Audit Atas Pelaporan SDM

Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tentang kebutuhan dan

ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan tanggung jawab yang harus

dikelola perusahaan dalam mencapai tujuannya. Rencana SDM merupakan bagian dari rencana

strategis perusahaan, di mana rencana ini memastikan kebutuhan SDM untuk

mengimplementasikan strategi pencapaian tujuan perusahaan dapat terpenuhi dalam kapasitas

(kuantitas dan kualifikasinya) yang tepat pada saat diperlukan. Oleh karena itu, perencanaan

SDM harus secara maksimal mengadopsi berbagai perubahan lingkungan bisnis dan organisasi

yang terjadi, sehingga dapat memenuhi tuntutan perubahan tersebut, yang tertuang dalam

rencana strategi perusahaan.

Menjadikan SDM sebagai sumber kekuatan bersaing berarti menempatkan SDM sebagai

kompetensi inti untuk mendapatkan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Menjadikan SDM

sebagai kompetensi inti dapat dilakukan dengan menarik dan mempertahankan tenaga kerja yang

memiliki profesionalisme dan kemampuan khusus, membiayai pelatihan mereka dan

memberikan kompensasi yang memadai agar dapat terus bersaing dengan organisasi lain.

Berbagai program pemberdayaan dan memberikan ruang bagi keterlibatan SDM secara penuh

dalam strategi pencapaian keberhasilan perusahaan, harus dirancang secara tepat dalam

perencanaan SDM ini.

Tanggung jawab perencanaan SDM pada dasarnya terletak pada seluruh manajer yang

membutuhkan SDM dan departemen SDM sebagai koordinator yang menangani bidang SDM.

Para manajer dapat menyediakan data yang berhubungan dengan kebutuhan SDM untuk

dianalisis pada departemen SDM sehingga rencana SDM dapat menjamin terpenuhinya

kebutuhan SDM yang tepat pada saat diperlukan. Oleh karena itu, harus terjalin kemitraan antara

para manajer dan departemen SDM dalam pencapaian ini.

Tahapan dalam proses perencanaan SDM diawali dengan mempertimbangkan tujuan dan

strategi perusahaan. Tingginya intensitas persaingan dan perubahan lingkungan bisnis untuk

memberikan yang terbaik bagi pelanggan berdampak pada perubahan strategi perusahaan dalam

mencapai tujuannya. Organisasi bisnis saat ini harus melakukan berbagai perubahan agar bisa

eksis di pasar dengan memberikan manfaat (nilai) yang lebih besar dari apa yang telah

dikorbankan pelanggan. Memaksimumkan nilai pelanggan (customer value) dapat dicapai

melalui efisiensi pada seluruh operasi perusahaan tanpa mengorbankan kualitas (sesuai dengan

standar yang telah ditetapkan). Pada kondisi ini perusahaan harus menjamin operasinya bebas

dari aktivitas yang tidak menambah nilai, yang merupakan sumber pemborosan pada berbagai

aspek. Menaggapi hal ini, analisis pekerjaan harus dilakukan untuk mengumpulkan dan

menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan SDM serta dimana pekerjaan

dilaksanakan. Hasil dari analisis pekerjaan ini adalah perusahaan memiliki uraian pekerjaan,

spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja yang baru, yang sesuai dengan strategi pencapaian

tujuan perusahaan.

Setelah perusahaan memiliki uraian, spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja yang baru,

penilaian terhadap kondisi SDM internal harus dilakukan. Tujuannya untuk menilai ketersediaan

dan kemampuan SDM untuk melaksanakan pekerjaan yang ada dalam operasional perusahaan.

Penilaian ini akan memberikan informasi kepada perencana tentang :

1. Pekerjaan yang ada saat ini

2. Beberapa banyak SDM yang terlibat pada setiap tugas

3. Seberapa pentingnya tugas-tugas tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan

4. Pekerjaan mana yang membutuhkan penerapan strategi organisasi

5. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang diharapkan.

Keakuratan informasiini sangat tergantung kepada keandalan sistem informasi SDM

perusahaan, karena pada sistem informasi ini semua data yang berkaitan dengan pekerjaan dan

yang mengerjakannya seharusnya terdokumentasi dengan baik.

Tahap berikutnya setelah penilaian kondisi internal SDM dilakukan adalah analisis

lingkungan eksternal yang memengaruhi penawaran tenaga kerja di pasar kerja. Ada beberapa

faktor yang memengaruhi penawaran tenaga kerja yang harus diperhatikan dalam perencanaan

SDM:

1. Pengaruh pemerintah

2. Kondisi perekonomian

3. Kondisi persaingan dan posisi perusahaan di pasar

4. Komposisi tenaga kerja dan pola kerja

Hal ini harus mendapat perhatian yang memadai agar proses penerimaan tenaga kerja yang

dilakukan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan SDM perusahaan (baik kuantitas dan

kualitasnya) dan tidak melanggar hukum (peraturan) yang berhubungan dengan penerimaan

tenaga kerja ini. Ada beberapa sumber tenaga kerja sebagai alternative dalam pencarian SDM,

antara lain :

1. Lembaga pelatihan tenaga kerja

2. Perguruan tinggi

3. Bursa kerja

4. Lembaga-lembaga lain yang menyediakan (mempersiapkan) tenaga kerja siap pakai.

Penerimaan SDM harus mampu memilih sumber tenaga kerja yang paling efisien dalam

mendapatkan kualifikasi tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Informasi yang diperoleh dari hasil penilaian lingkungan internal dan analisis lingkungan

eksternal, digunakan untuk meramal permintaan dan kebutuhan SDM sesuai dengan tujuan dan

strategi perusahaan. Peramalan pada dasarnya adalah identifikasi kondisi masa depan yang

diharapkan, berdasarkan informasi masa lalu dan yang terjadi saat ini. hasil dari peramalan ini

adalah kebutuhan SDM perusahaan di masa yang akan datang dan dari sumber yang mana

kebutuhan tersebut dipenuhi.

Keseluruhan tahap dalam perencanaan SDM ini menghasilkan suatu rencana SDM yang

meliputi rencana perolehan dan pengelolaan SDM serta pemutusan hubungan kerja. Rencana-

rencana ini dituangkan dalam berbagai bentuk program SDM.

Hasil dari perencanaan SDM menjadi panduan dari berbagai program/aktivitas SDM

yang akan dilaksanakan perusahaan di masa depan. Secara keseluruhan program-program

tersebut ditujukan untuk memenuhi kebutuhan SDM perusahaan, meningkatkan kemampuan

SDM dalam melaksanakan wewenag serta tanggung jawabnya, serta memberi kepuasan kerja

melalui pemenuhan kebutuhan karyawan, baik yang bersifat financial maupun nonfinansial.

Beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan SDM, menunjukkan komitmen fungsi

SDM secara keseluruhan dalam pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan melalui :

1. Penentuan kuantitas dan kualitas SDM yang akan mengisi semua formasi di dalam

perusahaan.

2. Menjamin tersedianya SDM saat ini dan yang akan dating, sehingga setiap pekerjaan ada

yang mengerjakan dan mempertanggungjawabkannya.

3. Menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4. Memudahkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi pengelolaan SDM sehingga

produktivitas kerja meningkat.

5. Menghindari kekurangan atau kelebihan SDM.

6. Memberikan pedoman bagi setiap program/aktivitas SDM.

7. Memberikan dasar untuk melakukan evaluasi terhadap karyawan.

Sedangkan manfaat dari perencanaan SDM meliputi :

1. Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDM yang sudah ada di perusahaan.

2. Meningkatkan efektivitas kerja.

3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

4. Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasinya untuk memegang wewenang dan

tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan dating.

5. Menyediakan dasar penyusunan program SDM bagi fungsi SDM.

Rekrutmen

Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam

jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling

tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. kegiatan kunci dalam pelaksanaan rekrutmen

meliputi :

1. Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang pada setiap bidang, jenis

pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan.

2. Terus berupaya mendapatkan informasi tentang perkembangan kondisi pasar tenaga

kerja.

3. Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif.

4. Menyusun program rekrutmen yang terpadu berhubungan dengan aktivitas SDM yang

lain dan dengan kerja sama antar manajer lini dan karyawan.

5. Mendapatkan pool calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat.

6. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode

rekrutmennya.

7. Melakukan tindak lanjut terhadap para karyawan baik yang ditolak maupun yang

diterima untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen yang dilakukan.

Beberapa sumber tenaga kerja di luar perusahaan seperti lembaga pelatihan kerja, kursus-

kursus, perguruan tinggi, Depnaker, dan bursa kerja merupakan alternatif sumber tenaga kerja

yang bisa dimanfaatkan perusahaan dalam menarik calon karyawan. Pelaksana rekrutmen harus

mampu mendapatkan SDM dengan cara yang paling ekonomis, efektif, dan efisien.

Pertimbangan pemilihan sumber tenaga kerja harus didasarkan pada kebutuhan SDM sesuai

dengan kualifikasinya, tidak semata-mata memanfaatkan sumber tenaga kerja yang paling

murah, tetapi harus diperhatikan pula kredibilitas dari sumber tersebut.

Rekrutmen juga harus memberikan kesempatan yang sama untuk setiap calon tenaga

kerja untuk masuk ke dalam perusahaan (tidak diskriminatif). Setiap pelaksanaan rekrutmen

harus berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut :

1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan atas kualitas SDM

yang sesuai. Oleh karena itu, rekrutmen harus berpedoman pada analisis pekerjaan,

deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

2. Jumlah karyawan yang diperlakukan harus sesuai dengan pekerjaan yang tersedia.

3. Harus dilakukan dengan biaya yang paling minimal (ekonomis).

4. Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang rekrutmen.

5. Fleksibilitas.

6. Perimbangan-pertimbangan hukum.

Seleksi dan Penempatan

Seleksi adalah proses mendapatkan dan menggunakan informasi mengenai pelamar kerja

untuk menentukan siapa yang seharusnya diterima menduduki posisi jangka pendek dan jangka

panjang sedangkan penempatan berkaitan dengan pecocokan seorang dengan jabatan yang akan

dipegangnya. Seleksi dan penempatan bertujuan untuk menempatkan orang yang tepat pada

jabatan yang tepat. Ini berarti mengukur keseuaian antara keterampilan, pengetahuan, dan

kemampuan seseorang dengan tuntutan pekerjaan dan juga kecocokan antara kepribadian, minat,

kesukaan, serta kesempatan dan budaya yang terkait dengan perusahaan secara keseluruhan.

Pelaksanaan seleksi yang berjalan dengan baik dapat menjamin bahwa perusahaan mempunyai

karyawan yang dapat menjalankan tuganya dengan baik dan menghasilkan produktivitas yang

tinggi. Pelaksanaan seleksi menghubungkan antara elemen-elemen kinerja setiap pekerjaan

dengan criteria seleksi bagi tenaga kerja yang akan memenuhi tujuan kinerja dan predictor-

prediktor operasional criteria seleksi. Kriteria seleksi merupakan karakteristik yang dimiliki oleh

seseorang agar dapat melakukan pekerjaannya dengan berhasil sedangkan predictor adalah

indicator-indikator yang dapat diukur dari criteria seleksi. Beberapa tujuan khusus yang dapat

dicapai melalui seleksi adalah sebagai berikut:

1. Memungkinkan perusahaan menerapkan strategi bisnis khususnya yang telah ditetapkan.

2. Memastikan bahwa investasi keuangan yang dilakukan pada karyawan (SDM) dapat

kembali pada waktu tertentu.

3. Mengevaluasi, mempekerjakan, dan menempatkan pelamar pada jabatan yang sesuai

dengan minat mereka.

4. Memperlakukan pelamar secara adil (tidak diskriminatif).

5. Memperkecil kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat dari kesalahan dalam

menerima dan menempatkan karyawan.

6. Membantu memenuhi tujuan penerimaan karyawan dan jadwal yang telah ditentukan.

Proses seleksi melibatkan beberapa tahapan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

(berpedoman pada predictor yang digunakan), untuk meyakinkan bahwa tenaga kerja yang

diterima adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan kinerja pekerjaan yang akan menjadi

tanggung jawabnya. Keseluruhan tahapan ini merupakan usaha untuk mendapatkan informasi

yang akurat tentang kesesuaian peserta seleksi dengan criteria yang telah ditetapkan. Oleh sebab

itu, penelusuran ini melibatkan beberapa pengujian dan wawancara untuk mendapatkan

informasi tersebut. Walaupun coordinator dalam pelaksanaan seleksi adalah departemen SDM,

tetapi dalam proses seleksi kemitraan dengan manajer lini sangat menentukan keberhasilan

proses seleksi dan penempatan ini. Proses seleksi yang efektif harus berjalan secara :

1. Akurat, artinya dapat memprediksi kinerja pelamar

2. Adil, artinya tidak terjadi diskriminasi

3. Meyakinkan, artinya orang-orang yang terlibat dalam seleksi yakin akan manfaat yang

diperoleh.