BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat PT. Citra Contractor Hasaja (CCH)

PT. Citra Contractor Hasaja (CCH) didirikan pada tanggal 7 Maret 1990 oleh

Bapak Ir. Herman Sapar berdasarkan akte notaris Sri Rohani Wahyudi, SH No. 25

pada tanggal 7 Maret 1990, dengan nomor SIUP adalah 048/XIV-07/PB/V/1990 dan

nomor SITU adalah 334.2000/Perkotaan/R-IV/B/2000. Ide awal untuk pendirian

perusahaan ini adalah idealisme Bapak Ir. Herman Sapar untuk membangun kota

asalnya yaitu kota Pontianak. Pada mulanya, yaitu sejak pendiriannya, PT. Citra

Contractor Hasaja beralamat di Jalan Nusa Indah I, Pontianak. Seiring dengan

perkembangannya, pada tanggal 7 Maret 1998 perusahaan ini kemudian pindah alamat

ke jalan Teuku Umar, Kompleks Pontianak Mall, Blok A No.27-28, Pontianak.

PT. Citra Contractor Hasaja adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam

bidang penyedia jasa konstruksi dengan kualifikasi M2 (Menengah 2) dengan nilai

proyek Rp. 1 s/d 3 miliar. Perusahaan ini menangani proyek-proyek pembangunan

kota berupa pembangunan gedung, jalan, jembatan dan saluran air di Kalimantan

Barat. Ruang lingkup pelayanan jasanya dimulai dari perancangan gambar sampai

pada pelaksanaan pembangunan konstruksi rangka di lapangan.

Dalam perjalanan waktu yang panjang, sejak didirikan pada tahun 1990, PT.

Citra Contractor Hasaja telah banyak melakukan pekerjaan proyek-proyek

pembangunan kota dengan persentase jumlah proyek – proyek yang telah diselesaikan

dari tahun ke tahun cukup merata yaitu sekitar 3-4 proyek per tahun. Contoh proyek

70

yang pernah ditangani oleh PT. Citra Contractor Hasaja adalah pembangunan Hotel

Shanotel, SMU Bilingual Immanuel, Rumah Karet PT. Sumber Djantin, Gajahmada

Mall, dan Ayani Mega Mall Extension yang merupakan tender proyek terbaru yang

dimenangkan tahun ini.

Saat ini perkembangan pembangunan di wilayah Kalimantan Barat sangat pesat,

ditandai dengan semakin maraknya pembangunan kompleks perumahan, kawasan

industri, dan jalan-jalan penghubung antar kota. Dengan berbekal pengalaman yang

panjang dalam bidang konstruksi, PT. Citra Contractor Hasaja optimis untuk menjadi

perusahaan konstruksi yang mampu memberikan pelayanan jasa terbaik dalam proyek-

proyek yang dipercayakan kepadanya sehingga unggul dalam persaingan untuk

memenangkan tender. Karena itulah dibutuhkan sistem operasional perusahaan yang

efektif dan efisien untuk memperlancar pencapaian tujuan perusahaan. Pelaksanaan

proyek di lapangan sangat perlu didukung oleh sistem pembelian dan persediaan bahan

baku secara efektif dan efisien. Kelancaran sistem pembayaran utang usaha juga

sangat mempengaruhi keseluruhan proses perusahaan. Untuk itulah, PT. Citra

Contractor Hasaja memerlukan adanya suatu sistem informasi akuntansi yang mampu

mendukung proses pengendalian internal dan peningkatan efektifitas dan efisiensi

dalam proses pembelian, proses pencatatan utang, dan proses pengelolaan persediaan.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Adapun visi PT. Citra Contractor Hasaja adalah mewujudkan gagasan dengan

berbekal itikad baik dan profesionalisme kerja dibidang konstruksi sehingga PT. Citra

Contractor Hasaja dipandang sebagai pilihan terbaik perusahaan konstruksi di

Kalimantan Barat.

71

Misi PT. Citra Contractor Hasaja adalah berusaha dalam bidang kontraktor,

pemborong, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dari pekerjaan untuk melayani

serta memenuhi kebutuhan masyarakat dibidang konstruksi. Dalam mendukung misi

tersebut PT. Citra Contractor Hasaja (CCH) bertekad untuk :

1. Memenuhi harapan dan kepuasan dari pelanggan.

2. Berkomitmen untuk peningkatan kualitas secara berkelanjutan.

3. Memelihara kinerja proses yang optimal dan konsisten.

4. Mementingkan pengembangan profesional untuk kompetensi pegawai.

3.1.3 Gambaran Umum Kegiatan Perusahaan

Saat ini kegiatan bisnis utama yang dijalankan oleh PT. Citra Contractor Hasaja

adalah pelayanan jasa di bidang konstruksi yang dimulai dari perancangan gambar

sampai dengan pembangungan konstruksi rangka di lapangan. PT. Citra Contractor

Hasaja melaksanakan pekerjaan proyek yang diperoleh dari hasil pemenangan tender

proyek dari pihak pemberi kontrak. Adapun urutan-urutan kegiatan yang dilakukan

perusahaan sejak suatu pekerjaan diperoleh hingga diselesaikan dan diserahkan kepada

pemberi kontrak adalah :

1. Pihak pemberi kontrak mengajukan undangan untuk lelang tender untuk

pembangunan proyek tertentu kepada perusahaan kontraktor dan dijelaskan

spesifikasi yang diinginkan oleh pihak pemberi kontrak.

2. Perusahaan memasukkan penawaran dengan memberikan gambaran dan rincian

biaya.

3. Pihak pemberi kontrak menyeleksi penawaran yang masuk dan dicari biaya yang

paling murah dan mengumumkan pemenang tender.

72

4. Setelah pihak pemberi kontrak mengumumkan pemenangan proyek tertentu,

maka perusahaan akan memperoleh pelulusan pekerjaan dari pemberi kontrak

melalui surat yang menyatakan perusahaan telah memenangkan tender.

5. Dibuat perjanjian antara pihak pemberi kontrak dengan pihak perusahaan dan

dilampirkan anggaran biaya yang merupakan penawaran dari pihak perusahaan.

Perjanjian tersebut mengatur tentang segala hal dalam pelaksanaan kontrak atau

proyek antara lain: jenis pekerjaan yang dilaksanakan, jangka waktu pekerjaan,

nilai kontrak yang disetujui, pembayaran kemajuan kontrak konstruksi (payment)

dan kemungkinan-kemungkinan terjadinya perubahan pekerjaan.

6. Dikeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) yang berisi kapan pekerjaan dapat

dimulai dan jangka waktu penyelesaian.

7. Perusahaan melaksanakan pekerjaan sesuai prosedur dan gambar yang ada.

8. Setelah pekerjaan seratus persen (100%) maka dibuat berita acara penyerahan

pekerjaan I.

9. Setelah selesai jangka waktu pemeliharaan 100 hari setelah penyerahan I akan

dibuat berita acara penyerahan pekerjaan II.

10. Setelah berita acara penyerahan II selesai dibuat dan disetujui maka selesailah

tugas perusahaan.

3.1.4 Struktur Organisasi

Suatu perusahaan baik yang bersifat profit oriented maupun non profit oriented

mempunyai tujuan masing-masing yang hendak dicapai, yang dilakukan melalui

rangkaian kegiatan yang terencana. Untuk koordinasi dan penggerakan sumber daya

perusahaan dengan lebih baik dan jelas maka diperlukan suatu konsistensi mengenai

73

tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dituangkan dalam suatu struktur

organisasi dengan memperhatikan kemampuan personil yang dimiliki perusahaan.

PT. Citra Contractor Hasaja didukung oleh personil-personil profesional yang

memiliki kompetensi dan pengalaman yang cukup dalam pelaksanaan proyek

konstruksi. Jumlah karyawan tetap sebanyak 24 orang, yang sebagian mengisi jabatan

struktural perusahaan. Sebagian lagi merupakan tenaga profesional proyek, di samping

didukung oleh lebih dari 100 orang karyawan lepas pelaksana proyek.

Adapun struktur Organisasi pada PT. Citra Contractor Hasaja tampak pada

Gambar 3.1 sebagai berikut :

74

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan (Sumber : File Struktur Organisasi Perusahaan PT. Citra Contractor Hasaja)

3.1.5 Tanggung Jawab dan Wewenang

Adapun fungsi-fungsi pokok dalam organisasi perusahaan memiliki tanggung

jawab dan wewenang sebagai berikut :

1. Komisaris Utama

75

Merupakan orang yang menduduki bagian tertinggi dari organisasi perusahaan

PT. Citra Contractor Hasaja. Tugas komisaris utama adalah :

a. Melakukan pengawasan terhadap kebijakan manajemen dalam

melaksanakan pengelolaan perusahaan.

b. Memberikan nasihat kepada manajemen mengenai pelaksanaan rencana

jangka panjang perusahaan.

c. Menerima laporan hasil kinerja dari pihak manajemen.

2. Direktur Utama

Bertanggung jawab langsung kepada Komisaris Utama. Tugas direktur utama

adalah:

a. Membuat kebijakan umum dan mengambil keputusan tentang hal-hal yang

menyangkut jumlah uang yang besar.

b. Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan Direktur Teknik dan

Direktur Keuangan.

c. Menerima, menilai, dan mengevaluasi laporan-laporan kegiatan dari para

direktur dan memberikan petunjuk-petunjuk untuk peningkatan prestasi di

masa mendatang.

d. Mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan.

e. Mewakili perusahaan baik dalam dan luar perusahaan.

f. Membina hubungan yang baik dengan rekan bisnis perusahaan.

g. Mengelola asset perusahaan.

3. Direktur Teknik

Tugas direktur teknik adalah:

76

a. Mendapatkan informasi mengenai tender-tender baru yang dapat diikuti

oleh perusahaan.

b. Menentukan harga jual/nilai semua proyek yang ditangani.

c. Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan kabag perencanaan,

kabag pelaksanaan, tenaga ahli dan logistik kantor yang berkaitan dengan

kegiatan operasional proyek.

d. Membuat kebijakan-kebijakan teknis yang berkaitan dengan perencanaan

dan pelaksanaan proyek yang ditangani perusahaan.

4. Kabag Perencanaan

Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Teknik dan tugasnya

adalah:

a. Melakukan pengidentifikasian semua aktivitas spesifik yang harus

dilakukan dalam rangka mencapai seluruh tujuan dan sasaran proyek

sehingga dihasilkan work breakdown structure.

b. Menentukan urutan masing-masing aktivitas secara akurat, jalur kritis dan

menentukan estimasi durasi masing-masing aktivitas.

c. Melakukan pengembangan jadwal (time schedule) yang realistis.

d. Melakukan perencanaan sumber daya yang dibutuhkan untuk suatu proyek

(tenaga kerja, peralatan, material).

e. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Biaya Pelaksanaan (RAB).

f. Mewakili perusahaan dalam lelang tender yang meliputi proses negosiasi

dengan calon klien sampai tahap proses pembuatan kontrak kerja setelah

tender dimenangkan.

5. Kabag Pelaksanaan / Office engineer

77

Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Teknik dan tugasnya

adalah:

a. Melaksanakan evaluasi dan pengembangan teknologi dan alat-alat

konstruksi yang digunakan untuk menunjang pelayanan jasa konstruksi

perusahaan.

b. Bekerja sama dengan kabag perencanaan dalam melakukan perencanaan

sumber daya yang dibutuhkan untuk suatu proyek (tenaga kerja, peralatan,

material).

c. Bekerja sama dengan kabag perencanaan dalam menyusun Rencana Kerja

dan Anggaran Biaya Pelaksanaan (RAB).

d. Mewakili perusahaan dalam lelang tender yang meliputi proses negosiasi

dengan calon klien sampai tahap proses pembuatan kontrak kerja setelah

tender dimenangkan bersama Kabag perencanaan.

e. Melakukan koordinasi dengan setiap project manager atas setiap

perkembangan pengerjaan proyek.

6. Tenaga Ahli

Tenaga ahli merupakan tenaga-tenaga yang memiliki skill atau keahlian di

bidang yang berkaitan dengan konstruksi. Tenaga ahli yang dimiliki perusahaan

antara lain: ahli tanah, ahli pengawas teknik jembatan, arsitek, ahli drainase

perkotaan, ahli pengawasan teknis bangunan gedung, road designer engineer.

Tugas tenaga ahli adalah bertugas memberikan jasa sesuai dengan keahlian yang

dimilikinya dan mengawasi pelaksanaan di lapangan apakah telah sesuai dengan

konsultasi yang diberikan olehnya.

7. Kasubbag Logistik

78

Dikenal juga sebagai office logistic. Merupakan orang yang diberikan wewenang

dan tanggung jawab untuk mengawasi pengadaan, penyimpanan, dan

penggunaan persediaan material yang tahan lama dan bisa distok di gudang,

material sisa dari setiap project yang ditangai perusahaan, serta peralatan

konstruksi yang dimiliki perusahaan. Tugasnya adalah:

a. Menerima pengiriman material dari pemasok dan mencatat di Catatan

Persediaan

b. Mencatat pengiriman peralatan konstruksi dan pengembalian peralatan

konstruksi yang telah digunakan.

c. Menerima material sisa konstruksi dari project-project perusahaan.

d. Mengkoordinasi peminjaman material konstruksi antar project.

e. Mencatat pengeluaran material yang ada di stok gudang kantor ke

lapangan.

7. Direktur Keuangan

Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan tugasnya

adalah:

a. Merencanakan, mengatur dan menyediakan modal kerja, aspek legal bidang

keuangan serta laporan.

b. Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan Kabag keuangan dan

administrasi, kabag akuntansi dan kasubbag pembelian.

c. Mengotorisasi setiap pengeluaran kas yang akan digunakan untuk

melakukan pembayaran.

d. Membuat kebijakan-kebijakan teknis yang berkaitan dengan perencanaan

keuangan.

79

8. Kabag keuangan dan Administrasi

Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan dan

tugasnya adalah:

a. Menerima tagihan dari para pemasok.

b. Mengumpulkan segala dokumen yang berhubungan dengan administrasi

perusahaan.

c. Membuat perencanaan dalam pengajuan dana.

d. Menerima dan menyetor uang, mengkoordinir keuangan.

e. Mengatur pengeluaran dan pemasukan kas.

9. Kabag Anggaran dan Akuntansi

Merupakan orang yang bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan dan

tugasnya adalah melaksanakan pembukuan atas transaksi-transaksi yang terjadi

di perusahaan yang dimulai dari menerima bukti transaksi, penjurnalan, posting

ke buku besar, sampai dengan penyajian laporan keuangan perusahaan serta

melakukan melakukan penganggaran biaya dan pengendalian biaya.

10. Kasubbag Pembelian

Merupakan orang yang bertugas untuk mendukung kegiatan pembelian di

perusahaan baik material proyek dan kebutuhan operasional kantor. Tugasnya

adalah:

a. Mencatat daftar material dan barang yang akan dibeli ataupun diperlukan

oleh proyek dan kantor.

b. Melakukan negosiasi harga dengan para pemasok.

c. Mencari informasi baru mengenai pemasok.

d. Melakukan pemesanan material dan barang ke pemasok.

80

e. Melakukan pengawasan atas penerimaan material dan pengembalian

material dari dan ke pemasok.

f. Membuat laporan pembelian per project.

11. Project Manager

Adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan proyek yang harus mengetahui

situasi dari proyeknya sehingga dapat mengkoordinir semua kegiatan

bawahannya dan tugasnya adalah:

a. Membuat tim proyek

b. Memastikan setiap kegiatan mulai dari proses persiapan, pelaksanaan, dan

pemeliharaan berjalan dengan lancar.

c. Menyusun dan mengimplementasikan rencana kerja proyek serta

mengendalikan perubahan atau penyimpangan yang terjadi sehingga

kontrak dapat selesai sesuai rencana.

d. Menentukan infrastruktur (peralatan proses, transportasi, alat komunikasi)

dan lingkungan kerja (peralatan keamanan dan keselamatan kerja,

penerangan) yang dibutuhkan.

e. Melaksanakan tata usaha tenaga kerja di lapangan meliputi: penerimaan,

pengangkatan, penggajian, dan pemberhentian staf proyek dan membuat

laporan tenaga kerja secara berkala.

f. Membuat laporan ke developer tentang hasil kemajuan pekerjaan (Realisasi

Progress Fisik terhadap rencana) sebagai syarat tagihan berkala.

12. Site Manager

81

Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menangani,

mengatur, mengkoordirnir pekerjaan di suatu tempat konstruksi atau lapangan.

Tugasnya adalah:

a. Membuat schedule 2 mingguan dan bulanan serta membuat laporan

realisasi progress fisik mingguan terhadap progress rencana.

b. Mendistribusikan gambar kerja ke lapangan dan melaporkan tiap

penyimpangan gambar kerja kepada site engineer.

c. Mengkoordinasikan pekerjaan site engineer, quality control dan logistik

lapangan.

d. Memastikan kebutuhan tenaga kerja, material, dan peralatan di lapangan

tercukupi.

e. Mengawasi agar pelaksanaan proyek sesuai schedule, rancangan anggaran

dan biaya, mutu pekerjaan sesuai target.

f. Memeriksa laporan pengerjaan proyek yang diberikan oleh site engineer.

13. Quality Control

Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin

kualitas atas material produksi, kualitas pengerjaan konstruksi, dan kualitas

kemananan kerja.

14. Site Engineer

Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menangani hal-

hal teknis pekerjaan disuatu tempat konstruksi atau lapangan. Tugasnya adalah:

a. Mengawasi dan mengatur pekerjaan di lapangan sesuai gambar kerja.

b. Mengawasi dan menentukan pembagian kerja dan jumlah tenaga kerja

lapangan sesuai kebutuhan lahan pekerjaan yang ada.

82

c. Menjamin agar pekerjaan di lapangan berjalan sesuai dengan jadwal.

d. Merencanakan kebutuhan permintaan material setiap minggu dan diusulkan

ke site manager.

e. Melaporkan jika ada masalah teknis gambar kerja yang tidak dapat

diterapkan di lapangan ke site manager.

f. Membuat laporan harian pengerjaan proyek.

g. Memeriksa laporan pengawasan lapangan oleh mandor.

15. Mechanic

Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk:

a. Memastikan bahwa alat-alat yang digunakan dalam proses konstruksi

berada dalam kondisi yang baik dan siap untuk digunakan.

b. Mengusulkan kebutuhan pengadaan peralatan baru jika peralatan lama telah

usang.

c. Memasang instalasi listrik dan penerangan lapangan.

d. Membuat sarana dan prasarana serta mengontrol dan memperbaiki sarana

kerja yang ada.

16. Logistik

Disebut juga field logistic. Adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung

jawab untuk menjamin ketersediaan material konstruksi dan peralatan yang

dibutuhkan di lapangan sehingga waktu penyelesaian proyek tidak tertunda.

Tugasnya adalah:

a. Menerima pengiriman material dari pemasok, mencocokkannya dengan

Bon Permintaan Barang, dan mencatat pada Catatan Persediaan.

b. Mengawasi pemakaian alat – alat konstruksi.

83

c. Mengawasi pemakaian material konstruksi di lapangan.

d. Melakukan pemesanan ulang atas material konstruksi jika ada stok material

yang telah menipis dengan persetujuan site manager dan merencanakan

kapan material harus tiba agar tidak terjadi keterlambatan.

e. Membuat laporan pengadaan dan pemakaian material yang ditujukan

kepada site manager.

17. Surveyor/Levelling

Adalah pihak atau orang yang di tingkat pelaksanaan suatu proyek, yang

bertugas untuk melaksanakan kalibrasi alat ukur secara periodic sesuai dengan

waktu yang telah ditentukan, menetapkan asumsi-asumsi yang diperlukan dalam

pengukuran, dan melaksanakan marking untuk keperluan pelaksanaan pekerjaan.

Supervisor ini mempunyai hubungan kerja yang tetap dengan kontraktor.

18. Supervisor Beton/Mal

Adalah pihak atau orang yang di tingkat pelaksanaan suatu proyek, yang

bertugas untuk melakukan survey lapangan ke lokasi tempat pengerjaan

konstruksi beton dan membuat laporan hasil survey. Supervisor ini mempunyai

hubungan kerja yang tetap dengan kontraktor.

19. Supervisor Pembesian

Adalah pihak atau orang yang di tingkat pelaksanaan suatu proyek, yang

bertugas untuk melakukan survey lapangan ke lokasi tempat pengerjaan

konstruksi besi dan membuat laporan hasil survey. Supervisor ini mempunyai

hubungan kerja yang tetap dengan kontraktor.

20. Mandor

84

Mandor adalah pihak atau orang yang bertugas merekrut sejumlah tenaga kerja

sesuai dengan kulifikasi yang diperlukan seperti kelompok tukang kayu, besi,

batu dan memimpin serta melakukan pengawasan terhadap pekerjaan mereka di

lapangan.

3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

3.2.1 Dokumen-Dokumen yang Digunakan

Berikut ini adalah dokumen yang digunakan pada proses pembelian, persediaan,

dan utang usaha PT. Citra Contractor Hasaja:

A. Dokumen Internal

1. Permohonan Permintaan Barang

Merupakan dokumen yang menjadi dasar pemesanan material ke pemasok

oleh Kasubbag Pembelian.

2. Bon Permintaan Barang

Dokumen yang digunakan untuk melakukan pemesanan material kepada

pemasok.

3. Bon Pengeluaran Barang

Dokumen yang digunakan untuk melakukan pengeluaran material dari

gudang, baik untuk retur atau untuk dikirim ke lapangan.

4. Permintaan Barang Gudang

Dokumen yang digunakan untuk melakukan permintaan pengeluaran

barang ke bagian gudang.

5. Permintaan Barang Antar Proyek

Dokumen yang digunakan untuk permintaan material antar proyek.

85

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran ke

pemasok menggunakan uang tunai.

7. Bukti Bank Keluar

Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran ke

pemasok, baik secara transfer, cek, atau giro.

B. Dokumen Eksternal

1. Surat Penawaran Harga

Merupakan dokumen yang dikirim oleh pemasok, yang berisi harga yang

ditawarkan pemasok yang digunakan sebagai perbandingan harga dalam

proses pemilihan pemasok.

2. Surat Persetujuan Kontrak Harga

Dokumen yang mendukung pembelian material secara kontrak kepada

pemasok dengan harga yang telah disetujui kedua belah pihak.

3. Surat Jalan

Dokumen bukti pengiriman barang yang dikeluarkan oleh pemasok ke

pembeli.

4. Faktur Penagihan

Dokumen yang digunakan oleh pemasok untuk melakukan penagihan atas

pembelian yang telah dilakukan.

5. Faktur Pajak

Dokumen yang mencatat nilai pajak pembelian yang dikenakan terhadap

perusahaan.

6. Kuitansi

86

Dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok sebagai bukti penerimaan

pembayaran dari pembeli.

7. Nota Retur

Dokumen yang diterima dari pemasok sebagai nota pengurang tagihan

karena retur yang terjadi.

3.2.2 Fungsi-Fungsi yang terkait

Fungsi-fungsi yang terkait sistem pembelian, persediaan dan utang usaha PT.

Citra Contractor Hasaja adalah:

1. Fungsi Pembelian yang dijalankan oleh Kasubbag Pembelian.

2. Fungsi Logistik yang dijalankan oleh Logistik Kantor dan Logistik Lapangan.

3. Fungsi Keuangan yang dijalankan oleh Kabag Keuangan & Administrasi.

4. Fungsi Akuntansi yang dijalankan oleh Kabag Anggaran & Akuntansi.

3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan dan Diagram Alir Dokumen

3.2.3.1 Prosedur Pembelian Material

Kabag Perencanaan bekerja sama dengan Kabag Pelaksanaan akan membuat

rancangan anggaran dan biaya (RAB), yang merupakan estimasi jumlah dan biaya

kebutuhan material dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek.

RAB diserahkan kepada Kabag Anggaran & Akuntansi untuk diotorisasi. Setelah

diotorisasi, RAB didistribusikan ke Manajer Proyek. Manajer Proyek kemudian

merinci Bill of Material (daftar kebutuhan material untuk proyek sesuai RAB) untuk

ditujukan kepada Site Manager dan Kasubbag Pembelian.

87

Proses pembelian dimulai dari diterimanya Permohonan Permintaan Barang

oleh Kasubbag Pembelian dari Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Setelah melihat

item material yang diminta maka Kasubbag Pembelian baru menentukan

kemungkinan cara pembelian material. Pembelian material bisa dilakukan dengan

tiga cara yaitu:

1. Pembelian material secara kontrak

Pembelian material secara kontrak adalah pembelian yang dilakukan oleh

perusahaan dengan cara membuat suatu perjanjian kontrak atas harga material

tertentu dengan pemasok yang berlaku selama jangka waktu yang telah

ditentukan bersama. Pengadaan kontrak ini biasanya dilakukan untuk

pembelian material yang jumlah pemakaiannya relatif banyak seperti semen

dan kawat besi. Pembelian secara kontrak ini biasanya dilakukan untuk

menghindari resiko terjadinya kenaikan harga material secara tiba-tiba.

Pengadaan kontrak ini biasanya dilakukan oleh perusahaan pada saat awal

pelaksanaan proyek.

2. Pembelian material secara D/O ke pemasok

Pembelian material secara D/O ke pemasok adalah pembelian yang

dilakukan oleh perusahaan dengan cara membeli material sejumlah kuantitas

tertentu dan menitipkan material tersebut di gudang pemasok. Material tersebut

akan dikirim jika perusahaan membuat delivery order kepada pemasok.

Pembelian material secara D/O biasanya dilakukan untuk material yang

membutuhkan kapasitas penyimpanan yang besar. Contoh material yang selalu

dibeli secara D/O adalah pasir dan besi beton. Dengan pembelian secara D/O

88

maka perusahaan terbebas dari masalah kekurangan tempat untuk penyimpanan

material.

3. Pembelian material secara stok di gudang

Pembelian material secara stok di gudang perusahaan adalah pembelian

yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara membeli material sejumlah

kuantitas tertentu dan menyimpannya di gudang perusahaan sampai pada saat

material tersebut dibutuhkan. Pembelian ini dilakukan untuk beberapa macam

material bantu yang selalu distok di gudang perusahaan seperti: timba cor,

paku, bendrat dan oli. Pembelian ini biasanya dilakukan untuk material yang

mempunyai ukuran kecil sehingga mudah bagi perusahaan untuk mengatur

tempat penyimpanannya.

Berikut ini prosedur-prosedur pembelian yang ada di PT. Citra Contractor

Hasaja:

3.2.3.1.1 Prosedur pembelian material secara kontrak

Pada saat menerima Bill of Material dari Manajer Proyek, Kasubbag

Pembelian kemudian menandai item-item material yang ingin dibeli secara

kontrak. Kasubbag Pembelian menelepon pemasok-pemasok untuk mengajukan

penawaran harga langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan Surat

Penawaran Harga. Setelah didapatkan kesepakatan harga dengan pemasok terpilih,

maka Kasubbag Pembelian akan menerima Surat Persetujuan Kontrak Harga 2

rangkap dari pemasok dan dibawa ke Direktur Utama untuk ditandatangani.

Rangkap ke-1 dipegang oleh Kasubbag Pembelian, rangkap ke-2 diserahkan ke

pemasok.

89

Dalam pelaksanaan proyek, pada saat ketersediaan bahan baku minimum

(setelah dilakukan pengecekkan), Logistik Lapangan/Logistik Kantor membuat

Permohonan Permintaan Barang sebanyak 2 rangkap yang diotorisasi oleh Site

Manager. Rangkap ke-1 dikirimkan ke Kasubbag Pembelian, dan rangkap ke-2

disimpan oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Jika ditemukan item material

yang akan dibeli sesuai kontrak, maka Kasubbag Pembelian akan membuat Bon

Permintaan Barang sebanyak 4 rangkap yang diotorisasi oleh Direktur Utama

berdasarkan Permohonan Permintaan Barang dan Surat Persetujuan Kontrak

Harga. Rangkap ke-1 difax atau dikirm ke pemasok, rangkap ke-2 diarsip oleh

Kasubbag Pembelian bersama Surat Persetujuan Kontrak Harga dan Surat

Penawaran Harga, rangkap ke-3 dikirim ke oleh Logistik Lapangan/Logistik

Kantor, rangkap ke-4 akan dikirim ke Kabag Keuangan & Administrasi.

3.2.3.1.2 Prosedur pembelian material secara D/O ke pemasok

Dalam pelaksanaan proyek, pada saat ketersediaan bahan baku minimum

(setelah dilakukan pengecekkan), oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor

membuat Permohonan Permintaan Barang sebanyak 2 rangkap yang diotorisasi

oleh Site Manager. Rangkap ke-1 dikirimkan ke Kasubbag Pembelian, dan

rangkap ke-2 disimpan oleh oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Kasubbag

Pembelian akan menelepon beberapa pemasok untuk mengajukan penawaran harga

langsung atau meminta pemasok untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga.

Setelah didapatkan kesepakatan harga dengan pemasok terpilih, Kasubbag

Pembelian akan membuat Bon Permintaan Barang sebanyak 4 rangkap yang

diotorisasi oleh Direktur Utama. Rangkap ke-1 difax atau dikirim ke pemasok,

90

rangkap ke-2 diarsip oleh Kasubbag Pembelian, rangkap ke-3 dikirim ke oleh

Logistik Lapangan/Logistik Kantor, rangkap ke-4 dikirimkan ke Kabag Keuangan

& Administrasi. Dengan cara pembelian material secara D/O, pengiriman material

akan dilakukan secara bertahap sesuai dengan informasi kebutuhan material dari

oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor melalui telepon ke Kasubbag Pembelian.

Kasubbag Pembelian kemudian menyampaikan jadwal pengiriman material ke

pemasok melalui fax/telepon.

3.2.3.1.3 Prosedur pembelian material secara stok di gudang

Dalam pelaksanaan proyek, pada saat ketersediaan bahan baku minimum

(setelah dilakukan pengecekkan), Logistik Lapangan/Logistik Kantor membuat

Permohonan Permintaan Barang sebanyak 2 rangkap yang diotorisasi oleh Site

Manager. Rangkap ke-1 dikirimkan ke Kasubbag Pembelian, dan rangkap ke-2

disimpan oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Kasubbag Pembelian akan

menelepon beberapa pemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau

meminta pemasok untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga. Setelah didapatkan

kesepakatan harga dengan pemasok terpilih, Kasubbag Pembelian akan membuat

Bon Permintaan Barang sebanyak 4 rangkap yang diotorisasi oleh Direktur Utama.

Rangkap ke-1 difax atau dikirim ke pemasok, rangkap ke-2 diarsip oleh Kasubbag

Pembelian, rangkap ke-3 dikirim ke Logistik Lapangan/Logistik Kantor, rangkap

ke-4 dikirimkan ke Kabag Keuangan & Administrasi.

Untuk prosedur pembelian material lebih jelasnya lihat gambar 3.2 dan

gambar 3.3.

91

Flowchart Prosedur Pembuatan Surat Persetujuan Kontrak Harga

Kasubbag Pembelian

Pada bill of material yang diterima dari

manajer proyek

Diterima dari pemasok dan ditandatangani direktur utama

Diserahkan ke pemasok

Diterima dari pemasok

1

Menelepon pemasok-pemasok untuk mengajukan penawaran harga langsung atau meminta

pemasok untuk mengirimkan surat penawaran harga

menandai item-item material

yang ingin dibeli secara kontrak

2

Mendapatkan kesepakatan harga dengan pemasok

terpilih dan menerima Surat Persetujuan Kontrak Harga

Surat Persetujuan Kontrak Harga

Surat Penawaran Harga

StartDilakukan pada saat awal

pengerjaan proyek

1

T

End

Gambar 3.2 Flowchart prosedur pembuatan Surat Persetujuan Kontrak Harga

92

Gambar 3.3 Flowchart prosedur pembelian material

3.2.3.2 Prosedur Penerimaan Material

Prosedur penerimaan material dimulai ketika pemasok mengirimkan material

yang dipesan disertai Surat Jalan sebanyak 2 rangkap dan diterima oleh Logistik

Lapangan/Logistik Kantor. Berdasarkan Bon Permintaan Barang rangkap ke-3 dan

Surat Jalan, Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mencocokkan jumlah dan

spesifikasi material yang diterima dari pemasok apakah telah sesuai dengan yang

dipesan. Jika material tersebut telah sesuai jumlah dan spesifikasinya, maka Logistik

Lapangan/Logistik Kantor akan menandatangani Surat Jalan tersebut dan

93

mengembalikan rangkap ke-1 Surat Jalan kepada pemasok. Kemudian, Logistik

Lapangan/Logistik Kantor akan menyimpan dan mencatat penerimaan material ke

Catatan Persediaan dan mencopy rangkap ke-2 Surat Jalan sebanyak 1 rangkap

untuk diberikan kepada Kasubbag Pembelian. Kemudian Surat Jalan rangkap ke-2

asli dan Bon Permintaan Barang diarsip. Dengan menerima Surat Jalan tersebut

maka Kasubbag Pembelian mengetahui bahwa material yang dipesan sudah diterima

oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Kasubbag Pembelian kemudian

mencocokkan antara copy Surat Jalan dengan Bon Permintaan Barang rangkap ke-2

dan kemudian copy Surat Jalan tersebut diserahkan ke Kabag Keuangan &

Administrasi untuk diarsip.

Untuk prosedur penerimaan material lebih jelasnya lihat gambar 3.4.

94

Gambar 3.4 Flowchart prosedur penerimaan material

95

3.2.3.3 Prosedur Retur Pembelian

Prosedur retur pembelian dimulai ketika material yang diterima dari pemasok

ternyata tidak sesuai dengan spesifikasi pesanan yang terdapat dalam Bon

Permintaan Barang baik dari segi kuantitas, jenis material maupun kualitas material

atau ditemukan adanya kerusakkan. Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan

mengkonfirmasikan adanya material yang perlu diretur. Kasubbag Pembelian

menelepon ke pemasok untuk mengkonfirmasikan mengenai kemungkinan retur

material apakah dapat ditukar dengan material baru atau langsung mengurangi nilai

tagihan saja.

3.2.3.3.1 Retur Pembelian (Pengurangan Nilai Tagihan)

Retur pembelian yang langsung mengurangi nilai tagihan dapat terjadi dalam

3 kasus yaitu: retur sebelum Faktur Penagihan diterima, retur setelah Faktur

Penagihan diterima dan retur setelah pembayaran dilakukan. Berikut ini

prosedurnya:

3.2.3.3.1.1Prosedur retur pembelian sebelum Faktur Penagihan diterima

Kondisi retur sebelum Faktur Penagihan diterima, jika retur dapat

dilakukan maka bagian logistik akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang

sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke pemasok bersama

material yang diretur. Rangkap ke-2 akan disimpan sebagai arsip oleh Logistik

Lapangan/Logistik Kantor. Logistik Lapangan/Logistik Kantor kemudian akan

mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan. Kasubbag Pembelian

memberi catatan mengenai retur pada Bon Permintaan Barang rangkap ke-2 yang

dimilikinya. Kasubbag Pembelian kemudian memberitahukan informasi retur

tersebut kepada Kabag Keuangan & Administrasi agar Kabag Keuangan &

96

Administrasi memberikan catatan retur di nota Bon Permintaan Barang rangkap

ke-4 yang dimilikinya.

3.2.3.3.1.2Prosedur retur pembelian setelah Faktur Penagihan diterima

Kondisi retur terjadi setelah Faktur Penagihan diterima, jika retur dapat

dilakukan maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mengeluarkan Bon

Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke

pemasok bersama material yang diretur. Rangkap ke-2 akan disimpan sebagai

arsip oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Logistik Lapangan/Logistik

Kantor kemudian akan mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan.

Kasubbag Pembelian memberi catatan mengenai retur pada Bon Permintaan

Barang rangkap ke-2 yang dimilikinya. Kasubbag Pembelian kemudian

memberitahukan informasi retur tersebut kepada Kabag Keuangan &

Administrasi agar Kabag Keuangan & Administrasi memberikan catatan retur di

nota Bon Permintaan Barang rangkap ke-4 yang dimilikinya. Setelah itu Kabag

Keuangan & Administrasi akan menerima Nota Retur dari pemasok yang

digunakan untuk mengurangi nilai hutang ke pemasok atas Bon Permintaan

Barang tersebut.

3.2.3.3.1.3 Prosedur retur pembelian setelah pembayaran dilakukan

Kondisi retur terjadi setelah pembayaran dilakukan, jika retur dapat

dilakukan maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mengeluarkan Bon

Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke

pemasok bersama material yang diretur. Rangkap ke-2 akan disimpan sebagai

arsip oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Logistik Lapangan/Logistik

Kantor kemudian akan mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan.

97

Kasubbag Pembelian memberi catatan mengenai retur pada Bon Permintaan

Barang rangkap ke-2 yang dimilikinya. Kasubbag Pembelian kemudian

memberitahukan informasi retur tersebut kepada Kabag Keuangan &

Administrasi agar Kabag Keuangan & Administrasi memberikan catatan retur di

nota Bon Permintaan Barang rangkap ke-4 yang dimilikinya. Setelah itu Kabag

Keuangan & Administrasi akan menerima Nota Retur dari pemasok yang

digunakan untuk mengurangi nilai hutang ke pemasok atas Bon Permintaan

Barang lainnya atau menerima pengembalian dana oleh pemasok dan mencatat

pada Bukti Kas Masuk. Untuk retur pembelian lebih jelasnya lihat gambar 3.5.

98

Gambar 3.5 Flowchart prosedur retur pembelian (pengurangan nilai tagihan)

99

3.2.3.3.2 Retur Pembelian (Penukaran Material)

Kondisi pertukaran material, jika penukaran dapat dilakukan maka Logistik

Lapangan/Logistik Kantor akan mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak

2 rangkap . Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke pemasok bersama material yang

diretur. Rangkap ke-2 akan disimpan sebagai arsip oleh Logistik

Lapangan/Logistik Kantor . Logistik Lapangan/Logistik Kantor kemudian akan

mencatat pengeluaran material pada Catatan Persediaan. Ketika menerima material

yang ditukar maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mencocokkan Bon

Pengeluaran Barang rangkap ke-2 dengan Surat Jalan yang diterima dari pemasok

untuk memastikan apakah jumlah material yang ditukar sama kuantitasnya. Jika

sesuai, maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan menandatangani Surat Jalan

dan mengembalikan Surat Jalan rangkap ke-1 kepada pemasok. Kemudian Logistik

Lapangan/Logistik Kantor akan mencatat penerimaan material ke Catatan

Persediaan. Untuk prosedur pertukaran material lebih jelasnya lihat gambar 3.6.

100

Gambar 3.6 Flowchart prosedur retur pembelian (penukaran material)

101

3.2.3.4 Prosedur Pembayaran Utang Usaha

Setelah pengiriman, pemasok akan membawa Faktur Penagihan, Kuitansi,

Faktur Pajak dan Surat Jalan asli yang akan diterima oleh Kabag Keuangan &

Administrasi. Kabag Keuangan & Administrasi kemudian akan melakukan

pengecekkan terhadap dokumen-dokumen tersebut dengan Bon Permintaan Barang

rangkap ke-4 dan copy Surat Jalan. Jika sesuai maka Kabag Keuangan &

Administrasi memberi approval kecil pada Kuitansi sebanyak 2 rangkap yang

dibawa oleh pemasok sebagai tanda bukti penerimaan dokumen-dokumen tersebut.

Rangkap ke-1 akan dibawa kembali oleh pemasok dan rangkap ke-2 akan disimpan

oleh Kabag Keuangan & Administrasi. Kabag Keuangan & Administrasi akan

mencatat terjadinya utang pada Catatan Utang. Ketika utang telah mendekati tanggal

jatuh tempo pembayaran, Kabag Keuangan & Administrasi akan mengecek Catatan

Utang dan berbagai dokumen yang mendukung seperti: Faktur Penagihan, Faktur

Pajak, Surat Jalan asli, Kuitansi rangkap ke-2, Bon Permintaan Barang rangkap ke-4

dan Nota Retur (jika terjadi retur). Kemudian baru menyiapkan dana untuk

pembayaran tunai/transfer atau menyiapkan cek/bilyet giro untuk diotorisasi oleh

direktur keuangan dan menelepon pemasok agar mengambil pembayaran.

Cash/cek/bilyet giro/bukti transfer tersebut akan ditukar dengan Kuitansi rangkap ke-

1 yang dibawa oleh pemasok. Setelah pemasok menerima cash/cek/giro tersebut

maka Kabag Keuangan & Administrasi akan mengeluarkan Bukti Kas Keluar (untuk

cash) atau Bukti Bank Keluar (untuk cek/giro/transfer) untuk ditandatangani oleh

pemasok sebagai bukti bahwa cash/cek/giro/bukti transfer telah diterima oleh

pemasok. Setelah itu Kabag Keuangan & Administrasi akan mencatat pembayaran

utang dalam Catatan Utang. Dokumen-dokumen yang dimiliki finance akan

102

digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi bagi Kabag Anggaran & Akuntansi ke

dalam Jurnal Umum, Jurnal Pembelian, Jurnal Kas Keluar, Jurnal Bank Keluar serta

Buku Utang. Setelah itu dokumen-dokumen diarsip oleh Kabag Anggaran &

Akuntansi. Untuk prosedur pembayaran lebih jelasnya lihat gambar 3.7

103

Gambar 3.7 Flowchart prosedur pembayaran utang usaha

104

3.2.3.5 Prosedur Pengeluaran Material

Prosedur pengeluaran material yang ada di perusahaan itu dibedakan menjadi 4

jenis yaitu: pengeluaran material di Logistik Lapangan, pengeluaran material dari

Logistik Kantor ke Logistik Lapangan, pengeluaran material sisa konstruksi dari

Logistik Lapangan ke Logistik Kantor dan pengeluaran material antar proyek.

3.2.3.5.1 Prosedur pengeluaran material di Logistik Lapangan

Untuk pengeluaran material di logistik lapangan, ketika mandor

membutuhkan material maka mandor akan melaporkan kepada Logistik Lapangan

jenis material dan jumlah material yang diperlukan. Logistik Lapangan akan

mengecek ketersediaan material dan jika tersedia maka Logistik Lapangan akan

mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap dan diarsip. Rangkap

ke-1 dipegang mandor sebagai tanda terima dan rangkap ke-2 diarsip Logistik

Lapangan. Logistik Lapangan akan mencatat pengeluaran material tersebut dalam

Catatan Persediaan. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.8.

105

Flowchart Prosedur Pengeluaran Material di Logistik Lapangan

Logistik Lapangan

2

Menerima informasi kebutuhan material

dari mandor

1

Mengeluarkan dan Mencatat pengeluaran

material

T

Bon Pengeluaran Barang

Catatan Persediaan

1

Start

End

Bon Pengeluaran Barang

211

Diserahkan kepada mandor

Ya

TidakTersedia?

Membuat Bon Pengeluaran

Barang

Mengecek ketetersediaan material

Prosedur Pembelian

Material

Gambar 3.8 Flowchart prosedur pengeluaran material di Logistik Lapangan

3.2.3.5.2 Prosedur pengeluaran material dari Logistik Kantor ke Logistik

Lapangan

Untuk pengeluaran material dari logistik kantor ke logistik lapangan,

Logistik Lapangan akan mengecek ketersediaan material di logistik kantor dan jika

tersedia maka akan mengeluarkan Permintaan Barang Gudang sebanyak 2 rangkap

yang diserahkan kepada Logistik Kantor. Rangkap ke-1 ditujukan ke Logistik

106

Kantor, Rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. Logistik Kantor akan membuat Bon

Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke-1 ditujukan kepada

Logistik Lapangan beserta material, rangkap ke-2 diarsip oleh Logistik Kantor dan

mencatat pengeluaran material ke dalam Catatan Persediaan. Logistik Lapangan

akan menerima material dan mencatat penerimaan material ke dalam Catatan

Persediaan. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.9.

Flowchart Prosedur Pengeluaran Material dari logistik kantor ke logistik lapangan

Logistik Kantor

Permintaan Barang Gudang

Logistik Lapangan

T

Bon Pengeluaran Barang

Permintaan barang gudang

1

1

Mengeluarkan material dan Mencatat

pengeluaran material

T

Catatan Persediaan

Membuat Bon Pengeluaran

Barang

1

T

Bon Pengeluaran Barang

Membuat permintaan

barang gudang

2

Start

Mengecek ketetersediaan material

di logistik kantor

Tersedia?

Ya 12

2Bon Pengeluaran Barang

1

Bon Pengeluaran Barang

1

Menerima material dan Mencatat penerimaan

material

Bersama material

Catatan Persediaan

1

End

TidakProsedur

Pembelian Material

Gambar 3.9 Flowchart prosedur pengeluaran material dari Logistik Kantor ke Logistik Lapangan

107

3.2.3.5.3 Prosedur pengeluaran material sisa konstruksi dari Logistik

Lapangan ke Logistik Kantor

Pengeluaran material sisa konstruksi dari logistik lapangan ke logistik kantor

dilakukan pada saat akhir pengerjaan proyek dan terdapat material sisa. Dimulai

dengan Logistik Lapangan akan membuat Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2

rangkap dimana rangkap ke-1 ditujukan kepada Logistik Kantor beserta material

sisa dan rangkap ke-2 diarsip Logistik Lapangan. Logistik Lapangan akan

mencatat pengeluaran material dalam Catatan Persediaan. Logistik Kantor akan

mencatat penerimaan material sisa konstruksi tersebut ke dalam Catatan

Persediaannya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.10.

Flowchart Prosedur Pengeluaran Material Sisa Konstruksi dari logistik lapangan ke logistik kantor

Logistik KantorLogistik Lapangan

Bon Pengeluaran Barang

pada saat akhir pengerjaan proyek

dan terdapat material sisa.

Dikirim bersama

material sisa konstruksi

2

Bon Pengeluaran Barang

Bon Pengeluaran Barang

1

T

Catatan Persediaan

Bon Pengeluaran Barang

1

1

1

Menerima material dan mencatat penerimaan

material

1

Membuat Bon Pengeluaran

Barang

Start

Catatan Persediaan

T

2

Mengeluarkan material dan Mencatat

pengeluaran material

1

End

Gambar 3.10 Flowchart Prosedur pengeluaran material sisa konstruksi dari Logistik Lapangan ke Logistik Kantor

108

3.2.3.5.4 Prosedur pengeluaran material antar proyek

Pengeluaran material antar proyek dilakukan ketika material kosong di

gudang lapangannya dan material tersebut dibutuhkan segera. Untuk pengeluaran

material antar proyek, Logistik Lapangan proyek yang membutuhkan material

akan menelepon ke logistik lapangan proyek lainnya untuk mencari tahu

ketersediaan material. Jika tersedia dan idle maka proyek yang membutuhkan

material akan mengeluarkan Permintaan Barang Antar Proyek sebanyak 2 rangkap.

Rangkap ke-1 ditujukan kepada bagian logistik proyek yang memiliki material dan

rangkap ke-2 diarsip. Sedangkan Logistik Lapangan yang memiliki material akan

mengeluarkan Bon Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke-1

ditujukan kepada bagian logistik proyek yang membutuhkan dan rangkap ke-2

diarsip. Pengeluaran dan penerimaan persediaan akan dicatat dalam Catatan

Persediaan masing-masing. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.11.

109

Gambar 3.11 Flowchart Prosedur pengeluaran material antar proyek

110

3.2.4 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melakukan evaluasi atas prosedur pembelian, persediaan dan utang usaha

PT.Citra Contractor Hasaja, ditemukan beberapa permasalahan yang terkait dengan

prosedur pembelian, persediaan dan utang usaha antara lain :

1. Terkait masalah pembelian, permintaan atas jumlah pembelian material setiap

proyek seringkali melebihi anggaran kebutuhan proyek dan total biaya pembelian

untuk setiap proyek melebihi anggaran biaya proyek.

Seharusnya Pembelian material untuk setiap proyek hendaknya sesuai

dengan anggaran biaya proyek dan diotorisasi oleh bagian yang mengetahui

anggaran.

Namun pada proses berjalan, pengendalian internal atas jumlah pembelian

dan total biaya pembelian yang dilakukan untuk setiap proyek belum teratur

diterapkan pada setiap Permohonan Permintaan Barang dan Bon Permintaan

Barang yang dikeluarkan. Pada proses pembelian dengan kontrak, D/O, maupun

stok, Permohonan Permintaan Barang harusnya diotorisasi sebelumnya oleh Site

Manager dan Bon Permintaan Barang harusnya selalu diotorisasi sebelumnya

oleh Bagian Anggaran yang mengetahui anggaran biaya proyek. Namun terkait

dengan kurangnya SDM dan belum teraturnya proses pencatatan anggaran yang

telah digunakan untuk pembelian, maka Permohonan Permintaan Barang dan

Bon Permintaan Barang pernah diotorisasi tanpa proses pengecekan anggaran.

Akibatnya total biaya pembelian untuk setiap proyek seringkali melebihi

anggaran biayanya dan material sisa dari setiap proyek menumpuk di gudang.

Kelebihan total biaya pembelian aktual yang terjadi dibandingkan anggaran

111

biaya baru diketahui ketika melakukan perbandingan total biaya pembelian

dibandingkan dengan anggarannya.

Untuk mengantisipasi kejadian ini, sebaiknya perusahaan memiliki suatu

sistem pengendalian internal secara otomatis yang akan memvalidasi semua

proses pembuatan Permohonan Permintaan Barang dan Bon Permintaan Barang.

Ketika Permohonan Permintaan Barang dibuat, sistem akan langsung

memvalidasi apakah jumlah permintaan pembelian yang dibuat sesuai dengan

rancangan anggaran masing-masing proyek. Selanjutnya, saat dibuat Bon

Permintaan Barang, akan divalidasi apakah total harga pembelian yang akan

dilakukan masih sesuai biaya anggaran awal masing-masing proyek. Jika telah

melampaui batas anggaran maka sistem akan meminta otorisasi bagian yang

mengetahui anggaran proyek agar Permohonan Permintaan Barang dan Bon

Permintaan Barang dapat diproses dan ini sebagai warning juga bagi perusahaan

bahwa proyek akan mengalami over budget dibandingkan kalkulasi budget awal.

2. Terkait masalah pembelian, Kasubbag Pembelian yang memiliki tanggung jawab

dalam melakukan pemilihan pemasok mengalami kesulitan untuk memilih

pemasok yang terbaik dari segi harga maupun kualitas barang ketika melakukan

pemesanan pembelian.

Seharusnya perusahaan melakukan pencatatan history harga penawaran

yang diterima dari pemasok sebagai pedoman pemilihan pemasok dari segi harga

dan mempertimbangkan kriteria tambahan lain seperti: ketepatan waktu

pengiriman, ketepatan jumlah pengiriman pesanan, dan jumlah keseringan retur

untuk menunjang pemilihan pemasok yang tepat.

112

Namun dalam prakteknya ketika dihadapkan dengan banyaknya pilihan

pemasok setiap kali hendak melakukan pemesanan pembelian, pertimbangan

pemilihan pemasok hanya berdasarkan informasi harga yang diketahui

berdasarkan konfirmasi via telepon atau penawaran harga yang diberikan oleh

pemasok pada saat itu. Belum adanya pencatatan history harga penawaran yang

diterima dari pemasok menjadi batasan untuk penentuan pemasok yang paling

cocok di saat proses pembelian harus dilakukan dalam waktu singkat.

Akibatnya Kasubbag Pembelian cenderung untuk melakukan penunjukkan

langsung terhadap pemasok dengan tingkat pertimbangan yang minim hanya dari

segi harga material. Hal ini menyebabkan perusahaan kerap menderita kerugian

sebagai dampak dari penunjukkan pemasok yang kurang berkualitas seperti:

kualitas material yang kurang baik, kualitas pelayanan dari pemasok yang lebih

rendah seperti tidak konsisten dalam hal waktu dan jumlah pengiriman barang

yang tepat.

Untuk mengantisipasi kejadian ini, maka dibutuhkan sistem pencatatan

semua informasi harga yang ditawarkan oleh pemasok selama ini. Dengan

adanya sistem pencatatan yang teratur, informasi perbandingan harga yang ter-

update antar pemasok dapat langsung dimanfaatkan oleh Kasubbag Pembelian

sebagai pedoman pemilihan pemasok dari sisi harga dan dapat meningkatkan

kemampuan penawaran harga perusahaan ke pemasok pada saat pembuatan Bon

Permintaan Barang. Selain itu juga diperlukan tersediannya Laporan Evaluasi

Mengenai Kinerja Pemasok per periode. Kriteria evaluasi adalah: ketepatan

waktu pengiriman, ketepatan jumlah pengirimanan pesanan, kualitas yang

113

ditinjau dari tingkat retur. Kriteria-kriteria tersebut akan menjadi indikator dalam

perhitungan bobot nilai untuk perhitungan laporan evaluasi kinerja pemasok.

3. Terkait masalah penerimaan material dari pemasok, selama ini belum ada proses

pencatatan dokumen bukti penerimaan barang dari pemasok ke dalam file

komputer.

Seharusnya penerimaan material harus dicatat secara teratur dalam bentuk

Bukti Penerimaan Material ke dalam file komputer untuk merangkum informasi

mengenai jenis, kuantitas, tanggal penerimaan material serta otorisasi dari pihak

yang melakukan penerimaan material.

Namun dalam proses bisnis berjalan saat ini, perusahaan hanya menyimpan

Bon Permintaan Barang dan Surat Jalan yang diterima dari pemasok. Jika

diperlukan pegecekkan dan informasi mengenai material yang diterima, bagian

logistik harus mencari kembali dari dokumen-dokumen yang sudah disimpan

secara fisik.

Akibatnya adalah adanya resiko hilangnya data fisik akibat human error

ataupun sebab eksternal lainnya misalnya kebakaran, sulitnya dilakukan

penelusuran atas penerimaan material yang telah terjadi, serta tempat

penyimpanan data secara fisik juga sangat menyita lokasi kantor.

Rekomendasinya adalah Surat Jalan dari pemasok harus disimpan ke dalam

sistem komputer dalam bentuk Bukti Penerimaan Barang (RR) agar

memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali informasi mengenai

penerimaan material serta informasinya dapat digunakan dalam hal penilaian

kinerja pemasok.

114

4. Terkait masalah persediaan, belum adanya kebijakan mengenai jumlah

persediaan minimum yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses pemesanan

kembali.

Seharusnya perusahaan memiliki kebijakan persediaan minimum untuk

setiap material yang dibutuhkan untuk suatu proyek.

Namun pada waktu proses pelaksanaan, proses pembelian material

dilakukan berdasarkan permintaan pembelian material oleh logistik lapangan.

Logistik lapangan menentukan kapan harus memesan kembali hanya berdasarkan

pada perkiraan dari pengalaman proyek-proyek sebelumnya. Hal ini tentunya

membutuhkan pemantauan yang terus-menerus dari Logistik Lapangan.

Akibatnya proses konstruksi kadang-kadang mengalami hambatan ketika

material konstruksi yang dibutuhkan ternyata tidak cukup tersedia di gudang

sehingga proyek harus meminjam material proyek yang dimiliki oleh proyek lain

yang ditangani oleh perusahaan. Proses peminjaman material juga memakan

waktu cukup lama karena harus memastikan ketersediaan material di logistik

proyek lain dan status pemakaiannya apakah sedang idle atau tidak. Jika tidak

tersedia di proyek manapun maka proyek harus tertunda sampai pengiriman

material datang. Hal ini yang tentunya memperlambat target rencana

penyelesaian aktivitas proyek dan menyebabkan ketidakefisienan tenaga kerja.

Untuk mengantisipasi hal ini, akan dirancang sebuah sistem yang mampu

menyediakan sistem pengendalian internal atas reorder point (ROP) berdasarkan

kebijakan persediaan minimal sehingga persediaan material konstruksi dapat

selalu tersedia sesuai dengan jumlah kebutuhan pemakaian dan jumlah kapasitas

penampungan gudang. Sistem akan menyediakan informasi persediaan material

115

telah melewati batas reorder point, yang dapat menjadi reminder bagi bagian

logistik untuk melakukan pemesanan kembali ke pemasok.

5. Terkait masalah persediaan, ditemukan adanya kesulitan dalam hal menghitung

nilai persediaan material baik material sisa konstruksi setiap akhir pengerjaan

proyek ataupun material yang ada di gudang. Penilaian material diperlukan untuk

mengetahui nilai persediaan yang masih dimiliki oleh perusahaan.

Seharusnya dilakukan perhitungan nilai persediaan atas material yang

dimiliki perusahaan agar perusahaan mengetahui nilai persediaan yang

dimilikinnya saat ini sehingga dapat dilakukan pengendalian terhadap

persediaan.

Hal ini disebabkan selama ini pada proses berjalan setiap material di

gudang hanya diperhitungkan jumlahnya. Proses perhitungan nilai material yang

dimiliki perusahaan sulit ditelusuri karena kurangnya kemampuan dan waktu dari

SDM yang dimiliki perusahan untuk menangani masalah tersebut.

Akibatnya ketika material sisa konstruksi ditempatkan di gudang dalam

jangka waktu yang cukup lama dan terjadi kerusakkan terhadap material sisa

tersebut, perusahaan tidak dapat menilai kerugian terhadap perusahaan. Selain itu

aset perusahaan yang berupa material tidak dapat diketahui nilainya.

Rekomendasinya adalah menyediakan sistem perhitungan nilai persediaan

dengan menggunakan metode average.

6. Terkait masalah penerimaan material secara internal, masih sulit untuk

menelusuri penerimaan material yang ditransfer antara gudang ke proyek atau

sebaliknya dan antar proyek.

116

Seharusnya perusahaan memiliki dokumen khusus sebagai tanda bukti

penerimaan material dari internal perusahaan untuk mencatat mengenai

informasi jenis, kuantitas, tanggal penerimaan material serta otorisasi dari pihak

yang melakukan penerimaan material.

Namun dalam proses bisnis berjalan saat ini pencatatan penerimaan

material dari internal perusahaan dicatat berdasarkan Bon Pengeluaran Barang

rangkap ke-1 yang diterima yang digunakan untuk mengupdate Catatan

Persediaan.

Akibatnya sulit dilakukan penelusuran atas penerimaan material yang

terjadi dari transfer internal.

Rekomendasinya adalah sebaiknya memiliki dokumen khusus yang

digunakan untuk mencatat penerimaan material yang dari internal perusahaan

baik dari gudang kantor ke proyek atau sebaliknya dan antar proyek. Dokumen

yang diusulkan yang berkaitan dengan transfer material secara internal adalah:

Pindah Keluar Lokasi Gudang (TGO), Pindah Masuk Lokasi Gudang (TGI),

Permohonan Permintaan Material, Permintaan Material Ke Gudang, Permintaan

Material Antar Proyek, Bon Pemakaian Material, Bon Pengeluaran Material

Gudang , Bon Pengeluaran Material Antar Proyek

7. Terkait masalah retur, selama ini pihak manajemen kerap mengalami kesulitan

pada saat ingin melakukan penelusuran informasi atas terjadinya retur pembelian

yang dilakukan.

Seharusnya perusahaan memiliki dokumen khusus yang digunakan untuk

menunjang prosedur retur pembelian sehingga dapat memudahkan penelusuran

informasi atas retur pembelian yang terjadi.

117

Namun pada proses berjalan saat ini, belum ada dokumen khusus yang

digunakan untuk mencatat transaksi terkait retur pembelian yang dilakukan

perusahaan. Retur dilakukan dengan membuat Bon Pengeluaran Barang sebagai

bukti terjadinya retur kepada pemasok sekaligus digunakan untuk meng-update

Catatan Persediaan. Untuk men-gupdate catatan hutang, Kabag Keuangan &

Administrasi akan mengarsip Nota Retur dari pemasok.

Akibatnya proses penelusuran informasi retur memakan waktu lama dan

kurang akurat. Informasi yang dihasilkan bisa jadi tidak begitu lengkap dan

kurang akurat akibat kurang teraturnya pendataan data yang berkaitan dengan

retur. Selain itu juga terjadi kerancuan akibat retur menggunakan Bon

Pengeluaran Barang antara pengeluaran barang untuk retur dengan pengeluaran

barang untuk pemakaian proyek. Sekalipun Rekap Laporan Retur dapat dibuat,

akan membutuhkan waktu yang cukup lama oleh Bagian Logistik untuk

menghasilkannya.

Rekomendasinya adalah sebaiknya perusahaan memiliki Surat Jalan Retur

Pembelian (SJRP) sebagai tanda bukti retur yang dilakukan perusahaan. Jadinya

sistem dapat langsung menyajikan Laporan Retur Pembelian selama periode

tertentu sehingga manajemen dapat memperoleh informasi yang lebih

bermanfaat terkait masalah retur ini. Selain itu juga proses peng-update-an

persediaan dan utang dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

8. Terkait masalah penukaran material ke pemasok, selama ini pihak manajemen

kerap mengalami kesulitan pada saat ingin melakukan penelusuran informasi atas

terjadinya penukaran material yang dilakukan.

118

Seharusnya perusahaan memiliki dokumen khusus untuk proses pertukaran

material.

Hal ini disebabkan perusahaan belum memiliki dokumen khusus yang

digunakan untuk mencatat transaksi terkait penukaran material yang dilakukan

perusahaan. Pertukaran material dilakukan dengan membuat Bon Pengeluaran

Barang sebagai bukti terjadinya penukaran material yang bisa menyebabkan

kerancuan apakah dokumen tersebut digunakan untuk retur, tukar barang, atau

pemakaian proyek. Pada saat penerimaan material yang ditukar hanya dengan

mencocokkan Surat Jalan dengan Bon Pengeluaran Barang dan tidak adanya

Bukti Penerimaan Barang Tukar.

Akibatnya proses penelusuran informasi tukar material memakan waktu

lama dan kurang akurat.

Rekomendasinya adalah sebaiknya perusahaan memiliki Bukti Tukar

Barang Keluar sebagai bukti material dikirimkan ke pemasok untuk ditukar dan

Bukti Tukar Barang Masuk sebagai bukti material dikembalikan pemasok.

Dengan adanya dokumen-dokumen tersebut maka perusahaan dapat lebih mudah

mengontrol proses penukaran material untuk memastikan bahwa barang yang

ditukar diterima kembali dengan jumlah yang sama.

9. Terkait masalah pengelolaan utang usaha, Kabag Keuangan & Administrasi sulit

mengetahui tanggal jatuh tempo utang secara cepat agar bisa mengatur arus kas

yang mendukung kelancaran pemenuhan pembayaran kepada pemasok.

Seharusnya perusahaan dapat memperoleh informasi mengenai tanggal

jatuh tempo utang dengan mudah sehingga dapat melakukan perencanaan arus

119

kas yang baik untuk menunjang kelancaran pemenuhan pembayaran utang ke

pemasok.

Namun, sampai saat ini belum dilakukan pencatatan data penagihan di file

komputer sehingga mereka melakukan membutuhkan dokumen fisik untuk

mengetahui informasi tagihan yang jatuh tempo.

Akibatnya aktivitas pengumpulan daftar tagihan yang jatuh tempo ini

membuat proses pengelolaan utang usaha perusahaan menjadi kurang maksimal

yang pada akhirnya berdampak pada pengelolaan arus kas perusahaan secara

keseluruhan dan hubungan terhadap pemasok yang kurang baik.

Rekomendasinya adalah merancang suatu sistem yang dapat merekapitulasi

semua daftar utang sehingga dapat memudahkan Kabag Keuangan &

Administrasi untuk dapat mengetahui tanggal jatuh tempo utang yang akan

datang dan pada akhirnya membantu manajemen terkait dalam melakukan

perencanaan arus kas perusahaan ke depan dengan lebih baik. Hal tersebut akan

mendukung perusahaan untuk menjaga citra baik perusahaan dengan membayar

hutang secara tepat waktu.

10. Pihak manajemen cenderung mengalami kesulitan untuk mendapatkan laporan

yang berkaitan dengan transaksi bisnis perusahaan secara cepat, terutama laporan

yang menyangkut proses pembelian, utang usaha dan persediaan yang dilakukan

oleh perusahaan seperti Laporan Pembelian, Laporan Retur Pembelian, Laporan

Rekapitulasi Utang, Laporan Pengeluaran Kas dan Laporan Persediaan Per

Gudang yang dibutuhkan dalam rangka proses pengambilan keputusan.

Seharusnya laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam

rangka proses pengambilan keputusan dapat diperoleh dengan cepat dan akurat.

120

Hal ini disebabkan karena banyaknya data-data yang harus dihimpun dari

berbagai file komputer atau dokumen secara fisik yang terkait dengan laporan

tersebut untuk menghasilkan laporan yang diinginkan.

Akibatnya pembuat laporan cenderung membutuhkan waktu yang lama

untuk menyelesaikan suatu laporan. Informasi yang dihasilkan bisa jadi tidak

begitu lengkap dan kurang akurat akibat kurang akuratnya pasokkan data yang

dibutuhkan.

Rekomendasinya adalah menyediakan suatu aplikasi sistem yang

dilengkapi dengan database engine yang dapat digunakan untuk menghimpun

berbagai transaksi yang diperlukan untuk dapat menghimpun berbagai data

transaksi yang diperlukan untuk dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan

dalam tempo waktu yang cepat dan tingkat akurasi data yang baik. Laporan-

laporan tambahan yang diusulkan seperti: Laporan Analisis Kinerja Pemasok,

Laporan List Harga Efektif Material, Laporan Material Mencapai ROP, Laporan

Nilai Persediaan, Laporan Budget vs Realization, Jurnal pengeluaran kas, Jurnal

Pembelian, dan Jurnal Umum (terkait retur pembelian).

11. Dokumen-dokumen terkait pembelian, utang dan persediaan masih ditulis secara

manual dan tidak memiliki nomor urut tercetak.

Seharusnya setiap dokumen hendaknya memiliki nomor urut tercetak yang

identik untuk setiap transaksi untuk memudahkan penelusuran informasi.

Namun saat ini semua dokumen masih belum memiliki nomor urut dan hanya

dikelompokkan berdasarkan tanggal transaksi.

121

Akibatnya dokumen-dokumen jika hilang tidak dapat diketahui dan

penelusuran informasi atas dokumen-dokumen tersebut membutuhkan waktu

yang cukup lama.

Rekomendasinya adalah merancang suatu sistem yang menghasilkan

dokumen-dokumen dengan nomor urut tercetak.

Berikut ini adalah gambaran Rich Picture Proses Bisnis Berjalan yang disajikan

melalui gambar 3.12.

Gambar 3.12 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan - Overview 122