7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Proses Bisnis “In business, a process is defined as an interrelated, sequential set of

activities and tasks that turns into outputs” (Pearlson & Saunders, 2009, p. 138)

Menurut Pearlson, didalam sebuah proses harus ada awal dan akhir, input dan

output, sekumpulan tasks yang merubah input menjadi outputs, dan sekumpulan

metric untuk mengukur keefektifannya.

Gambar 2. 1 Contoh proses bisnis

Sumber: (Pearlson & Saunders, 2009, p. 138)

Menurut Magal dan Word (2012, pp. 4-3), proses bisnis merupakan

serangkaian tugas atau aktifitas yang menghasilkan hasil yang diinginkan. Setiap

proses dipicu oleh beberapa kejadian, seperti menerima pesanan pelanggan atau

kebutuhan untuk menambahkan inventory.

Hal tersebut terjadi di bagian atau area fungsional yang berbeda dalam

organisasi, seperti sales, warehouse, manufacturing, dan accounting. Contohnya,

ketika retailer (pelanggan) memesan sepeda, maka manufacturer (seller)

menggunakan proses spesifik untuk memastikan produk yang tepat akan di kirimkan

kepada pelanggan di waktu yang ditentukan dan pembayaran untuk pesanan sudah

diterima.

Receive

Requirement

for Goods/

Service

Create and

Send

Purchase

Order

Receive

Goods

Pay

Vendor

Verify

Invoice

8 2.1.2 Penjualan

“Like other organizational processes-sales is not a silo. Sales relies on

collaboration with other departements, including marketing and engineering, in

addition to insight gained from previous sales efforts” (Baldwin, 2010, p. 12)

“Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual

barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-

transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan

hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.” (Mulyadi,

2008, p. 202)

Penjualan secara umum dapat dibedakan menjadi dua, yaitu penjualan tunai

dan penjualan kredit. Namun terdapat pula istilah penjualan cicilan dan penjualan

konsinyasi. Berikut merupakan penjelasan dari 4 jenis penjualan, yaitu:

a) Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan

pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dulu sebelum barang

diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.

b) Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan mengirimkan barang

sesuai order kepada pembeli. Perusahaan akan mengirimkan tagihan kepada

pembeli pada jangka waktu tertentu.

c) Penjualan Cicilan

Menurut Zebua (2009, p. 71), penjualan cicilan adalah penyerahan produk

kepada pembeli dengan menerima uang muka (down payment) dan sisanya

dalam pembayaran cicilan selama beberapa tahun.

d) Penjualan Konsinyasi

Situasi dimana pihak pemegang barang bersedia bertindak sebagai agen bagi

pemilik sebenarnya

9

2.1.3 Project Management Definisi dari project menurut Prabhakar dalam Journal Projects and Their

Management: A Literature Review (2008, p. 3) , proyek merupakan orang-orangyang

ada pada sebuah organisasi yang terdedikasi pada tujuan atau objektif tertentu. Pada

umumnya proyek mencakup skala yang besar, mahal, unik, atau memiliki resiko

yang tinggi dimana harus menyelesaikannya pada tanggal yang ditentukan, untuk

jumlah uang yang sudah ditentukan, dengan ekspektasi performa tertentu.

Minimumnya, semua proyek perlu memiliki tujuan yang jelas dan sumber daya yang

cukup untuk menjalankan semua tugas-tugasnya.

Sebuah proyek juga memiliki karateristik berikut:

a) Awal dan akhir yang ditetapkan (penyelesaian dalam waktu tertentu).

b) Tujuan atau target spesifik dan ditentukan (ekspektasi performa).

c) Serangkaian aktivitas yang kompleks dan saling terkait.

d) Anggaran yang terbatas.

Project Management melibatkan pengetahuan penerapannya, keahlian, alat

dan teknik untuk kegiatan proyek sehingga mencapai kebutuhan dan ekspektasi

pemangku kepentingan. Ini merupakan seni memimpin dan mengkoordinasi sumber

daya manusia dan material selama proyek berlangsung untuk mencapai tujuan

proyek batasan tertentu.

Project Management merupakan cabang spesial dari manajemen yang dimana

telah berkembang untuk mengkoordinasi dan mengontrol aktivitas kompleks dari

industri moderen. Perubahan lingkungan bisnis di abad 21 meningkatkan berbagai

kegiatan yang ada pada batasan teknik proyek manajemen dan cara proyek dikelola.

Proyek adalah sistem terbuka karena mereka ada di lingkungan terbuka dan

harus merespon pada perubahan dinamika yang terjadi pada situasi sehingga

membutuhkannya untuk menjadi lebih adaptif (Prabhakar, 2008, p. 5)

10 2.1.4 Blueprint

Menurut Barbieri, Fragniere, Sitten, dan Zambrano, (2013, p. 208) blueprint

adalah deskripsi terperinci dari proses bisnis, yang menggambarkan konsep

operasional bisnis atau servis melalui skema tertentu. Desain skema ini bisa

menjelaskan berbagai tahapan siklus proses untuk memperoleh gambaran yang

sederhana, jelas, dan bisa dipahami sekilas.

Salah satu tahapan dalam implementasi ERP adalah membuat business

blueprint. Berdasarkan Momoh, Roy, dan Shebab (2008, p. 95). Tujuan dari business

blueprint adalah untuk melakukan dokumentasi terperinci terhadap struktur

organisasi dan proses bisnis yang dikumpulkan pada saat rapat mengenai

requirements. Business blueprint ini memungkinkan tim implementasi proyek dapat

secara jelas mendefinisikan ruang lingkup dan fokus proses pada bisnis organisasi.

Secara lebih lanjut, Momoh, et.al. (2008, p. 96) juga membagi business

blueprint menjadi beberapa struktur tugas, antara lain melakukan analisis proses saat

ini (AS-IS), memetakan proses pada sistem ERP dengan proses bisnis,

mendefinisikan proses mendatang (TO-BE), mengidentifikasi celah serta solusi

terhadap celah, mendokumentasikan blueprint, dan terakhir adalah proses

persetujuan blueprint.

Gambar 2. 2 Struktur Tugas Business Blueprint pada Implementasi ERP

Sumber: (Momoh, Roy, & Shebab, 2008, p. 96)

11

2.1.5 Konversi Sistem Sistem yang telah diuji coba dan sukses akan dipersiapkan untuk ditempatkan

dan digunakan. Sistem analisis akan mengembangkan rencana konversi secara

lengkap. Dalam melakukan konversi sistem ada beberapa alternatif strategi yang bisa

dipilih (Al fatta, 2007, p. 6):

a) Abrupt Cut Over (konversi langsung)

Pada pendekatan ini sistem lama dihapus dan sistem baru dioperasikan.

Pendekatan ini beresiko karena ada kemungkinan masih ada masalah utama

yang belum ditemukan dalam uji coba sistem

b) Paralel Conversion

Pada pendekatan ini, baik sistem lama maupun sistem baru

diimplementasikan selama beberapa periode waktu. Pendekatan ini

memungkinkan beberapa masalah utama pada sistem baru berhasil ditemukan

dan diatasi sebelum sistem lama berhenti dipakai

c) Location Conversion

Pada pendekatan ini beberapa sistem yang sama akan dioperasikan pada

tempat-tempat yang berbeda lokasi geografisnya, konversi biasanya dilakukan

pada satu lokasi terlebih dahulu. Ketika sistem pada lokasi tersebut berjalan

dengan baik, maka sistem bisa di-deploy ke lokasi yang lainnya. Pada lokasi

pertama disarankan menggunakan konversi pararel dan pada lokasi berikutnya

digunakan konversi langsung.

d) Staged Conversion (Konversi Bertahap)

Pendekatan ini adalah variansi dari konversi langsung dan konversi

pararel. Konversi ini menggunakan pendekatan versi. Suatu sistem

dikembangkan dengan versi awal kemudian diimplementasikan, bisa dengan

parallel atau langsung. Kemudian versi berikutnya diimplementasikan lagi,

sampai diperoleh versi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi atau

perusahaan.

12 2.1.6 Migrasi Data

Migrasi data merupakan perpindahan data dari sistem lama pada tempat

penyimpanan baru dengan tujuan one way trip, dimana artinya tidak akan pindah

kembali ke tempat lama lagi. Migrasi data adalah pemilihan, persiapan, ekstraksi,

transformasi dan perpindahan permanen data yang kualitasnya sudah tepat di waktu

dan tempatnya dari tempat penyimpanan data yang sebelumnya (Morris, 2012).

Organisasi yang berencana untuk melakukan migrasi data perlu

mempertimbangkan gaya migrasi yang cocok untuk keperluan mereka. Organisasi

dapat memilih dari beberapa strategi, tergantung pada keperluan proyek. Ada dua

tipe prinsip migrasi, yaitu:

a) Big Bang Migration

Prinsip migrasi ini akan melibatkan downtime system untuk melakukan

ekstrak data dari sumber sistem, memproses dan memuat data ke target dan

lingkungan yang baru. Bisnis yang mengadopsi pendekatan ini setidaknya harus

merencanakan satu dry run (proses testing untuk mengantisipasi efek dari migrasi

data) sebelum live event dan juga merencanakan tanggal darurat untuk migrasi

ketika percobaan pertama harus dibatalkan.

b) Trickle Migration

Pendekatan ini melibatkan sistem lama ke baru secara paralel dan migrasi

data kedalam fase-fase. Trickle migration dapat diimplementasi dengan proses

real-time untuk memindahkan data, dan proses ini juga dapat digunakan untuk

mempertahankan data dengan melalui perubahan ke depan pada target sistem.

Mengadopsi pendekatan trickle akan menambah kompleksitas pada

desainnya, karena sistem harus dapat melacak data yang sudah dimigrasi. Jika ini

merupakan bagian dari migrasi sistem, itu juga berarti bahwa sumber dan target

sistem beroperasi secara paralel. Opsi lainnya, sistem lama dapat terus beroperasi

sampai seluruh migrasi selesai, sebelum pengguna pindah dari sistem lama ke sistem

baru. Dalam kasus ini, perubahan data apapun yang ada pada sumber sistem harus

memicu migrasi ulang pada record yang sesuai sehingga target diperbaharui dengan

benar (Oracle, 2011, pp. 3-4)

13

2.1.7 Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Sheldon (2005, p. 2) ERP adalah model bisnis yang mencakup

seluruh tingkat organisasi, yang memungkinkan organisasi bisa menghubungkan

pelanggan dengan keputusan top-management sepanjang alur rantai persediaan dan

produksi.

“ERP systems automate and integrate business process that can be found in

production, supply chain, customers, human resource, finance, and so on.” (Lečić &

Kupusinac, 2013, p. 323)

Sistem ERP merupakan solusi perangkat lunak yang dioperasikan untuk

mengintegrasikan proses bisnis pada departemen fungsional organisasi. Dan saat ini

telah banyak vendor ERP yang menyediakan perangkat lunak ERP menggunakan

best practices yang memungkinkan organisasi bisa mengimplementasi sistem sesuai

dengan aturan bisnis, kebijakan, dan prosedur masing-masing organisasi (Motiwalla

& Thompson, 2012, pp. 85-88)

Gambar 2. 3 Tipikal Modul ERP

Sumber: (Motiwalla & Thompson, 2012, p. 83)

Lima komponen utama ERP, antara lain:

a) Hardware: sekumpulan perangkat keras untuk mendukung operasional sistem.

b) Software: intruksi logika mengontrol hardware dalam menjalankan fungsinya.

c) People: semua pihak implementasi maupun pengguna sistem ERP.

d) Database: segala data organisasional yang berasal dari internal maupun eksternal

dan dapat berupa master data maupun data transaksional

e) Proses perusahaan: aktifitas bisnis serta kebijakan dan prosedur yang diterapkan.

14 2.1.8 System Application and Product in Data Processing (SAP)

SAP merupakan perusahaan yang menjual best practices dan melalui

produknya ingin memberdayakan karyawan dan perusahaan untuk saling

bekerjasama secara efisien dan efektif dapat menggunakan wawasan bisnis dalam

menghadapi kompetisi pasar, sehingga perusahaan dapat beroperasi secara

menguntungkan, beradaptasi terus-menerus, bertumbuh, dan bertahan. (SAP, 2014a).

Gambar 2. 4 Logo Perusahaan SAP

Sumber: (SAP, 2014a)

Bagi SAP, inovasi tidak hanya sekedar mengembangkan aplikasi, tetapi juga

terobosan baru dalam hal teknologi dan best-practices yang sesuai dengan tren masa

kini, seperti cloud, in-memory, dan mobile-computing. Berikut ini adalah keuntungan

potensial dari strategi inovasi bagi SAP diambil dari dokumen web resmi (SAP,

2014b), yakni:

a) Dapat mengadopsi teknologi dan aplikasi terbaru dengan menggunakan platform

fleksibel yang dirancang untuk perubahan.

b) Dapat mengekstrak nilai dari big data dengan menggunakan teknologi business

intelligence dan in-memory computing.

c) Mobilisasi tenaga kerja dengan akses aman terhadap informasi bisnis atau dari

perangkat lainnya.

d) Mempercepat bisnis dan memperoleh efisiensi dari teknologi informasi yang

terintegrasi secara premise maupun cloud.

SAP juga menyadari adanya kebutuhan integrasi proses bisnis pada perusahaan

kecil dan menengah baik untuk mendukung proses bisnis saat ini maupun untuk

berkembang pada masa mendatang, oleh karena itu SAP menyediakan beberapa

jenis paket solusi yang dapat disesuaikan dengan skala perusahaan.

15

2.2 Teori Khusus

2.2.1 SAP Business One Menurut SAP (2010b, p. 7) SAP Business One merupakan aplikasi

pengolahan bisnis terintegrasi yang dirancang bagi perusahaan kecil dan menengah

dengan menawarkan sekumpulan fungsi inti, seperti keuangan, pengelolaan

pelanggan, penjualan, operasional, dan logistik untuk mengalokasikan kebutuhan

pengelolaan bisnis pada seluruh perusahaan.

Menurut Padhi (2011, pp. 10-11) SAP Business One memiliki beberapa jenis

modul inti untuk mendukung proses bisnis perusahaan kecil dan menengah, antara

lain:

a) Administration Module: Implementation Guide (IMG) untuk melakukan

konfigurasi sistem.

b) Financials Module: mengelola pencatatan keuangan dalam sistem.

c) Sales Opportunities Module: Mengatur serta melacak pelanggan saat ini dan

juga pembeli yang berpotensi menjadi pelanggan.

d) Sales Module: Mengelola siklus penjualan, dimulai dari menginput pesanan,

mengirim barang, dan melakukan tagihan ke pelanggan.

e) Purchasing Module: Mengelola siklus pembelian, dimulai dari membuat

purchase order, memasukkan barang ke inventori, dan melakukan

pembayaran.

f) Business Partner Module: Mengelola kontak business partner, seperti

vendor, pelanggan, dan leads

g) Banking Module: Mencatat transaksi pemasukan dan pembayaran.

h) Inventory Module: Modul terintegrasi dengan modul sales untuk melakukan

evaluasi inventori.

i) Production Module: ditujukan untuk membantu proses produksi, dimulai dari

membuat bill of materials, menentukan bahan baku, jadwal produksi, hingga

melakukan produksi, baik secara masal maupun kustomisasi.

j) Service Module: Ditujukan untuk mengelola servis setelah penjualan.

k) Human Resource Module: Untuk mengelola informasi karyawan, seperti

perekrutan, training, dan penggajian.

l) Reports Module: Untuk membuat berbagai jenis laporan sesuai kebutuhan

bisnis.

16 2.2.2 Sales in SAP Business One

Segala proses penjualan yang berlangsung di SAP Business One akan

digambarkan secara lengkap melalui document flow, sehingga segala aktifitas yang

terjadi dapat dikontrol oleh user yang bertanggung jawab. Selain itu, SAP Business

One memberikan fitur laporan dan analisis yang bisa membantu perusahaan untuk

mengambil keputusan serta merencanakan strategi penjualan kedepannya.

Menurut SAP (2010b, p. 92) terdapat beberapa fitur dokumen yang

digunakan SAP Business One dalam menjalankan siklus penjualan, antara lain:

a) Sales Quotation

Proposal penawaran yang berisikan komitmen harga terkait barang atau jasa

tertentu kepada pelanggan tetap atau lead (calon pelanggan).

b) Sales Order

Dokumen pemesanan yang berisikan komitmen dari pelanggan atau lead untuk

membeli pada jumlah dan harga sesuai kesepakatan yang sudah dibuat.

c) Delivery

Dokumen yang ditujukan untuk melakukan pengiriman barang.

d) Return

Dokumen pembalik terhadap delivery secara keseluruhan maupun sebagian,

dokumen ini digunakan ketika pelanggan ingin mengembalikan barang pesanan

sebelum A/R Invoice dibuat.

e) A/R Invoice

Dokumen untuk melakukan request pembayaran dan akan mencatat pendapatan

pada laporan laba rugi.

f) A/R Invoice plus payment

Dokumen yang digunakan untuk menangani transaksi penjualan tunai (cash

sales) kepada pelanggan tidak tetap (one-time customer).

g) A/R Credit Memo

Dokumen pembalik terhadap A/R Invoice baik secara keseluruhan maupun

sebagian, dokumen ini digunakan ketika pelanggan ingin mengembalikan barang

pesanan setelah A/R Invoice sudah dibuat.

h) A/R Reserve Invoice

Dokumen alternatif bagi A/R Invoice, yang digunakan untuk melakukan

penagihan kepada pelanggan sebelum barang dikirim.

17

i) A/R Down Payment Invoice

Dokumen alternatif bagi A/R Invoice, yang digunakan untuk skenario prabayar.

Jumlah pembayaran pada mulanya dicatat pada akun liability dan akan

dipindahkan ke akun revenue ketika Down Payment dilakukan. Dokumen ini

tidak mempengaruhi inventori.

Gambar 2. 5 Alur Dokumen Sales dan A/R pada SAP Business One

Sumber: (SAP, 2010b, p. 91)

Menurut SAP (2010b, pp. 117-118) Setiap dokumen yang dibuat pada proses

penjualan di SAP Business One memiliki dampak yang berbeda dari inventory

maupun pencatatan akuntansi, secara lebih jelas perhatikan tabel dibawah ini.

Tabel 2. 1 Dampak pada Akuntansi dan Iventori

Sumber: (SAP, 2010b, pp. 117-118)

No. Nama

Dokumen

Dampak pada

akuntansi

Dampak pada

Inventori

1. Sales

Quotation

Tidak ada Tidak ada

2. Sales Order Tidak ada (+): committed quantity

(-): available quantity

3. Delivery Debit: cost- of- goods-sold

Credit: inventory

(sistem inventori perpetual)

(-): actual inventory

dan committed

quantity.

4. Return Debit: inventory returns

Credit: cost-of-goods-sold

(sistem inventori perpetual)

(+): actual inventory.

18 No. Nama

Dokumen

Dampak pada

akuntansi

Dampak pada

Inventori

5. A/R Invoice Berdasarkan delivery:

Debit: business partner’s A/R control

Credit: sales revenue

Tidak berdasarkan delivery:

Debit: business partner’s A/R control

Credit: sales revenue;

Debit:COGS | Credit: inventory

(-): actual inventory

jika A/R invoice dibuat

tidak berdasarkan

delivery.

6. A/R Invoice

plus

Payment

Debit: business partner’s A/R control

Kredit: sales revenue;

Debit: cost-of-goods-sold

Kredit: inventory;

Debit: checks received

Credit: business partner’s A/R

control

Mengurangi available

inventory

7. A/R Credit

edit Memo

Debit: business partner’s A/R control

Kredit: revenue;

Debit: cost-of-goods-sold

Kredit: sales return

Menambah actual

inventory.

8. A/R Reserve

Invoice

Debit: business partner’s A/R control

Kredit: sales revenue

Meningkatkan

committed inventory

jika tidak berdasarkan

sales order.

9. A/R Down

Payment

Debit: business partner’s A/R control

Kredit: liability

Tidak ada

2.2.3 Metodologi ASAP “ASAP Methodology Framework delivers structured methodology content –

processes, procedures, accelerators, checklists, links to standard SAP

documentation, etc necessary for the implementation of SAP Solutions” (SAP,

2010a)

19

ASAP Methodology Frameworks berfokus terhadap alat dan pelatihan yang

hasil mampu mengefektifkan waktu, tenaga kerja, kualitas, dan sumber daya lain

didalam proses implementasi. ASAP Methodology memiliki beberapa fase, yaitu

(SAP, 2010a):

a) Project Preparation: Tahap ini adalah mempersiapkan perencanaan dan

persiapan dari proyek implementasi dengan klien. Klien juga harus telah

menyusun project team untuk mendukung berlangsungnya proses implementasi

dan memastikan proyek telah didukung oleh sponsor maupun pemilik dari

perusahaan.

b) Business Blueprint: Fase ini adalah untuk mencapai persamaan pemahaman

mengenai alasan perusahaan ingin mengimplementasikan SAP untuk mendukung

berjalannya proses bisnis. Hasil dari fase ini merupakan bentuk dari bisnis

blueprint, detil dokumen hasil workshops untuk menentukan kebutuhan.

c) Realization: Pengimplementasian semua kebutuhan proses bisnis dilandaskan

dari bisnis blueprint. Fokus dari fase ini adalah melihat proses dan menguji

integrasi sistem, implementasi dapat membuat perubahaan dalam struktur peran

dan pekerjaan user.

d) Final Preparation: Persiapan akhir dari proses implementasi, termasuk testing,

end-user training, system management, dan keseluruhan proses implementasi

untuk menilai kesiapan perusahaan untuk go-live. Fase ini juga untuk

menyelesaikan semua isu kritikal yang ada. Jika semua proses fase telah

diselesaikan, perusahaan dinyatakan telah siap untuk menjalankan proses bisnis

dengan Sistem SAP.

e) Go-Live Support: Fase ini bertujuan untuk memindahkan lingkungan proses

implementasi yang project-oriented- pre-production ke operasi live production.

f) Operate: Fase ini sistem telah berjalan dan didukung platform pusat operasi, SAP

Solution Manager, dengan dokumentasi solusi yang telah dipindahkan ke

dokumentasi proyek.

20 2.2.4 Metodologi ASAP di PT. Anugrah Visi Inti Teknologi

PT. Anugrah Visi Inti Teknologi melakukan proses implementasi dengan

mengikuti framework standard ASAP Methodology. Dilakukan sedikit perubahan

untuk menyesuaikan jalannya proses implementasi dengan kebutuhan dari PT.

Anugrah Visi Inti Teknologi.

Gambar 2. 6 SAP Business One Implementation Cycle Guide

Sumber: Dokumentasi PT. Visi Intech

PT. Visi-Intech mempunyai teknologi metodologi implementasi perusahaan

dimana menggunakan ASAP sebagai dasarnya. Terdapat lima tahapan yang

dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan implementasi, semua proses

implementasi yang dilakukan telah dipertimbangkan oleh perusahaan PT. Visi Intech

untuk kemudahaan proses implementasi dan kepercayaan dengan perusahaan klien.

2.2.4.1 Project Preparation a) Project Plan Preparation

Dalam memulai sebuah proyek, yang harus dilakukan adalah

memahami sistem lama perusahaan dan menjelaskan garis besar peran

SAP terhadap perubahan sistem terserbut kepada klien. Setelah itu klien

21

dan konsultan menentukan ruang lingkup yang berada dalam cakupan

proyek tersebut. Rentang waktu pengerjaan proyek tiap tahap juga dibuat.

b) Provide Project Organization

Pada tahap ini baik pihak klien maupun konsultan akan membagi

bagian fungsional dalam tim yang diperlukan untuk menentukan siapa

yang akan tergabung didalam pengerjaan proyek implementasi.

c) Existing Project Organizaton

Pada tahap ini seluruh anggota tim proyek akan berkumpul dan

membahas seluruh proses bisnis lama pada perusahaan. Proses tersebut

hanya membahas garis besar sistem. Dari hal tersebut akan ditelusuri

celah pada proses bisnis yang berjalan dan kemudian menjelaskan fungsi

SAP Business One untuk memperbaiki dan mengisi celah tersebut.

d) General Setting

Konsultan akan membahas pengaturan dasar pada sistem, seperti

format tax, currency, dan lain lain.

e) Project Kick-Off

Setelah semua pengaturan umum tersebut telah selesai, maka akan

dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak dari kedua belah pihak.

Proses penandatanganan menyatakan bahwa proyek dimulai.

2.2.4.2 Business Blueprint a) Exising Process Documentation (Internal)

Konsultan mendokumentasikan seluruh proses bisnis yang berjalan

yang sudah didapat sebelumnya.

b) Get Detailed Customer’s Business Process

Konsultan mengadakan pembahasan fungsi bisnis terperinci

berdasarkan bagian fungsional perusahaan. Tujuannya mendapatkan

gambaran sistem yang dirancang.

c) Blueprint Documentation

Setelah konsultan mendapatkan businesss requirement, konsultan

memetakan proses bisnis tersebut kedalam proses bisnis blueprint yang

sudah menggunakan SAP Business One.

2.2.4.3 Project Realization a) Technical Environment Setup

22

Tahap ini mencakup hal-hal apa saja yang dibutuhkan secara teknis

agar proyek dapat diproses lebih lanjut. Hal ini mencakup konfigurasi

pada software, instalasi, maupun lisensi dari software SAP Business One

dan lainnya.

b) System Initialization

Selanjutnya konsultan membuat database yang digunakan oleh klien.

Database dibutuhkan untuk melakukan migrasi data. Kemudian konsultan

melakukan pengaturan sistem, membuat dan mengatur form.

c) Technical Development

Perkembangan teknis meliputi penambahan fungsi-fungsi pada sistem.

Seperti pada form dilakukan pengaturan mengikuti format solusi yang ada

pada blueprint, misalnya: penambahan fungsi field, pengurangan field,

maupun batasan akses dan batasan fungsional pada sistem.

d) Internal Testing and Bug Fixing

Pada tahap ini dilakukan testing untk melihat apakah ada kesalahan

fungsi, kelainan fungsi, serta mengawasi munculnya bug dan error

didalam sistem.

e) User’s Server Installation

Proses untuk mempersiapkan aplikasi dan software SAP Business One

dan server pada perusahaan klien.

f) Create Trainning Scenario

Pada tahap akhir dari project realization adalah training. Training

dilakukan dengan membuat jadwal pelatihan dan scenario proses bisnis.

Pelatihan ini diperuntukkan kepada user untuk membiasakan diri dan

menguasa modul-modul. Jadwal pelatihan disesuaikan dengan pihak

klien.

2.2.4.4 Final Preparation a) Training and User Testing

Dalam pelaksanaan pelatihan kepada user, selain diberikan pelatihan

modul proses bisnis sehari-hari, user juga diberikan kasus yang berbeda

dari proses biasanya. Tahap ini penting untuk user dan perusahaan agar

proses bisnis yang datang dapat berjalan dengan pemahaman mengenai

sistem dan fungsinya.

b) Final Configuration and Bugs Fixing

23

Penyelesaian terakhir adalah dengan mengkonfigurasi sistem. Konsultan

melakkan perbaikan bugs dan error sesuai dengan hasil internal testing

pada sistem dan laporan selama masa training.

c) Create or Import Document Balance

Konsultan memindahkan transaksi pada perusahaan klien yang masih

berjalan, transaksi tersebut dilanjutkan dan diproses pada sistem SAP

Business One untuk diselesaikan.

2.2.4.5 Go Live and Support a) Go-Live

Proses terakhir dari metodologi implementasi ini adalah untuk

menjalankan sistem SAP Business One. Adapun persiapan yang

dilakukan adalah mereview kembali sistem SAP Business One tersebut

dan mengadakan meeting dengan kedua belah pihak antara klien dan

konsultan mengenai go-live. Setelah adanya persetujuan dari pihak klien

maka sistem diaktifkan dan proses bisnis pihak klien didukung oleh

sistem SAP Business One.

b) Project Sitting

Setelah Sap Business One berjalan, konsultan dapat membantu user

secara langsung dalam penggunaan applikasi. User didukung oleh

konsultan hingga dapat mandiri menggunakan sistem baru yang telah

berjalan.

c) Support

Ketika project sitting berakhir, konsultan dapat selalu memberikan

bantuan dan dukungan ketika user mengalami kesulitan. User dapat selalu

menghubungi PT. Visi Intech via telepon atau email dan secara berkala

konsultan datang ke perusahaan klien untuk membantu user.

2.2.5 System Flowchart “A flowchart that illustrates a system and its inputs, process and outputs in more

detail than a process map or DFD, providing information about the documents and

processes performed within the system, as well as who is involved in the system”

(Considine, 2010, p. 195)

Konsep dari flowchart adalah menyediakan detail mengenai apa yang terjadi

didalam sistem pada tiap proses. System flowchart memiliki banyak simbol untuk

24 mempresentasikan tiap aktivitas yang dimana membuat proses dokumentasi proses

lebih mendetail. Berikut simbol dari system flowchart:

Tabel 2. 2 Simbol System Flowchart

Simbol Keterangan Simbol Keterangan

Memulai atau

menyelesaikan proses

Penyimpanan

sementara (diberi

label N, A, C)*

Dokumen- single

document

Penyimpanan

permanen (diberi

label N, A, C)*

Dokumen rangkap

General journal /

general ledger

Media penyimpanan -

database

Alur dokumen

Manual input

Alur data dan

informasi

Manual proses

Decision, dua

kemungkinan

proses

Proses komputer

Annotation-

memberikan

penjelasan proses

On-page-connector

Off-page connector

Data input/ output

*Keterangan N = Numerical A = Alphabetical C = Cronological

A

25

2.2.6 Diagram VIT Diagram VIT merupakan terminology pengembangan dari system flowchart

oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi dimana diagram VIT ini digunakan untuk

memudahkan proses pembuatan blueprint adapun notasi yang digunakan adalah

sebagai berikut:

Tabel 2. 3 Simbol Diagram VIT

Simbol Keterangan Simbol Keterangan

Memulai atau

mengakhiri

proses

Decisions, dua

kemungkinan

proses

Dokumen-

single

document

Annotation-

memberikan

penjelasan proses

Dokumen

rangkap

On-page-

connector (diberi

label N, A, C)

Alur dokumen

Off-page

connector

Proses

Manual proses

Proses

komputer,

untuk

persistem

digambarkan di

kiri atas

simbol.

A

26 2.2.7 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

”FMEA a technique for identifying and defining potential quality risks,

ranking them by risk priority, and assigning action to prevent and/ or detect related

problems” (Black, 2009, p. 604)

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) merupakan teknik pehamanan,

penilaian prioritas dan penilaian resiko kepada fitur, atribut, komponen, behavior,

hingga pada interface sistem. Dimana pada dasarnya FMEA merupakan salah satu

cara unntuk menganalisis pengembangan produk dan manajemen suatu sistem

dengan klasifikasi berdasarkan nilai prioritas dan kemungkinan kegagalan. (Black,

2009, p. 32)

Kolom yang digunakan dalam FMEA (Black, 2009, p. 33):

a) Severity

kolom ini menunjukkan efek atau akibat dari kegagalan langsung atau

tertunda pada sistem. Dengan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak

berbahaya), sebagaimana berikut ini:

i. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, masalah keamanan.

ii. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.

iii. Kehilangan fungsionalitas yang masih memilki solusi.

iv. Kehilangan fungsionalitas parsial.

v. Cosmetic atau trivial .

b) Priority

mendefinisikan efek kegagalan pada aktor yang berhubungan dengan sistem.

Skala dari 1 (terbururk) sampai 5 (paling tdak berbahaya), seperti berikut ini:

1. Kehilangan total dari sistem value

2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari sistem value

3. Kehilangan yang mungkin dapat dterima pada sistem value

4. Kehilangan yang dapat diterima pada sistem value

5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada sistem value

Penomoran ini bersifat subjektif dan tidak dapat didefiisikan dan

diestimasikan dengan pasti oleh tim testing. Rex Black menganjurkan untuk

mengikutsertakan pihak sales, marketing, technical support, dan business

analyst.

27

c) Likelihood

kolom ini menilai kerentanan sistem dari 1 (paling rentan) sampai 5 (paling

jarang) dari sudut pandang:

i. Keberadaan dalam produk berdasarkan faktor resiko teknis

(kompleksitas dan histori kecacatan).

ii. Diluar proses pengembangan saat ini.

iii. Intrusi pada operasi user.

Skala yang digunakan:

1. Pasti mempengaruhi semua user

2. Sepertinya mempengaruhi beberapa (banyak) user

3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user

4. Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user

5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata

Rex Black menyarankan agar programmer dan experts bersama business

analyst, technical support, sales dan marketing berpartisipasi dalam memberikan

penomoran. Karena penomoran memerlukan baik penilaian teknis maupun

pemahaman akan user.

Dalam penggunaannya, FMEA lebih banyak digunakan untuk mendukung

proses testing, namun menurut Crowe, Feinberg, dan Bunis, (2014, pp. 12-3)

penilaian resiko memiliki beberapa jenis tipe dan dapat diaplikasikan juga untuk

tahap project planning. Penilaian resiko ini dilakukan untuk mendukung fase

perancangan solusi dimana konsiderasi dari alasan mengapa dilakukan penilaian

resiko adalah untuk menemukan nilai dari tiap resiko. Penilaian resiko

menghasilkan nilai dan membantu dalam pengambilan keputusan untuk

melanjutkan solusi atau meninggalkan resiko untuk mengejar tujuan proyek yang

lebih penting.

2.2.8 Fit Gap Analysis “Fit Gap Analysis technique has shown as set of a problems that are often

met by project teams among which the biggest challenge is to find the match between

ERP functionality and business requirements or adjust system functionality

accordingly” (Forbrig & Gunther, 2010, p. 74)

28

“Gap analysis is a planning tool that lets groups identify the steps they need

to take In order to achieve a goal. Used when a group needs to understand the gap

between where they currently are and where they ultimately want to be” (Bens, 2012,

p. 178)

Gambar 2. 7 Langkah untuk Gap Anlaysis

Sumber: (Bens, 2012, p. 178)

Tahap dalam melakukan Gap Analysis:

a) Tahap 1: mengidentifikasi situasi di masa yang akan datang (future)

b) Tahap 2: mengidentifikasi situasi yang sekarang (present)

c) Tahap 3: bertanya kepada member yang bekerja dengan partner untuk

mengidentifikasi gap diantara situasi sekarang (present) dan yang akan

datang (future)

d) Tahap 4: Berbagi ide dan mendeklarasikan gaps antara situasi sekarang

(present) dan yang akan datang (future).

e) Tahap 5: membagi group menjadi beberapa subgroups dan memberikan tiap

subgroups satu atau beberapa jenis gaps untuk memberikan perencanaan

solusi.

f) Tahap 6: menerima rekomendasi dan perencanaan yang telah dibentuk dan

membuat perencanaan mekanisme untuk melanjutkan rencana.

29

2.2.9 Data Transfer Workbench Data transfer workbench mendukung perpindahan data secara otomatis

kedalam Sistem. Workbench dapat dimanfaatkan pada berbagai jenis objek bisnis

dengan kapasitas data yang besar. Workbench memastikan bahwa data dapat

ditransfer secara efisien dan konsisten.

Data Transfer Workbench didesain untuk kepentingan mendetil mengenai

transfer data. Untuk melakukan perpindahan data secara beulang, SAP memiliki alat

tersendiri yang disebut SAP Exchange Infrastructure

SAP Exchange Infrastructure memungkinkan implememtasi proses cross-

system. Workbench ini memungkinkan kita untuk menghubungkan Sistem dengan

vendor berbeda pada versi, Bahasa pemogramman, dan waktu implementasi yang

berbeda. SAP Exchange Infrastructrue merupakan arsitektur terbuka yang dapat

digunakan untuk konfigurasi kolaborasi, manajemen proses, dan memonitor alur

pesan dan proses.

Pengirim dan penerima bertukar pesan menggunakan server terintegrasi yang

dipisahkan dari server lain. Perpisahan ini memudahkan koneksi sistem yang

berbeda. Setiap sistem dapat bertukar pesan dengan jenis Sistem lain selama masih

terhubung dengan server terintegrasi. Metode komunikasi dengan server terintegrasi:

a) Direct communication menggunakan proxy, dapat membentuk sistem aplikasi

menggunakan deskripsi WSDL (Web Service Description Language).

b) Komunikasi menggunakan adaptor, pada kasus ini membentuk atau

menggunakan interface untuk pertukaran pesan di sistem aplikasi.

SAP Exchange Infrastructure mengikuti prinsip berbagi pengetahuan kolaborasi,

dimana user tidak harus mencari informasi mengenai proses kolaborasi untuk tiap

sistem yang terlibat didalam proses, tapi langsung dapat mengambil informasinya.

Prosedur ini mengurangi biaya dalam proses pengembangan dan pengaturan pada

aplikasi bersama.

2.2.10 iVend iVend merupakan solusi manajemen retail, yang terintegrasi secara dalam dan

mulus dengan rangkaian SAP Business Management Application. Ivend dapat

disesuaikan skala bisnis yang ada, dapat digunakan dari sebuah toko kecil sampai

dengan bisnis yang sudah mencapai ratusan cabang di seluruh geografis. Selain itu,

30 Ivend juga gampang dikembangkan, digunakan dan dikelola, serta, iVend juga tidak

perlu modal yang tinggi untuk memilikinya (iVend Integrations: SAP Business One,

2014a)

Gambar 2. 8 SAP Business One Integration

iVend menawarkan integrasi dengan SAP Business One melalui beberapa

item berikut ini (iVend, 2014a):

a) Mengintegrasi UDF yang ada di mitra bisnis (Business Partner)

b) Master Data dan Item Master Data

c) 25 Master Data lain yang termasuk

i. Item Master

ii. Customers

iii. Warehouses

iv. Price list dan Special Prices

v. Serial dan Batch Number

2.2.11 iVendRetail – Point of Service (POS) iVendRetail POS merupakan komponen yang berlisensi dan terhubung

dengan Ivend Management. iVendRetail POS dapat melaksanakan transaksi di toko

dan hanya terhubung lewat LAN. Tidak hanya itu, iVendRetail POS juga memiliki

fleksibilias yang tinggi dalam penggunaan, yaitu (iVend Terminal POS, 2014b):

a) Menggunakan pengaturan spesifik untuk tempat penyimpanan uang yang

berbeda-beda

31

b) Menentukan tim yang akan mengelola penyimpanan uang

c) Menyediakan berbagai bahasa untuk sistem penyimpanan uang

Transaction Processing di iVendRetail POS terdiri dari beberapa menu, yaitu::

a) Multiple Transaction and User Interface

Ivend POS dapat digunakan dengan keyboard dan Touch Screen. Ivend POS

mendukung transaksi-transaksi berikut:

i. Sale

ii. Sale return

iii. Sale Exchange

iv. Sales Order booking/ Order fufillment

v. Quotation/ mengkonversi quotation jadi Sales Order atau Sale

vi. Layaway booking/ fulfillment

vii. On Account Payment

viii. Capturing Lost Sales

b) One Transaction (Multiple Types, Fulfillment, Kits, Suspends & Void)

Didalam One Transaction ini mendukung beberapa tipe transaksi dalam

sebuah transaksi POS, sehingga pengguna dapat menjalankan Sale, Sale

Return, refunds, dan lain-lain dalam sebuah transaksi. Selain itu, One

Transaction juga melampirkan perencenaan penyelesaian pada Sales atau

Sales Order lines, Membangun atau membagi tools/kits secara real-time pada

POS, menunda dan membatalkan transaksi, serta membatalkan item atau

transaksi POS yang selesai.

c) Gift Receipts & Multiple Sales People

i. Mencetak tanda terima hadiah untuk memberikan berserta hadiahnya

ii. Memfasilitasi untuk melampirkan beberapa Sales Person pada Sale

iii. Melacak dan menebus poin loyalty pelanggan

d) Visibility Across Stores

iVend POS memiliki visibilitas pada inventori untuk semua toko dan

gudang, menawarkan pengontrolan inventory secara real-time serta memiliki

penentuan barcode otomatis.

e) Customer Credit & Automatic Price Determination

Didalam POS ini menampilkan balance pelanggan dan kredit limitnya

pelanggan, penentuan harga dan tax secara otomatis, serta timpaan harga,

32

diskon dan pajak. Fungsi ini juga mempermudah dalam pengecekan kuantitas

item yang ada dan pendistribusian item serta menampilkan gambar. Selain itu,

juga memudahkan pengaturan/membuat catatan pelanggan dari POS.

f) Multiple Payment Types

Pembayaran pada POS ini dapat dibayar melalui banyak jenis, yaitu:

Kas, Kartu Kredit, Kartu Debit, Cek, Traveler Check, kupon, On Account

(memungkinkan user untuk meninggalkan uang muka), Gift Card, Loyalty

Points.

Selain itu, ada juga pembayaran melalui Custom Tender, memungkinkan

bisnis untuk mendefinisikan instrumen finansial sendiri dan mengontrol

integrasi dengan SAP Business One

g) Cash Management

Memungkinkan untuk membuat dan melacak kas yang keluar dan

yang di tagih dari setiap POS dari awal hingga akhir hari itu. Selain itu,

menjaga opening balance untuk setiap POS dan memastikan tetap dihitung di

berbagai tahap, melakukan cash in atau cash out untuk tempat penyimpanan

uang di PO, fasilitas untuk memesan petty expenses, penghitungan

pembayaran yang detil untuk kartu.

33

2.3 Kerangka Pikir

Gambar 2. 9 Kerangka Pikir

Proses persiapan implementasi dimulai dengan menentukan tujuan dan ruang

lingkup proyek dengan melakukan observasi proses bisnis PT. AJE. Penentuan

tujuan dan ruang lingkup adalah agar tim proyek mengetahui peran dan tujuan tim

proyek dengan jelas. Persiapan implementasi dilanjutkan dengan menyusun tim

proyek dan perananannya dengan menggunakan organization chart. Aktivitas dan

jadwal proyek digambarkan dengan menggunakan project timeline.

Setelah terbentuk tim proyek dan jadwal proyek maka proses akan

dilanjutkan dengan pembuatan Business Blueprint. Proses dimulai dengan

menjelaskan latar belakang dan menganalisa proses bisnis PT. AJE. Dokumentasi

mengenai proses bisnis PT. AJE dalam bentuk cross functional flowchart (Diagram

VIT) beserta dengan deskripsi umum mengenai proses yang berjalan. Selain

penjelasan umum akan dicatat pula masalah dan kebutuhan yang dimiliki oleh

perusahaan menggunakan metode Failure Mode and Anlaysis Effect dan Fit Gap

34 Analysis. Dari metode yang digunakan akan dapat dirumuskan masalah dan solusi

yang tepat untuk PT. AJE. Business blueprint sebagai solusi (to-be) akan digambaran

menggunakan flowchart per modul untuk memudahkan tim proyek dalam memahami

perancangan solusi bisnis yang dihasilkan.

Proses realization adalah konfigurasi terhadap sistem persiapan untuk PT.

AJE, dimulai dengan membuat UDF lalu UDT kostumisasi sesuai dengan kebutuhan

PT. AJE. Pembuatan UDF dan UDT dilakukan dikarenakan luasnya jenis produk

yang dijual oleh PT. AJE sehingga membutuhkan kostumisasi tersendiri untuk jenis

dan tipe produknya. Proses dilanjutkan dengan konfigurasi sistem SAP dan integrasi

secara langsung dengan iVend lalu diselesaikan dengan melakukan migrasi data

dengan tipe Big Bang Migration, karena sistem baru merupakan pergantian sistem

lama secara menyeluruh.

Persiapan terakhir dari proyek adalah dengan membuat user guidelines

sebagai panduan bagi user dalam menjalankan sistem baru yang telah

diimplementasi.