38 

 

BAB 3

ANALISIS PERANCANGAN

3.1 Riwayat Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Bavaria Mercindo Motor adalah perusahaan swasta yang bergerak dalam

bidang otomotif yang didirikan pada tahun 2002. PT. Bavaria Mercindo Motor

terletak di Jalan Ciputat Raya No.25, Jakarta Selatan. Kehadiran perusahaan dalam

bidang otomotif ini didasarkan pada kebutuhan masyarakat pengguna kendaraan

bermotor akan keberadaan suatu perusahaan jasa dalam bidang otomotif yang dapat

memberikan pelayanan serta hasil pekerjaan yang optimal.

Dengan semboyan “Kepuasaan Anda Tujuan Kami”, dan ditunjang dengan

Sumber Daya Manusia yang profesional, terlatih, terampil, dan berpengalaman,

serta sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan, maka perusahaan dapat

memenuhi seluruh keinginan customer atau pelanggan serta memberikan kualitas

pelayanan yang memuaskan pada pelanggan.

Melalui penerapan sistem manajemen yang profesional serta dalam usaha

memberikan kualitas pelayanan yang memuaskan, perusahaan juga memberikan

pelayanan konsultasi terhadap permasalahan kendaraan bermotor pelanggan melalui

Service Advisor yang ramah dan terlatih.

39 

 

Perusahaan selalu terbuka untuk setiap pendapat berupa kritik maupun saran dari

para pelanggan, sehingga hal tersebut dapat menjadi pertimbangan dalam

peningkatan pelayanan pada perusahaan.

3.1.2 Visi dan Misi

Perusahaan memiliki visi “Menjadi Mitra Terpercaya dalam Bidang

Otomotif”. Sedangkan misi dari perusahaan adalah :

Mewujudkan perusahaan sebagai mitra terpercaya dalam bidang

otomotif,

Memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggan dalam bidang

otomotif,

Memberikan kepuasaan kepada pelanggan akan hasil pelayanan dari

perusahaan.

3.1.3 Sumber Daya Manusia

Sebagai perusahaan yang memiliki bisnis di bidang otomotif, perusahaan

memiliki keyakinan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan asset yang

paling utama dan berharga. Saat ini Sumber Daya Manusia dalam perusahaan

berjumlah 40 orang dan berpengalaman rata-rata selama sepuluh tahun, yang terdiri

dari Komisaris, Direksi, Manager, Service Advisor, Kepala Seksi, Kepala Bengkel,

Mekanik, dan Teknisi. Seluruh karyawan perusahaan telah melalui sistem seleksi

dan evaluasi dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan, sehingga hasil

pekerjaan dari perusahaan dapat memberikan kepuasaan bagi para pelanggan dan

sesuai dengan standar otomotif yang berlaku.

40 

 

Perusahaan juga mengirimkan sumber daya manusia yang ada ke institusi-

institusi terkait dalam rangka peningkatan kemampuan sumber daya manusia sesuai

dengan bidang pekerjaannya masing-masing. Hal tersebut dilakukan untuk

menjawab tantangan dan persaingan dalam bisnis jasa bidang otomotif yang

semakin ketat pada saat ini dan masa mendatang.

3.1.4 Landasan Hukum

Dasar hukum pendirian Perusahaan adalah sebagai berikut :

Akte Notaris

Notaris : Maria Regina Tjendra Salim, SH.

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

Nomor : 2358/09-04/PK/XII/2002

Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas

Nomor : 090315037952

3.1.5 Ruang Lingkup Pelayanan

Pelayanan utama perusahaan adalah service specialist bidang otomotif

meliputi :

1. Memberikan pelayanan penjualan kendaraan baru maupun second hand

dari berbagai merk atau brand.

2. Menyediakan pelayanan sewa atau rental kendaraan.

3. Memberikan konsultasi yang akurat dalam bidang otomotif, baik itu

bersifat teknis maupun non teknis.

4. Menyediakan peralatan accessories exclusive atau boutique accessories

dari berbagai merk, serta pemasangannya.

41 

 

5. Menyediakan pelayanan perawatan cek kendaraan atau auto salon

dengan bahan khusus.

6. Menyediakan pelayanan tune-up engine, perbaikan mekanikal dan

elektrikal, overhaul, dan lain sebagainya.

7. Memberikan pelayanan perbaikan dan pengecatan atau Auto Body Repair

dengan sistem oven (Blowtherm) double blower yang menghasilkan hasil

pengecatan akurat dan tingkat kebersihan yang tinggi, serta ditunjang

dengan laboratorium cat yang canggih (Spies-Hecker).

8. Memberikan pelayanan perbaikan ringan di tempat atau on location

repair.

9. Memberikan pelayanan antar – jemput kendaraan pelanggan selama 24

jam dalam 7 hari untuk diperbaiki oleh perusahaan.

10. Memberikan pelayanan darurat selama 24 jam dalam 7 hari, untuk jasa

mobil derek dan perbaikan–perbaikan darurat di seluruh wilayah DKI

Jakarta dan sekitarnya.

42 

 

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

43 

 

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan

berdasarkan struktur organisasi yang digambarkan pada sub bab sebelumnya, antara

lain :

3.3.1 Komisaris

• Melakukan pengawasan terhadap kebijaksanaan Direksi dalam

melaksanakan pengurusan perusahaan.

• Memberikan nasehat kepada Direksi termasuk pelaksanaan Rencana

Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Rencana Kerja dan Anggaran Dasar

(RKAP) serta ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

• Melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan, termasuk

terhadap sistem pengendalian maupun akuntabilitas perusahaan.

3.3.2 Direktur

• Merencanakan dan merumuskan kebijaksanaan mengenai perkembangan

dan perbaikan perusahaan.

• Mengendalikan perusahaan secara langsung.

• Mengambil keputusan-keputusan penting dalam perusahaan.

• Melakukan evaluasi kinerja perusahaan secara berkala.

• Melaporkan hasil usaha dan operasi perusahaan kepada Komisaris

Utama.

44 

 

3.3.3 Marketing Manager

• Mengidentifikasi, mengembangkan, dan melaksanakan peluang

pertumbuhan perusahaan.

• Mempersiapkan data pasar untuk pengambilan keputusan

• Mengikuti perkembangan proyek-proyek besar dan berfokus pada solusi.

• Mengidentifikasi mata rantai distribusi yang baru.

3.3.4 Manager Operasional

• Membantu Direktur Utama dalam melakukan tugas teknis perusahaan,

terutama dalam operasionalnya.

• Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan aktivitasnya kepada

Direktur Utama.

• Membantu Direksi dalam merumuskan pokok-pokok kebijakan dalam

bidang produksi, persediaan, pembelian, serta personalia dan umum.

3.3.5 Manager Akuntansi dan Keuangan

• Merencanakan dan mengawasi perencanaan kegiatan akuntansi dari

keuangan perusahaan.

• Membantu Direktur dalam melaksanakan anggaran perusahaan.

• Memastikan bahwa semua transaksi keuangan dilakukan dengan benar.

• Memberikan laporan keuangan kepada pihak pemerintah untuk

menetapkan besarnya pajak yang harus dibayar perusahaan.

• Bertanggung jawab atas penentuan biaya perusahaan seperti biaya

produksi dan biaya administrasi.

45 

 

3.3.6 Manager Personalia dan Umum

• Meletakan dasar-dasar pembinaan administratif agar dapat melaksanakan

personal policy yang baik.

• Mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan.

• Mengawasi pekerjaan karyawan dan meningkatkan hubungan serta kerja

sama antar karyawan.

• Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan, serta

penyusunan daftar gaji karyawan.

• Bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan tata usaha kepegawaian

dan ketertiban umum.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.

3.3.7 Accounting Staff

• Mengawasi pelaksanaan kegiatan pembukuan perusahaan.

• Mengawasi pelaksanaan pemakaian aset perusahaan.

• Melaksanakan perhitungan akuntansi terhadap pembelian bahan baku dan

asset perusahaan.

3.3.8 Finance Staff

• Mengawasi dan melaksanakan pembayaran transfer dana terhadap

pembelian bahan baku dan aset perusahaan.

• Mengawasi dan melaksanakan penerimaan pembayaran atas penjualan

sabun dan juga hasil sampingan produksi.

46 

 

• Membuat pembukuan dan jurnal laba rugi perusahaan.

• Melaksanakan perhitungan dan pembayaran upah dan lembur kerja

karyawan.

3.3.9 Adm & Personalia Manager

• Mengatur penyediaan jasa dan lain-lain yang diperlukan oleh perusahaan

mengusahakan ke dalam dan keluar perusahaan untuk melaksanakan

tugas, tanggung jawab dan mengusahakan ke dalam dan keluar

perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap penerimaan/pemberhentian tenaga kerja.

• Menyusun prosedur komunikasi internal dan eksternal.

• Mengatur penyediaan jasa-jasa administrasi, sekretariat dan arsip.

• Menyalurkan sasaran perusahaan, kebijaksanaan industri dari Direktur

kepada semua yang berkewajiban.

• Mengerjakan dan menyelesaikan perselisihan dan perburuhan sesuai

dengan kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah.

• Mempersiapkan hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan

pendidikan dan latihan serta mengatur pelaksanaannya dalam perusahaan

dan lembaga pendidikan yang sesuai.

• Memberikan fasilitas pelayanan kesehatan dan keselamatan kerja bagi

karyawan.

• Mengatur dan menyimpan arsip personalia.

47 

 

3.3.10 Administrasi Umum

Kepala bagian administrasi bertanggung jawab langsung kepada Manager

Personalia. Bagian ini mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

• Mengadakan penelitian kepegawaian seperti masalah perkembangan

organisasi perusahaan, mengevaluasi kerja, gaji dan upah karyawan

• Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan perencanaan pegawai.

• Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan program peningkatan mutu

pegawai.

• Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengamanan pegawai.

• Memberikan pelayanan di bidang persuratan, keuangan, kepegawaian,

perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat, organisasi, dan tata

laksana.

3.3.11 Service Advisor

• Membuat perjanjian dengan pelanggan.

• Mempersiapkan dokumen penerimaan.

• Memeriksa kendaraan dan menentukan pekerjaan yang dilakukan.

• Mengestimasi biaya serta tanggal dan waktu penyerahan kendaraan.

• Memeriksa perkembangan pekerjaan

• Menanyakan cara pembayaran.

• Melaksanakan Follow Up setelah 3 hari.

• Melaporkan hasil pekerjaan kepada Service Manager.

48 

 

3.3.12 Foreman

• Membantu WS.Supervisor melakukan diagnosis kerusakan pada

kendaraan.

• Memeriksa ulang kondisi kerusakan kendaraan sesuai dengan keluhan

pada Work Order.

• Melakukan diagnosis penyebab kerusakan dan menentukan langkah

perbaikan dan melaporkan ke ruang control apabila perbaikan mungkin

memerlukan waktu lebih dari yang diestimasi.

• Membagikan pekerjaan kepada teknisi.

• Melakukan Final Check dan Final Test dan menandatangani kartu OK.

• Menuliskan saran perbaikan pada kartu kuning bersama dengan Work

Order dan menyerahkan kepada WS.Supervisor.

3.3.13 Mechanic

• Melakukan pekerjaan sesuai dengan permintaan pada work order dan

petunjuk dari Foreman.

• Memastikan kualitas part yang diganti dan mengkonfirmasi ke Foreman

jika terdapat keraguan.

• Memastikan seluruh pekerjaan yang diminta oleh pelanggan telah

dikerjakan dan mengkonfirmasi dengan Foreman.

• Bertanggung jawab terhadap kondisi basic hand tools.

• Menjaga dan merawat peralatan bengkel (SST atau Standard Service

Tools dan Equiptment).

49 

 

3.3.14 Kasir

• Mengurus pembayaran dari pelanggan.

• Menerima pelanggan di counter kasir.

• Menyerahkan lembar kwitansi, nota jasa, dan nota barang kepada

pelanggan.

• Menyimpan dalam file kasir lembar ke-2 kwitansi, nota jasa, nota

barang, dan SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan).

3.3.15 Billing

• Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) dari Service Advisor

• Mengambil berkas dokumen, jika dokumen tidak lengkap maka

mengkonfirmasi kepada Service Advisor untuk melengkapinya.

• Melakukan proses biling serta mencetak kwitansi, nota jasa, nota barang,

dan SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan).

• Menyerahkan kwitansi, nota jasa, nota barang masing-masing lembar

ke-1 dan ke-2 serta SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan) ke kasir.

• Memasukkan berkas dokumen dalam file billing.

3.3.16 Final Inspector

• Bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan dari hasil pekerjaan

yang dilakukan oleh para mekanik.

• Memeriksa kelayakan atau melihat sisi pandang pelanggan mengenai

kendaraan yang telah diperbaiki.

50 

 

3.3.17 Office Boy

• Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang

dilayani.

• Bertanggung jawab terhadap kebersihan di dalam perusahaan.

3.3.18 Kurir & Kolektor

• Bertanggung jawab mengenai operasi lapangan (setoran atau surat

menyurat), terutama bagian administrasi keuangan dan ketepatan

penyampaian invoice kredit beserta penagihannya.

• Bersama-sama dengan kasir menyediakan invoice-invoice yang harus

diantar ke pelanggan dengan mengambil pembayarannya dan tandatangan

pada buku tanda terima antara kasir dan kolektor.

• Membuat daftar AR yang sudah diantar dilengkapi dengan data tanggal

tanda terima sehingga dapat dihitung tanggal jatuh temponya.

• Menyetorkan atau mengambil uang, cek, transfer ke bank setiap hari

sesuai perintah dari bagian keuangan.

Menjaga dan bertanggung jawab atas kebenaran setoran atau

pengambilan uang, cek, maupun transfer.

3.3.19 Administrasi Reception

• Bertanggung jawab mengenai administrasi di reception.

• Membuat dan mengolah data costumer yang ada dengan terperinci sesuai

dengan pengelompokkannya yaitu active costumer, non active costumer

dan new costumer.

• Menyiapkan data follow up costumer harian, mingguan, bulanan, dan 3

51 

 

bulanan untuk masing-masing service advisor.

• Failing work order, kartu langganan dan data lain yang ada di bagian

reception.

• Membantu service advisor membuat estimasi perbaikan untuk costumer.

3.3.20 SA & Workshop Ops. Manager

• Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional

secara keseluruhan baik teknis maupun administrasi serta penanganan

costumer dengan baik.

• Membuat rencana kerja operasional harian mengenai :

- Loading unit kendaraan masuk dan pengaturannya.

- Koordinasi dengan workshop head mengenai kekuatan anak buah

(mekanik).

- Kesiapan peralatan.

• Melakukan tugas operasional dan mengendalikan workshop secara

menyeluruh terutama penerimaan costumer lengkap dengan berkas yang

diperlukan.

3.3.21 Workshop Supervisor

• Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional

Workshop.

• Membuat rencana kerja operasional harian Workshop mengenai :

- Loading unit kendaraan masuk dan pengaturan Workbay.

- Koordinasi kekuatan anak buah.

• Melaksanakan tugas operasional dan mengendalikan workshop secara

52 

 

menyeluruh.

• Melakukan pengawasan dan kontrol rutin terhadap :

- Pelaksanaan operasional harian Workshop sesuai dengan rencana

kerja.

- Penjadwalan secara rutin pelaksanaan operasional teknis di

lapangan.

- Sistem kerja yang benar dalam pelaksanaan operasional dengan

tetap berpijak pada efisiensi dan produktifitas kerja.

- Kondisi peralatan mekanik dan peralatan workshop dalam setiap

Minggu dilaporkan kebenarannya kepada pemimpin.

3.3.22 SA & Ops. Head Body Repair

• Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional

secara keseluruhan baik teknis maupun administrasi di body repair.

• Membuat rencana kerja operasional harian body repair mengenai :

- Loading unit kendaraan masuk dan pengaturannya.

- Koordinasi kekuatan anak buah.

- Kesiapan dan kelengkapan peralatan atau bahan yang akan

dipakai.

• Melakukan tugas operasional dan mengendalikan body repair secara

menyeluruh terutama penerimaan pelanggan atau asuransi lengkap

dengan berkas yang diperlukan dan selanjutnya menugaskan

administrasi untuk melanjutkan proses sesuai dengan standar yang telah

ditentukan.

53 

 

3.3.23 Tukang Dempul

• Bertanggung jawab atas hasil pendempulan kendaraan.

• Melakukan pendempulan kendaraan sesuai dengan work order dan

melakukan konsultasi kepada Body Repair Operational Head apabila

terjadi masalah, kelainan atau tambahan yang terdapat pada work order.

3.3.24 Tukang Cat

• Bertanggung jawab atas hasil pengecatan kendaraan.

• Melakukan pengecatan kendaraan sesuai dengan work order setelah

memeriksa hasil dari pendempulan yang ada apakah sudah sesuai dan

tidak ada masalah apabila dilakukan pengecatan.

3.3.25 Maxing Colour

• Bertanggung jawab atas ketepatan warna sesuai dengan warna aslinya

kendaraan.

• Melakukan pembuatan formula warna sesuai dengan work order dan

jumlah (volume) disesuaikan dengan kebutuhan.

• Mengkoordinasi hasil pembuatan formula warna kepada Body Repair

Operational Head dan Tukang Cat untuk memastikan warna sudah

sesuai.

3.3.26 Kepala Operasional

• Menyusun, mengatur, dan mengawasi kegiatan pemeliharaan dan repair,

serta mesin-mesin peralatan pabrik agar tidak mengganggu jalannya

operasi perusahaan.

• Mengajukan permintaan pembelian spare part dan kebutuhan-kebutuhan

54 

 

lainnya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan repair semua peralatan

pabrik.

• Bertanggung jawab atas penggunaan suku cadang dan biaya-biaya

yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan maintenance dan

repair.

• Mengadakan pengecekan langsung bekerjanya dan kondisi semua

peralatan pabrik.

• Menyusun jadwal pemeliharaan peralatan-peralatan pabrik agar tidak

menghambat jalannya proses produksi.

• Memeriksa kerusakan yang timbul dan menentukan bahan-bahan atau ]

spare part yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan tersebut.

• Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara

berkala.

3.3.27 Marketing Manager

• Bertanggung jawab penuh atas kualitas pemasaran dan perkembangan

unit masuk kendaraan di Workshop serta kualitas penanganan pelanggan

di bagian reception.

• Bertanggung jawab penuh atas semua target yang diberikan perusahaan.

• Membuat rencana pemasaran sesuai dengan target perusahaan dan

rencana kerja operasional reception.

• Melakukan kontrol operasional bagian reception setiap hari mengenai :

- Pelaksanaan program costumer follow up oleh masing-masing

55 

 

service advisor dan marketing.

- Penanganan atau penerimaan costumer oleh masing-masing

service advisor.

- Operasional administrasi reception.

- Penanganan keluhan-keluhan costumer.

- Unit masuk baik active costumer maupun new costumer.

3.3.28 Staff Marketing

• Bertanggung jawab atas data costumer yang di follow up, penyebaran

brosur dan sarana promosi lainnya.

• Melakukan follow up costumer berdasarkan data yang disajikan

administrasi reception setiap pagi atau waktu yang sudah dijadwalkan

oleh marketing manager.

• Melakukan marketing diluar sesuai dengan jadwal dan membuat laporan

hariannya.

56 

 

3.4 Prosedur Sistem Yang Dianalisis

3.4.1 Perbaikan

Proses perbaikan ini dimulai dengan pelanggan yang mengantri menunggu

giliran mereka untuk dilayani oleh Service Advisor. Service Advisor menerima

keluhan yang disampaikan oleh pelanggan dan menyimpannya dalam bentuk

dokumen. Service Advisor mengatur penyusunan seluruh kendaraan yang telah

masuk dan menyerahkan kendaraan kepada pihak mekanik untuk melakukan

pengecekkan. Mekanik membuat laporan pengecekkan yang diserahkan kepada

Service Advisor dan Foreman. Setelah itu melakukan perbaikan kendaraan, ketika

kendaraan selesai diperbaiki, maka kendaraan akan diserahkan kepada Final

Inspector untuk melakukan pengecekkan terakhir yang dimasukkan ke Final

Inspection Report. Setelah itu Final Inspector membuat workshop report yang

diserahkan kepada Service Advisor yang terhubung dengan langkah penjualan.

57 

 

Gambar 3.2 Flowchart Perbaikan

58 

 

3.4.2 Penjualan

Proses penjualan terjadi seusai perbaikan kendaraan ketika costumer

menerima workshop report dari Service Advisor, pelanggan melakukan pembayaran

sesuai dengan dengan perbaikan yang telah dilakukan kepada pihak kasir. Kasir

menerima pembayaran dan memasukkannya kedalam laporan register, lalu

membuat kwitansi pembayaran. Setelah proses pembayaran selesai, maka kasir akan

memberikan Service Advisor sebuah gate pass umtuk mengembalikan kendaraan

kepada pelanggan atau pemilik.

59 

 

Gambar 3.3 Flowchart Penjualan

60 

 

3.4.3 Persediaan

Tahap ini dimulai dengan bagian Counter yang memeriksa persediaan

barang dalam gudang. Untuk persediaan barang yang tidak ada, maka akan

dilaporkan ke bagian part manager dalam dokumen persediaan. Part Manager

wajib mencari barang yang diperlukan dan melakukan penawaran. Setelah mencapai

kesepakatan, dan barang sudah dikirim maka Part Runner yang harus mengambil

barang tersebut. Setelah barang diterima, barang akan diperiksa kondisinya terlebih

dahulu, apakah barang tersebut sesuai dengan yang dipesan oleh Part Manager dan

kondisi barang. Setelah melalui proses pemeriksaan, maka Part Runner akan

menyusun barang yang sudah ada kedalam gudang.

61 

 

Gambar 3.4 Flowchart Persediaan

62 

 

3.4.4 Pembelian

Proses pembelian diawali dengan menghubungi pihak pelanggan apakah

pihak pelanggan ingin membeli spare part yang ditawarkan oleh Foreman. Apabila

pihak Costumer memutuskan untuk membeli spare part, maka pihak Service

Advisor akan mengkonfirmasi kepada bagian gudang agar dilakukan pengecekkan,

apakah barang yang dibutuhkan sudah tersedia atau belum.

Apabila barang yang diberikan tidak ada pada bagian pergudangan, maka

pihak gudang wajib menghubungi pihak distributor untuk menyiapkan barang yang

dibutuhkan. Apabila barang yang dibutuhkan sudah didapat, maka pihak distributor

melakukan pengiriman barang. Bagian gudang bertanggung jawab mengambil

barang yang dikirim lalu memeriksa keadaan barang.

Pihak Foreman akan menerima barang dan memasang barang ke kendaraan

kepada pelanggan sesuai dengan work order yang ada. Pihak Foreman akan

mengirim laporan hasil perbaikan kedaraan kapada pihak kasir, sedangkan pihak

Service Advisor akan mengirimkan dokumen hasil penawaran yang sudah

dilakukan. Pelanggan dapat melakukan semua pembayaran kepada kasir, dan juga

dapat meminta rincian pembayaran. Apabila pihak Costumer memutuskan untuk

tidak membeli spare part, maka kendaraan akan segera dikembalikan.

63 

 

Gambar 3.5 Flowchart Pembelian

64 

 

3.4.5 Follow Up

Proses ini dimulai dengan bagian Administrasi Reception yang menyiapkan

data follow up. Data follow up akan diterima dan dikonfirmasi ke pelanggan oleh

Staff Marketing. Apabila terdapat keluhan dari pihak pelanggan, maka keluhan akan

disampaikan ke bagian Marketing Manager. Seluruh keluhan yang ada akan

ditangani oleh Marketing Manager.

65 

 

Gambar 3.6 Flowchart Follow Up

66 

 

3.5 Kebutuhan Informasi

Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi

Deskripsi Penyedia Informasi

Pengguna Lama Pembuatan

1. Laporan hasil usaha dan operasi perusahaan

Direktur Komisaris, Direktur

1 hari

2. Membuat data pasar, laporan peluang pertumbuhan perusahaan

Marketing Manager

Direktur, Marketing Manager

1 hari

3. Merumuskan pokok-pokok kebijakan (produksi, persediaan, pembelian, serta personalia dan umum), laporan operasional

Manager Operasional

Direktur, Manager Operasional

1 hari

4. Penentuan biaya perusahaan (biaya produksi dan biaya administrasi), laporan keuangan

Manager Akuntasi dan Keuangan

Direktur, Manager Akuntasi dan Keuangan, Petugas Pajak (Pemerintah)

1 hari

5. Gaji karyawan Manager Personalia dan umum

Direktur, Manager Personalia & Umum, Manager Operasional

1 minggu

67 

 

6. Laporan pembelian bahan baku dan asset perusahaan

Accounting Staff

F&A Manager dan Accounting Staff

1 minggu

7. Laporan pembukuan jual-beli bahan baku dan jurnal laba rugi perusahaan

Finance Staff F&A Manager, Finance Staff

1 minggu

8. Perencanaan, koordinator dan pengawasan program kegiatan pegawai, penyediaan jasa (administrasi, sekretariat, dan arsip)

Administrasi Umum

Manager Personalia

1 hari

9. Membuat perjanjian dengan pelanggan, menyiapkan dokumen penerimaan, laporan hasil pekerjaan

Service Advisor

Service Manager 1 hari

10. Laporan saran perbaikan pada kondisi kerusakan

Foreman WS. Supervisor, Mechanic

2 hari

11. Service Mekanik WS. Supervisor, Foreman

1 hari

12. Mengurus pembayaran (kwitansi, nota jasa, nota barang &SIKK)

Kasir Adm & Personalia Manager

1 bulan

68 

 

3.6 Permasalahan yang dihadapi

Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut :

• Belum memiliki susunan database sendiri.

• Melakukan penyimpanan data bahan dan data spare part masih secara manual,

dan laporan data bahan dan data spare part yang masuk dan keluar masih harus

diinput secara manual setiap hari sebelum perusahaan tutup.

• Sistem yang berjalan masih lambat, pembukuannya masih dilakukan dalam

bentuk kwitansi dan berkas-berkas. Oleh karena itu, pencarian data masih

lambat. Hal ini dikarenakan harus mencari berkas atau file-file yang terpisah.

• Sistem yang bekerja masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan

kurangnya koordinasi dengan bagian marketing. Karena sebelum perusahaan

tutup seluruh laporan baru diserahkan ke bagian marketing. Tanpa sistem update

yang lebih akurat dan cepat.

• Sistem yang digunakan pada perusahaan masih tidak sesuai dengan kebutuhan

perusahaan seperti pencarian data bahan dan data spare part yang harus

dilakukan satu per satu.

13. Cetak dan simpan berkas dokumen dalam file billing

Billing Service Advisor, Kasir

1 bulan

14. Pengecekan hasil pekerjaan

Final Inspector WS. Supervisor, Final Inspektor

1 hari

69 

 

3.7 Usaha Pemecahan Masalah

Setelah menganalisis masalah yang ada, pemecahan dari masalah-masalah

tersebut adalah sebagai berikut :

• Menyusun sistem basis data untuk pengelolaan data yang lebih mudah.

• Membuat sebuah sistem aplikasi desktop yang dapat membantu perusahaan

dalam mengelola data antara lain data bahan, data spare part, transaksi

penjualan, transaksi pembelian, dan transaksi persediaan bahan dan spare part.