68

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

Sejarah berdirinya lembaga Mahkamah Konstitusi (MK) diawali dengan

diadopsinya ide MK (Constitutional Court) dalam amandemen konstitusi

yang dilakukan oleh Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) pada tahun 2001

sebagaimana dirumuskan dalam ketentuan Pasal 24 ayat (2), Pasal 24C, dan Pasal

7B Undang-Undang Dasar 1945 hasil Perubahan Ketiga yang disahkan pada 9

Nopember 2001. Ide pembentukan MK merupakan salah satu perkembangan

pemikiran hukum dan kenegaraan modern yang muncul di abad ke-20.

Setelah disahkannya Perubahan Ketiga UUD 1945 maka dalam

rangka menunggu pembentukan MK, MPR menetapkan Mahkamah Agung (MA)

menjalankan fungsi MK untuk sementara sebagaimana diatur dalam Pasal III

Aturan Peralihan UUD 1945 hasil Perubahan Keempat.

DPR dan Pemerintah kemudian membuat Rancangan Undang-Undang

mengenai Mahkamah Konstitusi. Setelah melalui pembahasan mendalam, DPR

dan Pemerintah menyetujui secara bersama UU Nomor 24 Tahun 2003 tentang

Mahkamah Konstitusi pada 13 Agustus 2003 dan disahkan oleh Presiden pada

hari itu (Lembaran Negara Nomor 98 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor

4316).

69

Dua hari kemudian, pada tanggal 15 Agustus 2003, Presiden melalui

Keputusan Presiden Nomor 147/M Tahun 2003 hakim konstitusi untuk pertama

kalinya yang dilanjutkan dengan pengucapan sumpah jabatan para hakim

konstitusi di Istana Negara pada tanggal 16 Agustus 2003.

Lembaran perjalanan MK selanjutnya adalah pelimpahan perkara dari MA

ke MK, pada tanggal 15 Oktober 2003 yang menandai mulai beroperasinya

kegiatan MK sebagai salah satu cabang kekuasaan kehakiman menurut ketentuan

UUD 1945.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Mahkamah Konstitusi adalah tegaknya konstitusi dalam rangka

mewujudkan cita negara hukum dan demokrasi demi kehidupan kebangsaan dan

kenegaraan yang bermartabat.

Misi Mahkamah Konstitusi adalah:

a. Mewujudkan Mahkamah Konstitusi sebagai salah satu kekuasaan

kehakiman yang terpercaya.

b. Membangun konstitusionalitas Indonesia dan budaya sadar

berkonstitusi.

70

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

________ Garis Komando

---------------- Garis Koordinasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Mahkamah Konstitusi

71

Biro Perencanaan dan Keuangan

Bagian Perencanaan

Sub bagian Program dan Anggaran

Sub bagian Evaluasi dan Anggaran

Sub bagian Kas dan Perbendaharaan

Sub bagian Akutansi dan Verifikasi

Bagian Keuangan

Gambar 3.2 Struktur Biro Perencanaan dan Keuangan

Gambar 3.3 Struktur Biro Umum

72

Gambar 3.4 Struktur Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol

Kepala Biro Administrasi Perkara dan Persidangan

Kepala bagian Administrasi Perkara Kepala bagian

Persidangan

Kepala bagian Pelayanan Risalah dan Putusan

Risalah

Kepala Sub bagian Registrasi

Kepala Sub bagian Penyusuanan Kaidah Hukum

dan Dokumentasi Perkara

Kepala Sub bagian Pelayanan Persidangan

Kepala Sub bagian Pemanggilan

Kepala Sub bagian Pelayanan Risalah

Kepala Sub bagian Pelayanan Putusan

Gambar 3.5 Struktur Biro Administrasi Perkara dan Persidangan

73

Gambar 3.6 Struktur Penelitian dan Pengkajian Mahkamah Konstitusi

74

3.4 Tugas dan Tanggung Jawab

Mengenai hubungan organisasi, uraian tugas, dan tanggung jawab dari

masing-masing fungsi sesuai dengan struktur organisasi Mahkamah Konstitusi

Republik Indonesia dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Sekretaris Jenderal :

1. Penyusunan rencana dan program dukungan teknis administratif.

2. Pembinaan dan pelaksanaan administrasi kepegawaian, keuangan,

ketatausahaan, perlengkapan dan kerumahtanggaan.

3. Pelaksanaan kerja sama, hubungan masyarakat dan hubungan antar

lembaga.

4. Pelaksanaan dukungan fasilitas kegiatan persidangan.

5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Mahkamah Konstitusi

sesuai dengan bidang tugasnya.

b. Panitera :

1. Menyelenggarakan dukungan teknis administrasi justisial.

2. Pembinaan dan pelaksanaan administrasi perkara.

3. Pembinaan pelayanan teknis kegiatan :

- Pengujian Undang-Undang terhadap Undang-Undang Dasar Negara

Republik Indonesia Tahun 1945.

- Sengketa kewenangan lembaga Negara yang kewenangannya

diberikan oleh Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia

Tahun 1945.

- Pembubaran partai politik.

75

- Perselisihan tentang hasil pemilihan umum.

- Pendapat Dewan Perwakilan Rakyat bahwa Presiden dan / atau Wakil

Presiden diduga telah melakukan pelanggaran hukum berupa

pengkhianatan terhadap negara, korupsi, penyuapan, tindak pidana

berat lainnya, dan / atau tidak lagi memenuhi syarat sebagai Presiden

dan atau Wakil Presiden.

c. Biro Perencanaan dan Keuangan :

1. Koordinasi dan penyusunan perencanaan dan program.

2. Penyusunan rencana anggaran Mahkamah Konstitusi.

3. Pembinaan dan pelaksanaan anggaran Mahkamah Konstitusi.

4. Penyusunan dan pelaksanaan pertanggung jawaban keuangan Mahkamah

Konstitusi.

5. Pelaksanaan pembukuan keuangan Mahkamah Konstitusi.

6. Penyusunan perhitungan anggaran Mahkamah Konstitusi.

7. Pelaksanaan verifikasi terhadap bukti-bukti anggaran pendapatan dan

belanja Mahkamah Konstitusi.

8. Pelaksanaan pembendaharaan di lingkungan Mahkamah Konstitusi.

9. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga biro.

d. Biro Umum :

1. Pengelolaan urusan tata usaha Mahkamah Konstitusi.

2. Pengelolaan dan pembinaan kepegawaian di lingkungan Mahkamah

Konstitusi.

3. Pelaksana urusan pengamanan dan rumah tangga.

76

4. Penyiapan pembinaan dan pengaturan pengelolaan perlengkapan dan

menganalisa kebutuhan serta penyusunan pembakuan perlengkapan.

5. Pelaksanaan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan

perlengkapan.

6. Pelaksanaan inventarisasi dan penyusunan statistik perlengkapan.

7. Penyiapan penetapan kebijaksanaan penghapusan.

e. Pusat Penelitian dan Pengkajian MKRI :

1. Penyusunan rencana dan program penelitian, pengkajian dan

pengembangan.

2. Pelaksanaan penelitian, pengkajian, pendidikan, dan latihan serta

pengembangan.

3. Pelaksanaan dokumentasi hasil penelitian dan pengkajian.

4. Pengelolaan administrasi jabatan fungsional peneliti.

5. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan

penelitian dan pengkajian.

6. Pengelolaan perpustakaan.

7. Pengelolaan urusan tata usaha dan rumah tangga pusat.

f. Biro Humas dan Protokol :

1. Pemberian informasi, komunikasi, penyuluhan, dan sosialisasi kepda

masyarakat dan menampung aspirasi yang timbul dalam masyakarat

tentang kebijaksanaan dan kegiatan Mahkamah Konstitusi.

2. Pelaksanaan urusan publikasi baik langsung maupun tidak langsung

melalui media massa, cetak, elektronik dan audio visual.

77

3. Pembinaan dan pelaksanaan hubungan kerja sama dengan kelembagaan

pemerintah maupun non pemerintah.

4. Pendokumentasian dan publikasi kegiatan Mahkamah Konstitusi.

5. Pengelolaan urusan protokol dan tata usaha pimpinan.

g. Biro Administrasi Perkara dan Persidangan :

1. Pelaksanaan urusan tata usaha perkara, administarsi perkara, administrasi

keuangan perkara, koordinasi dan sinkronisasi pelaksaan persidangan, dan

tugas administrasi lainnya yang ditetapkan berdasarkan peraturan

perundang-undangan.

2. Penelaahan perangkat kelengkapan formal dan penyiapan berkas

permohonan perkara, pembuatan resume perkara dan berkas-berkas

terkait.

3. Penyiapan surat pemberitahuan dan pengumuman hari sidang.

4. Penyiapan surat penyampaian permintaan keterangan / risalah rapat yang

berkenaan dengan perkara.

5. Pengumpulan dan penyusunan kaidah hukum putusan perkara.

6. Penyusunan statistik, dokumentasi, dan penyusunan laporan bulanan

perkara serta pengarsipan putusan perkara.

7. Penyiapan rancangan kebijakan teknis dibidang sarana persidangan,

penyusunan rencana kebutuhan, pemantauan, pengevaluasian penyusunan

laporan prasarana dan sarana persidangan.

8. Pelaksanaan pengadaan, penyaluran sarana persidangan, inventarisasi,

penyimpanan, pemeliharaan serta penyiapan sarana persidangan.

78

9. Penyuluhan dan sosialisasi Undang-Undang Mahkamah Konstitusi,

beserta peraturan pelaksanaannya kepada masyarakat.

10. Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan.

11. Pelaksanaan tata usaha biro.

3.5 Prosedur yang sedang berjalan

Prosedur yang sedang berjalan pada Mahkamah Konstitusi yang dianalisis

untuk sistem yang diusulkan adalah prosedur administrasi surat masuk, prosedur

(share) distribusi dokumen dan prosedur administrasi surat keluar.

3.5.1 Prosedur administrasi surat masuk

Prosedur yang sedang berjalan pada sistem administrasi surat

masuk pada Mahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :

1. Surat dari luar masuk ke bagian Tata Usaha Mahkamah Konstitusi.

2. Jika alamat tidak benar dikembalikan ke alamat pengirim.

3. Jika alamat benar surat masuk disortir berdasarkan tingkat keamanan

informasi dan tingkat kecepatan penyampaian surat masuk.

4. Surat masuk dicatat dalam Agenda Surat Masuk.

5. Surat masuk didistribusikan ke tujuan surat masuk.

6. Surat masuk dibaca, diberi disposisi atau instruksi oleh pimpinan atau

unit pengolah kemudian diberikan kepada pelaksana.

7. Pelaksana mengolah surat masuk sesuai instruksi.

8. Surat Aktif yang menjadi dokumentasi disimpan oleh unit pengolah.

79

9. Surat Inaktif yang menjadi dokumentasi disimpan oleh unit

pendokumentasian.

80

3.5.1.1 Diagram Aliran Data Administrasi Surat Masuk yang sedang

berjalan

Proses administrasi surat masuk yang saat ini sedang

berjalan di Mahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :

Gambar 3.7 Diagram Aliran Data Administrasi Surat Masuk

81

3.5.2 Prosedur Distribusi (Share) Dokumen

Prosedur yang sedang berjalan pada sistem distribusi (share)

dokumen pada Mahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :

1. Pelaksana membuat dokumen.

2. Pelaksana memberikan dokumen tersebut kepada pengolah.

3. Pengolah memeriksa dokumen dari pelaksana.

4. Jika tidak disetujui, maka dokumen dikembalikan kepada pelaksana

untuk diperbaiki sesuai instruksi pengolah.

5. Jika dokumen disetujui oleh pengolah maka disimpan dalam

dokumentasi Mahkamah Konstitusi.

82

3.5.2.1 Diagram Aliran Data Distribusi (Share) Dokumen yang sedang

berjalan

Proses administrasi distribusi (share) dokumen yang saat ini

sedang berjalan di Mahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :

Gambar 3.8 Diagram Aliran Data Distribusi (Share) Dokumen

83

3.5.3 Prosedur Administrasi Surat Keluar

Prosedur yang sedang berjalan pada sistem administrasi surat

keluar pada Mahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :

1. Pelaksana atau pengolah menyiapkan konsep surat keluar sesuai

Pedoman Tata Naskah Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia.

2. Pelaksana atau pengolah mengajukan konsep surat keluar kepada

pimpinan

3. Konsep disampaikan kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan.

4. Jika tidak disetujui pimpinan, konsep surat keluar diperbaiki sesuai

dengan instruksi.

5. Jika disetujui, konsep surat keluar ditandatangani oleh pimpinan.

6. Setelah ditanda tangani, konsep surat keluar maka jadilah surat keluar.

7. Surat keluar diberi nomor, tanggal surat keluar dan cap dinas.

8. Surat keluar dicatat dalam Agenda Surat Keluar.

9. Surat keluar dicatat dalam Buku Ekspedisi Caraka.

10. Rangkapan surat keluar disimpan ke dalam Dokumentasi Mahkamah

Konstitusi.

11. Surat keluar dikirim.

84

3.5.3.1 Diagram Aliran Data Administrasi Surat Keluar yang sedang

berjalan

Proses administrasi surat keluar yang saat ini sedang berjalan di

Mahkamah Konstitusi adalah sebagai berikut :

Flowchart surat keluar yang sedang berjalan

Pimpinan Bagian Tata UsahaPelaksana / Pengolah

Membuat surat keluar

Menerim a konsep

surat keluar

Mem eri ksa konsep surat

keluar

M emberikan konsep surat

kel uar

Konsep surat keluar

di tanda tanganin

Menerima konsep

surat keluar

Surat keluar diolah sesuai

dengan inst ruksi

Mem berikan surat kel uar

Surat kel uar di beri

nom or, tanggal, dan cap dinas

Dicatat dalam

agenda surat keluar

Surat kel uar dicatat dalam

buku ekspedisi caraka

Selesai

Ti dak Ya

Mem perbaik i konsep surat keluar

Ti dak

Ya

M ulai

M enyiapkan konsep surat keluar sesuai

pedoman MKRI

Konsep surat keluar

disampaikan pada pimpi nan

Konsep surat kel uar menjadi

surat keluar

Surat kel uar dirangkap menj adi

dokum entasi

M enerim a surat keluar

Dokumentasi di sim pan

Surat kel uar

Gambar 3.9 Diagram Aliran Data Administrasi Surat Keluar

85

3.5.4 Data Flow Diagram sistem yang sedang berjalan

Prosedur yang sedang berjalan pada Mahkamah Konstitusi yaitu

prosedur administrasi surat masuk, prosedur (share) distribusi dokumen

dan prosedur administrasi surat keluar dapat digambarkan pada data flow

diagram berikut ini :

3.5.4.1 Diagram Konteks

Diagram konteks pada sistem yang sedang berjalan adalah

diagram yang menggambarkan aliran data sistem dokumentasi

pada Mahkamah Konstitusi dengan entitas-entitas lain yang saling

berhubungan. Gambar 3.10 dibawah ini merupakan diagram

konteks sistem yang sedang berjalan pada Mahkamah Konstitusi.

External Entity yang ada di dalam diagram ini adalah Pelaksana,

Pengolah, Lembaga Lain, Pimpinan, dan Bagian Tata Usaha.

Gambar 3.10 Diagram Konteks pada sistem yang sedang berjalan

86

3.5.4.2 Diagram nol

Pada sistem yang sedang berjalan di Mahkamah Konstitusi

yaitu prosedur administrasi surat masuk, prosedur (share) distribusi

dokumen dan prosedur administrasi surat keluar dapat

digambarkan pada diagram nol berikut ini :

Gambar 3.11 Diagram Nol pada sistem yang sedang berjalan

87

3.6 Permasalahan yang dihadapi

Ada beberapa permasalahan yang sedang dihadapi di Mahkamah Konstitusi

diantaranya adalah :

1. Masih bersifat manualnya sistem administrasi surat masuk pada Mahkamah

Konstitusi, yaitu pada saat bagian Tata Usaha mensortir dan memberi surat

masuk yang ditujukan ke Mahkamah Konstitusi kepada yang berhak

menerimanya, dan pada saat pimpinan memberi disposisi atau instruksi tindak

lanjut dari surat masuk kepada bawahannya.

2. Masih bersifat manualnya dokumentasi sistem administrasi surat keluar pada

Mahkamah Konstitusi, yaitu pada saat bagian Tata Usaha mendokumentasikan

surat keluar dari Mahkamah Konstitusi ke dalam arsip.

3. Sistem distribusi (share) dokumen yang masih berjalan saat ini memperlambat

proses permintaan dan pemprosesan dokumen antara orang yang memberi dan

menerima dokumen tersebut. Sehingga keberadaaan sistem distribusi (share)

dokumen sangat dibutuhkan kedepannya dikarenakan semakin banyaknya

pertukaran dokumen dari waktu ke waktu.

88

Analisa Kebutuhan Informasi

Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang berjalan dan permasalahan

yang dihadapi Mahkamah Konstitusi maka berikut ini adalah kebutuhan informasi

Mahkamah Konstitusi yang ditampilkan kedalam bentuk entity dan jenis-jenis

laporan.

Proses Kebutuhan Informasi

Perihal Perihal membutuhkan informasi idperihal,

namaperihal.

Surat masuk Surat masuk membutuhkan informasi

mengenai idSM, namaSM, nama jenis SM, tgl

terima SM, sifat informasi SM, status SM dan

catatan SM.

Surat keluar Surat keluar membutuhkan informasi

mengenai idSK, namaSK, nama jenis SK,

tglkirimSK, sifat informasiSK, status SK dan

catatan SK.

Dokumentasi surat masuk Dokumentasi surat masuk membutuhkan

informasi mengenai iddokumentasiSM,

tgldokumentasiSM dan dokumentasiSM.

Dokumentasi surat keluar Dokumentasi surat keluar membutuhkan

informasi mengenai iddokumentasiSK,

tgldokumentasiSK dan dokumentasiSK.

89

Pengirim luar Pengirimluar membutuhkan informasi

mengenai idpengirimluar, namapengirim,

namainstansipengirim, alamatpengirimluar,

telppengirim, email.

Penerima luar Penerimaluar membutuhkan informasi

mengenai idpenerimaluar, nama penerima,

namainstansipenerima, alamat penerimaluar,

telppenerima, email.

Biro Biro membutuhkan informasi mengenai idbiro

dan namabiro.

Jabatan Jabatan membutuhkan informasi mengenai

idjabatan dan namajabatan.

Klasifikasi Klasifikasi membutuhkan informasi mengenai

idklasifikasi dan namaklasifikasi.

Disposisi Disposisi membutuhkan informasi mengenai

iddisposisi, isi disposisi.

Karyawan Karyawan membutuhkan informasi mengenai

idkaryawan, password, status tipe, nama

karyawan, tempatlahir, tanggallahir, email

karyawan, telp karyawan, alamatkaryawan,

jeniskelaminkaryawan, namajabatan.

90

File dokumen Filedokumen membutuhkan informasi

mengenai idfiledokumen.

Tabel 3.1 Analisis kebutuhan informasi

3.8 Solusi pemecahan masalah

Dari masalah yang ada maka dirancang suatu sistem basis data yang dapat

membantu Mahkamah Konstitusi dalam menangani proses administrasi surat

masuk, distribusi (share) dokumen antar karyawan dan administrasi surat keluar.

Sistem basis data ini akan dibangun dengan berbasis web sehingga memberikan

kemudahan dalam proses administrasi surat, distribusi (share) dokumen antar

karyawan dan administrasi surat keluar. Sistem ini juga akan menyediakan

authenfikasi berupa validasi user id, password dan status tipe untuk meningkatkan

keamanan data dalam sistem, dengan demikian masalah efisiensi dan efektifitas

dalam mengelola data-data tersebut dapat teratasi dengan baik.

Berikut pemecahan masalah yang diharapkan :

a. Dengan tersedia sistem ini maka karyawan (user) dapat langsung

menerima surat masuk yang ditujukan kepadanya dari luar Mahkamah

Konstitusi dan memberikan perintah kepada bawahannya atas tindak

lanjut surat masuk tersebut (disposisi), dengan mengisi user id,

password dan status tipe terlebih dahulu saat login.

b. Kemudahan dalam mencari dan melihat surat masuk, surat keluar dan

dokumen yang dibutuhkan oleh karyawan Mahkamah Konstitusi.

91

c. Dengan adanya sistem ini maka dokumen pada masing-masing biro

memiliki integritas dengan dokumen di biro lainnya sehingga

memudahkan karyawan (user) dalam melakukan pencarian dokumen.

Selain itu dari hasil wawancara dengan beberapa staf yang terlibat langsung

dalam proses administrasi surat, distribusi (share) dokumen antar karyawan dan

administrasi surat keluar, maka diperoleh beberapa permintaan yaitu :

a. Sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam tindak lanjut surat

masuk dari luar Mahkamah Konstitusi.

b. Sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam pertukaran dokumen

antar karyawan pada Mahkamah Konstitusi.

c. Sistem ini dapat memberikan kemudahan penyimpanan dan pencarian

surat masuk, surat keluar dan dokumen di Mahkamah Konstitusi.

92

3.8.1 Data Flow Diagram sistem yang diusulkan

3.8.1.1 Diagram Konteks

Diagram konteks pada sistem yang akan diusulkan adalah

diagram yang menggambarkan aliran data sistem dokumentasi

digital yang akan diterapkan pada Mahkamah Konstitusi dengan

entitas-entitas lain yang saling berhubungan. Gambar 3.12 di

bawah ini merupakan diagram konteks sistem yang sedang berjalan

pada Mahkamah Konstitusi. External Entity yang ada di dalam

diagram ini adalah Sekretaris Jenderal, Kepala Biro, Kepala

Bagian, Staf, Admin dan Lembaga lain.

Gambar 3.12 Diagram Konteks sistem yang diusulkan

93

3.8.1.2 Diagram Nol

Pada sistem yang diusulkan pada Mahkamah Konstitusi

yaitu prosedur administrasi surat masuk, prosedur (share) distribusi

dokumen dan prosedur administrasi surat keluar dapat

digambarkan pada diagram nol berikut ini :

Sekretaris Jenderal

Admin

Kepala Biro

Kepala Bagian

Staf

1.0 Registrasi Surat Masuk

2.0 Pengecekan Surat Masuk

3.0 Laporan Surat Masuk

4.0 Instruksi Keluar

(Disposisi Keluar)

5.0 Instruksi Masuk

(Disposisi Masuk)

DB Dokumentasi Surat Masuk

DB Dokumentasi Surat Keluar

DB Distribusi Dokumen

6.0 Registrasi Surat Keluar

Detail surat masuk

Laporan surat masukLaporan surat masukLaporan surat m asukLaporan surat masuk

Surat masuk Input data surat masuk

Inst ruksi tertulis

Inst ruksi tertulisInst ruksi tertulis

Detail Inst ruksi

7.0 Pengecekan Surat Keluar

8.0 Distribusi Dokumen

9.0 Laporan Distribusi Dokumen

Instruksi tertulis

Instruksi tertul is

Instruksi tertulis

Surat Keluar

Fi le DokumenFi le DokumenFi le DokumenFi le Dokumen

Laporan dokumen

Laporan dokumenLaporan dokumenLaporan dokumen

Data surat masuk

Detail Surat Keluar

Detail dokumen

Data laporan surat m asuk

DB Disposisi

Data dist ribusi dokumen

Data dist ibusi dokumen

Data Surat Keluar

Data Surat keluar

Data instruksi keluar

Data instuksi m asuk

Surat masuk

Surat Keluar

Gambar 3.13 Diagram Nol sistem yang diusulkan