BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI 3.1 Riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00484 Bab...

22

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI 3.1 Riwayat Perusahaan dan Struktur Organisasi

PT. Tritunggal Arthamakmur berdiri berdasarkan akta notaris Ny. M.L Indriani

Soepojo S.H. No. 32 Tanggal 9 November 1993. Perusahaan menjalankan aktifitasnya

secara penuh sekitar tahun 1994. PT. Tritunggal Arthamakmur dipimpin oleh Bapak Ir.

Temi Hendri dan beralamat di Kompleks Graha Kencana Blok AB, Jl. Raya Pejuangan

No. 88, Kebun Jeruk – Jakarta 11530.

PT. Tritunggal Arthamakmur bergerak di bidang distribusi bahan kimia. Produk

dibagi menjadi dua bagian besar yaitu bahan kimia untuk kosmetik, farmasi, makanan

dan bahan kimia untuk industri. Pemasok produk perusahaan sebagian besar berasal dari

perusahaan luar negeri.

Sejak didirikan pada tahun 1994, PT. Tritunggal Arthamakmur telah berkembang

pesat. Saat ini perusahaan sudah memiliki pelanggan tetap, tingkat penjualan, turn over,

dan pangsa pasar yang cukup baik. Seluruhnya dicapai dengan profesionalisme staf dan

pimpinan perusahaan yang selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik dalam bisnis.

Kepuasan pelanggan merupakan kunci sukses bagi perusahaan.

Di masa depan, perusahaan bertujuan untuk memelihara kinerja pertumbuhan

perusahaan, meningkatkan pangsa pasar dan jaringan distribusi. Hal ini dilakukan untuk

memenuhi pertumbuhan permintaan pelanggan di seluruh Indonesia.

23

3.2 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur

3.3 Visi dan Misi

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan distributor bahan kimia terdepan dan

terbesar di Indonesia.

Misi perusahaan adalah mengembangkan kemampuan tidak hanya dalam

distribusi dan penjualan bahan kimia saja, melainkan juga kemampuan untuk

mengembangkan, memodifikasi dan mengkostumisasi bahan kimia untuk memenuhi

kebutuhan pasar di Indonesia.

Direktur

Bagian Akunting

Bagian Keuangan

Bagian Penjualan

dan Pemasaran

Bagian Impor

Komisaris

Bagian Logistik

Bagian EDP

Bagian Gudang

24

3.4 Tugas dan Wewenang

1. Komisaris

• Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan.

• Menentukan perencanaan strategis perusahaan.

• Mengawasi dan mengontrol kinerja perusahaan secara umum.

• Mengambil dan menentukan keputusan akhir.

• Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan

umum perusahaan.

2. Direktur

• Bertanggung jawab atas operasional perusahaan.

• Mengontrol dan mengawasi bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.

• Mengambil dan menentukan keputusan yang berkaitan dengan

operasional perusahaan.

3. Bagian Akunting

• Melakukan pembukuan terhadap transaksi-transaksi yang berlangsung

dalam perusahaan.

• Menyiapkan data yang diperlukan untuk diolah menjadi laporan

keuangan.

4. Bagian Keuangan

• Bertanggung jawab atas kebijakan keuangan perusahaan.

• Menganalisa data-data dari Bagian Akunting.

• Menyiapkan laporan keuangan berdasarkan data dari Bagian Akunting

untuk diserahkan kepada Direktur.

25

• Menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan keuangan

perusahaan.

5. Bagian Penjualan dan Pemasaran

• Memasarkan dan menawarkan barang pada pelanggan dan calon

pelanggan.

• Menangani transaksi penjualan perusahaan.

• Mencari informasi mengenai pasar dan pesaing.

• Membina dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan.

6. Bagian Impor

• Bertanggung jawab atas transaksi impor perusahaan, seperti pembuatan

PIB (Pemberitahuan Impor Barang).

• Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pemasok (importir).

7. Bagian Logistik

• Bertanggung jawab atas pembelian atau pengadaan barang.

• Menangani barang masuk dari pemasok dan barang keluar ke pelanggan.

• Melakukan kontrol stok barang untuk menjaga tingkat persediaan barang.

8. Bagian EDP (Electronic Data Processing)

• Bertanggung jawab dalam pendistribusian data ke masing-masing

Departemen dalam perusahaan.

26

3.5 Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan.

Secara umum, prosedur sistem yang berjalan pada PT. Tritunggal Arthamakmur

dari barang dibeli sampai barang dijual adalah sebagai berikut:

1. Bagian Logistik akan membuat PO (Purchase Order) bila ada persediaan barang

yang habis atau mulai menipis. PO dibuat rangkap dua dimana PO asli akan

diserahkan ke Bagian Impor bila barang tersebut pembeliannya harus impor, bila

tidak maka Bagian Logistik yang akan menanganinya. Rangkap pertama akan

diserahkan ke Bagian Keuangan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian

Akunting.

2. Bagian Impor akan menghubungi pemasok dan mengirim PO tersebut melalui

faksmili. Karena barang yang dipesan bersifat impor, maka barang tidak

langsung dikirim ke gudang perusahaan, melainkan ditahan terlebih dahulu di

Dinas Bea Cukai. Bagian Impor lalu akan membuat PIB (Pemberitahuan Impor

Barang) untuk keperluan pengeluaran barang dan pembayaran pajak. Setelah tiba

di gudang, Bagian Logistik mencocokkan Packing List dari pemasok dengan PO

dan fisik barang. Bila sudah cocok maka akan dibuat Bukti Penerimaan Barang.

3. Pembayaran ke pemasok dilakukan melalui transfer bank atau bilyet giro, Bagian

Keuangan akan terlebih dahulu melakukan verifikasi berdasarkan PO dan faktur

dari pemasok. Setelah cocok maka Bagian Keuangan akan membuat Bukti

Pengeluaran Pembayaran rangkap dua. Bukti asli dikirim ke pemasok, rangkap

pertama diserahkan ke Bagian Akunting untuk proses penjurnalan dan rangkap

kedua diarsip.

4. Untuk proses penjualan, bila ada pesanan dari pelanggan maka Bagian Penjualan

dan Pemasaran akan membuat SO (Sales Order) rangkap dua. SO asli akan

27

diarsip, rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Logistik untuk dibuatkan

Surat Jalan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting. Barang akan

dikirim ke pelanggan bersama Surat Jalan. Surat Jalan asli diambil oleh

pelanggan, sedangkan rangkapnya diarsip untuk perusahaan. Rangkap Surat

Jalan tersebut bersama SO dan PO dari pelanggan menjadi dasar pembuatan

faktur oleh Bagian Akunting. Faktur dibuat rangkap tiga. Faktur asli akan

diserahkan ke pelanggan, rangkap kesatu diserahkan ke Bagian Keuangan untuk

proses penagihan kepada pelanggan, rangkap kedua untuk Bagian Akunting dan

rangkap ketiga untuk diarsip. Jangka waktu pembayaran adalah 90 hari dari

tanggal faktur.

5. Pelanggan biasanya membayar melalui giro, cek atau transfer ke rekening

perusahaan dimana pembayaran dianggap lunas bila giro atau cek sudah masuk

ke dalam rekening perusahaan. Selanjutnya Bagian Keuangan akan membuat

Tanda Terima Pembayaran dan dikirim ke pelanggan. Rangkap Tanda Terima

tersebut akan digunakan oleh Bagian Akunting untuk penjurnalan.

28

3.5.1 Flowchart Sistem Informasi yang Berjalan

Alur Dokumen Pembelian

Gambar 3.2 Alur Dokumen Pembelian

29

Alur Dokumen Penerimaan Barang

Dari Pemasok

P.O 2

MembuatBukti

PenerimaanBarang

Barang

Bagian Logistik

Packing List

Bukti Penerimaan 1Barang

2

N

UpdateStok

Buku besar stok

Gambar 3.3 Alur Dokumen Penerimaan Barang

30

Alur Dokumen Penjualan

S.O 1

2

PesananPelanggan

MembuatSalesOrder(SO)

3

1

N

2

Bagian Penjualan danPemasaran Bagian Logistik

1

S.O 2

MembuatSuratJalan

Surat Jalan 1

2

N

Bagian Akunting

2

P.O 3 Surat Jalan 3

MenyiapkanFaktur

Penjualan

Faktur 1Penjualan

2

3

Pelanggan

N

4

Bagian Keuangan

4

Faktur 2Penjualan

Verifikasidan

membuatTandaTerima

Pembayaran

3

Pelanggan

3

3 Dari Pelanggan

Pembayaran

Tanda Terima 1Pembayaran

2

3

Pelanggan

6

N

6

Tanda Terima 2Pembayaran

Verifikasi,Mencatattransaksi

danupdate

buku besar

Buku besarpiutang

Jurnal Transaksi

4

5

5

Faktur 3Penjualan

Gambar 3.4 Alur Dokumen Penjualan

31

3.5.2 Diagram Konteks (Level Nol)

SI Penjualan danPemasaran PT. Tritunggal

Arthamakmur

Pelanggan Logistik

Eksekutif Penjualan danPemasaran

P .O

retur

bukti_retur

surat_jalan_valid

faktur

konfirmasi_order

surat_jalan

pengajuan_promosi

persetujuan_promosi

lap_

prom

osi

lap_

retu

r

lap_penjualan

S.O

rencana_promosi

persetujuan_promosi

Gambar 3.5 Diagram Konteks (Level Nol)

32

3.5.3 Diagram Nol (Level 1)

Gambar 3.6 Diagram Nol (Level 1)

33

3.5.4 Basis Data Yang Digunakan

Basis Data yang digunakan oleh PT Tritunggal yaitu:

a. Tabel Pelanggan

Primary Key: Kd_Pel

Tabel 3.1 Master Pelanggan

No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan

2. Nm_Pelanggan Text 30 Nama Pelanggan

3. Alamat Text 50 Alamat Pelanggan

4. Kd_Wil Text 10 Kode Wilayah

5. Telepon Number Double Telepon Pelanggan

b. Tabel Produk

Primary Key: Kd_Produk

Tabel 3.2 Master Produk


1. Kd_Produk Text 10 Kode Produk

2. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier

3. Nm_Produk Text 20 Nama Produk

4. Kd_Kat Text 30 Kode Kategori

5. Hrg_Produk Number Long Integer Harga Produk

6. Stok_brg Number Long Stok Barang

34

c. Tabel Kategori Produk

Primary Key: Kd_Kat

Tabel 3.3 Master Kategori Produk


1. Kd_Kat Text 10 Kode Kategori

2. Nm_kat Text 20 Nama Kategori

d. Tabel Header Penjualan

Primary Key: No_Faktur

Foreign Key: Kd_Pel

Tabel 3.4 Master Header Penjualan


1. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur

2. Tgl_Faktur Date/time Date/time Tanggal Faktur


4. No_SO Text 10 Nomor SO

5. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person

6. Total_Penj Number Long Integer Total Penjualan

35

e. Tabel Penjualan Detail

Primary Key: No_Faktur + Kd_Produk

Tabel 3.5 Master Penjualan Detail




3. Qty Number Double Kuantitas Barang

4. Hrg_Jual Number Long Integer Harga Jual

5. Disc Text 10 Potongan Harga

6. Tax Text 10 Pajak

7. Subtotal Number Long Integer Subtotal

f. Tabel Header Retur

Primary Key: No_Retur

Foreign Key: No_Faktur

Tabel 3.6 Master Header Retur


1. No_Retur Text 10 Nomor Retur


3. Tgl_Retur Date/time Date/time Tanggal Retur

4. Jml_Retur Number Double Jumlah Retur

36

g. Tabel Retur Detail

Primary Key: No_Retur + Kd_Produk

Tabel 3.7 Master Retur Detail


1. No_Retur Text 10 Nomor Retur


3. Ket_Retur Text 100 Keterangan Retur

h. Tabel Header Surat Jalan

Primary Key: No_Srt_jln

Foreign Key: No_Faktur, Kd_Pel

Tabel 3.8 Master Header Surat Jalan


1. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan



4. Tgl_Kirim Date/time Date/time Tanggal Kirim

i. Tabel Surat Jalan Detail

Primary Key: No_Srt_jln + Kd_Produk

Tabel 3.9 Master Surat Jalan Detail


1. No_Srt_jln_det Text 10 Nomor Surat Jalan

37

Detail

2. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan



j. Tabel Promosi

Primary Key: Kd_Promosi

Tabel 3.10 Master Promosi


1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi

2. Jns_Promosi Text 30 Jenis Promosi

k. Tabel Transaksi Promosi

Primary Key: Kd_Promosi + Tgl_Promosi

Tabel 3.11 Transaksi Promosi


1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi

2. Tgl_Promosi Date/time Date/time Tanggal Promosi

3. Budget Number Long Integer Budget yang tersedia

4. Actual Number Long Integer Dana yang keluar

38

l. Tabel Header Sales Order

Primary Key: No_SO

Foreign Key: Kd_Pel

Tabel 3.12 Master Header Sales Order


1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order


3. Tgl_SO Date/time Date/time Tanggal Sales Order

m. Tabel Sales Order Detail

Primary Key: No_SO + Kd_Produk

Tabel 3.13 Master Sales Order Detail


1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order



n. Tabel Wilayah

Primary Key: Kd_Wil

Tabel 3.14 Master Wilayah


1. Kd_Wil Text 10 Kode Wilayah

39

2. Nm_Wil Text 30 Nama Wilayah

o. Tabel Sales Person

Primary Key: Kd_Sp

Tabel 3.15 Master Sales Person


1. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person

2. Nm_Sp Text 30 Nama Sales Person

3. No_Hp Text 20 Nomor Hp

p. Tabel Supplier

Primary Key: Kd_Supplier

Tabel 3.16 Master Supplier


1. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier

2. Kd_Kategori Text 10 Kode Kategori

3. Nm_Supplier Text 20 Nama Supplier

40

3.5.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Header Retur

PK : No_ReturFK : No_Faktur

Supplier

PK: Kd_Supplier

Retur Detail

PK : No_Retur, Kd_Produk

Kategori Produk

PK : Kd_Kat

Header Penjualan

PK : No_FakturFK : Kd_Pel

Header Surat Jalan

PK : No_Srt_JlnFK : No_Faktur,Kd_Pel

Surat Jalan Detail

PK :No_Srt_Jln_det,Kd_Produk

Transaksi Promosi

PK : Kd_Promosi, Tgl_Promosi

Header Sales Order

PK : No_SOFK : Kd_Pel

Wilayah

PK : Kd_Wil

Sales Order Detail

PK : No_SO, Kd_Produk

SalespersonPK: Kd_Sp

Penjualan Detail

PK : No_Faktur, Kd_Produk

Pelanggan

PK: Kd_Pel

Produk

PK: Kd_Produk

PromosiPK: Kd_Promosi

Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

41

3.6 Analisis SWOT

3.6.1 SWOT (Strength,Weakness,Opportunity,Threat)

Tabel 3.17 Tabel Rating SWOT

Strength Bobot Rating Nilai

1. Kualitas produk yang bermutu tinggi 0,4 4 1,6

2. Jenis produk yang lengkap 0,3 3 0,9

3. Reputasi bisnis yang baik 0,3 3 0,9

Total 3,4

Weakness

1. Promosi yang terbatas 0,6 4 2,4

2. Cakupan distribusi belum cukup luas 0,4 2 0,8

Total 3,2

Opportunities

1. Pangsa pasar yang luas 0,4 4 1,6

2. Permintaan terhadap produk relatif stabil 0,3 2 0,6

3. Mengembangkan produk yang sudah ada untuk memenuhi

kebutuhan pasar yang semakin beragam

0,3 3 0,9

Total 3,1

Threat

1. Produk sejenis dari pesaing 0,4 3 1,2

2. Promosi perusahaan lain 0,4 3 1,2

3. Inflasi dan kondisi ekonomi sangat berpengaruh terhadap

harga pembelian produk

0,2 2 0,4

Total 2,8

42

Berdasarkan analisa perusahaan, PT. Tritunggal Arthamakmur berada pada

posisi SO (Strategic Opportunities) dalam matriks SWOT seperti pada gambar berikut.

O

0,3

W S

0,2

T

Gambar 3.8 Kurva SWOT

43

3.6.2 Analisis Matriks SWOT

Tabel 3.18 Analisis Matriks SWOT

Kekuatan / Strength

• Kualitas produk yang

bermutu tinggi

• Jenis produk yang lengkap

• Pengiriman produk ke

pelanggan tepat waktu

Kelemahan / Weakness

• Promosi yang

terbatas

• Cakupan distribusi

belum cukup luas.

Peluang / Opportunities

• Pangsa pasar yang luas

• Permintaan terhadap produk

stabil

• Mengembangkan produk

yang sudah ada untuk

memenuhi kebutuhan pasar

yang semakin beragam

Strategi SO

• Membuka cabang dan

memperluas jalur distribusi.

• Menambah jenis produk,

memperluas pangsa pasar

dan mengembangkan

produk baru

Strategi WO

• Meningkatkan

promosi

perusahaan

Ancaman / Threat

• Produk sejenis dari pesaing

• Promosi perusahaan lain

yang lebih gencar

• Inflasi dan resesi ekonomi

sangat berpengaruh terhadap

pembelian produk

Strategi ST

• Menjaga kualitas produk

karena banyak perusahaan

pesaing yang muncul

Strategi WT

• Meningkatkan

pelayanan kepada

costumer.

44

3.6.3 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan SWOT

Informasi yang dibutuhkan berdasarkan Analisis SWOT dalam

menunjang strategi perusahaan adalah :

• Informasi mengenai harga dan produk pesaing.

• Informasi mengenai penjualan.

• Informasi mengenai media dan biaya promosi.

3.7 Analisis Critical Success Factor (CSF)

3.7.1 Critical Success Factor (CSF)

Faktor-faktor penentu keberhasilan pada PT. Tritunggal Arthamakmur adalah

sebagai berikut:

• Pelayanan kepada pelanggan yang baik.

• Pengontrolan tingkat persediaan barang.

• Promosi melalui media cetak atau elektronik.

Tabel 3.19 CSF dan KPI

CSF (Critical Success Factor) KPI (Key Performance Indicator) 1. Pelayanan kepada pelanggan yang

baik. 2. Pengontrolan tingkat persediaan

barang. 3. Promosi melalui media cetak atau

elektronik.

1. Tingkat retur penjualan dibawah 1% per bulan. [(Total Retur : Total Penjualan per Bulan) x 100%]

2. Memenuhi 90% dari Sales Order. [(Total Penjualan : Total Sales Order) x 100%]

3. Peningkatan penjualan sebesar 1-2% selama 1 tahun. (Selisih Penjualan Tahun Berjalan dan Penjualan Tahun Sebelumnya : 100%)

45

3.7.2 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan CSF

Informasi yang dibutuhkan berdasarkan analisis CSF adalah sebagai

berikut:

• Informasi mengenai analisa penjualan.

• Informasi mengenai retur penjualan.

• Informasi mengenai biaya dan media promosi.

3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif

3.8.1 Permasalahan Yang Dihadapi

Dalam Sistem Informasi Pemasaran PT. Tritunggal Arthamakmur

terdapat beberapa masalah yang menjadi kendala bagi eksekutif dalam membuat

perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Masalah tersebut adalah :

1. Informasi yang disajikan kepada eksekutif bersifat global, apabila ingin

mengetahui informasi secara detail memakan waktu lama.

2. Laporan yang disajikan masih dalam bentuk print-out sehingga memakan

waktu untuk memeriksa, menyortir, menganalisa dan mengevaluasi laporan

tersebut.

3. Belum tersedianya informasi eksternal mengenai pesaing dan pasar sehingga

eksekutif menjadi kesulitan dalam menganalisa situasi pesaing dan pasar

yang ada.

46

3.8.2 Usulan Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk merancang suatu

Sistem Informasi Eksekutif yang memiliki kemampuan sebagai berikut:

1. Menyediakan laporan ringkas dalam bentuk tabel dan grafik yang dilengkapi

dengan fasilitas Drill Down, Drill Across dan Exceptional Report.

2. Menyediakan informasi yang bersifat internal dan eksternal, yang dapat

membantu eksekutif dalam merencanakan dan memonitor kinerja

perusahaan.

3.8.3 Informasi Yang Dibutuhkan Eksekutif

Kebutuhan informasi yang diperlukan oleh Eksekutif adalah sebagai berikut:

1. Kebutuhan Informasi Internal :

• Analisa Penjualan

• Analisa Target Penjualan

• Evaluasi Penjualan

• Analisa Promosi

• Analisa Retur Penjualan

• Analisa Peramalan Penjualan

2. Kebutuhan Informasi Eksternal :

• Analisa Penjualan Produk Pesaing

• Analisa Pangsa Pasar

BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI 3.1 Riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00484 Bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI 3.1 Riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00484 Bab...