat instansi terkait

58

43. Legal Officer


- Menangani aktifitas corporate legal

- Mereview dan menangani perjanjian bisnis

- Menangani pengelolaan dokumen legal

3.3 Proses Sistem Yang Sedang Berjalan Pada Bidang Sumber Daya Manusia

3.3.1 Perekrutan Karyawan

Perekutan karyawan dilakukan untuk mengisi jabatan yang

kosong. Jabatan yang kosong dalam suatu organisasi biasanya di

sebabkan oleh beberapa hal diantaranya adanya karyawan yang berhenti,

pensiun dan meninggal dunia. Adapun proses perekutan karyawan pada

perusahaan PT.CAKRAWIRA BUMIMANDALA disesuaikan dengan

kebutuhan masing – masing departemen yang nantinya akan di tujukan

kepada pihak HR & GA.

Dalam perusahaan PT.CAKRAWIRA BUMIMANDALA

perekutan pegawai melalui beberapa tahap :

1. Pelamar mengirimkan surat lamaran sesuai dengan lowongan

yang di buka

2. General Interview

a. Interview

b. Psikotes

c. Tes kesehatan

d. Keahlian

59

3.3.2 Pendataan Karyawan Baru

Pendataan karyawan baru yang dilakukan oleh perusahaan untuk

menyimpan data karyawan baru adalah dengan menggunakan formulir

isian yang diberikan saat karyawan melamar. Formulir tersebut berisi

data-data pribadi dari karyawan, pengalaman bekerja dan lainnya. Data

karyawan dapat dilihat dalam bentuk file Microsoft Excel dan arsip

dokumen.

Karyawan dalam perusahaan ini terbagi menjadi 3 yaitu :

1. Karyawan tetap

2. Karyawan kontrak

3. Karyawan masa percobaan

Karyawan baru akan berada di tahap karyawan masa percobaan selama 3

bulan dan melakukan pelatihan secara teratur setelah 3 bulan karyawan

akan dikontrak selama 2 tahun dan setelah 2 tahun karyawan akan

menjadi pegawai tetap.

3.3.3 Absensi

3.3.3.1 Kehadiran

Proses kehadiran dalam perusahaan ini adalah dengan hadir

sebelum atau jam 8 tepat pada kantor PT.CAKRAWIRA

BUMIMANDALA dan mengisi kartu absensi terlebih dahulu, kemudian

diletakkan didalam kotak khusus yang digunakan untuk menampung

kartu absensi pegawai.

60

3.3.3.2 Ketidakhadiran

Dalam proses ketidakhadiran terdapat beberapa jenis

ketidakhadiran yaitu Absen dan Cuti. Absen adalah suatu keadaan

dimana karyawan tidak masuk kerja dan tidak memberikan keterangan.

Cuti adalah keadaan dimana karyawan tidak masuk kerja dan diijinkan

oleh perusahaan dalam jangka waktu yang telah di tentukan.

Jenis – jenis cuti yang disetujui oleh PT.CAKRAWIRA

BUMIMANDALA adalah :

1. Cuti Tahunan

Dapat diambil oleh karyawan apabila telah memenuhi ketentuan –

ketentuan:

a. Telah bekerja minimal 1 tahun.

b. Cuti tahunan hanya diambil 1 kali dalam 1 tahun dan tidak

dapat di pecah.

2. Cuti Bersalin

Dapat diambil oleh karyawan yang hamil dan akan melahirkan

dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sebelum dan 2(dua) bulan

setelah melahirkan.

3. Cuti Sakit

Cuti sakit dapat diambil oleh karyawan dengan ketentuan :

a. Pegawai yang sakit untuk waktu 1 (satu) sampai 2(dua)

hari dapat menghubungi atasannya untuk

memberitahukan dan mendapatkan cuti sakit.

61

b. Pegawai yang sakit untuk waktu 3 (tiga) sampai 15(lima

belas) hari diminta untuk melampirkan surat secara tertulis

dari dokter atas penyakit yang diderita oleh karyawan.

4. Cuti Urusan Pribadi.

Cuti karena urusan pribadi dapat diajukan oleh karyawan kepada

atasanya dan mengisi form yang tersedia untuk jangka waktu

tertentu dengan alasan – alasan seperti :

a. Pihak keluarga dekat sakit keras

b. Pihak keluarga dekat meninggal dunia.

c. Melangsungkan pernikahan.

3.3.4 Pelatihan karyawan

Pelatihan karyawan dilakukan untuk 3 hal yaitu

1. Penerimaan Karyawan Baru

Karyawan yang telah di terima di PT.CAKRAWIRA

BUMIMANDALA akan melakukan pelatihan sesuai dengan divisi

yang diisi oleh karyawan tersebut.

2. Menempati Posisi Baru

Dalam proses mutasi, promosi, demosi, dan rotasi karyawan dapat

menempati posisi baru dengan pekerjaan yang baru sehingga mereka

membutuhkan pelatihan dan penyesuaian dengan posisi barunya.

3. Seminar

Seminar dilakukan untuk menambah skill, knowladge dan ability dari

karyawan untuk kemajuan perusahaan. Seminar biasanya mengambil

62

pembicara dari luar perusahaan atau oleh mid level dan top level

management.

Departemen meminta HR untuk mengeluarkan form pendaftaran

training, Form Pendaftaran Training yang akan diisi oleh bagian

departemen tersebut. Bagian HR akan mencari pelatih-pelatih bagi

training tersebut. Diakhir training akan dilakukan evaluasi training.

3.3.5 Penilaian Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja karyawan dilakukan untuk menilai karyawan

dalam tahap masa percobaan dan kontrak. Penilaian ini meliputi aspek –

aspek seperti :

1. Kehadiran

2. Hasil dan sikap kerja

3. Kelebihan dan aspek yang perlu di tingkatkan.

Penilaian ini hanya diisi oleh karyawan level supervisor keatas

dan dikembalikan kepada departemen HR & GA paling lambat 7 hari

sebelum masa evaluasi berakhir.

3.3.6 Promosi, Demosi, Rotasi dan Mutasi

3.3.6.1 Promosi

Promosi dilakukan atas rekomendasi dari atasan karyawan

tersebut. Proses promosi dilakukan dalam waktu 1(satu) minggu setelah

laporan dari atasan karyawan mendapat persetujuan dari Top level

mangement kemudian diberikan kepada Departemen HR setelah itu di

63

buat surat Pengangkatan. Setelah karyawan menempati posisi baru

karyawan tersebut akan di training sesuai dengan kebutuhan.

3.3.6.2 Demosi

Demosi dilakukan oleh atasan karyawan dengan memberikan

laporan pekerjaan dan alasan yang jelas. Proses demosi dilakukan 1 (satu)

minggu terhitung dari laporan di setujui oleh pihak top level management

kemudia departement HR akan mebuat surat Demosi dan

memberitahukan karyawan yang bersangkutan. Setelah karyawan

menempati posisi baru karyawan tersebut akan di training sesuai dengan

kebutuhan. Demosi

3.3.6.3 Rotasi

Rotasi dilakukan oleh perusahaan untuk mengisi posisi yang

kosong dan menambah bantuan karyawan untuk pekerjaan tertentu.

Rotasi dilakukan dengan persetujuan dari atasan. Setelah karyawan

menempati posisi baru karyawan tersebut akan di training sesuai dengan

kebutuhan.

3.3.6.4 Mutasi

Mutasi dilakukan oleh perusahaan atau permintaan karyawan

untuk pindah tugas secara permanent dengan alasan yang jelas dan

mendapat persetujuan dari top level management yang di ajukan oleh

atasan karyawan dengan membuat laporan dan di serahkan kepada

64

departemen HR. Setelah karyawan menempati posisi baru karyawan

tersebut akan di training sesuai dengan kebutuhan.

3.3.6.5 PHK (Pemutusan Hubungan Kerja)

PHK dilakukan oleh perusahaan dengan disetujui oleh pimpinan

dari karyawan tersebut, dengan mengeluarkan surat PHK dengan alasan

yang disebutkan , contohnya

1. Performa yang semakin menurun.

2. Posisi yang tidak menunjang proses di perusahaan.

3. Attitude yang dinilai kurang baik.

4. Perusahaan melakukan pemangkasan biaya operasional

65

3.4 Diagram Aliran Dokumen

3.4.1 Proses Perekrutan Karyawan baru

Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Proses Perekrutan Karyawan Baru

66

3.4.2 Proses Pendataan Karyawan

Pendataan Karyawan

KaryawanHR

Mulai

Mengisi Formulir

Karyawan

Data pribadi Karyawan

Memasukan data pribadi

Penyimpanan Data Pribadi

T

Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Proses Pendataan Karyawan

67

3.4.3 Proses Pelatihan Karyawan

Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Proses Pelatihan Karyawan

68

3.4.4 Proses Penilaian Kinerja Karyawan

Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Proses Penilaian Kinerja Karyawan

69

3.4.5 Proses Promosi

Promosi

HR PegawaiDepartment

Mulai

Mengajukan

Promosi

Laporan Promosi Membuat Surat

Dokumen Promosi Rangkap

3

Pemberitahuan

Dokumentasi Konfirmasi

T T T

321

Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Proses Promosi

70

3.4.6 Proses Demosi

Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Proses Demosi

71

3.4.7 Proses Rotasi

Gambar 3.9 Diagram Aliran Dokumen Proses Rotasi

72

3.4.8 Proses Mutasi

Gambar 3.10 Diagram Aliran Dokumen Proses Mutasi

73

3.4.9 Proses Absensi : Kehadiran dan Ketidakhadiran

Gambar 3.11 Diagram Aliran Dokumen Proses Absensi : Kehadiran dan

Ketidakhadiran

74

3.4.10 Proses PHK (Pemutusan Hubungan Kerja)

PHK

PegawaiHRDepartment Awal

KonfirmasiDokumen ASI

TT

Mulai

T

Konf irmasi Dept Awal

Membuat Surat

Dokumen PHK 3 Rangkap

32

1

Memberikan Laporan

Mengajukan Permintaan

PHK

Gambar 3.12 Diagram Aliran Dokumen Proses PHK

75

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi oleh Departemen HR PT. CAKRAWIRA

BUMIMANDALA adalah

1. Data di dalam perusahaan belum terintegrasi.

2. Data di dalam perusahaan masih manual (arsip dokumen) sehingga

sulit dalam memproses data untuk tujuan pengambilan keputusan.

3. Proses pembuatan laporan yang cukup lama karena proses pembuatan

laporan harian dan bulanan karyawan masih manual sehingga

karyawan harus melihat banyak data untuk memproses sebuah

laporan harian atau bulanan.

3.6 Analisis Kebutuhan Informasi

Proses Kebutuhan Informasi

Perekrutan Karyawan Baru 1. Departement yang meminta karyawan

2. Lowongan yang di buka

3. Jumlah yang di inginkan

4. Pendidikan Pelamar

5. Pengalaman Pelamar

6. Keahlian yang di butuhkan

7. Data pelamar

8. Psikotes Pelamar

9. Tes Kesehatan Pelamar

76

Pendataan Karyawan 1. Data pribadi karyawan.

2. Jabatan karyawan.

3. Keahlian karyawan.

4. Kendaraan yang dimiliki karyawan.

5. Data Pelamar

6. Status Karyawan

7. Psikotes Karyawan

8. Tes Kesehatan Karyawan

Pelatihan Karyawan 1. Departemen yang meninginkan

pelatihan.

2. Jumlah karyawan yang didaftarkan.

3. Topik dan materi yang ingin di

training.

4. Pembicara pelatihan.

5. Evaluasi hasil pelatihan.

6. Absensi Training

Penilaian Kinerja karyawan 1. Departemen bersangkutan

2. Aspek kehadiran kerja.

3. Hasil kerja.

4. Sikap dalam bekerja.

5. Kelebihan dan Kekurangan karyawan.

6. Rekomendasi dari hasil penilaian.

7. Kriteria Penilaian

77

Promosi/Demosi/Mutasi/Rotasi 1. Departemen bersangkutan.

2. Data karyawan.

3. 1 nilai Penilaian kinerja karyawan

terakhir.

4. Jabatan lama dan jabatan baru.

Absensi : Kehadiran dan

Ketidakhadiran (Cuti dan

absen)

1. Kehadiran

a. Nama pegawai.

b. Tanggal kehadiran.

c. Jam masuk.

d. Jam keluar.

2. Ketidakhadiran

a. Nama pegawai.

b. Tanggal ketidakhadiran.

c. Tipe ketidakhadiran(cuti atau

absen).

PHK 1. Karyawan yang akan diberikan PHK

2. Pimpinan dar karyawan

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi

Dari 6 proses transaksi yang ada di perusahaan ini, setiap proses masing-masing

mempunyai rata-rata 5 sampai 7 informasi yang dibutuhkan pengguna. Informasi yang

dibutuhkan ini merupakan data yang diolah dan akan disimpan dalam basis data.

Informasi-informasi di atas diperoleh dari formulir-formulir yang dimiliki perusahaan.

78

3.7 Usulan Pemecahan Masalah

Departemen HR membutuhkan informasi dari aliran data yang terjadi

setiap harinya (hari kerja). Dengan sistem arsip dokumen yang masih sangat

manual yang selama ini digunakan, pengolahan informasi menjadi tidak efisien.

Data-data yang ada seharusnya terintegrasi agar dapat diolah dengan cepat.

Melihat permasalahan yang ada, maka pemecahan masalah yang diusulkan:

1. Membuat basis data HR

2. Membuat aplikasi untuk sistem basis data HR

3. Membuat laporan periodik sesuai dengan ruang lingkup secara

Bab 3 cover - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00815-SI bab 3.pdf- Menyetujui...

Documents

Transcript of Bab 3 cover - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00815-SI bab 3.pdf- Menyetujui...