38
BAB 3
ANALISIS PERANCANGAN
3.1 Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Bavaria Mercindo Motor adalah perusahaan swasta yang bergerak dalam
bidang otomotif yang didirikan pada tahun 2002. PT. Bavaria Mercindo Motor
terletak di Jalan Ciputat Raya No.25, Jakarta Selatan. Kehadiran perusahaan dalam
bidang otomotif ini didasarkan pada kebutuhan masyarakat pengguna kendaraan
bermotor akan keberadaan suatu perusahaan jasa dalam bidang otomotif yang dapat
memberikan pelayanan serta hasil pekerjaan yang optimal.
Dengan semboyan “Kepuasaan Anda Tujuan Kami”, dan ditunjang dengan
Sumber Daya Manusia yang profesional, terlatih, terampil, dan berpengalaman,
serta sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan, maka perusahaan dapat
memenuhi seluruh keinginan customer atau pelanggan serta memberikan kualitas
pelayanan yang memuaskan pada pelanggan.
Melalui penerapan sistem manajemen yang profesional serta dalam usaha
memberikan kualitas pelayanan yang memuaskan, perusahaan juga memberikan
pelayanan konsultasi terhadap permasalahan kendaraan bermotor pelanggan melalui
Service Advisor yang ramah dan terlatih.
39
Perusahaan selalu terbuka untuk setiap pendapat berupa kritik maupun saran dari
para pelanggan, sehingga hal tersebut dapat menjadi pertimbangan dalam
peningkatan pelayanan pada perusahaan.
3.1.2 Visi dan Misi
Perusahaan memiliki visi “Menjadi Mitra Terpercaya dalam Bidang
Otomotif”. Sedangkan misi dari perusahaan adalah :
Mewujudkan perusahaan sebagai mitra terpercaya dalam bidang
otomotif,
Memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggan dalam bidang
otomotif,
Memberikan kepuasaan kepada pelanggan akan hasil pelayanan dari
perusahaan.
3.1.3 Sumber Daya Manusia
Sebagai perusahaan yang memiliki bisnis di bidang otomotif, perusahaan
memiliki keyakinan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan asset yang
paling utama dan berharga. Saat ini Sumber Daya Manusia dalam perusahaan
berjumlah 40 orang dan berpengalaman rata-rata selama sepuluh tahun, yang terdiri
dari Komisaris, Direksi, Manager, Service Advisor, Kepala Seksi, Kepala Bengkel,
Mekanik, dan Teknisi. Seluruh karyawan perusahaan telah melalui sistem seleksi
dan evaluasi dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan, sehingga hasil
pekerjaan dari perusahaan dapat memberikan kepuasaan bagi para pelanggan dan
sesuai dengan standar otomotif yang berlaku.
40
Perusahaan juga mengirimkan sumber daya manusia yang ada ke institusi-
institusi terkait dalam rangka peningkatan kemampuan sumber daya manusia sesuai
dengan bidang pekerjaannya masing-masing. Hal tersebut dilakukan untuk
menjawab tantangan dan persaingan dalam bisnis jasa bidang otomotif yang
semakin ketat pada saat ini dan masa mendatang.
3.1.4 Landasan Hukum
Dasar hukum pendirian Perusahaan adalah sebagai berikut :
Akte Notaris
Notaris : Maria Regina Tjendra Salim, SH.
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
Nomor : 2358/09-04/PK/XII/2002
Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas
Nomor : 090315037952
3.1.5 Ruang Lingkup Pelayanan
Pelayanan utama perusahaan adalah service specialist bidang otomotif
meliputi :
1. Memberikan pelayanan penjualan kendaraan baru maupun second hand
dari berbagai merk atau brand.
2. Menyediakan pelayanan sewa atau rental kendaraan.
3. Memberikan konsultasi yang akurat dalam bidang otomotif, baik itu
bersifat teknis maupun non teknis.
4. Menyediakan peralatan accessories exclusive atau boutique accessories
dari berbagai merk, serta pemasangannya.
41
5. Menyediakan pelayanan perawatan cek kendaraan atau auto salon
dengan bahan khusus.
6. Menyediakan pelayanan tune-up engine, perbaikan mekanikal dan
elektrikal, overhaul, dan lain sebagainya.
7. Memberikan pelayanan perbaikan dan pengecatan atau Auto Body Repair
dengan sistem oven (Blowtherm) double blower yang menghasilkan hasil
pengecatan akurat dan tingkat kebersihan yang tinggi, serta ditunjang
dengan laboratorium cat yang canggih (Spies-Hecker).
8. Memberikan pelayanan perbaikan ringan di tempat atau on location
repair.
9. Memberikan pelayanan antar – jemput kendaraan pelanggan selama 24
jam dalam 7 hari untuk diperbaiki oleh perusahaan.
10. Memberikan pelayanan darurat selama 24 jam dalam 7 hari, untuk jasa
mobil derek dan perbaikan–perbaikan darurat di seluruh wilayah DKI
Jakarta dan sekitarnya.
42
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
43
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan
berdasarkan struktur organisasi yang digambarkan pada sub bab sebelumnya, antara
lain :
3.3.1 Komisaris
• Melakukan pengawasan terhadap kebijaksanaan Direksi dalam
melaksanakan pengurusan perusahaan.
• Memberikan nasehat kepada Direksi termasuk pelaksanaan Rencana
Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Rencana Kerja dan Anggaran Dasar
(RKAP) serta ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
• Melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan, termasuk
terhadap sistem pengendalian maupun akuntabilitas perusahaan.
3.3.2 Direktur
• Merencanakan dan merumuskan kebijaksanaan mengenai perkembangan
dan perbaikan perusahaan.
• Mengendalikan perusahaan secara langsung.
• Mengambil keputusan-keputusan penting dalam perusahaan.
• Melakukan evaluasi kinerja perusahaan secara berkala.
• Melaporkan hasil usaha dan operasi perusahaan kepada Komisaris
Utama.
44
3.3.3 Marketing Manager
• Mengidentifikasi, mengembangkan, dan melaksanakan peluang
pertumbuhan perusahaan.
• Mempersiapkan data pasar untuk pengambilan keputusan
• Mengikuti perkembangan proyek-proyek besar dan berfokus pada solusi.
• Mengidentifikasi mata rantai distribusi yang baru.
3.3.4 Manager Operasional
• Membantu Direktur Utama dalam melakukan tugas teknis perusahaan,
terutama dalam operasionalnya.
• Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan aktivitasnya kepada
Direktur Utama.
• Membantu Direksi dalam merumuskan pokok-pokok kebijakan dalam
bidang produksi, persediaan, pembelian, serta personalia dan umum.
3.3.5 Manager Akuntansi dan Keuangan
• Merencanakan dan mengawasi perencanaan kegiatan akuntansi dari
keuangan perusahaan.
• Membantu Direktur dalam melaksanakan anggaran perusahaan.
• Memastikan bahwa semua transaksi keuangan dilakukan dengan benar.
• Memberikan laporan keuangan kepada pihak pemerintah untuk
menetapkan besarnya pajak yang harus dibayar perusahaan.
• Bertanggung jawab atas penentuan biaya perusahaan seperti biaya
produksi dan biaya administrasi.
45
3.3.6 Manager Personalia dan Umum
• Meletakan dasar-dasar pembinaan administratif agar dapat melaksanakan
personal policy yang baik.
• Mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan.
• Mengawasi pekerjaan karyawan dan meningkatkan hubungan serta kerja
sama antar karyawan.
• Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan, serta
penyusunan daftar gaji karyawan.
• Bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan tata usaha kepegawaian
dan ketertiban umum.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.
3.3.7 Accounting Staff
• Mengawasi pelaksanaan kegiatan pembukuan perusahaan.
• Mengawasi pelaksanaan pemakaian aset perusahaan.
• Melaksanakan perhitungan akuntansi terhadap pembelian bahan baku dan
asset perusahaan.
3.3.8 Finance Staff
• Mengawasi dan melaksanakan pembayaran transfer dana terhadap
pembelian bahan baku dan aset perusahaan.
• Mengawasi dan melaksanakan penerimaan pembayaran atas penjualan
sabun dan juga hasil sampingan produksi.
46
• Membuat pembukuan dan jurnal laba rugi perusahaan.
• Melaksanakan perhitungan dan pembayaran upah dan lembur kerja
karyawan.
3.3.9 Adm & Personalia Manager
• Mengatur penyediaan jasa dan lain-lain yang diperlukan oleh perusahaan
mengusahakan ke dalam dan keluar perusahaan untuk melaksanakan
tugas, tanggung jawab dan mengusahakan ke dalam dan keluar
perusahaan.
• Bertanggung jawab terhadap penerimaan/pemberhentian tenaga kerja.
• Menyusun prosedur komunikasi internal dan eksternal.
• Mengatur penyediaan jasa-jasa administrasi, sekretariat dan arsip.
• Menyalurkan sasaran perusahaan, kebijaksanaan industri dari Direktur
kepada semua yang berkewajiban.
• Mengerjakan dan menyelesaikan perselisihan dan perburuhan sesuai
dengan kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah.
• Mempersiapkan hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan
pendidikan dan latihan serta mengatur pelaksanaannya dalam perusahaan
dan lembaga pendidikan yang sesuai.
• Memberikan fasilitas pelayanan kesehatan dan keselamatan kerja bagi
karyawan.
• Mengatur dan menyimpan arsip personalia.
47
3.3.10 Administrasi Umum
Kepala bagian administrasi bertanggung jawab langsung kepada Manager
Personalia. Bagian ini mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
• Mengadakan penelitian kepegawaian seperti masalah perkembangan
organisasi perusahaan, mengevaluasi kerja, gaji dan upah karyawan
• Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan perencanaan pegawai.
• Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan program peningkatan mutu
pegawai.
• Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengamanan pegawai.
• Memberikan pelayanan di bidang persuratan, keuangan, kepegawaian,
perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat, organisasi, dan tata
laksana.
3.3.11 Service Advisor
• Membuat perjanjian dengan pelanggan.
• Mempersiapkan dokumen penerimaan.
• Memeriksa kendaraan dan menentukan pekerjaan yang dilakukan.
• Mengestimasi biaya serta tanggal dan waktu penyerahan kendaraan.
• Memeriksa perkembangan pekerjaan
• Menanyakan cara pembayaran.
• Melaksanakan Follow Up setelah 3 hari.
• Melaporkan hasil pekerjaan kepada Service Manager.
48
3.3.12 Foreman
• Membantu WS.Supervisor melakukan diagnosis kerusakan pada
kendaraan.
• Memeriksa ulang kondisi kerusakan kendaraan sesuai dengan keluhan
pada Work Order.
• Melakukan diagnosis penyebab kerusakan dan menentukan langkah
perbaikan dan melaporkan ke ruang control apabila perbaikan mungkin
memerlukan waktu lebih dari yang diestimasi.
• Membagikan pekerjaan kepada teknisi.
• Melakukan Final Check dan Final Test dan menandatangani kartu OK.
• Menuliskan saran perbaikan pada kartu kuning bersama dengan Work
Order dan menyerahkan kepada WS.Supervisor.
3.3.13 Mechanic
• Melakukan pekerjaan sesuai dengan permintaan pada work order dan
petunjuk dari Foreman.
• Memastikan kualitas part yang diganti dan mengkonfirmasi ke Foreman
jika terdapat keraguan.
• Memastikan seluruh pekerjaan yang diminta oleh pelanggan telah
dikerjakan dan mengkonfirmasi dengan Foreman.
• Bertanggung jawab terhadap kondisi basic hand tools.
• Menjaga dan merawat peralatan bengkel (SST atau Standard Service
Tools dan Equiptment).
49
3.3.14 Kasir
• Mengurus pembayaran dari pelanggan.
• Menerima pelanggan di counter kasir.
• Menyerahkan lembar kwitansi, nota jasa, dan nota barang kepada
pelanggan.
• Menyimpan dalam file kasir lembar ke-2 kwitansi, nota jasa, nota
barang, dan SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan).
3.3.15 Billing
• Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) dari Service Advisor
• Mengambil berkas dokumen, jika dokumen tidak lengkap maka
mengkonfirmasi kepada Service Advisor untuk melengkapinya.
• Melakukan proses biling serta mencetak kwitansi, nota jasa, nota barang,
dan SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan).
• Menyerahkan kwitansi, nota jasa, nota barang masing-masing lembar
ke-1 dan ke-2 serta SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan) ke kasir.
• Memasukkan berkas dokumen dalam file billing.
3.3.16 Final Inspector
• Bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan dari hasil pekerjaan
yang dilakukan oleh para mekanik.
• Memeriksa kelayakan atau melihat sisi pandang pelanggan mengenai
kendaraan yang telah diperbaiki.
50
3.3.17 Office Boy
• Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang
dilayani.
• Bertanggung jawab terhadap kebersihan di dalam perusahaan.
3.3.18 Kurir & Kolektor
• Bertanggung jawab mengenai operasi lapangan (setoran atau surat
menyurat), terutama bagian administrasi keuangan dan ketepatan
penyampaian invoice kredit beserta penagihannya.
• Bersama-sama dengan kasir menyediakan invoice-invoice yang harus
diantar ke pelanggan dengan mengambil pembayarannya dan tandatangan
pada buku tanda terima antara kasir dan kolektor.
• Membuat daftar AR yang sudah diantar dilengkapi dengan data tanggal
tanda terima sehingga dapat dihitung tanggal jatuh temponya.
• Menyetorkan atau mengambil uang, cek, transfer ke bank setiap hari
sesuai perintah dari bagian keuangan.
Menjaga dan bertanggung jawab atas kebenaran setoran atau
pengambilan uang, cek, maupun transfer.
3.3.19 Administrasi Reception
• Bertanggung jawab mengenai administrasi di reception.
• Membuat dan mengolah data costumer yang ada dengan terperinci sesuai
dengan pengelompokkannya yaitu active costumer, non active costumer
dan new costumer.
• Menyiapkan data follow up costumer harian, mingguan, bulanan, dan 3
51
bulanan untuk masing-masing service advisor.
• Failing work order, kartu langganan dan data lain yang ada di bagian
reception.
• Membantu service advisor membuat estimasi perbaikan untuk costumer.
3.3.20 SA & Workshop Ops. Manager
• Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional
secara keseluruhan baik teknis maupun administrasi serta penanganan
costumer dengan baik.
• Membuat rencana kerja operasional harian mengenai :
- Loading unit kendaraan masuk dan pengaturannya.
- Koordinasi dengan workshop head mengenai kekuatan anak buah
(mekanik).
- Kesiapan peralatan.
• Melakukan tugas operasional dan mengendalikan workshop secara
menyeluruh terutama penerimaan costumer lengkap dengan berkas yang
diperlukan.
3.3.21 Workshop Supervisor
• Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional
Workshop.
• Membuat rencana kerja operasional harian Workshop mengenai :
- Loading unit kendaraan masuk dan pengaturan Workbay.
- Koordinasi kekuatan anak buah.
• Melaksanakan tugas operasional dan mengendalikan workshop secara
52
menyeluruh.
• Melakukan pengawasan dan kontrol rutin terhadap :
- Pelaksanaan operasional harian Workshop sesuai dengan rencana
kerja.
- Penjadwalan secara rutin pelaksanaan operasional teknis di
lapangan.
- Sistem kerja yang benar dalam pelaksanaan operasional dengan
tetap berpijak pada efisiensi dan produktifitas kerja.
- Kondisi peralatan mekanik dan peralatan workshop dalam setiap
Minggu dilaporkan kebenarannya kepada pemimpin.
3.3.22 SA & Ops. Head Body Repair
• Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional
secara keseluruhan baik teknis maupun administrasi di body repair.
• Membuat rencana kerja operasional harian body repair mengenai :
- Loading unit kendaraan masuk dan pengaturannya.
- Koordinasi kekuatan anak buah.
- Kesiapan dan kelengkapan peralatan atau bahan yang akan
dipakai.
• Melakukan tugas operasional dan mengendalikan body repair secara
menyeluruh terutama penerimaan pelanggan atau asuransi lengkap
dengan berkas yang diperlukan dan selanjutnya menugaskan
administrasi untuk melanjutkan proses sesuai dengan standar yang telah
ditentukan.
53
3.3.23 Tukang Dempul
• Bertanggung jawab atas hasil pendempulan kendaraan.
• Melakukan pendempulan kendaraan sesuai dengan work order dan
melakukan konsultasi kepada Body Repair Operational Head apabila
terjadi masalah, kelainan atau tambahan yang terdapat pada work order.
3.3.24 Tukang Cat
• Bertanggung jawab atas hasil pengecatan kendaraan.
• Melakukan pengecatan kendaraan sesuai dengan work order setelah
memeriksa hasil dari pendempulan yang ada apakah sudah sesuai dan
tidak ada masalah apabila dilakukan pengecatan.
3.3.25 Maxing Colour
• Bertanggung jawab atas ketepatan warna sesuai dengan warna aslinya
kendaraan.
• Melakukan pembuatan formula warna sesuai dengan work order dan
jumlah (volume) disesuaikan dengan kebutuhan.
• Mengkoordinasi hasil pembuatan formula warna kepada Body Repair
Operational Head dan Tukang Cat untuk memastikan warna sudah
sesuai.
3.3.26 Kepala Operasional
• Menyusun, mengatur, dan mengawasi kegiatan pemeliharaan dan repair,
serta mesin-mesin peralatan pabrik agar tidak mengganggu jalannya
operasi perusahaan.
• Mengajukan permintaan pembelian spare part dan kebutuhan-kebutuhan
54
lainnya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan repair semua peralatan
pabrik.
• Bertanggung jawab atas penggunaan suku cadang dan biaya-biaya
yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan maintenance dan
repair.
• Mengadakan pengecekan langsung bekerjanya dan kondisi semua
peralatan pabrik.
• Menyusun jadwal pemeliharaan peralatan-peralatan pabrik agar tidak
menghambat jalannya proses produksi.
• Memeriksa kerusakan yang timbul dan menentukan bahan-bahan atau ]
spare part yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan tersebut.
• Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara
berkala.
3.3.27 Marketing Manager
• Bertanggung jawab penuh atas kualitas pemasaran dan perkembangan
unit masuk kendaraan di Workshop serta kualitas penanganan pelanggan
di bagian reception.
• Bertanggung jawab penuh atas semua target yang diberikan perusahaan.
• Membuat rencana pemasaran sesuai dengan target perusahaan dan
rencana kerja operasional reception.
• Melakukan kontrol operasional bagian reception setiap hari mengenai :
- Pelaksanaan program costumer follow up oleh masing-masing
55
service advisor dan marketing.
- Penanganan atau penerimaan costumer oleh masing-masing
service advisor.
- Operasional administrasi reception.
- Penanganan keluhan-keluhan costumer.
- Unit masuk baik active costumer maupun new costumer.
3.3.28 Staff Marketing
• Bertanggung jawab atas data costumer yang di follow up, penyebaran
brosur dan sarana promosi lainnya.
• Melakukan follow up costumer berdasarkan data yang disajikan
administrasi reception setiap pagi atau waktu yang sudah dijadwalkan
oleh marketing manager.
• Melakukan marketing diluar sesuai dengan jadwal dan membuat laporan
hariannya.
56
3.4 Prosedur Sistem Yang Dianalisis
3.4.1 Perbaikan
Proses perbaikan ini dimulai dengan pelanggan yang mengantri menunggu
giliran mereka untuk dilayani oleh Service Advisor. Service Advisor menerima
keluhan yang disampaikan oleh pelanggan dan menyimpannya dalam bentuk
dokumen. Service Advisor mengatur penyusunan seluruh kendaraan yang telah
masuk dan menyerahkan kendaraan kepada pihak mekanik untuk melakukan
pengecekkan. Mekanik membuat laporan pengecekkan yang diserahkan kepada
Service Advisor dan Foreman. Setelah itu melakukan perbaikan kendaraan, ketika
kendaraan selesai diperbaiki, maka kendaraan akan diserahkan kepada Final
Inspector untuk melakukan pengecekkan terakhir yang dimasukkan ke Final
Inspection Report. Setelah itu Final Inspector membuat workshop report yang
diserahkan kepada Service Advisor yang terhubung dengan langkah penjualan.
57
Gambar 3.2 Flowchart Perbaikan
58
3.4.2 Penjualan
Proses penjualan terjadi seusai perbaikan kendaraan ketika costumer
menerima workshop report dari Service Advisor, pelanggan melakukan pembayaran
sesuai dengan dengan perbaikan yang telah dilakukan kepada pihak kasir. Kasir
menerima pembayaran dan memasukkannya kedalam laporan register, lalu
membuat kwitansi pembayaran. Setelah proses pembayaran selesai, maka kasir akan
memberikan Service Advisor sebuah gate pass umtuk mengembalikan kendaraan
kepada pelanggan atau pemilik.
59
Gambar 3.3 Flowchart Penjualan
60
3.4.3 Persediaan
Tahap ini dimulai dengan bagian Counter yang memeriksa persediaan
barang dalam gudang. Untuk persediaan barang yang tidak ada, maka akan
dilaporkan ke bagian part manager dalam dokumen persediaan. Part Manager
wajib mencari barang yang diperlukan dan melakukan penawaran. Setelah mencapai
kesepakatan, dan barang sudah dikirim maka Part Runner yang harus mengambil
barang tersebut. Setelah barang diterima, barang akan diperiksa kondisinya terlebih
dahulu, apakah barang tersebut sesuai dengan yang dipesan oleh Part Manager dan
kondisi barang. Setelah melalui proses pemeriksaan, maka Part Runner akan
menyusun barang yang sudah ada kedalam gudang.
61
Gambar 3.4 Flowchart Persediaan
62
3.4.4 Pembelian
Proses pembelian diawali dengan menghubungi pihak pelanggan apakah
pihak pelanggan ingin membeli spare part yang ditawarkan oleh Foreman. Apabila
pihak Costumer memutuskan untuk membeli spare part, maka pihak Service
Advisor akan mengkonfirmasi kepada bagian gudang agar dilakukan pengecekkan,
apakah barang yang dibutuhkan sudah tersedia atau belum.
Apabila barang yang diberikan tidak ada pada bagian pergudangan, maka
pihak gudang wajib menghubungi pihak distributor untuk menyiapkan barang yang
dibutuhkan. Apabila barang yang dibutuhkan sudah didapat, maka pihak distributor
melakukan pengiriman barang. Bagian gudang bertanggung jawab mengambil
barang yang dikirim lalu memeriksa keadaan barang.
Pihak Foreman akan menerima barang dan memasang barang ke kendaraan
kepada pelanggan sesuai dengan work order yang ada. Pihak Foreman akan
mengirim laporan hasil perbaikan kedaraan kapada pihak kasir, sedangkan pihak
Service Advisor akan mengirimkan dokumen hasil penawaran yang sudah
dilakukan. Pelanggan dapat melakukan semua pembayaran kepada kasir, dan juga
dapat meminta rincian pembayaran. Apabila pihak Costumer memutuskan untuk
tidak membeli spare part, maka kendaraan akan segera dikembalikan.
63
Gambar 3.5 Flowchart Pembelian
64
3.4.5 Follow Up
Proses ini dimulai dengan bagian Administrasi Reception yang menyiapkan
data follow up. Data follow up akan diterima dan dikonfirmasi ke pelanggan oleh
Staff Marketing. Apabila terdapat keluhan dari pihak pelanggan, maka keluhan akan
disampaikan ke bagian Marketing Manager. Seluruh keluhan yang ada akan
ditangani oleh Marketing Manager.
65
Gambar 3.6 Flowchart Follow Up
66
3.5 Kebutuhan Informasi
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi
Deskripsi Penyedia Informasi
Pengguna Lama Pembuatan
1. Laporan hasil usaha dan operasi perusahaan
Direktur Komisaris, Direktur
1 hari
2. Membuat data pasar, laporan peluang pertumbuhan perusahaan
Marketing Manager
Direktur, Marketing Manager
1 hari
3. Merumuskan pokok-pokok kebijakan (produksi, persediaan, pembelian, serta personalia dan umum), laporan operasional
Manager Operasional
Direktur, Manager Operasional
1 hari
4. Penentuan biaya perusahaan (biaya produksi dan biaya administrasi), laporan keuangan
Manager Akuntasi dan Keuangan
Direktur, Manager Akuntasi dan Keuangan, Petugas Pajak (Pemerintah)
1 hari
5. Gaji karyawan Manager Personalia dan umum
Direktur, Manager Personalia & Umum, Manager Operasional
1 minggu
67
6. Laporan pembelian bahan baku dan asset perusahaan
Accounting Staff
F&A Manager dan Accounting Staff
1 minggu
7. Laporan pembukuan jual-beli bahan baku dan jurnal laba rugi perusahaan
Finance Staff F&A Manager, Finance Staff
1 minggu
8. Perencanaan, koordinator dan pengawasan program kegiatan pegawai, penyediaan jasa (administrasi, sekretariat, dan arsip)
Administrasi Umum
Manager Personalia
1 hari
9. Membuat perjanjian dengan pelanggan, menyiapkan dokumen penerimaan, laporan hasil pekerjaan
Service Advisor
Service Manager 1 hari
10. Laporan saran perbaikan pada kondisi kerusakan
Foreman WS. Supervisor, Mechanic
2 hari
11. Service Mekanik WS. Supervisor, Foreman
1 hari
12. Mengurus pembayaran (kwitansi, nota jasa, nota barang &SIKK)
Kasir Adm & Personalia Manager
1 bulan
68
3.6 Permasalahan yang dihadapi
Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut :
• Belum memiliki susunan database sendiri.
• Melakukan penyimpanan data bahan dan data spare part masih secara manual,
dan laporan data bahan dan data spare part yang masuk dan keluar masih harus
diinput secara manual setiap hari sebelum perusahaan tutup.
• Sistem yang berjalan masih lambat, pembukuannya masih dilakukan dalam
bentuk kwitansi dan berkas-berkas. Oleh karena itu, pencarian data masih
lambat. Hal ini dikarenakan harus mencari berkas atau file-file yang terpisah.
• Sistem yang bekerja masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan
kurangnya koordinasi dengan bagian marketing. Karena sebelum perusahaan
tutup seluruh laporan baru diserahkan ke bagian marketing. Tanpa sistem update
yang lebih akurat dan cepat.
• Sistem yang digunakan pada perusahaan masih tidak sesuai dengan kebutuhan
perusahaan seperti pencarian data bahan dan data spare part yang harus
dilakukan satu per satu.
13. Cetak dan simpan berkas dokumen dalam file billing
Billing Service Advisor, Kasir
1 bulan
14. Pengecekan hasil pekerjaan
Final Inspector WS. Supervisor, Final Inspektor
1 hari
69
3.7 Usaha Pemecahan Masalah
Setelah menganalisis masalah yang ada, pemecahan dari masalah-masalah
tersebut adalah sebagai berikut :
• Menyusun sistem basis data untuk pengelolaan data yang lebih mudah.
• Membuat sebuah sistem aplikasi desktop yang dapat membantu perusahaan
dalam mengelola data antara lain data bahan, data spare part, transaksi
penjualan, transaksi pembelian, dan transaksi persediaan bahan dan spare part.
Top Related