43

BAB III

OBYEK PENELITIAN

III.1. Gambaran Umum Perusahaan

III.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Multi Megah Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang industri garmen. Perusahaan ini memiliki dua kegiatan utama, yaitu

memproduksi dan menjual hasil produksi. PT. Multi Megah Mandiri

memproduksi kaos kaki dengan berbagai merek, salah satunya yang cukup

dikenal masyarakat luas adalah “Mundo”. Perusahaan ini didirikan sebagai

sebuah industri kaos kaki berskala kecil pada tahun 1976 oleh Eric Susanto

berdasarkan Akta Notaris Laden Mering, S.H. No. 206 tanggal 23 Juni 1976, dan

disahkan Menteri Kehakiman berdasarkan SK No. C2-3964.HT.01.01.Thn 1980.

Seiring perkembangannya, perusahaan terebut berkembang menjadi suatu

Perseroan Terbatas pada tanggal 30 Agustus 1990. PT. Multi Megah Mandiri

berlokasi di jalan Kamal Muara IX No. 26 - Jakarta Utara 14470, sebagai

kegiatan produksi dan perkantorannya.

PT. Multi Megah Mandiri memiliki beberapa kantor cabang pemasaran

yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia selain Jakarta seperti Bandung,

Semarang, Surabaya, Medan, dan kota-kota lainnya. Saat ini perusahaan

memilliki total +/- 1400 karyawan dan memiliki beberapa supplier untuk

mendukung dalam melakukan pemesanan bahan baku secara langsung. PT. Multi

44

Megah Mandiri bekerja sama dengan supplier yang dianggap telah memenuhi

standard perusahaannya seperti PT. Surya Barutama Mandiri.

PT. Multi Megah Mandiri memiliki beberapa saluran distribusi yang

tersebar di seluruh Indonesia, yaitu:

• 37 oultet “Sox Galeri” retail shop di shopping mall

• 310 outlet Sock & Underwear counter di Department Store

• 3000 outlet di supermarket, hypermarket, shoe shop

Tujuan utama perusahaan adalah memberikan pelayanan yang maksimum

kepada setiap pelanggan dengan berusaha memenuhi keinginan pelanggan sesuai

dengan perkembangan mode, kualitas dan harga yang kompetitif. Dalam hal ini,

perusahaan tentunya juga ingin berpartisipasi dalam pembangunan Nasional

dengan menyediakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat sekitar.

Kegiatan produksi PT. Multi Megah Mandiri adalah memproses bahan

baku menjadi barang jadi. Perusahaan ini menghasilkan produk kaos kaki dengan

empat macam merek yang berbeda yang pada masing-masing merek memiliki

kualitas yang baik. Keempat merek tersebut adalah seperti tabel berikut ini:

Tabel 3.1 Daftar merek yang dimiliki oleh PT. Multi Megah Mandiri

No. Merek 1 Mundo 2 Biosil 3 Arabina 4 Sock House 5 Zahara

Sumber : PT Multi Megah Mandiri.

45

Semakin berkembangnya PT. Multi Megah Mandiri maka sangat

dibutuhkan audit operasional terhadap pembelian dan persediaan, untuk menguji

apakah system pengendalian yang terdapat dalam perusahaan telah berfungsi

secara efektif, efisien, dan ekonomis. Berikut adalah visi dan misi perusahaan:

Visi Perusahaan

Visi dari PT. Multi Megah Mandiri adalah menjadi perusahaan industri garmen

yang terdepan dalam memproduksi kaos kaki.

Misi Perusahaan

Misi dari PT. Multi Megah Mandiri adalah menghasilkan sebuah produk kaos

kaki yang berkualitas tinggi dengan harga yang sesuai.

III.1.2. Stuktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu system yang mengatur dan

mengkoordinasi pembagian tugas dan wewenang dalam suatu rangkaian aktivitas

untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan seiring kemajuan dan perkembangan

suatu perusahaan diperlukan adanya suatu sistem yang dapat mengatur

pembagian kerja atau spesialisasi dan koordinasi agar kegiatan perusahaan dapat

berjalan dengan lancar. Struktur organisasi dapat dipandang sebagai suatu

susunan dan hubungan antara bagian komponen dan posisi dalam perusahaan.

Struktur organisasi formal sering digambarkan dalam bentuk bagan organisasi.

Struktur organisasi merupakan pola otoritas dan tanggung jawab yang

terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi yang baik harus memperlihatkan

46

dengan jelas uraian tugas (job description) termasuk didalamnya rincian tugas,

wewenang, hubungan kerja, tanggung jawab masing-masing departemen, dan

fungsi-fungsi yang ada di dalam suatu perusahaan. Bentuk struktur organisasi

harus disesuaikan dengan jenis usaha, besarnya perusahaan, kepentingan, serta

aktifitas yang dilakukan perusahaan.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang suatu struktur

organisasi yang baik, adalah sebagai berikut:

1. Mempertimbangkan tujuan struktur perusahaan yang telah ditentukan.

2. Aktivitas atau kegiatan utama perusahaan.

3. Sistem pengendalian intern perusahaan.

4. Arus komunikasi vertikal yang efisien.

5. Desentralisasi pengambilan keputusan.

6. Pendelegasian wewenang dan kesatuan komando di mana satu karyawan

hanya menerima dan bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

7. Fleksibilitas penyesuaian dengan perkembangan organisasi di masa yang

akan datang.

PT. Multi Megah Mandiri menerapkan struktur organisasi fungsional

dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab dengan

fungsi para karyawan dengan jelas dan bertanggung jawab langsung kepada

atasannya.

III.1.3. Kegiatan Produksi PT. Multi Megah Mandiri

Kegiatan produksi adalah kegiatan yang paling penting dalam sebuah

perusahaan manufaktur karena tanpa adanya kegiatan produksi maka perusahaan

47

tidak akan berjalan. PT Multi Megah Mandiri adalah perusahaan yang bergerak

dalam bidang usaha produksi kaos kaki. Bahan baku utama yang digunakan oleh

perusahaan dalam memproduksi kaos kaki adalah benang, karet dan spandex.

Semua bahan baku yang digunakan oleh PT Multi Megah Mandiri untuk proses

produksi berasal dari dalam negeri.

Berikut ini adalah beberapa contoh jenis benang yang digunakan beserta ukuran

ketebalannya masing-masing:

Jenis Benang Ukuran

Acrylic 1/22 Bucle 1/20 Cotton Combed 23/1 Cotton Misty 20/1 Tetoran Cotton 20/1, 30/1

Sumber: PT Multi Megah Mandiri

Kegiatan produksi PT Multi Megah Mandiri terbagi atas empat proses,

yaitu: Knitting, Obras (Sewing), Celup, Setting. Proses produksi dimulai dari

bagian knitting. Pada bagian ini benang yang diambil dari bagian gudang

diperiksa jenis dan kualitasnya lalu dipasang pada mesin knitting sehingga

menghasilkan kaos kaki setengah jadi. Setelah proses perajutan selesai, langkah

selanjutnya adalah mendistribusikan kaos kaki setengah jadi tersebut ke bagian

penjahitan untuk proses sewing. Sewing merupakan proses menjahit bagian atas

kaos kaki dengan bahan baku karet menggunakan mesin obras. Setelah proses

sewing selesai, kemudian kaos kaki tersebut dicelup atau yang biasa disebut

dengan proses pemberian warna sesuai permintaan bagian pemasaran. Tidak

semua kaos kaki melewati proses pencelupan, tetapi hanya untuk merek tertentu

48

saja seperti arabina. Setelah kaos kaki tersebut selesai dijahit dan diberi warna,

dilakukan proses setting yaitu pengepresan pada kaos kaki sesuai temperatur

yang sudah ditentukan agar kaos kaki menjadi rapi dan tidak kasar. Dan yang

terakhir adalah proses pengepakan (packing) seluruh kaos kaki yang telah jadi

untuk kemudian dikirim ke gudang barang jadi.

III.1.4. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap fungsi yang terdapat pada

struktur organisasi PT. Multi Megah Mandiri adalah sebagai berikut:

1. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengarahkan penyusunan garis besar kebijaksanaan dan rencana

perusahaan.

b. Menyelenggarakan RUPS.

c. Memberi nasihat dan petunjuk kepada Presiden Direktur untuk masalah

yang tidak terpecahkan dalam melaksanakan tugasnya.

d. Mempertimbangkan dan mengambil keputusan atas usul-usul investasi

demi kemajuan dan pengembangan perusahaan.

2. Direktur Utama

Direktur Utama memiliki tugas sebagai berikut:

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan.

b. Menetapkan, memimpin dan mengarahkan kebijaksanaan perusahaan

sesuai pengarahan Dewan Komisaris.

c. Mengatur pembagian tugas dalam perusahaan.

49

d. Menerima serta menindak lanjuti laporan manager.

e. Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

f. Bertindak sebagai pemimpin dalam perusahaan dan mempunyai hak untuk

membuat keputusan akhir atas keseluruhan kegiatan perusahaan sesuai

dengan kebijaksanaan umum yang telah ditetapkan.

g. Mengadakan rapat dengan manajemen perusahaan untuk membahas

kegiatan perusahaan setiap periode tertentu.

3. Manager Pemasaran

Manager Pemasaran memiliki tugas sebagai berikut:

a. Merumuskan strategi dan kebijakan pemasaran yang meliputi target

penjualan, daftar harga dan penjualan produk yang tepat untuk

memenangkan persaingan dengan kompetitor.

b. Menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.

c. Menyusun rencana penjualan secara periodik dan target penjualan yang

akan dicapai.

d. Menganalisa dan menilai pelaksanaan seluruh kegiatan penjualan serta

mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan pemasaran

produksi.

e. Menyusun laporan hasil penjualan secara menyeluruh dan bertanggung

jawab kepada Direktur.

4. Manager Ekspor/Impor

Manager Ekspor/Impor memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengatur penjualan ekspor.

b. Mengatur pembelian impor

50

5. Manager Produksi

Manager Produksi memiliki tugas sebagai berikut:

a. Menetapkan strategi dan kebijakan pabrik yang dapat menunjang strategi

dan kebijakan umum perusahaan dan mendiskusikannya dengan Direktur.

b. Memberikan pengarahan mengenai penyusunan program-program kerja

masing-masing bagian yang ada di pabrik.

c. Menyusun rencana produksi secara menyeluruh dengan memperhatikan

kapasitas produksi.

d. Memberikan pengarahan dan mengawasi kegiatan semua bagian sehingga

dapat bekerja secara efektif dan efisien.

e. Mengadakan rapat dengan para bawahan secara berkala untuk membahas

masalah-masalah yang terjadi sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan

di pabrik.

f. Menjaga disiplin kerja dan melakukan penilaian atas prestasi kerja

bawahan secara berkala.

g. Melaporkan kepada direksi atas aktivitas, kesulitan-kesulitan yang

dihadapi, dan mengusulkan jalan keluarnya.

6. Manager Keuangan

Manager Keuangan memiliki tugas sebagai berikut:

a. Membuat anggaran perusahaan.

b. Mengatur keuangan perusahaan.

c. Membuat laporan keuangan dan memberikan laporan kepada Direktur.

d. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar untuk membuat laporan

penerimaan dan pengeluaran kas tiap bulannya.

51

e. Membuat rencana pembayaran dan penagihan atas kegiatan operasi

perusahaan.

7. Manager HRD (Human Resource Development)

Manager HRD memiliki tugas sebagai berikut:

a. Menangani hal-hal yang berhubungan dengan kepegawaian yaitu:

perekrutan pegawai, penempatan pegawai, pelatihan pegawai, promosi,

mutasi, dan pemutusan hubungan kerja.

b. Mengadakan catatan jam kerja pegawai.

c. Memberikan penilaian terhadap kinerja pegawai.

d. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan kepegawaian.

e. Memberikan pelatihan (training) yang memadai bagi karyawan baru

ataupun karyawan yang dipindahkan ke divisi lain.

f. Memberikan penjelasan dan pengarahan kepada semua karyawan mengenai

pentingnya ketaatan terhadap sistem dan prosedur yang ditentukan dalam

melakukan kegiatan perusahaan.

g. Menyelesaikan permasalahan yang terjadi di antara karyawan dengan

perusahaan ataupun yang berhubungan dengan Departemen Tenaga Kerja.

h. Bertanggung jawab kepada Direktur mengenai hal penempatan dan

pengembangan karyawan sesuai dengan prosedur dan kebijakan

perusahaan.

8. Kepala Bagian Produksi

Kepala Bagian Produksi memiliki tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran produksi.

b. Merencanakan kapasitas normal dari mesin-mesin produksi.

52

c. Merencanakan kebutuhan akan jumlah dan kualifikasi tenaga kerja untuk

melaksanakan produksi pada kapasitas normal.

d. Bertanggung jawab atas tersedianya produk sesuai dengan permintaan.

e. Melakukan permintaan bahan baku pada bagian gudang, untuk

memproduksi yang rutin dapat dilakukan secara lisan.

f. Melaksanakan kegiatan produksi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan

spesifikasi pesanan baik secara kualitas maupun kuantitas dan penyelesaian

produksi tepat waktu.

g. Melaporkan kegiatan produksi dan bertanggung jawab kepada Manager

Produksi.

9. Bagian Akuntansi

Bagian Akuntansi memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasi aktivitas pembukuan terhadap semua transaksi

perusahaan.

b. Menyiapkan dan menganalisis laporan keuangan yang termasuk

didalamnya neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan

laporan arus kas secara periodik.

c. Melakukan pengarsipan dokumen atas seluruh transaksi perusahaan.

d. Meneliti dan memeriksa laporan keuangan sebelum diserahkan kepada

Manager Keuangan untuk diperiksa lebih lanjut.

10. Bagian Keuangan

Bagian Keuangan memiliki tugas sebagai berikut:

53

a. Mengadakan perencanaan keuangan dengan memperhatikan sumber-

sumber dan penggunaan dana yang ada agar dapat menambah laba serta

memperlancar jalannya operasi perusahaan.

b. Mengawasi prosedur pengeluaran dan penerimaan uang.

c. Mengatur penagihan piutang dan pembayaran utang.

d. Membuat anggaran tahunan perusahaan.

e. Bertanggungjawab kepada Manager Keuangan.

f. Memberikan laporan kepada Manager Keuangan.

11. Staf Marketing

Staf Marketing memiliki tugas sebagai berikut:

a. Menerima setiap keluhan dari customer dan menyampaikannya kepada

manager marketing.

b. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada customer.

c. Menjaga hubungan baik dengan para customer.

12. Staf Penjualan

Staf Penjualan memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengatur kegiatan penjualan.

b. Mencari order penjualan baik di Jakarta maupun luar daerah.

c. Menyusun laporan penjualan secara lebih terperinci dan periodik sebagai

pertanggungjawaban kepada Manager Pemasaran.

13. Staf Export

Staf Export memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengurus administrasi penjualan export.

b. Membuat laporan hasil export kepada manager export/import.

54

14. Staf Import

Staf Import memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengurus administrasi pembelian import.

b. Membuat laporan hasil import kepada manager export/import.

15. PPIC

PPIC memiliki tugas sebagai berikut:

a. Menyusun kegiatan produksi bersama Manager Produksi berdasarkan

product requirement dari marketing.

b. Memantau tingkat efisiensi mesin dengan menganalisa dari hasil produksi

dan tingkat BS yang dihasilkan.

c. Merencanakan penghitungan pengadaan bahan baku sesuai dengan jadwal

yang telah ditentukan.

d. Mengontrol pemasukan bahan baku sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan.

e. Membuat laporan bulanan untuk seluruh aktivitas bagian produksi.

f. Merencanakan dan mengawasi standar pemakaian bahan untuk order

produksi yang telah ditentukan.

g. Mengevaluasi rencana dengan realisasi dalam pemakaian bahan baku

dengan standar pemakaian yang telah ditetapkan.

h. Memantau kebutuhan bahan baku, keadaan persediaan, menyusun rencana

persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan, bersama dengan Manager

Produksi menentukan tingkat persediaan bahan baku dan embalasi yang

optimal.

55

i. Memberikan saran pada bagian produksi dalam menyelesaikan

permasalahan yang timbul dalam proses produksi.

j. Membuat laporan-laporan kepada atasan yang berhubungan dengan

pekerjaannya.

16. Supervisor Produksi

Supervisor Produksi memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengatur, merencanakan dan mengendalikan produksi agar efektif, efisien,

dan ekonomis.

b. Memberikan laporan hasil produksi dan laporan output yang dihasilkan

kepada Kepala Bagian Produksi.

c. Menyusun rencana produksi dan mengawasi mutu produksi.

d. Memberitahukan kepada Manager Produksi untuk melakukan pemesanan

persediaan yang dibutuhkan.

17. Bagian Perajutan

Bagian Perajutan memiliki tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap proses perajutan dan hasil rajutan (knitting)

yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya.

b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi.

18. Bagian Teknik

Bagian Teknik memilliki tugas sebagai berikut:

a. Melakukan perbaikan pada mesin-mesin produksi yang mengalami

gangguan atau kerusakan.

b. Melakukan pengawasan dan pemeliharan maintenance yang rutin terhadap

mesin-mesin yang digunakan dalam pabrik.

56

c. Memberikan laporan hasil pengawasan dan pemeliharan kepada Supervisor

Produksi.

19. Bagian Setting

Bagian Setting memiliki tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap proses pengepresan dan hasil produksi berupa

kaos kaki yang rapi dan tidak kasar yang siap untuk tahapan produksi

selanjutnya.

b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi.

20. Bagian Obras

Bagian Obras memiliki tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap proses penjahitan dan hasil penjahitan kaos

kaki yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya.

b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi.

21. Bagian Packing

Bagian Packing memiliki tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap proses pengepakan kaos kaki yang telah jadi.

b. Memberikan laporan kepada Supervisor Produksi.

22. Supervisor Gudang

Supervisor Gudang memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mencatat administrasi bahan baku di gudang.

b. Menerima dan mencocokkan barang yang diterima dari supplier dengan

purchase order.

c. Mengawasi bahan baku yang masuk maupun yang keluar dari gudang.

57

23. Kasir

Kasir memiliki tugas sebagai berikut:

a. Melakukan penerimaan dan pengeluaran kas.

b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas pada buku kas harian.

c. Membuat nota bukti bank keluar untuk pembayaran pembelian barang dari

supplier.

d. Memegang kas kecil untuk pengeluaran kas pabrik setiap hari.

e. Menerima cek/bilyet giro dari konsumen.

f. Membuat tanda terima penerimaan uang/cek/bilyet giro.

g. Menerima tagihan atas pembelian barang-barang pembelian dari supplier.

h. Membuat cek untuk penambahan kas kecil/gaji staff.

i. Membuat nota bukti penerimaan kas.

24. Logistik

Logistik memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengelola persediaan bahan baku.

b. Bertanggung jawab atas kehilangan bahan baku.

c. Membuat laporan persediaan bahan baku.

d. Melakukan pengendalian atas persediaan bahan baku.

e. Meningkatkan sistem penjagaan fisik bahan baku.

25. Security

Security memiliki tugas sebagai berikut:

a. Menjaga keamanan mesin-mesin, barang dan kendaraan yang ada di pabrik.

b. Menjaga pabrik dan kantor dari berbagai gangguan.

c. Mengawasi barang yang keluar masuk dari pabrik.

58

d. Melakukan kegiatan pemeliharaan untuk menghindari kecelakaan yang

membahayakan keselamatan karyawan.

III.2. Prosedur Operasional Pembelian dan Pengelolaan Persediaan pada PT. Multi

Megah Mandiri

Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan, karena

fungsi pembelian ini menyediakan persediaan bahan baku yang dibutuhkan untuk

kegiatan produksi perusahaan. Ketidakefisienan dalam fungsi pembelian akan

mengakibatkan fungsi-fungsi yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat.

Oleh karena itu, pengendalian yang efektif perlu dilakukan terhadap fungsi

pembelian ini, karena pembelian menyangkut pengalokasian dana dalam

persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan produksi barang

sangat tergantung pada fungsi pembelian.

PT. Multi Megah Mandiri memiliki kebijaksanaan dalam fungsi

pembelian sebagai berikut:

a. Bagian Pembelian hanya membuat purchase order berdasarkan surat

pengajuan barang dari Bagian Gudang.

b. Bagian Pembelian tidak diizinkan mengirimkan purchase order kepada

pemasok tanpa persetujuan dari direktur.

c. Sebelum mengirimkan purchase order, Bagian Pembelian harus melakukan

survey harga terlebih dahulu kepada para pemasok.

d. Jika bahan baku dibutuhkan dalam waktu yang cepat, Bagian Pembelian

diijinkan membeli bahan baku dari pemasok yang dapat memenuhi

kebutuhan bahan baku walaupun tidak dengan harga yang murah.

59

Pengelolaan persediaan bahan baku yang baik sangat menentukan kinerja

perusahaan. Perusahaan selalu mengupayakan agar penyelesaian produksi dan

pengiriman barang kepada pelanggan tepat waktu karena hal tersebut

menentukan kepuasan pelanggan dan berdampak pada kinerja perusahaan. Hal

yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan persediaan bahan baku adalah dalam

hal penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku, perawatan bahan baku,

penjagaaan bahan baku, pencatatan bahan baku, pengeluaran bahan baku untuk

kegiatan produksi hingga menghasilkan barang jadi, penyimpanan barang jadi

serta pengeluaran barang jadi untuk dikirimkan kepada pelanggan.

Adapun kebijakan-kebijakan yang terkait dengan pengelolaan bahan baku

yaitu:

a. Untuk metode pencatatan atas persediaan barang jadi yang digunakan adalah

metode perpetual (Perpetual Inventory Method). Penggunaan metode ini

memudahkan perusahaan dalam memantau persediaan, karena setiap terjadi

transaksi akan langsung dicatat pada kartu persediaan.

b. Untuk metode penilaian atas persediaan barang jadi yang digunakan

perusahaan adalah metode FIFO (First In First Out).

Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian bahan baku,

yaitu:

1. Prosedur permintaan pembelian

a. Pembelian dilakukan setelah adanya pemeriksaan oleh bagian gudang

bahwa kuantitas persediaan sudah mencapai batas safety stock. Kemudian

60

bagian PPIC akan membuat permintaan pembelian yang nantinya akan

diserahkan ke bagian pembelian.

b. Form permintaan pembelian dibuat menjadi 3 rangkap. Adapun rangkap

pertama ditujukan untuk bagian pembelian, rangkap kedua untuk bagian

gudang, dan rangkap ketiga dijadikan arsip oleh bagian PPIC.

c. Form permintaan pembelian akan diotorisasi oleh 3 pihak yaitu kepala

gudang, kepala bagian PPIC dan admin bagian PPIC.

2. Prosedur permintaan harga dan pemilihan pemasok

a. Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian akan

membuat Surat Permintaan Penawaran Harga dari beberapa supplier.

b. Bagian pembelian akan melakukan pemilihan supplier dengan kualifikasi

berdasarkan harga, tingkat potongan harga, lama pengiriman dan kualitas

dari barang yang akan dibeli.

c. Untuk pembelian barang bernilai besar seperti mesin-mesin dan alat berat

lainnya, pemilihan supplier dilakukan langsung oleh direksi yang

nantinya akan menyampaikan daftar supplier kepada bagian pembelian.

3. Prosedur pembuatan purchase order

a. Setelah memilih pemasok, bagian pembelian akan membuat form PO

(purchase order) sesuai dengan permintaan pembelian tersebut.

b. Bagian pembelian terlebih dahulu akan menyerahkan form PO kepada

bagian PPIC untuk diotorisasi kemudian diteruskan kepada direksi untuk

meminta persetujuan direksi. Setelah mendapatkan persetujuan direksi

maka PO tersebut akan diproses dan dikirimkan kepada supplier.

61

c. Form order pembelian (PO) dibuat menjadi 4 rangkap yang mana

nantinya rangkap pertama akan diserahkan kepada supplier, rangkap

kedua untuk bagian akuntansi, rangkap ketiga untuk arsip oleh bagian

pembelian dan rangkap keempat untuk bagian gudang.

d. Rangkap terakhir diberikan kepada bagian gudang karena pada

perusahaan ini tidak terdapat bagian penerimaan barang yang terpisah

dari bagian gudang. Bagian gudang juga merangkap sebagai bagian

penerimaan barang.

e. PO diotorisasi oleh 3 pihak yaitu kepala bagian PPIC, persetujuan direksi

dan kepala bagian pembelian.

f. Lama proses dari permintaan pembelian sampai pada pembuatan PO

memakan waktu 2-3 hari, sedangkan untuk sampai pada penerimaan

barang ke gudang memakan waktu 5-6 hari tergantung dari pembuatan

PO nya.

4. Prosedur penerimaan barang

a. Bagian gudang menerima barang yang dikirim oleh supplier beserta surat

jalan dan mencocokkannya dengan purchase order rangkap 4 yang

diterimanya dari bagian pembelian beserta form PP dari bagian PPIC.

b. Bagian gudang menyesuaikan jenis dan kuantitas barang yang dipesan

dengan yang diterima dan untuk kualitasnya terkadang pemeriksaan

dilakukan oleh bagian produksi.

c. Bagian gudang menandatangani surat jalan dan memberikan stempel

resmi dari perusahaan sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima.

62

d. Surat jalan rangkap 2 dari supplier diterima oleh bagian gudang yang

nantinya akan diserahkan kepada bagian akuntansi.

e. Setelah menerima barang, bagian gudang akan membuat laporan

penerimaan barang rangkap 2 yang akan diserahkan kepada bagian

akuntansi dan sebagai arsip.

f. Apabila terjadi retur terhadap barang ataupun kekurangan jumlah

kuantitas barang yang diterima atau tidak sesuai dengan yang tertera di

PO, maka akan dibuat Note Return kepada supplier.

5. Prosedur pencatatan hutang

a. Setelah menerima laporan penerimaan barang dari gudang, bagian

akuntansi memposting secara komputerisasi dan mencatatnya sebagai

hutang dagang ke dalam kartu utang sesuai dengan laporan penerimaan

barang.

b. Bagian akuntansi kemudian menerbitkan slip pembelian berdasarkan

laporan penerimaan barang.

Prosedur-prosedur yang terkait dengan pengelolaan persediaan bahan

baku, yaitu:

1. Prosedur pengeluaran bahan baku

a. Bagian produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang, kemudian

bagian gudang menerbitkan bon pengeluaran barang dari gudang 2

rangkap, rangkap pertama untuk dokumen di bagian gudang, rangkap

kedua diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dilakukan pencatatan

di pembukuan perusahaan.

63

b. Setelah bon pengeluaran barang ditandatangani oleh bagian produksi,

bagian gudang akan mengirimkan bahan baku tersebut kepada bagian

produksi untuk diolah menjadi barang jadi berupa kaos kaki.

2. Prosedur penerimaan barang jadi

a. Bahan baku yang telah selesai diproduksi menjadi barang jadi,

dikirimkan oleh bagian produksi beserta laporan produk selesai yang

telah diotorisasi ke bagian gudang.

b. Setelah menerima barang jadi dari bagian produksi, bagian gudang

kemudian mencocokkan jumlah, merek dan jenis bahan pada laporan

produk selesai dengan barang fisik serta memeriksa kualitas barang.

c. Setelah memeriksa, bagian gudang akan membuat laporan penerimaan

barang sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian

produksi, rangkap kedua untuk bagian accounting, dan rangkap ketiga

sebagai arsip bagian gudang.

d. Barang yang talah selesai diperiksa dan dibuat laporan penerimaan

barang, disimpan didalam gudang persediaan barang jadi.

e. Petugas gudang menyimpan persediaan di dalam gudang dan

menempatkannya sesuai dengan tipe dan jenis agar mudah dicari.

f. Petugas gudang mencatat seluruh barang yang diterima kedalam kartu

gudang.

3. Pemeriksaan fisik persediaan barang jadi

a. Pemeriksaan fisik barang jadi dilakukan oleh bagian akuntansi.

Pemeriksaan fisik ini dilakukan secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan

terlebih dahulu.

64

b. Bagian akuntansi memeriksa dan membandingkan jumlah persediaan

fisik dengan kartu gudang dan kartu persediaan apakah telah sesuai.

c. Jika tidak sesuai maka bagian akuntansi akan melakukan penelusuran

pencarian selisih persediaan tersebut.

d. Setelah itu bagian akuntansi membuat laporan hasil pemeriksaan fisik ang

dilakukan.

4. Prosedur pengeluaran persediaan barang jadi

a. Pelanggan akan memesan barang dengan kuantitas dan kualitas yang

diinginkan dengan mengisi Sales Order, maka bagian sales melihat kartu

stock untuk memeriksa persediaan barang apakah tersedia atau tidak.

Apabila tersedia bagian sales mencatat ke kartu stock sejumlah

persediaan yang akan dikeluarkan. Lalu bagian sales akan membuat surat

jalan rangkap empat untuk diberikan ke bagian gudang untuk

mengirimkan barang tersebut. Bagian sales juga akan membuat Delivery

Order rangkap empat dimana rangkap pertama diberikan ke bagian

gudang, rangkap kedua untuk bagian akuntasi, rangkap ketiga untuk

pelanggan, dan rangkap keempat diberikan kepada bagian sales.

b. Bagian gudang setelah menerima Delivery Order rangkap pertama dari

bagian sales, maka bagian gudang menyiapkan dan menyerahkan barang

ke bagian pengiriman. Setelah Delivery Order rangkap pertama dicatat

dalam kartu gudang, maka Delivery Order tersebut diserahkan ke bagian

keuangan.

c. Setelah bagian pengiriman menerima surat jalan rangkap empat dari

bagian sales, maka bagian pengiriman mengambil barang dan

65

mencocokkan surat jalan dengan barang yang dimuat. Apabila sesuai,

barang lalu dikirim serta diserahkan ke pelanggan dan meminta

pelanggan untuk menandatangani surat jalan rangkap empat sebagai

bahan bukti bahwa barang telah diterima dengan kuantitas yang sesuai

dengan pesanan.setelah ditandatangani maka surat jalan rangkap pertama

diberikan ke pelanggan, rangkap kedua diserahkan ke bagian keuangan,

rangkap ketiga sebagai arsip bagian penjualan, dan rangkap keempat

sebagai arsip bagian pengiriman.

d. Setelah bagian keuangan menerima Delivery Order rangkap pertama dari

bagian gudang serta surat jalan dari bagian pengiriman, maka bagian

keuangan membuat faktur rangkap empat untuk rangkap pertama

diserahkan kepada pelanggan untuk menagih dan apabila telah

dibayarkan, maka faktur rangkap pertama diserahkan ke pelanggan,

rangkap kedua untuk bagian akuntansi, rangkap ketiga untuk bagian

penjualan, dan rangkap keempat sebagai arsip bagian keuangan.

66

STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI MEGAH MANDIRI

DIREKTUR UTAMA

COMMISSIONER

SEKRETARIS

MARKETING & SALES MANAGER

MANAGER EXPORT/IMPORT

MANAGER PRODUKSI

MANAGER KEUANGAN

MANAGER HRD

STAF MARKETING

STAF SALES STAF EXPORT STAF IMPORT

KABAG PRODUKSI

PPIC

SPV PRODUKSI

RESEP- SIONIS

SECURITY

Bag. SDM

STAF

KABAG AKUNTANSI

KABAG KEUANGAN

SPV GUDANG

KNITING

SETTING

PACKING

TEKNIK

OBRAS

CELUP

KASIR LOGISTIK

Sumber: PT Multi Megah Mandiri