Bab 1:

KONTROL DAN SISTEM KONTROL

Oleh:

Agung Praptapa

Universitas Jenderal Soedirman

Saat memberikan jasa konsultasi bisnis, saya sering mendapatkan keluhan dari klien tentang target-target yang tidak dapat dicapai. Tidak hanya itu, klien yang lainnya mengeluhkan bahwa para karyawan tidak berhasil menerjemahkan apa yang dimaui perusahaan. “Mereka sudah diberi penjelasan dengan sejelas-jelasnya tetapi masih saja mereka melaksanakan tugas dengan tidak semestinya” keluh klien tersebut. Dan tentunya, klien-klien yang lain mengeluhkan berbagai hal, ada yang kurang lebih sama dan ada pula yang berbeda. Dimana salahnya? Bagaimana solusinya?

Sebelum saya memberikan solusi atas problem yang mereka hadapi, saya terlebih dahulu balik bertanya kepada para klien. “Apakah Anda yakin bahwa karyawan tahu apa yang dimaui perusahaan?”. Jawaban mereka bervariasi. Ada yang mengatakan 100% yakin bahwa para karyawan tahu apa yang dimaui perusahaan (walau dari sorot matanya saya agak menyangsikan pernyataannya). Sebagian lagi menjawab cukup yakin, kurang yakin atau tidak yakin.

Setelah pertanyaan saya yang pertama tersebut saya kemudian sambung dengan pertanyaan ke dua. “Apakah Anda yakin bahwa para karyawan 100% mau mengerjakan apa yang seharusnya mereka kerjakan?” tanya saya kepada mereka. “Wah kalau bicara 100% saya gak bisa jamin, tetapi mau tidak mau mereka kan harus mengerjakan! Itu tugas bagi mereka!” sanggahnya. Saya biasanya tidak memperpanjang penjelasan saya atas sanggahan mereka karena ada hal lain yang akan saya jelaskan kemudian.

Pertanyaan standar ke tiga yang selalu saya tanyakan kepada klien adalah “Apakah Anda yakin bahwa mereka mampu mengerjakan tugas-tugasnya?” Pertanyaan ini pun dikomentari dengan jawaban yang sangat bervariasi. Namun pada prinsipnya mereka mengatakan bahwa mestinya mereka mampu tetapi........ Ya, mampu tetapi! Masih ada tetapinya. Ini menunjukkan bahwa merekapun tidak yakin apakah karyawan 100% dapat diandalkan mampu mengerjakan tugas-tugasnya.

Seperti seorang dokter yang mencoba menjelaskan penyakit yang diderita oleh pasien saya katakan bahwa mereka mungkin menghadapi masalah pengendalian (control problem). Seperti yang sudah saya duga, mereka pasti balik bertanya apa yang saya maksud dengan control problem. Bahkan banyak pula yang menanyakan pertanyaan yang lebih mendasar, yaitu apa yang dimaksud dengan control.

“Kalau Anda sudah memasang tujuan tertentu dan Anda bisa bersama orang-orang Anda mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka hal itu dapat dikatakan bahwa Anda berhasil mengendalikan orang-orang Anda” jelas saya sebagai pancingan awal. Itu yang sering disebut sebagai controllable. Klien kemudian berargumentasi, “tapi kan kalau tujuan tidak tercapai tidak semata-mata karena kita. Kan ada hal yang tidak bisa kita kendalikan?”. Nah, saya jadi lebih mudah menjelaskan kepada mereka memang ada hal yang berada di luar jangkauan kendali kita, atau yang sering disebut sebagai uncontrollable. Jadi, sesuatu yang controllable (terkontrol, terkendali) adalah yang kita yakini bahwa kita bersama orang-orang kita (organizational members) akan berhasil mencapai tujuan yang telah kita tetapkan. Sedangkan sesuatu adalah uncontrolable (tidak terkontrol, tidak terkendali) apabila kita bersama-sama dengan orang-orang kita tidak bisa mencapai tujuan yang telah kita tetapkan.

Lalu apa yang dimaksud dengan control? Istilah control lebih sering diterjemahkan dalam bahasa Indosesia dengan pengendalian. Ada pula yang menyebutnya pengawasan. Saya disini tidak akan berdebat istilah mana yang benar karena saya akan tetap menggunakan istilah control, atau kontrol. Dan apabila dipaksa untuk menerjemahkannya dalam bahwasa Indonesia saya lebih memilih istilah pengendalian . Pada dasarnya pengertian kontrol adalah suatu penjaminan bahwa tujuan yang telah ditetapkan akan tercapai. Suatu penjaminan? Iya benar. Untuk meyakinkan ini saya akan berikan suatu ilustrasi.

Saat kita mengendarai mobil, kita memutar setir kekiri kalau kita memang memiliki tujuan ingin kekiri. Kemudian kalau tujuan kita ke kanan kita akan memutar setir kekanan. Nah, disini kita sedang mengendalikan arah, atau mengontrol arah. Kenapa kalau mau belok kiri kita memutar setir kita kekiri? Karena kita menjamin bahwa kalau setir kita putar kekiri maka mobil akan belok kekiri. Anda dapat menjamin bahwa kalau setir kita putar kekiri maka arah mobil akan kekiri pula? Kalau jawabannya “ya” maka anda sedang melakukan pengendalian terhadap arah. Nah, semoga ilustrasi ini membuat Anda tidak ragu dengan definisi kontrol. “Tetapi walau setir sudah kita putar kekiri, kalau pedal gas tidak kita tekan mobil akan tetap berhenti dan mobil tidak dapat belok kekiri?” mungkin ada yang kemudian berfikir lebih lanjut seperti itu. Nah, ini yang disebut dengan sistem kontrol.

Sistem adalah rangakaian dari beberapa sub sistem yang terkait satu dengan lainnya yang akan digunakan bersama-sama untuk mencapai tujuan. Dengan demikian maka sistem kontrol adalah rangkaian tindakan dan perangkat yang mendukung tindakan tersebut yang akan digunakan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan. Dalam mengendalikan mobil untuk mencapai tujuan tertentu seperti yang telah diilustrasikan di atas ternyata kita memerlukan sub sistem untuk mengendalikan arah (dengan perangkat setir dan tindakan memutar kekiri) dan sub sistem untuk mengendalikan kecepatan (dengan perangkat pedal gas dan tindakan menekan pedal).

Sampai disini kita telah mencoba memahami apa yang dimaksud dengan kontrol dan sistem kontrol. Sesuatu dikatakan terkontrol apabila kita mendapatkan apa yang kita mau. Lalu bagaimana apabila kita tidak mendapatkan apa yang kita mau? Mari kita ikuti bab berikutnya yang menjelaskan control problem.

Ditulis pertama: 22 Feb 2009.