BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00172-if bab...
Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00172-if bab...
65
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Mal Metropolitan merupakan salah satu anak perusahaan yang bernaung
dibawah PT Metropolitan Land. Mal Metropolitan dibangun pada tahun 1992, dan
mulai beroperasi pada Desember 1993.
Bangunan yang terletak di jalan K.H. Noer Ali Bekasi Selatan, persis
berdampingan dengan pintu tol Bekasi Barat. Sehingga mudah dicapai dari
berbagai jalur alternatif lainnya. Untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan
konsumen, Mal Metropolitan menghadirkan merek terkenal baik lokal maupun
internasional serta beragam pilihan restoran dan kafe dalam satu area seluas lebih
dari 30.000 meter persegi.
Sebagai pusat perbelanjaan yang terpopuler di kota Bekasi, Mal
Metropolitan memiliki visi yakni :
“Menjadi salah satu mal yang terbesar dan terkemuka di Indonesia”.
“Menjadi mal yang teramai, terlengkap dan ternyaman di Indonesia“.
Adapun misi dari Mal Metropolitan adalah sebagai berikut :
1. Menjadi mal yang menyenangkan bagi seluruh keluarga sebagai pusat belanja
dan rekreasi.
2. Menjadi unit usaha Metropolitan Land yang maju, berkembang dan sehat serta
bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
3. Memberikan lapangan kerja yang dikelola secara profesional serta berperan
aktif dalam pembangunan negara.
66
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Mal Metropolitan
(Sumber : Mal Metropolitan)
67
3.3 Tugas dan Wewenang
Berikut ini merupakan tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam struktur
organisasi Mal Metropolitan :
1. General Manager
Menetapkan kebijakan strategis perusahaan sebagaimana dituangkan dalam
rencana jangka panjang, rencana kerja, anggaran perusahaan, dan rencana
operasional lainnya.
Merencanakan, membina, dan mengembangkan efektivitas dan efisiensi
organisasi perusahaan sesuai dengan kebutuhan.
Memelihara dan mengelola kekayaan perusahaan berdasarkan prinsip,
peraturan, dan ketentuan yang berlaku.
2. Sekretaris
Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengaturan agenda kerja general
manager.
Mencatat dan menyampaikan data perusahaan kepada general manager,
baik yang berhubungan dengan administrasi maupun surat-surat penting
perusahaan.
3. Marketing Manager
Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinasikan proses penjualan dan
pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar
secara efektif dan efisien.
Merencanakan program pemasaran, baik jangka menengah maupun yang
bersifat taktis serta penggunaan media promosinya.
68
Membuat anggaran yang meliputi seluruh fungsi dan kegiatan pemasaran
dan penjualan serta ikut mengontrol pengeluaran realisasi biaya-biayanya.
Aktif memberikan usulan yang bermanfaat untuk terciptanya efektivitas
kerja perusahaan.
Meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas, mengendalikan lingkungan
kerja, khususnya pada divisinya serta aktif melakukan pembinaan terhadap
staf bawahannya.
4. Technical Manager
Bertanggung jawab mengontrol dan memastikan bahwa pelaksanaan
proyek di lapangan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dalam
spesifikasi.
Memantau pelaksanaan proyek di lapangan sehingga sesuai dengan
program kerja yang direncanakan dalam waktu yang telah ditentukan.
5. Financial Manager
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan
akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara
komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses
pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial
perusahaan.
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan
untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara
akurat dan tepat waktu.
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan
(cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan
69
ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi
keuangan.
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan,
dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan
penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan
operasional perusahaan.
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisis keuangan
untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan
perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan
investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
6. Accounting Manager
Mengawasi jalannya sistem dan prosedur akuntansi yang diterapkan dalam
perusahaan.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembukuan dan audit dalam
perusahaan.
Membuat laporan keuangan baik untuk kepentingan internal perusahaan
maupun eksternal.
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu,
dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan
untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan
perpajakan.
70
7. Manager House Keeping
Memastikan bahwa semua operasi pembersihan cukup terlatih untuk
tingkat yang dapat diterima, sepadan dengan tugas mereka untuk tampil.
Memastikan bahwa tim melakukan operasi pembersihan sesuai standar.
Memantau kinerja pegawai dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk
mengelola kinerja.
Memastikan bahwa bahan-bahan pembersih yang digunakan dalam cara
yang aman dan tetap aman.
Memastikan bahwa standar kesehatan dan keselamatan kebijakan ditaati
sepanjang waktu.
8. HRD & General Affair
Bertanggung jawab terhadap efektifitas dan efisiensi pengelolaan SDM.
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan fasilitas.
Pengawasan dan koordinasi dengan lingkungan sekitar (pemerintah kota,
perizinan).
71
3.4 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
Prosedur Pendataan Pegawai
Pegawai HRD
Mengisi Biodata
Input Biodata Pegawai
T
1mulai
selesai1
Gambar 3.2 Flowchart Pendataan Pegawai
Dalam prosedur ini, pegawai diharuskan mengisi formulir biodata pegawai. Informasi
formulir biodata pegawai terlampir pada lampiran L5. Kemudian HRD akan
memasukkan dan menyimpan informasi tersebut berdasarkan tanggal.
72
Prosedur Penggajian Pegawai
mulai
Menghitung jumlah hadir dan lembur
pegawai
Membuat daftar hadir dan lembur
pegawai
Daftar hadir dan lembur
Daftar hadir dan lembur
Input daftar hadir dan
lembur
Rekap gaji
Daftar gaji
Staf Administrasi Bagian Penggajian Bagian Keuangan
1
Pegawai
Mengeleuarkan giro
Surat pengantar ke
bank
Pencairan giro dan transfer rekening
Pengajuan ke Keuangan, HRD, dan
GM
Surat pengantar ke bank
Input potongan
Slip Gaji
Departemen
Slip Gaji
selesai1 2 3 5 4
2 4 5
6
3 6
Slip Gaji
Gambar 3.3 Flowchart Penggajian Pegawai
Dalam prosedur ini, staf administrasi bertugas menghitung jumlah hadir, jumlah lembur
dan membuat daftar hadir dan lembur pegawai. Kemudian bagian penggajian
memasukkan daftar hadir dan lembur untuk menghasilkan daftar gaji yang akan diajukan
kepada bagian keuangan, HRD, dan GM. Setelah mendapatkan persetujuan, bagian
penggajian memasukkan potongan. Selanjutnya bagian keuangan akan mengeluarkan
giro serta surat pengantar ke bank berdasarkan laporan dari bagian penggajian. Surat
pengantar ke bank digunakan oleh bagian penggajian untuk mencairkan giro dan
melakukan transfer ke masing-masing rekening pegawai. Setelah itu bagian penggajian
akan mencetak slip gaji dimana komponen slip gaji dibagi menjadi dua bagian yakni
penerimaan dan potongan. Yang termasuk dalam penerimaan adalah gaji pokok,
tunjangan jabatan, tunjangan khusus, tunjangan transport, tunjangan makan, lembur,
73
makan lembur, rapel, THR/bonus, tunjangan kesehatan, tunjangan lain-lain,
JAMSOSTEK, tunjangan pajak. Sedangkan yang termasuk dalam potongan adalah
kasbon, angsuran pinjaman, pinjaman koperasi, iuran koperasi, potongan lain,
pembayaran terpisah, UKK, JAMSOSTEK, pajak PPh 21, koreksi pajak, pembulatan.
Kemudian slip gaji tersebut diberikan kepada departemen untuk diteruskan kepada
pegawai, contoh slip gaji dapat dilihat pada lampiran L10.
Prosedur Mutasi Pegawai
Departemen
Pengajuan Mutasi
HRD
Analisa
Persetujuan
T
Tidak
T
Ya
Pegawai
SK Mutasi
mulai 2 1 3
31 2 selesai
SK Mutasi
SK Mutasi
Gambar 3.4 Flowchart Mutasi Pegawai
Dalam prosedur ini, departemen dapat mengajukan permohonan mutasi terhadap
pegawainya kepada HRD dengan mengisi formulir pengajuan mutasi seperti yang
terlampir pada lampiran L6. Kemudian HRD bertugas menganalisis, jika permohonan
74
mutasi disetujui, HRD akan mengeluarkan surat keputusan (SK) mutasi seperti yang
terlampir pada lampiran L7 dan menyimpannya berdasarkan tanggal. SK mutasi tersebut
diterima oleh pegawai dari departemen yang bersangkutan. Jika terdapat permohonan
yang tidak disetujui, maka surat permohonan mutasi akan tetap disimpan berdasarkan
tanggal.
Prosedur Rotasi Pegawai
Departemen
Pengajuan Rotasi
HRD
Analisa
Persetujuan
T
Tidak
T
Ya
Pegawai
SK Rotasi
mulai 2 1 3
31 2 selesai
SK Rotasi
SK Rotasi
Gambar 3.5 Flowchart Rotasi Pegawai
Prosedur yang sama berlaku juga pada rotasi pegawai yakni, departemen dapat
mengajukan permohonan rotasi terhadap pegawainya kepada HRD dengan mengisi
formulir pengajuan rotasi seperti yang terlampir pada lampiran L6. Kemudian HRD
bertugas menganalisis, jika permohonan rotasi disetujui, HRD akan mengeluarkan SK
75
rotasi seperti yang terlampir pada lampiran L8 dan menyimpannya berdasarkan tanggal.
SK rotasi tersebut diterima oleh pegawai dari departemen yang bersangkutan. Jika
terdapat permohonan yang tidak disetujui, maka surat permohonan rotasi akan tetap
disimpan berdasarkan tanggal.
Prosedur Demosi Pegawai
Departemen
Pengajuan Demosi
HRD
Analisa
Persetujuan
T
Tidak
T
Ya
Pegawai
SK Demosi
mulai 2 1 3
31 2 selesai
SK Demosi
SK Demosi
Gambar 3.6 Flowchart Demosi Pegawai
Seperti prosedur sebelumnya yakni departemen dapat mengajukan permohonan demosi
kepada HRD dengan mengisi formulir pengajuan demosi seperti yang terlampir pada
lampiran L6. Kemudian HRD bertugas menganalisis, jika permohonan demosi disetujui,
HRD akan mengeluarkan SK demosi seperti yang terlampir pada lampiran L9 dan
menyimpannya berdasarkan tanggal. SK demosi tersebut akan diterima oleh pegawai
76
dari departemen yang bersangkutan. Jika terdapat permohonan yang tidak disetujui,
maka surat permohonan demosi akan tetap disimpan berdasarkan tanggal.
Prosedur Cuti Pegawai
Pegawai
Pengajuan Permohonan
Cuti
Departement
Persetujuan
T
Tidak
Ya
HRD
Pemberian Formulir Cuti
dan Konfirmasi
HRD
Cek Sisa Cuti
Karyawan
PersetujuanYa
T
Tidak
T
4mulai
Surat Keterangan
Cuti
1 3 2
2 41 3
Formulir Cuti
Formulir Cuti
selesai
Surat Keterangan
Cuti
Surat Keterangan
Cuti
Formulir Cuti
Gambar 3.7 Flowchart Cuti Pegawai
Dalam prosedur ini, pegawai dapat mengajukan permohonan cuti dengan mengisi
formulir cuti seperti yang terlampir pada lampiran L10. Departemen menerima formulir
cuti tersebut kemudian memberikan persetujuan dan melakukan konfirmasi kepada HRD
untuk diperiksa sisa hak cuti yang dimiliki pegawai. Apabila pegawai masih memiliki
hak untuk cuti maka HRD dapat mengeluarkan surat keterangan cuti dan diserahkan
kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai bersangkutan.
77
Prosedur Peringatan
PegawaiHRD
Identifikasi Pegawai
Status SP3?
T
Tidak
T
Ya
Membuat SP
Membuat SK PHK
Departemen
SP (Surat Peringatan)
1 32 4
1 342
SP (Surat Peringatan)
SK PHK
SK PHK
SP (Surat Peringatan) SK PHK
mulai
selesai
Gambar 3.8 Flowchart Peringatan
Dalam prosedur ini, HRD mengidentifikasi status peringatan pegawai, apabila surat
peringatan (SP) yang diterima pegawai sudah mencapai tiga kali maka HRD dapat
mengeluarkan SK PHK seperti yang terlampir pada lampiran L11. SK PHK tersebut
diserahkan kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai yang bersangkutan.
Apabila SP yang diterima belum mencapai tiga kali, HRD hanya mengeluarkan SP yang
disimpan berdasarkan tanggal dan menyerahkannya kepada departemen untuk
diteruskan kepada pegawai.
78
Apabila terdapat pegawai yang mengalami PHK pada waktu sebelum tanggal penggajian
maka gaji terakhir dan hak-hak pegawai tetap diterima oleh pegawai.
Prosedur Pengunduran Diri
Gambar 3.9 Flowchart Pengunduran Diri
Dalam prosedur ini, pegawai yang ingin mengundurkan diri dapat melakukan pengajuan
pengunduran diri dengan mengisi surat pengunduran diri seperti yang terlampir pada
lampiran L13. Kemudian bagian HRD akan mempertimbangkan pengajuan pengunduran
79
diri tersebut. Apabila pengajuan diterima, HRD akan mengeluarkan surat keputusan
seperti yang terlampir pada L12 yang akan diterima oleh pegawai.
3.5 Kondisi Aktual Perusahaan
Saat ini perusahaan memiliki 281 pegawai yang di dalamnya berjalan
sistem kepegawaian seperti layaknya perusahaan pada umumnya. Setiap pegawai
memiliki status kerja yakni kontrak, tetap, dan non aktif dimana setiap pegawai
bernaung dalam departemen masing-masing. Untuk prosedur pendataan, pegawai
diwajibkan mengisi formulir biodata yang kemudian akan dimasukkan ke dalam
basis data oleh HRD. Kemudian perusahaan berhak memutuskan mutasi, rotasi,
ataupun demosi yang biasa terjadi dua kali dalam satu tahun kepada pegawai yang
dianggap perlu oleh masing-masing departemen. Perusahaan juga mempunyai hak
untuk melakukan pemberhentian kepada pegawainya. Untuk tahun ini
pemberhentian pegawai telah dilakukan oleh pihak Mal Metropolitan sebanyak
enam kali.
Pada waktu tertentu perusahaan juga memerlukan penerimaan pegawai
untuk menggantikan posisi yang kosong pada perusahaan. Tetapi waktu dan besar
pegawai yang diterima tergantung keadaan dan keperluan perusahaan. Setiap
tahunnya perusahaan memberikan penambahan gaji secara berkala kepada para
pegawainya. Setiap pegawai yang memiliki masa kerja lebih dari satu tahun berhak
untuk melakukan permohonan cuti jika memiliki keperluan khusus seperti yang
telah diatur dalam kebijakan perusahaan.
Seluruh proses kepegawaian selain penggajian dilakukan secara manual.
Misalnya dalam proses mutasi, rotasi, dan demosi, peringatan dilakukan dengan
80
mengisi formulir kemudian HRD bertugas untuk menyimpan data tesebut. Hal
serupa juga terjadi pada proses lainnya di kepegawaian. Sedangkan dalam proses
penggajian harus dilakukan secara berulang disebabkan oleh basis data yang tidak
terintegrasi.
Dalam hal mengikuti perubahan kebijakan pemerintah mengenai perubahan
pajak penghasilan, perusahaan masih membutuhkan tenaga kerja dari luar untuk
memenuhi kebijakan tersebut.
Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan yakni :
1) Hardware
Hardware yang dimiliki perusahaan, yaitu :
Server berjumlah dua buah.
PC berjumlah 50 buah.
Printer berjumlah 18 buah.
2) Software
Pada sisi server sistem operasi yang digunakan yakni windows 2003,
sedangkan pada sisi client digunakan windows XP dan database SQL Server
2000 dengan aplikasi Power Builder.
81
3) Network
Server Data2nd Floor Switch
` ` ` `
2nd Floor Switch
` ` ` `
1st Floor Switch
` ` ` `
Finance
HRD
Marketing
`
Proxy Server
Internet
Keterangan :Total PC : 50Koneksi Internet : 18 PC dalam LANHard Disk Server Data : 80GBHard Disk Client : 10, 80, 160 GB
Accounting
2nd Floor Switch
` ` ` ` `
Gambar 3.10 Topologi Jaringan Perusahaan
(Sumber : Mal Metropolitan)
4) Software Aplikasi
Proses bisnis yang sudah menggunakan aplikasi yakni :
a) Billing system sistem pembayaran sewa tenant mal meliputi modul
faktur, kwitansi dan laporan.
Front-end : Power Builder
Back-end : SQL Server
b) GL accounting proses pencatatan accounting mal general ledger.
Front-end : Power Builder
Back-end : SQL server
82
c) Absensi proses absensi data kehadiran pegawai
Front-end : Visual Basic
Back-end : MS. Access
d) Payroll proses sistem penggajian pegawai mal sampai dengan PPh 21.
Front-end : Foxpro for DOS
Back-end : DBF Foxpro
3.6 Kebutuhan Informasi
Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi
Deskripsi Penyedia Pengguna Lama Pembuatan
Pendataan pegawai HRD Seluruh pegawai Satu hari
Penggajian pegawai Staf administrasi, payroll
Seluruh pegawai, HRD, bagian keuangan, GM
Dua minggu
Mutasi pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Dua hari
Rotasi pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Dua hari
Demosi pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Dua hari
Cuti pegawai Departemen, HRD Seluruh pegawai Tiga hari
Pengunduran Diri Departemen, HRD Seluruh pegawai Tiga hari
Peringatan Departemen, HRD Seluruh pegawai Satu hari
83
3.7 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan analisis dan pengamatan terhadap Mal Metropolitan, maka
dapat ditemukan bahwa sistem saat ini memiliki permasalahan sebagai berikut :
1. Data pada kepegawaian tidak terintegrasi yakni antara sistem absensi dengan
penggajian pegawai.
Akibat dari data yang tidak terintegrasi antara lain :
Proses pengolahan data dilakukan berulang.
Bagian staf administrasi bertugas memasukkan data mengenai jumlah
hadir, jumlah lembur, dan membuat daftar hadir dan lembur pegawai.
Kemudian data tersebut dijadikan acuan oleh bagian penggajian untuk
menghasilkan laporan gaji pegawai.
Data dapat tidak konsisten.
Karena data yang di-input harus dilakukan secara berulang, maka data yang
dihasilkan dapat tidak konsisten. Misalnya pada proses input data kehadiran
untuk menghasilkan laporan gaji.
Sulit melakukan manipulasi data.
Dengan tidak terintegrasi dan adanya data yang memiliki kemungkinan
untuk tidak konsisten, misalnya pada sistem absensi dengan penggajian
sehingga mempersulit pegawai yang bersangkutan untuk melakukan
perubahan.
2. Beberapa proses pada sistem kepegawaian masih dilakukan secara manual,
contohnya pada proses cuti, mutasi, rotasi, demosi dan peringatan pegawai.
Sehingga menyebabkan akurasi data tidak terjamin. Salah satu masalah yang
84
terjadi adalah kesulitan untuk melakukan pencarian atau peninjauan kembali
terhadap historical data pada saat diperlukan.
3. Jika terjadi penambahan komponen pada perhitungan gaji, maka memerlukan
perubahan source code. Misalnya ketika perusahaan harus menambahkan iuran
pensiun pada komponen gaji.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan, maka diusulkan pemecahan
masalah sebagai berikut :
1. Merancang suatu sistem basis data yang mengintegrasikan antara penggajian
dengan sistem absensi (yang telah ada). Dimana sistem yang terintegrasi
berguna sebagai sistem penyimpanan data sehingga dapat menampilkan
informasi yang dibutuhkan. Dan diharapkan proses pengolahan data dilakukan
tidak berulang, memperkecil kemungkinan adanya data yang berulang, dan
manipulasi data dapat dilakukan dengan lebih mudah.
2. Mengubah sistem kepegawaian yang masih dilakukan secara manual dengan
cara merancang suatu sistem yang mendukung pengelolaan data kepegawaian.
Aplikasi ini menyimpan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah
pencarian data yang bersifat analisis.
3. Merancang suatu sistem yang mendukung perubahan komponen gaji.