BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2011-1-00316-if...
Transcript of BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2011-1-00316-if...
60
BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT. TIKI JNE atau JNE didirikan pada tahun 1990 dan memulai kegiatan
usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan / import kiriman
barang / dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia.
Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan Internasionalnya dengan
bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa
negara Asia (ACCA) yang bermarkas di Hong Kong yang kemudian memberi
kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke
seluruh dunia. Mutu layanan dan kemampuan JNE telah pula diakui pemerintah
Indonesia melalui pemberian penghargaan “Adhikarya Pos” pada tahun 1996 dan
2001.
Saat ini JNE yang didukung lebih dari 1000 karyawan dan tidak kurang
dari 600 gerai yang tersebar luas di seluruh penjuru Indonesia, melayani
pengiriman cepat, lewat situs yang efektif dan efisien, JNE juga memberikan
kemudahan akses atas informasi seputar layanan JNE. Kehandalan JNE juga
telah dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi
ISO 9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan untuk masyarakat luas.
61
3.1.1 Perizinan
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No. 04416/1.824.51.
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) No. 01.539.710.2-036.000.
Surat Izin Pengusaha Jasa Titipan (SIPJT) No.
240/SIPJT/DIRJEN/1996.
Surat Izin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUPJT) No.
B.272/AL.003/KW.IX/99.
Sertifikat Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) No.
275/WBC.45/KJ-03/PPJK/1997.
Angka Pengenal Importir-umum (APR-U) No. 090200596.
Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas (TDPPT) No.
09.02.1.63.07745.
Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM-002
45/WPJ.05/KP 0803/2007.
Domisili No.281/1.824.03/2009.
3.1.2 Penghargaan dan Keanggotaan
Penghargaan
• ADIKARYA POS - Tahun 1998.
• ADIKARYA POS - Tahun 2001.
• SATYALANCANA WIRAKARYA - Tahun 2004.
• SUPERBRANDS Indonesia - Tahun 2005.
• ANUGRAH PRODUK ASLI INDONESIA - Tahun 2008.
• SATYALANCANA WIRAKARYA - Tahun 2009.
62
Anggota Asosiasi
• ASPERINDO (Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Ekspress
Indonesia).
• FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations).
• IATA (International Air Transport Associations).
• GAFEKSI (Gabungan Forwarder & Expedisi Indonesia).
3.1.3 Alamat Perusahaan
Kantor Pusat
Jl. Tomang Raya No. 11, Jakarta 11440, Indonesia
Telp. (021) 566 5262, 563 3232, Fax. 021 567 1413
email : [email protected] , website : http://www.jne.co.id
Operation Office
Jl. Tomang Raya No. 3, Jakarta Barat
Telp. (021) 566 5262, 563 3232, Fax. 021 567 1413
Finance Office
Jl. Letjen S. Parman Kav. P1, Jakarta Barat
Telp. (021) 5358282, Fax. (021) 5323224
HRD Office
Ruko Taman Niaga Roxy No. 62 A-B
Jl. Biak, Jakarta barat
63
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi perusahaan dengan standar Internasional dibidang jasa distribusi
yang mampu melayani kebutuhan segenap lapisan masyarakat dan dapat
diterima menjadi tuan rumah di negeri sendiri.
Misi
1. Memadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan,
pendistribusian dalam satu sistem yang terintegrasi secara efektif dan
fleksibel.
2. Mendayagunakan jaringan dan infrastruktur yang dimiliki sebagai
kontribusi pada proses perputaran roda ekonomi dengan didukung
SDM yang professional dan memiliki integritas moral yang tinggi.
3. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara tepat guna.
4. Mendorong pertumbuhan usaha yang berkeseinambungan dalam
rangka mencapai kesejahteraan karyawan dan senantiasa
meningkatkan tanggung jawab sosial.
3.1.5 Layanan dan Jasa Perusahaan
1. Jasa Kurir Dalam Negeri & Intra Kota
Dengan keberadaan jaringan dalam negeri yang dapat diandalkan
JNE menjamin kecepatan pengantaran keseluruh wilayah di Indonesia.
Beroperasi 24 jam sehari, 7 hari seminggu, JNE menawarkan waktu
penjemputan dan transit yang cepat dan fleksibel kepada pelanggan.
64
2. Jasa Kurir Luar Negeri
JNE memindahkan dokumen hingga paket besar ke berbagai
tujuan di seluruh dunia dengan kecepatan dan kehandalan yang teruji.
JNE juga melayani pengantaran khusus untuk kiriman peka waktu hingga
tujuan akhir. Semua kiriman dimonitor setiap saat melalui program situs
JNE oleh para tim kami secara professional.
3. Jasa Kargo Laut Dan Udara
Kecepatan dan keamanan serta keakuratan kegiatan impor dan
ekspor adalah jaminan JNE kepada pelanggan untuk keperluan jasa
Kargo Laut dan Udara. Dengan jaringan luas dan strategis diberbagai
negara, JNE memiliki sumber daya dan kemampuan menangani
pengiriman kargo laut dan udara kemana saja setiap saat.
3. Jasa Layanan Kepabeanan
Antisipasi dan persiapan proses kepabeanan telah ditangani
sepenuhnya untuk menghindari keterlambatan. Pengalaman telah
menjadikan JNE dipilih oleh berbagai institusi pemerintah dan non
pemerintah untuk menangani distribusi dan kepabeanan untuk proyek-
proyek mereka.
4. Jasa Perpindahan, Angkutan Darat & Pergudangan
JNE menyediakan jasa perpindahan dan pengepakan barang
seluruh isi kantor, pabrik, galeri atau rumah memindahkannya ke lokasi
baru serta membuka pengepakan. JNE mengadakan kunjungan untuk
mendiskusikan pengemasan, pengepakan serta pengaturan transportasi
angkutan yang tepat sampai ke tujuan.
65
5. Logistik & Distribusi
Dengan lebih dari 50 kantor cabang dan lebih dari 150 depot
pengantaran di berbagai kota di Indonesia, JNE dapat melayani tepat dan
cepat pengelolaan logistik dan pengantaran bagi banyak perusahaan
terkemuka. Selain memiliki tim yang professional. JNE dapat melayani
pelanggan dengan fleksibel sesuai kebutuhannya.
6. Jasa Penjemputan Bandara
Bertujuan untuk menjamin kelancaran proses kedatangan, transit
atau keberangkatan para pelanggan, JNE menyediakan jasa pendamping
melalui proses imigrasi dan kepabeanan. Mengatur transportasi,
penginapan serta reservasi tiket, membantu pelanggan menghindari
keterlambatan dan antrian yang tidak perlu.
7. Pengiriman Uang
Layanan pengiriman uang 24 jam melalui Western Union di JNE
Tomang.
66
staff staff staff staff staff staff staff staff
supervisor
supervisor supervisor supervisor supervisor supervisor supervisor supervisor
staff
3.1.6 Struktur Organisasi Perusahaan
Pada gambar 3.1 dapat kita lihat struktur organisasi dari PT. TIKI JNE (S. Parman).
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 66
67
3.1.7 Tugas danWewenang
1. Presiden Komisaris dan Komisaris
Komisaris mewakili pemegang saham dalam mengawasi dan member
arahan kepada direksi sesuai dengan strategi yang dijalankan perusahan. Tugas
dan wewenangnya sebagai berikut :
Mengawasi kebijakan dalam pelaksanaan operasional perusahaan,
laporan audit, dan tindak lanjut temuan audit.
Meyakini bahwa pengelolaan perusahaan telah dijalankan sebagaimana
mestinya.
Menyelenggarakan rapat sekurang-kurangnya 1 bulan sekali.
2. Presiden Direktur
Tugas dan wewenang :
Memimpin perusahaan secara keseluruhan menyangkut fungsi – fungsi
perusahaan dan membina serta mengarahkan jajaran bawahannya untuk
mencapai tujuan perusahaan.
Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Komisaris yang ditunjuk
dari Rapat Umum Pemegang Saham dalam penyelenggaraan perusahaan
dan membawahi serta mengordinir kegiatan perusahaan
3. Direktur Keuangan
Tugas dan wewenang:
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan yang
meliputi seluruh kegiatan keuangan berupa analisa arus masuk dan
keluarnya uang
Mengontrol dan mengelola semua aktifitas akutansi yang ada
68
Menetapkan dan melaksanakan kebijaksanaan dalam sistem prosedur
akutansi
4. Direktur Eksekutif
Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana strategi dan kebijakan-
kebijakan organisasi mengatasnamakan Rapat Umum Anggota.
Bekerja sama dengan Direktur dari divisi lain untuk membuat visi
strategis yang sejalan dengan tujuan organisasi dan mengarahkan sumber
daya organisasi untuk mencapai visi tersebut
Membuat agenda kerja yang efektif dan memastikan pemenuhan criteria
dievaluasi secara berkesinambungan
5. Direktur Marketing
Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur dan mengoordinir General
Manager Operasional (Marketing and Administration Division)
Mengawasi dan mengkoordinasi segala usaha pencapaian sasaran usaha
yang telah ditentukan dalam RSUP
Merencanakan arah kebijakan perusahaan sebagai implementasi rencana
pengembangan perusahaan yang telah ditetapkan oleh RSUP
Memberikan pengarahan dan mengkoordinasikan penyusunan rencana
kerja, anggaran belanja dan pendapatan tahunan serta tentang
pengendalian kegiatan perusahaan sehingga tercapai hasil usaha yang
optimal
69
6. Direktur Operasional
Direktur Operasional bertanggung jawab dalam penerapan sistem
operasional yang efektif dan pemeliharaannya agar sesuai dengan persyaratan
yang diatur dalam prosedur operasional. Berhubungan dengan aktifitas penilaian,
pengawasan uji kompetensi, dan auditor, penguji, perumus, dan tenaga ahli serta
kegiatan administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia.
Direktur Operasional juga mengawasi kinerja dari divisi operasional,
antara lain :
a. IT Senior Manager
Tugas dan wewenang:
Bertanggung jawab terhadap departemen IT dibawahnya dan
memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana
mestinya .
Menyusun strategi dan rencana IT untuk jangka pendek, menengah, dan
panjang berdasarkan strategi dan rencana perusahaan
Menganalisa dan mengkaji perkembangan teknologi informasi untuk
menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi
pengembangan IT untuk perusahaan
Menyusun anggaran dan mengontrol penggunaan dan realisasi anggaran
departemen IT untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya
b. IT Planning and Development Manager
Tugas dan wewenang :
70
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembangan database dan
sistem aplikasi IT yang digunakan serta menyusun rencana dan anggaran
untuk pengembangannya
Melakukan kerjasama dengan pihak purchasing dalam rangka pengadaan
software untuk keperluan pembangunan sistem aplikasi IT
Menyeleksi, merekomendasikan, dan memberikan pelatihan yang tepat
kepada staff IT di departemennya.
c. IT Strategy and Planning Supervisor
Tugas dan wewenang :
Membantu atau memberikan masukan untuk mengembangkan dan
menyusun strategi dan rencana IT jangka pendek, menengah dan panjang
serta membantu menganalisa dan mengkaji perkembangan teknologi
Melakukan survey secara berkala terhadap manfaat yang diperoleh user
setelah pelaksanaan implementasi sistem aplikasi IT
Mengukur dan menganalisa key performance indicator dari dampak
penerapan sistem aplikasi terhadap perusahaan
d. IT Application and Development Supervisor
Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pemeliharaan, dan
pengembangan sistem aplikasi yang dibutuhkan
Mengoordinasi para programmer (Application Developer) dalam
membuat sistem aplikasi sesuai dengan rancangan yang telah disusun
oleh system analist
71
Bekerja sama dengan System Analist dan Database administrator untuk
mengembangkan dan mengujicoba sistem aplikasi
e. IT System Analist and Database Administrator Supervisor
Tugas dan wewenang :
Merencanakan dan merancang pembangunan sistem aplikasi yang akan
digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan
Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pemeliharaan, dan
pengembangan database beserta data storage, backup dan recovery.
Bekerja sama dengan application developer dalam penyusunan dokumen
teknik dan buku panduan penggunaan untuk user
Mengelola akses user ke database server (permissions & priviledges)
f. IT Infrastructure and Operational Manager
Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur
serta kelancaran operasi IT untuk mendukung aktifitas perusahaan.
Mengusulkan dan mempersiapkan sarana dan prasarana IT yang akan
digunakan oleh perusahaan.
Menyusun konsep kerjasama dengan para vendor IT secara win-win
solution sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
Mengarahkan dan mengkoordinir penciptaan manajemen pelayanan IT
yang efektif kepada seluruh end-user
g. IT Network and Security Supervisor
Tugas dan wewenang :
72
Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan jaringan
komunikasi (LAN, WAN, VoIP, Network Security, dan NMS / Network
Management System)
Mengawasi pelaksanaan instalasi dan implementasi perangkat jaringan
sampai berjalan dengan baik.
Menyusun policy atau aturan end-user akses didalam jaringan
Mengikuti perkembangan IT terkini khususnya mengenai teknologi
jaringan
h. IT Hardware System Supervisor
Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab atas pengembangan Hardware dan Operating System
yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan
Lingkup perangkat server dan area yang menjadi tanggung jawabnya
adalah : Server Operasional My Orion, Email Server, Web Server, FTP
Server, NAS / Storage, dan server pendukung lainnya di ruang Server
Data Center
Melakukan inventarisasi seluruh perangkat keras beserta OS dan konten
yang dipasang secara berkala
i. IT Helpdesk Supervisor
Tugas dan wewenang :
Bertangung jawab atas pelayanan IT kepada end-user dalam penggunaan
aplikasi agar tetap efektif dan memuaskan
Menangani permasalahan di tingkat pertama atau berfungsi sebagai
Single Point of Contact untuk permintaan layanan dan bantuan dari user
73
Mensupervisi kegiatan update tariff ke master data di data center,
kegiatan backup data secara berkala, dan kegiatan sosialisasi
implementasi program aplikasi baru ke seluruh end-user.
Memastikan keberadaan layanan untuk menjamin SLA (7 x 24 jam)
Mengawasi dan mengontrol kegiatan user support
j. IT Technical Support Supervisor
Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab atas seluruh permasalahan dan pemeliharaan
perangkat PC desktop, printer, scanner beserta kelengkapannya.
Melakukan inventarisasi seluruh perangkat desktop end user secara
berkala
Membersihkan perangkat fisik PC dan aplikasi-aplikasi yang tidak
diperlukan dan virus-virus yang ditemukan di PC end user secara berkala
Mengawasi dan melakukan permintaan suku cadang PC dan
perlengkapannya
3.2 Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Proses Bisnis yang Berjalan
Proses bisnis pada PT. TIKI JNE saat ini adalah melakukan pengiriman
barang baik paket maupun dokumen sesuai order dari customer yang diterima
oleh agen atau gerai, serta kantor cabang utama yang tersebar di seluruh daerah
di Indonesia. Berikut bagan prosedur operasional dalam proses bisnis pada PT.
TIKI JNE :
74
Gambar 3.2 Bagan prosedur operasional
Keterangan :
1. Kantor Pusat
Membawahi tiap cabang secara langsung untuk menyediakan pelayanan dan
infrastruktur jaringan yang terhubung langsung ke kantor pusat dalam
melakukan komunikasi data. Kemudian menyuplai segala kebutuhan yang
dibutuhkan oleh cabang secara keseluruhan.
2. Kantor Cabang
Membantu kantor pusat dalam menyediakan pelayanan terhadap customer
sekaligus membawahi tiap agen dalam melakukan proses bisnis dan
komunikasi data ke kantor pusat. Seluruh cabang telah terkomputerisasi
yang terhubung langsung ke data center (Kantor Pusat).
3. Agen
Merupakan mitra bisnis yang membantu dalam melayani customer untuk
melakukan pengiriman barang. Komunikasi data pada agen masih manual
dan bergantung pada cabang. Beberapa agen telah terkomputerisasi namun
belum terhubung langsung ke jaringan kantor pusat maupun cabang.
Kantor Pusat
Cabang Cabang Cabang
Agen Agen Agen Agen Agen Agen
75
Adapun gambaran umum proses bisnis yang berjalan pada PT. TIKI JNE
adalah sebagai berikut :
Dari sisi Kantor cabang utama (real time online)
1. Order dari customer dirterima oleh petugas.
2. Barang diterima oleh petugas.
3. Data customer langsung di entry ke database pusat melalui aplikasi
My Orion secara online.
4. Petugas mencetak connote atau resi pengiriman.
5. Barang siap dikirim.
Dari sisi Agen (manual)
1. Order dari customer diterima oleh agen.
2. Barang diterima oleh agen.
3. Agen menulis data customer pada connote atau resi pengiriman
secara manual kemudian diberikan kepada customer.
4. Resi pengiriman (connote) beserta barang akan dikirim ke cabang
terlebih dahulu pada malam hari sekitar pukul 21.00 – 22.00.
Biasanya agen sendiri yang mengantar namun dapat juga dijemput
oleh kurir dari kantor operasional sesuai dengan ketentuan.
5. Barang dan resi pengiriman diterima oleh kantor operasional
(cabang) untuk dilakukan pengecekan.
6. Resi pengiriman atau connote di entry oleh petugas ke dalam
database pusat melalui aplikasi My Orion.
7. Barang siap dikirim ke tujuan.
76
Pengiriman data dari kantor cabang ke kantor pusat sudah real-time
online. Data langsung masuk ke database server pusat sehingga status
pengiriman barang dapat langsung di trace maupun tracking oleh customer
melalui website JNE dengan memasukkan nomor resi pengiriman atau connote.
Dengan begitu customer dapat mengetahui status barangnya. Sedangkan
dari sisi agen, proses binis masih berjalan manual sehingga customer belum
dapat melihat status barangnya sebelum agen mengirim resi pengiriman ke
kantor cabang utama untuk dimasukkan ke database pusat.
3.2.2 Sistem Jaringan yang Berjalan
Topologi jaringan yang digunakan PT. TIKI JNE secara garis besar dapat
digolongkan sebagai topologi star. Seluruh lalu lintas dan komunikasi data dari
kantor pusat dan kantor cabang akan menuju ke server pusat yang berada di
Jakarta (S. Parman) sebagai data center. Secara global topologi jaringan PT.
TIKI JNE dapat diilihat pada Gambar 3.3 :
77
Gambar 3.3 Topologi jaringan PT. TIKI JNE (S. Parman)
77
78
Keterangan :
1. Gambar 2 kantor cabang yang terhubung melalui VPN MPLS
mewakili 67 kantor cabang di seluruh Indones ia yang terhubung
dengan kantor pusat
2. Workstation yang ada di kantor pusat dan di kantor cabang, kantor
Tomang 3, 6, 11, dan kantor Biak mewakili seluruh end-device yang
berada di jaringan LAN masing - masing
Sumber internet yang digunakan pada kantor pusat berasal dari Internet
Service Provider (ISP) Telkom dengan bandwidth sebesar 12 Mbps. Komunikasi
jaringan dalam (LAN) kantor S.Parman dengan jaringan publik harus melalui
sebuah router. Router tersebut berfungsi sebagai gerbang antara jaringan pribadi
dengan jaringan publik.
Di router tersebut dilakukan fungsi – fungsi routing IP, DHCP Server,
Network Address Translation (NAT), sebagai gateway dari jaringan MPLS dan
juga berfungsi sebagai firewall. Jaringan pusat PT. TIKI JNE tidak menggunakan
firewall dengan merk dari vendor tertentu dikarenakan biaya firewall yang tinggi.
Dari router tersebut jaringan pusat PT. TIKI JNE dibagi menjadi 3
segmen jaringan dengan menggunakan 3 buah switch. Pembagian tersebut
dilakukan menurut fungsi dari masing – masing segmen. Segmen pertama
(192.168.1.0/24) adalah segmen jaringan privat dari kantor S.Parman atau
jaringan LAN. Segmen kedua (192.168.2.0/28) adalah front-end server, yaitu
server - server yang berfungsi untuk melindungi jaringan privat. Network traffic
melewati front-end terlebih dahulu sebelum memasuki jaringan. Server ini
biasanya memang disediakan untuk diakses dari jaringan publik. Sedangkan
79
segmen ketiga (192.168.0.0/24) adalah back-end server, yaitu server – server
yang tidak terhubung secara langsung ke jaringan publik, user dan eksternal
proses. Biasanya server back-end merupakan server dengan tingkat keamanan
yang kritis, jadi hanya bisa diakses oleh pihak yang benar-benar mempunyai hak
akses.
Server – server yang ada di front-end server antara lain server
monitoring, SMTP, DNS, Web, dan GPS. Server monitoring digunakan untuk
memonitor traffic jaringan, server SMTP digunakan sebagai server untuk
pengiriman email, server DNS digunakan untuk merubah dari IP yang digunakan
di JNE menjadi nama yang lebih mudah diingat,server Web digunakan sebagai
server untuk website JNE, dan server GPS adalah server yang sempat dicoba
diimplementasikan untuk mengetahui posisi kendaraan pengiriman barang, tetapi
sekarang sudah tidak digunakan lagi.
Sedangkan server – server yang ada di back-end server antara lain Orion
Application & Server Database, Syslog & Web Cache, Mail, dan VoIP. Server
Orion adalah server aplikasi yang digunakan untuk operasional bisnis sehari-hari,
server database adalah server yang berfungsi sebagai database perusahaan, server
Syslog & Web Cache digunakan sebagai proxy server untuk menampung file-file
web yang sering diakses dan untuk menyaring alamat web yang tidak boleh
diakses, server Mail digunakan untuk menyimpan e-mail yang keluar dan masuk,
sedangkan server VoIP digunakan untuk menangani segala hal yang berkaitan
dengan VoIP seperti konektivitas, distribusi IP dan lain-lain.
80
Tabel 3.1 Tabel IP server pada Back-End
Server Alamat IP
Orion 192.168.0.27 – 192.168.0.31/24
Mail 192.168.0.18/24
Syslog 192.168.0.9/24
Proxy / Web Cache 192.168.0.239/24
VOIP 192.168.0.248/24
FTP 192.168.0.238/24
Tabel 3.2 Tabel IP server pada Front-End
Server Alamat IP
DNS 192.168.2.5/28
Web 192.168.2.6/28
SMTP 192.168.2.2/28
Monitoring 192.168.2.3/28
Kantor pusat yang terletak di Jalan S. Parman (Jakarta) terhubung secara
langsung dengan Kantor Cabang Tomang (3, 6, 11), Kantor Cabang Intracity
(Biak), dan Kantor Cabang Perwakilan diseluruh Indonesia yang dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1. Kantor pusat – Kantor cabang Tomang (3, 6, 11) dan Kantor cabang Biak
Jaringan pada kantor pusat ini terhubung langsung secara leased line
melalui cloud Metro Ethernet milik PT Telkom Indonesia yang disewa
penggunaannya ke tiga kantor cabang yang berada di Tomang dan kantor
cabang Biak yang ada di Roxy melalui media transmisi fiber optic dengan
81
besar bandwidth 10Mbps. Jarak antar kantor tersebut tidak begitu jauh
sehingga transfer data menjadi cepat.
2. Kantor pusat – Kantor perwakilan seluruh Indonesia
PT. TIKI JNE memiliki 67 kantor perwakilan yang tersebar diseluruh
Indonesia. Jaringan pada kantor ini terhubung menggunakan VPN-MPLS
yang juga menyewa penggunaan infrastrukturnya ke pihak ketiga yaitu PT
Telkom dengan besar bandwidth masing – masing cabang bervariasi yaitu
64 Kbps dan 128 Kbps. Untuk berkomunikasi antar cabang digunakan
VOIP.
Setelah user terhubung melalui VPN MPLS maka selanjutnya user
dapat mengakses resource yang berada pada jaringan lokal PT. TIKI JNE.
Contohnya seperti sebagai berikut :
Aplikasi JNE Chat Room yang terletak pada IP 192.168.0.12/24
Aplikasi My Orion yang terletak pada IP 192.168.0.27/24
Web server yang terletak pada IP 192.168.2.6/28
Mail server yang terletak pada IP 192.168.0.18/24
FTP server yang terletak pada IP 192.168.0.238/24
Untuk berkomunikasi di lingkungan intranet atau antar cabang PT. TIKI
JNE menggunakan Voice over Internet Protocol (VoIP) dan melalui
program chatting internal JNE Chat Room.
Adapun beberapa perangkat keras maupun lunak yang umum digunakan
PT. TIKI JNE antara lain sebagai berikut :
82
Perangkat Lunak
1. Aplikasi My Orion (core system integrated)
Merupakan aplikasi utama pendukung kegiatan pada PT. TIKI
JNE. Berbagai macam fungsi untuk pembuatan data entry,
report, cash register, dll. Aplikasi ini digunakan oleh seluruh
kantor cabang maupun perwakilan yang tersebar di seluruh
Indonesia
2. Microsoft Office License
Merupakan aplikasi yang standar digunakan untuk mengerjakan
perkerjaan – pekerjaan administrasi kantor. Aplikasinya antara
lain Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, dan
lain – lain.
3. Database Oracle License
Merupakan aplikasi database milik vendor Oracle yang digunakan
PT. TIKI JNE untuk mengelola database perusahaan.
4. JNE Chat Room
Merupakan aplikasi chatting yang disediakan untuk komunikas i
karyawan internal PT. TIKI JNE di seluruh Indonesia.
Perangkat Keras
1. Server Dell Power Edge SC430.
2. Router Cisco 2600 dan Maipu 8110 (kantor cabang), Mikrotik RB
1100 13 port (kantor pusat).
3. Switch 3Com 24 port.
4. VoIp Gatekeeper Server.
83
3.3 Analisa Sistem Jaringan yang Berjalan
3.3.1 Permasalahan yang dihadapi
Sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan brand image perusahaan,
PT. TIKI JNE sebagai perusahaan yang menawarkan jasa distribusi barang yang
sedang berkembang, dalam waktu dekat bermaksud melakukan komputerisasi
agen dengan tujuan meningkatkan efisiensi waktu kerja sehingga dapat
meningkatkan kualitas pelayanan terhadap customer dan meningkatkan image
perusahaan di mata customer. Informasi ini didapatkan menurut hasil wawancara
penulis terhadap Staff IT Operation PT. TIKI JNE.
Agen sebagai mitra yang membantu perusahaan dalam proses bisinis juga
memiliki peran penting karena sebagian besar customer mengenal JNE dan
melakukan pengiriman melalui agen.
Berdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan pada PT. TIKI JNE,
survey lapangan dan wawancara dengan Staff IT sebagai narasumber, dapat
diketahui bahwa permasalahan yang dihadapi oleh PT. TIKI JNE adalah :
1. Saat ini PT. TIKI JNE belum memiliki infrastruktur jaringan yang
menghubungkan secara langsung antara agen dengan data center
sehingga agen tidak dapat menggunakan aplikasi utama (My Orion)
yang digunakan untuk pertukaran data secara langsung ke data center
yang berada di kantor pusat (S. Parman).
2. Pengiriman data dari agen ke kantor pusat harus melalui kantor
cabang utama terdekat terlebih dahulu. Hal ini dianggap mengganggu
efisiensi perusahaan terutama dalam hal waktu yang mengakibatkan
84
proses bisnis berjalan lambat karena penundaan (delay) dalam
pertukaran data.
3. Belum adanya jaringan komunikasi data antara agen dengan data
center mengakibatkan data pengiriman barang tidak dapat di-
tracking langsung apabila data dari agen belum dikirim ke data
center. Tracking memungkinkan customer untuk dapat mengetahui
status pengiriman barang secara real-time. Kemampuan tracking
barang ini sangat penting sebagai upaya peningkatan layanan kepada
customer.
Oleh karena itu PT. TIKI JNE membutuhkan suatu infrastruktur jaringan
yang mampu memfasilitasi agen untuk dapat mengakses aplikasi utama (My
Orion) yang digunakan untuk pertukaran data secara langsung ke data center
yang berada di kantor pusat.
3.3.2 Kebutuhan Perusahaan
Melihat permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka PT. TIKI JNE
membutuhkan solusi sebagai berikut :
1. Memiliki sistem jaringan yang dapat diandalkan dengan biaya yang
rendah untuk diimplementasikan pada perusahaan agar agen dapat
terhubung dengan data center yang ada di kantor pusat dan
menggunakan aplikasi utama My Orion.
2. Membutuhkan jaringan yang dapat menangani permasalahan
pertukaran data, yakni pada saat proses bisnis pada agen berjalan,
karena tiap agen tidak selalu terkoneksi ke kantor pusat selama 24
85
jam melainkan hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan
pengiriman data melalui aplikasi My Orion yang terdapat di kantor
pusat.
3. Membutuhkan sistem jaringan pribadi yang cepat dan aman, karena
pertukaran data sangat kritikal dalam proses bisnis perusahaan.
3.4 Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang di hadapi oleh PT. TIKI JNE, penulis
telah menganalisa dan mempertimbangkan solusi yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan perusahaan tersebut. Solusi tersebut adalah membangun sebuah sistem
jaringan komputer yang cocok untuk di implementasikan pada perusahaan yaitu
menggunakan teknologi VPN dengan memperhatikan aspek – aspek sebagai
berikut :
1. Teknologi ini dipilih karena tiap Agen tidak selalu terhubung ke kantor pusat
selama 24 jam melainkan hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan
pengiriman data.
2. VPN yang dibuat dapat memudahkan komunikasi antara data center (kantor
pusat) dengan Agen agar lebih menghemat waktu dalam melakukan
pertukaran data.
3. PT. TIKI JNE masih memiliki IP Publik yang tidak terpakai sehingga dapat
dimanfaatkan untuk membangun jaringan VPN ini.
4. Mengingat proses bisnis PT. TIKI JNE yang real time online, segala sesuatu
yang berhubungan dengan keamanan data meliputi keutuhan dan kerahasiaan
data merupakan masalah yang kritikal. Oleh karena itu hanya user (Agen)
86
yang dipercaya yang dapat menggunakannya. VPN memiliki fitur keamanan
tersebut.
5. Dalam segi biaya operasional, teknologi VPN lebih murah dibandingkan
teknologi lain. Banyaknya Agen yang tersebar diseluruh Indonesia
menyebabkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan jika menggunakan
teknologi WAN lainnya seperti leased line, MPLS, dan dial-up.
Tabel 3.3 Tabel Perbandingan Biaya Implementasi WAN
Teknologi Biaya Instalasi per site Biaya per bulan per site
Leased Line Rp. 2.000.000 Rp. 9 – 12 juta*
MPLS Rp. 2.000.000 Rp. 1,3 – 3 juta*
Dial-Up Rp. 2.000.000 Rp. ± 600.000*
VPN - Rp. ± 200.000*
Keterangan :
∗ : Biaya tergantung besarnya bandwidth