Bab 2 Pengantar Transaction Processing

Tujuan chapter 2 Tujuan umum dari siklus transaksi Jenis transaksi yang diproses oleh masing-masing siklus transaksi tiga Catatan akuntansi dasar yang digunakan di TPS Catatan akuntansi tradisional dan setara magnetik mereka teknik dokumentasi Batch dan real-time proses dan dampak teknologi ini pada proses transaksi

Sebuah Transaksi Keuangan adalah ...suatu peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, yang tercermin dalam rekening, serta diukur dalam satuan moneter.jenis transaksi serupa dikelompokkan menjadi tiga siklus transaksi:1. siklus pengeluaran,2. siklus konversi, dan3. siklus pendapatan.

Hubungan antara Siklus Transaksi

Setiap Siklus memiliki dua Subsistem1. Siklus Pengeluaran: waktu jeda antara dua akibat hubungan kredit dengan pemasok: Komponen fisik (akuisisi barang) Komponen keuangan (pengeluaran kas kepada pemasok)2. Siklus konversi: sistem produksi (perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik melalui proses produksi) sistem akuntansi biaya (memantau arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi)3. Siklus pendapatan: jeda waktu antara dua karena hubungan kredit dengan pelanggan: Komponen fisik (pemrosesan pesanan penjualan) Komponen keuangan (penerimaan kas)

Sistem manual Catatan Akuntansi Dokumen Sumber - digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi Dokumen Produk - hasil dari pemrosesan transaksi Dokumen perputaran - dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.

Sistem manual Pencatatan Akuntansi Jurnal - catatan ayat-ayat secara kronologis jurnal khusus - kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar (sering terjadi) jurnal umum - tidak berulang, jarang terjadi, dan transaksi yang berbeda

Buku besar - sebuah buku akun keuangan buku besar umum - menunjukkan aktivitas untuk setiap akun yang terdaftar pada daftar akun buku besar pembantu - menunjukkan aktivitas dengan rinci untuk setiap jenis akun

Arus Informasi dari Kegiatan Ekonomi Ke Buku Besar

Catatan Akuntansi dalam Sistem Berbasis Komputer

PENJELASAN LANGKAH DALAM GAMBAR:1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali piutang dagang di file master..2. Rekonsiliasi angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.3. Pilih percontoh (sampel) dari ayat-ayat yang diperbarui pada akun di buku besar pembantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan (file arsip).4. Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat ditarik dari file-file ini dan diversifikasi.

Jejak AuditUntuk menulusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan.

Akuntan harus dapat melacak di kedua arah.Pengambilan sampel dan konfirmasi adalah dua teknik yang umum.

Contoh Menelusuri sebuah Jejak AuditMemeriksa Piutang

Sistem Berbasis Komputer Jejak audit kurang diamati dalam sistem berbasis komputer daripada sistem manual tradisional. Entri data dan program komputer adalah jejak fisik. Data disimpan dalam file magnetis.

File komputer File Master - umumnya berisi data akun (misalnya, buku besar umum dan buku besar pembantu) File Transaksi - file sementara yang menyimpan catatan transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master. Contoh: pesanan penjualan, penerimaan persediaan, penerimaan kas. File Referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.berisi informasi relatif tetap digunakan dalam pemrosesan (misalnya, tabel pajak, alamat pelanggan) File Arsip - berisi transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan.

Teknik dokumentasi Dokumentasi di lingkungan CB diperlukan karena berbagai alasan. Lima teknik dokumentasi umum: Diagram relasi entitas (Entity Relationship Diagram) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Bagan alir dokumen ( document Flowchart) Bagan alir sistem (system Flowchart) Bagan alir Program (program Flowchart)

Diagram relasi entitas (Entity Relationship Diagram (ERD)) ... adalah teknik dokumentasi untuk mewakili hubungan antara entitas dalam suatu sistem. Digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. REA versi model ERD banyak digunakan di AIS. REA menggunakan 3 jenis entitas: sumber daya (uang tunai, bahan baku) kegiatan (pelepasan bahan baku ke dalam proses produksi) (memesan persediaan, menerima kas) pelaku (petugas pengendalian persediaan, penjual, pekerja produksi)

Kardinalitas ... merupakan pemetaan numerik antara entitas: satu-ke-satu ( one-to-one) satu-ke-banyak (one-to-many) banyak-ke-banyak (many-to-many)

Diagram arus data (Data Flow Diagram (DFD)) ... menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan proses, sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah system mewakili unsur-unsur yang logis system tidak mewakili sistem fisik

Bagan alir Dokumen... menggambarkan hubungan antara proses dan dokumen-dokumen yang mengalir di antara mereka digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari system manual, termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut. berisi rincian lebih dari diagram arus data jelas menggambarkan pemisahan fungsi dalam system

Symbol Set for Document Flowcharts Terminal menunjukkan sumber atau tujuan dokumen dan laporan Sumber dokumen atau laporan operasi manual File untuk menyimpan dokumen sumber dan laporan Catatan akuntansi (jurnal, mendaftar, log, buku besar) Jumlah keseluruhan dihitung Pada halaman penghubung Off-page connector Deskripsi proses atau komentardokumen flowline

Bagan alir Sistem ... dipakai untuk menyajikan hubungan antara elemen penting - sumber input, program, dan produk-produk keluaran - sistem computer menggambarkan jenis media yang digunakan (kertas, pita magnetik, disk magnetik, dan terminal) dalam prakteknya, tidak banyak perbedaan antara dokumen dan sistem diagram alur

Sistem modern vs Legacy Sistem karakteristik Sistem modern: berbasis client-server dan proses transaksi secara real time menggunakan tabel database relasional memiliki proses integrasi tingkat tinggi dan berbagi data beberapa berbasis mainframe dan menggunakan batch processing Beberapa perusahaan menggunakan sistem legacy untuk aspek-aspek tertentu dari pengolahan data mereka. Akuntan harus memahami sistem legacy. karakteristik Sistem warisan: aplikasi berbasis mainframe berorientasi Batch sistem legacy awal menggunakan file flat untuk penyimpanan data kemudian sistem legacy menggunakan database hirarkis dan jaringan sistem penyimpanan data mempromosikan lingkungan single-user yang menghambat integrasi informasi

Prosedur Database Backup Update rusak meninggalkan backup. (Destructive updates leave no backup) Untuk mempertahankan catatan yang memadai, prosedur backup harus dilaksanakan, seperti yang ditunjukkan di bawah ini: File induk yang diperbarui disalin sebagai cadangan. Sebuah program pemulihan menggunakan cadangan untuk membuat versi pre-update file induk

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Dua pembagian umum dari sistem: sistem Batch sistem real-time

Proses Batch Batch adalah sekelompok transaksi yang sama yang diakumulasikan dari waktu ke waktu dan kemudian diolah bersama-sama. Transaksi harus independen satu sama lain selama periode waktu lebih dari transaksi yang terakumulasi dalam urutan untuk pemrosesan batch harus sesuai. Sebuah jeda waktu ada antara kejadian dan pengolahan.

Langkah-langkah dalam Proses Batch / berurutan file Keystroke - dokumen sumber yang disalin oleh pegawai untuk rekaman magnetik untuk diproses kemudian edit Run - mengidentifikasi kesalahan administrasi dalam batch dan menempatkan mereka ke dalam file error sort Run - tempat file transaksi dalam urutan yang sama seperti file induk dengan menggunakan kunci utama update Run - perubahan nilai bidang yang sesuai dalam berkas utama untuk mencerminkan transaksi Prosedur backup - master asli tetap ada dan file induk baru dibuat

Keuntungan dari Proses Batch Organisasi dapat meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi dalam batch daripada memproses setiap kejadian secara terpisah. Batch processing memberikan kontrol atas proses transaksi melalui angka kontrol.

Sistem Real-Time... proses transaksi secara individual pada saat kegiatan ekonomi terjadi tidak memiliki jeda waktu antara kegiatanekonomi dan pengolahan umumnya memerlukan sumber daya yang lebih besar dari batch processing karena mereka memerlukan kapasitas pengolahan khusus; Namun, perbedaan biaya ini menurun seringkali memiliki sistem waktu lama pengembangan

Mengapa Jadi Banyak AIS Menggunakan Batch Proses? Pengolahan AIS ditandai dengan volume tinggi, transaksi independen, seperti merekam penerimaan kas cek yang diterima melalui pos. Pengolahan cek volume tinggi tersebut dapat dilakukan selama waktu komputer off-peak (di luR jam sibuk) Ini adalah salah satu alasan mengapa batch processing mungkin dilakukan dengan menggunakan pengumpulan data real-time.